Réponses aux questions posées sur le cahier des charges POC Case Management
1. Questions / Réponses
# 1
2
Question In het bestek staat dat u een meertalige applicatie vereist. Kun u aangegeven hoe u dit ziet ten aanzien van: a) De uitvraag (denk aan meertalig formulier; hoeveel talen) b) Het proces (denk aan meertalige afhandeling door ambtenaar, partner of werkbedrijf) c) De editor van het casemanagement systeem. (is een Engelstalige editor acceptabel?) d) Kunt u, ten aanzien van de meertaligheid ook aangeven wat u vindt van een applicatie die u in staat stelt, op eenvoudige wijze, het formulier en proces in alle talen te vertalen? Hoe ziet u de rol van de inschrijver in het vertalen van het formulier en het proces? In het bestek staat dat er een POC gehouden zal worden, waarbij aan de hand van een aantal iteraties, de leeftijd van een levenscyclus van een proces zal worden bepaald. a) Kunt u aangeven wat u onder “een levenscyclus van een proces” verstaat? b) Wat is de voertaal tijdens de POC?
Réponse De eindgebruiker moet kunnen kiezen welke taal (Frans of Nederlands) hij zal gebruiken in de casemanagementtool. Ook andere talen, zoals Duits of Engels, moeten mogelijk zijn. Het is beter dat het beheer en de parametrisering in het Frans en het Nederlands mogelijk zijn. De vertaling kan in team gebeuren (leverancier, IT-team, business).
A) Sommige van onze processen evolueren met de tijd. Met deze POC willen wij dus weten welke aandachtspunten en mogelijkheden een casemanagementtool met zich brengt voor het beheer van de levenscyclus van een proces. B) Frans en Nederlands
3
Het werk van de leverancier zal dus bij de FOD Sociale Zekerheid moeten uitgevoerd worden (Kruidtuinlaan 5, 1000 Brussel). Hoe belangrijk acht u het dat: a) Consultants in de regio Brussel wonen? o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Kwaliteit”? o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Prijs”? b) Consultants in de Belgie wonen? o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Kwaliteit”? o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Prijs”? c) Consultants kennis hebben van het sociale domein in Belgie? o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Kwaliteit”? o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Prijs”? d) Training en e.v.t. implementatie door een partner van de leverancier worden gedaan? o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Kwaliteit”? o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Prijs”? e) Consultants meertalig zijn en welke voertaal zou u prefereren. o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Kwaliteit”? o Kunt u hier ook aangeven hoe u dit gaat meewegen in de score voor: “Prijs”? f) Uzelf (dienst ICT) de implementatie kunt doen? In hoeverre gaat u dat meewegen bij: o De score voor: “Kwaliteit”. Kunt u hier ook aangeven waarom u deze weging gaat toepassen? o De score voor: “Prijs”. Kunt u hier ook aangeven waarom u deze weging gaat toepassen? Wij achten de beantwoording op bovenstaande vragen van belang omdat wij hierbij kunnen bepalen in welke hoedanigheid het bestek en de POC kunnen worden voorbereid en aangeboden. Het kan namelijk zijn dat wij met een partner inschrijven.
A) en B) De gebruikelijke werkuren zijn van 8.30 tot 16.30 uur. Het maakt niet uit waar de consultant woont, maar wij willen dat hij tijdens deze uren aanwezig is. Verbindt de leverancier zich ertoe deze uren na te leven, dan is dit dus een pluspunt. C) Relevante ervaring in de 3 domeinen waarop de POC betrekking heeft, is ook een pluspunt. D) De dienst wordt gedeeltelijk beoordeeld op basis van het cv van de personen die zullen deelnemen aan het project. Wenst u samen te werken met een partner, dan is het dus belangrijk dat u het cv van deze partner bezorgt. E) Het is beter dat de consultants Frans EN Nederlands praten. F) Wij verwachten een antwoord op de vraag "Hoe denkt u de IT- en businessteams te integreren bij het implementeren van de 3 processen in co-creatie?".
4
5
Gezien het prijsmodel van de POC: “2016ICT-POC Case Management /bladzijde 32/33 van het bestek” worden er geacht licenties te worden aangekocht. In ons model kunnen de gebruikerskosten ook afhankelijk worden gemaakt van het aantal opgevoerde cases (of: zaken) a) Waarom kiest u voor het traditionele prijsmodel van licenties en ondersteuning? b) Hoe staat u tegenover een dergelijk model waarbij de kosten afhankelijk worden gemaakt van het aantal cases? Welk uitgangspunt moet de leverancier hier dan gebruiken? c) Welke voordelen ziet u bij het variabel maken van de licentie- en onderhoudskosten van de POC en daarna? Kan het model hier op aangepast worden? Hoe ziet u dat verder? d) Kunt u meer inzicht verschaffen over de weging en beoordeling van de prijscomponenten? In paragraaf 7.4.1. en 7.4.3 geeft u aan, de software ten behoeve van de POC, te willen installeren op uw eigen servers. a) Kunt u aangeven waarom u voor de POC voor de “eigen servers” kiest? b) Wat is uw visie ten aanzien van software as a service? c) Welke specificaties zou u eisen van een leverancier die de software als een dienst zou aanbieden (SAAS) Waarom? d) Indien een leverancier aan alle vereisten van een “on premise” installatie voldoet, maar dit in een SAAS vorm aanbiedt, zou dit dan voordelen voor u betekenen? Zo ja, welke? o Kunt u hier aangeven hoe u dit SAASaspect gaat meewegen in de score voor: “Kwaliteit”? o Kunt u hier aangeven hoe u dit SAASaspect gaat meewegen in de score voor: “Prijs”?
A) De opdracht betreft een POC van beperkte duur voor 3 processen met een bepaald aantal gebruikers. U beschikt dus over voldoende informatie voor een offerte. B) Dit is niet nodig voor de POC. C) Dit is een van de doelstellingen van de POC voor de overheidsopdracht Case Management Final. D) Ja
A) Omdat meerdere processen de persoonlijke gegevens zullen behandelen en wij dergelijke gegevens thans niet mogen opslaan in de cloud. B) Niet overwogen voor deze POC. C) Niet overwogen voor deze POC. D) Voor deze POC vragen wij om de onder A) vermelde redenen een installatie op de site.
6
1
2 3
In paragraaf 7.4.3 geeft u aan dat de POC gespreid zal zijn over een periode van minimaal 9 maanden vanaf de installatie en dat de gebruikers de volledig versie gedurende 3 maanden kunnen gebruiken. a) Hoe ziet u de exacte invulling van de 9maandse POC? Welke vrijheden gaat u de leverancier toekennen? b) Hoe ziet u het de indeling van het ideale tijdschema van de gebruikers acceptatie test tijdens de drie maanden? c) Hoe wordt de snelheid van de implementatie gewogen bij “Kwaliteit”? d) Hoe wordt de snelheid van de implementatie gewogen bij “Prijs”? (ervan uitgaande dat een snelle implementatie minder kosten voor uw organisatie met zich meebrengt) Integraties: er kan verondersteld worden dat integraties met bestaande applicaties (Pegasis, SharePoint, BO...) gerealiseerd kunnen worden met standaard REST/SOAP mogelijkheden of indien niet, dat de inschrijver zich kan beperken tot het aanleveren van een REST/SOAP integratie en de FOD zelf instaat voor de integratieslag van de bestaande applicaties tot dergelijke REST/SOAP? Er kan verondersteld worden dat integratie met Active Directory mogelijk is? Welke is de technische kennis van de medewerkers die tijdens de POC zullen ingezet worden voor kennisoverdracht?
