Samenwerking Kempengemeenten

Samenwerking Kempengemeenten

Tussentijdse rapportage 2011 Voorstel tot wijziging begroting 2011 Voorstel tot wijziging begroting 2012 en meerjarenraming 2012-2015

Agendering Dagelijks Bestuur 16 augustus 2011 Verzoek zienswijzen van gemeenteraden Agendering Algemeen Bestuur 15 november 2011

1.

Inleiding

In het Jaarprogramma en Begroting 2011 werden voor de Samenwerking Kempengemeenten de geplande activiteiten voor het jaar 2011 en de cijfermatige vertaling daarvan vastgelegd. Met deze tussentijdse rapportage wordt verslag gedaan over het verloop van de eerste 5 maanden van dit jaar. Conform de Financiële Verordening worden Directie en bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Kempengemeenten met deze rapportage geïnformeerd. Op grond van hetgeen nu bekend is worden indien nodig voorstellen gedaan om ontwikkelingen bij te sturen, zodat de beoogde doelstellingen zo goed als mogelijk worden bereikt. Ook bevat deze rapportage een voorstel om de begroting aan te passen. Binnen het verband van de Samenwerking Kempengemeenten worden begrotingen geruime tijd voor aanvang van het boekjaar vastgesteld. De begroting en meerjarenraming van 2012 werd in de eerste maanden van 2011 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. In deze rapportage wordt ook een wijziging van de begroting 2012 en meerjarenraming voorgelegd, op basis van hetgeen nu bekend is. Deze rapportage is een bundeling van rapportages die door de afdelingen werden opgesteld. De opzet van de rapportage volgt de indeling die ook werd gehanteerd bij de opstelling van de begroting. Voor de verslagperiode wordt beschreven: •

Wat wilden we bereiken?

•

Wat zouden we daarvoor doen?

•

Wat heeft het gekost?

Proces en werkwijze Ten behoeve van de rapportage hebben afdelingsmanagers input geleverd. De peildatum was 1 juni 2011. Zowel voor de tussenrapportage 2011 als voor de voorstellen tot begrotingswijzigingen 2011 en 2012 met meerjarenraming zijn de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begrotingen de basis. Aan het management is verzocht om aan te geven waar sprake is van significante verschillen tussen realisatie en begroting. Ook de prognose van de ontwikkeling is gevraagd per ultimo 2011. Waar de uitvoering loopt zoals gepland wordt de rapportage beperkt gehouden. Om een adequaat beeld te vormen van uitvoering van de begroting zijn er gesprekken gevoerd tussen adviseur Planning en Control en afdelingsmanagers. De doorlooptijd van het proces vraagt bijzondere attentie. De bespreking van de tussenrapportage is onderwerp van bespreking in: •

De ambtelijke werkgroep Financiën

•

Directie

•

Managementteam (KMT)

•

Portefeuillehoudersoverleg

•

Dagelijks bestuur

•

Gemeenteraden

•

Algemeen Bestuur

Met inachtname van voorgeschreven termijn van zienswijzen voor de gemeenteraden van acht weken en de termijnen die herhaaldelijk nodig zijn voor aanpassing, verzending en voorbereiding van de rapportage, is een doorlooptijd van tenminste een half jaar nodig.

2

Taakstellende bezuinigingen Met het vaststellen van de primitieve begrotingen voor de jaren 2011 en 2012 heeft het Algemeen Bestuur besloten tot taakstellende bezuinigingen van 5% op de bedrijfsvoeringskosten. In totaal wordt een bezuiniging van 10 % beoogd ten opzichte van het begrotingstotaal van 2010. In de programma’s werden bezuinigingen opgenomen als volgt: Voor afdeling Staf

30.000 euro

Voor afdeling P&O

bezuinigen m.i.v. 2014

Voor afdeling SSC

320.524 euro

Voor afdeling ISD

155.577 euro

Voor de afdelingen tezamen houdt dit voor 2011 een taakstelling in van 506.101 euro. Deze taakstelling moest worden gerealiseerd door een meer efficiënte bedrijfsvoering. Daarnaast is voor 2011 een taakstelling opgelegd van 541.267 euro. Om deze taakstelling te realiseren moet het ambitieniveau worden aangepast. Vandaar dat deze taakstelling niet is toegewezen aan de afdelingen. Vanwege de onzekerheid met betrekking tot het realiseren van deze taakstelling is in de bijdragen van de gemeenten geen rekening gehouden met deze taakstelling. Voor 2012 is voor het SSC een bedrag van 318.668 euro aan bezuinigingen op ambitieniveau opgenomen. De resterende aanvullende nader in te vullen taakstelling bedraagt 222.598 euro. Dit is een bezuiniging die gevolg is van aanpassing van het ambitieniveau van de ISD. In deze rapportage wordt vastgesteld in hoeverre de organisatie op koers ligt. Het blijkt dat verwacht moet worden dat de taakstelling voor 2011 op bedrijfsvoeringskosten nagenoeg wordt behaald. Op SK-niveau wordt een marginale verhoging van de gemeentelijke bijdragen voorgesteld. Het tweede deel van de taakstelling (5% op bedrijfsvoering als gevolg van aanpassing van de ambitie ) wordt in 2011 en verder – zoals het zich nu laat aanzien - niet behaald. De taakstelling voor 2012 dient nog concrete invulling te krijgen op bijstelling ambitieniveau en bezuiniging op concernniveau. Belangrijke overwegingen bij interpretatie van gepresenteerde resultaten zijn o.a. het ontwikkelingsstadium van de SK. De SK is in het tweede halfjaar van zijn bestaan; op vele vlakken volop in ontwikkeling. In dit verband ontstaan relatief veel eenmalige kosten en setup-costs. Personeel en Organisatie wordt geconfronteerd met hoge vervangingskosten, vanwege langdurig ziekteverzuim. Opname nieuwe ontwikkelingen Op 24 mei heeft het Algemeen Bestuur besloten tot het vaststellen van nieuwe ontwikkelingen, die betrekking hebben op de jaren 2012 en verder. Een gedeelte van deze ontwikkelingen betreft voor de afdeling P&O een budget van 20.000 euro, in 2012, ten behoeve van het opstellen van een businesscase over de verdere ontwikkeling van P&O en het eventueel outsourcen van de salarisadministratie. Ook is besloten tot aanschaf van meetapparatuur ten dienste van de Landmeetgroep. Voor deze investering werden jaarlasten bepaald van 11.400 euro per jaar. Deze nieuwe ontwikkelingen zijn opgenomen in het voorstel tot begrotingswijziging. Het voornemen om een businesscase op te stellen die betrekking heeft op het inzicht verwerven in de mogelijkheden en effecten van verdergaande samenwerking op het gebied van financiën, belastingen en verzekeringen is niet opgenomen als een voorgestelde begrotingswijziging. De huidige stand van zaken is zo, dat het Dagelijks Bestuur besloten heeft om een “opdracht te geven aan de directie om een onderzoeksopzet voor te leggen waarin benodigde capaciteit en middelen voor een onderzoek zijn aangegeven.”

