rthouder Bijlage Concept selectieleidraad

Spoo e s o d pa r a a f • •rthouder

Delft Bezoekadres Barbarasteeg 2

-

2611 B M Delft Postadres Postbus 3137

d.d.

2601 DC Delft T 0 1 5 - 2 6 0 2101 F 0 1 5 - 2 6 0 2339 www.spoorzonedelft.nl

Notitie

Behandeld door Gerben Schuhmacher

Datum Sjuni 2011

Kenmerk INT01431

Bijlage Concept selectieleidraad

T 06 - 51 51 51 39 [email protected]

Onderwerp Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding Stadskantoor en Stationshal 1.2

Inleiding Deze notitie is opgesteld ten behoeve van de behandeling in de raadscommissie SVR in het kader van de procedure van wensen en bedenkingen. In deze notitie zijn de hoofdlijnen en de nu bekende beslissende details van de aanbesteding opgenomen. De voorbereiding van het aanbestedingsdossier is in volle gang. Het bestek is op 13 mei opgeleverd voor de review. Het gehele dossier zal bij de start van de aanbesteding gereed zijn. Het eerste concept document voor de aanbesteding: de concept selectieleidraad is als bijlage bij deze notitie gevoegd. De selectieleidraad zal het eerste formele document van de aanbesteding zijn en wordt bij de start uitgebracht, gelijktijdig met de officiële aankondiging van de aanbesteding in het Publicatieblad van de EU. De keuzes die worden voorgesteld worden in deze notitie gemotiveerd. Benadrukt wordt dat over de inhoud van deze notitie en de concept selectieleidraad nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden in BenW en nog advies moet worden uitgebracht door de Tenderboard. Bespreking van de stukken in de Tenderboard is gepland op 8 juni 2011. BenW heeft tot nu toe, mede na positieve adviezen van de Tenderboard, goedkeuring verleend aan het Plan van Aanpak voor de aanbesteding en aan het verlenen van de opdracht aan het ontwerpteam om het project uit te werken in een bestek en op basis van dit bestek de aanbesteding voor te bereiden. OBS heeft er alle vertrouwen in dat er voldoende interesse zal zijn van goed gekwalificeerde aannemers om deze opdracht te krijgen. Het is een fors en uitdagend project en er is 'werkhonger' in de markt. 1. E u r o p e s e aanbesteding is verplicht De bouw van het Stadskantoor en Stationshal is een groot werk. OBS is - als gemeentelijk bedrijf - een aanbestedende dienst. Op grond van het Europese recht en ook het Nederlandse recht is OBS verplicht om de opdracht voor dit werk Europees aan te besteden. De regels hiervoor zijn opgenomen in de aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG en in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. Deze regelgeving verplicht een aanbestedende dienst om te kiezen uit één van de volgende procedures. Een andere procedure is niet toegestaan: 1. de openbare procedure; 2. de niet-openbare procedure met préselectie; 3. de concurrentiegerichte dialoog (alleen toegestaan voor bijzonder complexe opdrachten).

Spoorzone • • - ^ Delft OBS is voornemens om de niet-openbare procedure met préselectie te kiezen. Dit is de meest gangbare procedure voor een werk als dit. Voor de goede orde wordt er op gewezen dat het aanvankelijk het voornemen was om de concurrentie gerichte dialoog toe te passen. Het was de bedoeling om tijdens de aanbesteding in concurrentie de creativiteit van de markt te gebruiken om de beste uitvoeringsoplossingen in dialoog met de deelnemende marktpartijen te ontwikkelen. Nu het project door het ontwerpteam voorafgaand aan de aanbesteding wordt uitgewerkt in een bestek is daar als gevolg van de afnemende complexiteit geen ruimte meer voor en ook geen noodzaak meer toe. Voorgesteld om de gangbare niet-openbare procedure toe te passen. De creativiteit van de marktpartijen komt in deze procedure tot uitdrukking in de kwalitatieve beoordeling van de inschrijvingen. Zie hiervoor hoofdstuk 7 van deze notitie. Een bijkomend effect van het toepassen van de niet-openbare procedure is dat in deze aanbesteding geen ontwerpvergoedingen meer aan deelnemende aannemers zullen worden toegekend. 1.1 De vervroegde bouw van een deel van de kelder wordt waarschijnlijk aan CCL opgedragen De bouw van het Stadskantoor en Stationshal kent een krappe planning. Binnen het gehele project Spoorzone Delft speelt de tijdige oplevering van het Stadskantoor en in het bijzonder van de Stationshal een sleutelrol. Bij de oplevering van de tunnel voor reizigersvervoer en bij de daaraan voorafgaande System Integration Test moet de Stationshal (en de technische installaties daarin) al klaar zijn. De aannemer die door middel van de Europese aanbesteding geselecteerd zal worden voor de bouw van het Stadskantoor en Stationshal kan op mijlpaal 3 (eind maart 2013) aan de slag en heeft dan 18 maanden de tijd om de ruwbouw van het Stadskantoor en een geheel voltooide Stationshal op te leveren. 18 maanden is krap. In de bouwlogistiek van het Stadskantoor (in de 80%-variant waar BenW toe besloten heeft) moet eerst een deel van de kelder naast de tunnel worden gebouwd. Daar is ruim 6 maanden voor nodig. Als dit deel klaar is en is voorzien van een dak is de bouwplaats voor het Stadskantoor en Stationshal beschikbaar en kan het gebouw worden opgetrokken. Dan zou er nog maar een jaar zijn om het gebouw te realiseren. Dat is te krap. Om dit planningsprobleem op te lossen wordt voorgesteld om het deel van de kelder eerder te bouwen, voorafgaand aan mijlpaal 3, zodat de bouwplaats voor het Stadskantoor en Stationshal op mijlpaal 3 gereed is voor start bouw van het daadwerkelijke kantoor. Voorgesteld wordt om er voor te zorgen dat de kelder dan al klaar is. Om dit mogelijk te maken wordt voorgesteld om CCL, die op dat moment nog bezig is met de tunnel, de opdracht te geven om het deel van de kelder te laten bouwen. CCL is het beste geschikt om parallel aan de tunnel dit deel van de kelder te bouwen. Ook kan CCL het beste de technische en logistieke risico's op de interface tussen kelder en tunnel beheersen. Tenslotte is een belangrijk juridisch argument dat OBS niet gerechtigd is om dit deel van de kelder voorafgaand aan mijlpaal 3 te laten bouwen. CCL en ProRail hebben beide het recht om dit te verbieden. Alleen medewerking uit vrije wil van CCL en van ProRail maakt de weg vrij om het deel van de kelder vervroegd te bouwen. Juridische analyse heeft uitgewezen dat het aanbestedingsrecht het toestaat dat deze opdracht uit-dehand aan.CCL wordt gegund. 1.2 OBS treedt namens ProRail op als gedelegeerd opdrachtgever voor de bouw van de stationshal ProRail en ten dele NS-Poort (vroeger waren dat twee NS-bedrijven: NS Vastgoed en NS Stations) zullen eigenaar en/of exploitant worden van de Stationshal en de daarin gelegen commerciële functies. De gemeente Delft wordt de eigenaar van het daarboven gelegen Stadskantoor en de publiekshal. De Stationshal is een geïntegreerd onderdeel van het gebouw Stadskantoor en Stationshal. Beide delen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en zijn qua bouwconstructie, afwerking en delen van de installaties niet in twee separate opdrachten te splitsen, laat staan dat deze twee opdrachten ook nog door verschillende aannemers zouden kunnen worden uitgevoerd. Daarom is er voor gekozen (en dit is ook al in de BUOK met het Rijk en de Samenwerkingsovereenkomst met ProRail vastgelegd) dat OBS als gedelegeerd opdrachtgever zal optreden voor de bouw van de Stationshal. Na oplevering zal OBS de Stationshal in eigendom en beheer overdragen aan ProRail, die vervolgens weer een deel in eigendom en exploitatie zal overdragen aan NS Poort. INT01431 Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding Stadskantoor en Stationshal 1.2

