Z11/12776 - 39562
(3 0 (3 :) :3 * Fe CJ 2 (0 zHz * qegiustaf * GGD * M7 * |LVS ' 1-rp em-e-erîtè 'loï-ê-nzj sjonen m aas k. lëë;xk I! Aan ..---. het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten die deelnemen in de 1 8 AF| 2g12 Reglo Zuid-Holland Zuid. -- -- --' 77. ek r.. . . ! ..... . ' . . ... .. j; Ifk,s-t . t J j Uw kenmerk Ons kenmerk 2012000114 Bijlageln) Datum 13 april 2012 Behandeld door/tel.nr. J.N. van de Poel 078 770 3001 Onderwerp Informatie over belangrijke ontwikkelingen en dossiers binnen Zuid-Holland Zuid Geacht college, Hierbij informeren wij u over een aantal belangrijke ontwikkelinjen en dossiers binnen onze regio Zuid-Holland Zuid, De afgelopen maanden hebben wIJ el-voor gekozen u hierover zo transparant en concreet mogelijk te informeren, ook wanneer het om pijnlijke en bestuurlijk-gevoellge onde|erpen ging. Wij hebben gemerkt, dat u deze openheid waardeert. Niettemin hebben wij elwaren, dat er nog altijd ïzorgen en twijfels' leven rondom de bedrijfsvoering, zeker ook bij de gemeenteraden. Wij kunnen ons dat zeer goed voorstellen. In de afgelopen periode hebben wij ook veel van u gevraagd, zeker in financiële zin. En ook nu hebben we als bestuur verantwoordelijkheid te nemen voor het oplossen van de negatieve reselwe, waarover u in deze brief een voorstel aantreft. Reeds eerder hebben wij uitgesproken de zorgen met u te delen, Wij hebben op tal van momenten verantwoording afgelegd en hebben erkend verantwoordelijk te zijn voor het niet 'in control' zijn van delen van onze regio. Anderzijds stellen wij vast dat onze (harde) aanpak haar vruchten heeft afgeworpen. We noemen enkele voorbeelden: In 2010 waren we in een complex IW-vraagstuk verwikkeld met het Sewicecentrum van de Drechtsteden. Met uw structurele bijdrage van |2 2,0 per inwoner vanaf 2010 hebben we de IG-diens|erlening in 2011 geheel conform de financiële kaders kunnen realiseren. Het exploitatieresultaat GGD is substantieel Iager uitgekomen dan de prognose in het voorjaar 2011 van C 1,8 miljoen; het negatieve resultaat kwam C 1,1 miljoen Iager uit. - We hebben fors ge'l'nvesteerd in een nieuwe bestuursstructuur en -cultuur. | Regio Zuid-Holland Zuid, Noordendijk 250, 33 1 1 RR Dordrecht Postbus 365 3300 AJ Dcrdrecht T 078 770 85 90 F 078 770 85 89 BNG 28. 59.31 .465 - B'M-nemmer Regio Zuid-Holland Zuid 80 19.25.447
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 7
Z11/12776 - 39562
(3 (3 (D Uit deze voorbeelden blijkt dat wij -als regiobestuur samen met u- forse stappen hebben gezet om pijnlijke dossiers op te ruimen, en een goede basis te Ieggen voor een gezonde bedrijfsvoering. Deze brief is niet bedoeld als document om besluiten uit te Iokken bij uw college. Maar bedoeld om inzicht en rlchting te geven, en voorstellen voor beslultvorming aan te kondigen. Toekomst Regio Zuid-Holland Zuid Wij hebben van 19 gemeenten en van het algemeen bestuur brede steun gekregen voor ons voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke rejeling rondom de taakvelden Publieke Gezondheid en Jeugd. Medio april ontvangt u hlerover een voorstel. Wij danken u voor uw constructieve bijdrage aan de toekomstdiscussie. Wij zijn voornemens om in april/mei met voorstellen te komen over de opzet en inrichting van het strategische platform en van de auditcommissie, mede In relatie tot de rol van de gemeenteraden. Wij benadrukken overigens in dit verband, dat de gewijzigde gemeenschappelijke regeling een zogeheten collegeregeling blijft. Voor wat betreft de beoogde nieuwe taken inzake de decentralisatie Jeugdzorg kunnen wij u melden, dat wij eerst de resultaten van de gelijknamige bestuurlijke stuurgroep onder Ielding van wethouder M. van der Vlies afwachten. U ontving recent een bestuursopdracht hierover. Het is nadrukkelijk niet onze intentie vooruit te Iopen op deze ontwikkeling; wel vinden wij het van belang tot een goede onderlinge informatieuitwisseling en afstemming te komen als het