Hoofdstuk 1 - SEPA Hoofdstuk 2 - Uw organisatie en de overgang naar SEPA En uw bedrijf? Impact Check

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 - SEPA ...................................................................

7

1.1 Wat is SEPA? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

1.2 Wat is IBAN? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

1.3 Veranderingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

Hoofdstuk 2 - Uw organisatie en de overgang naar S E PA . . .. .. . .14 2.1 En uw bedrijf? ............................................................................14 2.2 Impact Check .............................................................................

14

Hoofdstuk 3 - Ervaringen van Exact ........................................

18

Hoofdstuk 4 - De veranderingen in E xact Globe Next . . .. .. . .. . .. . .20 4.1 Instellingen en bankrekeningen ....................................................

20

4.2 Tool voor het bijwerken van de Nederlandse bankrekeninggegevens met IBAN en BIC-code ......................................................................

28

4.3 Betaalbestanden .........................................................................

29

4.4 IBAN en BIC-code beschikbaar in verschillende schermen ................ 32 4.5 Opdrachten bij dit hoofdstuk .........................................................

37

Hoofdstuk 5 - Het S E PA/ IBAN stappenplan van Exact . . .. . . .. . . .. . 40 Hoofdstuk 6 - Informatie online ..............................................

44

SEPA Advies training

Hoofdstuk 1 - SEPA Op dit moment worden betalingen vooral op nationaal niveau geregeld. Dit zorgt voor een

verscheidenheid

aan

technische

betaalmiddelen binnen Europa.

standaarden,

infrastructuren

en

soorten

De nieuwe (SEPA)standaarden maken een einde aan

de verschillen tussen betalingssystemen, waardoor eurobetalingen ov eral op dezelfde manier plaatsvinden.

Dan hebben we een rekeningnummer (IBAN), overschrijvingen,

incasso's en betaalpassen die voor binnenlandse en grensoverschrijdende betalingen binnen heel SEPA te gebruiken zijn. Europa is daarom op weg naar een gezamenlijke betaalmarkt (SEPA), waar we straks overal op dezelfde manier kunnen betalen. SEPA, Single Euro Payments Area, omv at alle landen binnen de EU, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein (die wel lid z ijn v an de Europese Economische Ruimte), Zwitserland en Monaco. Om te zorgen dat eurobetalingen in dit gebied straks ov eral op dezelfde manier plaatsvinden komen er nieuwe standaarden

in het betalingsverkeer

betaalmiddelen.

rekeningnummer

betaalpassen

Het zijn

straks

zowel

IBAN,

voor

voor het rekeningnummer overschrijvingen,

binnenlandse

als

en voor

incasso's

en

grensoverschrijdende

eurobetalingen te gebruiken. Dit heeft voordelen voor bedrijven en personen die betalingen in het buitenland doen of betalingen vanuit het buitenland ontvangen. Bedrijven die internationaal zaken doen kunnen onder meer gemakkelijk salaris uitbetalen aan buitenlandse werknemers. Ook het incasseren bij buitenlandse klanten wordt met de nieuwe standaard mogelijk. De komende jaren

gaan we ov er op IBAN

(International

Bank Account Number)

als

rekeningnummer. Zowel bedrijven als consumenten. Ook gaan we gebruik maken van nieuwe,

Europese

standaarden

voor

betaalmiddelen,

zoals

overschrijvingen

en

incasso's. Met name de incasso's verschillen van de huidige. En voor betaalopdrachten die we bij de bank

aanleveren

gaan we een ander bestandsformaat

gebruiken,

namelijk XML ISO 20022 XML-formaat. Dit betekent dat organisaties moeten mogelijk.

aanpassen.

hun administratie,

Zonder maatregelen

De huidige rekeningnummers

software

is er straks

en bedrijfsvoering

hierop

geen betalingsverkeer

en betaalmiddelen

meer

zijn na 1 februari 2014

namelijk niet meer te gebruiken. Het is dan ook belangrijk dat bedrijv en, overheden, verenigingen en alle andere organisaties tijdig actie ondernemen.

C) Exact Trainingen

Pagina 7


1.1 Wat is S EPA? SEPA

staat

voor

Single

Euro

Payments

Area

ofwel

een

gem eenschappelijk

eurobetalings gebied. SEPA is een gebied waarin consum enten, bed rij ven en andere betrokk enen betalingen in euro

zullen kunnen

verrichten en

ontvangen,

zowel

binnenlands als over nationale grenzen heen, onder dezelfde basisvoorwaarden, rec hten en -verplic htingen, ongeacht

waar zij zijn gevestigd. Met SEPA (Single

European Paym ents Area) dienen banken en klanten van banken gebruik te maken van het SEPA form aat voor het verwerken van betalingen en incasso's.

1. 2 Wat is IBAN? IBAN s t aa t vo or Inter natio nal B ank A ccoun t Num ber. Dit reken ingnum m er is in elk land

op

soortgelijk e

wijze

opgebouwd.

Het

num m er

bestaat

uit

het

huidige

rek eningnum m er, dat vooraf w ordt gegaan door de landcode (NL voor Nederland), een controlegetal (twee cijfers ), een c ode van de bank (in Nederland vier letters) en één of meerdere nullen. IBAN wordt nu nog vooral voor grensoverschrijdende betalingen gebruik t, maar straks ook voor alle binnenlandse betalingen. In Nederland bestaat IBAN uit 18 tek ens , in andere landen varieert dit van 15 tot m aximaal 34 tekens. Alle rek eningnum m ers die zijn uitgegeven door Nederlandse banken zijn in principe opgenomen in de IBAN BIC Service. In een aantal gevallen is he t m o ge li jk d at h et rek eningnum m er

niet

kan

worden

gevonden.

Bijvoorbeeld

bij

somm ige

spaarrek eningen, rekeningen in vree m de va lut a of re ken ing num m ers di e p as enk ele weken geleden zijn uitgegeven. Neem in dit geval contact op m et de persoon, het bedrijf of de instantie w aarvan u de IBAN wilt w eten Er kan nu al betaald worden m et IBAN. Wij raden u wel aan voordat u grote hoeveelheden betalingen gaat uitsturen, eerst contact op te nem en m et uw eigen bank.

1. 3 V eranderingen Door de w ijziging naar SEPA k unnen er ook w ijzigingen zijn die op uw bedrijfsvoering betrek king hebben. W e bes prek en er een aantal:

1.3. 1 Co m m u nica tie Voor com munic atiemiddelen als brieven, facturen , loonstroken en websites waar u uw IBAN verm eldt geldt de volgende schrijfwijze: NL99 (spatie) BANK (spatie) 0123 (s patie ) 4567 (s patie) 89. Als u een betaalopdracht bij uw bank indient, dan is de sc hrijfw ijze overigens zonder de bovengenoemde spaties.

Pagina 8

() E xact T rainingen


1.3 .2 Ove rschr ij vi ng en Met de nieuwe s tandaard voor overschrijvingen (SCT, SEPA Credit Transfer) kan op uniform e wijze binnen Nederland en de overige SEPA-landen worden betaald. De nieuw e s tandaard voor overs c hrijvingen bestaat al sinds 2008. De veranderingen zijn: •

In plaats van het huidige rekeningnum m er, w ordt gebruik gem aakt van IBAN. Dit num m er k an m axim aal uit 34 tekens bestaan.

•

Een mededeling k an uit 140 tekens bestaan. Dit is 44 tekens meer dan bij de huidige overs c hrijvingen.

•

Het betalingsk enmerk wordt uitgebreid van 16 naar 35 tekens en heet voortaan betalings referentie.

•

Het form at voor bedrijven voor het aanleveren van bulktransacties w ordt ISO 20022 XML.

1.3 .3 I nc asso 's Ook inc as so's krijgen net als overschrijvingen nieuw e standaarden (SOD: SEPA Direct

Debit) en bieden ruim te voor IBAN. Dat betekent dat het mogelijk is om een leveranc ier in het buitenland te machtigen om geld af te schrijven of om zelf internationale inc ass o's uit te geven. De nieuw e standaard voor de incasso bestaat al sinds 2010, naast de huidige incasso, m a ar w or dt n og m aa r zeer be per kt geb rui kt. Uiterlijk 1 februari 2014 is de nieuw e standaard volledig ingevoerd. De nieuw e s tandaarden voor inc asso's brengen de nodige veranderingen met zich mee voor bedrijven: zo gelden er andere aanlevertermijnen voor incassobatches bij de bank . Ook zijn er richtlijnen over het vooraf inform eren van debiteuren over het bedrag en het mom ent dat u gaat incasseren (prenotificatie). Tevens vragen de administratie

en

het

machtigingenbeheer

de

nodige

aanpassingen

in

uw

bedrijfs voering. De bestands form aten voor het aanleveren van bulktransacties w ijzigen naar ISO 20022 XML.

1.3. 4 S tand aar d e n Za kel ijk inc asso's Er zijn twee soorten inc as so's: de standaard incasso en de zakelijke incasso. De standaard incasso w ordt gebruikt voor betalingen van particulieren, m aar kan ook voor incas sobetalingen tus s en bedrijven w orden toegepast (dan geldt uiteraard ook de standaard terugboek ingterm ijn van 56 dagen). De huidige machtigingen blijven gew oo n van k rac ht en hoeve n nie t opn ieuw verkr egen te w o rden. Over enke le jaren kan het afgeven van een m achtiging ook digitaal (e-Mandate).

(g) E xact Trainingen

Pagina 9


Bedrijven m oeten een aantal gegevens gaan toevoegen aan de m achtigingen: •

Inc ass ant ID Deze ontvangt elk bedrijf van zijn bank.

•

Kenmerk van de m achtiging Elk e bes taande m ac htiging krijgt een uniek kenm erk van m axim aal 35 tekens. Dit k enm erk m a g door het be drijf zelf be paald w orden. Denk bijvoorbeeld aan het debiteurennum m er, c ontractnum m er of gew oon een volgnum m er.

