LRP en SEPA:
e 2 herzie
ne editie: september 2013
hoe wordt uw gemeente SEPA-ready?
2
3
Hoe wordt uw gemeente SEPA-ready?
1.
Deze folder is bestemd voor alle administrateurs van kerkelijke gemeenten die gebruikmaken van LRP. U vindt hierin een overzicht van de belangrijkste gevolgen van SEPA voor uw werkzaamheden als administrateur in LRP.
Bankrekeningnummer wordt IBAN
Wat is SEPA? SEPA staat voor: Single Euro Payment Area. Per 1 februari 2014 worden de verschillen in financieel betalingsverkeer tussen de Eurolanden gelijkgetrokken. De uniforme Europese markt voor betalingsverkeer, met de daarbij behorende marktwerking, is dan een feit. Om zover te komen is een aantal wijzigingen nodig in de manier waarop u uw financiële administratie voert. Dat geldt voor particulieren, maar ook voor kerkelijke gemeenten.
Veranderingen Wie zich bezig houdt met de uitvoering en administratie van het betalingsverkeer van een plaatselijke gemeente zal merken dat er door SEPA nogal wat verandert. Voor het huidige bankrekeningnummer komt het langere IBAN-nummer in de plaats. Wie gebruik maakt van automatische incasso zal een nieuw contract moeten afsluiten met de bank. Wie digitale bestanden aanbiedt bij de bank, krijgt te maken met een nieuw bestandsformaat: nu nog ClieOp, straks PAIN of CAMT. Voortaan moeten incasso’s van tevoren bij de gevers worden aangekondigd. De acceptgiro wordt aangepast in een IBAN-acceptgiro en verdwijnt helemaal uit het betalingsverkeer in 2019.
In deze folder vindt u informatie over: 1 De belangrijkste wijzigingen voor u op een rij
3
2 Wat wordt er voor het invoeren van SEPA van u verwacht?
4
2.1 Controleren omzetting bank- en rekeningnummers gemeenteleden
4
2.2 Registreren financiële gegevens van de gemeente
5
2.3 Vernieuwen bankcontracten 6 2.4 Invoeren IBAN-acceptgiro 7 2.5 Registreren extra gegevens voor automatische incasso
8
3 Wat kan het LRP-Team voor u betekenen?
10
4 Wat kunt u van uw bank verwachten?
11
5 Planning en deadlines 11 Nog vragen over LRP en SEPA?
12
De belangrijkste wijzigingen voor u op een rij
Om met uw bankrekeningnummer eenvoudig in een ander land te kunnen betalen, wordt deze aangevuld met enkele codes en cijfers. Dit nieuwe rekeningnummer heet IBAN. IBAN staat voor International Bank Account Number. Een Nederlands IBAN bestaat uit 19 tekens.
BIC Elke bank krijgt een eigen code waarmee deze in heel Europa kan worden herkend. Deze code noemen we de BIC, ofwel Bank Identification Code. Deze code moet u meegeven aan uw betalingsbestanden wanneer u een betaling naar het buitenland wenst uit te voeren.
IBAN acceptgiro De acceptgiro zal per 1 januari 2019 verdwijnen. Tot die tijd wordt de huidige acceptgiro vervangen door de IBAN-acceptgiro. De verschillen tussen de huidige acceptgiro en de nieuwe IBAN-acceptgiro zijn niet heel groot. De meest opvallende wijzigingen zijn, dat de IBAN-nummers in plaats komen van de rekeningnummers en dat voortaan de incasserende instantie op de acceptgiro vermeld zal worden.
Bankcontracten Wanneer u een incasso- of acceptgirocontract met uw bank heeft afgesloten, zal dit moeten worden vernieuwd. Voor uw acceptgirocontract/incassantID betekent dat het opnieuw aanleveren van een acceptgiro-testbestand. Dit kunt u aanleveren vanaf 1 mei 2013. Heeft u ook een incassocontract dan zult u dit opnieuw moeten afsluiten. U krijgt daarbij van uw bank een ID, het zogeheten incassanten-ID. Dit nummer is uniek en wordt door alle financiële instellingen in Europa gebruikt om u te identificeren. Deze wordt samengesteld op basis van een Kamer van Koophandel-nummer en wordt nog maar één maal per rechtspersoon afgegeven. Over het algemeen heeft een kerkelijke gemeente twee rechtspersonen: de gemeente, vertegenwoordigd door het college van kerkrentmeesters en de diaconie. Dat betekent dat u per rechtspersoon nog maar één contract met uw bank afsluit waarop meerdere rekeningnummers kunnen worden geregistreerd. Per rechtspersoon ontvangt u een incassanten-ID. Anders dan bij andere organisaties ontvangt u deze niet alleen van de bank, maar worden de laatste ‘unieke ‘cijfers geleverd door het Dienstencentrum van de Protestantse Kerk in Nederland. Meer hierover leest u op verderop in deze folder.
