Bijlage 9
Concept MEMO aan van
Coördinerend griffier
onderwerp
Stukkenstroom richting raden
datum
9 januari 2013/15 januari 2013
bijlage
stukkenstroom per organisatie
1. Inleiding Elke gemeente en ook de GrD heeft zijn eigen regels en gebruiken als het gaat om de verzending van stukken naar de respectievelijke raden. Bij wijze van inventarisatie zijn de stukkenstromen geordend op de volgende kenmerken: 1. de stukkenstroom als het gaat om openbare aangelegenheden; 2. de stukkenstroom als het gaat om vertrouwelijke/besloten aangelegenheden; 3. gehanteerde vorm (op papier, digitaal, e.d.); 4. verzendgroepen (alleen raadsleden of ook burgerraadsleden, e.d.). In de bijlage behorend bij deze notitie is de stukkenstroom geordend per organisatie. Het totaalbeeld is divers; een tweetal voorstellen wordt gedaan. Voorstel A Het inzicht en overzicht biedt in voorkomende gevallen een basis om de procesvoering goed op elkaar af te stemmen; bijvoorbeeld in het geval van vertrouwelijke aangelegenheden. Daar ligt nu een kwetsbaarheid. Aan het Netwerkoverleg Griffiers Drechtsteden (NOG-D) wordt gevraagd een voor de zeven organisaties geldende richtlijn ‘stukkenstroom vertrouwelijke aangelegenheden’ te ontwerpen. Voorstel B Ten aanzien van papierloos vergaderingen wordt voor de GrD in casu de Drechtraad voorgesteld om de stukken alleen digitaal beschikbaar te stellen. Voor die (Drecht)raadsleden die daar de voorkeur aan geven worden de stukken nog wel op papier te beschikking gesteld (c.q. worden de stukken per post toegestuurd). 2. Totaalbeeld stukkenstroom: behoorlijk divers Het overzicht dat in de bijlage is opgenomen geeft inzicht in de respectievelijke stukkenstromen van de zeven organisaties richting raden. Duidelijk is dat iedere gemeente/organisatie zijn eigen historie heeft en dus ook eigen gebruiken heeft ontwikkeld. Er is dan ook een behoorlijke diversiteit. Dat is mooi en hoort bij de couleur locale van de verschillende organisaties. Vanuit het oogpunt van verwachtingenmanagement in relatie tot de verschillen in lokale afspraken/GrD zal hier in NOG-D-verband over van gedachten worden gewisseld: onnodige en onbedoelde “ruis” kan op een eenvoudige wijze worden voorkomen. 2.1. Vertrouwelijke stukken Diversiteit kan een probleem opleveren als het gaat om de toch wel forse verschillen in regels en gebruiken in relatie tot de wijze waarop met vertrouwelijke stukken wordt omgegaan: - Zowel de wijze van aanbieding als de verzendgroepen divergeren hier fors: van een beperkte doelgroep tot een ruimere doelgroep en op papier in gesloten enveloppen tot bredere meldingen via verschillende modaliteiten. Kwetsbaarheid ligt hier op de loer. Gevolgen kunnen in theorie legio zijn: de onderhandelingspositie van het orgaan, financiële schade, het ontstaan van juridische geschillen, imagoschade, etc. Voorstel A Aan het NOG-D wordt gevraagd hier een voor de zeven organisaties geldende richtlijn “stukkenstroom vertrouwelijke aangelegenheden” te ontwerpen; oogmerk is het verminderen van de kwetsbaarheid.