2/12

Spoorzone ~ Delft Deze fysieke en juridische verbondenheid betekent dat OBS ProRail en NS nauw moet betrekken bij de voorbereiding van het Stadskantoor en Stationshal. ProRail heeft op grond van de Samenwerkingsovereenkomst een goedkeuringsrecht ten aanzien van de wezenlijke beslissingen die OBS voor het project neemt (zoals over de start van de aanbesteding). 2. De scope van de opdracht De scope van de opdracht is: de gehele bouw, met uitzondering van het deel van de kelder dat voorafgaand aan mijlpaal 3 door CCL zal worden gebouwd (zie hiervoor paragraaf 1.1); alle installaties, met uitzondering van de stationsinstallaties in de stationshal; de WKO-installatie; en de optie om de inrichting van het gebouw aan de opdracht toe te voegen; de optie om een aparte opgang te realiseren in geval van medegebruik van het kantoor door derden. Het onderhoud van het gebouw behoort niet tot de scope van de opdracht. Deze scope heeft tot doel om een integrale opdracht te geven aan één inschrijver (naar verwachting een combinatie bestaande uit meerdere aannemers). Hiermee wordt voorkomen dat extra risico's op interfaces ontstaan. Het (langjarig) onderhoud wordt buiten de opdracht gehouden om de aanbiedingen en ook de beoordeling daarvan niet extra ingewikkeld te maken. Het doel is om voor alle betrokkenen een zo duidelijk mogelijke opdracht af te bakenen, waarop de deelnemers aan de aanbesteding een heldere aanbieding kunnen doen. Vervolgens heeft deze afbakening tot doel om de aanbiedingen op het punt van prijs en kwaliteit zo goed mogelijk te beoordelen en onderling te vergelijken. 2.1 De concept

aannemingsovereenkomst

Het werk wordt opgedragen met een aannemingsovereenkomst, die is gebaseerd op de UAV '89. Het concept hiervoor is nog niet beschikbaar. Het zal ruim voor de inschrijvings- en gunningsfase worden opgesteld en ter beschikking worden gesteld aan de deelnemers. Om een indicatie te geven over de kenmerken van de opdracht is hier een aantal uitgangspunten weergegeven. Het wordt een traditionele aannemingsovereenkomst. Op de aannemingsovereenkomst zullen toegesneden STABU algemene voorwaarden van toepassing zijn. Het ontwerp van het Stadskantoor en Stationshal is uitgewerkt in een STABU-bestek. Een STABUbestek is een gestandaardiseerd bestek voor woningbouw en utiliteitsbouw. Het bestek wordt een contractsdocument. Betaling geschiedt in een voor deze projecten gangbaar schema gekoppeld aan mijlpalen tijdens de voorbereiding en uitvoering van de bouw. In de aannemingsovereenkomst zullen duidelijke mijlpalen worden vastgelegd met daaraan gekoppeld kortingen. Deze kortingen worden verrekend met de volgende betaling. Indien de vertraging nadien (gedeeltelijk) wordt ingehaald, wordt de betreffende korting evenredig naar de mate waarin de vertraging is ingelopen kwijt gescholden. De samenwerking tussen aannemer en de opdrachtgever tijdens voorbereiding en bouw zal intensief zijn. In de aannemingsovereenkomst zullen afspraken over risicobeheersing, in het bijzonder op de interfaces, worden vastgelegd. Namens OBS zal directie worden gevoerd op de uitvoering van het werk en er zal dagelijks toezicht worden gehouden door een daartoe aangestelde opzichter onder aansturing van de directievoerder. 2.2Hefbesfe/c Voor het project is een Voorlopig Ontwerp (VO) en vervolgens een Definitief Ontwerp (DO) gemaakt. Beide zijn gereviewed, goedgekeurd door ProRail (de opdrachtgever van de Stationshal) en goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders. Momenteel wordt het DO uitgewerkt in een bestek. Het bestek is een gedetailleerde technische en juridische beschrijving van het werk. Het bestek voor dit project zal bestaan uit de volgende (omvangrijke) set documenten: INT01431 Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding Stadskantoor en Stationshal 1.2