Nieuwe regels voor incasso Aan het uitvoeren van incasso-opdrachten worden voortaan enkele aanvullende voorwaarden gesteld. Zo moet u de persoon bij wie u gaat incasseren daarvan op de hoogte stellen en heeft u van iedereen voor wie u een incasso uitvoert een getekende machtiging nodig. Deze machtiging mag niet telefonisch of via internet worden afgegeven. Heeft u nog bestaande machtigingen dan mogen deze wel worden verlengd.
Andere betaalbestanden Omdat er meer informatie wordt gevraagd door de banken zullen ook de bestanden waarmee deze informatie wordt verstrekt wijzigen of komen te vervallen. Zo wordt het ClieOp03 bestand vervangen door de PAIN.008 indeling. GMU02 en MT940 zullen blijven bestaan en CAMT.053 zal als informatiebestand worden toegevoegd.
Dienstverlening Acceptgiro informatie zal niet meer los worden ingelezen in LRP. De huidige VERWFINFO bestanden via de Equens route komt te vervallen. De dienstenorganisatie kan daardoor geen specifieke informatie meer inlezen, maar zal alleen nog uw digitale dagafschrift inlezen. Op dit digitale dagafschrift staat alle ontvangstinformatie van een bepaald rekeningnummer. Om deze nieuwe dienstverlening goed en snel te laten verlopen zullen er nieuwe contracten moeten worden getekend. Als u na 1 februari nog geen nieuw contract heeft getekend dan kan het LRP-Team geen betaalinformatie meer aanbieden aan de bank, of ook inlezen in LRP. U wordt over dit nieuwe contract geïnformeerd door het LRP-Team.
4
2.
5
2.2 Registreren financiële gegevens van de gemeente
Wat wordt er van u verwacht?
Op de volgende pagina’s staat omschreven welke acties u moet ondernemen om uw administratie in LRP op tijd klaar te maken voor SEPA. Onderaan iedere pagina vindt u een gedeelte van een stroomschema die die pagina betreft. Wanneer u op geen enkele pagina meer openstaande actiepunten heeft, bent u klaar met het LRP-proof maken van uw gemeente voor SEPA.
De registratie van de financiële gegevens van uw gemeente in LRP wordt de basis waarop u financiële acties uitvoert en administreert. Met financiële gegevens wordt in dit kader gedoeld op rekeningnummers en de bijbehorende (SEPA)voorwaarden. Begin mei 2013 zal de nieuwe SEPA-wijze van het registreren van de bankrekeningen van de gemeente mogelijk zijn in LRP.
2.1 Controleren omzetting bank- en rekeningnummers gemeenteleden
Bij het registreren van een bankrekeningnummer worden vanaf dat moment de volgende gegevens vastgelegd in LRP: • IBAN en BIC • Tenaamstelling en Incassanten-ID (zie ook hierna onder vernieuwen bankcontracten) • Plaats • Omschrijving • Betaalwijzen • Wordt het rekeningnummer gebruikt voor dienstverlening door het LRP-Team? (ja of nee) • Betalingsverantwoording? (handmatig/digitaal/via het LRP-Team) • Incassocontracttype? (in eigen beheer/ via het LRP-Team) • Acceptgirocontracttype? (A, AS, C)
Vanaf 1 februari 2014 is er geen verschil meer tussen binnenlandse en grensoverschrijdende betalingen. Iedereen maakt dan verplicht gebruik van IBAN (International Bank Account Number) en BIC (Bank Identificatie Code). Op 2 september 2013 worden alle in LRP geregistreerde bankrekeningnummers geconverteerd naar IBAN en aangevuld met de bijbehorende BIC. In februari 2013 heeft uw gemeente van het LRP-Team een e-mail ontvangen (verzonden naar het e-mail adres van de lokaalbeheer-sleutel in LRP) met daarin de bankrekeningnummers en daarbij corresponderende geregistreerde nummers van die gemeenteleden waarvan het bankrekening-nummer in LRP niet kon worden geconverteerd naar een IBAN.
