Session d’information du 14/01/2016 à 13 h 30 – Réponses aux questions posées dans le cadre du marché B&O.2015.0033 Appel d'offres ouvert pour la mise à disposition d’un logiciel pour la gestion des formations (présentiel et e-learning) et pour la gestion des compétences au sein du Service Public Fédéral Finances Informatiesessie van 14/01/2016 om 13 u 30 – Antwoorden op de vragen in het kader van de opdracht B&O.2015.0033 Open offerteaanvraag voor het ter beschikking stellen van een software voor het beheer van opleidingen (klassikaal en e-learning) en voor het competentiebeheer bij de Federale Overheidsdienst Financiën
HR-Technologies Vraag 1: Deel B: technische voorschriften – 1. Algemeen kader – 1.1. Context – pagina 28 : de inproductiestelling van de verschillende functionaliteiten van de tool. Hoeveel tijd wordt er voorzien tussen de terbeschikkingstelling (GO-Live) van de e-Learning inhoud, het administratieve beheer van de opleiding en het competentiebeheer ? Antwoord 1: De geschatte tijd voor het op punt stellen van de 3 soorten functionaliteiten is in totaal 9 maanden (dus ongeveer 3 maanden per type functionaliteit). Question 1: B. Prescriptions techniques – 1. Cadre général – 1.1. Contexte – page 26 : la mise en production des différentes fonctionnalités de l’outil. Combien de temps est-il prévu entre la mise à disposition (GO-Live) du contenu e-Learning, la gestion administrative de la formation et la gestion de compétence ? Réponse 1: Le délai estimé pour la mise en place des 3 volets de fonctionnalités est de 9 mois en tout (environ 3 mois par fonctionnalité). Vraag 2: Deel B: technische voorschriften – 1. Algemeen kader – 1.1. Context – Detail van de verwachte functionaliteiten – Transversale functionaliteiten - pagina 28 : “Het moet mogelijk zijn om voor de standaard gebruikersprofielen (medewerker, hiërarchische meerdere) de rechten en de functies in bulk te laden. Deze informatie moet dagelijks bijgewerkt worden.” Vanuit welke applicatie(s) zal de import voorzien worden? Enkel vanuit “Personeel van de FOD Financiën” of tevens vanuit andere applicaties? Pag. 1
Antwoord 2: Het aanmaken / het bijwerken van de gegevens van de personeelsleden gebeurt op basis van een bestand (van het type .csv), aangemaakt vanuit de Personeelsdatabase van de FOD Financiën (DBPers). Een dergelijk bestand wordt dagelijks aangemaakt. Question 2: Partie B : Prescriptions techniques – 1. Cadre général – 1.1. Contexte – Détail des fonctionnalités attendues – page 26 : « il doit être possible pour les profils courants d'utilisateurs (collaborateur, supérieur hiérarchique) de charger en bloc les droits et les fonctions (et de ne pas les introduire individuellement par utilisateur). Cette information doit être traitée tous les jours. » De quelle(s) application(s) sera prévue l’importation de fichiers ? Seulement de l’application « Personnel du SPF Finances » ou également d’autres applications ? Réponse 2: La création / mise à jour des comptes des agents se fait sur base d'un fichier (de type .csv) généré au départ de la base de données du Personnel du SPF Finances (DBPers). Cet extrait est livré quotidiennement. Vraag 3: Functionaliteitenrooster – Functionaliteiten gekoppeld aan de terbeschikkingstelling van e-Learning inhoud - pagina 60 : “Animatie van de groepen cursisten via sociale media (chat, forum, blog, wiki, RSS flux, …)”. Kan er meer specifiek toegelicht worden wat u hiervan verwacht en vanuit welke rol(len) ? Antwoord 3: Het idee is het “package” sociale media-tools, dat ter beschikking van een cursist wordt gesteld, te “personaliseren”. Bijvoorbeeld: - een cursist dient een aanvraag in voor deelname aan een klassieke opleiding de goedkeuring van deze aanvraag en zijn inschrijving in een opleidingssessie openen voor hem automatisch de toegang tot een forum (privé), specifiek voor deze opleiding; - personeelsleden met een gemeenschappelijk kenmerk (bijvoorbeeld de nieuw aangeworvenen van de Administratie Douane en Accijnzen) worden ingedeeld in een community voor cursisten Zij krijgen daarvoor toegang tot een specifiek “package” (wiki, blog, enz.). De sociale media-tools zullen door alle personeelsleden kunnen worden gebruikt door middel van hun basisprofiel. Het spreekt echter vanzelf dat bepaalde functionaliteiten van deze tools gereserveerd zullen worden voor specifieke profielen die over meer rechten beschikken: - een gebruiker met een basisprofiel zal geen bijdragen kunnen wissen op een forum als hij deze bijdragen niet zelf heeft aangemaakt; een coach/Moderator zal dit wel kunnen; Pag. 2
- de inschrijving voor een “privé” Wiki zal alleen mogelijk zijn via een beheerder. Question 3: Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités liées à la diffusion de contenus e-learning – page 57 « Animation des groupes d'apprenants via des outils de médias sociaux (chat, forum, blog, wiki, flux RSS, …) » Pourriez-vous expliquer de manière plus spécifique ce qui est attendu ici, et issu de quel(s) rôle(s) ? Réponse 3: L'idée est de pouvoir "personnaliser" le package d'outils « médias sociaux » mis à la disposition d'un apprenant. Exemples : - un apprenant qui a introduit une demande de participation à un cours présentiel l'acceptation de cette demande et son inscription dans une session de cours lui ouvrira automatiquement l'accès au forum (privé) spécifique à ce cours; - les agents présentant une caractéristique commune (par exemple les nouvelles recrues de l'Administration des Douanes et Accises) seront versés dans une Communauté d'apprenants ils ont accès à un "package" spécifique (wiki, blog, …) Si les outils "Social Media" seront utilisables pour tous les agents au départ du profil de base, il va de soi que certaines fonctionnalités de ces outils resteront réservées à des profils spécifiques disposant de plus de droits : - un utilisateur avec un profil "de base" ne pourra pas supprimer les contributions sur un forum s'il ne les a pas lui-même écrites, alors qu'un Coach / Modérateur pourra le faire ; - l'inscription à des Wiki "privé" ne pourra se faire qu'en passant par un gestionnaire.