3/12

Spoorzone ~ Uw. Delft 1. Stabu hoofdstuk 01 (administratieve bepalingen) en 05 (bouwplaatsvoorzieningen) 2. Stabu hoofdstuk 07 t/m 48 technische specs bouwkunde en constructie 3. Stabu hoofdstuk 50 t/m 84 technische specs installaties 4. Tekeningen van het gebouw 100% en tekeningen 80% met demarcatietekeningen 5. Tekeningen installaties 100% en tekeningen 80% met demarcatietekeningen 6. Demarcatierapport Stadskantoor en Stationshal met tekeningen en financiën 7. Bouwveiligheidsplan 8. Projectkwaliteitsplan 9. Rapport interfaces 10. Rapport externe veiligheid 11. Rapport verleende vergunningen met beschrijving daaruit voortvloeiende voorschriften 12. Rapport door de aannemer te verwerven vergunningen 13. Mogelijke detailplanning met omschrijving van mogelijke bouwlogistiek 14. Tekeningen tunnel en van toepassing zijnde rapporten over belastbaarheid van de tunnel 15. Planning tunnel 16. Bouwplaatsinrichting CCL en beschrijving bouwplaats Stadskantoor en Stationshal 17. Tekeningen bestaande en tekeningen toekomstige kabels en leidingen 18. Tekeningen as built voorafgaand gebouwde kelder 19. Organisatieschema's, raakvlakmanagementplan, coördinatieovereenkomst 20. Bestek Warmte-Koude Opslag (bronnen en terreinleidingen) 21. Beschrijving tijdelijke energievoorzieningen 22. Archeologisch onderzoek en programma van eisen archeologie 23. Verkeersstromen rondom het project (met name de reizigers van het naar het bestaande station) 24. Vergunning met voorschriften artikel 19 Spoorwegwet 25. Rapport TIS werkzaamheden Een belangrijk deel van deze documenten zijn standaard in projecten die met een Stabu bestek worden opgedragen. Voor dit project worden echter ook meerdere maatwerkdocumenten opgesteld die verband houden met de bijzonderheden dat het Stadskantoor en Stationshal op de spoortunnel wordt gebouwd en dat het gebouw in twee fasen wordt gerealiseerd 2.3 Kwaiiteit, planning en risicobeheersing staan centraal Met de hiervoor beschreven aanpak wordt beoogd om de gewenste kwaliteit van het gebouw optimaal te bereiken, om het project binnen de planning te realiseren en om de risico's van het project optimaal te beheersen. Het bereiken van deze doelstellingen is tevens een belangrijke voorwaarde om het project binnen budget te realiseren. Zoals bekend zijn tegenvallers in deze drie doelstellingen over het algemeen de belangrijkste veroorzakers van financiële tegenvallers in een project. Met deze aanpak zijn in de voorbereidingen tot nu toe al diverse successen geboekt. Voorbeelden hiervan zijn: de keuze voor de 80% variant waarmee de bouw en ingebruikname van dit deel het Stadskantoor en de gehele Stationshal onafhankelijk is van de sloop van het spoorviaduct; het voorstel om een deel van de kelder vervroegd te laten bouwen door CCL, waarmee meer lucht in de planning komt; de inhoudelijke uitwerking van de bouwmethode: monteren van kleinere in de fabriek gemaakte delen; de draagconstructie: monteren van kleinere balkdelen in plaats van het aan elkaar lassen van lange balken; een andere constructie van het dak: niet meer de scheve betondelen 'in het werk' gieten. Deze maatregelen beheersen risico's, die anders tijdens de aanbesteding of tijdens de uitvoering aan de orde zouden zijn gekomen en hebben daarmee een kostenbesparend effect.

INT01431 Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding Stadskantoor en Stationshal 1.2