•

IBAN van de debiteur Dat

kan

gevonden

worden

via

www .ibanbicservice.nl,

een

tijdelijke

overgangs servic e van de banken. •

Datum van de ondertek ening van de machtiging De datum van ondertek ening w ordt tot op heden niet altijd vastgelegd. Daarom is bepaald dat bij alle huidige, bestaande machtigingen de datum geldt van 1 novem ber 2009.

Voor

nieuwe

machtigingen

geldt

de

datum

van

ondertekening. De zakelijke incasso is de nieuw e va ri an t va n de huidige bedrijvenincasso. Hierm ee kunnen bedrijven m ac htigingen uitgeven en ontvangen van Nederlandse en Europese bedrijven. Het grote vers c hil is d at e r geen terugboekrecht is. Dat is bij de huidige bedrijvenincasso

vijf werkdagen. Bij de zakelijke incasso zijn (dus)

wel nieuwe

machtigingen noodzak elijk.

1. 3. 5 Cl i ep 03 e n PAI N voo r be tal in ge n De

integratie

van

berichtcommunic aties

het

Europese

tussen

bedrijven

betalingsverkeer en

banken

houdt

enerzijds

en

in

dat

tussen

alle

banken

onderling anderzijds ges tandaardiseerd worden. Dit houdt in dat alle binnenlandse bankformaten vervangen gaan w orden door Europese bankform aten. In Nederland k ennen w e voor betalingen het Clieop03 form aat. Vanaf 1 februari 2014 zal dit form aat w orden afgezonk en. Voor betalingen zal dan gebruik gem aakt w orden van het PAIN form aat. Tot 1 februari 2014 kunnen beide form aten gebruikt worden.

Pagina 10

CO Exact Trainingen


Toc h is er een addertje onder het gras. Bij het invoeren van het nieuw e PAIN form aat door de bank en, hebbe n zij bank specifieke afw ijkingen geïntro duceerd, w aardoor de belofte van één Europes e standaard (nog) niet is uitgekom en. Dit probleem is bekend bij de banken en we zien die verschillen wel steeds kleiner w orden. Di t m a a k t d e im plementatie van SEPA voor ons lastig, we m oete n dus per ba nk verifiëren of zij spec ifieke eisen hebb en en d it voo r di e e ne bank oo k im ple m en tere n. Voo r de kl ant heeft dit ec hter geen gevolgen, anders dan dat hij soms moet updaten om zijn softw are gereed te mak en voor (nieuw e) specificaties van zijn bank. Het PAIN formaat is nog in ontw ikkeling. Elk jaar w orden nieuw e afspraken vastgelegd in nieuw e vers ies van het PAIN form aat. Het zal dus nog even duren voordat het PAIN form aat uitgekris talliseerd is, zoals nu het g eval is vo or he t C li eo p03 f orm aa t. ERP softw are zal dus elke k eer aangepast moeten worden om deze nieuwe versies te onders teunen. Onze verwac hting is dat dit ook na 1 februari 2014 het geval zal zijn.

1.3 .6 Clie op 03 en PAI N voo r inc asso 's Ook voor het aan leve ren van incasso's wordt op dit m om ent het Clieop3 form aat gebruik t. Vanaf 1 februari 2014 zal dit ook vervangen w orden door een PAIN form aat. In tegens telling tot betalingen, dienen e r vo o r incasso's m eer za ken ingeregeld te worden anders dan het verzam elen en vastleggen van IBAN en BIC codes. Voor inc as so's gelden de volgende aanvullende zaken: •

Als inc as s ant m oet er een keuze w orden gem aakt tussen de Europese incasso

(Core) en Zakelijke incasso (828). Deze tw ee incassovarianten verschillen van elkaar in termen van rec hten en plichten van de incassant en geïncasseerde. •

Incass omachtigingen m oeten digitaal w orden vastgelegd in de adm inistratie.

•

Aanleverterm ijnen voor een incassobestand naar de bank worden strikter gehanteerd en versc hillen voor een eerste en terugkerende incasso.

Ov erz icht B2B v ersus Core

Kar akt eri sti ek

B2B

Core s chema

Debiteur van de incasso.

Moet altijd een bedrijf zijn.

Mag zow el een bedrijf als consument zijn.

Aanlevertijdstip Uiterlijk 1 werk dag voor van de incas so. de datum van incasso.

Eerste doorlopende incasso en eenmalige incasso: Uiterlijk 5 w erkdagen voor de datum van incasso. Volgende doorlopende incasso: Uiterlijk 2 werkdagen voor de datum van incasso.

C) Exact Trainingen

Pagina 11


Kar akt eri sti ek

B2B

Core s chema

Storno recht voor de debiteur.

Storno is niet m ogelijk voor de debiteur.

Debiteur kan tot 8 w eken na incasso datum de incasso laten storneren zonder opgave van reden. Debiteur kan tot 13 maanden na incasso datum een ongeautoriseerde incasso laten storneren.

Machtiging voor incas so,

Debiteur is verplicht om een k opie van de machtiging aan zijn bank af te geven , voordat de eers te inc as so plaatsvindt. De bank van de debiteur zal elk ontvangen incasso voor deze m ac htiging controleren tegen de gegevens uit de kopie mac htiging.

Debiteur hoeft geen kopie van de machtiging aan zijn bank af te geven. Bestaande m achtigingen voor doorlopende incasso's kunnen in principe worden hergebruikt.

Bes taande m achtigingen kunnen niet hergebruikt worden, indien deze machtigingen in een stornerings rec ht voor de debiteur voorziet. Bereik van de incasso.

Het onders teunen van het B2B s chem a door banken is optioneel. Een debiteur k an daarom alleen geïncasseerd worden als zijn bank het B2B schema onders teunt.

Het ondersteunen van het Core schema is voor alle banken binnen het SEPA gebeid verplicht. Alle debiteuren binnen het SEPA gebied kunnen daarom in principe worden geïncasseerd.

Ook het PAIN form aat vo or inc asso is nog in ontw ikkeling. Elk jaar w or den nieuwe afs prak en va s tgelegd in nieuw e versi es van het P AIN form aat. Het zal du s no g e ven duren voordat het PAIN fo rm aat uitgekristalliseerd is, zoals nu het geval is voo r he t Clieop03 formaat. ERP s oftw are zal dus elke keer aangepast m oeten w orden om deze nieuw e vers ies te ondersteunen. Onze verw achting is dat di t o ok na 1 februari 2014 het geval zal zijn. En net

als bij

betalingen hebben incasso's ook

te

maken m et

bankspecifieke

specificaties. Dit m a ak t de im plem entatie van SEPA voor ons lastig, w e m oeten dus per bank verifiëren of zij specifieke eisen hebben en dit voor die ene bank ook im plem enteren. Voor de klant heeft dit echter geen gevolgen, anders dan dat hij som s m oet update n om zijn s oftw are g ereed te m aken voor ( nieuw e) sp ecificatie s van zijn bank .

Pagina 12

(i) E xact Trainingen


1.3. 7 M T 940 en CAM T Naas t betalingen en inc as s o's , k rijgen bedrijven ook retourinform atie terug van banken in de vorm van een elek tronisc h bankafschrift. In Nederland w ordt hier doorgaans het

MT940 form aat voo r ge brui k t. De SEPA tegenhanger van dit binnenlands formaat is het CAMT form aat. In tegens telling tot het form aat voor het aanleveren van betalingen en incasso's, is dit ge en onder deel van de dead line van 1 februari 2014. Met andere woorden: het MT940 form aat zal niet uitgefaseerd w orden per 1 februari 2014, ook na deze datum w ordt dit formaat ondersteund door de Nederlandse banken. Uiteindelijk zal dit w el gebeuren en worden elektronische bankafschriften alleen nog maar door m iddel van het CAMT form aat aangeboden. In 2 013 zal er gest art w or den met de im plem entatie van dit form aat. Net als voor PAIN geldt dat er periodiek nieuw e vers ies w orden uitgebrac ht. Om

toch

SEPA

gerelateerde

inform atie

terug

te

melden

in

elektronische

bank afsc hriften, wordt door de meeste banken de inhoud van het MT940 bestand aangepas t.

Deze

aanpas singen

zijn

voornamelijk

van

toepassing

op

de

om sc hrijvings velden in di t fo rm aa t. Om dat deze om schrijvingsvelden door onze ERP s oftw are gebruik t w orden om betalingen au tom atisch af te letteren m et openstaande pos ten, w orden deze w ijzigingen ook doorgevoerd in onze softw are. Deze aangepaste MT940 bes tanden w orden door banken structured MT940 genoemd.

1. 3. 8 Bu i te nl an d se b eta li ng en (BT L 91 ) Op dit mom ent wordt voor betalingen buiten Nederland voornam elijk gebruik gem aakt van het BTL91 form aat. Deze zal dus net als het Clieop03 form aat vervangen worden als het gaat om betalingen naar een land die onderdeel is van het SEPA gebied. Voor betalingen buiten het SEPA gebied en betalingen anders dan in euro's zullen ook na 1 februari 2014 gebruik blijven mak en van het bestaande formaat (doorgaans BTL91).

t) E xact Trainingen

Pagina 13


Ho o fd s tu k 2 - Uw naar SEPA

orga nisa tie

en

de

overg an g

In Nederland w ordt de m igratie in Nederland begeleid door het Nationaal Forum voor

de

SEPA -migratie

(NFS).

Nederlandse

aanbieders

en

gebruikers

van

het

betalings verk eer wisselen hier inform atie uit, bespreken de gew enste aanpak en mak en afs prak en over d e migratie in Nederland. Zo heeft het Forum een Nationaal

SEPA-Migratieplan opgesteld. Het NFS is opgericht om de overgang naar SEPA sam en met alle betrok k en partijen goed te organiseren. Dat is noodzakelijk om dat een soepele overgang goede s am enw erking en afstemm ing vereist. Het NFS st aat onder voorzitters chap van De Nederlandsche Bank (DNB).

