sepa

Financial S upp

ly C hai n

SEPA

Een XML SDD CORE bestand creëren op basis van een CSV bestand in Telelink 6 Versie maart 2014

ing.be/sepa

1. INLEIDING

3

2. EEN NIEUW XML SDD CORE BESTAND CREËREN IN TELELINK 6 OP BASIS VAN EEN .CSV BESTAND

4



2.1. Start de Telelink 6 applicatie

4

2.2. Importeer de standaard UDF mapping in uw Telelink 6 applicatie

4

2.3. Creëer een .CSV bestand

6

2.4. Upload het .CSV bestand

8

2.5. Standaard UDF (User-Defined Format) beschikbaar voor mapping (creatie van de XML)10 2.6. Genereer een XML bestand en Validatie van de XML (Febelfin richtlijnen) 3. BIJLAGE

12 13

1. Inleiding

Dit document biedt een tijdelijke leidraad voor het creëren van een XML SEPA bestand, op basis van een bestaand .CSV bestand en met behulp van Telelink 6 – via “User Defined Format” (UDF) – wanneer u Europese domiciliëringen, SEPA Direct Debit (SDD) Core wil verwerken. Om deze gebruikershandleiding te volgen, zijn er een aantal voorwaarden. U moet: • De laatste Telelink 6 applicatie gedownload hebben (https://download.ing.be/software/telelink6/install.asp), en als administrator toegang hebben tot deze applicatie en Isabel 6; • Enkel Europese domiciliëringen SEPA Core mandaten gebruiken (dit systeem is niet bedoeld voor Business-to-Business (B2B) mandaten); • Eén van de volgende drie types Europese domiciliëringen SEPA creëren: - Migratie bestand: DOM80 mandaten migreren naar SDD - Eerste inning van een mandaat (zonder migratie) - Terugkerende inningen van een mandaat • Een rekeningstructuur met IBAN/BIC hebben; • Transactie-informatie in .CSV formaat creëren (zie bijlage); • Bestanden beperken tot een maximum van 10.000 transacties per .CSV bestand. De schermen kunnen licht verschillend zijn afhankelijk van de taal die u geselecteerd hebt. Voor meer informatie kunt u terecht bij uw ING Adviseur.

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 3

2. Een nieuw XML SDD Core bestand creëren in Telelink 6 op basis van een .CSV bestand Om een nieuw SEPA compliant XML SDD Core bestand in de Telelink 6 applicatie te creëren, moet u 6 stappen doorlopen: • • • • • •

Start de Telelink6 applicatie Importeer de standaard UDF “User-Defined Format” mapping in uw Telelink 6 applicatie Creëer het .CSV bestand Upload het .CSV bestand Upload het standaard UDF (User-Defined Format) mapping bestand Genereer een XML bestand en validatie van de XML (zie hiervoor de Febelfin richtlijnen)

2.1.

Start de Telelink 6 applicatie

Eenmaal de Telelink 6 applicatie opgestart is op uw computer (zie de voorwaarden), gaat u naar de applicatie om het standaard UDF mapping bestand te importeren, zoals uitgelegd in stap 2.2.

2.2.

Importeer de standaard UDF mapping in uw Telelink 6 applicatie

De eerste stap is het uploaden van de standaard UDF “User-Defined Format” mapping in uw Telelink 6 applicatie. De vereiste .UDF documenten kunnen verkregen worden via uw ING contactpersoon. Om de mapping te doen, gaat u naar het “Configuratiescherm” menu, links onderaan uw scherm.

1) Klik op “Configuratiescherm”

2) Klik op ok

U zal een pop-up bericht zien verschijnen met de mededeling “Het wijzigen van de instellingen kan de stabiliteit en het goede functioneren van de toepassing schaden”. Klik op “OK”. Selecteer in het configuratiescherm de tab “Gebruikers-gedefinieerde formaten” onder de hoofd-tab “Geavanceerd”. Wanneer u op deze stap gekomen bent, klikt u op “van schijf laden”. Deze operatie zal toelaten uw UDF mapping bestand, dat opgeslagen is op uw harde schijf, te zoeken en te mappen in Telelink 6.

