Session d’information du 20 août 2015 – Réponses aux questions posées dans le cadre du marché B&O.2015.0025 Appel d’offres ouvert pour l’organisation en français et en néerlandais de séances de coaching individuel, d’équipe et de groupe et de formations en compétences managériales à destination du personnel du Service Public Fédéral Finances Informatiesessie op 20 augustus 2015 – Antwoorden op de vragen in het kader van de opdracht B&O.2015.0025 Open offerteaanvraag voor de organisatie in het Frans en in het Nederlands van sessies individuele coaching, teamcoaching, groepscoaching en opleidingen in managementcompetenties voor het personeel van de Federale Overheidsdienst Financiën CFIP (Centre pour la formation et l’intervention psychosociologiques) 1) En page 21, relativement au lot 1, vous demandez de compléter un tableau basé sur 3 analyses de cas. Cette demande figure aussi pour les lots 2 et 3. Il nous semble difficile de compléter le tableau, sans en savoir plus sur le contexte et surtout la nature de la difficulté et les représentations mentales du client, outre ce qui relève de la première séance. Si nous voulons « coller » au mieux à la réalité du client, le contenu de chacune des séances est fortement déterminé par ce qu’il amènera à la séance elle-même. En ce sens, il nous semble contraire aux pratiques de coaching, de planifier des contenus et méthodes, sans tenir compte du vécu du client et ce qu’il dévoile en intake. Autrement dit, chaque trajectoire de coaching, pour une même problématique, sera belle et bien différente d’un client à l’autre. Il nous semble donc que cet exercice est très théorique et ne tient pas compte de ce qui se passe dans la relation. Il est donc difficile de dépasser le cadre de généralités qui seraient identiques pour les trois tableaux. Au vu de cette réalité, pourriez-vous préciser ce que vous attendez? R : Dans la pratique, le coach adaptera son approche et sa méthodologie en fonction de ce que révèlera l’intake ainsi que les autres séances. En ce sens, nous demandons donc dans l’offre une réflexion quelque peu théorique et hypothétique. Cependant, vous devez comprendre qu’il nous est difficile d’évaluer la qualité des offres si nous ne pouvons pas nous faire une idée précise et claire des styles d’accompagnement, des méthodes, des techniques et des outils que vous pourriez utiliser lors des différentes étapes du coaching individuel. Nous avons essayé d'être suffisamment précis dans la description des trois exemples repris dans le cahier des charges (p.21). En outre, nous nous attendons à ce que le soumissionnaire ait une expérience suffisante dans ce domaine afin d'évaluer l'attitude possible du coachee et sur cette base, proposer une approche et une méthodologie optimales pour les prochaines étapes dans le coaching individuel. 1) Op pagina 21 vragen jullie met betrekking tot het perceel 1 om de tabel te vervolledigen voor drie voorbeeldgevallen. Die vraag wordt ook gesteld voor de percelen 2 en 3. Het lijkt ons moeilijk om de tabel in te vullen zonder dat we meer weten over de context en vooral over de aard van de moeilijkheid en de mentale toestand van de client. Bovendien weten we ook niet wat gedurende de eerste sessie naar boven komt. Als we zo goed mogelijk aan de realiteit van de clënt willen beantwoorden, wordt de inhoud van elk van die sessies sterk bepaald door wat hij zelf gedurende de
sessie zal aanbrengen. Met het oog daarop lijkt het ons tegenstrijdig met de coachingpraktijken om inhoud en methodes te plannen zonder rekening te houden met wat de cliënt meegemaakt heeft en wat hij gedurende de intake vertelt. Anders gezegd, elk coachingtraject zal voor eenzelfde problematiek anders zijn naargelang de cliënt. We vinden dus dat deze oefening zeer theoretisch is en geen rekening houdt met wat zich binnen de relatie afspeelt. Het is dus moeilijk om verder te gaan dan de algemeenheden die voor de drie tabellen hetzelfde zouden zijn. Daarmee rekening houdend, zouden jullie kunnen preciseren wat jullie precies verwachten? A: In de praktijk zal de coach zijn aanpak en methodologie inderdaad bijsturen op basis van wat de coachee tijdens de intake of de andere sessies aangeeft. In die zin vragen we in de offerte dus inderdaad een enigszins theoretische en hypothetische denkoefening. U moet echter begrijpen dat we de kwaliteit van de offertes moeilijk kunnen evalueren als we ons geen precies en duidelijk beeld kunnen vormen van de begeleidingsstijlen, -methodes, -technieken en -tools die u in elk van de stappen van de individuele coaching zou kunnen inzetten. We hebben getracht om de drie voorbeeldgevallen specifiek genoeg te omschrijven in het lastenboek (p. 21). Bovendien verwachten we dat de inschrijver voldoende ervaring heeft met deze materie om een mogelijke ingesteldheid van de coachee in te schatten en op basis daarvan de meest optimale aanpak en methodologie voor de volgende stappen in de individuele coaching voor te stellen.
2) Pour ces mêmes tableaux, vous évoquez que la séance 3 est individuelle. Nous ne comprenons pas ce que recouvrent ces termes. Les séances 1 et 2 ne le sont-elles pas aussi ? R : Dans le tableau de la p.21 du cahier des charges, nous entendons par ‘séance individuelle’ une séance de coaching entre le coach et son coachee. Les deux premières séances sont en effet individuelles. Comme mentionné p .38 du cahier des charges, le coachee et le coach seront toutefois en mesure de choisir entre une séance individuelle ou une séance de coaching de type ‘accompagnement et mise en pratique sur le terrain’. Le terme ‘individuelle’ a donc été utilisé ici pour différencier ces deux options. 2) Voor diezelfde tabellen vermelden jullie dat sessie 3 individueel is. We begrijpen niet wat die termen juist omvatten. De sessies 1 en 2 zijn toch ook individueel? A: In de tabel op p. 21 van het lastenboek bedoelen we met “individueel” een coachingsessie tussen coach en coachee. De eerste twee sessies zijn inderdaad individueel. Zoals vermeld op p. 38 van het lastenboek zullen de coach en de coachee voor de 3de sessie echter kunnen kiezen tussen een individuele sessie of een coachingsessie met “begeleiding en toepassing op het terrein”. De term “individueel” werd hier dus gebruikt om deze twee opties duidelijk te maken.