-2-
2.2. Beweging naar papierloos werken in de Drechtsteden De in de diverse situaties gehanteerde vormen van verzending laten een beweging richting papierloos vergaderen in de meeste organisaties zien. Meer specifiek: - De gemeente Sliedrecht heeft vorig voorjaar afscheid genomen van de papieren verzendingen. Alleen de begroting en de kadernota ontvangt men (naast te downloaden op de website) in papieren vorm. Recent is er een korte evaluatie in het Sliedrechtse presidium geweest: iedereen is positief, hadden we al veel eerder moeten doen, was de reactie. - De Papendrechtse raad heeft december jl. besloten papierloos te gaan vergaderen. - Alblasserdam is al ver gevorderd met het werken met iBabs. Begin 2013 worden de ervaringen geëvalueerd. - Digitaal is de regel in Zwijndrecht. Er is verschijnt nog wel een papieren boekje voor de politieke markt. De oplage hiervan wordt steeds kleiner omdat steeds meer raadsleden het boekje digitaal downloaden op hun iPad. Zwijndrecht overweegt iBabs aan te schaffen en het papier op de 2-jaarlijkse financiële stukken na helemaal af te schaffen. Mochten de Drechtsteden overgaan op iBabs dan is papieren verzending en nazending via de e-mail van Drechtraadstukken niet meer nodig. - In Hendrik-Ido-Ambacht gaat in principe alles via Notubox op de iPad. Een beperkt aantal (burger) raadsleden ontvangt de stukken nog in papieren vorm. - In Dordrecht zien we tot op heden twee sporen: op papier en digitaal. - Bij de Gemeenschappelijke regeling zien we tot op heden twee sporen: gedeeltelijk op papier en alles digitaal. Suggestie is de gesignaleerde beweging richting papierloos vergaderen vanuit de regionale insteek een extra duw in de rug te geven. Belangrijk vehicle daarbij is de introductie van het Raadsinformatiesysteem (RIS, zie separate notitie). Voorstel B Concreet wordt voorgesteld met betrekking tot de Drechtraad de stukken alleen digitaal beschikbaar te stellen. Voor die (Drecht)raadsleden die daar de voorkeur aan geven worden de stukken nog wel op papier te beschikking gesteld (c.q. worden de stukken per post toegestuurd). Comfort voor de Drechtraadsleden blijft ook nu voorop staan.
-3-
Bijlage: stukkenstroom per organisatie Onderstaande is gebaseerd op gegevens die door de verschillende griffiers zijn aangeleverd. Alblasserdam 1. De stukkenstroom als het gaat om openbare aangelegenheden Tot januari proef met iBabs. Op dit moment heeft het grootste deel van de raad een account. Iedereen die een account heeft krijgt (ook enkele burgerleden) alle stukken voor alle vergaderingen via iBabs, de overige raads- en brugleden krijgen de stukken nog op papier. 2. De stukkenstroom als het gaat om vertrouwelijke/besloten aangelegenheden Alle raads- en burgerleden ontvangen vertrouwelijke stukken op papier in een gesloten envelop. In uitzonderlijke gevallen (spoed) wordt het per email verzonden, maar dan wel met hoofdletter VERTROUWELIJK. 3. Gehanteerde vorm Zoveel mogelijk iBabs en dus nog een enkele keer op papier. 4. Verzendgroepen. In principe krijgen raad- en burgerleden dezelfde zending. Het komt zeer sporadisch voor dat een zending echt alleen voor de raad beschikbaar is. Alle stukken die op de iBbabs staan zijn openbaar. De accounts van college en MT zijn daaraan gekoppeld. Zij hebben ook beschikking over vertrouwelijke stukken. Dordrecht 1. De stukkenstroom als het gaat om openbare aangelegenheden De agenda en voorstellen worden op papier verspreid, de bijlagen gaan digitaal. 2. De stukkenstroom als het gaat om vertrouwelijke/besloten aangelegenheden Herijking vindt op dit moment plaats. 3. Gehanteerde vorm Op papier en digitaal via Raadsinformatiesysteem (RIS)(pdf-en). 4. Verzendgroepen Raadsleden, burgerraadsleden, collegeleden en aantal ambtenaren (directie, kabinet, DIV, etc.) Hendrik Ido Ambacht 1. De stukkenstroom als het gaat om openbare aangelegenheden Alle stukken worden op de website gezet voor raadsleden en burgerraadsleden, college leden, afdelingshoofden, communicatie, bibliotheek, infohoek. Melding gaat via de email en de wekelijkse nieuwsbrief. 2. De stukkenstroom als het gaat om vertrouwelijke/besloten aangelegenheden Via de website voor raadsleden, burgerraadsleden, collegeleden, afdelingshoofden, communicatie. Melding gaat via de email en de wekelijkse nieuwsbrief. 3. Gehanteerde vorm Alles gaat via Notubox op de Ipad. Voor vertrouwelijke stukken is een aparte besloten omgeving. Melding gaat via de email. Voor drie raadsleden gaat dit in een aparte envelop (op papier). Bij spoed gaat het via de email. 4. Verzendgroepen Alles wat naar de raadsleden gaat, gaat ook naar de burgerraadsleden, verder: collegeleden, afdelingshoofden, communicatie.