4/12

Spoorzone - - ' ï i n , Delft 3. Doel en kenmerken van een Europese aanbesteding Met een aanbesteding wil een opdrachtgever drie dingen bereiken: het selecteren van een deskundige marktpartij die - mede op grond van aantoonbare ervaringsdeskundigheid en financieel-economische stabiliteit - goed in staat is om de opdracht te vervullen; het aanvaarden van een goede bieding, die tot stand is gekomen na eerlijke en gezonde concurrentie tussen deskundige marktpartijen; het sluiten van een goede overeenkomst, op grond waarvan de opdracht succesvol wordt gerealiseerd, zonder al te veel meerwerk en/of juridische conflicten en met een adequate beheersing van het project. In de volgende twee paragrafen worden enkele hoofdlijnen in het aanbestedingsrecht en uit de aanbestedingspraktijk geschetst. 3.1 Een strak gereguleerde procedure Een aanbesteding is een strak gereguleerde procedure. De voorschriften voor aanbestedingen zijn vastgelegd in Europese regelgeving (richtlijn 2004/18/EG), een Nederlandse algemene maatregel van bestuur (het Bao) en in veel jurisprudentie (zowel Europese als Nederlandse). In de praktijk blijkt dat aanbestedingsprocedures en besluiten van aanbestedende diensten vaak worden aangevochten door marktpartijen. Omgekeerd is het ook zo dat aanbestedende diensten niet zelden besluiten nemen met verstrekkende rechtsgevolgen (zoals de uitsluiting van een deelnemer aan een aanbesteding) op grond van een beperkte schending van de regels. Met regelmaat gaat het daarbij om formele zaken, zoals de schending van een vormvoorschrift. De rechter past de formele regels van het aanbestedingsrecht en van de desbetreffende procedure veelal strikt toe. De schending van een indieningtermijn met slechts enkele uren heeft bijvoorbeeld fatale gevolgen. 3.2 Toepassing van de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht In het aanbestedingsrecht spelen voorts drie rechtsbeginselen een belangrijke rol: het beginsel van gelijke behandeling (ook wel het beginsel van non-discriminatie genoemd); het beginsel van transparantie; en het beginsel van proportionaliteit. Toepassing van deze beginselen is van groot belang in een aanbesteding. Dit is zowel het geval ten aanzien van het opstellen van de spelregels en criteria in de aanbestedingsdocumenten als in het feitelijk gedrag van de aanbestedende dienst. In de kern komt het er op neer dat een eerlijke en objectieve wedstrijd moet worden georganiseerd. Bij schending van het beginsel van gelijke behandeling kan worden gedacht aan het stellen van een vestigingseis ten aanzien van de deelnemers. Dit is strikt verboden. Bij schending van het beginsel van transparantie kan worden gedacht aan het toepassen van te vage selectie- en gunningscriteria. Als er bijvoorbeeld alleen wordt gesteld dat de beoordeling plaats vindt op basis van een prijs-kwaliteitsverhouding en niet duidelijk wordt gemaakt wat de wegingsfactoren zijn en hoe het onderdeel kwaliteit wordt beoordeeld, dan wordt niet voldaan aan het beginsel van transparantie. Bij schending van het beginsel van proportionaliteit kan worden gedacht aan het stellen van veel te hoge omzeteisen, zodat alleen de allergrootste aannemers kunnen meedingen. Ook dit mag niet. Het stellen van omzeteisen dient proportioneel te zijn in verhouding tot de omvang van het project.


5/12

Spoorzone

4. Bijzonderheden in deze Europese aanbesteding Voor de aanbesteding van het Stadskantoor en Stationshal zal gebruik worden gemaakt van de nietopenbare procedure met voorafgaande bekendmaking. Dit is de meest gangbare procedure voor een groot project als dit. De essentie van de niet-openbare procedure is dat deze in twee fasen plaatsvindt. Eerst worden aannemers uitgenodigd om zich aan te melden voor deelname aan de aanbesteding. Zij worden vervolgens aan de hand van criteria op het punt van financiële draagkracht en technische bekwaamheid beoordeeld op hun geschiktheid als bedrijf om het project aan te kunnen. Als er meer dan een bepaald aantal bedrijven voldoen aan de geschiktheidcriteria vindt meestal shortlisting plaats op grond waarvan tenminste vijf gegadigden worden geselecteerd voor deelname. Daarna worden de geselecteerde aannemers uitgenodigd om hun bieding voor te bereiden en vervolgens in te dienen. De biedingen worden beoordeeld aan de hand van gunningscriteria. In deze fase mag de kwaliteit van het bedrijf geen rol meer spelen, er mag alleen naar de kwaliteit van de aanbieding worden gekeken. Zoals hier kort is geschetst zal het ook gaan in deze aanbesteding. Het wordt een standaard procedure. Toch zijn er twee bijzonderheden in de procedure, die beide het gevolg zijn van de omstandigheid dat het Stadskantoor en Stationshal zullen worden gebouwd op de spoortunnel. 4.1 Informatieve gesprekken in de aanbesteding In de meeste aanbestedingen wordt weinig ruimte voor overleg tussen de opdrachtgever en de deelnemers aan de aanbesteding geboden. Vaak wordt er maar één informatiebijeenkomst belegd waar alle deelnemers gezamenlijk voor worden uitgenodigd en wordt vervolgens de mogelijkheid geboden om schriftelijke vragen te stellen. Deze worden schriftelijk en geanonimiseerd door de aanbestedende dienst beantwoord. Samen met de schriftelijke informatie bij de selectieleidraad en de gunningleidraad moeten de deelnemers het daarmee doen en moeten ze maar zien hoe ze in een week of 6 een realistisch aanbieding met een goede prijs kunnen maken. In de praktijk wordt deze gangbare aanpak erg schraal en niet effectief gevonden. Deze wijze van aanbesteden leidt bovendien bij complexe projecten met regelmaat tot slechte aanbiedingen met conflicten achteraf als gevolg. In de aanbesteding van het project Stadskantoor en Stationshal zal wezenlijk anders met de deelnemers aan de aanbesteding worden omgegaan. In het verlengde van de zorgvuldige voorbereiding van het bestek en de andere onderdelen van het aanbestedingsdossier zal in de aanbesteding veel aandacht worden besteed aan informatie uitwisseling. In een stapsgewijze benadering zullen de leden van het ontwerpteam en het aanbestedingsteam in één-op-één gesprekken met de deelnemers het bestek uitleggen, concept stukken van de deelnemers bespreken en uiteindelijk het bestek zo nodig nog verder verduidelijken. Hiermee worden risico's van misverstanden bij deelnemers aanmerkelijk verkleind. Deze informatieuitwisseling mag echter niet leiden tot onderhandelingen over de (voorgenomen) aanbieding van de inschrijvers. Ook dienen de gelijke kansen van alle inschrijvers te worden gewaarborgd en zullen zij op basis van dezelfde aanbestedingsstukken een inschrijving moeten doen. 4.2 De positie van de moederbedrijven van CCL CCL heeft aangegeven niet zelf te zullen deelnemen aan deze aanbesteding. CCL is een vennootschap onder firma van een aantal aannemingsbedrijven, die speciaal is opgericht om de tunnel te bouwen. Deze VOF heeft verder geen andere ambities in de markt. CCL heeft zijn handen vol aan het succesvol realiseren van de spoortunnel en de daarbij horende deelprojecten, zoals de parkeergarage Spoorsingel en de inrichting van de openbare ruimte. Dat CCL niet zelf zal deelnemen betekent niet dat de moederbedrijven van CCL, zoals het aannemingsbedrijf Dura Vermeer, ook niet zal willen deelnemen aan de aanbesteding. Dit roept de vraag op wat de aanbestedingsrechtelijke spelregels zijn als een moederbedrijf van CCL zich aanmeldt voor deelname aan de aanbesteding van het Stadskantoor en Stationshal. In een aanbesteding dient de opdrachtgever er voor te zorgen dat het level playing field in de aanbesteding niet wordt verstoord. Een aanbestedende dienst hoeft er echter niet voor te zorgen dat bestaande verschillen tussen gegadigden die niet het gevolg zijn van handelen door de aanbestedende dienst worden weggenomen. Een kennisvoorsprong bij één van de gegadigden als gevolg van eerdere contacten met de INT01431 Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding Stadskantoor en Stationshal 1.2

