1
SEPA en SKG DOEL
Praktische informatie en goede tijdlijnen om uw bankzaken voor SEPA tijdig te regelen
2
SEPA en SKG WAT GAAT ER VERANDEREN? Overschrijvingsformulieren iDEAL Acceptgiro Incasso SKG Online Informatiestromen Overig Tijdpad Informatie Checklist
3
SEPA en SKG OVERSCHRIJVINGSFORMULIEREN Nieuw overschrijvingsformulier
(SCT= Sepa Credit Transfer)
IBAN, bijv: NL11FVLB0699745985 BIC verplicht meegeven met SEPA betalingen tot 1 februari 2016 (met uizondering van NL), daarna automatisch toegevoegd ( bijv: FVLBNL22) Betalingsreferentie van 16 naar 35 posities Omschrijvingsveld op rekeningafschrift van 128 naar 140 posities
Aandachtspunten Gemeente, Diaconie, ZWO Vanaf 1 juli 2013 nieuw overschrijvingsformulier te gebruiken Oude overschrijvingsformulieren zijn vanaf 1 februari 2014 niet meer geldig
4
SEPA en SKG
5
SEPA en SKG iDEAL Wijzigingen: Formeel vanaf 1 augustus 2013 SEPA-proof. SKG streeft naar aanpassing SKG Collect per 1 juli 2013 Afstemming over de koppelingen met LRP en Scipio Gemeentelid moet bij registratie IBAN en BIC opgeven Bestaande rekeningnummers (doelen, webshop, gemeenteleden) worden automatisch geconverteerd naar IBAN, evenals de rapportages Procedure nieuw rekeningnummer koppelen aanpassen
Aandachtspunten Gemeente, Diaconie, ZWO: Vanaf 1 juli 2013 is iDEAL automatisch aangepast Bij toezegging en betaalwijze=incasso tot aan de komst van de E-mandaat (2015) is een fysieke handtekening vereist
6
SEPA en SKG ACCEPTGIRO (1) Nieuwe acceptgiro IBAN, bijv: NL11FVLB0699745985 BIC in OCR-regel, bijv: FVLBNL22 C-contract en Servicebureau Servicebureau vanaf 1 maart 2013 nieuwe test afleggen C-contractant vanaf 1 mei 2013 nieuwe test afleggen Verspreiding mag vanaf 1 juli 2013 Denk aan verkorte test voor de overige rekeningen-courant SKG zal de klanten die het betreft informeren Via SKG is geen nieuw contract vereist. Kan per bankinstelling anders zijn
SKG blijft blanco en voorbedrukte acceptgiro’s leveren Blijft tot uiterlijk 1 januari 2019
Aandachtspunten Gemeente, Diaconie, ZWO Geen grote voorraad huidige acceptgiro’s aanhouden Besluit wel/geen gebruik acceptgiro en welk contract (zelf printen/uitbesteden) Inventariseren C-contracten en test(en) plannen vanaf 1 mei 2013 Tijdig blanco SEPA-acceptgiro’s bestellen voor de test(en) Vanaf 1 juli 2013 kan via LRP alleen de nieuwe acceptgiro geprint worden Vanaf 1 juli 2013 worden huidige acceptgiro’s gespecificeerd op dagafschrift verantwoord 7
SEPA en SKG ACCEPTGIRO (2)
8
SEPA en SKG INCASSO SEPA incasso (SDD= Sepa Direct Debit) Algemene Incasso (business to consumer cq bedrijf naar klant) Zakelijke incasso (business to business cq bedrijf naar bedrijf) Bedrijf kan kiezen welke vorm icm ander bedrijf ( b to b of b to c)
Voor beide typen van toepassing Contract per bankinstelling of SKG en niet meer per rekening-courant Is van toepassing voor alle rekeningen-courant bij de instelling
Contract betreft zowel eenmalige incasso als doorlopende incasso Incassocontract kan mee bij overstap naar andere bank Incassant-ID is vereist en gebaseerd op nummer KVK PKN met uniek volgnummer. Mandaatbeheer Verschillende aanlevertermijnen diverse batchbestanden White- en blacklist (wel incasso/geen incasso toegestaan) Pre-notificatie (vooraankondiging)
9
SEPA en SKG INCASSO ALGEMEEN (1) Nieuw incassocontract vereist ivm incassant-ID SKG zal de gemeenten en diaconieën benaderen
Bestaande machtigingen zijn in principe geldig met datum: 1 november 2009 Gemeentelid moet wel geïnformeerd worden over o.a de incassant-id en het kenmerk van de machtiging i.v.m. de whitelist (zodra beschikbaar) en datum overstap naar de nieuwe incasso
