RENCANA STRATEGIS. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim dan Mutu Industri (Draft Revisi 28 Oktober 2012)

RENCANA STRATEGIS Teknologi Informasi dan Komunikasi Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim dan Mutu Industri (Draft Revisi 28 Oktober 2012)

Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim dan Mutu Industri 2012

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................... 3 BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 5 1.1 Latar Belakang .................................................................................. 5 1.2 Permasalahan ...................................................................................... 7 1.3 Visi dan Misi ..................................................................................... 8 1.4 Tujuan dan Manfaat ........................................................................... 9 BAB II ANALISIS SITUASIONAL .................................................................. 11 2.1 Struktur Organisasi BPKIMI ...............................................................11 2.2 Proses Bisnis BPKIMI ........................................................................12 BAB III RENCANA IMPLEMENTASI ............................................................... 18 3.1 Lingkup Implementasi .......................................................................18 3.2 Pendekatan Harus Mencakup Aspek ImplementasiHardware (HW) ..........18 3.3 Tahap Implementasi .........................................................................18 3.4 Sasaran Implementasi ......................................................................20 3.5 Analisis Gap .....................................................................................20 3.6 Komponen Gap pada Arsitektur Bisnis .................................................21 3.7 Komponen Gap pada Arsitektur Informasi ...........................................22 3.8 Komponen Gap pada Arsitektur Teknologi ...........................................24 3.9 Strategi Migrasi ................................................................................25 3.10 Butir Rencana ................................................................................28 3.11 Faktor Sukses Implementasi ............................................................29 BAB IV RENCANA STRATEGIS TI ................................................................. 31 4.1 Pengantar........................................................................................31 4.2 Rencana Strategis Sistem Informasi ...................................................31

Rencana Strategis Pengembangan Sistem Informasi BPKIMI| 3

4.3 Strategi Bisnis..................................................................................33 4.4 Solusi Aplikasi ..................................................................................36 4.5 Strategi Pengembangan ....................................................................40 4.5.1 Arsitektur Teknologi (Hardware, Jaringan) ........................................... 40 4.5.2 Software: Aplikasi ................................................................................ 42 4.5.3 Kualitas Sumber Daya Manusia (Brainware) ......................................... 43 4.6 Rencana Strategis Teknologi Informasi ................................................44 BAB V STRATEGI PRIORITAS PENGEMBANGAN ............................................. 47 5.1 Strategi Penentuan Prioritas ..............................................................47 5.2 Prioritas Pengembangan Aplikasi ........................................................48 BAB VI RENCANA IT GOVERNANCE ............................................................. 55 6.1 IT Governance .................................................................................55 6.2 Standar Pengelolaan TI (IT Governance) .............................................58 6.3 Rencana IT Governance BPKIMI .........................................................58 BAB VII RENCANA IT SECURITY DAN DISASTER RECOVERY ........................... 64 7.1 Rencana IT Security..........................................................................64 7.2 Rencana Disaster Recovery ................................................................65 BAB VIII PEMBERDAYA PERUBAHAN UNTUK IMPLEMENTASI ........................... 67

Rencana Strategis Pengembangan Sistem Informasi BPKIMI| 4

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi saat ini makin pesat baik dari sisi hardware maupun software. Pemanfaatan teknologi informasi telah banyak dirasakan hampir di semua bidang kehidupan manusia terutama dalam konteks pekerjaan. Sehingga teknologi informasi merupakan sarana utama sebagai alat bantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaannya, terutama dalam hal kecepatan dan ketepatan prosesnya. Teknologi informasi telah menjadi alat dukung utama dalam kustomisasi masal, diferensiasi kompetitif, peningkatan kualitas, dan peningkatan dan otomatisasi proses. Kenyataan ini menyebabkan keinginan dan upaya untuk menciptakan inovasi baru dibidang teknologi informasi terus meningkat.

BPKIMI sebagai lembaga penyedia rumusan kebijakan yang visioner dan pelayanan teknis yang profesional dituntut untuk dapat memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat kepada masyarakat industri. Tuntutan masyarakat ini mengharuskan BPKIMI meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi secara efisien dan efektif dengan melakukan penyelarasan dengan strategi organisasi (visi, misi serta tujuan).

Seringkali

keputusan

untuk

melakukan

pengembangan

teknologi

informasi

hanya

berdasarkan kemampuan aplikasi (software) yang canggih tanpa melihat lebih jauh apakah aplikasi tersebut telah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam jangka panjang. Penyelarasan strategi organisasi dengan teknologi informasi digunakan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, meningkatkan hubungan dengan konsumen/klien industri dan menciptakan solusi bisnis baru. Kegagalan dalam melakukan penyelarasan ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya dan kehilangan kesempatan.

Berdasarkan hal tersebut, perlu dibuat peta strategis yang menyinergikan strategi organisasi, proses bisnis, serta kemampuan organisasi dengan teknologi informasi yang akan dikembangkan BPKIMI secara bertahap dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Rencana strategis ini dikemas secara bertahap selama lima tahun ke depan yang diharapkan dapat dijadikan acuan oleh seluruh satuan kerja dalam lingkungan BPKIMI dalam mengembangkan

Rencana Strategis Pengembangan Sistem Informasi BPKIMI | 5

teknologi informasinya sehingga semua layanan yang ada di pusat dan daerah menjadi satu kesatuan yang terintegrasi penuh. Posisi TI di BPKIMI saat ini berada di belakang derap bisnis organisasi, yang mengakibatkan banyaknya keluhan terhadap kinerja TI yang pada akhirnya menghambat keseluruhan kegiatan BPKIMI. Pilihan strategis dari repositioning TI di BPKIMI ada dua, yaitu: 

memposisikan TI sebagai pendukung utama kegiatan operasional organisasi, yang berjalan seiring dengan derap organisasi, atau



memposisikan TI tidak hanya sebagai pendukung saja, akan tetapi lebih jauh lagi menjadikan TI sebagai enabler bisnis BPKIMI yang mampu menciptakan produkproduk baru yang inovatif berbasis TI.

Mengingat bahwa natur bisnis BPKIMI adalah berbasis ISPP (Inspeksi, Supervisi, Pengkajian, Pengujian) yang kesemuanya ini menempatkan intelegensia, skill dan inovasi manusia sebagai faktor utamanya, maka lebih tepat jika kita terapkan strategi yang pertama yang memposisikan TI sebagai pendukung utama dari kegiatan perusahaan.

Dengan penetapan strategi ini, maka seluruh kegiatan perusahaan, baik yang berupa kegiatan operasional bisnis, maupun yang berupa kegiatan pendukung bisnis ( supporting

activities), semuanya menggunakan TI. Dengan kata lain semua langkah dan kegiatan perusahaan tersebut mengandalkan TI sebagai pendukung utamanya (IT based operation

for whole company), seperti halnya kendaraan pada suatu sistem transportasi.

Di sisi lain, dengan diterapkannya strategi ini, operasional bisnis berbasis TI ini akan menjadi pembeda layanan BPKIMI, yang pada akhirnya akan membantu meningkatkan daya saing BPKIMI secara keseluruhan.

Manfaat lain yang akan dirasakan adalah pengaruhnya terhadap stakeholder BPKIMI. Dengan dukungan penuh TI, maka kualitas pelayanan terhadap para stakeholder akan meningkat.


1.2 Permasalahan Pengembangan teknologi informasi yang sangat pesat tidak selalu diimbangi dengan sumber daya

yang

ada,

sehingga

berbagai

ketimpangan

kerap

terjadi.