6/12

Spoorzone Delft aanbestedende dienst dient bijvoorbeeld wel te worden genivelleerd. De aanbestedende dienst moet de deelnemers steeds gelijk behandelen. Het is in beginsel niet verboden dat een aannemer die een tunnel bouwt deelneemt aan een aanbesteding voor het realiseren van een bouwwerk op deze tunnel. Het gebruiken maken van voordelen in een aanbesteding, die een deelnemers heeft verworven door het realiseren van een ander project is in beginsel toegestaan, mits kennis die relevant is voor het nieuwe werk en die door de aanbestedende dienst ter beschikking is gesteld ook bekend wordt gemaakt aan de andere gegadigden en die andere gegadigden voldoende tijd wordt geboden daarvan kennis te nemen. Dat een moederbedrijf van CCL eigen (extra) kennis heeft van de bodemgesteldheid in de Spoorzone en/of de gang van zaken in Delft om een vergunning aan te vragen, kan dit bedrijf niet worden verweten. Het is echter wel verboden om misbruik te maken van verworven kennis. Als een moederbedrijf van CCL bijvoorbeeld als enige over technische kennis beschikt over de wijze waarop de tunnel is gebouwd, die van belang is om een goede aanbieding te doen voor de constructie van het Stadskantoor en Stationshal, dan dient deze informatie aan de andere deelnemers beschikbaar te worden gesteld. Het achterhouden van deze informatie zou misbruik van voorinformatie kunnen zijn, die tot uitsluiting van deelname aan de aanbesteding kan leiden. Het uitwerken van het DO in een bestek met alle informatie over de tunnel die daarbij beschikbaar zal worden gesteld en het vooraf bouwen van het deel van de kelder hebben beide als bijkomend effect dat mogelijke voordelen van moederbedrijven van CCL in de aanbesteding verder afnemen. Verwacht wordt dat in de aanbesteding bij deelname van moederbedrijven van CCL geen juridische complicaties kunnen ontstaan. 5. Stappen in de procedure Datum (indicatief) Juni 2011

Stap Procedure van wensen en bedenkingen van de raad

23-08-2011

GO-besluit van BenW op de aanbesteding

01-09-2011

Publicatie + uitbrengen selectieleidraad

20-09-2011

Inlichtingenronde

01-11-2011

Indiening aanmeldingen

01-12- 2011

Selectie aanmeldingen

01-01-2012 J a n - M r t 2012

Uitbrengen gunningsleidraad (uitnodiging voorfase van inschrijving met bestek + concept contractdocumenten) Informatieve gesprekken

