Sensus-methode® & VVSG
Uw totaaloplossing voor procesmanagement
Ruud Bourmanne Hans Haack
Traject naar Uitmuntendheid VVSG Ruud Bourmanne
VVSG Traject naar Uitmuntendheid (sinds 2010)
T R A J E C T
• Lange termijn visie SECTORDYNAMIEK
– Ad hoc werken (vandaag)
• Systematisch werken (PDCA)
• Uitmuntendheid (lange termijn)
Interne controle en externe audit
VVSG Traject naar Uitmuntendheid (sinds 2010)
• Vertaald naar de taal, vakjargon en (werk)praktijk van: –
WZC, DGAT, GAW, DVC, LDC, OCMW, gemeenten, HRM, financieel management, SD, ICT, INT COMM, EXT COMM, facility management, werking MAT, …
ZODAT: •
•
Iedereen vanuit zijn/haar eigen praktijk, taal en vakjargon kan nagaan hoe ver dat hij/zij staat op het vlak van het systematisch werken op zijn/haar niveau en binnen zijn/haar domein ZELFEVALUATIE (ANALYSE) op maat Iedereen vanuit zijn/haar eigen praktijk, taal en vakjargon kan toewerken naar meer systematisch werken op zijn/haar niveau en binnen zijn/haar domein LEIDRAAD op maat
VVSG-totaalconcept van organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement
• Sluit volledig aan bij stap 2 van het Traject naar Uitmuntendheid – De PDCA-cyclus rond maken (= systematiek brengen): • Op alle niveaus • Binnen alle domeinen • Op alle vlakken
• Vanuit een intrinsieke motivatie uw eigen verhaal schrijven, uw eigen menu samenstellen, uw eigen puzzel leggen, uw eigen systeem bouwen Cf. poster concept
VVSG-totaalconcept van organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement
VVSG-totaalconcept van organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement
7 -
28/05/2015
Trajecten naar Uitmuntendheid • Thema’s werkboeken “Verbeteren door zelfevaluatie Overzicht publicatiereeks • Trajecten naar uitmuntendheid “Samen leren, inspireren en werken aan verandering, verbetering en uitmuntendheid” – 1e fase: opstart – 2e fase: inventarisatie – 3e fase: nazorg Uitwerking
Traject naar Uitmuntendheid • Op basis van de vragen van een specifiek werkboek gaan de deelnemers uitvoerig en zeer concreet met elkaar het gesprek aan • Met elkaar reflecteren, dialogeren en discussiëren • Inventariseren wat er vandaag reeds gebeurt of reeds aanwezig is • Met elkaar delen en uitwisselen van sterke punten, verbeterpunten, voorstellen van verbeteracties en concrete praktijken • Analyse, beoordeling & evaluatie van de eigen praktijk (= foto)
Traject naar Uitmuntendheid • DEEL 1: OPSTART (= halve dag) – Inleiding (kennismaking & situering) – Toelichting van het kwaliteitskader (a.d.h.v. een werkboek) – Toelichting bij & voorbereiding van de huisopdracht voor de deelnemers • De vragen worden verdeeld onder de deelnemers • Elke deelnemer moet na de opstartsessie een aantal vragen vanuit zijn/haar eigen bestuur goed en concreet voorbereiden & de resultaten invullen in een sjabloon van presentatie
Vraag 1 Bewijsvoering (wat doet u reeds, wat
heeft u reeds en/of wat is er reeds m.b.t. de gestelde vraag)
11 -
28/05/2015
Vraag 1 Sterke en zwakke punten Sterke punten
12 -
Zwakke punten
28/0
Vraag 1 Beoordeling & concrete voorstellen van verbeteracties (= verbeteren naar de toekomst toe) Niet relevant
13 -
Ruim voldoende of maximaal
Voldoende
28/05/2015
Neutraal
Onvoldoende
Ruim onvoldoende of onbestaande
Traject naar Uitmuntendheid • DEEL 2: INVENTARISATIE (= max. 3 dagen) – Per vraag het volgende stramien: • Deelnemer die de vraag voorbereid heeft, presenteert zijn/haar resultaten aan de hand van het ingevulde sjabloon • Groepsgesprek, -dialoog, -discussie en –reflectie (vertrekkende vanuit de presentatie) – Elkaar aanvullen – Gericht uitwisselen, delen, leren van elkaar, elkaar inspireren • Op basis van wat naar boven is gekomen tijdens de presentatie en het groepsgesprek, krijgt elke deelnemer de kans een inschatting of evaluatie te maken van zijn/haar eigen praktijk 14 -
28/05/2015
