Rudy Joenje (Joenje Knowledge Systems) Henk Verburg (Trimbos-instituut) Henk Hadders (GGZ Drenthe)

Tussentijdse Evaluatie Pilot GGZ

CASUSCONSULT GGZ TUSSENTIJDSE EVALUATIE 2001 VERSLAG PILOT NOVEMBER 2000 - DECEMBER 2001

Auteurs:

Rudy Joenje (Joenje Knowledge Systems) Henk Verburg (Trimbos-instituut) Henk Hadders (GGZ Drenthe)

Aanmaakdatum:

28 februari 2002

Laatste wijziging:

21 maart 2002

Identificatie:

Tussentijdse Evaluatie CasusConsult GGZ 2001

Versie:

3

1


Inhoud

Inhoudsopgave .......................................................................................................................................................................2 Samenvatting .........................................................................................................................................................................4 A. Inleiding...........................................................................................................................................................................10 Algemene informatie CasusConsult .................................................................................................................................. Probleem en doelstelling tussentijdse evaluatie .............................................................................................................. Onderzoeksvragen en -werkwijze ..................................................................................................................................... B. Conceptueel ontwerp .....................................................................................................................................................13 Functie en invulling ............................................................................................................................................................. Resultaten .............................................................................................................................................................................. Conclusies…...…….……………………………………………………………….………………………………………. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... C. CasusConsult methodiek ..............................................................................................................................................21 Functie en invulling ............................................................................................................................................................. Resultaten .............................................................................................................................................................................. Conclusies……………………………………………………………………………………………………………….…. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... D. Casussen............................................................................................................................................................................... Functie en invulling .........................................................................................................................................................25 Resultaten .............................................................................................................................................................................. Conclusies.............................................................................................................................................................................. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... E. Deelnemers (hulpverleners) .........................................................................................................................................28 Functie en invulling ............................................................................................................................................................. Resultaten .............................................................................................................................................................................. Conclusies.............................................................................................................................................................................. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... F. Vakdocumentatie ............................................................................................................................................................33 Functie en invulling ............................................................................................................................................................ Resultaten .............................................................................................................................................................................. Conclusies.............................................................................................................................................................................. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... G. Redactie ............................................................................................................................................................................37 Functie en invulling ............................................................................................................................................................. Resultaten .............................................................................................................................................................................. Conclusies.............................................................................................................................................................................. Aanbevelingen ......................................................................................................................................................................

2


H. Onderwijs-,onderzoeken kenniscentra ...................................................................................................................40 Functie en invulling……………………………………………………………………………………………………….. Resultaten .............................................................................................................................................................................. Conclusies.............................................................................................................................................................................. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... I. Technisch systeem ...........................................................................................................................................................43 Functie en invulling ............................................................................................................................................................. Resultaten……………………………………………………………………………………………………………..……. Conclusies.............................................................................................................................................................................. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... J. (Kennis-)management.....................................................................................................................................................47 Functie en invulling ............................................................................................................................................................. Resultaten…………………………………………………………………………………………………………….…….. Conclusies.............................................................................................................................................................................. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... K. Financien ..........................................................................................................................................................................51 Functie en invulling ............................................................................................................................................................. Resultaten………………………………………………………………………………………………………….……….. Conclusies.............................................................................................................................................................................. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... L. Planning "hoe verder": van experiment naar beheersorganisatie..........................................................................54 Functie en invulling……………………………………………………………………………………………….………. Resultaten…………………………………………………………………………………………………………..………. Conclusies.............................................................................................................................................................................. Aanbevelingen ...................................................................................................................................................................... M. Beantwoording vragen GGZ Nederland...................................................................................................................57 N. Literatuuroverzicht ........................................................................................................................................................66

3


Samenvatting Inleiding Samen met het Trimbos-instituut werkt GGZ Drenthe aan de ontwikkeling van het kennissysteem c.q. casusgeleide beslissingsondersteunende systeem CasusConsult voor de GGZ. Met het kennissysteem kunnen hulpverleners en experts kennis delen en leren van elkaar. Naast praktijkkennis van professionals, worden relevante wetenschappelijke en vakliteratuur, links e.d. verzameld en gekoppeld aan casussen. Ook ervaringskennis (dossiermateriaal) wordt verzameld en gekoppeld. Het kennissysteem staat op website www.casusconsult.nl . Bij de ontwikkeling van CasusConsult zijn ook andere sectoren betrokken (zoals het AMW en de eerstelijns zorg). In 2001 is in opdracht van VWS een pilot uitgevoerd op het terrein van de (ambulante) GGZ voor ouderen om na te gaan onder welke voorwaarden hulpverleners en andere deskundigen met CasusConsult kunnen werken en leren van elkaar. Mede op verzoek van GGZ Nederland is de pilot in dit rapport op basis van enkele onderzoeksvragen samenvattend beschreven met conclusies en aanbevelingen voor een eventueel vervolg. Doelstelling is een betere inschatting te kunnen maken of CasusConsult een effectieve ICT toepassing kan zijn voor het primaire proces. Conceptueel ontwerp De ontwikkeling van CasusConsult GGZ vindt plaats tegen de achtergrond van een te voeren "kennismanagement-strategie". CasusConsult maakt gebruik van twee moderne ICKT ontwikkelingen: CBR en COP. Bij CBR (Case-Based Reasoning) CBR gaat het om redeneren op basis van voorgaande ervaringen, in de vorm van cases. In COP's (Communities of Practice) wordt kennis verzameld en ontwikkeld. CBR systemen worden toegepast door grote bedrijven en in branches als onderdeel van een breder systeem waarbij veel casuïstiek beschikbaar is zoals dossiers of e-mail correspondentie. Het idee voor toepassing van CBR als beslissingsondersteunend concept in de GGZ ontstond n.a.v. vragen van (RIAGG) hulpverleners die zochten naar methoden voor hergebruik van informatie uit (afgesloten) dossiers voor beslissingsondersteuning op de werkvloer o.a. het teamoverleg. In 2001 heeft project CasusConsult studie gedaan naar COP kennismanagement toepassingen zowel de theorie, door een studie te doen naar COP's, als de praktijk door casussen te ontwikkelen in forumgroepen. Eind 2001 startte het Trimbos-instituut een werkgroep Kennistechnologie in de GGZ die zich verder bezint op concepten en tools op het terrein van kennismanagement o.a. van CasusConsult. CasusConsult methodiek Belangrijkste kenmerken van de CasusConsult methodiek zijn: • • •

deelname zowel vanuit de hulpverleningspraktijk als daarbuiten met name wetenschap en opleiding integratie met bestaande werkmethoden, collegiaal overleg en toepassing programma's en vakdocumentatie integratie met bestaande informatieverwerking (m.n. dossiervorming en registratie)

4


• • •

(intersectorale) samenwerking op het gebied van kennis delen en ontwikkelen gezamenlijk leren van gevallen / deskundigheidsbevordering efficiënte beslissingsondersteuning tijdens de uitvoering van de hulpverlening kennisontwikkeling en vastlegging door combinatie van kennis uit praktijk, onderwijs en wetenschap zowel binnen als tussen de sectoren.

De CasusConsult methodiek is afgelopen vijf jaar in hoofdlijnen ontwikkeld en staat redelijk vast. De werkwijze is gedocumenteerd in o.a. gebruiksaanwijzingen, redactiestatuut en casusmodel. Ondersteunend materiaal is ontwikkeld ter beheersing van randvoorwaarden o.a. de privacy en copyrights. De methodiek is afgelopen jaren uitgebreid beschreven in diverse publicaties; artikelen, lezingen en informatiebrochures. Tevens zijn diverse workshops en lezingen gehouden in het hele land. Casussen De in de methodiek en het systeem toegepaste kennis is gemodelleerd in de vorm van of gelinkt aan casussen. In CasusConsult is een casus een reflectie op een volledig (afgesloten) hulpverleningsproces met een samenvatting van het verloop en nadruk op de valkuilen en leeraspecten. De casussen betreffen enerzijds gevallen gebaseerd op de praktijk en ervaringskennis in relatie tot bestaande dossiervorming en registratie. Anderzijds casussen gebaseerd op theorie en evidence: als casus uitgewerkte voorbeelden van protocollen, programma's en methodieken. De pilot in 2001 had betrekking op een beperkt aantal gevallen binnen de (ambulante) GGZ voor ouderen uit het cliëntenbestand van de deelnemende hulpverleners. Tevens zijn enkele (theoretische) gevallen besproken door de deelnemende wetenschappelijke experts. Eind 2001 waren 27 casussen waarvan 5 afgerond waaronder 1 protocolcasus gebaseerd op een protocol. Aan de casussen zijn 42 verwijzingen toegevoegd naar vakdocumentatie in "online" bibliotheken en op websites. Uit de voorgaande fase van CasusConsult resteerden ruim vijftig redelijk uitgewerkte casussen uit de RIAGGouderenzorg met uiteenlopende onderwerpen. Hiervan zijn er tien als demo opgenomen als CBR casus. Deelnemers De initiatiefnemende instellingen GGZ Drenthe en Trimbos hebben tijdens een voorbereidingsfase met de deelnemers uit GGZ Drenthe gezocht naar meer geïnteresseerde instellingen om mee te doen. Eind 2001 waren drie uitvoerende GGZ instellingen bij de pilot actief: Drenthe, Eindhoven en Roosendaal. Daarnaast hebben vele tientallen functionarissen uit de GGZ zich aangemeld als belangstellende en de casusontwikkeling en toepassing gevolgd maar konden geen bijdrage leveren omdat ze niet als pilot meededen. Vakdocumentatie De CasusConsult methodiek bevordert het expliciet gebruik van vastgelegde kennis: niet alleen casussen maar ook van aanvullende vakliteratuur, protocollen e.d. . Dit gebeurt door het aan de casussen toevoegen van links naar deze kennisbronnen: in de vorm van titel, samenvatting alsmede de full-tekst en de publicatiegegevens en zondig adres waar te bestellen indien niet full-tekst. Deze bibliotheekfunctie wordt ondersteund door

5


vakbibliotheken van de deelnemende GGZ instellingen en de bibliotheek/documentatie van het Trimbos-instituut en overige kenniscentra en opleidingen voor de GGZ. Twee grote informatieleveranciers SWETS en EBSCO geven alle medewerking bij het evalueren van hun online databases en publicaties die zij beheren. Zo hebben documentatiemedewerkers documentatie in de databases van EBSCO kunnen zoeken en linken aan de casussen zodat deze vervolgens te lezen waren door de pilotdeelnemers in het kader van een evaluatieovereenkomst van EBSCO met CasusConsult. Redactie CasusConsult heeft redacteurs aangetrokken die het gebruik van de methodiek door de deelnemers inhoudelijk ondersteunen en de kwaliteit van de ontwikkelde casussen beoordelen op hergebruik. Redacteurs helpen deelnemers bij hun reflectie op de casus alsmede het goed afsluiten en redigeren van hun casus. Tevens adviseren de redacteurs het kennismanagement over de inhoudelijke aspecten van de methodiek en bij de ontwikkeling van het casusmodel. Deelnemers in de redactie GGZ in 2001 waren: de teamleiders ouderenzorg van MFE Emmen GGZ Drenthe en GGZ Eindhoven en een spv'er van GGZ Roosendaal. Verder een senior wetenschappelijk medewerker ouderenzorg en senior wetenschappelijk medewerker kennis en kennisoverdracht Trimbos-instituut (verantwoordelijk) alsmede de kennismanager CasusConsult. Onderwijs, onderzoek en kenniscentra Reguliere (externe en interne) scholingsinstellingen voor de GGZ kunnen CasusConsult toepassen in diverse deskundigheidsbevorderende cursussen en zelfs ook een basiscursus aanbieden "Werken met CasusConsult". Daarnaast kan men docenten inzetten ter ondersteuning van de COP's. CasusConsult is ook in te zetten voor reguliere GGZ onderwijs (de basisopleidingen). Hiervoor is samenwerking mogelijk met hogescholen o.a. in het kader van een project Case Based Learning. Met universiteiten o.a. klinische psychologie en sociale psychiatrie is eveneens op diverse punten soortgelijke samenwerking mogelijk. Hetzelfde geldt voor de kenniscentra in de GGZ die met steun van het Trimbos-instituut ontwikkeld worden. In 2001 zijn korte pilots uitgevoerd met studenten van de HvA, HvU en Fontys Hogeschool Eindhoven. Er is een oriënterende pilot uitgevoerd met kenniscentra Asielzoekers en Vluchtelingen: Pharos, ICODO en Pelita. Contacten zijn geweest met onderwijsinstellingen voor GGZ-functies over het gebruik van CasusConsult voor leerdoeleinden (o.a. Case Based Learning). Technisch systeem De CasusConsult methodiek wordt ondersteund door een webapplicatie op website www.casusconsult.nl. Begin 2001 is een prototype webapplicatie geïnstalleerd en zijn de CasusConsult functies en deelnemersgroepen voor de GGZ pilot geconfigureerd. Alle prototype functies zijn meteen volledig webenabled, d.w.z. te benaderen met een standaard internet browser. De website draait op twee webservers met Windows 2000 systeemsoftware, backup software, firewall, applicatiesoftware en een Oracle database. De userinterface bestaat uit een startpagina en menubalk naast een geopend applicatievenster zodat de verschillende functies (applicaties) multi-taskend zijn te

6


gebruiken . De data-koppeling is nog beperkt waarbij bestanden en adressen merendeels gekopieerd worden naar verschillende indexen en directories. Voor nieuwe deelnemers is een online aanmeldingsformulier opgenomen met een registratiesysteem waarin men voor "opgegeven" groepen wordt opgenomen na goedkeuring door de betreffende redactie. Toegepaste applicatiesoftware per CasusConsult functie: • • • • • •

COP/Forums: evaluatiesoftware "Viadesk" van Netspanning. Forumgroepen GGZtest en GGZ-pilot. CBR: evaluatiesoftware k-Commerce © van Inference om casussen terug te vinden. Groep GGZ casussen. CBL: evaluatiesoftware van Hofstede IT om problemen volgens een template met verschillende interventies te analyseren en op te lossen waarbij soortgelijke casussen als referentie zijn na te slaan. Bibliotheek: evaluatiesoftware "Muscat" © van SmartLogik om met trefwoorden casusmateriaal op te zoeken. Nieuwsplein: software © van Hofstede IT om toegevoegde weblinks en nieuws gerubriceerd te presenteren. Thesaurus, evaluatiesoftware © ontwikkeld door CIBIT om de webthesaurus te lezen en becommentariëren.

IT bedrijf McKesson adviseerde bij het opstellen van aanbevelingen voor de ontwerp EPD integratiemodule. NIZW stelde ter beschikking de thesaurussoftware (ontwikkeld door CIBIT) en deed aanpassingen van de GGZ concepten(relaties) op basis van het ingebrachte casusmateriaal. Informatieleverancier EBSCO maakte een experimentele technische koppeling mogelijk met een zoekdatabase en tijdschriften databases van (Engelstalige) GGZ tijdschriften. Hiermee konden CasusConsult gebruikers direct vanuit de forums en casussen een link zoeken of openen naar een aan de casus gerelateerd tijdschriftartikel. Kennismanagement CasusConsult is meer dan een methodiek en systeem. Er is een kennismanagementorganisatie en -beleid nodig om het kennis te delen te faciliteren tussen de verschillende deelnemende instellingen en sectoren. Ook bij de deelnemende instellingen zelf. Deze kennismanagement organisatie is in concept beschreven in het functioneel ontwerp met als hoofdbestanddelen: gebruikersgroepen (COP's of forumgroepen), redactie/trainers groep, technische groep en algemeen (kennis)management. Op instellingsniveau is lokaal kennismanagement nodig om de inbedding te realiseren binnen de bestaande werkprocessen. Financiën De ontwikkelingskosten van een nieuwe methodiek, systeem en kennismanagement zijn hoog, omdat het tijd en inzet vraagt van expertise en dus geld. Zowel bij de lokale deelnemers als de landelijke ontwikkelaars. Naarmate de methodiek echter meer structureel wordt ingevoerd en geautomatiseerd kunnen de kosten drastisch teruglopen. Met name door inbedding van diverse functies van CasusConsult in bestaande werkprocessen, informatieservices en deskundigheidsbevordering. Een mogelijkheid is ook gedeeltelijke integratie met de in ontwikkeling zijnde GGZ kennisnetten.

7


Planning: van experiment naar beheersorganisatie Uiteindelijk doel is dat de CasusConsult methodiek en systeem gebruikt wordt GGZ breed (1e, 2e en 3e lijn). De methodiek overbrugt dan niet alleen wetenschap, onderwijs en praktijk maar ook de intersectorale GGZ domeinen. Dit heeft inhoudelijke voordelen maar helpt ook het delen van de kosten. Daarom wordt CasusConsult niet alleen ontwikkeld in de gespecialiseerde GGZ maar in alle GGZ lijnen. In dit perspectief is CasusConsult een lange termijn ontwikkelproject dat op dit moment in een tussenfase zit. Er is een basisconcept ontwikkeld dat nu verder getest en bijgesteld moet worden alsmede de voorwaarden voor toepassing binnen de bestaande werkprocessen. Na deze ontwikkelingen testperiode is landelijk implementatie nodig; alleen dan kan het systeem goed functioneren en kunnen de kosten goed verdeeld worden over de deelnemende instellingen. Maar ook na implementatie middels een productieorganisatie is verdergaande research en ontwikkeling nodig. In het AMW wordt gewerkt met een vierjarig plan tot eind 2003. Ook in de GGZ wordt gestreefd naar een (meerjarige) plan met als doel een professionele duurzame uitvoering en ontwikkeling van de CasusConsult functies. Conclusies en aanbevelingen Positief • • • • • • • • •

bemoedigende resultaten op de werkvloer zowel bij het uitvoerend werk als de vakbibliotheken en wetenschappers. veel enthousiaste werkers en efficiëntere processen van de deelnemers interessante casussen door de gezamenlijke , deels intersectorale, ontwikkeling redelijk duidelijk zicht op de voorwaarden die nodig zijn voor de invoering en embedding kosten niet te hoog door de integratie met reguliere functies , internet werkwijze en samenwerking met de andere sectoren afstemming kennisnet GGZ , functie landelijk kennisinstituut Ti en andere kennistransfer instrumenten in ontwikkeling: goed aanvullend en hybride systemen lijken mogelijk de noodzakelijk ICT functies zijn installeerbaar en bruikbaar kennismanagement functie wordt herkend en gewaardeerd door de deelnemers optimale aansluiting/ondersteuning van het (virtuele) EPD en digitale (web) documentatiefunctie

Risico's • • •

•

sterke werkdruk GGZ m.n. door personeelstekort beperkt tijd om goed na te denken ook de bestaande vele ander innovaties belemmeren zoals; invoering EPD, kwaliteitssystemen en fusies, e.d. blijvende (als het nieuwe eraf is) toepassing van CasusConsult vereist een goede opname in reguliere kwaliteitsbeleid van management en werkbegeleiders. Management en werkbegeleiders zijn echter relatief een stuk ouder dan de werkers en hebben daardoor minder affiniteit met moderne technologieën dan de relatief jongere werkers; zij motiveren derhalve niet en belemmeren soms de technologie (laten we het bij het oude houden; dat gaat toch ook goed) EPD nog in de kinderschoenen ; wel lijkt het toekomstige virtuele, via internet bereikbare EPD een stimulans voor de koppeling met CC

8


• •

basiskwalificatie hulpverleners en teambegeleiders laag: er is vele jaren ongestructureerd, intuïtief en onder grote tijdsdruk gewerkt met weinig deskundigheidsbevordering (vak op peil): dat verander je niet gemakkelijk mede door de grote werkdruk is nog weinig aandacht voor het invoeren van een kennismanagement strategie waarin deskundigheidsbevordering, beslissingsondersteuning met expliciete (evidence based) vakkennis en leren op de werkvloer integraal worden ondersteund o.a. met instrumenten als CasusConsult.

