Modul ke:
Salesmanship - Manajemen Wilayah (Territory Management) - Manajemen Waktu
Fakultas
Ekonomi & Bisnis Program Studi
Manajemen www.mercubuana.ac.id
Rizal, S.ST., MM
Manajemen Wilayah (Territory Management) • Sebagai salah satu pilar dalam Marketing Mix, Place sangat menentukan dalam realisasi ber transaksi. Jika tidak ada tempat bertemunya penjual dan pembeli (incl internet) maka bisnis tidak bisa berjalan. • Pengertian wilayah atau suatu cakupan geografis akan menjadi sudut pandang yang relatif tergantung tipe bisnis perusahaan. Untuk bisnis online, cakupan wilayah bisa tidak terbatas (hingga lingkup internasional) sepanjang proses delivery dan payment bisa ter atasi. • Untuk aktivitas penjualan off line mulai dari Direct Sales, Penjualan Jasa, hingga penjualan produk via jalur distribusi; pengembangan wilayah merupakan hal yang sangat penting.
Perlunya Territory Management Secara umum Territory Management diperlukan karena : • Untuk dapat meng cover suatu wilayah geografis secara menyeluruh dan menghindari duplikasi coverage antar sales team. • Untuk menentukan secara spesifik, tugas dan tanggung jawab tiap sales person – jika memungkinkan hingga ke nama customer/klien tertentu, berapa jumlahnya (customer atau value targeted), berapa kali dalam satu periode harus melakukan kunjungan ke customer tersebut, item support promo apa yang mesti digunakan, dll.
Perlunya Territory Management • Sebagai sarana untuk melakukan evaluasi kinerja. Diperbandingkan dengan performance yang lalu, atau diperbandingkan expected target, berapa growth yang dihasilkan atau diharapkan, dan perbandingan antara territory itu sendiri dalam cakupan geografis yang lebih luas. • Untuk meningkatkan hubungan yang lebih erat pada customer. Pada tipe sales activity yang memerlukan regular contact dengan customernya, maka management bisa mengerti lebih banyak mengenai kebutuhan customer dan meng integrasikan dengan produk atau jasa yang dijualnya.
Perlunya Territory Management • Me manage biaya dalam aktifitas selling. Selling expenses seperti travel cost dan akomodasi dapat lebih di manage secara efektif dengan pengaturan pola kunjungan yang tepat. • Untuk dapat lebih menyesuaikan selling effort yang tepat untu masing2 customer sesuai karakter dan pengetahuan mengenai budaya, aktifitas serta kebiasaan lokal. • Akhirnya untuk membantu tugas dari Sales Person itu sendiri. Dengan pemisahan kerja yang spesifik, maka Sales Person akan fokus dalam membina dan mengembangkan customer. Tidak rebutan. ☺
Produsen Jalur Via Distribusi Produk
Distributor
Wholesale
Retailer
Consumer
Semi Direct Sales
Direct Sales
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan 1. Memaksimalkan penjualan di wilayah saat ini a. Manajemen Pengadaan (Supply Chain & Logistic) b. Memaksimalkan Penjualan di current coverage outlet c. Manajemen Delivery (Pengiriman Barang) d. Meng optimalkan biaya operasional e. Meng optimalkan biaya promosi f. Pengendalian penagihan / piutang
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan 2. Memperluas Wilayah Baru a. Terdapatnya target segmen atau potensial target segmen di wilayah baru tersebut. b. Tidak ada faktor khusus yang memberatkan. c. Secara bisnis, perusahaan memiliki kemampuan untuk meng cover wilayah baru tersebut disertai investasi awal (jika diperlukan). d. Mempersiapkan sarana dan resources yang diperlukan dalam perluasan wilayah.
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan • Sedikitnya ada 2 hal dalam mengembangkan wilayah : 1. Memaksimalkan penjualan di wilayah saat ini a. Manajemen Pengadaan Supply chain dan Logistic sangat vital bagi perusahaan yang bersifat manufactur dan trading, untuk perusahaan jasa pun harus mengetahui dengan pasti apakah program/jasa yang ditawarkan selalu siap tersedia ataukah ada revisi atau pembatalan. - Supply Chain – rantai pasokan harus selalu tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat. Kepastian dari supplier pemasok, bahan mentah/baku/jadi, time receiving, berapa lama dan frekuensi pengiriman dari pemasok.
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan - Supply Chain (contd.) @ pastikan pasokan selalu lancar dan tersedia, pasokan yang tidak lancar akan menghambat bisnis. Hanya dengan memperbaiki sisi supply chain, kemajuan bisnis dapat dicapai.
- Logistic – persediaan pada gudang/warehouse untuk dikelola sebagai produk yang siap dijual ke customer. @ Identifikasikan jumlah persediaan produk di gudang. Terlalu banyak jumlah Days Of Inventory akan ber impact pada tertahannya cash flow, tetapi terlalu sedikit akan ber akibat pada Stock Out atau kekosongan barang yang akan menyebabkan hilangnya kesempatan penjualan. Kedua hal ini harus di manage dalam proses pengembangan wilayah.
