RIS Restaurační informační systém
Správa celé restaurace
VIZE PROJEKTU (verze 0.1)
Tým A – paralelka 104
2012©
1. Cíl projektu Cílem projektu je zrychlit a zefektivnit proces objednání, uvaření a donesení jídla zákazníkovi a dále ulehčení a automatizace dílčích lidských úkonů zajišťujících běžný chod restauračního zařízení. Tímto odpadá spousta lidských úkonů, která jsou zapotřebí ve většině restauračních zařízení, a to zejména při vyšším počtu zákazníků. Tento SW nepochybně zvýší rychlost a transparentnost, a navíc sníží čas a náklady ať už na baru, v kuchyni nebo ve skladu. Tento systém bude evidovat objednávky, jejich stav, finanční transakce, stav surovin na skladě a případné jejich naskladnění. A nakonec, nový systém bude navržen jako desktopová aplikace a ovládání systému musí být přehledné a jednoduché.
2. Zainteresované osoby 2.1 Dodavatelé Součástí celého projektu na systému je analýza, implementace, testování a dokumentace Za dodavatele: Vedoucí projektu: Členové týmu:
Petr Vích Milan Bodlák, Petr Kampů, Jakub Poukar a Ivo Šofránek
2.2 Uživatelé systému Všichni uživatelé systému jsou zaměstnanci daného restauračního zařízení, jen v případě přijímání objednávek u VIP stolů je u daného stolu zařízení, kde pomocí onoho zařízení je zákazník schopen vytvořit a dokončit objednávku sám a to bez pomoci jakéhokoli zaměstnance restauračního zařízení. Uživatelé se dle rolí dělí do šesti skupin: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
vedoucí zařízení, číšníci a obsluha na baru, kuchaři, skladník, účetní, zákazník.
Uživatel vedoucí zařízení má na starosti chod restauračního zařízení, čili stará se o naskladňování surovin, má na starosti zaměstnance, rozvržení stolů, editaci jídelníčku, finanční transakce a zvýhodnění, inventuru, systém odměn zákazníků a v případě potíží má oprávnění provádět veškeré činnosti v restauračním zařízení. Číšník a obsluha na baru mají na starosti zákazníky, čili přijímání objednávek, donáška jídla z kuchyně ke stolu a placení. Kuchaře zajímají pouze objednávky jídel a jejich zhotovení.
3
Při dodání surovin má skladník na starosti kontrolu toho, zda přišlo co mělo a poté uskladnění surovin do skladu. Účetní má v systému oprávnění na kontrolu přijatých objednávek, odpracovaných hodin zaměstnanců a inventury. Všechna tato data pak si bude moci nechat vyexportovat do příslušného účetnického softwaru. Uživatelská role zákazník je aktuální pouze u VIP stolů, kde si má možnost vytvářet objednávky sám a posléze přes systém vyzvat příslušného číšníka k zaplacení.
3. Základní funkční požadavky Tento SW je v oblasti využití v restauračním zařízení jedinečný a to proto, že žádný takový SW na trhu není a to i díky specifičnosti celého systému.
3.1 Správa systému Uživatel vedoucí má oprávnění spravovat celý systém. Přijímat a vyhazovat zaměstnance a v systému u daného zaměstnance nastavovat základní informace z pracovní smlouvy jako mzda, prémie, pokuty a doba platnosti smlouvy. Každému zaměstnanci bude moci vytvořit účet s příslušným oprávněním, který je nezbytný pro další fungování zaměstnance v restauračním zařízení. A také nastavuje minimální hranice stavu zásob surovin. Minimální hranice jsou dvě a to nedostatečný stav určité suroviny a kritický stav určité suroviny, kde při jejich překročení, pokles množství určité suroviny na skladě, ho systém upozorní na nedostatečný stav určitých surovin na skladě a nutnosti jejich objednání. Jedině vedoucí může v systému přidávat a odebírat stoly, kde této funkce využije při sražení např. dvou stolů dohromady a tedy vzniku pouze jedno stolu namísto dvou. A také nastavuje hranice pro systém odměn zákazníků, čili hranice finančních obratů, po kterých má daný zákazník právo na trvalé slevové zvýhodnění v restauračním zařízení. Stupňů slevového zvýhodnění je více a pro vyšší slevu musí zákazník historicky provést vyšší finanční obraty. Každý kdo by chtěl začít uplatňovat nárok na slevy, tak musí být členem klubu daného restauračního zařízení a mít účet, na kterém by se dané finanční obraty evidovaly. Kontrola stavu rezervací. Vedoucí bude moci do určitého data sledovat stav rezervací pro příslušný stůl a hodinu. To vyžaduje přítomnost kalendáře. Tento rezervační systém vyžaduje nějakou webovou aplikaci, která bude přistupovat ke stejné databázi jako celý informační systém.