Machtiging is per doel Alleen schriftelijke machtiging of elektronische handtekening (e-mandaat) toegestaan. E-mandaat wordt niet voor 2015 verwacht Terugboekingstermijn debet bank is beperkt tot D+5 Gemeentelid heeft recht op storno van 56 dagen (D+56 dagen) Machtiging moet zijn opgenomen in de white- en blacklist bij de eigen bank van het gemeentelid. Voorlopig gaan banken hier soepel mee om en bieden alleen de optie van de blacklist aan
10
SEPA en SKG INCASSO ALGEMEEN (2) O.b.v. mandaatbeheer zijn er een aantal type incassobatches First (1e) en indienen op D-5 (SKG is D-6) Recurrent (vervolg) en indienen op D-2 (SKG is D-3) Final (laatste) en indien op D-2 (SKG is D-3) One-off (eenmalig) en indienen op D-5 (SKG is D-6)
Pre-notificatie (vooraankondiging) Uiterlijk 14 dagen voor incassodatum moet geïncasseerde door incassant worden geïnformeerd over de op komst zijnde transactie Tenzij anders overeengekomen Bijv. aparte machtiging (doorlopend, excl. Jaar en bedrag en vermelden incassodata) en jaarlijks een toezeggingsformulier
11
SEPA en SKG INCASSO ALGEMEEN (3) Optie automatisch herhaald aanbieden komt te vervallen Optie terugmelding komt te vervallen Nieuwe machtiging vereist als Een periode is opgenomen en deze is verlopen Een bedrag is opgenomen en dit is veranderd
Machtigingen moeten minimaal 14 maanden worden bewaard (na laatste incasso) in verband met Melding Onterechte Incasso (13 maanden) Machtiging vervalt automatisch na 36 maanden bij geen gebruik
12
SEPA en SKG INCASSO ALGEMEEN (4) Onderdelen mandaatbeheer Incassant-ID van Gemeente, Diaconie, ZWO Kenmerk machtiging (max. 35 tekens) IBAN ( en BIC) debiteur Datum van ondertekening Machtiging koppelen aan persoon en doel Type incasso (first, recurrend, final, one-off ivm aanlevertermijnen en is dynamisch) Bij wijziging machtiging de datum van wijziging en reden Bij periode/jaar dan einde datum machtiging opnemen Optie bewakingsproces 14 maanden termijn in verband met Melding Onterechte Incasso Optie bewakingsproces 36 maanden in verband met vervallen machtiging bij geen gebruik
13
SEPA en SKG INCASSO ALGEMEEN (5)
Gemeentelid (debiteur) 1. Machtigingsverzoek (eenmalig of doorlopend
Gemeente (incassant) LRP-mandaatbeheer
2. Getekende machtiging 3a. Pre-notificatie (factuur) Cq vooraankondiging 5a Vooraankondiging incasso op D-5/D2. 6. Debiteer rekening op D na controle. 5. Incasso-opdracht
6. Verrekening op D
Debetbank
3b Incassoopdracht op D-6/D-3 SKG
6. Crediteer
rekening op D (bijschrijven).
4. Incasso-opdracht
6. Verrekening op D
Van Lanschot (credit Bank)
14
SEPA en SKG INCASSO ALGEMEEN (6) Aandachtspunten Gemeente, Diaconie, ZWO Besluit wel/geen gebruik SEPA incasso Indien wel dan contract per bankinstelling (SKG benadert de klanten met incasso-contracten) Is de software, waaruit bestand wordt aangemaakt, aangepast en is Mandaatbeheer operationeel Beleid ontwikkelen Huidige machtigingen wel/niet omzetten en impact Nieuwe machtigingen per jaar of doorlopend en hoe gemeenteleden informeren Beleid pre-notificatie en wel/niet integreren in de machtiging
Heeft gemeente/diaconie bedrijven gemachtigd om te incasseren van de rekening dan moet de white- (zodra aangeboden) en blacklist worden ingevuld bij zakelijke incasso/algemene incasso
15
SEPA en SKG INCASSO ZAKELIJK (1) Nieuw incassocontract vereist ivm incassant-ID Bestaande machtigingen zijn niet meer geldig Machtiging is per doel Alleen schriftelijke machtiging of elektronische handtekening (e-mandaat) toegestaan. E-mandaat wordt niet voor 2015 verwacht Terugboekingstermijn debet bank is beperkt tot D+2 Zakelijke debiteur heeft geen recht op storno Machtiging moet zijn opgenomen in de white- en blacklist bij de eigen bank. Indien niet in whitelist dan geen incasso. Bij blacklist ook geen incasso. Vooralsnog wordt door de banken alleen de optie van de blacklist aangeboden.
