sepa

Financial S upp

ly C hai n

SEPA

Een XML SDD B2B bestand creëren op basis van een CSV bestand in Telelink6 Versie maart 2014

ing.be/sepa

1. INLEIDING

3

2. EEN NIEUW XML SDD B2B BESTAND CREËREN IN TELELINK6 OP BASIS VAN EEN .CSV BESTAND

4

2.1. Start de Telelink6 applicatie

4

2.2. Importeer de standaard UDF mapping in uw Telelink6 applicatie

4

2.3. Creëer een .CSV bestand

6

2.4. Upload het .CSV bestand

8

2.5. Standaard UDF (User-Defined Format) beschikbaar voor mapping (creatie van de XML)10 2.6. Genereer een XML bestand en Validatie van de XML (Febelfin richtlijnen) 3. BIJLAGE

12 13

1. Inleiding

Dit document biedt een tijdelijke leidraad voor het creëren van een XML SEPA bestand, op basis van een bestaand .CSV bestand en met behulp van Telelink6 – via “User Defined Format” (UDF) – wanneer u Europese domiciliëringen SEPA of SEPA Direct Debit (SDD) B2B wil verwerken. Om deze gebruikershandleiding te volgen, zijn er een aantal voorwaarden. U moet: • De laatste Telelink6 applicatie gedownload hebben (https://download.ing.be/software/Telelink6/install.asp), en als administrator toegang hebben tot deze applicatie en Isabel 6; • Enkel Europese domiciliëringen SEPA B2B mandaten gebruiken (dit systeem is niet bedoeld voor Core mandaten); • 2 types Europese domiciliëringen SEPA creëren: - Eerste inning van een mandaat - Terugkerende inningen van een mandaat • Een rekeningstructuur met IBAN/BIC hebben; • Transactie-informatie in .CSV formaat creëren (zie bijlage); • Bestanden beperken tot een maximum van 10.000 transacties per .CSV bestand. De schermen kunnen licht verschillend zijn afhankelijk van de taal die u geselecteerd hebt. Voor meer informatie kunt u terecht bij uw ING adviseur.

Gebruikershandleiding Telelink Een XML SDD B2B creëren op basis van een CSV bestand 3

2. Een nieuw XML SDD B2B bestand creëren in Telelink6 op basis van een .CSV bestand Om een nieuw SEPA compliant XML SDD B2B bestand in de Telelink6 applicatie te creëren, moet u 6 stappen doorlopen: • • • • • •

Start de Telelink6 applicatie Importeer de standaard UDF “User-Defined Format” mapping in uw Telelink6 applicatie Creëer het .CSV bestand Upload het .CSV bestand Upload het standaard UDF (User-Defined Format) mapping bestand Genereer een XML bestand en validatie van de XML (zie hiervoor de Febelfin richtlijnen)

2.1.

Start de Telelink6 applicatie

Eenmaal de Telelink6 applicatie opgestart is op uw computer (zie de voorwaarden), gaat u naar de applicatie om het standaard UDF mapping bestand te importeren, zoals uitgelegd in stap 2.2.

2.2.

Importeer de standard UDF mapping in uw Telelink6 applicatie

De eerste stap is het uploaden van de standaard UDF “User-Defined Format” mapping in uw Telelink6 applicatie. De vereiste .UDF documenten kunnen verkregen worden via uw ING contactpersoon. Om de mapping te doen, gaat u naar het “Configuratiescherm” menu, links onderaan uw scherm.

1) Klik op “Configuratiescherm”

2) Klik op ok

U zal een pop-up bericht zien verschijnen met de mededeling “Het wijzigen van de instellingen kan de stabiliteit en het goede functioneren van de toepassing schaden”. Klik op “OK”.


Selecteer in het configuratiescherm de tab “Gebruikersgedefinieerde formaten” onder de hoofd-tab “Geavanceerd”. Wanneer u op deze stap gekomen bent, klikt u op “van schijf laden”. Deze operatie zal toelaten uw UDF mapping bestand dat opgeslagen is op uw harde schijf, te zoeken en te mappen in Telelink6.

Selecteer het UDF mapping bestand dat u wil importeren in Telelink6.

