Procès-verbal des visites obligatoires du 21 et 22 février 2011 dans le cadre du marché Bxl 1009

Procès-verbal des visites obligatoires du 21 et 22 février 2011 dans le cadre du marché Bxl 1009 Verslag van de verplichte bezoeken van 21 en 22 februari in het kader van de overheidsopdracht Bxl 1009 Relatif au / Voor : opdracht voor de aanneming van diensten bestaat in het realiseren van een website met front-end en backoffice voor gegevensbeheer en workflowbeheer in Drupal – marché de services porte sur la réalisation d’un site Web avec front-end et back-office pour la gestion de données ainsi que la gestion du work-flow en Drupal (Bxl 1009) Mode de passation / Gunningswijze: : Appel d’offres général / algemene offerteaanvraag PRÉSENTS / AANWEZIG : 21 februari 2010, 14.00- 17.00 uur. Zaal: TURKANA: Aware, Thomas Vermeiren ATOS Origen, Nicolas Bosenet, Jr. Van den Eynde, Gilless Deodon & Patrick Rombaux CMJC, Christophe Caudron DOT Projects, Frèderique Vanoutreyue Realdolmen, Ben Vercammen The Reference, Frederik Tawernier BLB, onleesbaar op presentielijst BTC : Guillaume Lederer, Anouk Courtin, Fabienne Laloux, Philip Meersman & Maxime Degembe. Verhinderd :Nathalie De Vries 22 februari 2010, 10.00-12.00 uur. Zaal: TANA One Agency NV, Erik Evrard Linagora Belgium, Matthieu Bonneau Amplexor, Berthold Ballet & Joachim Willems Alfer Consulting, Majd Seghrouchni Rhodium, Sylvie Henquin

RUE HAUTE 147 1000 BRUXELLES T +32 (0)2 505 37 00 F +32 (0)2 502 98 62 E [email protected] WWW.BTCCTB.ORG

COOPÉRATION TECHNIQUE BELGE SOCIÉTÉ ANONYME DE DROIT PUBLIC À FINALITÉ SOCIALE

ANNEXE(S)

ABS, Dhr. Hovenne & Frèdèric Joiris BTC : Guillaume Lederer, Anouk Courtin, Fabienne Laloux, Lea Ingabire & Maxime Degembe. Verhinderd :Nathalie De Vries, Philip Meersman APERÇU / KORTE

W E E R G AV E

In beide informatiesessies krijgen de deelnemers een informatiemap uitgereikt met de brochures van ALC en KLB, een agenda in het NL en FR, een hand-out van de presentatie van het programma KLB-ALC, een attest van bezoek en een visitekaartje van Nathalie Devries, leidend ambtenaar in deze aanbesteding. De informatiesessies starten met een kort woord van welkom en een toelichting van enkele procedurele aspecten van de overheidsopdracht. Met name de te volgen deadlines, de samenwerking met informaticaleken, de tweetaligheid en het nietonderhandelbare aspect van deze aanbesteding worden duidelijk gemaakt. Ook wordt aangegeven dat bij het niet halen van de gestelde deadlines, het boetesysteem - zoals dat wettelijk geldt – onmiddellijk zal worden toegepast. Vervolgens wordt een korte powerpoint-presentatie gehouden over het programma KLB-ALC, waarbij speciale aandacht wordt besteedt aan de verschillen tussen de beide programma’s, de resultaatsdomeinen waarop gewerkt wordt, de wensen met betrekking tot de toekomstige samenwerking en de workflow tussen de coördinatie en de provincies. Er wordt aangegeven dat het gaat om 1 webtool (waaronder de website, intranet en admintool wordt verstaan), maar dat de inhoud absoluut verschillend zal zijn. De afdeling ICT van BTC licht kort toe wat hun visie is voor het aanmaken van nieuwe websites, in welke zaken BTC voorziet en wat absolute verplichte zaken zijn in deze aanbesteding. Meer hierover is te vinden op p.33 van zowel het Nederlands- als Franstalige bijzonder bestek. De vragen die reeds per mail zijn toegekomen worden voorgelezen en beantwoord door de aanwezigen vanuit BTC. Daarna krijgen de deelnemers gelegenheid tot het stellen van vragen die verder nog ter zake doen. Deze vragen alsmede de vragen die per mail zijn toegekomen zijn hieronder opgelijst. Aan het einde van de sessie worden de deelnemers bedankt en wordt hen gevraagd het attest van bezoek te laten ondertekenen en bij hun eventuele offerte te voegen. La date pour remettre les offres est prévue le 04/03/2011 à 15h00 Questions par MAIL

Cahier des Charges (page/nr.)