3) Pourriez-vous reprendre verbalement le contenu d’un trajet type de coaching individuel. De fait, à la lecture du cahier des charges, nous ne comprenons pas toujours quels acteurs doivent être présents à quelles étapes, essentiellement pour l’intake et la finale. R : Les étapes du coaching individuel (lot 1) sont décrites en détail dans les exigences techniques du cahier des charges (p .38-40). En outre, il est décrit, pour chaque étape qui et quel service est concerné. Au cours de cette séance d'information, nous ne pouvons donc que répéter ce qui avait déjà été détaillé : Contenu
Encadrement
Obligatoire/optionnel
Nombre d’heures
Etape 1
Feedback 360° + entretien
Interne (P&O)
Obligatoire
Enquête: 1 heure + entretien de 1-2 heures
Etape 2
Contact + rapport sur méthodologie
Interne (P&O) + prestataire de services externe
Obligatoire
Délai de 2 semaines
Etape 3
Entretien préparatoire individuel (intake)
Prestataire de services externe
Obligatoire
1 séance de 1 heure
Etape 4
Séances de coaching individuelles
Prestataire de services externe
Dépend de l’entretien préparatoire
Max. 3 séances de 1h30 à 2 heures
Etape 5
Coaching en groupe avec choix entre:
Prestataire de services externe
Dépend de l’entretien préparatoire
1 séance de 1h30 à 2h
Entretien de débriefing avec le coach
Interne (P&O)/ Prestataire de services externe
Obligatoire
1 séance d’1 heure
Entretien de débriefing avec le coachee
Interne (P&O)
Obligatoire
1 séance d’1 heure
- séance d’équipe avec les collaborateurs - séance d’équipe avec le dirigeant et ses collègues Etape 6
Pour répondre plus précisément à votre question, l’intake est, en ce qui nous concerne, une entrevue préliminaire individuelle entre le coach externe et le coachee. La dernière étape consiste en deux debriefing: d'une part, entre le gestionnaire de dossier de l'Académie (P&0) et le coach externe, et d’autre part, entre le gestionnaire de dossier de l'Académie (P&0) et le coachee.
3) Zouden jullie mondeling de inhoud van een individueel coachingtraject kunnen beschrijven? Bij het lezen van het lastenboek begrijpen we namelijk niet altijd welke actoren aanwezig moeten zijn bij welke stap, voornamelijk bij de intake en het afsluiten. A: De stappen in de individuele coaching (perceel 1) worden uitvoerig beschreven in de technische voorschriften van het lastenboek (p. 38-39). Daarbij wordt voor elke stap vermeld wie en welke dienst erbij betrokken wordt. Tijdens deze informatiesessie kunnen we dus alleen maar herhalen wat daar reeds toegelicht werd:
Inhoud
Omkadering
Verplicht/optioneel
Timing
Stap 1
360° feedback + gesprek
Intern (P&O)
Verplicht
Vragenlijst: 1 uur + gesprek van 1-2 uur
Stap 2
Contact + verslag over methodologie
Intern (P&O) + externe dienstverlener
Verplicht
Termijn van 2 weken
Stap 3
Individueel voorbereidend gesprek (intake)
Externe dienstverlener
Verplicht
1 sessie van 1 uur
Stap 4
Individuele coachingsessies
Externe dienstverlener
Hangt af van voorbereidend gesprek
Max. 3 sessies van 1,5 à 2 uur
Stap 5
Groepscoaching met keuze tussen: - teamsessie met de medewerkers - teamsessie met de leidinggevende en zijn collega’s
Externe dienstverlener
Hangt af van voorbereidend gesprek
1 sessie van 1,5 à 2 uur
Debriefing met de coach
Intern (P&O)/ Externe dienstverlener
Verplicht
Debriefing met de gecoachte persoon
Intern (P&O)
Verplicht
Stap 6
1 sessie van 1 uur 1 sessie van 1 uur
Om meer in het bijzonder op uw vraag te antwoorden, is de intake voor ons een individueel voorbereidend gesprek tussen de externe coach en de coachee. De laatste stap bestaat uit twee debriefings: enerzijds een debriefing tussen de dossierbeheerder van de Academie (P&0) en de externe coach, en anderzijds een debriefing tussen de dossierbeheerder van de Academie (P&O) en de coachee.
4) Lot1. Pouvons-nous convenir que les séances de coaching seront, autant que possible regroupées sur des mêmes journées, cela ayant de l’impact sur les déplacements et donc les prix. R : Dans la mesure du possible, nous allons regrouper les séances, mais nous allons en premier lieu consulter la disponibilité de nos dirigeants et managers qui sont le public cible du lot 1.
4) Perceel 1. Kunnen we overeenkomen dat de coachingsessies zoveel mogelijk gegroepeerd worden op zelfde dagen? Wat een impact heeft op de verplaatsingen en dus op de prijs. A: In de mate van het mogelijke zullen we de sessies groeperen, maar we zullen in de eerste plaats rekening houden met de beschikbaarheden van de leidinggevenden en managers die de doelgroep van perceel 1 zijn.
