SEMINÁRNÍ PRÁCE
Zásady pro vedení spisové služby, spisový řád a skartační plán OS člověk zpět k člověku
Marcela Jelínková
1
OBSAH :
ÚVOD - Zásady vedení spisové služby
………………………… str. 3
- Základní pojmy spisové služby ………………………… str. 4 - Základní operace spisové služby …………………………str. 5 - Kontrola ve věcech spisové služby ……………………….str. 7 - Správní delikty …………………………………………...str. 8 - Zásady pro tvorbu skartačních řádů ……………………str. 9
Spisový a skartační řád OS člověk zpět k člověku …………...…….str. 12
Spisový a skartační plán OS člověk zpět k člověku ………………….str. 18 ZÁVĚR ……………………………………………………………….str. 28
Přílohy č.1. – č.8. ……………………………………………………str.29 - 36
2
I. ÚVOD ZÁSADY PRO VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY
Spisová služba, eventuálně též evidence, je obsáhlý soubor závazných pravidel a opatření zajišťujících řádný, spolehlivý a pohotový chod administrativy a zároveň též práce vykonávaná podle těchto pravidel. Za spisovou službu považujeme celkový oběh písemností, případně jiných dokladů v organizaci, a manipulaci s nimi až do uplynutí předepsaných skartačních Ihůt1) a provedení skartace. Skartace neboli vyřazování písemností a archivní služba potom následují jako další, samostatné články celkové manipulace s písemnostmi nebo jiným příbuzným materiálem (technickou dokumentací, foto-, fonodokumentací apod.).
.
Dnes je zásada řádného vedení spisové služby komplexně legislativně upravena v zákoně Č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Spisová služba se podle zákona vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. Povinnost vykonávat spisovou službu mají tito určení původci: a) veřejnoprávní původci, tj. organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu, nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců, školy a vysoké školy, právnické osoby zřízené zákonem a zdravotnická zařízení, b) kraje, c) hlavní město Praha, d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu anebo matričního úřadu. Na obce, které nemají povinnost vykonávat spisovou službu v plném rozsahu, se vztahují ustanovení o příjmu, evidenci, rozdělování a oběhu dokumentů, dále o vyřizování a podepisování dokumentů a o jejich odesílání. Vedení zdravotnické dokumentace upravuje zvláštní právní předpis.2)
__________________________________________________
1) Skartačními lhůtami se stanoví doba, během níž zůstávají písemnosti uloženy ve spisovnách organizací (u původců), z jejichž činnosti vznikly, pochopitelně spolu s písemnostmi došlými. 2) Zákon Č. 20/1966 Sb., o péči o zdraví lidu, ve znění pozdějších předpisů.
3
Základní pojmy spisové služby: Archiv - zařízení, v němž je ukládán archivní materiál za účelem jeho trvalé ochrany a odborného archivního zpracování pro vědecké a praktické potřeby. Dohledem nad výkonem spisové služby Magistrátu hlavního města Prahy a úřadů městských částí je pověřen Archiv hl. m. Prahy. Archiválie - dokumenty, záznamy, které vzhledem k době vzniku, obsahu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány ve veřejném zájmu k trvalému uchování. Archivní kniha - pomůcka, ve které je vedena evidence písemností uložených ve spisovně. Číslo jednací - pořadové číslo, pod kterým je dokument (či spis) evidován v podacím deníku. Dokument - každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Podací deník - základní evidenční pomůcka spisové služby, do níž jsou v časovém a číselném pořádku zapisována podání, tj. dokumenty přijaté a vzniklé z vlastní činnosti organizace. Podatelna - místo, kde se přijímají a evidují podání. Priorování - vyhledávání předchozích dokumentů (spisů) o téže věci za účelem jejich připojení k nově došlému podání.. Skartační lhůta - lhůta před jejímž uplynutím nesmějí být dokumenty vyřazeny (skartovány). Počítá se od 1.1. následujícího roku po vyřízení dokumentu (spisu) či uplynutí právní platnosti dokumentu. Skartační návrh - návrh na vyřazení dokumentů s prošlou skartační lhůtou. Skartační plán - seznam druhů písemností, se kterými se u organizace pracuje s uvedením skartačního znaku a skartační lhůty u každého typu. . Skartační protokol - záznam o průběhu skartačního řízení, s uvedením dokumentů, které byly vybrány za archiválie a skart. Skartační povolení - povolení ke skartaci (zničení) písemností, vydává je příslušný archiv. Skartační řád - upravuje průběh skartačního řízení organizace. Skartační znaky - vyjadřují hodnotu dokumentu dle jeho obsahu a označují způsob, jakým se s dokumentem naloží po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení. Znak "A" označuje dokument trvalé hodnoty, který bude předán do archivu k trvalému uložení. Znak "S" označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude navržen ke zničení. Znak "V" označuje dokumenty, jejichž hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a po uplynutí skartačních lhůt budou znovu posouzeny a označeny znakem "A" nebo "S". Spis - tvoří veškeré dokumenty týkající se jednání o téže věci. Spisovna - místo pro uložení vyřízených, provozně nepoužívaných písemností organizace před uplynutím jejich skartačních lhůt. Spisový řád - směrnice, norma upravující vedení spisové služby organizace. Spisový znak - označuje jednotlivé skupiny dokumentů dle jejich obsahu. Spisový plán - seznam druhů písemností, se kterými organizace pracuje, s uvedením skartačního znaku a lhůty. Správní archiv - spisovna pro ukládání dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami. Určení původci - původci, kteří mají povinnost vykonávat spisovou službu (mimo jiné hlavní město Praha, obce s pověřeným obecním úřadem, obce se stavebním nebo matričním úřadem, městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hl. města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným úřadem nebo působnosti stavebního úřadu nebo matričního úřadu). .
4
ZÁKLADNÍ OPERACE SPISOVÉ SLUŽBY Příjem, evidence, rozdělování a oběh dokumentů Určení původci jsou povinni zajistit řádný příjem dokumentů, tj. vést podací deník, do něhož jsou v číselném a časovém pořadí zapisovány došlé dokumenty, případně ústně učiněná podání. Všechny došlé dokumenty se v den příchodu opatří otiskem podacího razítka s číslem jednacím. Titíž původci jsou povinni evidovat i dokumenty u nich vzniklé (tzv. písemnosti vlastní). Evidenčně podchycené dokumenty se předávají k vyřízení příslušné organizační součásti nebo osobě k tomu pověřené, o čemž se učiní záznam v podacím deníku. Osoba, která převezme dokument zapsaný do evidence, jeho převzetí potvrdí (doručovací knížka).
Vyřizování a podepisování dokumentů Vyřízením se rozumí zpracování konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu vyřízení. Dokumenty určeného původce podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena. Při vyřizování záležitostí se všechny dokumenty týkající se jedné a téže věci (případu, akce...) spojí ve spis. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a jeho kontrola před uložením do příruční registratury, resp. do příslušné spisovny.
Odesílání dokumentů Do vlastních rukou adresáta odesílají určení původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-Ii to stanoveno zvláštními právními předpisy (např. občanský soudní řád). Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen, nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému spisu. Ukládání dokumentů Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném (příruční registratury, resp. příslušné spisovny) k uložení dokumentů, k jejich vyhledávání a předkládání pro potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení. Dokumenty mohou být též uloženy ve spisovně sloužící k ukládání dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami (správní archiv, též meziarchiv). Dokumenty opatřeny spisovými a skartačními znaky a skartačními lhůtami se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený spis u sebe i nadále. Tato případná skutečnost se zaznamená do podacího deníku. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo ve správním archivu správního orgánu nebo soudu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem. To ovšem neplatí, pokud byly dokumenty před uložením ve spisovně nebo správním archivu veřejně přístupné. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované skutečnosti, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem.3) V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na nějž přechází působnost zaniklého určeného původce. ________________________________________ 3) Zákon Č. 552/1991 Sb., o státní kontrole. ve znění pozdějších předpisů.