Vraag 4 : Functionaliteitenrooster – Functionaliteiten verbonden met het competentiebeheer – pagina 63. Kan u nader omschrijven – méér details beschikbaar stellen – van de procesflow die u via software ondersteund wenst te zien? Meer specifiek gericht op de rol van ‘leidinggevende’ en de rol van ‘medewerker’? Antwoord 4: Deze 2 thematieken zijn nog nooit op geïnformatiseerde wijze op punt gesteld door de teams van de FOD Financiën. Wij hebben dus nog geen echte ervaring in deze materie. Bijgevolg zouden – althans in eerste instantie – basisprocessen moeten volstaan. a) Voor het beheer van het opleidingsplan: het is de bedoeling om de voorziene behoeften (geheel of gedeeltelijk) in te voeren in de tool, vervolgens de sessies te beheren die daar betrekking op hebben, zodat wij – naarmate de sessies gerealiseerd worden – beschikken over een indicator voor de verhouding van wat voorzien was en wat gerealiseerd is. b) Voor het beheer van de competenties: de tool moet het mogelijk maken een inventaris op te stellen van de competenties van het personeel van de FOD Financiën en de potentiële kandidaten voor bepaalde functies te identificeren. De tool moet verder ook een bijdrage leveren tot het aanvullen van de persoonlijke ontwikkelingsplannen via suggesties voor opleidingen. Pag. 3
Op dit ogenblik beschikken wij niet over individuele competentieprofielen van onze medewerkers. Aangezien wij geen ervaring hebben in deze materie, zullen wij onze aanpak bepalen met de hulp van de dienstverlener en op basis van diens raadgevingen. Wij overwegen als volgt tewerk te gaan: op basis van hun functie zullen de medewerkers automatisch een competentieprofiel krijgen. De valorisatie van deze competenties zal worden afgewogen ten opzichte van het verwachte niveau. Deze valorisatie kan echter nadien nog gewijzigd worden, op basis van beoordelingen door verschillende partijen (waaronder de hiërarchische meerdere, eventueel met validatie van zijn voorstel tot aanpassing door een HR-Adviseur). De medewerkers zullen ook de mogelijkheid hebben zelf competenties toe te voegen (deze zullen het voorwerp zijn van verschillende validatieflows). Een interface met Crescendo wordt niet voorzien in de nabije toekomst. Question 4: Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités liées à la gestion de compétence – page 60. Pourriez-vous décrire plus précisément – détailler plus avant – le procesflow que vous souhaitez voir soutenu via software, plus spécifiquement sur le rôle de « dirigeant » et le rôle de « collaborateur » ? Réponse 4: Ces 2 thématiques n'ont encore jamais été mises en œuvre de manière informatisée par les équipes du SPF Finances. Nous n'avons donc pas encore d'expérience particulière en la matière, des processus de base devraient donc nous suffire au moins dans un premier temps. a) Pour la gestion du plan de formation : notre idée serait de saisir (en tout ou en partie) les besoins prévisionnels dans le Logiciel, puis de gérer les sessions y afférentes, afin de pouvoir disposer au fur et à mesure de leur réalisation d'un indicateur de la proportion entre le prévisionnel et le réalisé. b) Pour la gestion des compétences : la solution doit permettre de dresser l'inventaire des compétences du personnel du SPF et d'identifier des candidats potentiels pour des fonctions déterminées. Elle doit également contribuer à alimenter les plans individuels de développement via des suggestions de formation. Nous ne disposons pas pour l'instant des profils individuels de compétences de nos collaborateurs. Vu l'absence d'historique en la matière, nous définirons notre approche avec l'aide de l'adjudicataire et sur base de ses conseils. Nous envisageons de procéder comme suit : selon la fonction qui est la leur, les collaborateurs recevront automatiquement un profil donné de compétences. La valorisation de ces compétences sera par défaut mise à l'équivalent avec le niveau attendu. Cette valorisation pourra toutefois être modifiée par la suite, sur base des appréciations de différents intervenants (dont le chef hiérarchique, éventuellement avec validation de sa proposition d'ajustement du niveau par un Conseiller RH).
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Les collaborateurs pourront également ajouter eux-mêmes des compétences supplémentaires (qui seraient soumises à différents flux de validation). Une interface avec Crescendo n'est pas envisagée dans l'immédiat.
E-Charlemagne Vraag 1: Deel B: Technische voorschriften – 1. Algemeen kader – 1.4. Interface met andere applicaties: Kan u preciseren via welke protocollen en bestanden deze interfaces zullen worden gerealiseerd? Antwoord 1: Op dit ogenblik is alleen de integratie met de SSO van de FOD Financiën zeker. De FOD Financiën is momenteel bezig met de gunning van een overheidsopdracht voor een SSOsysteem (de opdrachtnemer is nog niet bekend). In functie van de voortgang van dit project zijn er, wat betreft de planning van de implementatie van de beheerssoftware, die het voorwerp uitmaakt van onderhavige opdracht, twee mogelijke scenario’s: - er zal een interface nodig zijn met de nieuwe SSO als deze reeds geïmplementeerd zal zijn (prestatie gedekt door de globale forfaitaire prijs). - de nieuwe SSO is nog niet klaar en het tijdsinterval tot aan de Go Live ervan is relatief lang (minimum 2 maanden). In dit geval moet een tijdelijke oplossing overwogen worden, zoals beschreven in punt 1.4.1. van het lastenboek. De oplossing van de opdrachtnemer zal op zijn minst het gebruik van een VPN-tunnel en het lezen van de inhoud van de http headers moeten mogelijk maken om zich met de momenteel door de FOD Financiën gebruikte SSO-tool te kunnen integreren. Zoals aangegeven in het lastenboek, is het creëren van de verschillende interfaces, vermeld in punt 1.4.2. (Toepassingen van derden) op bladzijde 31 op dit ogenblik nog zuiver hypothetisch. Daarom worden nog geen technische details over deze applicaties medegedeeld. Indien de FOD Financiën in de loop van het contract beslist om één van deze interfaces te laten ontwikkelen, dan zullen deze werkzaamheden worden gerealiseerd in het kader van het dienstencontract vermeld in de prijstabel op pagina 50 en 51 van het lastenboek. De functionele beschrijving, de technische gegevens, de definitie van de uitwisselingsformaten, enz. zullen in dat geval aan de dienstverlener worden meegedeeld, zodat hij het vereiste aantal dagen ontwikkeling kan inschatten. Als de FOD Financiën zijn akkoord geeft voor het voorgestelde aantal dagen ontwikkeling, zal de bestelling van de ontwikkeling in kwestie bevestigd worden.
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Question 1:
Partie B : Prescriptions techniques 1.Cadre général à 1.4 Interface avec d’autres applications Pourriez-vous préciser via quels protocoles et fichiers ces interfaçages seront-ils effectués ? Réponse 1: A ce jour, seule l'intégration avec le SSO du SPF Finances est certaine. Le SPF Finances est actuellement en phase d'attribution d'un marché public pour un système SSO (adjudicataire non encore connu). Selon l'avancement de ce projet par rapport au planning de mise en place du logiciel de gestion objet du présent marché, deux cas de figure sont envisageables : - il faudra s'interfacer avec le nouvel SSO s’il est déjà en place (prestation couverte par le prix global forfaitaire); - s'il n'est pas en place et que le laps de temps restant avant son Go Live est relativement long (au minimum 2 mois), une solution temporaire pourrait être envisagée, comme décrite dans le Cahier des charges au point 1.4.1 La solution de l'adjudicataire devra au minimum permettre l'utilisation d'un tunnel VPN et la lecture du contenu des headers HTTP afin de s'intégrer avec l'outil SSO utilisé actuellement par le SPF Finances Comme indiqué dans le cahier des charges, les différents interfaçages mentionnés au point 1.4.2 (Applications tierces) en page 29 (p 31 version Nl) sont pour l'instant purement hypothétiques. Dès lors, il ne sera pas donné plus de détails techniques sur ces applications. Si pendant le cours du contrat, le SPF Finances décidait de mettre en œuvre une interface d'échange, ces opérations seraient réalisées dans le cadre du contrat de services décrit au poste "Prix" en pages 48 - 50 du présent cahier des charges. Le descriptif fonctionnel, les données techniques, la définition des formats d'échange etc … seraient alors communiqués au prestataire de services pour qu'il évalue le nombre de jours de développement nécessaires. S'il marque son accord avec cette évaluation, le SPF Finances confirmera la commande du développement en question.
