Rencana Tindakan Perbaikan - CAV 2
STIKES AISYIYAH Tanggal Auditor
AREA (Area)
Akademik
8-9 Oktober 2015 Danang Gunarto dan Sholichin A. Darmawan
NCR Ref. (No. Referensi)
1
NON-CONFORMITIES (Detil Ketidaksesuaian)
Ditemukan bahwa pengendalian surat kuasa untuk pengambilan ijasah tidak memastikan kebenaran dari penerima dan pemberi kuasa. buktinya ; # surat kuasa Serkom untuk NIM 201310206069, tanda tangan pemberi kuasa berbeda antara di KTP dan di surat kuasa # Surat Kuasa ijasah untuk NIM 201410104295 tidak jelas tanda tangan dari pemberi kuasa dan uga tidak ada dokumen pendukung seperti KTP untuk pemberi maupun penerima kuasa.
CATEGORY (Kategori)
ROOT CASE ANALYSIS (Analisis Penyebab) Belum ada aturan jelas dalam proses pengambilan ijazah.
Minor
CORRECTION (Koreksi) Memastikan melalui telepon kepada alumni bahwa ijazah dan sertifikat kompetensi sudah diterima
CORRECTIVE ACTIONS PLAN (Rencana Tindakan Perbaikan)
Menyusun SOP pengelolaan Ijazah dan Dokumen Bukti Kelulusan
TARGET DATE (Tgl. Target)
P.I.C (Penanggung jawab)
28 November 2015
Kabag Akademik
1.Pembuatan Sistem belum selesai 100%
BPTI
LP3M
Akademik
2
1. Bukti pengujian sistem dan penyerahan sistem aplikasi kepada unit kerja pemohon tidak ada, seperti yang dipersyaratkan oleh prosedur SOP SAY/PMS/BPTI/08. Contoh: 2 sistem aplikasi yang sudah diimplmentasikan oleh BPMP. 2. Bukti perawatan aktif (bulanan) untuk software komputer STIKES tidak ada, seperti yang dipersyaratkan oleh prosedur SOP SAY/PMS/BPTI/13
3
Laporan kemajuan penelitian dan pengabdian masyarakat tidak konsisten dilakukan, sesuai dengan prosedur SAY/LP3M/PBM/20. Contoh: Penelitian: Persepsi istri terhadap kehidupan seksual yang harmonis dalam perkawinan di STIKES Aisyiyah Jogyakarta. Pengabdian: : IbM Pendampingan deteksi tumbuh kembang anak pada posyandu.
4
Perlu diperhatikan mekanisme pengendalian stempel basah tanda tangan untuk proses legalisir
2. Belum dilakukan perawatan software aktif bulanan Minor
Minor
Observasi
Ketidakpatuhan terhadap SOP Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Dalam proses legalisasi ijazah dan transkip alumni belum ada ketentuan dalam pengaturan penggunaan stempel tanda tangan ijazah.
1. Dibuat berita acara pengujian dan penyerahan sistem untuk fitur yang sudah digunakan tidak perlu menunggu 100% 2. Melakukan perawatan software bulanan
Membuat surat peringatan kepada dosen untuk segera menyerahkan laporan kemajuan penelitian
Mengevaluasi penggunaan stempel basah tanda tangan legalisir yang telah berjalan dengan melihat dokumen pengambilan legalisir.
1. Membuat SIM BPTI 2. Membuat otomatisasi perawatan software komputer 3. Merevisi SOP SAY/PMS/BPTI/08 dan SOP SAY/PMS/BPTI/13
1. Merevisi SOP Penelitian 2. Merevisi SOP Pengabdian Masyarakat 3. Sosialisasi kembali ttg SOP penelitian bagi dosen. 4. Membuat aturan tentang punishment bagi semua dosen yang melaksanakan Penelitian tetapi tidak membuat laporan kemajuan.