5
Je-Ii právních nástupců více a nedojde-Ii mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Při umístění spisovny a správního archivu musí být splněny stavebně technické a bezpečnostní podmínky umožňující řádný výkon spisové služby (§ 61 odst. 2 a 4 zákona). CHARAKTERISTIKA JEDNOTLIVÝCH STUPŇŮ UKLÁDÁNÍ PÍSEMNOSTÍ 1) Příruční registratury Obsahují všechny vyřízené písemnosti každé organizační složky (včetně písemností došlých), jež zde musejí být uspořádaně, tj. v plném souladu se spisovým plánem, uloženy cca po dobu 1 - 2 let, v řádně zdůvodněných případech výjimečně i déle. 2) Ústřední spisovna Zpravidla ji tvoří všeobecná + účetní + technická, případně další specializovaná spisovna. Sem na základě předávacích protokolů (seznamů) přicházejí všechny již vyřízené a provozně bezprostředně nepotřebné písemnosti z příručních registratur, s výjimkou písemností utajovaných. 3) Archiv Po skartačním řízení sem přicházejí dokumentárně cenné písemnosti (archiválie), a to ze všech spisoven původce. V archivu se natrvalo ukládá 3 až 5 % z celkové písemné a jiné příbuzné původcovy produkce. Archiv má každý původce vždy jen jeden, i když jeho fondy a sbírky mohou být dislokovány i na několika místech.
Třístupňový systém ukládání písemností lze variantně redukovat na stupně dva: 1) Odbouráním příručních registratur se prvním stupněm stávají spisovny, do nichž se v úplnosti ukládají všechny písemnosti (spisy), jakmile jsou vyřízeny. Referenti tak mají u sebe toliko rozpracované případy a legislativní, metodické, organizační a jiné pomůcky. Tím se zabrání nežádoucímu hromadění vyřízených záležitostí u jednotlivých pracovníků a minimalizuje se tudíž nebezpečí poškození nebo ztráty důležitých písemností. Tuto praxi lze úspěšně uplatnit např. u původců středních a větších. 2) U původců spíše menších a malých lze naopak upustit od zřizování všeobecných, případně dalších spisoven, jejichž funkci zastanou příruční registratury, v nichž jsou písemnosti prodlouženě uloženy až do uplynutí předepsaných skartačních lhůt. Specifickým zařízením (ani běžná spisovna, ani archiv) pro ukládání písemností jsou již zmíněné správní archivy (též meziarchivy) zřizované od roku 1992 povinně u ústředních orgánů státní správy (původci s rozsáhlou písemnou produkcí). Zpravidla po uplynutí pěti let se ve spisovně provádí první, "odlehčovací" probírka (cca 30 - 50 % písemné produkce se likviduje), zbývající většina obvykle ještě živých písemností přechází do správního archivu, kde se po dalších 15 až 20 letech s konečnou platností rozhodne o jejich osudu ("a" do archivu, "S" do stoupy). 6
KONTROLA VE VĚCECH SPISOVÉ SLUŽBY
Kontrolu dodržování povinností na úseku výkonu spisové služby r.. Vykonávají a) Ministerstvo vnitra 1. u Národního archivu, 2. u státních oblastních archivů, 3. u specializovaných a bezpečnostních archivů zřízených ministerstvy, dalšími ústředními správními úřady, Kanceláří Poslanecké sněmovny, Kanceláří Senátu, Kanceláří prezidenta republiky, Českou národní bankou nebo zpravodajskými službami České republiky, b) Národní archiv 1. u správních archivů ministerstev a dalších ústředních správních úřadů, 2. u právnických osob zřízených zákonem, specializovaných archivů ostatních organizačních složek státu s celostátní působností, jakož i jimi zřízených státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde kontrolu provádí Ministerstvo vnitra, 3. u právnických osob zřízených zákonem, 4. u Archivu hl. města Prahy,
c) státní oblastní archivy dle své územní působnosti 1) u správních úřadů a jiných organizačních složek státu s působností na území kraje, okresu nebo obcí a u jimi zřízených státních příspěvkových organizací, 2) u specializovaných archivů státních podniků a státních Příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde provádí kontrolu Národní archiv, 3) u archivů územních samosprávných celků, s výjimkou hl. města Prahy, 4) u orgánů územních samosprávných celků a jimi zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob, 5) u soukromých archivů a u zřizovatelů těchto archivů.
Kontrolu vykonávají archivní inspektoři, které z řad zaměstnanců Ministerstva vnitra, Národního archivu nebo státního oblastního archivu pověřuje příslušný ředitel útvaru ministerstva nebo archivu.
7
SPRÁVNÍ DELlKTY
Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu, za což jí může být uložena pokuta do 250000,- Kč.
Likvidátor se dopustí přestupku tím, že neprovede řádné skartační řízení, nebo neumožní výběr archiválií, za což mu může být uložena pokuta do 50 000,- Kč.
Právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě, která při výkonu podnikatelské činnosti nebo v přímé souvislosti s ní
- nevykonává spisovou službu, ačkoli jí to zákon ukládá, popřípadě nezajistí odbornou správu dokumentů vzešlých z její činnosti nebo z činnosti právních předchůdců této právnické osoby, - nevydá spisový a skartační řád, ačkoli jí to zákon ukládá, - nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, nebo - jako právní nástupce neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií, může být uložena pokuta do 100 000,- Kč.
Určení původci, jejichž spisový a skartační řád neodpovídá ustanovením zákona č. 499/2004 Sb., jsou povinni do 6 měsíců ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona uvést spisový a skartační řád do souladu s tímto zákonem.
Spisovou službu mohou vykonávat i původci, kterým to zákon neukládá. V tomto případě však mají stejná práva a povinnosti jako určení původci.
8
Zásady pro tvorbu skartačních řádů
I. Skartační řád je směrnice upravující postup pro vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů (dále jen "písemnosti") ve skartačním řízení. Zásady tohoto řízení jsou stanoveny zákonem Č. 499/2004 Sb. a vyhláškou Č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (§ 9: podrobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů). II. Skartačním řádem se rozumí souhrn pracovních úkonů prováděných při vyřazování písemností nadále již nepotřebných pro činnost jejich původců a při posuzování jejich trvalé hodnoty. III. Při skartačním řízení se z vyřazovaných písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných, určených ke zničení. Trvalá hodnota písemností se stanoví podle kritérií pro posuzování písemností a vyjadřuje se skartačními znaky A, V, S. IV. Skartační znaky a lhůty pro jednotlivé písemnosti a jejich druhy se uvádějí ve skartačním plánu (rejstříku), který je zpravidla nedílnou součástí skartačního řádu. V. Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná péče. o písemnosti v rámci spisové služby a jejich přesná evidence, správné označení skartačními znaky a lhůtami a přehledné uložení ve spisovnách po dobu stanovenou skartačními lhůtami. VI. Skartační řízení se provádí pravidelně, v předem plánovaných skartačních obdobích, komplexně za celého původce a jeho předmětem jsou všechny písemnosti, u nichž uplynuly stanovené skartační lhůty. VII. Řádný průběh skartačního řízení zajišťuje původce za odborného dohledu Ministerstva vnitra nebo příslušného archivu. VIII. Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění příslušného archivu, jakož i zničení písemností bez řádného skartačního řízení, jsou posuzovány a postihovány jako správní delikt.Dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie
1. Dokumenty podle druhu 1.1. zápisy ze zasedání orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních,. 1.2. zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktuře, vedení, správě, řízení, kontrole, činnosti a jejich výsledcích a) ústředních a všem jim podřízených orgánů státní správy, územní samosprávy a jejich předchůdců, b) justičních složek všech stupňů i druhů, notářství, státních zastupitelství a jejich předchůdců
9
c) orgánů a organizačních složek obcí a krajů, národních výborů všech stupňů a jejich předchůdců, d) státních příspěvkových organizací a příspěvkových organizací obcí a krajů, hospodářských, rozpočtových a ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravovaných státními orgány nebo národními výbory, a předchůdců těchto organizací e) obchodních organizací založených nebo ovládaných ústředními a všemi jim podřízenými orgány státní správy, orgány územní samospráva a jejich předchůdců, f) družstevních organizací, jejich zařízení a předchůdců, g) všech součástí a zařízení ozbrojených sil a bezpečnostních složek, h) politických stran, občanských sdružení, odborových organizací a organizací zaměstnavatelů 1.3.mezinárodní smluvní dokumenty prezidentské, vládní a resortní úrovně, 1.4. dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí, 1.5. dokumentace významných staveb 1.6.kroniky všech typů 1.7. matriky narozených, oddaných, zemřelých, vojenské, studentů, členů komor a občanských sdružení, sbírky matričních listin, dokumenty o nabývání a pozbývání státního občanství, 1.8. roční rozpočty, závěrečné účty, účetní závěrky, hlavni knihy, 1.9.historické sčítací archy obyvatelstva, 1.10. soudní rozsudky pro politické delikty, pro zločiny proti lidskosti, pro omezování lidských práva svobod, pro závažné trestné činy proti životu, zdraví a majetku občanů, 1.11. osobní spisy významných osobností politického, hospodářského, vědeckého, technického, kulturního, náboženského, církevního.'. a sportovního života, 1.12. rukopisy významných literárních děl, 1.13. podací deníky, rejstříky k nim, elenchy, kmenové knihy, globální archy a další typy základních evidenčních pomůcek spisové služby, 1.14. privatizační projekty, 1.15. rehabilitační spisy, 1.16. třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách.
2. Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní informace 2.1. o životních poměrech obyvatelstva v dobových státoprávních a ekonomických podmínkách, 2.2. o strategiích, koncepcích a plánování rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a statistických výkazů a přehledů, 10
2.3. o měnové politice, 2.4. o majetkoprávních poměrech a jejich změnách v obecném měřítku, o konfiskacích a restitucích majetku, 2.5. o právní úpravě mezinárodních vztahů, 2.6. o tvorbě právních předpisů včetně jejich nerealizovaných návrhů, 2.7. o státních hranicích, územním členění státu, hranicích správních obvodů, symbolech státu a územních samosprávných celků, místních názvech a jejich změnách, o slučování a rozlučování obcí. 2.8. o vývoji a stavu zdravotnictví, sociální péče a úrovně bydlení, 2.9. o vývoji a stavu vědy a techniky, 2.10. o vývoji a stavu školství, kultury a umění, tělesné výchovy a sportu, k) o vývoji a stavu dopravy a spojů, 2.11. o územním plánování, 2.12. o zásadních změnách a opatřeních v ochraně životního prostředí, n) o geologických a půdních průzkumech, 2.13. o technickém rozvoji včetně patentů na významné vynálezy, 2.14. o kulturních památkách a jejich údržbě, rekonstrukcí a ochraně, 2.15. o životě a díle významných osobností a 2.16. o volebních výsledcích a výsledcích referend.
11
II.
Spisový a skartační řád Občanské sdružení člověk zpět k člověku
Dům domácí péče Zařízení se zvláštním režimem pro postižené Alzheimerovou chorobou
Spisový řád 1. Úvodní ustanovení 1.1. Řád spisové služby organizace Občanské sdružení člověk zpět k člověku se sídlem Na Folimance 11, Praha 2, provozující Dům domácí péče – zařízení se zvláštním režimem pro postižené Alzheimerovou chorobou / dále jen OS/ obsahuje závazné normy pro práci s dokumenty a předarchivní péči. 1.2. Spisovou službou se v této směrnici rozumí soubor legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, které mají za účel efektivní nakládání s dokumenty organizace a upravují jejich příjem, třídění, doručování, označování, evidování, oběh, vyřizování a odesílání a ukládání. 1.3. Řád spisové služby je závazný pro OS člověk zpět k člověku a všechny její organizační útvary. Za jeho dodržování odpovídají statutární zástupce OS a pracovníci s delegovanou pravomocí v oblasti spisové služby. 1.4. Řád spisové služby vychází z následujících právních norem a předpisů: 1.4.1. zákon ze dne 30. června 2004 č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 1.4.2. vyhláška ze dne 13. prosince 2004 č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, 1.4.3. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, 1.4.4. zákon č. 101/200 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, 1.4.5. vyhláška č. 227/2004 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, 1.4.6. vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách 1.4.7. instrukce č. 13 ministerstva zdravotnictví České socialistické republiky ze dne 8. července 1980 č.j. VT/1-203-8.7.80, kterou se vydává skartační řád a skartační plán pro ústavy národního zdraví. 1.5. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti OS člověk zpět k člověku. 1.6. Spis je soubor dokumentů došlých na organizaci nebo vzniklých u její činnosti, který se týká jedné a téže věci 1.7. Podatelna je specializované pracoviště pro příjem a evidenci dokumentů organizace. Podatelna působí též jako výpravna. 1.8. Spisovna je odborné pracoviště k ukládání všech vyřízených dokumentů organizace do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. 2. Příjem dokumentů 2.1. Dokumenty se přijímají v podatelně organizace. Pokud dokument přijme jiná část organizace, zajistí jeho předání k zaevidování do podatelny. Záznam o telefonickém podání a podání učiněná ústně či jinou formou (faxem, e-mailem) musí být 12
bezodkladně zaevidována v podatelně. Ustanovení zvláštních právních předpisů zůstávají nedotčena. 2.2. Dokumenty, na nichž je v adrese uvedeno jméno zaměstnance pod názvem organizace se předávají neotevřené zaměstnanci. Pokud po otevření dopisu zaměstnanec zjistí, že dokument má úřední charakter, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování v podatelně. Dopisy, na nichž je uvedeno jméno klienta manažer sociálních služeb a nebo ergoterapeutka dopis klientovi dle jeho zdravotního stavu předají, nebo na jeho přání otevřou a přečtou. 2.3. OS člověk zpět k člověku nemá elektronickou podatelnu, dokumenty z elektronické pošty se tisknou, předávají pověřenému pracovníkovi a ten je rozděluje k vyřízení jednotlivým zaměstnancům dle jejich pracovních povinností. 2.4. Zaměstnanec pověřený vedením spisové evidence opatří všechna doručená podání v den, kdy byla úřadu doručena, podacím razítkem. Písemnosti se zaevidují v podacím deníku a vyplní otisk podacího razítka. Doručené telegramy, faxy a elektronicky přijímané písemnosti eviduje podatelna jako ostatní podání, opatří je podrobným časovým údajem o doručení (hodina)a předá je zpracovateli. 2.5. Otisk podacího razítka obsahuje: název organizace, datum doručení, číslo jednací a počet listů a příloh. Vzor razítka je uveden v příloze č. 1. 2.6. Obálka se ponechává jako součást dokumentu: 2.6.1. není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedené na písemnosti s datem poštovního razítka, 2.6.2. není-li písemnost podepsána, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa podatele, 2.6.3. má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení, 2.6.4. u zásilek zasílaných na dodejku, 2.6.5. je-li podací razítko otištěno pouze na obálce 2.6.6. je-li adresa odesílatele pouze na obálce 2.6.7. u stížností 2.7. V ostatních případech se obálka vyřadí bez skartačního řízení 2.8. Hromadné podání v téže věci (např. hlášení, zprávy) se opatří v podatelně otiskem podacího razítka a datem doručení. Evidují se ve sběrném archu, který je označen jednacím číslem, podnímž bylo hromadné podání vyžádáno. Tiskopis sběrného archu vyplní zpracovatel, který jej připojí ke spisu. 3. Evidence dokumentů 3.1. Veškeré dokumenty doručené do organizace a vzniklé z její činnosti podléhají evidenci. 3.2. V podacím deníku se neevidují reklamní letáky a brožury, pozvánky a rozmnožené tiskoviny (noviny, brožury, knihy) 3.3. Dále se v podacím deníku neevidují dokumenty, které mají vlastní evidenci nebo jsou součástí odborné dokumentace. 3.4. Spisovou evidenci vede podatelna a spisovna. 3.5. Spisová evidence je vedena v základních evidenčních pomůckách manuálně nebo pomocí výpočetní techniky. 3.6. Základní evidenční pomůckou je podací deník. 3.7. Zápisy do základních evidenčních pomůcek se provádějí čitelně trvalým způsobem. Chybný zápis se nepřepisuje, nepřelepuje ani jinak neodstraňuje, ale přeškrtne tak, aby zůstal čitelný , a nahradí se správných zápisem opatřeným datem, jménem, příjmením a podpisem toho, kdo opravu provedl. 3.8. Všechna podání doručená organizaci a dokumenty vzniklé z jeho činnosti se zapisují do podacího deníku v chronologickém pořadí podle doručení podatelně nebo vzniku dokumentu. 13
3.9. Podací deník je vázaná kniha, která se v záhlaví opatří přesným názvem organizace, rokem popř. roky v nichž je používána, a počtem číslovaných stran. Podací deník obsahuje následující údaje: 3.9.1. pořadové číslo dokumentu, pod nímž je dokument v podacím deníku evidován (číselná řada začíná v deníku 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince), 3.9.2. datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý -z činnosti původce, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické poště, 3.9.3. identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti původce, zapíše se jako „vlastní“, 3.9.4. číslo jednací odesílatele, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh, 3.9.5. stručný obsah dokumentu, 3.9.6. název organizační jednotky určeného původce, které byl dokument přidělen, nebo jméno, popř. jména a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení dokumentu, 3.9.7. způsob vyřízení 3.9.8. den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh, 3.9.9. spisovný znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu (vyřízení podání se odesílá pod číslem podání a kopie vyřízení se ukládá s dokumentem podání) 3.9.10. záznam o vyřazení ve skartačním řízení 3.10. Před zápisem nového podání do podacího deníku příslušný zaměstnanec zjistí kontrolou knihy , zda už nebylo v téže věci evidování jiné podání. V kladném případě připojí předchozí dokument k novému podání. U otisku podacího razítka na novém podání poznamená číslo jednací předchozího dokumentu. Číslo jednací předchozího dokumentu se též poznamená v podacím deníku u pořadového čísla nového podání, s nímž je spojeno. U jednacího čísla předchozího dokumentu se poznamená číslo jednací s nímž bylo číslo spojeno do kolonky „uloženo“. 3.11. Číselná řada v podacím deníku vždy začíná 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a opatří formulí „Uzavřeno dne 31. 12. číslem jednacím …“ a jménem a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. 3.12. Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku, lomené posledním dvojčíslím běžícího roku a zkratkou vyjadřující název organizace příp. doplněným číselným nebo abecedním označením vyřizovatele. Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem. 3.13. Podatelna předává zaevidované dokumenty pracovnici pověřené rozdělením došlých dokumentů 3.14. Podatelna přijímá důchody klientů, které zaeviduje ve zvláštním knize došlých důchodů, vystaví příjmový doklad, peníze uloží do trezoru a příjmový doklad /k originálu přiloží ústřižek složenky a kopii příjmového dokladu/ odevzdá pracovnici pověřené rozdělováním dokumentů. 4. Vyřizování dokumentů 4.1. Dokumenty se vyřizují účelně, správně a rychle. 4.2. Pokud není jinak dáno, vyřizují se dokumenty obvykle do třiceti dnů. Pokud není možno v této lhůtě podání vyřídit, oznámí se žadateli přibližná lhůta, ve které bude podání vyřízeno.
