Protocol Calamiteiten in het Buitenland Concept Opgesteld door CES ism faculteiten en HR
INLEIDING .................................................................................................................................... 2
SAMENVATTING ........................................................................................................................ 3 STAPPENPLAN............................................................................................................................ 5 BIJLAGEN ................................................................................................................................... 8 BIJLAGE 1
BIJ HET STAPPENPLAN ................................................................................... 8
BIJLAGE 2
CALAMITEITENPROTOCOL FACULTEITSDEEL ............................................... 12
BIJLAGE 3 TELEFOONNUMMERS BETROKKENEN CRISISTEAM CALAMITEITEN BUITENLAND 14
1
INLEIDING Bij de Universiteit Twente staat internationalisering hoog in het vaandel. Dit betekent onder andere dat er continu medewerkers en studenten in het buitenland werken en/of studeren. Dit brengt als risico met zich mee dat er UT-ers zich in een land kunnen bevinden op een moment dat daar een calamiteit plaats vindt. Bij een calamiteit denken we bijv. aan een overstroming, staatsgreep, aardbeving of (politieke) onrust in het land. Er wordt gesproken over een calamiteit wanneer de veiligheid van een medewerker en/of student van de UT in gevaar komt. Bij calamiteiten in het buitenland kan het zijn dat de UT specifieke acties moet ondernemen. Op nationaal niveau is tussen universiteiten en hogescholen besproken dat deze taak toebehoort tot het International Office 1. Eerdere ervaringen met de kernramp Fukushima in Japan en een aardbeving in Nepal bracht de aanwezige onduidelijkheid over de lijn van management en tekortkomingen binnen het bestaande Calamiteiten Buitenland Draaiboek aan het licht. Vanuit bovengenoemde kennisgeving is dit ‘Protocol Calamiteiten in het buitenland’ geschreven waarbij faculteiten, HR, CES, FEZ en M&C zijn betrokken. Het dient als een leidraad voor het anticiperen op calamiteiten in het buitenland. In dit protocol gaat het om het anticiperen op externe calamiteiten; persoonlijke omstandigheden of individuele calamiteiten (e.g. beroving, ziekte, ongeval) worden buiten beschouwing gelaten, net als calamiteiten op of rond de UT. Dit protocol is vervaardigd in opdracht van de directeur CES en is ter consultatie verspreid onder fainco’s en HR-managers. Het protocol bestaat uit een Samenvatting waarin de uitgangspunten zijn beschreven, een Stappenplan waarin stap voor stap is aangegeven wie wat doet en drie Bijlagen (aanvullende info over het stappenplan, het faculteitsdeel en een email/telefoonlijst). Na afstemming met de directeuren CES en HR zal het worden voorgelegd aan het UCO met advies van het I-Platform. Na vaststelling zal het protocol ter kennisgeving en implementatie worden verspreid in de UT. De samenvatting ervan zal worden afgestemd met en opgenomen in het centrale UT-Crisisplan. Het stappenplan in het onderliggende protocol gaat uit van de classificaties van calamiteiten gehanteerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken (minbuza). 2 Aanbevelingen van de werkgroep: Beleg een 24/7 bereikbaarheidsdienst (of minimaal weekeind verantwoordelijkheid) waarbij een UT-medewerker buiten kantoortijden kan opereren. Sluit aan bij de 24/7 organisatie van M&C waarbij de positie van de UT in het nationale nieuws wordt gemonitord. Zoek UT-brede aansluiting bij Travel Health Clinic (THC) in Hengelo. De faculteit ITC heeft hiermee een contact voor 24/7 telefonische bereikbaarheid. In dit protocol is de faculteit ITC meegenomen (via contact FAINCO) maar efficiëntie kan worden bereikt door uniform op te trekken. Optimaliseer registratiesystemen met het oog op essentiële contactgegevens en houd aandacht voor de registratieplicht van reizende UT-ers.
Inge Broekman (CES) Minke Klomp (CES) Maarten Korsten (EWI) Richard Sanders (HR)
1 2
OCW Projectgroep Integraal Veilig Internationaliseren. Bijeenkomst, 15 oktober 2013 te Den Haag. https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/reisadviezen.
