DE TOEKOMST VAN HET VERLEDEN EN HEDEN VAN WAALWIJK

DE TOEKOMST VAN HET VERLEDEN EN HEDEN VAN WAALWIJK

Waalwijk 15 maart 2011

INHOUDSOPGAVE

§1

Inleiding

Blz.

2

§2

Archieftaken

Blz.

3

§3

Ontwikkelingen Archiefvisie

Blz.

4

3.1 3.2 3.3

Archiefvisie Overheid E-depot Toezicht en regelgeving

Blz. Blz. Blz.

4 5 6

§4

Missie en visie

Blz.

6

§5

Het GA Waalwijk en de 3 potentiële overnamepartners

Blz.

8

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Werkgebied Rechtsvorm Doelstellingen Aanbod Klanten Personeel Huisvesting/Studiezaal/Depotruimte Financiën Inspectie

Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz.

8 9 10 12 13 14 16 18 20

§6

Schaalvergroting

Blz. 20

6.1 6.2 6.3 6.4

Waarom schaalvergroting? Voordelen Nadelen Samenwerken of samengaan?

Blz. Blz. Blz. Blz.

§7

Conclusies en Aanbevelingen

Blz. 24

7.1 7.2

Samenvatting conclusies Aanbevelingen

Blz. 24 Blz. 27

BIJLAGEN

Blz. 29

A B C

Overzicht Archiefdiensten in Noord-Brabant Huidige werkzaamheden Gemeentearchief Waalwijk Stand van zaken digitalisering/digitale toegankelijkheid Gemeentearchief Waalwijk

20 22 22 23

§1

Inleiding

In het coalitieprogramma 2010-2014 “Veerkracht en Inventiviteit”, door de raad in zijn vergadering van 27 april jl. voor kennisgeving aangenomen, is als actiepunt opgenomen (blz. 22) dat het archief elders in de regio moet worden ondergebracht en dus, behoudens een bescheiden studiezaal en een basale raadpleegfunctie, geen onderdeel meer uitmaakt van het Cultuur Historisch Ankerpunt (CHAP). Volledigheidshalve wordt hierbij aangetekend dat in juni jl. door het college op financiële gronden is besloten af te zien van het onderbrengen van het CHAP in de aanbouw bij het Kropholler Raadhuis. Ter uitwerking van dit actiepunt is een door het DT geaccordeerde projectopdracht opgesteld om te onderzoeken wat het vorenstaande betekent voor: • de financiën • de klant • het personeel van het archief Niet onderzocht werd: • de gevolgen voor het cultuur concept van het CHAP • de invloed op de huidige functies van het archief Het resultaat moest zijn: • een duidelijk antwoord op de vraag waar en hoe het archief het beste tegen welke kosten regionaal kan worden ondergebracht • helderheid over de consequenties voor het gemeentearchief als dat elders (extern) in de regio wordt ondergebracht Archieven in Noord-Brabant In Noord-Brabant zijn de volgende (overheids)archiefdiensten1: • Brabants Historisch Informatie Centrum • Gemeentearchieven (7) • Streekarchieven (4) Om de volgende, praktische, redenen is gekozen voor gesprekken met de archiefdiensten SALHA, RA Tilburg en BHIC: • affiniteit met Waalwijk • variëteit in aanbod • fysieke afstand niet onoverbrugbaar Met deze 3 archiefdiensten en met het gemeentearchief van Waalwijk zijn gesprekken gehouden. Uitgangspunt daarbij waren de “vigerende” beleidsopvattingen” van die archiefdiensten zoals die in de voetnoten zijn vermeld: 1) Streekarchief Land van Heusden en Altena (SALHA)2: • Hildo van Engen, streekarchivaris 2) Regionaal Archief Tilburg (RA Tilburg)3: • Yvonne Welings, gemeentearchivaris • Jan Verhoef, hoofd afdeling personele en juridische zaken van de gemeente Tilburg 3) Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)4: • René Bastiaanse, directeur

1

Voor een gedetailleerd overzicht wordt verwezen naar bijlage A: Archiefdiensten in Noord-Brabant “ Wettelijke taak en publieke zaak, Beleidsplan 2010-2013” SALHA 3 Notitie: ” Onderzoek samenwerking Gemeentearchief Waalwijk” 29 juni 2010 en “Strategieplan 2009-2012” 4 “Beleidsplan 2009-2012”en “ Concept-Jaarrekening 2009” BHIC 2

4) Gemeentearchief Waalwijk (GA Waalwijk)5: • Mariska Heijmans, gemeentearchivaris In de context van dit (vergelijkende) onderzoek is volstaan met een benadering op hoofdlijnen. Voor meer info wordt verwezen naar de websites6 van deze diensten. De 3 externe archiefdiensten zullen in deze notitie verder worden aangeduid met de verzamelnaam “de 3 potentiële overnamepartners”. Om de discussie rond het al dan niet regionaal onderbrengen van het archief beter te kunnen plaatsen wordt een beeld geschetst van de Archiefwet (§ 2) en stilgestaan bij de meest relevante en actuele archiefontwikkelingen in ons land (§ 3). Vervolgens een korte weergave van de missie en visie van het Gemeentearchief Waalwijk (§4). In § 5 volgt op basis van een 9-tal thema’s een vergelijking tussen de 4 archiefdiensten. § 6 gaat over het waarom van schaalvergroting en de voor- en nadelen daarvan. In § 7 worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan.

§2

Archieftaken

Inleiding Het bestaansrecht van een stads- of gemeentearchief wordt op de eerste plaats ontleend aan de in de archiefwet vastgestelde verplichting om het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van het archief van de gemeente. Zo’n archief loopt van het oudst bewaarde stuk uit de middeleeuwen tot de vandaag bij de gemeente binnengekomen e-mails. Volgens de Archiefwet 1995 zijn overheidsinstellingen verplicht om permanent te bewaren archiefstukken ouder dan twintig jaar over te brengen naar een daartoe aangewezen archiefbewaarplaats. Bovendien bepaalt de wet dat deze documenten na twintig jaar openbaar zijn en kosteloos geraadpleegd kunnen worden. Een (gemeente)archief heeft naast de taak van formele uitvoerder van de archiefwet een publieke taak, als historisch informatiecentrum voor de gemeente en daarbuiten. In deze notitie wordt vergeleken hoe het gemeentearchief Waalwijk en de regionale archieven uitvoering geven aan hun wettelijke en maatschappelijke taken. Die uitvoering staat in alle gevallen op een stevig voetstuk, bestaande uit de Archiefwet en de borging van de belangrijke functies van archieven als bestuursinstrument, archieven als bewijsstukken en archieven als voorwaarde voor de openbaarheid van het overheidshandelen. Voormelde archieffuncties stellen de overheid in staat: • te laten zien dat zij haar taken naar behoren en volgens afspraak heeft uitgevoerd • de recht- en bewijszoekende burger of instelling te helpen • historisch en cultuurhistorisch onderzoek mogelijk te maken Archiefwet Overheidsorganisaties moeten voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen ten aanzien van hun archiefvorming en -beheer. Ook digitale informatie valt onder de werking van deze regels. De Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet 1995 schrijven voor hoe de overheid moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt en ontvangen. Een aantal onderdelen van de Archiefwet is nader uitgewerkt in het Archiefbesluit. Het Archiefbesluit is de voornaamste

5

“Beleidsplan Gemeentearchief Waalwijk 2010-2013, “Informatiebeleidsplan en Digitaliseringsplan Waalwijk”, mei 2010 en “Jaarverslag 2008/2009 Gemeentearchief’, april 2010 6 www.waalwijk.nl/gemeentearchief; www.salha.nl; www.regionaalarchief.nl; www.bhic.nl .

uitvoeringsregeling van de Archiefwet. Verschillende artikelen uit het Archiefbesluit zijn weer verder uitgewerkt in ministeriële regelingen. Voor wie geldt de Archiefwet? De Archiefwet 1995 is van toepassing op overheidsorganen. Deze wet verstaat onder een overheidsorgaan: • een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld • een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed In grote lijnen sluit de werkingssfeer van Archiefwet 1995 aan bij die van de Algemene Wet Bestuursrecht. De Archiefwet 1995 geldt bovendien voor een aantal overheidsorganen die van de Algemene Wet Bestuursrecht zijn uitgezonderd. Denk bijvoorbeeld aan de Staten-Generaal en de rechterlijke macht. Hoofdlijnen van de Archiefwet De Archiefwet 1995 is een wet met een drietal hoofdlijnen: • archiefvorming en -beheer door overheidsorganisaties • vernietiging, overbrenging en vervreemding • openbaarheid van archieven Nieuwe Archiefregeling Op 1 april 2010 is de nieuwe Archiefregeling 2009 van kracht geworden. Deze nieuwe regeling was al afgekondigd in de Staatscourant van 31 december 2009 en vervangt de drie aparte regelingen uit 2001. Deze waren uitwerkingen van de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit: • de inrichting en bouw van archiefruimten • de geordende en toegankelijke staat van archiefmateriaal • de duurzaamheid van archiefmateriaal Een belangrijke aanleiding voor deze herziening is de voortgaande digitalisering van het archief en de archivering. De ontwikkelingen daarin zijn sinds het vaststellen van de vorige regelingen zeer snel gegaan. Daardoor bestaat grote behoefte aan up-to-date richtlijnen voor goed en duurzaam digitaal archiefbeheer.

