Samenwerkingsconvenant SISA Verwijsindex risico’s jeugdigen stadsregio Rotterdam
1
Inhoud
Samenwerkingsconvenant SISA De colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten
En het bevoegd gezag van:
1.
Albrandswaard
1.
Bouman GGZ
2.
Barendrecht
2.
Bureau Jeugdzorg Stadsregio Rotterdam
3.
Bernisse
3.
Careyn
4.
Brielle
4.
De Stromen Opmaat Groep
5.
Capelle aan den IJssel
5.
FlexusJeugdplein
6.
Hellevoetsluis
6.
GGD Rotterdam-Rijnmond
7.
Krimpen aan den IJssel
7.
Halt Rotterdam-Rijnmond
8.
Lansingerland
8.
Lucertis
9.
Maassluis
9.
Politie Rotterdam-Rijnmond
10.
Ridderkerk
10.
Raad voor de Kinderbescherming
Bijlage 4 18 Addendum 2009 toetreding Raad voor de Kinderbescherming
11.
Rotterdam
11.
Regionaal Opleidingscentrum Albeda College
12.
Rozenburg
12.
Regionaal Opleidingscentrum Zadkine College
Onderliggende besluiten, overeenkomsten
13.
Schiedam
13.
Stichting CJG Rijnmond
14.
Spijkenisse
14.
Stichting MEE Rotterdam Rijnmond
15.
Vlaardingen
15.
Vierstroom
16.
Westvoorne
16.
William Schrikker Groep
I) Taken, functies en verantwoordelijkheden
6
II) Het gebruik van de verwijsindex en de daarmee verband houdende verwerking van persoonsgegevens
7
III) Rechten van betrokkenen
11
IV) Overige bepalingen
12
Toetreding tot het convenant
13
Bijlage 1 Persoonsgegevens van de jeugdige die bij een melding in SISA worden opgenomen
15
Bijlage 2 Informatiebrief ouders en jongeren naar aanleiding van een match
16
Bijlage 3 Toetredingsverklaring
17
19
Met medeondertekening van het convenant wil de Raad voor de Kinderbescherming het belang van risicosignalering onderschrijven en waar mogelijk en noodzakelijk participeren in de samenwerkingsafspraken genoemd in het convenant. Echter omdat de Raad voor de Kinderbescherming een landelijk werkende organisatie is, met als taakstelling onderzoek en advisering, is hij gebonden aan landelijke richtlijnen en werkwijzen. Ook meldt de Raad exclusief aan de landelijke verwijsindex. De landelijke richtlijnen en werkwijzen zijn beschreven in het profiel en het addendum van de Raad voor de Kinderbescherming die als bijlage onderdeel uitmaken van dit convenant.
2
3
Overwegende dat alle convenantpartijen werkzaam zijn in de domeinen: jeugdzorg, (jeugd)gezondheidszorg, geestelijke gezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijk werk en welzijn (kinderopvang daaronder begrepen), werk en inkomen, schuldhulpverlening of politie en justitie en o.a. tot taak hebben om het welzijn van jeugdigen te bevorderen;
De Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, alsmede de Aanwijzing Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens;
Besluiten
De Wet Maatschappelijke Ondersteuning;
een risicosignaleringssysteem voor jongeren in te voeren genaamd SISA en maken daartoe de volgende samenwerkingsafspraken:
De Leerplichtwet 1969 en het Besluit regionaal meldpunt voortijdige schoolverlaters;
Artikel 1
Begripsbepalingen
De Wet op de kinderopvang; dat het in het kader van deze taak voor tijdige en effectieve interventies noodzakelijk is dat signalen van verschillende beroepskrachten en instellingen over jeugdigen die het risico lopen in hun fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd, bij elkaar worden gebracht om zo tot afstemming en tot een gezamenlijke aanpak te komen gericht op het wegnemen of terugbrengen van de risico’s en belemmeringen; dat de regionale samenwerking die door dit convenant wordt beoogd mede tot doel heeft om aansluiting op de landelijke verwijsindex risico’s jeugdigen te realiseren; dat de convenantpartijen hun regionale samenwerking voor SISA mede zien als basis voor het op termijn maken van afspraken over intensievere samenwerking gericht op sluitende zorg zoals omschreven in Ieder kind Wint;
In aanmerking nemende De Wet bescherming persoonsgegevens; De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst;
actieve melding De Wet op het primair onderwijs; De Wet op het voortgezet onderwijs; De Wet educatie en beroepsonderwijs; De Beroepscode van de maatschappelijk werkende; De Beroepscode voor psychiaters (Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie); De Gedragscode van het Nederlands Instituut van Psychologen; KNMG Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens; De Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen; De Handreiking gegevensuitwisseling in de Bemoeizorg van april 2005 van GGD Nederland, GGZ Nederland en KNMG; De concept tekstwijziging Wet op de jeugdzorg m.b.t. de verwijsindex risico’s jeugdigen;
De Wet op de jeugdzorg; De Wet en het Besluit politiegegevens;
4
Het model samenwerkingsconvenant verwijsindex risicojongeren (versie proeftuin 1.0).
melding in het risicosignaleringssysteem waarvan de afloopdatum nog niet is bereikt en die niet is afgesloten; afloopdatum datum waarop een actieve melding automatisch wordt afgesloten; betrokkene de jeugdige op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger; bronregistratie het oorspronkelijke bestand van een convenantpartij waaruit de persoonsgegevens afkomstig zijn; college van B&W het college van Burgemeester & Wethouders van de woon- of verblijfplaats van de jeugdige; contactgegevens gegevens die geregistreerd worden in SISA en betrekking hebben op de contacten tussen de melders met het oog op de totstandkoming van een plan van aanpak; convenantbeheerder de functionaris die in opdracht van de colleges van B&W de persoonsgegevens beheert die ten behoeve van de verwijsindex SISA worden verwerkt; convenantpartij de instelling of de zelfstandig gevestigde beroepskracht die dit convenant heeft ondertekend en daardoor bevoegd is om meldingen te doen in het risicosignaleringssysteem en informatie over meldingen van anderen uit het systeem te ontvangen; gezamenlijke aanpak samenhangend geheel van interventies in reactie op een match opgesteld en uitgevoerd door de bij de match betrokken meldingsbevoegden; historische gegevens gegevens over meldingen die zijn afgesloten en vervolgens nog maximaal vijf jaar in SISA worden bewaard in een historisch meldingenarchief; hoofdregisseur regievoerder in de zin van de wet, zijnde de persoon of instelling die in een individuele casus, op basis van een door het college van B&W bepaalde systematiek, is aangewezen om bij een match er op toe te zien dat de meldingsbevoegden overleg voeren, afspraken maken over een samenhangend geheel van interventies en deze ook daadwerkelijk uitvoeren;
interventie
iedere professionele actie van een meldingsbevoegde die er op is gericht de jeugdige te helpen, steun te bieden, of anderszins de belemmeringen in zijn groei naar volwassenheid weg te nemen of terug te brengen; in-verhuisbericht bericht van de landelijke verwijsindex aan de door de colleges van B&W aangewezen ontvanger van verhuisberichten dat een risicojongere is verhuisd naar de (deel)gemeente; is-verhuisd-signaal bericht van SISA aan de melders en aan de landelijke verwijsindex dat een jeugdige van wie een nog actieve melding is opgenomen in het risicosignaleringssysteem is verhuisd; jeugdige persoon tot 23 jaar; landelijke verwijsindex de landelijke verwijsindex risico’s jeugdigen (VIR) van het ministerie van Jeugd en Gezin; match een tweede of volgende melding over eenzelfde jeugdige, die gevolgd wordt door een bericht vanuit SISA aan de melders; meldingsbevoegde de beroepskracht die zelf convenantpartij is, of die werkzaam is voor een instelling die convenantpartij is en die hem bevoegd heeft verklaard tot het doen van een melding; melden het afgeven van een signaal bij de persoonsgegevens van een jeugdige in SISA door een meldingsbevoegde omdat hij een redelijk vermoeden heeft dat de jeugdige het risico loopt in zijn ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd; melder de meldingsbevoegde die een jeugdige heeft gemeld; niet-actieve melding melding die is afgesloten; overleg contact na een match over een risicojongere tussen meldingsbevoegden die een melding met betrekking tot dezelfde jeugdige hebben gedaan; ontvanger in- de door de colleges van B&W verhuisberichten aangewezen functionaris belast met het in ontvangst nemen en in de verwijsindex verwerken van inverhuisberichten vanuit de landelijke verwijsindex; persoonsgegeven ieder gegeven dat direct of indirect is te herleiden tot een te identificeren persoon; présignaal het door een melder afgegeven signaal op grond van een “niet pluisgevoel”, waarbij geen match kan ontstaan maar de eventuele andere melder wel wordt geïnformeerd met een e-mailbericht; 5
procesmanager
risicojongere
match
signaleren SISA
SISA-bureau toestemming
verantwoordelijke
verwerken van persoonsgegevens
wettelijke vertegenwoordiger
1
daarnaast verschaft een présignaal zicht op eventuele historische meldingen; de door het college van B&W aangewezen functionaris die in opdracht en namens het college van B&W zorgt voor doorzetting daar waar de processen stagneren en niet die hulp geboden kan worden die noodzakelijk is1; een jeugdige van wie de meldingsbevoegde redelijkerwijs vermoedt dat hij het risico loopt in zijn lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd en over wie in verband daarmee twee of meer meldingen zijn gedaan; bericht vanuit SISA naar aanleiding van twee of meer meldingen over een zelfde risicojongere, aan de meldingsbevoegden die een melding hebben gedaan; zie melden; Stadsregionaal Instrument Sluitende Aanpak, de verwijsindex risico’s jeugdigen in de stadsregio Rotterdam; het organisatieonderdeel dat zorgdraagt voor het beheer van SISA; iedere vrije en specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat op hem betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt en/ of uitgewisseld; verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens; voor dit convenant, het college van B&W van de gemeente waarin de jeugdige zijn woon- of verblijfplaats heeft; iedere handeling, of ieder geheel van handelingen, met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken of enige andere vorm van ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; de ouder of de voogd die het gezag over een minderjarige uitoefent.