2. 1 En uw bedrij f? Die soepele overgang is iets waar we allemaal naar streven. Daarom is het voor bedrijven, overheden, verenigingen en andere organisaties belangrijk om zich tijdig voo r te bereiden op de verande ringen. Vanaf februari 201 4 zijn betalingen namelijk alleen nog maar mogelijk met het langere rekeningnum m er IBAN. En gebruikt iedereen

de

nieuwe

standaarden

voor

overschrijvingen

en

incasso's.

Dit

heeft

cons equenties voor bijvoorbeeld adm inistraties, system en en softw are van bedrijven. W ilt u w eten wat er verandert en hoe u het beste actie onderneem t om uw organisatie op tijd gereed te krijgen?

2. 2 Im pact Check Hier onder volgt het res ultaat van een fictieve impact check zodat u de im pact kan zijn van de wijzigingen voor dit bedrijf. Dit fictieve bedrijf heeft de volgende kenm erken: •

Ze mak en gebruik van internetbankieren en doen dit in com binatie met een boekhoudprogramm a. Ze leveren daarbij batchbetalingen aan, dit zijn meerdere betalingen in een bestand.

•

Ze hebben geen webshop, versturen geen acceptgiro's bij hun facturen en hebben alleen een rekening bij een Nederlandse bank.

De im pact check geeft het volgende resultaat: Wa ar mo e t u r ek e ni ng me e h ou d en ? De ac tiviteiten nemen gem iddeld een ha l f j aa r t o t een jaar in beslag. Zorg dat u uiterlijk in de zom er van 2013 gereed bent m et alle aanpassingen en kunt w erken m et de nieuwe standaarden. Denk daarbij aan de volgende stappen:

Pagina 14

(1) Exact Trainingen


Ok t o be r - d e c emb e r 2 0 1 2 •

Stel een c oördinator of projectleider aan die de impact van IBAN/SEPA in kaart brengt (benodigde capac iteit, kosten, doorlooptijden, afdelingen die betrokken zijn etc.), een plan van aanpak m aakt en alle aanpassingen coördineert.

•

Sc hakel uw IT-c oördinator of -afdeling in en/of zorg dat er op korte term ijn contac t w ordt opgenom en met uw softw areleverancier(s) om te bepalen w at de im pact van de aanpas singen is op system en en software.

•

Raadpleeg de uitgebreide bankspecifieke informatie, via voorlichtingsbijeenkomsten, nieuws brieven, folders, w ebsites en specifieke checklisten op de site van uw bank over IBAN/SEPA. Neem contact op m et uw bank en bepaal in overleg de overgangsdatum , specifieke bankgerelateerde aspecten en de onders teuning die uw bank u kan bieden.

Jan ua ri - j ul i 20 13 •

Test en im plementeer uw aangepaste system en en processen. Ruim hiervoor voldoende tijd in.

•

Pas uw c omm unic atiem iddelen aan (drukw erk als brieven en facturen, templates , w ebs ite).

•

Inform eer uw k lanten en andere relaties w anneer u overgaat.

Toelic hting op de antwoorden van de Im pact check: •

Internetbank ieren Banken zetten de Nederlandse rekeningnum m ers in het adresboek van uw interne tbank i erom ge ving vanaf h et eer ste kw artaal van 2 013 au tom ati sch om naar IBAN. Als u dan een betaling doet naar een rekeningnum m er uit uw adres boek, w ordt deze om gezet naar IBAN. Zorg dat uw adresboek com pleet is, zodat de rek eningnum mers van al uw relaties automatisch door uw bank kunnen worden om gezet naar IBAN. Uw bank zal u informeren wanneer dit om zetten prec ies plaats vindt.

•

Software Gebruik t u s oftw are voor uw adm inistratie/boekhouding, dan m oet deze gereed worden gem aak t voor de nieuw e betaalstandaarden. Veel standaardpakketten worden aangepas t door s oftw areleveranciers, m aar he t is be lang rij k om na te gaan bij uw s oftw areleverancier w anneer dit gebeurt en of dit in het standaard onderhouds c ontrac t zit. Belangrijk is om na te gaan w at u zelf m oet doen. Ook m aatw erk bovenop het s ta ndaardpakket m oet m ogeli jk aangepast w orden, dit vraagt

in

de

regel

softwarepak k etten

een

werkt,

langere is

het

doorlooptijd. belangrijk

om

En als te

u

kijken

m et of

meerdere en

welke

afhank elijk heden er zijn en w at dit betekent voor de im plem entatie. © E xact T rainingen

Pagina 15


W at moet u doen? •

Maak uw adm inistratiesysteem geschikt voor het gebruik en de opslag van IBAN en eventueel de BIC. Dit betekent dat uw systemen het gebruik van m axim aal 34 alfanum erieke tekens voor IBAN (en eventueel 11 alfanumeriek e tek ens voor BIC) aan m oeten kunnen. De huidige rekeningnum mers bestaan uit m aximaal negen cijfers. Ook moet u uw adminis traties ys teem geschikt m aken voor een groter aantal karakters in het veld Oms c hrijving/Mededeling. Binnen de nieuw e betaalstandaard zijn maxim aal 140 alfanum erieke karakters/tekens beschikbaars. Uw adm inis traties ys teem m oet tevens ingericht w orden voor het gebruik van het betalings kenmerk van 35 alfanum erieke karakters. Deze heet voortaan betalingsreferentie.

•

Neem c ontac t op m et uw IT-coördinator, afdeling en/of softwareleveranc ier(s) en vraag of zij uw adm inistratie/boekhoudpakket al aangepas t hebben op de nieuw e standaarden (IBAN, overschrijving, aanleverbes tanden betaalopdrachten en evt. incasso als u deze gebruikt). Belangrijke vragen zijn bijvoorbeeld: kan uw eigen IBAN (en evt. BIC) vas tgelegd w orden? Kan de IBAN (en evt. BIC) van uw klanten, medewerkers , leveranciers, donateurs, leden en andere relaties vastgelegd worden? Als met buitenlandse relaties wordt gewerkt, is er dan genoeg ruimte voor het vastleggen van IBAN (IBAN kan m axim aal 34 tek ens bevatten)? Ondersteunt uw pakket overboekingen (en indien nodig incass o's, zie verderop) via de nieuw e standaarden? Belangrijk is wanneer deze aanpassingen worden geïmplem enteerd, of dit in het onderhouds c ontrac t zit en wat u zelf als ondernem er moet doen om te zorgen dat u m et de aangepaste softw are kunt w erken. . Als uw bedrijf zelf s oftware heeft ontwikkeld, zult u uw bank m oeten raadplegen voor de technis che specificaties. Maak een plan van aanpak voor de im plementatie van de aangepaste softw are.

•

Indien u mom enteel rekeninginformatie (elektronische bankafschriften) ophaalt in het MT940 form aat, houd er dan rekening m ee dat ook hierin als gevolg van de nieuw e standaarden w ijzigingen zullen optreden. Een aandac htspunt hierbij is de herkenning van het bankrekeningnum m er van klanten die betalen en de betaalreferentie (factuur-/debiteurnumm er). Neem ook hiervoor c ontact op met uw softw areleverancier.

•

Bepaal of u uw betalingsverkeer anders wilt inrichten. Als uw betalings verk eer nu nog op m eerdere plaatsen in uw backoffice plaats vindt, k an het een goed m om ent zijn om dit te centraliseren. Dit kan u k osten- en efficiencyvoordelen opleveren.

Pagina 16

C) Exact Trainingen


•

Batchtransacties Maak uw bedrijfs adm inis tratie en -processen dan geschi kt om over boekingen aan te leveren in het nieuw e XML-form aat. In plaats van ClieOp w ordt dan PAIN gebruik t.

Ook

hiervoor

zult

u

contact

moeten

opnemen

m et

uw

softw areleveranc ier. Houd er re ken ing m ee d at XM L-b es tan de n t ot ti en keer groter zijn dan Clieop03- of BTL91-bestanden. Misschien moet u dus meer ba nd br ee dt e re s er ve re n vo or h e t ge br ui k va n bulktransacties of bijvoorbeeld uw ops lagcapac iteit verhogen. Het B TL91 form aat blijft gew oon bestaan voor betalingen buiten SEPA. De richtlijnen voor batchtransacties vindt u bij uw bank . U zi et d at e en s tand aard be dr ij f er t oc h al e en k le in ja ar voo r ui t m o et t re kk en o m alles op orde te krijgen.

© E xact T rainingen

Pagina 17


Hoo fd st uk 3 - Ervarin ge n van E xa ct Exact, groot in bedrijfs s oftware zoals boekhoud-, salaris-, CRM en ERP-software, is al geruim e tijd aan de slag om zijn software SEPA-proof te maken. Welke ervaring hebben zij opgedaan en w at k unnen zij betekenen voor hun klanten? Een gesprek m et Arjen Nijdam , propos itiemanager. Hoe v e r z ij n j ul l i e

me t d e aan pas sin gen

v a n j u ll i e

so f t wa r e

aa n de n i e u w e

Europes e stand aarden? "Dat vers chilt per oplos s ing, m aar voor onze strategische oplossingen zijn zijn we eind dit jaar grotendeels gereed. Dit geldt bijvoorbe eld voor onze produ ctlijn Exact Globe Next,

onze

internationale

ERP-oplossing.

Dit

product

is

vooral

bestemd

voor

middelgrote bedrijven, vaak internationaal actief, die deze oplossing gebruiken voor hun

prim aire

bedrijfs processen.