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan b. Memaksimalkan Penjualan di current coverage outlet - Menjual produk di lebih banyak outlet Sell to more store : masih adakah store/outlet yang terlewat dalam wilayah saat ini? Banyak juga peluang dari outlet yang baru buka. Meningkatkan distribusi jumlah outlet pada current coverage akan meningkatkan penjualan. - Diikuti menjual lebih banyak produk di suatu outlet Sell to store more : apakah semua range product sudah tersedia pada outlet tersebut? Dengan meningkatkan range product saja, bisnis akan berkembang - Bantu outlet untuk menjual ke konsumen Sales Person tidak bisa menjual ke suatu outlet jika barangnya hanya tertumpuk saja, harus dibantu untuk menjual ke konsumen agar alur distribusi tidak berhenti.
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan c. Manajemen Delivery (Pengiriman Barang) Selalu monitor proses pengiriman barang ke customer. Kiriman yang tepat waktu berkaitan dengan kepuasan pelanggan. Di sisi lain pola pengiriman yang efektif juga akan berdampak dari sisi bisnis. Misal : akan lebih efektif dalam satu rute pengiriman untuk meng cover beberapa pesanan pelanggan daripada hanya 1 titik saja. Pemilihan rute traffic yang efektif pun sudah ber dampak positif bagi bisnis.
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan d. Meng optimalkan biaya operasional Biaya operasional sudah pasti menjadi pengeluaran rutin untuk menjalankan bisnis, biaya biaya ini harus diawasi agar perusahaan dapat menjalankan bisnis secara efisien. Banyak perusahaan saat ini menggalakkan proses continuous improvement yang mengarah pada meningkatkan tingkat efisiensi walau pada skala kecil.
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan e. Meng optimalkan biaya promosi Dalam setiap aktivitas sales akan selalu berhubungan dengan biaya promosi dimana aktivitas ini berkaitan dengan fungsi sebelumnya yaitu : bantu outlet untuk menjual produk. Promosi ini selain untuk meningkatkan turn over agar sales person bisa memasukkan barang lagi, di sisi lain juga dalam memenangkan kompetisi dengan pesaing. Biaya promosi harus dikelola dengan baik, di monitor jenis program yang tepat dalam meningkatkan penjualan dengan cost efisiensi yang tinggi.
Efektivitas Sales Promosi (bagian-1) Pra (PM3)
Ketika
Dampak keseluruhan promo = b - c
Pasca (PM3)
Terjadi jika: 1. Promo sepenuhnya pantry loading 2. Promo tidak menarik New Trial
b c
Pra (PM3)
Ketika
Pasca (PM3) b
pra
ketika
Dampak keseluruhan promo = b + c
c pasca
Contoh: Promo yang sangat menarik untuk pemakai loyal tapi memiliki hambatan tinggi untuk pemakai baru
This profile happens if: 1. Pantry load yang digabung dengan New Trial 2. Penurunan sales ditahan lajunya oleh arus masuk New Consumen Contoh: Promo dengan mekanisme kombinasi
Efektivitas Sales Promosi (bagian-2) Dampak keseluruhan promo = b + c b
pra (pm3)
ketika
c
pasca (pm3)
Terjadi jika: 1. Promo terutamat terarah pada trial/ pemindahan merek/ perubahan perilaku 2. Kombinasi dengan program redemption akan meningkatkan level c Contoh: Kampanye minum Milo: Ayo 2 glass/ day
pra (pm3)
ketika
pasca (pm3) Dampak keseluruhan promo = - (b + c) b
c
Terjadi jika: 1. Terjadi Out Of Stock selama promo 2. Eksekusi yang buruk akan mengakibatkan pukulan balik 3. Kompetitor memiliki promo yang lebih baik
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan f. Pengendalian penagihan / piutang Sudah pasti aktivitas penjualan tidak hanya berhenti pada penyerahan barang ke customer, penjualan tidak akan selesai tanpa proses pembayaran. Dan Pembayaran inilah sumber penghidupan bagi perusahaan. Beberapa customer membayar dengan pola kredit, harus di ingat bahwa semakin lama piutang dibayarkan maka semakin berpengaruh pada keuangan perusahaan. Dengan pengawasan yang jeli, banyak hal yang dapat di efisienkan dalam pola penagihan/pembayaran dari customer ini.
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan 2. Memperluas Wilayah Baru Pola yang sama dalam memperkuat current market dapat di aplikasikan ke market yang baru dimana produk belum ter distribusikan atau sudah ter distribusi via distribusi tidak langsung. Mengembangkan wilayah baru berarti peluang dalam meningkatkan bisnis, dengan pertimbangan sbb : a. Terdapatnya target segmen atau potensial target segmen di wilayah baru tersebut. b. Tidak ada faktor khusus yang memberatkan misalnya : kerusuhan, keamanan, penolakan warga setempat.