Aanbevelingen •

• • •

•

Nodig in 2002 doorontwikkeling met name om de conclusies en aanbevelingen uit te werken naar meerdere sectoren/doelgroepen in de GGZ in een uitvoeringsplan inclusief organisatieplan, begroting en financieringsplan op te stellen voor verdere ontwikkeling en (intersectorale) implementatie Ook is verder ontwikkeling nodig om duidelijkheid te krijgen over de intersectorale en transmurale mogelijkheden van samenwerking op werkers en bestuurlijk vlak Omdat de invoering van (virtuele) EPD's en digitale Vakbibliotheken pas medio 2003 - 2005 gebeurt en het lokaal kennisbeleid nog ontwikkeld moet worden is het misschien zinvol een tussenfase CC in te lassen voor de periode 2003 - 2005. In deze tussenperiode kan, onderzoeksmatig begeleid, rond bepaalde speerpunten, doelgroepen en intersectorale kennisdeling GGZ breed, meer ervaring worden opgedaan met inzet van een eerste eenvoudige versie van een operationele website en kennismanagement. Krachtig bevorderen van invoering van een kennismanagement strategie bij de GGZ instellingen door auspiciën van GGZ Nederland en Trimbos-instituut o.a. met inzet van het Kennisnet GGZ en de CasusConsult organisatie / expertise.

Beantwoording onderzoeksvragen GGZ Nederland Zie hoofdstuk M. van het Tussentijdse evaluatierapport

9


A. Inleiding Algemene informatie CasusConsult Samen met Trimbos-instituut werkt GGZ Drenthe aan de ontwikkeling van het kennissysteem c.q. casusgeleide beslissingsondersteunende systeem CasusConsult © voor de GGZ. Met het kennissysteem kunnen hulpverleners en experts kennis delen en leren van elkaar. Naast praktijkkennis van professionals, worden relevante wetenschappelijke en vakliteratuur, links e.d. verzameld en gekoppeld aan casussen. Ook ervaringskennis van cliënten zal wordenverzameld en gekoppeld. Het kennissysteem staat op website www.casusconsult.nl . CasusConsult ondersteunt het ontwikkelen van kennis (Communities of Practice) en het borgen, combineren en distribueren, c.q. gebruik van kennis: met Case Based Reasoning zoeken naar vergelijkbare casussen op de werkplek en gekoppeld aan het EPD. CasusConsult richt zich op de brede GGZ met aangrenzende sectoren, o.a. sociaalpedagogische hulpverlening en de jeugdzorg. Doelgroepen zijn generalisten binnen de eerste lijn, specialisten in de 2e lijn, experts en wetenschappers, studenten en docenten en (in later stadium) cliënten. In CasusConsult wordt kennis in de vorm van casussen op de volgende manieren toegepast:

10


• • • • • •

Forums: actuele en protocolgevallen bespreken met (virtuele) collega’s en andere deskundigen. Een redactie ondersteunt de discussies en bewaart de resultaten in de kennisbank voor hergebruik. Beslissingondersteuning: hulpverleners toetsen en onderbouwen hun eigen casus met behulp van een kennisbank gevuld met soortgelijke gevallen inclusief reflecties en vakliteratuur. Scholing: met behulp van hulpverleningsmodellen leert men casussen gestructureerd op te lossen onder begeleiding van een docent/trainer; de modellen zijn aan te passen en zelf in te voeren. Bibliotheek: verzameld (casus)materiaal zoals boekdelen, tijdschriftartikelen en kenniswebsites is direct online te lezen. Nieuwsplein: een overzicht van nieuw en veelgebruikt materiaal met de mogelijkheid commentaar en aanvullingen te geven. Tevens kan men hier zoeken naar nieuwe vakdocumentatie in online database’s. Integratie met het eigen dossier: het gebruik van CasusConsult kan dossiergestuurd plaats vinden met behulp van een integratiemodule.

Probleem en doelstelling tussentijdse evaluatie Bij de ontwikkeling van CasusConsult, sinds 1995, zijn diverse organisaties uit de zorgsector betrokken. Voor de GGZ zijn op dit moment de belangrijkste trekkers: GGZ Drenthe en het Trimbos-instituut. In 2001 voerden zij een pilot uit op het terrein van de (ambulante) GGZ voor ouderen om na te gaan onder welke voorwaarden hulpverleners en andere deskundigen met CasusConsult kunnen werken en leren van elkaar. GGZ Nederland steunt deze ontwikkeling en overweegt verdere steun aan het project indien de resultaten aan de verwachtingen voldoen en passen in het brede beleid rond kennis delen in de GGZ. De ontwikkelingen op het terrein van ICT-beleid van GGZ Nederland en CasusConsult lijken op dit moment op elkaar aan te sluiten. Geconstateerd is dat er enerzijds behoefte is aan een sterke borging en beheersstructuur rond CasusConsult, anderzijds dat het project nog tijd en middelen nodig heeft om tot een aantoonbaar succes te komen. De richting van de in gang gezette ontwikkeling is interessant maar het instrument is nog niet uit ontwikkeld. Het jaar 2002 wordt gezien als een overgangsperiode, waarin enerzijds een tussentijdse evaluatie moet plaats vinden van de tot dusverre gevolgde aanpak met aanbevelingen voor de toekomst. Anderzijds moet het project verder tot ontwikkeling komen o.a. zich verbredend naar de jeugdzorg. Op verzoek van GGZ Nederland wordt op basis van onderzoeksvragen in deze korte tussentijdse evaluatie de pilot 2001 samenvattend beschreven met conclusies en aanbevelingen voor een eventueel vervolg. Doelstelling is een betere inschatting te kunnen maken of CasusConsult een effectieve ICT toepassing kan zijn voor het primaire proces. De onderzoeksvragen worden in deze tussentijdse evaluatie deels beantwoord op basis van de eind december 2001 beschikbare gegevens van pilot CasusConsult GGZ.

11


Onderzoeksvragen en -werkwijze Onderzoeksvragen In de samenvatting van deze evaluatie worden de volgende onderzoeksvragen van GGZ Nederland beantwoord: 1. Wat is de mate van succes tot dusverre, in termen van kwaliteit primair proces en deelname(bereidheid) hulpverleners? 2. Wat zijn hierbij de kritische succesfactoren, tot dusverre en in de toekomst: bijv manier van werken, opleidingsniveau, voldoende ICT kennis, etc.? 3. In hoeverre verschilt de CasusConsult methodiek, met name CBR aan de hand van casusbeschrijvingen, van andere manieren van kennis delen. In welke opzichten meer of minder effectief en efficiënt ? 4. Wat is de meerwaarde van internet toepassing ? 5. Wat is het minimale aantal deelnemers en daarbij de verhouding tussen actieve en passieve gebruikers om het kennisnet succesvol te laten zijn. Hoe werf je deelnemers en hoe houd je ze actief ? 6. Welke randvoorwaarden dienen vervuld te worden, wat betreft ICT; welke uitbouw en verbetering van software en infrastructuur zijn nodig. Om wat voor kosten gaat het ? 7. In welke stadium is de zorgregistratie en EPD-ontwikkeling bij betrokken ggzinstellingen. Is dit een belemmering of juist kansen in relatie tot CasusConsult ? 8. Welke mogelijkheden zijn er voor landelijk opschaling in de GGZ, wat betreft de betrokkenheid van en overdraagbaarheid naar andere ggz-instellingen ? 9. Welke aansluiting is er mogelijk op het kennisnetinitiatief van GGZ Nederland ? 10. Wat zijn de mogelijkheden / randvoorwaarden voor intersectorale / transmurale samenwerking, zowel op werkvloer als op bestuurlijk niveau; bestaat er behoefte op dit moment met name bij kennisdelen binnen de grenzen van bijv. GGZ en AMA, of ook bij de dwarsverbanden. Wat is hier verder voor nodig ? Onderzoekswerkwijze Dataverzameling en evaluatie zijn beperkt tot een beschrijving en analyse op hoofdlijnen op basis van: • • •

Gesprekken met redactie en pilotdeelnemers met name GGZ Drenthe, GGZ Eindhoven en Trimbos-instituut. Analyse projectdocumentatie. Verwerking externe rapportages en beoordelingen.

Het onderzoek is uitgevoerd door: • • •

Bureau JKS: functionaris projectontwikkeling en onderzoek (Drs. R. Joenje) Trimbos-instituut: senior beleidsmedewerker (Drs. H. Verburg) GGZ-Drenthe: functionaris (kennis) management (Mr. H. Hadders)

12


B. Conceptueel ontwerp

Functie en invulling Kennismanagement De ontwikkeling van CasusConsult vindt plaats tegen de achtergrond van een te voeren "kennismanagement-strategie" binnen de sector en instellingen. Hierbij staan de kennisprocessen centraal: het ontwikkelen, borgen, distribueren combineren en toepassen van kennis over het vak, de organisatie, de klanten e.d. Er zijn twee soorten kennis te onderscheiden, nl,. tacit kennis (zit in de hoofden van de mensen, verrijkt door ervaring en expliciete kennis (in vastgelegde vorm (handboeken, modellen, kortom informatie). Er zijn vier belangrijke invalshoeken rond kennismanagement (KM) te onderscheiden: (a) strategie en organisatie; de uitdaging is hierbij “richting bepalen”” waarbij de missie, visie en strategie van de instelling wordt vertaald naar KM-doelstellingen en kennisbeleid. Centraal staan de keuzes over kennisgebieden, het is toekomstgericht en gaat uit van de kerncompetenties van de instelling. (b) Systemen en middelen; de uitdaging hierbij is “ondersteunen”door het inrichten van een kennisinfrastructuur, de inzet van middelen en systemen ter ondersteuning van de kennisprocessen. (c) Mensen en cultuur; de uitdaging is “communiceren” kennismanagement wordt primair gericht op het verhogen van de kwaliteit en effectiviteit van de werknemer, met als doel “kennis is kracht: in plaats van “kennis is macht”. (d) Bedrijfsproces; de uitdaging hierbij is de juiste kennis op de juiste plaats en juiste tijd te brengen, waarbij KM primair gericht is efficiency- en kwaliteitsverbetering in het bedrijfsproces en de afhankelijkheid van personen wordt verkleind. De belangrijkste “enabler”van kennismanagement is de kennisinfrastructuur, het geheel van structuren, richtlijnen en hulpmiddelen om kennisprocessen binnen een organisatie te ondersteunen. Het wordt steeds belangrijker voor GGZ instellingen om de juiste ICT-strategie te kiezen als ondersteuning voor het managen van kennis. Niet alleen voor CasusConsult maar ook overige GGZ kennis. Binnen de kenniseconomie is er sprake van een groei van informatie en communicatie met als twee belangrijke KM strategieën: Codificatie strategie vs. Personalisatie strategie. Een belangrijke opgave voor de toekomst van CasusConsult is het vinden van de juiste mix tussen de codificatie- en personalisatie strategie. Bij Codificatiestrategie is de focus gericht op het opslaan van informatie en kennis in bestanden en het omzetten van impliciete kennis in expliciete kennis (expert systemen) voor hergebruik. ICT speelt hierbij een belangrijke rol met opslagsystemen, netwerken en zoekmechanismen. De problemen met codificatie zijn: de snelle veroudering van kennis, het feit dat kennis gebonden is aan persoon en situatie, en dus moeilijk te expliciteren is, waarbij het noteren van dergelijke kennis tevens veel tijd kost. Het gevolg is dat er sprake is van psychologische weerstand tegen het verschaffen van onpersoonlijk gemaakte kennis en tegen het zoeken en gebruiken daarvan.

13


Bij Personalisatie strategie is de focus is gericht op interpersoonlijke kennisdeling met als onderdelen, vraag antwoord systemen, meester-leerling relaties, kennismakelaars, bijeenkomsten en Communities of Practice (COP). De inzet van ICT is beperkt tot communicatie en groupware. Belangrijkste probleem hierbij is de overdracht naar de organisatie. CasusConsult maakt in dit kader gebruik van twee moderne ICT en KT ontwikkelingen: Case Based Reasoning (CBR) en COP.

Kennisprocessen delen, creëren

hergebruiken

CasusConsult

Professionals

bijdragen

training, w orkshops, meetings

toevoegen D

B

A E

C F

CasusConsult

evalueren, structureren

Kennisteam (CoP)

Case-Based Reasoning Kennistechnologie (KT) biedt een verzameling van technieken, tools en richtlijnen, gericht op (a) het ontwikkelen en consolideren van kennis en (b) het distribueren en combineren van kennis door middel van kennistechnologie.. De belangrijkste doelen van kennistechnologie zijn hierbij het ondersteunen van bedrijfsprocessen met IT en het bewust omgaan met kennis als inrichtingsaspect (kennismanagement). Kennistechnologie is aanvullend op de technieken en tools welke in het kader van procesanalyses en binnen de IT wereld worden gebruikt. De meest toegepaste technieken binnen de kennistechnologie zijn: - regel/object gebaseerde technieken - Case-Based Reasoning - neurale netwerken - genetische algoritmen

Bij CBR (Case-Based Reasoning) CBR gaat het om redeneren op basis van voorgaande ervaringen, in de vorm van cases. De CBR technologie is gebaseerd op het feit dat wanneer men een probleem wil oplossen en zoekt naar informatie men vaak zoekt naar

14


een soortgelijke gebeurtenis in het verleden. De technologie analyseert de huidige casus, maakt een vergelijking met soortgelijk casussen uit het verleden en haalt “soortgelijke” cases op en geeft inzicht in en uitleg van de uitkomst. Tevens is adaptie van de gevonden oplossing mogelijk. Belangrijk kenmerk is de graduele groei in kennis en capaciteit en aanvulling op conventionele database technieken.

Hergebruik van kennis Primair proces

Actueel geval Probleem

Oplossing

Werkplek Hulpverlener

Vastleggen gegevens dossierteksten Ouery

Elektronisc Elektronisc Patientendossie hh Patientendossie rr

Opgeloste casussen Protocol casussen Attachments Documenten Gestelde vragen

Antwoorden op vragen Actuele dossiergegevens sturen het zoekproces Vastleggen uitkomstgegevens in registatratiesysteem/EPD

Kennis Kennis systeem systeem

De twee belangrijke doelstellingen van CBR zijn: (a) Redeneren op basis van voorgaande ervaring (vermijd bekende fouten, herhaal werkzame oplossingen en leer uit voorgaande problemen) en (b) Representeren van bekende situaties in “cases’(identificeer de kenmerken die een uitkomst bepalen, voer gegevens in uit databases en voeg domeinkennis toe. Bepaal optimale indices voor opslag cases.) CBR wordt veel toegepast bij het opsporen van storingen en zgn. 'call-centra". De voordelen van CBR systemen zijn : ervaringen worden vastgelegd en optimaal gebruikt, de benodigde tijd voor kennisontwikkeling wordt beperkt, de efficiency van probleemoplossing neemt toe en CBR systemen zijn eenvoudiger te onderhouden en uit te bouwen. De oplossingen worden gevonden door vergelijking met andere cases uit het verleden. Wat maakt CBR zo aantrekkelijk ? Het is eenvoudig en intuïtief, een praktische mix van statistiek en kennistechnologie en sluit aan bij menselijke vorm van probleem-oplossen. Het is complementair t aan andere vormen van IT/KT en past goed in een database omgeving. CBR is goed toepasbaar in de volgende situaties: - wanneer het domein niet met regels kan worden geformaliseerd (zwakke of onbekende causale modellen of wanneer domein formalisatie teveel regels vergt). De GGZ is zwak domein, het is een jonge wetenschap en we weten nog zo weinig . - het domein is reeds precedent-gebaseerd (rechtspraak, geneeskunde, diagnose, helpdesks) - de domeinkennis door de tijd verandert en veel onderhoud vereist om nieuwe probleemtypes aan te kunnen; - domein taken gebruik kunnen maken van voorgaande oplossingen

15


Communities of Practice (COP’s) In COP's (Communities of Practice) wordt kennis verzameld en ontwikkeld. Er is nog weinig wetenschappelijk onderzoek gedaan naar het in stand houden en functioneren van Communities. Binnen het programma COMMSHARE van het Telematica Instituut (TU Delft) is onderstaand analysemodel ontwikkeld met betrekking tot de kenmerken en dynamiek van communities en teams. Het model maakt een onderscheid tussen input, processen, outputaspecten en de context van de groep. Van belang is tevens dat elke groep een eigen levenscyclus kent.

Functioneren CoPs Context of use

Processen

Outcomes

Technologie

Personen

Formele structuur

Taak

Groeps cultuur

Groepsprocessen: communicatie coördinatie taakuitvoering teambuilding

Individuele outcomes Groeps outcomes Organisatie outcomes:

Fysieke setting

Omgeving

Psycho-sociale toestanden: Vertrouwen Betrokkenheid Wederzijds begrip

In het onderzoek tot dusverre is geconstateerd dat de interactie processen in communities- zoals communicatie, coöperatie, coördinatie, leren en sociale interactie- zeer verschillend zijn en in zeker mate verbonden zijn aan de volgende dimensies: -

doel (=bindende kracht): probleemoplossing, productontwikkeling, individueel leren, innovaties e.d. focus: op eenvoudige “dagelijkse” probleemoplossing (single loop learning) tot gefocused op innovatie (double loop learning) grenzen: open of gesloten voor mensen binnen of buiten de organisatie formalisering installatie: formeel top-down geïnstalleerd, met centraal geselecteerde deelnemers, of informeel , bottum up ontstaan omvang: van klein tot zeer groot samenstelling: alleen experts of experts en nieuwelingen virtueel: hoog(geen face to face ontmoeting) of laag (voornamelijk face to face ontmoeting geringe inzet ICT of grote inzet ICT

16


Belangrijke onderzoeksgebieden zijn : (a) wat zijn succes condities, (b) hoe werken mensen samen en (c) hoe zijn COP’s te meten ? Belangrijke bevindingen tot dusverre zijn: Ad (a): Er moet sprake zijn van voldoende face to face bijeenkomsten. De minimale vereisten zijn: shared workspace, document opslag en gele gids. Het langzaam opbouwen van de community en de integratie met andere systemen. Ad (b) : Vier belangrijke modellen zijn: communal sharing, authority ranking, equality matching en market pricing. De belangrijkste inzichten zijn te verkrijgen door Social Network Analysis (objective aanpak), ego-centered analysis en network-based analysis. Ad (c): de belangrijkste meetbare uitkomsten zijn: (a) individu (kennis, tevredenheid, sociale relaties), (b) groep: status, attractiviteit en innovaties, en (c) organisatie : productiviteit , succes van implementatie en cliënttevredenheid.

Resultaten In het kader van het beleid rond kennismanagement is er binnen GGZ Drenthe een Quick Scan (bron: Prof. M. Weggeman) uitgevoerd naar de stand van zaken rond kennismanagement als basis voor een nader op te stellen plan van aanpak. CBR systemen worden toegepast door grote bedrijven en in branches als onderdeel van een breder systeem waarbij veel casuïstiek beschikbaar is zoals dossiers of e-mail correspondentie. Toepassingen zijn op het gebied van o.a.: content-management, helpdesks, klantenservice en productconfiguratie. Op het gebied van Health Care bestaan diverse toepassingen met name in de VS. Het idee voor toepassing van CBR als beslissingsondersteunend concept in de GGZ ontstond n.a.v. vragen van (RIAGG) hulpverleners die zochten naar methoden voor hergebruik van informatie uit (afgesloten) dossiers voor beslissingsondersteuning op de werkvloer o.a. het teamoverleg. Deze ontwikkelingen op de werkvloer sloten goed aan bij de beleidsontwikkeling van de directie op het gebied van kennismanagement alsmede landelijk VWS beleid om ICT te stimuleren (Transparant). In 1995 startte bij RIAGG Drenthe project CasusConsult. Hier is een eerste concept prototype ontwikkeld om met CBR technologie dossiers terug te vinden en daarmee te leren (nieuwsbrieven CasusConsult en onderzoeksrapportage, Bakkenist 1997). In een vervolgproject is het concept bij AMW Emmen door NIZW en Universiteit Utrecht (leerstoel MW) uitgebouwd o.a. met een thesaurus en casusontwikkeling in forumgroepen (G.van.der Laan, Leren van gevallen, Utrecht 1998). De resultaten zijn op basis van een haalbaarheidsstudie (ROCCARE 1998) verder uitgewerkt in een functioneel ontwerp voor een kennissysteem AMW (VOG, juli 2000). Op basis van dit ontwerp is een prototype gebouwd dat in 2001 door VOG voor toepassing in het AMW is getest en door GGZ Drenthe en Trimbos-instituut voor de GGZ. In 2001 heeft project CasusConsult studie gedaan naar COP kennismanagement toepassingen zowel de theorie, door een studie te doen naar COP's, als de praktijk door casussen te ontwikkelen in forumgroepen. Eind 2001 startte het Trimbos-instituut een werkgroep Kennistechnologie in de GGZ die zich verder bezint op concepten en tools op het terrein van kennismanagement o.a. van CasusConsult.

