samenkomen... Waar verleden en heden Nederland moet heel anders gaan werken! Prof. dr. Marcel Creemers over de efficiency van bedrijven

informatiekaart

afzender

Bedrijfsnaam

Naam + voorletters

Titel

Functie

Postadres

Postcode/Plaats

Bezoekadres

Postcode/Plaats

Telefoon

Fax

Email

jaargang 11, 2004 Het Nieuwe Werken® is een uitgave van de Desenco Group

Waar verleden en heden (m/v)

samenkomen...

werken

®

kleine details met grote impact

Postzegel niet nodig

Desenco Group Marketing & Communicatie Antwoordnummer 10470 2700 WB Zoetermeer

informatiekaart

afzender

Bedrijfsnaam

Naam + voorletters

Titel

Functie

Postadres

Postcode/Plaats

Bezoekadres

Postcode/Plaats

Telefoon

Fax

Email

(m/v)

Postzegel niet nodig

Desenco Group Marketing & Communicatie Antwoordnummer 10470 2700 WB Zoetermeer

De k pun arakte r tda kan ken istieke t het oorge van h e bou Min wv t gez an ond isterie Spo hei van d r alw t (VW , Welz Volks S e ij ) van er 5 ja bepa n en len ar d Den gez e sk Ha e wan gd tw ag. Of yline e be e t he gev t M gebou ter e Cas stigd i inister wen, t n i het alia va de ka e is nM nto br u Sjo ort gge ich or er a b was d Soe ouw H el Gra en t v e v e e r e l s en s. Jo ico ran vor n t s mg evin woord van E van elij l gv k v donk an Het oor het kar de i nte van akt rieu eris de t dir c r iek . rea ec e gen t al e tieve H gebo en u , di wh aan aagse e ze gen eef ta b l i t de eten: T fs land l bijna evolki H aa ng m e w l i i e jk b npe gse ng e a e Tie ten ks, Pu kendh kreHet ntm of K eid bijz zijn u abo ond ute tsen, tee de kle ere va rm rde uts ine nh en. et o ver - va tell detai a n k t w ls d en. his een e rpc tor ie D r roe eprod e ram elk ee isch g oncep e der t n eor u n ct eig , bi am iën ven en jvo en ie van ster v o e r u rha ty bee it s ko pla al ld, ats me de 17 pisch z en teru n ook e eeu Nede ijn r w. la in h g. De et g Deze ndse w vie ebo Cas indro rk uw o ta op ante waa lia ge s in de vele eft rh h al o ij is de hij pd be g g obj aat. Bo ekom zoeke e beg ect e ane r ne he vend van n n de ric gro hti aar nd Den t min ien m ng ark wel Haa ister aan in eer k i e e g td ko va . in h De d et v it ken mpas n s vijf aklan o m t l re le s ta d tad erkend ek dag e verd arn is s e c ie ent li een rum stat cht. D ping van gat in ige eze Cas stad het opl tali oss dak shu in a 15 , bo ize naa n u g wer en ve ven r ld it d d ove e 17 veel schaft de rga en va g ng n d e ee het e uw bruik irect min van d elk 10 . t in de m a i s k t e Got e de isch rie hi naar l ter ho u e o eb ouw rdoor cht. D g sym b e e stij l ge en his ontw olisere erp tor gev nd i e sch en. e e ve rs heb ben rwi jzin gn aar

Nederland moet heel anders gaan werken! Prof. dr. Marcel Creemers over de efficiency van bedrijven

Stoelendans op de vastgoedmarkt Verhuurders worden in de hoek gezet door gebruikers

Wijsheid uit het Oosten Een overdenking van prof. dr. Eduard Bomhoff

Exploitatiedenken Anders werken, anders beheren

inhoud

colofon Het Nieuwe Werken® is een uitgave van de Desenco Group. De Desenco Group houdt zich bezig met de (her)huisvesting van kantoorhoudende organisaties in de breedste zin van het woord. Als advies- en managementorganisatie biedt zij geïntegreerde oplossingen op het gebied van kantoorinnovatie, (her)huisvesting en facility management. De Desenco Group kan een kantoorhoudende organisatie adviseren en begeleiden bij het veranderen naar een nieuwe situatie, alsmede het beheer van de nieuwe situatie geheel of gedeeltelijk overnemen.

. . . .

4 Visie Prof. dr. Marcel Creemers over de efficiency van bedrijven 7 Column Een overdenking van prof. dr. Eduard Bomhoff

De Desenco Group bestaat uit de volgende business units, die zowel gezamenlijk als afzonderlijk werken: Desenco Real Estate Management Desenco Interior Contract Management Desenco Project Management Desenco Workplace Management

8 Stoelendans op de vastgoedmarkt Verhuurders worden in de hoek gezet door gebruikers

Jaargang 11 – 2004

11 Projecten 1

Hoofdredacteur H.M. Seij

12 Ondernemen is entertainen Henk Seij in gesprek met Aad Ouborg

Eindredactie L.W.M. Simonis, Marketing & Communicatie

15 Kijkje in de keuken Het kennisdorp op Landgoed de Horst

Redactieraad Ir.drs. A.N. Fraaij Ir. F.A.M. Knoop Ing. A.C.P. van der Valk Ing. R. Witvliet

16 Managen van het verwachtingspatroon De juiste aanpak voor het juiste probleem

Teksten Prof. dr. E.J. Bomhoff Ir.drs. A.N. Fraaij Ir. F.A.M. Knoop Ir. A.C. de Leijster Drs. H.M. van Rooy Drs. P. van der Tuin

20 Voetangels en klemmen De complexiteit van tijdelijk verhuizen 23 Projecten 2

Fotografie Speer Fotografie

24 Exploitatiedenken Anders denken, anders beheren

Coördinatie & Productie Ray Carver International bv, Maarten van Rooy, Boxtel.

28 de schoonheid van trappen 30 summary in english

Vormgeving/opmaak Moregraphics, Maurits Jonkergouw, ‘s-Hertogenbosch.

32 Waar verleden en heden samenkomen Kleine details met grote impact

Lithografie & Druk Koninklijke drukkerij Broese & Peereboom Foto omslag voorzijde Digital Vision Foto’s omslag achterzijde Directie Voorlichting en Communicatie (DVC) van het Ministerie van VWS Redactieadres Marketing & Communicatie Postbus 803 2700 AV Zoetermeer Telefoon (079) 368 52 10 Fax (079) 361 25 02 Aanmelden advertenties bij Marketing & Communicatie Telefoon (079) 368 52 10 Copyright Niets uit deze uitgave mag op welke wijze of in welke vorm dan ook worden vermenigvuldigd of overgenomen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de eindredactie. De naam Het Nieuwe Werken, is als merknaam gedeponeerd.

het nieuwe

werken

®

3

visie

Prof. dr. Marcel Creemers:

“Nederland het nieuwe

4

werken

®

Productie overplaatsen naar lagelonenlanden efficiënt?

Het Nieuwe Werken, hoe gaat dat er uitzien? De meeste Nederlanders zullen bij deze vraag mijmeren over betere en ergonomisch verantwoorde bureaus en stoelen, kantoor- en fabrieksruimtes, liefst met airconditioning en natuurlijk een voortreffelijk bedrijfsrestaurant. Alle moderne elektronica moet natuurlijk aanwezig zijn en gemakkelijk bedienbaar terwijl het parkeren van de eigen auto bij het bedrijf geen probleem mag vormen. Anderen denken nog aan heerlijk thuis telewerken. Maar prof. dr. Marcel Creemers ziet dat geheel anders. De structuur van de werkgelegenheid in ons land zal volgens hem drastisch en snel gaan veranderen. “Ik voorzie een majeure uittocht van ‘office werkers’. We zullen moeten wennen aan een groot verlies aan werkgelegenheid, nu ook voor witte boordenwerkers, als gevolg van outsourcing en offshoring. Het Nieuwe Werken wordt anders werken dan nu.” door Drs. P. van der Tuin foto’s Speer Fotografie

Prof. Creemers is hoogleraar Informatie Systemen aan de economische faculteit van de Vrije Universiteit van Amsterdam, hoogleraar Information Systems Management aan de Universiteit Nyenrode en ook nog onafhankelijk bedrijfsadviseur. Hij kijkt uiterst kritisch naar de organisatie en efficiency van bedrijven en neemt daarbij geen blad voor de mond. Zijn stelling is dat de informatietechnologie de efficiency van bedrijven enorm kan verhogen, maar dat diezelfde informatietechnologie leidt tot een heel ander fenomeen dat het bedrijfsleven in ons land (en niet alleen in ons land) bedreigt. “De laatste tijd verschijnen nu ook in de Nederlandse pers de sombere verhalen van bedrijven, die een deel van hun productie overplaatsen naar lage lonen landen (offshoring), waarbij de zogenaamde BRIC-landen favoriet zijn. Dat zijn Brazilië, Rusland, India en China. De ABN Amro maakte onlangs bekend een hele afdeling op te heffen en te verplaatsen naar

India. In de VS en het Verenigd Koninkrijk is dat al langer gaande. Software voor de VS wordt in India ontworpen, verzekeraars laten administratief werk in een ander deel van de wereld uitvoeren. Het Amerikaanse Deloitte Consulting laat deskresearch in India uitvoeren. Een gigantische hoeveelheid bulkproducten zoals mobiele telefoons en huishoudelijke elektrische apparatuur komt al op bestelling uit China. Dat kan allemaal mede doordat de relatief goedkope communicatie via informatietechnologie dat mogelijk maakt. Als wereldleiders in de industrie met hun productie of research uitwijken naar lagelonenlanden, moeten op den duur andere bedrijven in die branche dat ook doen of ze gaan onderuit. Dat gaat hier dus veel werkgelegenheid kosten en echt, een paar jaartjes loonmatiging zal onze internationale concurrentiepositie niet helpen. De genoemde lagelonenlanden werken voor een kwart van onze kosten of nog minder en tientallen miljoenen mensen staan daar te trappelen om een baan te krijgen. China bijvoorbeeld

levert per jaar een miljoen ‘engineers’ af, dus HTS’ers en ingenieurs van hogescholen. En weer dankzij de informatietechnologie weten ze precies wat wij hier doen, wat wij nodig hebben en hoe onze kosten liggen.” Het wordt volgens prof. Creemers tijd dat het Nederlandse bedrijfsleven beseft wat er gaande is en dat de top zich intensief gaat herbezinnen op de strategie van het bedrijf. “Daar doet zich een steeds groter wordende tegenstelling voor”, meent Creemers. “De klanten willen alles steeds sneller, beter en goedkoper hebben en ze willen ook nog op maat bediend worden. Zij willen dat het bedrijf ‘klant-efficiënt’ werkt. Maar anderzijds moet die onderneming ook optimaal rendement zien te halen uit gedane investeringen. Dat noem ik ‘resourceefficiënt’. Het probleem is nu dat die beide vormen van efficiëntie met elkaar botsen. We horen alle bedrijven om het hardst roepen dat “de klant centraal staat”, maar dat is in veel gevallen gewoon onzin. Klantgerichtheid is

moet heel anders gaan

>

werken!” het nieuwe

werken

®

5

>

prachtig waar het kan, zoals bijvoorbeeld bij een dienstverlener met weinig grote vaste investeringen. Maar bij andere bedrijven moet de klant zich maar aanpassen aan het bedrijfsproces. Een taxi kan wachten op een klant, maar de trein kan dat niet en het vliegtuig al helemaal niet. Die service kan niet op maat, anders zou het allemaal veel te duur worden. Het komt erop neer dat bedrijven de knip tussen klant- en resource-efficiëntie verstandig leggen, eventueel met het oog op verplaatsing van delen van de productie naar een lagelonenland.” “Het vreemde is dat sommige bedrijven met minder grote vaste investeringen tóch resource-efficiënt denken. Dat kan ik niet begrijpen. Banken doen er bijvoorbeeld gemiddeld vier tot zes weken over om een hypotheek af te sluiten met een klant. Terwijl de handelingen, waaruit dat hele proces bestaat, hoogstens zo’n twee uur in beslag hoeven te nemen. Wat gebeurt er dan in die 4 weken minus twee uren? Niets. Het werk blijft gewoon liggen. In de VS kun je dag en nacht in een oogwenk een hypotheek afsluiten als je alle relevante gegevens via Internet invoert. Overigens komt de offerte van de Amerikaanse bank tegenwoordig wel uit India. Zo kom je terecht in de 24uurseconomie en verhoog je de effectiviteit van de onderneming. Hier in Nederland is men aan die conclusie nog niet toe, de ‘sociale partners’ zijn er nog niet uit. Maar de rest van de wereld wacht niet op ons polderoverleg.