Vragen per MAIL

Réponses Antwoorden

Bijzonder Bestek (pagina/nr.)

1. Sur la différenciation ALC / KLB : a-t-on des contraintes sur le format des livrables ? Plus précisément, doit-on livrer deux sites ? Sinon est-il possible d'avoir un seul site avec deux "branches locales" ?

3.7.1. (4 Méthodologie) 5.2. 5.6. 5.7.

Il n’existe pas de contrainte à proprement parlé quant à la création d’un ou deux sites. Cependant, au vu des besoins exprimés dans le CSC, il est clair que les workflows et les types de contenus attendus ne sont pas identiques pour les 2 programmes. Le service ICT aurait donc tendance à encourager le prestataire à travailler sur une page commune permettant au visiteur de se rediriger vers l’un ou l’autre site, créés via 2 outils Drupal distincts.

6.6.



ANNEXE(S)

2. Peut-on faire faire des options ? Typiquement, sur la problématique du moteur de recherche (sur le transversal libre surtout), on a clairement plusieurs niveaux de perfectionnement possibles, mais avec plusieurs niveaux de coûts. Pouvons-nous proposer l'ensemble des options possibles et laisser la CTB choisir ? Ou devons-nous proposer une solution sans option dans notre réponse ? 3. Concernant l'infrastructure d'hébergement, peut-on faire des recommandations ? Est-ce que cette infrastructure est imposé ? Si oui laquelle ? Si non, jusqu'à quel niveau peut-on influer sur l'infrastructure d'hébergement ?

2.2 3.7.1. (4 Méthodologie)

Non. C’est au soumissionnaire de faire le choix de l’option la plus adaptée aux besoins exprimés dans le CSC et de justifier les raisons de son choix. La CTB n’acceptera aucune option.

6.6.

4.11. 5.3

Oui l’infrastructure est imposée. L’hébergement de l’environnement test se fera en interne à la CTB. Les accès nécessaires seront fournis par le service ICT. En production, le site sera hébergé sur un serveur dédié, la CTB est actuellement en contrat avec la société Alterway. D'autres sites Drupal sont déjà hébergé sur ce même serveur. Voici une partie des spécifications techniques de cet environnement dédié dont nous disposons : Hardware specifications • DELL • Processor: Bi-Quad Core 2,26Ghz LV Intel® Nehalem® • RAM: 8GB DDR2 • HD: SAS 4*146Go RAID1 Software configuration : • • • • • • • • •

4. Quelles sont les prévisions de trafic pour le site ?


5.7.

Debian GNU/Linux 5.0 Apache 2 + security patches PHP5.x + modules Mysql 5 ProFTPD OpenSSH webmin AWSTATS ...

Il est très difficile d’évaluer la fréquentation actuelle étant donnée l’absence d’outils de recueil statistiques des 2 sites actuels. Il faut savoir que l’envoi de la newsletter mensuelle constitue le pic le plus important de fréquentation et qu’elle est envoyée à 6000 membres (3000 fr et 3000 nl)


ANNEXE(S)

Questions en plénière 21-02-2011


Vragen plenair 21-02-2011


Bijzonder Bestek (pagina/nr.) 5.

Il est fait mention dans le CSC de l’outil limesurvey comme outil externe imposé. Est-ce l’unique option possible ?

5.8.2.6.

Le phrase « A titre d’illustration, des enquêtes en ligne seront menées sur le site à l’aide d’outil en ligne tel que Lime Survey (imposé), actuellement utilisé par ALC/KLB. » dans le CSC doit être changé par : « A titre d’illustration, des enquêtes en ligne seront menées sur le site à l’aide d’outil en ligne tel que Lime Survey (ou équivalent) actuellement utilisé par la CTB. De zin : « Bij wijze van illustratie zullen op de site online-enquêtes gehouden worden met een onlinetool als Lime Survey (opgelegd), die momenteel door KLB/ALC wordt gebruikt.” Wordt gewijzigd door:: “Bij wijze van illustratie zullen op de site online-enquêtes gehouden worden met een onlinetool als Lime Survey (of gelijkaardig) die momenteel door BTC wordt gebruikt.”

6.

Demande de précision quant à la migration des bases de données

5.5.1. 5.5.2.

