Afdeling Staf
Voorstel DB/AB Aan:
DB/AB
Van:
Directie SK
Betreft:
Liquiditeitsprognose Samenwerking Kempengemeenten
Datum:
7 november 2011
Inleiding In het verband van Samenwerking Kempengemeenten gaat jaarlijks een bedrag van circa 10 miljoen euro om in de uitvoering van taken die door gemeenten ondergebracht zijn bij SK. Daar komt bij een 1 bedrag van circa 19 miljoen euro ten behoeve van programmakosten van ISD. Om deze uitgaven te kunnen verrichten is een bekostigingssysteem overeengekomen met de vijf gemeenten die deelnemen in de SK. In deze nota is de vraag aan de orde of gewaarborgd is dat SK steeds in staat is om aan verplichtingen op de korte termijn (minder dan 1 jaar) te voldoen. Aandacht voor deze zogenaamde liquiditeitspositie is van belang omdat:
tijdig zicht op de behoefte aan liquide middelen vereist is, om zeker te zijn dat aan alle verplichtingen op korte termijn voldaan kan worden. Dit is voor de continuïteit van belang.
De financiering van investeringen dient tijdig geregeld te zijn; wordt uit eigen middelen gefinancierd of wordt een lening afgesloten?
Een eventueel overschot aan liquide middelen kan rentedragend worden uitgezet, binnen de geldende financiële kaders.
In de bedrijfsvoering van Samenwerking Kempengemeenten zijn een aantal bijzondere omstandigheden aan te wijzen die direct verband houden met de liquiditeit. Ten behoeve van de beeldvorming worden deze omstandigheden beschreven. Na de beeldvorming komt de vraag aan de orde of het gecreëerde zicht op liquiditeit aanleiding is om de systematiek van bevoorschotting van SK en programmakosten van ISD te wijzigen. De laatste paragraaf in deze nota is een overzicht van conclusies en aanbevelingen. Aan het bestuur wordt voorgesteld om kennis te nemen van deze nota en conclusies en aanbevelingen over te nemen.
1
De bedragen geven de orde van grootte aan. Interne doorbelastingen blijven in het kader van liquiditeit buiten beeld.
Liquiditeit van Samenwerking Kempengemeenten Om inzicht te verschaffen in de mate waarin bij Samenwerking Kempengemeenten de inkomsten aansluiten bij de uitgaven worden de volgende factoren beschreven: 1. het algemene beeld van geldstromen binnen SK 2. factoren met directe invloed op liquiditeit 3. bancaire relatie SK met Bank Nederlandse Gemeenten 4. Investeren en kapitaallasten in relatie tot liquiditeit 5. Statische en dynamische liquiditeit van SK 6. Relatie tussen bevoorschotting en liquiditeit
Het algemene beeld van geldstromen binnen SK Bij de beschrijving van de liquiditeit worden doorgaans drie geldstromen onderscheiden. Er zijn operationele geldstromen, investeringen en geldstromen met financieringsdoel. Operationele geldstromen bepalen bij SK in belangrijke mate de liquiditeit. Eerst wordt op deze geldstroom ingegaan. Samenwerking Kempengemeenten is te typeren als een uitvoeringsorganisatie. Voor de deelnemende gemeenten worden regelingen uitgevoerd en diensten verricht op het terrein van zorg, werk en inkomen (ISD), facilitaire dienstverlening; I&A, telefonie, landmeetkunde (SSC), personeel en organisatie (P&O). Bij aanvang van een dienstjaar is duidelijk wat te doen staat en welke middelen beschikbaar zijn. Inkomsten en uitgaven zijn goed voorspelbaar op basis van de vastgestelde begroting. Met e uitzondering van arbeidskosten is geen sprake van seizoenspatronen in uitgaven. Vakantiegeld en 13 maand veroorzaken pieken in arbeidskosten. Ter illustratie worden in de volgende grafiek de samenstellende delen van de lasten in de exploitatie 2012 in beeld gebracht.