Meer efficiency kan bereikt worden als je alleen het hoofdkantoor van een bedrijf op een relatief dure plaats laat staan, maar het laboratorium, de werkplaats en het magazijn elders op een veel goedkopere plek vestigt”. Creemers: “Marmer bij het frontoffice en de computerdozen in de wei. Dat zal natuurlijk wel zijn weerslag hebben op de vraag naar dure gebouwen in de Randstad. Je hebt immers gewoon minder dure vierkante meters nodig. Maar dat is ongeveer de aanpak van het wereldbekende Amerikaanse e-businessbedrijf Amazon. Daar komen via Internet gemiddeld 8 orders per seconde binnen en draait in elk van de wat afgelegen ‘voorraadschuren’ wel 22 kilometer lopende band gedurende 24 uur per etmaal. Die kant gaat het op als je efficiënt wil zijn en je moet efficiënt zijn, anders red je het op den duur niet meer tegen het lageprijzengeweld uit de rest van de wereld. Iedereen smaalt over de lage winst van Amazon, maar dat de boeken en cd’s er tot 30% goedkoper zijn dan hier, daar houden we graag onze mond over dicht.” “Bulkproducten maken in een duur land als Nederland wordt in toenemende mate zinloos”, meent de hoogleraar. “Andere landen kunnen dat veel goedkoper en dat zal nog decennialang zo blijven. In de productiesector gaan dus ontslagen vallen, kijk maar naar de scheepsbouw. We hebben hier nog slechts een paar jaar geleden werkloze academici omgeschoold tot ICT-ers. Maar de ICT-ers in de lage-

lonenlanden zijn stukken goedkoper dus we komen hier te zitten met een overschot aan ICT-ers. Misschien zullen we die ICT-ers dus weer om moeten scholen tot geschiedenisleraar of zoiets. In de witte boordensector komen straks overschotten, heel vervelend voor de betrokken werknemers”, aldus Creemers. “Maar er zijn sectoren waar nog jarenlang goud te verdienen valt. De globalisering brengt veel en ingewikkelde contracten en conflicten met zich mee. Daarvoor heb je legers juristen nodig, gespecialiseerd in internationaal recht. Er moet onderhandeld worden, er moeten contracten worden opgesteld, rapportages gemaakt, partijen die hun afspraken niet nakomen moeten voor de rechter worden gesleept, de naleving van contracten moet worden bewaakt enzovoort. De transactiekosten zullen exploderen. En hier heb je natuurlijk nog steeds de echte talenten nodig, die creatief zijn plus de daarbij behorende mensen met echt organisatietalent die internationaal kunnen handelen. Maar ook blijven altijd vakmensen nodig die handvaardig zijn zoals schilders, bouwvakkers, loodgieters, noem maar op. De vraag naar verplegend en verzorgend personeel zal blijven stijgen door de veroudering van onze bevolking. Er zal dus genoeg werk hier blijven, maar de structuur van onze arbeidsmarkt gaat met grote snelheid veranderen. En helaas heb ik het gevoel dat het Nederlandse volk dat nog niet goed beseft.”

de rest van de wereld wacht niet op ons polderoverleg

het nieuwe

6

werken

®

•

column

Wat is nodig om de kwalificatie te halen van ‘Wijze uit het Oosten’? Wie alleen al de vraag stelt is er kennelijk nog niet aan toe om als ‘wijze’ verder door het leven te gaan. Maar deze maand heb ik wel mijn eerste volle jaar werkervaring in vier Aziatische landen (Singapore,

de zes belangrijkste woorden in management:

Japan, Bahrain en nu Maleisië) en misschien is dat genoeg voor een bescheiden start als aspirant-leerling in Oosterse wijsheid. Hier is alvast één Oosterse parel die ik met respect in het Engels overdraag: door Prof. dr. Eduard Bomhoff

I admit I made a mistake

de vijf belangrijkste woorden:

You did a good job

de vier belangrijkste woorden:

What is your opinion?

de drie belangrijkste woorden:

If you please

de twee belangrijkste woorden: het belangrijkste woord: en het minst belangrijke woord:

Ook in Maleisië – waar ik werk voor een joint venture tussen een Australische universiteit en een lokale onderneming – zie ik zo nu en dan Europeanen, Amerikanen of Australiërs per ongeluk de fout maken die zo veel management effort tussen Aziaten en Kaukasiers verpest: het idee dat als Maleisië vier keer armer is dan Nederland of Australië, dat dan waarschijnlijk Maleisische managers ook vier keer minder efficiënt zijn dan Nederlandse of Australische managers. Misschien is dat vooroordeel niet alleen dom maar ook nog ondersteboven. Als Maleisië met vierentwintig miljoen inwoners nog armer is dan Nederland met meer landbouwers en industriewerkers en minder professionals en managers, dan zijn die Aziatische professionals waarschijnlijk nóg ambitieuzer, hardwerkend en sociaal begaafd dan in Nederland. Want zij zijn hoog geëindigd in een race met méér horden dan wij gewend zijn in een hoog-ontwikkeld Westers land. Als een zoon of dochter van een Chinese mijnwerker in een tinmijn er in slaagt om met een beurs een graad te halen in Canada of Australië en dan terugkeert naar zijn geboorteland als arts of manager, dan is dat nóg meer een gelukwens waard dan wanneer de zoon van een Nederlandse dokter een artsdiploma krijgt van

Thank you We I

dezelfde faculteit waar zijn vader dertig jaar geleden college volgde. Kinderen van hoogopgeleide ouders hebben het makkelijker op school en aan de universiteit; voordelen die nog maar weinig veertigers en vijftigers in Azië hebben kunnen genieten. Neerbuigend gedrag jegens die eerste generatie van hoogopgeleide Aziaten is daarom niet alleen onaardig, maar ook onwijs. Mijn Maleisische collega’s en zakenpartners snuiven nog regelmatig een vies luchtje op wat riekt naar neerbuigend gedrag. Ik neem maar aan dat in Nederland heel veel vrouwen ook nog last hebben van de geur van vrouwonvriendelijk handelen, en dat het voor mij als man misschien makkelijker is om hier waakzaam te zijn tegen alles wat zweemt naar racisme dan in het thuisland alle signalen op te moeten vangen van mannelijk chauvinisme. Hoe dat ook zij, de 21ste eeuw wordt de eeuw van Azië, het is een mooie kans om daar van dichtbij als universiteitsmanager aan mee te werken, en intussen ook nog edelstenen van Oosterse wijsheid te verzamelen. Hier is er tot slot nog een uit India: “Waarom reisde Mahatma Gandhi altijd derde klas? Antwoord: de trein had geen vierde klas.”

het nieuwe

werken

®

7

Stoelendans op de

vast

Afgelopen jaar is de vraag naar kantoorruimte vooral bepaald door reorganisaties en centralisatie en nauwelijks door uitbreiding. Eén van de gevolgen is dat door de verhuizingen evenveel of zelfs meer kantoorruimte achtergelaten wordt dan dat deze bedrijven nieuw in gebruik nemen. Rekening houdend met het huidige aanbod verwacht men vanuit de verschillende branche-organisaties pas medio 2007 een meer evenwichtige kantorenmarkt. door Ir. F.A.M. Knoop, Desenco Real Estate Management

Nu de vastgoedmarkt geconfronteerd wordt met een enorme stijging van leegstand en een dalende behoefte aan herhuisvesting is de macht aan de gebruiker. De aanbiedersmarkt, geregeerd door beleggers, ontwikkelaars en makelaars, is in korte tijd omgeslagen naar een vragersmarkt waar gebruikers het voor het zeggen hebben. Net als in iedere markt waar het aanbod de vraag overstijgt kan de partij die afneemt in zo´n periode tot het gaatje gaan. Zelfs als het huidige contract nog niet afloopt, kan het bij de huidige marktomstandigheden aantrekkelijk zijn om met de verhuurder in onderhandeling te treden om in een veel vroegtijdiger stadium het huidige contract te verlengen.

het nieuwe

8

Bij de contractering moeten de huurders wel oppassen voor diverse valkuilen die kunnen leiden tot onverwachte extra kosten. Onderteken nooit een standaardcontract!

In dit artikel trachten wij een aantal handvatten te bieden om uw onderhandelingspositie te verstevigen. Bij het sluiten van een huurcontract is het zaak om na de onderhandelingen niet zonder slag of stoot een standaardcontract, meestal naar ROZ-model te ondertekenen (opgesteld door Raad Onroerende Zaken, laatste versie augustus 2003). Dit soort contracten zijn niet opgesteld om direct ondertekend te worden, maar juist om op maat naar deze ene voor u specifieke situatie aangepast te worden.

werken

® ®

Verhuurders worden in de hoek gezet door gebruikers!

goedmarkt Feit is dat u als huurder per definitie op achterstand staat, want de tegenpartij -de verhuurder- doet de hele dag niets anders dan het zoeken naar de optimalisering van zijn eigen gewenste resultaat. Sinds de nieuwe huurwet in 2003 in werking is getreden is er voor huurders van kantoorruimte het nodige veranderd. Hiertoe zijn ook de Algemene Bepalingen reeds aangepast ten faveure van de huurders. Belangrijkste onderwerpen die zijn gewijzigd hebben betrekking op: Opleveringsregeling

In tegenstelling tot de huurcontracten afgesloten voor augustus 2003 moet nu de verhuurder na afloop bewijzen dat het gebouw niet in dezelfde staat is als bij aanvang van de huurperiode. De nieuwe wet gaat er vanuit dat het gebouw in dezelfde staat wordt opgeleverd als waarin destijds gehuurd is, tenzij de verhuurder het omgekeerde kan bewijzen. Gebreken

Men kijkt strenger naar het feit of zaken wel of geen gebrek zijn. In het nieuwe huurrecht heeft de huurder bij een gebrek waarvoor de

verhuurder aansprakelijk is, een wettelijk recht op herstel, huurverlaging en schadevergoeding. Onderhuur

Onderhuur is toegestaan. Heeft u als huurder ruimte over, dan mag u die onderverhuren! Dat is dus niet meer verboden. Bij opzegging worden de belangen van de onderhuurder nadrukkelijk meegewogen. Maar verder strekt de bescherming van de onderhuurder niet. Wel bepaalt het nieuwe huurrecht dat als de hoofdhuurovereenkomst eindigt, daarmee automatisch ook de onderhuurovereenkomst eindigt. Vanuit de huurder bestaan meerdere redenen om het huidige huurcontract tegen het licht te houden. De meest voor de hand liggende is het aflopen van het vigerende contract. Deze afloop van een contract kan eindig zijn of stilzwijgend verlengd worden. Hierbij kan dan sprake zijn van een eenzijdige opzegmogelijkheid vanuit de huurder of verhuurder, of vanuit beiden.

Start vroegtijdig!

Als inzicht bestaat in de huur- en opzegtermijn dient hierbij wel rekening gehouden te worden met de tijd die de interne besluitvorming vraagt. Neem dus de tijd, vaak wel anderhalf tot twee jaar voor afloop van het contract, om na te denken over de toekomstige huisvesting. Voldoet de huidige huisvesting nog aan de gestelde uitgangspunten vanuit de organisatie, is deze aan te passen (door een renovatie of een ander interieur) of is verhuizing de enige mogelijkheid. Belangrijk is dat ieder mogelijk breekpunt voor de huurder een moment is om zich te bezinnen over het huurcontract; inzicht in deze data is essentieel en kan veel geld besparen of verdienen. Zelfs als de huidige huisvesting nog steeds voldoet kan het zinvol zijn om in onderhandeling te treden met uw huidige verhuurder om de huurcondities aan te scherpen en deze voor een langere periode vast te leggen. De markt laten werken is vooral van belang als de verhuurder achterover zit, omdat verhuizing geen optie lijkt, en de verhurende partij niet direct het achterste van z’n tong zal laten zien.

Onderteken nooit een standaardcontract!

het nieuwe

werken

®

9

>

Voorkom een gedwongen positie!

Zorg voor alternatieven

Hoe eerder u aan tafel zit, hoe meer tijd u heeft om strategie te maken en hoe sterker de onderhandelingspositie opgebouwd kan worden. Hierbij is het van het grootste belang om te voorkomen dat u in een gedwongen positie komt en niet meer kan kiezen. Immers een gedwongen positie heeft direct consequenties voor de onderhandelingspositie en het uiteindelijke resultaat. Tijdens de onderhandelingen is het de kunst het optimum te bereiken in de vierhoek: huurtermijn, huurprijs, incentives (zoals een bijdrage in de inrichtingskosten of een huurvrije periode) en de voorwaarden waaronder het contract wordt aangedaan. Voor iedere partij zal in de onderhandelingen met verhuurders het zwaartepunt anders liggen. Hoewel locatie, beschikbaar metrage en huurprijs vaak doorslaggevend zijn bij de definitieve afweging voor huisvesting, is tijdens de aanhuuronderhandelingen en het op

een juiste wijze contractueel afhandelen van de contracten nog veel te verdienen. Schenk hier voldoende aandacht aan om gedurende de huurperiode voordeliger uit te zijn en aan het einde van de huurperiode de handen ‘vrij’ te hebben. Zorg voor een onafhankelijke adviseur

Organisaties hebben gemiddeld één keer per 7 jaar te maken met het verlengen of afsluiten van een huurcontract. Raden van Bestuur (en directies) kruisen 1 à 2 maal in hun werkzaam leven dit pad. Makelaars daarentegen hebben continue opdrachten van aanbieders van vastgoed en kennen de klappen van de zweep. Dus is het tevens van belang wie u bij dit traject ondersteuning kan bieden. Zoekt u zekerheden bij een traditionele makelaar die aan de ene kant de gebruikersmarkt bedient, maar aan de andere kant werk verricht voor de beleggers, ontwikkelaars en beheerders. Onduidelijk is hoe de belangen liggen als deze makelaar betrokken is bij een huisvestingsoptie die op de shortlist voorkomt. In de voor-

waarden staat dan vaak genoemd dat de verhuuractiviteiten per direct gestaakt worden, maar of dit in de praktijk ook gebeurt, is de vraag. De keuze tussen een incidentele opdrachtgever zoals een gebruiker of een structurele zoals een belegger of een ontwikkelaar is moeilijk te maken. De petten zijn voor de buitenwereld natuurlijk wel eenvoudig te wisselen. Het verdient de aanbeveling om voor een dergelijk traject een echt onafhankelijke adviseur in te schakelen. Een partij bij wie de objectiviteit niet in het geding is door verhuuropdrachten van beleggers en ontwikkelaars. Ook zijn deze partijen in staat om een financiële doorkijk te geven in het gehele proces (tot aan de exploitatiekosten per werkplek per jaar). Daarnaast onderhandelt deze adviseur niet met branchegenoten, die bij een volgende opdracht weer aan dezelfde kant van de tafel zitten. U bent op zoek naar een adviseur die maar één belang dient en die zijn er...

Aandachtspunten bij de aanhuuronderhandelingen: Servicekosten wie doet wat, wie loopt het risico en wie betaalt wat?