Er zijn drie veel voorkomende redenen waarom de conversie naar IBAN mislukt kan zijn: • • •
Een rekeningnummer van een gemeente kan maar op één plek in LRP worden geadministreerd. Bij de conversie zullen alleen de rekeningnummers die op gemeenteniveau staan worden geconverteerd.
Het rekeningnummer bestaat niet meer (alle rekeningnummers uit LRP zijn aangeboden ter conversie, ook die van historische leden. Het rekeningnummer is onjuist (een rekeningnummer is onjuist als deze niet aan de elfproef voldoet). Er heeft op het rekeningnummer al meer dan 16 maanden geen activiteit plaats gevonden.
Maakt u gebruik van LRP voor uw financiele administratie?
Rekeningnummer wordt IBAN
Voor 2013 Voor21september juli 2013 alle, bijalle, de bij de test, uitgevallen test, uitgevallen rekeningnummers corrigeren. Het LRP-Team zal alle Het rekeningnummers in LRP omzetten in IBAN-nummers.
! In februari heeft u van het LRP-Team een bestand ontvangen met rekeningnummers die niet konden worden geconverteerd naar IBAN. Wanneer u deze rekeningnummers nog wenst te gebruiken voor betalingen zult u moeten zorgen dat deze worden gewijzigd.
Registreren financiële gegevens gemeente
Registreren bankrekeningnummer
Vanaf 2013 wordt Vanaf21september mei 2013 wordt er bij er bij registreren hethet registreren vanvan dede bankrekeningnummersvan vande bankrekeningnummers degemeente gemeenteininLRP LRPom ommeer meer gegevens gegevens gevraagd. De gegevens gegevens die ingevuld worden krijgen een grotere betekenis in de uitvoering van financiële acties dePKN.nl/ release actiesininLRP. LRP.InOp handleidingen vindt meer lrpnetwerk vindt u umeer informatie over deze deze nieuwe wijze van invullen van deze gegevens in LRP.
! Rekeningnummers van uw gemeente mogen na 1 mei niet meer dubbel in LRP staan geregistreerd. Zorg dat u eventuele dubbele registraties tijdig corrigeert.
Maakt u in LRP gebruik van acceptgiro’s of automatische incasso’s?
NEE
NEE
Laat u door de leverancier Laat u door de leverancier van uw financiële product van uw financiële informeren overproduct welke informeren overnemen welke stappen u moet stappen u zijn moet nemen om klaar te voor SEPA. omin klaar zijn voor SEPA. De dezeteflow genoemde criteria gelden voor iedereen. Ook als u geen gebruik maakt van LRP.
JA
Conversie rekeningnummers
Maakt u geen gebruik van de betaalwijze automatische incasso of acceptgiro’s dan hoeft u geen verdere acties te ondernemen in uw gemeente. Wanneer u digitale dagafschriften inleest om uw ontvangsten te verwerken raden wij u aan om u te oriënteren op nieuwe vormen van deze bestandsformaten (nieuwe MT940, GMU2 en CAMT.053). Houd ook de informatie in de gaten aangaande de nieuwe functionaliteiten in LRP.
Zorg voor een goede registratie van alle gegevens om een juiste verwerking van ontvangsten in LRP te waarborgen. Houd informatie over de SEPA functionaliteiten in LRP goed in de gaten.
JA
6
7
2.3 Vernieuwen bankcontracten Of u gebruik maakt van LRP of niet, wanneer u acceptgiro’s en/of automatische incasso’s verzendt, zult u de contracten die u hiervoor met uw bank heeft afgesloten, moeten vernieuwen. Het gaat om de volgende twee contracten.
2.4 Invoeren IBAN-acceptgiro
Het acceptgirocontract vernieuwt u door een acceptgiro-testbestand aan te bieden bij uw bank. Uw bijdragenadministrateur kan dit testbestand downloaden uit LRP. Op acceptgiro.nl leest u waar en hoe u dit testbestand kunt aanleveren.