Ketimpangan

ini

menyebabkan tidak meratanya pertumbuhan suatu organisasi dalam meningkatkan performansi kerja. Hal ini tentu akan berakibat tidak stabilnya siklus kerja BPKIMI yang bekerja melalui koordinasi 5 Pusat dan 22 Balai di bawahnya.

Permasalahan yang terjadi di lingkungan BPKIMI terkait pengembangan sistem informasi dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal:

1. Ketimpangan sumber daya manusia Tidak semua staf teknologi informasi memiliki kemampuan/skill yang cukup untuk mengelola suatu sistem informasi. Ketimpangan ini menyebabkan sistem informasi yang ada di suatu organisasi tidak berjalan dengan baik sehingga proses transmisi data dan informasi dapat terhambat. Kondisi ini sangat berpengaruh pada kecepatan dan ketepatan pimpinan dalam mengambil keputusan.

2. Ketimpangan infrastruktur Pembangunan dan ketersediaan sarana dan prasarana sistem informasi antara satu organisasi dengan organisasi lain tidak sama. Hal ini tergantung pada ketersediaan dana dan kecakapan sumber daya manusia yang mampu merencanakan serta mengelola

infrastruktur

yang

ada.

Perbedaan

infrastruktur

ini

pun

akan

mempengaruhi proses transmisi data, terutama dalam hal kecepatan.

3. Kebijakan rolling pegawai Kementerian Perindustrian memiliki kebijakan bahwa setiap pegawai wajib dipindahkan ke bagian lain setelah dua tahun masa kerja. Hal ini ditujukan agar pegawai Kementerian Perindustrian memiliki pengetahuan yang luas dalam berbagai hal melalui penempatan kerja yang berbeda-beda. Namun hal ini menyebabkan pengelolaan sistem informasi menjadi terhambat. Pengelolaan sistem informasi membutuhukan kemampuan yang khusus. Jika seorang pegawai yang memiliki keterampilan teknologi informasi dan telah dilatih untuk mengelola sistem informasi ternyata harus dipindah, akan terjadi gap waktu dan kualitas dalam pengelolaan sistem informasi berikutnya.


1.3 Visi dan Misi Visi pembangunan Industri Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 28 Tahun 2008 tentang Kebijakan Industri Nasional adalah Indonesia menjadi Negara Industri Tangguh pada tahun 2025, dengan visi antara pada tahun 2020 sebagai Negara Industri Maju Baru.Sebagai negara industri maju baru, sektor industri Indonesia harus mampu memenuhi beberapa kriteria dasar, salah satunya adalah memiliki teknologi maju sebagai ujung tombak pengembangan dan penciptaan pasar.

Untuk mewujudkan target tersebut, diperlukan upaya-upaya terstruktur dan terukur, yang harus dijabarkan ke dalam peta strategi yang mengakomodasi keinginan pemangku kepentingan berupa strategic outcomes yang terdiri dari: 1) Meningkatnya nilai tambah industri, 2) Meningkatnya penguasaan pasar dalam dan luar negeri, 3) Kokohnya faktorfaktor penunjang pengembangan industri, 4) Meningkatnya kemampuan inovasi dan penguasaan teknologi industri yang hemat energi dan ramah lingkungan, 5) Menguat dan lengkapnya struktur industri, serta 6) Meningkatnya persebaran pembangunan industri.

Bertumpu pada visi misi industri nasional, BPKIMI memiliki visi menjadi unit organisasi yang handal sebagai penyedia dalam perumusan kebijakan dan sebagai Unit Pelayanan Teknis dalam pengembangan industri nasional untuk menuju negara industri maju baru dengan misi sebagai berikut :



Melakukan litbang dibidang iklim usaha, teknologi, standardisasi, lingkungan hidup & energi dan kawasan industri.



Memberikan layanan teknis teknologi yang berkualitas kepada dunia usaha.



Menjadi motivator, dinamisator dan katalisator dalam pengembangan indutri nasional.



Mengupayakan infra dan supra struktur kelitbangan.



Mengembangkan Sumber Daya Manusia Litbang.

Sehubungan dengan itu, BPKIMI sebagai pusat kebijakan industri perlu melakukan sinergi seluruh jenis kegiatan dan layanan Pusat dan Balai melalui sebuah sistem pakar (expert system) yang mengintegrasikan seluruh data dan informasi yang dimiliki Pusat dan Balai.


Keberadaan Expert System sebagai alat bantu cerdas yang dapat membantu melahirkan ragam kebijakan pembangunan industri sudah sangat mendesak dibutuhkan oleh BPKIMI. Tentu saja pembuatan Expert System ini harus dikawal dengan sebuah pedoman rencana strategis pengembangan sistem informasiyang akan dikembang secara bertahap selama lima tahun ke depan.

1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari Rencana Strategis Pengembangan Teknologi Informasi ini adalah sebagai berikut:

1.

Menentukan arah pengembangan sistem informasi dalam mendukung kinerja

2.

Meningatkan kualitas sistem informasi dengan teknologi terbaru

3.

Menjaga kesinambungan pengembangan sistem informasi

4.

Menentukan kebijakan untuk mendukung percepatan kinerja

5.

Menyeragamakan platform sistem informasi antara pusat dan daerah sehingga proses integrasi layanan serta transmisi data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah

Manfaat dari Rencana Strategis Pengembangan Teknologi Informasi ini adalah:

1.

Diperolehnya suatu rumusan rencana strategis sistem informasi yang sesuai dengan visi, misi, dan strategi bisnis BPKIMI yang dapat digunakan untuk kegiatan pengembangan sistem informasi secara menyeluruh dan terpadu di lingkungan BPKIMI yang sesuai dengan kebutuhan.

2.

Adanya prioritas pengembangan program kerja sistem informasi secara lebih tepat dan berdaya guna yang disertai dengan penyiapan dukungan infrastruktur teknologi, sumber daya manusia, dan manajemen organisasi yang tepat, termasuk di dalamnya inovasi bisnis BPKIMI yang dapat dikembangkan melalui pemanfaatan sistem informasi.

3.

Diperolehnya hasil pemetaan sumber daya terkait sistem informasi yang menggambarkan kemampuan dan posisi sumber daya informasi dalam mendukung strategi bisnis BPKIMI.


4.

Diperolehnya suatu rumusan tentang rencana pengembangan tata kelola sistem informasi yang mengarah pada terbentuknya sistem pengelolaan sumber daya informasi organisasi secara efektif dan efisien.

5.

Diperolehnya suatu rencana pengembangan unit pengelola sistem informasi BPKIMI yang akan menjadi penanggung jawab dalam kegiatan pembangunan, pengembangan, dan pengoperasian sistem informasi di BPKIMI.

6.

Diperolehnya suatu rencana pengembangan sumber daya manusia yang dimiliki BPKIMI dalam konteks pendayagunaan sistem informasi.

7.

Memungkinkan para pelanggan dan konsumen BPKIMI untuk mendapatkan layanan data dan informasi yang mereka perlukan secara lebih baik dan lebih cepat. Kemungkinan ini muncul karena rencana Arsitektur Informasi BPKIMI didasarkan atas proses bisnis organisai secara utuh dan terpadu yang mengutamakan pada meningkatnya value yang diterima oleh pelanggan dan konsumen tersebut.

8.