In

de

Benelux

maken

veel

ondernem ers

en

ac c ountants gebruik van Exac t Online, een online oplossing waarmee men altijd via internet toegang heeft tot de boekhouding. Inm iddels worden meer dan 86.800 adm inis traties gevoerd in Exac t Online, vaak bij kleinere ondernem ers tussen 1 tot 20 m edew erk ers . Ook m et dit product zijn w e nu hard aan de slag, zodat onze zakelijke k lanten in het vierd e k w artaal naast de betalingen ook de incasso kunnen verrichten binnen SEPA." Wa t z i jn d e e rv ar in ge n met k la nt en ? "W e merk en dat onze klanten in Nederland er nog

weinig mee bezig zijn. In

tegens telling tot Belg ië, w aar ze voorlopen op dit terrein. Maar langzaam ontstaat er wel

meer

vraag

vanuit

onze

klanten,

mede

doordat

banken

actiever

gaan

com munic eren over SEPA en de publiciteit hierover. Vragen lopen uiteen: er zijn bedrijven die algem ene inform atie w illen, of w il len w e ten w a t d e i m pa ct is voo r h un bed rij f e n h oe ver h un eig en ban k i s. Maar er zijn ook bedrijven en accountants die hierm ee c onc reet aan de s lag w illen en vragen of ze er al m ee kunnen starten. Som s blijk t dat de eigen bank nog niet helemaal gereed is hiervoor." Mo e te n

jullie

kl a nt e n

ex tr a

ko st en

ma k e n

voor

de aan pa ssi ng en

a a n de

sof twa re? "Nee, dit is Europes e regelgeving en valt dus onder het onderhoudscontract van onze standaardpak ketten. Dit betekent dat onze klanten hier geen extra kosten voor mak en."

Pagina 18

(1) E xact Trainingen


Wat zijn de grootste misverstanden over SEPA? "Voor veel klanten is het de 'ver van mijn bed' show. Zij onderschatten de impact en verwachten

dat het allemaal

wel voor hen wordt

geregeld.

Bedrijven

denken

bijvoorbeeld dat SEPA alleen de omzetting naar het langere rekeningnummer omvat en dat dit wel voor hen wordt gedaan. Maar de hele administratie en communicatie moet u hierop aanpassen. Daarnaast verandert er ook op het terrein van incasso's erg veel en daarvoor moeten bedrijven ook zelf veel doen. Zo moet voor zakelijke incasso's de debiteur een nieuwe machtiging

tekenen die ook bij zijn of haar bank

moet worden geregistreerd." Wat is jouw advies aan bedrijven? "Start er tijdig mee en onderschat de consequenties niet. Verdiep je erin, breng in kaart wat de impact is voor je eigen bedrijf en neem tijdig contact op met je bank en softwareleverancier. En vraag hoe ver ze zijn met faciliteren

alle veranderingen. Vanuit Exact

we ondernemers en accountants door het

trainingen, naast alle informatie die we nu al via

aanbieden van workshops en

onze nieuwsbrieven en op onze site

verspreiden (www.exact.nl/sepa)." Voor meer ervaringen van bedrijven kijk op

0 Exact T rainingen

http://www.overopiban.nl/best-practices/

Pagina 19


Hoofdstuk 4 - De Next

veranderingen

in Exact

Globe

4. 1 Instellingen en bankrekeningen Om geb ru ik te k unnen m ak en van het a utom a tisch bere kenen van het IBAN is een nieuwe bank instelling toegevoegd.

1

AutomatisCh:-Berekening Gevraagde collectie datum berekeningen 1

Vervaldatum

-7=1

Afbeelding 1: De nieuwe bankinstelling. Wanneer u de nieuwe ins telling AUTOMATISCH: BEREKENING aanvinkt wordt een dis c laimer getoond w aarin u de voorw aarden voor het autom atisch berekenen van het IBAN dient te acc epteren. U k unt deze accepteren door in het scherm m et de disclaimer

Op

ACCEPTEREN te klikken.

Na het acc epteren is de nieuwe instelling aangevinkt. W anneer u vervolgens de adm inis tratie s luit en heropend w ordt het w ijzige n van bestaande b ankrekeningen of aanm ak en van nieuw e bank rek eningen het IBAN autom atisch berekend op basis van het r ek en ingn um m e r en de banknaam . Deze autom atische berekening is alleen van toepass ing bij het aanm ak en of wijzigen van de bankrekeningen. Voor toevoegen van het IBAN bij de bestaande rekeningen kunt u gebruik mak en van de IBAN im port tooi.

4. 1. 1 Ba nk r ek e ni n ge n Bij het onderhoud van de bankrek eningen (van uw relaties) zijn een aantal w ijzigingen doorgevoerd: •

Het veld 'BANKNAAM' is verplaatst van het tabblad 'ADRES' naar het tabblad 'BASIS'.

•

Voor bank rek eningen uit Nederland, België, Oostenrijk, Duitsland, Spanje, Frankrijk en Italië is er bij het veld 'BANKNAAM' een blader-icoon toegevoegd waarm ee u de relevante bank kunt selecteren.

•

Het veld 'BANK'

Pagina 20

Op

het tabblad 'BASIS'

iS

hernoemd naar 'BA NKCODE' .

() E xact T rainingen


•

Bij het veld 'BANKNAAM' is voor bankrekeningen m et het type NL, BE, AT, DE, ES, FR en IT een vergrootglas-icoon aanw ezig. Met dit icoon kunt u de bank naam s elec teren die bij de betreffende rekening hoort. Het systeem vult vervolg ens aut om a tis c h de veld en 'IBA N', 'B IC- CODE', 'SW IFT-ADRES' en 'BANKCODE' in op basis van de rekening die u bij het veld 'NUMMER' heeft opgegeven en de bank naam die u heeft geselecteerd. •

Voor bankrekeningen met het type 'NL' of 'GNL' dient u een banknaam te selec teren alvorens het veld 'IBAN' automatisch w ordt gevuld. Tevens w orden d e velde n 'BIC- CODE', 'SWIFT-ADRES' en 'BANKCODE' gevuld. U k unt deze velden nog w ijzigen.

•

Bij bank rek eningen m et het type 'PB' of 'GPB' wordt na het opgeven van het bank rek eningnum m er (veld 'NUMMER'), het veld 'BANKNAAM' automatisc h gevuld m et ING BANK N. V.' en is niet meer te wijzigen. Teven s w o rd en de vel de n 'IB AN ', ' BIC- CODE', 'SW IFT- ADR Es' en 'BANKCODE' gevuld. U kunt deze velden w el nog w ijzigen.

•

Bij bank rek eningen m et het type 'AT', 'DE', 'ES', 'FR' of 'IT' w ordt het veld 'I BAN' automatis c h gevuld na het opgeven van het bankrek eningnumm er (veld 'NUMMER'). U kunt vervolgens een bank naam s elec teren w aarna tevens de velden 'BIC- CODE', 'SWIFTADRES' en 'BANKCODE' worden gevuld.

•

Bij bank rekeningen m et het type 'BE' worden de velden 'BANKNAAM', ' I B A N ' , ' B I C - CODE', 'SW IFT-A DRES' en 'BANKCODE' automatisch gevuld na het opgeven van het bankrekeningnum m er (veld 'NUMMER').

Het IBAN w ordt alleen autom atisch berekend w anne er u in de bankinstellingen de instelling 'AUTOMATISCH: BEREKENING' heeft aangevinkt. Bij het berekenen van het IBAN wordt de volgende disclaim er melding getoond:


Pagina 21


De IBAN gegevens zijn berek end conform Europese bankstandaarden. Licentiehouder is verantw oordelijk voor het controleren van de IBAN gegevens gegenereerd door de autom atische berekening en Licentiehouder is verantw oordelijk voor de validatie en het gebruik van de IBAN gegevens. Exac t is niet aans prak elijk voor de correctheid van de berekening en/of de res ultaten. Indien gewens t k unt u in de m elding de optie 'NIET MEER VRAGEN' aanvinken zodat de melding niet m eer w ordt getoond. In plaats van een bank rek ening verrijken, kunt u ook een nieuw e aanm aken. Hier kies je dan nie t voor het type 'NL' m aar voor het type 'ISA'. Het verschil bij dit type is dat het

IBAN

num m er

wordt

vastgelegd

in

het

num m er

veld

waar normaal

het

bank rek eningnum m er w ordt ingevuld. Voor d e rest dient u dezelfde gegevens vast te leggen als bij het verrijk en van een bankrekeningnum m er. Dit ziet er als volgt uit:

p

411 Bankrekening nummers onderhouden - Exact gestand

Bewerken

div..~ 1(3

Adres

1 (3 ' S i g A I N I M W

Idelp

- Contaripersoon I )Q

1

S'IBAN International Bank AC

Type

I

Nummer

i NL57A6NA0240397835

Type bankrekening

I rekening-courant

IBA

vi _

Geblokkeerd

r

Alge me en Ar !

Valuta Ban knaam IBAN

NL57ABNA0240397835

BIC-code

ABNANL2A

SWIFT-adres

Bankcode Fi Iia &code Rekeningnummer bank

1 kA Bewa ren

Pagina 22

J

nieuw

et sluiten

() Exact T rainingen


4. 1 . 2 M a nd a a t m a na g e m e n t

Voor het uitvoeren vastgelegd.

van incasso's moeten de machtigingen bij de debiteuren worden

Op het tabblad

FINANCIEEL bij ONDERHOUD DEBITEUREN kan het scherm

INCASSOMACHTIGINGEN worden geopend.

Verder dient de bankrekening

van de

debiteur een EUR bankrekening te zijn en dienen de IBAN en BIC-code gevuld te zijn bij het onderhoud

van de bankrekening.

KENMERK MACHTIGING' Kenmerk machtiging SEPA DD mandate ref

Referentie

Datum van onderteken' 16-11-2010

Bijlage 0

• Een SEPA incasso-opdracht kan niet De incassomachtiging kan worden de incassomachtiging

geeft

worden uitgevoerd uitgegeven op

een debiteur

worden. De informatie van de SEPA

zonder een incassomachtiging.

papier of in

toestemming

Incassomachtiging dient

elektronische vorm. Met

dat er geïncasseerd

mag

u hier in te vullen.

REFERENTIE Hier dient u een referentie voor de incassomachtiging op te geven. Deze mag u zelf bedenken. Als referentie kunt u bijvoorbeeld het debiteumummer met een volgnummer gebruiken. Voor de incassomachtiging van debiteur 60089 kan dit dan zijn '60089-001'. De referentie van de incassomachtiging is een unieke sleutel. De referentie mag niet gelijk zijn aan de referentie die eerder is gebruikt bij deze debiteur. Tevens mag deze niet gelijk zijn aan de referentie die bij een andere debiteur is gebruikt.