Daarnaast is ook een procesmanager bij bureau SISA actief met het bevorderen en
bewaken van de processen die direct te maken hebben met het gebruik van SISA.
6
Artikel 2
Doel van de samenwerking en van de verwerking van persoonsgegevens 1.
2.
• • • •
De convenantpartijen beogen door hun samenwerking gezamenlijk gebruik te maken van SISA om zo tijdig, effectief en gezamenlijk te kunnen interveniëren indien bij meer instellingen of beroepskrachten het redelijk vermoeden ontstaat dat een jeugdige het risico loopt in zijn fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd. Verwerking van persoonsgegevens voor dit doel is noodzakelijk in relatie tot de volgende doelen: het vroegtijdig signaleren van problemen en het mede daardoor adequaat bieden van hulp; de lichamelijke, psychische, sociale en cognitieve ontwikkeling van de jeugdige bevorderen; maatschappelijke uitval voorkomen en beperken; afstemming en samenwerking bevorderen tussen bij de jeugdige betrokken convenantpartijen; informatie generen ten behoeve van procesbewaking en toezicht en voor management- en beleidsdoeleinden.
I ) Taken, functies en verantwoordelijkheden
4.
5.
6.
7.
2.
3.
3.
4.
Verantwoordelijkheden van het college van B&W als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens 5. 1.
Colleges van B&W, procesmanager, convenantbeheerder, hoofdregisseur en ontvanger in-verhuisberichten De colleges van B&W van de gemeenten in de stadsregio Rotterdam bevorderen vanuit de wettelijke regietaken in het jeugdbeleid, ieder in de eigen gemeente, het gebruik van SISA door de convenantpartijen en houden vanuit deze zelfde rol toezicht op de naleving van het convenant. Verantwoordelijk voor de wettelijke regietaken, het gebruik van SISA en het toezicht op de naleving van het convenant, is het college van B&W van de woonof verblijfplaats van de jeugdige. Het college van B&W van de woon- of verblijfplaats van de jeugdige treedt op als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens, voor de verwerking van persoonsgegevens van de betreffende jeugdige en draagt in deze hoedanigheid zorg voor een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens, conform de wet en dit convenant. Betrokkenen kunnen zich voor het uitoefenen van hun wettelijke rechten, zoals omschreven in de artikelen 18, 19 en 20 van dit convenant, wenden tot dit college.
2.
Artikel 4
Artikel 3
1.
De systematiek van het hoofdregisseurschap wordt nader uitgewerkt door de convenantbeheerder in een voor alle gemeenten gelijke aanpak die aan alle gemeenten bekend wordt gemaakt. De hoofdregisseur die wordt aangewezen heeft in een individuele casus tot taak om na een match te bewaken dat de betrokken meldingsbevoegden overleg voeren, • tot een gezamenlijke aanpak komen, • hierover duidelijke afspraken maken (inclusief invoeren van contactgegevens in SISA) en • conform deze afspraken de interventies die deel uitmaken van de gezamenlijke aanpak uitvoeren. De colleges van B&W zoals bedoeld in lid 1 dragen er zorg voor dat dit convenant, na het van kracht worden van de wijziging op de Wet op de jeugdzorg in verband met de verwijsindex, zonodig wordt aangepast aan deze wetswijziging. Het college van B&W van Rotterdam is verantwoordelijk voor de exploitatie en het beheer van SISA en maakt hiervoor afzonderlijke afspraken met de gemeenten.
2.
3.
De verantwoordelijke zoals omschreven in artikel 3 lid 3, is verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen in dit convenant met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van jeugdigen van wie persoonsgegevens worden opgenomen in SISA. De verantwoordelijke zoals omschreven in artikel 3 lid 3, ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt dan voor dit doel noodzakelijk is. De verantwoordelijke zoals omschreven in artikel 3 lid 3 draagt er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement wordt aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens conform de Wet bescherming persoonsgegevens.
van risicojongeren en leven daartoe de bepalingen van de wet en van dit convenant na. De convenantpartijen stellen zo mogelijk een risicoprofiel op, op basis waarvan meldingsbevoegden kunnen besluiten of het noodzakelijk is een melding te doen. Het risicoprofiel, evenals wijzigingen daarin, wordt toegezonden aan de procesmanager. De convenantpartijen rusten zichzelf of hun medewerkers zodanig toe dat zij: • op de hoogte zijn van het doel en de werkwijze van SISA; • in staat zijn tot een zodanige inschatting dat zij een verantwoord besluit kunnen nemen over het doen van een melding; • in geval van een match met andere convenantpartij tot een gezamenlijke aanpak kunnen komen en de eigen interventies binnen deze aanpak in goed overleg kunnen uitvoeren. De convenantpartijen wijzen een coördinator aan binnen de eigen instelling of praktijk om er zorg voor te dragen dat ordentelijk gebruik van SISA gewaarborgd is. Deze coördinator heeft in ieder geval tot taak het beheer van de contactgegevens van de meldingen die vanuit de eigen instelling of praktijk zijn gedaan en het zonodig aanpassen daarvan. De aanwijzing van een coördinator wordt gemeld aan de procesmanager. De convenantpartijen geven middels hun cliëntenfolders bekendheid aan hun deelname aan SISA, aan het doel hiervan en informeren de in behandeling genomen jongeren en/of hun ouder(s) over het doen van een melding aan SISA.
II ) Het gebruik van de verwijsindex en de daarmee verband houdende verwerking van persoonsgegevens Artikel 6
Artikel 5
Verantwoordelijkheden convenantpartijen 1.
De convenantpartijen bevorderen binnen de eigen instelling of praktijk het doelmatig gebruik van SISA en een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens
Meldingsbevoegd 1.
