Session d’information du 22 septembre 2015 – Réponses aux questions posées dans le cadre du marché B&O.2015.0037 Appel d'offres ouvert en vue de la mise à disposition d’un outil en ligne d’évaluation du potentiel individuel pour les membres du personnel du Service Public Fédéral Finances du niveau A dans les classes A1, A2, A3 (niveau universitaire) Informatiesessie van 22 september 2015 – Antwoorden op de vragen in het kader van de opdracht B&O.2015.0037 Open offerteaanvraag met het oog op de terbeschikkingstelling van een online tool voor de individuele potentieelinschatting bestemd voor de personeelsleden van de Federale Overheidsdienst Financiën van niveau A in de klassen A1, A2, A3 (universitair niveau)
BDO Bij het doornemen van de documenten, merkten we op dat de deontologische code een belangrijke leidraad is die de kernwaarden van de FOD Financiën uitdraagt. Nu is onze vraag hierbij: (in hoeverre) zien jullie het deontologisch kader graag uitgewerkt in de tool? Onder puntje 16.5 op p.27 van het lastenboek (Nederlandstalig), wordt er aangegeven dat er ‘kennis genomen moet worden van de deontologische code’. Na het doornemen van de deontologische code vroegen we ons af of er naast de competenties die bepaald zijn binnen de Federale overheid, ook interesse is om de principes van de deontologische code verwerkt te zien in de tool (bv. in de vorm van een persoonlijkheidstest). Gezien deze gedragsregels betrekking hebben op de kernwaarde integriteit, lijken de principes (loyaliteit, onpartijdigheid, beroepsernst, …) interessante componenten om een individu in te schatten. Ook omdat aangegeven wordt dat deze principes helpen bij het streven naar professionele uitmuntendheid en optimaal functioneren van de overheid, wat in dat opzicht mooi kan aansluiten bij een potentieelinschatting. Antwoord: Die principes komen aan bod bij de te evalueren competenties (vb. betrouwbaarheid tonen). Het doel is dat u er kennis van neemt maar dat u het niet inwerkt in de tool potentieelinschatting. En parcourant les documents, nous avons constaté que le code de déontologie est une ligne directrice importante qui exprime les valeurs fondamentales du SPF Finances. Notre question est la suivante : (comment) voyez-vous l’utilisation du cadre déontologique dans l’outil ? Sous le point 16.5 page 27 du cahier des charges (en français), il est précisé « s’engage à prendre connaissance de ces documents ».
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Après avoir parcouru le code de déontologie, nous nous sommes demandés si outre les compétences qui sont définies dans la fonction publique fédérale, il y a également un intérêt pour l’intégration des principes du code de déontologie dans l’outil (par ex. : sous la forme d’un test de personnalité). Compte tenu que ces principes se rapportent aux valeurs de base de l’intégrité, que les principes (loyauté, impartialité, professionnalisme …) sont des composantes intéressantes pour évaluer un individu. Comme il est également précisé que ces principes contribuent à la poursuite de l’excellence professionnelle et au fonctionnement optimal de l’Administration,ce qui peut être de ce point de vue, lié à une évaluation du potentiel. Réponse: Les aspects sont couverts par les compétences à évaluer (ex. faire preuve de la fiabilité). Le but est d’en prendre connaissance mais pas de l’incorporer dans l’outil d’évaluation du potentiel.
Hudson Deel A, punt 13.3.1.h bladzijde 21, Nederlands: Wat betreft het kunnen bepalen van de termijn voor de ontvangst van het individuele verslag: weet de FOD Financiën bij het inschrijven van een deelnemer reeds welke competenties er gemeten moeten worden (en dus ook in het individuele verslag moeten komen)? En zo ja, op basis van welke criteria worden deze competenties dan bepaald? Of zijn de competenties die in het individuele verslag moeten komen pas geweten na de afname van de potentieelinschatting? Antwoord: Eén standaardset van te evalueren competenties volstaat. Het is echter mogelijk er competenties aan toe te voegen en in dat geval worden die bepaald alvorens de deelnemer toegang heeft tot de tool.