Huurprijsindexering vindt indexering van de huurprijs plaats aan de hand van de maandprijsindexcijfers volgens CPI “Alle Huishoudens” (2000 is 100) of wordt de indexering afgetopt? Right of first refusal als het een verdieping betreft van een verzamelgebouw of een gedeelte van een pand wordt door deze bepaling de vrijkomende kantoorruimte als eerste aangeboden aan de zittende huurder voordat de ruimte extern wordt aangeboden Gevelreclame leg volledige medewerking vast van

miljoen meters kantoorruimte

>

4.5 4.25 4.0 3.75 3.5 3.25 3.0 2.75 2.5 2.25 2.0 1.75 1.5 1.25 1.0 0.75 0.5 0.25 0

aanbod

leegstaand!

opname

verhuurder aan het proces om te komen tot gevelaan-

2001

duiding voor huurder ter hoogte van de hoofdentree

2002

2003

2004

of aan een vanaf de doorgaande weg zichtbare gevel

BTW-compensatie (< 90% BTW-plichtige activiteiten)

Zorg voor een onafhankelijke adviseur

hoe wordt de BTW-schade van de verhuurder vastgesteld, wordt dit als één bedrag in rekening gebracht of als opslag (percentage) bovenop de huursom en hoe wordt dan omgegaan met indexering?

het nieuwe

10

werken

®

•

1

projecten

Desenco Group

Stichting Jeugdformaat

Stadsgewest Haaglanden

De totstandkoming van de Stichting Jeugdformaat was een van de gevolgen van de reorganisatie in de jeugdzorg van het stadsgewest Haaglanden.

Stadsgewest Haaglanden is een samenwerking van veertien gemeenten in de regio Haaglanden waarvan de circa 120 medewerkers kantoor houden in Den Haag. Rond de jaarwisseling (2003-2004) is het Stadsgewest Haaglanden verhuisd van de Koninginnegracht naar de Grote Martktstraat 43 (kantoorgebouw Sijthoff City) in Den Haag. De kantoorruimte meet 3.207 m2 VVO.

De vraag van Jeugdformaat was de huisvesting maximaal ondersteunend te laten zijn aan de doelstellingen van de nieuwe organisatie. Dit resulteerde in een logische opzet van vier regiokantoren en een centraal gelegen hoofdkantoor. Hiertoe zijn door Desenco Real Estate Management in een vroeg stadium Programma’s van Eisen opgesteld voor het hoofdkantoor en de regiokantoren, waarbij de focus in het bijzonder op de locatie, de ruimtelijke aspecten en de exploitatiekosten was gericht. Aan de hand van deze opgestelde Ruimtelijke Programma’s van Eisen is voor Jeugdformaat een marktoriëntatie uitgevoerd naar mogelijke huisvestingsmogelijkheden binnen de Haagse agglomeratie. Uit deze marktoriëntatie zijn voor de regiokantoren meerdere opties naar voren gekomen en was voor het centrale kantoor één kantoor preferent, namelijk de locatie aan de Fleminglaan 16. Daarbij zijn goede resultaten bereikt ten aanzien van huurvrije perioden en bijdragen aan de inrichtingskosten. Op basis van diverse aanbestedingen van hoofdaannemers heeft Desenco Project Management de verschillende aanbiedingen voor de renovatie van het interieur vergeleken, aanbesteed en begeleid en is het project binnen de gestelde planning en kosten uitgevoerd. Daarnaast was Desenco Workplace Management verantwoordelijk voor het advies over een nieuwe opzet en de begeleiding van de facilitaire organisatie. Kortgeleden is het centrale kantoor in gebruik genomen door de ongeveer 100 medewerkers. De besluitvorming betreffende de regiokantoren is in tijd iets naar achteren geschoven.

Door Desenco Real Estate Management is in het aanhuurtraject het aangeleverde Ruimtelijk Programma van Eisen verder uitgewerkt en werd een marktoriëntatie uitgevoerd. Hierna zijn twee opties verder uitgewerkt met indelingssuggesties en bijhorende investeringsramingen. Voor de uiteindelijke keuze (Grote Marktstraat) is gedurende de onderhandelingen een huurprijsverlaging van D 2,50 per m2 per jaar gerealiseerd wat een gekapitaliseerde besparing betekent van circa D 90.000 over de huurperiode. Daarnaast is een huurvrije periode van acht maanden met een waarde van ongeveer D 315.000 uitonderhandeld. Lloyd’s Register

Lloyd’s Register is 's werelds grootste classificatie- en certificatie-instelling en gevestigd in Gebouw Weena-Zuid te Rotterdam op de 7e en 8e verdieping. Het vigerende huurcontract voor gebouw Weena-Zuid heeft een looptijd tot en met 31 december 2004 met een opzegtermijn van 12 maanden. Desenco Real Estate Management heeft voor Lloyd’s Register een marktinventarisatie uitgevoerd en alternatieven naast de optie ‘huurverlenging’ gezet. Uiteindelijk is besloten op de huidige locatie het huurcontract te verlengen voor beide verdiepingen, samen groot circa 4.130 m2 VVO.

Voor het Nederlandsch Octrooibureau, destijds gehuisvest te Den Haag aan de Scheveningseweg 82 (hoofdkantoor) en Scheveningseweg 58 (dependance) is een marktoriëntatie uitgevoerd naar huisvestingsmogelijkheden binnen de Haagse agglomeratie aan de hand van een door Desenco Real Estate Management opgesteld Ruimtelijk Programma van Eisen. Uit deze marktoriëntatie zijn meerdere locaties naar voren gekomen, waarna de onderhandelingen met verhuurders zijn opgestart. Na een gedegen selectieproces is gekozen voor de Johan Willem Frisolaan 13 (tegenover het Joegoslavië Tribunaal), groot circa 2.500 m2 VVO. In de onderhandelingen is, naast een huurvrije periode, door de verhuurder een bedrag beschikbaar gesteld voor upgrading en gebouw- en interieurgebonden investeringen met een omvang van bijna tweemaal de jaarhuur. Per 1 maart 2004 is de organisatie na een uiterst korte renovatieperiode onder leiding van Desenco Interior Contract Management verhuisd. Naast de verhuizing van het hoofdkantoor is de vestiging op het Agro Business Park te Wageningen verplaatst naar de Bennekomseweg (omvang circa 460 m2 VVO) in Ede. Desenco Real Estate Management heeft hier het totale aanhuurtraject verzorgd. De inrichting van het kantoor is verzorgd door Desenco Interior Contract Management. In het verzamelgebouw, gelegen op het Horapark, zal de groei van het Nederlandsch Octrooibureau worden opgevangen.

Wel draagt de verhuurder een bedrag van D 375.000 bij aan de renovatie van het interieur (plafonds, verlichting en klimaatinstallatie), naast een incentive (bijdrage in de herinrichtingskosten) voor de huurder ter grootte van circa 10 maanden huur. Nederlandsch Octrooibureau (Ede, Den Haag)

het nieuwe

werken

®

11

Aad Ouborg’s unieke visie:

Aad Ouborg en Henk Seij

het nieuwe

12

werken

®

“Ondernemen is entertainen” Stel dat je een bedrijf hebt dat producten op de markt brengt onder de naam Princess. Hoe zou het hoofdkantoor er dan moeten uitzien? Juist, als een kasteel. Dus heeft Aad Ouborg, een van Nederlands meest succesvolle ondernemers, kort geleden een echt kasteel gekocht in het Belgische Diest, bij Leuven. Het klinkt als een sprookje en dat is het ook. Maar ook de explosieve ontwikkeling van zijn bedrijf en zijn unieke manier van marketing lijken op een sprookje. “Ondernemen is entertainen”, is het motto van Aad Ouborg, die zijn producten dan ook aan de man brengt op een altijd uitermate feestelijke manier. door Drs. P. van der Tuin foto’s Speer Fotografie

Het meest bekend is hij waarschijnlijk van zijn producten onder de naam Princess. Het gaat daarbij om tal van huishoudelijke apparaten als koffiezetmachines, haardrogers, digitale wekkers, eierkokers, fruitpersen, broodroosters, friteuses, elektrische tandenborstels, mixers en nog veel meer in diverse maten, soorten en uitvoeringen. Daarvan gaan er jaarlijks zo’n 6 miljoen over de toonbank. Princess is dan ook de grootste aanbieder van chromen huishoudelijke apparatuur en voert het grootste assortiment semi-professionele chromen keukenproducten ter wereld. Vorig jaar bedroeg de omzet ruim D 70 miljoen. Dat is natuurlijk een prestatie van de bovenste plank, maar Ouborg (44, getrouwd met een kindertandarts, vijf kinderen) vindt verkopen heerlijk. “Ik kom uit een geslacht van ondernemers”, vertelt hij. “Eerst verkocht ik producten als haarkrullers en föhns onder het merk Babyliss. Maar dat bedrijf heb ik in 1993 verkocht en in 1994 heb ik Princess Household Appliances opgericht. Inmiddels maken we 300 verschillende soorten producten, ook voor de Hema, Black & Decker en Philips, en die worden vrijwel allemaal geproduceerd in China, waar ik een joint venture heb met een organisatie met 1.500 medewerkers. Via een net van distributeurs verkopen we nu al in

ruim 70 landen. Maar de productontwikkeling doen we helemaal hier in Breda. Binnenkort brengen we bijvoorbeeld een handsfree haardroger op de markt die je gewoon op tafel kunt zetten. Daar hebben we twee jaar aan gewerkt. Zo’n ding lijkt eenvoudig, maar is het niet. En dit voorjaar hebben we een speciale lijn geïntroduceerd in Keulen, ontworpen door de wereldberoemde Franse ontwerper Philippe Starck. Prijs en kwaliteit zijn natuurlijk belangrijk, maar ook design en uitstraling. Er moeten niet teveel knoppen aan die apparaten zitten. Daar houdt het publiek niet van.” Het grootste deel van het hoofdkantoor is gevestigd in een ruime villa in Breda, waar de medewerkers zijn gehuisvest van de zolder tot in de kelder. Maar ook heeft de organisatie kantoren in Hong Kong, Sjanghai en nu dus ook in Diest. Een nieuw hoofdkantoor van 2.900 m2 is in aanbouw, aan de A-27 in Breda. Daarin komen o.a. een kookstudio, een juice bar, een filmzaal en een soort museum waar de allereerste producten van Princess een ereplaats hebben. “Verder is de inrichting redelijk modern maar niet te kil. Het moet een beetje Bourgondisch blijven, het moet gewoon leuk zijn om er te werken”, is de opvatting van levensgenieter Aad Ouborg.

Inmiddels is het scala van bedrijfsactiviteiten sterk uitgebreid. Ouborg heeft zich ook op de muziek gestort en Princess Records brengt een serie CD’s en DVD’s uit in alle genres, van Lee Towers en Latino muziek tot alle soorten pop. “Dat lag een beetje in het verlengde van onze elektrische apparaten”, zegt hij eenvoudig. Niet helemaal in de lijn ligt een andere activiteit, die ook al forse vormen heeft aangenomen. Ouborg Monumenten Vastgoed koopt namelijk kastelen, landhuizen en andere monumenten voor de verhuur. Daarnaast heeft hij nog zo’n 150 panden in Breda in beheer zodat Ouborg ook al een vastgoedtycoon kan worden genoemd. Maar daar is het niet bij gebleven want Ouborg houdt van show en entertainment. “In 1996 was ik eens bij een van de omroepen te gast voor een interview. Tijdens dat gesprek vroeg de interviewer opeens aan mij: “Wanneer ga je circus Renz redden?” In een opwelling zei ik: “Morgen” en dat heb ik inderdaad gedaan. Het circus verkeerde in problemen maar ik heb het financieel flink gesteund en me garant gesteld voor drie jaar verlies. Het circus is nu zelfs het grootste en meest succesvolle circus van Europa.”

Het moet gewoon leuk zijn om in een ruimte te werken

het nieuwe

werken

®

13

>

>

Wie denkt dat Aad Ouborg daarmee wel genoeg om handen zou hebben komt bedrogen uit. Want op 27 september van dit jaar lanceert hij een eigen Nederlandse musical, die luistert naar de naam ‘Love me just a little bit more’. Hierin zullen o.a. Froukje de Both, Linda Wagenmakers, Charly Luske en Paul Boereboom de hoofdrollen spelen. Het lijkt wel of alles, wat Ouborg aanraakt, in goud verandert want de musical is al aan een hele lading schouwburgen en theaters verkocht. De TROS gaat er een mooie uitzending aan wijden. Een wat kleinere activiteit is zijn recente uitgeverij, Borg Media, die zijn eigen magazine uitgeeft maar ook nog ‘smoelenboek’ van de ondernemers in Breda. “Daar staan alle ondernemers in met hun foto. Dat is toch een stuk gemakkelijker contacten leggen en iedereen is er enthousiast over”, zegt hij. Show, glamour, glitter, muziek en lekker eten, daar weet Aad Ouborg alles van. Om al zijn producten hangt de sfeer van een feestje. Zo introduceert hij nieuwe producten altijd met een spetterende bijeenkomst voor genodigden van laag tot hoog. Zijn (free lance) Princess-ambassadeurs luisteren dat allemaal

op met hun eigen bijdrage. Tonny Eijk bijvoorbeeld zorgt voor de juiste muziek, topkok Cas Spijkers is betrokken bij alles wat met koken te maken heeft en de in België uiterst populaire acteur/entertainer Felice geeft het allemaal een extra romantisch tintje. Aad is niet te beroerd om op zo’n bijeenkomst zelf een fraai lied te zingen. “Ik heb vroeger in een jazzband gezongen”, vertelt hij bescheiden. Wie producten van Princess koopt komt meestal niet alleen met een apparaat thuis. Kwistig deelt Ouborg namelijk prijzen uit, en niet van die kleine. Soms zit er een ticket bij voor het circus, straks kaartjes voor de nieuwe musical. Maar ook trekt de actie ‘Win een Princess Miljoen’ veel aandacht in de pers. Er zijn al klanten geweest die dat miljoen hebben gewonnen en vorig jaar was de hoofdprijs een prachtig penthouse in Marbella (maar na enig geharrewar met de Spaanse makelaar wilde de winnaar liever het geld hebben). Dit jaar is de hoofdprijs een superweek compleet met butler en alle denkbare luxe in de moderne Princess Villa in Phuket, in Thailand. De prijsuitreikingen worden natuurlijk weer omgeven met grote feesten en krijgen zo veel aandacht. De naamsbekendheid van Princess stijgt daardoor flink. Voor de dames is het nog spannender

om mee te dingen naar de titel ‘Model of the World’. Koopsters van een Princess-product maken kans om fotomodel te worden en de eerste prijswinnares was de beeldschone Touriya Haoud, die nu dan ook de cover van veel bladen siert. De finale zal dit jaar op 11 oktober worden gehouden in Hong Kong tijdens een maar liefst vijf dagen durend marketing-event voor distributeurs, inkopers, persrelaties en artiesten. Modellen uit 20 landen dingen mee naar de titel en Ouborg zorgt er voor dat de winnares goede contracten krijgt, op covers van bladen verschijnt en overal goed in de schijnwerpers komt. “Ondernemen is entertainen, verkopen is entertainen en marketing is entertainen”, zo somt Ouborg zijn speciale manier van zakendoen op. Zijn energie put hij dan ook vooral uit plezier in zijn werk. Maar ook de normen en waarden hebben al lang zijn aandacht zodat hij negen jaar geleden samen met het Stan Huygens Journaal van het dagblad De Telegraaf de ‘Hoffelijkheidsprijs’ heeft ingesteld. Dit jaar ging die prijs, uitgereikt door topzwemster Inge de Bruin, naar de badmeesters van het Sportfondsenbad De Bongerd in Wageningen. “Een aardigheidje in deze tijd van toenemende verharding en egoïsme”, aldus Aad Ouborg.