Vanaf 2 september 2013 kunt u de nieuwe IBAN acceptgiro gebruiken. Deze blijft tot 1 januari 2019 geldig om betalingen mee te voldoen. Na deze datum is het betalen met acceptgiro niet meer mogelijk. De nieuwe IBAN-acceptgiro ziet er als volgt uit:
Het incassocontract zult u opnieuw moeten afsluiten met uw bank. U kunt uw contract onder verschillende voorwaarden aanpassen. Sommige banken, waaronder bijvoorbeeld de ING, zullen u benaderen met een nieuw SEPA-contract. In andere gevallen zult u zelf contact moeten opnemen met uw bank. Mocht u gebruik maken van automatische incasso, maar nog geen SEPA-bankcontract (met incassant-ID) hebben, wacht dan niet af maar neem zelf contact op met uw bank. Incassanten-ID. Contracten met de bank kunnen alleen nog per rechtspersoon worden afgesloten. Over het algemeen kennen kerkelijke gemeenten twee rechtspersonen: de gemeente en de Diaconie. Op het moment dat u een nieuw contract afsluit met uw bank ontvangt u een incassanten-ID. Dit ID wordt gebruikt om u als incasserende instantie te identificeren en wordt onder meer kenbaar gemaakt aan de persoon bij wie er wordt geïncasseerd. Banken zijn verantwoordelijk voor de uitgifte van dit nummer. Omdat dit nummer landelijk uniek dient te zijn, baseren banken deze op het inschrijvingsnummer van de rechtspersoon bij de Kamer van Koophandel. Kerkelijke gemeenten zijn echter niet wettelijk verplicht zich bij de Kamer van Koophandel te laten registreren. Gevolg: omdat u geen KvK-registratie kunt overleggen, kan de bank geen incassanten-ID toekennen. Om deze reden heeft het Dienstencentrum van de Protestantse Kerk in Nederland een lijst opgesteld van alle gemeenten en voor hen unieke Incassanten-ID ’s samengesteld. In overleg met de banken worden deze nummers gehanteerd bij het opstellen van uw contract. U krijgt de unieke incassanten-ID ’s van uw gemeente en diaconie door de dienstenorganisatie toegezonden. Wanneer u uw nieuwe contract afsluit, zorg er dan voor dat dit nummer wordt gebruikt door uw bank. Wanneer u uw dienstverlening (gedeeltelijk) heeft uitbesteed aan het LRP-Team zult u dit, net zoals op het bestaande contract, per rekeningnummer moeten aangeven. U kunt uw huidige vorm van dienstverlening gewoon meenemen in uw nieuw contract. Wel kunt u alvast nadenken over hoe u in het komende jaar uw dienstverlening wenst in te richten: Laat u alle informatie inlezen? Stapt u af van de acceptgiro, of laat u alleen de incasso’s nog maar uitvoeren en inlezen door de dienstenorganisatie.
Bankcontract
Vernieuwen bankcontracten
Voor vragen over de mogelijkheden van dienstverelening kunt u contact opnemen met de orderafdeling van het LRP-Team” Heeft u de verzending van acceptgiro’s uitbesteed aan het LRP-Team dan hoeft u geen acceptgirocontract te vernieuwen.
Voor automatische incasso en Voor automatische incasso en acceptgiro zult u uw contract acceptgiro zult u uw contract met de bank moeten met de bank moeten vernieuwen. Bij dit vernieuwen. Daarbij sluit u Vernieuwen vernieuwde contract ontvangt geen contract meer af per bankcontracten u een Incassanten-ID. Dit rekeningnummer, maar per Incassanten-ID is tot stand rechtspersoon (gemeente en gekomen in een diaconie). Onder ieder samenwerking tussen de DO contract komen en de banken. U registreert rekeningnummers met deze bij de financiële daaraan gekoppelde gegevens in LRP. voorwaarden.
!
!
Wanneer u financiële Wanneer u financiële diensten afneemt van diensten afneemt van het LRP Team kunt u de het LRP Team ontvangt u huidige voorwaarden informatie over de gewoon meenemen contracten die uw met in dekunt nieuwe uw bank afsluiten. overeenkomst.
Het incassantenID dat u van uw Kijkbank voorontvangt het moet overeenkomen met nummer waarop uw het IncassantenID dat incassanten-ID wordtu van de DO heeft gebaseerd op ontvangen. Overleg deze pkn.nl/sepa>downloads aan uw bank.