§3

Ontwikkelingen Archiefvisie

Ontwikkelingen op het terrein van overheidsarchivering dienen niet alleen op microniveau (lokaal/regionaal) maar ook op macroniveau (landelijk) in beeld te worden gebracht. De staatssecretaris van OCW werkt momenteel samen met het archiefveld aan een nieuwe archiefvisie7. De archiefregelgeving 1995 hield twee beloftes in: het erfgoed én actieve openbaarheid. Ruim 15 jaar wordt nu gewerkt onder een wettelijk regime dat enerzijds de overbrengingstermijn voor archieven sterk verkortte en anderzijds het belang van de archieven voor het culturele erfgoed verankerde. Beide bewegingen hebben een enorme impact gehad op het dagelijkse leven van archiefvormers, archiefinstellingen en archiefgebruikers waarbij de erfgoedbenadering in de archiefsector een veel groter succes is geworden, dan de verkorting van de overbrengingstermijn. De komende jaren moeten worden benut om de integrale, digitale archief- en informatieketen tot stand te brengen. Dat houdt een stevige inzet in op de rol van het archief als informatiebemiddelaar. 3.1 Archiefvisie Overheid Drie kernproblemen in de wereld van de digitale informatiehuishouding vragen landelijk om een gepast antwoord: digitale overheidsinformatie is voor burgers beperkt vindbaar en openbaar, selectiemethodes zijn inefficiënt en eenzijdig op de overheid georiënteerd 7

Zie brief aan de Tweede Kamer d.d. 22 december 2010

en in duurzame, digitale opslag en archivering van informatie (o.a. e-depot) is onvoldoende voorzien. Beleid richt zich op een meer efficiënte en betrouwbare overheid, een heldere taakverdeling in het bestel en een betere positie van burgers. OCW werkt de visie uit in vier deelgebieden • archivering bij de overheid en openbaarheid • waardering, selectie en collectievorming • duurzaamheid en toegankelijkheid • het archiefbestel van morgen Speerpunten daarbij zijn: • maximale openbaarheid • één digitale ingang voor iedereen • van overheid naar samenleving Nieuwe wet- en regelgeving Maatschappelijke veranderingen leiden tot nieuwe wet- en regelgeving. Vaak moet er een relatie gelegd worden met de documentaire informatievoorziening en archiefvorming. Hieronder enkele recente voorbeelden van wetten die het archief “raken”: • Wet Dwangsom en Beroep Deze wet betreft het niet tijdig nemen van een beslissing en is een aanvulling op de Algemene Wet Bestuursrecht . De wet geeft de burger een effectief middel om te trage besluitvorming van bestuursorganen tegen te gaan. Een overheid die niet tijdig beslist, overschrijdt de beslistermijn. De burger kan bezwaar maken en de overheid krijgt een boete opgelegd. Aan het begin van vele processen ligt een poststuk ten grondslag. • WABO Na inwerkingtreding van de Wet “Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) kunnen aanvragen voor o.a. bouw, reclame, inrit, kap en sloop met behulp van het Landelijke Voorziening Omgevingsloket worden afgehandeld. • BAG Met de inwerkingtreding van wet- en regelgeving rond de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) zijn alle gemeenten verplicht een complete adressen- en gebouwenregistratie te hebben en te leveren aan de Landelijke Voorziening. De BAG bevat ondermeer geregistreerde gegevens over panden, stand- en ligplaatsen én alle woonplaatsen, straatnamen en nummeraanduidingen. Het toezicht op het beheer van deze gegevens valt onder de archieftaken. 3.2 E-depot De Raad voor Cultuur, de Algemene Rekenkamer en de Erfgoedinspectie waarschuwen er al langer voor: Nederland stevent af op een informatie-infarct als niet snel beslissende stappen worden gezet om de groeiende berg digitale overheidsinformatie vakkundig te bewaren en toegankelijk te houden. De archiefsector ziet een gemeenschappelijke e-depotvoorziening als oplossing. Het e-depot is een digitale archiefomgeving waarin permanente toegang tot digitale informatiebronnen wordt nagestreefd. Omdat software en hardware verouderen en de informatiedragers een beperkte levensduur hebben zouden zonder een dergelijke omgeving digitale bronnen snel onleesbaar worden. De e-depotvoorzieningen zijn er in eerste instantie voor de opslag van documenten die blijvend bewaard dienen te worden. Permanent te bewaren stukken kunnen vervroegd worden overgebracht naar gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen. Achterstanden zoals die zijn ontstaan in de “papieren” archivering moeten vanaf het begin worden voorkomen. Dit stemt overeen met de wens van het kabinet dat, als het gevolg van digitalisering, relevante informatie sneller en actief openbaar moet worden gemaakt. Dit versterkt het democratisch bestel. Het streven richt zich op een transparante overheid

die actieve openbaarheid nastreeft. Gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen kunnen ook worden gebruikt om gegevens op te slaan die op termijn worden vernietigd. Veel overheden kampen momenteel met grote archiefachterstanden. Door het beheer van digitale archieven van meet af aan goed te organiseren kunnen dergelijke problemen in de toekomst worden voorkomen. Voor het beheer van de grote massa aan digitale informatie bij de overheid is een nationale e-depot infrastructuur nodig als de ‘harde schijf’ voor duurzaam beheer. Een aantal initiatiefnemers werkt samen aan een voorstel voor gemeenschappelijke edepotvoorzieningen en bijbehorende diensten, met als doel een landelijk dekkend netwerk van 5 tot 10 e-depotvoorzieningen. Het zoveel mogelijk samen bouwen, beheren en exploiteren van een gemeenschappelijke voorziening leidt tot een aanzienlijke kostenreductie. Alle archiefinstellingen en de Nederlandse overheid, van departementen tot gemeenten en waterschappen, kunnen zich daarbij aansluiten. Hierdoor komt een edepot binnen bereik van de vele kleine(re) archiefinstellingen die niet op eigen kracht een e-depot kunnen ontwikkelen. Door samen te werken kan kwaliteit beter worden gewaarborgd en worden tijd en kosten bespaard. Uiteraard kunnen de verantwoordelijkheden met betrekking tot beheer en toegankelijkheid gewaarborgd zijn en de regionale en lokale binding behouden blijven. De VNG pleit voor samenwerking op het gebied van elektronische opslag van digitale archiefbescheiden. Het gemeenschappelijke e-depot speelt voor het ministerie van OCW een centrale rol in zowel de maximale toegang van burgers tot overheidsinformatie als in de voorgestane standaardisering en vereenvoudiging van de informatiehuishouding. 3.3 Toezicht en regelgeving In 2007 heeft de commissie Oosting een rapport uitgebracht met de titel 'Van specifiek naar generiek'. Dit betreft ondermeer het verminderen van interbestuurlijk toezicht (van overheid op overheid). Hoofdlijn in het advies is dat er één interbestuurlijke bestuurslaag is. Zoveel mogelijk moet worden overgelaten aan de horizontale verantwoording van college aan raad of staten. Interventie moet plaatsvinden met behulp van de generieke instrumenten (schorsing, vernietiging, taakverwaarlozing). Dit advies is door het Kabinet overgenomen. In de praktijk komt het erop neer dat de provincies in hun toezichthoudende rol bij de gemeenten, daar waar het kan, meer op afstand komen te staan. Na aanname van de voorgestelde wetswijziging8 krijgen de gemeenten te maken met een systeem van horizontale verantwoording, kwaliteitsborging, compliance en controle van de interne bedrijfsvoering, waarbij de gemeentelijk archiefinspecteur vanuit zijn eigen rol, expertise en verantwoordelijkheid een bijdrage kan leveren aan onder meer het signaleren van risico’s daarbij. De VNG is een pleitbezorger voor het creëren van meer ruimte voor gemeenten om gezamenlijk gebruik te maken van de expertise van een (inter)gemeentelijke archiefinspecteur. Dan zou dan tot een inhoudelijke en financiële verlichting bij de gemeente moeten leiden en de continuïteit en kwaliteit moeten versterken. Op 19 mei 2009 is door Rijk, IPO en VNG het uitvoeringsplan “Herziening Interbestuurlijk Toezicht” vastgesteld. Het Wetsvoorstel “Revitalisering Generiek Toezicht” is op 20 mei 2010 bij de Tweede Kamer ingediend. De inwerkingtreding is voorzien per 1 juli 2011. Voor de overdracht van de VROM-taken van de VROM-Inspectie naar de provincies geldt in afwijking hiervan als uiterste datum van inwerkingtreding 1 januari 2012.

§4

8

Missie en Visie

Kamerstuk 32.389 nr.2

In het Visiedocument “Wij maken het verschil” is de missie van de gemeente Waalwijk als volgt verwoord: “De gemeente Waalwijk is een vraaggerichte, toegankelijke, resultaatgerichte en doelmatig functionerende organisatie met een uitstekende externe oriëntatie (burgergerichtheid). Het bestuur stelt daar duidelijke prioriteiten over met de directie die deze afspraken nakomt en de organisatie eenduidig aanstuurt.” Met deze gemeentelijke missie als uitgangspunt en kijkend naar de wettelijke en maatschappelijke taken, hanteert het gemeentearchief Waalwijk de volgende missie en visie als leidraad voor haar ontwikkeling: Missie “Als historische schatkamer van de gemeente Waalwijk wil het gemeentearchief op een innovatieve manier een voortdurend appel doen op de nieuwsgierigheid en betrokkenheid van burgers door in te spelen op maatschappelijke debatten en het verleden tastbaar te maken door actuele thema’s te verbinden met hun historische wortels .Het archief werkt hierbij zoveel mogelijk samen”. In de missie wordt niet gesproken over de wettelijke taken van het archief, omdat deze taken vanzelfsprekend zijn en het archief de andere taken/doelstellingen wil benadrukken. Visie “Het Gemeentearchief Waalwijk is een extern georiënteerde instelling met een breed netwerk binnen de Waalwijkse samenleving. Innovatie, samenwerking en actieve participatie zijn sleutelwoorden bij het realiseren van: • versterking van de eigen en gemeentelijke culturele infrastructuur • bevordering van cultuurparticipatie en sociale cohesie • uitvoering van de wettelijke taken met betrekking tot beheer, behoud en het beschikbaar stellen van de archieven van de gemeente Waalwijk Het gemeentearchief is hierdoor vanzelfsprekende het aanspreekpunt voor de burger en de gemeentelijke organisatie waar het de geschiedenis van de gemeente betreft”. Het digitaal bedienen van burgers loopt als een rode draad door het visiedocument van de gemeente, te meer daar de Nederlandse overheid gemeenten heeft voorgehouden, hun diensten meer aan te bieden via internet. Het eerder vermelde “Informatiebeleidsplan en Digitaliseringsplan” is mede vanuit deze gedachte vormgegeven. Om de missie en visie goed gestalte te kunnen geven zijn de waarden ‘vraaggericht’ en ‘toegankelijk’ onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zonder een goed aanbod geen blijvende vraag, en zonder vraag een aanbod waar geen maatschappelijke belangstelling voor is. Dit betekent niet dat de publieksvraag altijd van doorslaggevend belang mag zijn bij keuzes ten aanzien van de collectionering, acquisitie en conservering. Archieven en verzamelingen die een wezenlijke kennisbron vormen voor de geschiedenis van de gemeente Waalwijk en haar bewoners dienen te worden bewaard, ongeacht de huidige publieke belangstelling. Sterkte-zwakteanalyse Uit een sterkte-zwakteanalyse blijkt dat het archief voor een grote uitdaging staat. Er zijn voldoende kansen om de uitdaging zoals verwoord in de missie en visie te realiseren. Het is dan wel van belang om meer draagvlak te genereren op zowel bestuurlijk als maatschappelijk vlak. Om intern succesvol te kunnen zijn moet het archief zich meer naar buiten richten. De analyse is gemaakt vóór het tot stand komen van het coalitieprogramma 2010-2014 “Veerkracht en Inventiviteit”.

Enkele kanttekeningen bij deze analyse zijn vanwege de actualiteit op zijn plaats: • realisatie van het CHAP is in juni jl. van de politieke agenda verdwenen • ICT-ontwikkelingen vanuit de buitenwereld zijn niet uitsluitend bedreigingen, maar kunnen ook gezien worden als verbeteringen (bijvoorbeeld edepotvoorzieningen). Duurzame toegankelijkheid van digitale gegevens is bij uitstek een doel dat door samenwerking wordt bereikt.