Princess kiest voor Desenco De eerste ideeën voor het nieuwe hoofdkantoor ontstonden eind 2002. Desenco werd uit vier partijen gekozen omdat zij als enige voor alle aspecten van het hele project expertise in huis heeft. De opdracht werd gestart met het beoordelen van de technische omschrijving van het vastgoed in relatie met het huurcontract, zoals dat werd aangeboden door Heja Vastgoedontwikkeling. Daar had Desenco nog wel de nodige inhoudelijke opmerkingen bij. Het huurcontract is verder uitgewerkt door een financieel adviseur van Princess en een sr. Vastgoed Consultant van Desenco. Daarna heeft Princess Desenco ook gekozen als project manager voor het resterende inrichtingstraject. Naast een projectplan, waarin de managementvisie stond verwoord over wat Princess met zijn huisvesting wilde bereiken (uitstraling, capaciteit, kosten en gebruik) werd ook een bijpassend inrichtingsconcept

het nieuwe

14

werken

®

opgesteld. Omdat Princess specifieke wensen had omtrent de uitstraling is, in goed overleg met het hele projectteam, een interieurarchitect aangetrokken en onder de hoede van Desenco gecontracteerd. Daardoor blijft Desenco aanspreekbaar voor het uiteindelijke inrichtingsontwerp, wat vertaald wordt in aanbestedingsdocumenten voor interieurbouw en inventaris. Volgens de planning moet het hele project klaar zijn begin 2005. Een extra complicatie bleek dat Princess een zeer snel groeiende en dynamische organisatie is, zodat tijdens de realisatie de eerder gestelde uitgangspunten iets aangepast moesten worden. Maar de uitgangspunten van Desenco waren dusdanig dat ook hiervoor in een prettige en open samenwerking met Heja Vastgoedontwikkeling een overzichtelijke bijstelling kon worden bereikt en continu inzicht in de consequenties mogelijk bleek.

•

kijkje in de keuken

Uitzonderlijke omgeving stimuleert creativiteit Unieke aanpak van kennisdorp de Horst

Zet een groep mensen neer in een omgeving die totaal anders is dan ze gewend zijn, en de leukste mentale processen komen op gang. De sfeer wordt ontspannen, speels misschien. Innovatieve ideeën borrelen op. Conflicten kunnen alsnog op een prettige manier worden opgelost. Gemeenschapszin en loyaliteit worden sterker. Tegenstanders kunnen weer samen door een deur. Dat is de unieke filosofie van het kennisdorp op Landgoed de Horst in Driebergen. door Drs. P. van der Tuin foto’s Speer Fotografie

"De omgeving heeft nu eenmaal een grote invloed op mensen", zegt Alex van 't Hooft (46), de enthousiaste projectdirecteur. Daarom is er in het landhuis bijvoorbeeld een grote kamer (de Kinderkamer) met een ronde (!) pingpongtafel. Dat geeft al meteen een hilarisch onderwerp van gesprek en het eventuele ijs is snel gebroken. In een andere kamer, genaamd ‘Werkkamer Mijnheer’, bestaat het behang uit pagina's uit de Financial Times. Wie in die kamer op de royale leren banken zit, krijgt al meteen een gevoel van 'haute finance'. En in de ‘Kamer van Mijnheer’ op de eerste verdieping staat een kast waarin nog wat opgevouwen overhemden van de vorige eigenaar van het landhuis liggen. Moeten er privacy-gevoelige gesprekken worden gevoerd, dan staan er op het terrein van de Horst twee coachketen – directieketen uit de bouw die op unieke wijze zijn ingericht. Overal hangt kunst aan de muur en verrassende outdooractiviteiten als bijvoorbeeld paalklimmen kunnen op aanvraag en op maat worden georganiseerd. Aan alle kanten is de originaliteit en creativiteit zichtbaar. “Landgoed de Horst is het eerste Nederlandse kennisdorp; een campus waar kennisintensieve organisaties hun werkruimte vinden. Waar managers, professionals en ondernemers elkaar ontmoeten om van en met elkaar te leren”, legt Van ’t Hooft uit. Het Landgoed behoort bij de Baak, het bekende managementopleidingsinstituut in Noordwijk

dat gelieerd is aan werkgeversorganisatie VNONCW. In totaal is het 23 hectare groot, waarvan 14 hectare bos. Verspreid over maar liefst zeven gebouwen (die liggen aan de ‘learning lane’) kan men een keuze maken uit 23 conferentiezalen. De catering staat op hoog niveau en men kan blijven slapen, niet in hotelkamers maar gewoon: in slaapkamers. “Na een intensieve dag is het immers vooral belangrijk dat mensen comfortabel kunnen slapen.” In 2001 nam de Baak het landgoed over van Stichting Kerk en Wereld. Het landhuis zelf had vijf jaar leeggestaan en moest geheel worden opgeknapt en gemoderniseerd. De inrichtingsideeën kwamen van de Arnhemse beeldend kunstenaar Jan van der Veer. Glasvezelkabels maken nu in ieder vertrek aansluiting van computers mogelijk, een luchtbehandelingsinstallatie zorgt voor een prettig klimaat. Het landgoed verwelkomt per jaar nu al zo’n 26.000 bezoekers. Op het terrein zijn nog negen andere kennisintensieve organisaties werkzaam zoals een adviesbureau en trainingsinstituten. Alex van ’t Hooft: “Dit is een efficiënte broedplaats voor ontwikkeling. Dat willen we bereiken door de mensen een prikkelende omgeving te bieden, weg van hun dagelijkse besognes. Dan wordt een bijeenkomst een ‘event’ waar men nog lang met plezier aan terugdenkt”.

het nieuwe

werken

®

15

De juiste aanpak voor het juiste probleem...

Managen

Organisaties zijn continu in beweging. Snelle wisselingen in economische omstandigheden dwingen organisaties tot nieuwe flexibiliteit in meerdere opzichten. Reorganisaties en veranderende samenwerkingsvormen volgen elkaar sneller op. De complexiteit van de huisvesting en de daarbij behorende facilitaire ondersteuning nemen toe en vormen bovendien een belangrijke kostenpost. Denkt u aan het verzetten van een paar wanden in uw kantoor, dan kunt u waarschijnlijk vooruit met een interne projectcoördinator die toezicht houdt op de uitvoering. Denkt u aan een grotere verbouwing of bent u op zoek naar een beter passend gebouw, dan komen er grotere risico’s op uw pad en kan de inschakeling van een externe projectmanager aan de orde zijn. Wanneer uw organisatie toe is aan een groter veranderingsproces, waarbij veranderende huisvesting en faciliteiten een hulpmiddel zijn, dan belandt u in complexe processen met meerdere gelijktijdige projecten en moet u de hulp van een ervaren programma-manager serieus overwegen. Zijn helikopterview waarborgt de juiste onderlinge afstemming en staat ‘deelprojecten op maat’ toe. Programma-management wordt in complexe omgevingen daarom steeds vaker toegepast. door Ir. drs. A.N. Fraaij, Desenco Workplace Management en ir. B. de Leijster, Desenco Project Management

het nieuwe

16

werken

®

van het verwachtingspatroon Het probleem goed definiëren is misschien nog belangrijker dan het zoeken naar een oplossing

Hoe hoog moet de lat gelegd worden?

Organisaties zien zich een of meerdere keren in haar bestaan geconfronteerd met het huisvestingsvraagstuk. De huidige situatie past niet meer, de kwaliteit voldoet niet meer, het pand is te groot of te klein of de kosten lopen uit de pas. Er spelen dan ook meerdere vragen tegelijk waarover nagedacht kan worden. Denkt de organisatie aan een bijstelling van haar imago, of aan een bijstelling van haar identiteit dan moet een start gemaakt worden met het denken over ‘anders werken’. U overweegt andere werkvormen, andere flexibiliteit, een verbetering van de output van uw organisatie. Maar om uw doelstellingen te bereiken voldoet het misschien al om een ander kantoorconcept te kiezen of kan een verbetering van de geleverde services al veel voor uw personeel betekenen. Organisaties stellen in ieder geval steeds hogere eisen aan kantoorruimte. Gebruikersbelang of eigenbelang?

De kantoorinrichting van nu moet flexibel zijn, afgestemd op de werkprocessen en aansluiten bij het imago en de uitstraling van de organisatie. De standaard voldoet al lang niet meer. Vaak leidt dit tot botsingen tussen gebruikersorganisaties, de markt van vastgoedaanbieders en leveranciers van middelen en diensten.

De makelaar zoekt transactiewinst, de aannemers het ‘meerwerk’, de meubelleverancier een ruime marge, de schoonmakers een hoog uurtarief. Partijen hebben immers een eigenbelang om op uw kosten zo goed mogelijke eigen resultaten te behalen. Bent u als opdrachtgever op zoek naar maatwerk binnen acceptabele exploitatielasten; de marktpartijen bieden bij voorkeur hun eigen standaarden aan en vragen voor de maatwerkaanpassingen ‘de hoofdprijs’.

delen van het traject (vastgoed, interieurbouw, inventaris, middelen en services) zijn op alle beheersaspecten (tijd, geld, organisatie, kwaliteit en informatie) afgestemd. In het belang van de bewaking van uw indirecte kosten moet vanaf het allereerste moment gewerkt worden met een integraal overzicht in kosten- en tijdsplanning. Items die specifiek door de directie benoemd en geaccordeerd worden, disciplineren en geven een belangrijke sturing aan het proces.

Exploitatiegarantie

De beoogde eindsituatie moet vergeleken kunnen worden met de startsituatie. Zo kunt u sturen op investeringsniveaus en exploitatielasten van de nieuwe huisvesting en is er altijd inzicht in de gevolgen van de keuzes die worden gemaakt in de verschillende scenario’s.

Voor u als opdrachtgever speelt één ding. Heb ik de juiste doelstellingen geformuleerd dan wil ik ook dat die gehaald worden. En voor de niet primaire indirecte kosten, waaronder huisvesting en faciliteiten, geldt natuurlijk de uitdaging te bezien of dat niet tegen lagere kosten kan. Een hele belangrijke overweging om over te gaan tot de inschakeling van project- en programma-management is dan dat u iemand naast u krijgt die het verwachtingspatroon en de besluitvorming binnen afgesproken kaders kan managen. Die kaders worden vastgelegd in een projectplan of een programmaplan. Het kenmerk van zo’n plan voor facilitaire en huisvestingsprojecten is dat het vanuit een integrale benadering is opgesteld. Alle onder-

Uw risico’s als opdrachtgever?

De opdrachtgever moet de risico’s inschatten die hij zelf wil dragen en managen tijdens projecten en moet daarbij kiezen of en zo ja hoe hij zich wil laten ondersteunen. Vraagstellingen die kleinschalige projectcoördinatie overstijgen hebben veelal wel een kenmerkende overeenkomst. Het veranderingsproces en de besluitvorming moeten bestuurd en gemanaged worden en daarvoor is een duidelijke roerganger nodig.

De marktpartijen bieden bij voorkeur hun eigen standaarden aan en vragen voor de maatwerkaanpassingen ‘de hoofdprijs’

het nieuwe

werken

®

17

>

Geen estafette,

>

De verschillende scenario’s waar de opdrachtgever voor staat vragen elk om de juiste insteek. Een onderschatting of foutieve organisatorische insteek van een project kan veel schade veroorzaken tijdens het veranderingsproces.

Vastgoedscenario

Het juiste instrument voor de juiste ingreep

De keuze van een vastgoedscenario is vooral afhankelijk van de mate van invloed die de gebruikersorganisatie op het eindresultaat heeft en nog wil hebben. De tijdshorizon van de gewenste veranderingen is daarin vaak belangrijk.

Het spreekt voor zich dat het van groot belang is om de keuze voor een vastgoedscenario vroegtijdig te maken en te baseren op de gewenste mate van maatwerk.

Scenario’s bij verschillende vragen

Vastgoed-, werkplek- en facilitair concept zijn bij de beoordeling van het succes van de organisatieondersteuning onlosmakelijk met elkaar verbonden.

In rangorde van mogelijke gebruikersinvloed kunnen de volgende vastgoedscenario’s worden onderscheiden: 1 nieuwbouw eigen risico

Traditioneel blijft het fysieke vastgoedaanbod een eerste én dominante factor voor directies doordat de locatie en de uitstraling iets verraden van de ambities en het gewenste imago van de organisatie. Eén van de eerste keuzes die daarom gemaakt moet worden, is welk vastgoedscenario gevolgd gaat worden.