Memungkinkan

stakeholder yang

menjadi

partner

BPKIMI

untuk

ikut

memanfaatkan infrastruktur teknologi informasi yang akan dikembangkan oleh organisasi. Sehingga aliansi bisnis yang terjadi antara BPKIMI dan stakeholder akan semakin lebih kokoh dan kuat.


BAB II ANALISIS SITUASIONAL 2.1 Struktur Organisasi BPKIMI

Gambar 2.1. Struktur Organisasi BPKIMI

BPKIMI sebagai pusat penelitian dan pengkajian industri dalam memberikan layanan dan kebijakan industri didukung oleh 4 Pusat sebagai sumber utama penghasil kebijakan, 11 Balai Besar dan 11 Baristand Industri sebagai unit pelayan teknis di daerah yang merupakan kepanjangan-tangan BPKIMI ke industri, serta Sekretariat yang berfungsi sebagai koordinator dan peramu segala bentuk data dan informasi dari Pusat dan Balai sehingga kebijakan tersebut dapat terwujud.


2.2 Proses Bisnis BPKIMI

Proses bisnis BPKIMI dapat terlihat dari tugas pokok dan fungsi yang tertuang dalam Keputusan Menteri Perindustrian Nomor: 105/M-IND/PER/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perindustrian. Tupoksi yang disusun sampai ke level terendah tersebut cukup memperlihatkan bagaimana rangkaian kerja suatu sakter dalam mengemban tugasnya sebagai penghasil kebijakan sesuai lingkup masing-masing. Pada bagian ini, akan digambarkan bagaimana input-proses-output dari seluruh rangkaian kinerja satker yang berada di lingkungan BPKIMI yang mencerminkan inti proses bisnis yang dilakukan oleh BPKIMI untuk menunjang Kementerian Perindustrian dalam upaya mencapai industrialisasi yang lebih baik.

Pusat dan Balai yang ada di BPKIMI berperan dalam menghasilkan kebijakan sesuai fungsi masing-masing. PPTHAKI menghasilkan kebijakan terkait inovasi dan teknologi industri, PPKIUI menghasilkan kebijakan terkait tarif dan permodelan industri, PPKIHLH menghasilkan kebijakan terkait lingkungan dan industri hijau, Pustand menghasilkan kebijakan terkait standardisasi industri, dan Sekretariat sebagai pusat koordinasi yang bertugas untuk menjaga kelancaran seluruh proses kerja Pusat dan Balai agar dapat terselenggara dengan baik. Semua pusat ini seyogianya dapat saling bersinergi dan berkoordinasi dalam menghasilkan industri yang berdaya saing dengan produk unggulan, menciptakan lingkungan industri yang kondusif, menekan masuknya barang-barang impor yang kerap membuat produk dalam negeri tersingkir, serta membantu sektor-sektor industri dalam hal infrastuktur, layanan, insentif dan lainnya.

Kinerja pusat akan semakin maksimal dan optimal dengan dukungan Balai Besar dan Baristand Industri. Balai industri yang tersebar di 15 daerah di Indonesia merupakan perwakilan Kementerian Perindustrian, khususnya BPKIMI di daerah. Hal ini dimaksud untuk semakin mendekatkan pemerintah ke masyarakat industri, dimana Balai akan langsung berhubungan dengan sektor industri besar sampai kecil. Masing-masing Balai

memiliki

kompetensi dan fokus yang berbeda-beda, hal ini didasarkan pada sumber daya yang ada pada daerah masing-masing, seperti kondisi geografis, sumber daya alam, sumber daya manusia serta infrastruktur. Berikut kompetensi inti dan fokus Balai:


Kompetensi Inti Balai

1. Balai Besar Kimia dan Kemasan 2. Balai Besar Industri Agro 3. Balai Besar Bahan dan Barang Teknik 4. Balai Besar Logam dan Mesin 5. Balai Besar Keramik 6. Balai Besar Tekstil 7. Balai Besar Pulp dan Kertas 8. Balai Besar Kerajinan dan Batik 9. Balai Besar Kulit, Karet dan Plastik 10. Balai Besar Industri Hasil Perkebunan 11. Balai Besar Teknologi Pencegahan Pencemaran Industri Fokus Baristand Industri:

1. Baristand Industri Aceh 2. Baristand Industri Medan 3. Baristand Industri Padang 4. Baristand Industri Palembang 5. Baristand Industri Lampung 6. Baristand Industri Surabaya 7. Baristand Industri Banjarbaru 8. Baristand Industri Ambon 9. Baristand Industri Manado 10. Baristand Industri Pontianak 11. Baristand Industri Samarinda

Dengan adanya Balai, BPKIMI akan lebih mudah memahami karakteristik kebijakan industri yang akan dibuat. Melalui Balai, suatu kebijakan dapat dirancang berdasarkan pendekatan

top down ataupun bottom up.

Pendekatan Top-Down Kebijakan industri dirancang berdasarkan kebutuhan industri yang berkembang saat itu atau sebagai upaya pencegahan dalam rangka melindungi industri dan produk dalam negeri.


Contoh kasus, kebijakan terkait standar kemasan makanan yang akan diberlakukan di Indonesia. Suatu kemasan bukan sekedar kemasan, perlu berbagai penelitian untuk menghasilkan suatu kemasan yang baik. Kualitas suatu kemasan akan menentukan kualitas produk di dalamnya. Saat BPKIMI ingin mengeluarkan kebijakan terkait kemasan, Pustand akan mengeluarkan standar apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk unggulan dimaksud dan mengupayakan pemberlakukan standar yang mampu menekan produk impor. PPTHAKI sebagai pusat teknologi dan inovasi akan merancang suatu teknologi yang mampu mendukung terciptanya kemasan unggul, baik melalui alih dan adaptasi teknologi, pembelian peralatan baru ataupun studi internal. PPKIUI sebagai pusat iklim akan mengeluarkan kebijakan iklim usaha terkait kemasan baik itu tarif, pajak, non pajak, model industri (yang merupakan bagian penting dalam membuat pohon turunan industri dari satu jenis produk sehingga dapat memperkaya jenis industri). PPIHLH akan mengeluarkan kebijakan terkait bagaimana menghasilkan kemasan yang ramah lingkungan, dapat digunakan kembali dan bernilai ekonomis. Sekretariat berfungsi dalam mengatur roda dan siklus kerja semua satker BPKIMI terkait sumber daya manusia, infrastruktur, rumah tangga, program kerja serta ketersediaan dana. Semua kebijakan yang akan diputuskan oleh suatu unit dapat berkoordinasi dengan Balai Besar dan Baristand terkait produk yang akan dikaji. Balai merupakan pusat layanan teknis industri, dimana semua aktifitas pengujian laboratorium, kalibrasi alat, dan sertifikasi produk tersentralisasi di Balai.

Pendekatan Bottom-Up Hampir sama dengan pendekatan top-down, hanya saja kebijakan dapat dirancang beradasarkan permintaan industri melalui Balai. Balai yang dalam hal ini kerap berhadapan langsung dengan pelanggan (industri) menampung sejauh mana kebutuhan industri akan kebijakan baru terkait kondisi yang sedang terjadi. Balai dapat melalukan studi/penelitian terlebih dahulu dengan fasilitas yang dimiliki. Hasil penelitian tersebut akan disampaikan ke pusat sebagai salah satu rancangan kebijakan. Rancangan kebijakan tersebut akan dikaji dan proses pengulangan siklus BPKIMI pun terjadi. Rancangan tersebut ditelaah kembali berdasarkan iklim usaha, teknologi, standardisasi serta lingkungan. Jika semua aspek telah dikaji dengan baik maka rancangan kebijakan tersebut akan menjadi kebijakan yang akan diberlakukan di industri dan dapat disahkan oleh Menteri Perindustrian.

