Agentschap SZW
Adressen
Landelijk Bureau & Service Unit Den Haag Wilhelmina van Pruisenweg 104 2595 AN Den Haag Postbus 93249 2509 AE Den Haag Telefoon (070) 333 41 94 Fax (070) 333 43 34 E-mail:
[email protected] Service Unit Eindhoven Fellenoord 170 5611 ZB Eindhoven Postbus 115 5600 AC Eindhoven Telefoon (040) 264 94 30 Fax (040) 264 94 44 Service Unit Zwolle Hanzelaan 310 8017 JK Zwolle Postbus 40107 8004 DC Zwolle Telefoon (038) 469 55 55 Fax (038) 469 57 31
Agentschap SZW
ESF Doelstelling 3 Handleiding Projectadministratie
Administratieve vereisten en subsidiabele kosten voor ESF-projecten
Versie 1 januari 2004
Inhoudsopgave 1 Inleiding
7
2 Administratieve vereisten
8
3 Deelnemersadministratie
11 11
1 Deelnemersgegevens
4 Urenadministratie 1 2 3 4
Inleiding Deelnemers Deelnemers met loonkosten (maatregel c) Instructie- en overheadpersoneel
5 Verantwoording van kosten 1 Algemeen 2 Aanbesteding 3 Subsidiabele kosten 3.1 Voorbereidingskosten 3.2 Kosten tijdens de projectperiode 3.3 Kosten na afloop 3.4 Kostensoorten 3.4 1. Kosten instructiepersoneel 3.4 2. Exploitatiekosten 3.4 3. Kosten studiemateriaal 3.4 4. Loonkosten deelnemers 3.4 5. Reiskosten deelnemers 3.4 6. Kinderopvang 3.4 7. Overheadkosten 4 Niet-subsidiabele kosten
13 13 13 13 14 18 18 18 24 25 26 26 26 26 28 30 30 31 31 31 32
6 Inkomsten
35
7 Financiering
36
8 Rapportages/einddeclaratie
39
Handleiding Projectadministratie ESF
5
1 Inleiding Deze handleiding is uitgebracht door het Agentschap SZW van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. In deze handleiding wordt ingegaan op de minimale administratieve vereisten die gesteld kunnen worden aan projecten die in aanmerking komen voor de Subsidieregeling ESF-3, hierna de regeling.Tevens zijn aanwijzingen opgenomen die toegepast kunnen worden bij het opstarten, het inrichten en het voeren van de projectadministratie. De handleiding projectadministratie wordt door het agentschap mede ingezet als een preventief instrument om eventueel misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies tegen te gaan. In de handleiding worden eerst globaal de administratieve vereisten beschreven die in de regeling zijn vastgelegd, waarna de verschillende (deel)administraties aan bod komen. In het hoofdstuk over de kosten, zijn de verantwoordingsmodellen opgenomen evenals een paragraaf over aanbesteding en de niet subsidiabele kosten. Tot slot zijn er korte hoofdstukken over de inkomsten van een project, de financiering en rapportages plus de einddeclaratie. De voorbeelden zijn ter verduidelijking van de voorschriften opgenomen. De handleiding is een praktische uitwerking van de bepalingen die in de regeling en diverse EU-verordeningen zijn vastgesteld. Voor meer informatie kunt u tevens terecht op de website van het Agentschap SZW: www.agentschapszw.nl. De aanvragers en andere belangstellenden worden daarnaast regelmatig voorzien van nieuwe informatie door middel van nieuwsbrieven. Deze handleiding is van toepassing met ingang van 1 januari 2004 en treedt in de plaats van de Handleiding Projectadministratie van oktober 2002.
Handleiding Projectadministratie ESF
7
2 Administratieve vereisten Bij de uitvoering van een project met ESF-subsidie moet aan een aantal administratieve vereisten worden voldaan. De projectadministratie moet bestaan uit een deelnemers-, een uren- en een financiële administratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd. De gegevens moeten te verifiëren zijn met bewijsstukken. Puntsgewijs samengevat betekent dit het volgende: • De aanvrager dient een aanvraag voor subsidie in met een door het Agentschap SZW beschikbaar gesteld formulier (hardcopy en projectdiskette). • Bij de aanvraag hoort een projectbeschrijving met een begroting inclusief toelichting en een voorstel betreffende de financiering, verdeeld naar privaatrechtelijke-, publiekrechtelijke - en ESF-financiering. Als derden ten opzichte van de aanvrager bijdragen in de cofinanciering moet een schriftelijke overeenkomst dan wel schriftelijke toezegging van die derde worden overgelegd, waarbij is vastgelegd welke bijdrage wordt verschaft; deze overeenkomst/verklaring moet bij de aanvraag worden gevoegd. • De aanvrager moet tijdig voortgangsrapportages en een eindrapportage indienen. De projectadministratie moet zodanig opgezet zijn dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate voortgangs- en eindrapportages, waarbij een volledige en blijvende aansluiting te maken is tussen de administratie en de rapportages. • De projectadministratie moet voldoende mogelijkheden bieden voor een goede en tijdige accountantscontrole. • De eisen gesteld in bijlage 1 bij de regeling worden bij de vastlegging van gegevens in acht genomen. • Aan de erkenning van opleidingen - niet behorend tot de Wet educatie beroeps onderwijs - worden voorwaarden gesteld. • Uit correspondentie en communicatie met alle deelnemende partijen en deelnemers moet blijken dat het hier om een project gaat, dat mogelijk is gemaakt door de EU. Alle betrokkenen en derden moeten weten dat de Europese Unie het project medefinanciert. • De administratieve bescheiden moeten tot het jaar 2014 bewaard en toegankelijk blijven. De opslag van administratieve documenten mag op elektronische wijze geschieden. Het is dan wel noodzaak dat de elektronisch bewaarde gegevens beschikbaar blijven en geraadpleegd kunnen worden. De brondocumenten moeten bewaard blijven. 8
De aanvrager moet een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie (laten) bijhouden ten aanzien van de voorbereiding, uitvoering en afloop van het project en de in verband daarmee verrichte uitgaven en verworven inkomsten. Deze administratie moet bestaan uit een:
• Deelnemersadministratie De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en werkelijke prestaties in termen van deelnemers en uren en/of in termen van geleverde producten en diensten (zie hoofdstuk 3).
• Urenadministratie De urenadministratie moet inzicht verschaffen in de aan- en afwezigheid (zie hoofdstuk 4). De vastlegging dient in functiescheiding te geschieden.
• Financiële administratie De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de financiering alsmede de wijze waarop deze aan het project worden toegerekend (zie hoofdstuk 5 e.v.). Bij projecten kunnen een of meer uitvoerders betrokken zijn. In dat geval is het raadzaam direct duidelijke afspraken te maken over de verdeling van de verantwoordelijkheden en de te verzamelen gegevens. Belangrijk hierbij zijn de volgende aspecten: • Wie is waar verantwoordelijk voor. • Wie levert welke gegevens aan. • Wie verzorgt de centrale administratie. • Wie verzorgt de inhoudelijke rapportage. • Wie verzorgt de financiële rapportage. • (Onder)uitvoerders, zoals opleidingsinstituten en dergelijke, zullen de urenregistraties van deelnemers en instructiepersoneel moeten leveren. Aangezien rapportages op basis van realisatie van kosten nodig zijn, is het belangrijk dat de gegevens op tijd aangeleverd worden.Wanneer contracten afgesloten worden met (onder)uitvoerders, moeten deze onderbouwd worden aan de hand van uren en tarieven.