4
POC 2: waarom wordt informatie opgeslagen in SharePoint Online?
5
POC 2: welke taken dient de inschrijver uit te voeren voor de BO integratie?
In totaal vragen wij minstens 9 maanden. Wij willen dat de gebruikers de uiteindelijke oplossing minstens 3 maanden kunnen gebruiken/testen. Dit wil zeggen dat de gevalideerde eindversie van de 3 processen minstens 3 maanden gebruikt moet kunnen worden. Na die 3 maanden is de POC afgelopen.
De IT-dienst zal verantwoordelijk zijn voor de integratie van de casemanagementtool in de bestaande applicaties met een kwaliteitsvolle ondersteuning van de leverancier. De leverancier wordt gevraagd in zijn offerte toe te lichten hoe zijn tool de integratie vergemakkelijkt en welke ondersteuning hij voor ogen heeft.
Ja Bestaande profielen: Business Analyst, Functional Analyst Dev Web, Javascript, .NET, Java Expert Active Directory, Windows Network Administrator Windows Server, Linux, Oracle, SQL Server Expert SharePoint Project Leader Business Object Geen enkele competentie in Case Management Omdat SharePoint Online in de FOD SZ de standaardoplossing is voor samenwerkingsruimten. Ondersteuning van de IT-teams bij het opstellen van enkele verslagen Alles hangt ook af van hoe eenvoudig uw casemanagementtool is.
6
7 1
2
3
4
5
6
7 8
Welke DMS systemen zijn in gebruik?
Kan u de prijstabellen verduidelijken, deze zijn niet geheel duidelijk. Wat zijn de timeframes van de drie iteraties van 7.3.1? Zijn die aaneensluitend? Zit er een vaste periode tussen elke iteraties of is deze variable? Hoe wordt bepaald welke personen toegang mogen hebben tot een bepaalde case? Of hebben alle medewerkers altijd toegang tot alle cases? Hoe wordt het document met vraag en antwoord gegenereerd? Moet dit tijdens de POC gebouwd worden of is dit al een bestaand rapport die door een bestaande rapporteringstool wordt gegenereerd? Hoe verloopt het gebruikersbeheer van de personen in het kabinet? Zijn hun accounts beschikbaar in de centrale ldap? Over welke ldap moeten we integreren om dit te bewerkstelligen of dient dit (gebruikersbeheer) volledig in de case management tool te gebeuren? Wat wordt er precies gevraagd bij vraag 3, voor het bepalen van welke processen aan de verschillende cases zijn gekoppeld? Is er continue ondersteuning nodig of enkel op aanvraag. Indien enkel op aanvraag, hoe voorzien jullie de frequency hiervan? Deze allocatie van personen hangt volledig af van de beschikbaarheid van de mensen van de FOD Sociale Zekerheid om de oplossing te kunnen testen/gebruiken. Indien deze tijd beperkt is, kunnen we de beschikbaarheden van onze mensen hierop afstemmen. Welke eventueel vereiste documenten worden bedoeld in de voorlaatste paragraaf? Stopt het eerste process na het verwerven van de inspectiedata, of dient ook de verdere afhandeling van de case behandeld te worden?
Voor de POC enkel SharePoint Online
De vraag "o Hoe maakt de tool de elektronische opslag van documenten en de verbinding met andere DMS-systemen mogelijk?" wijst erop dat een casemanagementoplossing die een DMStool integreert en met een ander DMS-systeem verbonden kan worden, meer punten krijgt dan een oplossing zonder DMS. De globale prijs wordt beoordeeld (tool + diensten). Dit staat thans nog niet vast. Tussen de iteraties zal het proces gebruikt worden door de eindgebruikers. Enkel de personen die betrokken zijn bij de case, kunnen een antwoord helpen schrijven.
Thans wordt geen antwoord gegenereerd. Idealiter genereert de casemanagementtool het antwoorddocument.
Ja, de accounts van de kabinetten staan in onze active directory.
Wij vragen hoe een proces met de tool “geschreven/gecreëerd/uitgedacht/…” kan worden. Wij vragen u een dienst voor te stellen, en aan te tonen dat deze zal volstaan voor de doelstelling naargelang uw tool.
Dit document is het enige document over de POC 1. Neen, de POC MobiSIS beperkt zich tot de beschrijving in het bestek.
9
Dient Sharepoint online als document platform voor alle cases, of is het enkel als collaboratieve ruimte bedoeld in dit specifieke geval van de parlementaire vragen? 10 Is er meer detail beschikbaar over de business regels die gehanteerd worden bij de validatie van de antwoorden op de parlementaire vragen? 1 Welke procedure voorziet de FOD voor het vervolg? Kan de uitvoerder van de POC hierop intekenen? Welke impact heeft de beoordeling van de POC op dit vervolg?
Wij zullen de integratie van SharePoint Online in POC 2 testen. Voor POC 1 wachten wij op een casemanagementtool, los van DMS. De documenten voor POC 1 mogen niet opgeslagen worden in SharePoint. Momenteel niet
2
Graag meer toelichting? Is het een doelstelling om bestaande applicaties verder te blijven gebruiken? Of is het daarentegen het streven om deze uit te doven en te vervangen door het nieuwe platform.
Deze POC moet de meerwaarde van een casemanagementtool voor de FOD SZ aantonen. Blijkt uit de POC dat een casemanagementtool alle bestaande oplossingen kan vervangen, dan is dat positief, aangezien de meerwaarde groter zal zijn.
3
Welke activiteiten wenst men uit te voeren op welk device? Is het bv. de bedoeling vaststellingen te doen op een smartphone?
Ja
4
Hoe ziet FOD sociale zekerheid dit? Op basis van welke informatie wordt dit verslag gegenereerd?
Op basis van het bijgevoegde document
5
Wat houdt de validatie van het antwoord exact in?
Validering door de beheerder(s) van de PV aan de FOD (Diensten van de voorzitter).
De leverancier die de POC-opdracht binnenhaalt, zal kunnen inschrijven op de eventuele toekomstige opdracht Case Management Final, die thans voor 2017 gepland is.
6
Voorziet de FOD zelf in deze aansluiting?
1
Er wordt gerefereerd naar een nieuwe technologie op basis van Javascript en REST. Zijn er meer details voorhanden? Over welke technologie gaat het? Kunnen we voor de sizing uitgaan van de opgegeven aantal onderzoeken, of is het voor de POC voldoende om functioneel aan te tonen dat de oplossing werkt? Hoe bepaalt de inspecteur welke potentieel doelwit moet geïnspecteerd worden? Of blijft dit een manuele stap?