2 nieuwbouw niet op eigen risico

Wanneer de opdrachtgever na de keuze van een scenario bijvoorbeeld zijn projectinzet te laat bepaalt of gezien de complexiteit ten onrechte beperkt tot die van het aanstellen van een uitvoerend ‘projectcoördinator’, leidt het gebrek aan invloed op en beheersing van het gehele proces vrijwel altijd tot (grote) afwijkingen op het gewenste eindresultaat.

3 aanhuur nieuwbouwpand 4 aanhuur bestaand pand

Die afwijking kan zich manifesteren in uitlopende planningen, budgetoverschrijdingen, kwaliteitsverlies of, erger nog, combinaties daarvan.

5 optimalisatie bestaande huisvesting

projectcoördinatie

projectmanagement

opdrachtgever

opdrachtgever invloed opdrachtgever

invloed opdrachtgever

coördinerend adviseur

• ••••

stuurgroep projectgroep werkgroep projectcoördinator • ••••

offertes

werktekeningen

integratie? kwaliteit? leveringsvoorwaarden?

bestek

meerdere systemen

leveranciers

• ••••

• ••••

calculatietekeningen

integratie! kwaliteit! leveringsvoorwaarden!

onderaannemers

één systeem

leveranciers

onderaannemers

reactief, uitvoerend

proactief, sturend/disciplinerend

projectdoelstellingen behaald ja of nee?

projectdoelstellingen behaald!

het nieuwe

18

• ••••

werken

®

maar teamwork

Interieurscenario’s

U denkt na over de werkplekconcepten. Hoe kunnen afdelingen en individuen effectief samenwerken? Welke stijl past mij, welke ontwerper zou mijn bedoelingen goed kunnen vertalen? Ook voor de realisatie van die interieurveranderingen gelden keuzes als:

en beveiliging als voor het beheer van het door u in gebruik zijnde vastgoed moeten beheerafspraken gemaakt worden. Kiest u in de toekomst voor: Zelf beheren Uitbesteden van enkelvoudige diensten Maincontracting Workplace Management

Zelf contracteren Aannemen in regie Aannemen tegen vaste prijs

Complexiteit: Project-/programma-management

Het werken in bouwteam Integraal Contractmanagement

Services- en beheerscenario’s

Hoe gaat u waarborgen dat uw organisatie na het behalen van de eerste projectdoelstellingen straks blijvend binnen de door u uitgegeven kaders blijft werken? Zowel voor de traditionele dienstverlening als schoonmaak, catering

De toenemende complexiteit van deze scenario’s en facilitaire en herhuisvestingsvraagstukken kan alleen ondervangen worden door het inzetten van professioneel project- en/of programma-management. De manager heeft in dit model vooral tot taak om de belangen van de gebruikersorganisatie op de juiste wijze in het proces in te brengen en op alle gebieden met elkaar af te stemmen. Dat betreft het

duidelijk maken van de interne vraag en het verkennen van de gewenste externe inzet. Iets anders dan een selectie maken uit verschillende aanbieders! De project- of programmamanager overziet het hele proces vanaf het allereerste initiatief tot en met de oplevering van de ingerichte kantoorruimte en de feitelijke ingebruikneming. Een programma-manager verzorgt dat bij de gelijktijdigheid van meerdere projecten de samenhang bewaakt wordt, dat de primaire doelen van de organisatie overeind blijven en dat de organisatie tijdens de duur van de projecten goed door kan functioneren. Zijn programma- of projectplan vormt voor alle betrokkenen het spoorboekje voor de vaak lange rit tussen start en finish. Geen estafette, maar teamwork

De noodzaak om huisvestingsprojecten integraal aan te pakken, heeft ook gevolgen voor de inzet van de verschillende disciplines in het proces. Denk daarbij aan huisvestings-, facilitaire en vastgoedadviseurs, interieurontwerpers, bouw- en installatietechnici en uitvoerders.

programma-management In het ‘coördinatiemodel’ werken deze disciplines vaak op verschillende tijdstippen en bijna nooit goed samen. Zij opereren veelal vanuit hun eigen deelbelangen en hebben geen focus op efficiency in de aanpak of op de integrale kwaliteit van het eindresultaat. Als het estafettestokje valt, gaat de rekening immers naar de opdrachtgever.

opdrachtgever invloed opdrachtgever

directieteam stuurgroep programmamanager financiën

voorzitter

• •

•

•

hrm/communicatie Conclusies en aanbevelingen

programmamanager

operationele omgeving

Stem het juiste instrument af op de gewenste ingreep

project a anders werken

Oriënteer u op de markt en bepaal de ‘knip’ in uw

project portfolio

organisatie bij ‘make or buy’

project b vastgoed

Realiseer u dat u alleen gebaat bent met een partij die voldoende kennis, tools en vaardigheden in huis

project c interieurbouw

heeft en die garanties geeft op uw exploitatiekosten

project d facility management

Stap niet in de valkuil van ‘gratis’ deeloplossingen. Zeker bij (her)huisvesten geldt “goedkoop is

sturen op exploitatiekosten

duurkoop”

ondernemingsdoelstellingen behaald! Succes !

het nieuwe

werken

®

•

19

Voetangels

Niet alleen voor particulieren is verhuizen een gecompliceerde affaire. Dat geldt ook voor bedrijven, maar het wordt nog gecompliceerder als het gaat om een tijdelijke verhuizing waarbij de organisatie na enige tijd weer terug wil keren naar de oude, maar inmiddels wel geheel gerenoveerde huisvesting. Dat probleem moest opgelost worden door het managementteam van BDO Accountants & Adviseurs Den Haag, dat daarbij te maken kreeg met merkwaardige ontwikkelingen. Gelukkig kon Desenco op tal van gebieden een helpende hand verlenen. door Drs. P. van der Tuin foto’s Speer Fotografie

het nieuwe

20

werken

®

en klemmen “We zaten met ruim 80 medewerkers in een op zich mooi, gehuurd pand van zo’n 2.000 m2 aan de Gevers Deynootweg in Scheveningen, vlak bij het Kurhaus. Maar dat gebouw was, na vijftien jaar, wel aan een grondige renovatie toe, zowel van binnen als van buiten. Met name werden we in toenemende mate ontevreden over de luchtbehandeling in het gebouw, de installatie die de temperatuur, luchtbevochtiging en luchtverfrissing regelde”, vertelt Hans Renckens RA, vennoot en lid van het bestuur van BDO. “Dus kwamen we voor de vraag te staan: hier blijven of elders een nieuwer pand huren.” Die vraag deed zich voor in november 2002. De kantorenmarkt toonde reeds toen al tekenen van komende malaise en, afgaande op de borden van makelaars, leek er nogal wat kantoorruimte in en om Den Haag vrij te zijn. Anderzijds leverden gesprekken met de verhuurder niet meteen resultaten op omdat BDO duidelijke wensen had die een tamelijk kostbare renovatie van het pand aan de Gevers Deynootweg noodzakelijk maakten.

bij tijdelijk verhuizen

Hans Renckens: “We hebben dan ook een behoorlijk aantal andere panden bekeken, waarbij onze voorkeur uitging naar een zichtlocatie aan de rand van Den Haag, liefst aan de A4. Maar uiteindelijk besloot het managementteam van BDO dat de Gevers Deynootweg toch wel veel voordelen had, vooral de mooie locatie en een ruime overdekte parkeergarage voor medewerkers en cliënten. Bij andere panden stootten we toch vaak op een tekort aan parkeerplaatsen.” De BDO-organisatie had eerder plezierige contacten gehad met Desenco, die o.a. een nieuwe vestiging van BDO in Arnhem en Apeldoorn had ingericht en een bestaande vestiging in Ede had gerenoveerd. Daarom werd nu weer de hulp van Desenco ingeroepen. Die onderwierp, samen met het managementteam, het pand en het bestaande huurcontract eens aan een nadere inspectie waaruit bleek dat de huur per jaar opgezegd kon worden. Dat was een sterk onderhandelingspunt. Er werd ook een zogenaamde ‘quick scan’ uitgevoerd van het pand en een soort renovatiebestek ontworpen, waarbij een

grove schatting werd gemaakt van de kosten van de algehele renovatie volgens de wensen van BDO. Bovendien verklaarde Desenco zich bereid om de supervisie van deze renovatie op zich te nemen. “De renovatie zou een maand of zes in beslag nemen, dus moesten we ook uitzien naar tijdelijke huisvesting voor die periode”, aldus Hans Renckens. “Het merkwaardige was echter dat we dat eigenlijk niet goed konden regelen. Er stonden heel wat gebouwen leeg; ook gebouwen waarvoor geen huur meer werd betaald. Er was zelfs een pand aan de overkant vrij. Dan zou je toch denken dat verhuurders er tuk op zijn om dan toch in ieder geval weer zes maanden huur te krijgen. Maar de verhuurders bleken eigenlijk alleen geïnteresseerd om met ons een permanent huurcontract voor veel langere periodes af te sluiten, iets wat we nu juist niet wilden. Eén verhuurder wilde wel toehappen maar dan konden we voor zes maanden huren mits we voor twaalf maanden betaalden! Daar zagen we natuurlijk niets in. Gelukkig wist Desenco dat er een geschikt en voordelig te

Pand en bestaand huurcontract aan een nadere inspectie onderwerpen kan veel opleveren

het nieuwe

werken

®

21

>

Onderhandelingen met de verhuurder en de supervisie van het renovatieproject uit handen geven

>

huren pand van ca. 1.700 m2 vrij was aan de Kerketuinenweg op het industrieterrein Zichtenburg in Den Haag-Zuid. Het is het voormalige pand van Imtech en daar zitten we nu van maart 2004 tot september 2004 naar volle tevredenheid. Het parkeren is hier ook geen probleem en alleen de entree hebben we een beetje moeten moderniseren. Maar het vreemde is dus dat we dit uiteindelijk geregeld hebben met Desenco Real Estate Management en wij kwamen uit bij een makelaar in Eindhoven.” Desenco had intussen geassisteerd bij de soms moeilijke onderhandelingen met de verhuurder, de supervisie van het renovatieproject aan de Gevers Deynootweg op zich genomen en goed bekend staande aannemers ingeschakeld. Er werd een zogenaamd ‘inspanningscontract’ getekend waarin Desenco garandeerde dat de renovatie in september inderdaad klaar zal zijn. Ook werden de tekeningen van het

gewenste interieur gemaakt, al zijn die wel een paar keer aangepast. Hans Renckens: “Het gebouw heeft een harde kern in het midden met o.a. toiletgroepen waar niet veel aan veranderd kon worden zonder het gebouw half te slopen. Op dit punt hadden we iets meer speelsheid verwacht in de ontwerpen. Ik geloof dat de ontwerper/tekenaar van Desenco halverwege de rit een andere baan heeft gekregen. Dat vonden we een beetje jammer, maar alle andere zaken zijn zeer plezierig geregeld. Desenco heeft een ‘no-nonsense’ aanpak en staat met beide voeten duidelijk op de grond. Ze kennen niet alleen de markt goed, maar ook de mores van de markt. Zo hebben ze bijvoorbeeld geregeld dat we voor de Gevers Deynootweg zes maanden geen huur hoeven te betalen. Dat scheelt dus flink. Het is allemaal niet erg goedkoop, maar je kunt niet anders als je kwaliteit wilt en je wordt met deskundig advies in ieder geval behoed voor foute en dus kostbare beslissingen”

De tijdelijke verhuizing regelde BDO zelf. Een verhuiscommissie onder leiding van de vestigingsleider maakte in een paar weken een uitgebreid draaiboek in samenspraak met een erkende verhuizer. De donderdag voor de verhuizing werd alles ingepakt, op vrijdag en zaterdag werd alles door de verhuizer overgebracht en de zondag daarop kwamen de medewerkers om alles op de tijdelijke werkplek weer uit te pakken en zoveel mogelijk te installeren. “Dit is ook allemaal perfect verlopen. In september gaan we weer terug en dan laten we al het meubilair, dat we hadden meegenomen, hier achter. Dat is voor de liefhebbers. Het is namelijk ook al zo’n kleine 20 jaar oud. Voor de inrichting van het vernieuwde pand hebben we een raamcontract afgesloten met Ahrend, de bekende leverancier van kantoormeubilair. Het gaat dus straks heel mooi worden”, aldus Hans Renckens.

De letters BDO staan voor de achternamen van de oprichters

BDO

in het kort BDO Accountants & Adviseurs is een grote organisatie op het gebied van accountancy, fiscale zaken en adviesdiensten betreffende, IT, Corporate Finance, Personeel en Organisatie en Business Control. Zij richt zich met name op het middensegment van het Nederlandse bedrijfsleven, vooral waar het gaat om groeiende bedrijven, en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van BDO.

het nieuwe

22

werken

®

In Nederland telt BDO momenteel ruim 2.100 medewerkers, verspreid over 32 vestigingen. Daarmee is zij op vier na de grootste organisatie op dit gebied. BDO Nederland is officieel ontstaan op 1 januari 2000, toen een fusie plaats vond van twee andere ondernemingen, Camps Obers en Walgemoed. De letters BDO staan voor de achternamen van de oprichters van het internationale netwerk: Binder (Engeland), Dijker (Nederland) en Otte (Duitsland).

•

2

projecten

Desenco Group

Princess

UWV

Princess is een uiterst succesvolle organisatie welke zich zeer specifiek naar de buitenwereld presenteert. Glitter en glamour worden gekoppeld aan producten van een kwalitatief hoog niveau waardoor het wereldmerk een eigen, bijna koninklijke status krijgt.

UWV verzorgt de uitvoering van de sociale verzekeringen voor werknemers en werkgevers. Sinds 1 januari 2002 vormen de voormalige uitvoeringsinstellingen (uvi's) Guo, Gak, Cadans, Uszo en Bouwnijverheid en voormalig opdrachtgever Lisv samen UWV: Uitvoering Werknemers Verzekeringen. UWV en zusterorganisatie CWI (Centrum voor Werk en Inkomen) zijn ontstaan als gevolg van de recente reorganisatie van de sociale zekerheid.