CSC NL : pagina 37-38. Voor KLB is vooral van belang dat de gegevens van de Wordpress niet verloren gaan. Voor de Admintool geldt dat hierin de volledige historiek van de scholen ligt opgeslagen. Als dit niet gemigreerd zou worden, betekent dit dat we de historiek van alle in het verleden aangevraagde projecten en trajecten kwijt zijn. CSC FR: en ce qui concerne la migration des données des sites francophones, il est demandé au soumissionnaire de pouvoir migrer l’intégralité des contenus de la rubrique Planetanime et de la fusionner avec les catalogues des ressources campagnes présents dans la rubrique Campagne à l’adresse suivante http://www.annoncerlacouleur.be/resources.php? cmpglienid=96&cmpgid=13 afin de ne plus faire qu’une seule base unique de ressources. Deux bases de données Access propres aux provinces existent actuellement et devront être migrées dans le nouvel admintool. Les données du Wordpress ne doivent par contre par être migrées. Le mapping précis de cette migration devra être réalisé par le soumissionnaire. Tout ce qui concerne la gestion de stocks en ligne et les liens avec les bibliothèques provinciales sort du scope du marché et sera pris en charge dans un second temps par notre gestionnaire de l’information.



ANNEXE(S)

7.

Question de clarification par rapport aux deux programmes : Y aura-t-il certains contenus partagés entre les deux programmes ?

Non, aucune page ne sera traduite à proprement parler. Les deux seuls points communs entre les 2 sites sont : la charte graphique ainsi que la structure du site en 4 piliers (formations, ressources, appui à projets et plateforme).

5.7.

L’anglais n’est par ailleurs pas envisagé pour cette phase de réalisation du site. 8.

Dans quelle mesure la charte graphique fournie par le graphiste externe sera-t-elle un produit fini à reproduire ?

9.

Op p.28 van het bijzonder bestek stelt men bij. 4.11.3 Definitieve oplevering: De definitieve oplevering wordt afgekondigd op verzoek van de dienstverlener, na het verstrijken van de garantietermijn, voor zover BTC tijdens die periode geen klachten geformuleerd heeft aangaande de goede werking van het systeem. In dat laatste geval zal definitieve oplevering worden uitgesteld tot het moment waarop het systeem op correcte wijze zal hebben gefunctioneerd gedurende een ononderbroken periode, gelijk aan de garantietermijn.

5.8.2.9.

Il a été demandé au graphiste de fournir un exemple de page d’accueil ainsi qu’une première sous-page. Ceci avec objectif d’inspirer le soumissionnaire, il ne s’agit donc pas d’un produit fini. Ces 2 productions seront remises en format brut (photoshop ou autre) et devront être adaptées et intégrées dans Drupal par le soumissionnaire.

4.11.3 en 4.11.4

Het systeem moet in ieder geval minimaal 6 maanden (of gelijk aan de langere periode indien de in de offerte voorgestelde garantietermijn langer is) zonder problemen draaien. In het geval er een gebrek wordt geconstateerd wordt de garantietermijn terug op 0 gezet en zal er een nieuwe garantietermijn ingaan, zoals beschreven op p.28 van het bijzonder bestek. Deze regel zal worden aangehouden. Hetgeen op p.29 vermeld staat vervalt aldus.

4.11.3 en 4.11.4

Als het gaat om gebreken die de werking van het programma verstoren en/of wanneer de goede naam van ALC/KLB in gevaar wordt gebracht en/of schade oploopt, zal de garantietermijn worden opgeschort.

Op p29 bij 4.11.4 wordt vervolgens gesteld: Indien de oplossing tijdens de garantietermijn onbruikbaar is, wordt de tijd gedurende de welke de oplossing onbruikbaar is bij de garantietermijn opgeteld. Is dit niet tegenstrijdig aan elkaar? 10. Als vervolg op de garantietermijn: wat wordt er exact verstaan onder ‘gebrekkig’? Impliceert dit ook kleine technische fouten die verder de werking niet beïnvloeden of zijn hierin nuances te vinden?

On entend par “gebrekking” tout dysfonctionnement du système informatique réalisé par le prestataire dans le cadre de ce marché qui empêcherait les équipes ALC-KLB de mener à bien leur travai au quotidien :



ANNEXE(S)

Exemples: Une erreur qui serait due à l'infrastructure d'hébergement ne remet pas en cause le prestataire. Un bug mineur ne survenant que dans des cas très particuliers ne remet pas en cause le prestataire. L'impossibilité technique pour un visiteur de remplir une demande de subside suite à un disfonctionnement des formulaires remet en cause le prestataire. Het is ook aan de indiener om aan te geven in het formulier 6.6. wat de cruciale processen zijn In het bij de offerte bij te voegen methodologie kan de indiener zijn SLA voorstel kort, helder en concreet beschrijven met in acht name van wat in punt 4.11.3. en 4.11.4. van het bijzonder bestek werd opgelegd. 11. M.b.t. tot de garantietermijn: wat gebeurd er indien een bureau bepaalde kosten heeft gemaakt om een probleem op te lossen en het blijkt dat het probleem aan BTC te wijten is?