Traject naar Uitmuntendheid • DEEL 3: NAZORG (= een halve dag) – Presentatie van het globale groepsrapport van de 3-daagse inventarisatie en de voorstellen van verbeteracties die hierbij naar boven zijn gekomen – Presentatie & analyse van de globale groepsresultaten van de 3-daagse inventarisatie aan de hand van enkele tabellen en grafieken – Het in groep bepalen van de prioritaire noden, behoeften, thema’s en werkpunten als basis voor het uitwerken van een vervolgaanbod op maat van de groep uitwerken van een meerjarenplan waarin aangegeven staat wanneer rond welke thema’s zal samengewerkt worden 15 -
28/05/2015
Traject naar uitmuntendheid • Uitwerking van een meerjarenplanning (= op 5 jaar) met voorstellen van ondersteunings- en begeleidingsinitiatieven met bijhorende aanpak, timing en uitvoerders MAATWERK • De uitvoering van het meerjarenplan wordt gedurende 5 jaar opgevolgd en bewaakt worden aan de hand van 2 opvolgmomenten per jaar (telkens in juni & december) • Na de uitvoering van het meerjarenplan (= na 5 jaar uitwerking) zal een nieuwe inventarisatieronde georganiseerd worden om: – –
16 -
De voortgang te kunnen meten Evolutie te kunnen zien Een volgend meerjarenplan te kunnen uitwerken op 5 jaar met nieuwe thema’s en werkpunten die uit te werken of te behandelen zijn 28/05/2015
Traject naar Uitmuntendheid • Concrete resultaten – Concreet werken aan organisatiebeheersing, ontwikkeling en kwaliteit – Uitwisseling & samenwerking met en inspiratie van collega’s – Concrete voorstellen van verbeteracties – Een groepsrapport, -foto & bijhorende analyseresultaten – Een foto van uw praktijk in uw bestuur & bijhorende analyseresultaten – Een meerjarenplan op maat van de groep – Concrete voorbereiding externe audit en integratieoefening financiële diensten gemeente/OCMW – Intervisie / visitatie / benchmarking 17 -
28/05/2015
Over Sensus-Methode B.V. •
Opgericht in 2000
•
Sensus-methode® Procesmanagement en de Sensus BPM software in eigen beheer ontwikkeld
•
Organisatieadviesbureau
•
16 werknemers
•
220 klanten
•
850 gebruikers van de software
•
Ruim 10.000 mensen werken volgens de Sensus-methode
• • •
Nederland België, Verenigd Koninkrijk, Curaçao Nieuw markten: Thailand, Brazilië, Australië
– – –
Procesmanagement Procesoptimalisatie Verbetermanagement
Een greep uit onze klanten in het onderwijs
Klanten in de Gezondheidszorg
Zorgcentrum Vreedenhoff: De Sensus-methode® leert mensen procesgericht te denken, waardoor men anders gaat kijken naar de eigen werkzaamheden,
Een greep uit onze klanten
Een greep uit onze klanten bij Gemeenten
Santa Jhingoer, Gemeente Rotterdam: De mogelijkheid om de beschreven processen op een laagdrempelige manier via Intranet ter beschikking te stellen aan onze “interne klanten” vinden wij heel prettig.
Sensus-methode® Procesmanagement Sensus-methode is een totaal systeem gericht op : 1.
Werken en communiceren op basis van processen
2.
Een eenvoudige uniforme procestaal voor alle klanten
3.
Beleggen van taken en verantwoordelijkheden
4.
Sturen / meetbaar maken van processen
5.
Integreren van processen in de dagelijkse praktijk
6.
Innoveren en verbeteren van processen
Waar ligt uw focus?
Processen structureren
Iedere organisatie bestaat maar uit 5 niveau’s
Visie / Missie
Organisatie Hoofdprocessen
Processen
Activiteiten
Handelingen
26
Beleid / Strategie
Processen definiëren Met de proceselementen van Sensus-methode
Basis- en sturingselementen voor hoofdprocessen en processen
Doel
Risico - Maatregel
28
Klant - Leverancier
Middelen
Input - Output
Kader
Mensen - Actoren
Prestatie Indicatoren
Modelleren
Met de iconen van Sensus-methode
Processen vastleggen met de 8 iconen van Sensus-methode Actie
Computeractie
Invoerdocument
Uitvoerdocument
Aanleiding/ Resultaat
Archief
Keuze
Proces verwijzing
Modelleersessies
Met de iconen van Sensus-methode
Processen vastleggen In de Sensus-BPM software
Sensus-software • Sensus-software is gekoppeld aan een database • Maakt het mogelijk om: • • • • •
Koppeling met functies/afdelingen Koppeling met documenten Koppeling met systemen Koppeling met prestatie-indicatoren Genereren van rapportages
• Onderhoudsvriendelijk bij wijzigingen
Sensus-software beheeromgeving
Rapportage-mogelijkheden
Processen publiceren
Sensus-software publicatie
