Henk Laarman

AB 5 december 2014 Bijlage 2

Aan

AB AQUON

Van

DB AQUON

Vergaderdatum

5 december 2014

Agendapunt

4.1

Steller

Jeen Bouma / Henk Laarman

Onderwerp

Stand van zaken AQUON Q3

Bijlagen

geen

Inleiding: In het derde kwartaal is verder invulling gegeven aan de financiële stabiliteit van AQUON nadat in de eerste twee kwartalen een goede basis was gelegd. AQUON heeft in de eerste drie kwartalen relatief meer productie afgeleverd en daarnaast financieel binnen de begroting gepresteerd. AQUON is trots op deze prestatie. De topstructuur van de AQUON organisatie is recent ingevuld met de nieuwe directeur Jeen Bouma. De nieuwe controller van AQUON Henk Laarman is op dezelfde datum (15 september 2014) in dienst getreden. Beide mannen staan op de loonlijst van AQUON. Om een effectieve bedrijfsvoering van AQUON te realiseren is vergaande standaardisatie noodzakelijk. Eén LIMS is daarbij vereist om concrete sturing van de gefuseerde organisatieonderdelen mogelijk te maken. Met een centraal informatiesysteem verkrijgt AQUON grip op haar werkprocessen. De systeemimplementatie loopt nu enkele weken en legt onvolkomenheden uit de AQUON organisatie bloot. Markt en klanten: Graag benoemt AQUON enkele highlights uit haar klantvragen en haar dienstverlening. - Op alle locaties zijn de werkzaamheden voor het zwemwateronderzoek tijdig en met succes afgerond. In het klantpanel hebben de direct betrokkenen van de waterschappen hun tevredenheid uitgesproken. - Met de waterschappen is gekeken naar een betere indeling van analysepakketen voor bestrijdingsmiddelen. Hierbij is ook meegedacht over het Landelijke Meetnet Bestrijdingsmiddelen. Uiteindelijk is met instemming van het klantenpanel besloten om een 10-tal nieuwe stoffen aan de pakketten toe te voegen. - De analyse voor vluchtige oplosmiddelen is gevalideerd voor alle matrices (voorheen beperkte dit zich tot oppervlaktewater). Een accreditatie wordt hiervoor aangevraagd.

pagina 1 van 8

Kwaliteit: Raad voor accreditatie (RvA) Bij de start van het project LIMS heeft de RvA het projectplan beoordeeld. De gevonden afwijkingen waren administratief van aard en de opgestelde verbeteracties zijn door de RvA geaccepteerd. Klantvragen en klachten De dalende trend van 2014 in het aantal klantvragen heeft zich in dit kwartaal niet doorgezet. De stijging is te wijten aan een aantal zaken: - Waterschap Rivierenland heeft nu een automatische aanmelding van klantvragen voor ieder verdacht resultaat (70 klantvragen). Veelal zijn hier dezelfde oorzaken aan te geven. Er vindt constructief overleg plaats hoe hiermee om te gaan. - In de maand september is het nieuwe LIMS op locatie Tiel in gebruik genomen waardoor de waterschappen veelvuldig klantvragen hebben ingediend. Deze gingen over vertraging van resultaten, het niet doorkomen van automatisch rapportage en onwennigheid met de inkijkfunctie van resultaten. Hoewel de klantvragenmodule niet voorziet in het specifiek benoemen van LIMS gerelateerde klantvragen is een inschatting hiervan gemaakt. De overgebleven klantvragen zijn als Q3-LIMS in de grafiek te zien. klantvragen aantal % op tijd

klachten aantal % op tijd

kwartaal 3 2014

619

74%

6

14%

laatste 12 maanden

1672

70%

41

27%

Aantal klantvragen per klant 246

2014-Q1

2014-Q2

184

98 77

2014-Q3

Q3 - LIMS

Derde kwartaal zonder LIMS invloeden.