April 2012

Verwerking resultaten informatieve gesprekken

01-05-2012

Uitnodiging tot het doen van een inschrijving

01-07-2012

Indiening inschrijvingen

01-09-2012

Voornemen tot gunning

Sept. 2012

Procedure van wensen en bedenkingen van de raad

15-10-2012

Sluiten van het contract


7/12

Spoorzone %

D

e

l

f

t

6. Minimumeisen en selectiecriteria De minimumeisen en selectiecriteria worden toegepast in de eerste fase van deze aanbesteding, de selectiefase. In het dagelijkse spraakgebruik van aanbestedingen wordt deze fase vaak de préselectie genoemd. In deze fase worden aannemers uitgenodigd om zich aan te melden voor deze aanbesteding. Het is de bedoeling dat aannemers worden geselecteerd die de opdracht aan kunnen. En het is de bedoeling om niet teveel, maar ook niet te weinig aannemers te selecteren voor het vervolg van de aanbesteding. Voor deze aanbesteding wordt gestreefd naar het selecteren van vijf geschikte aannemers. Overigens wordt er, door de aard van de opdracht, rekening mee gehouden dat er in alle gevallen sprake zal zijn van aannemerscombinaties die zich zullen aanmelden. De meeste aannemers beschikken bijvoorbeeld niet over een divisie die de installaties aanlegt en veel aannemers hebben ook nog geen ervaring in het realiseren van een warmte-koude-opslag. Ten aanzien van het aanmelden van combinaties zijn verschillende juridische spelregels vastgelegd. Een voorbeeld hiervan is dat elke combinatie onder leiding moet staan van een stevige eerstverantwoordelijke onderneming. Om de condities te creëren dat vijf geschikte aannemers(combinaties) een goede aanbieding kunnen en zullen doen aan het eind van de procedure, worden de bedrijven die zich aanmelden beoordeeld aan de hand van minimumeisen en selectiecriteria. Aan de minimumeisen moet een gegadigde die zich aanmeldt ten minste voldoen. De selectiecriteria worden daarna toegepast en hebben tot doel om op een eerlijke manier de aannemers te ranken als er meer dan vijf bedrijven die zich hebben aangemeld voldoen aan de minimumeisen. Het is de kunst om de minimumeisen niet te zwaar te maken (dan blijven er te weinig bedrijven over), maar ook niet te licht (dan bestaat het risico dat ongeschikte bedrijven gaan deelnemen aan de procedure en moeten bovendien teveel bedrijven in het kader van de shortlisting onderling vergeleken worden). 6.1 Minimumeisen Bedrijven die zich aanmelden moeten voldoen aan minimumeisen ten aanzien van: integriteit; financiële en economische draagkracht; technische bekwaamheid. Dit is de standaard indeling van de minimumeisen, zoals die zijn opgenomen in de Europese aanbestedingsrichtlijn en het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Andere categorieën minimumeisen mogen niet worden gesteld. De minimumeisen ten aanzien van integriteit zijn rechtstreeks overgenomen uit de Europese aanbestedingsrichtlijn. Dit is de gebruikelijke werkwijze. Daarnaast heeft de aanbestedende dienst het recht voorbehouden om op grond van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet BIBOB) een onderzoek te laten doen naar de integriteit van een bedrijf. Bij een negatief BIBOB advies kan een bedrijf uitgesloten worden van de aanbesteding. 6.2 Financiële en economische draagkracht Alleen aannemers(combinaties) die financieel stevig en gezond zijn worden toegelaten tot deze aanbesteding. Om dit te beoordelen wordt een minimale jaarlijkse omzet van € 50 miljoen over de afgelopen drie boekjaren geëist ten aanzien van de eerst verantwoordelijke aannemer en worden een minimale jaarlijkse omzet van € 100 miljoen over de afgelopen drie boekjaren geëist van de gehele aannemerscombinatie. Deze eis is reëel ten aanzien van de omvang van de opdracht, die in de orde grootte van de minimale jaarlijkse omzet van de eerst verantwoordelijke aannemer is. De eis is voorts niet zo hoog dat alleen de aller grootste aannemers in aanmerking komen voor de opdracht. Verder worden eisen gesteld ten aanzien van liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit. Er is voor gekozen, in deze economisch moeilijke tijd, om deze eisen niet door middel van harde ratio's en bedragen te stellen. Het stellen van eisen door middel van harde ratio's en bedragen heeft het risico dat een gezond en deskundig bedrijf, dat juist een slecht jaar achter de rug heeft, onbedoeld buiten de boot zou vallen. Er is voor gekozen om rapportages te vragen van de deskundige financiële toetsers Graydon en Dun & Bradstreet. Dit is een gebruikelijke methode om de financiële en economische draagkracht van deelnemers aan een aanbesteding onafhankelijk te laten toetsen. INT01431 Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding Stadskantoor en Stationshal 1.2

8/12

Spoorzone lfw

Delft

6.3 Technische bekwaamheid Het belangrijkste selectiecriterium is de technische bekwaamheid van de aannemers. Ze moeten aantonen dat zij succesvol complexe projecten kunnen managen en bouwen. Dat moeten zij doen aan de hand van recent (in de afgelopen vijfjaar) gerealiseerde referentieprojecten, waarover de aanbestedende dienst navraag mag doen bij de betreffende opdrachtgevers. Hiermee wordt hun track record beoordeeld en geverifieerd. Gegadigden moeten 4 referentieprojecten indienen. Eén daarvan moet van een vergelijkbare omvang zijn als het Stadskantoor en de Stationshal. Dit project dient integraal, inclusief het constructiemanagement en de aanleg van installaties te zijn geweest. Daarnaast moeten twee referenties worden ingediend van succesvolle projecten van tenminste € 10 miljoen, die ook integraal moeten zijn gerealiseerd en die bovendien op een binnenstedelijke locatie zijn gerealiseerd waar sprake was van complexe risicobeheersing en ingewikkelde bouwlogistiek. Tenslotte moet een referentie worden ingediend van een succesvol project van tenminste € 10 miljoen die nabij een spoorweg is gerealiseerd en waarvoor een vergunning van ProRail was vereist. Deze eis is verstandig omdat het bouwen van het Stadskantoor en Stationshal vlak naast de spoordijk die intensief door treinen wordt gebruikt een belangrijk kenmerk is van dit project. De aannemer die de opdracht krijgt moet ervaring hebben in het rekening houden met de (veiligheids)eisen die door ProRail worden gesteld en zal ook over gecertificeerd personeel moeten beschikken om deze eisen te kunnen navolgen. 6.4 Shortlisting Het is goed mogelijk dat meer dan vijf aannemers(combinaties) aan de minimumeisen voldoen. De gestelde eisen zijn weliswaar niet licht, maar ook niet zo zwaar dat slechts weinig bedrijven hieraan kunnen voldoen. Als er meer dan vijf bedrijven door de eerste ronde komen zal worden geshortlist. De shortlisting zal plaatsvinden aan de hand van de ingediende referentieprojecten. De vijf bedrijven die de beste referentieprojecten hebben ingediend zullen worden uitgenodigd voor de inschrijvings- en gunningsfase. In de shortlisting zullen de referentieprojecten door onafhankelijke deskundigen worden beoordeeld op de risicobeheersing, de samenwerking ten aanzien van het beheersen van interfacerisico's en de kwaliteit van de bouwlogistiek. Dit zijn belangrijke punten die het succes van de bouw van het Stadskantoor en Stationshal zullen bepalen. Aan de shortlisting is een aanvullende maatregel toegevoegd. In de praktijk blijkt met enige regelmaat dat deelnemers aan een aanbesteding zich terugtrekken uit de aanbesteding in de inschrijvings- en gunningsfase. Dit is een feit en kan niet worden verboden. Als dit gebeurt, zeker als meerdere deelnemers zich terugtrekken, kan een situatie ontstaan waarin te weinig concurrentie ten aanzien van de opdracht overblijft. In de aanbesteding van het Stadskantoor en Stationshal worden de deelnemers verplicht om binnen twee weken nadat zij het bestek hebben ontvangen (en dus precies kunnen weten waar het in het project om gaat) te verklaren dat zij daadwerkelijk een inschrijving zullen doen. Als er partijen zijn die deze verklaring niet willen geven zullen zij vervangen worden door de beste afvallers in de shortlisting die daarvoor heeft plaatsgehad. Deze maatregel wordt slechts eenmaal en direct in het begin van de inschrijvings- en gunningsfase toegepast. Nadien is dit niet meer mogelijk, want dan zou het level playing field in de aanbesteding worden verstoord doordat toetredende deelnemers dan minder tijd hebben om nog een inschrijving voor te bereiden.