De convenantpartijen zijn bevoegd om een melding te doen in SISA. 2. Een instelling die convenantpartij is, wijst binnen de instelling de beroepskrachten aan die meldingsbevoegd zijn. 7
Artikel 7
Artikel 8
Artikel 10
1.
1.
1.
Het doen van een melding
2.
3.
4.
8
De meldingsbevoegde meldt een jeugdige in SISA indien hij, alle belangen afwegend, meent dat het voor een tijdige, effectieve en gezamenlijke aanpak noodzakelijk is dat andere convenantpartijen die mogelijkerwijs ook contact zouden kunnen hebben of krijgen met de jeugdige, bekend raken met het redelijk vermoeden van het risico dat de jeugdige, door welke oorzaak dan ook, belemmerd raakt in zijn fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid. Een meldingsbevoegde heeft het recht een jeugdige in ieder geval te melden indien hij een redelijk vermoeden heeft dat de jeugdige door één of meer van de hierna genoemde risico’s in zijn ontwikkeling naar volwassenheid wordt belemmerd: a. de jeugdige staat bloot aan geestelijk of lichamelijk geweld, enige andere vernederende behandeling, of verwaarlozing; b. de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende psychische problemen, waaronder verslaving aan alcohol, drugs of kansspelen; c. de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende opgroei- of opvoedingsproblemen; d. de jeugdige is minderjarig en moeder of zwanger; e. de jeugdige verzuimt van school of andere onderwijsinstelling, dan wel verlaat die voortijdig of dreigt die voortijdig te verlaten; f. de jeugdige is niet gemotiveerd om door legale arbeid in zijn levensonderhoud te voorzien; g. de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende financiële problemen; h. de jeugdige heeft geen vaste woon- of verblijfplaats; i. de jeugdige is een gevaar voor anderen door lichamelijk of geestelijk geweld of ander intimiderend gedrag; j. de jeugdige laat zich in met activiteiten die strafbaar zijn gesteld; k. de ouders of andere verzorgers van de jeugdige schieten tekort in de verzorging of opvoeding van de jeugdige. Voor een meldingsbevoegde bestaat er bij twijfels over al dan niet melden een mogelijkheid om bij een “niet pluis gevoel” over een jongere een présignaal af te geven in SISA. Via dit présignaal worden deze twijfels kenbaar gemaakt en kan men in SISA (inclusief historisch meldingenarchief) kijken of er eventueel al een melding is gedaan, met tevens de mogelijkheid voor melders om eventueel met elkaar af te stemmen. De meldingsbevoegde maakt een aantekening in het eigen dossier van de jeugdige van het doen van een melding of het afgeven van een présignaal.
Inhoud van de melding De melding in SISA bevat, naast de contactgegevens van de meldingsbevoegde, uitsluitend de persoonsgegevens van de jeugdige die noodzakelijk zijn voor de convenantpartijen om te kunnen vaststellen op welke jeugdige de melding betrekking heeft. Deze identiteitsgegevens zijn opgenomen in bijlage 1. De melding bevat geen bijzondere persoonsgegevens en evenmin gegevens over de aard van de contacten tussen de jeugdige en de meldingsbevoegde en of over de aard van de risico’s die worden vermoed. De meldingsbevoegde voegt aan de gegevens over de jeugdige de eigen identificatie- en/of contactgegevens toe, evenals de datum en het tijdstip van de melding.
2.
Overleg na een match
2.
Artikel 9
Mededeling over de melding aan de jeugdige en/ of zijn wettelijk vertegenwoordigers 1. • • •
2.
• • 3.
4.
De meldingsbevoegde informeert: de wettelijk vertegenwoordiger indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is; de jeugdige en de wettelijk vertegenwoordiger indien de jeugdige tussen de 12 en 16 jaar oud is; de jeugdige indien hij 16 jaar of ouder is; zo spoedig mogelijk over de melding, doch uiterlijk op het moment van de match. Hij licht de omstandigheden die aanleiding vormen tot het doen van een melding toe, beschrijft het doel en de werkwijze van SISA, de identiteit van de verantwoordelijke en de rechten die de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger uit kunnen oefenen. De mededeling zoals bedoeld in lid 1, kan worden uitgesteld tot kortere of langere tijd na het doen van de melding, indien: de bescherming van de belangen van de jeugdige dit uitstel noodzakelijk maakt; de mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vraagt. In geval van uitstel op grond van lid 2, draagt de meldingsbevoegde er zorg voor dat de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger zo spoedig als de situatie toelaat alsnog over de melding wordt of worden geïnformeerd. Over het informeren van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger maakt de meldingsbevoegde een aantekening in het dossier van de jeugdige. Indien hij heeft besloten om het informeren uit te stellen, bevat deze aantekening ook de redenen die tot dit besluit hebben geleid alsmede de datum waarop de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger alsnog zijn geïnformeerd.
Een melder die een match ontvangt, voert zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is overleg met de andere melder die dezelfde jeugdige heeft gemeld. Dit overleg heeft tot doel: • de risico’s gezamenlijk in te schatten; • op basis van de inschatting te bezien welk geheel van interventies, in een gezamenlijke aanpak, nodig zijn om de mogelijke risico’s en de daarmee verbonden belemmeringen in de ontwikkeling van de jeugdige naar volwassenheid weg te nemen of zoveel mogelijk terug te brengen; • het maken van afspraken over de afgestemde aanpak en over de wijze waarop de melders elkaar zullen informeren over de voortgang van hun interventies. Zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen tien werkdagen, stellen de melders onder leiding van de hoofdregisseur de gewenste en afgestemde aanpak vast en zorgt de hoofdregisseur voor invoering van de contactgegevens in het afstemmingsformulier SISA.
3.
4.
Artikel 11
Verantwoordelijkheid na het overleg 1.
I edere melder blijft, onverminderd de afspraken die tijdens het overleg worden gemaakt over een gezamenlijke aanpak, zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige uitvoering van zijn eigen interventies ten opzichte van de jeugdige, voor het volgen van de resultaten daarvan en voor het tijdig initiatief nemen voor nieuw overleg indien blijkt dat zijn interventies of het geheel van interventies, de jeugdige niet voldoende blijken te beschermen tegen de gesignaleerde risico’s, met inachtneming van art. 16 van dit convenant.
5.
6.
Artikel 12
Uitwisselen of anderszins verwerken van persoonsgegevens na de match door beroepskrachten met een beroepsgeheim ten opzichte van de jeugdige of zijn ouder 1.
2.
Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan andere meldingsbevoegden in het overleg na de match, vraagt de melder die ten opzichte van de jeugdige een geheimhoudingsplicht in acht heeft te nemen, toestemming aan: • de wettelijk vertegenwoordiger indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is; • aan de wettelijk vertegenwoordiger en de jeugdige indien de jeugdige tussen de 12 en 16 jaar oud is; • aan de jeugdige indien hij 16 jaar of ouder is. Voordat de melder toestemming vraagt, legt hij de
jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger het doel uit van de gegevensverstrekking en beschrijft hij het belang dat de jeugdige heeft bij het uitwisselen van informatie tussen de betrokken meldingsbevoegden. Weigert de jeugdige of de wettelijk vertegenwoordiger toestemming te geven voor de verstrekking van persoonsgegevens ten behoeve van het overleg, of kan deze toestemming, in verband met de bescherming van de belangen van de jeugdige, niet worden gevraagd, dan kan de meldingsbevoegde toch informatie aan andere meldingsbevoegden in het overleg verstrekken indien: verstrekking van persoonsgegevens van de jeugdige in het overleg naar zijn oordeel noodzakelijk is voor een tijdige en effectieve aanpak gericht op het wegnemen of terugbrengen van de ernstige risico’s en de daarmee verband houdende ernstige belemmeringen. Indien een melder meent dat hij op grond van lid 3 zonder toestemming van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger informatie in het overleg dient te verstrekken, dan pleegt hij, alvorens hierover een besluit te nemen, overleg met een leidinggevende, of indien hij als zelfstandige werkt, met een collega. Besluit de melder, op grond van lid 3, om zonder toestemming persoonsgegevens over de jeugdige te verstrekken, dan draagt de melder er zorg voor dat de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger hierover zo spoedig als de situatie toelaat, wordt geïnformeerd. De melder tekent in zijn dossier aan op welke datum en aan wie hij toestemming heeft gevraagd en van wie hij deze al dan niet heeft verkregen. Besluit hij om zonder toestemming gegevens te verstrekken, dan tekent hij aan welke feiten en omstandigheden tot zijn besluit hebben geleid, welke functionaris hij hierover heeft geraadpleegd en of en zo ja wanneer de risicojongere en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger over dit besluit zijn geïnformeerd.