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 4

Selecteer het UDF mapping bestand dat u wil importeren in de Telelink 6 applicatie.

Op dit punt kan u beslissen welk soort document u wil selecteren. Het voorbeeld dat hier getoond wordt is bijvoorbeeld “Core_Rcur”. Andere mogelijkheden zijn “CORE_frst” of “Core_first_mandatemig” documenten. • “First mandate migration” wordt gebruikt voor de migratie van uw oud DOM80 mandaat naar het nieuwe SDD mandaat. • “Core First” wordt gebruikt voor een mandaat dat de eerste keer naar uw klant verzonden wordt. • “Core Recurrent” wordt gebruikt voor een mandaat dat naar uw klant gezonden wordt na de eerste keer. Klik dan op “Openen”; het UDF mapping bestand wordt geïmporteerd in Telelink 6.

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 5

Het onderstaande voorbeeld toont de verschillende formaten die geïmporteerd zijn in de Telelink 6 applicatie:

See the example bellow where the different formats are imported in the Telelink 6 application:

Herhaal de bovenstaande stappen om alle UDF mapping bestanden te uploaden die u nodig hebt voor uw operaties. Aan het einde van deze stap zou u alle UDF mapping bestanden moeten geïmporteerd hebben in de applicatie. Het opladen van een UDF bestand in Telelink 6 moet maar eenmaal gebeuren. Deze UDF blijft daarna beschikbaar in de applicatie. De volgende stap is het creëren van het .CSV bestand.

2.3.

Creëer een .CSV bestand

Templates van lege .CSV bestanden en templates van .CSV data bestanden zijn op aanvraag beschikbaar (zie bijlage). Het .CSV bestand mag niet meer dan 10.000 transacties bevatten. Indien u meer dan 10.000 transacties hebt, moeten deze transacties in verschillende .CSV bestanden worden opgesplitst. De .CSV bestanden kunnen manueel gecreëerd worden, of door uw ERP of accounting systeem. In ieder geval moet u rekening houden met regionale instellingen; de separator moet “;” zijn. Uw CSV bestand moet voldoen aan de specificaties zoals getoond in de onderstaande voorbeelden. Het geselecteerde bestand kan 2 verschillende formaten hebben (zie het onderstaande voorbeeld) waarbij alle data ingevuld moet worden in de correcte kolommen van het .CSV bestand. De volgende twee formaten zijn mogelijk: •

“Migration domiciliation” formaat: wordt gebruikt wanneer u een Europese domiciliëring SEPA voor de eerste keer int (first collection). Dit gebeurt wanneer u migreert van DOM80 naar Europese domiciliëring SEPA Core. In dit formaat moet u er op letten dat u het oude DOM80 nummer (kolom M) vermeldt. Kolommen A tot P moeten correct ingevuld zijn, als volgt:

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 6

Belangrijk: Let erop dat getallen afgekapt worden wanneer uw .CSV opgeslagen wordt in excel. Het is daarom aangeraden de .CSV altijd te openen via notepad. U moet ook rekening houden met het feit dat het voor 3 velden beter is met een letter te beginnen en speciale lettertekens of lege velden te vermijden: - Mandaatreferte (kolom E moet 12 of 18 lettertekens lang zijn) - Oorspronkelijk mandaat ID (kolom M moet 12 lettertekens lang zijn) - Oorspronkelijke schuldeiser ID (kolom P moet 11 lettertekens lang zijn). Indien u een getal hebt dat met één of meerdere leidende nullen (“0”) start, slaat u het .CSV bestand op via notepad of in tekstformaat. Indien u dit niet doet, zal excel de nullen vooraan verwijderen. Voorbeeld: oorpronkelijk mandaat ID 000012345678 zal in excel 12345678 worden, wat het systeem zal blokkeren. •

