Handleiding SEPA
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
1
Inhoud Inleiding .................................................................................................................................................. 3 Algemene instellingen ........................................................................................................................... 4 IBAN omnummering ............................................................................................................................... 5 IBAN & BIC .............................................................................................................................................. 6 Automatische Incasso’s & Betalingen .................................................................................................. 8 Acceptgiro’s .......................................................................................................................................... 11 Systeemtest IBAN-acceptgiro’s ........................................................................................................... 13
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
2
Inleiding Vanaf 6 november 2013 is het zover, Assistent gaat over op SEPA. SEPA: Single Euro Payments Area Europa werkt toe naar één Europese betaalmarkt: de Single Euro Payments Area (SEPA). Hier binnen bestaan geen verschillen meer tussen binnen- en buitenlandse betalingen in de Europese Unie. Dit betekent ook dat jij vanaf 1 februari 2014 alleen nog Europese betaalvormen mag gebruiken. Tot 1 februari 2014 kun je dus in Assistent ook nog werken met de “oude” methode. Hierna zal dit automatisch worden omgezet. Wat betekent dit voor de werking Assistent en voor jou? -
-
In de constanten zijn velden toegevoegd ter voorbereiding van de nieuwe acceptgiro’s en incasso- en betaalbatches (voorheen Clieop03) Bank- en gironummers moeten worden omgezet naar IBAN Bank Identifier Code’s (BIC) moeten worden bijgehouden Nieuwe acceptgiro’s zullen gebruikt moeten worden o Let op: Hiervoor zal je een acceptgiro test moeten uitvoeren, maar hierover later meer. Nieuwe incasso- en betaalbatches worden opgemaakt
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
3
Algemene instellingen Voordat je aan de slag kunt met de nieuwe standaard dienen de constanten in Assistent worden aangepast. Ga naar Bestand, Muteren vaste bestanden / verdichten, Constanten -> Tabblad Nota’s.
Om met de SEPA standaarden te gaan werken zet je het vinkje “SEPA – Nota’s/facturen en incasso volgens SEPA richtlijnen” aan. Vervolgens vul je nieuwe velden in (IBAN en BIC). Vergeet het tabblad Telebanking niet indien je ook werkt met automatische incasso’s en betalingen.
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
4
IBAN omnummering Om ervoor te zorgen dat je niet alle banknummers handmatig moet aanpassen hebben we de functie “IBAN omnummering” gebouwd. Deze functie is te vinden door in het hoofdscherm van Assistent te klikken op Help, “Omnummering banknummers > IBAN” .
Volg de stappen op het scherm om een bestand bij www.ibanbicservice.nl aan te leveren. Deze website zal een bestand terugsturen dat Assistent vervolgens kan gebruiken om de velden IBAN en BIC te vullen. Dit werkt natuurlijk alleen voor klanten die een (geldig) banknummer hebben.
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
5
IBAN & BIC Bij de invoering van SEPA heeft iedereen een “nieuw” banknummer gekregen: IBAN. IBAN staat voor International Bank Account Number. Een IBAN telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Een IBAN bestaat uit: - Landcode (twee letters) - Controlegetal (twee cijfers) - Nationaal banknummer In een eerdere update van Assistent is het mogelijk gemaakt het IBAN in te vullen en vanaf versie 3.1.38.1 komt daar nog het veld BIC bij.
BIC staat voor Bank identifier Code. Dit is een identificatienummer die elke bank heeft voor buitenlandse betalingen. Met de komst van SEPA is het voor gebruikers die automatische incassoen/of betalingbatches en sturen noodzakelijk om de BIC bij elke klant bij te houden. Assistent heeft de meeste banken al voor je ingevuld. Mocht het toch voorkomen dat een bank niet in de lijst voorkomt kun je deze ook zelf toevoegen aan Assistent. Dit doe je door op F3 (op je toetsenbord) te drukken en vervolgens de tabel BIC codes uit de lijst aan te klikken. In het nieuwe scherm kun je nu banken toevoegen, wijzigen en verwijderen.
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
6
Wanneer je een BIC kiest vult Assistent het IBAN gelijk voor je in (natuurlijk kan dit alleen wanneer er een geldig rekeningnummer ingevuld is). Daarnaast wordt het IBAN ook ingevuld wanneer je dubbelklikt in dit veld.