Artikel 13
Uitwisselen of anderszins verwerken van persoonsgegevens na de match door overige beroepskrachten 1.
Heeft een melder geen beroepsgeheim ten opzichte van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger, dan verstrekt hij in het overleg na de match de persoonsgegevens van de jeugdige, voor zover noodzakelijk voor de doelen van het overleg, en voor zover verstrekking van deze gegevens mogelijk is op grond van de wettelijke bepalingen die op het handelen van de beroepskracht of zijn instelling van toepassing zijn. 9
2.
3.
Voor zover de bepalingen en regelingen zoals bedoeld in lid 1 dit toestaan, wordt de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger over de verstrekking van persoonsgegevens geïnformeerd, zo mogelijk voordat het overleg plaatsvindt. Bureau SISA verstuurt een brief aan de betreffende jongere en/of ouder(s) dat er een melding is gedaan, met informatie over de in SISA opgenomen gegevens.
Artikel 14
3.
4.
Hoofdregisseurschap na een match 1.
2.
3.
4.
5.
De hoofdregisseur draagt er zorg voor dat er zo snel mogelijk overleg wordt gevoerd tussen de melders conform artikel 10 lid 1 en ziet er op toe dat er op korte termijn, doch uiterlijk binnen 10 werkdagen, een gezamenlijke aanpak op schrift wordt gesteld en de contactgegevens in SISA worden ingevuld. Na vaststelling van de gezamenlijke aanpak ziet de hoofdregisseur er op toe dat alle interventies die deel uitmaken van de gezamenlijke aanpak daadwerkelijk worden uitgevoerd. Indien de hoofdregisseur constateert dat de afspraken die zijn gemaakt of dat interventies die deel uitmaken van de gezamenlijke aanpak niet worden uitgevoerd, overlegt hij met de betrokken melders met het doel alsnog op korte termijn te komen tot afspraken of tot uitvoering van de gezamenlijke aanpak. Stelt de hoofdregisseur vast dat ook na het overleg zoals bedoeld in lid 3 de gezamenlijke aanpak niet, of in onvoldoende mate, tot stand komt, of wordt uitgevoerd, dan meldt hij zijn bevindingen aan de hiervoor door de Gemeente aangewezen procesmanager die de maatregelen treft die noodzakelijk zijn om de jeugdige de interventies te bieden die hij nodig heeft en die daartoe zonodig een of meer convenantpartijen aanwijst om een plan van aanpak op te stellen en dit uit te voeren. In ieder geval niet hoofdregisseur kunnen zijn partijen die rechtstreeks melden via VIR en partijen die niet zijn aangesloten bij dit convenant.
2.
10
Artikel 20
Artikel 18
1.
Recht op informatie en inzage 1.
• •
Artikel 16 Geheimhouding 1.
• • •
Ieder die op grond van dit convenant kennis neemt van persoonsgegevens van een betrokkene is verplicht tot geheimhouding hiervan, tenzij de wet of dit convenant (in aanmerking nemende de geheimhoudingsplicht), noodzaakt tot bekendmaking van deze gegevens.
Artikel 17
• •
3.
Beëindigen en/of verwijderen van gegevens uit SISA 1.
2.
3.
Verhuizing van een risicojongere De ontvanger in-verhuisberichten verwerkt het verhuisbericht vanuit de landelijke verwijsindex met betrekking tot een risicojongere in SISA. In geval er met betrekking tot een jeugdige een is-verhuisd-signaal wordt ontvangen, dragen de meldingsbevoegden, die betrokken zijn bij het overleg na de match en bij het maken van afspraken over een gezamenlijke aanpak, er zorg voor dat de voor de aanpak van de risico’s en belemmeringen
III ) Rechten van betrokkenen
2.
Artikel 15 1.
noodzakelijke informatie hierover wordt overgedragen aan de meldingsbevoegde collega beroepskrachten in de nieuwe woonplaats van de risicojongere. De meldingsbevoegde informeert de risicojongere vanaf 12 jaar en zijn wettelijk vertegenwoordiger indien de risicojongere nog geen 16 jaar oud is over de overdracht zoals bedoeld in lid 2. Artikel 9 lid 2, 3 en 4 zijn daarbij van toepassing. Overdracht van het achterliggende dossier, of de achterliggende dossiers, geschiedt op basis van de wettelijke regels die voor de overdracht van het betreffende dossier of de betreffende dossiers gelden.
4.
De melding wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de verwijsindex zoals omschreven in artikel 2. Iedere meldingsbevoegde heeft het recht en de verantwoordelijkheid om een melding die hij over een jeugdige heeft gedaan, te doen afsluiten in SISA indien naar zijn oordeel de risico’s niet of in veel mindere mate aanwezig blijken te zijn, of sluit de melding af omdat de risico’s dan wel de daarmee verbonden belemmeringen in voldoende mate zijn opgeheven. De melding wordt in ieder geval uit SISA verwijderd, indien: • er vijf jaar zijn verstreken na het beëindigen van de melding; • de jeugdige de leeftijd van 23 jaar bereikt; • de jeugdige overlijdt. Meldingen die vanwege het verstrijken van de maximale bewaartermijn worden verwijderd, worden als niet-actieve melding opgeslagen in het historisch meldingenarchief van SISA.
• • • • •
Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk te wenden tot het college van B&W met het verzoek: hem informatie te verschaffen over de verwerking van zijn persoonsgegevens in het kader van SISA; hem inzage te verlenen in zijn persoonsgegevens die in het kader van SISA door of vanwege de verantwoordelijke zijn verwerkt. De verantwoordelijke reageert binnen vier weken op dit verzoek, door de gevraagde informatie te verschaffen dan wel inzage te verlenen. De reactie omvat in ieder geval: het doel van SISA; de gegevens die m.b.t. de jeugdige zijn verwerkt; de namen van de convenantpartijen of van anderen aan wie deze gegevens zijn verstrekt; de herkomst van de gegevens; indien de verzoeker dit wenst, informatie over het elektronische systeem van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Informatie en inzage kunnen alleen worden geweigerd, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met: de bescherming van de belangen van de jeugdige of van de rechten en vrijheden van anderen; de veiligheid van de staat; de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten; gewichtige economische en financiële belangen van de staat en van andere openbare lichamen; het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften.
Artikel 19
Recht op correctie 1.
2.
Verzet
2.
De betrokkene kan bij het college van B&W te allen tijde verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in het risicosignaleringssysteem in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. Het college van B&W geeft binnen vier weken een gemotiveerd oordeel of het verzet gerechtvaardigd is.
Artikel 21
Uitoefening van de rechten door de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger 1.
De rechten zoals beschreven in artikel 18, 19 en 20 worden uitgeoefend: • indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, door zijn wettelijk vertegenwoordiger; • indien de jeugdige al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud is, door de jeugdige en de wettelijk vertegenwoordiger gezamenlijk; • door de jeugdige zelf indien hij 16 jaar of ouder is.
Artikel 22
Vertegenwoordiging van wilsonbekwame jeugdigen 1.
2.