Diversity 1) Wat is de historiek van dit opleidings- en begeleidingsinitiatief? Hebben er reeds projecten plaatsgevonden als 'voorloper' aan dit project? Zo ja, wat hielden deze projecten in en hoe zijn ze (globaal) verlopen? A: Met het oog op leadershipsontwikkeling in de FOD Financiën werden de voorbije jaren de volgende initiatieven gelanceerd: - Het FinGrow-traject. Tussen 2011 en 2013 volgden 1.400 leidinggevenden uit het top- en middenmanagement een 5-daags traject gericht op “peoplemanagement”. Daarna konden ze op vrijwillige basis deelnemen aan een opvolgdag over change- of generatiemanagement, aan X° feedback, individuele coaching en een provinciale meeting met onze voorzitter. - Een apart basistraject voor nieuwe leidinggevenden, waar nieuwe chefs in een paar maanden tijd klaargestoomd worden voor hun nieuwe rol. - Een leertraject voor Potential Leaders: een intensief opleidingstraject (met opleidingen, workshops, mentoring, coaching, netwerkactiviteiten,…) bestemd voor een select groepje van 24 eerstelijnschefs die het potentieel hebben om op termijn door te groeien tot managers. Op 31 maart 2015 gaven we het startschot voor een 2de traject. - Kortere en meer gerichte opleidingen en studiedagen over actuele thema’s: 3x per jaar een studiedag voor de top 400 (evaluatiecycli, anders werken), een workshop over SMARTdoelstellingen, een opleiding over het evaluatiegesprek,… - Regionale leernetwerken voor leidinggevenden Wat uit de evaluaties en effectmeting van deze initiatieven blijkt, is dat onze leidinggevenden zich steeds sterker voelen in hun HR-rol, dat ze minder moeite hebben met delegeren, feedback geven en doelstellingen aanpassen aan de medewerker in kwestie en dat de medewerkers op hun beurt kunnen rekenen op een leidinggevende die meer open communiceert en hen meer bij de zaken betrekt. De fundamenten zijn dus al gelegd en de doelgroep zal dus al voorkennis hebben. De opleidings- en coachingsacties die we met het lastenboek beogen, mogen dus beschouwd worden als deel van de permanente bijscholing en vervolmaking voor onze leidinggevenden. 1) Quelle est l’historique de cette initiative de formation/accompagnement ? Y avaient-ils des projets précurseurs avant ce projet ? Si oui, en quoi consistaient ces projets et comment se sont-ils globalement déroulés ? R : Compte tenu du développement du leadership au sein du SPF Finances, les initiatives suivantes ont été lancées au cours de ces dernières années: - Le trajet FinGrow. Entre 2011 et 2013, un trajet de 5 jours, axé sur le ‘peoplemanagement’, a été suivi par 1400 dirigeants de niveau top- ou middlemanagement. Ils pouvaient ensuite participer
sur base volontaire à un jour de suivi sur la gestion du changement ou la gestion des générations, à un feedback X °, à un coaching individuel ou à une réunion avec notre président. - Un trajet distinct pour les nouveaux dirigeants, où les chefs désignés depuis quelques mois sont préparés à leur nouveau rôle. - Un programme pour les ‘Potential Leaders’: un programme de formation intensive (formations, ateliers, mentorat, coaching, réseaux, ...) pour un groupe restreint de 24 chefs de première ligne qui ont le potentiel pour se développer au fil du temps et devenir managers. Un deuxième trajet a démarré le 31 Mars 2015. - Des formations et des journées d’étude plus courtes et orientées sur des thèmes d'actualité: un séminaire pour le top 400 (cycles d'évaluation, etc.) 3x par an, un atelier sur les objectifs SMART, une formation sur l'entretien d’évaluation, etc. - Réseaux d'apprentissage régionaux sur le leadership. Il ressort des évaluations et des études d'impact de ces initiatives que nos dirigeants se sentent plus forts dans leur rôle RH, qu’ils ont moins de difficultés à déléguer, à donner du feedback et à ajuster les objectifs de leurs collaborateurs et que ces derniers peuvent à leur tour compter sur un leader qui communique plus ouvertement et les implique davantage. Les bases ont ainsi été posées et le public cible a donc déjà les connaissances préalables. Les formations et les actions de coaching que nous visons avec ce cahier des charges devraient donc être considérées comme faisant partie du développement et du perfectionnement continu de nos dirigeants.
2) De trajecten zoals beschreven voor percelen 1, 2, en 3 hebben een strikt afgebakende duur. Slechts voor de groepscoaching (p. 41 van het NL bestek) wordt bij stap 2 gesproken van een voorafgaande goedkeuring voor het laten doorgaan van meer dan één sessie. Is het ook mogelijk dat na één sessie volgende sessies kunnen worden ingericht met dezelfde groep? A: De standaardprocedure is dat er voor perceel 3 (groepscoaching) slechts één sessie van 0,5 dag georganiseerd wordt. Meerdere sessies met dezelfde groep zijn mogelijk, maar nooit zonder voorafgaand akkoord van de Academie. 2) Les trajets comme décrits pour les lots 1, 2 et 3 ont une durée strictement limitée. Seul pour le coaching en groupe (p. 42 du cahier des charges en FR), l’étape 2 parle d’une approbation préalable pour l’organisation pour plus d’une session. Est-il également possible que, après une session, d’autres sessions peuvent être organisées avec le même groupe ? R : La procédure standard est que, pour le lot 3 (coaching de groupe), une seule session de 0,5 jours est organisée. Plusieurs sessions avec le même groupe sont possibles, mais jamais sans l'accord préalable de l’Académie.