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FERN Vraag 1: Artikel 15.5. vermeldt : « hosting, onderhoud, SLA monitoring, helpdesk : in de lokalen van de dienstverlener.” Kan “hosting, onderhoud, SLA monitoring, helpdesk” ook in lokalen van een onderaannemer die wij in het begin hebben aangeduid? Antwoord 1: De bedoeling van punt 15.5. is dat de diensten niet kunnen en niet moeten worden uitgevoerd in de lokalen van de FOD Financiën. De diensten kunnen dus ook worden uitgevoerd bij een onderaannemer. De inschrijver moet dan wel in zijn offerte vermelden om welke onderaannemer het gaat. Zie bijvoorbeeld Deel B, punt 1.1. Context (“Deze geïntegreerde applicatie zal door de leverancier van de tool worden gehost (of door de onderaannemer die hij met het oog hierop heeft gekozen en die door de FOD Financiën zal aanvaard zijn)”).
Question 1: L’article 15.5 précise que « hébergement, maintenance, monitoring SLA et helpdesk doivent se faire dans les locaux du prestataire de services ». Peut-on également faire « hébergement, maintenance, monitoring SLA et helpdesk » dans les locaux d’un sous-traitant que nous aurions déclaré au départ ? Réponse 1 : L'intention derrière le point 15.5 est de spécifier que ces services ne peuvent et ne doivent être exécutés dans les locaux du SPF Finances. Ces services peuvent donc être exécutés chez un sous-traitant (moyennant respect de l'obligation de renseigner le sous-traitant dans l'offre). Voyez par exemple en partie B, 1.1 Contexte ("Cette application intégrée sera hébergée par le fournisseur de la solution (ou par le sous-traitant qu'il aura choisi à cet effet et qui aura été accepté par le SPF Finances)"). Vraag 2: Artikel 1.4.: SSO, wij moeten in onze prijsofferte een link met de SSO opnemen? Mogen wij weten welke SSO gebruikt wordt? Antwoord 2: Zie vraag 1 E-Charlemagne.
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Question 2: Article 1.4 : SSO, doit-on intégrer dans notre offre le prix d’un lien SSO, peut-on savoir quel SSO est utilisé ? Réponse 2 : Cfr. question 1 E-Charlemagne. Vraag 3: Er wordt on line help gevraagd in 3 talen. Is het mogelijk online help te voorzien in het Frans en het Engels voor het beheer en in het Frans, Nederlands, Duits en Engels voor de cursisten? Antwoord 3: De online help, beschikbaar in de tool in de taal van de gebruiker, heeft betrekking op de basisprofielen (ambtenaar, hiërarchische meerdere). Voor de specifieke profielen ‘Administrator”, “Beheerder” en “Verantwoordelijke reporting”) moeten gebruikershandleidingen (op papier) ter beschikking worden gesteld in het Nederlands en in het Frans. Zie Lastenboek, deel B, punt 1.8.2. “Opleiding van de gebruikers”. Question 3: Il est demandé d’avoir une aide en ligne en 3 langues. Peut-on prévoir l’aide en ligne pour l’administration en français et anglais et prévoir l’aide en ligne apprenant en français, néerlandais, allemand et anglais ? Réponse 3 : L'aide en ligne disponible dans le Logiciel dans la langue de l'utilisateur vise les profils de base (agent, chef hiérarchique). Pour les profils spécifiques ("Administrateur", "Gestionnaire" et "Responsable du reporting"), des manuels Utilisateurs (en support papier) seront mis à disposition en français et en néerlandais. Voir le cahier de charges, partie B, point 1.8.2 "Formation des utilisateurs".
Vraag 4 : Welke tool wordt er gebruikt voor de connector virtuele klas ? Antwoord 4 : De Academie gebruikt momenteel Cisco Webex Meeting Center, maar de mogelijkheid bestaat dat in de loop van het contract voor de beheerssoftware een andere tool zal gebruikt worden. Het is dus niet noodzakelijk dat de inschrijver een alternatief hiervoor ter beschikking stelt (maar de beheerssoftware mag uiteraard zijn eigen tool voor het beheer van virtuele klassen omvatten).
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Question 4 : Quel est l’outil utilisé pour le connecteur de classe virtuelle ? Réponse 4 : L’Académie utilise pour l'instant la solution Cisco Webex Meeting Center, mais l'outil est susceptible de changer pendant le cours du contrat pour le Logiciel de gestion. La mise à disposition d'une solution tierce par le soumissionnaire n'est donc pas nécessaire (mais le Logiciel peut évidemment intégrer son propre outil de gestion de classe virtuelle).
Vraag 5 : In het functionaliteitenrooster zijn er veel functionaliteiten met een prioriteit M of B. Aangezien het niet zeker is of deze laatste functionaliteiten zullen weerhouden worden, vragen wij of het mogelijk is de prijstabel te wijzigen en er een totale prijs te vermelden met alle vereiste functionaliteiten en de functionaliteiten met prioriteiten M of B? En sommige functionaliteiten met prioriteit M of B apart vermelden als opties? Antwoord 5 : Er zal een erratum met een nieuwe prijstabel gepubliceerd worden. Hierin zal onderscheid gemaakt worden tussen de vereiste functionaliteiten enerzijds en de functionaliteiten met prioriteit M of B anderzijds. Question 5 : Dans la grille des fonctionnalités, il y a beaucoup de fonctionnalités avec une priorité M ou B. Etant donné que nous ne sommes pas certains que ces fonctionnalités soient retenues pourrait-on être autorisé à modifier le tableau des prix pour y mettre un prix total comprenant toutes les fonctionnalités exigées et des fonctionnalités avec priorité M ou B ? Et ajouter séparément certaines fonctionnalités avec priorité M ou B comme des options ? Réponse 5 : Nous allons publier un erratum avec un nouveau tableau des prix. La différence y sera faite entre les fonctionnalités exigées d’une part, et les fonctionnalités avec priorité M ou B d’autre part. Vraag 6 : Voor het gedeelte « Beheer opleidingsplan » en het gedeelte « Competentiebeheer », zou U kunnen uitleggen hoe U het proces ziet en de gewenste functionaliteiten kunnen beschrijven? Meer in het bijzonder, waar situeren de personeelsleden zich in het referentiesysteem voor de competenties (per gesprek? Zo ja, is er dan een interface met Crescendo nodig?) Antwoord 6 : Deze 2 thematieken zijn nog nooit op geïnformatiseerde wijze op punt gesteld door de teams van de FOD Financiën. Wij hebben dus nog geen echte ervaring in deze materie. Bijgevolg zouden – althans in eerste instantie – basisprocessen moeten volstaan.