Indien een jeugdige naar het oordeel van de meldingsbevoegde of van de verantwoordelijke, niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, worden de rechten die hem op grond van dit convenant toekomen, uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger. Heeft een meerderjarige wilsonbekwame jeugdige geen wettelijk vertegenwoordiger, dan zijn de ouders van de jeugdige bevoegd om de rechten die hem op grond van dit convenant toekomen namens hem uit te oefenen.
Nadat een betrokkene of een wettelijk vertegenwoordiger op grond van artikel 18 inzage in het dossier heeft gehad, kan hij het college van B&W verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking in het risicosignaleringssysteem, of indien deze naar zijn oordeel zijn verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet of dit convenant. De verantwoordelijke reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op een verzoek zoals bedoeld in lid 1.
11
IV ) Overige bepalingen Artikel 23
Beleidsinformatie 1.
2.
Iedere convenantpartij kan de procesmanager verzoeken hem op basis van de gegevens in SISA beleidsinformatie te verschaffen omtrent het aantal meldingen dat in een bepaalde periode door zijn instelling is gedaan, over de woonplaats van de jeugdigen die zijn gemeld en over het aantal matches dat door deze meldingen is ontstaan. De gegevens die de procesmanager op basis van lid 1 verschaft, zijn niet herleidbaar tot individuele jeugdigen.
gezamenlijke colleges van B&W van de gemeenten van de stadsregio Rotterdam.
Artikel 25
Looptijd, wijziging en aanvulling van het convenant
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Maassluis
Namens deze, Wethouder H. van Toornburg
Namens deze, Wethouder J. Luijendijk
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Barendrecht
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Ridderkerk
Namens deze, Wethouder J.T.M. van Deursen
Namens deze, Wethouder H.R. van den Berg
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Bernisse
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Rotterdam
Namens deze, Wethouder M. Duijnker
Namens deze, Wethouder P. Lamers
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Brielle
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Rozenburg
Namens deze, Wethouder W.A.J. Borgonjen
Namens deze, Wethouder J.W.J. Wolf
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Capelle aan den IJssel
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Schiedam
Namens deze, Wethouder A.J. Moerkerke
Namens deze, Wethouder C.A.C. Daskalakis
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Hellevoetsluis
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Spijkenisse
Artikel 26
Namens deze, Wethouder J.D. de Jongh
Namens deze, Wethouder M.C. Lewis
1.
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Krimpen aan den IJssel
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Vlaardingen
Namens deze, Wethouder A.A. Ayelt Averink
Namens deze, Wethouder A. Attema
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Lansingerland
College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Westvoorne
Namens deze, Wethouder N.A. Boedhoe
Namens deze, Wethouder C.J.A. van Lith
1. 2.
Artikel 24
Toetreding van nieuwe convenantpartijen
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
12
Nieuwe organisaties kunnen toetreden tot dit convenant door middel van het tekenen van een toetredingsverklaring (zie bijlage 3). Zodra een nieuwe organisatie toetreedt, zal een bevestiging van toetreding als bijlage aan dit convenant worden toegevoegd. Het bureau SISA draagt zorg voor deze bevestiging namens de reeds aangesloten partijen. Bureau SISA zorgt in overleg met en met instemming van betrokken gemeente(n) dat de toetredingsverklaring ter ondertekening wordt voorgelegd aan de toetredende partij. Toetreding is slechts mogelijk indien de nieuwe convenantpartij werkzaam is in een van de domeinen jeugdzorg, (jeugd)gezondheidszorg, geestelijke gezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijk werk en welzijn, werk en inkomen, schuldhulpverlening, of politie en justitie. Alvorens tot een besluit over toetreding te komen, wordt onderzocht of de nieuwe convenantpartij bekend is met dit reglement en met de wetgeving die hieraan ten grondslag ligt en of deze bereid is het convenant en bedoelde wetgeving na te leven. De nieuwe convenantpartij wordt geacht te zijn toegetreden na ondertekening van de toetredingsverklaring. Bureau SISA draagt er periodiek zorg voor dat de toetreding van de nieuwe convenantpartij aan alle convenantpartijen bekend wordt gemaakt. Een convenantpartij kan bezwaar maken tegen toetreding indien hij meent dat door de toetreding van de convenantpartij het doel van dit convenant zoals geformuleerd in artikel 2 niet of in mindere mate zal worden bereikt. Het bezwaar wordt ingediend bij bureau SISA en is gericht tot de
Dit convenant treedt in werking op 8 oktober 2009 voor de volgende partijen: College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Albrandswaard
3.
1.
Toetreding tot het convenant
4.
5.
Dit convenant wordt aangegaan voor de duur van twee jaar. Dit convenant wordt geacht te zijn verlengd, telkens voor de duur van twee jaar, indien geen van de convenantpartijen, uiterlijk drie maanden voordat de termijn van het convenant eindigt, de andere partijen heeft laten weten het convenant te willen beëindigen, dan wel te willen wijzigen. Indien een convenantpartij laat weten dat hij het convenant wenst te wijzigen, treden de convenantpartners zo spoedig mogelijk na deze mededeling in overleg over de voorgestelde wijzigingen zodat op het moment van verlenging van het convenant, overeenstemming is bereikt over de al dan niet gewijzigde tekst van het convenant. Indien een convenantpartij laat weten zijn deelname aan het convenant te beëindigen, is deze partij geen convenantpartner meer vanaf de datum waarop de duur van het convenant eindigt. Het convenant wordt in dat geval geacht voor de overige convenantpartijen te zijn verlengd, tenzij een of meer van de overige convenantpartijen meent of menen dat het niet langer deelnemen van de convenantpartij aanleiding is voor beëindiging dan wel wijzigen van het convenant. In dit laatste geval overleggen de overige convenantpartijen zo spoedig mogelijk nadat het besluit tot beëindiging bekend is geworden zodat op het moment van verlenging van het convenant overeenstemming is bereikt over de al dan niet gewijzigde voortzetting van het convenant. Wijziging en aanvulling van dit convenant vindt schriftelijk plaats en is slechts mogelijk met instemming van alle convenantpartijen.
Slotbepalingen
2.
Dit convenant kan worden aangehaald als Samenwerkingsconvenant verwijsindex risico’s jeugdigen, SISA Stadsregio Rotterdam. Dit convenant treedt in werking op 8 oktober 2009.
13
Het bevoegd gezag van:
Bijlage 1
Bouman GGZ;
Raad voor de Kinderbescherming;
Namens deze, i/o A. Verkade-Bosma
Namens deze, A. Westdijk
Bureau Jeugdzorg Stadsregio Rotterdam;
Regionaal Opleidingscentrum Albeda College;
Persoonsgegevens van de jeugdige die bij een melding in SISA worden opgenomen (Artikel 8 lid 1) Een meldingsbevoegde meldt in SISA de volgende persoonsgegevens van de jeugdige: Naam Adres Woonplaats Geslacht Geboortedatum Geboorteplaats GBA /BurgerService Nummer
Namens deze, F. Eijlander
Namens deze, C. Kathmann
Careyn;
Regionaal Opleidingscentrum Zadkine College;
Namens deze, A. de Groot Richter Uitdenboogaart
Namens deze, I. Mulder
NB: Het elektronische systeem van SISA voegt aan deze gegevens automatisch de contactgegevens van de meldingsbevoegde toe:
De Stromen Opmaat Groep;
Stichting CJG Rijnmond;
Namens deze, C.M.E. van Schelven
Namens deze, T. Quadt
Naam van de convenantpartij/organisatie Naam professional Telefoonnummer van de professional E-mailadres van de professional Datum dat de jeugdige door de convenantpartij is gemeld
FlexusJeugdplein;
Stichting MEE Rotterdam Rijnmond;
Namens deze, J. van de Meent
Namens deze, P. van der Veen
GGD Rotterdam-Rijnmond;
Vierstroom;
Namens deze, O. de Zwart
Namens deze, H. Duijvestein
Halt Rotterdam-Rijnmond;
William Schrikker Groep;
Namens deze, M.J.D. Jansen
Namens deze, R. Schuddemat
Lucertis;
Namens deze, I. de Bruin
Politie Rotterdam-Rijnmond;
Namens deze, A.J. Meijboom
14
Rotterdam, 8 oktober 2009
15
Bijlage 2
Informatiebrief ouders en jongeren naar aanleiding van een match
Bijlage 3
Toetredingsverklaring
Geachte……….. en ouders / verzorgers,
Samenwerkingsconvenant Verwijsindex risico’s jeugdigen stadsregio Rotterdam Soms ondervindt iemand problemen tijdens het opgroeien. Om diegene daarbij te helpen kan het gebeuren dat er twee of meer instanties tegelijkertijd hulp bieden. Dan is het belangrijk dat de betrokkenen dat van elkaar weten. Zo kunnen die organisaties samen ervoor zorgen dat u de juiste begeleiding krijgt. Daarom is het SISA-signaleringssysteem ontwikkeld (Stadsregionaal Instrument Sluitende Aanpak). Een computersysteem dat bijhoudt of meerdere instanties hulp bieden aan hetzelfde kind/jongere en ervoor zorgt dat die instanties contact met elkaar hebben. U bent aangemeld door *[INSTANTIENAMEN]. Deze instanties zijn aangesloten bij het SISA-signaleringssysteem.