14
4.3.
V případě, že došlý dokument nevyžaduje zvláštní opatření nebo sdělení, poznamená na ní pracovník, kterému byla předělena k vyřízení, že obsah byl vzat na vědomí, označí písemnost datem a podpisem a předá dokument spisovně k založení. 4.4. Veškeré dokumenty, týkající se téže věci tvoří spis. Spis obsahující více čísel jednacích se po vyřízení záležitosti již nerozděluje, ale ukládá pod nejvyšším číslem jednacím, tj. číslem jednacím nejmladšího dokumentu. 4.5. Odpověď na doručené podání se eviduje, vyřizuje a odesílá pod číslem jednacím tohoto doručeného dokumentu. K podání se vždy připojuje stejnopis případně koncept vyřízení. 4.6. Vyřídí-li zpracovatel dokument jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokument, případně připojí záznam na zvláštním listu. 4.7. Vzniká-li dokument z vlastního podnětu organizace, vyžádá si zpracovatel číslo jednací od zaměstnance pověřeného vedením spisové evidence a současně sdělí jeho obsah pro zápis do podacího deníku. Do rubriky podacího deníku „Došlo od“ se zapíše vlastní. 4.8. Každá příloha musí být označeno číslem jednacím dokumentu, k němuž náleží (např. „K č.j. …/..“) 4.9. Zpracovatel, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, příp. rokem zařazení dokumentu nebo spisu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který je součástí tohoto spisového a skartačního řádu. 5. Úprava a podepisování dokumentů, používání razítek 5.1. Dokumenty vzniklé z činnosti organizace se označují záhlavím s jejím názvem, sídlem a číslem jednacím. V odpovědím na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat obálky dokumentů. 5.2. Dalšími náležitostmi dokumentů vzniklých z činnosti organizace jsou: 5.2.1. datum, 5.2.2. počet listů dokumentu, 5.2.3. počet listů příloh nebo počet svazků, 5.2.4. jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem. 5.3. Podepisování dokumentů se řídí organizačním řádem organizace. Stejnopis dokumentu musí mít stejné náležitosti jako originál, za což odpovídá zpracovatel. 5.4. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude předělen skartační znak „A“, se vyhotovuje na trvanlivém papíře určeném pro dokumenty tj. papír, který je výrobcem garantován jako trvanlivý (nekyselý). 5.5. Organizace vede evidenci razítek s jejich otiskem a jménem, příjmení, funkcí , datem a podpisem zaměstnance, který razítko převzal a užívá. 5.6. Ztráta razítka se neprodleně nahlásí Ministerstvu vnitra – odbor dozoru a kontroly veřejné správy (nám. Hrdinů 3, 140 02 Praha 4, tel. 974 816 411, e-mail
[email protected]), který je zveřejní ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí. 6. Odesílání písemností 6.1. Odesílání dokumentu zajišťuje výpravna, která je součástí podatelny. 6.2. Odesílaný dokument musí obsahovat veškeré náležitosti a záznam o jeho odeslání se učiní do knihy odeslané pošty. 7. Ukládání písemností 7.1. Dokumenty a spisy se ukládají do spisovny protokolárně. Vzor protokolu předání do spisovny je uveden v příloze tohoto spisového a skartačního řádu. 7.2. Pracovník spisovny po překontrolování plnosti předávaných dokumentů a spisů je zanese do evidence spisovny. 7.3. Evidence spisovny je vedena v archivní knize. 15
7.4. Dokumenty a spisy se ve spisovně ukládají dle spisového plánu. 7.5. Dokumenty zůstávají ve spisovně uloženy tak dlouho, dokud po jejich vyřízení či ztrátě platnosti uplyne jejich skartační lhůta uvedená ve skartačním plánu. 7.6. Dokument v digitální podobě se skartačními znaky „A“ a „V“ vzniklý z činnosti organizace musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení; obdobně se postupuje při vyřazování dokumentů přijatých v digitální podobě. Dokumenty s prošlou skartační lhůtou se vyřazují ve skartačním řízení. 7.7. Průběh a náležitosti skartačního řízení upravuje skartační řád. 8. Půjčování dokumentů ze spisovny 8.1. Nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně je povoleno pracovníkům vedení organizace, pracovníkům oddělení, z jejichž činnosti dokument vznikl, pracovníkům kontroly či pracovníkům pověřeným ředitelem. 8.2. Dokumenty ze spisovny půjčuje pouze pracovník spisovny. 8.3. Žadatel oznámí pracovníkovi spisovny přesnou obsahovou náplň dokumentů nebo uveden přímo dokument, který požaduje k nahlédnutí nebo opsání. Do dokumentů se nahlíží a výpisy (event. kopie) se pořizují v místnostech spisovny. 8.4. Při zapůjčení dokumentu mimo prostor spisovny se výpůjčka eviduje v knize výpůjček. 8.5. Výpůjčky mimo prostory organizace povoluje pouze její ředitel /statutární zástupce/. 8.6. Každý, kdo si dokumenty půjčuje nebo do nich nahlíží, plně zodpovídá za jejich bezpečnost a ochranu. 8.7. Pracovník spisovny je povinen se přesvědčit, zda je vrácený dokument v pořádku. 8.8. Při ztrátě či zničení dokumentu se tato poznamená do podacího deníku do rubriky o vyřazení spolu s číslem jednacím, kterým byla ztráta či zničení vyšetřeno.