Alur sinergitas kinerja BPKIMI secara singkat dan sederhana tertuang seperti ilustrasi di atas.


Dapat dibayangkan kualitas produk yang dihasilkan melalui serangkaian kebijakan yang diproses dari hulu sampai hilir. Proses ini akan dapat membantu BPKIMI dalam merumuskan kebijakan mendatang untuk mempekuat kualitas produk dan mencegah penurunan kualitas produk, sehingga kualitas suatu produk dapat selalu terjaga dan terus bersaing di kancah perekonomian global. Berikut gambaran ilustrasi proses bisnis BPKIMI.

2.3 Framework yang digunakan Dalam membuat rencana strategis Teknologi Informasi BPKIMI ini, BPKIMI harus dipandang sebagai sebuah enterprise (definisi enterprise di sini lebih ke arah organisasi, bukan unit usaha). Dan salah satu framework yang paling banyak digunakan

untuk

menggambarkan

dan

mendefinisikan

sebuah

organisasi

berskala enterprise adalah framework Zachman. Framework Zachman adalah framework Arsitektur Enterprise yang menyediakan cara untuk memandang dan mendefinisikan sebuah enterprise secara formal dan terstruktur dengan baik. Framework ini terdiri atas matriks klasifikasi dua dimensi yang dibangun dari kombinasi beberapa pertanyaan umum yaitu What, Where, When, Why, Who dan How (lihat gambar 2.2).

Beberapa sumber literatur memperkenalkan implementasi Framework Zachman dalam berbagai hal, misalnya: • Framework untuk mengorganisasi dan menganalisis data. • Framework untuk arsitektur enterprise • Sistem klasifikasi atau skema klasifikasi • Matriks dalam bentuk 6x6. • Model dua dimensi atau model analitis


Gambar 2.2. Framework Zachman Baris-baris pada Framework di gambar 2.2 mewakili tingkat abstraksi yang digunakan untuk melakukan analisis sistem. • Scope (ruang lingkup): lapisan abstraksi paling tinggi, diwakili dari ide-ide dan konsep-konsep idealistis. • Model enterprise menggambarkan tingkat konseptualitas, dimana pemodelan awal dilakukan untuk mendefinisikan konsep bisnis yang mengimplementasikan ruang lingkup. •

Model sistem adalah tingkat dimana obyek-obyek yang konseptual dirubah

menjadi struktur-struktur logik . • Model Teknologi mendefinisikan obyek secara fisik yang akan mewakili strukstruktur logik . • Representasi detail, lapisan ini terdiri dari implementasi-implementasi penuh dari spesifikasi secara fisik untuk setiap kategori.


spesifikasi secara fisik untuk setiap kategori . SEKRETARIAT Layanan PPKIUI

PPTHAKI

Iklim Usaha

Teknologi

PUSTAND

PPIHLH

Standardisa

Lingkungan

Koordinasi

si BALAI Layanan Teknis

BPKIMI

PRODUK YANG BERDAYA SAING

INDUSTRI

Gambar 2.3. Skema Proses Bisnis BPKIMI


BAB III RENCANA IMPLEMENTASI

3.1 Lingkup Implementasi

BPKIMI

Eksternal

Internal

(Industri)

Pusat

Daerah

Baristand

Balai Besar

Gambar 3.1. Lingkup Pengembangan

3.2 Pendekatan

Harus

Mencakup

Aspek

ImplementasiHardware (HW) 1. Software (SW) 2. Brainware (BW) 3. Kebijakan

3.3 Tahap Implementasi 1. Membangun Infrastruktur (HW) 2. Mengembangkan Aplikasi (SW) 3. Sosialisasi (BW) a. Trial b. Penyempurnaan Rencana Strategis Pengembangan Sistem Informasi BPKIMI | 18

4. Menetapkan Kebijakan terkait Pengembangan Sistem Informasi a. Peraturan b. Anggaran c. Panduan/ SOP d. Regulasi Open Source 5. TahapKemandirian Inisiasi (Peletakan

Optimalisasi

Pengembangan

(Kemandirian)

Pondasi)

Gambar 3.2. Tahap-Tahap Kemandirian 





Inisiasi -

Rancangan infrastruktur

-

Pemetaan resources : SDM, Dana, Teknologi

-

Analisis kebutuhan

-

Kebijakan pemerintah

-

Perancangan aplikasi platform

-

Sosialisasi

-

Pembangunan infrastruktur

Pengembangan -

Perluasan ruang lingkup aplikasi

-

Perluasan infrastruktur

-

Perluasan sumberdaya manusia

-

Perubahan regulasi pendukung

-

Tinjauan pasar/perubahan kebutuhan

-

Adaptasi teknologi

Kemandirian -

Teknologi maju

-

Stand alone end user mampu modifikasi secara mandiri Rencana Strategis Pengembangan Sistem Informasi BPKIMI | 19

Kinerja BPKIMI

3.4 Sasaran Implementasi

Performansi Kerja Efisien & Efektif

Pengembangan Kompetensi Brainware

Gap makin mengecil, Kepuasan Stakeholder BPKIMI meningkat

Komitmen dari Pimpinan

Pengembangan Sistem Cerdas BPKIMI Pemutakhiran Infrastruktur IT Otomatisasi Aplikasi Internal

Kondisi Saat ini

TAHUN Bagan Sasaran Kinerja BPKIMI dikaitkan dengan Renstra IT Berangkat dari bagan di atas, maka perlu dibuat milestone per tahap dari Renstra BPKIMI. Adapun indikator kinerja per tahap dari milestone-nya adalah sbb:

Indikator kinerja BPKIMI yang akan menjadi milestone per tahap BPKIMI:

  

konektivitas sistem antara BPKIMI dengan balai Jumlah rekomendasi kebijakan yang dikeluarkan BPKIMI Persentase pengaduan pelanggaran HKI yang tertangani sesuai renstra bpkimi ditargetkan 70% pengaduan pelanggaran di tahun 2012

3.5 Analisis Gap Komponen-komponen gap/perbedaan berasal dari arsitektur bisnis, informasi, dan teknologi yang menggambarkan baseline (existing) dan target (kebutuhan) yang telah disesuaikan dengan domain-domain teridentifikasi. Baseline menyatakan keadaan “ as is” atau saat ini dari komponen di dalam organisasi, sedangkan target menyatakan keadaan yang diharapkan atau “to be” dari komponen-komponen di dalam enterprise. Target menyatakan komponen yang harus disertakan atau ditambahkan pada organisasi di dalam ruang lingkup dan


rentang waktu tertentu. Analisis gap mencakup perbedaan diantara komponen-komponen baseline dan target serta panduan atau proses penyampaian bagi pengelolaan perubahan. Dokumentasi perbedaan ini memberikan petunjuk untuk menyusun strategi migrasi ke arsitektur solusi. Dokumen ini juga memuat keadaan komponen perbedaan, yang menyatakan apakah komponen sedang dalam pengembangan, dalam peninjauan, diterima, atau ditolak. 

Pengembangan – tim sedang membangun dan/atau meninjau komponen arsitektur



Peninjauan – tim akan dan/atau telah melengkapi dokumentasi komponen arsitektur.