Wat verandert er aan de acceptgiro?
1. Er staat geen blauw vlak met het gele Euro-teken op de controlestrook. 2. Bovenaan staat ‘Acceptgiro’ in plaats van euro-acceptgiro. 3. Er staan 18 vakjes in plaats van 10 vakjes om een IBAN in te vullen. Boven die18 vakjes staat de tekst ‘van bankrekening (IBAN)’. 4. Boven het vak voor de handtekening staat: ‘bij betaling uw IBAN invullen’. 5. Het vak voor de handtekening staat lager. Het staat nu op dezelfde hoogte als de naam, het adres en de woonplaats van de betaler. 6. Er staat geen blauw vlak met het gele Euroteken aan de rechterkant van de Acceptgiro. Op die plek staat nu het vak voor de handtekening. 7. De formuliercode van een IBAN-acceptgiro is altijd 17>. 8. BIC en IBAN van de acceptgiroverspreider staan in de coderegel. 9. Het bedrijf dat de IBAN-acceptgiro verstuurt, heeft zijn IBAN ingevuld bij de tekst: ‘op rekening’, zowel op de controlestrook als op de IBAN-acceptgiro zelf. Vanaf 1 mei 2013 kunt u uw acceptgirocontract vernieuwen. Vanaf 2 september kunnen er vanuit LRP alleen nog maar IBAN-acceptgiro’s worden geprint. Dat betekent dat u twee maanden de tijd heeft om uw acceptgirocontract te vernieuwen. Meer informatie over het vernieuwen van uw acceptgirocontract leest u op acceptgiro.nl en bij uw bank.
Acceptgiro’s
Nieuwe acceptgiro
De wordt De huidige huidige acceptgiro wordt vanaf 2 september in LRP vanaf 1 juli 20132013 in LRP vervangen IBANvervangen door de IBANacceptgiro. acceptgiro. Deze Deze zal vanaf die datum beschikbaar beschikbaar zijn in LRP.
! Na januari 2019 is de acceptgiro niet meer te gebruiken als betaalmiddel. Neem nu alvast maatregelen om het gebruik van de acceptgiro te verminderen.
Vernieuwen bankcontract
Sinds juni2013 2013 kunt kuntuuuw Vanaf 1 mei uw acceptgirocontract acceptgirocontract vernieuwen. In LRP is vanaf diedie datum een acceptgirotestdatum een acceptgirotestbestand beschikbaar. Deze bestand beschikbaar. Deze kunt uu aanbieden aanbieden bij uw bank kunt bank om uw acceptgirocontract in een IBAN-acceptgirocontract te wijzigen. wijzigen.
! Na1 2juli september 2013er Na 2013 kunnen kunnen vanuit LRPnog alleen vanuiterLRP alleen nog maar IBAN acceptmaar IBAN acceptgiro’s giro’s worden verstuurd. worden verstuurd. Zorg Zorg dat udeze vóórdatum deze dat u vóór datum uw acceptgiro C uw acceptgiro C contract contract vernieuwd. heeftheeft vernieuwd.
8
9
2.5 Registreren extra gegevens voor automatische incasso Voor het uitvoeren van automatische incasso zullen meer gegevens moeten worden geregistreerd over de van gevers verkregen machtiging voor incasso. Dit wordt ook wel mandaatregistratie genoemd. Daarnaast worden de regels voor incasseren aangescherpt. Zo zult u iedere incasso van te voren moeten aankondigen en mag u zonder ‘natte’ handtekening van de debiteur niet incasseren. Per incasso zult u in ieder geval de volgende gegevens moeten administreren: • IBAN • Datum ondertekening machtiging • Machtigings-ID • Betreft het een eenmalig of een doorlopende incasso? • Is er een vooraankondiging verstuurd? Per machtiging moet een unieke code worden uitgegeven waarmee de debiteur kan achterhalen vanaf welke machtiging de incasso afkomstig is. Deze code moet landelijk uniek zijn en bekend zijn bij de debiteur voordat de incasso plaatsvindt. Dit wordt gerealiseerd met vooraankondigingen. Vanuit LRP gaat het toezeggingsformulier tegelijk als machtigingsformulier en vooraankondiging dienen. Volgens de SEPA-wetgeving moet een automatische incasso minimaal 14 dagen en maximaal 1 jaar van te voren worden aangekondigd. Op deze vooraankondiging moet naast het Machtigings-ID, het Incassanten-ID en het bedrag worden aangegeven op welke datum u gaat incasseren. Het machtigings-ID wordt gegenereerd op het moment dat u toezeggingsformulieren aanmaakt in LRP. Deze worden dan vastgehouden bij de verzonden uitnodigingen en gekoppeld op het moment dat u toezeggingen invoert in LRP. Het Machtigings-ID zal bestaan uit geregistreerdenummer, fonds- abonnementnummer en actiejaar.