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a) Voor het beheer van het opleidingsplan: het is de bedoeling om de voorziene behoeften (geheel of gedeeltelijk) in te voeren in de tool, vervolgens de sessies te beheren die daar betrekking op hebben, zodat wij – naarmate de sessies gerealiseerd worden – beschikken over een indicator voor de verhouding van wat voorzien was en wat gerealiseerd is. b) Voor het beheer van de competenties: de tool moet het mogelijk maken een inventaris op te stellen van de competenties van het personeel van de FOD Financiën en de potentiële kandidaten voor bepaalde functies te identificeren. De tool moet verder ook een bijdrage leveren tot het aanvullen van de persoonlijke ontwikkelingsplannen via suggesties voor opleidingen. Op dit ogenblik beschikken wij niet over individuele competentieprofielen van onze medewerkers. Aangezien wij geen ervaring hebben in deze materie, zullen wij onze aanpak bepalen met de hulp van de dienstverlener en op basis van diens raadgevingen. Wij overwegen als volgt tewerk te gaan: op basis van hun functie zullen de medewerkers automatisch een competentieprofiel krijgen. De valorisatie van deze competenties zal worden afgewogen ten opzichte van het verwachte niveau. Deze valorisatie kan echter nadien nog gewijzigd worden, op basis van beoordelingen door verschillende partijen (waaronder de hiërarchische meerdere, eventueel met validatie van zijn voorstel tot aanpassing door een HR-Adviseur). De medewerkers zullen ook de mogelijkheid hebben zelf competenties toe te voegen (deze zullen het voorwerp zijn van verschillende validatieflows). Een interface met Crescendo wordt niet voorzien in de nabije toekomst. Question 6 : Pour la partie « Gestion du plan de formation » et la partie « Gestion des compétences », pourriezvous expliquer comment vous voyez le processus et décrire le périmètre des fonctionnalités attendues ? Plus particulièrement, comment sont positionnés les individus sur le référentiel de compétence (par entretien ? Si oui l’interface Crescendo est -elle nécessaire ?) Réponse 6 : Ces 2 thématiques n'ont encore jamais été mises en œuvre de manière informatisée par les équipes du SPF Finances. Nous n'avons donc pas encore d'expérience particulière en la matière, des processus de base devraient donc nous suffire au moins dans un premier temps. a) Pour la gestion du plan de formation : notre idée serait de saisir (en tout ou en partie) les besoins prévisionnels dans le Logiciel, puis de gérer les sessions y afférentes, afin de pouvoir disposer au fur et à mesure de leur réalisation d'un indicateur de la proportion entre le prévisionnel et le réalisé. b) Pour la gestion des compétences : la solution doit permettre de dresser l'inventaire des compétences du personnel du SPF et d'identifier des candidats potentiels pour des fonctions déterminées. Elle doit également contribuer à alimenter les plans individuels de développement via des suggestions de formation.
Nous ne disposons pas pour l'instant des profils individuels de compétences de nos collaborateurs. Vu l'absence d'historique en la matière, nous définirons notre approche avec l'aide de l'adjudicataire et sur base de ses conseils. Pag. 10
Nous envisageons de procéder comme suit : selon la fonction qui est la leur, les collaborateurs recevront automatiquement un profil donné de compétences. La valorisation de ces compétences sera par défaut mise à l'équivalent avec le niveau attendu. Cette valorisation pourra toutefois être modifiée par la suite, sur base des appréciations de différents intervenants (dont le chef hiérarchique, éventuellement avec validation de sa proposition d'ajustement du niveau par un Conseiller RH). Les collaborateurs pourront également ajouter eux-mêmes des compétences supplémentaires (qui seraient soumises à différents flux de validation). Une interface avec Crescendo n'est pas envisagée dans l'immédiat.
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Vision Vraag 1 : Pagina 54, Functionaliteitenrooster,Transversale functionaliteiten. Kunt u beschrijven welke IAM software bij FOD financiën gebruikt wordt? Antwoord 1 : Zie vraag 1 E-Charlemagne. Question 1 : Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités transversales – page 52 : Pourriez-vous décrire quel software IAM est utilisé au sein du SPF Finances ? Réponse 1 : Cfr. question 1 E-Charlemagne. Vraag 2 : Pagina 55, Functionaliteitenrooster,Transversale functionaliteiten. Hoe stellen jullie deze integratie voorop? Is dit een file transfer op dagelijkse basis, een synchrone communicatie via webservices, … ? Antwoord 2: Zie vraag 1 E-Charlemagne. Question 2: Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités transversales – page 53 : Comment posez-vous comme principe cette intégration ? S’agit-il d’un transfert de fichier sur base journalière, d’une communication synchronisée via services web, … ? Réponse 2: Cfr. question 1 E-Charlemagne. Vraag 3: Pagina 55, Functionaliteitenrooster,Transversale functionaliteiten. In jullie lastenboek stellen jullie IE9 en Firefox voorop. Hoe gaan jullie omgaan met het feit dat Microsoft zijn support voor IE9 stopzet (op 12/01/2016)? Wordt een alternatieve of nieuwere browser- versie overwogen om deze IE9 versie te vervangen? Pag. 12
Antwoord 3 : In 2016 zullen alle PC’s beschikken over IE11. Question 3 : Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités transversales – page 53. Vous posez comme principe dans votre cahier des charges l’utilisation d’IE9 et Firefox. Comment allezvous gérer l’arrêt du support de Microsoft (au 12/01/2016) ? Avez-vous envisagé l’utilisation d’un browser alternatif ou plus récent pour remplacer IE9 ? Réponse 3 : En 2016 tous les PC seront équipés d’IE11. Vraag 4 : Pagina 55, Functionaliteitenrooster,Transversale functionaliteiten. Tot op welk niveau willen jullie omgevingen segmenteren? Catalogus, beheer van gebruikers, rapportering, … ? Moet er een “chinese wall” voorzien worden tussen deze segmenten? Over hoeveel segmenten zou dit gaan? Liggen deze segmenten vast of moet dit configureerbaar zijn? Antwoord 4 : Het idee is bepaalde gebruikersgroepen te kunnen « afzonderen » op het portaal, om toegang te krijgen tot populaties die niet worden beheerd in de personeelsdatabase van de FOD Financiën en voor wie een bijzonder regime geldt (ambtenaren gedetacheerd in een andere FOD, medewerkers die voor langere duur ter beschikking van de FOD Financiën worden gesteld, …). Het is niet zeker dat van deze functionaliteit gebruik zal worden gemaakt. Als dit toch het geval zou zijn, zal het aantal “universums” beperkt zijn ( a priori tussen 2 en 5). In functie van de specifieke groep waartoe zij behoren, zouden de gebruikers dan toegang hebben tot een specifieke opleidingscatalogus. De beheerders kunnen toegang hebben tot één enkel “universum” of toegang hebben tot alle “universums”. De reporting kan gebeuren per “universum” of voor verschillende “universums” tegelijk. Bepaalde geautomatiseerde processen moeten parametreerbaar zijn in functie van het “universum” (validatieflow, inhoud van de briefwisseling, …). Question 4 : Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités transversales – page 53:
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Jusqu’à quel niveau voulez-vous segmenter vos environnements : catalogue, gestion des utilisateurs, rapportage,… ? Faut-il prévoir un « chinese wall » entre ses segments ? De combien de segments s’agit-il ? Ces segments sont-ils fixes, ou doivent-ils être configurés ? Réponse 4 : L'idée est de pouvoir "cloisonner" des groupes d'utilisateurs sur le portail, afin de permettre l'accès à des populations non gérées dans la base de données du personnel du SPF Finances et sous régime particulier (agents détachés dans d'autres SPF, collaborateurs mis à disposition du SPF Finances pour une longue durée, …). Cette fonctionnalité ne sera pas obligatoirement mise en œuvre, si c'était le cas le nombre "d'univers" serait limité (a priori entre 2 et 5). Selon leur appartenance à un groupe spécifique, les utilisateurs auraient accès à un catalogue de formations dédié. Les gestionnaires pourraient également être cantonnés à un seul "univers" ou avoir des accès dans tous. Le reporting pourrait être extrait par univers ou pour plusieurs univers à la fois. Certains processus automatisés seront paramétrables en fonction de l'univers (flow de validation, contenu des courriers, …).