17


Conclusies Ad. Kennismanagement Afgezien van een presentatie door Prof. M. Weggeman voor het Adviescollege Kwaliteit vormt Kennismanagement geen speerpunt van beleid binnen GGZ Nederland. Ook binnen GGZ instellingen er is nog nauwelijks sprake van een beleid om bewust om te gaan met kennis Algemeen; Individuele kennis moet worden omgezet in structureel kapitaal van de organisatie. Kennismanagement initiatieven moeten worden gekoppeld aan doelstellingen van de organisatie.. Benadering; Kennismanagement activiteiten moeten worden geïntegreerd in het dagelijks werk. Kennismanagement programma’s betreffen "leerexperimenten". Communicatie komt eerst, het vastleggen en archiveren later Infrastructuur; Kennismanagement gaat niet over IT, het gaat om technologie en mensen. IT is een enabler, waarbij diverse en verschillende IT tools worden gebruikt. De IT systemen moeten zo eenvoudig als mogelijk zijn voor de gebruiker. Intranetten zijn een van de belangrijkste KM enablers en "Communities of Practice" zijn een sleutelelement. Een gemeenschappelijke taal is een belangrijke enabler voor het delen van kennis. Het middenkader speelt een belangrijke rol Processen; Content management is kritisch voor effectieve kennisdeling en hergebruik.Content management is een gezamenlijke taak voor experts en facilitators Management systemen; Een van de sleutel factoren is "what's in it for me". Herstructurering van beloningsschema's is een belangrijk onderdeel van KM. Kennismanagement bouwt voort op Total Quality Management en kan worden geïntegreerd met ander management initiatieven Leiderschap en cultuur; Senior managers spelen en belangrijke rol . Leiderschap en consistent top management gedrag ondersteunen KM activiteiten. Mensen vertrouwen is een sleutelfactor. Een sterk gevoel van cultureel lidmaatschap steunt KM initiatieven Meten en monitoring; Indicatoren voor intellectueel kapitaal zijn vergelijkbaar met balanced scorecards en self-assesment.De indicatoren moeten worden ontwikkeld met participatie van de medewerkers Ad. ICT en KT strategieën m.n. COP en CBR Bij de COP methodiek moet m.n. inbedding in bestaande werkprocessen bestudeerd en uitgewerkt worden. Voorlopige conclusies uit het voorwerk tot nu toe zijn: Doelen: Het schijnt in COP minder belangrijk te zijn voor individuen om exact dezelfde doelen te hebben, zolang ze consensus hebben betreffende het doel van kennis uitwisselen en delen, en duidelijkheid over de aard van de ‘practice”. Hoe meer de “practice’ is gefocused (duidelijk en concreet), hoe gemakkelijker het schijnt de leden te binden en succesvol te functioneren

18


Persoonlijke karakteristieke: De aanwezigheid van een actieve harde kern van bijzonder enthousiaste en (intrinsiek) gemotiveerde mensen kan zeer nuttig zijn als een belangrijke “driver’ voor de community . (veel COP activiteiten, zoals reflecties en discussies vinden plaats in de “vrije tijd” van professionals. Hun motivatie en belangstelling, bijvoorbeeld om beter te worden in de praktijk, of om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen, blijken een belangrijke factor te zijn) Het kan voordelen hebben voor de continuïteit van informatiestromen binnen een community dat de deelnemers (individuen en organisaties) aanvullende vaardigheden en competenties hebben. Dit kan de attractiviteit voor elke deelnemer verhogen (competitive advantage) Het kan een groot voordeel zijn mensen te betrekken die grenzen overbruggen tussen meerdere communities. Formele structuur Formele rollen: In het geval van veel (concurrerende) prioriteiten, kan de redacteur (leider) het netwerk levend houden. Formele procedures: management dient niet te restrictief te zijn in het toestaan van tijd voor COP werk. Precieze urenverantwoording kan een negatieve invloed hebben op kennisdelen en kennis ontwikkelen. (reflectie en kennis ontwikkelen (exploreren) kost tijd en “ruimte”. Als dit niet wordt verschaft door de organisatie, moeten de professionals het bezoeken van hun communities in hun eigen, spaarzame tijd doen. Deze handelwijze zal de deelnemers ervan overtuigen dat het management het CoP-werk niet erg waardeert. Omgeving Voor het succes van de community is het belangrijk dat niet alleen zorg wordt gedragen voor de content (inhoud), maar ook voor de “politieke lobby dient te worden zorg gedragen (geldverschaffers en management). Vaak zijn communities gebaseerd op menselijke relaties. Het vraagt tijd deze op te bouwen. Geef leden van communities deze tijd, want alleen een “kick-off face-to-face meeting’ is niet voldoende. ICT De minimale vereisten van een tool om een community te ondersteunen zijn: (a) aanmaken van een besloten virtuele ruimte voor de groep, (b) een overzicht van de leden (speciaal van belang voor de junior in het veld), (c) een document opslag faciliteit Een van de belangrijke condities voor het effectief gebruik van ICT in comunities is dat virtuele ontmoetingen worden afgewisseld met face-to-face ontmoetingen. Face tot face ontmoetingen dienen zeer frequent te zijn in de start fase van de community. Nieuwe communities dienen te worden geadviseerd door ervaren community-leden ten aanzien van de keuze van de tools. De tool dient zo flexibel te zijn dat het communityleden gelegenheid biedt het aan te passen aan de behoeften van de community. Zoek een goede balans tussen standaardisatie en aanpasbaarheid van de tools en functies binnen de tools. Om communities levendig en dus levend te houden, dienen hun ICT tools te beschikken over een “event noticing function” (informatie wanneer er iets veranderd op hun shared tool, b.v. een nieuw document, forum of een e-mail met nieuws op basis van een persoonlijk interesse profiel). De tool dient gemakkelijk te worden geïntegreerd met andere software welke leden van de community gebruiken voor hun regulier, dagelijks werk opdat deelname aan de community zo weinig mogelijk extra stappen vereist. Wanneer een tool virtuele ontmoetingen ondersteunt, dient het de mogelijkheid te hebben om zichtbaar te maken wie on-line is; dit verstevigt het idee deel uit te maken van een groep. De tool dient de mogelijk te verschaffen eenvoudig meta-informatie van documenten toe te voegen en te vinden, zoals informatie wie het heeft gelezen, wat de laatste veranderingen zijn etc.

19


Aanbevelingen GGZ Nederland dient Kennismanagement als speerpunt in haar beleid op te nemen en lidinstellingen te ondersteunen in het vormgeven van een kennismanagementbeleid als basis voor het toepassen van kennistechnologie binnen de zorg. Van belang is de komende periode van beide strategieën CBR en COP ervaringen elders te verzamelen. Daarbij staat vooral centraal het operationaliseren van de concepten en de voorwaarden te beschrijven hoe het model zo optimaal mogelijk kan worden ingebed in bestaande werkprocessen dan wel in hoeverre deze moet worden aangepast. Niet nader onderzocht is hoe de ervaringen met CBR elders in de zorgsector zijn. Aanbevolen wordt deze te verzamelen en analyseren. Uit ervaringen, zowel binnen CasusConsult als in andere CBR projecten blijkt dat het maken van casussen veel tijd en geduld vraagt wanneer bestaande casuïstiek niet direct beschikbaar is. Daarom wordt aanbevolen CBR toe te passen in combinatie met andere kennisprocessen waaruit systematische casussen gedestilleerd worden. Bij CasusConsult wordt aanbevolen gebruik te maken van bestaande dossier (anonieme) delen in combinatie met de COP discussiemethode. De research agenda rond CasusConsult dient voor de komende jaren tenminste de volgende vragen te bevatten: •

Welke soorten communities kunnen worden onderscheiden en hoe verschillen zijn in kenmerken en succescondities ? Hoe kunnen communities functioneren die bestaan uit leden van deels concurrerende organisaties?

•

Communities kunnen een belangrijke rol spelen in de overdracht van kennis van experts naar nieuwkomers. Vaak is de ‘meester-gezel relatie’ geen onderdeel van de community, in de meeste gevallen is de community expliciet gereserveerd voor experts. In welke mate kunnen deze beide functies van communities worden gecombineerd?

•

Hoe belangrijk is de rol van omvang, cohesie en vertrouwen? Vereist kennisdelen een kleine, samenhangende groep, waar de leden elkaar kennen en vertrouwen, of kan effectieve kennisontwikkeling en deling ook plaats vinden in grote “loosely coupled’ groepen?

•

Hoe het dilemma op te lossen tussen formalisering versus spontaniteit? Kennis delen en ontwikkelen schijnt te bloeien in informele, bottum up omgevingen. Aan de ander kant stellen sommige organisaties communities in op een zeer formele manier, met zorgvuldig uitkiezen van leden, leiders en procedures.

•

Hoe kunnen ICT tools de community processen optimaal ondersteunen?

•

Wat is een adequate levenscyclus voor een community? In het algemeen kunnen hun activiteiten worden beschreven in termen van de traditionele “ formingstorming-norming –performing’ model. Maar hoe kan dit model meer specifiek worden gemaakt voor de verschillende soorten communities?

20


C. CasusConsult methodiek

Functie en invulling Samenvattend betreft de methodiek "met CasusConsult kennis delen en leren in de GGZ". De methodiek staat niet op zichzelf maar faciliteert bestaande kennis en leerprocessen opdat deze efficiënter plaats vinden; m.n. werkoverleg, intervisie en casuïstiekoverleg alsmede de scholing. Daarnaast kan de methodiek de registratie en dossiervorming van hulpverleners bevorderen: registreren wordt nuttiger voor de werker want hoe beter men registreert hoe beter feedback men krijgt van CasusConsult. Door gebruik van de methodiek wordt de kennis van hulpverleners, experts en cliënten (beter) vastgelegd ten behoeve van de gehele organisatie en sector. Belangrijkste kenmerken van methodiek: • • • • • • •

deelname zowel vanuit de hulpverleningspraktijk als daarbuiten met name wetenschap en opleiding integratie met bestaande werkmethoden, collegiaal overleg en toepassing programma's en vakdocumentatie integratie met bestaande informatieverwerking (m.n. dossiervorming en registratie) (intersectorale) samenwerking op het gebied van kennis delen en ontwikkelen gezamenlijk leren van gevallen / deskundigheidsbevordering efficiënte beslissingsondersteuning tijdens de uitvoering van de hulpverlening kennisontwikkeling en vastlegging door combinatie van kennis uit praktijk, onderwijs en wetenschap zowel binnen als tussen de sectoren.

De methodiek bestaat uit verschillende functies waarvan de twee belangrijkste zijn het gezamenlijk casussen ontwikkelen (COP) en casussen hergebruiken (CBR). Ad COP: Casussen ontwikkelen gebeurt in "communities of practice" of forumgroepen aansluitend bij collegiaal overleg van deskundigen. Een redactie ondersteunt de discussies en bewaart de resultaten voor hergebruik. Al casus ontwikkelend en modellerend leren deelnemers van elkaar in de forums. Elke forumgroep bestaat uit GGZ teams: met de volgende typen deskundigen als deelnemers: • • • • •

hulpverleners/teamleden (inhoudelijk) team/begeleiders experts/specialisten documentalisten redacteur/trainer c.q. kennissteward

Korte beschrijving van de werkwijze: casussen bediscussiëren en toepassen geïntegreerd binnen het dossier (EPD). Zowel individueel (vanaf de werkplek) als groepsgewijs o.a. met behulp van de beamer. Hulpverleners of experts reflecteren over een casus en noteren hun overwegingen. Collega's en vakdocumentalisten reageren hierop. Een teambegeleider begeleidt deze reflectie. In het team wordt de reflectie gezamenlijk besproken o.l.v. de teambegeleider. Vervolgens gaat een volgende discussieronde in tot dat de casus wordt afgerond. De

21


teambegeleider sluit samen de hulpverlener de casus af voor hergebruik. Een redacteur / trainer / kennissteward ondersteunt dit gehele proces en zorgt dat het resultaat wordt bewaard voor hergebruik.

Ad CBR: door de redacteur in de forums afgesloten casussen worden door het (kennis)management geschikt gemaakt voor toepassing in CBR. Hier kunnen de casussen worden teruggevonden en gelezen. Aan de casus verbonden links naar vakdocumentatie, programma's e.d. worden daarmee ontsloten en toegelicht. Het werken met CBR c.q. zoeken van casussen gebeurt bij voorkeur dossiergestuurd. Het "profiel" van het actuele dossier fungeert dan als zoekopdracht naar soortgelijke profielen van afgesloten casussen. De redactie bewaakt de kwaliteit van de casussen en stelt deze zonodig bij (evt. met behulp van COP). De CBR functie is met name interessant voor gebruikers die snel en efficiënt antwoord willen hebben op vragen over de aanpak van een bepaald geval in de vorm van soortgelijke casussen met gerelateerde vakdocumentatie.

22


Resultaten De CasusConsult methodiek is afgelopen vijf jaar in hoofdlijnen ontwikkeld en staat redelijk vast. De werkwijze is gedocumenteerd in o.a. gebruiksaanwijzingen, redactiestatuut en casusmodel Ondersteunend materiaal is ontwikkeld ter beheersing van randvoorwaarden o.a. de privacy en copyrights. De methodiek is afgelopen jaren uitgebreid beschreven in diverse publicaties; artikelen, lezingen en informatiebrochures. Tevens zijn diverse workshops en lezingen gehouden in het hele land.

Conclusies Over het algemeen zijn reacties van potentiële deelnemers erg positief bij de presentatie van de methodiek. Zowel het reflecteren op casussen (COP) als het hergebruik (CBR), ondanks de nog zeer beperkte beschikbaarheid van verschillende casussen. Men herkent de COP werkwijze die goed aansluit bij het bestaand werkoverleg en intervisie en wil er (in principe) ook graag mee werken. Men onderschrijft, in theorie, de wil en noodzaak om kennis te delen met collega's buiten de instelling en experts. Wat aantrekkelijk wordt gevonden is het gezamenlijk tijd en plaats onafhankelijk reflecteren op casussen en de daarmee gepaard gaande deskundigheidsbevordering ondersteund door redactie en experts. Daarnaast vindt men belangrijk het perspectief van CBR beslissingsondersteuning op de werkplek waarvoor nodig is het redigeren en bewaren van de (COP) casusreflecties inclusief dossieronderdelen. Gesteld is dat CasusConsult een bredere blik levert en aansluit bij "real life situations"; dat is vooral bij ouderen en jeugd van belang, omdat het daar vaak om complexe situaties gaat. CasusConsult als methodiek lijkt bruikbaar voor het ontwikkelen van een kennismanagement strategie binnen de hulpverleningsorganisaties. Vragen zijn er bij het COP onderdeel " casus redigeren in overleg met de teamleider" of dat hoort bij de taak van de hulpverlener respectievelijk teamleider. In de pilot bleken deelnemers moeite te hebben om de reflectie en leerpunten goed te formuleren en gestructureerd te noteren. Vooral als men niet gewend is (gestructureerde) discussies in het cliëntenoverleg en de intervisie vast te leggen (notuleren). Zowel de COP als CBR methodiek behoeven voorlopig geen bijstellingen in afwachting van de testervaringen met behulp van nader onderzoek over de toepasbaarheid in de praktijk.

23


Aanbevelingen De methodiek moet meer gepresenteerd worden als deskundigheidsbevordering door leerervaringen en gebruikte kennis in de hulpverlening gezamenlijk vast te leggen. O.a. met een uitgebreidere publicatie over de methodiek in boekvorm, zoals een reader waarin documentatie over dit soort methodieken en ervaringen gebundeld wordt. Koppeling van de methodiek aan intervisieprotocollen, elektronisch patiënten dossier en behandelprotocollen, mede omdat de casussen van CasusConsult een aanvulling vormen op de uitzonderingen in de protocollen. Uitwerking is nodig m.b.t. de deelnameduur van de deelnemers in de COP; is dat permanent of voor een bepaalde periode bijvoorbeeld een half jaar vergelijkbaar met de duur van een bij- en nascholingstraject. Wat verwacht men van de deelnemers: moet men op alle casussen in een COP reageren of een selectie daaruit en wie bepaalt en bewaakt dan deze selectie. Nadere evaluatie van de methodiek in relatie tot de klassieke vormen van kennis delen, leren van gevallen en beslissingsondersteuning; beschrijving van de meerwaarde en kosten-baten t.o.v. de huidige methodiek. Invoering van de methodiek moet gepaard gaan met training op het gestructureerd / systematisch over casussen overleggen alsmede rapporteren wanneer deelnemers dit niet gewend zijn. Wat betreft het deel waarbij de redigerende deelnemer inhoudelijk leert van het redigeren van z'n casus - o.a. het beschrijven hoofd en bijzaken alsmede de prioritering moet de methodiek c.q. procedure beter uitgewerkt c.q. aangevuld en gepresenteerd worden. Hierbij dient tevens aan de orde te komen het beoogde hergebruik van de casus voor beslissiningsondersteuning in de hulpverleningspraktijk. (Wat kan een ander leren van mijn ervaring en leerproces; wat zijn de kernpunten en hoe presenteer ik die het best in de casus…) Nader analyseren van condities c.q. relevante slaagfactoren zowel m.b.t. de methode zelf als inbeddingscondities zodat de methodiek z'n meerwaarde kan realiseren in de GGZ instellingen. In hoeverre kunnen hulpverleners met de methodiek de hulpverlening efficiënter en/of beter (o.a. cliëntsatisfactie en duurzaamheid) uitvoeren. Nader onderzoek bij het management van (potentieel) deelnemende instellingen betreffende de betekenis van de methodiek bij het ontwikkelen van een kennismanagement strategie. Met name bij het vastleggen c.q. borgen van de kennis die hulpverleners in de instelling verzamelen over de hulpverleningspraktijk. Dit geldt ook voor de deelnemende experts: in hoeverre is de methodiek bruikbaar bij het ontwikkelen, expliciteren en verspreiden van nieuwe kennis. Nader onderzoek naar de toepassing van de CBR functie, waarbij specifieke overwegingen met betrekking tot het handelen van de hulpverlener en toelichting op de afwegingen en keuzes besproken worden.

24


D. Casussen Functie en invulling De in de methodiek en het systeem toegepaste kennis is gemodelleerd in de vorm van of gelinkt aan casussen. In CasusConsult is een casus een reflectie op een volledig (afgesloten) hulpverleningsproces met een samenvatting van het verloop en nadruk op de valkuilen en leeraspecten. Het gaat minder om wat binnen een hulpverleningsproces gebeurt en meer om de reflectie op het handelen en de beoordelingen c.q. effecten van het handelen van de hulpverlener. De casussen betreffen enerzijds gevallen gebaseerd op de praktijk en ervaringskennis in relatie tot bestaande dossiervorming en registratie. Anderzijds casussen gebaseerd op theorie en evidence: als casus uitgewerkte voorbeelden van protocollen, richtlijnen en methodieken. Het is niet de bedoeling dat deelnemers over al hun eigen casussen in een COP gaan reflecteren; afhankelijk van beschikbare tijd en mogelijkheden van de deelnemer en andere COP deelnemers lijkt gemiddeld twee a drie casussen per deelnemer per maand genoeg als men daar voldoende van kan leren. In CasusConsult worden casussen opgebouwd in forums (COP's); hierbij worden links naar (onderdelen van) betreffende dossiers en relevante vakliteratuur toegevoegd. Afgeronde forums worden geredigeerd door de casusindieners of hun teamleider waarbij de redactie ondersteund. Doel is dat de casusindiener en teamleider daarvan leren en de leerervaring gebruiken voor kwaliteitsverbetering alsmede de taak om de kennis opgedaan in het proces voor de instelling vast te leggen (kennismanagement beleid). De casussen worden opgebouwd aan de hand van een casusmodel: • Kenmerkende titel • Samenvatting en de leerpunten • Registratiegegevens en cruciale trefwoorden • Reflectie op de hulpverlening aan de hand van: • Probleem • Oplossing • Resultaat • Bijlagen (links naar): • Dossier (zonder de persoonskenmerken) • Vakdocumentatie: artikelen, boekdelen, protocollen, methodieken, etc.