Partie A, Point 13.3.1.h, page 21, en français : En ce qui concerne la détermination de délai de réception du rapport individuel : est-ce que le SPF Finances connait dès l’inscription d’un participant quelles sont les compétences qui doivent être mesurées (et donc qui devraient être dans le rapport individuel) ? Et dans l’affirmative, sur base de quels critères sont-elles déterminées ? Ou est-ce que les compétences qui doivent être dans le rapport individuel ne sont connues qu’après l’évaluation du potentiel d’un candidat ? Réponse: Il convient d’avoir 1 set standard de compétences qui sont évaluées. Il est toutefois possible d’en ajouter et dans ce cas, celles-ci sont définies avant que le participant n’accède à l’outil.
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Deel C, Tabel met generieke competenties binnen de Federale overheid voor het niveau A, bladzijde 39, Nederlands: Wat is de betekenis van de gekleurde en gearceerde velden? Antwoord: Dit model van competenties bevat alle generieke competenties van de Federale Overheid. Deze zijn onderverdeeld in 5 groepen (per kleur): “Omgaan met informatie”, “Omgaan met taken”, “Omgaan met medewerkers”, “Omgaan met relaties”, “Omgaan met het eigen functioneren”. Deze competenties zijn onderling met elkaar verbonden en worden geleidelijk aan complexer naarmate ze zich onderaan in het model bevinden. Wanneer het vakje gearceerd is, betekent dat de competentie optioneel is. Partie C, Tableau récapitulatif des compétences génériques au sein de l’Administration fédérale pour le niveau A, page 38, en français Quelle est la signification des champs colorés et ombragés? Réponse: Ce dictionnaire des compétences répertorie toutes les compétences génériques de l’Administration fédérale. Celles-ci sont classées en 5 groupes (classées par couleur): « Gestion de l’information », « Gestion des tâches », « Gestion des collaborateurs », « Gestion des relations » et « Gestion de son fonctionnement personnel ». Les compétences sont reliées entre elles et se complexifient au fur et à mesure qu’elles sont situées en bas du modèle (par couleur). Dans le cas, où la case est hachurée, cela signifie que cette compétence est optionnelle.
HayGroup Wat is jullie definitie van potentieel? Antwoord: We spreken van potentieel om de vaardigheid van iemand te bepalen om (nieuwe) competenties te verwerven/ontwikkelen met het oog op het succesvol inzetten ervan in nieuwe en/of meer complexe professionele situaties. Quelle est votre définition du potentiel? Réponse: On parle de « potentiel » pour définir l’aptitude d’un individu à acquérir/développer de (nouvelles) compétences dans le but de les exercer avec succès dans des situations professionnelles nouvelles et/ou plus complexes.
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Potentieel op korte of lange termijn? Antwoord: Het potentieel is zowel op korte als op lange termijn. Potentiel à court ou à long terme? Réponse: Le potentiel est à court terme et à long terme.
Hoe meten jullie potentieel vandaag? Antwoord: Voor het ogenblik stelt de FOD Financiën verschillende tools ter beschikking van zijn medewerkers: loopbaanbegeleiding, assessments, feedback X°,… Deze tools maken echter een momentopname van een bepaalde dag terwijl de gewenste tool ook een inschatting moet maken van de toekomst. De FOD Financiën beschikt niet over een online tool om het potentieel te meten. Comment mesurez-vous le potentiel aujourd'hui? Réponse: Actuellement, le SPF Finances met à la disposition des agents plusieurs outils : l’accompagnement de carrière, les assessments, le feedback X°,… Cependant, ces outils dressent un constat au jour J alors que l’outil souhaité doit dresser un constat aussi pour le futur. Le SPF Finances ne dispose pas d’outil en ligne pour mesurer le potentiel.