Vraag 5 : Pagina 56, Functionaliteitenrooster,Transversale functionaliteiten. Moet dit geïntegreerd worden met bestaande platformen bij FOD FIN, of zal deze informatie enkel binnen dit platform beheerd worden? Antwoord 5 : Voor het personeel en het organigram: deze referentiesystemen worden automatisch aangemaakt en bijgewerkt door middel van .csv-bestanden die dagelijks worden geïntegreerd in de toepassing. Voor de opleiders: er kan een fiche worden aangemaakt in de toepassing (voor een externe opleider) of er kan een fiche worden gecreëerd via het referentiesysteem “Personeel” (voor een interne opleider). De lokalen worden gecreëerd en aangemaakt in de toepassing. Question 5 : Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités transversales – page 54 : Cela doit-il être intégré à des plates-formes existantes au SPF Finances, ou s’agit-il d’information qui doit seulement être gérée au sein de cette plate-forme ?
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Réponse 5 : Pour le Personnel et l'Organigramme : ces référentiels seront automatiquement créés et mis à jour via des fichiers .csv importés quotidiennement dans le logiciel. Les formateurs : une fiche peut être créée dans le logiciel (formateur externe) ou être disponible au départ du Référentiel "Personnel" (formateur interne). Les locaux seront créés et gérés dans le logiciel. Vraag 6 : Pagina 57, Functionaliteitenrooster,Transversale functionaliteiten. Kunnen jullie verder verduidelijken welke informatie allemaal moet worden opgeslagen? Gaat dit bijvoorbeeld puur over de status van een cursus (voltooid/afgewerkt) of eerder in detail (deze student was op die dag in dat lokaal op die locatie voor opleiding X aanwezig)? Antwoord 6 : Het is de bedoeling de opleidingshistoriek van alle ambtenaren te recupereren; deze bevindt zich in de applicatie voor het beheer van opleidingen die momenteel gebruikt wordt door de FOD Financiën (1 enkele “bron” applicatie). Deze bevat 2 soorten data: - de gegevens van vóór 2008 (die in deze applicatie zijn geïmporteerd); - de gegevens vanaf 2008 (rechtstreeks in deze applicatie ingevoerd). Het doelpubliek bestaat uit ongeveer 24.000 personeelsleden, voor hun volledige loopbaan bij de FOD Financiën. Het gaat dus over meerdere honderdduizenden lijnen (maximaal 500 Mb). De te importeren data zijn van het volgende type: benaming van de cursus, code van de cursus, nummer van de sessie, voorziene aantal dagen/uren, gevolgd aantal dagen/uren, begin – en einddatum van de opleiding, status van de opleiding, enz. Maar bijvoorbeeld geen plaatsaanduiding/lokaal, en ook geen detailinformatie over de tijdstippen van afwezigheid. Question 6 : Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités transversales – page 54 : Pourriez-vous préciser l’information qui doit être stockée ? Par exemple, s’agit-il simplement du statut d’un cours (achevé/effectué) ou de plus de détails (cet apprenant était présent tel jour dans tel local à tel lieu pour suivre la formation X) ? Réponse 6 : Il s'agit de récupérer l'historique des formations des agents, tel qu'il figure dans l'application de gestion utilisée actuellement par le SPF Finances (une seule application "source"). Cette application intègre 2 types de données : - les données antérieures à 2008 (qui ont été réintégrées dans cette application) Pag. 15
- les données à partir de 2008 (gérées en natif dans l'application) Le public visé est d'environ 24.000 agents, pour l'ensemble de leur carrière au SPF Finances. Donc il s'agit de plusieurs centaines de milliers de lignes (pour un "poids" non mesuré mais qui ne devrait pas dépasser 500 Mb). Les informations à réintégrer sont du type : intitulé du cours, code du cours, numéro de session, nombre de jours / heures prévus, nombre de jours / heures suivis, date de début et de fin de la formation, statut de la formation, etc … mais pas d'indication du lieu / local ni de précision sur les dates précises des absences.
Vraag 7 : Pagina 58, Functionaliteitenrooster,Functionaliteiten verbonden met het opleidingsbeheer. Welke elementen moeten per opleiding kunnen worden geëxporteerd? In welk formaat? Antwoord 7 : Idealiter zouden alle elementen van een opleidingsfiche moeten kunnen worden geëxporteerd. Indien dit niet mogelijk is: zoveel mogelijk elementen. Dit exporteren moet mogelijk zijn in een formaat dat toelaat deze gegevens op te laden in een andere toepassing voor het beheer van opleidingen (gebruikelijke formaten: .csv, .txt, …). Question 7 : Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités liées à la gestion de la formation – page 56 : Quels éléments doivent-ils pouvoir être exportés ? Sous quel format ? Réponse 7 : Idéalement, tous les éléments d'une fiche Formation doivent pouvoir être exportés, sinon le plus possible d'éléments. Cette exportation doit être possible dans un format qui permette la réintégration de ces données dans un autre logiciel de gestion de la formation (formats habituels = .csv, .txt, …). Vraag 8 : Pagina 60, Functionaliteiten gekoppeld aan de terbeschikkingstelling van e-Learning inhoud. Wat wordt hier precies bedoeld met compatibiliteit? Is het voldoende compatibel te zijn met een bepaalde standaard zonder 100% van deze standaard te ondersteunen? Antwoord 8 : De FOD Financiën verwacht van de beheerssoftware dat deze genormeerde inhoud (SCORM 1.2, enz.) kan integreren en de correcte uitvoering ervan kan garanderen, waarbij de norm, gevolgd bij het Pag. 16
creëren van deze inhoud, gerespecteerd wordt (conforme werking van de module, de gegevens afgeleverd door de module worden correct doorgegeven aan de beheerssoftware). Question 8 : Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités liées à la diffusion de contenus e-learning – page 57 : Qu’entendez-vous précisément ici par compatibilité ? Est-il suffisant d’être compatible avec un standard donné, sans soutenir 100% de ce standard ? Réponse 8 : Le SPF Finances attend du Logiciel de gestion qu'il puisse intégrer des contenus normés (SCORM 1.2, etc …) et en assurer l'exécution correcte dans le respect de la norme suivie lors de la création de ce contenu (fonctionnement conforme du module, remontée correcte vers le Logiciel de Gestion des informations délivrées par le module).