Wat betekent SISA voor u Voor u verandert er helemaal niets, u blijft gewoon contact houden met de instantie(s) waar u bekend bent. SISA zorgt er alleen voor dat die instanties beter met elkaar gaan samenwerken zodat u het beste geholpen wordt. SISA weet dát u bekend bent bij een organisatie maar niet waarom. De volgende gegevens zijn van u in het systeem opgenomen: Naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, GBA/BSN nummer SISA gaat vanzelfsprekend zeer zorgvuldig met uw gegevens om. Daarom is het signaleringssysteem goed beveiligd. Dit moet ook volgens de Wet bescherming persoonsgegevens. Bent u het niet eens met opname van uw gegevens in het systeem, dan kunt u hiertegen schriftelijk bezwaar** maken bij de beheerder. U kunt dit doen binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief. Hebt u nog vragen of wilt u het reglement van het SISA-signaleringssysteem inzien, dan kunt u terecht van dinsdag tot en met vrijdag van 09.00 tot 10.00 uur op bovenstaand adres. Ik vertrouw erop dat u hiermee voldoende informatie heeft ontvangen.
Het college van B&W van de gemeente(n)
[naam gemeente(n)], voor deze overeenkomstig vertegenwoordigd door wethouder [naam] en het bevoegd gezag van
[naam, adres en vestigingsplaats van de convenantpartij] voor deze overeenkomst vertegenwoordigd door [functie en naam] werkzaam in de gemeente(n)
overwegende dat
[naam convenantpartij] treedt met ingang van …....................................... toe tot het samenwerkingsconvenant verwijsindex risico’s jeugdigen SISA stadsregio Rotterdam, met het doel om met andere convenantpartijen te komen tot een effectieve gezamenlijke aanpak van de problemen van jeugdigen die risico’s lopen;
Met vriendelijke groet,
Beheerders SISA-signaleringssysteem
[naam convenantpartij] heeft kennis genomen van genoemd Convenant, stemt in met alle bepalingen en zegt toe deze na te zullen leven;
* De organisaties/diensten die signalen leveren aan het SISA-signaleringssysteem kunt u vinden op www.sisa.rotterdam.nl ** Bezwaar indienen is mogelijk indien uw gegevens die zijn opgenomen in het SISA-
het college van B&W [naam gemeente(n)] op basis van artikel 23 van genoemd convenant bevoegd is om nieuwe convenantpartijen die werkzaam zijn binnen de gemeente tot het convenant toe te laten;
signaleringssysteem feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn, niet ter zake doen of in strijd zijn met de wet (Wet bescherming persoonsgegevens, artikel 36).
komen hierbij overeen dat
[naam convenantpartij] met ingang van [datum] als convenantpartij zal toetreden tot het Samenwerkingsconvenant Verwijsindex risico’s jeugdigen stadsregio Rotterdam, genaamd SISA en na toetreding alle bepalingen van het convenant zal naleven.
[plaats en datum van ondertekening] [handtekening namens college van B&W en namens convenantpartij] 16
[plaats en datum van ondertekening] [handtekening namens convenantpartij]
17
Onderliggende besluiten, overeenkomst
Bijlage 4 Addendum 2009 toetreding Raad voor de Kinderbescherming Aan
zelf gevaar loopt, of (vroegtijdig) buiten de
Mw. R. van Drunen (projectleider namens RvdK)
Mw. mr. I. Galama (jurist)
twee of meer meldingen zijn gedaan in de Verwijsindex risicojongeren; Signaal:
Regio Directies Raad voor de Kinderbescherming
Van
maatschappij dreigt te vallen,) en over wie
bericht vanuit de Verwijsindex risicojongeren
Besluit d.d. 16-09-2008; Landelijke Directie Raad voor de Kinderbescherming inzake de Verwijsindex Risicojongeren
naar aanleiding van twee of meer meldingen (match) aan die partijen die een melding hebben over de desbetreffende jongere en aan de door de gemeente aangewezen regievoerder;
Gelet op de taken van de Raad Verantwoordelijke: Visie vooraf
Kopie aan
Concipiënt
Mw. I. Galama, d.d. 25-03-2009
en het doel van de Verwijsindex Risicojongeren (verder te noemen de VIR)
ander die of het bestuursorgaan dat, alleen
om risicojongeren (tot 18 jaar) bij wie zich problemen voordoen waardoor
of te samen met anderen, het doel van en de
hun persoonlijke ontwikkeling wordt bedreigd en waardoor zij buiten de
middelen voor de verwerking van de gegevens vaststelt;
maatschappij dreigen te vallen te melden aan de VIR, opdat risicomeldingen
Landelijke Directie, Juridische Zaken
Mw. R. van Drunen
de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder
van organisaties die zich met minderjarigen bezighouden, zowel binnen de
Verstrekken van
het bekend maken of ter beschikking
gemeenten als over gemeentegrenzen heen, bij elkaar worden gebracht en
persoonsgegevens:
stellen van persoonsgegevens;
zij onderling over hun betrokkenheid bij jongeren worden geïnformeerd,
Verwerking van
elke handeling of elk geheel van handelingen
persoonsgegevens:
met betrekking tot persoonsgegevens,
en met inachtneming van de op de RAAD van toepassing zijn de
waaronder in ieder geval het verzamelen,
25 maart 2009
wet- en regelgeving, welke onder meer is uitgewerkt in Kwaliteitskader
vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken,
Bijlage(n)
*
en protocollen (januari 2009) en in de daarop volgende versies,
wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,
Onderwerp
Addendum Raad voor de Kinderbescherming ten behoeve van
regionaal Samenwerkingsconvenant verwijsindex
Datum
verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van
besluit de RAAD:
terbeschikkingstelling, samenbrengen, met
Raadsaddendum ten behoeve van het regionaal/lokaal samenwerkingsconvenant Raad voor de Kinderbescherming en regionaal signaleringssysteem
Bepalingen
Artikel 1 Definities
elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens;
1.