748168

117 93 62 51

61 60 41

90 73 46 44

30 1823

pagina 2 van 8

181511

131010

697

Bedrijfsvoering & LIMS Om een effectieve bedrijfsvoering van AQUON te realiseren is vergaande standaardisatie noodzakelijk. Eén LIMS is daarbij vereist om concrete sturing van de gefuseerde organisatieonderdelen mogelijk te maken. Met een centraal informatiesysteem verkrijgt AQUON grip op haar werkprocessen. De systeemimplementatie loopt nu enkele weken en legt onvolkomenheden uit de AQUON organisatie bloot. Met name wordt nu een aantal onduidelijkheden in verantwoordelijkheden en taken zichtbaar. Hierdoor ontstaat disfunctioneren van de organisatie en van (proces-)beheersing is dan geen sprake. AQUON ontving met name veel meldingen van waterschappen inzake niet tijdige rapportages. Het aantal klantmeldingen “explodeerde”. Ingrijpen was noodzakelijk en verbeteringen zijn direct opgepakt. Als eerste prioriteit verkreeg de beheersing van het monster-innameproces aandacht. Hier begint het ketenbeheer van het gehele operationele proces. Daarnaast zijn de AQUON sleutelfunctionarissen voor de klant in stelling gebracht zodat proactief met de waterschappen wordt gecommuniceerd over de gevolgen en effecten van het nieuwe LIMS systeem. De gewenning van een nieuw LIMS is best flink te noemen. De grootste bottleneck betrof zoals gezegd de beheersing van het monsterinnameproces welke vooreerst onvolledige en onjuiste planningsgegevens in het LIMS veroorzaakte. Er is veel reparatiewerk verricht. Deze grote uitdaging heeft op de startlocatie Tiel relatief veel tijd gekost. Langzaam maar zeker krijgt AQUON dit onder controle. Het projectteam heeft veel tijd en energie in dit aanvangsprobleem moeten steken en daarmee komt de live-gang van Leiden en Breda in de verdrukking. In de tweede week van oktober heeft het projectteam hierover met het MT en de voorzitter van het Bestuur gesproken hoe nu verder dient te gaan. De invoering van het LIMS heeft immers naast de invoering van een nieuw werkproces het neveneffect dat taken en verantwoordelijkheden opnieuw worden belegd. Gezamenlijk is besloten dat live-gang van Leiden op 17 november wordt gestart en Breda op 1 januari 2015. Deze twee data van live-gang dienen met de klanten goed te worden afgestemd. De productielocaties Leiden en Breda profiteren van de lessen die in Tiel zijn geleerd. Desalniettemin zal de druk voor deze locaties niet afnemen, temeer omdat Leiden al over circa vier weken en Breda over circa tien weken live gaan. Het live gaan van deze locaties worden parallel ingepland. Medewerkers van de twee locatie lopen nu al mee in Tiel om zodoende kennis te maken met het nieuwe LIMS. Ook accountmanagers en medewerkers orderbehandelaars worden juist nu bij elkaar gehaald om het cruciale proces van orders en planning gestalte te geven.

Personeel: Ontwikkelingen De implementatie van het nieuwe LIMS trekt een zware wissel op de organisatie. Verandering door werkmethodieken en tijdelijk vijf LIMS systemen binnen AQUON veroorzaken werkdruk. Extra inzet, vooral bij het team chemie, is noodzakelijk zodat eigen mensen met het nieuwe AQUON LIMS systeem kunnen leren werken. AQUON kent een flexibele inzet bij piekbelasting door inhuurkrachten; in het derde kwartaal lag deze tussen de 15 en 20 procent hoger dan gebruikelijk jaargemiddelde. In deze fase van systeemverandering is deze extra personeelsinzet noodzakelijk en budgettair te verantwoorden. In het vierde kwartaal zal deze verhoogde inzet van flexibele inzet naar verwachting toenemen. Ondernemingsraad Inmiddels heeft de verkiezing van een nieuwe ondernemingsraad plaatsgevonden. Van alle zeven aftredende leden waren er zes kandidaten herkiesbaar. Op 30 oktober wordt de nieuwe ondernemingsraad geïnstalleerd. Vier leden zijn door het AQUON personeel herkozen en daarnaast treden drie nieuwe leden aan. Continuïteit en kennisborging binnen de nieuwe ondernemingsraad mag op basis van deze nieuwe samenstelling worden verwacht.

pagina 3 van 8

pagina 4 van 8

Ziekteverzuim: Indicatoren voor het ziekteverzuim zijn het ziekteverzuimpercentage en de ziekmeldingsfrequentie. In de bijgaande tabel word de ontwikkeling van het gemiddeld ziekteverzuimpercentage en de ziekmeldingsfrequentie weergeven.