§5

Het GA Waalwijk en de 3 potentiële overnamepartners

De beleidsstukken van de archiefdiensten zijn bestudeerd, waarna gesprekken hebben plaatsgevonden met de leidinggevenden (gemeentearchivaris/directeur) van deze diensten. De resultaten van deze gesprekken zijn met de betrokken portefeuillehouder, de directie en de gemeentearchivaris besproken. In deze paragraaf worden de bevindingen per item geclusterd en beoordeeld. 5.1

Werkgebied

GA Waalwijk Is werkzaam in en werkt voor de gemeente Waalwijk. Voert de taken uit zoals die omschreven zijn in de Archiefwet 1995. Het GA Waalwijk beheert in de eerste plaats de archieven van het lokale bestuur, van de Middeleeuwen tot heden. Dit betreft archieven van rechtsvoorgangers van de huidige gemeente Waalwijk en bevat archieven met betrekking tot de kernen Baardwijk, Besoijen, ’s Grevelduin-Capelle, Sprang, SprangCapelle, Vrijhoeve-Capelle, Waalwijk en (Groot en Klein) Waspik.

Daarnaast verwerft het gemeentearchief voor de historie van de gemeente waardevolle particuliere archieven. Het gemeentearchief bewaart archieven van kerken, bedrijven, verenigingen, politieke partijen, notarissen, waterschappen, onderwijsinstellingen, muziekgezelschappen, gilden, families en personen. Naast archieven beheert het Waalwijkse gemeentearchief ook diverse collecties. Dit betreft onder meer foto’s, audiovisueel materiaal, kranten, boeken en documentatie. SALHA Beheert het archivarisch erfgoed van de regio Land van Heusden en Altena (100.000 inwoners) en omvat vier gemeenten (Aalburg, Heusden, Werkendam en Woudrichem) en een Waterschap (Rivierenland). RA Tilburg Het RA Tilburg werkt voor de gemeenten Oisterwijk, Loon op Zand, Hilvarenbeek, Goirle, Dongen, Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Drimmelen, Geertruidenberg, Gilze en Rijen, Oosterhout, Tilburg en Waterschap De Dongestroom. Het RA Tilburg wil de informatie die het op zorgvuldige wijze beheert beter toegankelijk maken, beschikbaar stellen en met derden verrijken. Daarom wordt proactief naar participatie en samenwerking gezocht met gemeenten, instellingen en gebruikers. Dit zal in toenemende mate in een digitale vorm gestalte krijgen. Door het opbouwen en in het stand houden van een netwerk wordt gestreefd naar een voldoende maatschappelijk draagvlak. BHIC Heeft als werkgebied het noordoostelijke deel van de provincie Noord-Brabant en omvat 18 gemeenten (Haaren, Vught, Oss, Sint Michielsgestel, Maasdonk, Oss, Bernheeze, Schijndel, Sint Oedenrode, Veghel, Boxtel, Uden, Landerd, Grave, Mill en Sint Hubert, Sint Anthonis, Cuijk en Boxmeer) en 2 waterschappen (Aa en Maas, De Dommel). Daarnaast is het Rijk partij vanwege het Rijksarchief. In de periode 2009-2012 wordt uitgegaan van het budget - met uitzonderingen van indexeringen - dat ten tijde van de fusie (2005) is vastgesteld: op 4,6 miljoen euro. Conclusies Elk van de drie potentiële overnamepartners heeft een eigen identiteit. SALHA is een Streekarchief voor de gemeenten in het Land van Heusden en Altena en het Waterschap Rivierenland. De Langstraatkernen zijn met dit gebied nauw verwant. Het werkgebied van het RA Tilburg strekt zich uit over Midden en West Brabant. In de jaren 70 van de vorige eeuw (bouw van de nieuwbouwwijk Zanddonk) en nog later met de samenwerking via het Regionaal Overleg Midden Brabant (ROM) werd de scoop gericht op dit gebied. Het BHIC richt zich met name op het oostelijk deel van NoordBrabant. De kern Waalwijk was in vroegere tijden in hoofdzaak georiënteerd op Den Bosch. De gemeente Waalwijk had en heeft met alle 3 de werkgebieden van de betreffende archiefdiensten raakvlakken. Er zijn historische, emotionele en bestuurlijke banden die een voorkeur zouden kunnen bepalen. Op grond van bestuurlijke afspraken met het college van de gemeente Heusden dient eerst met SALHA te worden gesproken. 5.2

Rechtsvorm

Landelijk kunnen er drie ontwikkelingen worden gesignaleerd: 1) verzelfstandiging van archiefdiensten in een vorm van gemeenschappelijke regelingen met gemeenten, waterschappen, provincies en stichtingen met werkterrein op het gebied van beheer van cultureel erfgoed 2) privaatrechterlijke samenwerkingsvormen waarin de archiefdienst één van de deelnemers is. Zoals in Apeldoorn met CODA en in Tilburg met Mommerskwartier

3) publiekrechterlijke samenwerkingsvormen waarbij privaatrechterlijke instellingen deelnemer zijn GA Waalwijk Dit archief valt onder de gemeentelijke afdeling POI (Personeel, Organisatie en Informatie) en is één van de vier clusters: • • • •

P&O (Personeel en Organisatie) Gemeentearchief DIV (Documentaire Informatievoorziening) I&A (Informatisering en Automatisering)

Er zijn thans plannen9 om het gemeentearchief onder te brengen bij een nieuw te vormen afdeling Bestuur- en Bedrijfsondersteuning. SALHA, RA Tilburg en BHIC Het GA Waalwijk is onderdeel van de gemeentelijke organisatie. SALHA en BHIC kennen een gemeenschappelijke regeling. Het RA Tilburg maakt deel uit van de Stichting Mommerskwartier10. Het afsluiten van een bilaterale overeenkomst behoort tot de mogelijkheden of wordt wenselijk geacht (Tilburg). De wederzijdse verplichtingen tussen gemeenten en tussen gemeente en stichting worden vastgelegd in een uitbestedings- of dienstverleningsovereenkomst. Conclusies De 3 andere archiefdiensten hebben een gemeenschappelijke regeling of stichting als rechtsvorm. Toetreding van het GA Waalwijk stuit nergens op bezwaren. Integendeel, alle drie de diensten maken de indruk geïnteresseerd te zijn in overname en zijn bereid tot het aangaan van een bilaterale dienstverleningsovereenkomst. Een dergelijke overeenkomst biedt de meeste kans op directe invloed en sturing. Echter wanneer het dienstverleningscontract het uitbesteden van het uitvoeren van de beheersbehandelingen inhoudt, niet alleen van archiefbescheiden, maar ook van andere collectieonderdelen, kan het Europees aanbestedingsrecht van toepassing zijn als de waarde van dienstverlening een bedrag van € 193.000 (peildatum 1-1-2010) te boven gaat. Het aangaan van “alleen maar” een samenwerking(sverband) is, gelet op de onderzoeksopdracht niet aan de orde geweest. Deze optie kan indien gewenst altijd nog worden bestudeerd. 5.3

Doelstellingen

GA Waalwijk Doelstellingen (2010-2013): • wijkgerichte initiatieven. Het archief wil drie wijkgerichte initiatieven ontplooien samen met wijkcoördinatoren en bewoners. De archieven en collecties van het gemeentearchief vormen hierbij de basis • een jaarlijks evenement ter promotie van het gemeentearchief • via internet toegankelijk maken van de belangrijkste genealogische bronnen • ontwikkelen van een educatief project voor de onderbouw van het voortgezet onderwijs over de Tweede Wereldoorlog • canon van Waalwijk11 • interviewproject Tweede Wereldoorlog12

9

“Naar een efficiëntere organisatie”, DT-project om bezuinigingsopdracht op personeelskosten te realiseren De stichting bestaat uit de instellingen Audax Textielmuseum Tilburg, Regionaal Archief Tilburg en Stadsmuseum Tilburg. 11 Een historische canon in dertig verhalen verschenen in boekvorm:“Venster op Waalwijk”, november2010 10

Doelstellingen gerelateerd aan de wettelijke taken van het archief worden niet benoemd omdat dit een vanzelfsprekendheid is. SALHA Het doel zoals verwoord in de gemeenschappelijke regeling is drieledig • de zorg voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden • toezicht op het beheer van niet-overgebrachte bescheiden, alsmede (op) de werkzaamheden verbonden aan de voorbereiding van de overbrenging van die bescheiden • het vanuit een centrale archiefbewaarplaats bevorderen van lokaal en streekhistorisch onderzoek De kerndoelen voor 2010-2013 zijn: • digitale ontsluiting van archieven en collecties • duurzame informatievoorziening • cultureel ondernemerschap • toegang voor een breed en divers publiek RA Tilburg Verwacht eind 2012 de volgende resultaten te hebben behaald: • een (digitale) community van geïnteresseerden én medewerkers, professionals en amateurs, belangstellenden en belanghebbenden (2009-2012) • een nieuwe, innovatieve website (2010) • een werkende strategie voor (cultureel) erfgoededucatie (2009-2010); • een werkende communicatie/marketing strategie (2010-2011) • een strategische alliantie met de gemeente Tilburg rondom digitale archiefvorming en e-depot BHIC In de doelstellingen 2010-2012 staat de klant centraal. 1) het directe persoonlijke contact, vis-a-vis en interactief (fysieke klant) 2) het directe digitale contact, virtueel en interactief (visuele klant) 3) het indirecte contact via intermediairs dus overwegend eenzijdig (klant via intermediairs) 4) een bijzondere groep klanten zijn de deelnemers aan het BHIC Mits passend binnen de doelstellingen wordt door het BHIC tegen betaling “alles geleverd”. Conclusies Naast de al dan niet expliciet benoemde wettelijke taken gaat bij de geformuleerde doelstellingen veel aandacht uit naar publiekstaken, waarvoor maatschappelijk veel belangstelling is. De accenten worden echter met enige variatie gelegd. GA Waalwijk is daar nadrukkelijker mee bezig dan SALHA. RA Tilburg noemt naast de aandacht voor de klantgroep met name ook activiteiten op strategisch niveau. Het BHIC en SALHA hebben het centraal stellen van de klant heel expliciet tot doelstelling gemaakt. Het spanningsveld bij alle diensten is gelegen in de balans tussen activiteiten die voorvloeien uit wettelijke en uit niet-wettelijke taken. Voor de wettelijke taken is geld beschikbaar maar dat is niet of nauwelijks toereikend. Dit perspectief wordt de komende jaar nog slechter door toenemende eisen van de overheid op het terrein van informatie en digitalisering en door de bezuinigingsplannen van het kabinet in deze sector. De

12

Op 30 oktober 2010 werd de documentaire “Ooggetuigen 1940-1945” door RTV Midden-Brabant uitgezonden

aandacht voor publiekstaken is groeiende maar is door gebrek aan geld en menskracht niet altijd te realiseren. 5.4