Handleiding Projectadministratie ESF
9
Nb:
Onderaanneming waardoor de kosten voor de uitvoering van een project worden verhoogd zonder dat een daarmee evenredige meerwaarde aan een project wordt toegevoegd, wordt als nietsubsidiabel aangemerkt.
Nb:
Indien zich tussentijds bijzondere omstandigheden voordoen, waardoor de voortgang van een project substantieel wijzigt of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen hebben, moet het Agentschap SZW direct schriftelijk ingelicht worden.
10
3 Deelnemersadministratie De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers en uren en/of in termen van geleverde producten of diensten. Bij de administratie van geleverde producten of diensten kan ook worden volstaan met het vastleggen van het behalen van kwalificaties (bijvoorbeeld: diploma of certificaat, groot rijbewijs). Is sprake van het declareren van loondervingskosten dan is het bijhouden van een urenadministratie vereist.
3.1
Deelnemersgegevens De deelnemers aan het project moeten voldoen aan bepaalde criteria, die per project kunnen verschillen afhankelijk van de maatregel.Vanaf de start van een project zullen gegevens moeten worden vastgelegd aan de hand waarvan (bij de einddeclaratie) wordt beoordeeld of een deelnemer gerechtigd is tot deelname aan het project: Werklozen: • naam, adres, postcode, woonplaats; • geboortedatum; • geslacht; • woonachtig doelstelling-2-gebied ja/nee; • bewijs dat deelnemer werkloos is (b.v. bewijs van inschrijving bij het CWI); • type en ingangsdatum van uitkering; • fase 1/2/3/4/onbekend/nader te bepalen; • mate van arbeidsongeschiktheid; • uitstroomgegevens; • datum aanvang deelname project; • datum einde deelname project. Werkenden: • naam, adres, postcode, woonplaats; • geboortedatum; • geslacht; • woonachtig of werkzaam in doelstelling-2-gebied ja/nee; • bedrijfstak; • naam, adres, postcode, woonplaats van het bedrijf/organisatie; • omvang bedrijf; Handleiding Projectadministratie ESF
11
• • • •
opleidingsniveau bij start van de opleiding; uitstroomgegevens/opleidingsniveau bij beëindiging van de opleiding; datum aanvang deelname project; datum einde deelname project.
De deelnemersgegevens dienen op een overzichtelijke wijze bewaard te worden en controleerbaar te zijn voor de accountant en andere controlerende instanties.
12
4 Urenadministratie 4.1
Inleiding De aanvrager dient voor een ESF-project een inzichtelijke en controleerbare administratie bij te houden of te doen bijhouden. In deze administratie moeten alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn opgenomen en zijn te verifiëren met bewijsstukken. Het moet bij controle gemakkelijk te achterhalen zijn welke kosten, inkomsten, financiering, deelnemers en uren bij het ESF-project horen. De norm is een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie, waarbij deze administratie een integraal onderdeel mag zijn van de totale administratie van de aanvrager. De brondocumenten moeten bij een aangekondigde controle altijd beschikbaar zijn.
4.2
Deelnemers De urenregistratie van de deelnemers dient inzicht te geven in de aan- en afwezigheid van de deelnemers. De vastlegging dient in functiescheiding te geschieden. Dit betekent dat zowel de deelnemers als de instructeur voor de aanwezigheid dienen te paraferen. Een urenregistratie is niet altijd verplicht, maar kan wel zeer nuttig zijn, bijvoorbeeld als basis voor kostentoerekening of om aan te tonen, dat prestaties zijn geleverd. Een goede urenregistratie kan het in de fase van een einddeclaratie gemakkelijker maken.
4.3
Deelnemers met loonkosten (maatregel c) In dit geval gelden dezelfde eisen als hiervoor genoemd, terwijl tevens de uren van de deelnemers in relatie tot de directe opleidingsactiviteiten geregistreerd moeten worden. Indien loonkosten van werkende deelnemers worden opgevoerd, is de berekening van de totale loonkosten gebaseerd op de werkelijk aan de cursus bestede uren, die hebben geleid tot een vermindering van de werkbare uren voor de werkgever. Daarbij worden bewijsstukken in de projectadministratie opgenomen die de loonHandleiding Projectadministratie ESF
13
kosten van betrokken medewerker aantonen (kopie salarisstrook/jaaropgaaf). Het is niet toegestaan om normatieve uren te hanteren bij de berekening.Voor de berekening van het bruto-uurloon wordt verwezen naar paragraaf 5.3.4.4. Indien geen sprake is van loonkostenderving, maar alleen kwalificatie van belang is, kan volstaan worden met aanwezigheidsadministratie of vermelding van kwalificatie. Nb:
Het is niet toegestaan begrote uurtarieven in de rapportages op te voeren.
Speciale aandacht dient te worden besteed aan de registratie van praktijkuren. De uren voor ‘training-on-the-job’ kunnen alleen worden opgevoerd indien deze aantoonbaar passen binnen de scholingsactiviteit. In verband met de ervaringen in de afgelopen jaren zullen in deze gevallen alleen de loondervingskosten van de niet productieve uren worden toegestaan. De vastlegging van de praktijkuren dient verder op de hiervoor genoemde wijze te geschieden.
4.4
Instructie- en overheadpersoneel De uren besteed door het instructie- en overheadpersoneel dienen onderbouwd te worden met een integrale urenregistratie dan wel een sluitende urenregistratie. Zodra geen integrale of sluitende urenregistratie aanwezig is, zijn meer aanvullende (bron)documenten nodig voor de onderbouwing van de aanwezigheid van medewerkers. Een systeem van integraal dan wel sluitend tijdschrijven voldoet aan de volgende eisen: • Voor alle bij het project betrokken personen wordt een urenregistratie bijgehouden, die aansluit op het door de betreffende persoon volgens arbeidsovereenkomst te maken aantal uren.Voorbeeld: als een persoon een aanstelling van 36 uur per week heeft, dan dient de urenverantwoording gebaseerd te zijn op 36 uur per week. • De uren moeten vastgelegd worden op basis van activiteiten verricht voor het project en overige uren (normale werkzaamheden, verlof, ziekte).Voor de ESFuren wordt aangegeven welke werkzaamheden zijn verricht (instructie, voorbereiding, administratie, coördinatie, etc.). • Bij een integrale urenregistratie worden alle verrichte activiteiten in hun onderlinge samenhang gedurende de gehele looptijd van het project geregistreerd. De overige uren moeten tevens naar verrichte activiteiten worden onderverdeeld. 14
• Bij een sluitende urenregistratie vindt verantwoording van de ESF-activiteiten op detailniveau plaats. Alle overige uren worden ook vastgelegd, maar niet op detailniveau.Wel worden afwezigheidsuren (vakantie, ziekte) geregistreerd, aansluitend op de verlof- en ziekteregistratie. Medewerkers die slechts incidenteel ESF-activiteiten uitvoeren, behoeven alleen gedurende de betreffende salarisperiode een sluitende urenregistratie bij te houden. • Zowel de medewerker als de direct leidinggevende dienen voor de opgevoerde uren te tekenen. Het controlemoment dient kort te zijn, wekelijks. Het achteraf paraferen (na enige weken) is niet toegestaan. • Gegevens mogen in een geautomatiseerd systeem worden opgenomen. De gegevensdragers (bijvoorbeeld cd-rom) moeten dan bewaard blijven en geraadpleegd kunnen worden (verordening EG2335/2002). Brondocumenten moeten wel bewaard blijven. Wanneer u loonkosten wilt opvoeren, dient de berekening van de totale loonkosten gebaseerd te zijn op de uit de urenadministratie voortkomende uren. Het is niet toegestaan om normatieve uren te hanteren bij de berekening. Daarbij moeten documenten in de projectadministratie zijn opgenomen die de loonkosten van de betrokken medewerker aantonen.