3) Wat betreft percelen 1 en 3: in de visie van de opdrachtgever, welke rol is weggelegd voor de leidinggevende van een individu/ team tijdens een coachingsproces? Is er een mogelijkheid om een contactmoment/overdrachtsmoment met deze te organiseren? A: Voor perceel 1 (individuele coaching): in de visie van de FOD Financiën wordt de leidinggevende van de coachee in principe van bij de start bij het proces betrokken. Hij wordt namelijk uitgenodigd om deel te nemen aan de 360° feedback waarmee elke individuele coaching begint. Het perceel 2 (teamcoaching) is bestemd voor alle leden van het team inclusief de leidinggevende. Voor perceel 3 (groepscoaching) begrijpen we niet waarom de aanwezigheid van de leidinggevende relevant of nuttig zou zijn. Dit soort coaching is namelijk bestemd voor een specifieke groep medewerkers met eenzelfde of gelijkwaardige functie of rol. De aanwezigheid van een hiërarchische meerdere zou de vlotte uitwisseling belemmeren. 3) En ce qui concerne les lots 1 et 3: dans la vision du pouvoir adjudicateur, quel est le rôle du dirigeant d’un individu/équipe lors d’un processus de coaching ? Y a-t-il moyen d’organiser un moment de rencontre/transfert avec lui ? R : Pour le lot 1 (coaching individuel), dans la vision du SPF Finances, le dirigeant du coachee est en principe impliqué dès le démarrage du processus. En effet, il est invité à prendre part au Feedback 360 ° avec lequel débute chaque coaching individuel. Le lot 2 (coaching d’équipe) est destiné à tous les membres de l’équipe, y compris le dirigeant. Pour le lot 3 (coaching de groupe), nous ne comprenons pas pourquoi la présence du dirigeant serait pertinente ou utile. Ce type de coaching est destiné à un groupe spécifique de collaborateurs occupant la même fonction ou une fonction équivalente. La présence d'un supérieur hiérarchique entraverait un échange ouvert.
Quintessence 1) Perceel 1, 2 en 3 ‘methodologie’ (Onderdeel A, punt2. Methodologie, p21, p23 en p26): Als we het goed begrijpen, is de doelstelling van de 3 cases een manier om zicht te geven op de verschillende methodes en technieken die we kunnen hanteren in onze coachinggesprekken? Gezien de cases tamelijk ruim geformuleerd worden, vroegen wij ons af of u op zoek bent naar de meest optimale oplossing in deze case of eerder een overzicht wenst van de door ons gehanteerde methodieken toegepast op deze cases. A: In de praktijk zal de coach zijn aanpak en methodologie inderdaad bijsturen op basis van wat de coachee tijdens de intake of de andere sessies aangeeft. In die zin vragen we in de offerte dus inderdaad een enigszins theoretische en hypothetische denkoefening. U moet echter begrijpen dat we de kwaliteit van de offertes moeilijk kunnen evalueren als we ons geen precies en duidelijk beeld kunnen vormen van de begeleidingsstijlen, -methodes, -technieken en -tools die u in elk van de stappen van de individuele coaching zou kunnen inzetten. We hebben getracht om de drie voorbeeldgevallen specifiek genoeg te omschrijven in het lastenboek (p. 21). Bovendien verwachten we dat de inschrijver voldoende ervaring heeft met deze materie om een mogelijke reactie van de coachee in te schatten en op basis daarvan de meest optimale aanpak en methodologie voor de volgende stappen in de individuele coaching voor te stellen. 1) Lot 1, 2 et 3 ‘méthodologie’ (Partie A, point 2. Méthodologie, p. 21, p. 23 et p. 26) : Si nous avons bien compris, l’objectif de ces 3 cas est de donner une vue sur les différentes méthodes et techniques que nous pouvons utiliser dans des entretiens de coaching ? Considérant que la formulation de ces cas est assez large, nous nous demandions si vous étiez à la recherche de la solution la plus optimale dans ce cas ou si vous désiriez une liste des méthodes que nous appliquons pour ce type de cas ? R: Dans la pratique, le coach adaptera son approche et sa méthodologie en fonction de ce que révèlera l’intake ainsi que les autres séances. En ce sens, nous demandons donc dans l’offre une réflexion quelque peu théorique et hypothétique. Cependant, vous devez comprendre qu’il nous est difficile d’évaluer la qualités des offres si nous ne pouvons pas nous faire une idée précise et claire des styles d’accompagnement, des méthodes, des techniques et des outils que vous pourriez utiliser lors des différentes étapes du coaching individuel. Nous avons essayé d'être suffisamment précis dans la description des trois exemples repris dans le cahier des charges (p.21). En outre, nous nous attendons à ce que le soumissionnaire ait une expérience suffisante dans ce domaine afin d'évaluer l'attitude possible du coachee et sur cette base, proposer une approche et une méthodologie optimales pour les prochaines étapes dans le coaching individuel.
2) Perceel 1 en 2: Verslagformat van de opvolging (Onderdeel A, 13.3.1.1. punt 3. Pedagogische hulpmiddelen, p 22 en p 24): In het kader van de confidentialiteit van coachinggesprekken hadden we graag geweten aan wie/welke partijen deze 3 vormen van rapportage telkens bezorgd dienen te worden? A: Het coachingcontract, het actieplan en het rapport per sessie worden enkel gedeeld met de coachee en met de dossierbeheerder van de Academie. De dossierbeheerder van de Academie zal deze documenten enkel gebruiken om de verschillende sessies in de begeleiding op te volgen en als input voor de debriefing met de coach enerzijds en met de coachee anderzijds. 2) Lot 1 et 2: format de rapport pour le suivi (partie A, 13.3.1.1. point 3. Outils pédagogiques, p. 22 et p. 24) : En ce qui concerne le cadre de la confidentialité des entretiens de coaching, nous souhaitons savoir à qui/aux quels parties les 3 formes de rapports doivent être à chaque fois fournis ? R : Le contrat de coaching, le plan d'action et le rapport par session seront seulement partagés avec le coachee et le gestionnaire de dossiers de l’Académie. Ce gestionnaire utilise ces documents uniquement dans le but de suivre les différentes sessions d’accompagnement et comme base pour le débriefing avec le coach d’une part et le coachee d'autre part.