Skartační řád 1. Úvodní ustanovení 1.1. Skartační řád stanoví postup při vyřazování dokumentů ze spisovny ve skartačním řízení. 1.2. Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. 1.3. Za průběh skartačního řízení odpovídá statutární zástupce organizace. 1.4. Skartační řízení je souhrn pracovních úkonů prováděných při systematickém vyřazování dokumentů a při posuzování jejich dokumentární hodnoty. Skartační řízení se provádí za celou organizaci za dohledu příslušného archivu. 1.5. Součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam dokumentů organizace rozdělených dle věcných hledisek a označených spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. 1.6. Skartační znaky určují, jak bude s dokumenty po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloženo: 1.6.1. skartační znak „A“ označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odevzdání do příslušného archivu, 1.6.2. skartační znak „S“ označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ke zničení, 1.6.3. skartační znak „V“ označuje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny příslušným znakem skartačním „A“ nebo „S“ 1.7. Skartační lhůty určují dobu, ve které nesmí být dokument vyřazen. Skartační lhůta je uváděna v letech a počítá se vždy od 1.1. následujícího roku po roce, kdy byla 16
písemnost vyřízena (uplynula její právní platnost). Od 1.1. roku následujícího po uplynutí této lhůty může být písemnost zařazena do skartačního řízení a tím vyřazena. 1.8. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty organizace, u nichž uplynuly skartační lhůty a které nejsou potřebné pro další činnost organizace. 1.9. Pro přípravu a provedení skartace se jmenuje komise. 1.10. Pracovník spisovny je členem skartační komise. 2. Skartační řízení 2.1. U dokumentů, jejichž skartační lhůty uplynuly, ověří pracovník spisovny jejich úplnost, správnost skartačních znaků a lhůt, a to zda jsou již skartační lhůty prošlé, dále zda opravdu zanikly právní a provozní potřeby těchto písemností pro organizaci. 2.2. Podle označení písemností rozdělí skartační komise dokumenty do skupin „A“ a „S“. 2.3. Dokumenty skupiny „V“ se znovu posoudí a podle výsledku posouzení se rozdělí do skupin „A“ a „S“. 2.4. Skartační komise vypracuje skartační návrh, kterým organizace požádá příslušný archiv o provedení odborné archivní prohlídky, posouzení dokumentů a povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“. Vzor skartačního návrhu je uveden v příloze spisového a skartačního řádu. 2.5. Skartační návrh podepisuje statutární zástupce organizace a členové skartační komise. 2.6. Skartační návrh se odesílá ve dvojím vyhotovení příslušnému archivu. 2.7. Příslušný archiv na základě skartačního návrhu posoudí dokumenty v něm obsažené a o průběhu skartačního řízení sepíše pověřený pracovník archivu se členy skartační komise skartační protokol. Součástí skartačního protokolu je seznam dokumentů vybraných za archiválie s určením jejich kategorie a seznam dokumentů skupiny „S“ určených ke zničení a případné nedostatky a úkoly uložené příslušným archivem. Na základě skartačního protokolu se vydá skartační povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“. Bez souhlasu příslušného archivu nelze žádné dokumenty ničit nebo předávat do sběru. 2.8. Po provedení skartačním řízením organizace: 2.8.1. v dohledném termínu odevzdá protokolárně archiválie příslušnému archivu, 2.8.2. zajistí zničení dokumentů skupiny „S“, a to buď předáním firmě, zabývající se likvidací úředních dokumentů, nebo komisionelní likvidací, 2.8.3. zaznamená vyřazení dokumentů v evidenčních pomůckách (archivní knize a podacím deníku) 2.9. Při vyřazování a předávání dokumentů do příslušného archivu či firmě ke zničení je nutno zabezpečit řádný a trvalý dozor tak, aby se žádné dokumenty neztratily nebo nedostaly do nepovolaných rukou. 2.10. V období přípravy a průběhu skartačního řízení jsou písemnosti ponechány v původním spisovém uspořádání a je zajištěna jejich přístupnost. Teprve po podepsání skartačního protokolu a vydání skartačního povolení jsou provedeny úpravy dokumentů k odvozu a ke zničení. 2.11. Při reorganizaci nebo likvidaci organizace je bezpodmínečně nutné dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám a ničení dokumentů. Za řádné vyřazení likvidované organizace je odpovědný právní nástupce nebo likvidátor. 2.12. Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění příslušným archivem, a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení, jsou posuzovány a postihovány jako porušení povinností uložených zákonem.
Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dnem ………..
17
III. Spisový a skartační plán OS člověk zpět k člověku Spisový znak
I. I.1. I.2. I.3. I.4. I.5. I.6. II. II.1. II.2. II.3. II.4. II.5. II.6. II.7. III. III.1.
Druh dokumentu
Knihy (pokud nejsou součástí knihovny) Časopisy Noviny Výstřižky z novin týkající se ústavu Bibliografické záznamy časopiseckých článků (liter. služba viz. též 646.2) Publicistická a přednášková činnost ved. prac. ústavu
Dokumentace o organizaci ústavu, písemnosti o ustavení ústavu, organizační řády Delimitační rozhodnutí, změny, rozšíření ústavu Kroniky ústavní, životopisné doklady o osobách, které se významně účastnili založení a rozvoje ústavu Organizační instrukce pro činnost jednotlivých zařízení ústavu (kompl. sbírky) Organizační průzkumy studijní zprávy z účasti na závažných sympoziích, poradách o organizaci a řízení apod. Zápisy o poradách vedoucích pracovníků Korespondence vedení ústavu
IV.
Právní záležitosti
IV.1. IV.2. IV.3. IV.4. IV.5. IV.6. IV.7. IV.8.
S S S A
20 5 1 1
A
5
V
5
A
10
A
10
A
10
A
10
V
10
A V
5 5
A
5
S
10
A
10
V A
5 5
A
10
S
10
S
10
S S S S S
5 10 10 10 10
Řízení a organizace
III.4. III.5.
III.3.
Lhůta roků
Publikace, dokumentace
Kontrola Směrnice pro organizaci a provádění kontrol Zprávy o kontrolách, revizích a prověrkách vlastních (vnitřní revize), příkazy k odstranění nedostatků Zprávy o kontrolách, revizích a prověrkách nadřízených orgánů Stížnosti a oznámení občanů Evidence stížností
III.2.
Skartační znak
Písemnosti upravující vnitřní organizaci právní služby Písemnosti při řízení, např. o náhradách škod, vymáhání nedoplatků, apod. Zastupování ústavu, plné moci, zmocnění, podpisová oprávnění Kniha regresů Spisy o vymáhání ošetřovného Rozhodnutí o regresní náhradě Návrhy pro regresní komisi Hlášení úrazů a výše regresní náhrady
18
IV.9. IV.10. V. V.1. V.2. V.3. V.3.a. V.3.b. V.4. V.5. V.5.a. V.5.b. V.6. V.7. VI. VI.1. VI.2.
Regresní návrhy v trestním řízení Výzva k zaplacení regresní náhrady
Směrnice, instrukce a metodické pokyny Písemnosti o výsledcích hygienických šetření, měření škodlivin (o hlučnosti, osvětlení, prašnosti, atd.) a nápravných opatření a jejich kontrole Písemnosti o bydlení kolektivního charakteru (internáty pro pracující, koleje): Písemnosti o hygieně provozu Písemnosti o hygieně výstavby Úmrtní listy a doklady o úmrtí v karanténní nemoci Písemnosti o hygieně v zařízeních společného stravování: Písemnosti o hygieně provozu Písemnosti o hygieně výstavby Písemnosti o výživném režimu Písemnosti o dezinfekci, dezinsekci a deratizaci
VI.10.
Hlášení zhoubného novotvaru
VI.5. VI.6. VI.7. VI.8.
VI.11. VI.12. VI.13. VI.14. VII. VII.1. VII.2.
A
10
V
5
V S S
5 10 5
V S V V
5 10 10 3
S S
3 5 100
Dokumenty (dokumentace) všeobecné, zpracovávané (používané) ve všech zdravotnických zařízeních (ambulantních, ústavních, aj.) dokumenty klientů
VI.9.
VI.4.
10 10
Hygiena
Denní pracovní záznamy Výkazy o činnosti (pracovní výkazy) Zdravotní záznamy včetně vložek a doplňků (chorobopisy, viz též zdravotní záznamy u ostatních částí léčebné preventivní péče, kde jsou určité odchylky v ústavních zařízeních, v zubní péči, v psychiatrické péči.) Zápisy o průběhu ošetření (vyšetření) z odborných ambulantních zařízení Lékařské zprávy - nálezy Průvodní listy (průvodky) pro různá vyšetření Provozní deníky (knihy) a záznamy pro radiodiagnostiku a radioterapii, biochemická vyšetření, rozbory moče, rehabilitační péče a podobně Recepty na léky a poukázky na ortopedické pomůcky – jako součásti faktur nebo vyúčtování za léky Tiskopisy receptů a žádanek na léčiva
VI.3.
S S
Evidence nemocných včetně doporučení a záznamu o průběhu léčení Hlášení zdravotních sester Kniha návštěv Sociální dokumentace
S
od narození evidovaného
S
3
S S
3 3
S
5
S
1
S
Ihned 100
S
od narození evidovaného
S
5
S S S
3 5 10
A A
10 10
Práce, pracovníci, mzdy Směrnice, instrukce, apod. Kolektivní dohody (smlouvy, dohody o spolupráci, text,
19
VII.3. VII.4. VII.5. VIII. VIII.1. VIII.2.
VIII.3.
VIII.4.
VIII.5.
VIII.6. VIII.7.
VIII.8.
VIII.9.
VIII.10. VIII.11. VIII.12. VIII.13 VIII.14. VIII.15. VIII.16.