Zodra een SEPA incasso-bestand is gegenereerd met deze

incassomachtiging

(het veld 'Laatste incassodatum' is dan gevuld) wordt dit veld

inactief en kunt u de referentie niet meer wijzigen. U kunt de incassomachtiging dan nog wel annuleren middels het acoon bij het veld 'Datum van ondertekening'.

Datum van ondertekening Hier kunt u de datum van de

incassomachtiging opgeven. Voor lopende incasso's

gebruikt u de datum 01-11-2009. Voor nieuwe incasso's gebruikt u de datum die op de incassomachtiging staat. Dit veld

is verplicht wanneer u een 'Referentie' heeft

ingevuld. Wanneer er een SEPA incasso-bestand

is gegenereerd kunt

u dit veld niet

meer wijzigen.

© Exact T rainingen

Pagina 23


Een incas somachtiging is geldig totdat een SEPA incasso-bestand is gegenereerd. Middels het Oi c o o n kunt u de incassomachtiging annuleren. Hierbij dient u een opzegdatum op te geven. Deze opzegdatum dient tussen de datum w aarop het laatst een SEPA incasso-bestand is gegenereerd en de systeem datum te vallen. Bij het annulere n w ordt de opzeg datum da n gevuld in het veld 'Op zegdatum ' op het tabblad 'Oors pronk .', en dit veld w o rdt leeggem aakt. Tevens w ord en de overige velden uit de sectie 'Kenm erk m ac htiging' gek opieerd naar het tabblad 'Oorspronk'. W anneer u een nieuwe datum wilt opgeven vo or e en bestaande incassomachtiging dient deze datum and ers te zi jn da t d e d a tu m die u voorheen heeft opgegeven en dient de datum na de opzegdatum van de oorspronkelijke incassomachtiging te vallen. Typ e Hier kunt u aangegeven welke type van het SDD schema wordt geb rui kt vo or het aanm ak en van SEPA inc ass o-bestand. Core is te gebruiken voor incassobetalingen van consumenten

(en

ook

van

bedrijven).

B2B

kan

alleen

worden

gebruikt

voor

inc as sobetalingen tus s en bedrijven. Voor m eer inform atie kunt u de SEPA startpagina, uw bank of he t PDF bestand op de website van www .europeanpaymentscouncil.eu raadplegen.

Bij

het

verw erk en

van

incasso's

worden

altijd

aparte

bestanden

aangemaak t per type. Bijlage Dit

veld

is alleen

actief

wanneer

u een

geldige

'Referentie;'

en

'Datum

van

ondertek ening' heeft op gegeven. Met deze optie kunt u een ingescande of digitale versie van de incas somachtiging koppelen. • " 934 Bijlage

a

Bronbestand (1 Bestandsnaam

Bestanden\Incassomachtiging.png

Datum

124111/2010

Grootte

—27.16 Kb

grt

Fxtra gegev ens 0 Omschrijving

5_;EPA Incassomachtiging Ref#1

Bewaren

eifr en en

X Sluiten

Met de knop 'Bewaren' k unt u de bijlage opslaan, m iddels de knop 'Openen' kunt u de bijlage

openen en bek ijk en, en middels de knop

De bijlage

die u hier opslaat

wordt

'Sluiten' sluit

tevens als document

u dit scherm.

aangemaakt

in uw

administratie.

Pagina 24

C) Exact Trainingen


Ba nk re ke ni ng Hier k unt u een geautori s eerde bank rekening sel ecteren die u w i lt kop pel en aan de inc ass omachtiging. U k unt alleen bankrekeningen koppelen waarbij de valutacode 'EUR' betreft of waarbij de valutacode leeg is. Verder dienen de velden 'BIC-code' en 'IBAN

bij de bank rek ening te zijn gevuld. Dit veld is verplicht wanneer u een

'Referentie' en 'Datum van ondertekening' heeft ingevuld. Bankrekeni ng

ij Bankrekening

0118292161

0

Zodra een SEPA inc as so-bestand is gegenereerd met deze incassomachtiging (oftewel de 'Laatste incassodatum' is gevuld) w or dt d it veld inacti ef en kan het niet m eer worden aangepas t. Middels het O i c o o n kunt u de bankrekening annuleren. De bankrekening wordt dan gekopieerd naar het veld 'Bankrekening' op het tabblad 'Oors pronk .' en u k unt hier een nieuw e bankrekening selecteren. Sec ti e ' Al gemee n' Alge meen

Aanmaken: Definitief

E

LAATSTE INCASSODATUM W anneer u een SEPA inc as so-bestand heeft gegenereerd voor deze debiteur wordt de datum w aarop het laats te SEPA incasso-bestand is gegenereerd hier getoond. W anneer dit veld is gevuld m et een datum kunt u dit veld niet w ijzigen. W anneer u de 'Referentie' of 'Bankrek ening op dit tabblad annuleert m iddels het °icoon w ordt dit veld leeggem aakt. W anneer dit veld leeg is heeft u de m ogelijkheid om zelf een datum op te geven in dit veld. Dit biedt u de m ogelijkheid om een datum op te geven wanneer het een periodieke incas so betreft. Het al dan niet gevuld zijn van dit veld is van invloed op het SEPA incass obestand w ordt aangemaakt. W anneer de datum niet gevuld is bevat het incas sobes tand de w aarde 'FRST' binnen de <SeqTP›-tags, wat aangeeft dat het een eerste inc as so is. W anneer de datum gevuld is bevatten deze tags de w aarde 'RCUR' wat aangeeft dat het een vervolg-incasso betreft.

C) Exact Trainingen

Pagina 25


AANMAKEN DEFINITIEF Deze optie is alleen actief wanneer een geldige 'Referentie', 'Datum van ondertek ening' en 'Bankrekening' zijn ingevuld en opgeslagen. W anneer u deze optie aanvink t wordt na het genereren van een SEPA incasso-bestand, de incassomachtiging autom atisc h geannuleerd. Als opzegdatum wordt dan de systeemdatum gebruikt. Bij het annuleren w ordt de opzegdatum dan gevuld in het veld 'Opzegdatum ' op het tabblad 'Oors pronk .',en worden de overige velden uit de sectie 'Kenm erk machtiging' gekopieerd naar het tabblad 'Oorspronk'. W anneer de incas somachtiging is geannuleerd is er geen geldige incassom achtiging meer aanwezig voor deze debiteur. Tabblad I OORSPRONK.' Op

dit

tabblad

opgeslagen.

worden

W anneer

de u

oorspronkelijke een

gegevens

incassomachtiging

van

het

annuleert

tabblad dan

'Geldig'

worden

de

oors pronk elijk e w aarden naar dit tabblad gekopieerd. Deze inform atie is noodzakelijk voor het volgende SEPA inc as so-bestand dat w ordt aangem aakt. De wijzigingen van de incass omachtiging dienen altijd terug te kom en in het SEPA incasso-bestand dat wordt aangemaakt nadat de wijziging heeft plaatsgevonden. De bank heeft altijd een vergelijk ing nodig tus sen twee opeenvolgende SEPA incasso-bestanden w anneer er een w ijziging heeft plaats gevonden. De wijziging hoeft slechts eenmalig aan de bank te worden doorgegeven. U kunt de gegevens op dit tabblad niet aanpassen. Sectie 'KENMERK MACHTIGING' Kenmerk machtiging Ref er entie

SEPA DD Mandate Ref #1

Bijlage

Da tum v an a nde r` . ekeni 11-11-2010 Op z ec d at um

15-11-2010

T ype

6 - Co re

E

REFERENTIE W anneer u op het tabblad 'Geldig' de 'Datum van ondertekening' heeft geannuleerd middels het Oic oon of middels het aanvinken van de optie 'Aanm aken definitief', wordt de 'Referentie' van het tabblad 'Geldig' gekopieerd naar dit veld.

DATUM VAN ONDERTEKENING W anneer u op het tabblad 'Geldig' de 'Datum van ondertekening' heeft geannuleerd middels het °icoon of m iddels het aanvinken van de optie 'Aanm aken definitief', wordt die datum naar dit veld gek opieerd. Pagina 26

(c) Exact Trainingen


OPZEGDATUM

Wanneer u op het tabblad 'Geldig' de 'Datum van ondertekening' heeft geannuleerd middels het °icoon, dient u darbij een opzegdatum op te geven. Die opzegdatum wordt in dit veld geplaatst.

Wanneer u de incassomachtiging

heeft geannuleerd

middels het aanvinken van de optie 'Aanmaken definitief wordt de systeemdatum als opzegdatum gehanteerd. TYPE Wanneer u op het tabblad 'Geldig' de 'Datum van ondertekening' heeft geannuleerd middels het °icoon of middels het aanvinken van de optie 'Aanmaken definitief, wordt het 'Type' van het tabblad 'Geldig' gekopieerd naar dit veld. BIJLAGE Wanneer u op het tabblad 'Geldig' de 'Datum van ondertekening' heeft geannuleerd middels het °icoon of middels het aanvinken van de optie 'Aanmaken definitief, wordt

de

'Bijlage'

van

het

tabblad

'Geldig'

gekopieerd

naar

dit

veld.

SECTIE 'BANKREKENING' Ba nk re ke ning

Bankrekening

BANKREKENING

Wanneer u op het tabblad 'Geldig' de 'Bankrekening' heeft geannuleerd middels het datum van °icoon wordt die bankrekening naar dit veld gekopieerd.