Diterima – komponen arsitektur disetujui.



Ditolak – komponen arsitektur ditolak untuk alasan-alasan yang didokumentasikan.

Analisis gap dilakukan terhadap gap-gap untuk arsitektur bisnis, informasi dan teknologi.

3.6 Komponen Gap pada Arsitektur Bisnis Dalam arsitektur bisnis ditetapkan klasifikasi domain bisnis ke dalam functional yaitu bisnis yang meliputi suatu bidang tertentu dan mungkin terdiri dari beberapa bidang dan topical bisnis yang meliputi satu bidang saja dan memungkinkan lintas bidang atau bagian tetapi lebih bersifat korporat. Tabel 2.1 menunjukkan Gap pada arsitektur bisnis yang mengidentifikasikan beberapa komponen arsitektur bisnis yang akan dipengaruhi oleh perpindahan dari baseline ke target.

Tabel 2.1. Gap pada arsitektur bisnis Klasifikasi

No.

Domain Bisnis

1.

Pelayanan jasa-jasa operasional bisnis (functional) Penjualan dan layanan pelanggan (functional) Pemasaran dan pengembangan produk / jasa

2. 3.

Baseline  

Target

Status gap Pengembangan Pengembangan Pengembangan



(functional) 4. 5. 6. 7.

Peneltian dan pengembangan bisnis korporat (topical) Organisasi ,tatalaksana, dan mutu (topical) Sumber daya manusia (topical) Logistik (topical)

   

Peninjauan Peninjauan Peninjauan Peninjauan


8. 9. 10. 11. 12.

Akuntansi dan Keuangan (topical) Sistem dan teknologi informasi (topical) Pengelolaan Sumber daya informasi korporat (topical) Legal dan Komunikasi Perusahaan (topical) Pengawasan internal (topical)

Peninjauan



Pengembangan



Pengembangan



Pengembangan



Diterima



3.7 Komponen Gap pada Arsitektur Informasi Arsitektur informasi mencakup informasi terstruktur (data mart, database, tabel database, dan pertukaran data) dan tidak terstruktur (isi/content web, file jpeg atau video, dan dokumen-dokumen). Arsitektur Informasi juga mencakup pendefinisian proses-proses fungsional bisnis dan menjelaskan keterkaitan dari konsep-konsep elemen data terhadap proses-proses. Di dalam Arsitektur Informasi, keterkaitan diantara domain Bisnis dan prosesproses bisnis didokumentasikan, demikian halnya dengan informasi, aturan-aturan bisnis, dan tugas/tanggung jawab organisasi yang menjadi bagian dari setiap proses.

Tabel 3.2 menunjukkan Gap pada arsitektur informasi yang mengidentifikasikan beberapa komponen arsitektur informasi yang akan dipengaruhi oleh perpindahan dari baseline ke target. Tabel 3.2 Gap pada arsitektur informasi No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Komponen informasi

arsitektur

Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Alokasi Sumber Daya Pelaksanaan Pekerjaan Sertifikat Realisasi Penjualan Invoice Jasa Anggaran Penjualan Rencana Kegiatan Penjualan Penawaran Jasa Order Data Pelanggan Keluhan Pelanggan Rencana Pemasaran dan Pengembangan Poduk Daftar Produk/Jasa

Klasifikasi Baseline Target

           

Status gap

Keterangan

Pengembangan

proses

Pengembangan Pengembangan Diterima Pengembangan Pengembangan Pengembangan Diterima

proses proses proses proses proses proses proses

Pengembangan Pengembangan,Peninjauan Peninjauan Peninjauan Diterima

proses proses proses proses proses

  Diterima

proses


No. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56.

Komponen informasi

arsitektur

Daftar Produk/Jasa dalam Riset Daftar Pelanggan Potensial Anggaran Pemasaran Realisasi Pemasaran Rencana Jangka Panjang & Tahunan Perusahaan Performansi Jasa yang Sudah Ada Pangsa Pasar Produk/Jasa Kebijakan Maintenance Pelanggan Organisasi perusahaan Standar penyusunan SOP Kebijakan Perusahaan Bidang Organisasi, Tatalaksana dan Mutu Visi, Misi, Tujuan dan Core Values Perencanaan di Bidang SDM Data Personal Pegawai Rekrutmen Pegawai Pelatihan Penilaian Pegawai Mutasi SDM PHK Rencana Karir Pegawai Kompensasi dan Benefit Pegawai Perencanaan di Bidang Logistik Barang/Jasa Pengeluaran dan Pemasukan Barang Aset Daftar Rekanan Daftar Arsip Transportasi dan Ekspedisi Anggaran Akuntansi Account Payable Account Receiveable Laporan Keuangan Rencana Strategi TI Inventori TI Dukungan Pengguna Kebijakan Pengelolaan TI Perencanaan Pengelolaan Sumber Daya Informasi Korporat Skema Data Korporat Kinerja Perusahaan


Status gap Diterima

proses

Diterima

proses proses proses proses

Peninjauan

proses

Pengembangan

proses proses

Pengembangan

proses proses proses

Diterima

proses

Pengembangan

proses

Diterima Peninjauan Diterima Pengembangan,Peninjauan Pengembangan,Peninjauan Pengembangan,Peninjauan Pengembangan,Peninjauan Pengembangan,Peninjauan

proses proses proses proses proses proses proses proses

Pengembangan,Peninjauan

proses

Pengembangan

proses

Pengembangan Pengembangan Pengembangan Pengembangan Pengembangan Pengembangan Diterima Diterima Diterima Diterima Pengembangan Pengembangan Pengembangan Pengembangan

proses proses proses proses proses proses proses proses proses proses proses proses proses proses

  Pengembangan  Pengembangan  Pengembangan 

Keterangan

  Pengembangan   Peninjauan  Pengembangan           

  Pengembangan,Peninjauan proses              

  Diterima  Diterima

proses proses


Komponen informasi

No. 57. 58. 59.

arsitektur

Kinerja Unit Kerja Standar Dokumen Legal Acuan dan Masalah Hukum Promosi Perusahaan Berita Perusahaan Annual Report Rencana Audit Laporan Hasil Audit Tindak Lanjut Audit Pengelolaan data terpusat Pengumpulan dan penyimpanan data Akses data Prosedur Keamanan data Kelengkapan data Dokumentasi data Data Warehouse

60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. 71. 72.


Status gap

Keterangan

 Diterima

proses proses proses

Diterima Diterima

              

Diterima Diterima Diterima Pengembangan Pengembangan Pengembangan Pengembangan Pengembangan,Peninjauan

proses proses proses proses proses

Pengembangan,Peninjauan Pengembangan,Peninjauan Pengembangan Pengembangan Pengembangan

Data/ informasi Data/ informasi Data/ informasi Data/ informasi Data/ informasi

Data/ informasi Data/ informasi

3.8 Komponen Gap pada Arsitektur Teknologi Arsitektur teknologi adalah sebuah kerangka metodologi atau pendekatan yang berisi: 1. Prinsip-prinsip, syarat-syarat, kebijakan-kebijakan dasar pengelolaan teknologi informasi. 2. Pendokumentasian

umum

prinsip-prinsip,

syarat-syarat,

kebijakan-

kebijakan terhadap teknologi yang sudah tidak dipakai, yang sedang digunakan saat ini, dan yang akan dikembangkan.