3

Afspraken met de Belastingdienst over heffing en afdracht BTW binnen SK In overleg tussen de Belastingdienst en Samenwerking Kempengemeenten zijn nadere afspraken gemaakt over heffing en afdracht van BTW. Belangrijke uitkomst is dat voor alle afdelingen binnen de SK duidelijkheid is ontstaan in een complex vraagstuk. Een gevolg van deze afspraak is dat de afdeling Staf, die diensten verricht voor drie afdelingen, de totale lasten van de afdeling Staf als volgt doorbelast: •

10 % van de kosten worden doorbelast aan afdeling P&O

•

30 % van de kosten worden doorbelast aan afdeling ISD

•

60 % van de kosten worden doorbelast aan afdeling SSC

Veranderingen in Reserves van SK Met betrekking tot de reserves van Samenwerking Kempengemeenten heeft in het eerste halfjaar van 2011 geen verandering plaatsgevonden, t.o.v. 2010. Daardoor is de stand van zaken zoals vermeld werd in de jaarstukken 2010 nog steeds actueel. Het verslag 2010 vermeldde: “De Samenwerking Kempengemeenten heeft niet de beschikking over reserves. In het overleg van het Algemeen Bestuur van 16 november 2010 is besloten om in de loop van 2011 een risicoanalyse uit te voeren aan de hand waarvan bepaald kan worden in welke omvang het nodig is om weerstandsvermogen aan te houden. Tevens is besloten om (vooralsnog) geen reserves aan te houden bij de Samenwerking Kempengemeenten.“ Paragrafen In de P&C-cyclus voor de SK horen op basis van het BBV besluit (Besluit Begroting en Verantwoording) een aantal verplichte paragrafen. Het betreft een paragraaf weerstandvermogen, kapitaalgoederen, financiering en bedrijfsvoering. De overige verplichte paragrafen zijn niet relevant voor SK. Het betreft de paragrafen "lokale heffingen", "verbonden partijen" en "grondbeleid". Over de verplichte paragrafen wordt de actuele stand van zaken vermeld.

Paragraaf Bedrijfsvoering De taakstellende bezuiniging van 5 % op bedrijfsvoeringskosten (t.o.v. 2010) komt nadrukkelijk terug in de rapportages van de afdelingen SSC en ISD. Voor 2011 wordt de lastenreductie deels verwezenlijkt door incidentele bezuinigingen. Er is een herschikking van taken van de verschillende afdelingen van de SK. Deze wijzigingen worden genoemd in de rapportages van de afdelingen. Paragraaf Weerstandvermogen De SK beschikt nog niet over eigen vermogen en heeft daardoor geen mogelijkheden om zelf eventuele tegenvallers op te vangen. Op basis van een nog op te stellen risicoanalyse moet zichtbaar worden gemaakt welke risico’s de SK loopt, wat de omvang hiervan is en hoe deze worden opgevangen. Momenteel zijn de risico’s van de SK nog niet volledig in beeld. De SK kan tegenvallers vooralsnog ook niet zelf opvangen, omdat zij daarvoor geen buffer aanhoudt. Het financiële risico ligt derhalve volledig bij de deelnemende gemeenten. In de loop van 2011 wordt nader invulling gegeven aan risicoanalyse en weerstandsvermogen van SK.

4

Voor het SSC zijn investeringen gepland in infrastructuur kantoorautomatisering. Een aanmerkelijk deel van de investering heeft betrekking op inzet van externe expertise. In de begroting is uitgegaan van volledige activering van deze investering, conform de nota van uitgangspunten die werd gehanteerd bij de oprichting van het SSC. Over de activering van inhuur van expertise is op dit moment geen eenduidigheid. Om die reden wordt advies ingewonnen bij de accountant van SK over het al dan niet activeren van dit deel van de investering. Als activering van ingehuurde uren volgens het BBV niet toegelaten is, worden de lasten daarvan volledig genomen in het jaar van investeren. De jaren daarna hoeft niet meer te worden afgeschreven op dit deel van de investering. Als activering is toegelaten door het BBV wordt gedurende de gebruiksduur afgeschreven op de investering. Dit laatste geeft een gelijkmatige verdeling van de kapitaallasten van de investering in de tijd.

Paragraaf Financiering Sinds het vaststellen van de jaarrekening 2010 zijn er geen bijzondere ontwikkelingen op dit punt.

