Vragen en antwoorden rond bestek VO_DEPFB_2013_001 en zijn bijlagen Questions et réponses relatives au cahier des charges VO_DEPFB_2013_001 et ses annexes
Taalgebruik in offerte Emploi des langues dans les soumissions De inschrijving dient te gebeuren in het Nederlands, met toevoeging van een vertaling in het Frans. Bij twijfel over de inhoud van de offerte geldt de Nederlandse versie als het origineel. Alle andere documenten die bij de offerte gevoegd moeten worden, moeten eveneens in het Nederlands ingediend worden, met een Franse vertaling. Deze Franse vertaling moet niet beëdigd zijn. Uitzondering hierop is de jaarrekening. Deze mag in Nederlands OF Frans ingediend worden. La soumission doit être fait en néerlandais, avec une traduction en français en annexe. En cas de doute sur le contenu de l’offre, la version en néerlandais sera considérée comme la seule version valable. Tous les autres documents ajoutés à l’offre doivent également être soumis en néerlandais, avec une traduction en français. La traduction ne doit pas être assermentée. Le compte annuelle est la seule exception, celui-ci peut être soumis en néerlandais OU en français. Vraag 1: Bestek Artikel 1.4.2.3: Moeten de vertalingen van de jaarrekening van de laatste drie jaar worden beëdigd? Antwoord: Uitzonderlijk mag de jaarrekening in het Nederlands of Frans aangeleverd worden. Vertalingen uit andere talen (zoals Engels) moeten beëdigd zijn. Algemene vragen Questions générales
Vraag 2a: Bieder: Is het mogelijk om met co-bieders te werken ? Mogen twee bedrijven samen bieden? Antwoord: Neen, dit is niet toegelaten.
Vraag 2b: Kan de inschrijver een tijdelijke handelsvennootschap zijn ? Het bestek heeft als uitgangspunt dat er één inschrijver is die zich eventueel laat bijstaan door onderaannemers zoals bepaald in het bestek. De aanbestedende overheid wenst immers één enkele tegenpartij te ontmoeten bij de uitvoering van deze opdracht. Het bestek verbiedt echter niet dat een inschrijver een tijdelijke handelsvennootschap opricht. Een inschrijving door middel van een tijdelijke handelsvennootschap zal dan ook aanvaard worden voor zover er op generlei wijze afbreuk wordt gedaan aan de hoofdelijkheid tussen de leden van de tijdelijke handelsvennootschap. Het is niet nodig om statuten van de tijdelijke handelsvennootschap toe te voegen. Deze zijn niet tegenwerpelijk aan de aanbestedende overheid. Het volstaat dat er op het inschrijvingsformulier melding wordt gemaakt van de leden van de tijdelijke handelsvennootschap waarbij uitdrukkelijk wordt bevestigd dat alle leden hoofdelijk en integraal aansprakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Het spreekt voor zich dat alle leden die offerte moeten ondertekenen. Zij moeten ook individueel voldoen aan de voorwaarden met betrekking tot de uitsluitingscriteria. Bij de selectiecriteria zal rekening worden gehouden met de gemeenschappelijke technische bekwaamheid en financiële draagkracht van de leden én dit op dezelfde wijze als bij een onderaanneming.
Bestek en bijlagen Cahier des charges et ses annexes Het bestek telt vier bijlagen. In totaal bevat de offerteaanvraag dus de volgende documenten: Bestek Bijlage 3 Bijlage 5 Bijlage 10 Bijlage 11 Le cahier des charges est accompagné de quatre annexes. Au total, la demande d’offres contient donc cinq documents: Le cahier des charges L’annexe 3 L’annexe 5
L’annexe 10 L’annexe 11 Bijlage 11 is niet het Frans beschikbaar. L’Annexe 11 n’est pas disponible en français. Het is niet toegelaten varianten van de offerte in te dienen (zie pagina 6 van het bestek). Il n’est pas permis de soumettre des variantes d’une offre (voir page 6 du cahier des charges). Vraag 3: Is het mogelijk (toegestaan) voor de indiening van de offerte om verschillende versies voor te stellen? Bijvoorbeeld: offerte met een hard OBU en een andere met een slimmere meer geavanceerde OBU. Antwoord: De aanbieder dient apparatuur voor te stellen die voldoen aan de in de projectdefintie opgegeven criteria.