gaat over bestaande taken op het gebied van Ieerplicht, voortijdig schoolverlaten en jeugdgezondheidszorg. Wij Iiggen met de planning goed op koers. Na de uiteindelijke besluitvorming door de gemeenteraden (planning: uiterlljk juni) kan het nieuwe bestuur per 1 jull a.s. aan de slag gaan; uw college zal binnenkort worden verzocht een Iid voor het algemeen bestuur van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Publieke Gezondheid en Jeugd voor te dragen. Per diezelfde datum 1 juli zal de Regionale Ambulancedienst Vformeel' overgaan naar de Veiligheidsregio. De ontvlechtingskosten daarvan zullen volledig ten laste komen van de ambulancedienst en geen gevolgen hebben voor de inwonerbijdrage. Om per 1 januari a.s. tot de vorming van een nieuwe dienst Publieke Gezondheid en Jeugd te komen zullen wij, In nauwe samenspraak met de huidige Bestuurscommissies Gezondheid en Onderwijs, medio april de bestuursopdracht vaststellen. Onderdeel van deze bestuursopdracht is een eenmalig transitiebudget van Euro 340.000, dat wij voor een bedrag van Euro 325.000 ten Iaste willen brengen van de 'negatieve resel-ve' (zie Iater). In de aanstaande Begroting 2013 zullen wij een indicatle en onderbouwing afgeven van de inverdlene|ecten van deze transltie. In de Eindrappo/age Toekomst Zuid Holland zuid hebben wij reeds een eerste raming afgegeven, oplopend naar Euro afgerond 1,0 miljoen in 2016. Wlj zijn ervan overtulgd, dat met dit transitiebudget 'de kost voor de baat uitgaat'. Tenslotte delen wij u mee, dat u in april ook de gewijzigde Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst ter vaststelling zult ontvangen. Daarmee voldoen wij aan uw wens om de gemeenten (naast de provincie ZH) %eigenaar' van de Omgevingsdienst te laten zijn.
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 2 van 7
Z11/12776 - 39562
O Q :3 (3 C) Planning en control in 2012 De inzet van bestuur en management is in 2011 gericht geweest op een tweetal pijlers: a. Het arwikkelen van alle 'pijndossiers' uit het verleden. b. Het maken van een solide start per januari 2012. a. A|ikkeling 'pqndossiersê Was 2010 het jaar van het pijndossier 'Relatie ZHZ met het Se|icecentrum Drechtsteden', het voorblje jaar stond In het teken van overige pijndossiers. Deze hadden alle te maken met onvoldoende heldere afspraken uit het verleden en diffuse beslultvorming, mede door de complexe bestuursstructuur. Wij noemen een drietal: de onNlechting van de Omgevingsdienst, de ontvlechting van de GGD Zuidhollandse Eilanden, en de huisvesting van het Regiokantoor (afspraken met de eigenaar en de onderhuurders). Deze dossiers hebben veel bestuurlijke en ambtelijke energie gekost. Uiteindelijk zijn we er in goed overleg eind 2011 in geslaagd een tweetal dossiers tot een zo Iossing' te brengen. Ook ons bestuur heeft hierin zijn verantwoordelijkheld genomen en een deel van de niet-voociene kosten voor zljn rekening genomen. De ontvlechting van de GGD Zuidhollandse Eilanden hebben wij zeer recent afjerond. Wij hebben hiervoor een resewering gevormd van Euro 166.000. De uitelndelllke ontvlechtingskosten blijven binnen deze resewering. De on|lechting van de Veiligheidsreglo en de diens|erlening met het Servicecentrum Drechtsteden heeft zich in 2011 plaaîgevonden binnen de door het regiobestuur vastgestelde budgettaire kaders. In de bestuursrappo/ages 2011 hebben we u gei'nformeerd over de financiële problematlek van de GGD. Wij hebben hard ingegrepen. De genomen maatregelen hebben succes gehad. Op advies van onze accountant hebben we een bandbreedte gehanteerd van Euro 0,8 miljoen tot Euro 1,8 miljoen. Het uiteindelijke (netto) exploitatieresultaat GGD bedroeg Euro 0,7 miljoen negatief. Alle overige organisatieonderdelen van onze gemeenschappelljke regeling zijn positief geëindigd. Op concernniveau van onze gemeenschappelijke regellng is er nog een tweetal posten dat onze exploitatie 2011 negatief heeft beïnvloed : '- een staokapitaal