Servicecentrum Drechtsteden
Resultaatgerichte dienstverlener voor de regio
1
Werkbezoek Sliedrecht Jan Hijzelendoorn, 20 juni 2012
Deze presentatie: -
2
Start en cijfers Resultaten Doorontwikkelen Stand van zaken
Netwerk Drechtsteden op papier De zes gemeenten: Alblasserdam, Dordrecht, H.I. Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht zijn eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer tegelijk
Griffiers
Drechtraad Bureau Drechtsteden:
ONS: Secretarissen + Secretaris GR
Sociale Dienst
Gemeenteraden
bestuursondersteuning en -advisering
Drechtstedenbestuur
Gemeente- Ingenieursbelastingen bureau
Colleges van B&W
Onderzoekcentrum
Servicecentrum Zuid-Holland Zuid
3
Deelnemers – – – – – – – – – –
4
Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Hendrik Ido Ambacht Gemeente Papendrecht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden Gemeenschappelijke Regeling Zuid-Holland Zuid Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio ZuidHolland Zuid Gemeenschappelijke Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
Producten en diensten -
5
Financieel advies en beheer Informatisering Automatisering Documentaire informatievoorziening Communicatie Inkoop Personeelsadvies-, beleid en beheer Facilitair advies en beheer Juridisch advies Geo-informatie
Start en cijfers -
Verzorgingsgebied SCD en deelnemers: 268.000 inwoners
-
379 fte = 500 medewerkers 130.000 facturen per jaar betaald: 80 à 85% binnen 30 dagen 19 gebouwen in beheer 4.200 salarisstroken per maand betaald 32.000 ICT-vragen per jaar / 80% binnen 5 dagen Begroting € 42 mln
-
6
Begroting SCD
Personeel (beheer); 12.000.000 Materieel; 10.500.000 Personeel (advies); 10.000.000
Kapitaallasten; 6.500.000 DVO (Beheer); 1.000.000
7
DVO (Advies); 2.300.000
Resultaten We blijven binnen ons budget Formatieverloop SCD - 2007 = 460 fte - 2013 = 341 fte (inclusief taakstelling) - Totale reductie -/- 119 fte = 26% minder -
8
ICT: Conclusies Gartner: Betere score dan vergelijkbare SSC’s. Verbetering mogelijk door strakkere afspraken met klanten te maken.
Besparingsvoordeel SCD Besparingsvoordeel SCD 10.000 9.000 8.000
x € 1.000
7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Besparingsvoordeel
9
2015
2016
2017
2018
Resultaten aanbesteding - Regionaal: 2,5 miljoen euro per jaar - Sliedrecht: 2008-2011: €272.000 (verzekeringen) 2011-2015: €525.000 (o.a. biomassa, bomen en heesters, leerlingenvervoer, div verzekeringen, onderhoud waterbehandelingsinstallatie, catering) Inkoop Nieuwe Stijl: beoogd aanbestedingsresultaat van €20-€30 mln over 3 jaar -
1 0
Succes voor het SCD bereiken door veranderopgaven in samenhang op te pakken Positie SCD en keuzes in klanten
Aansturing en rollen in netwerk
Doorontwikkeling SCD
1 1
Evaluatie Servicecentrum Drechtsteden
augustus 2011 11
Doorontwikkeling van het SCD: Levenscyclus van een SSC Opbrengsten
Klanttevredenheid
Organisatievolwassenheid
Medewerkertevredenheid
1 2
Evaluatie Servicecentrum Drechtsteden
augustus 2011 12 12
Doorontwikkeling SCD in 2012 in teken van verbeteren producten, processen en prestaties Producten en diensten
Processen
Normtijden, Prestatie formatie en afspraken SCD<->Klant functies
Sturen op resultaten
1 3
Fijnstructuur afdeling
Verrekensystematiek
Waarom SCD doorontwikkelen? -
1 4
MTO KTO Evaluatie PwC
-
Mandaat Drechtstedenbestuur: veranderen harde noodzaak!
-
Realisatieplan
-
Nu: uitvoering!