Handleiding Projectadministratie ESF
15
Voorbeeld brondocument: Aanwezigheid deelnemers In weken 3 tot en met 7 van 2003 wordt een cursus ESF-gegeven aan 8 deelnemers. De cursus vindt onder meer plaats op woensdag 15 januari tussen 12:00 – 17:00 uur. Op het aanwezigheidsregistratieformulier dient per dag de datum en de begin- en eindtijd van de cursus te worden weergegeven. In het onderstaande voorbeeld wordt de deelnemer E. Berg gevolgd. E. Berg heeft zijn paraaf gezet voor aanwezigheid. De instructeur heeft tevens geparafeerd om de aanwezigheid van de deel-nemers te bevestigen.
Model aanwezigheidsregistratie Cursus ESF
jaar: 2003
Woensdag 15/01 12:00 – 17:00 (5 uur)
week: 3
K. Bast
Naam instructeur:
Woensdag
Naam/paraaf
A. Bremer B. Kleine C. Jong D. Jansen
AB Verlof CJ DJ
E. Berg
EB
F. Bal G. Boer H. Lek
Ziek GB HL
Paraaf instructeur
KB
dd.
De verwerking van de deelname van E. Berg aan bovengenoemde cursus in de urenadministratie door de administrateur, dient plaats te vinden in het onderstaande urenadministratieformulier.
Model ESF urenadministratieformulier 518
do
vr
totaal
5 4 2 3
2 2 2 3
2 4 2
11 14 8 14 14
14
9
8
61
E. Berg
week
ma
di
wo
6 7 3
4 6 1 3
16
14
3 4 5 6 7 totaal
16
pers.nr.:
naam:
Voorbeeld integrale urenadministratie instructie- en overheadpersoneel Model Urenregistratieformulier Instructiepersoneel naam:
K. Bast
370
pers.nr.:
functie: Instructeur week: 3 jaar: 2003 project
Datum
ma
di
wo
do
vr
13/01
14/01
15/01
16/01
17/01
1 3
1 1 3 1
1 1 1 1 2 -
8 2 1 5 5 5 2 6 2
6
6
36
ESF activiteit 1 ESF activiteit 2 ESF activiteit 3 ABC activiteit 1 ABC activiteit 2 DEF activiteit 1 DEF activiteit 2 Administratie Verlof
2 1 2 1 2 -
2 1 1
5 2 1 -
totaal
8
8
8
Paraaf instructeur Paraaf chef
KB PC
totaal
dd. dd.
Bij een sluitende administratie is het niet noodzakelijk om van de werkzaamheden ABC en DEF de verschillende activiteiten afzonderlijk te administreren.
Handleiding Projectadministratie ESF
17
5 Verantwoording van kosten 5.1
Algemeen De regelgeving vereist dat een financiële administratie wordt gevoerd, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken. Kenmerken van een dergelijke administratie zijn: • Het betreft een financiële administratie, waarin de gerealiseerde kosten en inkomsten worden vastgelegd en kunnen worden geverifieerd met bewijsstukken. • Verantwoordingsplicht en functiescheiding zijn gewaarborgd, hetgeen wordt ondersteund door een handtekeningen/parafenlijst. • Tussentijdse rapportages aan het Agentschap SZW moeten ingediend worden op basis van een correcte, tijdige, bijgewerkte administratie. • Indien de administratie niet (geheel) in eigen beheer plaatsvindt, wordt vooraf kenbaar gemaakt aan het Agentschap SZW welke instelling of onderneming de administratie voert. • Accountantscontrole inzake de inkomsten en kosten voor het project en de juiste naleving van de subsidievoorwaarden en richtlijnen daaromtrent is verplicht. Dit vereist een deugdelijke wijze van administreren.
5.2
Aanbesteding Aanvragers zijn gehouden aan de Europese regels inzake openbare aanbesteding (Richtlijn Diensten, Richtlijn Werken en Richtlijn Leveringen, zie Verordening EG 1685/2000 gewijzigd bij Verordening EG 1145/2003, in werking getreden op 5 juli 2003). Naast deze richtlijnen dienen ook altijd de algemene beginselen (onder andere: objectiviteit, transparantie en non-discriminatie) van het EG-Verdrag in acht te worden genomen, evenals het Besluit SUWI. Een aanvrager die zich aan voornoemde regels houdt, heeft de mogelijkheid om op basis van de gesloten overeenkomst/facturen te declareren. Hieronder worden voornoemde aspecten nader toegelicht.
EG-Verdrag - transparantiebeginsel Bij alle diensten, dus ook die waarop de aanbestedingsrichtlijnen niet of beperkt van toepassing zijn, dienen de algemene beginselen (onder andere: objectiviteit, transparantie en non-discriminatie) van het EG-Verdrag (hierna:Verdrag) in acht 18
te worden genomen. Dit houdt met name in dat gezorgd moet worden voor voldoende transparantie en dat inschrijvers gelijk worden behandeld. Met betrekking tot het vereiste van een transparante procedure moet volgens de Europese Commissie steeds vooraf een passende bekendmaking plaatsvinden. Het bereik en de vorm van de bekendmaking zijn volgens de EC afhankelijk van a) de aard van de betrokken diensten en b) de mate waarin een opdracht voor gegadigden in regionale, nationale of EU-brede kring interessant is. Bij dit laatste aspect speelt de waarde van de opdracht een rol. Een opdracht van geringe waarde kan een gemeente bijv. aankondigen op haar internet site of op het publicatiebord. Bij omvangrijke opdrachten kan niet volstaan worden met louter nationale bekendmaking en ligt bijvoorbeeld publicatie in het Publicatieblad van de Europese Unie (EU) in de rede. De bekendmaking moet de nodige informatie bevatten, zoals het voorwerp van de opdracht, de selectie- en gunningscriteria, waar documentatie betreffende de opdracht kan worden opgevraagd, de naam en het adres van de contactpersoon en tot wanneer offertes kunnen worden ingediend. Een voorbeeld van een dergelijke publicatie treft u in de handleiding aan. Indien de aanvrager nalaat een passende bekendmaking voorafgaand aan de opdrachtverlening te publiceren komen de eventuele consequenties (gehele of gedeeltelijke weigering of intrekking van de subsidie) voor risico van de aanvrager. Dit betekent voor de te volgen procedure het volgende: • Er mag geen discriminatie tussen potentiële inschrijvers plaatsvinden. • Er moet een transparante procedure worden gevolgd, dat wil zeggen dat de opdracht vooraf bekend dient te worden gemaakt middels een adequaat medium. • Er moet een helder bestek1 zijn geformuleerd met daarin opgenomen objectieve gunningscriteria.