voor de Omgevingsdienst van Euro 140.000 - (conform AB-besluit). - een eindafrekening ontvlechting Omgevingsdienst (zie hielvoor) van Euro 55.000 -. # De exploitatie over 2011 heeft derhalve een negatief eindresultaat van Euro 895.000,-. Ten gunste van het resultaat van de GGD (Euro O 7 miljoen negatief) hadden wij ( aanvankelijk een onbenut budget gebracht van rulm Euro 120.000 voor de, wettelijk verplichte, tweejaarlijkse gezondheidsenquête. De Bestuurscommissie Volksgezondheid heeft echter geadviseerd dit budget alsnog in 2012 voor de gezondheidsmonitor te bestemmen, en dus over te hevelen van 2011 naar 2012. Wij hebben als dagelijks bestuur, en inmiddels ook als algemeen bestuur, besloten dit advies over te nemen.
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 3 van 7
Z11/12776 - 39562
(2 Q :) (D C) De Jaarrekening 2011 Iigt thans bij de accountant voor de controle. Als alles volgens planning verloopt, zullen wij in april de Jaarrekening aan uw college voorleggen voor de zienswijze. Vaststelling van de Jaarrekening is voorzien in de vergadering van het algemeen bestuur van 20 juni a.s. b. Een solide start perjanuari 2012 De tweede pijler betreft het maken van een solidetre) stal't met betrekking tot de begroting en bedrijfsvoering 2012. Dit hebben we jerealiseerd door de door het algemeen bestuur medio 2011 vastgestelde Begrotlng 'om te bouwen' naar een Productbegroting. Ook dat is een belangrijke stap op weg naar het 'in control' brengen van onze regio. Wij hebben uw college begin maar-t van dlt jaar geïnformeerd over de verhoogde tariefstelling GGD voor 2012. Gemiddeld genomen hebben wij de tarieven (voorcalculatorisch) met een bedrag van Euro 5,0 per uur moeten verhogen om kostendekkend te kunnen zijn. Wij beseffen, dat de tarieven dit jaar onevenredig hoog zijn, met name op het onderdeel 'overhead'. Met een enkele klantorganisatie zijn wij nog in gesprek over de acceptatie van deze tarieven. Wij zullen alles op alles zetten om dit bij de begroting 2013 te corrigeren (daarop komen wij hieronder terug). Ter informatie vermelden wij, dat de door de regiogemeenten gewenste taakstelling van 5% in 2011 volledig structureel is gerealiseerd; en voor de GGD gedeeltelijk incidenteel en gedeeltelijk is verwerkt in het jaarrekeningresultaat. De taakstelling van (cumulatieg 5% in 2012 (inclusief GGD) is volledig structureel in de begroting verwerkt. Onze volledige inzet Is er op gericht om dit exploitatiejaar de budjetten nauwgezet te bewaken en minlmaal sluitend te elndigen. Wij achten het onze pllcht u te wijzen op de reële risico's die met name verbonden zijn aan het Iater uitplaatsen van de Jeujdgezondheidszorg: van 1 januari naar 1 juli 2012. Een van die risico's is het Iater reallseren van de geraamde doelmatigheidswinst van Euro 350.000 op jaarbasis. Wlj hebben toegezegd om, mede aan de hand van de frictiekostenregeling, de financiële rislco's nauwkeurig te monitoren en via de reguliere bestuursrappo/ages u over de voortgang te informeren. Een belangrijk dossier is de on|lechting van het Servlcecentrum Drechtsteden: %ZHZ als klant in plaats van eijenaar' per 1 januari 2013. In januari jl. heeft het algemeen bestuur een aantal prlncipebesluiten genomen en een aantal kaders aangerelkt (over de ( frictiekostenregeling). Onze inzet is om onze dlenstverlening (mits goede kwaliteit en 'marktconforme kostprijs') bij het Servicecentrum te contlnueren. Over de wijze van aanbesteding hebben wij extern advies ingewonnen; daaruit blijkt dat de (juridische) mogelijkheid bestaat om zogeheten alleenrecht toe te passen voor deze dienstverlening. Inmiddels hebben de gemeentesecretarissen een advies met dezelfde strekking uitgebracht. Wij beschouwen de beide advlezen als een steun in de rug en zien gerede kans dat wij de ontvlechting minlmaal budgettair-neutraal zullen afronden. Het algemeen bestuur heeft in zijn vergadering van 30 maart jl. met onze koers en kaders ingestemd.