C) Exact T rainingen

Pagina 27


4. 2 T ool voor he t bij w er ken van de bankreken inggegev ens m et IBAN en BIC-code Bij het

onderhoud

van de bankrekeningen

Nederlandse

van de relaties is de mogelijkheid

toegevoegd om autom atis ch het IBAN te berekenen. Dit is vooral handig bij het aanm aken van nieuwe bankrekeningen. Om de bes taande bank rekeningen van uw relaties bij te w erken m et het correcte IBAN en BIC-code is er een tooi bes chikbaar. Met deze tooi kunt u de bankrekeninggegevens van uw relaties uit uw adm inis tratie expor teren. In het scherm is de m ogelijkheid om een landc ode te s elec teren. Naas t het exporteren van de Nederlandse bankrekeningen is het ook m ogelijk om de Oos tenrijkse en Duitse bankrekeningen te exporteren. Het geëxporteerd e bes tand k u nt u vervol gens verstur en naar de IBAN BIC ser vice van de Nederlands e Vereniging van Banken (https://w ww .ibanbicservice.n1/). Het aangepaste bes ta nd d at u teru g on tvang t k u nt u vervolge ns vi a de zelf de to ol w eer im por tere n in uw adminis tratie. De Oos tenrijk se en Duitse bankrekeningen kunt u overigens niet aanleveren bij de IBAN BIC Service. De tool k unt u vinden onder de naam leIB ANIm port.exe' in de BIN-m ap van uw Exact Globe Next ins tallatie. El Export Bestand

Bewerken

Help

Disclainet Exact is niet verantwoordeli3k voor de juistheid van de gegevens die door de Licentiehouder «orden verstrekt. Exact zorgt uitsluitend voor de technische import van de gegevens. Exact is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de juistheid van het importeren van de data en/of het resultaat. Soort

+;

Export

C

Import

-n \BANKACCOUNTS 29032013.

Bestand Landcode

exact Globe Next

Filter Ba n ktype

r

DEF Alle

Relat,e incusief

r-

Bankrekeningen met IBAN of BIC code

Start 456 MacBean - Exact trammgen

Dick Janion (jan s0044)

---I

Sluiten

v r i jd ag 29 maa r t 20 13

Voor m ee r in form atie ove r d eze tool kunt u de online help raadplegen: Document 24.142.736 Pagina 28

0 E xac t T rai ningen


4.3 Betaalbestanden 4. 3. 1 Pr od uc t Up d a te 4 0 5 : Wi jz ig in ge n voldoe n aan de S EPA r ichtl ijnen SEPA

staat

'Single

voor

eurobetalingsgebied. betrokkenen binnenlands

Euro

Payments

in

Area'

ba n k fo r m a te n

ofwel

een

SEPA is een gebied waarin consumenten,

betalingen

in

euro

als over nationale

zullen

kunnen

verrichten

om

te

gemeenschappelijk bedrijven en andere

en ontvangen,

zowel

grenzen heen, onder dezelfde basisvoorwaarden,

-

rechten en -verplichtingen, ongeacht waar zij zijn gevestigd. Met SEPA (Single European Payments Area) gebruik

te maken van het SEPA formaat

dienen banken en klanten van banken voor het verwerken

van betalingen

en

incasso's. Voor betalingen die worden uitgevoerd met een Belgisch betaalmiddel wordt vanaf deze product update gebruikt gemaakt van het PAIN 001.001.03 formaat, v oor incasso's wordt gebruikt gemaakt v an het PAIN 008.001.02 formaat. hebben betrekking

De wijzigingen

op de bestanden die worden aangemaakt bij het v erwerken v an

een SEPA betaling en incasso via een Belgisch betaalmiddel. U hoeft zelf niets aan te passen om van deze wijziging vanaf deze product

update een SEPA betaalbestand of

gebruik te maken. Wanneer u incasso bestand aanmaakt voor

een Belgisch betaalmiddel wordt dit volgens de nieuwe

eisen aangemaakt.

Verder zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd:

Batch aanlevering Bij het onderhoud

van de betaalmiddelen

op het tabblad

instelling 'BATCH AANLEVERING' toegevoegd in de

'INSTELLINGEN'

is de

secties 'SEPA BETAALOPDRACHTEN'

en 'SE PA INCASSO OPDRACHTEN'. Deze instelling

bepaalt hoe het 'batch booking'

element in de bestanden voor SEPA betaalopdrachten

en incasso-opdrachten

wordt

gevuld. Met 'BATCH AANLEVERING' geeft u aan hoe de gegevens staan. Wanneer aangevinkt binnen dezelfde

bevat het betaalbestand

op het bankafschrift komen te één regel voor alle transacties

groep. Wanneer uitgevinkt bevat het betaalbestand afzonderlijke regel

voor iedere transactie.

C) Exact Trainingen

Pagina 29


SEPA betaalopdrachten SEPA betaalopdrachten

4Batch aanlevering ,

Combinatie

..e pee r t ransac hes

SEPA Incasso opdrachten — SEPA Incasso opdrachten

FJ W 1 1

g

aat& aanlevering

0 Cre di te ur 1D (o ud e)

Afbeelding 2: De nieuwe instelling bij het onderhoud van het betaalm iddel. Mo ge li jk he id om e en b et a al op dr ac ht a l s ur ge nt a a n te mer ke n SEPA betaalbestanden kunnen w orden gegenereerd en naar de bank w orden verstuurd om te worden verw erk t. Het kan echter voorkom en dat een betaling met spoed uitgevoerd dient

te

worden. Om dit mogelijk

te maken is de optie

'URGENT'

toegevoegd in het term ijnen detailscherm van inkoopfacturen. De optie 'URGENT'

is

alléén beschikbaar wanneer de optie 'SE PA BETAALOPDRACHTEN'

(op het tabblad 'INSTELLINGEN') van het betaalmiddel is aangevinkt. W anneer de term ijn is gesplitst of handmatig is afgeletterd waarbij het saldo als een nieuwe term ijn is aangem aak t, w ordt de status 'URGENT' gekopieerd naar de extra term ijnen of

de

saldoterm ijn.

De

optie

is

alleen

zichtbaar

wanneer

u

het

scherm

in

GEAVANCEERDE MODUS opent.

Pagina 30

C) Exact Trainingen


timmerw"mr"— ~ "--"----~"aii Ve r va ll e n / Be ta in gs da tu rn 01 -1 2- 20 10

29 - 11 - 21 1 0

30

10 0 , 0 0

62 83 ,2 0

EUR

De ge n/ Kor ti ng

0

0, 0 0

B *

Dope n / Ko rt. %

0

0, 0 0

0

0,00

Ope n / Ko r t m g 13etaahn , dde1

04 1 7 1 64 3 0 0

IBAN

N1 . 6 9R A8 00 12 56 00 15 2

BI C- co de

RABOMUU

Me th ode

Op k re e t'«

Cre dite ur

60125

Adr e s

Te r b e r g ~ 1 1

Poi tc ode / W oo npl aa ts

26 1 2 0

I ' Bank

V

:1

*albe n Ve rpe k 15-V.

De lft

NL

ha ar B e t aa lm dde l

05 1 . 36 . 8 5. 8 9 8

MAN

CY 1 7 0 0 2 0 0 1 28 0 0 0 0 0 0 1 2 0 0 5 2 7 6 0 0

BI C- co de

BFRIL122

Onis chni ving

XXG918 1XX be s t. 500 05

Be t ai nps r e f e r e n be

10 0 2 28 0 4 12 1 3

r I

l

Ge blok k e e rd

yrDe nt

Mobbe s

X _Stegen

Afbeelding 3: De optie 'Urgent' in het termijnen detailscherm van een inkoopfactuur. Wanneer

de optie

is aangevinkt

wordt

in het aangemaakte

SEPA-betaalbestand

aangegeven dat de betaalopdracht met spoed afgehandeld dient te worden. Wij z i gi ng met b et re kki ng t ot d e 'R eq ue ste d co ll ec ti on d at e' In product

update

I REQUESTED

COLLECTION DATE'

uit Nederland, aanvullende

404 is er een wijziging fl

doorgevoerd

met

een SEPA incasso opdracht.

Duitsland, Oostenrijk en wijziging

doorgevoerd

België is er v anaf deze

waardoor

u kunt

betrekking

tot

de

Voor betaalmiddelen product update een

aangeven of de 'REQUESTED

COLLECTION DATE' gebaseerd moet zijn op de VERVALDATUM

Of

de BETALINGSDATUM

van de factuurtermijn. In de bankinstellingen is de sectie 'SEPA' BEREKENING'

toegevoegd.

Standaard

'VERVALDATUM geselecteerd'. werkt

in

dat

geval

zoals

'BETALINGSDATUM' selecteert

met het veld 'GEVRAAGDE is

bij

Het berekenen in

product

deze

nieuwe

INCASSODATUM

instelling

de

optie

van de REQUESTED COLLECTION dat update

404.

werkt het op vergelijkbare

Wanneer

u

de

optie

wijze alleen wordt er dan

uitgegaan van de betalingsdatum in plaats van de vervaldatum.


Pagina 31

SE P A Adv ie s tra in in g SE PA

Automatisch: IBAN Berekening 'Gevraagde incassodatum

berekening

Vervaldatum

Afbeelding 4: De nieuwe bankinstelling. Aanpassing

ge s t r uc t u r e er d e / on g e s t ru c t u re e r d e

be ta li n gs re fe r en ti e

voor

Ne de rl a nd se b e ta al mi d de le n In

de

SEPA

bes tanden

betaalm iddelen

uit

voor

Nederland

betaalopdrachten is

een

wijziging

en

incasso-opdrachten

doorgevoerd

zodat

zowel

voor de

gestruc tureerde als de onges truc tureerde betalingsreferentie wordt ondersteund. Aa np as si ng ' Pa ymen t ex ec ut io n da te

v o or D ui ts e be ta al mi dd el en

In de SEPA b etaalb es tand en di e aang em aakt w orde n voo r Duit se bet aalm id delen is aan aanpassing doorgevoerd m et betrekking E X E C UT I O N D A T E ' ,

tot

het

vullen

van de

'P AY M E NT

zodat het SEPA betaalbestand voldoet aan de eisen van de banken.

4 . 4 IBAN en BIC-code beschikbaar in verschillende schermen Vanaf produc t update 405 zijn het IBAN en de BIC-code van de bankrekeningen bes c hik baar in vers c hillende sc herm en en heeft u de mogelijkheid om het IBAN en de BIC-code autom atisc h te berek enen.