Automatische incasso
Machtiging
Voor iedere toezegging met betaalwijze automatische incasso die u in LRP wenst te registreren heeft u een getekende machtiging nodig. In LRP zal het toezeggingsformulier worden uitgebreid tot machtigingsformulier.
MachtigingsID
Iedere machtiging voor automatische incasso wordt voorzien van een machtigings-ID. Dit ID wordt vermeld op de machtiging en op het dagafschrift van de geïncasseerde. Het machtigings-ID moet landelijk uniek zijn en wordt in LRP gegenereerd op het moment dat u toezeggingsformulieren aanmaakt.
! Wanneer u uw toezeggingsformulier niet in LRP aanmaakt, raden wij u aan wel de door LRP gehanteerde MachtigingsID te gebruiken in uw correspondentie. Deze zijn voor export beschikbaar.
Wanneer u gebruikmaakt van machtigingen over een actiejaar heen zult u deze zelf moeten verlengen in LRP. U kunt vanuit LRP vooraankondigingen verzenden naar personen voor wie u al een toezegging heeft geregistreerd. Internet of telefoon zijn niet meer mogelijk. Automatische incasso’s die u voor de eerste keer aanbiedt, zult u minimaal zes dagen van te voren moeten aanbieden. Dat betekent zes dagen voor het door u aangegeven incassomoment. U kunt dit incassomoment zelf invullen bij de inrichting van uw fonds. Het LRP-Team hanteert iedere 25e dag van de maand als incassomoment en zal dus de 19e alle incasso-opdrachten aanbieden bij de bank. De 25e dag zal ook als defaultdatum in LRP worden geprogrammeerd. Indien u zelf incasseert, kunt u deze zelf na 2 september 2013 wijzigen. Herhaaldelijke incasso’s minimaal drie dagen van te voren. Omdat er vanuit LRP één betalingsbestand wordt gegenereerd, zult u uw incasso zes dagen van te voren moeten aanmaken. U kunt na 2 september 2013 ook nog oude (niet SEPA-) incassobestanden aanmaken en aanbieden bij uw bank. LRP hanteert daarin een duale periode tot 1 januari 2014. Het LRP-Team kiest bewust voor 2 september als startdatum voor SEPA betalingsverkeer. Hiermee wordt voorkomen dat de voorbereidingen van de Actie Kerkbalans 2014 beïnvloed wordt door een late implementatie van SEPA. Voor wat betreft de automatische incasso staat het u dus vrij om te bepalen wanneer u overstapt op SEPA. Wij willen u echter wel adviseren hier niet mee te wachten tot aan het einde van het jaar. Ook wanneer u dit jaar een incassoopdracht uit voert op uw nieuwe contract dan bent u verplciht deze voor aan te kondigen. U bent echter niet verplicht een SEPA incassobestand aan t ebieden. Ook onder uw nieuwe contract kunt u oude Clieop bestanden blijven aanbieden bij uw bank. LRP biedt de mogelijkheid te kiezen tussen PAIN (SEPA formaat) of Clieop.03 (Non-SEPA formaat)
Aanpassen machtiging
Wanneer u van een machtiging het rekeningnummer, het bedrag of het aantal termijnen wijzigt zult u een nieuwe machtiging moeten laten tekenen en een nieuw machtigings-ID genereren.
! U bent als gemeente zelf verantwoordelijk voor een juiste administratie van uw fysieke machtigingen. Uw bank kan ter controle een getekende machtiging van u verlangen. U dient deze dan binnen 7 werkdagen te overhandigen.
Voor aankondiging
Iedere automatische incasso die u wenst uit te voeren zal van te voren aan het gemeentelid kenbaar gemaakt moeten worden via een vooraankondiging. Op deze vooraankondiging worden het Incassanten-ID, het machtigings-ID, het bedrag en de dag waarop uw gaat incasseren vermeld.