9/12

Spoorzone Delft 7. Gunningscriteria Bij de start van een aanbesteding moet een aantal hoofdlijnen van de aanbesteding bekend worden gemaakt. Deze mogen vervolgens niet meer wezenlijk worden gewijzigd. Hiertoe behoren ook de gunningscriteria, die pas aan het eind van de aanbesteding bij de beoordeling van de biedingen worden toegepast. Een aanbestedende dienst moet bij de start van de aanbesteding kiezen uit twee methodes van beoordeling van de aanbiedingen. Dit zijn: gunning op grond van de laagste prijs (dit spreekt voor zich); gunning op grond van de economisch meest voordeling inschrijving (EMVI) (EMVI betekent dat beoordeeld wordt op prijs én kwaliteit). 7.1 Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) Gunning op grond van de laagste prijs wordt meestal gedaan bij standaard projecten, waarvoor de kwaliteit met standaard voorschriften, die bekend zijn in de markt, kan worden vastgelegd. Dat is, ondanks het feit dat voor het Stadskantoor en de Stationshal een gedetailleerd bestek wordt gemaakt, bij dit project niet het geval. Gunning louter op grond van de prijs is onverstandig in deze aanbesteding. De aspecten kwaliteit en risicobeheersing zijn namelijk heel belangrijk voor het succes van de bouw van het Stadskantoor en Stationshal. Het is zodoende verstandig om de aanbiedingen op kwaliteit en risicobeheersing te beoordelen en deze aspecten een belangrijke rol te laten spelen bij het besluit tot gunning van het project. Voor het project Stadskantoor en Stationshal wordt voorgesteld om EMVI gunningscriteria toe te passen. De kwaliteitsaspecten ten aanzien van de bouwwijze, het bouwmanagement en de risicobeheersing zijn in dit project zo belangrijk dat zij een zware rol in de beoordeling van de aanbiedingen verdienen. De wegingsfactoren die worden voorgesteld zijn: 40% op prijs; 40% op kwaliteit; en 20% op risicobeheersing. Het voorstel om de prijs voor 40% mee te wegen brengt het belang van de prijs tot uitdrukking. Een aannemer die een slechte prijs biedt zal heel weinig kans hebben om de opdracht te winnen. Hij heeft namelijk een groot deel van de 40 van de 100 te verdienen punten al verspeeld. Uitgedrukt in een rapportcijfer kan hij ten hoogste een zesje halen. In het voorstel weegt de kwaliteit van de aanbieding even zwaar als de prijs. Een aanbieding met een scherpe prijs, maar een ondermaatse kwaliteit zal zodoende ook slecht scoren. Deze verhouding van de gunningcriteria stimuleert marktpartijen om een goede combinatie van een scherpe prijs met een goede kwaliteit te bieden. Deze aanpak maakt de markt duidelijk dat OBS deze combinatie wil bereiken. Tenslotte wordt aparte aandacht gevestigd op het aspect risicobeheersing. Met het toekennen van 20% van de punten op grond van dit criterium maakt OBS duidelijk dat dit aspect een serieuze rol speelt in de beoordeling. 7.2 Prijs Voorgesteld wordt om een 'plafondprijs' en een 'bodemprijs' vast te stellen. Deze prijzen zijn ontleend aan calculaties die door het ontwerpteam zijn gemaakt. De calculaties zijn geaudit door een onafhankelijke kostendeskundige. Deze prijzen worden bij de start van de fase van inschrijving en gunning bekend gemaakt aan de deelnemers. Een inschrijving op de plafondprijs scoort 0 punten in de factor prijs. Een inschrijving op de bodemprijs scoort het maximum aantal punten in de factor prijs. Er is een lineair verband tussen de scores voor bodemprijs en de plafondprijs. Zo krijgt een definitieve inschrijving die precies midden tussen een bodemprijs en een plafondprijs inzit de helft van de punten in de factor prijs. De redenen om een plafondprijs en een bodemprijs in de aanbesteding te hanteren zijn: het creëren van rust in de aanbesteding, zodat de aandacht op de kwaliteit en de beheersing van de risico's is gericht; het voorkomen van prijsdumping, dat veelal leidt tot conflicten tijdens de uitvoering; en een stevige prikkel om het project binnen budget te contracteren. INT01431 Hoofdlijnen en beslissende details aanbesteding Stadskantoor en Stationshal 1.2