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 4 van 7
Z11/12776 - 39562
oQn C (3 Verbetering bedrijfsvoering In maart 2011 hebben wlj een verbeterplan opgesteld ter versterking van de bedrijfsvoerlng en het 'in control' brengen van onze regio. Onze accountant heeft hierover geadviseerd. In december 2011 heeft de accountant gerappo/eerd over de voo|gang door middel van een managementletter, met als peildatum september 2011. Wij hebben ons rlchting het algemeen bestuur verantwoord over de voortgang en de nog resterende acties (februarl 2012). Met de accountant en het Algemeen Bestuur zijn wij van mening, dat er -alle Inspannlngen ten spijt- nog altijd terechte zorgen zijn over onze regio. Toch zien wij voldoende substantiële verbeteringen. Wij denken aan de actualiteit van de financiele admlnistraties, het op orde hebben van de subsidies, en de start van de verplichtingen-administratie. De nieuwe bestuurlijke construcie zal zeker ook bijdragen aan heldere verantwoordelijkheden en bevoegdheden, en eenduidigheid in de aansturing. Wij zullen in de eerste bestuursrappodage u informeren over de exploitatie en de rlslco's. Een belangrijk speerpunt voor ons bestuur en management vormen de cultuuritems die in de managementletter zijn genoemd. Cultuur is niet een kwestie van 'een knop omzetten' maar vereist een koersvaste en transparante manier van omgaan, elkaar aanspreken en verantwoording afleggen. Als belangrijk onderdeel van deze cultuur beschouwen wij de rechtmatigheid van (varlabele) beloningen en emolumenten. Wij hebben de regiosecretaris opdracht gegeven hiernaar onderzoek te doen, en zullen in het tweede kwaltaal 2012 hierover verslag uitbrengen richting het Algemeen Bestuur. Op weg naar de Begroting 2013 Medio dit jaar moet de Begroting 2013 definitief gereed zijn. Overeenkomstig het besluit van het huidige Algemeen Bestuur zal het nieuwe bestuur deze begroting vaststellen. De begroting zal minimaal uit de volgende onderdelen bestaan: de structurele invulling van de taakstellingen; de financiële effecten van de nieuwe bestuurlijke constructie. het terugdringen van de formatle directie en control; het doolwerken van de efficiency ultplaatsing Jeugdgezondheidszorg; de resultaten van de nieuwe afspraken met het Se|icecentrum Drechtsteden na uitplaatsing JGZ; de financiële resultaten van het saneringsplan GGD; de financiële effecten van de maatwerkafspraken met het consooium; de financiële effecten van de Invulling van de regiefunctie annex contractbeheer; de opbouw van het Weerstandsvermogen; de aanpak en risico's van de 'bovenformatieve' personeelsformatie, Wij streven ernaar om in april de conceptbegroting gereed te hebben. Dan hebben we tevens zicht op de gevolgen voor de inwonerbijdrage. In dit verband maken wij melding van een heroriëntatie van de centrumgemeenten Dordrecht en Spijkenisse. Als gevolg van rijksbezuinlgingen hebben zij een N'waarschuwing'' afgegeven over de financierlng door hen van de taken op het gebied van maatschappelijke zorg en Iokale zorgnetwerken. 5
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 5 van 7
Z11/12776 - 39562