Ziekte verzuim Kort verzuim Middel lang verzuim Lang verzuim Verzuimpercentage Ziekmeldingsfrequentie

Q1 0,99% 1,23% 3,57%

Q2 0,44% 0,63% 3,64%

5,80%

4,72% 1,45

Q3 0,71% 0,70% 3,86% 5,72%

0,79

1,06

Kort en middelverzuim zijn laag. Het ziekteverzuim lang is vooral het gevolg van enkele langdurige ziektegevallen. Met behulp van de Arbodienst worden re-integratie trajecten opgesteld. In het langdurig ziekteverzuim ziet het management geconfronteerd met hernia en ander operatieve ingrepen bij medewerkers. De verhoogde ziekmeldingsfrequentie in het derde kwartaal heeft speciale aandacht van het management. Verhoogde werkdruk en de invoering van nieuwe werkmethodieken door het nieuwe LIMS kunnen mogelijke oorzaken zijn. Het management is in het derde kwartaal door de Arbodienst getraind in ziekteverzuimmelding en –begeleiding.

Productie Organisatie / produktie in punten

Hoogheemraadschap van Delfland Waterschap Brabantse Delta Waterschap Hollandse Delta Waterschap Aa en Maas Waterschap De Dommel HH van Rijnland HH v Schieland en de Kr'waard Waterschap Rivierenland HH De Stichtse Rijnlanden

AQUON produktie in punten

jaar begroot garantie

jaar begroot uitvraag

relatieve begroot t/m Q3

werkelijke produktie t/m Q3

realisatie tov jaarbegroot uitvraag

760.000 1.839.000 2.786.000 913.814 1.093.716 2.185.200 618.000 2.346.061 521.745

738.233 1.333.534 1.649.535 677.179 884.404 1.798.989 591.998 1.656.688 695.844

553.675 1.000.151 1.237.151 507.884 663.303 1.349.242 443.999 1.242.516 521.883

439.634 1.096.584 1.228.432 618.105 759.400 1.448.172 429.330 1.273.761 588.062

60% 82% 74% 91% 86% 80% 73% 77% 85%

7.519.803 7.881.480

79%

13.063.536 10.026.404

De productie van AQUON (in ILOW punten) ligt na de eerste drie kwartalen 4% boven de evenredige verdeling van de begrote jaartotalen. Op basis van de eerste drie kwartalen bedragen de operationele kosten per punt € 1,83. Op basis van de forecast productie & kosten worden de prijs ingeschat € 1.94.

jaar

2012 2013 2014 2015

€ € € €

operationele kosten X 1.000 22.622 ac 23.052 ac 19.472 fc 19.503 bg

productie kosten in punten per punt 12.098.654 11.324.054 10.026.404 10.217.534

€ € € €

1,87 2,04 1,94 1,91

verwachte te verwachte kosten productie bij hogere productie 1) + 25% variabele kstn 13.196.036 € 23.135 12.969.741 € 23.890 13.063.536 € 20.947 12.809.836 € 20.740

1) producti ea a nta l l en overgenomen ui t BU+ 2011, verwa chte omzet door wa ters cha ppen.