10/12

Spoorzone ,? «MS

Voorgesteld wordt om de bodemprijs 15% lager dan de plafondprijs te laten zijn. Het is bekend dat in de huidige markt (het gaat slecht in de bouw) de bodemprijs waarschijnlijk lager zou kunnen worden gesteld. Toch wordt dit niet voorgesteld. Een te lage prijs betekent prijsdumping, een grote kans op onterechte beloften in de aanbieding op kwaliteit en risicobeheersing en vervolgens naar verwachting veel conflicten tijdens de uitvoering. Een complex project als Stadskantoor en Stationshal heeft geen baat bij een zeer lage prijs als de keerzijde van deze medaille een conflictueuze relatie met de aannemer tijdens de uitvoering is. Per saldo worden bij deze benadering de kosten achteraf vaak groter dan het financiële voordeel van de gecontracteerde lagere prijs vooraf. Daarbij moet in ogenschouw worden genomen dat conflicten tijdens de uitvoering ook consequenties kunnen hebben voor de planning van de uitvoering. Vertraging van het project kan betekenen dat derden schade leiden, die dat vervolgens mogelijkerwijs willen verhalen op OBS. In dat geval kunnen de nadelige financiële gevolgen nog groter worden. 7.3 Kwaliteit Bij de beoordeling van de kwaliteit gaat het om twee documenten die de deelnemers bij de inschrijving moeten indienen: een gedetailleerd werkplan waarin exact wordt uitgelegd hoe het gebouw zal worden gerealiseerd; een gedetailleerde planning met toelichting. Deze documenten zullen door onafhankelijke experts worden beoordeeld op professionaliteit naar aanvaarde standaarden in de bouw én op de overtuigingskracht van de wijze waarop de organisatie van de bouw en de bouwlogistiek is doordacht. Dit criterium zal in de gunningsleidraad nog een slag concreter worden gemaakt. 7.4 Risicobeheersing Bij de beoordeling van de risicobeheersing gaat het om het risicobeheersplan dat de deelnemers bij de inschrijving moeten indienen. Het risicobeheersplan zal worden beoordeeld op professionaliteit en overtuigingskracht, waarbij met name zal worden gelet op de wijze waarop aandacht wordt besteed aan het beheersen van de risico's van de bouw zelf én op de beheersing (samen met andere betrokkenen) van de interface risico's. Ook dit criterium zal in de gunningsleidraad nog worden uitgewerkt. 7.5 Presentaties Een presentatie van de inschrijving door het projectteam van de deelnemer zal een onderdeel zijn van het indienen van de inschrijving. De kwaliteit van de presentatie en de kwaliteit van het voorgestelde team samen zullen voor 10% meewegen in de beoordeling van de aanbiedingen op de criteria kwaliteit en risicobeheersing. 8. Organisatie en kwaliteitsborging Een Europese aanbesteding dient tijdig, met zorg en met alle benodigde deskundigheid te worden voorbereid. Dit vergt technische, juridische en financiële expertise. Deze heeft OBS al in huis. De voorbereiding van de aanbesteding is inmiddels in volle gang. Het aanbestedingsdossier wordt momenteel samengesteld. De selectieleidraad is in concept gereed en is als bijlage bij dit memo gevoegd. In dit hoofdstuk wordt de samenstelling van het team toegelicht. Het team is al compleet bemenst. Verder wordt kort ingegaan op de Tenderboard die voor de aanbesteding is ingesteld. Deze board is samengesteld en al drie keer bijeen geweest.


11/12

Spoorzone Delft 8.1 De teams Er is een aanbestedingsteam bestaande uit: Projectleider OV-knoop; - juridisch manager; technisch manager; expert uitvoering / directievoerder; projectsecretaris; projectmedewerker aanbestedingsdocumenten; financieel expert; projectleider conditionering; vertegenwoordiger uit het ontwerpteam; vertegenwoordigers van ProRail; contract- en risicomanager OBS. De vier personen in cursief vormen het kernteam. In het kernteam komt alles samen betreffende de aanbesteding. Het kernteam communiceert intern intensief en spreekt elkaar wekelijks. De rollen in het kernteam zijn parttime. Er komt een beoordelingsteam. Het beoordelingsteam zal interdisciplinair zijn samengesteld, waarbij in ieder geval de volgende expertise (telkens een duo per discipline, onafhankelijk van elkaar) en een vertegenwoordiging van de gemeente Delft aanwezig zal zijn: Technische deskundigheid; Juridische deskundigheid; Uitvoeringsdeskundigheid; Financiële deskundigheid; Deskundigheid op het terrein van risicobeheersing. In dit stadium wordt nog niet nader vastgelegd uit welke personen het beoordelingsteam zal bestaan. In ieder geval zal een vertegenwoordiging van de gemeente Delft in het beoordelingsteam deelnemen. Er komt een gunningsteam. De beoordeling van de biedingen en het gunningadvies aan het college van Burgemeester en Wethouders zal, na advies van een Tenderboard, worden vastgesteld door het volgende team: Directeur OBS, voorzitter; Directeur publieke zaken; Manager OV-Knoop; Juridisch manager aanbesteding; Technisch manager aanbesteding; Financieel expert; Expert uitvoering / directievoerder. 8.2 Tenderboard Voor de kwaliteitsborging op het proces en op de inhoud van de belangrijkste aanbestedingsdocumenten is een Tenderboard ingesteld. Deze board biedt strategisch advies en kwaliteitsborging op de mijlpalen in de aanbesteding: start, selectie en gunning. Deze board heeft het volgende profiel: een senior aanbestedingsadvocaat; een senior expert in projectontwikkeling en bouwmanagement; een aanbestedingsexpert van ProRail; onder voorzitterschap van een senior tendermanager.


12/12

rthouder Bijlage Concept selectieleidraad

Recommend Documents