4 . 4 . 1 I BAN e n BI C code to e vo e ge n rel ati es

in de sele ctie sche rm en

va n de

In de s elec ties c herm en van de debiteuren, crediteuren en relaties kunt u het IBAN en de BIC-code toevoegen. Dit heeft betrekking op de volgende selectiescherm en: •

[F I N AN C I E E L ,

D E B I T E UR E N , O N D E R H O U D E N ]

•

[F I NA N C I E E L ,

C R E D IT E UR E N , O N D E R H O U D E N ]

•


D E B I T E UR E N ,

•


C R E D I T E U R E N , K A AR T E N]

•

[C R M ,

•

[AC C O U NT ANC Y ,

RE L AT IE S ,

K A AR T E N]

RE L A T I E S O N D E R H O U D E N ]

KL ANT E N IN F O R M A T IE , RE L AT IE S O N D E RH O UD E N ]

In deze s electies c herm en kunt u me t d e rechtem luisknop de kolom m en toevoegen. Voor

het IBAN en de BIC-c ode betreft dit de kolomm en

B ANK RE K E NING NUM M E R'

Pagina 32

en

' B A NK RE K E N ING E N .IB AN

' B ANK RE K E NING E N.B I C -C O D E ' .

C) E xact T rainingen

SEPA Advies training P Actief

FTI

P.

P

Pdo

F

Geblokkeerd

Re fe r e r t.

Kolom toevoegen 1 102 Cltr Satellite Company 124 orderneat Kotom veninideten 60486 Contantdebiteur 60089 Restaurant Enkftucten Sorteren 6009C Lunct , 00r n 0e 0 - 1 ca Toni-vegen aan sorterrig z z e und ai V esu.m .ps Kuch 60091 Kefte 60092 St and au ct w aar d er t h e r st e lle n 60093 Cate Mout r■ 6009.1 M e , ,,,lem rru ks Kl a r e E 5 0 0 0 1 ~ 1 1 6 60100 Grand cafe de Zeven Heuvels groene drs.: •3ant De lan ge mee Chinees restaurant 'De 61111 Klan t Dr . %me n ig 60102 Cate d e Lan taarn Klare S0e0.cnøe rn 2 60103 16o t. arounS de dock Klant 60104 Het Wedit Paard 61105 6 , asser■e Nelle Klant ead ,plein 15 601.27 DS4 Limbu rg Klant Ferventer/kat 1 Klant Carne dilta , 1 6112! CNck e r . Co r n e r ( r e t p o r , 2.601) IClant Vallnweg 22 60129 Van der Vogel hotels Klant Pl aaanciter, 3 90090 Lunchroom de Orka

Non-actief

I

Itakraimeampen $ard,~ e t C - c o d e I er li ne n

nen 'e

eankrekenngen Contactpersoon B Mu d , enngen Combi:acne Bard, rt k an r u e n Ct e cil cad e XP.5 , dafe 8ar4.ie l~ Cie de cer d b er n ig mac.d e 8antiedienngen Ciedkard i‘sair B en tre ~ F ue ne l Bankrekenrigen rikeak -orte

Ihr‘eckenngoen F,r e t ie cr r e ch r

,.. . ;

Ban k t e k e r in g e n M an Nk ar n /Dr t e k e n d

Bank:ei enngen Naa. Bankiet antngen Natunek berk code. B ankiet ertegen Postbari iet enng ,d ba,* 8aretekerrgen Postcode Ot

1

Annuleren

I

skie

Afbeelding 5: De nieuwe kolom men toevoegen in het selectiescherm van de debiteuren. Het IBAN en de BIC-code die worden getoond hebben betrekking op de standaard bankrekening van de betreffende relatie.

4. 4. 2 IBAN en BI C-co de b e sc hi kb a ar i n he t ter m i j ne n de ta i lsch er m In het term i jnen det ails c her m zijn d e velden ' IB A N

en ' B IC - c o D E ' toegevoegd. In

deze velden worden het IBAN en de BIC-code van uw eigen bankrekening en de bankrekening van uw relatie getoond.

~raar,

eatabn g ed at u rn 01.- L2 •2010

/ Be d r ag /

O

29112110 Et la

0

0, 00

EUR

0. 00

g

0,00

F to r ri n

Be r aae r ,5 ,8e, 12451

31

6.2 83, 20

De p e n / e cr u n g Da g e n / Xo 1

!:

100,00

bank

2:6, 303

'numbutendectIO —

04C- co d e

~owilv Op k re ciet

•

Cr e do .,

60 12 5

Aa n.

Te rb e ro pie .n 11

Pos tco de / OPe onp laats

28 12 05

ku t ' et ti l ai m o dd e. M AN 151C-code

°mc:3.0r ing eetOngsretereree

A

Vr D. k 5 . V

Ce!rt

moL.

031.36.35 1595 * C11 7 00 20 01 78 0 000 0 01 2 005 2 76 00

0111.1L122 --- • xxcp: e IKXbest 600:5 100:211441213

In e n t

Geblo5dicrere

teemadtsi

sa:~ L.14. 1!",....i

Afbeelding 6: De nieuwe velden in het term ijnen detailscherm . re: Exact T rainingen

Pagina 33


4.4 .3 I BAN en BIC c od e to evoe ge n in d e ca sh flo w sc he rm en In de versc hillende cash flow selectieschermen kunt u het IBAN en de BIC-code In

deze

sc herm en

toevoegen. In

deze

velden

toevoegen.

kunt

worden

u het

m et

de

IBAN

rechtermuisknop en de

BIC-code

de

kolom men

van

uw

eigen

bankrekening en de bankrekening van uw relatie getoond. Afhank elijk van het m enupad betreffen dit de volgende kolom men:

Kol om e ig en

Ko lo m b an k re ke n in g

ba nk re k en in g

de b i t e u r / c r e d i t e u r

Eigen bankrekening (IBAN)

Van/naar bankrekening (IBAN)

'E igen bankrekening (BIC-code)

Van/naar bankrekening ,(BIC-code)

[Cash flow , Betaalmiddelen, Selec teren / Zoek en]

Bankrekening (IBAN)

Tegenbankreknr (IBAN)

[Cas h flow, Divers en, Inc as so]

'Eigen rekening (IBAN)

_ Bankrekening (IBAN)

[Cas h flow, Divers en, Terugbetalen]

'Eigen rekening (BICcode)

Bankrekening (BICcode)

Me nu pa d

[Cash flow, Invoer, Cas h flow ] [Cash flow , Invoer, Voors c hot] [Cas h flow, Invoer, Toe te w ijzen] [Cas h flow , Invoer, Af te letteren]

Bankrekening (BIC-code) Tegenbankreknr (BICcode)

[Cas h flow , Diversen, Afgek eurde incasso's] [Cash flow , Diversen, Term ijnen] [Cas h flow, Betalingen, Fiatteren] [Cas h flow , Betalingen, Verwerk en] [Cash flow , Betalingen, Betalings specificatie] [Cash flow , Betalingen, Betalingen onderw eg]

In het s c herm voor het invoeren van betalingen en ontvangsten, m aar ook het scherm voor het wijzigen van betalingen en ontvangsten zijn de velden ' I B A N ' en ' B IC CO DE '

toegevoegd. U k unt deze velden vinden op het tabblad 'INF o'

van het

betreffende s c herm .

Pagina 34



~om

dolp

w

4 s ~ lloo k / Vat

[

Aandomoster door Co rn eliu s ~aso

. 34-2012

~g d d o o r : C.o r n o l u e ~d o " 1 1-6-2022

11151Y-'....ddind ■u po

1k4~n o ld o ko

151111

-

e8C-code

i m am * r od~

tsw*rekewo

AOW AMO

11*.640~00129600152 .ALKINI.2%/C1.5 -

!M I

~ M u n e

---r7115555TETEIETEMBEWITT70-4-7377

04 1 ~s ne n t o

1

laPIUU22

112C-codo Oe d b o r

,

OCZY1W1Qefi ilToodgnoeseo;, Aidolotuard loroconaboor# Aidohandeid

AN P +

la

sr

tibe

X

to .

X

X

bes

Afbeelding 7: De nieuwe velden op het tabblad INFO' bij het invoeren van betalingen en ontvangsten. Ook hier worden het IBAN en de BIC-code v an uw eigen rekening (linkerzijde van het scherm) en de rekening v an uw relatie (rechterzijde v an het scherm) getoond. Deze worden echter alleen getoond wanneer de v aluta 'EUR'

betreft. Dit heeft betrekking

op de volgende menupaden: •

[CASH FLOW, INVOER, CASH FLOW] knop 'BEWERKEN'

•

[CASH FLOW, INVOER, VOORSCHOT] knop 'BEWERKEN'

•

[CASH FLOW, INVOER, TOE TE WIJZEN] knop 'BEWERKEN'

•

[CASH FLOW, INVOER, AF TE LETTEREN] knop 'BEWERKEN'

Het detailscherm dat u kunt openen via de

knop 'DETAILS' in het menupad

[CASH

FLOW, BETAALMIDDELEN, SELECTEREN / ZOEKEN], toont vanaf deze product update ook het IBAN en de BIC-code van uw eigen rekening (linkerzijde v an het scherm) en de rekening van uw relatie (rechterzijde v an het scherm). Deze worden alleen getoond wanneer de v aluta 'EUR' betreft.

() Exact T rainingen

Pagina 35

SEPA Advies training Ei 9 1

Wipspen - Exact

u=i3w St

% o mvo uw r e p q r r i r r e r v o s

Muta tte Afschnttnurrinier

Te g e n

— T12130001

Status

IGejournaliseerd

Ba nk re k en in g

[041.71.6430-0

Uw Cfr,re

'20000010

refertrifi.e

jf

I 50005

Ce h lt u ,

160123

1BAN BI C-code

PA8ONL2UCI S

Be drag

6. 2 83, 20

...

-

3

O r i i . -3 6. 85 . 8 48

EUR

Be tahngs datum Orns cnrnying

ál Aa: bar s verpak B.v.