Aanbod

Het RA Tilburg heeft als enige vrij nauwkeurig aangegeven wat voor de te betalen bijdrage wel en niet aan tegenprestaties wordt geleverd. De af te sluiten overeenkomst betreft in principe een basispakket met de volgende producten en diensten: • beheer van de archieven en collecties door de gemeentearchivaris (AW art. 12) • toegankelijk maken van archieven en collecties • beschikbaar stellen digitale toegangen, nadere toegangen, genealogie, beeldbank allen te raadplegen via de website • preservering van de archieven en collecties • opname in de archiefbewaarplaats • beschikbaarstelling op grond van de kwaliteitsmonitor, hetzij fysiek hetzij via de website • interne dienstverlening aan ambtenaren13 • tariefstelling aan externen (exclusief gemeente Waalwijk) op grond van de legesverordening van de gemeente Tilburg • acquisitie van nieuwe particuliere archieven collecties, documentatie en boeken • coördinatie van restauratie- en digitaliseringtrajecten (niet de kosten van restauratie en digitalisering zelf) • inspectie op het beheer van de nog niet overgebrachte overheidsarchieven (AW 32) • jaarverslag herkenbaar op de werkzaamheden die voor de gemeente Waalwijk zijn verricht • communicatie via een mailinglist aan gebruikers van internet. De Lancier, Nieuwsbrief van het Regionaal Archief Tilburg, persberichten Niet in • • • • • • •

het basispakket zijn opgenomen c.q. waarover nog gesproken dient te worden: digitalisering educatie restauratie basisvoorziening in de gemeente Waalwijk zelf schrijven van speeches en het verrichten van onderzoek tentoonstellingen levering van producten (zoals dossiers/foto’s) aan de interne klanten/ gemeentelijke organisatie

Een weloverwogen keuze kan worden gemaakt door een vergelijking van de huidige werkzaamheden van het GA Waalwijk op het terrein van producten en diensten/ dienstverlening met dat van de aanbieders. Voor een overzicht van de huidige taken van het GA Waalwijk wordt verwezen naar bijlage B. Conclusies Bij het RA Tilburg is helder wat afname van het basispakket inhoudt. Daarmee is ook duidelijk dat afname van niet tot het basispakket behorende producten en diensten tot extra kosten leidt. Al de niet in het basispakket van RA Tilburg opgenomen activiteiten worden momenteel verricht door het GA Waalwijk. De gemeente Waalwijk zal aan moeten geven of zij nog prijs stelt op uitvoering van deze taken en daarvoor wil bijbetalen. Maatwerk is mogelijk maar wordt aan de gemeente Waalwijk extra in rekening gebracht.

13

De exacte afbakening van deze dienstverlening dient vooraf te worden vastgelegd

Het SALHA en het BHIC hebben diensten en producten wel vermeld maar niet zo helder gepresenteerd zoals het RA Tilburg. Omdat doelstellingen en prioriteiten zeker bij de niet-wettelijke taken per archiefdienst verschillen is er geen uniformiteit in het aanbod. Door het voorleggen van een Programma van Eisen vanuit de gemeente Waalwijk aan de potentiële overnamepartners moet duidelijk worden wat geleverd kan worden tegen welke prijs. 5.5

Klanten

GA Waalwijk Klant(doel)groepen: • historie-geïnteresseerden (cultuurtoeristen, wijken en lokale gemeenschappen). Voor een beter bereik van deze grote groep zijn een goede en aantrekkelijke virtuele presentatie van de collectie én het inspelen op de behoefte aan beleving essentieel. • historistorie-onderzoekers (professionals en amateurs) die gericht met een vraagstelling het gemeentearchief benaderen en hun eigen zoekpaden door de collecties uitzetten. Door het aanbieden van zoekinstrumenten en informatiebestanden via internet wil het gemeentearchief deze groep vergroten. Tot deze groep behoren ook de ‘vaste klanten’, vooral de genealogen en heemkundigen. • onderwijs (diverse onderwijsvormen in basis, voortgezet en hoger onderwijs). De overheid hecht grote waarde aan de rol die archiefinstellingen in het onderwijs kunnen spelen. Via het onderwijs wil het gemeentearchief de jeugd bereiken. • intermediairs (zij die door hun werk de collectie onder de aandacht brengt van anderen). Dit betreft gebruikersgroepen die vanuit pr, marketing, pers of beleidsvorming een beroep op de collectie doen. • zakelijke klanten (zij die de collectie voor een vastomlijnd gericht doel nodig hebben) Dit is de doelgroep die vanuit het voeren van zijn/haar business een beroep doet op de collectie (of kennis) van het gemeentearchief. Deze doelgroep wil snelle en adequate verstrekking van de gevraagde informatie SALHA Het streven naar een breder en gevarieerder publiek moet in de lopende beleidsperiode 2010-2013 ertoe leiden dat veel vaker een beroep wordt gedaan op archieven en collecties. SALHA stelt zijn bezoekers van de studiezaal alsmede de gebruikers van de website centraal. SALHA kent zes categorieën klanten: de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling, recht- en bewijszoekende burgers, genealogen, onderzoekers, cultuurhistorisch geïnteresseerden en scholieren. De gebruikers van archieven willen via internet steeds sneller en vollediger antwoord krijgen op hun vragen. Tegelijk zorgt een groter aanbod van informatie ervoor dat het publiek dat een beroep doet op archiefdiensten, breder en meer divers is dan ooit tevoren. De toegankelijkheid van de collectie van het Streekarchief hangt in toenemende mate nauw samen met de kwaliteit en de kwantiteit van de digitale ontsluiting. Nu al kunnen bezoekers via de website een groeiend aantal toegangen op de archiefbestanden raadplegen (zoals inventarissen, de bibliotheekcatalogus, een database van bouwdossiers), maar om in te kunnen spelen op de behoeften van het publiek zal in de nabije toekomst ook een deel van de archiefbestanden zelf online ter beschikking moeten worden gesteld. RA Tilburg Aan de publiekskant (Front-Office) wordt gezocht naar betrokkenheid van bezoekers die gaan participeren in het (beter) toegankelijk en vindbaar maken van de informatie die het beheert. Het archief biedt bezoekers cursussen aan waarmee ze hun vaardigheden kunnen verbeteren.

Het is een feit dat de komende jaren steeds meer mensen met pensioen gaan. Deze groep mensen is over het algemeen behoorlijk opgeleid, heeft het financieel goed en zoekt bezigheden. De groep “grijze genieters” is geïnteresseerd in lokale cultuur en geschiedenis en vormt daarom een belangrijke doelgroep om in de “communities” rondom het RA Tilburg deel te nemen. Het archief staat open voor maatwerk en werkt vraaggericht. De kosten voor dit maatwerk komen voor rekening van de vrager c.q. Gemeente Waalwijk. BHIC In de doelstellingen 2010-2012 staat de klant centraal waarbij de aandacht uitgaat naar de fysieke klant (het directe persoonlijke contact), de virtuele klant (het directe digitale contact, virtueel en interactief), naar de intermediaire klant (het indirecte contact via intermediairs dus overwegend eenzijdig) en last but not least de participerende partijen in het BHIC. Educatie (o.a. scholen) en acquisitie (o.a. met betrekking tot verwerving van particuliere archieven) behoren niet tot de doelstelling. Conclusies De afgelopen jaren is binnen de archiefsector de gebruiker steeds meer centraal komen te staan. Dat houdt nog niet in dat de klant overal hetzelfde aanbod en dezelfde dienstverlening krijgt. Lokaal worden duidelijk verschillende accenten gelegd. Bij het regionaal onderbrengen van het gemeentearchief (inclusief archiefbewaarplaats en met behoud van een lokale raadpleegfunctie) zal de klant een grotere fysieke afstand moeten overbruggen om originele archiefstukken in te zien. Ook voor de gemeentelijke organisatie zal een besteldienst voor het leveren van dossiers moeten worden ingesteld. Grootgebruikers in dit verband zijn de afdelingen Vergunning en Handhaving en Financiën (WOZ). De digitale snelweg, waarop ook steeds meer ouderen zich begeven voert de klanten, interne en extern, echter snel en ver weg. Voorwaarde hiervoor is wel een flinke investering in de digitale toegankelijkheid van Waalwijkse archieven. Behalve voor het leveren van archiefstukken zijn er gevolgen voor het leveren van (historische) informatie aan met name interne klanten. Op dit moment zijn er directe contacten met en ondersteuning aan de gemeentelijke organisatie, in het bijzonder de medewerkers van communicatie, DIV en de beleidsmedewerker monumenten en archeologie. Kennis en expertise zijn volledig gericht op de gemeente Waalwijk. In een groter geheel zal deze kennis versnipperen. Niet alleen kennis zal verloren gaan, maar ook bestaat het risico dat het huidige netwerk met heemkundekringen, bibliotheek, museum etc. verdwijnt. 5.6

Personeel

GA Waalwijk Kent de volgende personele bezetting: • gemeentearchivaris • medewerkers gemeentearchief • medewerkers studiezaal Totaal

(1,00 (1,67 (1,50 (4,17

fte) fte) fte) fte)

De gemeentearchivaris houdt zich ondermeer bezig met historisch onderzoek, publiceren, coördineren van werkzaamheden, beleid voor langere termijn, aansturen medewerkers, acquisitie, netwerk onderhouden, (digitaliserings)projecten initiëren. Een specifieke taak van de gemeentearchivaris is inspectie waaronder toezicht op het digitale depot. Op dit onderdeel gaat de komende tijd veel veranderen ondermeer als gevolg van overheveling van taken van provincie naar gemeenten. Hierdoor is een investering in inspectie (gemeenschappelijke inspecteur) voor de toekomst noodzakelijk.