Paragraaf Kapitaalgoederen In de rapportage van de afdeling SSC is een geactualiseerde planning van investeringen opgenomen. De locaties waarin de ISD, SSC en P&O zijn gehuisvest worden door de SK gehuurd. Dit geldt met ingang van 2011 ook voor de huisvesting van het werkplein in het gemeentehuis van Bladel. WVK en gemeente Oirschot vergoeden de kosten van het werkplein aan de SK.

5

2

Rapportage per afdeling

2.1

Staf

Het bestuur en management van de nieuwe organisatie Samenwerking Kempengemeenten worden ondersteund door een Staf. Op dit moment zijn de ambtelijk secretaris, adviseur Planning en Control en twee medewerkers t.b.v. financiële administratie en P&C ondergebracht in de Staf. Wat wilde de Staf en ondersteuning bereiken? • Een goede ondersteuning van bestuur en management in alle besluitvorming • Een goed lopende organisatie • Voorbereid zijn op toekomstige wensen en ontwikkelingen Wat zou de Staf daar voor doen? • Afronden van de implementatie zoals beschreven in het implementatieplan • Ondersteunen van directie en bestuur (ambtelijk secretariaat, advies, managementinformatie) • Uitvoeren van Planning & Control (P&C cyclus, aansturing administratie, bijstellen regelingen, financieel advies) • Voeren van de financiële administratie (administratie en boekingen, opstellen rapportages) • Vormgeven aan de medezeggenschap (uitvoeren WOR) • Nieuwe taakvelden benoemen/vooruit kijken (voorbereiden taakveld, bestuurlijke discussie organiseren) De implementatie is afgerond. Het Dagelijks Bestuur heeft in januari het einddocument vastgesteld. De ondersteuning op het gebied van planning en control heeft het eerste half jaar van 2011 meer tijd en inzet gevergd dan voorzien was. Dit heeft ermee te maken dat het opstellen van een jaarverslag en jaarrekening en de accountantscontrole daarover voor de eerste maal heeft plaatsgevonden. Het jaar 2010 is afgesloten met een positief resultaat. Er is door de accountant een goedkeurende verklaring afgegeven voor getrouwheid en een verklaring voor rechtmatigheid werd afgegeven. Als extra taak bij de Staf is de organisatie van de Kempenconferentie belegd. Dit heeft met de bestaande capaciteit kunnen plaatsvinden maar heeft tot extra kosten voor zaalhuur, catering, sprekers en dagvoorzitter geleid. Hiervoor wordt een bedrag geraamd van 10.000,--.

Wat heeft het gekost? Het voorstel tot het wijzigen van de begroting voor de Staf komt op een totaal aan lasten van 264.000 euro. In dit lastentotaal is opgenomen een verschuiving van personeelskosten van ISD en SSC naar afdeling Staf. Dit betreft een bedrag van 73.000 euro dat samenhangt met het voeren van de financiële administratie. Daarnaast gaat het om een bedrag van 19.750 euro ten behoeve van Planning en Control. De loonkosten voor de vaste Stafmedewerkers zijn goed geschat. Het is gelukt deze vanaf 1 juli met vaste krachten in te vullen. De inhuur van de coördinator planning en control tot 1 juli 2011 heeft meerkosten met zich meegebracht. De accountantskosten waarin bij de begroting van de Staf niet voorzien was zijn feitelijk een verschuiving van kosten van afdelingen naar de Staf voor een bedrag van 27.500 euro. De Kempenconferentie was niet voorzien en meegenomen in de begroting. Bij de organisatie is getracht met beperkt budget een zinvolle conferentie te organiseren. De kosten die hiermee samenhangen bedragen naar verwachting 10.000 euro. In de bestuursrapportage en begrotingswijziging 2011 zijn de bedragen uit de budgetoverheveling 2010 opgenomen. Dit betreft voor de afdeling Staf 55.000 Euro voor inhuur expertise P&C in de eerste helft van 2011 en de inrichting en optimalisatie van de administratie.

6

2.2

P&O

De afdeling P&O is voor vier gemeenten (Bladel, Eersel, Oirschot, Reusel-De Mierden) en de organisatie SK actief. Wat wilde P&O bereiken? Bijdragen aan en faciliteren van een moderne dienstverlenende werkorganisatie door een modern HRM-beleid. Wat zou P&O daar voor doen? • Adviseren (beleid) Op beleidsniveau levert het levensfasebewust personeelsbeleid mogelijk vertraging op. Het nieuwe systeem voor functioneren, beoordelen en belonen vraagt meer tijd en inzet dan geraamd. • Uitvoering (personeelsbeleid) • Beheer De doorontwikkeling van Key2-eHRM is mede afhankelijk van een aantal projecten bij het SSC. Dit zorgt er mogelijk voor dat het uitrollen van nieuwe modules vertraging oploopt. Het overgehevelde bedrag uit 2010 dat hiervoor is bestemd wordt nog zoveel mogelijk in 2011 ingezet. Verwacht wordt dat een deel van de uitvoering (en de kosten) in 2012 zal vallen. • Controle Wat heeft het gekost? P&O verwacht een incidentele onderschrijding op de loonkosten/sociale lasten van ruim € 67.000,-- in 2011. Dit als gevolg van het vertrek van twee PSI medewerkers (Personeel, Salaris en Informatie) in februari (0,6 fte) en juni (0,4 fte), en 0,31 fte vacatureruimte POA’s. (Personeel en Organisatie-Advies) De onderschrijding op loonkosten moet in relatie worden gezien met de forse incidentele overschrijding op ‘vervanging personeel’ en ‘overige salariskosten’. De overschrijding op vervanging personeel wordt in 2011 geschat op ongeveer € 145.000,--.Deze overschrijding komt voort uit vervanging van medewerkers. Vertrek van medewerkers, langdurige ziekte en verminderde belastbaarheid leiden in 2011 tot hoge vervangingskosten. De overschrijding op overige salariskosten ligt naar verwachting rond de € 18.000,-- en wordt verklaard door het overwerk van twee collega’s die samen met de eerder genoemde externe inhuur zorgen voor de vervanging. De functie van één van de twee PSI medewerkers is inmiddels door een interne verschuiving ingevuld. Deze verschuiving was voorzien en is in het kader van de bezuinigingstaakstelling van P&O in de begroting vertaald. In 2011 en 2012 vloeien nog kosten voort uit maatregelen die nodig waren om tot reductie van de formatie-omvang te komen. Deze kosten leiden in 2011 tot een incidentele overschrijding op de post ‘externe expertise P&O projecten’ van ruim € 20.000,--. In de bestuursrapportage en begrotingswijziging 2011 zijn de bedragen uit budgetoverheveling 2010 verwerkt. Dit betreft: • • •