2
SAMENVATTING Hoofdlijn De hoofdlijn van het protocol is als volgt: CES/IO monitort het internationale nieuws. In geval van een internationale calamiteit kijkt CES/IO in de systemen of er zich studenten en/of medewerkers van de UT in het desbetreffende getroffen gebied bevinden. Indien dit het geval is, roept het hoofd IO een crisisteam calamiteiten buitenland bijeen. In het crisisteam calamiteiten buitenland wordt volgens de standaard agenda de situatie besproken, geanalyseerd en de taken belegd. Het crisisteam calamiteiten buitenland is verantwoordelijk voor het besluit over vervolgactiviteiten. De in het crisisteam gemaakte afspraken worden uitgevoerd, het centrale UT-crisisteam wordt met regelmaat geïnformeerd door de voorzitter van het decentrale team en na afloop van de crisissituatie evalueert het team het proces. Monitoren van het wereldnieuws Het wereldnieuws wordt dagelijks nauwgezet bijgehouden door CES-International Office (IO). Deze taak wordt over meerdere medewerkers verspreid teneinde een analyse en inschatting van ernst en gevolgen vanuit meerdere perspectieven te kunnen beschouwen. Crisisteam calamiteiten buitenland Indien er zich een calamiteit voordoet en er zich studenten en/of medewerkers in het gebied bevinden, wordt er een crisisteam calamiteiten buitenland samengesteld. Dit wordt door het Hoofd van International Office bij elkaar geroepen. Hierin zijn minimaal de volgende partijen vertegenwoordigd: CES Hoofd International Office (voorzitter). Facultair coördinator internationalisering (FAINCO). Facultair HR-manager (FHRM). Hoofd Student Affairs, Coaching & Counselling (CES). Notulist/plotter van crisisteam Vrijhof (kan, indien hoofd IO als zodanig besluit, ook een IOmedewerker zijn). Afkortingen en rollen In dit protocol wordt gebruik gemaakt van een aantal afkortingen: CES: Center for Educational Support o CES/IO: CES International Office o CES/SAC&C: CES Student Affairs, Coaching & Counselling (psychologen & decanen) HR: Human Resources o FHRM: Facultair HR Manager o HRIA: HR Informatie en Administratie FAINCO: Facultair coördinator internationalisering o In bijlage 2 is een overzicht protocol faculteitsdeel opgenomen. Daarnaast worden er in het stappenplan rollen gedefinieerd: Gedelegeerde: degene die contact opneemt/opnemen met getroffenen. Contactpersoon: degene die voor de UT het contact met de gastinstelling beheert. Context en beheer van het protocol Dit protocol wordt beheerd door HR, in samenwerking met CES, en is verbonden met:
3
-
Centraal crisisplan Universiteit Twente (HR is verantwoordelijk voor beheer, actualisatie en implementatie van het plan). Protocol Overlijden lid universiteitsgemeenschap.