3) Perceel 2: Voor het luik teamcoaching (onderdeel B, 4.2.2, p. 40): hier wordt geen intakegesprek voorzien tussen de coach en de leidinggevende. Dit is wel het geval voor individuele coaching. Kan u toelichten waarom hier een verschil in aanpak wordt voorzien? A: Ook in de individuele coaching (perceel 1) is de intake een gesprek tussen de coach en zijn coachee. De leidinggevende van de coachee is daarbij niet aanwezig. Voor de teamcoachingsessies (perceel 2) wordt de intake georganiseerd door de Academie en niet door de externe coach. Het verschil in aanpak is voornamelijk een budgettaire keuze. 3) Lot 2: En ce qui concerne le volet coaching d’équipe (partie B,4.2.2, p.41) : ici aucun intake n’est prévu entre le coach et le dirigeant alors que c’est le cas pour le coaching individuel. Pouvez-vous nous expliquer pourquoi cette différence d’approche ? R : Dans le coaching individuel (lot 1), l’intake est aussi un entretien entre le coachee et le coach externe. Le dirigeant n’est donc pas présent. En ce qui concerne le coaching d’équipe (lot 2), l’intake est géré par le gestionnaire de dossier de l’Académie et non par le coach externe. Donc, la différence d'approche est principalement due à des raisons budgétaires.
4) Perceel 2: Wat betreft het luik Teamcoaching (onderdeel B, 4.2.2, stap 2, p 40): er staat vermeld dat sessies steeds in groep plaatsvinden. Wat indien het toch nuttig zou blijken om met een individu (bv. de leidinggevende) een individueel gesprek te hebben. In welke mate kan dit? A: Indien het nuttig blijkt om een individueel gesprek te voeren met de leidinggevende, kan een individuele coaching opgestart worden, conform de stappen beschreven voor de individuele coaching (perceel 1). De individuele coaching zal verzorgd worden door de dienstverlener aan wie perceel 1 gegund zal worden. 4) Lot 2: Concernant le volet coaching d’équipes (partie B, 4.2.2, étape 2, P 41): il est indiqué que les sessions se tiendront toujours en groupe. Ne serait-il pas utile d’avoir un entretien individuel avec un individu (ex le dirigeant). Dans quelle mesure cela est-il possible ? R: S’il se révèle utile d'avoir une séance individuelle avec le dirigeant, un coaching individuel peut être lancé, selon les étapes décrites pour le coaching individuel (lot 1). Le coaching individuel sera fourni par le prestataire de services auquel le lot 1 sera attribué.
5) Perceel 2 teamcoaching (onderdeel B, 4.2.2/ technische voorschriften, stap 1: aanvraag + contact, p 40): hoe kunnen we ons deze aanvraag en dit contact concreet voorstellen? Is dit een telefonisch contact tussen de Academie en de coach? Briefing op papier? Hoeveel tijd voorziet u voor dit onderhoud/overleg? A: De briefing gebeurt op papier aan de hand van een vaste template. De ingevulde template wordt naar de contactpersoon bij de dienstverlener verstuurd. Bij onduidelijkheid is de dossierbeheerder bij de Academie bereikbaar voor een telefonisch overleg van max. 20 minuten. 5) Lot 2 coaching d’équipe (partie B, 4.2.2 Prescriptions techniques, étape 1: demande + contact, p.41): Comment pouvons-nous communiquer au sujet de la demande? Est-ce une conversation téléphonique entre l'Académie et le coach ? Briefing ou papier ? Combien de temps prévoyez-vous pour cette entrevue /consultation? R : Le briefing se fait sur papier et sur la base d'un modèle fixe. Ce document est ensuite envoyé à la personne de contact du prestataire de services. Pour des informations complémentaires, le gestionnaire de dossiers de l'Académie est joignable par téléphone pour une consultation téléphonique de maximum 20 minutes.
6) Perceel 3 (onderdeel A, 13.1.2.2, p 19): cv van de lesgever: Is het noodzakelijk dat de begeleiders van perceel 3 inhoudelijk expertise hebben aangaande de 11 thema’s uit perceel 4? A: De expertise van de 11 thema's werd niet gevraagd in de cv's. Voor de goede uitvoering van de opdracht is het logisch dat de coaches een algemene kennis moeten hebben van de 11 thema's. 6) Lot 3 (partie A, 13.1.2.2, p 19): cv du formateur: Est-il nécessaire que les formateurs pour le lot 3 aient une expertise forte sur les 11 thèmes du lot 4 ?
R : L'expertise dans les 11 thèmes n'est pas demandée dans le CV, néanmoins pour la bonne exécution du marché, il va de soi que les coaches doivent disposer d'une connaissance générale dans les 11 thèmes.