Resultaten De pilot in 2001 had betrekking op een beperkt aantal gevallen binnen de (ambulante) GGZ voor ouderen uit het cliëntenbestand van de deelnemende instellingen/hulpverleners. Tevens zijn enkele (theoretische) gevallen besproken door de deelnemende wetenschappelijke experts.

25


Eind 2001 waren 27 casussen waarvan 5 afgerond waaronder 1 protocolcasus gebaseerd op een protocol. Aan de casussen zijn 42 verwijzingen toegevoegd naar vakdocumentatie in "online" bibliotheken en op websites. Onderwerpen waren o.a.: conversie, e.a. Uit de voorgaande fase van CasusConsult resteerden ruim vijftig redelijk uitgewerkte casussen uit de RIAGG-ouderenzorg met uiteenlopende onderwerpen. Hiervan zijn er tien als demo opgenomen als CBR casus.

Conclusies Het redigeren van een COP forumdiscussie is nieuw en kost daardoor extra tijd; het redigeren is een nieuwe taak in het kader van het kennismanagement beleid waarvoor training en geduld vereist is. Structuur en vormgeving: deze is in de testfase nog bottom-up. Deelnemers kunnen vrij beslissen of en welke casus indeling ze toepassen en in welk stadium van casusontwikkeling zij deze structuur willen aanbrengen. In de pilot is met name geoefend met het maken van casussen. Over het algemeen werd de structuur van het aanbevolen casusmodel aangehouden en als handzaam ervaren. Met name door deelnemers die gewend waren gestructureerd te werken en te communiceren met collega's. Hulpverleners die gewend waren te werken zonder (veel) begeleiding en teamoverleg hadden moeite met de structuur. Zij deden de casusopbouw liefst iteratief en ongestructureerd en stopten liefst zodra ze voldoende antwoord op vragen hadden gekregen en zich "gedwongen voelden" de casus gestructureerd af te ronden. Interessante casusonderdelen waren volgens de deelnemers m.n. de reflectiediscussies in de casussen; niet zozeer de beschrijving van de cliëntsituatie en het verloop van de hulpverlening als zodanig. De links naar de anonieme dossiers werden daarbij als licht ondersteunend ervaren. De links naar vakliteratuur werden wel erg gewaardeerd als informatief en leerzaam. Gemiddeld duurde de reflectie op een casus twee a drie maanden; waarna de meeste casussen stil kwamen te staan en aan afronding toe waren. In de huidige eindredactie is nog niet goed zichtbaar waar de deelnemers een aha!erlebnis kregen; de vraag is hoe je de interactie tussen de mensen die een bijdrage leveren aan de bespreking beter in de uiteindelijke beschrijving krijgt. Het subkennisdomein "depressieve stoornissen" is niet aangehouden o.a. door de realiteit dat de beperkte groep deelnemers casussen inbrachten die voor hun actueel waren en in aanmerking kwamen voor reflectie. Als test met de beslissingsondersteunende (CBR) functie is een selectie van 10 casussen uit de voorgaande (RIAGG) periode is gebruikt.

26


Aanbevelingen Het casusmodel is redelijk uit ontwikkeld, maar moet breder getest worden. O.a. het uitwerken van de eisen die aan een afgeronde casus gesteld worden, o.a. qua: leesbaarheid, leerzaamheid, structuur, didactisch, e.d.. Het casusmodel moet geëvalueerd worden m.b.t. de afstemming op c.q. bruikbaarheid voor ondersteuning van en aansluiting bij bestaande protocollen, checklists en procedures betreffende dossiervorming, intervisie en scholingsmodellen. Overwogen moet worden in de forumgroep te werken met een flexibel casusmodel met daarin alleen een vaste hoofdindeling maar dat daarbinnen per casus eigen subindelingen aangebracht kunnen worden. Aanbevolen wordt de forumdiscussie in z'n geheel te linken aan de geredigeerde casus binnen de CBR functie; dit onderdeel wordt als erg leerzaam beschouwd. Er moeten meer theoriegevallen verwerkt worden, bijvoorbeeld in het kader van de ontwikkeling van een geautomatiseerd systeem voor het gebruik van richtlijnen in de GGZ (via de RAND-methode). Aandacht voor casussen waarbij de inbreng vanuit verschillende sectoren relevant is (bijvoorbeeld hulpverlening aan migranten). In de eerste ontwikkelen testfase lag de nadruk op kennis delen (COP) en minder op beslissingsondersteuning (CBR) die in een volgende fase meer aandacht moet krijgen waarvoor meer casussen nodig zijn. Om deelnemers ook kennis te laten hergebruiken "halen" (CBR) en niet "brengen" (COP) moet het project zich in de volgende ontwikkelfase meer richten op beslissingsondersteunende casuïstiek: door het afronden van casusdiscussies uit de COP's. Dit is o.a. mogelijk door het redigeren van de vele casussen uit het RIAGG voortraject.

27


E. Deelnemers (hulpverleners)

Functie en invulling Methodiek en systeem zijn met name bedoeld om hulpverleners professioneler te laten werken m.n. op het terrein van leren van elkaar alsmede het explicieter (evidence-based) vakkennis toepassen en vastleggen van de resultaten. Hulpverleners gebruiken de methodiek met name ter ondersteuning van (reflectie op) hun handelen. In dit hoofdstuk wordt met name de deelname vanuit de hulpverleningspraktijk besproken. De doelgroep (deelnemers) van CasusConsult is echter breder: naast hulpverleners ook experts, wetenschappers, docenten, documentatiemedewerkers en cliënten en belangstellenden: Experts: inbrengen, toetsen en verder ontwikkelen van hun expertise op specifieke gebieden o.a. methodieken Wetenschappers: met name ter ondersteuning van het testen en ontwikkelen van nieuwe kennis Docenten: ter ondersteuning van zowel de basisopleiding als de bij- en nascholing Documentatiemedewerkers: ter ondersteuning van het aanbieden van vakdocumentatie Cliënten en belangstellenden kunnen van de (publieke) delen van CasusConsult gebruik maken. Hun deelname, behalve van cliënten/belangstellenden, wordt besproken in hoofdstukken verderop. In de ontwikkelingsfase wordt de methodiek en het systeem gefaseerd opgebouwd met deelnemers (hulpverleners) uit een beperkt aantal uitvoerende GGZ-instellingen die geïnteresseerd zijn in de methodiek. Tijdens de ontwikkeling kan het aantal deelnemende instellingen, afhankelijk van de beheersbaarheid, geleidelijk groeien. In de aanloopfase ligt de nadruk op het maken van casussen in forumgroepen (communities of practise). Doel is dat de deelnemers na eerst intensieve ondersteuning vanuit CasusConsult steeds meer zelfstandig met het systeem werken binnen de reguliere setting van teambegeleiding, intervisie en cursussen. Dan zal de instelling zelf of een samenwerkingsverband van instellingen de casusontwikkeling en toepassing daarvan bewaken als onderdeel van de reguliere kennishuishouding. (zie ook hoofdstuk kennismanagement). In de instellingen zijn twee hoofdgroepen gebruikers te onderscheiden: degenen die meedoen aan een of meer COP's (forumgroepen) ofwel de actieve gebruikers. En deelnemers die casussen met aanverwant materiaal (her)gebruiken (CBR-functie) ofwel de passieve gebruikers. De meeste actieve gebruikers zijn al georganiseerd in bestaande werkverhoudingen met teamleiders / trainers. Zij worden - m.n. bij het toepassen van de COP functie - (met name in het begin) ondersteund door CasusConsult (redactie en kennismanagement) middels (periodieke) trainingsbijeenkomsten op de werkplek alsmede informatie-uitwisseling en training tijdens landelijk deelnemersoverleg.

28


Resultaten De initiatiefnemende instellingen GGZ Drenthe en Trimbos hebben tijdens een voorbereidingsfase met de deelnemers uit GGZ Drenthe gezocht naar meer geïnteresseerde instellingen om mee te doen. Eind 2001 waren drie uitvoerende GGZ instellingen bij de pilot actief: Drenthe, Eindhoven en Roosendaal. Vanuit GGZ Drenthe deden mee (gemiddeld 24 uur per week gedurende het gehele jaar): locatie MFE Emmen met een psycholoog (teamleider), assistent psycholoog en spv'er. Verder twee documentatiemedewerkers van de vakbibliotheek Assen en Beilen. Ondersteunend waren de ICT / registratie afdeling m.b.t. het ontwikkelen, aanpassen en beheer van de ICT systemen. Verder de afdeling bij- en nascholing o.a. m.b.t. trainingen zowel ICT als vakkennis, computerlokaal en de aanzet van een cursus "werken met de CasusConsult methodiek". Vanuit GGZ Eindhoven (vanaf de start deelname in september 2001 oplopend naar gemiddeld 10 uur per week): circuit ouderen: teamleider, psycholoog, arts-geriater, spv'er, verpleegkundige, e.a.. Vanuit GGZ Roosendaal (vanaf de start medio september oplopend naar gemiddeld 4 uur per week): een spv'er afdeling ouderen. Totaal hebben 14 functionarissen uit de GGZ praktijk in het kader met de methodiek en het systeem gewerkt. Gemiddeld heeft elke deelnemer een casus per maand van actieve deelname ingebracht. Daarnaast hebben vele tientallen functionarissen uit de GGZ zich aangemeld als belangstellende en de casusontwikkeling en toepassing gevolgd maar konden geen bijdrage leveren omdat ze niet als pilot meededen. Tijdens de landelijk voorlichting medio mei '01 hebben meerdere instellingen belangstelling getoond maar de meesten konden wegens drukke reguliere werkzaamheden niet actief participeren. Er is niet gezocht naar andere instellingen maar de energie is gestoken in het inwerken van de medewerkers van Trimbos-insituut en het begeleiden van de pilot met de deelnemers uit de drie GGZ instellingen en overige deelnemers ( redacteurs en experts uit kenniscentra en onderwijs; zie de hoofdstukken verderop).

Conclusies In het algemeen vinden hulpverleners het boeiend en leerzaam om op deze nieuwe manier kennis te delen: het is anders dan praten, er komen andere zaken aan bod…. ; doordat men gedwongen wordt de reflecties op te schrijven gaat men veel bewuster formuleren… Hulpverleners waarderen de feedback vanuit de bibliotheken (heel leerzaam) en de trainingsbijeenkomsten, die stimuleren om het systeem te gebruiken.

29


Hulpverleners vinden dat het reflecteren op een casus in de forums vrij veel tijd kost wanneer men dat niet gewend is. Met name aan het vastleggen van overwegingen (o.a. hoofdzaken - bijzaken) moet men erg wennen. Er is een duidelijke drempel om te schrijven. Dicteren is makkelijker. Men moet zich als het ware dwingen om te blijven zitten en te schrijven. Het resultaat is vervolgens wel bruikbaarder dan gesproken woord. Bij de hulpverleners lijkt zich een proces af te spelen: eerst vindt men de nieuwe methodiek interessant, dan volgt een periode dat het toch moeilijker en tijdrovender is dan gedacht; dit is een cruciaal stadium: bij goede inhoudelijke begeleiding en support gaat men de methodiek inhoudelijk de moeite waard vinden en actief toepassen. Bij weinig begeleiding en/of training dreigt deelname te stoppen. Als reden wordt dan opgegeven het gebrek aan tijd die de instelling biedt voor deelname c.q. de drukte van de praktijk. Sommigen vinden het systeem niet gebruikersvriendelijk genoeg. Wanneer men weinig met het systeem werkt en "computeranalfabeet" is, zit men vaak te zoeken hoe het ook alweer moet. Als het werken met het systeem lastig is, o.a. bij een gebrekkige verbinding en bij weinig computer/internet ervaring, dan lijkt dit geen cruciale factor te zijn om te stoppen met deelname. De forumdiscussie lijkt beter te gaan wanneer deelnemers elkaar persoonlijk of hun functie kennen. In de pilot is sprake van bottom-up deelname; bij minder betrokkenheid van overige teamleden doen slechts enkele enthousiastelingen actief mee; er lijkt nog een vrij hoge drempel voor ander teamleden om op vrijwillige basis mee te doen. Daarbij kan een rol spelen dat de nog geringe invoering van het EPD en andere technische onbekendheden. Ook kan spelen de angst om te laten zien over welke kennis men of juist niet beschikt. Uiteraard speelt ook mee de tijdsinvestering nodig om met het systeem te leren werken, met name voor degenen met weinig computer en internetervaring of die het moeilijk vinden om openlijk en systematisch te communiceren over casussen. Knelpunt is dat instellingen soms te weinig menskracht hebben en dan vallen dit soort kwaliteitsontwikkelingen als gestructureerde casusreflecties om van te leren als eerste af. Ook is een probleem dat door fusie of andere ontwikkelingen in de organisatie veranderingen plaatsvinden. Dat levert onduidelijkheden en verminderde aandacht op t.a.v. deelname aan CasusConsult. Er lijkt een kritische massa in de forumgroep nodig om casussen goed te bediscussiëren. Met een paar personen lukt het niet goed. Er lijkt een algemene drempel (virtueel communiceren) waar je overheen moet, alvorens je echt gemakkelijk meedoet. Geconstateerde drempels voor hulpverleners om mee te doen: •

aspecten van het systeem zelf, beperkte computer/internetvaardigheden, psychologische drempels, je moet ervoor gaan zitten en je niet laten storen, op papier

30


• • •

zetten is lastiger dan praten, het gaat om bijzondere cliëntgevallen, vaak is men eerst enthousiast en valt het dan toch tegen. zonder support (training/begeleiding) komt deelname niet goed op gang. zonder goede internetconnectie lijkt de deelnemer bereidheid snel minder te worden. drukte van de uitvoering en personeelsonderbezetting belet deelnemers optimaal mee te werken.

Gebruik beamer tijdens de werkoverleggen en trainingsbijeenkomsten lijkt bevorderend te werken Voor instellingen met redelijke tot goede werkbegeleiding lijkt de methodiek beter te werken. Zonder elektronisch dossiervorming c.q. rapportage is deelname erg tijdsintensief omdat veel informatie overgetypt moet worden. Integreren in de vooropleiding en deskundigheidsbevordering is nog niet aan de orde geweest.

Aanbevelingen Nader onderzoeken van de voordelen c.q. leerpunten die gebruik van de methodiek voor deelnemers oplevert. Nader onderzoeken van de kenmerken van de verschillende deelnemers die in een COP zitten met name deskundigheid, bekendheid en gezag die ze (kunnen) inbrengen. Nader onderzoeken van de eisen c.q. kwalificatie die hoort bij het afronden c.q. vastleggen van de casussen. Bij een groep deelnemers uit een instelling of afdeling wordt deelname van de teamleider of zorginhoudelijk verantwoordelijke sterk aanbevolen. Misschien zijn non-verbale aspecten van belang of de waardering die men heeft voor elkaars achtergrond. Het is van belang hier verder onderzoek naar te doen. Wellicht zouden casussen met één team vergeleken kunnen worden met casussen met deelnemers vanuit allerlei achtergronden/regio's. Deelnemersgroepen: onderzoeken wat de invloed is van gericht te organiseren deelnemersgroepen (communities of practise); maakt het uit of deelnemers elkaars achtergronden kennen, bijvoorbeeld samenwerkende hulpverleners; of bevordert juist de onbekendheid de objectiviteit en kwaliteit van de casusinbreng (maak bijvoorbeeld alleen de functie bekend maar niet de persoon daarachter). Nagaan de verschillende mogelijkheden wie verantwoordelijk moet dragen voor de samenstelling en activering van de teams; voorkeur gaat uit naar

31


samenwerkingsconvenanten tussen (teams/afdelingen van) instellingen geïnitieerd door het kennismanagement van het systeem. De kritische massa van deelnemers moet groter door meer pilots, gericht op verschillende sectoren in de GGZ. Onder de deelnemers moeten enkele bekende deskundigen (experts) zitten die waardevolle reacties geven. Nader onderzoek in hoeverre de deelnemers überhaupt bereid zijn hun kennis te delen met collega's en externe deskundigen. Nader onderzoek onder welke voorwaarden - bijscholing en teamleiding - hulpverleners bereid zijn hun kennis en ervaring in de casus gestructureerd vast te leggen en de casus "goed" af te ronden net zoals men het contact met de cliënt goed afrond en het dossier goed bijhoudt en afsluit. Meer aandacht voor afstemming van de casusdiscussie met de registratiesystematiek, c.q. geprotocolliseerde dossiervorming en toepassing van locale adviessystemen voor zover aanwezig. Integratie met reguliere teamleiding en deskundigheidsbevordering. Scholen en begeleiden teamleiders; zij moeten de toepassing van de methodiek bevorderen en integreren in de reguliere werkbegeleiding; belangrijk aandachtspunt is het (leren) "afronden" c.q. redigeren van casussen als "borging" c.q . vastleggen van de kennis ten behoeve van de organisatie (bij voorkeur in het instellingsbeleid en de taakstelling op nemen; zie hoofdstuk kennismanagement). Aanbeveling COP samenstellingen: o.a. mono versus multidisciplinair; mede afhankelijk van de casustypen; laat de COP begeleider c.q. kennissteward de voortgang/activiteit van de COP's bewaken en zonodig casussen (door)verwijzen naar andere COP's of (ad hoc basis) externe deskundigen activeren mee te doen. De methodiek moet voor de organisatie niet "teveel" met zich meebrengen of als zodanig ervaren worden. Training van de methodiek moet passen binnen bestaande kwaliteitstrajecten voor de deelnemers. Het gebruik van de methodiek binnen bestaande vormen van collegiaal overleg, consultaties en begeleiding.

32


F. Vakdocumentatie

Functie en invulling De CasusConsult methodiek bevordert het gebruik van expliciet vastgelegde kennis: niet alleen casussen maar ook van aanvullende vakliteratuur, protocollen e.d. . Dit gebeurt door het aan de casussen toevoegen van links naar deze kennisbronnen: in de vorm van titel, samenvatting alsmede de fulltekst en de publicatiegegevens en zondig adres waar te bestellen indien niet full-text. Deze bibliotheekfunctie wordt ondersteunt door vakbibliotheken van de deelnemende GGZ instellingen en de bibliotheek/documentatie van het Trimbos-instituut en overige kenniscentra en opleidingen voor de GGZ.

Het bevorderen van het online ontsluiten van vakdocumentatie is een van de eigenschappen van CasusConsult. Wanneer deelnemers de aan de casussen gekoppelde documentatie direct kunnen lezen maken zij veel eerder van deze kennis gebruik. Het online ontsluiten van de vakliteratuur sluit goed aan bij bestaande ontwikkelingen van digitale ontsluiting op de wekplek via intranet waarbij externe informatieleveranciers de abonnementen en ontsluiting verzorgen. Deze informatieleveranciers en de uitgevers zien veel perspectief in online databases waarin men kan zoeken naar vakliteratuur in een catalogus via website gevuld met titels, abstracts en links naar achterliggende volledige teksten; zowel boekdelen als artikelen uit tijdschriften. Online documentontsluiting met volledige teksten is mogelijk op basis van abonnementen en betaling per gelezen deel, bijv per creditcard of bijtelling op deelnemersfactuur (variabele kosten).