VIII.17 VIII.18.
uzavírání a plnění) Vypsání konkursů na místa Písemnosti v agendě vysílání pracovníků do zahraničí, doporučování cest zaměstnanců do ciziny Korespondence personálního oddělení
S
5
V
10
S
5
S S
45 10
S
10
V
10
S
10
S
5
S
45
V
30
V
20
S
5
V
5
A
10
V
5
V
5
S
10
V
5
S
5
V
5
Písemnosti týkající se konkrétních pracovníků Osobní spisy pracujících, jednotná evidence pracujících Přihlášky a odhlášky k pojištění Pracovní (učební) smlouvy a závažné písemnosti týkající se uzavření, změny, skončení pracovního poměru, vedlejšího pracovního poměru, vedlejší činnosti s pracovníkem, pracovní náplně jednotlivých pracovníků, platové výměry, srážky ze mzdy pokud nejsou součástí osobního spisu Písemnosti týkající se plnění povinností, hodnocení a kázně pracovníka Běžné písemnosti týkající se povolování, změn, vyjímek v pracovní době, nařízení práce přes čas, povolení dovolené, náhrady mzdy za dovolenou, náhrady mzdy při překážkách v práci, při povolení studia při zaměstnání, náhrady výdajů pracovníkovi v souvislosti v výkonem práce (cest. Účty) apod. Běžné písemnosti (hromadné povahy) týkající se více zaměstnanců (přehledy o brigádách, dovolených apod.) Záznamy o poučení (školení) jednotlivého pracovníka v ochraně a bezpečnosti práce, o přidělení ochranných pomůcek, o úrazech Písemnosti o konkrétní účasti pracovníků (kolektivů) na zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Zápisy o prověrkách ochrany a bezpečnosti při práci, o hromadných školeních v OBP Písemnosti o provedených dohlídkách orgánů státního odborného dozoru nad OBP, včetně písemností o likvidaci závad Písemnosti o mimořádných formách studia a školení, o úlevách v práci pracovníka, o hmotném zabezpečení pracovníka při školení Běžné písemnosti o provozu a zařízení stravovacích, ubytovacích, kulturních a tělovýchovných zařízení Výsledky sociálního průzkumu pracovníka Běžné písemnosti o zdravotních a sociálních podmínkách zaměstnanců (hromadné spisy) Běžné písemnosti o zdravotních a sociálních podmínkách pracovníka a jeho mimopracovních podmínkách Běžné písemnosti o přidělování bytů zaměstnancům Závažnější (nenormativní) písemnosti o pracovních podmínkách žen, mladistvých a učňů (např. písemnosti v záležitostech zařizování společných provozoven služeb pro domácnost atd.) Ostatní běžné písemnosti týkající se pracovních podmínek žen, mladistvých a učňů Konkrétní případy jednotlivců – žen, mladistvých a učňů
20
VIII.19. VIII.20. VIII.21. VIII.22. IX. IX.1. IX.2. IX.3. IX.4. IX.5. IX.6. IX.7. IX.7.a. IX.7.b. IX.7.c. IX.8. IX.9. IX.10. IX.11. IX.12. IX.13. IX.14. X. X.1. X.2. X.3. X.4. X.5. X.6. X.7. X.8. X.9. X.9.a. X.9.b. X.10.
v sociálních a podobných záležitostech Dohody o hmotné zodpovědnosti Písemnosti o náhradách škod způsobených pracovníkem nebo pracovníkovi Písemnosti z pracovně právních sporů jednotlivců Závažné písemnosti, týkající se sporů více zaměstnanců, např. spory celých kolektivů zaměstnanců s vedením ústavu Plánování, rozpočtování, účetní a operativní evidence, statistika (sociálně ekonomická informace) Zásady pro sestavování Organizace prvotní evidence Všeobecné pokyny Dlouhodobé (výhledové) plány rozvoje s nejdůležitějšími podklady (včetně písemností o plnění) Plány rozvoje, víceleté (5LP) (včetně písemností o plnění) Plány roční – ústavní plán (vč. písemností o plnění) Plány úkolů (pracovní) - dlouhodobé a roční - kratší než roční - osobní Technicko-organizační opatření pro zajištění plnění a kontrolu plánů Běžná korespondence vztahující se k plánům a jejich částem Krátkodobá (dekádní, měsíční) hlášení a rozbory plnění plánu Čtvrtletní, pololetní rozbory plnění plánu Roční rozbory činnosti a hospodaření a statistické výkazy o plnění plánu Zápisy z porad a schůzí o plánování a kontrole plnění plánu Souhrnné (komplexní) výroční zprávy nadřízených orgánů (ONV, KNV, NVP) hodnotící zdravot. činnost
V
10
V
10
V
10
V
10
S S S
10 5 3
A
20
A A
10 5
A S S
10 5 1
V
5
S
3
S
3
S
3
A
10
S
3
A
10
A A S
10 10 5
V
5
S
5
S
5
S
5
S
1
A S V
10 5 10
Rozpočtování, financování Normy výdajů, úsporná opatření Rozpočty, sestavování, schvalování Podklady k rozpočtům Spisy o otevírání rozpočtových úvěrů, o přesunech a vázání rozpočtových prostředků Spisy o běžném hospodaření podle rozpočtu Vysvětlivky a rozbory ke čtvrtletním výkazům o plnění rozpočtu Spisy o projednávání peněžní potřeby s nadřízenými orgány Podklady pro krátkodobou (měsíční) kontrolu hospodaření podle rozpočtu Rozbory hospodaření (kontrola plnění rozpočtů) - roční - čtvrtletní Zprávy a záznamy o revizích hospodaření rozpočtovými
21
X.11. X.12. X.13. X.14. X.15. X.16. XI. XI.1. XI.2. XI.3. XI.4. XI.5. XI.6. XI.7. XI.8. XI.9. XI.10. XI.11. XI.12. XI.13. XI.14. XI.15. XI.16. XI.16.a. XI.16.b. XI.17. XI.18. XI.19. XI.20. XI.21. XI.22. XII. XII.1. XII.2. XII.3. XlII. XIII.1.
prostředky a plnění nápravných opatření Spisy o zřizování účtů u peněžních ústavů, běžná korespondence s peněžními ústavy Likvidace pohledávek a závazků, platební styk mezi dlužníky a věřiteli Majetek – nabytí, převody Náhrady škod Příjmy, vybírání, řízení Zprávy z porad a schůzí o rozpočtování a financování a kontrole plnění rozpočtu
S
5
S
10
A S S
10 5 5
S
5
A A
10 10
S
10
S S
10 5
S
10
S S S S S
45 10 10 10 5
V
10
S S S
5 5 5
A S
10 10
S
10
S S A S
5 5 20 5
S
3
A A S
10 10 5
A
10
Účetnictví a operativní evidence Směrnice a písemnosti o organizaci účetní evidence Roční státní účetní výkazy a roční účetní závěrky Měsíční, čtvrtletní a pololetní státní účetní výkazy a účetní závěrky Knihy došlých a vydaných faktur Účetní doklady (faktury aj.) Seznamy účtů na volných listech, sestav, účetních kniha a arch. Knihy po dobu úschovy zapsaných údajů nejméně však Mzdové listy Výplatní listiny Mzdové podklady Daňové výkazy Náhrady cestovních a stěhovacích výdajů Dokladové revize (účetní kontrola) včetně nápravných opatření Ostatní pomocné písemnosti účetní evidence Inventarizační komise, ustanovení Inventarizační pracovní plány Protokoly o fyzických inventurách - součást účetních závěrek - ostatní Protokoly o vyřazovacím (výukovém) řízení invent. předmětů Písemnosti o ztrátách invent. předmětů, o náhradách Operativní evidence, inventární karty Rejstříky základních prostředků, ceníky Evidence DKP Evidenční karty osobního inventáře propuštěných zaměstnanců Statistika Směrnice a organizace statistické evidence a výkaznictví Roční státní statistické výkazy s roční periodicitou Státní statistické výkazy s kratší než roční periodicitou Zásobování, hospodářské provozy, služby (jen vlastní provozní činnost bez údržby a technické evidence) Směrnice pro zásobování a skladování
22
XIII.2. XlII.3. XIII.4. XIII.5 . XIII.5.a. XIII.5.b. XIII.6. XIII.7. XIII.8. XIV. XlV. I. XIV.2. XlV.3. XIV.4. XIV.5. XIV.6. XIV.7. XIV.8. XIV.9. XIV.10. XIV.11. XlV.12. XIV.13. XIV.14. XIV.15. XlV.16. XIV.17. XlV.18. XIV.19. XIV.20. XIV.21. XIV.22. XIV.23. XIV.24. XV. XV.1. XV.2. XV.3.