“First” of “Recurrent” formaat: zoals getoond in het voorbeeld, wordt een sequentie type “First” gebruikt wanneer de Europese domiciliëring SEPA Core voor de eerste keer naar uw klant gestuurd wordt (eerste inning van een reeks van domiciliëringsopdrachten). “Recurrent”, zoals getoond in dit voorbeeld, wordt gebruikt wanneer u reeds een Europese domiciliëring SEPA Core naar uw klant gestuurd hebt. Kolommen A tot N moeten correct ingevuld zijn, als volgt:

Belangrijke opmerkingen: Let erop dat sommige velden in het XML bestand reeds voor u ingevuld zijn in Telelink 6 zodat u ze niet moet vermelden in de .CSV. Het is ook belangrijk in gedachten te houden dat u de data altijd rechtstreeks in Telelink 6 kan aanpassen na de upload van uw .CSV bestand. Dit zou echter een impact kunnen hebben als een veld niet correct ingevuld is. Alle velden in het .CSV bestand moeten ingevuld zijn. Let er ook op dat de informatie afgekapt zal worden indien u de limiet van het aantal lettertekens overschrijdt dat gedefinieerd is in de Febelfin richtlijnen. Voor de spildatum bijvoorbeeld, zal u standaard in Telelink 6 de dag datum zien. Als u deze datum verandert, zal uw SDD XML bestand opgesplitst worden in verschillende bestanden. Velden in het .CSV bestand: Deze sectie vergelijkt de verschillende velden in het .CSV bestand (zoals ze in Telelink 6 heten), met de terminologie gebruikt door Febelfin: KOLOM A

NAAM Spildatum

FEBELFIN TERMINOLOGIE (TAG) Requested Collection Date

UNIEK VOOR HET HELE BESTAND? Ja

B

Bedrag

Instructed Amount

Nee

C

Mededeling

(Communication)

Nee

D

Mededeling 2

(Communication)

Nee

E

Mandaatreferte

Mandate Identification

Nee

F

Naam

Debtor

Nee

G

Adres

(Address)

Nee

H

Postcode

(Postal code)

Nee

I

Gemeente

(Town)

Nee

J

BIC

Debtor agent (BIC)

Nee

K

Mandaatdatum

Date of signature

Nee

L

Rekening van de tegenpartij

Debtor account

Nee

M

Oud domiciliëringsnummer

Original Mandate ID

Ja

M of N 1

Eigen rekening

Creditor account

Ja

O

Origineel schuldeiser ID

Original Creditor ID

Ja

Schuldeiser ID

Creditor Scheme ID

Ja

N of P 1 2

2

Dit is afhankelijk van het type bestand; in het geval van een DOM migratie is het kolom N. In het geval van Direct Debit is het kolom M. Dit is afhankelijk van het type bestand; in het geval van een DOM migratie is het kolom P. In het geval van Direct Debit is het kolom N.

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 7

2.4.

Upload het .CSV bestand

Eenmaal de Telelink 6 applicatie op uw computer draait (zie voorwaarden), gaat u naar de “Transacties” menu en klikt u op “Invorderingen”. Daar selecteert u de “European Direct Debit” tab voor Europese domiciliëringen SEPA:

Nadat uw .CSV bestand is gecreëerd volgens de specificaties (zie bijlage), klikt u op “Importeren” om het .CSV bestand te uploaden.

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 8

Wanneer u het scherm van de Import wizard bereikt hebt, kan u op “toevoegen” klikken om uw .CSV te selecteren.

Na deze stappen krijgt u een overzicht van alle .CSV bestanden die reeds geüpload zijn. Hierna zal de wizard tool van Telelink6 gebruikt worden om de .CSV bestanden te converteren naar een XML bestand (de UDF standaard inclusief mapping). Selecteer uw .CSV bestand en klik op “Openen”.