9% Arbeid Overige organisatiekosten 29% 57%
Voorzieningen tbv informatietechnologie Kapitaallasten
5%
Grafiek exploitatie 2012
Er is sprake van een stabiel uitgavenpatroon met relatief weinig verstorende invloeden. De kosten hebben in overwegende mate een structureel karakter. Deze kenmerken komen tot uiting in de meerjarenraming van SK. De inkomsten van Samenwerking Kempengemeenten bestaan voornamelijk uit bijdragen van gemeenten. ( >96 %) Op basis van de vastgestelde begroting worden per kwartaal door gemeenten voorschotten betaald. Er wordt vooraf betaald. Dit ligt vast in de Gemeenschappelijke Regeling, artikel 2 25. Op deze wijze is de begroting de vaste basis voor berekening van voorschotten. De voorspelbaarheid van deze inkomsten is buitengewoon hoog. Op deze wijze is gewaarborgd dat voor de begrootte lasten voldoende middelen beschikbaar zijn. Inkomsten van derden zijn van gemeenten of van WVK. 2
zie bijlage
2
Programmakosten ISD De uitvoeringskosten van regelingen op het terrein van werk, zorg en inkomen, oftewel bedrijfsvoeringskosten ISD, vallen onder de SK. De programmakosten van de Intergemeentelijke Sociale Dienst vallen buiten de begroting van de SK; deze kosten staan op de begrotingen van de deelnemende gemeenten. De ISD besteedt de middelen in opdracht van de gemeenten. Ter dekking van deze programmakosten worden per kwartaal voorschotfacturen gezonden aan de gemeenten. De berekening geschiedt op basis van een inschatting van uitgaven, in overleg met de deelnemende gemeenten. Waar de inschatting afwijkt van de werkelijkheid ontstaat effect op de liquiditeit. Programmakosten verlopen voor SK budgetneutraal. Deze kosten zijn in overwegende mate inkomensoverdrachten met verschillen per gemeente (couleur locale). Periodiek wordt de ontwikkeling in programmakosten bepaald, middels managementrapportages. Na afloop van het dienstjaar worden programmakosten afgerekend met gemeenten. De meeste regelingen die de ISD uitvoert zijn zogenaamde open-einde regelingen. Dit houdt in dat het aantal personen dat een beroep kan doen op de regelingen niet bepaald is. Daardoor zijn de uitgaven niet begrensd, hetgeen voor de gemeenten een risico inhoudt. Er is sprake van conjunctuurafhankelijkheid. Daar komt bij dat momenteel de inkomsten van het Rijk ter uitvoering van de sociale voorzieningen voor de gemeenten niet toereikend zijn om de uitgaven te dekken. Deze problematiek ligt vooral op het niveau van de individuele gemeenten, waar deze regelingen in 3 toenemende mate beslag leggen op eigen middelen.
BTW De inning en afdracht van BTW is relevant voor de liquiditeit van SK omdat twee afdelingen BTWplichtig zijn. Alleen bij de ISD wordt geen BTW in rekening gebracht. Beleidsstukken van SK worden vastgesteld zonder rekening te houden met BTW. Aan gemeenten wordt BTW in rekening gebracht op de voorschotnota’s van bedrijfsvoering.
Reserves en voorzieningen Samenwerking Kempengemeenten heeft geen eigen reserves of voorzieningen. Het exploitatieresultaat van het eerste jaar (2010) is uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. De Samenwerking Kempengemeenten heeft geen activa in haar bezit waarvoor een onderhoudsvoorziening moet worden aangehouden. Evenmin is spraken van risico’s of verliezen waarvoor een voorziening moet worden ingesteld. Tot op heden is terugvallen op deelnemende gemeenten de enige mogelijkheid om (grote) financiële tegenslagen op te vangen. Onverwachte inkomsten en uitgaven manifesteren zich in beschikbaarheid van liquide middelen. Een overschot aan middelen vervult een bufferfunctie in de bedrijfsvoering.