Technologie skladování Normalizace, typizace materiálu Seznamy disponentů zmocněných ke schvalování (podpisování) hosp. smluv, objednávek, výdejek na zboží ze skladu (viz též ad 14) Ceníky - vlastní - ostatní Zmocňovací listy (plné moci) k přebírání zboží Situační zprávy o nákupních možnostech Prospekty, katalogy, vzorkovnice zboží
S A
10 10
S
5
A S S S S
10 10 5 5 5
A S S S S A S
5 5 3 5 5 5 10
S
10
S
5
S
5
S
3
A
10
S
5
S
5
S
5
S
5
S
5
S S S S S S S
3 3 5 5 5 3 5
A V V
10 10 5
Zásobování Roční plány hmotného zásobování Hospodářské smlouvy o dodávce výrobků Evidence o plnění hospodářských smluv Přepravní podmínky, dopravní dispozice Písemnosti o penalizaci (požadované nebo placené) Nabídky (poptávky) Objednávky investičních celků Dodací listy na velké investice dílčí i konečné s protokoly o převzetí dokončených prací Žádanky o nákup, objednávky a potvrzení objednávek, urgence dodávek, kontrola přijatých faktur Reklamace dodaného zboží (dodacích lhůt, množství, jakosti, ceny apod.) Průvodní doklady (propustky, konsignace, dodací listy, pokud netvoří součást účetních dokladů) Doklady o přejímání mimořádně velkých položek zboží nebo investic (včetně výkresů konstrukčních) např. při vybavení celých komplexů Záznamy (protokoly) o přejímce dodávek, vadách zjištěných při odběru, o vypořádání škod Evidence (knihy) o došlých zásilkách Písemnosti o obalech (ceny, evidence, vracení, přesuny, závady, vyřazení, zásoby, zavedení atd.) Skladní karty zásob zboží Kopie výkazů skladů, hlášení spotřeby zboží, obratové soupisky zásob Osobní listy na nástroje a prac. pomůcky zaměstnanců Výdejky - převodky zboží Přehledy o likvidaci nadnormativních zásob Běžné písemnosti o likvidaci nadnormativních zásob Kontrola plnění plánu zásobování Měsíční prověrky stavu zásob Zprávy a rozbory o zásobovací situaci Stravování (klientů a personálu) Směrnice pro organizaci stravování, strav. řád Stravovací komise, ustanovení, povinnosti, porady Písemnosti o hygieně stravování, hygienických prohlídkách
23
XV.4. XV.5. XV.6. XV.7. XV.8.. XV.9. XV.10. XV.11. XV.12. XV.13. XV.14. XV.15. XV.16. XV.17. XV.18. XVI. XVI.1. XVI.2.
personálu Rámcové smlouvy o dodávkách potravin aj. zboží Objednávky potravin, dodací listy, doklady o příjmu zboží pokud nejsou součástí faktur Reklamace dodávek, protokoly o vadách (jakosti, ceny, množství) Kalkulace nákladů na stravování Rozvrhy stravy na období, jídelní lístky Předpisy dietní stravy pro oddělení a celé zařízení Skladní karty zásob zboží Výkazy spotřebovaných potravin Výdejky aj. záznamy o výdeji potravin ze skladu Inventurní seznamy zásob zboží a jiné písemnosti o kontrolách stavu zásob (výpočty mank, ocenění zásob, protokoly o poškození, o ztrátách apod.) Písemnosti o zužitkování zbytků potravin Stížnosti na stravování Vybavení kuchyní, běžné písemnosti (neinventární) Jídelní náčiní, nádoby, příbory, vybavení Jídelny, vybavení, používání
Hospodářské smlouvy na praní prádla dodavatelsky Objednávky praní prádla v jiných podnicích (dodavatelsky) Spisová, doručovatelská, spojovací (telefonní) služba (jen běžná korespondence)
XVIII.
Archivnictví
XIX. XIX.l. XIX.2. XIX.3. XIX.4. XIX.5. XIX.6. XIX.7. XIX.8. XIX.9. XIX.10. XIX.11. XX. XX.1.
5
S
5
S
5
S S S S S S
2 3 3 5 3 3
S
5
S S S S S
1 5 3 3 3
S S
5 2
S
5
A V
10 10
A
*)
A
*)
A
10
S S
5 10
A
10
A S S A S
10 3 měs 5 10 ihned
A
10
Praní a údržba prádla, oděvů a obuvi
XVII.
XVIII.1. XVIII.2.
S
Odevzdávání archiválií Písemnosti ze styku s archivy Spisová služba Podací deník, rejstřík *)po vyřazení posledního evidovaného dokumentu Archivní kniha *)po vyřazení posledního evidovaného dokumentu Směrnice pro organizaci spisové a doručovatelské služby (spisový řád a plán, skartační řád a plán) Návrhy (schvalování) racionálních formulářů Podpisová oprávnění ( spisů) Podací protokoly, indexy, rejstříky a jiné dříve užívané záznamní knihy podatelny Protokoly o skartaci Obálky došlých doporučených zásilek Evidence přísně zúčtovatelných tiskopisů Vzory (otisky) razítek používaných v ústavu Přespočetná vyhotovení, zbytky neplatných tiskopisů Pokladní služba Pokladní řád, úprava platebního styku
24
XX.2. XX.3. XX.4. XX.5. XX.6. XX.7. XX.8. XX.9. XX.10 . XXI. XXI. 1 . XXI. 2 . XXI.3. XXII. XXII.1. XXII.2. XXII.3 . XXIII. XXIII.1. XXIII.2. XXIII.3. XXIII.4. XXIII.5. XXIII.6. XXIII.7. XXIII.8. XXIII.9. XXIII.10. XXIII.11. XXIII.12. XXIII.13. XXIII.14. XXIII.15.
XXIV.
Zřizování a dotování příručních pokladen Podpisové vzory Běžné písemnosti o pokladních hotovostech, zálohách, inkasu, odvodech přijatých peněz, výměně platidel Pokladní knihy a deníky s přílohami Vyúčtování záloh Záznamy o kontrolách (skontro) pokladny Záznamy o předání a převzetí pokladny Záznamy o předání a převzetí klíčů Záznamy o zajištění pokladen proti vloupání, požáru
S S
10 10
S
5
S S V S S A
10 5 5 5 5 10
S
1
S
3
S
3
A S S
10 5 5
Stavební řád, směrnice pro stavební činnost Instrukce pro technickou, inspekční a revizní službu Technická knihovna. Výtisky technických norem Mapy popisné a technické Plány geometrické Plány zastavovací Plány prováděcí, všeobecné, otisky map Výhledové plány výstavby Plány preventivních oprav a údržby, potřeby materiálu a náhradních dílů Projektové úkoly, projekty nových realizovaných staveb Znalecké posudky Technicko-ekonomické kolaudace Závažné písemnosti o pracích nevyžadujících stavební povolení Běžné písemnosti o opatřování stavebních hmot a jiného materiálu na údržbu
A A S A A A V A
10 10 20 10 30 20 10 30
S
10
A V A
20 10 10
V
10
S
5
Práce externích projektantů, dohody o práci
S
10
Agenda dávková Písemnosti o zapůjčení vozíků a jiných léčebných a ortopedických pomůcek pro nemocné (kromě karet) Evidence zapůjčených předmětů Žádosti o zapůjčení vozíků pro nemocné, o příspěvky na vozíky nebo spec. ortop. pomůcky Přijímání a propouštění pacientů (v lůžkových zařízeních) Instrukce pro přijímání a propouštění pacientů Potvrzení o předání - převzetí věcí pacientů Potvrzení o úschově věcí Výstavba, technický obnova a údržba zařízení, technické provozy
Budovy ( čistírny odpadních vod mimo budovy, studny, pozemní komunikace, plochy a úpravy území,podzemní objekty, nadzemní vedení, kanály) *)(Spisy se skartačním znakem A nutno ponechat v zařízení až do vyřazení objektu)
*)
25
XXIV.1. XXIV.2. XXIV.3. XXIV.4. XXIV.5.
XXIV.6. XXV. XXV.1. XXV.2.
XXV.3. XXV.4. XXV.5. XXV.6. XXV.7.
XXV.8.
XXV.9. XXV.10. XXVI. XXVI.1. XXVI.2.
XXVI.3. XXVI.4. XXVI.5. XXVI.6. XXVI.7. XXVI.8. XXVI.9. XXVI.10. XXVI.11. XXVI.12.