Vraag 9 : Pagina 61, Functionaliteiten gekoppeld aan de terbeschikkingstelling van e-Learning inhoud. Gaat dit enkel over de gevolgen op de lopende opleidingstrajecten of wensen jullie daarnaast ook een doorgedreven versioning van de scorm packages zelf? Antwoord 9 : Wij willen kunnen bepalen of de inproductiestelling van een nieuwe versie van een resource onmiddellijk een impact heeft op alle gebruikers, ingeschreven op deze resource, of alleen die gebruikers die nog geen toegang hebben gehad tot die resource. Question 9 : Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités liées à la diffusion de contenu e-learning – page 58 : S’agit-il seulement des suites des trajets de formation en cours, ou souhaitez-vous en plus de cela une version imposée des scorm packages même ? Réponse 9 : Nous voulons pouvoir déterminer si la mise en production d'une nouvelle version d'une ressource doit impacter immédiatement tous les utilisateurs inscrits sur cette ressource, ou uniquement les utilisateurs qui n'ont pas encore accédé à la ressource.
Vraag 10 : Pagina 61, Functionaliteiten gekoppeld aan de terbeschikkingstelling van e-Learning inhoud. Hebben jullie reeds een bestaande virtuele klas software binnen de FOD FIN of dienen wij een voorstel te doen?
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Antwoord 10 : Zie vraag 4 FERN. Question 10 : Grille des fonctionnalités – Fonctionnalités liées à la diffusion de contenu e-learning – page 58 : Disposez-vous déjà d’un software de gestion des classes virtuelles au sein du SPF Finances, ou devonsnous vous faire une proposition à ce sujet ? Réponse 10 : Cfr. question 4 FERN. Vraag 11 : Vraag omtrent de SLA (pagina 32 en v.). Wordt het LMS beschouwd als een bedrijfskritieke toepassing door FOD FIN? Antwoord 11 : De toepassing in het kader van deze opdracht wordt als niet bedrijfskritisch beschouwd door de FOD Financiën. Korte herstellingstermijnen zijn vanzelfsprekend welkom.
Question 11 : Question concernant le SLA (page 31 et suivantes): Le LMS est-il considéré comme une application critique au sein du SPF Finances ? Réponse 11 : L’application, dans le cadre de ce marché public, n’est pas considérée comme critique par le SPF Finances. Des délais de réparation courts sont bien entendu les bienvenus. Vraag 12 : Vraag omtrent de SLA (pagina 32 en v.). Door de band leiden “high availability”,”incident response” en “resolution times” tot hoge kosten. Kunnen jullie duiden welke KPI’s verplicht zijn van na te komen? Antwoord 12 : Alle gedefinieerde KPI’s zijn noodzakelijk voor een goede opvolging van het dossier, aangezien de toepassing extern gehost wordt, en de beschikbaarheid van de toepassing, gezien het groot aantal gebruikers, fundamenteel is.
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Errata KPI tabel NL : KPI 4 PI-Availibility : Per 3 maand KPI 7 PI-Incident-Respons-Time-1 : max 30 min. KPI 7,8,9,10 : boven de drempelwaarde KPI 11 : PI-Incident-Resolution-time-1 : 4 uur Question 12 : Question concernant le SLA (page 31 et suivantes) : « High availability », « incident response » et « resolution times » conduisent à des frais élevés. Pouvez-vous indiquer quels KPI doivent être obligatoirement respectés ? Réponse 12 : Tous les KPI définis sont nécessaires à un bon suivi du dossier, vu que l’application est hébergée de manière externe, et la disponibilité de l’application est fondamentale, étant donné le grand nombre d’utilisateurs. Errata KPI tabel FR : KPI 4 IP-Disponibilité : Par 3 mois KPI 7 IP-Incident-Temps de réponse-1 : max 30 min. KPI 7,8,9,10 : au-dessus la valeur seuil KPI 11 : IP-Temps de résolution-1 : 4 heures Vraag 13 : Vraag omtrent de SLA (pagina 32 en v.). De huidige SLA- vereisten leggen de aansprakelijkheid bij de leverancier. Wat is het gevolg indien er een incident wordt gerapporteerd dat veroorzaakt wordt door een 3de partij (bijvoorbeeld update van IAM omgeving die leidt tot de onbeschikbaarheid van het platform voor alle gebruikers)? Antwoord 13 : Het bestek is klaar en duidelijk. Onder paragraaf 1.7.6.2. PI–Availability van het bestek, staat expliciet vermeld dat de onbeschikbaarheden die niet te wijten zijn aan de dienstverlener (na onderzoek en overleg) niet in rekening worden gebracht. Question 13 : Question concernant le SLA (page 31 et suivantes):
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Les exigences actuelles du SLA laissent la responsabilité au fournisseur de service. Qu’en est-il en cas d’incident causé par un tiers (par exemple la mise à jour d’un environnement IAM qui cause une indisponibilité de la plate-forme pour tous les utilisateurs) ? Réponse 13 : Le cahier des charges est clair et explicite. Sous le paragraphe 1.7.6.2. PI-Availability du cahier des charges, il est explicitement disposé que les indisponibilités qui ne peuvent être imputées au fournisseur de service (après enquête et concertation) ne seront pas prises en compte. Vraag 14 : Vraag omtrent de SLA (pagina 32 en v.). Het lastenboek verklaart “Het maximaal gecumuleerde boetebedrag voor 1 jaar bedraagt 15 % van de jaarlijkse projectkost. Het basisbedrag voor de berekening van de boetes blijft van toepassing gedurende de volledige duur van het contract”. Hoe wordt het basisbedrag berekend? Wordt hierbij ook de implementatiekost bij opgeteld? Antwoord 14 : De éénmalige implementatiekost wordt niet meegerekend voor het maximaal gecumuleerde boetebedrag. De boetes voor de SLA gaan in bij de voorlopige oplevering en inproductiestelling van de toepassing en blijven geldig gedurende de volledige periode van het project. Het basisbedrag wordt als volgt berekend per jaar op basis van volgende kosten ( zie prijstabel) : · Projectbeheer : Jaarlijks forfaitair bedrag. · Hosting (voor 800 gelijktijdige toegangen) : Jaarlijks forfaitair bedrag. · Evolutief, correctief en adaptatief onderhoud : Jaarlijks forfaitair bedrag. · Gebruik van licenties : Jaarlijkse kostprijs. Question 14 : Question concernant le SLA (page 31 et suivantes): Le cahier des charges dispose que : « Le montant maximum d’amende pour 1 an est de 15% du coût annuel du projet. Le montant de base pour le calcul des amendes reste d’application pendant la durée totale du contrat ». Comment est calculé le montant de base ? Les coûts d’implémentation sont-ils pris en compte ? Réponse 14 : Les coûts uniques d’implémentation ne sont pas pris en compte pour le montant d’amende cumulé maximum. Les amendes pour le SLA courent de la réception provisoire et de la mise en production de l’application, et restent valables pour la durée totale du projet. Le montant de base sera calculé annuellement comme suit, sur base des coûts suivants (voir tableau de prix) : Pag. 20
- Gestion de projet : montant annuel forfaitaire ; - Hébergement (pour 800 accès simultanés) : montant annuel forfaitaire ; - Entretien évolutif, correctif et adaptatif : montant annuel forfaitaire ; - Utilisation de licences : coût annuel.