Hebben jullie een programma voor High Potentials? Antwoord: Ja, de FOD Financiën beschikt al over een programma voor zijn “Potential Leaders” die een leidinggevende functie uitoefenen. Avez-vous un programme pour les hauts potentiels? Réponse: Oui, le SPF Finances a déjà mis en place un programme pour ses «Potential leaders » qui exercent une fonction dirigeante.
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Hoe is het competentieraamwerk tot stand gebracht? Ligt het in lijn met de langetermijnstrategie? Zijn de competenties vastgelegd voor de komende 4 jaar? Antwoord: De FOD Financiën is onderworpen aan de reglementering van de Federale Administratie. De federale overheid heeft als doelstelling een personeelsbeleid te voeren dat is aangepast aan haar evolutie. Een van de middelen om dit te bereiken is het competentiemanagement, dat toelaat duidelijk te preciseren welke competenties nodig zijn om de verschillende functies binnen de federale overheid uit te voeren, alsook de manier waarop deze competenties kunnen toegepast en ontwikkeld worden door de medewerkers. Competentiemanagement vormt bijgevolg de basis voor processen zoals rekrutering en selectie, integratie van nieuwe medewerkers, Ontwikkelcirkels, kennismanagement, ... Deze ondersteunen de ontwikkeling van de organisatie en de individuen gedurende heel hun loopbaan. Het competentiemodel van de federale overheid is het "5+1"-model, dat bestaat uit 5 groepen generieke competenties ("5") en de technische expertise ("+1"). Het competentiewoordenboek definieert, op een eenduidige wijze, elk van de generieke competenties en hun dimensies en vermeldt de gedragsindicatoren. Het biedt een gemeenschappelijke terminologie voor de verschillende HR-processen en voor de organisaties. De competenties zijn dus onveranderd tot op heden. Het woordenboek stemt dus overeen met de langetermijnstrategie en is altijd geldig voor de volgende jaren. Comment le modèle de compétences est établi? Est-il en ligne avec la stratégie à long terme? S’agit-il des compétences définies pour les quatre prochaines années? Réponse: Le SPF Finances est régi par la réglementation de l’Administration fédérale. L’Administration fédérale a pour objectif de mener une politique du personnel adaptée à son évolution. Un des moyens pour y parvenir est la gestion des compétences, qui permet de préciser clairement quelles sont les compétences nécessaires pour exercer les différentes fonctions au sein de l’Administration fédérale ainsi que la manière dont ces compétences peuvent être observées et développées par les collaborateurs. La gestion des compétences constitue par conséquent la base pour les processus tels que le recrutement et la sélection, l’intégration des nouveaux collaborateurs, les cycles d’évaluation, la gestion des connaissances, … Ceux-ci soutiennent le développement de l’organisation et des individus tout au long de leur carrière. Le modèle de compétences de l’Administration fédérale est le modèle "5+1", constitué de 5 groupes de compétences génériques ("5") et de l’expertise technique ("+1"). Le dictionnaire des compétences définit, de manière univoque, chacune des compétences génériques ainsi que ses dimensions et reprend ses indicateurs de comportement. Il constitue un langage commun pour les différents processus RH et entre les organisations. Les compétences sont
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donc immuables à ce jour. Ce dictionnaire est donc en ligne avec la stratégie à long terme et, donc, toujours d’actualité dans les prochaines années. Wat is de visie van HR en wat wil men bereiken met de doelgroep voor de potentieelinschatting? Antwoord: Potentieelinschatting is een belangrijke tool voor zowel onze organisatie als voor onze medewerkers. Als we het ruim bekijken, maakt het integraal deel uit van al onze evaluatieprocessen. Hier integreren we in het algemeen 4 belangrijke elementen: groeimogelijkheden, de trajecten en stappen binnen de loopbaan, ontwikkelingsmogelijkheden en de wijze waarop het potentieel kan ontwikkeld worden bij de medewerkers. In het geval van de FOD Financiën, viseert potentieelinschatting een belangrijk doel: de medewerkers de mogelijkheid geven een zelfevaluatie te laten uitvoeren alvorens hun carrière te oriënteren. Kortweg is het de bedoeling om een goede overeenstemming te bereiken tussen de vacante betrekkingen en de potentiële kandidaten. Quelle est la vision du RH et ce qui serait conforme à l'objectif fixé pour l'évaluation du potentiel? Réponse: L’évaluation du potentiel est un enjeu important pour notre organisation comme pour nos agents. Prise au sens large, elle fait partie intégrante de tous les processus d’évaluation. On y intègre généralement 4 éléments importants : les possibilités d’évolution, les trajets et étapes de la carrière, les capacités de développement et la manière dont le potentiel peut évoluer chez les personnes. Au sein du SPF Finances, l’évaluation du potentiel vise un objectif principal : permettre à l’agent de réaliser une autoévaluation afin d’orienter sa carrière. Afin d’obtenir un bon matching entre les fonctions vacantes et les candidats potentiels.