16
SEPA en SKG INCASSO ZAKELIJK (2) Indienen incassobestand D-1 (SKG D-2) Optie herhaald aanbieden komt te vervallen Optie terugmelding komt te vervallen Nieuwe machtiging vereist als Een periode is opgenomen en deze is verlopen Een bedrag is opgenomen en dit is veranderd
Machtigingen moeten minimaal 14 maanden worden bewaard (na laatste incasso) in verband met Melding Onterechte Incasso (13 maanden) Machtiging vervalt automatisch na 36 maanden bij geen gebruik
17
SEPA en SKG INCASSO ZAKELIJK (3) Pre-notificatie (vooraankondiging) Uiterlijk 14 dagen voor incassodatum moet geïncasseerde door incassant worden geïnformeerd over de op komst zijnde transactie Tenzij anders overeengekomen
18
SEPA en SKG INCASSO ZAKELIJK (4) Onderdelen mandaatbeheer Incassant-ID Kenmerk machtiging (max. 35 tekens) IBAN ( en BIC) debiteur Datum van ondertekening Machtiging koppelen aan persoon en doel Type incasso (first, recurrend, final, one-off ivm aanlevertermijnen en is dynamisch) Bij wijziging machtiging de datum van wijziging en reden Bij periode/jaar dan einde datum machtiging opnemen Optie bewakingsproces 14 maanden termijn in verband met Melding Onterechte Incasso Optie bewakingsproces 36 maanden in verband met vervallen machtiging bij geen gebruik
19
SEPA en SKG INCASSO ZAKELIJK (5) Aandachtspunten Gemeente, Diaconie, ZWO Inventariseren of door andere bedrijven wordt geïncasseerd Indien bedrijven bij u incasseren o.b.v. zakelijke incasso dan de white- en blacklist in uw internetbankieren invullen. Vooralsnog wordt door de banken alleen de optie van de blacklist aangeboden
20
SEPA en SKG VOORBEELD ALGEMENE MACHTIGING (1)
21
SEPA en SKG VOORBEELD ALGEMENE MACHTIGING (2)
22
SEPA en SKG SKG ONLINE (1) Wijzigingen IBAN, bijv: NL11FVLB0699745985 BIC verplicht meegeven met SEPA betalingen tot 1 februari 2016 (met uizondering van NL), daarna automatisch toegevoegd ( bijv: FVLBNL22) Betalingsreferentie van 16 naar 35 posities Omschrijvingsveld op rekeningafschrift van 128 naar 140 posities Adresboek wordt door SKG geconverteerd naar IBAN Importeren betaalbestanden CLIEOP03 wordt pain001 (xml) Exporteren MT-940 wordt bij SKG CAMT053 (ook Twinfield) MT-940 SEPA wordt niet aangeboden door SKG
23
SEPA en SKG SKG ONLINE (2) Nieuw Gebundeld inlezen elektronische rekeningafschriften CAMT053 in LRP en Scipio Online
White- en blacklist ivm afgegeven machtiging Registreren bedrijf/instantie o.b.v. incassant-ID en kenmerk machtiging Controle machtiging bij de bankinstelling White is akkoord Black is niet akkoord en leidt tot uitval voor incasso Vooralsnog bieden de banken alleen de optie van de blacklist aan
Lange rekeningafschriften ivm individuele bijschrijving acceptgiro’s
24
SEPA en SKG SKG ONLINE (3) Nieuw Incassomodule i.p.v. I-Connect Inlezen incassobestanden uit LRP en Scipio of andere o.b.v. pain008 en tot verzending in te zien en te verwijderen Inhoudelijk beoordelen of bestand correct is SKG zorgt voor tijdige verzending naar Equens via programma CPS (Corporate Payment System) o.b.v. D-5 of D-2 (bestand kan bijv. 10 dagen voor incassodatum worden ingelezen). Uiterste indientermijn voor u is D-6 cq D-3. Uitval is direct zichtbaar op het rekeningafschrift In SKG Online inzage verzonden batches en verwerkte batches Bestand bevat incassant-ID, kenmerk machtiging, type incasso, etc
In SKG Online is vooralsnog geen optie aanwezig voor handmatige incasso met mandaatbeheer
25
SEPA en SKG SKG ONLINE (4) Aandachtspunten Gemeente, Diaconie, ZWO Vullen blacklist voor zakelijke SEPA incasso en whitelist zodra beschikbaar Vullen blacklist gewone SEPA incasso en whitelist zodra beschikbaar Inventariseren formaat in te lezen betaalbestanden (CLIEOP03) en dan dit voor 1 februari 2014 omzetten in pain001 Inventariseren huidige incasso en dan dit voor 1 februari 2014 omzetten in de SEPA incasso in het formaat pain008 (LRP en Scipio per 1 juli geschikt) Gebruik digitale rekeningafschriften i.v.m. kosten Elektronisch inlezen rekeningafschriften (optie gebundeld) te prefereren boven handmatig verwerken (vanwege wegvallen verwinfo)