Specifieke vragen over het bestek en zijn bijlagen Questions spécifiques relatives au cahier des charges et ses annexes 1. Bestek Vraag 4: Op pagina 11 van het bestek wordt vermeld dat er twee gunningscriteria zijn: prijs en kwaliteit. Bij het criterium kwaliteit wordt de specificatie gemaakt ‘in het eerste onderdeel “Ontwerp en voorbereidingsfase”(35 punten)’. Op pagina 12 wordt een toelichting gegeven op het gunningscriterium kwaliteit. Dit lijkt meer te behelzen dan alleen het eerste onderdeel. Kunt u aangeven welke onderdelen en documenten beoordeeld worden op kwaliteit? Antwoord: Er staat duidelijk in het bestek 1.6.2 b) dat er 15 punten staan op alle onderdelen en werkpakketten met uitzondering van werkpakket 4 van onderdeel 1. Vraag 5: Bestek pagina 11 §1.4.3.2: “Voor elk van de drie onderdelen moet de inschrijver over de nodige ervaring beschikken. Hiertoe mag de inschrijver maximaal 5 referenties per aspect vermelden die relevant zijn voor deze opdracht en die maximaal 5 jaar oud mogen zijn.” Welke zijn deze aspecten : is dit ‘functioneel, technisch, projectmanagement’, zoals bedoeld op pagina 4 onder §1.2.2 in de 2de paragraaf. Of zijn dit de onderdelen uit pagina 5 §1.2.3? Antwoord: Beide. Vraag 6: Bestek pagina 11 §1.5.1 ”Voor de vermoedelijke hoeveelheden moet de inschrijver een uurtarief opgeven per uur. Hierbij wordt, met uitzondering van het onderdeel 4, aan de inschrijver gevraagd een gemiddeld uurtarief op te geven INCLUSIEF BTW.“ De inventaris op pagina 31-32
voorziet niet in een vak om een uurtarief in te vullen voor de onderdelen 1-2-3. Waar moet dit ingevuld worden? Antwoord: Niet, dit is enkel van toepassing waar het vermoedelijke hoeveelheden betreft. Onderdeel 1/2/3 zijn forfaitaire bedragen. Vraag 7: De duurtijden van de 3 onderdelen in het bestek pagina 18, artikel 69 is niet hetzelfde als die in bijlage 3 pagina 9. Welke is de juiste? Antwoord: De doorlooptijden zijn indicatief, van belang is dat er rekening wordt gehouden met aandachtspunten in 1.3 zodat de metingen worden uitgevoerd in representatieve periodes (buiten vakantieperiodes etc.). Vraag 8: In het gepubliceerde document zien we dat er een uitbreiding van de periode van de experimenten is ten opzichte van de vooraankondiging. De eerste schatting van het bereik van het budget lag tussen 700 en 900 k €. Rekening houdend met de verlenging van de periode, is er voorzien het totale budget te verhogen of blijft deze ongewijzigd? Antwoord: Het voorziene budget blijft ongewijzigd. Vraag 9: Bijlage 8: - Kunt u duidelijker aangeven welke informatie moet worden verstrekt in het kader "van het plan omschrijving aanpak"? Antwoord: Hoe is dit project aangepakt, wat was de methodiek. Vraag 10: Moeten alle personeelsleden van de aanbieder die op het project werken, de algemene projectleider, de deelprojectleider en de medewerkers, in de kantoren van de aanbestedende overheid in Brussel de dienst verlenen, en zo ja, hoeveel procent van hun tijd ? Antwoord: Het is aan de aanbieder om het plan van aanpak te definiëren en dus ook te bepalen wat de aanwezigheid van het team in de kantoren van de aanbestedende overheid zal zijn. Het is echter de mening van de aanbestedende overheid dat het succes van dit project in belangrijke mate af zal hangen van de mate van integratie met de aanbieder. Vraag 11: Er wordt gesteld: "De aanbestedende overheid kan de opdracht op elk moment stopzetten." In welke mate worden de door opdrachtnemer gemaakte kosten en reeds aangegane verplichtingen door opdrachtgever vergoed? Antwoord: Deze kosten zullen niet vergoed worden. Vraag 12: Er wordt gesteld: "Er moet maandelijks worden gerapporteerd over het aantal reëel gepresteerde uren en de afwijking ten opzichte van de raming." Hoe verhoudt zich dit tot de betalingen van de vaste bedragen per onderdeel?