Doorontwikkeling HRM Eenmalige opleidingskosten Inhuur externe expertise

€ 17.100,-€ 13.200,-€ 30.500,--

De kosten van de bezwaarschriftencommissie P&O waren eerder niet begroot. Deze kosten worden verhaald op de desbetreffende gemeenten en SK-onderdelen. Hierdoor ontstaat budgetneutraliteit van deze kosten voor de Samenwerking Kempengemeenten.

7

2.3

SSC

Het SSC de Kempen is een afdeling van de Samenwerking Kempengemeenten die zijn diensten primair levert aan de vijf Kempengemeenten en de eigen organisatie. Het SSC de Kempen heeft primair tot doel om gezamenlijk de dienstverlening aan burgers en bedrijven te realiseren en te verbeteren, en dit tegen minder méérkosten. Aanvullend kunnen de volgende afgeleide subdoelstellingen worden onderkend: • •

Realiseren van een kwaliteitsverbetering (professionaliteit, continuïteit) van de ICT dienstverlening aan de interne medewerkers van de gemeenten, teneinde processen daarmee effectiever en efficiënter te laten verlopen; en Realiseren van schaalvoordelen waar mogelijk teneinde méér te kunnen realiseren met dezelfde (HR en financiële) middelen.

Daarnaast beoogt het SSC de Kempen een professioneel dienstencentrum te zijn dat primair informatiserings-, automatiserings-, en geogegevensbeheerdiensten levert aan de deelnemende Kempengemeenten, en deze dienstverlening op termijn tevens beoogt uit te breiden naar nieuwe deelnemende gemeenten en naar andere afnemende gemeenten. Dit betreft niet alleen de toepassingen welke gericht zijn op de dienstverlening aan burgers en bedrijven, maar tevens toepassingen welke gericht zijn op de interne bedrijfsvoering van de gemeenten. Daarnaast beoogt het SSC de Kempen een informatiecentrum te zijn op het gebied van geo- en vastgoedinformatie, zowel voor de deelnemende gemeenten als voor andere afnemende gemeenten. De scope en het ambitieniveau hebben betrekking op planning, implementatie, onderhoud en beheer van een complexe informatiserings- en dienstverleningsinfrastructuur ten dienste van klanten, medewerkers en bestuurders van de Kempengemeenten, met een intern ICT service organisatie en een vastgoed- en geo- informatiecentrum (voormalige SVI en Landmeetgroep). Wat heeft het SSC in het eerste half jaar van 2011 bereikt? In het eerste volledige jaar na de oprichting van het SSC de Kempen zijn er een aantal activiteiten gedefinieerd die behaald dienden te worden om de fundamenten van een succesvolle samenwerking te realiseren. Terugkijkend op de eerste 6 maanden van 2011 kan gesteld worden dat er een gedeelte van deze basis al is gerealiseerd en dat de overige zaken onder constructie zijn. Ondersteunen van de gemeentelijke processen Het SSC ondersteunt de gemeentelijke processen door de servicedesk te faciliteren die als centraal klant contactcentrum er voor zorgt dat eventuele problemen worden begeleid. Hiermee zijn we in staat om de dienstverlening van de gemeenten op een verantwoord niveau te houden. Realiseren efficiency voordelen Een van de uitgangspunten rondom de financiering van het SSC is dat de deelnemende gemeenten dit moesten doen binnen hun huidige begrotingen, waarbij naar de toekomst toe al een efficiencyvoordeel is ingeboekt. Daarnaast is er voor het SSC de Kempen een additionele bezuiniging van 10% in de begroting opgenomen. Bij deze toegevoegde 10% is onderscheid gemaakt tussen bezuinigingen op bedrijfsvoering (efficiency) en ambitie. Gezien de ontwikkeling van het uitgavenpatroon is de uitgavenreductie oftewel het efficiencyvoordeel – met uitzondering van de doorbelaste Stafkosten op koers. De stijging van bijdragen van gemeenten wordt veroorzaakt door de doorbelasting Staf. De bezuinigingskeuzes op ambitie dienen nog te worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempen. Uitvoering geven aan NUP (Nationaal UitvoeringsProgramma E-overheid) Aangezien er op dit moment nadrukkelijk gewerkt wordt aan de gemeenschappelijke infrastructuur en er nog ambitiekeuzes gemaakt dienen te worden is de uitvoering van het NUP nog minimaal. Dit beperkt zicht tot de wettelijke eisen op het gebied van dienstverlening en het aanpassen van de infrastructuur op deze eisen. De activiteiten op het gebied van het NUP worden voortgezet zolang het om capaciteit in uren gaat. Indien er investeringen gedaan dienen te worden die met ambitiekeuzes te maken hebben zijn deze uitgesteld.