11. Wat betekent de afkorting ICM?

12. Dans le chapitre sur les outils collaboratifs il est fait mention d’un outil de conversation. Pourriez-vous préciser cette demande ?


4.11.3 4.11.4.

Indien blijkt dat de fout aan de kant van BTC ligt en het bureau kosten heeft gemaakt die logischerwijs niet aan hen toe te wijzen zijn, dan kan facturatie van deze kosten aan BTC gebeuren aan de hand van het aantal gepresteerde dagen vermenigvuldigd met de dagprijs zoals vermeld in het offerteformulier onder het punt ‘bijkomende diensten’.

5.3.

Il s’agit du service ICT de la CTB. ICT ou ICM représente les mêmes personnes, dans le cadre de ce marché, les interlocuteurs privilégiés seront Guillaume Lederer et Maxime Degembe, le coordinateur du service est Jean Vandeuren.

5.7.3.

Les outils collaboratifs sont prévus afin de permettre à l ‘équipe de coordination du programme de discuter et d’échanger des documents de travail avec les équipes de provinces au quotidien. Actuellement, les wordpress répondent à ces besoins d’ « Intranet », il faudrait que ces fonctionnalités (publier un article, un commentaire, évaluer un article, partager un document,etc) soient reproduits dans le nouvel outil


ANNEXE(S)

13. Que signifie le T0 dans le formulaire de réponse du CSC et à partir de quand est-il comptabilisé ?

Le T0 correspond au moment de lendemain de l’envoi de la lettre d’attribution par lettre recommandée par la CTB. A noter que le décompte des autres T se fait sur base de jours calendriers.

6.6.

Tous les livrables doivent être livré avec référence vers le T0 et en prendre compte que le calcul est fait en jours calendrier et non pas en jours ouvrables. Pour cette raison, et pour mieux évaluer les offres il est aussi demandé de mentionner le nombre des jours qu’une séquence va prendre comme travail. 14. Als we spreken over inschrijvingen op de website, is dit dan altijd een school of kunnen dit ook andere personen, dan wel instellingen zijn?

En ce qui concerne ALC, les inscriptions sont effectuées, non pas via des écoles mais via des personnes individuelles (enseignants mais aussi chef scout, éducateur, animateur de jeunes et toute personne désireuses de sensibiliser les 1018 ans aux questions d’ECM). C’est un peu différent au niveau du programme néérlandophone :

5.8.

Voor KLB geldt dat dit altijd om een school gaat, tenzij het een organisatie is die een workshop wilt aanbieden. Die kan zich ook aanmelden op de website. Maar enkel scholen kunnen een subsidie aanvraag doen voor een project of een traject. Bij de inschrijving wordt daarom ook altijd het instellingsnummer van de school gevraagd. Meer informatie hierover is te vinden in ‘5.8.3. Admintool’ (p. 61-92 van het bijzonder bestek)

Questions en plénière 22-02-2011


Vragen plenair 22-02-2011


Bijzonder Bestek (pagina/nr.) 15. Le pouvoir adjudicateur a-t-il une préférence marquée pour Drupal 6 ou 7?

2.2. 3.7.1. (4 Méthodologie)

5.3.


L’idéal serait d’entamer le travail en Drupal 7 de manière à éviter de devoir envisager une migration dans quelques mois. Cependant aucune contrainte n’existe. Il est demandé au soumissionnaire de justifier son choix.


ANNEXE(S)

16. Le site est-il susceptible de devoir communiquer avec des systèmes externes ?

Non, pas dans cette phase du développement. Dans le futur, Nathalie de Vries, fonctionnaire dirigeante et gestionnaire de l’information des 2 programmes envisagera de mettre en lien les fichiers des bibliothèques provinciales avec nos sites mais cette mission sort du scope du projet actuel. Ceci dépasse le cadre de ce marché, des outils tels que Libellud ou PMB sont actuellement testés en interne mais aucune décision n'est prise.

5.3. 5.7.

17. Si la remise est prévue pour le 4 mars 2011, quand prévoit-on le début effectif du marché ?

18. Houdt het zelf toepassen van de visuele identiteit zoals voorzien in het huisstijlhandboek van Kaligram in dat zij ook de knoppen etcetera al voorstellen of is dit een werk wat nog gedaan zal moeten worden?

19. Is er de mogelijkheid om toegang te krijgen en het huisstijlhandboek in te zien?

20. Dans quel format doivent être remis les certificats LAMP et les certificats linguistiques et sont-ils obligatoires ?

L’idéal serait la première semaine d’avril, mais on doit prendre en compte qu’il s’agit d’un marché européen.