Er wordt gewerkt volgens reguliere werkafspraken: Protocol bescherming persoonsgegevens aan de UT: https://www.utwente.nl/sb/beleidsterreinen/universitairinformatiemanagement/informatiebeveiliging/. Communicatie met externe partijen (pers/media) verloopt via de woordvoerder van de UT. Randvoorwaarden In geval van een calamiteit is het essentieel dat de UT over de juiste (nood) contactgegevens te beschikt. Daarvoor is het absoluut noodzakelijk om deze contactgegevens, voorafgaande aan het vertrek van iedere student en medewerker, te registeren in de verplichte buitenlandregistratie. Website voor studenten: ENG: https://www.utwente.nl/studyabroad/practical/files/registration-insurance/ NL: https://www.utwente.nl/studyabroad/nl/praktisch/files/registratie-verzekering/ Website voor medewerkers: ENG: https://www.utwente.nl/fez/en/procedure-manuals/travel-insurance/ NL: https://www.utwente.nl/fez/intra/diensten/verzekeringen/ Informatie UT reisverzekering (Hienfeld) te vinden via: https://www.utwente.nl/fez/en/procedure-manuals/travel-insurance/generalconditions-travel-insurance.pdf Vanaf januari 2016 staat er in elke orderbevestiging van ATP een link naar de buitenlandregistratie. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken Zoals aangegeven gaat de UT uit van de classificaties van calamiteiten gehanteerd door minbuza. Er wordt gewerkt met vier kleurcodes waarbij geldt dat een verblijf voor de UT nooit een noodzakelijke reis is: Groen: Geen bijzondere veiligheidsrisico’s. Geel: Let op, veiligheidsrisico’s. Oranje: Alleen noodzakelijke reizen. Rood: Niet reizen. In januari 2016 is minbuza gestart met de campagne: ‘Overal dichtbij met 24/7 BZ’. Nederlanders in het buitenland kunnen 24/7 (voor paspoorten, reisadviezen en in geval van nood) contact opnemen met het 24/7 BZ Contactcenter: +31 247 247 247 (altijd en overal bereikbaar, lokaal tarief). Verder zijn de 24/7 BZ Reis app en Twitter @247BZ beschikbaar. Nederlanders die naar het buitenland gaan, kunnen zich ook gratis registreren bij minbuza; de gegevens worden alleen gebruikt om in geval van nood contact op te nemen: -
(NL en ENG): https://www.kompas.buzaservices.nl/registration/
4
STAPPENPLAN Dit protocol is uitgewerkt in een stappenplan. In de eerste bijlage zijn extra gegevens opgenomen die in de verschillende stappen behulpzaam kunnen zijn. Stap 1 Dagelijks Bij een internationale calamiteit wordt een dossier opgebouwd (zie de bijlage bij stap 1 voor richtlijn inhoud). Dit beantwoordt de volgende vragen: Wat is er aan de hand? Wie zit daar (zie bijlage bij stap 1 voor dataverzameling). Waar is het gebeurd? Wat is het risico? Wat zijn de mogelijke gevolgen? Er wordt gebruik gemaakt van de classificaties van calamiteiten gehanteerd door het ministerie van Buitenlandse Zaken. Deze werkt volgens vier kleurcodes waarbij geldt dat een verblijf voor de UT nooit een noodzakelijke reis is: Groen: Geen bijzondere veiligheidsrisico’s. Geel: Let op, veiligheidsrisico’s. Oranje: Alleen noodzakelijke reizen. Rood: Niet reizen. Wanneer er geen UT-ers zijn (of het een calamiteit betreft waarbij geen buitenlanders zijn betrokken (bv een mijnramp waarbij alleen mijnwerkers zijn betrokken)), dan stuurt het Hoofd IO (of door hem/haar aangewezen IO-teamlid) een bericht aan de FAINCO’s en FHRM’s dat er geen UT-ers in het rampgebied aanwezig zijn. Stap 2 Bij calamiteit met UT-ers in het getroffen gebied Wanneer er wel studenten en/of medewerkers op locatie zijn waarvoor een code oranje of rood geldt, dan roept het hoofd van International Office dezelfde dag een crisisteam calamiteiten buitenland bijeen. Er gaat een email naar alle FAINCO’S en alle FHRM’s; deze koppelen per omgaande terug wie er aanwezig zal zijn. FAINCO’s en FHRM’s stemmen intern af met alle betrokkenen, zoals stagebegeleiders, MO-leden, secretaresses en vakgroepvoorzitters (zie voor voorbeeld facultair deel bijlage 2). Over deze vergadering het volgende: Er wordt gebruik gemaakt van een vaste agenda (zie bijlage bij stap 2). De door de voorzitter verspreide matrix (zie bijlage) wordt besproken. Er wordt bepaald wie het eerste contact legt (FAINCO of FHRM). Indien er student(en) en medewerker(s) op locatie zijn, borgen FAINCO en FHRM dat getroffenen van elkaars situatie (en aanwezigheid op locatie) op de hoogte zijn. Wat is het standpunt van de UT in de aanwezigheid op locatie: i. Student/medewerker vragen om zich dagelijks te melden. ii. Student/medewerker adviseren te overwegen het land/gebied te verlaten. iii. Student/ medewerker opdracht geven het land/gebied te verlaten. Omdat de situatie anders kan zijn dan die er vanuit Nederland uitziet, kan het verstandig zijn na te gaan of iemand in de vergadering (persoonlijke) relaties heeft in het land van de calamiteit om via die weg aanvullende informatie in te winnen. Het hoofd IO is voorzitter van het crisisteam calamiteiten buitenland en zorgt ervoor dat: Directeur CES het centraal crisisteam informeert.