Membuat Surat Keputusan Ketua tentang penggunaan stempel basah/ scan tanda tangan pimpinan
1.Juni 2016 2. 28 November 2015 3. 28 November 2015
14 November 2015
28 November 2015
Ka BPTI
Ka LP3M
1. Ketua 2. Kepala Bagian Akademik
Keuangan
Keuangan
Keuangan
Prodi S1 Physiotherapy
5
6
Perlu diperhatikan untuk secara jelas dalam panduan akademik untuk besaran SPP jika mengambil hanya 5 SKS
Perlu diperhatikan untuk referensi penetapan biaya remedial sebesar Rp. 50.000,- untuk biaya remedial semeter genap 2014-2015
7
Perlu dipertimbangkan untuk mengisi Permintaan Tindakan perbaikan dan pencegahan ketika ada keluhan terhadap kinerja bank pembayaran
8
Perlu diperhatikan untuk pemastian bobot nilai tidak berbeda antara silabus, SAP, panduan akademik dan kontrak belajar
Observasi
Observasi
1. Kurang cermat dalam penulisan besarnya SPP jika hanya mengambil 5 SKS 2. Kurang optimalnya koreksi draf buku panduan akademik sebelum cetak 3. Penentuan pengambilan SKS kurang atau sama dengan 5 SKS menunggu ketetapan dari Prodi Tidak ada Surat Keputusan tentang biaya remidi
Observasi
Tidak terdokumentasinya komplain mahasiswa dengan baik
Observasi
PJ Modul belum seragam dalam pembuatan silabus
Meralat ketentuan biaya SPP dalam buku panduan akademik tahun 2015/2016 (Bab IV hal 68 )
Membuat referensi penetapan Biaya Remidial Membuat dokumentasi komplain mahasiswa sesuai SOP PTPP Menyesuaikan bobot nilai pada silabus/ modul sesuai
1. Mencabut memo No 1173/ STIKES/Au/ IV/ 2011 tentang besaran SPP jika mengambil hanya 5 SKS 2. Melakukan rapat koordinasi tentang pemberlakukan pembayaran SPP mahasiswa
1. Membuat Surat Keputusan Biaya Remidi 2. Meninjau aturan tentang pelaksanaan remidial dalam buku panduan akademik 1. Melakukan sosialisasi kembali form SOP PTPP 2. Melakukan evaluasi tentang pelayanan pembayaran dengan pihak bank Workshop penyusunan dokumen rencana pembelajaran
1 Desember 2015
1. 30 Oktober 2015 2. 28 November 2015 1. 30 Oktober 2015 2. 28 Novemb er 2015 10-11 November 2015
1. Ketua 2. Wakil Ketua II
1. Ketua 2. Wakil Ketua I 3. Wakil Ketua II
1. Kepala BPMP 2. Kepala bagian Keuangan 3. Wakil Ketua II Wakil ketua I
Prodi S1 Physiotherapy
MR
MR
9
Perlu diperhatikan untuk memperjelas penetapan bagaimana perlakuan untuk mahasiswa yang absensi kurang dari 75 % dan boleh mengikuti remedial atau ujian.
10
Sasaran mutu yang dibuat terdiri dari sasaran mutu STIKES dan sasaran mutu prodi / bagian / unit. Perlu diperhatikan untuk membuat juga matrik keterkaitan antara sasaran mutu STIKES dengan sasaran mutu bagian/unit, untuk memastikan bahwa sasaran mutu yang dibuat oleh bagian/unit itu mendukung sasaran mutu STIKES
11
Secara umum keluhan pelanggan dicatat dengan baik. Tindak lanjut dari keluhan pelanggan tidak konsisten dicatat oleh prodi/bagian terkait dan dilaporkan ke BPMP. Sehingga BPMP tidak bisa meng update status dari keluhan tsb.