8

Opbouwen van gezamenlijke infrastructuur Een van de belangrijkste projecten die moeten leiden tot besparing op ICT-kosten is het realiseren van een zelfde technische infrastructuur voor alle deelnemende gemeenten. Op dit moment is de eerste gemeente aangesloten op deze nieuwe infrastructuur. Na deze migratie is er een evaluatie moment toegevoegd in de planning om te bezien of de gekozen oplossing voldoet aan de vooraf gestelde voorwaarden. Hoewel dit enige vertraging oplevert in de planning zal door een strakke planning de vertraging tot een minimum teruggebracht worden. Digitalisering van gegevens Met de ondersteuning van het SSC de Kempen is er een verdere ontwikkeling geweest bij de aangesloten gemeenten met betrekking tot het digitaliseren van gegevens. Met name dan op het structureel en systematische opslaan en verwerken hiervan. Onderzoeken van uitbreidingsmogelijkheden voor het SSC de Kempen In de afgelopen periode heeft het SSC de Kempen gesprekken gehad met verschillende gemeenten inzake de organisatiestructuur en de realisatie. Er zijn geen inhoudelijke gesprekken geweest over de uitbreiding met andere klanten/gemeenten. Gezien de opbouwfase van het SSC de Kempen is het voorlopig niet opportuun om dit vanuit onze uitvoeringsorganisatie te initiëren. Financiële verantwoording over het eerste halfjaar 2011 In de reguliere exploitatie van het SSC de Kempen is een opdeling gemaakt naar de verschillende kostensoorten. Hieronder worden deze nader toegelicht. Personeelslasten De vaste personeelslasten vertonen een onderschrijding terwijl het personeel van derden een overschrijding laat zien. Beide posten vertonen samen een negatief resultaat maar dit wordt veroorzaakt door additionele inhuur ten behoeve van werkzaamheden die doorbelast worden. Door een actieve bewaking van de inhuur zijn bovenstaande posten in evenwicht (en zijn er geen afwijkingen op de personeelslasten). Huisvestingskosten Binnen de begroting van het SSC de Kempen is geen rekening gehouden met huur van 3 werkplekken bij de centrale computerruimtes in Bladel en Eersel. Daarnaast is er geen rekening gehouden met flexwerkplekken voor externen en specifieke werkplaatsen. Hierdoor zijn de uitgaven voor de huisvesting structureel € 15.000 hoger dan begroot. IT-kosten Op de IT-kosten is sprake van een onderschrijding van ongeveer € 215.000,= (deze worden verantwoord bij bezuinigingen) door een actieve sturing op de uitgaven, mede in het kader van de realisatie van de bezuinigingsdoelstelling. De uitgaven voor de rest van het jaar geven geen aanleiding tot bijstelling van dit bedrag. Hierbij is als referentie gebruikt de uitgaven zoals die zijn gedaan in de begroting 2010 en de nieuwe aangegane verplichtingen. Overige organisatiekosten De kosten van de accountant zijn overgedragen aan de Staf en vallen vrij binnen de begroting van het SSC en komen terug in de doorbelasting van de Staf GR. Frictiekosten De frictiekosten lopen in lijn met de begroting. Aan het budget is 54.000 Euro toegevoegd uit budgetoverheveling 2010. Nieuwe kredieten en projectkosten eenmalig Binnen de kredieten ten behoeve van de nieuwe projecten van het SSC de Kempen is de activering van de investeringen ongewijzigd gebleven. De vermelding van de kapitaallasten volgt de nota van uitgangspunten die werd opgesteld door de werkgroep infrastructuur en automatisering t.b.v.

9

1

begroting 2010. In de vastgestelde begrotingen werd uitgegaan van activering van de totale lasten. Als uitgangspunt voor het eerste jaar wordt conform de nota van uitgangspunten de helft van de kapitaallasten opgevoerd. De investering infrastructuur kantoorautomatisering bestaat voor een substantieel deel uit arbeidsuren van externe experts. Voor 2011 wordt deze inhuur begroot op 300.000 euro en voor 2012 op 200.000 euro. Om zeker te zijn van activering van investeringen conform de voorschriften van het BBV heeft de directie besloten om advies in te winnen bij de accountants. Vraag is of het BBV toelaat dat de inhuur van expertise die direct samenhangt met deze investering geactiveerd wordt. Wat is het risico? Niet activeren houdt in het nemen van de volledige last van eenmalige kosten in het jaar van aanschaf. In het eerste jaar ontstaat dan een relatief hoge last; in de jaren daarna is de jaarlast laag. Activeren houdt in dat afgeschreven wordt over de volledige gebruiksduur van het activum. Ergo, het risico heeft betrekking op het spreiden van de last over de gebruiksduur. Vanuit het uitgangspunt, dat kapitaallasten van een investering gespreid worden over de gebruiksduur, is activering preferent. Deze handelswijze vervalt indien het BBV dit niet toelaat. Dit risico wordt vermeld in de paragraaf weerstandsvermogen van deze bestuursrapportage.