33


Resultaten In 2001 zijn met name door de vakbibliotheekmedewerkers vele tientallen artikelen en boekdelen aan de casussen toegevoegd. Alle links bestaan uit een titel met een korte omschrijving va het materiaal alsmede het adres waar het besteld kan worden. Daarnaast is van veel materiaal een samenvatting (abstract) toegevoegd. Van een deel van de documentatie is de tekst ook online aan de casussen gekoppeld die online gelezen kan worden wanneer men een leesapplicatie heeft geïnstalleerd meestal Word of Acrobate Reader. Daarbij is gebruik gemaakt van een procedure van de Universiteit Utrecht die het mogelijk maakt dat een beperkt aantal pagina's voor intern gebruik te kopiëren zonder dat daartoe toestemming voor hoeft te worden gevraagd aan de uitgever. Tevens is gebruik gemaakt van medewerking van Nederlandse uitgevers die veel materiaal over de GGZ uitgeven en bereid waren om in de ontwikkelfase van CasusConsult delen van hun uitgaven online aan te bieden aan de pilotdeelnemers. Twee grote informatieleveranciers SWETS en EBSCO geven alle medewerking bij het evalueren van hun online databases en publicaties die zij beheren. Zo hebben documentatiemedewerkers documentatie in de databases van EBSCO kunnen zoeken en linken aan de casussen zodat deze vervolgens te lezen waren door de pilotdeelnemers in het kader van een evaluatieovereenkomst van EBSCO met CasusConsult.

Conclusies De koppeling van vakdocumentatie met systematisch beschreven casussen levert een belangrijke meerwaarde op, zowel voor de bij de beschrijving betrokken hulpverleners (deskundigheidsbevordering, kennis delen) als voor de kwaliteit en bruikbaarheid van de casus voor hergebruik middels beslissingsondersteuning. Hulpverleners zijn erg tevreden met de toegevoegde links naar vakliteratuur. Als de bibliotheek zelf (pro-actief) aan de gang gaat lijkt er kans dat teveel en ongericht aangeleverd wordt; het zoeken naar vakdocumentatie moet misschien toch meer gestuurd worden door de casusontwikkelaars. Casusconsult maakt optimaal gebruik van webbased abonnementen op digitale databases die GGZ instellingen (overwegen) afsluiten; er is een wederzijdse versterking met een duidelijk win-win situatie. CasusConsult bevordert het ontwikkelen van een landelijke infrastructuur om vakdocumentatie efficiënter en intensiever te benutten en ervaringen landelijk te delen en bediscussiëren. CasusConsult lijkt een belangrijke bijdrage te kunnen leveren in het efficiënt toepassen van online abonnementen die instellingen afsluiten met informatieleveranciers: door het linken van documentatie aan casussen maken hulpverleners meer en eerder gebruik van het online abonnement: zowel door hierin te zoeken bij het maken van de casus alswel

34


het hergebruik van de casus (en m.n. de toegevoegde vakliteratuur die via de casus direct online ontsloten wordt). Casusconsult lijkt de omvorming van de klassieke bibliotheek naar een modern webbased virtueel kennis- en informatiecentrum te bevorderen; dit wordt door betrokken bibliotheken gewaardeerd; men wil graag verder samenwerken hoe de invulling het best geregeld kan worden. Ook samenwerking met informatieleverancier EBSCO, SWETS en uitgevers gaat goed: men ziet het wederzijds belang. Het online lezen van vakdocumentatie uit de EBSCO database gaf wel problemen omdat diverse gelinkte documenten niet leesbaar waren binnen de evaluatieovereenkomst. De evaluatie met de SWETS documentatie is uitgesteld naar de volgende fase omdat de SWETS website technische problemen gaf met de online leesfunctie. Documentatiemedewerkers waren erg positief over hun functie binnen de methodiek van CasusConsult ; zij zien voordelen in deze vorm van reageren op vragen van medewerkers; zij zien nu meteen de achtergrond van de vraag naar bepaalde literatuur en kunnen direct reageren om de vraag te preciseren. Ook zijn de documentatiemedewerkers tevreden over het online zoeken naar titels, abstracts en vervolgens het direct kunnen linken van de gevonden documenten aan de casus. Tevens waarderen documentatiemedewerkers het samenwerken met collega's van andere instellingen (bijv. TI en GGZ Drenthe) bij het reageren op een casus; men kan elkaar aanvullen. Vakbibliotheken verwachten tijdwinst en kwaliteitsverbetering van de service. Voorbereid is een samenwerkingspilot met uitgeverij Wolters Kluwer (BSL), sectie GGZ, voor de volgende fase van CasusConsult in 2002.

Aanbevelingen De samenwerking met de digitale bibliotheek nader uitwerken: in hoeverre kunnen hulpverleners zelf literatuur zoeken; wanneer hebben ze hulp van de documentatie medewerker nodig. Snelle reacties van de vakbibliotheek zijn gewenst: dan kan de casusindiener er nog mee aan de slag en kunnen andere deelnemers het materiaal beoordelen en daarop hun reacties geven. Het lijkt beter dat de vakbibliotheek "in opdracht van" de forumdeelnemers en redacteur gaat zoeken - op basis van door de redacteur aangegeven trefwoorden en adviezen in de reacties; eventueel kan de bibliothecaris contact opnemen met de redacteur als hij/zij bepaalde suggesties heeft.

35


Onderzoek naar de kwaliteit en validatie van door de vakbibliotheek aangereikte literatuur wordt aanbevolen. O.a. of en hoe hulpverleners de gelinkte vakliteratuur lezen, waarderen en toepassen in de praktijk. Nader onderzoek m.b.t. de functie van de landelijk bibliotheken in relatie tot de regionale instellingsbibliotheken bij het assisteren van het zoeken naar bij de casus bruikbare vakdocumentatie. Nadere analyse betreffende de kosten en werkwijze m.b.t. de copyrights. Met EBSOC de testervaringen nader evalueren o.a. met het oog op een voort te zetten pilot met meer GGZ instellingen. Met SWETS in de volgende fase een evaluatie starten om na te gaan hoe toegankelijk documentatie via de SWETS database en interface is. Pilot met BSL (Wolter-Kluwer) over koppeling met de website PsychOnline waarop online full-text artikelen van GGZ tijdschriften en boeken van BSL. Nadere invulling basis van samenwerking met uitgevers: bijvoorbeeld uitgevers bieden een gratis toegang tot online databases; wanneer een instelling waartoe deelnemers behoren een abonnement heeft op het betreffende tijdschrift of gebruik van online boekdelen kunnen deze deelnemers de volledige tekst online lezen.

36


G. Redactie

Functie en invulling CasusConsult heeft redacteurs aangetrokken die het gebruik van de methodiek door de deelnemers inhoudelijk ondersteunen en de kwaliteit van de ontwikkelde casussen beoordelen op hergebruik. Redacteurs helpen deelnemers bij hun reflectie op de casus alsmede het goed afsluiten en redigeren van hun casus. Tevens adviseren de redacteurs het (kennis)management over de inhoudelijke aspecten van de methodiek en bij de ontwikkeling van het casusmodel. De redacteur ondersteunt de casusreflectie op praktische wijze met aanwijzingen en tips alsmede het verrijken van de casussen met kennisdocumenten, links, ed.. Redacteurs maken zelf ook casussen mede als voorbeeld. Redacteurs hebben ook een scholende functie: deelnemers met name de teamleiders leren casussen te ontwikkelen en afgesloten casussen (met de gelinkte literatuurverwijzingen) optimaal toe te passen. Redacteurs beschikken over zowel inhoudelijke als pedagogische kwaliteiten; het zijn vaak senior medewerkers die veel ervaring hebben met inhoudelijke begeleiding.

De redactiesamenstelling is bij voorkeur: grotendeels uit de praktijk (teamleiders), verder uit de wetenschap en kenniscentra (experts) en docenten/trainers. De redacteurs komen bij periodiek bijeen om de ingebrachte casussen te bespreken met name gericht op de afronding daarvan en het beoordelen van de kwaliteit en geschiktheid voor publicatie (opname in de bibliotheek van CasusConsult). Redacteurs hebben periodiek bij deelnemende teams casuïstiekoverleg waarbij samen met een trainer (de teambegeleider of extern) op casussen gereflecteerd wordt. Tussen de bijeenkomsten kunnen de deelnemers dan hun opmerkingen plaatsen in de COP en daar verder reflecteren tot de volgende bijeenkomst. Redacteurs helpen de deelnemers om een selectie te maken van de meest interessante casussen om deze te bespreken in de COP.

37


Resultaten Deelnemers in de redactie GGZ in 2001 waren: de teamleiders ouderenzorg van MFE Emmen GGZ Drenthe en GGZ Eindhoven en een spv'er van GGZ Roosendaal. Verder een senior wetenschappelijk medewerker ouderenzorg en senior wetenschappelijk medewerker kennis en kennisoverdracht Trimbos-instituut (verantwoordelijk) alsmede de kennismanager CasusConsult. De redactie kwam maandelijks bijeen om de casusontwikkeling te bespreken alsmede overige inhoudelijk zaken over het gebruik van CasusConsult. Met name in de laatste bijeenkomsten zijn diverse casussen in afrondende zin besproken.

Conclusies Als werkwijze is gehanteerd dat de casusindiener verantwoordelijk (eigenaar) is voor de casus; waarbij de redacteur (namens alle deelnemers die hebben gereageerd) de kwaliteit beoordeelde en sanctioneerde door aan de redactie voor te stellen om de casus (te publiceren) c.q. op te nemen in de bibliotheek van CasusConsult. Periodieke inhoudelijke bijeenkomsten van deelnemende teams met een redacteur en trainer lijken het rendement voor de deelnemers te verhogen. Met name in aansluiting op cliëntenoverleg, intervisie en bij/nascholing. Trainers zowel vanuit de deelnemende instellingen als vanuit CasusConsult, kunnen de redacteurs goed aanvullen door het bewaken van de voortgang van de COP alsmede het optimaal gebruik van het systeem. Redacteurs vinden het werk leuk, interessant en het biedt hen perspectieven met andere deskundigen te discussiëren over kwaliteit. Redacteurs zijn vooral betrokken bij de casus en minder bij de voortgang (het managen) van de COP. Redacteurs zijn niet geschikt voor het sturen en ondersteunen van de forums, dat is meer een taak voor het kennismanagement (m.n. de kennissteward). Redacteurs hebben weinig tijd en zijn over het algemeen (als senior) minder goed in het werken met het systeem. Het is niet gemakkelijk goede redacteuren (en seniorteamleiders) te vinden. Redacteurs zijn nog onzeker over hun beïnvloedende rol naar de deelnemers: • hoe voorschrijvend moet men zijn m.b.t. de casusinhoud en structuur • hoe houd je het leerzaam zodat het niet als druk wordt ervaren om alleen maar een casusproduct te moeten leveren voor de instelling Redacteurs zijn nog onzeker over de inbedding en samenwerking met: • de team- en intervisieleider • de trainers van de bij- en nascholing • de documentatiemedewerkers gaat redelijk goed De methodiek moet ook bij de redacteurs nog aangeleerd worden.

38


Aanbevelingen Nader uitwerken verantwoordelijkheid realiseren goede afgesloten casussen; wie doet wat: redactie, kennismanagement en COP deelnemersgroep (met name de teamleiders) Nagaan of redacties kunnen worden samengesteld op voordracht van (en deels komende uit) een deelnemersgroep (COP) Nader onderzoek of afgesloten casussen op redactieniveau moeten worden vastgesteld of door een redacteur samen met de casusindiener Meer redacteurs moeten geworven worden in de kring van teambegeleiders ( te beginnen als co-redacteur), kenniscentra alsmede scholings en onderzoeksinstellingen. Onderzoeken of de redactietaak is onder te brengen bij bestaande steunfuncties en kwaliteitskringen? Deskundigheidsbevordering redacteurs als redacteur en trainer. Onderzoeken of de rol van redacteuren op het punt van training van deelnemende groepen versterkt kan worden. Nagaan onder welke voorwaarden het aantrekken van goede redacteurs bevorderd kan worden; welke (combinatie van) incentives zijn daarbij bruikbaar. Nagaan hoe er meerdere redacties kunnen komen; per forumgroep die een bepaald kennisdomein van de GGZ betreft; eventueel aansluitend bij de landelijke ggzkenniscentra? Nader onderzoek van de positie van de redactie t.o.v. het kennismanagement en de deelnemers per forumgroep; hoe is de analogie met de redactie van een tijdschrift of reader? Nagaan of een uitgever ingeschakeld worden om de redactie(s) te ondersteunen; of is het meer een functie die past bij een landelijk GGZ kenniscentrum als Trimbos-instituut? Meer aansluiting bij kenniscentra en mogelijkheden van Trimbos-instituut als landelijk kennisinstituut. Meer inbreng in de COP en/of redactie vanuit specifieke kenniscentra zoals Pharos, Icodo, Pelita, Centrum 40-45, e.a.. Wat betreft het deel "onderhouds of secretarieel werk", moet i.s.m. de redactie en kennismanagement een technisch-administratieve procedure ontwikkeld worden waarbij het systeem zoveel mogelijk werk uit handen neemt en het redigeerwerk ondersteunt.

39


H. Onderwijs, onderzoek en kenniscentra

Functie en invulling Er zijn meerdere wijzen waarop de hogescholen en kennisinstituten bij CasusConsult betrokken kunnen zijn: • Inzetten van specialisten bij het ontwikkelen van casussen uit de hulpverleningspraktijk. • Inzetten van docenten als redacteur of trainer. • Inzetten van de vakdocumentatie deskundigheid. • Eigen casussen te ontwikkelen in het kader van kennisontwikkeling of kennistransfer. • Het systeem laten gebruiken door studenten in de opleiding. Reguliere (externe en interne) scholingsinstellingen voor de GGZ kunnen CasusConsult toepassen in diverse deskundigheidsbevorderende cursussen en zelfs ook een basiscursus aanbieden "Werken met CasusConsult". Daarnaast kan men docenten inzetten ter ondersteuning van de COP's. CasusConsult is ook in te zetten voor reguliere GGZ onderwijs (de basisopleidingen). Hiervoor is samenwerking mogelijk met hogescholen o.a. in het kader van het project Case Based Learning. Met universiteiten o.a. klinische psychologie en sociale psychiatrie is eveneens op diverse punten soortgelijke samenwerking mogelijk. Tevens met de kenniscentra GGZ: de 15 kenniscentra die met steun van het Trimbosinstituut ontwikkeld worden en als taak hebben protocollen en evidence materiaal aan te leveren. Op basis daarvan kunnen ook casussen gemaakt worden voor opname in het CBR systeem. In de COP groepen kunnen deze casussen bediscussieerd worden door meerdere experts plaatsen tijdonafhankelijk. Op CasusConsult zijn inmiddels enkele experimenten met deze werkwijze gestart binnen de sector Maatschappelijk Werk (Outreachting AMW, Reclassering en AMA) o.l.v. de leerstoel Maatschappelijk Werk (Prof. Dr. G. v.d. Laan). CasusConsult kan ook nieuw casusmateriaal (m.n. uit de hulpverleningspraktijk) leveren voor onderzoek (o.a. datamining en patroonherkenning) en het reguliere onderwijs. Deelname aan de redactie van de COP's, alsmede deelname aan COP's als wetenschappelijk expert op specifiek GGZ terrein.

Resultaten In 2001 heeft een wetenschappelijk medewerker van onderzoeksafdeling Trimbosinstituut met CasusConsult gewerkt. Zowel als redacteur (begeleider) bij het redigeren van casussen uit de praktijk. Verder door het ontwikkelen van een eigen casus.

40


Er zijn korte pilots uitgevoerd met studenten van de HvA, HvU en Fontys Hogeschool Eindhoven. In het kader van CasusConsult AMW is een oriënterende pilot uitgevoerd met kenniscentra Asielzoekers en Vluchtelingen: Pharos, ICODO en Pelita. Contacten zijn geweest met onderwijsinstellingen voor GGZ-functies over het gebruik van CasusConsult voor leerdoeleinden (o.a. Case Based Learning). Deze hebben nog niet geleid tot praktische resultaten maar wel tot toezeggingen om in het vervolg mee te gaan doen. (HvU: o.a. SPV opleiding).

Docenten en studenten van de universiteit Groningen vakgroep sociale psychiatrie en klinische psychologie hebben zich georiënteerd op CasusConsult waarna de vakgroepen in principe medewerking hebben toegezegd voor deelname aan de volgende ontwikkelfase.

Conclusies In het algemeen is er veel belangstelling voor CasusConsult bij de hogescholen, universiteiten en andere kennisinstituten. Trimbos-instituut wil graag verder experimenteren; o.a. om protocollen in casussen om te zetten. Verder ziet men mogelijkheden om het instrument in te zetten bij diverse onderzoeksprojecten. Ook ziet men het systeem als een potentieel middel voor het invullen voor kennistransfer in de GGZ.

41


Pharos vindt het lastigom de eigen expertise in de vorm van een casusreflectie om te zetten. Eerder ziet men mogelijkheden om te reflecteren op casussen uit de GGZ praktijk. Pharos en ICODO willen verder experimenteren om het instrument toe te passen om hun expertise te verspreiden over uitvoerende GGZ en AMW instellingen. Project Case Based Learning (CBL) van de gezamenlijk Nederlandse hogescholen heeft subsidie gekregen om de methodiek CBL op website te implementeren in samenwerking met CasusConsult. Via de CBL methodiek kunnen studenten vanaf het tweede leerjaar direct kennis maken met de mogelijkheden van CasusConsult.

Aanbevelingen Nader onderzoek onder welke voorwaarden de onderzoek, kennis- en opleidingscentra van het instrument CasusConsult gebruik kunnen maken. De principeafspraken met de onderzoek, onderwijs- en kennisinstellingen nader uitwerken en implementeren.

42


I. Technisch systeem

Functie en invulling De CasusConsult methodiek wordt ondersteund door een webapplicatie op website www.casusconsult.nl. Doel van de applicatie is dat deelnemers de CasusConsult methodiek via internet kunnen gebruiken met name om casussen te ontwikkelen en hergebruiken naast de in de inleiding beschreven nevenfuncties. Voor deelname is nodig een internetcomputer met aansluiting op het lokale netwerk met het elektronisch dossier (EPD) alsmede applicaties om de standaard casusbestanden te openen: MS-Word en Acrobat. Aanbevolen wordt een abonnement op een elektronische informatieleverancier waarmee aan casussen gelinkte vakliteratuur online zijn te lezen. Verder wordt aanbevolen een printer "in de buurt", een "wheelmuis" en 1024*768 resolutie 17" beeldscherm om meerdere (programma) vensters te openen. Er hoeft geen (cliënt) software geïnstalleerd (en onderhouden) te worden omdat het systeem volledig web-based- is: met een standaard browser zijn alle gebruikersfuncties beschikbaar. Voor optimale informatie overdracht tussen het CasusConsult systeem en het EPD is een (web)integratiemodule gepland. De website hanteert een deelnemersregistratie en autorisatiesysteem waarmee deelnemers binnen gesloten delen kunnen werken i.v.m. privacy en copyrights. Binnen verschillende GGZ sectoren worden "forumgroepen" (COP's en CBR's) beheerd. De informatie (c.q. http-adressen) wordt opgeslagen in een gemeenschappelijke database zodanig dat deze tussen de sectoren en groepen deelbaar is. De website en applicatie wordt gehost door een ICT bedrijf die tevens de technische support van het systeem en de gebruikers verzorgt. In de ontwikkelfase functioneert een experimentele applicatie met standaard tools die elk een systeemfunctie ondersteunen elk separaat verbonden met de database. De onderlinge data-integratie is daarbij nog beperkt . Het gebruik van de experimentele configuratie is in afwachting van een operationeel systeem met eigen of in licentie verkregen software waarin de webfuncties volledig geïntegreerd zijn voor efficiënt gebruik en onderhoud.