2
3
4
Is er meer informatie over de 3 iteraties beschikbaar?
5
Stopt dit process na het verwerven van alle inspectiedata? Wat gebeurt er nadien in het verwerkingsprocess bij de afhandeling van de inspectie? Dient ook dit deel uit te maken van de POC? Is er meer informatie voorhanden over de details van de integraties die dienen voorzien te worden, bvb welke API’s?
6
7
8
9
Zal in de TO-BE situatie de Case Manager voor elke vraag één of meerdere personen toewijzen, of kan hij ook per persoon een lijst met meerdere vragen toewijzen? Wordt Sharepoint Online de tool voor opslag van alle documenten in de case mgmt tool bij PV’s? Wat is de rol van Sharepoint Online hier? Kunnen we voor de sizing uitgaan van de 250 PV’s per jaar?
De FOD Sociale Zekerheid beschikt over een omgeving BO XI en interne middelen om het verslag op te stellen. Wij vragen een kwaliteitsvolle ondersteuning van de leverancier om het werk van het BI-team te verlichten. Ik denk dat er genoeg lectuur over de Javascripttechnologie en webservice REST op internet te vinden is. MobiSIS (tussen 25 en 50 gebruikers) = +/- 400 onderzoeken voor de POC
2/3 van de onderzoeken komt er op vraag van partners of na een klacht. 1/3 van de onderzoeken komt er op initiatief van de inspecteur. De controleurs beschikken over een interne tool om potentiële doelwitten voor te stellen. Deze tool biedt een API REST aan. Nog niet. Het is de bedoeling in 3 iteraties tot de TO BE te komen (waarbij de informatie voor een van de iteraties verwijderd moet worden). Neen, de POC MobiSIS beperkt zich tot de beschrijving in het bestek.
2 voorbeelden: - in een toepassing van de Sociale Inspectie de dossiers (case) van het personeelslid oplijsten en enkele acties voorstellen; - vanuit een lijst met mogelijke doelwitten in een toepassing van de Sociale Inspectie een case aanmaken. Meerdere personen kunnen aan eenzelfde vraag samenwerken.
Ja. SharePoint Online fungeert als samenwerkingstool.
Er zullen minder dan 250 PV’s zijn. De POC duurt geen jaar …
10 Is er meer detail beschikbaar over de verschillende stappen bij de afhandeling van de PV’s? Worden er bepaalde business regels gevolgd? Op basis van welke criteria bvb wordt bepaald of een vraag toegekend wordt aan één of meerdere personen, of gebeurt dit ad hoc? 11 Is er meer informatie beschikbaar over het aantal bijstandscases dat verwacht kan worden? 12 De tool moet geïnstalleerd zijn binnen de 6 weken na de opdracht. Wil dit zeggen dat alle gerelateerde informatie nodig om de POC te starten dan moet gekend zijn voor de start van de ontwikkeling? Dit wil zeggen: business analyse, requirement assessment en technical architecture? Of wil dit zeggen dat de POC analyse en ontwikkeling starten ten laatste 6 weken na de toewijzing? 13 De POC wordt gespreid over een periode van 9 maanden. Waarom worden 9 maanden voorzien, en welke support wordt verwacht tijdens die periode? Of wil dit zeggen dat analyse, ontwikkeling en test minimum 9 maanden kunnen in beslag nemen? 14 De tool moet getest worden gedurende 3 maanden. Zijn dit 3 maanden binnen die periode van 9 maanden dan?
15 Wat wordt bedoeld met “hun volledige versie”? 16 Wat wordt bedoeld met “brutogegevens”?
17 Wat wordt bedoeld met “Hoe blijft het gegevensmodel van de tool eenvoudig en vlot toegankelijk met een hondertal processen ?” 18 Er worden vragen opgelijst ter evaluatie van de POC. Verwacht de Fod naast het aantonen van de mogelijkheden in de POC ook een expliciet schriftelijk antwoord op deze vragen? Zo ja, tegen wanneer?
Dit wordt later geanalyseerd.
Jammer genoeg niet. Daarom willen wij dit proces monitoren. Tussen 50 en 100 voor de POC. 6 maanden na de toewijzing willen wij de eerste case beginnen te ontwikkelen.
Duur van de POC: 9 maanden De eindgebruikers moeten minstens 3 maanden kunnen werken met de eindversie van de processen. Wij vragen ondersteuning tijdens die 9 maanden. Duur van de POC: 9 maanden De eindgebruikers moeten minstens 3 maanden kunnen werken met de eindversie van de processen. Wij vragen ondersteuning tijdens die 9 maanden. Een bruikbare en gevalideerde versie in “productie” De gegevens van de casemanagementtool: gegevens van de cases (datum van verzending van het antwoord (POC 2)), maar ook technische gegevens (bijv. business rules of datum van aanmaak van de case, of lijst met de mogelijke acties voor een case, metadata van de cases, …) Bijvoorbeeld door eenvoudige gegevensmodellen (aantal tabellen, naam van de gegenereerde variabelen, kwaliteit van de API’s) Ja
19 Zijn er naast de specifieke evaluatie criteria ook scoring criteria beschikbaar ?
20 Hoeveel CPU’s + cores hebben de HP Blade Gen 9 machines? 21 Moet de oplossing redundant (failover mode) voorzien worden? 22 Hoeveel omgevingen moeten in de POC voorzien worden (test, acceptatie, productie)? 1 Dans le contexte du POC n°1, les actions suivantes sont-elle réalisées au moyen de l'outil de Case Management, ou via une application tierce : - vérifications par l'agent dans les bases de données de la sécurité sociale - sur le terrain, encodage des constations par l'agent - recherche d'un employeur (nom, identifiant) ou un travailleur (nom, identifiant) et affichage des données sociales - un rapport d’enquête est généré 2 Quel support technique le SPF Sécurité Sociale fournira-t'il pour la connexion Dimona, Chômage et CPAS du POC ?
3
4
5
6
L'accès sur le terrain à la solution (via pc, hybride, tablette ou smartphone) devrait-il se faire en mode connecté ou en mode offline ? L'application sur les appareils mobiles devraitelle être une application native (sur iOS, Android et Windows Phone), ou un accès par navigateur est-il satisfaisant ? Pouvez-vous décrire l'API REST de Pegasis ? Quel est le mécanisme d'authentification de Pegasis ? Pour la gestion des questions parlementaires, quel est le format des documents (Word, pdf, email, ...) en input et en output ? Qui crée le case dans l'outil de Case Management : les cases sont-ils créés automatiquement à partir d'un document
40 % prijs, 60 % kwaliteit (tool 30 %, dienst 30 %) beoordeeld op basis van de antwoorden op de gestelde vragen. Wij raden u aan iedere vraag te beantwoorden door bijvoorbeeld naar andere delen in uw offerte te verwijzen, zodat u zeker bent dat wij alle antwoorden in uw offerte vinden. Hoeveel hebt u er nodig voor de POC? Neen Wat u nodig acht voor de POC.