Antwoord: Maandelijks rapportering van de gepresteerde uren ten behoeve van planmatige opvolging. Vraag 13: Wat is de delay (vertraging) voor verandering van de tarieven die vermeld worden op de OBU (On Board Unit)? Zijn er bepaalde maatstaven of marges voorzien? Antwoord: Het is aan de aanbieder om aan te geven wat technisch haalbaar is, uiteraard dient er naar minimale vertraging gestreefd te worden. Vraag 14: Onderaannemer: naast bijlage 2, moet een toeleveringsbedrijf andere documenten produceren of andere bijlagen teken? Antwoord: Neen, behalve indien de onderaannemer financiële draagkracht levert aan de hoofdaannemer dan zullen ook documenten waaruit deze financiële draagkracht blijkt ook geleverd moeten worden. Vraag 15: Onderaannemer: deskundigen (bedrijven of particulieren), die de Bieder voornemens is te gebruiken moeten ze ondertekenen Bijlage 2? Antwoord: Ja, het is van belang om zicht te krijgen op het team van de aanbieder. Vraag 16: Artikel 1.4.2.1: Er wordt gezegd dat de bieder voor "elk lid van het team" een bankverklaring dient af te geven: Kunt u verduidelijken wat "elk lid van het team" bedoelt? Moet elke onderaannemer ook een bankafschrift leveren? Antwoord: Elke onderaannemer zal een bankverklaring moeten afleveren. Vraag 17: Artikel 1.4.2.1: is er een standaard bankverklaring beschikbaar? Antwoord: Ja, zie bijlage 11 van het bestek, eveneens terug te vinden op www.vlabruwa.be. Vraag 18: Artikel 1.4.2.3: Moeten de jaarrekeningen over de laatste drie jaar worden begeleid door hun verslagen van accountants? Antwoord: Neen, dit is niet noodzakelijk.
2. Bijlage 3 projectdefinitie Vraag 19: Pagina 9: bovenste paragraaf “verwerven van de resultaten van het gedragsexperiment met lichte voertuigen voor maart-april 2014”, wat kan geïnterpreteerd worden als ten laatste op 28 februari of op 30 april. De Gantt chart eronder suggereert dat onderdeel 3 eindigt in juni. Wat is de beoogde einddatum van onderdeel 3?
Antwoord: Zoals beschreven begin juni 2014 dient de deliverable voor onderdeel 3 opgeleverd te worden eind mei ten laatste zodat validatie door IACP/IPCP kan plaatsvinden begin juni. Vraag 20: Pagina 10: Er staat net boven §1.5 “Nederlands en Frans of Engels”: welke van deze 3 talen zijn vereist, en welke optioneel? Antwoord: Zie bestek definitie art 102. Vraag 21: Pagina 11 §1.6: Er wordt aangegeven dat “de Inschrijver al het mogelijke dient te doen om tot een door de 3 Gewesten gedragen project ontwerp te komen”. Tevens wordt de Inschrijver verzocht de voortgang van het project te garanderen (bijlage 3, pagina 9, net boven Gantt chart). De situatie kan voorkomen dat het project vertraging op loopt doordat het project niet door alle Gewesten gedragen wordt. Dat kan buiten de invloedssfeer van de Inschrijver liggen. Hoe stelt u voor om met een dergelijke situatie om te gaan? Antwoord: Dit zal geval per geval bekeken moeten worden. Vraag 22: Pagina 14 eerste bullet: Er wordt aangegeven dat de OBU ‘automotive compliant’ dient te zijn. Kunt u een toelichting geven wat dit behelst? Antwoord: Geschikt voor gebruik in voertuigen. Vraag 23: Pagina 14 onderste bullet: “De OBU moet voorzien zijn van een unieke en goed leesbare identificatie. Deze identificatie dient aangebracht te zijn op de behuizing en moet tevens het kenteken van het voertuig bevatten”. Het waarom van deze eis is ons niet duidelijk. Kunt u aangeven wat de gedachte hierachter is? Antwoord: Dit lijkt ons noodzakelijk om de voertuigkenmerken te koppelen aan OBU, het staat de inschrijver vrij om dit op een andere wijze te realiseren. Vraag 24: Pagina 14: is een ‘automotive compliant pure OBU zonder scherm’ in combinatie met ‘een smartphone als scherm’ een aanvaardbare oplossing? Antwoord: De oplossing moet voldoen aan de eisen gesteld in projectdefinitie 1.10 Vraag 25: Pagina 18 §2.3 eerste paragraaf: Wat bedoelt men met de zin “Wel mag de hoogte van de vergoeding en de structuur van het beloningsmodel niet van invloed zijn op de gedragsresultaten”? Antwoord: Zoals duidelijk beschreven in de projectdefintie, het is aan de aanbieder om een beloningsmodel uit te werken waarmee de deelnemer gemotiveerd al zijn om deel te blijven nemen en eveneens geschikt is om de gedragseffecten te realiseren. In dit kader is er in de projectdefintie als voorbeeld gesproken over een vast en variabel deel, bovenstaande zin heeft betrekking op het vaste gedeelte. Vraag 26: Pagina 19 bovenaan: Er wordt melding gemaakt van maximaal 40 euro per Deelnemer per maand. Mag dit maximum voor een bepaalde maand overschreden worden, zolang het gemiddelde voor de gehele periode maar onder de 40 euro per maand blijft? Mag dit maximum voor een bepaalde Deelnemer overschreden worden, zolang het gemiddelde voor alle Deelnemers maar onder de 40 euro per maand blijft?