! Op1 2juli september2013 over op Op 2013 gaat LRPgaat over LRP op SEPA. Alle SEPA. Alle dan lopende toezeggingen dan lopende toezeggingen met met automatische incasso betaalwijze automatische incasso alsals betaalwijze zullen automatisch worden omgezet naar zullen automatisch worden omgezet een doorlopende machtiging. Hiervoor naar een doorlopende machtiging. hoefthoeft u niets te doen. Het Het Hiervoor u niets te doen. toezeggingsformulier uit toezeggingsformulier uitLRP LRPisistevens tevens eenmachtiging machtiging en een vooraankondiging vooraankondiging een voor voor alle alle incasso’s van dat jaar.
10
3.
11
Wat kan het LRP-Team voor u betekenen? 4.
Wat kunt u van uw bank verwachten?
Nieuwe versie LRP Op 2 september 2013 zal er een nieuwe versie van LRP worden vrijgegeven: LRP 3.0. In deze nieuwe versie zullen functionaliteiten in LRP zijn gewijzigd of toegevoegd en voldoet LRP aan de eisen van SEPA. De wijzigingen die in LRP zullen plaatsvinden zijn:
De banken zijn namens de Europese bank initiatiefnemer bij de introductie van SEPA in Nederland. De nationale regelgeving voor SEPA is voorbereid door de Nederlandse banken. De implementatie van SEPA ligt uiteraard bij de organisaties zelf. Wel kunt u natuurlijk altijd bij uw lokale bank terecht voor informatie.
• • • • • • • • • • • • • • • •
De structuur en organisatie van de kerk wijkt op sommige onderdelen af van andere organisaties in Nederland. Omdat de Nederlandse banken uitgaan van standaarden kan het voor een lokale bank lastig zijn u goed te bedienen. Zie bijvoorbeeld het verschaffen van het incassanten-ID op basis van een KvK-nummer. Zorg daarom dat u zich goed heeft ingelezen en neem de door de Dienstenorganisatie verstrekte informatie mee als u een afspraak maakt bij uw bank.
Bij alle rekeningnummers komt ruimte voor de IBAN. De oude rekeningnummervelden worden grijs gemaakt en verwijderd per 1-2 -2014. Bij de centrale financiële registratievelden zal de BIC worden getoond. De IBAN- en BIC-velden zullen waar mogelijk gevuld worden door het LRP-Team. Bij het invoeren van IBAN-nummers van gemeenten zult u meer informatievelden verplicht moeten invullen. Een IBAN van een gemeente kan nog maar op een plaats in LRP worden geregistreerd. Het sjabloon voor toezeggingen geldt nu zowel als toezeggingsformulier, als machtigingsformulier en als vooraankondiging. De ruimte op het toezeggingsformulier voor een eigen tekst is daarmee helemaal verdwenen. U kunt in het fonds kiezen voor een tweede sjabloon om samen met het toezeggingsformulier te verzenden. Bij de opzet van een fonds kan de BA nu aangeven op welke maanden, op welke dagen en via welke betaalwijze er geïncasseerd zal worden. Bij het genereren van toezeggingsformulieren wordt een machtigings-ID aangemaakt. Het genereren van deelnemers op basis van een selectie is niet meer mogelijk als deze deelnemers in een eerdere toezegging automatische incasso als betaalwijze hadden of wanneer automatische incasso als standaard betaalwijze van het fonds staat aangegeven. Bij bestaande deelnemers in een fonds komt de mogelijkheid om vooraankondiging aan te maken. Benodigde SEPA-informatie kan worden ingevuld bij de toezegging. U kunt de verschillende betaalbestanden (acceptgiro, incasso, IDeal) onafhankelijk van elkaar genereren. De boekstuktypen worden gewijzigd in: digitaal, handmatig en batchbetaling. De nieuwe betaalbestanden waarmee u uw incasso’s aanbiedt bij de bank of uw ontvangsten inleest in LRP zullen vanaf 2 september 2013 allemaal beschikbaar zijn.
Op de website van uw bank kunt u een SEPA-check uitvoeren. Ook kunt u daar informatie vinden over wat de bank van u verwacht. Het is altijd aan te raden de website van uw bank te raadplegen om uzelf ervan te overtuigen dat u aan alle SEPA-voorwaarden heeft voldaan.