5
-
Duidelijk is wie er contact opneemt met de student(en) en/of medewerker(s) op de getroffen locatie (stap 3). Er, indien als zodanig besloten, vervolgbijeenkomsten van het crisisteam calamiteiten buitenland worden gepland.
Stap 3 Eerste contact In de vergadering van het crisisteam calamiteiten buitenland wordt bepaald wie contact opneemt met de student(en) en/of medewerker (s; inclusief medewerkers van de diensten). Deze persoon wordt hierna genoemd: de gedelegeerde. Hiervoor zijn een aantal zaken belangrijk om mee te nemen: CES/IO: contact met de ambassade in NL en de NL-ambassade op locatie. Denk aan: o Zoals in de ‘Samenvatting’ hierboven aangegeven, hebben Nederlanders die naar het buitenland gaan zich kunnen registreren bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. 3 o Nederlanders in het buitenland kunnen altijd (voor paspoorten, reisadviezen en in geval van nood) contact opnemen met het 24/7 BZ Contactcenter: +31 247 247 247 (altijd en overal bereikbaar, rekent lokaal tarief). CES/IO: onderzoeken gevolgen voor mogelijke beurs/sponsor. HRIA: onderzoeken dekking UT-verzekering (bij FEZ). FAINCO: onderzoeken academische gevolgen eventueel vertrek of verplaatsing. CES/SAC&C: zorgt voor input/guidance aan degene die eerste contact opneemt (zie bijlage bij stap 3). Voor degene die contact opneemt met de student(en) en/of medewerker(s): Verzamel informatie uit het bovenstaande lijstje. Neem ook contact op met de begeleider(s) op locatie. Stap 4 Data verzameling In de vervolgfase worden er een aantal aanliggende zaken aan het dossier toegevoegd: -
-
CES/IO stelt aan de hand van de contractregistratie (evt in overleg met S&B/FAINCO) UTcontactpersoon van de gastinstelling (universiteit of –bedrijf) vast. Indien er verschillende contactpersonen zijn, wordt afgesproken wie welke actie onderneemt. FAINCO/FHRM brengen academische gevolgen verder in kaart. CES/IO zoekt in samenwerking met HR/IA uit of er studenten en/of medewerkers en gasten (inclusief stagiairs) op de UT aanwezig zijn uit het land/regio van de calamiteit. CES/IO geeft aan betrokken FAINCO’s en FHRI’s de namenlijst door (zie bullet hierboven) en deze zorgen ervoor dat in de faculteiten met deze betrokkenen contact wordt opgenomen.
Stap 5 Tussentijdse afstemming In het vervolg van de bijeenkomst van het crisisteam calamiteiten buitenland wordt geborgd dat de volgende activiteiten worden belegd: -
3
Overleg tussen hoofd IO en gedelegeerde voor het eerste contact over vervolg waar het gaat om financiële gevolgen, gevolgen evt beurs, academische gevolgen, informatie over dekking UT-verzekering.
Zie: https://www.kompas.buzaservices.nl/registration/.
6
-
-
UT-contactperso(o)n(en) van de gastinstelling (zie stap 4) neemt contact op met de gastuniversiteit en betuigt medeleven, spreekt zorg uit en informeert over activiteiten van de gedelegeerde. Indien van toepassing, neemt FAINCO contact op met studenten die aan de UT studeren uit het land/regio van de calamiteit, FHRM neemt contact op met medewerkers die aan de UT werken uit het land/regio van de calamiteit. Hierbij wordt verwezen naar CES/Student Affairs, Coaching & Counselling en HR/bedrijfsartsen.