Antwoord: Het maximum budget voor wat betreft vergoedingen (vast/variabel/btw) is bepaald op 40 euro / maand. Het totaal budget mag dus maximaal 40/euro per maand per deelnemer X de looptijd zijn. Vraag 27: Pagina 21: Naar aanleiding van de vraag “Wat zijn de huidige statische kenmerken van het voertuig en waarom heeft men voor dit type voertuig gekozen?”, kan bevestigd worden dat in het tariefschema enkel naar tijd en plaats dient te variëren, en niet naar type voertuig? Antwoord: Zoals gesteld moet de tariefdifferentiatie minimaal op basis van tijd en plaats zijn. In ieder geval dienen de statische kenmerken van het voertuig wel geregistreerd te worden Vraag 28: Pagina 4 (definities), pagina 14, pagina 20 onderaan en pagina 21 bovenaan: moeten alle personen op eenzelfde adres een eigen OBU hebben, of slechts 1 per adres? Dus: hoort de OBU bij de auto, dan wel bij een gezin, dan wel bij individuen? Antwoord: OBU wordt toegewezen aan een individu om de gedragseffecten te kunnen meten. Vraag 29: Pagina 9: bovenste paragraaf “Er moet vanuit gegaan worden dat onderdeel 1 is afgerond begin 3de kwartaal van 2013.” De Gantt chart eronder zegt dat onderdeel 1 twee maanden duurt, van juli tot augustus. Wordt 31 augustus nog als “begin 3de kwartaal” beschouwd? Antwoord: Het is aan de aanbieder om de gedetailleerde planning op te maken. Van belang is dat er rekening wordt gehouden met aandachtspunten in 1.3 zodat de metingen worden uitgevoerd in representatieve periodes (buiten vakantieperiodes etc.). Vraag 30: Er wordt gezegd in clausule 2.5 dat het maximum aantal deelnemers 1.200 is. Betekent dit dat het mogelijk is om een offerte in te dienen voor een lager aantal deelnemers? Of moeten we de biedprijs op 1.200 deelnemers baseren? Antwoord: De aanbieder zal het proefproject zodanig moeten opzetten dat de resultaten met de vooropgestelde betrouwbaarheid gerealiseerd gaat worden. In die zin bepaald de aanbieder het aantal deelnemers. Vraag 31: Duur van de test: is de duur van 6 tot 8 weken vermeld in bijlage 3 een minimumtermijn? Is het mogelijk om een offerte voor een lager aantal weken in te dienen? Antwoord: De aanbieder is vrij om zijn/haar aanpak te definiëren rekening houdend met de in 1.3 vooropgestelde aandachtspunten. Vraag 32: Het studiegebied werd in Bijlage 3 gedefinieerd. Kan er echter gepreciseerd worden of er geacht wordt alle wegen binnen dit studiegebied (GEN-zone) te voorzien van tolling tijdens de duurtijd van het project? Antwoord: Dit staat uitvoerig beschreven in 2.4 van de projectdefinitie.