Meningkatkan Performa Wilayah Penjualan 2. Memperluas Wilayah Baru c. Secara bisnis, perusahaan memiliki kemampuan untuk meng cover wilayah baru tersebut disertai investasi awal (jika diperlukan). d. Mempersiapkan sarana dan resources yang diperlukan dalam perluasan wilayah. Untuk resources atau penambahan jumlah team/armada, sudah dibicarakan dalam materi sebelumnya.
Pentingnya Monitoring Jalur Distribusi • Produk Fast Moving memang dapat ter distribusi dengan sendirinya karena tarikan konsumen yang begitu besar, namun jika tidak diimbangi dengan baik dan dilepas begitu saja pada mekanisme pasar, maka trend akan mudah direbut oleh produk komplementer. • Hubungan bisnis tetap ditentukan oleh kepuasan dan ketidakpuasan konsumen akhir, apabila tidak ada tarikan dari konsumen akhir, jalur distribusi juga akan berhenti. • Sedangkan mediator (retailer/wholesale/agen /distributor) tingkat loyalitas nya terbatas pada arus keuntungan yang dihasilkan dari perputaran produk.
Manajemen Waktu • Seberapa besar hasil penjualan atau efektivitas penjualan akan sangat bergantung pada kuantitas dan kualitas waktu yang digunakan untuk menawarkan produk/jasa. • Perlu diingat, setiap waktu kerja yang digunakan bukanlah semata mata untuk melakukan kunjungan saja, tetapi harus fokus untuk menghasilkan sales baik dalam waktu dekat atau dalam waktu akan datang. • Apabila dilakukan dengan personal selling maka harus diyakinkan bahwa sales person datang pada saat yang tepat, mengunjungi orang yang tepat dan mengurangi waktu menunggu yang lama.
Manajemen Waktu • Planning dalam membuat schedule sales visit yang baik, akan membuat sales visit menjadi lebih efektif dan efisien. • Bila kunjungannya adalah regular dan tetap untuk periode tertentu, maka buatlah rute kunjungan untuk memudahkan pola kerja harian. • Rute kunjungan berdasar kesepakatan atau pengamatan dari profiling yang dibuat pada materi manajemen pelanggan
Manajemen Waktu Manajemen Waktu mencakup hal hal sbb : • Disiplin dalam menggunakan jam kerja yang bertanggung jawab. • Selama jam bekerja, usahakan hindari perbincangan sosial yang tidak efektif. Perbincangan sangat perlu namun arahkan pada networking yang positif : seperti menambah wawasan dan pengetahuan tentang market atau customer, trend market yang tengah atau akan terjadi, peluang2 baru yang dapat dimanfaatkan di pasar. • Gunakan waktu istirahat & waktu makan siang secara bertanggung jawab
Manajemen Waktu Manajemen Waktu juga mencakup hal hal sbb : • Pengaturan waktu kerja yang efektif dan efisien • Kurangi waktu kunjungan yang tidak efisien ke customer yang tidak tepat • Rencana kunjungan yang sistematis • Gunakan waktu secara optimal, dalam menyusun pola traveling dan waiting time (proses menunggu untuk bertemu klien/customer). • Reporting yang sistematis
Manajemen Waktu Manajemen Waktu harus memperhatikan hal hal sbb : • Kapan harus bekerja untuk kegiatan administrative dan reporting. • Berapa lama waktu yang diperlukan untuk tiap sales visit. • Travelling time • Berapa order yang harus di dapat di tiap visit nya. • Pengembangan bisnis • Kegiatan supporting di luar aktivitas selling. • Social conversation
Menentukan Sasaran Kerja • Sasaran per customer harus ditetapkan sedemikian rupa sehingga dapat lebih fokus dan tercapai objective individual/perusahaan. • Sasaran tersebut berupa : jumlah pelanggan yang akan dikunjungi, jumlah hasil penjualan yang diharapkan, jenis produk yang ingin ditingkatkan penjualannya, pelanggan mana yang akan ditingkatkan penjualannya. • Sasaran kerja harus ditentukan secara optimis realistis, sehingga dapat mendorong sales person untuk ber prestasi lebih baik.
Penggunaan Waktu Yang Efektif Penggunaan waktu akan efektif jika sales person memperhatikan setiap langkah dalam sales visit : 1. Sebelum Sales Visit Persiapkan semua data dan alat pendukung yang diperlukan, ingatlah janji terakhir kepada customer bila ada. 2. Pada saat melakukan Sales Visit Lakukan visit secara fokus dan efektif, ingatlah sasaran/objective yang hendak dicapai di tiap kunjungan 3. Setelah melakukan Sales Visit Selalu sediakan waktu untuk evaluasi diri tentang apa yang berjalan atau tidak berjalan baik pada saat sales visit.
Terima Kasih Rizal, S.ST., MM
