OFFERTE
B en W van Drimmelen (lidnr.: 372) Postbus 19 4920 AA MADE Offertenummer: 700911
Deze offerte bevat: •
Inleiding
•
Vraagstelling
•
Opbrengsten / Resultaat product
•
Projectopzet / Adviestraject
•
De projectgroep
•
Projectorganisatie
•
Tijdsplanning / -investering
•
Algemene voorwaarden
Bijlage(n):
1
Opdrachtnemer
:
VOS/ABB Consultancy BV Postbus 162 3440 AD WOERDEN
Offertenr.: 700911
Contactpersoon
:
De heer J.A. Littink
Opdrachtgever
:
B en W van Drimmelen (lidnr.: 372) Postbus 19 4920 AA MADE
Contactpersoon
:
De heer J. Schortemeijer
Betreft
:
Verzelfstandiging obs De Windhoek
Datum
:
19 februari 2010
B
Inleiding In de gemeente Drimmelen vormt het college van burgemeester en wethouders het bevoegd gezag van de openbare basisschool De Windhoek. Deze school bestaat uit een hoofdvestiging en een nevenvestiging. De hoofdvestiging is de Windhoek te Terheijden met (per 1-10-2009) 103 leerlingen. De nevenvestiging is ’t Klaverblad te Drimmelen met (per 1-102009) 66 leerlingen. Vóór 2000 waren beide vestigingen zelfstandige scholen. Door de terugloop in leerlingenaantal moest het voortbestaan van de enige schoolvoorziening in de kern Drimmelen, ’t Klaverblad, gewaarborgd worden door een fusie aan te gaan met de andere openbare school in gemeente Drimmelen, de Windhoek.
B
Vraagstelling VOS/ABB Consulting is gevraagd om een onderzoekstraject uit te zetten voor de bestuurlijke verzelfstandiging van de obs De Windhoek. Hierbij is een aantal aspecten van belang: • De omvang van de school in relatie tot zelfstandig verzelfstandigen; • een aansluiting bij een ander bestaand groter bestuur, al dan niet openbaar; • de bruidsschatregeling, die eind 2010 afloopt.
2
B
Opbrengsten / Resultaat product Het resultaat van het onderzoek is een eindrapportage ter onderbouwing van de te nemen raadsbesluiten inzake de bestuursoverdracht, waarin aandacht wordt besteed aan de volgende thema’s: • visie en missie van de nieuwe organisatie; • de opzet van de nieuwe organisatie; • bestuursvorm, filosofie en samenstelling; • beoogde managementstructuur, inclusief de ondersteuning; • de concept statuten ; • personele aspecten; • onderwijs gerelateerde onderwerpen (WSNS, e.d.); • een financiële analyse, die de volgende onderdelen zal bevatten: − prognoses leerlingen; − exploitatie; − personeel; − huisvesting; − meerjareninvesteringsplannen; − balans & weerstandsvermogen; − kosten van administratie, beheer en bestuur (ABB); − analyse onderhoudsvoorzieningen; − staat van de reserves; − hoogte bruidsschat. De financiële stukken, die noodzakelijk zijn voor bestudering, zullen aangeleverd worden door de gemeente Drimmelen. Er zal een antwoord gegeven worden op de vragen over het weerstandsvermogen om inzicht te geven in de financiële positie op de middellange termijn.
B
Projectopzet / Adviestraject VOS/ABB Consulting onderscheidt in een dergelijk traject een aantal fases: 1. de oriëntatiefase; 2. de intentiefase; 3. de onderzoeksfase; 4. de besluitvormingsfase; 5. de implementatiefase. Ad 1 De oriëntatiefase Het gemeentebestuur en de school hebben zich al georiënteerd op nut en noodzaak en hebben besloten om de voorbereidingen hiertoe te gaan starten. Hiervoor is een startnotitie verschenen en besproken. Ad 2 De intentiefase In deze fase bestaan de werkzaamheden uit het opstellen van het conceptintentiebesluit, het opstellen van een plan van aanpak (projectplan), het opzetten van een projectstructuur en het begeleiden van de communicatie hierover met de diverse geledingen. De stuurgroep zal het plan van aanpak vervolgens accorderen.
3
Deze stuurgroep is opdrachtgever en wordt gevormd door de wethouder, indien gewenst bijgestaan door een ambtelijk ondersteuner en de directeur van de school De WIndhoek. Een senior consultant van VOSABB Consulting vervult het onafhankelijk voorzitterschap en is adviseur van deze stuurgroep. Indien er sprake zal zijn van aansluiting bij een van de andere besturen, zoals genoemd in de startnotitie, zal de stuurgroep bestaan uit de wethouder en de voorzitter of algemeen directeur van dat andere bestuur. De belangrijkste taken van de stuurgroep zijn: opdrachtgever project; bewaker van het project, inclusief ingrijpen bij calamiteiten; het nemen van voortgangsbesluiten in het kader van het project; het voorleggen van het eindrapport c.q. besluit aan de betrokken bestuursorganen.