Deze visie heeft vanzelfsprekend ook gevolgen voor de uitstraling van het pand en interieur. De gevolgen zijn vastgelegd in de door Desenco opgestelde managementvisie. Desenco Project Management begeleidt Princess in het traject met de projectontwikkelaar op het gebied van het vastgoed, waarbij de planvorming nu in een vergevorderd stadium is. Om de visie en doelstellingen van Princess optimaal te ondersteunen met het interieur heeft Desenco een architectenselectie uitgevoerd. Er is gekozen voor de Belgische architect Simoni en hij heeft een zeer aansprekend interieurontwerp gecreëerd. In het kantoor worden o.a. diverse uitgebreide presentatieruimten voorzien van moderne presentatieapparatuur. Daarnaast verzorgt Desenco het Programma van Eisen en het inrichtingsconcept voor de testruimte en de keuken die ook geschikt moet zijn voor televisieopnames. In totaal wordt circa 3.000 m2 vloeroppervlak gerealiseerd voor ca. 60 medewerkers. Het nieuwe kantoor wordt begin 2005 opgeleverd.

UWV staat aan het begin van een grootschalige reorganisatie (Kompas2005, Walvis, ontstaffing), dat in de komende 5 jaar zal worden doorgevoerd. Samenhangend met de dynamiek en turbulentie van deze organisatieontwikkelingen dient gelijktijdig te worden voorzien in passende huisvesting voor de nieuwe organisatie verspreid over heel Nederland. Desenco Project Management begeleidt de Raad van Bestuur bij het herhuisvestingsproces van de landelijke huisvestingsoperatie. Het betreft de migratie & implementatie van de UWV-organisatie (circa 25.000 medewerkers) vanuit de huidige 171 panden naar 27 nieuwe front- en backoffices, klantencontactcentra en centrale archieven. In goede samenwerking met de UWV-organisatie wordt door middel van een integrale aanpak (Organisatie, Huisvesting en ICT) de huisvestingsstrategie 2004-2008 en de daarbij behorende mogelijke scenario’s ontwikkeld en gerealiseerd. Met deze huisvestingsscenario’s en een landelijke overall planning worden de samenhang & afhankelijkheden opgenomen ten aanzien van groei & krimp van de organisatie, verwerving en afstoot van de panden en de nieuwbouw & herhuisvesting. Op deze wijze wordt de juiste match tussen vraag en aanbod gemaakt binnen de gestelde kaders in tijd, geld en kwaliteit.

23

Partijen leveren, vaak onbewust, niet op het juiste moment alle voor de opdrachtgever relevante kosteninformatie

het nieuwe

24

werken

®

Wisselingen in economische omstandigheden weerspiegelen zich in het kort-cyclisch bijstellen van facilitaire beleidsuitgangspunten. In de jaren van hoogconjunctuur groeit het ARBO-besef, ontstaan zowel ISO-gecertificeerde processen als keurmerkproducten en krijgen binnen de huisvesting informatiesystemen ('FMIS' en 'GBS') steeds meer voet aan de grond. De fysieke inrichting van het werk in kantoren wordt steeds minder standaard. De verschillen in wat werknemers kunnen verwachten van hun werkgever worden ook steeds groter. Aandacht voor de kwaliteit van de werkplek alleen is niet meer voldoende. De kwaliteit en uitstraling van het gebouw, de kantoorfaciliteiten, de werkplek thuis en zelfs de kwaliteit van het voorzieningenniveau van de kantoorlocatie spelen een rol in het welbevinden van de werknemers. Welke inspanningen en kosten zijn dan maatgevend? In de exploitatie zoeken vastgoedbeheer en facilitair beheer elkaar op. Door exploitatiedenken maakt u inzichtelijk in welke mate u invloed heeft op de kwaliteit, capaciteit en kosten van de huisvesting en ontstaat een maatlat waartegen u de interne klanttevredenheid en het welbevinden van uw werknemers kunt afzetten. door Ir. drs. A.N. Fraaij, Desenco Workplace Management

Exploitatiedenken anders werken, anders beheren waar ligt de 'knip'?

De verscheidenheid van aanbieders van facilitaire producten en diensten wordt steeds groter. Leveranciers ontwikkelen naast hun primaire producten ook nieuwe diensten; gaan nieuwe samenwerkingsvormen aan en brengen nieuwe financiële producten op de markt. Bij twijfel over de kwaliteit en kosten van de eigen organisatie rijst in de directiekamer al in een vroeg stadium de vraag 'zelf doen of uitbesteden?'. Als die vraag open op tafel ligt is vervolgens de vraag: waar leggen we nu de 'knip' in onze processen, hoe doen we het slimmer en goedkoper en hoe en met wie gaan we het nu precies aanpakken? Waar te beginnen?

De facilitair verantwoordelijken gaan in opdracht van hun directies op zoek naar vergelijkingsmateriaal voor de 'marktconformiteit' van het interne aanbod, de kwaliteit van de huisvesting, de door hun geleverde service en de bijbehorende kosten. Een duidelijke referentie is niet direct voorhanden en veelal ontstaat de behoefte aan een facilitaire scan. Weten we precies wat onze facilitaire kosten zijn? En wat is voor onze organisatie dan een relevante

graadmeter? Bestaat er een branchegerichte benchmark? Zijn kosten per m2 relevant of moeten we eerder kijken naar de kosten per FTE of de kosten per werkplek? Een managementvisie van de directie? Ja natuurlijk, ...maar ook op huisvesting en in combinatie met exploitatie? Organisaties zijn continue in beweging. Snelle wisselingen in economische omstandigheden dwingen organisaties tot nieuwe flexibiliteit in meerdere opzichten. Directies worden gevraagd naar richting en visie op de primaire bedrijfsvoering, maar ook op de ondersteunende faciliteiten en de huisvesting. Een voorbeeld: Centraliseren? Op zoek naar een (nieuwe invulling van een) nieuw hoofdkantoor? Vanuit de primaire bedrijfsactiviteiten lijkt een besluit helder. Maar worden alle consequenties ook financieel doorzien? Wanneer alle bijkomende huisvestingskosten uiteindelijk duidelijk zijn blijven opdrachtgevers teleurgesteld achter. Soms worden besluiten teruggedraaid, wat bijvoorbeeld de FNV overkwam bij hun besluit over het bouwen van een nieuw centraal hoofdkantoor.

het nieuwe

werken

®

Maar hoort gedetailleerde kostenkennis ook bij het hebben van een visie? Moet een UWVdirectie zelf vooraf een gedetailleerde visie hebben op de 'normkosten' voor de inrichting van haar directieverdieping in haar nieuwe hoofdkantoor? Betreffende de 'normstellingen' op gerealiseerde (niet de theoretische) bouwkosten ontstaan in vervolg op de parlementaire Bouwenquête ook buiten de wegenbouw steeds meer vragen. Vanuit het belang van goed beheer van gemeenschapsgelden zouden de overheid, haar uitvoerende organen en vooral de Rijksgebouwendienst zich kunnen oriënteren op andersoortige, langduriger integrale exploitatiecontracten. Zouden integrale exploitatiecontracten in Publiek-Private Samenwerkingen (PPS'n) de invulling van een nieuwe visie kunnen zijn? Flexibiliteit in kosten

Financiële managers zijn kien op het verkrijgen van een goed financieel inzicht in de 'indirecte kosten' van huisvesting en services. Zij zoeken bovendien naar mogelijkheden om de vaste kosten te beperken en richten zich daarbij

25

>

De totale besparingen kunnen behoorlijk oplopen tot wel 10 à 30% ten opzichte van de situatie in eigen beheer

>

zowel op het aantal FTE op de eigen loonlijst als op de waarde van het vastgoed op de balans. De mogelijkheden om kosten flexibel te maken en werkzaamheden uit te besteden nemen toe. Naast het uitbesteden van arbeid en personeel kan nu niet alleen het vastgoed door 'sale-leaseback' constructies van de balans verdwijnen, maar kunnen ook de projectkosten en de volledige inrichting van wanden tot en met plafonds en meubilair in leaseconstructies worden aangeboden.

ken tegen vooraf overeengekomen condities. Er zal meer behoefte ontstaan aan een 'gesloten waardeketen' waarin de exploitatie als uitkomst van de inkoopprocessen voor meerdere jaren integraal voorspelbaar wordt. Project afgerond, en dan...

Wellicht definieerde u in uw huisvestingsproject een andere vorm van catering, besloot u geen eigen keuken in te richten of bent u in de planvorming afgestapt van een traditionele receptiebalie?

Beheer op maat

De geschikte managementvorm voor het toekomstige beheer is een van de belangrijkste afwegingen die tijdens veranderingsprocessen voor het management aan de orde komt. Projecten en beheer kunnen immers met verschillende mate van externe invloed ondersteund worden. In rangorde van mogelijke gebruikersinvloed, kunnen de volgende managementvormen worden onderscheiden:

Exploitatiedenken; een gesloten waardeketen

Nieuwe vormen van management en beheer komen nu beschikbaar en ontwikkelen zich verder. Nu zien opdrachtgevers tijdens een huisvestingsproject veel en wisselende spelers langskomen die diverse soorten kosten genereren. Voor de organisatie worden de projectresultaten pas in de beheer- en exploitatiefase goed voelbaar. Heeft het project aan de doelstellingen voldaan? Partijen leveren, vaak onbewust, niet op het juiste moment alle voor de opdrachtgever relevante kosteninformatie. Zo kan bijvoorbeeld een makelaar vanuit zijn perspectief een te verwachten inrichtingsinvestering aangeven van L 150/m2 terwijl dit voor de opdrachtgever uiteindelijk ruim L 600/m2 blijkt te moeten zijn. De trend zal worden dat meer gezocht gaat worden naar de aanbieders van integrale oplossingen. Partijen die van project tot en met beheer alles regelen en de risico's voor u afdek-

Maar wat als uw project afgerond is, welke opvolging kan dan verwacht worden? Hoe en met wie gaat de primaire organisatie de meerwaarde van de nieuwe facilitaire inrichting en de services bewaken? Veel traditionele facilitaire diensten zijn niet ingericht op innovatieve producten. Aan de traditionele gebouwbeheerder hoeft u ook niet te denken, want deze houdt het bij gebouwtechniek, de huuropbrengsten en de servicekosten en bekommert zich niet om de inrichting en uw personeelsgerichte services. Het is dan ook sterk aan te bevelen om tijdens de projectfase al een professionele service desk in te richten. Met een 'front office - back office' scheiding kunt u nieuwe situaties zowel goed voorbereiden als beheren. U kunt een efficiënte match en afhandeling van interne klantvragen bereiken die direct gerelateerd is aan het externe leveranciersmanagement.

Facility management is maatwerk tot in het kleinste detail

het nieuwe

26

werken

®

1 Zelf doen 2 Uitbesteden per dienst 3 Uitbesteden meerdere diensten; maincontracting 4 Managing Contracting

Als verfijning kan binnen deze managementvormen de organisatie versterkt worden door de toevoeging van: Operationele managementtools, zoals: Service desk intelligentie Kostenbegroting- en kostenbeheermodellen Kwalitatieve managementcapaciteit, waaronder: Project management Advisering Inkoopondersteuning

Een managementvisie van de directie? Ja natuurlijk, ...maar ook op huisvesting en in combinatie met exploitatie?

Wanneer de organisatieveranderingen verstrekkend zijn, en deze daardoor of de competentie of de capaciteit van het zittende management overstijgen, kan gekozen worden voor een vorm van interimmanagement. Kostenreductie

In het hele uitbestedingtraject zijn nadrukkelijk inkoopvoordelen te halen. De organisatiekosten kunnen door nieuwe beheervormen drastisch omlaag en er zijn door volumebundelingen belangrijke inkoopkortingen te bereiken. De totale besparingen kunnen behoorlijk oplopen tot wel 10 à 30% ten opzichte van de situatie in eigen beheer. Managing Contracting; Angelsaksisch model

Grotere ondernemingen, vooral ook in de Angelsaksische landen hebben vaak al een verdergaande vertaalslag gemaakt betreffende het facilitair beheer en hebben de make/buy discussie versimpeld. Zij kiezen voor integraal contractmanagement, of zoals Desenco Group dat noemt: 'Managing Contracting'. De opdrachtgever heeft intern één aanspreekpunt, een contractmanager, en heeft de complete managementorganisatie buiten de deur geplaatst. Hij hoeft niet te investeren in facilitaire ICT, maakt geen opleidingskosten, worstelt niet met de kwaliteit en continuïteit van zijn personeel en zijn staf besteedt geen energie aan secundaire processen. Met een uitstekende set managementinformatie wordt aan de opdrachtgever op basis van SLA's en KPI's gerapporteerd over alle door hem belangrijk geachte aspecten, van klanttevredenheid tot en met de dagelijkse stand van kosten en verplichtingen op specifieke diensten.

Er wordt een meerjarig contract nagestreefd met een meerjaren exploitatiebegroting. Jaarlijks kan op meerdere manieren de inrichting van de beloning van het contract worden bijgesteld, waarbij bijvoorbeeld ook gebruik gemaakt kan worden van balance scorecardcriteria.

Conclusie

Jaarplannen

Dat het traditionele vastgoedbeheer en de grote interne facilitaire organisatie niet meer aansluiten bij de ontwikkelingen in de markt is duidelijk. 'Het Nieuwe Werken' vraagt ook om een andere benadering van het uitbesteden en het managen van de samenhang tussen bedrijfsstrategie, projecten, beheer en exploitatie.

Het spreekt voor zich dat het van groot belang is om de keuze voor externe ondersteuning en organisatie-inrichting vroegtijdig te maken en te baseren op het gewenste maatwerk. Bij het bespreken van de nieuwe directievisie op de exploitatie van haar faciliteiten, moet gewerkt worden aan concrete doelstellingen op het gebied van kwaliteit, capaciteit en kosten.

We staan aan de vooravond van nieuwe efficiënte organisatiemodellen en meerjarige exploitatiecontracten. Opdrachtgevers kunnen aanzienlijke kostenreducties realiseren door de exploitatiekosten als uitgangspunt te kiezen en de brede leveranciersmarkt optimaal voor hen te laten werken in plaats van andersom.