Technická evidence, pasporty budov a staveb Záznamy o generálních technických prohlídkách budov a staveb s příkazy k likvidaci nedostatků Písemnosti o rekonstrukcích (gen. opravách) investiční povahy včetně projektů Písemnosti o přidělení služeb. bytů, nájemní smlouvy (po uplynutí platnosti) Zásadní dokumentace o ochraně budov a staveb (instrukce o vstupu do objektů, o zabezpečovacím zařízení, zamykání, střežení budov) Směrnice o požární ochraně, o organizaci PO
A
10
V
10
A
10
S
10
A
10
A
10
A
20
A
10
S S S
10 10 10
V
5
S
5
V
10
S
5
S
3
A
10
S
20
S
5
S
10
S
5
V
10
V S S S S S
10 10 5 5 10 5
Energetické a hnací stroje a zařízení, energetika Zásadní směrnice pro energetické hospodaření Schemata, plány a výkresy energetického zařízení, rozvodů, kabelů. Závazné odborné posudky o těchto zařízeních Ostatní písemnosti o zřízení energetických zařízení Energetické bilance, spotřební normy energie a paliv Záznamy o revizích a zkouškách energetických zařízení Deníky (záznamy) o provádění rekonstrukcí a oprav energetických strojů a zařízení Provozní záznamy v kotelnách, ve strojovnách o dodávkách, o spotřebě energie a paliv, rozvodu a spotřebě vody Záznamy o instalaci (a provozu) zařízení vzduchotechnických a vodotechnických (zkoušení a čištění vzduchu, úprava vody, vodovodů, čištění odpadních vod) Záznamy o kontrolách spotřeby energie a uskladnění paliv Záznamy o řízení práce zaměstnanců energetických zařízení Pracovní stroje a zařízení (hosp. technika), přístroje a zvláštní technická zařízení (zdrav. tech.) Směrnice pro správu a ochranu strojů a přístrojů Písemnosti o opatřování a přejímání strojů a zařízení, evidenční listy a karta strojů, popisy, výkresy a fotografie strojů, výkresy o rozmístění strojů Písemnosti o přidělování, přemisťování a vyřazování strojů Generální opravy strojů (časové plány, přehledy) plány preventivních oprav Písemnosti o běžné údržbě a opravách strojů) objednávky na opravy, výkazy práce, seznamy nářadí) Pasporty pro zdrav. i hosp. techniku (jen o zařízeních rozhodujících podle nař. MZd) Technická evidence strojů a strojního zařízení Cejchování strojů a přístrojů Přehledy o využití strojů Záznamy o hospodaření mazadly na stroje Záznamy o technických prohlídkách Běžné písemnosti o práci obsluhovatelů strojů
26
XXVII. XXVII.1. XXVII.2. XXVII.3. XXVII.4. XXVII.5. XXVII.6. XXVII.7. XXVII.8. XXVII.9. XXVII.10.
XXVII.11. XXVII.12. XXVII.13. XXVII.14. XXVIII. XXVIII.1. XXVIII.2. . XXVIII.3. XXVIII.4. XXIX. XXIX.1. XXIX.2. XXIX.3. XXIX.4. XXIX.5. XXIX.6. XXIX.7. XXIX.8. XXIX.9.
Dopravní prostředky, doprava Provozní řády, směrnice, instrukce pro dopravní službu a hospodaření dopravními prostředky všeho druhu (nejen aut) . Evidence motorových a jiných vozidel Písemnosti o opatřování, přidělování a vyřazování (odhady, prodej) vozidel Úřední doklady motorových vozidel (jízdní průkazy, typová osvědčení, pokud jde o vozidla již mimo provoz) Soupisy inventáře a nářadí k vozidlům (po uplynutí platnosti) Zápisy o technických prohlídkách vozidel Hospodářské smlouvy na opravy, čištění vozidel, plány oprav Korespondence o údržbě a opravách vozidel, o pohonných hmotách Záznamy o provozu (jízdách), výkonech vozidel, rozvrhy dopravní služby Čerpací stanice, garáže, dílny (pro opravy dopravních prostředků), vozovky, parkovacíplochy, nakládací rampyúdržba, provoz objektů - viz řadu 91 - Budovy, nebo 92 Stavby Písemnosti o vyhrazení parkování vozidel Pojištění proti povinnému ručení motorových vozidel Záznamy o nehodách při provozu motorových vozidel, o kontrolách řidičů, o školení řidičů Běžné písemnosti o řízení práce pracovníků dopravní služby
A
10
S
10
S
10
S
5
S
5
S
5
S
5
S
5
S
3
S S
5 10
V
10
S
3
Nástroje (nikoliv ZP, pouze DKP apod.) Směrnice pro hospodaření a údržbu Technická dokumentace Běžné písemnosti o údržbě Záznamy o technických prohlídkách
A 10 S 5 po vyřazení věcí S 5 S 5
Pozemky a trvalé porosty Evidence pozemků, doklady o nabytí Mapy pozemků Geometrické plány pozemků Dokumentace o klasifikaci, bonifikaci a odhadech Evidence o výsadbě stromoví (dřevin) Meliorace pozemků Zvelebování pozemků, obdělávání (sezónní) půdy, péče o porosty (postřiky, hnojení) Činnost svépomocná při zvelebování pozemků Písemnosti týkající se ochrany pozemků ( přírody)
A A A V A A
10 20 30 10 30 10
S
5
S V
5 10
27
IV. ZÁVĚR Tento spisový a skartační řád je obecně použitelný pro domovy se zvláštním režimem. Při jeho tvorbě jsem čerpala z materiálů školení agentury Sekurkon, konzultací se státním archivem v Kutné Hoře a z knihy „Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře“ 3. aktualizované a přepracované vydání.
28
Příloha spisového a skartačního řádu č. 1
Vzor razítek používaných v organizaci
29
Příloha č. 2: Protokol o předání dokumentů do spisovny
Předávací protokol dokumentů předávaných do spisovny (název organizace). Předávající pracovník: Poř. č.
Spisový znak
Druh materiálu
Časový rozsah
Skartační Množství znak a evidenčních lhůta jednotek
Pozn.
Předávající pracovník zodpovídá za úplnost předávaných dokumentů a správnost údajů uvedených v předávacím protokole.
.............................................. datum
......................................... podpis předávajícího
........................................... podpis pracovníka odpovědného za vedení spisovny
30
Příloha č. 3: Skartační návrh
Název organizace
V Praze dne Archiv hl. města Prahy Archivní 6 Praha 4
Věc: Návrh na provedení odborné archivní prohlídky Ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby navrhujeme vyřadit dokumenty naší organizace z let .......................
. Navrhované dokumenty, rozdělené do
skupin A a S, jsou uvedeny v příloze. Termín odborné archivní prohlídky navrhujeme... .
razítko organizace podpis ředitele/ky podpis pověřeného pracovníka
31
Příloha č. 4: Příloha skartačního návrhu ¨
Příloha skartačního návrhu Dokumenty skupiny A Pořadové Spisový číslo znak
Druh dokumentů
Časový rozsah
Skartační lhůta
Počet balíků, šanonů
Druh dokumentů
Časový rozsah
Skartační lhůta
Počet balíků, šanonů
Časový rozsah
Skartační lhůta
Počet balíků, šanonů
Časový rozsah
Skartační lhůta
Počet balíků, šanonů
Dokumenty skupiny S Pořadové Spisový číslo znak
Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny A Pořadové Spisový číslo znak
Druh dokumentů
Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny S Pořadové Spisový číslo znak
Druh dokumentů
32
Příloha č.5 : Návrh na předání dokumentů Archivu hl. města Prahy
Název organizace
V Praze dne Archiv hl. města Prahy Archivní 6 Praha 4 Věc: Návrh na předání archiválií Ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb. navrhujeme k předání do Archivu hl. města Prahy archiválie vzniklé z činnosti naší organizace z let ...................... . Tyto archiválie byly vybrány k trvalému uložení při odborné archivní prohlídce dne .......................
. Žádáme o sdělení termínu předání.
razítko organizace podpis ředitele/ky podpis pověřeného pracovníka
33
Příloha č. 6: Příloha k návrhu na předání archiválií do archivu
Příloha k návrhu na předání archiválií do archivu Pořadové Spisový číslo znak
Druh dokumentů
Časový rozsah
Počet balíků, šanonů
Poznámka
34
Příloha č. 7: Předávací protokol archiválií do archivu PROTOKOL o předání archiválií (název organizace) do Archivu hl. města Prahy Dne..................... předal(a) .................................................. Archivu hlavního města Prahy .................................. (počet balíků, krabic pořadačů) z let ........................ navržených k trvalé archivní úschově dopisem č.j. .......................... ze dne ........................ .
Razítko organizace
Předal:
Převzal:
V Praze dne ........................................
35
Příloha č..8 : Likvidační protokol Název organizace
Likvidační protokol Dne ......................... byly zlikvidovány dokumenty určené ke zničení skartačním protokolem ze dne .................................... . Dokumenty listinné podoby byly spáleny v kotelně organizace, diskety, optické disky a DVD byly zlikvidovány v drtičce. Likvidaci byli přítomni: 1. (Jméno).......................................(podpis) 2.(Jméno)........... , ...........................(podpis) 3 .(Jméno ........................................(podpis)
V Praze dne ........................................
36