• • • •
De stuurgroep zal ongeveer driemaal bijeenkomen. De eerste maal voor het goedkeuren van het projectplan dat door de projectgroep wordt opgesteld, voor een voortgangsoverleg met de projectgroep en voor het vaststellen van de eindrapportage van de projectgroep. Ad 3 De onderzoeksfase De projectgroep Bij de start van deze fase wordt voorgesteld om een studiemiddag op de obs De Windhoek te organiseren met personeel en MR om met elkaar te bepalen wat gevraagd mag worden van een partner, waarmee je gaat samenvoegen. Personeel en MR kunnen zich hierover uitspreken en de resultaten meegeven aan de projectgroep. Om het proces voor iedereen zo transparant mogelijk te laten verlopen wordt voorgesteld om een aantal verschillende groepen in te stellen. Door het inzetten van deelnemers vanuit alle geledingen wordt een breed draagvlak gecreëerd. De projectgroep leidt en begeleidt het proces tot bestuurlijke verzelfstandiging binnen de kaders die gesteld zijn door de stuurgroep. De groep bestaat uit vertegenwoordigers van de betrokken geledingen en een onafhankelijke projectleider (adviseur VOS/ABB Consulting). Alle leden zitten zonder last of ruggespraak in deze groep. Zij zijn geen persoonlijke verantwoording schuldig aan hun achterban. Dat laat onverlet dat zij hun achterban kunnen raadplegen. De ‘besluitvorming’ in de groep geschiedt op basis van consensus. Blijkt dat niet haalbaar dan worden de verschillende opties c.q. standpunten opgenomen in het eindadvies aan de stuurgroep. De projectgroep is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het eindrapport dat aan de stuurgroep wordt overgelegd en op grond waarvan een besluit tot bestuursoverdracht kan worden genomen.
4
Voor de materiële en financiële aspecten wordt via VOS/ABB Consulting specifieke deskundigheid ingebracht voor een financiële analyse en rapportage, een belangrijk onderdeel van de eindrapportage aan de stuurgroep. Hierbij zullen belangrijke financiële documenten onderzocht en geanalyseerd worden. Er zal een antwoord gegeven worden op de vragen over het weerstandsvermogen om inzicht te geven in de financiële positie op de middellange termijn. Deze offerte gaat ervan uit dat het (technisch) projectsecretariaat door de drie besturen zelf wordt verzorgd. De projectgroep bestaat uit een vertegenwoordiging van de verschillende geledingen binnen dit project: • de (adjunct) directeur; • een beleidsmedewerker van de gemeente Drimmelen; • twee leden van de Medezeggenschapsraad (ouder- en teamlid); • een consultant van VOS/ABB Consulting (voorzitter). Naast de projectgroep kan, indien noodzakelijk wordt geacht door de projectgroep, een werkgroep ingesteld worden, als er over een onderwerp veel uitgezocht moet worden. De werkgroep onderzoekt en levert stukken aan naar de projectgroep, die betrekking hebben op hun terrein binnen de onderzoeksfase. Het voorzitterschap van de werkgroep kan vanuit de werkgroep zelf geregeld worden, maar kan ook door een consultant van VOSABB Consulting uitgevoerd kunnen worden. De werkgroep kan op ad hoc basis worden aangevuld met deskundigen op basis van het te bespreken onderwerp. In deze fase worden de thema’s onderzocht, zoals die in het projectplan zijn beschreven(verkort weergegeven bij Opbrengsten / Resultaat product). De onderzoeksfase wordt gestart met een startbijeenkomst met alle betrokken geledingen. Op deze manier wordt iedereen op de hoogte gebracht van de opzet en inhoud van het onderzoek. Verder wordt in het projectplan aangegeven op welke manier alle betrokken geledingen in de loop van het traject op de hoogte worden gebracht (bulletins, bijeenkomsten). Aan het eind van deze fase is een conceptrapportage samengesteld. Ad 4 De besluitvormingsfase Over het eindrapport wordt door B & W van de gemeente Drimmelen een (voorgenomen) besluit genomen en dit wordt ter instemming voorgelegd aan de Medezeggenschapsraad. Indien er sprake is van een samengaan met een ander bestuur zal het voorgenomen besluit ook daar aan de Gemeenschappelijk Medezeggenschapsraad voorgelegd worden. Na instemming van de (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraad wordt de definitieve eindrapportage aan de drie gemeenteraden voorgelegd voor besluitvorming. In de planning is gesteld dat de besluitvormingsfase en de formele overdracht voor 1 januari 2011 zal plaatsvinden. Op deze wijze hoeft de gemeente Drimmelen een eventuele bruidsschat niet door te betalen aan het bijzonder onderwijs.