Observasi
Observasi
Observasi
Kurang jelasnya aturan tentang pengambilan remidial oleh mahasiswa pada buku panduan akademik
Belum tahunya staf BPMP akan pentingnya membuat matrik tersebut
Unit dan Prodi tidak konsisten dalam melaksanakan SOP PTPP
dengan buku panduan akademik STIKES Melakukan evaluasi dan verifikasi nilai remidial seluruh Prodi untuk melihat kasus serupa sebagai dasar untuk melakukan tindakan korektif
Akan membuat matrik
Akan meminta unit dan Prodi untuk melaporkan hasil tindak lanjut komplain ke BPMP secara rutin
Melakukan revisi peraturan tentang syarat mengikuti remidi
Memasukan aktivitas membuat matrik itu di dalam SOP Pembuatan dokumen perencanaan
Akan mensosialisaikan SOP PTPP kembali dan meningkatkan peran PSMP dan Kepala Unit dalam pengeloloaan komplian dengan mengundang rapat tindak lanjut komplain secara rutin (1 bulan sekali)
28 November 2015
2 Januari 2016
1 November 2015
1. Wakil Ketua I 2. Ka Prodi 3. Kepala bagian akademik
Ka BPMP
Ka BPMP
BPTI
Prodi D IV Kebidanan
12
13
1. Perlu dipertimbangkan untuk membuat daftar unit kerja yang sudah terfasilitasi dengan sistem aplikasi (sesuai dengan permintaannya) lengkap dengan jenis aplikasi. Untuk memudahkan data capaian Sasaran mutu. 2. Perlu dibuatkan mekanisme pembuatan/perubahan isi dari website unit/prodi, agar lebih jelas (terutama terkait dengan review/persetujuan isi website.
Asesmen kompetensi untuk dosen perlu dilakukan, untuk mengetahui sejauh mana gap aktual kompetensi dosen dengan persyaratan kompetensinya.
Observasi
Observasi
1. Belum dibuat daftar unit kerja yang 1. Membuat sudah daftar unit 1. Membuat SIM BPTI terfasilitasi kerja yang 2. Membuat SOP pembuatan/ dengan sistem sudah perubahan isi website unit/prodi aplikasi (sesuai terfasilitasi 3. Melakukan revisi SOP Pembuatan dengan dengan dan perbaikan SIM PTT permintaannya sistem ) lengkap aplikasi dengan jenis (sesuai aplikasi. dengan 2. Belum terdapat permintaann SOP ya) lengkap pembuatan/ dengan perubahan isi jenis website aplikasi. unit/prodi 2. Mengajukan permohana n SOP pembuatan/ perubahan isi website unit/prodi kepada BPMP
Belum ditemukan assesmen kompetensi dosen untuk mengetahui gap aktual kompetensi dosen dengan persyaratan kompetensinya.
1. Merencanakan evaluasi assesmen komptensi dosen setiap tahun Dibuat road 2. Merevisi SOP Pengendalian Mutu map assesmen Dosen dengan memasukkan kompetensi aktivitas assesmen kompetensi dosen dosen
1. Juni 2016 2. 28 Novemb er 2015
2 Desember 2015
Ka BPTI
1. Ka Prodi Wakil Ketua I
LP3M
14
1. Mapping pengabdian masyarakat periode: Sept. 2014 - Agustus 2015 dan Sept. 2015 - Agustus 2016 belum dibuat 2. Agar dibuatkan rekapitulasi laporan penelitian dan pengabdian masyarakat vs desiminasinya untuk memudahkan monitoring
Observasi
Belum dilakukan mapping pengabdian masyarakat secara rutin Belum dimasukkannya aktivitas melakukan rekapitulasi penelitian dan pengabdian masyarakat dengan desiminasi
1. Akan dibuat mapping pengabdian masyarakat sept 2015agustus 2016. 2. Akan dibuat rekapitulasi dan jadwal desiminasi penelitian dan pengabdian masyarakat
Merevisi SOP Pengabdian masyarakat dengan memasukan aktivitas melakukan mapping pengabdiam mayarakat secara rutin dan menambahkan form rekapitulasi penelitian dan pengabdian masyarakat dengan desiminasi
Yogyakarta, 19 Oktober 2015 Dibuat oleh,
Management Representative
30 Oktober 2015
Ka LP3M