3
Zie verder: Managementrapportage ISD de Kempen 2e Kwartaal 2011
3
Factoren met directe invloed op de liquiditeit van Samenwerking Kempengemeenten Bovengemelde factoren tezamen vormen voor de liquiditeit van Samenwerking Kempengemeenten een stabiele constellatie. De systematiek van bevoorschotting per kwartaal, vooraf, op basis van begroting waarborgt de beschikbaarheid van middelen. Bij SK is op jaarbasis sprake van 100 % bekostiging van de operationele geldstromen. Vier zaken kunnen de perfecte match van inkomsten en uitgaven verstoren. Dit zijn: onverwachte inkomsten en uitgaven lasten en baten die geen uitgaven respectievelijk inkomsten zijn met name kapitaallasten zijn van belang inkomsten en uitgaven die geen baten respectievelijk last zijn dit heeft vooral betrekking op verkoop of aankoop bezit (investeringen) debiteuren en crediteuren behoren tot vlottende activa respectievelijk passiva. Echter als betalingstermijnen uiteen gaan lopen of als standen van debiteuren / crediteuren over langere tijd wijzigen, is er effect op liquiditeit. Bij deze balansposten zijn vooral posities van deelnemende gemeenten van belang. Het zijn juist deze zaken die vanuit het oogpunt liquiditeit opgevolgd dienen te worden. Twee zaken worden uitgelicht. De liquide middelen waarover SK thans beschikt komen voornamelijk voort uit een laag investeringsniveau in verhouding tot de kapitaallasten die drukken op de exploitatie. Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat grote investeringen zijn voorgenomen door SSC. Zoals reeds gezegd wordt komende tijd nadrukkelijk aandacht besteed aan de investeringen voor de komende jaren. Bij debiteuren en crediteuren wordt gewezen op het feit dat het vooral gaat om transacties tussen deelnemers binnen de SK. Naarmate partners beter in staat zijn om procedures efficiënt in te richten kunnen standen van debiteuren en crediteuren beperkt worden gehouden. Het onderling financieel verkeer veroorzaakt zogenaamde transactiekosten. Het is raadzaam om deze te reduceren tot een minimale omvang.
Bancaire relatie SK met Bank Nederlandse Gemeenten Samenwerking Kempengemeenten bankiert bij BNG. Er worden momenteel vier rekeningen aangehouden waarvan een rekening de hoofdrekening is. Naast de hoofdrekening zijn er rekeningen ten behoeve van SSC-transacties en ten behoeve van ISD-transacties. Naast deze drie rekeningen loopt nog een vierde rekening waarop met name in 2010 is geboekt bij de implementatie van SK. Op deze vierde rekening komen steeds minder transacties voor. Beoogd is om deze rekening op te heffen. SK heeft geen leningen afgesloten. Samenwerking Kempengemeenten heeft een kredietfaciliteit bij BNG met een limiet van 750.000 euro, waar nog geen beroep op is gedaan. Rentekosten en rentebaten over het gezamenlijke saldo op de rekeningen worden berekend op basis van een opslag respectievelijk afslag van 0,25 % op het 1-maands Euribor tarief. (momenteel ca. 1,25 % +/- 0,25 % ) In dit verband is dit jaar aan rente-inkomsten ontvangen € 9000. Op 1 januari 2011 bedroeg het positieve saldo op de rekeningen die bij BNG worden aangehouden in totaal 862.967 Euro Credit. Op basis van de rente-ontvangsten BNG zal het gemiddelde saldo van de bankrekeningen bij benadering circa 1.800.000 euro zijn geweest in de eerste zes maanden van 4 2011. Dit bedrag komt overeen met het transactievolume van 2 tot drie weken.
4
Op deze wijze wordt een gewogen gemiddelde berekend.
4
Investeren en kapitaallasten in relatie tot liquiditeit Binnen SK is het Shared Service Center de afdeling die investeert. De investeringen die tot op heden door SSC werden gedaan werden gefinancierd met kort vreemd vermogen. De liquiditeitspositie liet deze wijze van financieren in het laatste jaar toe. Het investeringsbedrag was in 2010 in totaal beperkt tot circa 147.000 euro. In 2011 is tot en met augustus geïnvesteerd voor een bedrag van 650.000 euro. De begroting van 2011 vermeldt een totaal aan kapitaallasten van 1,4 miljoen euro. (primitief; na wijziging 1,2 miljoen) Een meerjaren investeringsprogramma voor het SSC wordt in het komende halfjaar opgesteld. Dit wordt een nadere uitwerking van benodigde kredieten die op de begroting staan. Het investeringsprogramma geeft zicht op de behoefte aan financiering voor de komende jaren. Ook vervangingsinvesteringen worden in het meerjareninvesteringsprogramma opgenomen. De berekende kapitaallasten op de begroting (rente en afschrijving) zijn kosten die geen uitgaven zijn. Deze berekende kosten leiden elk jaar tot liquide middelen. De berekende rente als deel van de kapitaallasten bedroeg in 2010 ruim 89.000 euro. Deze last is anderszins een opbrengst voor SK, omdat uit eigen middelen is gefinancierd. Met het opmaken van de jaarrekening valt deze vrij. Samenwerking Kempengemeenten houdt geen Eigen Vermogen aan. De Passiefzijde van de balans vermeldt onder Eigen Vermogen het jaarresultaat 2010, dat door het AB bestemd is. Daarnaast staan alleen Vlottende schulden en Overlopende passiva op de passiefzijde van de balans 2010. De keuze om geen Eigen Vermogen aan te houden door SK heeft als consequentie dat ingeval vreemd vermogen moet worden aangetrokken ter financiering van investeringen, de solvabiliteit van SK direct laag is. (EV/VV)