De medewerkers houden zich bezig met beheers- en publiekstaken zoals de toegankelijkheid van het archief, particuliere collecties, de website en het applicatiebeheer en natuurlijk de dienstverlening naar de klant. De personeelskosten waren voor 2010 geraamd op een bedrag van € 244.004 en in 2011 € 243.375. Voormelde bezetting wordt aangevuld met: • een assistent medewerker gemeentearchief (1 fte); • vrijwilligers (2 fte). De kosten van deze aanvulling bedragen over 2010 € 11.060 (2011: € 10.820). De door vrijwilligers uitgevoerde werkzaamheden betreffen voor een groot deel het invoeren van nadere toegangen, maar ook het inventariseren van archief en het beschrijven van foto’s. Het invoerwerk is een nauwkeurig werk van lange adem. Indien dit werk door betaalde krachten zou moeten worden uitgevoerd, zouden de kosten aanzienlijk zijn. Bij voorkomende organisatiewijzigingen dient het sociaal plan als leidraad. In een tijdig stadium zal aan het GO per feitelijke situatie de verwachte uitwerking van dit sociaal plan voorgelegd worden. In bepaalde situaties kan het gewenst zijn een voor die situatie specifieke appendix toe te voegen aan dit sociaal plan zoals bijvoorbeeld dat er geen gedwongen ontslagen zullen volgen. Ook dit zal onderwerp van overeenstemming in het GO zijn. SALHA Het Streekarchief Land van Heusden en Altena telt volgens de begroting 2010 acht medewerkers, verdeeld over 6,8 fte. Er is geen budget voor overname. Als er taken bijkomen dan moet Waalwijk ook menskracht leveren (en betalen). Helderheid dient nog te worden verschaft over dat deel van het bedrag per inwoner dat bestemd is voor de dekking van de eigen personele lasten. RA Tilburg De Tilburgse organisatie moet de overname van taken binnen acceptabele investeringen en organisatorische en/of personele effecten kunnen realiseren. Om dat te kunnen vaststellen wordt een impactanalyse gemaakt. Gemeente Tilburg loopt in principe geen ondernemersrisico en handelt in beginsel zonder winstoogmerk. Er is een “Werkwijze bij overnemen van taken en personeel andere gemeenten” vastgesteld. In de praktijk is reeds een lijn met betrekking tot overnemen personeel uitgezet. De maatschappelijke norm is dat wanneer het werk naar een andere organisatie gaat de betreffende medewerkers ook overgaan. Het is niet vanzelfsprekend dat iedereen mee overgaat. Er moet passend werk zijn en medewerkers moeten voldoen aan kwaliteitseisen. Het streven is een win - win situatie te creëren. Risico's, zoals investering in personeel worden met een risico-opslag financieel afgedekt. BHIC Neemt niet zomaar personeel over. Alleen als de kwaliteit erdoor wordt verbeterd. Per 1 januari 2010 is een vacaturestop van kracht: vrijkomende functies worden enkel nog op tijdelijke basis ingevuld. Conclusies Bij voorkomende organisatiewijzigingen dient het sociaal plan als leidraad. In een tijdig stadium zal aan het GO per feitelijke situatie de verwachte uitwerking van dit sociaal plan voorgelegd worden. Op personeelslasten kan alleen worden bespaard als bij overname (een deel van) de kosten worden overgenomen door de andere partij. Medewerkers moet een perspectief

elders in de organisatie worden geboden. Overname van personeel is op kortere termijn pas aan de orde als met het over te dragen personeel ook de bijhorende vergoedingen meegaat. In geval van overname zal het personeel wat niet over kan of wil elders binnen de eigen organisatie worden ondergebracht. Voor de langere termijn dient ondersteuning bij de voorbereiding naar een andere functie door de afdeling POI te worden verleend. Een voorgenomen organisatieverandering dient te worden voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Het RA Tilburg heeft een duidelijk (detacherings)beleid, waarbij voorwaarden worden gesteld aan overname van personeel. 5.7

Huisvesting/Studiezaal/Depotruimte

Op dit moment beheert het gemeentearchief één archiefbewaarplaats, welke zich bevindt op de hoofdlocatie, Raadhuisplein 5 te Waalwijk. Deze biedt ruimte aan 875 strekkende meter archieven en collecties, maar voldoet niet aan de wettelijke eisen zoals gesteld in de Regeling “Bouw en Inrichting Archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen 2010”. Daarnaast worden archieven die op microfiche in de studiezaal of digitaal via internet beschikbaar zijn voor de klant bewaard in de archiefbewaarplaats aan de Burgemeester Verwielstraat te Oisterwijk. Het beheer gebeurt door Albidigit roup/Archiefburo Voorzee. Deze archiefbewaarplaats kwam in maart 2010 in de plaats van de dislocatie Raadhuisstraat 64 te Sprang-Capelle die niet meer voldeed aan eerder vermelde wettelijke eisen. Dit betekent dat ca. 250 strekkende meter statisch archief in een externe archiefbewaarplaats is ondergebracht totdat de realisatie van een nieuwe (of andere) archiefbewaarplaats een feit is. Tijdens een recent inspectiebezoek door de provinciale archiefinspectie aan deze archiefbewaarplaats is gebleken dat deze op een aantal punten niet voldoet aan de Archiefregeling 2010. Het college heeft begin februari besloten14 de provinciale archiefinspecteur schriftelijk te informeren over de genomen maatregelen ten aanzien van de archiefbewaarplaats in Oisterwijk Geplande capaciteit tot 201315: huidige archiefbewaarplaatsen Voorzee-archieven (1922-1996) B(ewaar) bestand 1997-2012 (45 x 0,5 x 16)

1125 m¹ 350 m¹ 360 m¹

De situatie waarbij de archiefbewaarplaats is afgekeurd werd door de provinciale archiefinspectie gedoogd, omdat er van uit werd gegaan dat realisering van een nieuwe archiefbewaarplaats die aan de wettelijke eisen voldoet, zou geschieden in 2012 in het CHAP. De provinciale archiefinspecteur heeft het college van B&W herhaaldelijk gewezen op de tekortkomingen van de huidige archiefbewaarplaats, recentelijk nog bij brief van 17 januari 2011. In dat verband merkt de inspecteur op dat er al jaren wordt gesproken over het realiseren van een goed geoutilleerd en goed geëquipeerd gemeentearchief. De feitelijke realisering laat op zich wachten. De inspecteur verzoekt het college hem te informeren op welke wijze het college deze problematiek denkt op te lossen. Studiezaal met basale raadpleegfunctie Medio juni 2010 besloot het college van B&W af te zien van het huisvesten van het CHAP (Schoen- en Ledermuseum, Uitpunt, Greve) in de in 1986 geopende aanbouw bij het Kropholler Raadhuis. In de oorspronkelijke plannen was in het CHAP voor het gemeentearchief rekening gehouden met: • • 14 15

kantoor studiezaal

80 m2 100 m2

Zie collegebesluit van 1 februari jl. nr. A011.0008 Gegevens ontleend aan Beleidsplan Gemeentearchief Waalwijk 2010-2013

• •

facilitaire ruimten depot totaal

55 m2 345 m2 580 m2

Voor de te verwachten aanwas de komende 30 jaar is een depot nodig van 345 m2. Bij het regionaal onderbrengen van het GA Waalwijk is uitgegaan van de hiervoor vermelde 100 m2, dus exclusief m2 voor een depot. Het huidig aantal m2 van het GA Waalwijk bedraagt 196,5 waarvan 84 voor archiefbewaarplaats en 112,5 voor kantoren + studiezaal. Voor de historische onderzoekers of voor de historisch geïnteresseerden biedt de studiezaal de mogelijkheid om de archieven en collecties van het gemeentearchief te raadplegen. Hier bevinden zich alle toegangen en kunnen de archivalia in kopie of in origineel worden geraadpleegd, inclusief de audiovisuele collectie en de bibliotheek. De studiezaalmedewerkers ondersteunen de bezoekers bij hun onderzoek. Daarnaast vervult de studiezaal een loketfunctie voor de zakelijke klant en de collega’s. Ruime openingstijden en deskundig en klantvriendelijk personeel vormen een solide basis. Ruimtegebrek beperkt met name de mogelijkheden voor de raadpleging van de audiovisuele collectie, voor zover deze nog niet via internet toegankelijk is. De huisvestingsproblematiek kan worden opgelost door de archieven en collecties elders onder te brengen en de archiefbewaarplaats in Waalwijk te sluiten. RA Tilburg en BHIC hebben in tegenstelling tot SALHA voldoende opslagcapaciteit. Behoud van een lokale studiezaalfunctie vereist dan wel een logistieke operatie van toe- en afvoer van archiefstukken. Voor het archief ontstaat een minder efficiënte en ongewenste werksituatie. Opgemerkt kan worden dat de optie om een studiezaal met raadpleegfunctie lokaal onder te brengen in het CHAP door de actualiteit inmiddels is achterhaald. Indien de optie van handhaving van een lokale archieffunctie overeind blijft moet gedacht worden aan voortzetting in de huidige accommodatie of elders. De mogelijkheid van extra inkomsten door verhuur aan derden komt hiermede te vervallen. Een studiezaal zonder depotruimte is weinig zinvol, omdat er geen originele stukken beschikbaar zijn. Uitsluitend microfiches kunnen dan nog worden ingezien. Wordt toch voor deze beperkte studiezaalfunctie gekozen dan kan deze eventueel worden ondergebracht in de openbare bibliotheek aan de Wilhelminastraat in Waalwijk. Indien samengaan met één van de potentiële partners geen kans van slagen heeft dient onderzocht te worden of en zo ja tegen welke kosten de huidige archiefbewaarplaats kan worden aangepast aan de wettelijke eisen. De bouw van een nieuwe of renovatie van de bestaande archiefbewaarplaats in de nabijheid van de locatie “studiezaal” maakt geen onderdeel uit van de onderzoeksopdracht. Met de provinciaal inspecteur dient te worden afgestemd of de “gedoogtermijn” met betrekking tot de toestand van de archiefbewaarplaats kan worden verlengd. Conclusies Bij het opgaan in een regionaal samenwerkingsverband en het behoud in Waalwijk van een studiezaal met een basale raadpleegfunctie dient een deel van het archief in de nabijheid van de locatie “studiezaal” te blijven. Archieven en collecties kunnen wel worden ondergebracht bij het RA Tilburg en het BHIC. SALHA kent op dit moment zelf al opslagproblemen. Instandhouding van een studiezaal in Waalwijk, met basale raadpleegfuncties, is voor alle 3 potentiële overnamepartners bespreekbaar. Echter voor huisvesting, inrichting, toezicht, ICT-voorzieningen, opslag e.d. dient op grond van globale berekeningen te worden uitgegaan van een jaarlijkse last van ± € 90.000 (= 90 m2 x € 1000 ). Deze lasten kunnen gedeeltelijk worden gedekt uit de overhead. Het in stand houden van een studiezaal brengt extra kosten met zich mee. Continuering van gebruik van de huidige

accommodatie blokkeert daarentegen opbrengsten

eventueel van derden te ontvangen huur-

Aan de provinciale archiefinspecteur zal snel duidelijk moeten worden gemaakt op welke wijze en wanneer de problematiek van de afgekeurde archiefbewaarplaats wordt opgelost. Het stellen van een termijn voor realisatie van het samengaan met een andere archiefdienst is daarom zeer gewenst. 5.8