Tabel 3.3 menunjukkan Gap pada arsitektur teknologi yang mengidentifikasikan beberapa

komponen

arsitektur

teknologi

yang

akan

dipengaruhi

oleh

perpindahan dari baseline ke target. Tabel 3.3 Gap pada arsitektur teknologi No. 1. 2. 3. 4. 5.

Komponen Arsitektur Teknologi Data Aplikasi Platform Teknologi Jaringan/Network Akses

Klasifikasi Baseline Target     

Status gap Peninjauan Peninjauan Peninjauan Pengembangan Pengembangan


6. 7. 8. 9.

   

Pengelolaan Sistem Integrasi Security dan Proteksi Dokumentasi teknologi

Pengembangan Pengembangan Pengembangan Pengembangan

Sedangkan tiga besar utama dimensi-dimensi yang harus ditinjau ulang atau dikembangkan adalah sebagai berikut (dari prioritas tertinggi): 1. Integrasi data 2. Aplikasi 3. Security dan proteksi

3.9 Strategi Migrasi Penyusunan strategi migrasi bertujuan untuk mendokumentasikan komponen arsitektur bisnis, informasi dan/atau teknologi yang akan terkena dampak migrasi. Strategi migrasi berisi daftar kemungkinan-kemungkinan yang ada untuk migrasi atau sambungan-sambungan untuk menuju ke dokumen-dokumen strategi migrasi. Secara umum strategi migrasi dapat mempertimbangkan hal-hal berikut ini : 1. Persiapan aspek legal a. Peraturan b. Komitmen c. Standar dan prosedur d. Manual operasi 2. Mengidentifikasi, mendokumentasi dan meprioritaskan proses kritis; 3. Menetapkan

tim

silang

fungsional

yang bertanggung

jawab

untuk

membangun sistem; 4. Pendidikan

dan

pelatihan

manajemen

dan

staf

tentang

prinsip

pengembangan sistem dan atau rekayasa sistem yang memungkinkan untuk mendapat solusi bisnis, solusi aplikasi dan solusi teknologi. 5. Melakukan perubahan secara bertahap sesuai kebutuhan 6. Mengkaji teknologi yang digunakan untuk beberapa tahun ke depan 7. Mengkaji metode pengembangan sistem aplikasi


Selanjutnya strategi migrasi dapat mengidentifikasi dari sudut pandang bisnis, data dan teknologi. Strategi-strategi ini mengidentifikasi item-item berikut : Sudut pandang Bisnis : Menetapkan kemungkinan-kemungkinan yang ada untuk migrasi dari baseline ke target, seperti : o

Sumberdaya Manusia Yang Perlu Dimigrasi

o

Sumberdaya Manusia Yang Sedang Dimigrasi

o

Sumberdaya Fisik Yang Perlu Dimigrasi

o

Sumberdaya Fisik Yang Sedang Dimigrasi

o

Pelatihan

o

Dampak Terhadap Solusi Yang Ada

o

Pertimbangan-Pertimbangan Untuk Perubahan

Sudut pandang Kebijakan dan Prosedur : o

Mengidentifikasi dan menerapkan secara penuh kebijakan dan prosedur yang ada dalam organisasi.

o

Melanjutkan usaha arsitektur perusahaan

ke dalam dua dokumen

aspek bisnis dan aspek teknis organisasi di dalam suatu tempat penyimpanan yang dapat dipelihara terpusat. o

Melanjutkan pengembangan Aturan Bisnis untuk implementasi proses dan memeriksa prosedur yang dapat diotomatisasikan.

Sudut pandang Teknologi : Mendokumentasikan kebutuhan migrasi untuk : o

Komponen-Komponen Produk yang ada diklasifikasikan sebagai segala sesuatu yang masuk ke dalam klasifikasi saat ini

o

Komponen-Komponen

Produk

yang

ada

diklasifikasikan

sebagai

perpindahan menuju terbenam Strategi-strategi ini mengidentifikasi item-item berikut : o

Pengguna dan staf teknik yang ada

o

Pelatihan untuk pengguna yang ada

o

Pelatihan untuk staf teknik

o

Dampak-dampak terhadap wilayah-wilayah teknologi


o

Pertimbangan-pertimbangan untuk perubahan

Usulan-usulan untuk wilayah teknologi dalam : o

Pengembangan baru

o

Modifikasi (perbaikan dan peningkatan)

o

Kemungkinan untuk digunakan kembali.

o

Mempertimbangkan trend teknologi :    

open source web based distributed system integration and interoperability.

Sudut Pandang Data : o

Pengembangan bentuk standar atau layout untuk jenis data yang sama dan menentukan media penyimpanan yang terbaik untuk data itu.

o

Dokumen layout atau format jenis data yang sama dan berbagi dokumentasi itu.

o

Pengembangan suatu bentuk standar atau layout untuk jenis data yang sama

dan

memindahkan

distributed

data

pada

suatu

tempat

penyimpanan data pusat. o

Pengembangan suatu data warehouse yang menjadi sumber data bagi aplikasi eksekutif

o

Mengidentifikasi waktu dalam siklus hidup proyek ketika ketiadaan informasi mengakibatkan suatu masalah dan menunjuk kejadian masingmasing secara individu.

o

Menciptakan suatu tempat penyimpanan data umum dan menerbitkan informasi pada interval yang ditetapkan.

o

Menciptakan suatu tempat penyimpanan data umum dan mengijinkan para pemakai untuk mengekstrak informasi apapun dan kapanpun yang mereka perlukan.

o

Mengidentifikasi peran yang berhubungan dengan penciptaan data dan tanggung-jawab pemeliharaan dan menandai adanya aktivitas CRUD yang dilakukan dan cara yang ditempuh oleh masing-masing peran yang terlibat.


3.10 Butir Rencana Dalam operasional kegiatan implementasi, perlu direncanakan butuir-butir rencana sebagai berikut : o

Penetapan kebijakan dan prosedur dalam rencana tentang pelatihan, pengadaan infrastruktur, pengumpulan data

o

Penyusunan strategi solusi bisnis

o

Penyusunan strategi solusi aplikasi

o

Penetapan Peran Organisasi TI

o

Penetapan kualifikasi dan alokasi SDM TI

o

Penyusunan strategi solusi teknologi

o

Penetapan dan pengadaan infrastruktur

o

Penyusunan strategi implementasi : 

Inventarisasi kegiatan, penentuan prioritas



Estimasi Jadwal Estimasi jadwal implementasi diantaranya meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Persiapan aspek legal 2. Penetapan kebijakan dan prosedur 3. Penetapan Organisasi TI 4. Inventarisasi kegiatan 5. Evaluasi pemanfaatan teknologi informasi 6. Pengembangan sistem aplikasi 7. Pengadaan infrastruktur 8. Pelatihan SDM 9. Dokumentasi



Kebutuhan Biaya

Pertimbangan terhadap biaya implementasi dilakukan untuk komponen biaya sebagai berikut :

1. perangkat keras, 2. perangkat lunak, 3. komunikasi/jaringan, 4. sumber daya manusia Rencana Strategis Pengembangan Sistem Informasi BPKIMI | 28

5. pengembangan sistem aplikasi

3.11 Faktor Sukses Implementasi Hal-hal esensial yang harus dipertimbangkan untuk menjamin keberhasilan implementasi arsitektur perusahaan sesuai dengan tujuan-tujuan organisasi dapat disediakan melalui penentuan fakor sukses implementasi. Faktor sukses ini dapat berupa variabel yang mempengaruhi manajemen dalam mencapai sasaran terhadap aktivitas saat ini dan masa mendatang. Faktor sukses implementasi diantaranya terdiri dari : 1. Keterlibatan dan dukungan organisasi dalam memberikan komitmen implementasi arsitektur perusahaan.