Op dit punt kan u beslissen welk soort document u wil selecteren. Het voorbeeld dat hier getoond wordt is bijvoorbeeld “B2B_frst”. Een andere mogelijkheid is “B2B_RCUR”. • “B2B First” dient voor een mandaat dat de eerste keer naar uw “niet-consument” klant gestuurd wordt (eerste inning van een reeks domiciliëringsopdrachten); • “B2B Recurrent” dient voor een mandaat dat gestuurd wordt wanneer u reeds een Europese domiciliëring SEPA B2B naar uw “niet-consument” klant gestuurd hebt. Klik dan op “Openen”; het UDF mapping bestand wordt geïmporteerd in Telelink6.


Het onderstaande voorbeeld toont de verschillende formaten die geïmporteerd zijn in de Telelink6 applicatie:

See the example bellow where the different formats are imported in the Telelink6 application:

Herhaal de bovenstaande stappen om alle UDF mapping bestanden te uploaden die u nodig heeft voor uw operaties. Aan het einde van deze stap zou u alle UDF mapping bestanden moeten geïmporteerd hebben in de applicatie. De upload van een UDF bestand in Telelink6 moet maar eenmaal gebeuren. De UDF zal vanaf dat moment in de applicatie beschikbaar blijven. De volgende stap is het creëren van het .CSV bestand.

2.3.

Creëer een .CSV bestand

Templates van lege .CSV bestanden en templates van .CSV data bestanden zijn op aanvraag beschikbaar (zie bijlage). Het .CSV bestand mag niet meer dan 10.000 transacties bevatten. Indien u meer dan 10.000 transacties heeft, moeten deze transacties in verschillende .CSV bestanden worden opgesplitst. Uw .CSV bestanden kunnen manueel gecreëerd worden, of door uw ERP of accounting systeem. In ieder geval moet aandacht besteed worden aan de regionale instellingen, en de scheidingen moeten aangegeven worden met “;”. Ook moet u rekening houden met het feit dat getallen afgekapt worden wanneer de .CSV in excel opgeslagen wordt. Het is daarom aangeraden het .CSV bestand te openen in notepad (dit is het geval voor de originele mandaat ID en de originele schuldeiser ID). Uw CSV bestand moet voldoen aan de specificaties zoals getoond in het onderstaande voorbeeld. Het geselecteerde bestand kan 2 verschillende formaten hebben, waarbij alle data ingevuld moet worden in de correcte kolommen van het .CSV bestand. Men gebruikt een sequentie type “First” wanneer een Europese domiciliëring SEPA B2B voor de eerste keer naar de klant gestuurd wordt (eerste inning van een reeks domiciliëringsopdrachten). “Recurrent” (zoals in dit voorbeeld) wordt gebruikt wanneer u reeds een Europese domiciliëring SEPA B2B naar uw klant gestuurd hebt. Kolommen A tot M moeten correct ingevuld zijn, als volgt:


Belangrijke opmerkingen: Let erop dat sommige velden die aanwezig zijn in het XML bestand reeds voor u ingevuld zijn in Telelink6 zodat u ze niet moet vermelden in de .CSV. Het is ook goed te onthouden dat u de data altijd rechtstreeks in Telelink6 kan veranderen na het opladen van uw .CSV bestand. Dit zou wel een impact kunnen hebben indien een veld niet goed ingevuld is. Alle velden in de .CSV moeten ingevuld zijn. Let er ook op dat de informatie in de velden afgekapt wordt als u de limiet overschrijdt van het aantal lettertekens dat gedefinieerd is in de Febelfin richtlijnen. Voor de spildatum zal u bijvoorbeeld in Telelink6 standaard de dag datum hebben. Indien u deze datum verandert zal uw SDD XML bestand opgesplitst worden in verschillende bestanden. Velden in het .CSV bestand: Deze sectie vergelijkt de verschillende velden van het .CSV bestand (zoals ze in Telelink6 heten), met de terminologie gebruikt door Febelfin:

KOLOM

NAAM

FEBELFIN TERMINOLOGIE (TAG)

UNIEK VOOR VOLLEDIG BESTAND?

A

Spildatum

Requested Collection Date

Ja

B

Bedrag

Instructed Amount

Nee

C

Mededeling 1

(Communication)

Nee

D

Mededeling 2

(Communication)

Nee

E

Unieke mandaatreferte

Mandate Identification

Nee

F

Naam

Debtor

Nee

G

Adres

(Address)

Nee

H

Postcode

(Postal code)

Nee

I

Gemeente

(Town)

Nee

J

BIC

Debtor agent (BIC)

Nee

K

Mandaatdatum

Date of signature

Nee

L

Rekening van de tegenpartij

Debtor account

Nee

M

Eigen rekening

Creditor account

Ja

N

Schuldeiser ID

Creditor Scheme ID

Ja


2.4.