Doorontwikkeling van het SCD op alle organisatieaspecten
Financiën
Structuur & sturing
Processen Visie
Mensen & cultuur
1 5
Evaluatie Servicecentrum Drechtsteden
Communicatie augustus 2011 15 15
Doorontwikkeling in vogelvlucht Visie en missie
SCD ontzorgt haar klanten en zorgt voor efficiëntie, continuïteit en kwaliteitsverhoging
Mensen & cultuur
SCD-cultuur gekenmerkt door eigenaarschap, publiek ondernemerschap en resultaatgerichtheid
Processen
Processen verbeteren en uniformeren om optimaal te presteren voor klanten en SCD
Financiën
Vereenvoudiging en verduidelijking financieringsstructuur voor meer transparantie
Structuur & sturing
Eenvoudige structuur met eenduidige lijnsturing en heldere verbindingslijnen naar de klant
Communicatie Heldere en eenduidige communicatie binnen SCD en tussen klanten en SCD
1 16 6
16
Kanteling van de organisatie op 1 januari 2012 -
-
-
-
1 7
50 Medewerkers en leidinggevenden meegewerkt aan Realisatieplan Kanteling op 1 januari 2012 geweest Plattere organisatie: aantal afdelingen gekrompen en minder managementlagen Afdelingsmanagers aanspreekbaar Bezig met introductie ‘Klantcontactcentrum’ Processen worden genormeerd en gemonitord -> 1e resultaten vanaf vierde kwartaal 2012 Implementeren gereed eind 2012
Doorontwikkeling SCD stavaza Uitwerken en invoeren fijnstructuren voor afdelingen inclusief afstemming met klanten (PDC). • • • • •
•
1 8
MT, FZ & DIV, Control/Bedrijfsvoering, secretariaat > met positief advies van OR in uitvoering P&O > advies wordt 5 juli verwacht > daarna uitvoering In behandeling: ICT en F&I. Advies aanvragen eind augustus/begin september Communicatie en JKC kwartaal 4 De fijnstructuur ondersteunt de taakstellingen, de kwaliteitseisen van de klanten en de medewerkerstevredenheid Een en ander leidt wel tot een éénmalige investering in personeel(frictiekosten)
Doorontwikkeling SCD stavaza •
Managementontwikkeling versterken: naar eigenaarschap, resultaatgerichtheid en publiek ondernemerschap •
•
1 9
MT en alle teamleiders zijn vol in training
Nieuwe verrekensystematiek vaststellen en uitvoeren
Processen Processen strak trekken en normeren: •
• • •
•
2 0
Duidelijk hoe we producten en diensten beter, eenduidiger en waar mogelijk goedkoper kunnen leveren Zinvolle taken voor de medewerkers Samen mét management en medewerkers bepalen Geen eenmalige actie maar institutionaliseren binnen het SCD om de diensten transparant, meetbaar, schaalbaar en voorspelbaar te maken. Niet alleen processen binnen SCD, ook aansturing binnen gemeenten
Aansturing en rollen in het netwerk •
•
•
2 1
De vastgestelde notitie handelingskader sturing heeft duidelijkheid gegeven over wie waar verantwoordelijk voor is en welke route gelopen moet worden. (Uit)werking van de notitie is nog in volle gang o.a. via communicatie bij de klanten Verdere vereenvoudiging en versnelling van de besluitvorming is gewenst
BESTUUR
4
Ambtelijke sturing als het kan, bestuurlijk als het moet
OPDRACHT
1
altijd opdracht als basis, liefst collectief
OPDRACHT
OPDRACHT
2 2 2
GEVER COB als collectieve opdrachtgever
NEMER
3
SCD professionele opdrachtnemer
Enige zekerheid is dat we moeten blijven veranderen • • • • • •
2 3
Managen krimpende organisatie Uittredingen GR’en en aanbestedingen/offertes Toetreden nieuwe gemeenten Nieuwe producten voor onze klanten (pro-actief) Continue benchmarken en verbeteren processen Technische ontwikkelingen en wetswijzigingen
Servicecentrum Drechtsteden
12 december 2011 23
Vragen
2 4
2 5