Stap 6 Vervolg contact In het vervolg van het eerste contact onderhoudt de gedelegeerde ten minste dagelijks contact met de student(en) en/of medewerker(s) in het getroffen gebied. -
-
De gedelegeerde biedt met behulp van bovenstaande info hulp aan bij: o Reisverzekering o Boeken terugreis o Afwikkeling bagage o Medische hulp tijdens terugreis. De gedelegeerde informeert de gastinstelling over de genomen actie.
Stap 7 Na afronding/terugkomst Nadat de situatie rondom de student(en) en/of medewerker(s) is afgerond, wordt gezorgd voor: -
Gedelegeerde: verwijzing naar CES/Student Affairs, Coaching & Counselling en/of HR/bedrijfsartsen voor mogelijke ondersteuning. Gedelegeerde: afhandeling dekking kosten noodfonds. Hoofd IO: zorgt voor evaluatie uitruk crisisteam calamiteiten buitenland, terugkoppeling via directeur CES aan het centrale crisisteam.
7
BIJLAGEN
BIJLAGE 1
BIJ HET STAPPENPLAN
BIJ STAP 1: Monitoring wereldnieuws Het wereldnieuws wordt dagelijks nauwgezet bijgehouden door CES-International Office (IO). Deze taak wordt over meerdere medewerkers verspreid teneinde een analyse en inschatting van ernst en gevolgen vanuit meerdere perspectieven te kunnen beschouwen. Tot deze taken behoort het dagelijks quick-scannen van nieuwsberichten op een UT smart Phone betreffende (inter-) nationale nieuwsberichten met alert instellingen en volgen van berichtgeving vanuit Rijksoverheid.nl. Bij deze laatste website kan men zich abonneren op een email-service waarbij een mail wordt gestuurd wanneer het advies verandert: https://abonneren.rijksoverheid.nl/nieuwsbrieven. Het stappenplan wordt vervolgd indien er zich een calamiteit – een (natuur-) ramp, een politieke crisis, etc. – voordoet, waarbij de veiligheid van student(en) en of medewerker(s) op locatie in gevaar kan komen (of al is gekomen). BIJ STAP 1: Dossiervorming Start dossiervorming: wat is er gebeurd? Nieuwsoverzicht: Reuters, CNN World etc. Vervolg dossiervorming: wie is er op locatie? Filteren van studenten en medewerkers aanwezig in land uit PENTAHO (zie onder). Bellen met de UT Travel Unit (053-489 4718) voor check geboekte reizen. Indien er UT-ers op locatie zijn, vervolg met: Consulteer international education fora (EAIE, NAFSA) en/of partner-instellingen IO's. MinBuZa advies en MinBuZa andere landen (bijvoorbeeld Duitsland, U.S., Frankrijk). Geografisch bepalen locatie: Google maps/ earth. Indien nodig wordt een expert op betreffende situatie vanuit vakgebied op de UT (zie hiervoor http://webapps.utwente.nl/nwhgl/). Vastleggen wie je hebt gesproken (welke UT-expert) zodat contact gegevens snel geraadpleegd kunnen worden indien opvolging contact nodig is. Nagaan tijdsverschil: tabel maken. http://www.worldtimezone.com/ Check of er inter-institutionele contracten zijn met universiteiten in betreffende land. BIJ STAP 1: Handleiding Pentaho Handleiding dataverzameling PENTAHO. PENTAHO is een overkoepelend systeem dat zowel gegevens uit de verplichte registratie in UT Buitenlandregistratie als RIO en SMS tot zijn beschikking heeft. In geval van een calamiteit dient men PENTAHO te gebruiken om gegevens te verzamelen over welke studenten en medewerkers op dat moment in het betreffende land zijn. Dataverzameling 1. Reports programma (Pentaho) openen (http://rio.itbe.utwente.nl/reports) 2. Inloggen. User Name: rio4ro Password: 3. De middelste map geeft ‘outgoing’ overzichten, klik daarop. 4. Nu komen er drie excel documenten: reis, rio en sms. 5. Doorloop nu de dataverzameling per file (reis, rio en sms). 6. Voeg de 3 bestanden samen en haal mogelijk dubbele namen eruit (of werk met filters).