pagina 5 van 8

kosten per punt € € € €

1,75 1,84 1,60 1,62

Financiën: AQUON presteert in de eerste drie kwartalen van 2014 ruim binnen haar begroting ondanks een hogere productie. Het normale exploitatieresultaat bedraagt circa € 654.000 binnen begroting. Op de volgende bladzijde wordt een weergave van het kostenverloop over de eerste drie kwartalen van het jaar 2014 gegeven. De werkelijke kosten worden hier in vergelijking met de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting gepresenteerd. In de afgelopen maand is de afgegeven forecast (een verwachting voor de resterende maanden van het jaar 2014) herijkt. Deze forecast (FC01) was op 4 september 2014 aan het Dagelijks Bestuur aangeboden. Uit deze herijking komen geen andere inzichten vanuit de organisatie. Het herijken van deze forecast geeft een verdere verdieping in de P&C cyclus van het management. Het inzicht in de relatie tussen productie en financiële uitkomsten wordt hiermee verbeterd. Opgemerkt wordt dat eventueel noodzakelijke voorzieningen voor het hele verslagjaar pas aan het eind van het jaar worden gevormd. De verwachting blijft overigens dat ook na eventueel te treffen noodzakelijke voorzieningen de begroting toereikend zal zijn voor uit te voeren activiteiten van AQUON. Bij voorzieningen kan gedacht worden aan voorzieningen voor boventallig personeel en/of groot onderhoud aan panden. In het vierde kwartaal wordt duidelijk of er voorzieningen noodzakelijk zijn.

Toelichting resultaten Q2 2014: Algemeen: Een aantal kostenposten zijn geperiodiseerd en voor sommige kosten zijn als “voorzieningen” opgenomen voor zover relevant en bekend. In onderstaande toelichting worden de belangrijkste items de realisatie versus begroting verklaard. De toelichting omvat per definitie niet het totale verschil. 1) Personeelslasten. a. Salaris- en soc kosten; minderkosten van FTE (minder dan begroot). (-227k) b. Overige personeelslasten; minderkosten door scholing. (-158k) c. Inhuur personeel; extra inzet door LIMS; controller en directie. (+268) 2) Overige bedrijfslasten. a. Diensten van derden; minderkosten door minder extern advies. (-118k) b. Onderhoud door derden; minderkosten aan pand en apparatuur. (-52k) 3) Goederen/diensten. a. Verbruiksgoederen; minder gebruik magazijnartikelen. (-88k) b. Gebruiksartikelen; minder vervanging van apparatuur. (-102k) 4) Uitbestedingen. a. Externe analyses, minder projecten uitbesteed. (-79k) 5) Kapitaalslasten. a. Afschrijvinge en rente; minder dan begroot. Daling rente. (-94k) 6) Incidentiele baten en lasten. a. Hier is het verschil in begroting en realisatie opgenomen.

pagina 6 van 8

Cijfermatige vertaling van Q3 en tot en met Q3: AQUON september 2014 Begroting

AQUON

Maand Realisatie Verschil

YTD Realisatie

Begroting

Verschil

Totaal (bedragen in EUR)

1 Salarissen 2 Sociale lasten 3 Overige personeelslasten 4 Onderlinge ruil 5 Inhuur personeel derden 6 PERSONEELSLASTEN

637.397 162.003 41.958 72.667 914.025

614.934 -22.463 158.189 -3.813 27.583 -14.375 113.903 41.237 914.610 585

5.764.012 1.457.091 377.625 766.200 8.364.927

5.556.278 1.437.728 219.131 1.033.759 8.246.895

-207.734 -19.363 -158.494 267.559 -118.032

7 Diensten van derden 8 Huren en rechten 9 Huur Lease vervoermiddelen 10 Verzekeringen 11 Belastingen 12 Onderhoud door derden 13 OVERIGE BEDRIJFSLASTEN