Wat is jullie model voor potentieel? Antwoord: Wij gebruiken geen vooraf bepaald model… We benadrukken evenwel de aspecten die uiteengezet zijn in het lastenboek (onderwerp van de overeenkomst). Quel est votre modèle de potentiel? Réponse: Nous n’utilisons pas un modèle prédéfini… Toutefois, nous insistons sur les aspects développés dans le cahier des charges (objet du marché).
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In welk HR-proces past de potentieelinschatting? Antwoord: Zie antwoord “Wat is de visie van HR en wat wil men bereiken met de doelgroep voor de potentieelinschatting?” Dans quel processus RH s’intègre l’évaluation du potentiel ? Réponse: Cf réponse à la question “Quelle est la vision du RH et ce qui serait conforme à l’objectif fixé pour l’évaluation du potentiel?”
Gebruikers dienen de resultaten zelf te kunnen begrijpen zonder feedbackgesprek. Krijgen de medewerkers na de potentieelinschatting feedback of niet? Antwoord: Zoals eerder werd vermeld in punt B - technische voorschriften / punt 3 - verslag van de test/ inhoud van het verslag: “Het verslag moet automatisch worden opgesteld en de gebruiker moet de resultaten zelf kunnen begrijpen, zonder hulp van een coach of feedbackgesprek.” Geen enkele andere vorm van feedback is voorzien/gewenst. Het rapport mag echter gebruikt worden (door de medewerkers die dit wensen) in het kader van loopbaanbegeleiding. Les utilisateurs doivent être en mesure de comprendre les résultats eux-mêmes sans un entretien de feedback. Les collaborateurs reçoivent-ils après l’évaluation du potentiel, un feedback ou non ? Réponse: Comme mentionné dans le point B - prescriptions techniques / point 3 – rapport du test/ contenu du rapport : « Le rapport doit être généré automatiquement et l’utilisateur doit pouvoir comprendre les résultats de façon autonome, sans l’aide d’un coach ou d’un entretien de feedback. » Aucune autre forme de feedback n’est prévue/souhaitée. Cependant, le rapport peut être utilisé (par les agents qui le souhaitent) dans le cadre d’un accompagnement de carrière.
Wie krijgt het rapport (medewerker, HR, manager?) Antwoord: Het automatisch gegenereerde rapport mag enkel consulteerbaar zijn voor de gebruiker. Qui reçoit le rapport (collaborateur, RH, manager) ? Réponse: Le rapport généré automatiquement peut être consultable uniquement par l’utilisateur.
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Is er een opvolgtraject/ontwikkelingstraject voorzien? Antwoord: Er bestaat geen verplicht opvolgtraject of ontwikkelingstraject. Na het doornemen van het rapport mogen de gebruikers kiezen welke middelen ze gebruiken die ze tot hun beschikking hebben binnen de FOD Financiën. Est-il prévu un trajet de suivi/un trajet de développement ? Réponse: Il n’existe pas d’entretien de suivi ou de trajet de développement obligatoire. Les utilisateurs pourront choisir suite à la lecture du rapport d’utiliser les moyens mis à leur disposition au sein du SPF Finances.