1 Een helder bestek is iets wat per offerteprocedure inhoud en betekenis moet krijgen. Een helder
bestek voor bijvoorbeeld een scholingsprogramma dient minimaal te bestaan uit een opgave van het aanvangsniveau van de deelnemers, opgave van het beoogde uistroomniveau, een concrete omschrijving van de opleiding en een vermelding van de wijze van verrekening indien er minder deelnemers zijn dan beoogd. Handleiding Projectadministratie ESF
19
Hoofdlijnen Richtlijn Diensten In de Europese Richtlijn Diensten (92/50/EEG gewijzigd richtlijn 97/52/EG) is vastgelegd dat alle overheidsorganisaties en organisaties, die bijvoorbeeld voor meer dan 50% afhankelijk zijn van overheidsmiddelen Europees moeten aanbesteden zodra de drempelwaarde wordt overschreden. Dit betekent dat bijvoorbeeld gemeenten, ministeries, het UWV, de CWI en vele door de overheid gesubsidieerde instellingen conform de Richtlijn Diensten moeten aanbesteden voordat zij overheidsopdrachten voor diensten verstrekken met een waarde van meer dan de relevante drempelwaarde uit de richtlijn. Hoe hoog de relevante drempelwaarde is, is afhankelijk van de soort dienstverlening en van de soort aanbestedende dienst (maakt die al dan niet deel uit van de Rijksoverheid). De richtlijn onderscheidt twee soorten diensten: de zogenaamde "prioritaire" en de "residuaire" diensten, respectievelijk 1-A en 1-B diensten. De verplichting om volledig conform de EG-richtlijn aan te besteden geldt alleen voor 1-A diensten en alleen voor zover de waarde van de opdracht boven de relevante drempelwaarde ligt (thans 1 154.014 (exclusief BTW) voor het Rijk of 1 236.945,- (exclusief BTW) voor andere overheden).Voor 1-B diensten geldt een beperkt regime en een andere drempelwaarde (thans 1 200.000,- exclusief BTW). Het beperkte regime houdt in dat alleen de in de artikelen 14 en 16 van de richtlijn opgenomen verplichtingen in acht hoeven te worden genomen. Dit betekent dat in de beschrijving van de opdracht onder meer geen discriminerende technische voorschriften mogen worden opgenomen en dat binnen 48 dagen na gunning van de opdracht een bericht van gunning naar het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen (BOPEG) te Luxemburg moeten worden gestuurd. Daarnaast moeten de beginselen van het EG-verdrag in acht worden genomen. Nb:
Een aanvrager heeft, in de situatie waarbij voor een opdracht het beperkt regime (lijst 1-B) van toepassing is, altijd de mogelijkheid om zich toch op vrijwillige basis volledig te houden aan de Richtlijn Diensten.
Voor alle duidelijkheid: de aanbesteding dient plaats te vinden voordat de desbetreffende activiteiten zijn begonnen.
20
In de Richtlijn worden de volgende voorgeschreven procedures onderscheiden: • openbare procedure; • de niet-openbare procedure; • procedure van gunning via onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking; • procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking. De eerste twee procedures (de openbare en de niet-openbare) mogen altijd worden gebruikt en de laatste twee (de onderhandelingsprocedures) alleen in de speciale gevallen die in de richtlijnen zijn omschreven. Bij de openbare procedure kunnen alle belanghebbende dienstverleners direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie van de betreffende opdracht. De aanbestedende dienst moet rechtstreeks uit deze offertes, op grond van objectieve selectie- en gunningcriteria die vooraf bekend gemaakt zijn, een keuze maken aan wie hij de opdracht gunt. Niet-openbare procedure. Er is sprake van aanbesteding in twee fasen. In de eerste fase kunnen belangstellende dienstverleners zich, naar aanleiding van de publicatie als gegadigden melden.Vervolgens selecteert de aanbestedende dienst, op grond van objectieve selectiecriteria die vooraf bekend gemaakt zijn, een aantal dienstverleners dat zal worden uitgenodigd een offerte in te dienen. Uit deze offertes maakt de aanbestedende dienst, ook weer op grond van vooraf gepubliceerde gunningcriteria, een keuze aan wie hij de opdracht gunt. Het is van belang het onderscheid tussen de selectie- en gunningcriteria scherp in de gaten te houden. Zo mogen de selectiecriteria niet meegewogen worden in de gunningsfase. Als een voordeel van de niet-openbare procedure wordt gezien, dat de selectie- en gunningsfase van elkaar gescheiden zijn waardoor minder belasting optreedt bij het beoordelen van de offertes. De term niet-openbaar is in zoverre misleidend dat ook bij deze procedure aan alle vereisten van openbaarheid en transparantie moet worden voldaan (en er vooraf een aankondiging van de opdracht in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie plaatsvindt naar aanleiding waarvan potentiële inschrijvers zich als gegadigden kunnen melden). Nb:
Bij beide procedures geldt een onderhandelingsverbod.
Handleiding Projectadministratie ESF
21
Binnen de genoemde randvoorwaarden hebben organisaties veel vrijheid om de aanbesteding naar eigen inzicht in te richten en om contractvoorwaarden nader in te vullen. Bijvoorbeeld waar het gaat om de wijze van financieren (no cure-no pay etc.), het inkopen van complete trajecten of van individuele producten, het bepalen van de aantallen trajecten die per keer worden aanbesteed, de frequentie van aanbesteden en de looptijd van de contracten, de mate waarin trajecten voor bepaalde doelgroepen worden ingekocht, etc. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarbij opdrachtgevers na concurrentiestelling een opdracht gunnen. In dit kader worden onderscheiden: • Europees aanbesteden conform de openbare of niet-openbare procedure zoals opgenomen in de richtlijnen: op Europees niveau wordt een aankondiging voor een opdracht geplaatst en er is vrije concurrentie tussen de potentiële inschrijvers. • Landelijk/regionaal openbaar aanbesteden: een landelijke/regionale aankondiging van een opdracht met vrije concurrentie tussen de potentiële inschrijvers. • Onderhands: de organisatie kiest zelf een of enkele leveranciers uit.
Transparantie vereisten en drempelbedragen Een veel toegepaste methode bij de keuze voor een aanbestedingsprocedure is het vaststellen van drempelwaarden. De te hanteren aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de geraamde waarde van een opdracht. Het Agentschap SZW gaat bij de beoordeling van aanvragen uit van drempelbedragen. Op basis hiervan kan een aanvrager beoordelen, welke van bovengenoemde procedures gevolgd moet worden en welke eisen het Agentschap SZW daaraan minimaal stelt.