Upload het .CSV bestand

Eenmaal de Telelink6 applicatie op uw computer draait (zie voorwaarden), gaat u naar het “Transacties” menu en klikt u op “Invorderingen”. Daar selecteert u de “European Direct Debit” tab voor Europese domiciliëringen SEPA (SEPA Direct Debits):

Nadat uw .CSV bestand gecreëerd is volgens de specificaties (zie bijlage), klikt u op “Importeren” om het .CSV bestand te uploaden.


Wanneer u het scherm van de import wizard bereikt hebt, kan u op “toevoegen” klikken om uw .CSV te selecteren:

Na deze stappen krijgt u een overzicht van alle .CSV bestanden die al geüpload zijn. Hierna zal de wizard tool van Telelink6 gebruikt worden om de .CSV bestanden te converteren naar een XML bestand (de UDF standaard inclusief mapping). Selecteer uw .CSV bestand en klik op “Openen”.


Wanneer uw bestand geselecteerd is, ziet u het pad naar de locatie van dit bestand in het pop-up scherm. In dit scherm klikt u op “toevoegen”.

2.5. Standaard UDF (User-Defined Format) beschikbaar voor mapping (creatie van het XML bestand) Wanneer u aan het onderstaande scherm komt, kan u de matching doen tussen het UDF mapping bestand (waarvan de import in punt 2.2 uitgelegd wordt), en het .CSV bestand (waarvan de upload in punt 2.4 uitgelegd wordt). Door “toevoegen” te klikken in het vorige scherm, komt u op het onderstaande scherm, dat alle geïmporteerde UDF mapping bestanden groepeert (zie punt 2.2).


Nadat de UDF mapping bestanden die u wil gebruiken, geselecteerd zijn, klikt u op “Volgende”. Het systeem zal: • Uw .CSV bestand importeren; • Het formaat controleren; • Het .CSV bestand converteren via een mapping systeem (link gemaakt van het UDF mapping bestand: zie bijlage) naar het XML SDD B2B bestand. De conversie is klaar wanneer de progress bar 100% bereikt. Wanneer dit het geval is, klikt u op “Volgende”.

Het onderstaande scherm toont dat het einde van het upload proces bereikt is. Let erop dat u de naam van uw bedrijf invult in het veld “Naam”. Deze stap is belangrijk omdat dit veld standaard leeg is en uw bestand verworpen zal worden als u het leeg laat. Klik dan op “voltooien”.


2.6.

Genereer een XML bestand en validatie van de XML (Febelfin richtlijnen)

De laatste twee schermen zijn afsluit-schermen; het Europese domiciliëring SEPA B2B XML bestand is gecreëerd. Klik op “ok” om af te sluiten; uw bestand is nu klaar om via Isabel 6 gezonden te worden.

Aan het einde van het proces is uw SDD B2B XML bestand klaar om aan de Europese domiciliëringen SEPA B2B voorschriften te voldoen. Belangrijke opmerkingen: We raden u aan om uw Europese domiciliëringen SEPA B2B (First of Recurrent) niet in verschillende kanalen te encoderen, om ervoor te zorgen dat de uitvoering van de betalingsinstructies vlot verlopen.


3. Bijlage

De vereiste .CSV en .UDF documenten kunnen verkregen worden via uw standaard ING contactpersoon.

B2B

Leeg file

CSV met data

First

Leeg “Frst” bestand, dat als template gebruikt kan worden voor First sequentie type (eerste inning van een reeks domiciliëringsopdrachten)

First UDF mapping “Frst” bestand met voorbeeld data gebruikt voor eerste inning van een reeks domiciliëringsopdrachten.

Recurrent

Leeg “Rcur” bestand, dat als template gebruikt kan worden voor terugkerende domiciliëringsopdrachten

“Rcur” bestand met voorbeeld data gebruikt voor terugkerende inningen.


UDF mapping

Recurrent UDF mapping

ING België nv – Bank / Kredietgever – Vennootschapszetel: Marnixlaan 24, B-1000 Brussel – RPR Brussel – Btw: BE 0403.200.393 – BIC: BBRUBEBB – IBAN: BE45 3109 1560 2789. Verantwoordelijke uitgever: Inge Ampe – Sint-Michielswarande 60, B-1040 Brussel © Editing Team & Graphic Studio – Marketing ING Belgium – 708047N – 03/14

sepa

Recommend Documents