7) Perceel 4 (onderdeel B, punt6. Voorzien aantal coachingsessies en opleidingsdagen, p 42): Gezien er een all-in prijs gevraagd wordt voor opleidingsdagen (afstemming, samenstellen opleiding, samenstellen syllabus, vertaling naar NL/FR…). Zou het zinvol zijn om over een eerste inschatting te beschikken van het aantal opleidingssessies per ‘titel/onderwerp’ die verwacht wordt gedurende de looptijd van de opdracht? A: Het is moeilijk om daarvan nu al een precieze inschatting te maken. Op basis van een analyse van de 360°-feedbackverslagen en van de behoeften die de Academie via het globaal ontwikkelingsplan en de P&O Business Partners doorkreeg, is er echter al een manifeste en grote belangstelling voor de volgende thema’s: - de medewerkers begeleiden in verandering, - omgaan met conflicten en moeilijke relaties, - nieuwe teams opbouwen, - de motivatie in het team vergroten en omgaan met weerstand, - teamleden coachen in de ontwikkeling van hun competenties. Coachings en opleidingen over de bovengenoemde thema’s zullen dus naar verhouding wellicht het meest besteld worden, maar de andere thema’s zijn zeker niet uitgesloten. 7) Lot 4 (Partie B, point 6. Nombre de séances de coaching et de journées de formation prévues, p.44) : Il est demandé de donner un prix forfaitaire pour les jours de formation (correspondance, mise en place de la formation et du syllabus, traduction NL/FR…). Il serait logique d'avoir une première estimation du nombre de sessions de formation par «titre / sujet » que l'on attend pendant la durée du contrat? R : Il est difficile de déjà faire une estimation précise. Sur base de l’analyse des rapports des Feedback 360°et des besoins reçus par l'Académie par le Plan Global de Développement et les P&O HR Business Partners, il existe cependant un intérêt manifeste pour les thématiques suivantes: - Guider les collaborateurs dans le changement. - Gestion des conflits et des relations difficiles. - Mise en place de nouvelles équipes. - Développer la motivation au sein de son équipe et contrer les résistances. - Coacher les membres de son ou ses équipes dans le développement de leurs compétences. Les coachings et les formations sur les sujets ci-dessus seront donc proportionnellement les plus demandés mais sans autant exclure les autres thèmes communiqués dans le cahier des charges.
8) Perceel 4 (Onderdeel A, 13.1.2.2, p 19, voorlaatste puntje): in de cv’s dient het verband aangetoond te worden tussen diploma’s of beroepsopleidingen en de expertise van de lesgever. Wat bedoelt u precies hiermee? Moeten attesten of diploma’s ook toegevoegd te worden in de offerte? A: Aan de hand van de cv’s willen we oordelen of de lesgever relevante studies, beroepsopleidingen of bijscholingen gevolgd heeft in verband met de thema’s die vermeld zijn op p. 37 van het lastenboek. Attesten of diploma’s hoeven niet toegevoegd te worden. Het volstaat om de rubriek “Opleidingen in verband met het voorwerp van de opdracht” in te vullen in het cv (zie p. 60 van het lastenboek). Bij "verband met de te geven materie" kan bijkomende uitleg gegeven worden indien het verband tussen het diploma en de te geven materie niet duidelijk is. 8) Lot 4 (Partie A, 13.1.2.2., p 19, avant-dernier point): Dans les cv’s, le lien doit être établis entre les diplômes ou les formations professionnelles et l’expertise des formateurs. Que voulez-vous dire par là ? Les certificats ou les diplômes doivent-ils également être ajoutés dans l’offre? R : Sur la base des CV’s, nous voulons évaluer si les études des formateurs, des formations professionnelles ou de perfectionnement suivies sont en relation avec les sujets énumérés à la p. 37 du cahier des charges. Les certificats ou diplômes ne doivent pas être ajoutés. Il suffit de remplir la rubrique “Formation en rapport avec l’objet du marché” dans le CV (voir p. 62 du cahier des charges). Dans "Rapport avec la matière", de plus ample informations peuvent être données si le lien entre le diplôme et la matière n'est pas claire.
9) Perceel 4 (onderdeel B, punt 2, perceel 4, p 37): Kan u nog meer concrete informatie geven over de doelgroep van ‘leidinggevenden’. Gaat het over nieuwe leidinggevenden, gaat het over de doelgroep die reeds in het verleden het ‘fingrow’ traject doorliep? Gaat het nog over andere doelgroepen? We maken graag een inschatting van de voorkennis van de doelgroep, zodat we de programma’s meer gericht invulling kunnen geven. A: De prioritaire doelgroep van deze overheidsopdracht zijn personeelsleden van wie de meerderheid een leidinggevende functie heeft, zoals beschreven in de technische voorschriften van het lastenboek (p. 36). Voorlopig kunnen we nog geen concretere informatie geven. Het zou kunnen gaan om leden van de beheerscomités en gewestelijke directeurs, maar ook om andere types van leidinggevenden, afhankelijk van de behoeften op het ogenblik van de bestelling. Bij de uitwerking van het programma mag de dienstverlener ervan uitgaan dat de deelnemers een goede voorkennis en ervaring op het vlak van managementcompetenties hebben. We verwachten dus een voorstel dat afgestemd is op deze doelgroep. 9) Lot 4 (partie B, point 2, Lot 4, p.37): Pouvez-vous encore donner plus d’information sur le groupe cible des ‘dirigeants’. S’agit-il de nouveaux dirigeants, s’agit-il du groupe cible qui a été suivi dans le passé le trajet ‘Fingrow’ ? S’agit-il d’une autre population cible ? Nous souhaiterions faire une
évaluation des connaissances préalables du groupe cible afin de pouvoir adapter le programme à donner. R : Le groupe cible de ce contrat sont les agents occupant pour la plupart une fonction en rapport avec le management d’équipes, comme décrit dans les prescriptions techniques du cahier des charges (p.36). Nous ne pouvons pas, à ce jour, donner plus d’informations précises à ce sujet. Il pourrait s’agir des membres du Comité de Gestion et des directeurs régionaux mais également d’autres types de dirigeants en fonction des besoins au moment de la commande. Dans l'élaboration du programme, le prestataire de services peut donc supposer que les participants ont déjà une bonne connaissance et expérience en compétences managériales et nous attendons donc une proposition adaptée à ce public cible.