22
Drempel in 5 Minimum (ex BTW) voor vereisten 1B diensten
Soort aanbesteding
Drempel in 5 Minimum (ex BTW) voor vereisten 1A diensten
Europees (rijk)
> 154.014*
in Europees > 200.000* publicatieblad
in Europees publicatieblad of op internetsite
Europees > 236.945* (gemeenten)**
in Europees > 200.000* publicatieblad
in Europees publicatieblad of op internetsite
Landelijk openbaar
50.000 - 154.014 (rijk) 50.000 - 236.945 (gemeenten)
in landelijk 50.000 - 200.000 dagblad of in landelijke vakpers of op internetsite
in landelijk dagblad of in landelijke vakpers of op internetsite
Regionaal openbaar
< 50.000
in regionaal < 50.000 dagblad of op internetsite
in regionaal dagblad of op internetsite
* Wettelijk voorgeschreven drempelbedrag voor Europese aanbestedingen (ex BTW) bij de Richtlijn Diensten. ** Hiermee worden tevens andere, lagere overheden en zelfstandige bestuursorganen bedoeld.
Bij opdrachten onder de 1 10.000 kan worden volstaan met marktconformiteit en een beperkte vorm van publicatie (afhankelijk van de omstandigheden). Bij een aanbesteding zijn gunningcriteria van toepassing. Deze kunnen zijn: • hetzij de laagste prijs; • hetzij de economisch meest voordelige aanbieding. Bij de economisch meest voordelige aanbieding kunnen subcriteria worden bepaald, zoals kwaliteit, levertijd, onderhoud, e.d. Het verdient uit een oogpunt van transparantie aanbeveling de rangorde en wegingsfactoren van de gunningcriteria met het oog op transparantie vooraf bekend te maken. Nb:
Een aankondiging van de opdracht in het Supplement van het Publicatieblad van de EU is kosteloos. Handleiding Projectadministratie ESF
23
Waar let het Agentschap SZW op? • Bij de beoordeling van projectaanvragen en/of einddeclaraties kan getoetst worden of bovengenoemde procedures zijn nageleefd (met name of er vooraf voldoende transparantie is geweest) en overigens aan de voorwaarden wordt voldaan. • Voor het Agentschap SZW is het van belang of er strikte functiescheiding aanwezig is bij de waardering en beoordeling van de offertes. Is de procedure voor aanbesteding in de beschrijving Administratieve organisatie/Interne Controle (AO/IC) vastgelegd? Zijn selectiecriteria opgesteld voor de eisen waaraan potentiële inschrijvers moeten voldoen? • Het Agentschap SZW kan de aanvraag voor ESF-subsidie afwijzen als er niet aan het Verdrag of de Richtlijn Diensten wordt voldaan.
Marktconformiteit De Europese Commissie accepteert niet dat er bovenmatige kosten worden verantwoord in de projecten die worden gefinancierd met middelen uit de structuurfondsen. De beschikbaar gestelde middelen moeten ten goede komen aan de activiteiten, waarvoor het ESF bedoeld is. De gehanteerde prijzen moeten bewijsbaar marktconform zijn. Het Agentschap SZW is van oordeel dat marktconformiteit het best tot zijn recht komt door een transparante (Europese) aanbestedingsprocedure.
5.3
Subsidiabele kosten Subsidiabele kosten (voor directe en indirecte activiteiten) moeten worden gescheiden van niet-subsidiabele kosten. Overigens is het raadzaam alle subsidiabele projectkosten in de projectadministratie vast te leggen, ook als deze het begrote bedrag overschrijden. Niet alle kosten komen voor ESF-subsidie in aanmerking. In deze paragraaf worden de belangrijkste kostenposten behandeld die subsidiabel zijn. In beginsel geldt het volgende: • Kosten voor de projectuitvoering die vallen binnen de periode, zoals genoemd in de beschikking mogen worden opgevoerd. • Daarnaast kunnen voorbereidingskosten en kosten na afloop worden opgevoerd. • Alle kosten dienen eenduidig toegerekend te kunnen worden aan het project en de daarin vermelde activiteiten. • De kosten moeten op het moment van het indienen van de einddeclaratie zijn betaald.
24
• In alle gevallen dient rekening gehouden te worden met de werkelijk bestede uren. Er kunnen alleen kosten worden opgevoerd in evenredigheid met de voor het project uitgevoerde activiteiten (personen en/of materiaal) ten behoeve van het project. • Voor de berekening van het (kostprijs)uurtarief van het interne personeel dient uitgegaan te worden van het bruto jaarsalaris (inclusief sociale lasten en pensioenen) en het normaal aantal werkbare uren per jaar voor de betreffende persoon en uitdrukkelijk niet van tarieven die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden. • Het normaal aantal werkbare uren per jaar dient als volgt te worden bepaald: 52 weken* gebruikelijke werkweek -/- vakantiedagen -/- ATV/ADV -/- feestdagen (geen aftrek van ziekteverzuim). Indien het Agentschap SZW de opgevoerde kosten en/of tarieven niet redelijk c.q. niet noodzakelijk acht, kan zij deze geheel of gedeeltelijk als niet subsidiabel aanmerken. Nb:
Het feit dat het Agentschap SZW een beschikking subsidieverlening heeft afgegeven, betekent slechts dat de ingediende begroting als zodanig acceptabel is. De subsidie wordt op basis van de verantwoording van de gerealiseerde uitkomsten bij de eind-declaratie vastgesteld.
5.3.1 Voorbereidingskosten Het gaat hier veelal om kosten van ontwikkeling en aanbesteding. Deze kosten zijn subsidiabel tot maximaal 12 maanden voor de datum, waarop de aanvraag bij het Agentschap is ontvangen en tevens maximaal 12 maanden voor de aanvang van het project. In dit verband wordt opgemerkt dat een aanvrager er verstandig aan doet om zo snel mogelijk een projectaanvraag in te dienen. Aanbevolen wordt de aanvraag waar mogelijk in te dienen, voordat het project in uitvoering wordt genomen. Als de aanvraag wordt ingediend op een tijdstip waarop het project reeds voor een belangrijk deel is uitgevoerd, loopt de aanvrager immers het risico dat de aanvraag - na toetsing - niet voor subsidieverlening in aanmerking komt, waardoor de aanvrager de reeds gemaakte projectkosten volledig zelf zou moeten dragen.
Handleiding Projectadministratie ESF
25
5.3.2 Kosten tijdens de projectperiode Hierbij dienen de kosten te worden gesplitst in kosten voor directe en indirecte activiteiten. Enkele kostensoorten kunnen in beide categorieën voorkomen.
5.3.3 Kosten na afloop Het gaat hier veelal om administratiekosten en accountantskosten. Deze kosten zijn subsidiabel tot maximaal 3 maanden na afloop van de projectperiode, zoals deze is vermeld in de laatst geldende beschikking subsidieverlening. Op dat moment moeten de eindrapportage en de einddeclaratie zijn ingediend.