Hierna controleert Assistent of het IBAN geldig is. Is het IBAN niet geldig krijg je een melding om het IBAN te controleren.
Het automatisch vullen van IBAN en het omzetten van een banknummer naar IBAN werkt op alle plaatsen in Assistent op dezelfde manier.
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
7
Automatische Incasso’s & Betalingen Vanaf 1 februari 2014 kunnen banken batch betalingen in het CLIEOP03-formaat niet meer verwerken. In plaats hiervan worden er straks “XML-bestanden” aangemaakt met het zogeheten “PAIN-formaat”. Voor de incasso’s exporteert Assistent straks met het “PAIN 008-formaat” en voor de betalingen met het “PAIN 001-formaat”. Een van de voordelen is dat velden zoals een omschrijving nu langer kunnen zijn dan voorheen. Voordat je aan de slag kunt met automatische incasso/betalingen moeten de gegevens in het scherm Telebanking in de constanten in zijn geheel gevuld zijn. Je kunt het Telebanking scherm vinden via Bestand, Muteren vaste bestanden/verdichten, Constanten -> Tabblad Telebanking.
Als je hier je oude banknummer invoert en een bank kiest bij BIC kan Assistent ook hier het IBAN geheel automatisch invullen. Het Incassant ID kun je vinden op het contract van je bank.
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
8
Als je al automatische incasso/betaling records in het incasso/betaling scherm hebt staan hebben deze nog geen IBAN en BIC code. Deze kun je aanvullen met de functie IBAN/BIC aanvullen bovenin het incasso/betalingscherm.
Hierbij wordt het incassoscherm aangevuld met het IBAN en de BIC die op klantniveau is ingevoerd. Heb je op klantniveau nog geen IBAN of BIC ingevoerd voor een klant dan kun je met de rechtermuisknop op de betreffende incasso klikken en kiezen voor “Ga naar klant”.
Hierbij wordt de klant geopend en kun je het IBAN en BIC invullen zoals je gewend bent. Bij het afsluiten van de klant wordt de IBAN en BIC automatisch ingevuld in het incasso/betaling scherm.
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
9
Aan de verdere werkwijze is verder niets veranderd: wanneer alle posten correct zijn kun je op exporteren klikken. Hierna zal Assistent een XML-bestand aanmaken dat je vervolgens bij je bank kunt aanbieden.
Het afboeken van Incasso’s en betalingen werkt verder ook nog hetzelfde: je klikt op boeken en selecteert het bestand wat je wilt afboeken.
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
10
Acceptgiro’s Naast de incasso- en betalingbatches zijn de acceptgiro’s natuurlijk ook gewijzigd.
Zo wordt het IBAN nu vermeld en is de coderegel aangepast. In Assistent zijn de acceptgiro’s natuurlijk ook aangepast. Indien je het vinkje SEPA op het tabblad nota’s in de constanten aan hebt zal Assistent gegevens afdrukken die op een SEPA acceptgiro zijn gebaseerd.
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
11
Let op: vergeet niet het IBAN en de BIC in te vullen op het tabblad nota’s in de constanten van Assistent.
De velden correctie bovenmarge en linkermarge zijn ook aangepast. In voorgaande versies van Assistent verschoof de gehele nota indien er wijzigingen in de marges werden gemaakt. Nu verschuift alleen de acceptgiro. Daarnaast is het nu ook mogelijk om het NAW debiteur blok los te verschuiven zonder de rest van de nota/factuur te verplaatsen. Let op!: De instellingen m.b.t. de marges zijn per printer verschillend; het is een kwestie van uitproberen. Daarnaast raden we Inkjet printers af, Laser printers zijn een stuk nauwkeuriger als het gaat om het afdrukken van acceptgiro’s
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
12
Systeemtest IBAN-acceptgiro’s Voordat je gebruik kunt maken van de nieuwe acceptgiro’s moeten deze eerst gecontroleerd worden. Hiervoor heeft Assistent de functie “Systeemtest IBAN-acceptgiro’s”. Deze is te vinden onder bestand, nota’s klanten, “Systeemtest IBAN-acceptgiro’s”.
Vul in dit venster het aantal nota’s in wat je wilt afdrukken en klik op OK. Assistent zal een willekeurige selectie maken van eerder gemaakte nota’s met een acceptgiro en die afdrukken.
Handleiding SEPA vanaf Assistent versie 3.1.38.1
13