10) Perceel 4 (onderdeel A, 13.3.3.2., punt 1, p 27): Worden deze 11 opleidingen steeds gezien als losse opleidingen, of is het de bedoeling om dit in een trajectvorm aan te bieden? M.a.w kan een deelnemer intekenen op 1 sessie/thema of niet? A: Voor de offertes worden deze 11 thema’s gezien als losse opleidingen. Het is immers perfect denkbaar dat een deelnemer zichzelf slechts voor één thema inschrijft. In andere gevallen kan de Academie ervoor opteren om meerdere opleidingen samen te voegen tot een traject. In elk geval zal de Academie de dienstverlener hiervan op de hoogte brengen op het ogenblik van de bestelling. 10) Lot 4 (Partie A, 13.3.3.2., point 1, p 27): Ces 11 formations sont-elles toujours à considérer comme des formations à part entière, ou le but est-il de l’offrir dans un trajet ? Un participant peut-il s’inscrire à une seule session/thème ou pas? R : Pour les offres, ces 11 thèmes sont à considérer comme des formations séparées. Il est parfaitement concevable qu'un participant ne s’inscrive qu’à une seule formation. Dans d'autres cas, l'Académie peut choisir de fusionner plusieurs formations en un trajet. Quoiqu’il en soit, l'Académie en informera le prestataire de service au moment de la commande.
11) Perceel 4 (Onderdeel B, 5. praktische afspraken, p 42): U geeft aan dat enkele opleidingen meer dan één dag kunnen duren. Heeft u een zicht op de thema’s die daarvoor in aanmerking komen? A: In principe opteren we voor eendaagse opleidingen. Enkel op uitdrukkelijke vraag van de P&O Business Partner kunnen we daarop een uitzondering maken. Voorlopig kunnen we dus nog geen preciezere informatie geven over de mogelijke thema’s. 11) Lot 4 ( Partie B, 5. Modalités pratiques, p 43) : Vous précisez que pour certaines formations, la durée totale pourra être de plus d’un jour. Avez-vous une vue sur les thèmes plus particulièrement visés ? R : En principe, nous optons pour des formations d'une journée. Ce n’est que suite à la demande du Business Partner P&O que nous ferons une exception donc nous ne pouvons pas spécifier des thèmes possibles actuellement.
Delta i 1) NL versie pag. 27 / 13.3.4.1. / 1. Opleidingsprogramma: Kan er wat meer toelichting gegeven worden over wat verwacht wordt als inhoud en/of opleidingsonderdelen voor het thema 11. "Inleiding tot interimmanagement, de rol en competenties van de interimmanager”? Wat is de finaliteit van dit thema? A: Het doel van interimmanagement bij de FOD Financiën is om een ploeg van (strategische) leidinggevenden samen te stellen die ingezet kunnen worden in crisissituaties, zoals de langdurige afwezigheid van een strategische leidinggevende, een leidinggevende die niet naar behoren functioneert en vervangen moet worden of de implementatie van strategische projecten (bijv. oprichten nieuwe diensten, herstructureringen). Op deze manier kan de continuïteit van deze diensten verzekerd worden. Het doel van de opleiding “Inleiding tot interimmanagement, de rol en competenties van de interimmanager” is de interimmanagers een basisopleiding over dit onderwerp te geven en hen te laten oefenen op de basiscompetenties die een interimmanager nodig heeft (coachen, omgaan met verandering, groepsdynamiek in een nieuw team creëren, crisismanagement,…). 1) Version FR p. 27 / 13.3.4.1. / 1. Programme de formation: Des explications complémentaires concernant ce qui est attendu du contenu et/ou des éléments de la formation pour le thème 11 «Introduction à la gestion intérimaire, le rôle et les compétences de l’interimmanager » peuvent-il être donnés? Quelle est la finalité de ce thème ? R : L'objectif de l’interimmanagement au sein du SPF des Finances est d'établir une équipe de dirigeants (stratégiques) actifs en cas de situation de crise, tels que l'absence prolongée d'un chef occupant une position stratégique, un dirigeant qui n’effectue pas correctement son travail et qui doit être remplacé ou pour la mise en œuvre de projets stratégiques (par exemple : la mise en place de nouveaux services, une restructuration). De cette façon, la continuité des services peut être assurée. Le but de la formation «Introduction au Management par intérim, au rôle et aux compétences du manager par intérim» est de fournir aux managers par intérim une formation de base sur ce sujet et les exercer à pratiquer les compétences de base requises par ce type de profil (coaching, gestion du changement, création d’une dynamique de groupe dans une nouvelle équipe, gestion de crise, etc.).
2) NL versie pag. 42 / 6. Voorzien aantal coachingsessies en opleidingsdagen: De aantallen die daar worden vermeld, zijn dat het totaal aantal dagen voor de Franstalige én Nederlandstalige sessies samen? Of slaan de aantallen die daar worden vermeld enkel op de sessies per taalrol? A: De aantallen die vermeld zijn, zijn voor de Franstalige en Nederlandstalige sessies samen. 2) Version FR p. 44/6. Nombre de séances de coaching et de journées de formation prévues : Les nombres qui sont communiqués sont-ils le total du nombre des jours pour les sessions francophones et Néerlandophones ensemble ? Ou ces nombres représentent les sessions par rôle linguistiques ? R : Les nombres de session indiquées sont pour les sessions francophones et néerlandophone ensemble.
Questions d’un indépendant / Vragen van een zelfstandige 1) Punt 13.1.2.2., pagina 18 in het Nederlands. Telt de relevante professionele ervaring als werknemer in loondienst ook? Of is enkel de professionele ervaring in een zelfstandig statuut relevant voor de evaluaties. A: Elke professionele ervaring die beantwoordt aan het gevraagde wordt als relevant beschouwd, of dit nu in loondienst is of als zelfstandige. 1) Point 13.1.2.2., page 17 en Français. L’expérience professionnelle pertinente en tant que salarié compte-t-elle ? Ou est-ce seulement l’expérience en tant que indépendant qui est pertinente pour l’évaluation ? R : Toute expérience professionnelle qui répond à ce qui a été demandé est considérée comme pertinente, que ce soit en tant que salarié ou en tant qu’indépendant.