C'est mieux si tout peut se faire depuis l'outil de Case Management.
Nous avons des API REST simples pour accéder à ces sources de données. Nous pouvons donc vous aider à les utiliser.
L'accès à l'API se fait par l'intermédiaire d'un API Gateway. L'authentification se faisait actuellement par NTLM. Il est possible que durant le POC, nous utilisions Kerberos. Pour l'évaluation, une solution permettant un mode « connecté » et « hors ligne » sera meilleure qu’une solution uniquement fonctionnelle en mode connecté. Nous pensons qu'une expérience native est supérieure à une expérience browser (réactivité, intégration). Non, mais le service IT donnera son support à l'utilisation de l'API Pegasis. Word, PDF et e-mail output PDF
Pour le POC 2, la création peut se faire manuellement, même si c'est mieux automatiquement.
7
8
9
reçus, ou est-ce une opération réalisée manuellement par un opérateur ? Pour la gestion des questions parlementaires, comment est transmise la réponse au bon destinataire (parlement, cabinet,…) ? Par un email envoyé automatiquement, ou via un autre moyen ? Stockage dans SharePoint Online : - Comment les utilisateurs sont-ils authentifiés dans SharePoint Online ? - Le transfert vers SharePoint Online peut-il se faire par email (moyennant configuration adéquate de SharePoint Online) ? - Quelles métadonnées doivent-elles être attachées au document uploadé vers SharePoint Online ? La création du rapport statistique avec BO XI 4.1 fait-il partie du scope du projet, ou est-ce pris en charge par le SPF Sécurité Sociale ?
10 Le POC s'étendra sur une période "minimum" de 9 mois : quelle est la période maximum ?
11 Globalement, dans le cadre des 3 POCs, certains documents produits doivent-ils être signés électroniquement ? 12 impact en terme de volume : nbre dossiers par an , quantité de doc qu'un document contient ? Pouvez-vous estimer la quantité de données, le nombre de documents qui devront être gérés dans un case ? 13 Pouvez-vous détailler le plan de facturation du projet ? Les prestations peuvent-elles être facturées sur base mensuelle, ou uniquement à la réception de poste détaillé dans le formulaire d'offre ? 1 Welke interacties zijn er met wat voor type database? Op welke manier speelt de Case Management tool hierin een rol?
Pour le POC 2, cela se fera par mail et par la publication de la réponse sur SharePoint Online.
1/ user/psw 2/ non 3/ entre 10 et 15 métadonnées
La création du rapport sera réalisée par le service ICT (team BI). Nous espérons un support de qualité du fournisseur à la réalisation de ce rapport. Au moins 9 mois au total avec 3 mois d'utilisation de l'outil par les end users sur chaque POC. On peut considérer que le POC est terminé une fois que chaque processus aura été utilisé dans une version finale et validée par les end users durant au moins 3 mois. Mais avec un total minimum de 9 mois à partir de l'installation. Oui, nous souhaitons tester la signature électronique pour le POC 2 à l'aide de la carte d'identité eID (cf. Fedict). Difficile de vous donner un volume, puisque cela dépendra de votre solution. Actuellement, pour le POC 1, il y a entre 20.000 et 30.000 dossiers créés par an à l'Inspection sociale. Voir annexe à ce document (grille tarifaire).
De controleur pertinente en nuttige gegevens bezorgen voor zijn controle op het terrein
2
1/In welke mate is de interactie met de bron gedocumenteerd, alsook de details van de implementaties van de REST en SOAP architectuur/protocollen 2/Welk documentopslagsysteem wordt er vandaag gebruikt?
1/ Hoe kan uw oplossing ervoor zorgen dat de controleur over dergelijke gegevens en documenten beschikt tijdens zijn controle op het terrein? 2/ Geen enkel (netwerkschijf)
3
Is het de bedoeling om de documenten in de staat waarin ze zich bevonden bij het aanmaken van de case op te slaan in de case zelf omwille van audit doeleinden of bij latere overmaking aan parket? Wat indien er geen internetverbinding aanwezig is? In welke mate moet de Case Management tool dit ondervangen?
Uiteindelijk zouden bepaalde documenten in het toekomstige elektronische dossier bezorgd kunnen worden aan partners, maar daarover gaat deze POC niet.
5
Documentatie van de interactie en de gebruikte technologieen/protocollen
Dit wordt aan het begin van het project medegedeeld. De API’s REST zijn zeer gebruiksvriendelijk (4 - 5 parameters voor Dimona bijvoorbeeld).
6
In welke mate/op welke manier wordt de case management tool verwacht te interageren met het huidige systeem? Kan u een voorbeeld geven van deze business regels? Hoe passen deze in de business processen van de PoC(s)?
Aan u om hierop te antwoorden
4
7
8
9
1
Hoeveel verschillende templates zijn er? Hoeveel velden bevat een template gemiddeld? Graag voorbeelden van workflows, rapporten + aantallen Verwachtte aantal gebruikers, cases & workflows voor de POC Verwachtte gemiddelde grootte van een case (incl attachments) Le SPF Sécurité Sociale pourrait-il envisager que la solution pour le POC soit une solution SaaS ?
Aan u om hiervoor een oplossing te zoeken :-)!
Voorbeeld: voor onderzoeken bij buitenlandse werkgevers bevat de lijst andere mogelijke inbreuken (er zijn heel wat regels zoals deze). Hoe? Aan u om hierop te antwoorden. Hoe eenvoudiger, hoe beter. Uw vraag is niet duidelijk genoeg om deze te beantwoorden.
Dit staat in het bestek.
Voor de POC: neen. Voor de laatste overheidsopdracht: waarom niet?
2
3
4
5
1 2
3
Le SPF Sécurité Sociale a-t-il des desiderata/des contraintes concernant le plan de déploiement du POC (un processus prioritaire) ? Processus 1 : constatation de fraude sur le terrain (MobiSIS)/ TO BE : a. Lorsque l’agent est sur le terrain, dispose-til d’une connexion avec l’infrastructure du SPF ? Quelle est la connexion en place pour les vérifications directes dans les bases de données de la sécurité sociale ? b. Quel outil informatique est utilisé pour l’encodage sur le terrain ? c. Pouvez-vous confirmer que la consultation des données DIMONA, Chômage et CPAS sur le terrain via webservice fait partie du POC ? Formulaire d’offre/Détail des prix/Licences Quel nombre précis d’utilisateurs faut-il considérer au sein du bordereau de prix afin de faciliter la comparaison entre les offres concurrentes ? Formulaire d’offre/Détail des prix/Support Au sein du bordereau de prix, est-il possible d’ajouter un tarif journalier pour du support complémentaire qui serait à la demande du SPF Sécurité Sociale et non couvert par les activités décrites dans l’offre du soumissionnaire ? Duurtijd van de POC Aantal gebruikers ? (interne gebruikers – externe gebruiker? a. Baseren we ons op de som van alle gespecifieerde gebruikers per rollen (blz. 12/33, deel 7.4.2., laatste vraag : gebruikersrollen) b. Zijn er ook externe gebruikers (niet medewerkers Min FOD Soc.Zekerheid) BUDGET POC ? Zijn de prijsvoorstellen die we doen a. Voor de software : i. enkel beperkt tot de duurtijd van de POC : 9 maanden ii. als aankoop voor de licentie ook na de POC b. voor de services i. enkel beperkt tot de duurtijd van de POC ii. als aankoop voor de licentie ook na de POC
POC 1 is de belangrijkste (prioriteit en werkvolume).