Board of Director dan jajaran manajemen

harus menetapkan keputusan formal

untuk keberhasilan implementasi arsitektur. 2. Penetapan unit yang akan bertanggung jawab terhadap implementasi. Divisi Sistem Informasi sebagai pusat sumber daya teknologi informasi perlu diberi tanggung jawab dan wewenang penuh untuk impelementasi arsitektur. 3. Kualitas sumber daya manusia . Kualitas sumber daya manusia yang berkompetensi teknologi informasi dan bersertifikasi di BPKIMI perlu disediakan untuk memastikan bahwa arsitektur dapat diimplementasikan. Selain itu frekuensi perputaran staf berkualitas di lingkungan unit bisnis, divisi, atau area/cabang terkait di BPKIMI tidak tinggi. 4. Ketersediaan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi berkaitan dengan teknologi informasi. BPKIMI atau divisi terkait perlu menjamin ketersediaan sumber daya manusia yang berkualitas dalam implementasi arsitektur. 5. Penyelenggaraan pelatihan. Umumnya implementasi membutuhkan keterampilan baru atau keterampilan lain baik secara teknis maupun manajerial, sehingga perlu diselenggarakan pelatihan secara periodik yang dikelola oleh unit atau divisi tertentu di lingkungan BPKIMI. 6. Kepemimpinan/keahlian manajerial dalam implementasi.


Implementasi arsitektur

membutuhkan pandangan akan pengembangan sistem

informasi/ teknologi informasi yang bersifat terencana. Untuk itu diperlukan suatu peran kepemimpinan/manajerial di lingkungan BPKIMI dengan pola pandangan tersebut. 7. Reorganisasi unit sistem informasi Perubahan tanggung jawab dan deskripsi kerja di Seksi Informasi BPKIMI mungkin diperlukan untuk kepentingan implementasi. 8. Evaluasi/seleksi/pengadaan/instalasi teknologi baru. Strategic bisnis Unit, Divisi, atau area/cabang di BPKIMI harus mengevaluasi

platform teknologi yang ada untuk mendukung dan mengelola implementasi arsitektur solusi aplikasi apakah perlu pengadaan teknologi baru untuk mendukung implementasi arsitektur tersebut. 9. Penyebab Kegagalan Implementasi Aplikasi Perlu di analisis pengaruh kegagalan implementasi aplikasi yang telah ada, yang sering terjadi antara lain karena aplikasi kurang sesuai dengan kebutuhan, aplikasi tidak tersosialisasi dengan baik, dan not user friendly. Sehingga implementasi aplikasi bisa berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan


BAB IV RENCANA STRATEGIS TI 4.1 Pengantar Rencana strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi terdiri dari 2 (dua) hal utama yaitu Rencana Strategis mengenai Sistem Informasi dan Rencana Strategis mengenai Teknologi Informasi untuk perusahaan. Rencana strategis sistem informasi adalah upaya identifikasi portofolio sistem-sistem aplikasi yang digunakan serta sistem aplikasi yang direncanakan akan diterapkan oleh perusahaan. Dalam hal ini rencana strategis sistem informasi menyatakan adanya kebutuhan pengembangan aplikasi pada masa mendatang. Sedangkan rencana strategis teknologi informasi menyatakan upaya pemenuhan kebutuhan teknologi informasi yang akan digunakan untuk mendukung portofolio sistem aplikasi. Pendekatan ini menyatakan bahwa rencana strategis sistem informasi merupakan kebutuhan (demand) sedangkan rencana strategis teknologi informasi menyatakan pemenuhan ( supply) kebutuhan. Pendekatan demand & supply ini digunakan untuk merencanakan strategi pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi di BPKIMI. Keuntungannya adalah investasi yang dikeluarkan untuk pengadaan dan pengimplementasian sistem dan teknologi informasi benar-benar berdasar kebutuhan perusahaan.

4.2 Rencana Strategis Sistem Informasi Langkah awal untuk melakukan pengembangan rencana strategis TI adalah menyatakan strategi bisnis yang harus dilakukan perusahaan, arah perkembangan pemanfaatan sistem dan teknologi informasi yang diinginkan pihak pimpinan, dan kemudian mendefinisikan portofolio

aplikasi

yang

harus

dikembangkan.

Selanjutnya

diturunkan

rencana

pengembangan teknologi informasi berdasar rencana strategis sistem informasi. Sepanjang tahun 2012, BPKIMI dan Balai Besar / BARISTAND sudah menorehkan beberapa prestasi seperti: otomatisasi sebagian layanan balai besar dan Baristand, kemudian beroperasinya SIL di Balai Besar / BARISTAND, peningkatan infrastruktur internet, serta implementasi e-office dan database resource (lihat gambar 4.1). Ke depannya diperlukan perombakan / pengembangan di empat bidang supaya layanan BPKIMI menjadi semakin cerdas dan cermat serta cepat melayani kebutuhan stakeholder. Empat bidang tersebut adalah: regulasi, brainware, infrastruktur dan Sistem Cerdas BPKIMI (lihat gambar 4.1).


BPKIMI in next 5 years Infrastruktur

BPKIMI Intelligence System Expert system dengan dasar Knowledge Management Integrasi Jejaring Sosial, Teknologi Mobile dan Cloud Computing

Brain Ware

Penyediaan Knowledge Repository

Pembentukan budaya sharing, updating dan transfer knowledge serta implementasi Change Management

Disaster Recovery Center

Regulasi

Regulasi Knowledge Management

Customer Relationship Management dan Inventory Control

Personalisasi blog / dashboard / Decision Support System Pengontrolan dan Sentralisasi Keuangan, Sumber daya, Proses dan Aktivitas (Resource Planning & Controlling)

Data Mining dan Data Warehouse untuk BPKIMI

SK Implementasi Roadmap

Pembentukan Gugus Tugas IT Monitoring

Implementasi Platform, Database dan Layanan aplikasi pada Cloud Computing

Koneksi internet kecepatan tinggi (Gigabyte)

Kebijakan tentang pembentukan tim terkait roadmap

Pembuatan Roadmap Rekruitasi SDM untuk ditempatkan di pusat atau balai berdasarkan level kompleksitas pekerjaan