Omdat enkele investeringen later gaan plaatsvinden dan gepland, ontstaan in 2011 lagere kapitaallasten voor een bedrag van 202.300 euro. Voor het nieuwe project telefonie zal de uitvoering afhankelijk zijn van de keuzes die herijkt worden naar aanleiding van de bezuinigingsuitdaging. Kapitaallasten overname boekwaardes Een actualisatie van de kapitaallasten moet nog plaatsvinden. Deze actualisatie zal in de loop van 2011 worden uitgevoerd. Opstelling en vaststelling van afschrijvingsbeleid zal ook in gang gezet worden in de loop van dit jaar. Bezuinigingen begroting SSC de Kempen Het SSC heeft een bezuinigingsopgave van 10% over de gehele begroting. Hiervan is afgesproken dat 5% gerealiseerd moet worden op het gebied van bedrijfsvoering als zijnde een efficiencymaatregel. De overige 5% moet gerealiseerd worden door middel van ambitiekeuzes. Het onderwerp bezuinigen heeft in de achterliggende periode een prominente plek op de agenda gehad van zowel bestuurders als management van het SSC. In de portefeuillehouders overleggen wordt gerapporteerd over de stand van zaken. De realisatie van de bezuinigingen op bedrijfsvoering ligt op schema. Voor wat betreft het maken van ambitiekeuzes heeft het portefeuillehouders overleg een procesvoorstel vastgesteld hoe tot die keuzes te komen. Op voorhand wordt aangeven dat in theorie de opgelegde bezuiniging mogelijk is maar dat het effect daarvan is dat vrijwel de gehele EGEM /NUP agenda niet kan worden uitgevoerd. Dat dit grote consequenties heeft voor de verdere digitalisering en professionalisering van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de dienstverlening, moge duidelijk zijn. Baten Additionele diensten die zijn verleend door het SSC de Kempen aan de deelnemende gemeenten en aan derden dragen bij aan de verwachting van een positief jaarsaldo 2011. De inkomsten zijn naar verwachting € 85.000,= hoger dan begroot. Dit is niet een netto resultaat aangezien de kosten voor deze realisatie drukken op andere posten binnen de begroting (inhuur personeel, doorbelasting kosten etc.). Netto blijft er ongeveer € 35.000 over aan een positief saldo wat bijdraagt aan het behalen van de bezuinigingsdoelstellingen. In 2011 maakt de gemeente Cranendonck gebruik van faciliteiten van het SSC. Hiervoor waren in de begroting geen baten opgenomen.

1

Verwezen wordt naar: “ Toelichting Begroting 2010-2013 SSC i.o. bestuurlijke versie 1.4.1 dd. 21 januari 2010”

10

Resultaat Samenvattend kan gesteld worden dat het SSC de Kempen de gestelde bezuiniging op de bedrijfsvoering (5%) gerealiseerd zal worden. In 2011 wordt de bezuiniging als gevolg van aanpassen van de ambitie niet gerealiseerd. In welke mate deze ambitiebezuinigingen vanaf 2012 gerealiseerd gaan worden is afhankelijk van de keuzes die het bestuur van het SSC de Kempen gaat maken. In zijn geheel kunnen we stellen dat er wijzigingen zijn in de baten- en lastenkant van de begroting 2011 van het SSC. Met name de besparing op kapitaallasten levert in 2011 en verder een aanmerkelijke lastenverlaging op.

11

2.4

ISD

De ISD voert voor de vijf Kempengemeenten diverse programma’s uit op het gebied van sociale zaken. Dit zijn: • Bijzondere bijstand • Inburgering • Schuldhulpverlening • Wmo (individuele voorzieningen) • Werk en Inkomen De beleidskeuzes over de programma’s worden door de individuele gemeenten gemaakt. Ook de financiële afrekening van de uitkeringen gebeurt rechtstreeks met de individuele gemeenten. In dit jaarprogramma en deze begroting wordt daar verder niet op ingegaan. We beperken ons hier tot de bedrijfsvoering. De voorbereiding van beleidskeuzes en de bedrijfsvoering rondom de programma’s gebeurt door de ISD. De (bedrijfsvoerings-)kosten die hiervoor gemaakt worden zitten in de begroting van de SK. Wat heeft de ISD bereikt? De ISD de kempen werkt jaarlijks met een Bedrijfsplan. De activiteiten die zijn opgenomen in het Bedrijfsplan worden elk kwartaal middels het overzicht “Planning en voortgang Bedrijfsplan ISD de Kempen” verantwoord aan de portefeuillehouders en de Directie GRSK. Het merendeel van de activiteiten is conform planning afgerond. De uitkeringen in het kader van de WWB zijn in de eerste maanden van 2011 maandelijks correct betaald. Ook de betalingen in het kader van de Wmo zijn correct verzorgd. De klanttevredenheid is hoog. Beoordeling door klanten bevindt zich in de range van 7,5 tot 8. Met behulp van extra inspanningen in de aanpak van de jeugdwerkloosheid is in samenwerking met de WVK en UWV een jongerenproject uitgevoerd. De resultaten zijn in het eerste kwartaal 2011 zijn goed te noemen. Totale plaatsingen op een baan: • jongeren zonder startkwalificatie: 21 personen. • Jongeren met startkwalificatie: 12 personen. Totale plaatsingen op een stageplaats: • jongeren zonder startkwalificatie: 4 personen. • Jongeren met startkwalificatie: 0 personen.

Wat heeft de ISD er voor gedaan? Naast het uitvoeren van haar reguliere taken ten aanzien van de WWB, Wmo, Inburgering, Schuldhulpverlening, uitvoering van de minimaregelingen en de activiteiten vanuit het Bedrijfsplan heeft ISD de Kempen ook geïnvesteerd in diverse andere zaken zoals: • het optimaliseren van de werkprocessen De processen t.a.v. minimaregelingen, aanvraag levensonderhoud, bezwaar en beroep en schuldhulpverlening zijn geoptimaliseerd. Door deze investering kan het werk klantvriendelijk en klantgerichter worden uitgevoerd en wordt de organisatie minder zwaar belast. Ook de toename van het aantal klanten bij de WWB, Wmo en Schuldhulpverlening heeft de ISD de Kempen kunnen opvangen zonder inzet van extra personeel. Ook is een aanzet gemaakt voor een nieuw kwaliteitsplan. Uitgangspunt hierbij is vertrouwen hebben in de medewerker en klant. Hierbij wordt de traditionele lijncontrole (toetsing) omgebouwd in procesgestuurde en risicogestuurde controles. Verantwoordelijkheden worden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd. E.e.a. is ter hand genomen na consultatie van de accountant. Deze ondersteunt de ingeslagen weg. • Het optimaliseren van het gebruik van ICT De inzet is om de ICT zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten. Bij het optimaliseren van de

12

•

werkprocessen worden de mogelijkheden die de ICT biedt optimaal ingezet ter ondersteuning van de medewerker en de bedrijfsprocessen. Competentieontwikkeling van de medewerkers. Aangezien medewerkers het kapitaal zijn van de organisatie wordt stevig geïnvesteerd in opleiding en coaching van medewerkers. Naast de reguliere opleidingsbehoefte wordt veel aandacht besteed aan coaching. De kwaliteitsmedewerkers volgen een traject om als coach binnen de organisatie te kunnen functioneren. De klantmanagers WWB hebben een post-HBO gevolgd in het kader van re-integratie en worden momenteel in de uitvoering van hun taken gecoacht om het geleerde in de praktijk te brengen. Doel is om tot een hogere uitstroom van uitkeringsgerechtigden te komen.