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HRMC Vraag 1 : Pagina 31, deel B, punt 1.4. Kan u een architectuur plaatje bezorgen van het applicatie landschap, incl. in welke technologie de applicaties zijn? Antwoord 1 : Zie vraag 1 E-Charlemagne. Question 1 : Partie B, point 1.4., page 29, Interface avec d’autres applications : Pourriez-vous fournir une ébauche du paysage de l’application, en ce compris la technologie dans laquelle fonctionnent les applications ? Réponse 1 : Cfr. question 1 E-Charlemagne. Vraag 2 : Pagina 31, deel B, punt 1.4. In de prijstabel werd deze vraag niet opgenomen. Heeft FOD Financiën de voorkeur dat de prijs hiervoor mee wordt opgenomen in de 'Forfaitaire globale prijs' of heeft u de voorkeur dat hiervoor een aparte lijn wordt toegevoegd? Antwoord 2 : Eventuele ontwikkelingen zullen worden gefactureerd op de post “Dienstencontract” van de prijstabel. Zoals vermeld op pagina 13 van het lastenboek, wordt het aantal man-dagen geschat op maximum 10 per jaar. De maximale hoeveelheid is dus 40 man-dagen voor de volledige duur van het contract. De aanbestedende overheid verbindt zich tot het bestellen van minimaal 20 man-dagen voor de volledige duur van het contract (duur van het contract = 4 jaar, vermenigvuldigd met 5). Voor het invullen van de prijstabel dient de inschrijver de berekening van de kostprijs te baseren op de volgende verdeling: 10 man-dagen aan het tarief “Projectleider” en 30 man-dagen aan het tarief “Ontwikkelaar” (met vermelding van de prijs voor 1 dag “Projectleider” en de prijs voor 1 dag “Ontwikkelaar”). Question 2 : Partie B, point 1.4., page 29, Interface avec d’autres applications : La question suivante n’est pas prise en compte dans le tableau des prix. Le SPF Finances préfère-t-il que le prix soit compris dans le « Prix global forfaitaire » », ou préférez-vous qu’une ligne soit ajoutée au prix ? Pag. 22
Réponse 2 : Les développements éventuels seront facturés sur le poste "Contrat de service" du tableau des prix. Comme spécifié en page 13 du cahier des charges (idem version Nl), le nombre de jours-hommes est estimé à maximum 10 par an. La quantité maximum est donc de 40 jours-hommes sur la durée totale du contrat. Le pouvoir adjudicateur s’engage sur une commande ferme de minimum 20 jourshommes pour toute la durée du contrat (durée du contrat = 4 ans, multiplié par 5). Pour compléter le tableau des prix, le soumissionnaire basera son calcul sur la répartition suivante : 10 jours-hommes au tarif "Chef de projet" et 30 jours-hommes au tarif "Développeur" (en spécifiant le prix pour un jour "Chef de projet" et le prix pour un jour "Développeur"). Vraag 3 : Pagina 31, deel B, punt 1.4. Om hiervoor een realistische inschatting te kunnen maken, zou het goed zijn om de relevante functionele en technische documentatie van de betrokken applicaties te ontvangen. Is dit mogelijk? Antwoord 3 : Zie vraag 1 E-Charlemagne. Question 3 : Partie B, point 1.4., page 29, Interface avec d’autres applications : Pour pouvoir faire une estimation réaliste de ce prix, il serait intéressant de disposer de la documentation fonctionnelle et technique des applications concernées. Est-ce possible ? Réponse 3 : Cfr. question 1 E-Charlemagne. Vraag 4 : Pagina 31, deel B, punt 1.4. Kan FOD FIN een gedetailleerde lijst geven omtrent het interfacing aspect: * Per interface met welke technologie/protocol (Batch, SFTP, Webservice, ...) * Per interface de gewenste frequentie * Per interface het gewenste formaat van gegevens aan te leveren (CSV, XML, …) Antwoord 4 : Zie vraag 1 E-Charlemagne. Question 4 : Partie B, point 1.4., page 29, Interface avec d’autres applications : Le SPF Finances peut-il fournir une liste complète concernant l’aspect de l’interfacing : Pag. 23
- par interface, de quelle technologie/protocole s’agit-il (Batch, SFTP, Webservice,…) ; - par interface, la fréquence souhaitée ; - par interface, le format souhaité des donnés à fournir (CSV, XML, …). Réponse 4 : Cfr. question 1 E-Charlemagne. Vraag 5 : Pagina 31, deel B, punt 1.4. Kan FOD FIN meer details geven omtrent de vereisten/technologische voorkeuren & standaarden/... van authenticatie en autorisatie zoals deze vermeld worden met de integratie van SSO en IAM? Antwoord 5 : Zie vraag 1 E-Charlemagne. Question 5 : Partie B, point 1.4., page 29, Interface avec d’autres applications : Le SPF Finances peut-il fournir plus de détails concernant les exigences/préférences technologiques et standards,…, d’authentification et autorisation, comme ceux-ci doivent être mentionnés avec l’intégration de SSO et IAM ? Réponse 5 : Cfr. question 1 E-Charlemagne. Vraag 6: Pagina 28, deel B, punt 1.1. Kan FOD FIN detailleren om: * Hoeveel applicaties het hier gaat? * Hoeveel historiek hiermee gemoeid is (in grootorde van aantal tabellen/rijen)? * Hoeveel de huidige opslagcapaciteit van deze historiek bedraagt? Antwoord 6 : Zie vraag 6 Vision. Question 6 : Partie B, point 1.1., page 25, Contexte : Le SPF Finances peut-il détailler les points suivants : Pag. 24
- de combien d’applications s’agit-il ? - de combien d’historique s’agit-il (en ordre de grandeur de nombre de tableaux ou de lignes) ? -quelle est la capacité actuelle d’augmentation de cet historique ? Réponse 6 : Cfr. question 6 Vision.