-4-
Papendrecht 1. De stukkenstroom als het gaat om openbare aangelegenheden 2. De stukkenstroom als het gaat om vertrouwelijke/besloten aangelegenheden 3. Gehanteerde vorm 4. Verzendgroepen
Sliedrecht 1. De stukkenstroom als het gaat om openbare aangelegenheden Alle documenten worden geplaatst op de openbare website, een link van de betreffende pagina wordt gestuurd naar de functionarissen voor wie het is. In de regel zijn dat de (burger)raadsleden, collegeleden en gemeentesecretaris. De burgers kunnen alles (in) zien. 2. De stukkenstroom als het gaat om vertrouwelijke/besloten aangelegenheden Deze stukken worden alleen op papier uitgedeeld bij de betreffende bijeenkomst. Soms liggen de stukken van te voren bij de griffier ter inzage. Daarna worden ze weer ingenomen. Slechts de besloten agenda wordt via de bodedienst aan de betreffende (burger)raadsleden en collegeleden op het huisadres aangeboden. Deze stukken worden niet op de website geplaatst, dus ook niet in een zogenoemde besloten omgeving. 3. Gehanteerde vorm Alleen de begroting, de kadernota en de jaarrekening worden per fractie in drievoud op papier ter beschikking gesteld (via de post). 4. Verzendgroepen Er is maar één groep: (burger)raadsleden, raadsvoorzitter en gemeentesecretaris. Zwijndrecht 1. De stukkenstroom als het gaat om openbare aangelegenheden Het raadsboekje, de perspectiefnota en de burap worden op papier gestuurd, behalve voor diegenen die hun papieren abonnement hebben opgezegd. Deze willen overigens wel vaak toch de financiële stukken op papier ontvangen. Al deze stukken worden ook digitaal verzonden. Alle overige stukken alleen digitaal. 2. De stukkenstroom als het gaat om vertrouwelijke/besloten aangelegenheden Per mail, alleen naar de @ Zwijndrecht accounts, en/of op een besloten deel van de website waar alleen raadsleden toegang toe hebben met een inlogcode en password. Op dit besloten deel van de website worden vooral brieven van burgers e.d. geplaatst die vanwege de privacywetgeving niet op internet mogen. 3. Gehanteerde vorm Digitaal. Bij grotere vertrouwelijke (financiële) stukken soms alleen op papier bij de griffie. 4. Verzendgroepen Alles gaat naar raadsleden en burgerraadsleden. Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden 1. De stukkenstroom als het gaat om openbare aangelegenheden De agenda en voorstellen worden per post verzonden. Deze stukken en alle bijlagen staan op de website. De begroting, jaarrekening en buraps worden ook op papier verspreid. Per mail wordt melding gemaakt dat de stukken verstuurd zijn en dat ze op de website staan. Met ingang van 1 januari 2013 worden wat betreft Hendrik-Ido-Ambacht de stukken alleen digitaal verstrekt (m.u.v. 4 personen).
-5-
2. De stukkenstroom als het gaat om vertrouwelijke/besloten aangelegenheden Alleen per mail naar de (plv.) Drechtraadsleden. Eventuele digitale vertrouwelijke verslagen liggen ter inzage bij de griffies. 3. Gehanteerde vorm Op papier en digitaal (zie verder onder 1 en 2). 4. Verzendgroepen Alle openbare stukken gaan naar Drechtraadsleden, plv. Drechtraadsleden, raadsleden van de Drechtstedengemeenten (via griffiers), diverse ambtenaren van de GrD en Drechtstedengemeenten.