5.3.4 Kostensoorten 5.3.4 1 Kosten instructiepersoneel De werkelijke kosten van het instructiepersoneel dienen berekend te worden op basis van het aantal gerealiseerde uren tegen een individueel berekend uurtarief. Voor de berekening van het uurtarief van het interne personeel dient uitgegaan te worden van het bruto jaarsalaris (inclusief sociale lasten en pensioenen) en het normaal aantal werkbare uren per jaar voor de betreffende persoon. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om tarieven te hanteren, die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden. De gerealiseerde uren dienen onderbouwd te worden met een deugdelijke urenregistratie geautoriseerd door de direct leidinggevende. In beginsel wordt hierbij uitgegaan van een integrale urenregistratie, maar in veel gevallen kan met een sluitende urenregistratie worden volstaan. Hiervan kan slechts met voorafgaande goedkeuring van het Agentschap worden afgeweken. In dat geval dienen de te honoreren uren op een andere onweerlegbare wijze te worden onderbouwd. Ondersteunend voor de verantwoording kunnen onder meer zijn: lesroosters, goedgekeurde notulen (voor zover gerelateerd met het betreffende ESF-project). Als instructiekosten kunnen - mits aan het project gerelateerd - ook de volgende kosten worden verantwoord: • de reiskosten van/naar het project; • kosten opleiding van de instructeurs voor dit specifieke project; • ingekochte cursussen.
26
Voorbeeld berekening instructiekosten Instructeur Jansen heeft in de maanden april en mei zijn sluitende urenverantwoording bij de administratie van de uitvoerende instelling “X” ingeleverd. Het afdelingshoofd heeft de urenverantwoording periodiek (dag/week) op juistheid gecontroleerd en getekend voor akkoord.Ten behoeve van het ESF-project heeft hij 85 uur verantwoord. De heer Jansen heeft een werkweek van 40 uur (2080 uren). Hij heeft recht op 200 uren ATV/ADV.Voor vakantie en feestdagen staan 220 uren. Zijn normaal aantal werkbare uren wordt bepaald op 1.660 uur per jaar. Aan de hand van de gegevens uit de salarisadministratie kunnen de brutoloonkosten (de kostprijs) als volgt berekend worden (bedragen in 1): brutoloon per maand vakantietoeslag 8%
2.500 200
subtotaal
2.700
sociale werkgeverslasten:
premie ZFW premie WW
138 72
subtotaal
210
per CAO vastgelegde werkgeversafdrachten (pensioen/sociale zekerheid):
pensioenpremie sociale lasten subtotaal Totaal brutoloonkosten per maand:
150 150 300
3.210
Het uurtarief wordt als volgt berekend: 12 maanden * 3.210 = 38.520 uurtarief: 38.520 : 1.660 = 23,20 per uur Projecturen: 85 uur 85 uur * 23,20 = 1.972 De administrateur verantwoordt 1 1.972. als projectkosten onder de categorie instructiepersoneel. Nb: Als werkgeverslasten komen niet in aanmerking (niet limitatief)):
-
verplichte afdracht aan O&O fondsen spaarregelingen bijdrage autokosten winstdeling
Handleiding Projectadministratie ESF
27
5.3.4 2 Exploitatiekosten Onder de exploitatiekosten vallen: • niet-afschrijfbare verbruiksgoederen (grondstoffen zoals metaal, hout e.d.); • huur en leasetermijnen voor apparatuur en instrumenten; • afschrijvingskosten volgens de hieronder genoemde termijnen, waarbij rekening dient te worden gehouden met de periode van gebruik en de relatie met de inzet ten behoeve van het ESF-project. computerapparatuur: 3 jaar software: 2 jaar machines/apparatuur: 5 jaar meubilair/stoffering: 10 jaar onroerend goed 30 jaar • huur van kantoorruimtes, leslokalen en praktijkruimtes; • aanpassingen aan lokalen voor gehandicapten. De kosten voor normale bedrijfsvoering zijn subsidiabel, mits toe te schrijven en direct te relateren aan het project.
28
Voorbeeld berekening exploitatiekosten en kosten studiemateriaal Een instelling organiseert een metaalbewerkingscursus voor werklozen die in aanmerking komt voor ESF-financiering. Hiertoe huurt zij een praktijkruimte van een derde voor 1 750 inclusief gas/water/licht. Tevens heeft de instelling voor de cursus benodigde, syllabi en boeken aangeschaft ter waarde van 1 500. De voor de cursus benodigde grondstoffen (metaal) zijn gekocht voor 1 625. De instelling beschikt reeds over een draaibank die twee jaar geleden is aangeschaft voor 1 10.000 en die voor de helft t.b.v. de cursus gebruikt zal worden. Tevens is aan noodzakelijke beschermende kleding voor de deelnemers een bedrag van 1 375 uitgegeven. Klein gereedschap ter waarde van 1 125 zal tijdens cursus volledig verbruikt worden. Uiteindelijk wordt nog een computer ter waarde van 1 1.500 aangeschaft die volledig ten behoeve van de theorielessen wordt gebruikt. De cursusduur bedraagt een jaar. De administrateur dient deze gegevens als volgt in de projectadministratie en rapportage te verwerken: Subsidiabele exploitatiekosten (bedragen in 3 )
Ingehuurde praktijkruimte Grondstoffen metaal Afschrijving draaibank (in 5 jaar (20%* 10.000))* 0.5 Afschrijving computer (in 3 jaar (33 1/3%* 1.500)) Totaal
750 625 1.000 500 2.875
Subsidiabele kosten studiemateriaal:
Syllabi en boeken Kleding Klein gereedschap, volledig verbruikt Totaal
500 375 125 1.000
Nb: Indien een investering plaats vindt na aanvang van het project, kan de afschrijving uitsluitend worden toegerekend aan de resterende looptijd van het project.
Handleiding Projectadministratie ESF
29
5.3.4 3 Kosten studiemateriaal Kosten voor benodigde boeken, syllabi en kleding (indien voorgeschreven) zijn subsidiabel. Ook kosten voor noodzakelijke instrumenten, indien deze geheel worden verbruikt, komen in aanmerking. De afschrijving op instrumenten, die niet volledig worden verbruikt gedurende de looptijd van het project, moet bij exploitatiekosten worden opgevoerd.
5.3.4 4 Loonkosten deelnemers De brutoloonkosten van de deelnemers aan projecten voor werkenden tijdens de deelname aan projectactiviteiten komen voor subsidie in aanmerking. De brutoloonkosten worden berekend zoals uitgelegd bij brutoloonkosten instructiepersoneel. Bij zelfstandige ondernemers kunnen de loonkosten gebaseerd worden op het wettelijk minimumloon (WML). In overleg met het Agentschap SZW kan een andere grondslag worden overwogen. De loonkosten deelnemers kunnen alleen opgevoerd worden voorzover deze gebaseerd zijn op een adequate aanwezigheidsregistratie. (zie ook hetgeen hierover is vermeld onder instructiekosten)
Voorbeeld loonkosten deelnemers Een instelling verzorgt een cursus die in aanmerking komt voor ESF-subsidie. De cursusduur bedraagt 60 uur verdeeld over twee weken van 30 uur. De loonkosten deelnemers worden als volgt berekend: Bij een bruto maandsalaris van de heer Pietersen van 1 1.750 8% vakantiegeld geen 13de maand en 1600 productieve uren. Pietersen
108/100 x 12 x 1.750 = 1 14,18 1600
De administrateur verantwoordt als loonkosten deelnemers 60 x 1 14,18 in de projectadministratie en de rapportages.