8
7. De gegevens uit ‘rio’ en ‘sms’ zijn ook in een Google map (Mobimap) opgenomen: http://mobimap.itbe.utwente.nl. BIJ STAP 2: Standaardagenda opstartfase Opstarten Groepsproces Kennismaken (indien nodig, kort) Rollen, taken benoemen (voorzitter/ notulist/ plotter etc.) Doel overleg Duur overleg Vergader cyclus vaststellen, communiceren met centrale crisisteam Iedereen dient eigen logboek bij te houden van acties en voortgang Afstemming taken/rollen met achterban 1. Vergaderdiscipline Werkafspraken Standaardagenda en klok vaststellen Afstemming decentrale crisisteams en CoPI Met deze partijen de vergadercyclus vaststellen 2. Beeldvorming Invullen BOB (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming) -matrix door plotter: Wat (incidentbeeld) Waar (locatie/specificaties) Wie (slachtoffers /betrokkenen) Wanneer (tijdstip) 3. Oordeelsvorming/knelpunten Gebruik BOB-matrix door plotter, benoemen onderdelen, vast laten leggen door plotter. 4. Besluitvorming/actiepunten Benoemen actiepunten, wie is er verantwoordelijk en vast laten leggen door de plotter op actielijst Zijn er actiepunten die nog vervolg moeten krijgen in het bestuurlijk proces? 5. Communicatie Communicatie intern / extern / Pers / Sociale media, strategie bepalen. Alle communicatie naar buiten gaat via de woordvoerder van de UT. 6. Overige opmerkingen 7. Tijdstip volgend overleg Denk aan vervanging bij langdurige inzet crisisteam. 8. Contact Centraal Crisisteam (voorzitter) BIJ STAP 2: Standaardagenda BOB Matrix (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming) Datum _________ Begintijd ___:___ Eindtijd ___:___
Wat?
Waar?
Wie?
Wanneer?
Werk processen/ Bestuurlijk proces
Communicati e Intern/Extern / Sociale Media
9
Beeld
Knelpunt
Actiepunt / Wie / Wanneer
BIJ STAP 3: Richtlijn eerste contact Uitgangspunten risicocommunicatie: In een crisissituatie verwerken mensen informatie anders. Om te zorgen dat men handelt zoals gewenst zijn er een aantal uitgangspunten bij het adequaat en efficiënt inzetten van communicatie in crisisomstandigheden: -
-
Geloofwaardigheid: benoem vanuit welke rol/functie je belt, om je expertise aan te geven. Stem je communicatie af op de doelgroep: ontvanger centraal stellen, boodschap en tone of voice (begrip, empathie) afstemmen op behoefte van je doelgroep. Empathie: benoem zorgen, weet wat er leeft. Open en eerlijk: vertel wat je weet en wat je niet weet, en vertel in elk geval datgene wat iedereen al heeft kunnen zien. Wanneer je op dit moment nog geen informatie hebt, wees open en geef aan wanneer je verwacht meer informatie te kunnen geven. Op deze manier weet iemand waar hij aan toe is, voelt zich gehoord en gesteund. Handelingsgericht: wanneer je wilt dat iemand iets doet, bijvoorbeeld zo snel mogelijk naar het vliegveld gaat, bespreek concreet de stappen. Stimuleer en bevestig hierbij iemand zijn of haar handelingsbekwaamheid. Leg tevens uit waarom je wilt dat iemand iets doet, in
10
-
-
crisissituaties denken mensen vanuit emotie en niet logica. Dus geef bijvoorbeeld aan dat de UT zich zorgen maakt omdat het iemand zijn veiligheid niet kan garanderen. Denk mee en bespreek consequenties: bijvoorbeeld, een student denkt mogelijk aan het mislopen van studiepunten, spreek deze zaken uit en bespreek overwegingen (e.g. veiligheid boven studiepunten). Maar ook eventuele oplossingen (kosten vliegticket etc.) In geval van (verdenking van) psychische of persoonlijke omstandigheden raadpleeg en bespreek contact eventueel door met een studentenpsycholoog (do’s en dont’s; secretariaat bereikbaar via 053 489 2035).