a. Actuellement, les consultations se font via SSL/VPN sur device mobile. L'Inspection sociale disposera également durant le POC d'un environnement Windows 7 connecté via VPN à notre réseau. La solution de Case Management peut proposer une autre solution pour accéder aux données. b. Aucun, c'est le formulaire PAPIER qui est utilisé. D'où la volonté de digitaliser cette partie du processus. c. Oui. Ces accès peuvent se faire via des API REST simples d'utilisation. C'est indiqué dans le cahier des charges pour le nombre d'utilisateurs. Nous avons ajouté une grille tarifaire jointe à ce document de réponse.
Oui (voir grille tarifaire)
Cf. bestek A. Cf. bestek B. Alle gebruikers staan in onze active directory.
Deze opdracht is enkel beperkt tot de POC, voor een duur van 9 maanden. Beperkt budget aangezien het een POC is.
4
Installatie a. Integratie in de omgeving van FOD Soc Zekerheid i. Bestaat er een architectuurtekening over deze omgeving mbt beschikbare servers (fysische en virtuele) ii. Zijn er nog andere authorisatie/autheticatie mechanismes en software zijn aanwezig, andere dan Windows AD? Dienen we rekening te houden met Single Sign on? Met Tokens? iii. Kunnen we als delivery / configuratie omgeving in de Cloud werken ? Testdata a. Is er reële data beschikbaar tijdens de POC b. Integratie naar externe data source ? Welke ? Integratie via WebServices ?
i. Neen ii. Enkel Windows AD. De API’s REST gebruiken thans NTLM en binnenkort Kerberos. iii. Geen cloud voor de POC
6
Welke andere DMS Data Management Systemen moeten mogelijk toegankelijk zijn ? (cfr. bestek blz. 12/33 2e vraag))
SharePoint Online, interne DMS-tool van de casemanagementtool
7
Moeten we integreren voor B.I met SAS en/of andere(in functie van de uit te voeren audits) of moeten we zelf voorzien in deze functionaliteit in onze sofware, een andere BI-tool? Indien integratie met SAS is dit dan op basis van WebServices, Json/REST of SOAP ? Zijn er nog andere BI oplossingen waarmee we dienen te integreren? Zo ja, welke ? en op welke wijze verloopt de integratie : WebService (Json /REST of SOAP) Kan een analyse fase van de processen / flows nog uitegevooerd worden? Of krijgen we nog gedetaillieerde In het lastenboek spreekt men van REST en SOAP, beschikt de FOD over een ESB of moet hier iets voorgesteld worden? Welke BI oplossing moet er voorzien worden op de data van de case management oplossing?
Een casemanagementtool met BIfunctionaliteiten is beter dan zonder. Voor POC 3 zal de IT-dienst een Business Object-verslag opstellen over de gegevens van de case. Een integratie met de BI SAS-tools is niet voorzien in de POC.
5
8
1
2
3
4
Welke zijn de toepassingen/principes om de security te implementeren voor deze POC? Er zijn immers zowel interne als externe gebruikers, is dit in de scope van deze POC? Er dient een connectie voorzien te worden met DIMONA, werkloosheid en OCMW, dit betekent eveneens een security concept tevens voor de mobile interface, welke
De POC zal echte productiegegevens gebruiken. Externe data source: Dimona, OCMW, Werkloosheid (door middel van API REST)
Momenteel niet, maar dat zal gebeuren bij het begin van het project. De POC betreft enkel REST en SOAP.
Een casemanagementtool met BIfunctionaliteiten is beter dan zonder. Voor POC 3 zal de IT-dienst een Business Object-verslag opstellen over de gegevens van de case met kwaliteitsvolle ondersteuning van de leverancier. Alle eindgebruikers voor de POC staan in onze active directory.
Thans kunnen mobiele toestellen door middel van SSL/VPN verbonden worden. Er kan ook een pc met VPN-verbinding gebruikt worden. De casemanagementtool mag een andere,
5
6
7
richtlijnen gelden hiervoor?
geschiktere oplossing voorstellen.
Er wordt gesproken over een bestaande REST API van Pegasis, maar in de AS IS, wordt er enkel gesproken over Pegasis als applicatie waar een collega data ingeeft, is dit bestaande ? of moet het nog gebouwd worden? In andere woorden, is er een afhankelijkheid met de Pegasis development? Beoogt u bijna 1000 gebruikers op termijn voor deze case mgmt tool?
De API Pegasis bestaat wel degelijk en wordt al enkele maanden gebruikt om onderzoeken te creëren en te wijzigen. In de AS IS gebruikt de overheidsdienst Pegasis om in te voeren wat de controleur genoteerd heeft op het papieren document (cf. bijlage).
Is voor deze POC via webservices de toegang tot dimona, werkloosheid, ocmw reeds aangevraagd/geregeld? Kunt u meer details geven van deze webservices? Welke informatie dient opgevraagd te kunnen worden via deze webservices? Dient men ook updates te kunnen uitvoeren? 8 Voor deze POC dient er een integratie met sharepoint & BO uitgevoerd te worden? 9 In het lastenboek wordt er gesproken over bijna 1000 gebruikers op termijn , moet er dan een volledige intergratie zijn met een LDAP of enkel voor userid/password check of dient er een intergratie voorzien worden met een ander User right management system 10 De oplossing dient alle processen (oude & nieuwe) te ondersteuenen, hoeveel processen zijn er en wat zijn de type voorbeelden van processen en complexiteit van de gerelateerde workflow, kunt u voorbeelden geven van deze processen naast de 3 beschreven voor de POC? 11 Kan er een verschillende oplossing voorgesteld worden voor proces 1 en voor proces 2/3 want hun specifieke requirements zijn sterk verschillend? 12 Moeten all business rules uit de huidige Oracle applicatie overgenomen worden door de nieuwe oplossing? Kunt u een voorbeeld geven van deze business rules?
Niet voor de POC (cf. bestek), maar wij overwegen alle processen van de FOD SZ (100 – 120) te digitaliseren voor alle medewerkers van de FOD SZ (1000). Na de POC en de berekening van de meerwaarde kan dit minder of meer zijn. Enkel “alleen lezen”-toegang. De API REST Dimona bijvoorbeeld heeft slechts 4 parameters nodig. Sommige vragen een INSZ, andere een KBO-of RSZ-nummer + aanduiding van de gevraagde periode. Deze genereren een lijst met gegevens (cf. presentatie vraag-enantwoordsessie). Ja, integratie van SharePoint Online voor POC 2 en Business Object voor POC 3. Voor het beveiligingsbeheer is het beter dat de tool op de active directory gebaseerd is.