30
5.3.4 5 Reiskosten deelnemers Subsidiabel zijn de reiskosten van de deelnemers voorzover dit naar het oordeel van het Agentschap SZW noodzakelijke kosten zijn en kunnen worden aangetoond. Bij de berekening kan worden uitgegaan van de kosten voor openbaar vervoer (2e klasse).
5.3.4 6 Kinderopvang De kosten voor kinderopvang zijn uitsluitend subsidiabel voor de kinderen van de deelnemers tijdens de cursusuren.
5.3.4 7 Overheadkosten Als subsidiabele overheadkosten komen ondermeer in aanmerking: • brutoloonkosten van overheadpersoneel, zoals administrateurs, voor de tijd die zij daadwerkelijk hebben besteed aan de uitvoering en de voortgang van het project; • kosten van derden die de administratie, management of coördinatie op zich genomen hebben, uitgesplitst per functie; • indirecte kosten, bijv. publiciteit, voor zover betrekking hebbend op het project; • vervoerskosten van overheadpersoneel. Van de overheadkosten dient duidelijk te zijn, dat zij ten behoeve van het project zijn gemaakt en op een verantwoorde wijze aan het project zijn toegerekend. Voor zover de overheadkosten zijn gebaseerd op gerealiseerde uren, geldt voor de urenverantwoording hetzelfde als hetgeen is vermeld onder instructiekosten. Kosten van ingeschakelde intermediairs zijn slechts subsidiabel, indien hun activiteiten redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een project en hieraan een wezenlijke bijdrage leveren.
Handleiding Projectadministratie ESF
31
Voorbeeld overheadkosten Een instelling besluit de administratie en coördinatie van een project dat in aanmerking komt voor ESF-subsidie uit te besteden bij het administratiekantoor “Het Bureel”. De aanvraag van het project is verzorgd door bureau BNA. Reclamemateriaal is ontwikkeld door drukker “De Printer”. De volgende facturen zijn ontvangen: Het Bureel: 1 3.250 BNA: 1 1.250 De Printer: 1 500 In de rapportage is 1 5.000 als overheadkosten verantwoord, waarvan 1 1.250 als voorbereidende activiteiten. Nb: Indien de uitvoerende instelling niet BTW-plichtig is, kan de BTW over de kosten niet teruggevorderd worden en betreft het een kostenverhogende factor. De kosten kunnen dan ook inclusief de BTW opgevoerd worden. Andersom geldt ook dat terug te vorderen BTW niet als kosten kunnen worden opgevoerd.
5.4
Niet-subsidiabele kosten Op basis van Verordening EG 1685/2000 gewijzigd bij Verordening EG 1145/2003 en de regeling zijn de volgende kosten niet subsidiabel:
Nb:
De opsomming van niet-subsidiabele kosten is niet limitatief.
Algemeen • kosten die niet door de begunstigde daadwerkelijk zijn gemaakt, of betaald, of niet op verzoek van de begunstigde zijn gemaakt; • kosten die geen betrekking hebben op een ESF-project, maar toe te rekenen zijn aan andere projecten, andere deelnemers of andere activiteiten; • kosten die het gevolg zijn van overcapaciteit; • kosten van inkomensvervangende betalingen of uitkeringen aan deelnemers, niet zijnde loonbetalingen; • loonkosten van werkervaringsplaatsen en dienstbetrekkingen die zijn aangegaan of bekostigd in het kader van de Wet inschakeling werkzoekenden of het Besluit in - of doorstroombanen. 32
Onderaanneming • kosten voor onderaanneming die de totale kosten voor de uitvoering van het project verhogen zonder dat een daarmee evenredige meerwaarde aan het project wordt toegevoegd; • kosten van adviseurs, uitvoerders en onderuitvoerders die zijn bepaald als percentage van de totale kosten van het project, of als percentage van de te ontvangen subsidie.
Onroerend goed en materiaal • kosten die verband houden met afschrijvingen op onroerend goed en materiaal, indien de aankoop is gefinancierd met middelen uit nationale of Europese subsidies; • Kosten die verband houden met de aankoop van tweedehands materiaal indien niet aan de navolgende voorwaarden is voldaan: • verklaring van de herkomst van het materieel van de verkoper met de bevestiging dat het materieel in de afgelopen 7 jaar in geen geval is aangeschaft met middelen uit nationale of Europese subsidies; • de prijs van het materiaal ligt niet hoger dan de marktwaarde en lager dan de kostprijs van soortgelijk nieuw materiaal; • de technische eigenschappen moeten in overeenstemming zijn met de eisen van de activiteiten die worden uitgevoerd en met de geldende normen.
Indirecte kosten (overheadkosten) • indirecte kosten als deze niet gebaseerd zijn op werkelijke kosten die verband houden met de uitvoering van de activiteiten in het kader van de regeling en zij “niet naar evenredigheid volgens een naar behoren gemotiveerde faire en billijke methode” zijn toegerekend.
Financieringskosten en andere kosten • debetrente, kosten voor financiële transacties, wisselprovisies, wisselkoersverliezen, boetes, financiële sancties en proceskosten plus andere zuivere financieringskosten; • kosten van juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise als deze niet rechtstreeks op de activiteit betrekking hebben en niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering; • bankgaranties als deze niet vereist zijn op basis van de Regeling ESF-3.
Handleiding Projectadministratie ESF
33
Belastingen BTW, voor zover deze kan worden teruggevorderd. Andere heffingen, directe belastingen en sociale zekerheidsbijdragen op lonen en salarissen, behalve als deze daadwerkelijk door de begunstigde zijn gedragen. Nb:
Met betrekking tot het feit, dat gemeenten voor niet terugvorderbare BTW een beroep kunnen doen op een compensatiefonds, wordt voorhands het standpunt gehuldigd, dat dit de subsidiabiliteit van de BTW niet in de weg staat.
Beheers- en uitvoeringskosten van overheidsdiensten • In het algemeen wordt met beheers- en uitvoeringskosten van overheidsdiensten bedoeld kosten voor beheer, uitvoering, toezicht en controle van overheidsdiensten, die regulier worden gefinancierd uit het Gemeentefonds en andere gemeentelijke belastingheffingen. • kosten die betrekking hebben op de uitvoering van activiteiten, als zij voortvloeien uit de wettelijke verantwoordelijkheden van de overheidsinstantie of uit de onder hiervoor genoemde kosten; • salariskosten van ambtenaren of andere overheidsfunctionarissen die activiteiten uitvoeren op het terrein van bijvoorbeeld voorlichting, seminars, studies, externe evaluaties.
Ziekteverzuim en loonkosten • Zodra er geen bijdrage aan het project wordt geleverd (bijvoorbeeld: als geen scholing- of reïntegratietraject wordt gevolgd) is het niet mogelijk kosten te verantwoorden voor gederfde lonen of andersoortig verzuim. • Ziekteverzuim van instructeurs en ander personeel is niet subsidiabel.
34
6 Inkomsten • Inkomsten die worden gegenereerd met projectactiviteiten, anders dan de cofinanciering door derden, moeten in mindering gebracht worden op de subsidiabele kosten. De berekening van de ESF-subsidie volgt na de aftrek van deze inkomsten.Te denken valt aan opbrengsten van producten en diensten voortvloeiend uit de projectactiviteiten. • Inkomsten die afkomstig zijn van deelnemers aan het project en bijdragen, niet zijnde financiering, moeten ook in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten. Dit is ook van toepassing op inkomsten die verband houden met het ESF-project, die buiten de projectperiode zijn verantwoord.