26
SEPA en SKG INFORMATIESTROMEN (1) Huidige situatie Incasso Gecomprimeerd op rekeningafschrift en storno gespecificeerd op rekeningafschrift en uitval in I-Connect (A- en B-bestand). Ingediend bedrag hoeft niet bedrag op rekeningafschrift te zijn
Acceptgiro Individueel op rekeningafschrift Gecomprimeerd op rekeningafschrift en specificaties I-Connect met verwinfo of servicebureau
Overige mutaties Handmatig o.b.v. rekeningafschrift Inlezen MT-940
27
SEPA en SKG INFORMATIESTROMEN (2) Nieuwe situatie Incasso Ingediend bestand is netto op rekeningafschrift (bruto=netto) Storno en andere afkeuringen worden individueel op rekeningafschrift weergegeven Optie terugmelding en automatisch herhaald aanbieden komen te vervallen
Acceptgiro Altijd individueel op rekeningafschrift (I-Connect en verwinfo komt te vervallen) Oude acceptgiro’s (behalve via servicebureau) worden per 1 juli in vervolg individueel op rekeningafschrift verantwoord (SKG zal bestaande contracten aanpassen)
Overige mutaties Handmatig o.b.v. rekeningafschrift en zal dus meer zijn i.v.m. acceptgiro Inlezen CAMT053 (gebundeld) i.p.v. MT-940 en bevat meer mutaties ivm acceptgiro
28
SEPA en SKG INFORMATIESTROMEN (3) Aandachtspunten Gemeente, Diaconie, ZWO Verwerking betalingsinformatie wordt eenduidiger Controle en verwerken storno en andere afkeuringen Verwerken informatie rekeningafschriften Handmatig Elektronisch met CAMT053
Potentieel probleem kan worden geen adres en woonplaats gegevens Optie gebruik gebundeld elektronisch inlezen rekeningafschriften LRP Scipio
Vermindering papieren rekeningafschriften
29
SEPA en SKG OVERIG SKG Cash Incasseren via SKG op verzoek van de Gemeente bij de winkelier is geen mogelijkheid meer per 1 februari 2014. U wordt hierover nader geïnformeerd
30
SEPA en SKG TIJDPAD 1 maart 2013 Test acceptgiro servicebureau
1 mei 2013 Test acceptgiro c-contract
1 mei 2013 en 1 juli 2013 Acceptgirocontract SEPA (SKG klanten worden benaderd) Incassocontract SEPA (SKG klanten worden benaderd)
1 juli 2013 Verspreiding nieuwe acceptgiro toegestaan Start duale periode, behalve acceptgiro via LRP iDEAL voor SKG Collect aangepast
Vanaf 1 juli 2013 Tijdige inventarisatie Kerkbalans 2014
Medio augustus 2013 Nieuwe incasso via SKG Online mogelijk
1 februari 2014 Alleen nog SEPA-betalingen toegestaan
31
SEPA en SKG INFORMATIE Website www.skggouda.nl/start/sepa.php http://www.overopiban.nl/ http://www.ibanbicservice.nl/ http://www.betaalvereniging.nl/
Nieuwsbrief SKG Download presentatie van de website Vragen n.a.v. deze presentatie:
[email protected]
32
SEPA en SKG CHECKLIST
Welke checklist kan worden aangehouden? Software Bepaal voor 1 oktober 2013 wanneer uw software SEPA-proof moet zijn Bepaal welke consequenties het nieuwe bestandsformaat voor uw software heeft Informeer bij uw leverancier of uw softwarepakketten geschikt zijn voor IBAN en SEPA Zorg dat eventueel nieuw aan te schaffen software SEPA-proof is Controleer of uw financieel/administratief systeem klaar is voor de nieuwe bestandsformaten Plan een datum om uw software te testen
Incasso Verzamel informatie over de Euro-incasso Verzamel informatie voor de nieuwe eisen waaraan uw software moet voldoen Informeer of de software van uw leverancier aan deze eisen voldoet Sluit een Euro-incassocontract af Ontwerp nieuwe machtigingen Meld uw incassant-ID en het kenmerk van de machtiging aan uw leden
Acceptgiro Verzamel informatie over de IBAN-acceptgiro Verzamel informatie voor de nieuwe eisen waaraan uw software moet voldoen Informeer of de software van uw leverancier aan deze eisen voldoet Sluit een IBAN-acceptgirocontract af en doe een nieuwe test bij C-contract
33