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CRONOS Vraag 1 : Deel B, punt 1.2, tweede paragraaf, blz 30: Indien de licenties een jaarlijkse kost vormen, zal de betaling van de facturen na vervallen termijn gebeuren (om de 12 maanden gedurende de duur van het contract). Licenties worden doorgaans op voorhand afgenomen. Wat zijn de gangbare betalingstermijnen voor de diensten die geleverd worden in het kader van dit project? Antwoord 1 : De betalingstermijnen zijn voor alle facturen dezelfde. Zie hiervoor punt A.19. van het lastenboek (p. 26): De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 156 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de correct opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere eventueel vereiste documenten. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De factuur dient te worden opgesteld in euro. Wanneer de licentiekosten jaarlijks moeten worden betaald, zal de factuur na vervallen termijn worden betaald (om de 12 maanden gedurende de duur van het contract). Question 1 : Partie B, point 1.2., second paragraphe, page 28 : si les licences constituent un coût annuel, le paiement des factures aura-t-il lieu à terme échu (tous les 12 mois pendant la durée du contrat) ? Les licences sont le plus souvent acquises d’avance. Quels sont les délais de paiement prévus pour les services fournis dans le cadre de ce projet ? Réponse 1 : Le terme de paiement est le même pour toutes les factures. Voyez à ce sujet le point A.19. du cahier des charges (p. 24) : Le paiement du montant dû au prestataire de services est effectué dans les trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification visé à l'article 156 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la facture correctement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés. Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés. Les factures doivent être libellées en euro.
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Si le coût des licences est annuel, le payement des factures se fera à terme échu (tous les 12 mois pendant la durée du contrat). Vraag 2 : Deel B, punt 1.4, blz 31-32: Er wordt gesproken over de mogelijke integratie met ITMA, Crescendo, VTD Win, My P&O, eID. Waar in de prijsopgave is er de mogelijkheid voorzien om dit op te nemen? Er zijn zeer weinig specificaties over deze ‘mogelijke’ integraties. Kan op voorhand al aangegeven welke integraties een must zijn ? Wat zijn in dat geval de specifieke functionaliteiten en de technische specificaties? Antwoord 2 : Zie vraag 1 E-Charlemagne. Question 2 : Partie B, point 1.4., page 29 : on évoque l’intégration possible avec ITMA, Crescendo, VTD Win, My P&O, eID. Où est-il prévu, dans l’offre de prix, la prise en charge de ces intégrations ? Il y a peu de spécification sur ces intégrations « possibles ». Est-il déjà possible de déterminer quelles seront les applications concernées ? Quelles sont, dans ce cas, les fonctionnalités spécifiques et les spécifications techniques ? Réponse 2 : Cfr question 1 E-Charlemagne. Vraag 3 : Deel B, punt 1.7.2.2., eerste paragraaf, blz 33: Aanvullend op een SLA, dient de inschrijver verplicht een eerste ontwerp van een “Dossier Afspraken en Procedures (DAP)” op te stellen en voor te stellen. Mag dit een Engelstalige versie zijn bij indiening, met indien nodig vertaling naar het Nederlands of Frans bij toekenning? Zowel voor de SLA als voor de DAP? Antwoord 3 : Zowel het SLA als DAP document mogen in het Engels ingediend worden bij de offerte. Eénmaal gegund zal de Administratie de beslissing nemen of deze documenten vertaald dienen te worden. Dit gebeurt op kosten van de dienstverlener. Question 3 : Partie B, point 1.7.2.2., premier paragraphe, page 31 : Complémentairement au SLA, le soumissionnaire doit-il obligatoirement établir et présenter une première version de DAP ? Est-il possible de présenter une version en anglais, avec si nécessaire une traduction en français et en néerlandais, et ce aussi bien pour le SLA que pour le DAP ? Pag. 27
Réponse 3 : Tant le SLA que le DAP peuvent être introduits en anglais dans l’offre. Après l’attribution, l’Administration décidera quel document devra être traduit, aux frais du prestataire de services. Vraag 4 : Deel C, Functionaliteitenrooster, blz 55, voorlaatste rij: De administrators kunnen de identiteit van een andere gebruiker van het platform overnemen (in het deel “Functionaliteitenrooster”). Wat is de achterliggende reden voor deze vraag? Wat beoogt men hiermee? Antwoord 4 : Deze functionaliteit is voornamelijk voorzien voor de ondersteuning (helpdesk) van de gebruikers. Op die manier kunnen onze teams een veronderstelde anomalie in het profiel van een personeelslid direct nakijken. Het komt bijvoorbeeld regelmatig voor dat een personeelslid zich erover beklaagt dat hij/zij een opleiding niet terugvindt in de online catalogus van de opleidingen. Het is echter mogelijk dat voor bepaalde opleidingen aan een aantal voorwaarden moet worden voldaan (behoren tot een welbepaald doelpubliek, een welbepaalde graad hebben, …). Door de identiteit van de gebruiker over te nemen, kan de helpdesk onmiddellijk nagaan of het probleem wordt veroorzaakt door een verkeerde manipulatie van de gebruiker of door het feit dat de gebruiker niet voldoet aan een voorwaarde, nodig voor het volgen van een opleiding. Question 4 : Partie C, Grille des fonctionnalités, page 60, avant-dernière ligne : les administrateurs peuvent endosser l’identité d’un autre utilisateur de la plate-forme (dans la partie « Grille des fonctionnalités »). Quelle est la raison de cette demande ? Qu’a-t-on en vue ici ? Réponse 4 : Cette fonctionnalité est essentiellement prévue pour le Support Utilisateurs, afin de permettre à nos équipes de vérifier directement une anomalie supposée dans le profil d'un agent. Par exemple, il est fréquent que des agents se plaignent de ne pouvoir trouver une formation dans le catalogue en ligne des formations. Or, il se trouve que certaines formations peuvent être soumises à des prérequis (appartenir à un public cible déterminé, avoir tel grade, …). En "endossant" la personnalité du demandeur, notre Helpdesk peut directement vérifier si le problème vient d'une mauvaise manipulation de l'agent ou si c'est lié à un prérequis non rempli dans son chef. Vraag 5 : Bestaat de mogelijkheid om het lastenboek niet in gescande versie maar in een scrollable pdf of een MS Word versie te krijgen? Antwoord 5 : Alleen de bijlagen kunnen in Word-formaat ter beschikking gesteld worden, het lastenboek zelf dus niet. Pag. 28
Question 5 : Est-il possible de disposer du cahier des charges non pas en version scannée, mais en format PDF ou en version MS Word ? Réponse 5 : Les annexes seules sont disponibles sous format Word, le cahier des charges lui-même ne l’est pas.
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Blue Planet Vraag 1 : In het lastenboek voor de opdracht met betrekking tot de software voor het beheer van opleidingen voor de FOD, wordt vermeld dat het totale aantal mandagen voor het gehele project slechts 40 mag bedragen. Is dit ‘all-in’, met andere woorden, hier zit de initiële ontwikkeling ook reeds in? Antwoord 1 : 40 dagen is het maximum voor ontwikkeling van nieuwe interfaces.
Question 1 : Dans le cahier des charges concernant le software de gestion des formations du SPF Finances, il est indiqué que le nombre total de jours/hommes est seulement de 40. S’agit-il d’un nombre « all-in », le développement initial est-il également pris en compte ? Réponse 1 : 40 jours est le délai maximum de développement de nouvelles interfaces.
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