Financiën

De middelen die het gemeentearchief ter beschikking heeft voor specifieke werkzaamheden zijn terug te vinden in de begroting van de gemeente Waalwijk (productnummers 11900/21900). Naast de middelen die door de gemeente beschikbaar worden gesteld tracht het gemeentearchief subsidies te verwerven en zoekt actief naar sponsors. Zo is in 2009 een bedrag van ruim €30.000,- aan subsidies geworven en verstrekt. Dit is ten goede gekomen aan een restauratieproject, het realiseren van een informatie- en digitaliseringsplan en het digitalisering van drie deelcollecties, te weten: • bevolkingsregisters van rechtsvoorgangers van de gemeente Waalwijk • archief Joop en Vincent Hoffmans, Waalwijk • collectie pasfoto’s voor persoonsbewijzen uit de Tweede Wereldoorlog, Waspik In deze paragraaf is een overzicht opgenomen van de lasten en baten van het GA Waalwijk. Het jaar 2010 is om 2 redenen gekozen als vergelijkingsjaar: • de cijfers van de driepotentiële archiefpartners zijn van dat jaar • de afwijkingen tussen 2010 en 2011 zijn verwaarloosbaar klein Op deze wijze is een basis aanwezig om qua kosten van levering van producten en diensten tot een vergelijking tussen het GA Waalwijk en de 3 andere archiefdiensten te komen. Structurele lasten GA WAALWIJK in 2010 (en 2011) Rubriek Kosten/Baten 2010 € 465.048 Lasten * waarvan incidenteel Baten Structurele lasten

-

€

Kosten/Baten 2011 € 417.274

50.00016

0

17

- € 4.615 € 412.659

€ 4.570 € 410.478

De doorberekening van de afdeling POI aan het gemeentearchief bedraagt in 2010 € 364.277 bestaande uit € 244.004 salariskosten (bij 4,17 fte) én € 120.273 voor overhead. Het bedrag is exclusief € 10.575 voor detachering van een WML-kracht. Indien de doorberekening buiten beschouwing blijft omdat de kosten voor overhead niet inzetbaar zijn en die van het personeel pas op termijn is er in feite ter dekking van de kosten van het regionaal onderbrengen van het gemeentearchief bij één van de drie andere archiefdiensten direct beschikbaar een bedrag van € 46.201 Bijdragen per inwoner of per m1 (strekkende meter) Om de huidige lasten van het gemeentearchief te kunnen vergelijken met de bijdragen die de potentiële overnamepartners rekenen is het navolgend overzicht opgenomen met bedragen per inwoner, per strekkende meter en opslag al dan niet met dienstverlening (prijspeil 2010).

16 17

Eenmalige vergoeding voor kosten van restauratie van archieven van de voormalige gemeente Waspik Dit betreft inkomsten uit levering van kopieën en scans aan bezoekers van de studiezaal

GA Waalwijk € 8,95 per inwoner € 283,09 per m1 (inclusief dienstverlening)

€

SALHA € 6,80 per inwoner

€

6,80

RA Tilburg € 137 per m1 (inclusief dienstverlening)

€

137,00

BHIC19 € 3,93 per inwoner

€

3,93

€

8,95

x

45.880

=

€

410.478

1.450

=

€

410.478

x 45.880

=

€

311.984

x

1.450

=

€

198.650

x 45.880

=

€

180.308

283,0918 x

Voormeld overzicht geeft uitsluitend een indicatie. Er moet voor worden gewaakt dat niet automatisch de keuze valt op de goedkoopste aanbieder. Een goede keuze dient gebaseerd te zijn op de verhouding prijs/kwaliteit. Inzichtelijk dient te zijn: 1) wat vraagt de gemeente Waalwijk 2) wat biedt de aanbodkant 3) wat valt buiten het zogenaamde basispakket en moet extra voor worden betaald De 3 potentiële partners zullen onderling en met het GA Waalwijk moeten worden vergeleken aan de hand van het eerder vermelde Programma van Eisen. Zie ook § 5.4 (Aanbod) en met name de conclusies. Eenmalige kosten Bij de overgang naar een andere archiefdienst leert de ervaring dat er sprake is van incidentele kosten, waarbij gedacht kan worden aan: • conversie van systemen • digitalisering (inhaalslagen) • overname personeel, reiskosten • verhuiskosten archieven • nulmeting (inclusief stand van zaken beheer van nog niet overgebrachte archieven bij de gemeente Waalwijk) • extra verpakkingskosten In geval van overname dient vooraf goed in beeld worden gebracht wat de bijkomende eenmalige kosten zijn. Deze eenmalige kosten kunnen per partner verschillen. Conclusies De structurele dekking in de gemeentebegroting van de lasten van het GA Waalwijk zijn in 2010 geraamd op € 410.478 (in 2011 € 412.659). De bedragen per inwoner, per strekkende meter en al dan niet met opslag en dienstverlening zijn niet zonder meer vergelijkbaar. Alleen voor het RA Tilburg is duidelijk wat de vrager krijgt voor de prijs die hij betaalt. Daarmee is ook helder voor welke andere producten en diensten moet worden bijbetaald. Het GA Waalwijk brengt aan”vrij” inzetbare middelen een bedrag van € 46.201 mee. Vanwege het Sociale Statuut kan er geen personeel worden ontslagen en de doorberekende overhead is een vast gegeven binnen de Waalwijkse systematiek van begroten. Daardoor zijn alle varianten van het elders onderbrengen van het GA Waalwijk op de kortere termijn duurder.

18

Bedrag is relatief hoog, maar inbegrepen zijn de kosten van restauratie, digitalisering, educatie e.d. waar straks bij een andere archiefdienst extra voor moet worden betaald. 19 Kosten BHIC bij extra m1:€ 33,28 (alleen opslag)of € 117,16 (opslagen dienstverlening)

Er dient rekening te worden gehouden met eenmalige kosten, welke overigens voor een deel ook moeten worden gemaakt bij een (tijdelijke) continuering van het GA Waalwijk. Het gaat daarbij om de noodzakelijke investeringen voor digitalisering, applicatiebeheer en eventuele investeringen in een archiefbewaarplaats ( duurzame opslag van bestanden). Archiefinstellingen bevinden zich in een welhaast onmogelijke positie. Ze hebben nauwelijks keuzevrijheid als het gaat om het besteden van hun budget. Verreweg het grootste deel van het budget gaat op aan structurele kosten voor beheer en behoud van collecties en depots. Naast de bijdrage van de overheid zijn er vrijwel geen andere inkomsten. Aan een (voortdurende) groei van het werkbudget valt niet of nauwelijks te denken; de noodzakelijke ruimte zal veelal op een andere wijze gevonden moeten worden. 5.9

Inspectie

GA Waalwijk De gemeentearchivaris voert de archiefwettelijke inspectie uit bij de gemeente en bij de in Waalwijk gevestigde gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente deel van uitmaakt. De nadruk komt steeds meer te liggen op proactief advies uitbrengen bij de aanschaf en inrichting van applicaties waarin documenten worden opgeslagen. In de komende beleidsperiode wordt de gemeentelijke archiefinspectie onder de loep genomen om te evalueren of er voldoende capaciteit beschikbaar is om de inspectie op een verantwoorde manier uit te oefenen. SALHA Het archief voert ten aanzien van deelnemende gemeenten inspectietaken uit. RA Tilburg De gemeentearchivaris en de archiefinspecteur zijn in dienst van de gemeente Tilburg, die de uitvoering van taken voor een deel uitbesteedt aan de Stichting Mommerskwartier. Het beheer is niet uitbesteed. Via mandaten, Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer is de gemeentearchivaris de formele beheerder. Archieven en collecties blijven in eigendom van de gemeente Waalwijk, die de zorg houdt voor haar archieven en collecties. De gemeentearchivaris, niet de stichting, heeft bevoegdheden te vernietigen, te vervreemden en uit te lenen. Niettemin kan de scheiding tussen uitvoerende en beheerstaken in de praktijk tot problemen leiden. BHIC Het BHIC voert voor de deelnemende partners de archiefwettelijke taken verwerving, opslag en beschikbaarstelling zo goed mogelijk uit. Conclusie Het Wetsvoorstel “Revitalisering Generiek Toezicht” dat uitgaat van vermindering van interbestuurlijk toezicht leidt voor de gemeente onvermijdelijk tot taakverzwaring. Kostenbesparing kan worden bereikt door via samenwerking menskracht en middelen bij elkaar te brengen

§6

Schaalvergroting

6.1 Waarom schaalvergroting? Het archieflandschap in Noord-Brabant is sterk gecentraliseerd, sterker dan in de rest van Nederland. In West-Brabant wordt gedacht aan verdergaande samenwerking. Mogelijke deelnemers zijn het stadsarchief Breda, het gemeentearchief Roosendaal, het Markiezenhof in Bergen op Zoom, het gemeentearchief Rucphen en het Regionaal Archief West-Brabant. Daar staat tegenover dat de gemeente Gemert-Bakel de grootste

prioriteit geeft aan het bewaren en beschikbaar stellen van haar archieven binnen de eigen gemeentegrenzen op basis van criteria als: • kostenfactor20 (op termijn goedkoper dan onderbrengen in Regionaal Historisch Centrum Eindhoven) • kwaliteit van de dienstverlening • de bronnen uit dat verleden moeten direct voor het gemeentebestuur beschikbaar en toegankelijk zijn. Alleen vanuit het verleden is het heden te besturen De taken van de archiefdiensten verbreden onder invloed van nieuwe regelgeving en maatschappelijke ontwikkelingen. De accentverschuivingen naar een digitale wereld en naar publiekstaken getuigen daarvan. a) Overheidstaken De in § 3.1 geschetste ontwikkelingen bij de rijksoverheid (archivering en openbaarheid, waardering, selectie en collectievorming, duurzaamheid en toegankelijkheid) zijn van invloed op het archiefbestel van morgen b) Publieksgericht werken De archiefsector zet steeds meer stappen in de richting van een meer publieksgericht archiefbestel. De klant moet ‘professioneel en vriendelijk” te woord worden gestaan. Dat houdt een principiële oriëntatie op ‘de klant’ in die doorwerkt in werkprocessen, werkmethoden, instrumenten, competenties en positie in de maatschappij. Dit vraagt ondermeer om: • aandacht voor verschillende doelgroepen • het ontwikkelen van nieuwe producten • inzet van nieuwe presentatievormen (interactief, virtueel, audiovisueel e.d.) • samenwerken met en leren van andere culturele sectoren • ontwikkelen van nieuwe vaardigheden en expertises c) ICT Internet en nieuwe informatie en communicatie technologie bieden volop kansen om met andere (archief- en culturele) organisaties samen te werken. Door kennis en informatie onderling te delen kunnen archieven, musea, bibliotheken het publiek beter bedienen. Een Waalwijks voorbeeld is de digitale toegang via www.archieven.nl. Via deze site kunnen de collecties van 67 archiefinstellingen worden doorzocht. Voor een overzicht van een “Stand van zaken Digitalisering/Digitale toegankelijkheid van het GA Waalwijk” wordt verwezen naar bijlage C d) Trends • Regelgeving en termijnstelling in het ambtelijk verkeer (bijvoorbeeld de Algemene Wet Bestuursrecht) is van invloed op de gewenste snelheid waarop de benodigde informatie moet worden aangeleverd. Goed informatiebeheer is hierbij een must onder aanvoering van DIV en ICT en onder toezicht van de gemeentearchivaris • De overheid digitaliseert en heeft een duidelijke beleidsagenda om de mogelijkheden die ICT biedt in te zetten voor verbetering van dienstverlening aan burgers en bedrijven. • De informatie - en communicatietechnologie ontwikkelt zich in een snel tempo. Zowel kwantitatief als kwalitatief worden andere en nieuwe eisen aan het beheer, behoud, leesbaarheid, converteren en opslaan van digitale informatie gesteld. Het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte administratie stelt nu en in de nabije toekomst andere eisen aan de archivaris. Hierdoor krijgt de vraag naar het behoud van archieven een ander accent 20

Kosten voor de nieuwe ondergrondse archiefbewaarplaats Gemert in 2007 waren € 450.000 inclusief inrichting. In 2008, het eerste jaar dat volledig gedraaid werd in het nieuwe gebouw, stond het archief voor € 518.831 op de gemeentebegroting waarvan € 187.587 voor huisvestingskosten

• • •

Toenemende samenwerking en schaalvergroting waarbij het gaat om samenwerking tussen verschillende culturele instellingen De burger is klant, mondiger, een momentenconsument en maakt de overstap van een lees- naar een beeldcultuur Groeiende behoefte aan nieuwe specialistische kennis. De toename in complexiteit van de informatievoorziening leidt tot specialisatie in het archiefwezen.