Statische en dynamische liquiditeit bij SK Ter bepaling van de liquiditeit van een bedrijf zijn in de bedrijfseconomie meerdere maatstaven ontwikkeld. Een belangrijk onderscheid wordt gemaakt tussen statische en dynamische liquiditeit. De statische liquiditeit is een verhouding tussen bepaalde balansposten op een zeker moment. De dynamische liquiditeit is een prognose van inkomsten en uitgaven voor een bepaalde periode. In het voorgaande is reeds aangegeven dat binnen de organisatie van SK sprake is van een robuuste en systematische samenhang tussen inkomsten en uitgaven. In het kader van liquiditeitsbewaking dient met name de focus gericht te worden op de factoren die onbalans kunnen veroorzaken. Deze factoren zijn: onverwachte inkomsten en uitgaven debiteuren en crediteuren behoefte of overschot aan financieringsmiddelen Met nadrukkelijk aandacht voor deze factoren in de beleidsstukken die opgesteld worden in de P&C cyclus, is de liquiditeit voortdurend in beeld. Met het opnemen van een paragraaf liquiditeit in de begroting komen de aandachtspunten van dit aspect onder de aandacht van het bestuur. Dat is dan een prognose die beperkt wordt tot een overzicht van aandachtspunten die betrekking hebben op liquiditeit.
5
Relatie bevoorschotting en liquiditeit Bij de inrichting van de SK en het ontwerp van de bekostigingssystematiek is geen relatie gelegd tussen bevoorschotting en liquiditeit. Daar was geen reden toe. Bevoorschotting op basis van de vastgestelde begroting met jaarlijkse afrekening zijn omstandigheden waarin – onder normale omstandigheden - de operationele geldstromen geen overschotten of tekorten in liquiditeit veroorzaken. Het huidige bekostigingssysteem is robuust. Er zijn vanuit de praktijk van de bedrijfsvoering ook geen redenen om deze methode te wijzigen. De beschikbaarheid van de liquide middelen is in dit jaar wisselend, maar steeds ruim toereikend. Er is geen gebruik gemaakt van de kredietfaciliteit bij BNG. De beschikbaarheid van middelen wordt voor een substantieel deel verklaard uit uitstel van voorgenomen investeringen. Mogelijk leidt het uitstel van investeringen in 2010 en 2011 tot een inhaalslag in de komende jaren. Dan treedt het omgekeerde effect op op de liquiditeit van SK. Zodra de investeringen plaatsvinden legt dat beslag op beschikbare middelen. Een meerjareninvesteringsprogramma gaat de behoefte aan financieringsmiddelen in de komende jaren in beeld brengen. Als sprake zou zijn van een structureel en omvangrijk overschot aan liquide middelen zou overwogen kunnen worden om het overschot “af te romen” door uitkering aan deelnemende gemeenten. Dit zou dan een alternatief zijn voor rentedragend uitzetten door SK. Deze situatie is op dit moment niet aan de orde en is ook niet te verwachten voor de komende jaren. Voordat tot afroming wordt besloten is het raadzaam om vast te stellen dat overschotten naar verwachting structureel blijven. Een inschatting van voorgenomen investeringen is daarbij onmisbaar. Op dit moment is geen scherp zicht op planning en omvang van investeringen. Gelet op het feit dat tot nu toe meerdere investeringen zijn vooruitgeschoven in de tijd dient rekening te worden gehouden met een mogelijke inhaalslag. Verder is te wijzen op een bijzondere complicatie van het afromen van liquiditeit. In het denkbeeldige geval dat een deel van de liquiditeit wordt gekwalificeerd als “ structureel overmatig” is het geen sinecure om een goede verdeelsleutel te bepalen. De beschikbare liquiditeit op enig moment is niet op eenvoudige wijze te herleiden naar oorzaken van het ontstaan daarvan. Liquiditeit verandert dagelijks! Met de huidige bekostiging wordt bereikt dat in het jaar dat de dienstverlening plaatsvindt ook de kosten daarvan worden opgebracht door de gemeenten. Dit is het matchen van lusten en lasten in de tijd. Dat is een wezenlijk uitgangspunt voor inrichting van een bekostigingssysteem. Liquiditeit is volatiel en afhankelijk van toevallige omstandigheden. Om die reden is liquiditeit een instabiele basis voor een bekostigingssysteem. Het is daarom niet raadzaam om de financiering van Samenwerking Kempengemeenten afhankelijk te maken van liquiditeit, omdat dan de stabiliteit die de huidige regeling verschaft wordt opgegeven. De bekostiging van de Samenwerking Kempengemeenten is in formele zin vastgelegd in de GRSK. In artikel 25 is de overeengekomen financiering vervat. Indien redenen zouden ontstaan om de wijze van bekostiging wezenlijk te veranderen dan dient een aanpassing van de GRSK plaats te vinden.