Waar past de opleiding (in de offerte) voor de gebruikers om de instrumenten/resultaten te kunnen interpreteren? Antwoord: Er zijn geen opleidingen voorzien want de gebruikers moeten op een zelfstandige manier de resultaten van de testen kunnen interpreteren. De tool moet intuïtief en zeer gebruiksvriendelijk zijn voor de gebruiker. Hij moet dus beschikken over duidelijke instructies. Où est prévu la formation (dans l’offre) pour les utilisateurs puissent interpréter les instruments/les résultats ? Réponse: Il n’y a pas de formation prévue car les utilisateurs doivent pouvoir interpréter de façon autonome les résultats des tests. L’outil doit être manipulable par l’utilisateur de façon intuitive. Il doit donc disposer d’instructions claires.
Kan er gewerkt worden met een 360° vragenlijst voor de evaluatie van competenties? Antwoord: Nee, want potentieelinschatting is een zelfinschatting door middel van gestandaardiseerde (individuele) vragenlijsten. Peut-il être fait usage d’un questionnaire 360° pour l’évaluation des compétences ? Réponse: Non, car l’évaluation du potentiel est une auto-évaluation via des questionnaires standardisés (individuels).
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Doet de Federale Overheidsdienst Financiën de administratie en procesmanagement van de instrumenten via de beheersmodule? Antwoord: Dit onderwerp maakt deel uit van de overheidsopdracht (A. Algemene bepalingen – 13.3.1 Lijst van de gunningscriteria – punt b). Est-ce que le SPF Finances s’occupe de l’administration et de la gestion des processus des instruments via le module de gestion ? Réponse: Ce point fait l’objet du marché public. (A. Dispositions générales – 13.3.1. Liste des critères d’attribution – point b).
Leggen de medewerkers telkens de 5 testen af? Antwoord: Ja, zoals beschreven in punt B – technische voorschriften/1. Onderwerp van de overeenkomst. De tool moet uit meerdere testen bestaan (minimaal de 5 onderstaande): −
Motiveringstest om de essentiële waarden te evalueren op basis waarvan iemand zijn ontwikkelingskeuzes tijdens zijn beroepsloopbaan baseert (bv. de carrièreankers gebaseerd op de theorie van Schein of een equivalent);
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Persoonlijkheidstest om de persoonlijkheidskenmerken te evalueren (bv. MBTI, Big Five of een equivalent);
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Test van de werkwijzen om de manier waarop iemand zijn taken uitvoert en resultaten behaalt te evalueren (bv. gebaseerd op de werken van Bolton&Bolton of een equivalent);
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Test van de beïnvloedingsstijlen om de manier van communiceren, overtuigen, onderhandelen en beïnvloeden te evalueren (bv. gebaseerd op de werken van Moscovici of een equivalent);
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Test van de leerstijlen om te evalueren op welke manier iemand zich inzet voor zijn ontwikkeling (bv. gebaseerd op de theorieën van Kolb of een equivalent).
De 5 testen moeten verplicht ingevuld worden door de kandidaat.
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Les collaborateurs passent-ils chacun des 5 tests ? Réponse: Oui, comme décrit au point B- prescriptions techniques/ 1. Objet du marché. L’outil doit être composé de plusieurs tests (minimum les 5 suivants) : −
Test de motivation/motivateurs dont l’objectif est d’évaluer les valeurs essentielles sur base desquelles un individu fonde ses choix d’évolution au cours de sa carrière professionnelle (par exemple les ancres de carrière basés sur la théorie de Schein ou équivalent) ;
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Test de personnalité, dont l’objectif est d’évaluer les traits d’une personnalité (par exemple MBTI, Big Five ou équivalent) ;
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Test de styles de travail, dont l’objectif est de mesurer la manière dont une personne exécute des tâches et atteint des résultats (par exemple basé sur les ouvrages de Bolton&Bolton ou équivalent) ;
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Test de styles d’influence, dont l’objectif est de mesurer la façon de communiquer, de convaincre, de négocier, d’influencer (par exemple basé sur les travaux de Moscovici ou équivalent) ;
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Test de styles d’apprentissage, dont l’objectif est d’évaluer de quelle manière une personne s’investit dans son développement (par exemple basé sur les théories de Kolb ou équivalent).