Conclusies Archiefdiensten zien steeds meer taken op zich afkomen, terwijl de oude beheers- en behoudstaken niet mogen worden verwaarloosd. Worstelend met ontoereikende budgetten, is deze sector nauwelijks in staat in te spelen op de (noodzakelijke) digitalisering dan wel de dienstverlening aan het publiek. Met name op het terrein van digitalisering en digitale duurzaamheid van bestanden is voor de toekomst een grote investering nodig. Op dit vlak is er een toenemende behoefte bij archiefbeherende instellingen om te komen tot schaalvergroting en/of op te gaan in grotere verbanden 6.2 Voordelen Megafusies, allianties, etc. duiken steeds opnieuw op. Opvallende fusies deden zich voor in de bank- en verzekeringswereld, de auto-industrie en de informaticasector. De bedoeling is steeds dezelfde: het realiseren van economische schaalvoordelen, het versterken van de concurrentiepositie, het bundelen van kennis en informatie, het spreiden van (ontwikkelings)kosten. Bij samengaan in de archiefsector prevaleren de volgende voordelen: • Verbreding De verschillende deelorganisaties vormen samen één geheel, waarbinnen elke organisatie haar eigen aanbod aanbrengt. Dit leidt tot een grotere variatie, een verbreding aan aanbodzijde: een grotere verscheidenheid aan vormen, visies en methodieken, een verruiming van de doelgroep, enz. Het samenwerken onder één koepel is bevorderlijk voor de afstemming en de coördinatie. • Kostenbesparingen Investeringen in gebouwen, depots, personeel, digitale voorzieningen e.d. worden door meerdere partners gedragen. • Waarborgen continuïteit Vervanging of waarneming bij afwezigheid (voor langere tijd) is makkelijker te regelen. • Mogelijkheden voor meer kwaliteit De grotere nabijheid van uiteenlopende deskundigheid, projecten, teams en de toegenomen uitwisselingsmogelijkheden versterken de inhoudelijke dynamiek. 6.3 Nadelen Ervaring leert dat vooral de manier waarop schaalvergroting wordt ingevoerd, bepaalt of de nieuwe organisatie er beter van dan wel kwetsbaarder door wordt. Aandachtspunten daarbij zijn: • Verlies eigen identiteit Wanneer samenwerking gepaard gaat met samensmelten, is het gevaar reëel dat de opgeslorpte organisaties op de duur hun eigen identiteit moeten prijsgeven. Verschillen dreigen op termijn te vervagen. waardoor de zo belangrijke rijkdom die verscheidenheid in zich draagt, verloren dreigt te gaan. • Verlies flexibiliteit Het invoeren van nieuwe procedures en systemen kan een bedreiging vormen voor organisatie via afname van dynamiek, initiatief en creativiteit.

• beperking autonomie Schaalvergroting gaat in principe gepaard met een evenredige toename van macht en invloed in de top van de organisatie. Ook zijn er andere deelnemende partijen waarmee onderhandeld moet worden. 6.4

Samenwerken of samengaan?

Voor het GA Waalwijk zijn er belangrijke ontwikkelingen die niet door samengaan hoeven te worden opgelost. Ook samenwerking kan tot een hogere kwaliteit en tot besparing van kosten leiden. Het gaat daarbij, om: • de toename van inspectietaken. Dit kan goed worden opgelost door te participeren in samenwerkingsverbanden. Het gaat daarbij om taken die uitsluitend “op het bordje” van de gemeentearchivaris liggen • e-depot. Geen enkele archiefdienst kan dit werk alleen aan. Veel van de hieruit voortvloeiende taken liggen op het terrein van DIV. Daar zullen zaken zodanig moeten worden ingericht dat op een e-depot voorziening kan worden aangesloten. Dat vergt investeringen, ook indien het archief regionaal wordt ondergebracht • digitalisering. Hoe groter de opdracht, hoe gunstiger in de regel de prijs. Samenwerking heeft hier al haar vruchten afgeworpen (bevolkingsregisters provincie Brabant breed, militieregisters op landelijk niveau onder aanvoering van stadsarchief Amsterdam) • andere nieuwe taken. Deze liggen vooral op het vlak van de niet-wettelijke publiekstaken. Hier kan een keus worden gemaakt, wat wel en wat niet, wat ook in het traject van regionalisering dient te gebeuren Besparing op overhead is vaak een belangrijke reden voor samengaan. Voorbeelden zijn huisvestingskosten en de kosten van het draaiend houden van een archiefbeheersapplicatie. Conclusies De hiervoor geschetste ontwikkelingen maken duidelijk dat samenwerking of samengaan binnen de archiefsector noodzakelijk is zowel regionaal als nationaal. Door gemeenschappelijk de inspectiefunctie in te richten kan voordeel worden behaald. Dit hoeft niet te concurreren met het behouden van een lokale archieffunctie. Samenwerking kan ook verder gaan dan die tussen de archiefdiensten van overheden en zich uitstrekken tot de gehele erfgoedsector, waarbinnen partijen als bibliotheken, musea van belang zijn zoals het geval is bij de Stichting Mommerskwartier in Tilburg. Om de kwaliteitsslag naar de toekomst te kunnen maken is een adequaat financieel en organisatorisch draagvlak nodig met als doel het bereiken van efficiency en effectiviteit. De doelstelling van samengaan op termijn kan worden vooraf gegaan door het aangaan van samenwerking. In de praktijk wordt zo ervaring opgedaan met mogelijke pro’s en contra’s van dit streven. Om de kans op nadelen te minimaliseren is een belangrijke voorwaarde bij schaalvergroting dat de (beheers)functies worden gedefinieerd in een Service Level Agreement met goede afspraken over wederzijdse prestaties. Bijzondere aandacht voor evaluatie(criteria), ontbindingsmogelijkheden en de consequenties daarvan is een vereiste.

§7

Conclusies en Aanbevelingen

7.1 Samenvatting conclusies In de inleiding (§ 1) is aangegeven dat het door het college opgedragen onderzoek naar het regionaal onderbrengen van het gemeentearchief Waalwijk: 1. antwoord moet geven op de vraag hoe het archief het beste tegen welke kosten regionaal kan worden ondergebracht 2. duidelijkheid verschaft over de consequenties voor het gemeentearchief De 1e vraag is voor een goed begrip gesplitst in de volgende elementen: a. waar kan het archief worden ondergebracht? b. hoe wordt het ondergebracht? c. wat zijn de kosten? De antwoorden op deze vragen, impliciet de financiële consequenties en de gevolgen voor de klant en het personeel van het GA Waalwijk, zijn gebaseerd op de eerder getrokken conclusies in deze notitie. 1a. Waar kan het archief het beste worden ondergebracht? Gekozen is voor 3 potentiële overnamepartners: • het Streekarchief Land van Heusden en Altena • het Regionaal Archief Tilburg • het Brabants Historisch Informatiecentrum Het begrip “waar” slaat niet alleen terug op het geografisch gebied, maar ook op de hiervoor vermelde archiefdiensten. De gemeente Waalwijk had en heeft met de werkgebieden van de betreffende archiefdiensten raakvlakken. Er zijn historische, emotionele en bestuurlijke banden die een voorkeur zouden kunnen bepalen. Afwijzing van één van de potentiële overnamepartners op grond van het werkgebied dat wordt bestreken, is gelet op de hiervoor vermelde banden, meer emotioneel dan rationeel. Waalwijk zal zijn eigen identiteit moeten borgen. Dit dient een belangrijker aandachtspunt te zijn bij de keuze van de overnamepartner dan het geografisch werkgebied. De keuze voor samengaan dient te geschieden door het hanteren van een Programma van Eisen dat is gebaseerd op de huidige taken van het GA Waalwijk, zoals weergegeven in bijlage A. Op deze wijze maakt de gemeente Waalwijk duidelijk wat zij wil met de archieffunctie. Op grond van bestuurlijke afspraken met het college van de gemeente Heusden dient eerst met SALHA te worden gesproken. 1b. Op welke welke wijze kan het archief het beste worden ondergebracht? Doelstellingen Op grond van de Archiefwet hebben de archieven wettelijke taken. Door de toenemende belangstelling voor erfgoed en historie, is de aandacht voor niet-wettelijke (of publieks)taken vergroot. Dit wordt nog eens versterkt door het centraal stellen van de klant. Rechtsvorm In een juridische context kan de vraag worden gesteld of samengaan per se om toetreding tot een gemeenschappelijke regeling gaat. SALHA en BHIC hebben een dergelijke regeling als rechtsvorm. De animo van veel gemeenten om te participeren in dergelijke regelingen is de laatste jaren behoorlijk afgenomen. Het gemeentebestuur komt op afstand en verliest aan invloed. Ook het in de hand houden van de kosten vraagt extra aandacht. Voorkeur gaat uit naar het alternatief dat door elk van de 3 diensten wordt aangeboden, te weten het afsluiten van een bilaterale dienstverleningsovereenkomst. Voor SALHA en BHIC is dat een overeenkomst tussen hun dienst en onze gemeente en voor het RA Tilburg is dat een overeenkomst tussen de