Resultaten Begin 2001 is een prototype webapplicatie geïnstalleerd en zijn de CasusConsult functies en deelnemersgroepen voor de GGZ pilot geconfigureerd. Alle prototype functies zijn meteen volledig webenabled, d.w.z. te benaderen met een standaard internet browser. De website draait op twee webservers met Windows 2000 systeemsoftware, backup software, firewall, applicatiesoftware en een Oracle database. De userinterface bestaat uit

43


een startpagina en menubalk naast een geopend applicatievenster zodat de verschillende functies (applicaties) multi-taskend zijn te gebruiken . In het prototype is de interne datakoppeling is nog beperkt waarbij bestanden en adressen periodiek gekopieerd moeten worden naar verschillende indexen en directories. Voor de geplande integratiemodule ter indersteuning van de dataoverdracht met het EPD zijn met een EPD leverancier concept- functionele en technische specificaties opgesteld. Voor nieuwe deelnemers is een online aanmeldingsformulier opgenomen met een registratie waarin men voor de "opgegeven" groepen wordt opgenomen na goedkeuring door de betreffende redactie. Toegepaste applicatiesoftware per CasusConsult functie: • • • • • •

COP/Forums: evaluatiesoftware "Viadesk" van Netspanning. Forumgroepen GGZtest en GGZ-pilot. CBR: evaluatiesoftware k-Commerce © van Inference om casussen terug te vinden. Groep GGZ casussen. CBL: evaluatiesoftware van Hofstede IT om problemen volgens een template met verschillende interventies te analyseren en op te lossen waarbij soortgelijke casussen als referentie zijn na te slaan. Bibliotheek: evaluatiesoftware "Muscat" © van SmartLogik om met trefwoorden casusmateriaal op te zoeken. Nieuwsplein: software © van Hofstede IT om toegevoegde weblinks en nieuws gerubriceerd te presenteren. Thesaurus, evaluatiesoftware © ontwikkeld door CIBIT om de webthesaurus te lezen en becommentariëren.

Uitvoerders 2001: •

Bureau JKS verzorgde het management van de technische groep en was opdrachtgever voor technische diensten.

44


• • • •

IT bedrijf Hofstede verzorgde de belangrijkste technische diensten: met name de installatie en configuratie van de website functies voor de GGZ sector. Tevens de webhosting en technische support aan de gebruikers. IT bedrijf McKesson adviseerde bij het ontwerp EPD integratiemodule. NIZW stelde ter beschikking de thesaurussoftware (ontwikkeld door CIBIT) en deed aanpassingen van de GGZ concepten (relaties) op basis van het casusmateriaal. Informatieleverancier EBSCO maakte een experimentele technische koppeling mogelijk met een zoekdatabase en tijdschriften databases van (Engelstalige) GGZ tijdschriften. Hiermee konden CasusConsult gebruikers direct vanuit de forums en casussen een link zoeken of openen naar een aan de casus gerelateerd tijdschriftartikel.

Conclusies De internetaansluiting van de GGZ instellingen gaf weinig problemen na oplossing van aanloopproblemen zoals het bieden van een externe verbinding en installatie van Acrobat. Steeds meer GGZ instellingen bieden een internetverbinding vanaf hun netwerk en bereiden zich voorbereiding op een elektronisch dossier (EPD) alsmede online verbinding met en informatieleverancier. Knelpunt is vaak het ontbreken van een hoge resolutie (17") beeldscherm met scrollmuis om efficiënt met het systeem te werken tegelijkertijd met het EPD of applicaties als Word. Het prototype gaf incidenteel kleine technische problemen. Over het algemeen is de applicatie goed (continue) bereikbaar geweest na periodieke aanpassingen op basis van de (systeem en gebruikers) test. Het beheer, onderhoud en beveiliging van het prototype is tijdrovend hetgeen veroorzaakt wordt door de experimentele status. De gebruikersinterface van de forumsoftware (COP) is nog niet gebruikersvriendelijk genoeg (alhoewel sterk verbeterd sinds de eerste versie). Het gebruikersvriendelijk kunnen zoeken naar casussen of forums in de CBR software wordt gewaardeerd; waarbij men gestructureerd en via trefwoorden het zoeken goed kan sturen. Door het werken met geleende software is de onderling afstemming van de casusinformatie niet optimaal. Scannen van documentatie kost veel tijd en moet beoordeeld worden als een aflopende zaak in afwachting van de online documentatie en de invoering van de EPD's. De thesaurus wordt weinig door de deelnemers geraadpleegd; in de conceptenrelaties moet nog veel verbeterd en aangevuld worden. Het gemeenschappelijk gebruik van de website met parallelle projecten in het MW, Jeugdzorg en Hogescholen geeft veel voordelen. Niet alleen qua kostenreductie maar met name ook door het wederzijds gebruiken van aangeleverde vakliteratuur en weblinks. Tevens is er voordeel in het gemeenschappelijk gebruik van de MW/GGZ thesaurus alsmede het delen van ontwikkelings- en testervaringen.

45


Aanbevelingen De gebruikersvriendelijkheid en onderhoudbaarheid van het prototype systeem verbeteren: nagaan op welke punten dat mogelijk is. Functioneel ontwerp verbeteren met een minimum en maximum variant voor een operationele versie. Voor gebruikersvriendelijk integrale toepassing van de verschillende functies is een centraal inlogsysteem een basisvoorwaarde. Idem koppeling maken van casusmateriaal tussen de deelnemende GGZ sectoren. Het gebruik van de evaluatieversies beëindigen en als (tussen)oplossing streven naar een eigen applicatie aangevuld met een (eventueel externe) zoekmachine om de zoekfunctionaliteit binnen de webfuncties, o.a. CBR, te ondersteunen. Voor de uitvoering zonodig een aanbestedingsprocedure toepassen met externe ICT en KT adviseurs. Indien (nog) niet besloten wordt voor de aanschaf van een definitief operationeel systeem wordt aanbevolen het huidige prototype te vervangen voor een tussenversie op basis van een functioneel ontwerp met basis- en optionele kenmerken. Een minimale tussenversie kan eenvoudig gerealiseerd worden door toepassing van standaard functionaliteit. Ontwikkeling prototype integratiemodule met EPD van deelnemende pilots. Onderzoek naar de mogelijkheid van koppeling of integratie met het landelijk kennisnet GGZ. Koppeling realiseren met online databases van uitgevers: vaste afspraken maken m.n. met leveranciers en uitgevers die verdergaande samenwerking willen (o.a. BSL). Thesaurus verder ontwikkelen in overleg met NIZW en GGZ NL; bij voorkeur als apart project. De effecten op de toepassing in de zoekmachine moet nader geëvalueerd worden.

46


J. (Kennis)management

Functie en invulling CasusConsult is meer dan een methodiek en systeem. Er is een kennismanagementbeleid en kennisinfrastructuur nodig om het kennis te delen te faciliteren tussen de verschillende deelnemende instellingen en sectoren. Niet alleen landelijk, maar ook bij de deelnemende instellingen zelf. Deze kennismanagement organisatie is in concept beschreven in het functioneel ontwerp met als hoofdbestanddelen: gebruikersgroepen (COP's of forumgroepen), redactie/trainers groep, technische groep en algemeen (kennis)management.

Kennisinfrastructuur Cliënt

Hulp verlener

CoP

Redactie

Probleem/ Oplossing

Definiëren onderhoud

Multimedia Multimedia Documenten Documenten

Case Case

Wetenschap Wetenschap

ICT

Thesaurus Definiëren onderhoud

Publiceren onderhoud

Definiëren/ onderhoud

NIZW

Vakbiblitheek/ Uitgevers

Trimbos

Moderator

Ook op instellingsniveau is kennismanagement nodig om de inbedding te realiseren binnen de bestaande werkprocessen. In de functie en taken van de deelnemers moet worden vastgelegd dat men ook als taak heeft de gebruikte en ontwikkelde kennis vast te leggen, met name (o.l.v.) de teamleider. Belangrijk kenmerk van de huidige organisatie is een combinatie van bottom-up en topdown werken. Op basis van de voorlichtingsactiviteiten melden gebruikers zich spontaan aan. CasusConsult (redactie en kennismanagement) ondersteunt bij de vorming van groepen (COP's) om kennis te delen. Hierbij wordt gestreefd dat men niet op individuele basis deelneemt maar vanuit bestaande teams c.q. organisaties. Doel van CasusConsult is dat het management van de instellingen waar de teams werkzaam zijn het belang onderschrijven van een kennismanagement-strategie waarbij

47


CasusConsult een van de instrumenten is om dat te realiseren. Dan staat de CasusConsult methodiek niet meer op zich zelf maar is een aanvullend instrument bij teamoverleg, begeleiding, toepassing expliciete kennis, intervisie en trainingen. Op landelijk niveau verzorgt de CasusConsult organisatie de algemene (project) managementfuncties alsmede het landelijk kennismanagement inclusief support van het kennismanagement van de deelnemende instellingen. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij het landelijk kennisbeleid zoals dat binnen de geestelijke gezondheidszorg met ondersteuning van GGZ Nederland, het Trimbos-instituut en het Ministerie van VWS in ontwikkeling is. Een van de terreinen van dit kennisbeleid is het stimuleren van het gebruik van informatietechnologie bij het invoeren van up-to-date kennis in de praktijk van de GGZ. CasusConsult is betrokken bij de eind 2001 door het Trimbos-instituut in opdracht van VWS ingestelde landelijke werkgroep Kennistechnologie in de GGZ. In de projectontwikkelingsfase verzorgt een (tijdelijk) projectmanagement de volgende functies: Kennismanagement: • • • • • • • •

Bevordering en support kennismanagement deelnemende instellingen (Bege-)leiding COP (forum)groepen Onderhoud CBR casusbank en overige casusdocumentatie (Bibliotheek en Nieuwsplein) (Bevordering) training en support gebruikers incl. programmaontwikkeling (handleidingen, ed) Ondersteuning redactie, team(bege)leiders bij het aanleveren van casusmateriaal Ontwikkelen kennisinfrastructuur; inschakeling kenniscentra GGZ, (de 15) , Asielzoekers, e.a. Management technische faciliteiten Koppeling met het landelijk kennisbeleid

Algemeen management: • • • •

Algemene leiding, projectplanning en rapportages Deelnemersadministratie Randvoorwaarden zoals copyrights, privacyreglement, e.d. Financiën en secretariaat

Resultaten Trimbos-instituut (Ti) en Joenje Knowledge Systems (JKS): verzorgden gezamenlijk het projectmanagement in de pilot 2001: Ti: implementatie en algemeen projectmanagement; o.a. twee landelijke deelnemers bijeenkomsten, landelijk congres kennis delen in de zorg, beheersstructuur overleg met GGZ NL en MOG, concept vervolgplan, koppeling met landelijk kennisbeleid…

48


JKS: kennismanagement; trainingen en inhoudelijk support, gebruiksaanwijzing forums en website, inhoudelijk beheer, inhoudelijke voorwaarden, aansturing technische afdeling. Producten: tussentijds en jaarverslag, kennismanagement beschrijving, rapportages redactie, PR brochures, trainingprogramma / gebruiksaanwijzing CasusConsult.

Conclusies Bij de deelnemende instellingen is maar beperkt sprake van een (bewuste) kennismanagement strategie. De CasusConsult methodiek wordt daarom nog te weinig gesteund door het instellingsbeleid. Het management van (potentieel) deelnemende instellingen ziet CasusConsult als een interessant experiment, maar de werkwijze zou nog meer gekoppeld moeten worden aan de kwaliteitsontwikkeling van bestaande werkprocessen. Hiervoor is tijd en aandacht nodig anders dreigt de druk en routine van het primaire proces de kwaliteitsontwikkeling en deskundigheidsbevordering te belemmeren. Bij het landelijk project (kennis)management CasusConsult is veel kennis opgebouwd deels in veel projectdocumentatie vastgelegd. Bij de projectleiders CasusConsult is veel expertise opgebouwd hetgeen een risico is wanneer zij vertrekken. Hoewel de pilot 2001 goed heeft gedraaid is er nog geen duidelijkheid over voortzetting van de werkzaamheden. Het landelijk kennisonderhoud in het systeem is tijdrovend o.a. vanwege de ontwikkeltools met experimentele koppelingen onderling en naar de database, alsmede de deels handmatige deelnemers- en casusadministratie.

Aanbevelingen Er dient een meerjarenplan te worden opgesteld voor de verdere ontwikkeling van het (kennis)management zowel landelijk als bij de deelnemende GGZ instellingen De kennismanagement en projectmanagement functies dienen te worden uitgewerkt in een organisatieplan. De expertise van de landelijke projectleiding/kennismanagement moet worden verspreid over meer personen dan wel een organisatie die de continuïteit kan waarborgen. Daarnaast is een gebruikersgroep van belang om het landelijk management vanuit de deelnemers te adviseren en vice versa.

49


Inhoudelijk onderhoud moet zoveel mogelijk ingebed worden binnen de casusontwikkeling en geautomatiseerd m.b.t. de toepassing binnen de verschillende CasusConsult functies m.n. CBR. De trainingen moeten meer ingebed worden in het bestaande aanbod van bij- en nascholing: CasusConsult kennismanagement en redactie kunnen daarbij de reguliere trainers trainen en ondersteunen. Nader onderzoek is nodig naar de inschakeling reguliere kenniscentra, deskundigheidsbevordering en werkbegeleiding. Daarnaast moet aandacht worden gegeven aan de afstemming op het landelijk kennisbeleid en de landelijke kennisinfrastructuur in de GGZ.

CasusConsult in het hulpverleningsproces Vrg Pro Hulp Eva

Cl P r o c e s K

Cl X

X X

X X X

X X X X

Hv

e

Hv Team

Dossier

n n

Sector

CasusConsult

i

Rand Sectoren

CaseBase

s

50


K. Financiën

Functie Het ontwikkelen van een nieuwe methodiek, systeem en (kennis-) management kost veel tijd en inzet van expertise . Zowel bij de deelnemers als de landelijk ontwikkelaars. Naarmate de methodiek echter meer structureel wordt ingevoerd en geautomatiseerd zullen de kosten drastisch teruglopen. Met name door inbedding van diverse functies van CasusConsult in bestaande werkprocessen, informatieservices en deskundigheidsbevordering. Mogelijk is deels integratie mogelijk met de in ontwikkeling zijnde GGZ kennisnetten. De kosten zijn te verdelen over lokale en landelijk kosten: Lokaal: uren voor deelnemers om te "leren" van gevallen; deze vallen merendeels of in geheel onder de reguliere deskundigheidsbevordering. De kosten van de documentatieservice binnen het reguliere vakbibliotheekbudget. De ICT kosten passen deels binnen bestaande budgetten: gewerkt wordt met standaard aanwezige soft en hardware. Resteert de licentiekosten voor de integratiemodule met het EPD. Landelijk: de kosten voor het landelijke kennismanagement en beheer van het systeem. Deze moeten bij voorkeur opgenomen worden in de kosten van de in ontwikkeling zijnde landelijke GGZ-kennisinfrastructuur ( o.a. het Trimbos-instituut als landelijk kennisinstituut, samen met GGZ Nederland ( met o.a. het kennisnet GGZ) en de specifieke kenniscentra in de GGZ ). Uiteindelijk resterende niet gedekte kosten betreffen met name het kennismanagement alsmede beheer en onderhoud van het systeem. Deze moeten bij voorkeur opgebracht worden door de deelnemers voor het hergebruik van de casussen alsmede de faciliteit dat men landelijk casusgeleid kan communiceren en kennis kan ontsluiten. Omdat deze functies GGZ breed kunnen worden uitgevoerd zullen de resterende kosten relatief laag blijven met name wanneer het eigendom en het beheer op niet-commerciële basis ondergebracht wordt bij de gezamenlijke deelnemers bij voorbeeld vertegenwoordigd door de samenwerkende koepelorganisaties.

Resultaten In 2001 is gewerkt met een projectsubsidie en eigen bijdragen van uitvoerende GGZ instellingen. Tevens zijn bijdragen van participerende bedrijven gegeven in de vorm van support en softwarelicenties.

51


Een deel van de landelijke kosten was lager door samenwerking met een parallel project AMW kennissysteem. In 2001 was sprake van een sluitende jaarrekening.

Conclusies De kosten gedurende de ontwikkelfasen zijn relatief hoog: CasusConsult bestaat uit diverse onderdelen die alle nieuw ontwikkeld moeten worden. Er is veel aandacht nodig voor de deelnemende pilotlocaties op het gebied van teambegeleiding en deskundigheidsbevordering. Het prototype werkt met grotendeels tijdelijk beschikbare software hetgeen goedkoop is qua licentie maar als nadeel heeft dat het qua technisch onderhoud en (content-) management veel tijd vereist. Daarentegen kunnen de kosten gedeeld worden over meerdere deelnemende projecten en gespreid over meerdere ontwikkelingsjaren.

Aanbevelingen Uitgangspunt is te streven dat de resterende kosten voor deelname betaalbaar dus relatief laag zijn voor de deelnemende instellingen. Dit omdat de instellingen ook kosten maken voor lokale deskundigheidsbevordering, documentatiefunctie en teambegeleiding waarbij CasusConsult kan worden ingezet. Wat zouden de kosten kunnen zijn in de situatie wanneer Casusconsult operationeel is bijv. eind 2004. Wat zouden instellingen dan over hebben om hun medewerkers aan CasusConsult te laten deelnemen? Meest gebruikelijk optie is te werken met een licentiebijdrage afhankelijk van het aantal deelnemers (gebruikers) per instelling waarbij de licentiekosten per deelnemer lager worden naarmate het aantal deelnemers toeneemt. Een variant is eventueel dat de koepels een stimuleringsbijdrage of korting voor de deelname vergoeden. We gaan we er voorlopig van uit dat een bedrag van 50 euro per deelnemer per jaar reëel is. Bij 30 GGZ instellingen (2e lijn) met gemiddeld 100 deelnemerslicenties is dat 30 maal 5000 euro is 150000 euro per jaar. Op basis van de huidige kosteninzicht wordt geschat dat CasusConsult voor dat bedrag een degelijk product kan bieden zeker wanneer een soortgelijk bedrag aan inkomsten gegenereerd wordt door deelnemers uit aangrenzende GGZ sectoren (1e e 3e lijn).

52


Het product bestaat uit: • • •

Een website met daarop CasusConsult software inclusief casussen. Het hosten inclusief technisch onderhoud. Kennismanagement-consultancy dat tevens het lokaal kennismanagement en deelnemers ondersteunt met een basis servicepakket met aanvullende diensten tegen betaling, zoals training en casusredactiewerk.

Voorzover gebruik gemaakt wordt van aanvullend casusmateriaal zoals dossiers en vakliteratuur waarop copyrights kunnen rusten, wordt dit rechtstreeks tussen de afnemer (deelnemer) en leverancier (uitgever) verrekend. Dit gebeurt binnen de bestaande bibliotheek- en informatiefuncties van de GGZ instellingen. Aanbevolen wordt te streven naar begrotingen voor de jaren 2002 tot en met 2004 op basis van de te verwachten inkomsten na volledige implementatie eind 2004. In deze periode wordt geïnvesteerd in een voorlopige versie van het definitief product dat eind 2004 wordt vernieuwd met een moderne versie. Het systeemonderhoud efficiënt en daarmee goedkoop maken; o.a. het beheer en overzetten van forums naar casussen zo veel mogelijk automatiseren. Onderzoeken of de activiteiten en daarmee samenhangende kosten zoveel mogelijk onderbrengen bij reguliere instellingen. Het onderzoeken van de mogelijkheden om de aanvullende casuspublicaties inclusief de redactie onder te brengen bij een uitgever en buiten de basisbegroting te houden. De reactie kan dan tegen aanvullende betaling redactiewerk verrichten. De redactie kan eventueel gekoppeld worden aan bestaande tijdschriftredacties. Ondersteuning van de locale deelnameactiviteiten geheel onderbrengen bij reguliere deskundigheids bevorderende activiteiten door eigen scholingsafdelingen en partners.