5.
Planning en deadlines
Voor de introductie van SEPA zijn de volgende data belangrijk om op te nemen in uw jaarplanning: 1 mei 2013:
Patch LRP waarbij het nieuwe acceptgiro-testbestand beschikbaar komt en SEPA-contractgegevens in LRP kunnen worden geregistreerd. Testbestand acceptgiro’s aanbieden aan bank voor het vernieuwen van het acceptgirocontract.
2 september 2013:
Banken beginnen met het verwerken van IBAN-acceptgiro’s Banken beginnen met het verwerken van SEPA-incassoformaten Deadline voor kerkelijke gemeenten om rekeningnummers in LRP aan te passen Conversie van alle in LRP geregistreerde rekeningnummers naar IBAN verrijkt met \BIC Release van LRP 3.0 met nieuwe functionaliteiten ten behoeve van SEPA.
1 januari 2014:
Banken stoppen met het in ontvangst nemen van betalingsformaten die niet SEPA-proof zijn.
1 februari 2014:
Banken stoppen met het verwerken van betalingsinformatie die niet SEPA-proof is.
1 januari 2019:
Het gebruik van de acceptgiro als betaalmiddel is niet meer mogelijk.
Dienstverlening De dienstverlening zoals u die gewend bent van het LRP-Team zal grotendeels onveranderd blijven. De volgende onderdelen zullen naar aanleiding van SEPA wijzigen: • • •
Acceptgiro ontvangstinformatie zal niet meer apart worden ingelezen, maar via uw dagafschrift worden vermeld. Voor het inlezen kan het LRP-Team alleen nog uw digitale dagafschrift inlezen (alle ontvangsten) of de incassoopdrachten als verwerkt registreren in LRP (waarna uw zelf de dagafschriften inleest). Storno-informatie is niet meer in batchformaat beschikbaar. Alle storneringen worden via het dagafschrift vermeld. Storneringen die voor de daadwerkelijke incasso plaats vinden (refusals) worden wel door het LRP-Team verwerkt. De dienstverlening wordt uitgebreid met de optie om de vooraankondigingen via het LRP-Team te laten verzenden.
De bestaande route van betalingsinformatie via Equens wordt niet gehandhaafd. In plaats daarvan wordt er met met een direct bankkanaal gewerkt. Wanneer u incassopdrachten en/of het verwerken van betalingsinformatie via de dienstenorganisatie wenst te laten verlopen, zult u een nieuw contract moeten ondertekenen. U wordt hierover benaderd door het LRP-Team. Met vragen kunt u terrecht bij de orderafdeling van het LRP-Team.
Meer informatie zie achterzijde van deze brochure.
Vragen over LRP en SEPA? De invoering van SEPA heeft grote invloed op vooral de werkzaamheden van de bijdragenadministrateurs in kerkelijke gemeenten. Wij begrijpen dat deze wijzigingen en nieuwe functionaliteiten nieuwe vragen kunnen opleveren. Daarom is vóór de hele Protestantse Kerk één aanspreekpunt voor SEPA-vragen geopend. • Veel informatie, met een instructief filmpje, staat op www.pkn.nl/sepa. • Wie verder nog vragen heeft kan een mailtje sturen naar
[email protected] • Voor specifieke vragen over de werking van LRP en nieuwe functionaliteiten in het programma kunt u zich richten tot de ledendesk van het LRP-Team, tel. (030) 880 17 77 of via
[email protected] Hieronder een selectie van websites en pagina’s die waardevolle informatie bevatten. www.pkn.nl/sepa www.overopiban.nl www.acceptgiro.nl www.rabosepacheck.nl www.ibanbicservice.nl
Informatie over de invoering van SEPA in de kerkelijke gemeente en de landelijke kerk Algemene informatie over SEPA Informatie over IBAN-acceptgiro’s en het aanvragen van IBAN-acceptgiro testbestanden. Test of u SEPA-ready bent. Converteer een bankrekeningnummer naar IBAN en BIC.
Uitgave 2e herziene editie, september 2013 Protestantse Kerk in Nederland LRP-Team (Ledenregistratie Protestantse Kerk) Postbus 8504 3503 RM Utrecht T (030) 880 17 77 E
[email protected] www.pkn.nl/sepa