Wat heeft de ISD in 2011 gekost? De financiële bijlage van de ISD geeft inzage in de ontwikkeling van baten en lasten. Hieronder wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste verschillen. Medewerkers financiële administratie De financiële administratie voor de bedrijfsvoering van de ISD is overgeheveld naar de Staf. In de meerjarenraming 2012-2015 zijn de salariskosten (€ 52.000) hiervoor reeds overgeheveld. De overheveling van de middelen over 2011 vindt nu plaats. Besparing bij afdeling In 2010 is besloten om de omvang van het management van ISD te beperken met 0,4 FTE en de vrijgevallen middelen over te hevelen naar de Staf. In de meerjarenraming 2012-2015 is deze mutatie reeds verwerkt. De overheveling van de middelen over 2011 vindt nu plaats. Salariskosten personeel en overige personeelskosten Om de beschikbare middelen optimaal in te kunnen zetten kiest ISD de Kempen ervoor om niet alle functies vast in te vullen. Op deze wijze kan beter geanticipeerd worden op de continu wijzigende omstandigheden binnen de sociale zekerheid. De Wet Werken naar Vermogen en de kanteling binnen de WMO zijn de volgende uitdagingen die ISD de Kempen in de komende jaren te wachten staan. Hiernaast worden enkele specialistische werkzaamheden structureel extern (zoals uitvoering besluit zelfstandigen) of in samenwerking met andere gemeenten uitgevoerd (zoals bezwaar en beroep). Omdat de kosten van inhuur verantwoord worden onder de overige personeelskosten moeten de personeelskosten en de overige personeelskosten in samenhang beoordeeld worden. Per saldo zullen deze kosten naar verwachting € 79.798 lager zijn dan begroot. Dit bestaat uit besparing van € 99.998 t.o.v. de begroting door verdergaande efficiëntie en € 19.200 extra lasten i.v.m. de coördinatie van het werkplein die vanaf 2011 plaatsvindt vanuit ISD. Kosten van UWV-werkplein In 2009 hebben de gemeenten € 130.190 per jaar ter beschikking gesteld om de dreigende sluiting van het Bladel per 1-1-2011 te voorkomen. Deze middelen zijn bestemd voor de huur- en service van het werkplein (€ 100.540 per jaar), onderhoudskosten (€ 10.462) en kosten coördinatie werkplein (€ 19.200). Doordat het werkplein vanaf 1-1-2011 gehuurd wordt door de SK maar de lasten voor huuren servicekosten betaald worden door de WVK en de gemeente Oirschot zijn de huur- en servicekosten zowel een last als een baat in de begroting van de SK. Aangezien de coördinatie van het werkplein in handen is van ISD de Kempen zijn de beschikbaar gestelde middelen (€ 19.200 = 0,3 FTE) vanaf 2011 toegevoegd aan de salariskosten personeel. Huisvestingskosten Tot 2011 huurde het UWV het werkplein Bladel en betaalde ISD de Kempen een vergoeding voor het gebruik. Vanaf 2011 vervalt deze vergoeding omdat het werkplein gehuurd wordt door de SK. Hiertegenover staan de onderhoudskosten werkplein. Per saldo ontstaat een besparing van € 20.000 in de huisvestingskosten. Automatisering Ten gevolge van lastenreductie bij SSC dalen de automatiseringskosten.

13

Kantoorbehoeften en postvoorziening De kopieerkosten worden vanaf 2011 betaald door het SSC. Dit levert ISD een besparing op van € 14.500. Accountantskosten Deze zijn vanaf 2011 overgeheveld naar de Staf. Baten uit hoofde van nieuwe taken schuldhulpverlening Begin 2011 is door de vijf colleges besloten om de regierol voor schuldhulpverlening bij ISD de Kempen te leggen en per 1 januari 2011 de middelen voor schuldhulpverlening uit de budgetovereenkomst met Dommelregio te halen en over te hevelen naar ISD de Kempen voor de uitvoering van de schuldhulpverlening (totaal € 149.121). Onderdeel van de overeenkomst met Dommelregio is een omzetgarantie van € 85.000 in de vorm van afname van producten door ISD de Kempen. De beschikbare middelen zijn in eerste instantie volledig opgenomen in de programmakosten ISD. Aangezien € 64.121 hiervan uitvoeringskosten betreffen worden deze overgeheveld van de programmakosten ISD naar de bedrijfsvoeringskosten. In 2009, 2010 en 2011 zijn extra (geoormerkte) middelen ontvangen voor de uitvoering van schuldhulpverlening. Indien deze middelen niet voor 2012 besteed zijn moeten ze terugbetaald worden aan het rijk. Naar verwachting zijn de beschikbare extra middelen afdoende om de toegenomen uitvoeringskosten schuldhulpverlening te dekken Om deze reden zijn de extra middelen schuldhulpverlening in de aangepaste begroting 2011 alleen opgenomen als baat. Vanaf 2012 zijn de extra uitvoeringskosten opgenomen in de salariskosten personeel. Hierdoor ontstaat in 2011 een incidenteel voordeel van € 64.121 t.o.v. de begroting. Stelpost bezuiniging CWI Na het vaststellen van de primitieve begroting 2011 en de meerjarenraming is geconstateerd dat de structureel gerealiseerde besparing van € 40.000 vanaf 2010 niet in mindering is gebracht op de stelpost bezuiniging. Deze omissie wordt nu gecorrigeerd.