53


L. Planning hoe verder: van experiment naar beheersorganisatie

Functie en invulling Uiteindelijk doel is dat de CasusConsult methodiek en systeem GGZ breed (1e, 2e en 3e lijn) gebruikt wordt. De methodiek overbrugt dan niet alleen wetenschap, onderwijs en praktijk maar ook de intersectorale GGZ domeinen. Dit heeft inhoudelijke voordelen maar helpt ook het delen van de kosten. Daarom wordt CasusConsult niet alleen ontwikkeld in de gespecialiseerde GGZ maar in alle GGZ lijnen. In de 1e lijn worden door CasusConsult AMW de ervaringen bij LVE en huisartsen onder de aandacht gebracht. Vanuit de GGZ pilot wordt de toepassing o.a. bij de Jeugdzorg onder de aandacht gebracht. Tevens wordt vanuit het GGZ project de 3e lijn betrokken o.a. door deelname van verpleging en verzorgingsfunctie. In dit perspectief is CasusConsult is een lange termijn ontwikkelproject dat op dit moment in een tussenfase zit. Er is een basisconcept ontwikkeld dat verder getest en bijgesteld moet worden alsmede de voorwaarden voor toepassing binnen de bestaande werkprocessen. Na deze ontwikkeling en testperiode is landelijk implementatie nodig; alleen dan kan het systeem goed functioneren en de kunnen de kosten goed verdeeld worden over de deelnemende instellingen. Maar ook na implementatie middels een productieorganisatie is verdergaande research en ontwikkeling nodig. De ontwikkelingen op het terrein van kennismanagement en kennistechnologie gaan snel. Voortdurend moet gezocht worden naar efficiëntere en kwalitatievere werkwijzen. In de ontwikkelperiode wordt gewerkt op basis van projectplannen. In het AMW wordt gewerkt met een vierjarig plan tot 2004. Ook in de GGZ wordt gestreefd naar een (meerjarige) plan met als doel een professionele duurzame uitvoering en ontwikkeling van de CasusConsult functies. Op dit moment is de verwachting dat eind 2004 een deel van CasusConsult operationeel moet zijn. Dwz toegankelijk voor instellingen die ermee willen werken en daarvoor ook een eigen bijdrage willen betalen. Daarna kan het systeem zich geleidelijk steeds meer uitbreiden indien de ervaringen positief zijn.

Resultaten In 2001 zijn diverse voorbereidingen gedaan om het ontwikkelproject geleidelijk op een meer operationele fase voor te bereiden. Uiteraard door het testen en verder ontwikkelen van de verschillende bouwstenen van de methodiek en systeem hetgeen in de voorgaande hoofdstukken is beschreven. Maar ook op beleids en bestuursniveau.

54


Door het eind 2000 opgerichte bestuur CasusConsult1 zijn diverse aanzetten gedaan ter voorbereiding van structurele implementatie in de bredere context. Met name door beleidsmatige en bestuurlijk afstemming tussen de GGZ ,AMW (VOG) en Jeugdzorg (GGZ NL). Ook is er landelijk overleg op koepelniveau met GGZ NL, VOG, TI, NIZW en ZoN/MW voorbereid en uitgevoerd. Door het projectmanagement CasusConsult, zowel van het AMW als GGZ project, zijn concrete initiatieven genomen om nevensectoren te informeren en interesseren over CasusConsult. Dit heeft geleid tot principe uitspraken dat men geïnteresseerd is en pilots overweegt zowel binnen als tussen de sectoren. Binnen de Jeugdzorg is een definitiestudie uivoering ter voorbereiding van een pilot Jeugdzorg breed d.w.z. GGZ, Jeugdhulpverlening en -bescherming. Met de LHV en NHG is een principeafspraak gemaakt om de mogelijkheden van een pilot met huisartsen te onderzoeken en indien mogelijk uit te voeren. In het kader van het ICT werkplan voor de ELP'en is een businesscase CasusConsult gepland voor 2002. Er zijn orienterende besprekingen om CasusConsult bij de 15 GGZ kenniscentra ( in ontwikkeling) alsmede bij de GGD's en Verslavingszorg onder de aandacht te brengen. Mede op basis van een pilot bij CasusConsult AMW is commitment bij Asielzoekers en Vluchtelingen kenniscentra (m.n. ICODO, PHAROS en PELITA) om de mogelijkheden van CasusConsult op dit terrein verder te onderzoeken. Verder is initiatief ondernomen richting uitgevers en informatieleveranciers om te participeren en investeren, alsmede naar ICT bedrijven. Zowel leveranciers van locale informatiesystemen als (potentiële) leveranciers van het landelijk functionerend CasusConsult systeem. Ook is door het Trimbos-instituut in opdracht van VWS een landelijk overleg inzake het gebruik van kennistechnologie in de GGZ gestart. Op het gebied van de implementatie van het kennismanagement zijn verschillende opties in concept uitgewerkt op basis van bedrijfsplannen en concept kennismanagement. Ten aanzien van de financiering en inpassing in het landelijk GGZ beleid zijn met VWS en ZonMw oriënterende besprekingen gevoerd; zij overwegen in principe mee te werken aan een landelijk intersectorale beheersstructuur. In dit kader wordt een Notitie voortzettingsmogelijkheden CasusConsult in de GGZ voor VWS voorbereid door het Trimbos-instituut.

Conclusies Op veel verschillende onderdelen is redelijk voorwerk gedaan ter voorbereiding van eventuele verdere implementatie van CasusConsult in de sector. Knelpunt is dat niet teveel geïnvesteerd in de imlementatievoorbereiding kan worden omdat nog niet is aangetoond dat CasusConsult ook werkelijk zal aanslaan bij de deelnemers. Veel partijen zowel lokaal als landelijk zien veel perspectief maar er zijn ook nog twijfels mede omdat er nog andere initiatieven zijn om kennis te delen. Hierbij is nog onduidelijk wat de 1

De stichting CasusConsult is een ideële stichting met als doel het behoud en het bevorderen van de implementatie van het gedachtegoed achter het systeem CasusConsult binnen de Nederlandse zorg en welzijn .

55


onderlinge verhouding hiertussen is en wat de mogelijkheden zijn van onderlinge samenwerking inclusief de prijs-kwaliteit aspecten. Essentieel is dat in dit stadium (eind 2001) de bruikbaarheid en doelmatigheid van de methodiek nog niet hard is aangetoond. Slechts enkele instellingen hebben beperkte ervaring met CasusConsult opgedaan en nog vaak onder beperkte voorwaarden (zie de beschrijving in de voorgaande hoofdstukken).

Aanbevelingen Er is in dit stadium nog geen harde indicatie te geven wanneer de overdracht in een vaste beheersorganisatie het beste kan gebeuren. Aanbevolen wordt nog enkele jaren (tot eind 2003) door te ontwikkelen volgens een gestructureerd werkplan en begeleidend onderzoek bij voorkeur gericht op meetbare indicatoren. Zowel ten aanzien van de methodiek zelf en de lokale inbedding in verschillende sectoren van de GGZ als landelijk. In de loop van 2003 kan er dan een onderbouwd tussentijds evaluatierapport liggen over de potentiële bruikbaarheid van CasusConsult als methode voor kennisdelen en beslissingsondersteuning in de GGZ. Dit rapport kan nog geen definitieve “go or no go” beslissing adviseren. Maar wel een onderbouwd advies geven over al dan niet verdergaande doorontwikkeling inclusief een plan daarvoor. Op basis daarvan kan een besluit genomen worden hoe CasusConsult in 2003 en daarna verder te ontwikkelen voor de GGZ sector. Omdat begin 2002 nog niet alle vragen over de mogelijke omvang van het gebruik van het systeem beantwoord zijn wordt op moment dus een éénmalige grote investering voor de productieversie niet aanbevolen. Beter kan een stapsgewijze goed beheerste ontwikkeling plaatsvinden die financieel niet te grote investeringen vereist maar wel voldoende is voor de uitvoering van een professionele verdere ontwikkeling. Aanbevolen wordt een bedrijfsplanning van drie jaar waarbij een tussenevaluatie plaats vindt medio 2003 en eind 2004 het definitief product wordt opgeleverd. Op basis van de tussenevaluatie medio 2003 kan, onderbouwd inclusief gespecificeerde begroting, besloten worden tot een gefaseerde oplevering van een operiationeel product. Daarbij zoveel mogelijk aansluitend bij en gebruik makend van regulier bestaande faciliteiten op gebied van kennismanagement, scholing en kennisnetten en bij het landelijk kennisbeleid in de GGZ. Nader onderzoek naar de mogelijkheid van inbedding van de project en kennismanagement functies in bestaande landelijk koepels bij voorkeur Trimbosinstituut / GGZ Nederland (binnen de samenwerkingsovereenkomst "kennis" tussen beide organisaties). Gedurende de verdere ontwikkeling van CasusConsult zal zoveel mogelijk worden aangesloten bij landelijk beleid rond kennistransfer met name bij ontwikkelorganisaties zoals Trimbos-instituut, de koepel GGZ Nederland. En bij speerpunten van de innovatieprogramma's van VWS c.q. ontwikkelen implementatiefonds ZonMw. O.a. doelgroepenbeleid. deskundigheidsbevordering en (intersectorale) kennistransfer.

56


M. Beantwoording onderzoeksvragen GGZ Nederland

1. Wat is de mate van succes tot dusverre, in termen van kwaliteit primair proces en deelname(bereidheid) hulpverleners. Het is nog te vroeg om hierop een hard antwoord te geven: dit kan pas bepaald worden aan de hand van metingen. Er is redelijk zicht op de voorwaarden voor de invoering en embedding maar nodig is ontwikkeling van een set van indicatoren om het gebruik te meten in een volgende ontwikkelingsfase. Voorlopige indruk is: Bemoedigende resultaten op de werkvloer zowel bij het uitvoerend werk als de vakbibliotheken en wetenschappers: enthousiaste werkers, efficiëntere processen van de deelnemers, interessante casussen door de gezamenlijke ontwikkeling. Hulpverleners constateerden incidenteel dat de feedback de hulpverlening efficiënter deed verlopen. Hulpverleners worden gedwongen zakelijker te reflecteren op hun proces. Men wordt geconfronteerd met het routinematig handelen wat is ingeslopen en nu door de reacties op de casussen onthuld wordt. Hulpverleners constateren door de kritische feedback van externe deskundigen duidelijk een leerproces; kost wel tijd. De kwaliteit van de overwegingen wordt verhoogd door het toevoegen van vakdocumenten. Naast de reacties werden de toegevoegde vakliteratuur en websites zeer gewaardeerd als waardevol voor de reflectie c.q. verklaring van het uitgevoerde hulpverleningsproces. Hoewel de deelnamebereidheid groot is, is er tegelijk sprake van een drempel: men vindt het eerst leuk , dan moeilijk en vervolgens met goede begeleiding de moeite waard. Er moet verder geen tijdsdruk, overbelasting zijn binnen de organisatie en het gebruik van CasusConsult moet herkenbaar ingebed zijn in bestaande reguliere werkprocessen, intervisie en deskundigheidsbevordering. Overige belemmeringen zijn: geen of slechte functionerende teambegeleiding; onvoldoende basisvaardigheden. Voor deelnemers met weinig teambegeleiding en deskundigheidsbevordering is het nieuw en lastig omdat het extra tijd kost. Daarentegen stimuleert deelname de noodzaak van meer deskundigheidsbevordering. Tevens is nodig een technische en functionele integratie van de CasusConsult functies op de werkplek met het elektronisch dossier en het gebruik van de vakbibliotheek en intranet functies gericht op interne kennisdelingsprocessen. 2. Wat zijn hierbij de kritische succesfactoren, tot dusverre en in de toekomst: bijv manier van werken, opleidingsniveau, voldoende ICT kennis, etc. De manier van werken wordt zakelijker, onder andere door scheiding van hoofdzaken en bijzaken. Er wordt meer nagedacht omdat men de reflecties concreet moet formuleren. Door het werken met het casusmodel leren werkers het dossier beter gestructureerd in te vullen. Door de casusreflectie wordt men geattendeerd om interventies beter te

57


onderbouwen o.a. met expliciete werkdoelen, probleemstelling en resultaatbeoordeling omdat hiernaar door de casusdeelnemers expliciet gevraagd wordt. Werken met CasusConsult is zinvol voor zowel HBO (o.a. SPV'ers, psychiatrisch verpleegkundigen) als WO (o.a. psychologen en artsen). Minder ervaring is opgedaan met specialisten als psychiaters; hebben zeer weinig tijd. Inhoudelijke basisvaardigheden en werkbegeleiding vormen knelpunten, omdat dit een bij veel instellingen wegbezuinigd aandachtspunt is; de basiskwalificatie van hulpverleners en teambegeleiders is vaak laag omdat er vele jaren ongestructureerd, intuïtief en onder grote tijdsdruk gewerkt is met weinig deskundigheidsbevordering (vak op peil): dat verander je niet gemakkelijk.: Basiskennis PC / Internet gebruik is voldoende; typevaardigheid wordt sterk aanbevolen. Een zekere openheid naar het gebruik van ICT is handig, jongere mensen pikken het wat sneller op. De hoge werkdruk in de GGZ : m.n. door personeelstekort maakt dat er beperkt tijd wordt genomen om op de inhoud van het vak te reflecteren. Ook vele ander innovaties belemmeren zoals; invoering EPD, kwaliteitssystemen en fusies, e.d. belemmeren dit. Het management integreert deze ontwikkelingen niet in een (totaal) kennisbeleid om (mensen in) de organisatie beter te laten leren en hun kennis te borgen. Cultuuraspecten spelen ook een rol: men wil kennis delen, maar wordt men daartoe in staat gesteld en gaat men ervan uit dat kennis geen macht is ? Anders doet men het niet. Teamleiders c.q. zorginhoudelijk managers zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat het gebruik van de CasusConsult functies geïntegreerd plaatsvindt in bestaande begeleidingsprocessen waarin gereflecteerd wordt op de kwaliteit en efficiency van de casus. In de GGZ is dat niet goed geregeld. Probleem is dat de teamleider niet alle kennis heeft en professionals zelf beslissen over hun werkwijze en hierover (achteraf) weinig verantwoording afleggen in het team. Aanbevolen wordt bij GGZ instellingen kennismanagement onder te aandacht te brengen zodat zij beginnen bij voorkeur met de functie van kennismanager die moet faciliteren en motiveren dat de deelnemers vertrouwen in elkaar hebben en uitdragen dat het kennis delen goed verankerd is in de organisatie. Kennismanagement moet instellingsbeleid zijn, geïnitieerd door de Raad van Bestuur waarbij het middenmanagement er achter gaat staan. Middenkader managers: clusterhoofden en divisiemanagers moeten het kennismanagement beleid uitvoeren, motiveren, enthousiasmeren, faciliteren en bewaken. Zij moeten hiertoe geadviseerd worden bijvoorbeeld door GGZ Nederland of Trimbos-instituut op basis van nader onderzoek. CasusConsult kan daarbij concreet ondersteunen en een concreet voorbeeld van een kennismanagement toepassing geven. Beoordeling overige kritische succesfactoren: • • • •

Middelen voor deskundigheidsbevordering primare proces: cruciaal Input van experts/redactieleden: cruciaal Internetverbinding op werkplek: cruciaal EPD: cruciaal

58


• • • •

Digitale bibliotheekfunctie op de werkplek: redelijk cruciaal Integratiemodule: redelijk cruciaal Beschikbaarheid gestructureerde kennis: redelijk cruciaal Beleid "Leren van gevallen" als sturend voor kwaliteit en primaire proces: redelijk cruciaal

3. In hoeverre verschilt de CasusConsult methodiek, met name CBR aan de hand van casusbeschrijvingen, van andere manieren van kennis delen. In welke opzichten meer of minder effectief en efficiënt. Klassieke vormen van kennis delen zijn: cursussen, werkoverleg, intervisie, supervisie, vakbibliotheek, seminars, e.d.. CasusConsult kan deze klassieke vormen faciliteren; dus niet vervangen maar ondersteunen. Van de ICKT toepassingen zijn globaal drie bekende functies die elkaar goed aanvullen: 1. (casus) reflectie systemen: CBR en COP 2. regelgeleide en neurale adviessystemen: (quick en dirty) protocolgestuurd: o.a. RAAP 3. digitale documentontsluiting: online bibliotheken en websites. Veel (traditionele) kennissystemen (expertsystems) werken met protocol gestuurde output die zeer bruikbaar is als richtlijn voor snel efficiënt handelen op basis van veel "evidence based knowledge". Bij digitale documentontsluiting horen de elektronische bibliotheek, "document retrieving" alsmede websites en kennisnetten met daarop veel ongestructureerde teksten (html pagina's en documenten) ontsloten door zoekmachines. In de GGZ met name bij de jeugd en ouderen is sprake van complexe processen die (nog) niet in regels te vatten zijn en is de wetenschappelijke (evidence based) kennis is nog gering. CasusConsult geeft daarom geen concrete handelings adviezen maar faciliteert gestructureerd creatief denken en leren (reflecteren) "onderbouwd" met reacties en casussen van collega's en gebruik van de output van advies en documentatiesystemen. Bij CasusConsult staat CBR en COP centraal die met de derde functie geïntegreerd. De tweede functie is aan dit (hybride) concept te koppelen en o.a. gepland in het initiatief van Hans van der Heyden met "RAAP-CasusConsult" bij GGZ Rijnmond-zuid. De kracht van CasusConsult zit in het kennis delen rond een casus en het hergebruiken van in deze casussen geborgde kennis in de vorm van beslissingsondersteuning. Deze methodiek sluit aan bij de GGZ praktijk waar gedacht en gehandeld wordt in casussen. Rond een casus kan ook heel efficiënt geëvalueerd worden en de resultaten van deze evaluatie (reflectie) kunnen met de casus (het dossier) worden opgeslagen. Deze casussen leveren weer een bijdrage aan de ontwikkeling van meer evidence based regels en vakdocumentatie door de deelnemende experts en wetenschappers. 4. Wat is de meerwaarde van internet toepassing • • • • • •

Grote en open toegankelijkheid voor deelnemers en geïnteresseerden (incl cliënten!). Tijd en plaats onafhankelijk. Meerdere sectoren, instellingen en deskundigen (ook ver weg) kunnen meedoen. Gemakkelijke koppeling met allerlei databestanden (publicaties online) en links. Eenvoudig en efficiënt onderhoud. Voorwaarden hiervoor zijn: professionele webhosting en onderhoud met solide beveiliging.

59


5. Wat is het minimale aantal deelnemers en daarbij de verhouding tussen actieve en passieve gebruikers om het kennisnet succesvol te laten zijn. Hoe werf je deelnemers en hoe houd je ze actief. Actieve gebruikers ontwikkelen (en hergebruiken) casussen. Geschat wordt dat ongeveer 20 % van de GGZ functionarissen actief gaat meedoen, gericht op patroonherkenning en op zoek naar vernieuwing (Simon). Passieve gebruikers hergebruiken casussen en werken merendeels individueel, geschat wordt dat dit de overblijvende routinematige werkende professionals (80%) betreft. Kritische massa is nodig voor inhoudelijk succes: hoe groot die kritische massa bij CasusConsult moet zijn is nog niet precies te zeggen maar het gaat niet om grote aantallen. Er wordt namelijk gewerkt in groepen (communities) elk rond een bepaald GGZ-kennissegment. Nader onderzoek is nodig; voorlopig wordt uitgegaan van beperkte communities of forumgroepen van 25 à 50 actieve deelnemers in subgroepen met teamleiders (redactie van de community). Passieve gebruikers zijn functionarissen die vooral de in casussen opgeslagen kennis hergebruiken met CBR. Deze groep kan langzaam en onbeperkt groeien, afhankelijk van het aantal ontwikkelde casussen. De CBR gebruikers zijn van belang omdat ze niet alleen ontwikkelde kennis toetsen op bruikbaarheid maar daarmee ook de kosten van de kennisontwikkeling in de COP's op termijn terugbrengen. Vooralsnog ligt de nadruk op de actieve gebruikersgroepen (COP's). Van belang is dat de verschillende sectoren in de GGZ gaan starten met COP's. Per sector / doelgroep moet in een COP dan een bepaalde kritische massa worden opgebouwd. Tevens kunnen COP's starten die intersectoraal werken. Behalve om inhoudelijk redenen is het minimale aantal actieve en passieve deelnemers nodig om de kosten van het systeem en kennismanagement te dekken. Op basis van de huidige ervaringen wordt uitgegaan dat het systeem kostendekkend moet zijn bij ongeveer 30 instellingen met in totaal 3000 betalende deelnemers (actief en passief). Hoe werf je deelnemers en hoe houdt je ze actief: door blijvende interessante casusdiscussies en incentives o.a. trots zijn op goed verlopen casussen en ervaringen willen publiceren en delen met collega’s. Een stimulerende teamleiding en kennisbeleid van de instelling kan dit sterk bevorderen. Deze vaardigheid moet onderdeel zijn van de functie-eisen en beoordeeld en bevorderd in de functioneringsgesprekken. Zorgen voor aansluiting bij reguliere deskundigheidsbevorderende activiteiten van de instellingen en overlegstructuren. Deelnemers blijven actief door stimulerende teamleiders die op hun beurt gestimuleerd worden door hun middenmanagement en met steun van het kennismanagement. Daarnaast moet het systeem groeiende interessante kennis bevatten: een minimale hoeveelheid casussen die regelmatig aangevuld wordt met nieuwe gevallen o.a. over nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied. Samenwerking met en deelname van redacties van (bestaande) tijdschriften en uitgevers alsmede auteurs van vakliteratuur alsmede experts van kenniscentra wordt dringend aanbevolen.