gemeenten Tilburg en Waalwijk. In het kader van de onderzoeksopdracht zijn niet de (on)mogelijkheden onderzocht van samenwerking op vrijwillig basis. Vanwege het behoud van zeggenschap en een directe relatie tussen de gemeentelijke bijdrage en de levering van goederen en diensten valt een bilaterale dienstverleningsovereenkomst te prefereren. Huisvesting/Studiezaal/Depotruimte Door schrappen van de plannen voor huisvesting van het gemeentearchief in het CHAP dreigt de realisatie van een goed geoutilleerd en goed geëquipeerd gemeentearchief opnieuw uitgesteld te worden. Wat de huidige huisvesting van het archief aan het Raadhuisplein 5 betreft is zeer recent door de provinciaal archiefinspecteur gevraagd hem duidelijkheid te verschaffen op welke wijze de al eerder gesignaleerde problematiek van de afgekeurde archiefbewaarplaats nu wordt opgelost. In de gesignaleerde behoefte aan andere, betere en meer depotruimte kan worden voorzien door gebruik te maken van opslagruimten bij het RA Tilburg of het BHIC. Deze opslag is mogelijk met en zonder kosten voor dienstverlening. SALHA heeft net als GA Waalwijk een opslagprobleem. De te maken keuze heeft gevolgen voor de instandhouding van de studiezaal. Huisvesting en depotruimte zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Geen van de 3 potentiële overnamepartners heeft problemen met handhaving van een studiezaal met raadpleegfunctie in Waalwijk. Indien samengaan met één van de potentiële partners geen kans van slagen heeft dient onderzocht te worden of en zo ja tegen welke kosten de huidige archiefbewaarplaats moet worden aangepast aan de wettelijke eisen. Een nieuwe archiefbewaarplaats in de nabijheid van die locatie een studiezaal lijkt gelet op de huidige maatschappelijke context en de onderzoeksopdracht geen reële optie. Het voornemen om een bescheiden studiezaal met basale raadpleegfunctie in het CHAP onder te brengen is door het schrappen van de nieuwbouwplannen niet meer actueel. Het in stand houden van de studiezaal in Waalwijk brengt extra kosten met zich mee, welke gedeeltelijk kunnen worden bestreden uit de overhead (huur, personeel). De overige kosten blijven voor rekening van de gemeente Waalwijk. Een studiezaal zonder depotruimte is weinig zinvol, omdat er geen originele stukken beschikbaar zijn. Uitsluitend microfiches kunnen dan nog worden ingezien. Een dergelijke voorziening zou ook in de openbare bibliotheek kunnen worden ondergebracht. Het moge duidelijk zijn dan afwikkeling van dit traject acties vraagt die tijd vergen. Als streefdatum voor realisatie van het samengaan ware 1 januari 2013 aan te houden. Personeel Het sociale statuut van de gemeente Waalwijk staat bij organisatieveranderingen geen gedwongen ontslagen toe. De 3 archiefdiensten willen personeel overnemen onder de voorwaarden dat de gemeente Waalwijk de kosten vergoed, waarbij RA Tilburg onder nadere voorwaarden met detachering wil werken. In feite houdt dit in dat er in elk geval geen direct financieel voordeel kan worden gehaald uit het elders in de regio onderbrengen van het archief. Als dat gaat gebeuren zal eerst met het zittende personeel moeten worden gesproken over inzetbaarheid elders in de organisatie en over bij- of omscholing. Ook zou de kans moeten worden geboden aan het thans zittende personeel om mee te gaan naar de overnamepartner, waarbij de gemeente garant staat voor de salarisbetaling tot het einde van het dienstverband. Voor de afdeling POI is daarbij een stimulerende, ondersteunende rol weggelegd. Een voorgenomen organisatieverandering dient te worden voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Het wetsvoorstel “Revitalisering Generiek Toezicht” dat uitgaat van vermindering van interbestuurlijk (vanuit de provincie) toezicht leidt voor de gemeente onvermijdelijk tot

taakverzwaring. Via samenwerking en het bij elkaar brengen van menskracht en middelen dient hierop een passend antwoord te worden gegeven c.q. kunnen mogelijkerwijs kosten worden bespaard 1c. Wat zijn de kosten? Het elders in de regio onderbrengen van het gemeentearchief van Waalwijk is in eerste instantie gebaseerd op besparing van het aantal m2 (580) in de plannen om dit archief onder te brengen in het CHAP. Dit argument is niet meer van toepassing omdat medio juni 2010 het CHAP van de politieke agenda is afgevoerd. Een tweede argument was het realiseren van het besparing op de (personeels)kosten van het archief. Dit is op de kortere termijn niet te realiseren, omdat: •

•

personeel door de betrokken archiefdiensten niet of onder nadere voorwaarden wordt overgenomen. De gemeente Waalwijk dient in dat laatste geval de kosten te betalen. Uitgangspunt van het sociaal statuut is dat bij organisatieverandering geen gedwongen ontslagen kunnen vallen. Personeel van het archief kan verder worden overgeplaatst en bij- of omgeschoold de aan het GA Waalwijk doorberekende overhead wordt versleuteld over de resterende gemeentelijke organisatieonderdelen

De structurele dekking in de gemeentebegroting van de lasten van het GA Waalwijk zijn in 2010 geraamd op € 410.478 (in 2011 € 412.659). De bedragen per inwoner, per strekkende meter en al dan niet met opslag voor dienstverlening, zijn niet zonder meer vergelijkbaar. Pakketvergelijkingen worden bemoeilijkt omdat de vraag naar goederen en diensten vanuit Waalwijk niet eenduidig is gedefinieerd en het aanbod van de verschillende partners zeer divers is. Alleen voor het RA Tilburg is duidelijk wat de vrager krijgt voor de prijs die wordt betaald. Het GA Waalwijk heeft aan ”vrij” inzetbare middelen (geen personeelskosten, geen overhead) een bedrag te besteden van € 46.201. Gelet op de bijdrage per inwoner of per m1 (zie blz. 18) zijn alle varianten van het elders onderbrengen van het GA Waalwijk op de kortere termijn duurder. Hoe veel duurder is met name afhankelijk van de mate waarin de gemeente Waalwijk behoefte heeft aan het afnemen van niet-wettelijke (publieks)taken. Hiervoor moet extra worden betaald. Bij de overgang naar een andere archiefdienst dient rekening te worden gehouden met incidentele kosten. Inkomsten en uitgaven zijn voor archiefdiensten nauwelijks beïnvloedbaar omdat door externe (rijksbeleid via wet- en regelgeving, modernisering hard- en sofware) en interne oorzaken (politieke wensen, vraag van de burger) archieftaken uitbreiden en veranderen. Diverse publiekstaken dienen daarnaast belangeloos te worden verricht. 2. Duidelijkheid verschaffen over de consequenties voor het gemeentearchief als dat elders (extern) in de regio wordt ondergebracht In toenemende mate wordt ook duidelijk dat de positie van een gemeentearchief niet los te zien is van landelijke en regionale ontwikkelingen. Er is sprake van concentratie van activiteiten als depotvorming, archivering, onderzoek, documentatie en publicaties op het terrein van (historisch) erfgoed. Daarmee komt de zelfstandige positie van het archief (op termijn?) onder druk te staan. De consequenties voor onderbrenging van het Gemeentearchief Waalwijk elders in de regio zijn divers en tegengesteld. De meest opvallende gevolgen zijn: Positief: • aan de wettelijke eisen ten aanzien van digitalisering en digitale duurzaamheid kan op groter schaal inhoudelijk en financieel beter worden voldaan • meer mogelijkheden om de uitbreiding van inspectietaken in te vullen

• •

updating naar het niveau van een archiefbewaarplaats meer kans op kwaliteit en continuïteit

goed

geoutilleerde

en

geëquipeerde

Negatief: • logistieke en praktische problemen: o bij regionaal onderbrengen van het gemeentearchief (zonder behoud van een lokale raadpleegpunctie) zal de klant een grotere fysieke afstand moeten overbruggen om originele archiefstukken in te zien. o het aanhouden van een studiezaal met basale raadpleegfunctie vereist (investering in) depotruimte in Waalwijk o de levering van (historische) informatie aan met name de klanten uit de eigen organisatie (zoals communicatie, DIV, monumenten en archeologie) • extra kosten voor gemeente voor niet standaard producten zoals educatie, acquisitie van particuliere archieven en het ontplooien van lokale historische activiteiten zoals exposities, evenementen en het verlenen van medewerking aan producties zoals de Canon van Waalwijk • de kennis van de collectie en dus over de gemeente gaat verloren 7.2

Aanbevelingen

De ontwikkelingen binnen de archiefsector en het onderzoek leiden tot de volgende aanbevelingen A. Gelet op de huidige en komende ontwikkelingen in de archiefsector de focus voor de langere termijn te richten op het samengaan met één (of meerdere) andere archiefdienst(en) met als overweging dat een aantal archieftaken (vooral op het vlak van digitaal informatiebeheer) in een groter verband efficiënter kunnen worden uitgevoerd. B. Vooruitlopend op dat samengaan het GA Waalwijk opdracht te geven initiatieven te nemen tot samenwerking met deze archiefdienst(en) om de beoogde schaalvergrotingsvoordelen te kunnen behalen C. Besparingen op personeel binnen het gemeentearchief moeten in mindering worden gebracht op de 10% besparing op personeel zoals opgenomen in de meerjarenbegroting D. Vanwege het behoud van zeggenschap en de directe relatie tussen de gemeentelijke bijdrage en de levering van goederen en diensten bij samengaan te kiezen voor een bilaterale dienstverleningsovereenkomst met één van de potentiële overnamepartners E. Als basis voor samenwerking en/of samengaan uit te gaan van een Programma van Eisen zoals vermeld in bijlage B “Overzicht van huidige werkzaamheden van het GA Waalwijk”, waardoor duidelijk is wat de te leveren producten en diensten zijn en wat de kosten daarvan zijn. F. Op grond van de uitgangspunten te kiezen voor de archiefdienst die: • het dichtst bij de gemeentelijke visie staat • een ideale mix heeft van kwaliteit en prijs G. Een tijdpad vast te stellen waarin de uitvoering van het actiepunt “het regionaal onderbrengen van het GA Waalwijk” wordt opgeschort tot uiterlijk 2013 H. De functie van het huidige gemeentearchief (inclusief studiezaal/raadpleegfunctie) aan te houden in afwachting van de sub G vermelde keuze I. In overleg met de provinciaal inspecteur te komen tot opstelling van een plan van aanpak om de meerdere malen gesignaleerde problematiek van de afgekeurde archiefbewaarplaats (tijdelijk) op te lossen J. De Ondernemersraad te informeren omtrent het voornemen om voor het archief op termijn tot een organisatieverandering over te willen gaan K. De bestaande personeelsformatie gedurende die periode niet uit te breiden L. Het huidig personeel van het GA Waalwijk als extra keuzemogelijkheid naast om/ bijscholing of overplaatsing de mogelijkheid aan te bieden over te gaan naar de

overnamepartner waar op termijn voor wordt gekozen en waarbij de gemeente Waalwijk staat garant voor de kosten tot het einde van het dienstverband M. De noodzakelijke kosten ten behoeve van digitalisering aanmelden voor de kaderstelling in 2011

BIJLAGEN

A

Overzicht Archiefdiensten in Noord-Brabant

B

Huidige werkzaamheden Gemeentearchief Waalwijk

C

Stand van zaken digitalisering/digitale toegankelijkheid Gemeentearchief Waalwijk