65.396 3.617 52.200 4.783 3.392 64.708 194.096

68.074 3.744 62.414 3.784 5.061 71.307 214.385

2.678 128 10.214 -1.000 1.670 6.599 20.289

658.563 32.550 469.800 43.050 30.525 582.375 1.816.863

540.168 33.550 470.199 36.824 34.713 530.736 1.646.190

-118.395 1.000 399 -6.226 4.188 -51.639 -170.673

14 Overige ge- en verbruiksgoederen 15 Duurzame gebruiksgoederen 16 Energie 17 GOEDEREN EN DIENSTEN / MATERIELE LASTEN

222.208 25.667 22.875 270.750

251.463 29.255 15.640 -10.027 21.697 -1.178 288.800 18.050

1.999.875 231.000 205.875 2.436.749

1.911.616 128.649 204.171 2.244.436

-88.259 -102.351 -1.703 -192.313

18 Externe analyses 19 UITBESTEDINGEN

119.350 119.350

177.505 177.505

58.155 58.155

1.074.149 1.074.149

995.448 995.448

-78.701 -78.701

20 Afschrijvingen 21 Rentelasten 22 KAPITAALSLASTEN

119.467 34.292 153.758

112.853 -6.613 29.407 -4.885 142.260 -11.498

1.075.200 307.874 1.383.074

1.033.077 255.729 1.288.806

-42.122 -52.145 -94.267

-0 -0

0 0

0 0

15.075.763 14.421.776

-653.987

23 Interne Doorbelastingen 24 Totaal Interne Doorbelastingen 25 NORMALE EXPLOITATIEKOSTEN 26 HERSTRUCTERERINGSKOSTEN 27 ONVOORZIENE BATEN / LASTEN 28 TOTAAL KOSTEN AQUON 29 Opbrengsten van derden 30 Opbrengst derden Productie 31 Bijdragen van Deelnemers GR 32 TOTAAL OPBRENGSTEN AQUON 33 TOTAAL AQUON

-0 -0

0 0

0 0

1.651.979 1.737.559 85.580 96.194 1.748.173

3.149 -93.045 1.740.708 -7.465

30.000 865.749 15.971.511

5.084 -24.916 -156.834 -1.022.583 14.270.025 -1.701.486

-25.000 -1.723.173 -1.748.173

-729 -26.016 -1.713.963 -1.740.708

-729 -1.016 9.210 7.465

-225.000 -15.746.511 -15.971.511

1.020 -284.081 -13.986.964 -14.270.025

1.020 -59.081 1.759.547 1.701.486

0

0

-0

0

-0

-1

pagina 7 van 8

Investeringen:

De investeringen worden spaarzaam ingezet en betreft in het jaar 2014 vooral LIMS en noodzakelijke vervangingsinvesteringen. Er is apparatuur vervangen met die een hoge storingsgraad. Immateriele vaste activa (LIMS)

Begroting 2014 €

Investeringen

Totaal €

539.432 €

1.839.491

539.432 € 1.839.491

Immateriele vaste activa (LIMS)

Besteed tm Q3 2014

Materiele vaste activa

Totaal €

2.378.923

€ 2.378.923

Materiele vaste activa

Totaal

€ €

446.887 € -76.756 €

367.087 -83.217

€ €

813.974 -159.973

Totaal €

370.131 €

283.870

€

654.001

Investeringen Desinvesteringen

Nog te besteden 2014

Totaal €

Immateriele vaste activa (LIMS)

Materiele vaste activa

169.301 € 1.555.621

Totaal

€ 1.724.922

Voor het LIMS project verwacht AQUON door vernieuwd inzicht zoals verwoord in het hoofdstuk “bedrijfsvoering” boven de begroting uit te komen. De totale projectbegroting was 1,9 miljoen euro. Voor het laatste jaar 2014 was hiervan 539K resterend. In de eerste drie kwartalen van het jaar 2014 is 370k uitgegeven. De verwachting is dat het vierde kwartaal circa 325k benodigd is. Het tekort (€ 156k), veroorzaakt door een aantal maanden uitstel van live-gang, wordt gefinancierd uit het resterende investeringsbudget (€ 1.556k) van het jaar 2014.

Doorkijk naar het einde jaar. In het vierde kwartaal worden de eerste vijftig dagen van de nieuwe directeur afgesloten. Vijftig dagen van luisteren, de mensen leren kennen en de werkprocedures eigen maken. Vanuit deze bevindingen kan in het voorjaar van 2015 een nieuw plan voor het jaar 2015 worden gemaakt. Dit plan voorziet in een programmabegroting 2016 en een meerjarenraming voor de jaren tot en met het jaar 2019. Het plan wordt in het voorjaar van 2015 geagendeerd op de DB vergadering.

pagina 8 van 8