Belangrijke punten om te vragen: Naast het bespreken van de crisissituatie zijn er enkele algemene punten om aan te denken bij het bespreken van de situatie en te ondernemen acties: -
-
Contact met thuisfront. Neemt de student/medewerker contact op, is er een wens dat dit vanuit de Universiteit wordt gedaan i.v.m. onbereikbaarheid? Hoe is iemand het beste bereikbaar. Uitwisselen van contactgegevens. Wijs de student/medewerker erop om contact op te nemen met de verzekering. Als betrokkene de UT-reisverzekering heeft, geef hem dan indien nodig het SOS International nummer van Hienfeld: +31 (0)20 6 51 51 51. Is er contact met de ambassade? Uitwisselen van contactgegevens. Wijs student/medewerker erop reisadviezen en berichtgeving van Ministerie van Buitenlandse Zaken in de gaten te houden.
Bij onbereikbaarheid student/medewerker Neem contact op met de ambassade. Mogelijk is er contact vanuit student/medewerker geweest met ambassade. Neem contact op met de gast universiteit. Via M&C, verzoek om online media te filteren op communicatie a.d.h.v. trefwoorden. Eventueel gegevens van ouders uit Osiris. Houd hier wel rekening met status privégegevens, contact van de Universiteit is in principe met de student tenzij toestemming van de student om contact met ouders te leggen.
11
BIJLAGE 2
CALAMITEITENPROTOCOL FACULTEITSDEEL
Slachtoffers Student(en) -
Stage vanuit de opleiding Stage vanuit een vak Afstuderen Uitwisseling Studiereis Veldwerk
Medewerker(s) Partijen in de faculteit betrokken bij een student Algemeen -
Mobiliteitsbureau (voor de organisatie van de activiteit buiten de UT) Inhoudelijke begeleiding met mogelijk contacten met de gastinstelling en die de student goed kent.
Stage vanuit de opleiding (master en eventueel bachelor) -
Mobiliteitsbureau Stagedocent met zijn leerstoel
Stage vanuit een vak (minor) -
Mobiliteitsbureau Vakdocent
Afstuderen -
Mobiliteitsbureau Afstudeerdocent met zijn leerstoel
Uitwisseling tijdens de minor of master -
Mobiliteitsbureau FAINCO Programmamentor (diegene met wie de student zijn programma besproken heeft)
Studiereis (facultair) -
Min of meer zelfstandige organisatie van de reis. Met enig advies van het mobiliteitsbureau FAINCO eventueel
Interfacultaire activiteit (b.v. de Solar Challenge) Faculteit niet of nauwelijks bij betrokken Partijen in de faculteit betrokken bij een medewerker
12
-
HR Leerstoel of dienst van de medewerker, met name het secretariaat
Besluitvormers -
Decaan Directeur instituut Directeur bedrijfsvoering Portefeuillehouder internationalisering (in geval van een student) Leerstoelhouder (in geval van een medewerker)
Organisatie opvang calamiteit Bij een calamiteit met een student: In de drie technische faculteiten hebben we een mobiliteitsbureau dat een centrale rol speelt omdat het over alle informatie beschikt: waar de student zit, wie betrokken is bij de begeleiding en ook of en welke contacten er bestaan binnen de faculteit met de gastinstelling. We hebben daarnaast iemand nodig die op de werkvloer het voortouw neemt en afstemt met “centraal”. Voorstel is dat binnen de faculteit een groepje (studentteam) wordt opgericht bestaande uit: -