Voor deze opdracht worden 3 processen beschreven in het bestek. Een lijst met alle processen van de FOD die met een casemanagementtool gedigitaliseerd kunnen worden, biedt geen meerwaarde. De 3 processen in de POC zijn representatief voor het geheel. U mag voorstellen wat u wil. Op basis van de gestelde vragen zullen wij uw volledige offerte beoordelen. Op het einde van het project willen wij beoordelen welke meerwaarde het beheer van de business rules door middel van een casemanagementtool biedt. Een casemanagementtool die business rules beheert, is dus beter dan een tool die dit niet doet. Voor de POC’s kunnen evenwel bestaande business rules uit de API’s gebruikt worden, maar nogmaals: het is beter dat uw oplossing de mogelijkheid biedt de business rules zelf te
beheren.
1 2
3
4
5
6 7
8
9
Is het mogelijk om ons het offerteformulier in word versie te bezorgen? Eerste selectiecriteria ivm personeel. Mag de bekwaamheid van het personeel gestaafd worden met CV’s? Of dient een expliciet overzicht met opgave van diploma’s & beroepskwalificaties onder de vorm van bvb. een tabel voorzien te worden ? Hoe lang zal FOD SZ nodig hebben om zijn antwoord op de Tenders te formuleren. M.a.w. wanneer wordt de gunning verwacht ? Aangezien de installatie 6 weken na de gunning moet zijn gefinaliseerd hadden we hier graag een zicht op. ( betreffende de planning van onze experts voor de installatie van de tool ) Zijn er tussen de opening ( 5 juli ) en de toekenning van de opdracht nog bijkomende vergader/demo momenten gepland ? Is er ruimte voor negotiatie ? Mag de aanbieder er vanuitgaan dat het FOD SZ voldoende FTE's /vergadermomenten ( aan business zijde ) beschikbaar heeft om de processen te verduidelijken die zijn opgenomen in de PoC. Dit om het resultaat zo accuraat mogelijk te maken en om vertragingen te vemijden. Duur van de POC is minimaal 9 maanden, wanneer wordt het einde voorzien ? Poc MobiSIS wenst men uit te voeren in 3 itteraties. Wat is de voorgestelde doorlooptijd van iedere itteratie, m.a.w. Hoeveel tijd heeft men nodig om de functionaliteit in die hoedanigheid te testen dat men voldoende feeling heeft om nieuwe vereisten/aanpassingen op te stellen? Wat bedoel je met " beheer van line of business entiteiten" De toegang van de verschillende rollen tot de toepassing tijdens de POC : er wordt een idee van aantal personen/gebruikers opgegeven. Dienen deze allen in parallel toegang te kunnen hebben ? Dit kan eventueel invloed hebben op licentiekost.
Cf. bijlage bij dit document Wij raden u aan in het cv alle informatie op te nemen waaruit blijkt dat de consultant de beste is voor deze opdracht.
Eind juli - begin augustus
Neen
Er worden voldoende middelen uitgetrokken voor dit project in 2016 (150 mandagen).
Cf. antwoorden op een andere vergelijkbare vraag. Dit staat thans nog niet vast. Wij willen 3 iteraties, waartussen de eindgebruiker met de voorgestelde oplossing werkt. Het is de bedoeling te weten waaraan aandacht besteed moet worden in de levenscyclus van een case.
Business = eindgebruiker. ICT is een ondersteunende dienst; onze klanten zijn de business (corebusiness van de FOD). Voor de POC is het moeilijk te zeggen hoeveel mensen de tool in parallel zullen gebruiken. Een voorstel waarbij 50 gebruikers in parallel kunnen werken, is beter (kwaliteit) dan een voorstel voor 40 gebruikers in parallel.
10 In hoeverre kunnen we op de dienst IT / business rekenen voor de co-creatie ? Welk aandeel van de werklading wenst de FOD op zich te nemen ?
11 Wat indien na 9 maanden de POC niet voldoet ? Wordt er dan een POC met een alternatieve technologie gelanceerd ?
1
Wat is de doelstelling van de POC ? Wilt FOD SZ de Proof Of Concept nadien in productie zetten, zodat we eerder over een pilootproject spreken?
2
Moet communicatie intern beveiligd worden ? Zijn er speciale regels voor data protectie en data behoud ?
3
Beschikt de FOD SZ reeds over een onpremise SharePoint omgeving?
4
Krijgen leveranciers toegang tot draagbare pc's, voorzien door FOD SZ?
5
Beschikt de FOD SZ reeds over een CRM systeem?
Alles hangt af van hoeveel ruimte de IT-dienst krijgt. De IT-dienst wil bij zo veel mogelijk stappen betrokken zijn. Doet een leverancier al het werk alleen, dan kunnen wij niet observeren en geen conclusies trekken wat de meerwaarde betreft (doel van de POC). Voor deze POC werden veel middelen uitgetrokken in 2016. Is de tool gemakkelijk in gebruik en biedt uw bestek genoeg opleidingen aan, dan zal de inbreng van de IT-dienst in POC 3 waarschijnlijk groter zijn dan in POC 1. In het begin observeert de IT-dienst; op het einde voert de IT-dienst het werk uit met ondersteuning van de leverancier. Maar ook samenwerking (co-creatie) van begin tot eind is mogelijk. Op het einde van de POC wordt de meerwaarde van een casemanagementtool voor de FOD Sociale Zekerheid geanalyseerd en berekend. Blijkt de meerwaarde groot genoeg, dan beslist de FOD of doorgegaan wordt met een laatste overheidsopdracht voor de aankoop van een casemanagementtool. Het is dus moeilijk uw vraag te beantwoorden. Alles is mogelijk. Het komt erop aan de meerwaarde van een casemanagementtool voor de FOD Sociale Zekerheid in reële omstandigheden vast te stellen en indien er een meerwaarde is, aan te tonen welke functionaliteiten een casemanagementtool moet aanbieden om de meerwaarde zo groot mogelijk te maken. Afhankelijk van het resultaat zal de FOD SZ bekijken wat volgt, eventueel door middel van een nieuwe laatste overheidsopdracht. De gegevens over de POC moeten in house bewaard worden (geen cloud voor de POC). Uiteraard moet de voorgestelde oplossing beveiligd (toegang) en in onze beveiligingstechnologieën geïntegreerd zijn. Wij zijn ook benieuwd naar uw beveiligingsoplossingen voor de toegankelijkheid op het terrein voor POC 1. Voor de POC’s willen wij gebruik maken van SharePoint Online, waarmee de FOD SZ al enkele jaren werkt. Ja, indien nodig kunnen wij draagbare pc’s ter beschikking stellen die verbonden zijn met ons domein. Neen, wij hebben geen echte CRM-oplossing.