2) Punt 13.1.2.1., pagina 18 in het Nederlands. Ik werk deeltijds als zelfstandig HR trainer/consultant en daarnaast als projectleider in loondienst waarbij ik verantwoordelijk ben voor het project rond meten en optimaliseren van het welzijns-en de arbeidstevredenheid in een organisatie van meer dan 1500 personeelsleden. Gezien uw aanbesteding een zeer aantrekkelijk project is om met zelfstandige collega’s te implementeren en ik graag 50 % aan dit project zou werken in een statuut van zelfstandige is mijn vraag of mijn ervaring als loontrekkende in rekening kan gebracht worden om te beantwoorden aan de vooropgestelde criteria 13.1.2.1.? Mag ik mijn bruto jaarloon inbrengen als maatstaf om te beantwoorden aan de € 35.000 in één jaar ? Aanvullend heb ik ook in het zelfde jaar projecten getrokken met teams in de privé-sector waardoor ik in mijn rol als zelfstandige en in combinatie met mijn werknemersstatuut ruim boven dit bedrag van € 35.000 uitkom. Mijn vraag: gezien het gerealiseerde bedrag (omzet) op jaarbasis, kan mijn ervaring in loondienst als projectleider in aanmerking komen voor het project teamcoaching en dit in combinatie met mijn ervaring in de privé sector als zelfstandige? A: Samenvatting van de vraag: −
u zal in uw naam een offerte indienen,
−
u zal een beroep doen op zelfstandige collega’s om u te helpen bij de uitvoering van deze opdracht,
−
het bedrijf waarvoor u in loondienst werkt, komt bij de uitvoering van deze opdracht niet te pas.
In dat geval kan u voor het criterium vermeld onder punt 13.1.2.1. geen beroep doen op uw loon bij dit bedrijf. Enkel uw omzet als zelfstandige en dan nog enkel de omzet die verband houdt met het voorwerp van het perceel waarvoor u een offerte indient, komt hiervoor in aanmerking. U kan echter wel een beroep doen op de omzet die uw zelfstandige collega’s gerealiseerd hebben. Opnieuw geldt dat enkel hun omzet als zelfstandige die verband houdt met het voorwerp van het perceel waarvoor u een offerte indient hiervoor in aanmerking komt. U mag ook enkel de omzet van collega’s gebruiken die effectief mee de opdracht zullen uitvoeren. Om dit alles te staven geeft u in uw offerte een lijst van de zelfstandigen op wie u een beroep wenst te doen met vermelding van hun gerealiseerde omzet. Die omzet toont u aan d.m.v. de verschillende projecten en hun bedrag. U houdt dus rekening met het volgende: −
de som van deze bedragen moet even hoog zijn als het minimum vermeld in het lastenboek,
−
de omzet mag enkel betrekking hebben op het voorwerp van het perceel waarvoor u een offerte indient,
−
de omzet mag enkel betrekking hebben op hun activiteit als zelfstandige (dus geen inkomen uit loondienst).
2) Point 13.1.2.1., page 17 en français. Je travaille partiellement en tant qu’indépendant RHtrainer/consultant ainsi que comme chef de projet en tant que salarié. Je suis responsable d’un projet de mesure et d’optimalisation de la satisfaction du bien-être au travail dans une organisation de plus de 1500 employés. Vu que votre marché public est un projet très intéressant à implémenter avec des collègues indépendants, et vu que je travaillerais volontiers à 50% sur ce projet sous statut d’indépendant, ma question est de savoir si mon expérience comme salarié peut être prise en compte pour répondre aux critères mentionnés au point 13.1.2.1. ? Puis-je mentionner mon revenu annuel brut comme critère pour répondre à l’exigence d’un chiffre d’affaires annuel de 35.000 EUR? En outre, durant la même année, j’ai également participé à des projets en équipes dans le secteur privé, ce qui a pour conséquence que mes revenus d’indépendant, combinés à mes revenus d’employé, dépassent le montant de 35.000 EUR. Ma question : vu le montant réalisé (chiffre d’affaires) sur base annuelle, mon expérience comme salarié en tant que chef de projet peut-elle entrer en considération pour le marché public, et ce en la combinant avec mon expérience d’indépendant dans le secteur privé ? R : Résumé de la question: −
vous allez introduire une offre en votre nom propre,
−
vous allez faire appel à des collègues indépendants pour vous aider pour l’exécution de ce marché public,
−
la société dont vous êtes salarié ne convient pas pour l’exécution de ce marché.
En ce cas, vous ne pouvez pas faire appel à votre salaire dans cette entreprise pour le critère mentionné au point 13.1.2.1.. Seul entre en ligne de compte votre chiffre d’affaires comme indépendant, et plus précisément le chiffre d’affaires en liaison avec l’objet du lot pour lequel vous faites offre. Vous pouvez cependant faire appel au chiffre d’affaires réalisé par vos collègues indépendants. A nouveau, cela ne vaut que pour leur chiffre d’affaires réalisé en tant qu’indépendant et en liaison avec l’objet du lot pour lequel vous remettez une offre. Vous pouvez uniquement mentionner le chiffre d’affaires des collègues qui prendront effectivement part à la réalisation du marché. Pour étayer tout cela vous devez ajouter à votre offre une liste des indépendants auxquels vous souhaitez faire appel, en mentionnant leur chiffre d’affaires réalisé. Ce chiffre d’affaires montre clairement les différents projets et leurs montants. Vous devez par conséquence tenir compte des éléments suivants : −
la somme de ces montants doit au moins égaler le minimum mentionné dans le cahier des charges,
−
le chiffre d’affaires peut seulement avoir un lien avec l’objet du lot pour lequel vous remettez une offre,
−
le chiffre d’affaires peut seulement avoir un lien avec leur activité comme indépendant (donc aucun chiffre d’affaires issu d’un salaire).