Dit addendum is een eensluidend, generiek landelijk format
In dit besluit gelden de volgende definities:
toe te voegen aan een reeds bestaand regionaal convenant en
Verwijsindex
landelijk elektronisch systeem waarin
risicojongeren:
partijen melden bij wie een risico voor de
De Raad voor de Kinderbescherming is in september 2008 middels een
te ondertekenen door de regionale directie van de Raad voor
de jongere op wie een persoonsgegeven
lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve
aansluitovereenkomst met het programmaministerie voor Jeugd en Gezin
de Kinderbescherming. Aan de basis van dit addendum staat
betrekking heeft en/of zijn of haar wettelijk
ontwikkeling is vastgesteld of wordt vermoed
de feitelijke aansluiting op de Landelijke verwijsindex risicojongeren
het besluit van de Landelijke Directie inzake de Verwijsindex
vertegenwoordiger;
en waarin bij twee of meer meldingen een
(VIR) aangegaan. Rond het sluiten van deze overeenkomst is tevens
Risicojongeren en ten behoeve van de aansluiting aan de
Bijzonder
een persoonsgegeven betreffende
signaal naar de melders en de regievoerder
overeengekomen dat de Raad voor de Kinderbescherming op regionaal/
Landelijke Verwijsindex.
persoonsgegeven:
iemands godsdienst of levensovertuiging, ras,
lokaal niveau een samenwerkingsovereenkomst sluit met het regionaal/
2.
lokaal signaleringssysteem - verwijsindex.
3.
Betrokkene:
gaat (afgekort: VIR);
Dit addendum laat daarentegen onverlet dat er eventueel
politieke gezindheid, gezondheid, seksuele
Verzamelen van
nadere regionale samenwerkingsafspraken worden gemaakt
leven, alsmede persoonsgegevens betreffende
persoonsgegevens:
met de lokale/regionale partijen, verbonden aan een regionale/
het lidmaatschap van een vakvereniging.
lokale index, welke evt. in een samenwerkingsconvenant
Tevens strafrechtelijke persoonsgegevens
opgetekend kunnen worden. Dit met inachtneming van
en persoonsgegevens over onrechtmatig of
het raadsaddendum.
hinderlijk gedrag in verband met een opgesteld
Met medeondertekening van het convenant dan wel toevoeging
verbod naar aanleiding van dat gedrag;
het verkrijgen van persoonsgegevens.
Artikel 2 Doel en doelbinding De RAAD wisselt geen gegevens uit anders dan voor het navolgende doel:
van het Raadsaddendum aan het convenant wil de Raad voor
Jongere:
kind of jeugdige tot 18 jaar;
de Kinderbescherming eveneens het belang van risicosignalering
Melder:
partij die over een jongere een melding in de
De gegevensuitwisseling ten behoeve van voorlichting, advisering en/of de
verwijsindex risicojongeren heeft gedaan;
hulpverlening aan risicojongeren tot 18 jaar is noodzakelijk in relatie tot de
bericht van een partij aan de Verwijsindex
volgende doelen:
onderschrijven en waar mogelijk en noodzakelijk participeren in hieraan verbonden samenwerkingsafspraken. Dit met
Melding:
inachtneming door de aangesloten partijen van hetgeen
risicojongeren over een jongere, op basis van
beschreven is in dit addendum en het feit dat de Raad voor
het BurgerServiceNummer (BSN), inhoudend
Het signaleren van risico’s die de lichamelijke, psychische, sociale en
de Kinderbescherming exclusief meldt aan de landelijke
dat deze partij bij betrokken jongere een
cognitieve ontwikkeling van een jongere in de leeftijd tot 18 jaar in
verwijsindex; VIR.
mogelijk risico voor de lichamelijke, psychische,
gevaar kunnen brengen teneinde:
sociale of cognitieve ontwikkeling heeft vastgesteld of wordt vermoed; Persoonsgegevens:
elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Risicojongere:
jongere tot 18 jaar bij wie zich problemen voordoen waardoor zijn of haar lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling wordt bedreigd (waardoor hij of zij een gevaar voor zichzelf of zijn of haar omgeving is, of
18
• vroegtijdig problemen te signaleren; • adequate hulp te bewerkstelligen; • de lichamelijke, psychische, sociale en cognitieve ontwikkeling te bevorderen;
• maatschappelijke uitval te voorkomen of te beperken; • instroom in het criminele circuit te voorkomen of te beperken; • afstemming en samenwerking te realiseren tussen de bij een jongere tot 18 jaar betrokken instanties.
19
Artikel 3 Melding
Artikel 5 Informatie aan betrokkenen
Artikel 10 Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens
•
Dit addendum mag niet strijdig zijn met het Kwaliteitskader en Protocollen Raad voor de Kinderbescherming. De voor de Raad van toepassing zijnde wet- en regelgeving, welke is uitgewerkt
3.1
5.1
De persoonsgegevens die zijn verwerkt door de RAAD worden
in Normen 2000 (per 01-01-2009 Kwaliteitskader), is leidend
De signalen van de VIR aan de RAAD worden in het digitale
De RAAD informeert betrokkenen indien een melding aan de VIR is gedaan,
bewaard conform de daarvoor geldende richtlijnen zoals neergelegd
voor de Raad;
registratiesysteem van de RAAD vertaald naar het digitale kinddossier.
dan wel een melding zal worden gedaan en informeert betrokkenen over
in Kwaliteitskader en protocollen, versie januari 2009 of in de
hun rechten en plichten.
daaropvolgende versies.
•
Raad kan gezien haar missie en taakstelling in het kader van zorgcoördinatie geen hoofdregisseur worden waar het gaat om het stroomlijnen van hulpverlening;
3.2 De RAAD meldt exclusief aan de VIR in beschermingszaken, waarin
5.2
Artikel 11
het besluit genomen is onderzoek in te stellen, en in basisonderzoeken
Betrokkene(n) wordt/worden geïnformeerd voordat de melding aan de VIR
De RAAD wijzigt dit besluit niet anders dan schriftelijk.
strafzaken (na ontvangst proces-verbaal) en bij inverzekeringstellingen.
wordt gedaan of zo spoedig mogelijk daarna, tenzij betrokkene(n) al op de hoogte is/zijn van de informatie.
•
De Raad voor de Kinderbescherming meldt aan de Landelijke verwijsindex alleen DAT-informatie; op basis van het unieke BSN. Ten aanzien van de daadwerkelijke gegevensuitwisseling
Toelichting
(het WAT) gelden de eigen organisatieregels voor het omgaan met privacy gegevens: de Wet bescherming persoonsgegevens
3.3
en het Kwaliteitskader en Protocollen (Raad voor de
De meldingen kunnen worden doorgegeven aan de VIR en de VIR kan
5.3
signalen afgeven aan de RAAD vanaf het moment dat het addendum;
De gegevens die in de VIR worden vastgelegd en worden verstrekt indien
aanhakend op het (bestaande) regionale convenant tussen RAAD en
er sprake is van een match zijn identificatiegegevens van de jongere (Burger
gemeente(n) is getekend of het voornemen daartoe is naar de regionale
Service Nummer; BSN), identificatiegegevens van de meldende instantie,
de Kinderbescherming gemeld. Minderjarige vreemdelingen die
die in ‘Beter Beschermd’ zijn gesteld, bijvoorbeeld met de
partij/convenanthouder uitgesproken. Na ondertekening organiseert het
datum van de melding en de contactgegevens van de meldende instantie.
illegaal in Nederland zijn, vondelingen en ongeboren kinderen
onderzoekstermijn van twee maanden;
De volgende aandachtspunten kunnen worden genoemd:
Kinderbescherming);
•
landelijk bureau van de RAAD dat de betreffende regio daadwerkelijk meldingen kan afgeven en signalen kan ontvangen.
Alleen minderjarigen met een BSN worden door de Raad voor
kunnen niet worden gemeld, terwijl juist daar zorgcoördinatie
Artikel 6 Beveiliging en rechtstreekse toegang
3.3.1
•
•
•
Dit addendum mag niet strijdig zijn met de voorwaarden
Voor het bewaren van gegevens gelden de termijnen zoals
wellicht zeer gewenst kan zijn. Door het ministerie voor Jeugd
neergelegd in Kwaliteitskader en Protocollen. Dossiers worden
en Gezin is toegezegd dat zal worden nagedacht of voor deze
vernietigd conform de richtlijnen van de Raad. Dat betekent dat
groepen een andere sleutel kan worden ontwikkeld;
gegevens over VIR meldingen na twee jaar niet meer kunnen
In de concept samenwerkingsovereenkomst, als opgesteld door
worden ingezien en afgegeven, maar wel door de Raad worden bewaard totdat het dossier vernietigd wordt.