(3 C c) C C) Het (gedeeltelijk) stopzetten van deze Gnanciering zal financiële gevolgen hebben voor de gemeenten. Wij zullen u hierover zo spoedig mogelijk informeren (eerste bestuursrappooage 2012) Recent hebben wij de podefeuillehouders Middelen uitgebreid gei'nformeerd over het financiële mee|arenperspectief tot en met 2016. Daarin hebben wij een beeld geschetst van het verloop van de inwonerbijdrage, de saneringsopgave, het financiële efïect van de nleuwe organisatie Publieke gezondheid en Jeugd, en van de rlsico's en de frictiekosten. Wij hebben daarin een geraamde reductie van de inwonerbijdrage geschetst van C 1,0 miljoen vanaf 2016. Wij hebben voorgesteld de ultgangspunten van het financiële mee6arenbeeld en de risico's door onze accountant te Iaten toetsen; het pooefeuillehoudersoverleg heeft eveneens in die richtlng geadviseerd. Bij het opstellen van de begroting zullen we om een kernvraag niet heen kunnen: wat doen we met de negatleve reserves 2010 en 2011? Wij zijn er voorstander van '-vooral uit bestuul-lijk oogpunt- om het nieuwe bestuur niet met een 'negatieve bruidschat' te belasten, maar in staat te stellen met een schone lei te beginnen. Wij hebben voor dit standjunt brede steun gevonden binnen het Algemeen Bestuur. Concreet betekent dit, dat wlJ Voornemens zljn om bij de vaststelling van de Jaarrekening 2011 (juni 2012) u een voorstel voor te Ieggen voor een extra incldentele gemeentelijke inwonerbijdrage, (NB: op veler verzoek hebben wij hierover reeds de hoofden financiën van de regiogemeenten ge'fnformeerd mede in verband met de benodigde rese|ering in de ( eigen gemeentelijke jaarrekenlng 2011) De negatieve reserve bestaat uit: het exploitatieresultaat 2010 Euro 875.000 het exploitatieresultaat 2011 895.000 overheveling budget gezondheidsenquête 120.000 transitie Gemeenschappelijke Regeling annex vorming nieuwe dienst Publieke Gezondheid en Jeugd 325.000 + Totaal Euro 2.215.000 Per saldo komt ons voorstel (afgerond) neer op een extra eenmallg bedrag per inwoner van Euro 5,0. Informatievoorziening aan gemeenten Wij hebben In 2011 nadrukkelijk gei'nvesteerd in een transparante en adequate informatievoorziening aan de gemeenten. Op verzoek van vrijwel alle colleges uit onze regio heeft de regiosecretaris de gemeenteraden ge'fnformeerd over actuele (snanciële) dossiers. Wij hebben de zorg van raden met hen gedeeld, en een toellchtlng gegeven op ons Plan van Aanpak en ons Toekomstrappo|. Wij hebben geconstateerd dat deze informatievoorziening en verantwoording in een duidelijke behoefte voorzien en zijn nadrukkelijk voornemens deze informatievoociening voort te zetten. Deze brief moet u ook In dat Ilcht zien. Wij adviseren u deze brief ook te gebruiken voor uw informatievoorziening aan uw gemeenteraad.
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 6 van 7
Z11/12776 - 39562
(a Q c Tenslotte Wij hebben de provincie Zuid Holland, onze toezlchthouder, periodiek gei'nformeerd over onze financiële situatle. In haar brief van december 2011 heeft zij ons meegedeeld vertrouwen te hebben in onze aanpak, en voor het jaar 2012 het repressieve toezicht te continueren. Wel heeft zij ons opgedragen met een sluitende en reële Begroting 2013 te komen die materieel in evenwicht is, inclusief een concrete invulling van de taakstellingen. Wij hebben in de achterliggende periode onze verantwoordelijkheid genomen om te komen tot het 'in control' brengen van onze regio. Wij hebben waardering voor alle inspanningen in dit complexe verbeterproces. Wij danken u voor uw steun in dit proces en beschouwen dit als een belangrijke stimulans om met u te bouwen aan een nieuwe stabiele toekomst van onze regio: 'van u en voor ul' Met vriendelij oet, het dageli' s bestu r van de Regio uid-l-lo and Zuid, De s r taris drs. J. . Poel De orzitterz d rs. . . Brok h
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 7 van 7