60


6. Welke randvoorwaarden dienen vervuld te worden, wat betreft ICT; welke uitbouw en verbetering van software en infrastructuur zijn nodig. Om wat voor kosten gaat het. Jongere werkers hebben een goede basisvaardigheid om met ICT en internet te werken. Oudere minder (noemen zich zelf graag: digibeten) en dat is een groot knelpunt omdat zij vaak leidinggevende en werkbegeleidende functies hebben. Ouderen moeten daarom een extra bijscholing krijgen; maar dan nog kan de ICT achterstand niet volledig worden weggewerkt. Blijvend gebruik van CasusConsult (als het nieuwe eraf is) vereist goede opname in reguliere kwaliteitsbeleid. Management, kwaliteitsontwikkelaars en teamleiders zijn vaak ouder dan de werkers en hebben minder affiniteit met moderne technologieën dan de relatief jongere werkers; zij motiveren derhalve niet en belemmeren soms de technologie (laten we het bij het oude houden; dat gaat toch ook goed). Alternatief: combineer de werkbegeleiding met een jongere of externe kracht. Integratie CC methodiek in het beleid van de instellingen met betrekking tot werkbegeleiding, deskundigheidsbevordering en het sturen van de processen (zie artikel G.v.d. Laan). Verder is integratie in het kennismanagementbeleid van groot belang; plus integratie met de kennishuishouding m.n. documentbeheer en vakbibliotheek. Aanvullende randvoorwaarden op dit punt: aansluiting op de ontwikkeling van intranet en elektronische vakbibliotheken en abonnementen, en aansluiting op online kennisbestanden (uitgevers, Trimbos-instituut) Welke uitbouw van software en infrastructuur is nodig: ICT lokaal: PC op de werkplek: deze wordt steeds meer geschikt voor internettoepassingen. Aanbevolen wordt een 17" hoge resolutie beeldscherm; Office en Acobat Reader; EPD bij voorkeur met integratiemodule met CasusConsult. Infrastructuur: intranet, internetverbinding en toegang elektronische vakbibliotheek. Landelijk: CasusConsult website (de huidige website is een prototype/testversie) de beschikbaarheid van een kenniswebsite waaraan direct gelinkt kan worden. Het Trimbos-instituut is inmiddels zeer actief bezig (o.a. in overleg met de Universiteit van Oxford) om op korte termijn het begin van een kenniswebsite met betrouwbare en valide informatie over psychische stoornissen en passende interventies op te zetten. Daarnaast is een koppeling met het GGZ Kennisnet (van GGZ Nederland) van belang voor een structurele positionering van CasusConsult. Kosten: Lokaal: GGZ instellingen investeren al in moderne apparatuur en intra/internetverbindingen en EPD. Bovendien worden veel EPD's al voorbereid op communicatie met andere gebruikers o.a. via internet (virtueel EPD). Extra investering voor CC wordt alleen verwacht voor een EPD integratiemodule CasusConsult GGZ te leveren door de EPD leverancier. De kosten zijn afhankelijk van de functionaliteit en het aantal afnemers van deze licentie maar zullen niet hoog zijn. (gemiddeld 10.000 euro per GGZ instelling).

61


Deelnamekosten CasusConsult GGZ: Voorlopige indicatie: Gemiddeld 50 euro per jaar per deelnemer bij 30 GGZ instellingen met gemiddeld 100 deelnemers (grote instellingen met meer deelnemers betalen meer dan kleine instellingen met minder deelnemers). Landelijk CasusConsult GGZ: (op basis van de pilot 2001) geschatte investering website 120000 euro; afschrijven over 3 jaar; per jaar 40.000 euro. Geschatte totale kosten CasusConsult GGZ (website, beheer en kennismanagement) per jaar: 150.000 euro. 7. In welke stadium is de zorgregistratie en EPD-ontwikkeling bij betrokken ggzinstellingen. Is dit een belemmering of juist kansen in relatie tot CasusConsult. Belemmering: EPD staat medio 2002 nog in de kinderschoenen; de invoering ervan gaat langzaam. En als het EPD er is zullen hulpverleners veel cliënteninformatie invoeren waarvoor ze misschien weinig terug krijgen en er grote kans is dat het EPD niet goed aansluit bij de hulpverleningspraktijk. Ook na de invoering van het EPD wordt registreren er niet prettiger op tenzij hulpverleners er wat voor terug krijgen. Kansen: CasusConsult kan het EPD gebruik echter ondersteunen: bij het reflecteren over de casus worden delen van het EPD bruikbaar gemaakt door ze te linken aan de casus; hierdoor is het voor de hulpverlener weer zinvol het EPD in te vullen. Bovendien helpt een goed ingevuld EPD bij het zoeken naar voor de casus relevante kennis. In de toekomst wordt het virtuele, via internet, tussen hulpverleners gedeelde EPD interessant voor koppeling met CasusConsult hoewel deze vorm van dossiervorming voorlopig nog geen werkelijkheid is. Uit overleg met marktleider EPD ontwikkelaar "McKesson" en andere leveranciers blijkt dat zij veel nut zien in koppeling met CasusConsult en andere kennissystemen ter ondersteuning van de registratie en dat zij bereid zijn te investeren in een integratiemodule waarmee dossierinformatie bruikbaar is bij het werken met CasusConsult en ander kennis- in informatieleveranciers op internet mede als voorloper op het toekomstige "deelbare EPD". Het toekomstige virtueel patiënten dossier of EPD dat door meerdere zorgaanbieders wordt gedeeld sluit dus goed aan bij CasusConsult dat eveneens (multi-sectorale) kennis verwerkt. CasusConsult kan dan hulpverleners helpen bij het "begrijpen" van de verschillende "delen" van het dossier door het geven van toelichtingen en achtergrondmateriaal met behulp van soortgelijke casussen en ontsluiting van achterliggende kennisdocumenten of bieden van een forumfunctie waarmee hulpverleners uit verschillende disciplines over de casus discussiëren. 8. Welke mogelijkheden zijn er voor landelijk opschaling in de ggz, wat betreft de betrokkenheid van en overdraagbaarheid naar andere ggz-instellingen. Hoe kan betrokkenheid van en overdraagbaarheid naar andere ggz instellingen gestimuleerd worden? Olievleksgewijs: stapsgewijs steeds meer GGZ instellingen betrekken alsmede de kennisdomeinen van de volwassenenzorg en jeugdzorg bij CasusConsult betrekken (reeds in voorbereiding met de definitiestudie Jeugd). Hiermee is reeds begonnen door deelname aan workshops GGZ NL en regionale voorlichting. En door het inschakelen van reguliere regionale en landelijke overlegstructuren en programma's, vakliteratuur, kenniscentra. CasusConsult is EPD onafhankelijk te

62


gebruiken zodat in principe elke instelling ermee kan werken. Instellingen hebben elkaar nodig: uitwisseling van casuservaringen . Dit stimuleert de opschaling. Een stevige landelijke beheersstructuur moet de opschaling ondersteunen. Landelijke organisaties (koepels, Ti) kunnen in de komende periode via betrokkenheid bij het Bestuur van CasusConsult al meer een directe link met CasusConsult krijgen. Aansluiten bij bestaande samenwerkingsverbanden en projecten! CasusConsult zou onderdeel van de kennisinfrastructuur voor de GGZ moeten worden, met verbindingen naar het Ti en de specifieke kenniscentra en koppeling met de opleiding en nascholing op dit terrein. Gebruik zou kunnen worden gemaakt van cursussen die landelijk worden aangeboden (E-learning). Daarnaast kan CasusConsult worden opgenomen in de opleidingen (bijvoorbeeld door hogescholen, hiermee is reeds een begin gemaakt). Nodig in 2002 is doorontwikkeling van CasusConsult, met name om de conclusies en aanbevelingen uit te werken naar meerdere sectoren/doelgroepen in de GGZ in een concreet uitvoeringsplan inclusief organisatieplan, begroting en financieringsplan op te stellen voor een intersectorale organisatie. Ook is bij verdergaande ontwikkeling nodig duidelijkheid te krijgen over de intersectorale en transmurale mogelijkheden van samenwerking op werkers en bestuurlijk vlak. Mede omdat de invoering van (virtuele) EPD's en vakbibliotheken pas vanaf 2003 - 2004 gebeurt is het misschien zinvol een tussenfase CC in te lassen voor de periode 2002 2004. In deze periode kan dan, onderzoeksmatig begeleid, rond bepaalde speerpunten, doelgroepen en intersectorale kennisdeling GGZ breed, meer ervaring worden opgedaan met inzet van een eerste eenvoudige versie van een operationele website en kennismanagement. 9. Welke aansluiting is mogelijk op het kennisnetinitiatief van GGZ Nederland. Afstemming met kennisnet GGZ , met de functie landelijk kennisinstituut Ti en met andere kennistransfer instrumenten in ontwikkeling is noodzakelijk: Deze verschillende elementen kunnen elkaar goed aanvullen en hybride systemen lijken mogelijk. Tevens moet onderzocht worden koppeling met Kennisnet AMW en Huisartsen en LVE, e.a. (GGD) en Hogescholen en vele anderen. Er is nog te weinig informatie over de functionaliteit van Kennisnet GGZ om concretere uitspraken te doen over de koppeling met CasusConsult. Naar aanleiding van tussentijds overleg met Dhr J. Nesselrooij (GGZ Nederland) zijn voorlopig conclusies: • • • • • •

GGZ Kennisnet vooral gericht op management en ondersteunende organisatiefuncties CasusConsult kennis en methodiek betreft het primaire proces Kennisnet GGZ kan straks linken naar casussen als voorbeeld bij kennisdocumenten CasusConsult kan de informatie op kennisnet GGZ misschien gebruiken bij de opbouw van de casussen GGZ Kennisnet kan misschien webapplicatie CasusConsult (deels) onderhouden GGZ Kennisnet biedt een toegangspoort vanuit de GGZ-lidinstellingen naar CasusConsult en omgekeerd.

63


Nader onderzoek is nodig naar de relatie is tussen Kennisnet GGZ/AMW/GGD, "ZorgIS" (een systeem met de productiegegevens van de GGZ leden) en "RIPAG" (het regionale casusregister). Bureau Headstrong komt medio voorjaar 2002 met nadere adviezen over aansluiting CasusConsult en andere kennisinitiatieven in de AMW sector met kennisnet AMW i.o. . 10 Wat zijn de mogelijkheden / randvoorwaarden voor intersectorale / transmurale samenwerking, zowel op werkvloer als op bestuurlijk niveau; bestaat er behoefte op dit moment met name bij kennisdelen binnen de grenzen van bijv. ggz en AMA, of ook bij de dwarsverbanden. Wat is hier verder voor nodig. Hiervoor zijn nog onvoldoende informatie en ervaringen beschikbaar. Wel zijn er verschillende forumgroepen actief op CasusConsult. Beleid is om de casusinformatie te delen hetgeen gedeeltelijk al gebeurt. Er zijn nog geen intersectorale groepen ingesteld. Gepland is om in een vervolgproject te experimenteren met intersectorale pilots, rond de doelgroep migranten. Ook betreft de definitiestudie CasusConsult in de Jeugdzorg meerdere sectoren (Provincie, GGZ en SPD) ; in een korte oriënterende pilot rond Hulp aan Huis bleek zeer de multisectorale aanpak in de forumgroep vruchtbaar en kreeg enthousiaste reacties van de deelnemers werkzaam in verschillende sectoren die de Hulp aan Huis module uitvoeren. Bureau Bartels onderzoekt het stimuleringsprogramma 1e lijn GGZ waarbinnen CasusConsult AMW wordt ontwikkeld naast deskundigheidsbevorderende programma's en kwaliteitsprotocollen waarmee samenwerking wordt bevorderd tussen zorgaanbieders binnen de 1e lijn GGZ: huisartsen. AMW en ELP'en. Naar aanleiding van een tussentijdse evaluatie met werkers blijkt dat werkers best sectoroverstijgend willen kennis delen als ze er van leren en als het concrete verbetering oplevert m.b.t. het actieve hulpverleningsproces Bovendien sluit de werkwijze aan bij de multidisciplinaire overleggen binnen de GGZ en gezondheidscentra. Naar aanleiding van tussentijdse evaluatie met management blijkt dat het management wil wel maar niet weet hoe. Intersectoraal kennismanagement heeft geen prioriteit; men heeft het nog te druk met eigen zaken (binnen de sector) zoals fusies en reorganisaties. Nader onderzoek is nodig om aan te tonen dat het primair proces efficiënter verloopt door intersectorale samenwerking. Bestuurlijk : Intersectoraal werken is lastig door de geschiedenis van de verkokering en bestaande structuren. Deze verdwijnen echter langzamerhand. Er zijn diverse openingen vanuit CasusConsult gecreëerd om hieraan te werken, bijvoorbeeld via samenstelling van bestuur van CasusConsult en via overleg met ZON-MW betreffende intersectorale samenwerking. Door het bestuur van CasusConsult is overleg georganiseerd met de koepels en betrokken landelijke organisaties. Het Trimbos-instituut kan in samenwerking met GGZ Nederland een centrale rol vervullen als coördinerend landelijk kennisinstituut GGZ (1e, 2e e 3e lijn).

64


Potentieel deelnemende sectoren / instellingen binnen CasusConsult voor de volgende ontwikkelfase zijn o.a.: • • • • • • • • •

Kenniscentra in de GGZ (referentie: Ti) Asielzoekers (referentiepilot 2001: Pharos, Icodo, Pelita, Vluchtelingenwerk en Centrum 40-45) AMW (referentie: project AMW kennissysteem) Ziekenhuis maatschappelijk werk (referenties o.a. AZG en AMC) Jeugdzorg (referentie: definitiestudie Drenthe Hulp aan Huis) ELP'en ( referentie: ICT werkplan 2001- 2003, LVE) Huisartsen ( referentie: standpunt LVG en NHG, Ton Drenth) GGD (referentie: Kennisnet wil samenwerken) Verslavingszorg ( referentie: gesprek Vereniging voor Verslavingsgeneeskunde)

CasusConsult functies op website Gebruikers Integratiemodule

Registratiesysteem

Web

Uitgevers Documente n on-line

Website welkom

Firewall l

Integratie module

Web master

Forum 1

Forum 2

Forum 3, etc The Brain

-

Vragen/Opm. Reacties veld Reacties experts Documenten e.a. Registratie Emails + attachm

Redacteur

CBR

Biblio theek

Casus template

Nieuws en Achter gronden

The sau rus

C B L

Kennismanagement

Database gevuld met casusobjecten: diverse tafels, tabellen, vieuws: Teksten, oa Discussies , Emails,

CBR files

Documenten, samenvattingen en trefwoorden

Casus relaties

Weblinks Adressen externe documen ten

Forum teksten en relaties

Thesaurus concepten

Gebruikers gegevens

Onderhoud / Indexeren

65


N. Literatuuroverzicht Literatuur is als bijlagen van it rapport op te vragen bij projectmanagement CasusConsult GGZ www.casusconsult.nl A Inleiding en doelstelling evaluatie • Informatiebrochure CasusConsult • Opdrachtverstrekking Tussentijdse evaluatie GGZ Nederland B Conceptueel ontwerp • Presentatie "CasusConsult: hoe verder", CasusConsult Bestuur, H.Hadders, november 2001 • Drs. R, van der Spek en Dr. A. Spijkervet, Kennismanagement, intelligent omgaan met kennis, CIBIT, Utrecht • Andriessen, J.H.E e.a. Dynamics of Knowledge Sharing Communities. An overview. Telematica Instituut, 2001. Enschede • Notitie Kennismanagement CasusConsult Bestuur, H. Hadders, januari 2002 • Projectdocumentatie CasusConsult RIAGG Drenthe/VOG, periode 1995 - 2000 • Tussentijds verslag pilot 2001 CasusConsult GGZ, augustus 2001 • Verslag pilot 2001 AMW Kennissysteem, januari 2002 C Methodiek en functies • Artikel Henk Hadders over "Kennismanagement en de keuze voor CBR" • Artikel "Een weg naar methodiek", SPH vakblad, SWP, Amsterdam, april 2001. • Diverse procedures en (gebruikers) handleidingen behorende bij de projectdocumentatie, CasusConsult 2001 • Oratie Leren van gevallen, G.v.d. Laan 1995 D Casussen • Casusmodel en casussen (zie de website) • Verwijzingen naar procedures en checklist betreffende registratie en werkmethoden in het primaire proces E Deelnemers (hulpverleners) • Verslagen gebruikersgroep GGZ Drenthe 2001 • Verslag landelijk gebruikersoverleg CasusConsult 2001 F Vakdocumentatie • Beleidsnotitie digitale informatievoorziening en vakbibliotheek GGZ Drenthe • Notitie Trimbos-instituut "bibliotheek-online" • Informatiemateriaal EBSCO, SWETS en BSL (www.psychonline.nl) • Aanbevelingen integratie onlinevakbibliotheek (GGZ) met website CasusConsult G Redactie: intern (teamleiders) en extern (wetenschap) • Redactiestatuut CasusConsult • Rapportages redactievergaderingen 2001 • Evaluatiebespreking CasusConsult redactie, december 2001 • Notitie begeleiding "communities of practice', december 2001

66


H Onderwijs, onderzoek en kenniscentra • Project Case Based Learning HvU Utrecht juni 2001 • CD ROM, Case Based Learning voor de HBO SJD opleidingen, Nelissen 2001 • Verslag "Pilot CasusConsult voor Asielzoekers en Vluchtelingen" JKS maart 2002 I Technisch systeem • Website CasusConsult met GGZ geconfigureerde forumgroepen (COP's) en CBR groeps GGZ casussen • Technische documentatie website: uit functioneel ontwerp CasusConsult 2000 en documentatie prototype CasusConsult JKS 2001 • Concept functionele/technische specificaties integratiemodule CC - EPD, JKS 2001 J (Kennis)management • Functioneel ontwerp CasusConsult, JKS augustus 2000 • Dubbelnotitie Kennis en kenniscentra in de GGZ/Beleidsplan kennisoverdracht in de GGZ, Ti, juli 2000 • Half jaarrappportage "pilot CasusConsult in de GGZ", JKS augustus 2001 • PR brochures: folder, samenwerkingsovereenkomst, artikel CasusConsult methodiek, JKS juni 2001 • Trainings en gebruikersmateriaal: o.a. forumgebruiksaanwijzing, brochure "werken met CasusConsult", formulier GGZ- gegevensset, privacyovereenkomst. JKS 2001 K Financiën • Begroting en financieel eindverslag pilot CasusConsult GGZ 2001 L Planning hoe verder • Concept Eindverslag Pilot CasusConsult GGZ 2001, februari 2002 • Dubbelnotitie Kennis en kenniscentra in de GGZ/Beleidsplan kennisoverdracht in de GGZ, Ti, juli 2000 • Concept werkplan CasusConsult GGZ 2002

_________________________________________________________________________________________________

67

Rudy Joenje (Joenje Knowledge Systems) Henk Verburg (Trimbos-instituut) Henk Hadders (GGZ Drenthe)

Recommend Documents