5.8.2.9.

Kaligram geeft puur een leidraad op de grafische zaken aan zoals achtergrond, logogebruik, verfspatten, kleurgebruik, lettertype etc. De knoppen moeten wel nog door het bureau worden ontworpen, maar de huisstijl die door Kaligram is opgesteld is een bindende factor.

5.8.2.9.

Het huisstijlhandboek zal als annex bij de PV van deze informatiesessie worden gevoegd ter inzage.

3.5.3.1.

Si les CVs des personnes proposées mentionnent des certifications Linux, Mysql , PHP et/ou cours de langue FR/NL, il est demandé de fournir une preuve de cela en annexe des CVs

3.6.2. 6.12.



ANNEXE(S)

21. Zijn we verplicht om alle CV’s in Europass aan te leveren?

22. Dans la liste des outils existant, vous faites mention de Google Docs. Les potentialités de cet outil sont-elles toutes nécessaires pour le futur site ?

6.8.

Het is geen wettelijke verplichting om het Europass CV te gebruiken. Echter, om het aanreiken van de CV’s te standaardiseren (en zo de beoordelingstijd van de CV’s door het evaluatiecomité te optimaliseren) wordt potentiële tijdswinst behaald voor de uitvoering van de opdrach. Daarom geeft BTC er de voorkeur aan dat de CV’s in Europass formaat worden ingediend of dat toch al de rubrieken (met inbegrip van het Europass taalzelfevaluatiesysteem) en hun volgorde van het Europass formaat helder en duidelijk zijn terug te vinden in enig welk ander formaat dat zal worden gebruikt.

5.2.1.

ALC : Non, à l’heure actuel Google docs a été mis en place pour palier aux lacunes de nos outils actuels. Nous l’utilisons essentiellement pour remplir deux objectifs :

5.8.3.1.2.6.

-

disposer d’un agenda partagé avec les provinces

-

remplir les statistiques au terme de chaque activité (coordination et province) mais à priori ce besoin sera désormais couvert grâce à la mise en place de formulaires dynamiques d’inscription et d’évaluation.

23. Is er sprake van een budget wat vooraf gedefinieerd is?

3.2.1.

Het is de bedoeling van een overheidsopdracht zoals deze om de vrije en eerlijke concurrentie te laten spelen op de markt. Er kan derhalve voorafgaand geen budget worden bekendgemaakt. De prijs in de ingediende offerte is doorslaggevend.

24. La CTB a-t-elle des Testcase préorientés ?

5.

Non, le prestataire chargé de l’analyse fonctionnelle n’a pas été dans le détails de description des workflows jusque là. Nous sommes conscients que leur description actuelle ne couvrent pas TOUS les cas d'usages du système à concevoir. C'est pourquoi il est encore attendu du prestataire qu'il chiffre également une part d'analyse pour chaque développement attendu tel qu'on le retrouve dans le planning.

7.

On attend donc bien du soumissionnaire qu’il complète cette analyse jusqu'à un niveau suffisant pour avoir en main le nécessaire pour développer le système attendu.



ANNEXE(S)

25. A-t-on considéré des distributions existentes de Drupal?

Nous n'avons pas de connaissance interne de cette approche (utilisation des profiles) mais ne sommes pas contraire tant qu'il s'agit toujours d'une utilisation standard de Drupal, dans la philosophie du projet opensource original.

26. Est- ce que toutes les documentations doivent être livrées en 2 langues ?

27. Waarom is 16/08/2011 als deadline gekozen ?

28. Combien de personnes sont prévues pour les formations de l’équipe à l’outil Web ?

Oui

2.2.

Wij zijn met het programma gebonden aan schooljaren. De nieuwe website moet vóór 1 september 2011 werkbaar online zijn, vandaar dat de uiterste deadline op 16 augustus 2011 gesteld is.

5.4.

Cette information est précisée dans le CSC point 5.4.

Bijlagen bij de PV : À fournir en annexe du PV : -

Statistieken van de nieuwsbrief/ Statistiques de la newsletter KLB-ALC

-

Huisstijlhandboek/ Charte graphique KLB-ALC

-

Het bijzonder bestek in pdf zowel als in Word, met inbegrip van de bijlagen kan gratis worden gedownload via de volgende link: https://enot.publicprocurement.be/enotwar/preViewNotice.do?noticeId=84175)



ANNEXE(S)

Procès-verbal des visites obligatoires du 21 et 22 février 2011 dans le cadre du marché Bxl 1009

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