Knelpunten moeten boven tafel komen en daarvoor moet een plan van aanpak worden opgesteld. Een goed opgezet facilitair jaarplan kan het kader vormen voor projecten, organisatieveranderingen, kostenreducties en een veranderende exploitatie. Het jaarplan is tijdens de uitvoering de leidraad voor de besluitvorming.

PPS in de kantooromgeving Argumenten die gelden bij het privatiseren van infrastructurele werken kunnen ook door gaan klinken in de kantooromgeving.

Kostenreductie door hogere efficiency en schaalvoordelen Reductie van investeringsverplichtingen Risicodeling met private bedrijven, inclusief aansprakelijkheidsrisico’s Het verleggen van de focus op budgetten naar de focus op productiviteit en prestaties Meerjarige exploitatie-afspraken

het nieuwe

werken

®

27

•

de schoonheid van

Stairway Trappen hemelen ons in overdrachtelijke zin dagelijks op, in vele situaties, op vele verschillende plekken. En ze voeren ons weer terug naar de vaste grond onder de voeten. Zonder het te beseffen is dit een dagelijks ritueel. Thuis, op het werk, of in gebouwen die we bezoeken. De schoonheid en functionaliteit van trappen valt meestal pas op als je er op gewezen wordt. Trappen zijn een vanzelfsprekend, onlosmakelijk deel van onze dagelijkse werkelijkheid. door Drs. H.M. van Rooy

In moderne gebouwen nemen ze vaak een wat minder prominentere plaats in dan vroeger het geval was, toen de lift nog niet bestond. De lift heeft een groot deel van de trap overgenomen en is weliswaar sneller en efficiënter, toch blijft de trap, al is het maar uit veiligheidsoverwegingen, een niet weg te denken onderdeel van elk (kantoor) gebouw. Functionaliteit en esthetica spelen bij elke toepassing en daarmee voor elk ontwerp een prominente rol. Dat was in de oudheid al het geval

het nieuwe

28

werken

®

to heaven...

en dat is het nu nog steeds. Een grote, royale brede trap bijvoorbeeld is beeldbepalend voor de entree van een gebouw, of voor een omgeving. Hij geeft iets aan over het denken, over de cultuur van de bouwer. Het bestaan van trappen is zo oud als de mensheid. De stairway to heaven, -de bijbelse toren van Babel, waarmee de mens zich een weg naar de hemelpoort trachtte te bouwen, hetgeen een illusie bleek met alle gevolgen van diende eveneens bijbelse Jakobsladder, de grote

bouwwerken van de klassieken, of de majestueuze trappen in de Franse kastelen, zoals die van Leonardo da Vinci in Chateau Chambord. De beroemde Spaanse trappen in Rome, de trappen van de Sacre Coeur in Parijs, trappen in woningen, kantoorgebouwen, zelfs in skyscrapers. Trappen die in de meest uiteenlopende vorm bleven en blijven bestaan, ondanks zijn moderne vervanger, de lift. Trappen die er in allerlei stijlen, vormen, maten en toepassingen zijn gemaakt.

het nieuwe

werken

®

Trappen die geen trap meer zijn, maar een organische weg omhoog, zonder treden, zoals die van het beroemde Solomon Guggenheim Museum in New York. Trappen als kale functionele entiteiten, of als ware esthetica. Maar altijd met hetzelfde doel: de mens de mogelijkheid bieden om op een comfortabele, doelgerichte wijze naar een hoger plan te komen en hem via dezelfde weg weer terug te kunnen laten keren naar de zekere grond onder zijn voeten.

29

•

summary

Musical chairs on the property market Pages 8-10 Author: Ir. F.A.M. Knoop, Desenco In the past year, the demand for office space has been largely determined by reorganisations and centralisation and hardly by expansion. One of the consequences of these setbacks is that removals have left as many or even more office spaces behind than were taken into use. Looking at what is currently on offer, the various trade associations only expect a more balanced commercial office market by mid 2007. Lessors given the brush-off by users! Now that the property market is confronted with an enormous increase in the number of vacant offices and a decrease in relocation, the power is in the hands of the user. In a short period of time, the supply market, governed by lessors, developers and estate agents, changed to a demand market where users hold the strings. Just as in every market where supply exceeds demand, the using party can milk the situation. In the current market circumstances, even if the current contract has not almost expired, it can be worthwhile to enter into negotiations with the lessor to extend the contract. However, various pitfalls may loom when laying matters down in a contract, so that users are still disappointed in the end and are confronted with unanticipated costs in the future. Never sign a standard contract! In this article, we attempt to provide some pointers to strengthen your bargaining position. When negotiating a rental agreement, it is important not to just sign a standard contract. These standard contracts are usually based on the ROZ model (ROZ = Council for Real Estate Matters, latest version from August 2003) and have not been drawn up to be signed immediately, but to be tailored to your specific situation. It is a fact that as a lessee you are by definition at a disadvantage, because the other party –the lessor- does nothing else all day but get the best out of any deal and lay down the agreements as they see fit as much as possible. Since the introduction of the new Rent Act 2003, a lot of things have changed for office space lessees. The General Provisions have already been adapted in favour of the lessees. The most important subjects that have changed refer to: Delivery arrangement In contrast to the leases entered into before August 2003, the lessor must now – after the end of the lease - prove that the building is not in the same state as at the start of the lease period. The new act assumes that the building is delivered in the same state as it was at the start of the lease, unless the lessor can prove the opposite. Defects Defects, if any, are looked at more strictly. Under the new rent law, the lessee is entitled to repair, rent decrease and damages in the case of a defect for which the lessor is responsible. Subletting Subletting is permitted. If, as a lessee, you have superfluous space, you can sublet it! This is consequently no longer prohibited. In the event of notice of termination, the sublessee’s interests are explicitly weighed. But that is where the sublessee’s protection ends. The new rent law determines that if the main lease agreement ends, the sublease agreement automatically ends too. The lessee has more reasons to hold the lease contract up to the light. The most obvious one is the expiry of the current contract. This contract expiry may be finite or may be tacitly renewed. Unilateral termination may apply for either the lessor or the lessee, or both. Take your time! If there is insight into the lease term and the corresponding notice period, the time required for the internal decision-making needs to be taken into account. So take the time, possibly even eighteen months to two years before expiry of the contract, to think about the future accommodation. Does the current accommodation meet the requirements set by the organisation, can it be adapted (by renovation or a different interior) or is moving the only option. It is important for the lessee to consider every possible breaking point as a moment to consider the lease contract, insight into this data is essential and can save a lot of money. Even if the current accom-

modation is satisfactory, it may be useful to enter into negotiation with your current lessor to tighten the lease conditions and to lay them down for a longer period. In these negotiations, an available market option based on market orientation may be used as an alternative to calk the lessor. Allowing the market do its work is particularly an option when the lessor is putting his feet up, because moving does not seem to be an option, and the leasing party is likely to keep its cards close to its chest. Prevent a forced position! The sooner you get around the table, the more time you will have to develop a strategy and the stronger you can make your bargaining position. It is imperative to prevent ending up in a forced position and not being able to choose anymore. A forced position has direct consequences for your bargaining position and the eventual result. During the negotiations, the trick is to achieve the maximum in the ring: lease term, lease price, incentives (such as a contribution to the decorating costs or a lease-free period) and conditions. The main points in the negotiations with the lessor will be different for every party. Although location, available metres and lease price are often decisive in the definitive accommodation consideration, a lot of money can be saved during the lease negotiations and the contractual settlement. Pay enough attention to this in order to be better off during the lease term and to be ´free´ at the end of the lease period. Are you served by double interests? Timing and playing your cards at the right moment are imperative. Considering who can offer support in this procedure is also important. Do you look for certainties with a traditional estate agent who serves the user market on the one hand, but does work for investors, developers and managers on the other. The interest situation is unclear when this estate agent occurs on the shortlist for an accommodation option. The conditions then often state that the lease activities are terminated immediately, but it is questionable whether this actually happens in practice. The choice between an incidental customer such as a user - or a structural one - such as an investor or a developer - is a difficult one. To the outside world, these hats are easy enough to exchange. On average, organisations are confronted with extending or entering into a lease contract once every 7 years. Managing boards cross this path once or twice in their working lives. Estate agents, on the other hand, continuously deal with assignments from property providers. It is advisable to call in a truly independent consultant for such a procedure. A party whose objectivity is not in question due to lease assignments from investors and developers. In addition, these parties are able to make the entire process financially transparent (down to the annual operating costs for each workspace). This consultant does not negotiate with industry colleagues, who will again end up at the same side of the table in a following assignment. You are looking for a consultant who serves only one interest. And that’s your interest! Main points for lease negotiations: • Service costs • Lease price indexing • Right of first refusal • Facade advertising • VAT compensation (‹90% activities liable for VAT)

Aad Ouborg’s unique vision: “Business is entertainment” Pages 12-15 Author: Drs. P. van der Tuin

That is of course a first-rate achievement, but Ouborg (44, married to a children’s dentist, five children) thinks selling is great. ‘I’m from a family of entrepreneurs’ he says. ‘At first, I sold products such as curling irons and hair dryers under the Babyliss label. But I sold that company in 1993 and I established Princess Household Appliances in 1994. We now manufacture 300 different types of products, also for Hema, Black & Decker and Philips, and they’re nearly all produced in China, where I have a joint venture with an organisation employing 1,500 people. We sell in more than 70 countries through a network of distributors. But the product development is entirely done here in Breda. The main share of the head office is housed in a spacious mansion in Breda, where the employees are accommodated from the attic to the cellar. But the organisation also has offices in Hong Kong, Shanghai and now in Diest. A new head office of 2,900 m2 is being built along the A-27 in Breda. This will house a kitchen studio, a juice bar, a film theatre and a sort of museum where the very first Princess products will have their honoured place. “The interior is fairly modern, but not too sterile. It must be a bit exuberant, so it’s a nice place to work”, is hedonist Aad Ouborg’s opinion. The range of business activities has been extended extensively. Ouborg has thrown himself onto the music market and Princess Records releases a series of CDs and DVDs in all styles, from Lee Towers and Latino music to all types of pop. “This was somewhat in line with our household appliances”, he throws in. Not completely in line is another activity, which has also become quite substantial. Ouborg Monumenten Vastgoed buys castles, mansions and other monuments for leasing. In addition, he manages about 150 properties in Breda, so that Ouborg can rightly be called a property tycoon. But that is not all, because Ouborg loves show and entertainment. Anyone would think that this would keep Aad Ouborg busy enough, but they would be quite wrong. On the 27th of September of this year, he will launch his own Dutch musical by the name of ‘Love me just a little bit more’. Show, glamour, glitter, music and good food, Aad Ouborg is in the know. All his products are encircled by a party atmosphere. He always introduces new products with a sparkling get-together for invitees from all levels. His (freelance) Princess ambassadors add lustre with their own contributions. People who have bought a Princess product, usually do not just come home with an appliance. Ouborg lavishes his customers with gifts, and not small ones either. Now, this might be a circus ticket, later it could be tickets for the new musical. The promotion ‘Win a Princess Million’ is also attracting a lot of media attention. “Business is entertainment, selling is entertainment and marketing is entertainment”, that is how Ouborg sums up his special way of doing business. He gets most of his energy from enjoying his work.

Princess chooses Desenco

Imagine you have a company that markets products under the name Princess. What would the head office have to look like? Exactly, like a castle. Aad Ouborg, one of the Nederlands’ most successful entrepreneurs, recently bought a real castle in the Belgian town of Diest, near Louvain. It sounds like a fairytale and it is. The explosive development of his company and his unique marketing methods also sound like a fairytale. “Business is entertainment”, is Aad Ouborg’s motto, who always sells his products in a very festive manner. He is probably most famous for his Princess products. They include numerous household appliances

het nieuwe

30

such as coffee machines, hair dryers, digital alarm clocks, egg boilers, juicers, toasters, deep-fat fryers, electric tooth brushes, mixers and much more in various sizes, types and designs. About 6 million of them are sold every year. Princess is the largest supplier of chrome household equipment and has the largest range of semi-professional chrome kitchen products in the world. Last year, its turnover amounted to more than D 70 million.

Desenco was chosen from four parties, because it is the only company that has expertise for every aspect of the entire project. The assignment started with the assessment of the technical specifications of the property in relation to the rental contract, as this was offered by Heja Vastgoedontwikkeling. After this procedure, Princess also chose Desenco as the project manager for the remaining interior design work. Desenco will be responsible for the eventual interior design, which will be translated in tender documents for interior construction and fixtures and fitting. The whole project is planned to be completed by the beginning of 2005.

werken

®

The right approach for the right problem… Managing the expectation pattern Pages 16-19 Authors: Ir. drs. A.N. Fraaij and ir. B. de Leijster, Desenco Organisations are constantly changing. Fast economic changes force organisations to new flexibility in more ways than one. Reorganisations and changing forms of cooperation happen in quick succession. The complexity of the accommodation and the related facility support are increasing and are also a considerable cost item. If you consider moving a few walls in your office, you can probably suffice with an internal project coordinator who oversees the realisation. If you consider more substantial refurbishing or you are looking for a more suitable building, you will be confronted with bigger risks and you may want to appoint an external project manager. If your organisation is on the brink of a larger change process, in which changing accommodation and facilities are tools, you end up in complex processes with several simultaneous projects and you will seriously have to consider the help of an experienced programme manager. A good programme helicopter view safeguards the right balance and facilitates ‘customised subprojects’. Programme management is applied to an increasing extent in complex environments. How high should the bar be? Once or more than once in their existence, organisations are confronted with an accommodation problem. The current situation is no longer suitable, the quality is no longer sufficient, the premises are too small or too large, the costs are out of sync. There are a number of questions that need to be considered. If the organisation wants to adjust its image, its identity, it must start thinking about “working differently’’. You are considering different forms of working, different flexibility, improving your organisation’s output. But to achieve your objectives it might be sufficient to choose a different office concept. Or merely improving the services delivered may mean a lot to your staff. At any rate, organisations have increasingly high demands of office space. User interest or own interest? Office furnishing must be flexible these days, tailored to the work processes and in line with the organisation’s image and appearance. The standard has not been sufficient for some time. This often leads to clashes between user organisations, the property market and suppliers of means and services. The estate agent is looking for a transaction profit, builders for ‘contract extras’, the furniture supplier for a good margin, the cleaners for a high hourly rate. Parties have their own interests at heart and want to achieve the best possible results at your cost. If, as a commissioning party, you are looking for customisation within the lines of acceptable operating expenses; market parties preferably offer their own standards and ask top prices for tailor-made work’. “Operating guarantee” For you as a commissioning party one thing is important. If you have formulated the right objectives, you want them to be achieved. And for the non-primary indirect costs, which include accommodation and facilities, there is of course a challenge to see if it cannot be done for less money. The key consideration to appoint someone for project and programme management is to have somebody alongside you who can manage the expectation pattern and the decision-making within agreed frameworks. These frameworks are laid down in a project plan or a programme plan. The characteristic of such a plan for facility and accommodation projects is that it was drawn up based on an integral approach. All sections of the procedure (property, interior construction, fixtures and fittings, means and services) have been tailored to all the management aspects (time, money, organisation, quality and information). In the interest of indirect cost monitoring, an integral cost and time planning chart must be used right from the start. Items that are specifically identified and approved of by the management discipline and direct the process. The intended end situation must be able to be compared to the start situation. You can steer at investment levels and operating expenses of the new accommodation and there is always insight into the consequences of the choices that are made in different scenarios.