Les 5 tests minimum doivent obligatoirement être complétés par le candidat.
Quintessence Deel A, punt 13.3.1 (1a), paragraaf 2, pagina 17: Wat wordt precies bedoeld met « Bepalen van de grootte van de lettertypes » en « Mogelijkheid tot wijzigen van de lettertypes »? Is het voldoende dat je met de pc zelf het beeld kan vergroten? Antwoord: Ja, dat volstaat (voor zover alle informatie nog op het scherm zichtbaar is). Partie A, Point 13.3.1 (1a), paragraphe 2, page 17: Qu'entend-on exactement par détermination de la taille des polices et la possibilité de changer les polices? Est-il suffisant que vous puissiez agrandir l’image avec le PC même ? Réponse: Oui, c’est suffisant (pour autant que toutes les informations apparaissent encore à l’écran).
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Deel A, punt 13.3.1(1c), paragraaf 2, pagina 19 : Gaat dit om het inbouwen van het woordenboek van de FOD of gaat het om het woordenboek van de aanbieder, waar er per deelnemer een selectie van competenties kan gebeuren? Antwoord : De 2 opties zijn mogelijk. Partie A, Point 13.3.1 (1c), paragraphe 2, page 19 :S’agit-il de l’intégration du dictionnaire du SPF Finances ou du dictionnaire du prestataire de services où, pour chaque participant, une sélection de compétences puisse être faite ? Réponse: Les deux options sont possibles.
Deel A, punt 10.5: De offerte dient opgesteld te worden volgens de aangegeven structuur. Dient dit 1 document te zijn, of mag er ook naar afzonderlijke documenten verwezen worden? Wat dan te doen met de nummering van de pagina’s? Antwoord : De offerte moet opgesteld worden volgens de structuur die gevraagd wordt in het lastenboek. Als het niet mogelijk is om de bijlagen te integreren in het basisdocument moeten ze achteraan de offerte toegevoegd worden en duidelijk te herkennen zijn. In het basisdocument moeten de pagina’s genummerd zijn en moet duidelijk vermeld worden welke bijlagen horen bij welk punt in de offerte. Partie A, point 10.5: L'offre doit être rédigée conformément à la structure indiquée. Doit-elle être en un seul document, ou peut-elle également se référer à des documents distincts ? Que doit-on dès-lors faire concernant la numérotation des pages? Réponse : L’offre doit suivre la structure de présentation telle que demandée dans le cahier des charges. S’il n’est pas possible d’intégrer les annexes dans le document de base ceux-ci devront être rassemblé à la fin de l’offre et être clairement identifiables. Le document de base doit être numéroté et devra clairement indiqué quels sont les annexes qui devront être consultées en rapport avec le point développé.
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Remarque importante du pouvoir adjudicateur : L’adresse de la Cellule Budget et Marché publics mentionnées sur la page d’entête ainsi qu’aux pages 3 et 6 du cahier des charges doit être corrigée comme suit : Service Public Fédéral Finances Service d'Encadrement Personnel et Organisation Cellule Budget et Marchés publics North Galaxy – Tour B – Etage 21 Bd. Roi Albert II, 33 BP 80 1030 Bruxelles
Belangrijke opmerking van de aanbestedende overheid: Het adres van de Cel Budget en Overheidsopdrachten dat vermeld wordt op het voorblad en op pagina 3 en 6 van het lastenboek moet als volgt gecorrigeerd worden : Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Personeel en Organisatie Cel Budget en Overheidsopdrachten North Galaxy – Toren B – 21e verdieping Koning Albert II-laan 33 bus 80 1030 Brussel
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