Naar verwachting zal ISD de Kempen in 2011 in staat zijn om de opgelegde efficiëntieslag voor 2011 te realiseren. Uit de rapportage blijkt dat de bezuiniging van 5% op bedrijfsvoeringskosten nagenoeg wordt gehaald. Dit wordt met name veroorzaakt doordat een deel van de besparingen reeds in 2010 gerealiseerd zijn, in 2011 een incidenteel voordeel wordt gerealiseerd binnen schuldhulpverlening (€ 64.121) en er structurele voordelen zijn door het wegvallen de accountantskosten, huurkosten en kopieerkosten (€ 69.500). Hiernaast zullen door de continue verbetering van de bedrijfsvoering en door investeren in medewerkers de personeelskosten in 2011verder dalen. Bezuiniging op bedrijfsvoering als gevolg van aanpassing ambitie wordt in 2011 niet gehaald. Aangezien een deel van de besparingen in 2011 incidenteel is en ISD vanaf 2012 nog een aanvullende bezuinigingsopdracht heeft, zal een verdergaande reductie op met name de salarislasten noodzakelijk zijn om de opgelegde bezuinigingen ook vanaf 2012 structureel te kunnen realiseren. Voor een deel zal dit mogelijk zijn door verdergaande optimalisatie van de bedrijfsvoering. Een ander deel zal mogelijk gezocht met worden in aanpassing van het niveau van dienstverlening.

14

Bijlage 1:

Begrotingswijziging 2011 Begrotingswijziging 2012 en meerjarenraming 2013-2015 Primitief

Alle afdelingen Lasten Staf P&O SSC ISD Bedrijfsvoering Aanvullende taakstelling DB 21-09-2010 Totale lasten

Wijziging

82.500 935.725 6.089.960 2.955.964 -541.267 9.522.882

181.500 168.598 118.789 233.519 541.267 702.406

264.000 1.104.323 6.208.749 3.189.483 0 10.766.555

55.000 60.800 54.000

55.000 60.800 54.000

169.800

169.800

9.522.882

532.606

82.500 935.725 6.089.960 2.955.964 10.064.149

0 0 0 0 541.267 541.267

Budgetoverheveling 2010 Staf P&O SSC ISD Bedrijfsvoering Totaal Saldo lasten - budgetoverheveling Baten Staf P&O SSC ISD Bedrijfsvoering Totale baten Saldo lasten en baten Staf P&O SSC ISD Bedrijfsvoering Saldo ivm nader in te vullen taakstelling Totaal saldo lasten en baten

Primitief

Begroting 2011

Gewijzigde Begroting 2011

Begroting 2012

Wijziging

Gewijzigde Begroting 2012

Raming 2013

Raming 2014

Raming 2015

235.580 890.611 5.747.986 3.223.969 -222.598 9.875.548

235.580 850.192 5.734.519 3.220.394 -182.309 9.858.376

235.580 850.192 5.623.739 3.220.394 -182.309 9.747.596

256.580 966.665 6.000.392 2.990.102 -222.598 9.991.141

-21.000 26.126 -49.205 241.146 197.067

235.580 992.791 5.951.007 3.231.248 -222.598 10.188.028

10.596.755

9.991.141

197.067

10.188.028

9.875.548

9.858.376

9.747.596

126.500 107.797 64.789 233.519 532.605

209.000 1.043.522 6.154.749 3.189.483 10.596.754

256.580 966.668 6.000.392 2.990.102 10.213.742

-21.000 26.123 -49.205 241.146 197.064

235.580 992.791 5.951.007 3.231.248 10.410.626

235.580 890.611 5.747.986 3.223.969 10.098.146

235.580 850.192 5.734.519 3.220.394 10.040.685

235.580 850.192 5.623.739 3.220.394 9.929.905

0 0 0 0 -541267 -541.267

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 222.598 222.598

0 0 0 0

0 0 0 0 222.598 222.598

0 0 0 0 222.598 222.598

0 0 0 0 182.309 182.309

0 0 0 0 182.309 182.309

0

Bijlage 2: Bijdragen deelnemende gemeenten in SK

Primitief Begroting

Primitief Wijziging

2011

Gewijzigde

Begroting

Begroting 2011

2012

Wijziging

Gewijzigde

Raming

Raming

Raming

Begroting 2012

2013

2014

2015

Bijdrage per gemeente Gemeente Bergeijk

1.895.853

-15.119

1.880.734

1.860.515

19.836

1.880.351 1.838.318 1.834.770 1.812.754

Gemeente Bladel

2.148.552

4.221

2.152.773

2.117.399

14.491

2.131.890 2.070.372 2.058.592 2.034.961

Gemeente Eersel

1.915.513

8.393

1.923.906

1.871.633

14.117

1.885.750 1.827.520 1.815.698 1.794.065

Gemeente Oirschot

2.012.465

7.382

2.019.848

2.007.468

12.443

2.019.911 1.956.886 1.943.025 1.921.070

Gemeente Reusel de Mierden

1.347.329

5.355

1.352.684

1.335.388

7.524

1.342.912 1.300.518 1.291.474 1.276.377

9.319.711

10.233

9.329.944

9.192.403

68.412

9.260.815 8.993.614 8.943.559 8.839.226

Begroting De begroting 2011 is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 21 september 2010. De begroting 2012 is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 24 mei 2011. De budgetoverheveling is besloten door AB op 24 mei 2011.

2