6
Conclusies en aanbevelingen 1. De bekostiging van Samenwerking Kempengemeenten en programmakosten ISD is vanuit liquiditeitsoogpunt solide georganiseerd. Het systeem van bevoorschotting per kwartaal, vooraf, blijkt in de praktijk een waarborg voor voldoende beschikbaarheid van liquide middelen voor operationele geldstromen. De verankering van de financiering in de GRSK verschaft stabiliteit. 2. Tekorten aan liquide middelen zijn nog niet voorgekomen. Het overschot aan middelen vervult tot op zekere hoogte een bufferfunctie. Het gezamenlijk saldo van de bankrekeningen was in de eerste zes maanden van 2011 gemiddeld 1.800.000 euro. 3. Het huidige arrangement van BNG voldoet goed in de praktijk. 4. Het “open einde karakter” van veel regelingen die de ISD uitvoert is een risico voor de deelnemende gemeenten. Gegeven de actuele conjunctuur is bijzondere aandacht nodig voor nauwkeurige inschatting van uitgaven c.q. berekening van voorschotten. 5. Geadviseerd wordt om prioriteit toe te kennen aan een actualisering van het meerjaren investeringsprogramma. De liquiditeitsbehoefte die daarmee samenhangt komt dan in beeld. 6. Actief beheer van balansposten is vanuit liquiditeit aan te bevelen. Posities in debiteuren en crediteuren zijn in overwegende mate van partners in de samenwerking. Een efficiënte inrichting van het onderling financieel verkeer reduceert onnodige transactiekosten. Er zijn reeds leereffecten. Verder stroomlijnen van processen is aan te bevelen. 7. Met zekere inkomsten en stabiele uitgaven levert een prognose weinig nieuw inzicht. Het is aan te bevelen om in de begroting en andere P&C-stukken nadrukkelijk aandacht te besteden aan liquiditeit in het begrotingsjaar en in de meerjarenraming. Op deze wijze kan tijdige signalering plaatsvinden van bijzondere ontwikkelingen. 8. Er is in het ontwerp van het bekostigingssysteem van de SK geen relatie gelegd tussen liquiditeit en bevoorschotting. Daar was ook geen reden toe. In uitzonderlijke situaties kan liquiditeit aanleiding zijn om extra bijdragen van gemeenten te vragen of ingeval van structurele overschotten bijdragen deels te restitueren. Die uitzonderlijke situatie is niet aan de orde en wordt ook niet verwacht. 9. Eventuele rentevoordelen komen tot uitdrukking in het jaarresultaat. Voorstel aan het Algemeen Bestuur is om exploitatieresultaten jaarlijks af te rekenen met gemeenten.
Voorstel aan het bestuur: Aan het bestuur wordt voorgesteld om te besluiten: Kennis te nemen van de nota Liquiditeit van Samenwerking Kempengemeenten, en conclusies en aanbevelingen over te nemen.
LT
7
BIJLAGE FORMELE REGELING FINANCIERING GRSK Artikel 25 Financiering 1. Voorschotten voor de dienstverlening van het basispakket worden voor de aanvang van elk kwartaal door de Samenwerking Kempengemeenten aan de gemeenten gefactureerd. De basis hiervoor vormt de begroting van het betreffende jaar. 2. Facturering van de aanvullende dienstverlening geschiedt achteraf per kwartaal. 3. De deelnemers zullen er steeds voor zorgdragen dat de Samenwerking Kempengemeenten over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. 4. Indien het Algemeen Bestuur blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgaven op de begroting te zetten, doet het onverwijld aan gedeputeerde staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 Gemeentewet.
Artikelen uit de Financiële Verordening SK
8