5
Ad 5 Implementatiefase In deze fase wordt verder invulling gegeven aan de daadwerkelijke bestuursoverdracht.
B
Projectorganisatie VOSABB Consulting betrekt bij dit traject meerdere adviseurs. De regierol zal liggen bij de heer Jan Littink, senior consultant. Hij zal optreden als technisch voorzitter en adviseur bij de stuurgroep en projectgroepbijeenkomsten. Hij is een ervaren senior consultant, die veel trajecten van bestuurlijke verzelfstandiging en schaalvergroting succesvol heeft begeleid. Voor het financieel en materieel onderzoek zal de heer Ron van der Raaij, financieel senior consultant, ingezet worden. Zijn werk bestaat voornamelijk uit het uitvoeren van financiële analyses en het opstellen van financiële rapportages en het toelichten daarvan.
B
Tijdsplanning / -investering Intentiefase : Voorbereidingsfase : Onderzoeksfase : Besluitvormingsfase : Implementatiefase : Daadwerkelijke overdracht :
maart-april 2010 april 2010 mei – oktober 2010 november 2010 januari - augustus 2011 31 december 2010
Fase: Omschrijving:
Dagdelen:
1 Oriëntatiefase 2 Intentiefase: • Opstellen intentieverklaring • Opstellen projectplan • Inrichtende bijeenkomst projectgroep • Inrichtende bijeenkomst stuurgroep (beide separaat ivm de verwerking van de uitkomsten van de projectgroep) 3 Onderzoeksfase: • Startbijeenkomst (voorbereiden en uitvoeren) • Projectgroep vergaderingen • Eventueel opzoek naar partner/ander bestuur • Opstellen regelingen en statuten • Opstellen financiële beoordeling1 • Opstellen concept eindrapportage, incl. voorstel bruidsschat • Communicatie, informatiebijeenkomsten (in overleg) • Bijeenkomst stuurgroep 4 Besluitvormingsfase: • Toelichting op de rapportage in de MR • Toelichting op de rapportage in de gemeenteraad 5 Implementatiefase: • Opstellen notariële akte
1
Aantal dagdelen mede afhankelijk van de aangeleverde stukken.
6
0
1 2 1 1
2 6 5 2 8 4 5 3 1 1 p.m.
• Ondersteuning bij voorbereidende activiteiten waaronder het werven en selecteren van de bestuursleden, overdracht gebouwen, diverse administratieve acties e.d.
Totaal
42
VOS/ABB Consulting berekent voor deze ondersteuning een VOS/Aledentarief van € 665,00 per dagdeel. De kosten voor deze projectondersteuning bedragen derhalve: € 665,00 x 42 dagdelen = € 27.930,00
B
Algemene voorwaarden Onze tarieven zijn inclusief reiskosten, exclusief eventuele verblijfskosten en exclusief 19% btw. Geldigheidsduur van de offerte 1 maand na dagtekening. Er wordt maandelijks gefactureerd op basis van nacalculatie van de werkelijk gemaakte uren. Het totaalbedrag mag bovengenoemd bedrag niet overschrijden tenzij tussentijds anders is overeengekomen. Over eventuele noodzakelijke meerkosten, verband houdend met verzoeken die bij het uitbrengen van de offerte niet bekend waren, wordt vooraf overleg gepleegd. Betaling van de nota binnen 30 dagen na factuurdatum. Opdrachtgever verklaart door ondertekening van de offerte, de bij de offerte behorende “Algemene voorwaarden contract-dienstverlening VOS/ABB” te hebben ontvangen en bekend te zijn met de inhoud daarvan.
7
AKKOORDVERKLARING OFFERTE
Opdrachtnemer
:
VOS/ABB Consultancy BV Offertenr.: 700911 Polanerbaan 15 Postbus 162 3440 AD WOERDEN
Contactpersoon
:
De heer J.A. Littink
Opdrachtgever
:
B en W van Drimmelen (lidnr.: 372) Postbus 19 4920 AA MADE
Contactpersoon
:
De heer J. Schortemeijer
Betreft
:
Verzelfstandiging obs De Windhoek
Datum
:
19 februari 2010
Voor akkoord:
Namens VOS/ABB Consultancy BV,
Namens opdrachtgever,
J. Vlaanderen teammanager consulting
……………………………………….
Woerden, 19 februari 2010
Made, ……………………2009
8