Handleiding Projectadministratie ESF
35
7 Financiering De ESF-regelgeving stelt voorwaarden aan de subsidieverlening. Eén van de gestelde voorwaarden betreft de verdeling van de financiering. Het ESF financiert alleen dat deel van de kosten waarvoor geen privaatrechtelijke of publiekrechtelijke financiering bestaat. De ESF-financiering bedraagt maximaal 50% van de subsidiabele kosten, doch ten hoogste het in de beschikking subsidieverlening vermelde maximale subsidiebedrag. De aanvrager kan voor de dekking van de uitgaven ook financiering van derden inzetten. De cofinanciering met middelen van derden kan uitsluitend geschieden op basis van een schriftelijke overeenkomst of besluit. Een afschrift daarvan moet aan het Agentschap SZW overlegd worden.Verantwoord deze bij de aanvraag juist, tijdig en volledig in de projectadministratie. De financiering dient weergegeven te worden volgens de werkelijke realisatie. Toegezegde financiering door publiekrechtelijke en privaatrechtelijke instellingen gaat vóór de ESF-financiering. Als financiering gelden uitsluitend bijdragen van andere instanties, die op gelijke voet zijn te stellen met de aanvrager. Hier is bijvoorbeeld sprake van als andere gemeenten bijdragen in een reïntegratieproject van een grotere gemeente op basis van uit die andere gemeenten afkomstige deelnemers. Wanneer een project volledig gefinancierd kan worden met publieke en private bronnen, komt de aanvrager niet in aanmerking voor ESF-financiering. Het is noodzakelijk dat bij de indiening van de aanvraag en de einddeclaratie de totale financiering van het project (bijvoorbeeld: inclusief de reguliere OCW bijdrage bij projecten waar een ROC aan deelneemt) zichtbaar wordt gemaakt. Bij onderrealisatie van kosten (d.w.z. minder subsidiabele kosten bij realisatie dan begroot) is het daarom mogelijk dat de ESF-financiering afneemt. Inzet in natura in de vorm van onroerende goederen, materieel en professionele activiteiten kan dienen als cofinanciering. Belangrijk is dat de waarde hiervan onafhankelijk kan worden aangetoond, beoordeeld en gecontroleerd. De ESF-bijdrage kan echter nooit hoger zijn dan het totaal van de subsidiabele kosten minus de inzet in natura.
36
Nb:
Leg vast of aanvullende subsidiemogelijkheden elders zijn aangevraagd of dat zij zijn toegewezen. Verantwoord toegewezen subsidie bijdragen juist, tijdig en volledig in de project-administratie.
Voorbeeld1 Een project van een gemeente met harde financiering Harde financiering: De vaste bijdrage door een organisatie is niet afhankelijk van de realisatie c.q. resultaten van het project. Stel dat de toegezegde bijdrage van een ministerie aan een gemeente 1 60.000 bedraagt. De bijdrage van de gemeente is vast en bedraagt 1 20.000 bij de begroting. De kosten zijn begroot op 1 190.000. De inkomsten gegenereerd met projectactiviteiten bedragen 1 40.000. De volgende begroting wordt ingediend:
Begroting in 5 Kosten
Kosten
Inkomsten Totaal
Financiering
190.000
-/- 40.000 150.000
Publiek: ministerie gemeente
60.000 20.000 80.000 70.000
ESF Totaal
150.000
Stel vervolgens dat aan het einde van het project de werkelijke kosten als volgt blijken te zijn: de inkomsten bedragen 1 30.000 en de kosten bedragen 1 160.000. De financiering van het ministerie blijft ongewijzigd. De volgende eindrapportage wordt ingediend:
Eindrapportage in 5 Kosten
Kosten
Inkomsten
Financiering
160.000
-/- 30.000
Totaal subsidiabele kosten 130.000
Publiek: ministerie gemeente ESF
Totaal
60.000 20.000 80.000 50.000
130.000
Als gevolg van de onderrealisatie van de subsidiabele kosten van 1 20.000 is de ESF-financiering afgenomen met 1 20.000. Handleiding Projectadministratie ESF
37
Voorbeeld2 Een project van een gemeente met zachte financiering Zachte financiering: De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van de projectrealisatie en de daarvoor benodigde financiering. Stel dat de toegezegde bijdrage van een ministerie aan een gemeente 1 60.000 bedraagt. De bijdrage van de gemeente is zacht en bedraagt 1 15.000 bij de begroting. De kosten zijn begroot op 1 190.000. De inkomsten gegenereerd met projectactiviteiten bedragen 1 40.000. De volgende begroting wordt ingediend:
Begroting in 5 Kosten
Kosten
Inkomsten Totaal
Financiering
190.000
-/- 40.000 150.000
Publiek: ministerie gemeente
60.000 15.000 75.000 75.000
ESF Totaal
150.000
Stel vervolgens dat aan het einde van het project de werkelijke kosten als volgt blijken te zijn. De inkomsten bedragen 1 30.000 en de kosten bedragen 1 160.000. De financiering van het ministerie blijft ongewijzigd. De volgende eindrapportage wordt ingediend:
Eindrapportage in 5 Kosten
Kosten
Inkomsten
Financiering
160.000
-/- 30.000
Totaal subsidiabele kosten 130.000
Publiek: ministerie gemeente ESF
Totaal
60.000 5.000 65.000 65.000
130.000
Als gevolg van de onderrealisatie van de subsidiabele kosten van 1 20.000 zijn de financiering van de gemeente en de ESF-financiering beide afgenomen met 1 10.000. Flexibele financiering: De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van één of meer variabelen (bijv. aantal deelnemers, uitstroomresultaten, bijdrage in de reguliere kosten, etc.) 38
8 Rapportages/einddeclaratie Rapportage. Per 12 maanden moet een rapportage ingediend worden, waarin per project wordt aangegeven in welke mate de beschikbare middelen - inclusief de ontvangen voorschotten - zijn besteed en welke resultaten zijn gerealiseerd. Deze rapportage moet uiterlijk 2 maanden na afloop van de desbetreffende periode worden ingediend met een door het Agentschap SZW beschikbaar gesteld formulier (hardcopy en diskette). Nb:
Deze rapportage is niet nodig als het gaat om een project van 12 maanden of minder; in dat geval kan volstaan worden met een eindrapportage en einddeclaratie.
Einddeclaratie. Binnen 3 maanden na beëindiging van het project waarvoor subsidie is verleend, moet een verzoek ingediend worden tot definitieve vaststelling van het subsidiebedrag. Bij de indiening van de einddeclaratie en eindrapportage wordt wederom gebruik gemaakt van een daartoe beschikbaar gesteld formulier (hardcopy en diskette). Voor de gehanteerde systematiek ter verkrijging van een voorschot verwijzen wij naar de regeling. Bij een voorschotverzoek moet een tussentijdse rapportage ingediend worden met inhoudelijke en financiële informatie over de realisatie.
Handleiding Projectadministratie ESF
39
Vormgeving:Weelde Rotterdam, Druk: Drukzaken Rotterdam