Status / Cate gorie

r(17 0020 0128 DOOD DO )0(GR181)0Zbe s t. 50005 Onze re f. : 20 00 00 10 Naam

—

Aalbe tt Ve rpa k B. V. ""---

Pos tcode , Plaats

Terberopiein 11 1.12ellt 261 20

Land

NL

Adre s

~aft ands

Be tak ngs re fe re nbe

J á k i á l l i t e" f f: i á1l i ^á W gs chnt

Be talings re fentrtie

td m i l a n s a c t i e

X Sluiten

Afbeelding 8: De nieuwe velden in het detailscherm en bij het zoeken van betaalm iddelen.

Pagina 36

(c.) E xact T rainingen


Hoofdstuk 5 - Het Exact

SEPA/IBAN

stappenplan

van

Sta p #1 Be re id u go ed v o or Begin de overgang op SEPA m et een go ede voorb ereiding. Da t ku n t u d o en m et d e inform atie

op

de

pagina

http://w w w .exact.nlisepa/sepa-iban-stappenplan

en

de

gelink te bronnen. Maak vervolgens een plan de cam pagne en zorg ervoor dat u op tijd over bent. Hou onder m eer rekening m et het volgende: •

Controleer wanneer uw s oftw are van Exact SEPA-proof is op deze status pagina.*

•

Controleer w anneer en hoe uw bank overgaat.**

•

Laat al uw k lanten, relaties en medew erkers op tijd w eten w at uw IBAN en BIC is én wanneer u overgaat op de SEPA-standaarden. * Afhank elijk van w elke s oftw are u gebruikt, moet u updates uitvoeren voordat u over k unt s tappen.

* * De Nederlands e bank en gaan vanaf 1 oktober 2012 gefaseerd over op de SEPA-standaarden. Meer informatie daarover kunt u vinden op de actiepagina van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan. Bovendien heeft het Nationaal Forum voor de SEPA-migratie (NFS) het Nationaal SEPA-migratieplan opgesteld. Dit gedetailleerde plan is een w aardevol hulpmiddel voor u of uw projectgroep. S t a p # 2 Ze t a l l e b a n k r e k e n i n g e n v a n u z e l f é n u w r e l a t i e s o m n a a r I B AN e n BI C Verzam el uw eigen bank rek eningnumm er(s) en die van al uw klanten, relaties en medewerkers . Zet deze vervolgens om naar het IBAN (Intern ational Bank Account Num ber )* en verz am el m etee n de BIC ( Bank Ident ifier Code )**. Dit k unt u m akk elijk doen via de IBAN BIC Servic e.*** Als u zich op deze site registreert voor de IBAN BIC Multic hec k er k unt u m eerder e num m ers in een bestand in 1 keer converteren****. Zo kunt u alles m akk elijk in uw bedrijfssoftw are aanpassen.

Pagina 40

C) E xact T rainingen


* Zoals u w ellic ht w eet heeft u het IBAN-num mer al. U kunt het vinden op uw bankafsc hriften, via de s ite van uw bank of via www.ibanbicservice.nl. Voor Nederland bes taat het uit 18 tekens: uw huidige rekeningnumm er aangevuld m et een landc ode, controlegetal, bankcode én 1 of meerdere nullen. Een rek eningnumm er van de ABN AMRO zou er als volgt uit kom en te zien: NL 69 ABNA 01234 567 89. Na 1 februari 2014 kunt u alleen nog het IBAN gebruik en. Tot die tijd kunt u zow el uw huidige rekeningnumm er als het IBAN gebruik en.

** Voorals nog m oet de BIC in com binatie m et het IBAN w orden aangeleverd. De BIC is een c ode van 8 tot 11 tekens. Voor de ABN AMRO is dit: ABNANL2A. Deze voorwaarde verdw ijnt in de toekomst binnen SEPA. Ga voor de details naar www.overopiban.nl.

*** Er is nu ook een gratis app voor uw sm artphone te dow nloaden. Dit is overigens niet ges chik t voor het om zetten van m eerdere num mers. Dow nload het voor 105, Windows Phone of Android.

**** Deze veilige s ervic e w ordt overigens ondersteund door de Nederlandse Vereniging van Bank en. De bestanden van deze service kunt u exporteren en importeren in Exac t Globe vanaf release 405. Vanaf oktober 2012 kunt u deze bestanden in Exact Online im porteren. Voor Exact Financials is er nog geen import-mogelijk heid.

Stap #3 Pas uw factuurlay-out, briefpapier en andere communicatiemiddelen aan Van websites en bedrijfssoftware tot briefpapier en factuurlay-outs: u moet overal

uw

communicatiemiddelen aanpassen. Doe het volgende: •

Vervang overal uw bankrekeningnummer met uw IBAN en v oeg uw BIC toe.

•

Vermeld in het geval van incasso het nieuwe incassant-ID.* * Het incassant-ID kunt

u bij uw bank opvragen. Ga voor m eer inform atie

over de nieuw e Europese incasso naar www.sepanl.nl.

Stap #4 Stap over op Europese overschrijvingen/betaalopdrachten Maak de overgang naar Europese overschrijvingen/betaalopdrachten.* buitenlandse betalingen in Euro's in de Euro-zone? Dan kunt

Doet u veel

u kosten besparen door

zo snel mogelijk hierop over te stappen.**


Pagina 41


* Voor het aanleveren van bulktransacties w ordt ISO 20022 XML overigens het nieuw e form at. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CLIEOP03-form at vervangen. Ga voor m eer informatie naar de w ebsite van uw bank. Een direc te link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan.

** De onders teuning hiervoor hangt af van uw bank. Het w ordt om gezet per bank rekening (deze staat wel of niet 'op SEPA'). Controleer bij uw eigen bank wanneer dit mogelijk is. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan. Meer informatie over Europese overschrijvingen vindt u op www.sepanl.nl. Stap #5 S tap ov er op Euro pese inc asso Maak een k euze tuss en standaard of zakelijke incasso.* Sluit een nieuw Europees incas socontract af met uw bank.** Voorzie zowel nieuw e als lopende standaard incassomachtingingen van: •

het inc ass ant-ID.

•

het k enm erk .

•

het IBAN.

•

de datum van ondertek ening (gebruik voor lopende incasso's de datum 0 1-112009).

•

Voor zakelijk e incass o's moet de debiteur een nieuw e machtiging tekenen die ook bij zijn of haar bank moet w orden geregistreerd. Voorzie deze nieuw e zak elijk e inc ass om achtingingen van:***

•

het incas s ant-ID.

•

het k enm erk .

•

het IBAN.

•

de datum van ondertek ening.

Bewaar mandaatinform atie digitaal én schriftelijk in uw adm inistratie.

Pagina 42

Cé) Exact Trainingen

SEPA Advies training * Zow el de s tandaard als de zakelijke SEPA-incasso is door bedrijven te gebruik en. Bij de s tandaard incasso is de storneringstermijn (terugboekrecht) verruim d tot 8 w ek en. Bij zak elijke incasso is er geen stornering m ogelijk. Ook wordt deze niet door alle banken ondersteund. Let op: zow el de bank van de incas sant als de debiteur m oet zakelijke incasso ondersteunen. Bij beiden geldt een aank ondigingstermijn van 14 dagen voor een afschrijving, voor zowel eenmalige als doorlopende incasso's. Denk eraan dat u uw nieuwe inc as so's eerder moet aanleveren bij uw bank dan de huidige incasso's. Ga voor m eer informatie over de nieuw e Europese incasso naar www.sepanl.nl. Ga voor uitgebreide informatie over de verschillen tussen de nieuwe zakelijke en s tandaard inc ass o naar www.betaalvereniging.nl.

* Voor het aanleveren van bulktransacties w ordt ook hier ISO 20022 XML het nieuw e form at. Dit zogenaam de PAIN-format gaat het CLIEOP03-format vervangen. Ga voor m eer inform atie naar de w ebsite van uw bank. Een direc te link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan.

** Dit geldt ook als er al een contract loopt. Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer info over de nieuwe Europese incasso naar

www.sepanl.nl.

*** Gaat u van zakelijk e incasso over naar de standaard incasso? Dan zijn de bestaande, lopende mac htigingen bruikbaar. Ga voor uitgebreide inform atie over de vers chillen tussen de nieuw e zakelijke en standaard incasso naar www.betaalvereniging.nl.


Pagina 43


Hoofdstuk 6 - Informatie online Om te k ijk en w at het effec t voor uw organisatie is kunt u de IBAN Im pact-Check doen op http://im pac tc hec k .overopiban.nl/im pactcheck.

www.exact.nlisepa Op onze w ebsite hebben w e een c entrale SEPA pagina ingericht waar de m eest actuele inform at ie w ordt gegeven rondom SEPA. Per productlijn w ordt de SEPA-proof status getoond, wanneer bepaalde functionaliteit verw acht wordt en zijn er linkjes naar stappenplannen etc . Tevens zijn hier de consultancy en trainings mogelijkheden te vinden. Voor Engelstalige of buitenlandse klanten is er ook een Engelse versie van deze pagina:w w w.exac t.c om/s epa.

www.overopiban.nl Dit is de site van De Nederlandse Bank die een com municatie cam pagne heeft gelanceerd rondom SEPA. Op deze pagina is alles te vinden wat bedrijven nodig hebben om zic h voor te bereiden en over te stappen op SEPA. www.sepanl.n1 Dit is de s ite van de Nederlands e Verenigi ng van Banken. Op deze pagina is alles te vinden w at bed rijven nodig heb ben o m zic h voo r t e ber ei den e n o ve r t e sta pp en op SEPA. www.ibanbicservice.n1 Voor het ac hterhalen van het IBAN numm er en de BIC code van een bankrekening

Verder hebben alle grote bank en op hun websites relevante inform atie gezet met betrek k ing tot de overgang naar SEPA.

ntis

Pagina 4 4

k)1__

(C) Exact Trainingen

Hoofdstuk 1 - SEPA Hoofdstuk 2 - Uw organisatie en de overgang naar SEPA En uw bedrijf? Impact Check

Recommend Documents