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 9

Wanneer uw bestand geselecteerd is, ziet u het pad naar de locatie van dit bestand in het pop-up scherm. In dit scherm klikt u op “Toevoegen”.

2.5.

Standaard UDF (User-Defined Format) beschikbaar voor mapping (creatie van het XML bestand)

Wanneer u aan het onderstaande scherm komt, kan u de matching doen tussen het UDF mapping bestand (waarvan de import in punt 2.2 wordt uitgelegd), en het .CSV bestand (waarvan de upload in punt 2.4 wordt uitgelegd). Door “Toevoegen” te klikken in het vorige scherm, komt u op het onderstaande scherm, dat alle geïmporteerde UDF mapping bestanden groepeert (zie punt 2.2).

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 10

Nadat de UDF mapping bestanden die u wil gebruiken, geselecteerd zijn, klikt u op “Volgende”. Het systeem zal: • Uw. CSV bestand importeren; • Het formaat controleren; • Het .CSV bestand converteren via een mapping systeem (link gemaakt van het UDF mapping bestand: zie bijlage) naar het XML SDD Core bestand. De conversie is klaar wanneer de progress bar 100% bereikt. Wanneer dit het geval is, klikt u op “Volgende”.

Het onderstaande scherm toont dat het einde van het upload proces bereikt is. Let erop dat u uw bedrijfsnaam invult in het veld “Naam”. Deze stap is belangrijk omdat dit veld standaard leeg is en uw bestand verworpen zal worden als u het leeg laat. Klik daarna op “Voltooien”.

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 11

2.6.

Genereer een XML bestand en validatie van de XML (Febelfin richtlijnen)

De laatste twee schermen zijn afsluit-schermen; het Europese domiciliëring SEPA Core XML bestand is gecreëerd. Klik op “ok” om af te sluiten; uw bestand is nu klaar om via Isabel 6 gezonden te worden.

Aan het einde van het proces is uw SDD Core XML bestand klaar om aan de Europese domiciliëringen SEPA Core voorschriften te voldoen.

Belangrijke opmerking: We raden u aan om uw Europese domiciliëringen SEPA Core (First of Recurrent) niet in verschillende kanalen te encoderen, om ervoor te zorgen dat de uitvoering van de betalingsinstructies vlot verlopen.

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 12

3. Bijlage

De vereiste .CSV en .UDF documenten kunnen verkregen worden via uw standaard ING contactpersoon.

CORE

Leeg bestand

CSV met data

UDF mapping

First migration

Leeg ‘migration domiciliation’ bestand, dat als template gebruikt kan worden voor eerste inning wanneer men migreert van DOM80 naar de Europese domiciliëring SEPA

Migration domiciliation bestand met voorbeelddata, gebruikt voor eerste inning in de migratie

First migration domiciliation UDF mapping

First

Leeg “Frst” bestand, dat als template gebruikt kan worden voor eerste inning (eerste inning van een reeks van domiciliëringsopdrachten)

“Frst” bestand met voorbeelddata, gebruikt voor eerste inning van een reeks domiciliëringsopdrachten.

First UDF mapping

Recurrent

Leeg “Rcur” bestand, gebruikt voor terugkerende domiciliëringsopdrachten

“Rcur” bestand met voorbeelddata, gebruikt voor terugkerende domiciliëringsopdrachten

Recurrent UDF mapping

Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SDD CORE creëren op basis van een CSV bestand 13

ING België nv – Bank / Kredietgever – Vennootschapszetel: Marnixlaan 24, B-1000 Brussel – RPR Brussel – Btw: BE 0403.200.393 – BIC: BBRUBEBB – IBAN: BE45 3109 1560 2789. Verantwoordelijke uitgever: Inge Ampe – Sint-Michielswarande 60, B-1040 Brussel © Editing Team & Graphic Studio – Marketing ING Belgium – 708048N – 03/14