4
3.2 Editace jídelníčku Oprávnění k editaci jídelníčku má opět pouze vedoucí. Systém bude umožňovat editovat jednotlivá jídla, pití a jiné konzumní zboží, takže název, cenu a pro jídlo rozpis nutných surovin. A díky tomuto rozpisu surovin pro dané jídlo se budou suroviny automaticky odečítat ze skladu. V menu pro objednání bude vidět pouze název a zbytek informací bude skryta a jídlo je ponese sebou. Dále bude jídelníček obsahovat trvale zvýhodněná jídla i pro nečleny kluby a také speciální polední menu, které bude platné jen od 11:00 do 15:00 a poté se možnost objednání jídel, která se vyskytují na tomto menu, zablokuje.
3.3 Objednávka surovin Uživatel vedoucí bude moci sledovat stav množství jednotlivých surovin na skladě, ale na hlídání minimální množství bude upozorňovat systém sám a to vždy po překročení jedné ze dvou minimálních hranic. Po takovémto automatickém upozornění je vedoucí povinen suroviny objednat a to co objedná tak zadat do systému pro budoucí kontrolu zda opravdu přišlo vše.
3.4 Kontrola stavu pokladny Každý číšník bude mít u sebe určitý obnos peněz, který by měl odpovídat stavu jeho elektronické peněženky a při překročení určité výše částky je povinen určitý obnos vložit do pokladny. Po překročení dané hranice částky peněz v pokladně, tak systém zahlásí vedoucímu, že pokladna již obsahuje vyšší obnos peněz a poté je vedoucí povinen pokladnu vybrat a peníze vložit do trezoru nebo přímo do banky.
3.5 Objednávka jídla číšníkem Každý číšník nebo obsluha baru bude mít své zařízení (pda, tablet), na kterém se při svém nástupu do práce přihlásí. Při příchodu zákazníka a jeho usazení k nějakému stolu, tak si v systému vybere ten stůl, který obsluhuje a tento stůl se stává tzv. zamčeným pro ostatní obsluhující (až na vedoucího restauračního zařízení). Po výběru jídla a popřípadě pití, tak číšník vytvoří příslušnou objednávku k danému stolu a po kontrole správného zadání dá dokončit objednávku. Jídla se odešlou automaticky do kuchyně a pití číšník donese sám. Na svém zařízení může sledovat stav svých uzavřených objednávek. Každé jídlo má tři stavy a to nepracuje se na něm, pracuje se na něm a jídlo je hotové. Jakmile se mu zobrazí, že jídlo pro určitý stůl je hotovo, tak pro něj zajde na výdej a odnese ke stolu. Když si chce zákazník něco přiobjednat, tak se celý proces opakuje a když chce zaplatit, tak obsluhující uzavře lístek pro určitý stůl a vyzve zákazníka k zaplacení. Platit můžou dohromady a i zvlášť. Po úspěšném uzavření lístku se stůl automaticky odblokuje.
5
3.6 Objednávka jídla zákazníkem (VIP stůl) Proces objednání je takřka stejný, akorát je přímo u stolu přiloženo zařízení, kde pomocí onoho zařízení může zákazník vytvářet sám objednávky, které jsou závazné, sledovat stav objednaného jídla a před odchodem vyzvat číšníka k příchodu z důvodu zaplacení lístku. VIP stoly mají pevně zvoleného číšníka.
3.7 Zhotovení jídla Po přijetí objednávky se jídlo automaticky odešle do kuchyně, kde jsou dvě zařízení, a to jedno pro příjem jídla a druhé pro výdej jídla. Kuchař pouze klikem vybere svojí identitu a na obrazovce vybere jídla, na kterých teď bude pracovat. Po výběru jídel se automaticky odhlásí. Každé jídlo má tři stavy. Zpočátku má jídlo stav „nepracuje se na něm“. Jakmile kuchař vybere jídlo, tak se ihned automaticky změní stav na „pracuje se na něm“. Když je jídlo hotové, tak kuchař jídlo odnese k výdejnímu okénku a u druhého zařízení se opět klikem přihlásí a ta jídla, která má hotova vybere ze svého seznamu a změní jim stav na „hotové“ a automaticky ho to odhlásí. To se ihned zobrazí na zařízení příslušného číšníka, který si pro jídlo přijde a odnese ho k příslušnému stolu.
3.8 Naskladnění surovin Po objednání surovin vedoucím se v systému zobrazí seznam objednaných surovin. Skladník, jakmile suroviny dorazí, tak je postupně kontroluje, na zařízení ve skaldu, se seznamem a když to souhlasí, tak příslušnou surovinu odškrtne, že je v pořádku a uskladní. Po odškrtnutí suroviny se v systému automaticky navýší stav zásob.
3.9 Ekonomika zařízení Účetní může pomocí systému provádět inventury, kontrolovat zaměstnance, kontrolovat objednávky a toto vše pak může nechat vyexportovat do souboru pro příslušný účetnický software.
6