6
Moet de oplossing verder bouwen op Microsoft technologie (gegeven de aanwezigheid van SQL, SharePoint, en windows servers)?
7
Welk e-mailsysteem is de standaard? Outlook Exchange of Lotus Notes? Beschikt de FOD SZ reeds over Office 365? Zo ja, welk plan? (inclusief SharePoint Online of een aparte SharePoint Online abonnement)? Zoja, moet er een integratie naar Office voorzien worden? Hoe ziet FOD de co-creatie, hoeveel resources voorziet de FOD en wat zijn de vaardigheden van deze personen ?
8
9
10 Hoeveel gebruikers zijn voorzien voor de POC? Is het verwacht dat de 60 à 131 gebruikers participeren aan deze POC? 11 Moet de applicatie on premise draaien? 12 Is het correct dat de leverancier 11 maanden heeft om de POC uit te werken vanaf de kennisgeving van het sluiten van de opdracht, en dat er 9 maanden van gebruik (dus na installatie van de tool) moet voorzien worden? 13 Kan de facturatie (tot 80%) maandelijks gebeuren, op basis van timesheets? 14 Hoeveel servers heeft de FOD SZ ter beschikking voor de installatie van de tool? Welke specificaties hebben deze servers? 1 Support à la constatation de fraudes sur le terrain § Avec quel outil l’agent va-t-il sur le lieu du travail : PC ? Tablet ? Smartphone ? § Comment préférez-vous que soit fait l’input des informations : rapports avec template Word? Champs ? § Vérification des informations extérieures : est-il acceptable qu’elle se fasse via une autre interface que l’outil de CM (indépendante) ? Si non, est-il acceptable qu’elle se fasse via un web part dans l’interface de l’outil de Case
Wij hebben ook Oracle-databases. Indien uw oplossing een ander soort database of DMS gebruikt, is dat geen probleem, zolang er maar voldaan is aan wat in het bestek gevraagd wordt. Exchange Ja, wij werken met Office 365 Pro Plus.
Wij hebben thans +/- 150 interne mandagen voor de POC uitgetrokken. Bestaande profielen: Business Analyst, Functional Analyst Dev Web, Javascript, .NET, Java Expert Active Directory, Windows Network Administrator Windows Server, Linux, Oracle, SQL Server Expert SharePoint Project Leader Geen enkele competentie in Case Management Dit staat duidelijk in het bestek.
Ja voor de POC 9 maanden in totaal en 3 maanden voor de eindgebruiker (cf. ander antwoord op vergelijkbare vragen)
Cf. tabel met tarieven als bijlage Cf. bestek. Hoeveel middelen hebt u nodig voor dit project? 1/ La liberté est donnée aux utilisateurs. L'outil principal est un PC/PC hybride, mais il y a aussi tablette et smartphone. 2/ 3/ Il faut que cela soit facile pour le end user. 4/ Ceci est expliqué dans le contexte du projet.
Management ? § Question globale : quel est le périmètre souhaité de l’outil de Case Management ?
2
3
4
5
6
Questions Parlementaires § Peut-on considérer que les questions parlementaires arrivent par mail ? § Au niveau de la réponse écrite : serait-il acceptable de la faire directement en Word ? Ceci éviterait une étape supplémentaire de document à générer, la réponse peut être envoyée directement en fin de processus. support offert au cabinet par la DG Appui Stratégique § Les utilisateurs du cabinet sont-ils dans l’Active Directory du SPF ? § La note sera elle commune aux trois critères ou une note par critère ? § Faut-il prévoir un champ commentaire associé à la note ? Déroulement et timing o Quelle implication est attendue du soumissionnaire pendant la période de 3 mois / pendant celle de 9 mois ? o Quelle équipe participante peut-on attendre du SPF? o Quels sont les profils des membres de l’équipe qui participera au POC côté SPF? Outil de Case Management o quels sont les différents systèmes DMS à envisager ? o Pourriez-vous préciser la question suivante : « Comment l’outil facilite-t-il la gestion de règles business ? » ? o Pourriez-vous préciser la question suivante : « Comment l’outil facilite-t-il la gestion des entités métiers ? » ? Services o Il serait préférable de réaliser les Cases de manière séquentielle, y a-t-il un ordre privilégié pour le SPF ? o A priori, l’ordre logique serait, du plus simple au plus compliqué : 1 – QP, 2 – Support au Cabinet, 3 – Support à la constatation des fraudes. Cela conviendrait-il
1/ Oui, mais l'introduction dans l'outil de case peut se faire manuellement aussi. Evidemment, une solution qui réduit le nombre d'actions utilisateur sera meilleure. 2/ Vous pouvez proposer ce que vous voulez. Un des critères concerne la facilité d'utilisation pour le end user. 1/ Oui 2/ Ce n'est pas encore fixé. 3/ C'est une bonne idée.
Un support à l'utilisation (end user et IT) pour des problèmes bloquants ou pour d'éventuelles évolutions ou si votre outil titillait la créativité du SPF SS.
1 SharePoint Online et sans doute un DMS intégré directement à votre solution 2 Actuellement, 100 % des règles business dans nos applications sont avec du code et des tables de références. Nous souhaitons voir comme un outil de Case Management peut améliorer cette situation. 3 Quelques mots clés : Enterprise Architecture, lien entre Entité métier et règles business, documentation, ... L'implémentation des 3 processus peut se faire de manière séquentielle avec un chevauchement par exemple. Le POC 1 est plus urgent que le POC2, puis le POC3.
au SPG ?
1 2
3
4
5
Kan het offerteformulier in MS Word formaat worden aangeleverd? Hoe wordt het beheer van verschillende processen gebruikt door verschillende diensten vergemakkelijkt?’ a. Graag verduidelijking. Wat wordt bedoeld met ‘beheer’. Bedoelt men hier hoe collaboratie op cases wordt ondersteund of hoe de verschillende processen worden ingericht en rollen worden op ingesteld Hoe vergemakkelijkt de tool het beheer van de line-of-business entiteiten. a. Graag verduidelijking: wat wordt bedoeld met line-of-business entiteiten? Business units? Hoe moet deze vraag worden begrepen?
Offerte is tegen globale prijs. Moet het beschreven supportmodel dat wordt aangeboden (om de applicaties in de lucht te houden gedurende 9 maand) ook tegen een globale prijs, of kan dit in regie na oplevering van de 3 POC scenario’s? Kan per POC scenario een overzicht + technisch detail worden gegeven van de te implementeren integraties (webservices). Zo noteren wij voor 7.3.1 al minstens: a. Webservice DMS (rest of soap) b. DIMONA c. Werkloosheid d. OCMW’s e. PEGASIS f. …
Ja Deze vraag kan ik jammer genoeg niet beantwoorden.