Ik wil graag op de hoogte gehouden worden van de seminars.

Project Management (kostenraming)

Facility management (efficiënt beheer)

(Her)huisvesting (verbouw of verhuizen en vormgeven)

Kantoorinnovatie (anders werken)

Bel mij voor een vrijblijvende afspraak over het onderwerp:

Desenco Group

Fax

Email

Fax

Email

Telefoon Telefoon

Project Management (kostenraming)

Ik wil graag op de hoogte gehouden worden van de seminars.

Postcode/Plaats Postcode/Plaats

Facility management (efficiënt beheer)

Bezoekadres

Postcode/Plaats (Her)huisvesting (verbouw of verhuizen en vormgeven)

Postadres Kantoorinnovatie (anders werken)

Bel mij voor een vrijblijvende afspraak over het onderwerp:

Functie

Bedrijfsnaam

oude gegevens

Bezoekadres

Mochten wij niet meer beschikken over de juiste gegevens, wilt u dan deze kaart aan beide zijden invullen en aan ons retourneren.

(m/v)

Postcode/Plaats

31

Postadres

Conclusion It is clear that the traditional property management and the large internal facility organisation are no longer in line with market development. ‘New Working Methods’ also demand a different approach of subcontracting and managing the coherence between projects, management and exploitation. We are on the threshold of new efficient organisation models and multi-year operation contracts. Commissioning parties can realise considerable cost reductions by putting operation costs at the centre and by letting the broad supplier market work for them in an optimum manner rather than the other way round.

(m/v)

Annual plans It goes without saying that it is very important to opt for external support and organisational layout at an early stage and to base this on the desired customisation. When discussing the new management vision of the exploitation of its facilities, concrete objectives in the areas of quality, capacity and costs must be formulated. Obstacles must be brought to the fore and a plan of action must be drawn up for them. A well-devised annual facility plan may be the framework for projects, organisational changes, cost reduction and adjusted exploitation. During the implementation, the annual plan is the guideline for decision-making.

Desenco Group

Due to on an excellent set of management information tools, the commissioning party receives reports on all aspects based on SLAs and KPIs, from customer satisfaction to the daily balance of costs and liabilities for specific services. A multi-year contract with a multi-year operating budget is strived for. Every year, the fee structure of the contract can be adjusted, for example by making use of balance scorecard criteria.

Functie

®

Titel

werken

Informatieaanvraag

Managing Contracting; Anglo-Saxon model Large corporations, especially in Anglo-Saxon countries, have often already take further steps in facilities management and have simplified the make/buy discussion. They opt for integral contract management, or as the Desenco Group calls it: ’Managing Contracting’. The commissioning party has one contact internally, a contract manager, and has subcontracted the entire management organisation. The party need not invest in facility ICT, has no training costs, has no problems with staff quality and continuity and the executive team need not invest any energy in secondary processes.

FOTO MONTAGES het nieuwe

Titel

Project rounded off, and then….. You may have defined a different type of catering in your accommodation project, you decided not to have your own kitchen or you planned not to have a traditional reception desk? But what can be expected once your project has been rounded off? How and with whom will the primary organisation monitor the added value of the new facility layout and services? A traditional facility service is not prepared for innovative products. This does not include the traditional building manager, because he is involved in building technology, the rental income and the service costs and does not worry about the furnishings and your personnel oriented services. It is therefore advisable to set up a professional service desk even during the project phase. With a ‘front office – back office’ separation you can both anticipate and manage new situations. You can efficiently match and deal

Cost reduction Purchase savings are definitely achievable in the entire subcontracting procedure. The organisation costs can be drastically decreased by new forms of management and considerable purchase discounts can be achieved by volume bundling. Total savings could be as high as 10 to 30% compared to the situation in which it is kept in house.

Naam + voorletters

Complexity: Programme and project management The increasing complexity of these scenarios and facility and rehousing questions can only be overcome by deploying professional project and/ or programme management. In this model, the manager’s main task is to integrate the interests of the user organisation into the process in the right manner and to harmonise them in all areas. This means clarifying the internal demand and exploring the desired external deployment. Which is something else enti-

Where to start? Upon the instruction of their management, the people responsible for facilities search for reference material for the ‘market conformity’ of what is on offer internally, the quality of the accommodation, the services rendered and the related costs. A clear reference is usually not immediately available, which creates the need for a facility scan. Do we know exactly what our facility costs are? And what is a relevant indicator for our organisation? Is there an industry benchmark? Are the costs per m2 relevant or should we look at the cost per FTE or the cost per workspace?

Parties do not supply, often subconsciously, all the cost information relevant for the commissioning party at the right moment. From his perspective, an estate agent can for instance indicate an expected furnishing investment of ¤ 150/m2, while the commissioning party eventually appears to need more than ¤ 600/m2. In the future, providers of integral solutions will be more sought after. Parties that take care of everything from project to management and that cover the risks based on conditions agreed beforehand. There will be an increasing need for a ‘closed value chain’ in which the operating costs will be integrally predictable for several years as a result of the purchase processes.

If the organisational changes are far-reaching, and consequently exceed the current management’s competence or capacity, a form of interim management may be opted for.

Naam + voorletters

Will you in future opt for: • Own management • Subcontracting single services • Main contracting • Workplace Management

The organisation’s playing field; where is the ‘cut’? The variety of facility product and service providers is on the increase and suppliers develop new services alongside their primary products; they enter into new cooperative ventures and put new financial products on the market. In the event of doubt about quality and cost of the own organisation, the question ‘in-house or subcontract?’ very quickly enters the boardroom. This question leads to the question: where do we ‘cut’ our processes, how can things be done smarter and for less money and how exactly are we going to handle things?

Exploitation approach; a closed value chain New forms of management and administration are now available and developed further. At the moment, during accommodation projects, commissioning parties see a lot of different and changing players come and go, who generate various types of costs. For the organisation, the project results only become really tangible in the management and operating phase. Has the project met its objectives?

Qualitative management capacity, including: • Project management • Advice • Purchase support

Bedrijfsnaam

Service and management scenarios How will you guarantee that your organisation will continue to work within the set frameworks after meeting the first project objectives? Management agreements have to be made both for the traditional services such as cleaning, catering and security and for the management of the property used by you.

Changes in economic circumstances are reflected in the short-term cyclical adjustment of policy keynotes concerning facilities. In a boom, the awareness of working conditions grows, ISO certified processes and products with quality marks are created and increasingly gain ground within the accommodation information systems (‘FMIS’ and ‘GBS’). The physical layout of the work in offices becomes less and less standard. The differences that employees can expect from their employers are also increasing. Attention for the workplace alone is no longer enough. The quality and appearance of the building, the office facilities, the workspace at home and even the quality of the facilities at the office location play a part in the employees’ well-being. Which efforts and costs are indicative? In exploitation, property management and facilities management seek each other out. Through an exploitation approach you create clarity as to what extent you influence the quality, capacity and costs of the accommodation and a benchmark for internal customer satisfaction and your employees’ well-being.

Cost flexibility Financial managers are keen to obtain good financial insight into the ‘indirect costs’ of accommodation and services. In addition, they look for possibilities to limit the fixed costs and, in do doing so, aim at the number of FTEs on the wage sheet and at the property value on the balance sheet. The possibilities to make costs flexible and to subcontract work are increasing. In addition to the subcontracting of work and staff, it is now not only possible to make property disappear from the balance sheet by ‘salelease-back‘ constructions, but even the project costs and the entire furnishing from walls to ceilings. In addition, furniture can be offered in lease constructions.

To refine these management forms, the organisation can be strengthened by adding:

Stuur mij algemene informatie over:

ANIMATIES

For the realisation of the interior changes, too, choices have to be made: • Entering into contracts yourself • Contracting on a cost-plus basis • Contracting for fixed price • Working in a construction team • Integral Contract Management

Pages 24-27 Author: Ir. drs. A.N. Fraaij, Desenco

Operational management tools, such as: • Service desk intelligence • Expense budget and expense management models

In order of possible user influence, the following forms of management can be distinguished: 1. In-house 2. Subcontracting per service 3. Subcontracting several services; main contracting 4. Managing Contracting

oude gegevens

Interior scenarios You are thinking about the workspace concepts. How can departments and individuals collaborate effectively? Which style suits me best, which designer would be best equipped to translate my intentions?

Exploitation approach; Working differently, managing differently

But does detailed knowledge of costs go with having a vision? Should the UWV (body implementing employee insurance schemes) management have a detailed vision of the ‘norm costs’ for the furnishing of its management floor in its new head office beforehand? There are more and more questions regarding the ‘norms’ for realised (not theoretical) construction costs as a result of the parliamentary Building Inquiry even outside the road construction sector. Based on the importance of good public funds management, the government, its implementing authorities and especially the Government Buildings Agency could explore different, longer integral operating agreements. Could integral operating agreements in Public Private Partnerships be the substantiation of a new vision?

Made-to-measure management The suitable future management form is one of the most important considerations dealt with during the change processes. Projects and management can be supported with different levels of external influence.

Mochten wij niet meer beschikken over de juiste gegevens, wilt u dan deze kaart aan beide zijden invullen en aan ons retourneren.

“The right instrument for the right intervention” It goes without saying that it is paramount to opt for a property scenario early on and to base it on the desired extent of customisation. If, after the choice of scenario, the commissioning party determines – for example - its project deployment too late or wrongfully limits it – considering the complexity – to the appointment of an executive ‘project coordinator’, the lack of influence on and management of the entire process almost always leads to (considerable) deviations from the desired end result. This deviation may manifest itself in overrun planning, exceeded budgets, quality loss or, even worse, combinations of them.

Conclusion and Recommendations • Choose the right instrument for the desired intervention • Explore the market and determine the ‘cut’ in your organisation for “make or buy”. • Realise that you only have use for a party that has sufficient knowledge, tools and skills and that gives you guarantees for your operating costs. • Do not fall into the ‘free’ subsolution trap. When it comes to (re)housing, “best is certainly cheapest”. • Good luck !

with internal customer questions, directly linked to external supplier management.

Wijziging gegevens

Property scenario The choice of property scenario mainly depends on the extent of influence the user organisation has and wants to have on the end result. The time span of the desired changes is often important in that respect. In order of possible user influence, the following property scenarios can be distinguished: • new build at own risk • new build not at own risk • renting new build property • renting existing property • optimisation of existing accommodation.

Not a relay, but teamwork The necessity to tackle housing projects integrally also has consequences for the deployment of the different disciplines in the process. Matters to be considered here are accommodation, facility and property consultants, interior designers, construction and installation engineers and supervisors. In the ‘coordination model’ these disciplines often work at different times and they hardly ever collaborate properly. They usually operate based on their own subinterests and do not focus on approach efficiency or the integral quality of the end result. After all, if the baton is dropped, the commissioning party will be charged for it.

A boardroom management vision? Yes of course, …but also on accommodation and in combination with exploitation? Organisations are constantly changing. Fast economic changes force organisations to new flexibility in more ways than one. Managements are asked about direction and vision, with regard to the primary management, but also concerning the supporting facilities and the accommodation. An example: Centralisation? Looking for a (new layout of a) new head office? A decision seems clear based on the primary business activities. But are all consequences transparent financially? When all supplementary accommodation costs are eventually clear, commissioning parties remain disappointed. Decisions are sometimes reversed, which for instance happened to the FNV (Dutch Trade Union Congress) regarding their decision to build a new central head office.

Informatieaanvraag

Scenarios for different questions Property, workplace and facility concept are inextricably linked in the assessment of the success of your organisation support. Traditionally, the physical property offer remains the first and dominant factor for management boards, because the location and the appearance say something about the organisation’s ambition and desired image. One of the first choices to be made is therefore which property scenario is going to be followed.

rely from making a selection from different providers! The project or programme manager oversees the entire process from the very first initiative to the delivery of the office space and its actual occupation. A programme manager monitors the coherence in the event of the simultaneity of several projects, ensures that the organisation’s primary objectives are held onto and that the organisation can carry on in its normal routine during the projects. The programme manager’s programme or project plan is the timetable for the often long ride between start and finish.

Wijziging gegevens

Your risks as a commissioning party? The commissioning party must assess the risks that it wants to bear and manage itself during projects and must choose if and, if so, how it wants to be supported. Questions outside the scope of this kind of small-scale project coordination often have a characteristic in common. The change process and the decision-making must be steered and managed, which requires a clear helmsman. The different scenarios the commissioning party is faced with each demand the right approach. An underestimation of or an incorrect organisational approach to the project can cause a lot of damage during the change process.

Stuur mij algemene informatie over:

ARTIST IMPRESSION