Mocht de op handen zijnde aansluiting van de RAAD (locatie) op de
De RAAD beveiligt de persoonsgegevens van de betrokkenen tegen verlies
landelijke verwijsindex reeds in een verder stadium gevorderd zijn dan
of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hij of zij treft daartoe de
de verwijsindex, tussen gemeente(n) en partijen wordt bij de
de lokale, regionale of provinciale ontwikkelingen daartoe dan realiseert
nodige passende technische en organisatorische maatregelen.
definitie van de melding gesteld dat het gaat om een vastgesteld
de RAAD zijn aansluiting en treedt nader in contact met de regionale
Deze maatregelen betreffen onder meer, maar niet uitsluitend:
risico. Aangezien de Raad voor de Kinderbescherming meldt
coöperatief op ten aanzien van het maken van eventuele nadere
na het nemen van een intern intakebesluit gaat het voor de
samenwerkingsafspraken o.a. over de mogelijkheden rondom
Raad om het vermoeden van een risico en nog geen vastgesteld
informatie uitwisseling;
convenanthouder/afgevaardigden regionale index teneinde in samenspraak
a. maatregelen met betrekking tot de toegang
o.a. ondertekening te realiseren.
tot persoonsgegevens; b. de lees- en schrijfbevoegdheden van de partijen;
3.4
c. het vereiste niveau van beveiliging.
risico. Dat moet het onderzoek van de Raad immers uitwijzen;
•
De andere melders van dit kind ontvangen dan een signaal dat de RAAD betrokken is en partijen wisselen na een signaal gegevens uit over de betrokkene. Zij handelen daarbij conform de bepalingen van de wet en
Artikel 7 Beheer
•
De Raad voor de Kinderbescherming stelt zich open en
Dit addendum, aanhakend bij dit regionaal/lokaal
Naast het raadsaddendum wordt het “profiel Raad voor
samenwerkingsconvenant rondom de regionale verwijsindex/
de Kinderbescherming” aangeleverd ten behoeve van het
signaleringssysteem, wordt aangegaan voor de duur van 2009
regionale/lokale samenwerkingsconvenant teneinde informatie
en gaat in op de datum van ondertekening.
te verstrekken zowel in het algemeen aangaande de Raad
dit convenant.
Artikel 4 Gegevensuitwisseling
•
voor de Kinderbescherming maar ook met betrekking tot de De RAAD benoemt het hoofd ICT van de Raad voor de Kinderbescherming
afspraken waar de Raad zich ten aanzien van melden aan de
als beheerder van de technische aspecten van de VIR. Voor wat betreft dit
landelijke verwijsindex aan gehouden ziet. Het profiel Raad
convenant wordt het hoofd Juridische Zaken tot beheerder benoemd.
voor de Kinderbescherming is beschikbaar op de diverse Raadslocaties;
4.1 Verstrekking van persoonsgegevens aan melder(s) vindt plaats met
Artikel 8 Rechten van betrokkene(n)
•
In sommige gemeenten met een regionale index wordt gebruikt gemaakt van zogenaamde pre-signalen; bijv. bij (gedeelde)
inachtneming van de voor de RAAD geldende privacy wet- en regelgeving.
vermoedens van misbruik. De participanten bij de regionale Voor wat betreft het recht op inzage, het recht op correctie en het recht op
index kunnen deze signalen zien; de VIR herkent daarentegen
4.2
verzet wordt de voor de RAAD geldende privacy wet- en regelgeving
geen pre-signalen. De Raad voor de Kinderbescherming kan
De RAAD zal zowel persoonsgegevens als bijzondere persoonsgegevens
in acht genomen.
signalen die, formeel niet vastgelegd worden in de landelijke verwijsindex risicojongeren, niet “zien”en zal deze derhalve niet
verwerken, voor zover wettelijk toegestaan. 4.3
Artikel 9 Geheimhoudingsplicht
De RAAD zal alleen gegevens verwerken, indien en zolang dit noodzakelijk
oppakken;
•
De wet noemt 31 partijen die zich kunnen aansluiten bij de VIR. De effectiviteit van de VIR wordt groter naarmate meerdere
is voor het realiseren van bovengenoemde doelstellingen. De RAAD zal
De RAAD verstrekt gegevens die hij verkrijgt uit de aanpak van
organisaties deelnemen. Een organisatie kan echter niet
hierbij niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk voor het bereiken
risicojongeren niet aan derden dan op grond van wettelijke bevoegdheden
verplicht worden deel te nemen aan de VIR; daarbij heeft VIR
hiervan. De gegevens zijn gelet op de doeleinden waarvoor ze worden
of uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, tenzij deze
een aantal organisaties nog niet “erkend voor deelname”, dit
verwerkt toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig.
derden betrokken zijn bij de integrale aanpak van de desbetreffende
zal wel gaan gebeuren. De Raad kan signalen van deze partijen
Bijzondere persoonsgegevens worden alleen dan verwerkt indien de
risicojongere(n).
(nog) niet ontvangen en is hierin afhankelijk van de erkenning
RAAD daartoe gerechtigd is. Bijzondere persoonsgegevens worden niet
van deze partijen door de VIR;
verder verstrekt, tenzij daarvoor een rechtmatige verstrekkingsgrondslag plus een uitzondering op het verbod tot verwerking van bijzondere persoonsgegevens is aan te wijzen.
20
21
Begrippenlijst conform NTA (Nederlands Technische Afspraak) 8023, juli 2008. De NTA beschrijft de ICT-toepassing om het registratiesysteem van de landelijk verwijsindex mogelijk te maken.
Begrippen en definities; 1. 2.
Landelijke verwijsindex - de landelijke verwijsindex risicojongeren als geheel systeem (pag. 7; 3.13) Lokale verwijsindex - lokaal systeem dat binnen een convenant wordt gebruikt ten behoeve van verwijzing en/of ondersteuning van lokale samenwerking (pag.8; 3.15) Opmerking 1: Dit kan ook het regionale of landelijke systeem zijn waar regionale of landelijke organisaties gebruik van maken Opmerking 2: Een lokale verwijsindex moet meldingen genereren en signalen uit de landelijke verwijsindex kunnen ontvangen. De inrichting hiervan is de verantwoordelijkheid van lokale overheden
3. 4.
Melding - registratie in de landelijke verwijsindex waarbij een hulpverlener een risicojongere meldt (pag. 8; 3.16) Notificatie - per e-mail verzonden bericht aan een lokale index om te melden dat er nieuwe signalen in de landelijke verwijsindex beschikbaar zijn (pag.8; 3,17)
5.
Match - wanneer twee verschillende instanties, gekoppeld aan verschillende lokale verwijsindexen beide een melding doen over dezelfde risicojongere, zal de landelijke verwijsindex hierin een match herkennen. Bij een signalering als gevolg van een match zal de landelijke verwijsindex hiervan een notificatie e-mail sturen naar de lokale verwijsindexen (pag. 13; 7,3)
6.
Signaal - teken dat aan meldende hulpverleners en/of coördinatoren wordt gegeven wanneer na een eerste melding over een jongere, een verandering optreedt (pag. 8; 3.20) Opmerking: Er zijn zeven soorten signalen in de landelijke verwijsindex, namelijk: match, afmelding, afloopdatum nadert, verhuisbericht, hulpverlener of coördinator wijzigt en BSN leidt niet tot persoon. Het signaal kan betrekking hebben op zowel de jongere, als de hulpverlener of coördinator en meldingen of meldingen van andere instanties over dezelfde jongere.
Namens de Regionale Directie RvdK A. Westdijk
Datum: 8 oktober 2009 Plaats: Rotterdam
Colofon Inhoud: Ieder Kind Wint Vormgeving: Front-taal Drukwerk: Europoint Media Februari 2010 Oplage 1000 exemplaren www.sisa.rotterdam.nl 22
www.sisa.rotterdam.nl
24