Een entiteit is bijvoorbeeld een dossier van de Sociale Inspectie of een personeelslid. Hoe kan uw tool het beheer van deze entiteiten vereenvoudigen, bijvoorbeeld een lijst maken van alle business rules voor een bepaalde entiteit, van de processen waarin deze entiteit gebruikt wordt enzovoort. Wij kunnen het ook Enterprise Architecture noemen. Cf. tabel met tarieven als bijlage
Cf. presentatie vraag-en-antwoordsessie als bijlage
6
Hoe complex zijn de business regels in de 3 scenario’s en hoe vaak wijzigen deze business regels? Kan u een aantal voorbeelden geven?
POC 1: eenvoudige en complexe regels Complex wil zeggen dat voor de regel meerdere gegevens gecontroleerd moeten worden. Een voorbeeld: de lijst met mogelijke inbreuken wordt gerangschikt volgens werkgever (buitenlands of niet) en volgens andere variabelen. Deze regel is gebaseerd op een referentietabel en op onderzoeksgerelateerde informatie. Wij zijn benieuwd hoe een casemanagementtool het beheer van de complexe business rules kan vereenvoudigen. Thans worden deze business rules in Javascript en in PL/SQL gecodeerd en gedocumenteerd. Niettemin betreft POC 1 slechts een deel van de onderzoeksgegevens. POC 2: eenvoudige regels die nauwelijks zullen wijzigen
7
8
9
Graag verduidelijking voor elk van de scenarios: a. wat zijn de grote fases van zo’n scenario? b. wat zijn de statussen van de POC dossiers? c. het aantal activiteiten die per fase of per POC case vanuit het systeem moeten ondersteund worden? d. wat is typisch het aantal invulvelden (case data) die moeten geregistreerd worden ? Graag uitgedrukt worden per gemiddelde activiteit of minimum per case. Dient hetvolgende te worden opgezet in de POC? Zoja, kunnen dan duidelijke requirements en verwachtingen worden geschetst aub? Wat houdt dit ‘overzicht van het werk’ in? a. 7.3.2 TO BE: “Een statistisch verslag (gegenereerd door een bestande BIoplossing, bv. BO XI 4.1) wordt aangesloten op de Case Management tool en maakt een overzicht mogelijk van het werk betreffende de PV's van de 3 laatste jaren.” Scope bepaling: voor de verschillende processen die ondersteund dienen te worden in de PoC, kan hiervoor een indicatie gegeven worden van volgende aspecten: a. Aantal activiteiten b. Aantal betrokken actoren in het proces
POC 3: eenvoudige regels die vaak zullen wijzigen aangezien dit proces nieuw is a. Cf. beschrijving in het bestek b. Het spijt me, maar ik begrijp de vraag niet. c. Het spijt me, maar ik begrijp de vraag niet. d. Voor POC 1 kan u zich baseren op de bijlage bij het bestek. Wat bedoelt u met “activiteit”?
Het BI-team van de IT-dienst zal het verslag implementeren met een kwaliteitsvolle ondersteuning van de leverancier. In uw offerte kan u uitleggen hoe de Business Objectapplicatie technisch gezien met uw casemanagementtool verbonden kan worden. U kan ook toelichten hoe uw casemanagementtool BI-vragen kan oplossen, bijvoorbeeld door middel van een in uw tool geïntegreerde BI-oplossing. a. Het spijt me, maar ik begrijp niet wat u met “activiteiten” bedoelt. B. Dit wordt toegelicht in het bestek.
10 Business regels: hoe complex zijn de business regels? Kunnen hiervan voorbeelden aangeleverd worden? (eenvoudig tot meest complex) 11
12
13
14
Bijvoorbeeld: voor een waarde een lijst met mogelijke waarden voorstellen op basis van verschillende dossiergegevens, beoogde werkgevers; cf. andere vragen voor voorbeelden. Wat wordt bedoeld met (p.12/33): ‘Hoe kan Bijvoorbeeld een case kunnen opstarten of hij geïntegreerd worden en gecontroleerd wijzigen vanuit een andere applicatie of in de worden door een derde applicatie’, wat wordt casemanagementtool functionaliteiten van exact bedoeld met gecontroleerd worden. andere applicaties kunnen integreren door middel van API’s of externe miniwebtoepassingen, … Wat wordt exact bedoeld met de bruto Functionele gegevens: bijv. datum van gegevens over een case? antwoord op een parlementaire vraag (POC 2) enzovoort Technische gegevens: wanneer werd de case gecreëerd, door wie, lijst met de mogelijke acties voor de case, de metadata van de case enzovoort Wat is de beschikbaarheid van IT en Business Er zijn +/- 150 mandagen voorzien voor het medewerkers om mee te werken aan de project in 2016. implementatie/co-creatie? De ondersteuning bij het gebruik van de Ja oplossing door de dienst IT en Business van Enkel voor dit project. de tool tijdens de duur van de POC (p.12/33): wij veronderstellen dat dit de ondersteuning is aan de dienst IT en business? Is er een expliciete vraag om deze ondersteuning te integreren in de bestaande ICT/Business dienstverlening van de SZ, of kan deze apart opgezet worden louter voor dit project?
2. Annexe a. Présentations données lors de la séance de question-réponse
Voir PowerPoint
b. Formulier met tarieven
Type Tools
Omschrijving Prijs voor de tool voor de duur van de POC en volgens het voorziene aantal gebruikersi (duur POC = alle POC’s waarvan de eindversie minstens 3 maanden gebruikt
Beoordeling Gebruikt om de offerte te beoordelen
Prijs?
wordt)ii
Tools Tools
Tools
Tools
Dienst Dienst
Dienst
i
Uitbreiding met 6 maanden (evenveel processen als gebruikers) Uitbreiding met 6 maanden (genoeg voor 300 eindgebruikers in totaal) (prijs voor concurrent user of name user) Uitbreiding met 6 maanden (genoeg voor 400 eindgebruikers in totaal) (prijs voor concurrent user of name user) Uitbreiding met 6 maanden (genoeg voor 550 eindgebruikers in totaal) (prijs voor concurrent user of name user) Installatie en ondersteuning bij de installatieiii POC 1-2-3 (co-creatieiv, opleidingv, ondersteuningvi enzovoort)vii Ondersteuning bij het gebruik van de oplossing na de POC’sviii (ondersteuning na de inproductiezetting van een gevalideerde eindversie van de 3 POC’s + diverse ondersteuning) Prijs/dag
Neen Neen
Neen
Neen
Gebruikt om de offerte te beoordelen Gebruikt om de offerte te beoordelen Gebruikt om de offerte te beoordelen op basis van 25 dagen ondersteuning
De inschrijver voegt gedetailleerde uitleg over het prijsbeleid voor de licenties bij zijn offerte. Facturatie na installatie van de tool (gedeeltelijke voorlopige oplevering) iii Facturatie na installatie van de tool (gedeeltelijke voorlopige oplevering) iv Facturatie na oplevering van elke POC v Facturatie na de opleidingen vi Ondersteuning na oplevering van de POC, maandelijkse facturatie volgens het aantal gebruikte dagen ondersteuning vii Facturatie na oplevering van elke POC viii Maandelijkse facturatie volgens het aantal gebruikte dagen ondersteuning ii