Voorzitter (FAINCO of hoofd mobiliteitsbureau) Beheerder mobiliteitsbureau (mogelijk dezelfde persoon als de voorzitter) Vertegenwoordiger leerstoel/stagedocent/vakdocent
De voorzitter onderhoudt de operationele contacten tussen het groepje en “centraal” en is lid van het centrale calamiteitenteam. De voorzitter en de beheerder mobiliteitsbureau zijn bij “centraal” bekend. Voor de voorzitter is er ook een reserve die bekend is bij “centraal”. We moeten nog nagaan, hoe deze organisatie bij BMS kan worden geïmplementeerd, bij gebrek aan een mobiliteitsbureau. Bij een calamiteit met een medewerker De meeste informatie is in dit geval te vinden bij de leerstoel of dienst waarvan de medewerker deel uitmaakt. Het groepje (medewerkergroepje) wordt: -
Voorzitter (Hoofd facultaire HR of andere personeelsfunctionaris) Vertegenwoordiger leerstoel (HL of ander staflid). Beheerder secretariaat/secretaresse
13
BIJLAGE 3
TELEFOONNUMMERS BETROKKENEN CRISISTEAM CALAMITEITEN BUITENLAND
BMS
Fainco Vervanger FHRM Vervanger
Inge van Haare
[email protected]
2874
John Winter Rita SchoonbeekFladderak
[email protected] [email protected]
5563 4994
Jelle Ferwerda
[email protected]
3398
Cathelijne de Carpentier Wolf-de Vin Vera VogtScholten
[email protected]
2424
[email protected]
2066
Jan Schut
[email protected]
4350
Anja Smit Marlies Oude Bos-Althuis
[email protected] [email protected]
2235 4163
Fainco
Tom Loran
[email protected]
053 4874545
Vervanger FHRM
Jeroen Jansen
[email protected]
Karen de Vosde Groot
[email protected]
053 4874316 053 4874421
Rik Akse
[email protected]
2886
Annet Hogeling Wietske KatierPhilipsen
[email protected] [email protected]
4269 3044
Faculteitsbureau CTW
Fainco Vervanger FHRM
Vervanger Faculteitsbureau EWI
Fainco Vervanger FHRM Vervanger Faculteitsbureau
ITC
Vervanger Faculteitsbureau TNW
Fainco Vervanger FHRM Vervanger Faculteitsbureau
HR
HRIA HR FEZ HR FB HR CES HR S&B HR M&C HR LISA HR AZ HR HR
Arno Holterman Netty Kollen Netty Kollen Sandra Konter Wim Somsen Sandra Konter Wim Somsen Netty Kollen Wim Somsen
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
2636 2260 2260 2049 4873 2049 4873 2260 4873
FEZ
Contactpersoon
Robert Ree
[email protected]
2179
14
reisverzekering CES
Directeur Vervanger Hoofd IO Vervanger Hoofd SA C&C Vervanger Plotter Vrijhof decentraal crissteam
UT Travel Unit
Agent
AZ
Woordvoerder
UT Reisverzekering
SOS International Alarmnummer 24/7 BZ Contactcenter
Minbuza
Hans Oeloff Hans Punt Simone Oolhorst Sabien van Harten Caroline van Dijken
[email protected] [email protected] [email protected]
4534 3008 2121
[email protected]
1026
[email protected]
4165
Nel Beute
[email protected]
5539
Ginie GerritsOosterlaken, Wendy KremerStiksma Bertyl Lankhaar
[email protected]
4718
[email protected]
2210
Hienfeldt Assurandeuren
[email protected]
+31 (0)20 6 51 51 51
Voor Nederlanders in het buitenland, lokaal tarief.
Zie ook de 24/7 BZ Reis app en Twitter @247BZ
+31 247 247 247
Overzicht HR managers/adviseurs: https://www.utwente.nl/hr/organisatie/contact/hr-adviseurs/ Werkgroepleden verantwoordelijk voor het opstellen van dit protocol: Inge Broekman (CES) Minke Klomp (CES) Maarten Korsten (EWI) Richard Sanders (HR)
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
4697 2357 2763 6426
15