Vraag 33: Er wordt gesteld: "een beperkte technische test binnen het systeem van vrachtwagens". Wanneer en hoe wordt deze test uitgevoerd en vindt deze test plaats in dezelfde periode als de onderhavige opdracht? Antwoord: Neen, deze test zal niet tijdens het voorliggende project plaatsvinden. Vraag 34: Op verschillende plaatsen wordt gesteld dat De ambtelijke stuurgroep (het IACP) besluit/ review uitvoert / accepteert/ valideert/ etc.. Aangezien het Vlaams Gewest de formele opdrachtgever is hoe wordt de (contractuele) relatie tussen opdrachtnemer en de ambtelijke stuurgroep (het IACP) geregeld? Kunt u bevestigen dat de (tijdige) feedback op resultaten onder verantwoordelijkheid valt van de opdrachtgever? Antwoord: Ja, tijdige feedback op resultaten is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Vraag 35: Welke rol wenst/neemt opdrachtgever in de communicatie met de deelnemers aan de proef? Antwoord: Communicatie naar de deelnemers is de verantwoordelijkheid van de aanbieder. De opdrachtgever zal uiteraard wel communicatie vooraf valideren. Vraag 36: Heeft opdrachtgever bepaalde onderdelen/werkpakketten in gedachten die zij zelf uit zou willen/kunnen voeren? Hoe en wanneer wordt besloten of onderdelen/werkpakketten door opdrachtgever zelf uitgevoerd zullen worden? Antwoord: Nee, het is in principe niet onderdelen/werkpakketten zelf uit te voeren.
de
bedoeling
van
de
opdrachtgever
om
Vraag 37: Wie betaalt de vergoeding aan de deelnemers van de proef? Valt dit binnen of buiten het budget voor de opdrachtnemer? Antwoord: Dit valt binnen het budget van de opdracht. Vraag 38: Welke rol en verantwoordelijkheid neemt de opdrachtgever in het ter beschikking stellen van data voor het selecteren van representatieve Deelnemers? Antwoord: Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om de steekproef samen te stellen. Vraag 39: Op basis van welke criteria is besloten tot een looptijd van de proef van 8 weken? Antwoord: Dit is de minimale doorlooptijd van de proef om zinvolle gegevens te verkrijgen.
Selectiecriteria 1. Financiële ratio’s Vraag 40: “De inschrijver moet hiertoe de financiële ratio‟s berekenen individueel aan de hand van de jaarrekeningen van de drie (3) laatste jaren.” Op welke manier worden deze ratio’s beoordeeld? Bijvoorbeeld “solvabiliteit < 0,66” zou een criterium kunnen zijn. Antwoord: De aangeleverde ratio’s zullen worden beoordeeld op basis van de gangbare principes en mogen niet wijzen op een risico op discontinuïteit van de inschrijver. 2. Bedrijfskapitaal Vraag 41: “Meer specifiek moet hij aantonen, dat hij beschikt over het nodige bedrijfskapitaal om elk van de drie onderdelen te kunnen financieren, met een minimum van 400.000 €.“ Is dit een 4de criterium dat moet worden toegevoegd aan de financiële ratio’s voor solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit? Zo ja, wat wordt verstaan onder “bedrijfskapitaal”? Dit begrip wordt niet gedefinieerd in de bijlage 5. Antwoord: Ja, dit is een vierde criterium. Bedrijfskapitaal: de liquiditeit van de onderneming kan ook uitgedrukt worden via de berekening van het bedrijfskapitaal. Het bedrijfskapitaal wordt als volgt bekomen: De vorderingen op minder dan één jaar + geldbeleggingen + liquide middelen – schulden op minder dan één jaar. Noch de vorderingen + 1 jaar, noch de voorraden, noch de overlopende rekeningen worden in het bedrijfskapitaal opgenomen. 3. Onderaannemers Vraag 42: Indien een onderaannemer financiële draagkracht aan het team toelevert, zoals voorzien in bijlage 2, hoe warden dan de ratio’s berekend? Hoe wordt het selectiecriterium “Financieeleconomische draagkracht” beoordeeld? Antwoord: De ratio’s zullen worden berekend op de som van zowel de inschrijver als onderaannemer voor zover de verleende financiële draagkracht gestaafd is met bewijsstukken waaruit een afdwingbare en onvoorwaardelijke verbintenis van de betrokken onderaannemer blijkt. De wijze van beoordeling van de financieel economische draagkracht staat duidelijk beschreven in het hogergenoemde bestek. 4. Relatie met kilometerheffing Vraag 43: Is het voor partijen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de begeleiding van de opdrachtgever in het kader van het inrichten van een kilometerheffingsysteem en de invoering van een wegenvignet toegestaan om deel te nemen aan deze opdracht?
Antwoord: Gezien dit traject volledig los staat van project tot inrichting van een kilometerheffing systeem en de invoering van een wegenvignet, is dit toegestaan. 5. Weging van de onderdelen via de selectiecriteria Er staat duidelijk in het bestek 1.6.2 b) dat er 15 punten staan op alle onderdelen en werkpakketten met uitzondering van werkpakket 4 van onderdeel 1.