SK pembentukan Steering Committee

Pemutakhiran data center, power center

One Gate System with Single Sign On for ALL services

Kondisi Eksisting BPKIMI (2012) Database Resource

Peran sebagai Regulator

E-office sudah diimplementasi

SIL di BPKIMI dan Balai / Baristand sudah beroperasi

Infrastruktur Internet mengalami peningkatan

Layanan Balai Besar dan Baristand sudah berjalan dan terotomatisasi sebagian

Gambar 4.1. Roadmap BPKIMI Sisi regulasi menjadi sisi yang terpenting karena menjadi payung hukum bagi semua aktivitas pengembangan / pengadaan BPKIMI ke depannya. Pada tahun pertama ada tiga regulasi yang mendesak untuk dirilis yaitu: Kebijakan tentang pembentukan tim terkait roadmap, SK pembentukan Steering Committe dan SK Implementasi roadmap. Sedangkan ketika nantinya Knowledge Management mulai dibangun pada tahun keempat, maka seperangkat regulasi tentang Knowledge Management harus segera dikeluarkan. Sisi yang kedua adalah Brainware (atau bisa disebut SDM). Brainware merupakan motor penggerak dari aktivitas pelayanan BPKIMI. Oleh karena itu, pada tahun awal diterapkannya Roadmap BPKIMI ini, diperlukan roadmap khusus yang mengatur pola dan aturan rekruitasi SDM. Berhubung pekerjaan pembangunan Expert System BPKIMI dilakukan di BPKIMI, pusat dan Balai Besar/BARISTAND dalam waktu yang bisa jadi bersamaan, maka SDM yang direkrut akan disebar / ditempatkan di berbagai tempat tadi dan juga kualifikasi pendidikan / keahlian mereka akan sangat bergantung kepada level kompleksitas pekerjaan. Menginjak tahun kedua dan ketiga, maka akan banyak


sekali aktivitas pengadaan dan atau pengembangan sistem. Oleh karena itu pada tahun kedua ini dibutuhkan pembentukan Gugus Tugas IT Monitoring yang akan melakukan pengawasan pada setiap aktivitas pengadaan dan atau pengembangan sistem tersebut. Memasuki tahun keempat dan kelima, seiring dengan meningkatnya taraf sistem informasi menjadi Knowledge Management, maka budaya sharing, updating dan transfer pengetahuan serta implementasi Change Management akan diajarkan kepada semua SDM yang ada di BPKIMI. Sisi yang ketiga adalah infrastruktur. Sisi ini merupakan backbone / tulang punggung utama dari semua aplikasi layanan BPKIMI di masa depan. Oleh karena itu di tahun pertama, pemutakhiran data center, power center (suplai listrik) dan instalasi koneksi internet kecepatan tinggi harus dilakukan. Pada tahun kedua, Infrastruktur data center dan power center diarahkan menjadi cloud computing sehingga bisa digunakan secara bersamaan untuk jumlah user dan data yang sangat banyak. Pada tahun ketiga, pembangunan Disaster Recovery Center dan penyediaan knowledge repository menjadi program di sisi infrastruktur yang terakhir dilaksanakan. Sisi yang keempat adalah Sistem Cerdas BPKIMI. Sisi ini merupakan sisi yang paling banyak diakses oleh stakeholder BPKIMI. Pada tahun pertama, Database resource balai (yang sudah diterapkan di Balai Besar dan BARISTAND) dilengkapi dengan Single Sign On for ALL services. Single Sign On ini memudahkan para pengguna Database resource balai dalam mengelola accountnya. Selain Database resource balai, pada tahun pertama ini, juga akan dilakukan pembangunan data mining dan data warehouse untuk BPKIMI. Pada tahun kedua, akan dilakukan aktivitas Pengontrolan dan Sentralisasi Keuangan, Sumber daya, Proses dan Aktivitas (Resource Planning & Controlling). Selain aktivitas ini, pada tahun kedua juga akan dilakukan pembuatan dashboard, implementasi new blogging system, dan pembuatan decision support system. Tahun ketiga merupakan tahun pembangunan customer relationship management dan inventory control. Berikutnya di tahun keempat, akan dilakukan Integrasi Jejaring Sosial, Teknologi Mobile dan Cloud Computing. Dan akhirnya, pada tahun kelima akan dilakukan pembangunan Expert System yang berbasiskan knowledge management.

4.3 Strategi Bisnis Keempat sel di dalam Boston Consulting Group (BCG) Matrix mencerminkan dua tahapan (growth/pertumbuhan dan maturity/puncak) di dalam siklus hidup produk/jasa dan keberhasilan relatif dari produk-produk yang saling bersaing. Matriks ini mempertimbangkan market share yang bersifat relatif, bukan yang absolut. Pada pasar dengan pertumbuhan yang tinggi, permintaan melebihi persediaan dan harga yang tinggi dapat dicapai. Pertumbuhan pasar yang tinggi menarik banyak pesaing, dan tentunya memungkinkan banyak pesaing menjual produk-produk yang profitable pada


market share yang relatif rendah, sebagai akibat dari harga yang tinggi. Ketika pasar mencapai titik jenuh (mature), harga ditekan dan perusahaan-perusahaan yang kurang berhasil meninggalkan pasar. Hanya produk/jasa yang dapat berkompetisi dalam hargalah yang dapat tetap bertahan, sebagai akibat dari rendahnya biaya produksi, atau dengan cara memberikan fitur-fitur yang diminati komsumen. Kedudukan sebuah produk/jasa, atau bisnis secara keseluruhan, pada matriks ini memberikan indikasi perlunya strategi-strategi yang tepat.

Gambar 4.2 Positioning BPKIMI

Positioning BPKIMI menurut Boston Consulting Group (BCG) Matrix adalah pada kuadran CASHCOW. Produk/jasa dalam klasifikasi „cashcow‟ berada pada kuadran dimana permintaan menurun seiring pasar mencapai puncaknya (mature), produk/jasa bertahan dengan baik (well established), meskipun hanya sedikit pelanggan baru yang membelinya. Produk/jasa ini menghasilkan penjualan yang terus menerus (berulang). Selama periode ini, perusahaan menjaga tingkat produksi dan kualitas layanan serta pemasaran yang layak untuk mencadangkan market share-nya, tetapi dengan mendapatkan biaya yang rendah untuk persediaan, produksi, dan distribusi untuk menjaga perolehan pendapatan bersih (net

cash) selama mungkin.


Kebijakan TI BPKIMI harus diselaraskan dan sejalan dengan arah bisnis yang ada. Dari positioning BPKIMI maka kebijakan TI harus diarahkan pada 5 (lima) hal sesuai dengan urutan prioritas berikut : 1. Standardisasi dan Efisiensi Standardisasi dibutuhkan untuk menjamin kualitas dari pengelolaan sistem informasi. Hal ini terkait dengan prosedur dan kebijakan tentang pengembangan sistem, pemanfaatan sistem informasi dan penyusunan rencana strategi sistem informasi. Pengadaan infrastruktur sistem informasi diharapkan sesuai dengan tuntutan pengelolaan sistem informasi. Sehingga dapat menciptakan efisiensi operasi maupun biaya. 2. Knowledge Management Sistem informasi BPKIMI diharapkan dapat menyediakan dan mengelola aset

knowledge/pengetahuan organisai yang memuat transformasi informasi dan aset intelektual ke dalam nilai yang berkesinambungan. Knowledge management ini sangat bermanfaat dalam mengelola data dan informasi melalui data warehouse dan

data mining. Menilik sistem rolling pegawai di BPKIMI dimana seorang pegawai akan mengalami perputaran/perpindahan posisi ke unit baru, ketersediaan

knowledge

managementsangatlah penting untuk transfer knowledge dan terdokumentasikan sehingga

proses

pembelajaran

dapat

dilakukan

lebih

mudah.

Knowledge

managementpun memungkinkan pencarian detail pekerjaan dengan mudah, sehingga satu pekerjaan dapat dilakukan oleh siapa pun hanya berdasarkan knowledge managementyang didokumentasikan dengan baik. 3. Riset Pasar Fokus lain dari sistem informasi digunakan untuk menarik dan membangun jejaring dengan pelanggan baru yang potensial, mendukung logistik dari pelayanan pelanggan, atau mendorong pengembangan dan penyampaian dari produk-produk atau layanan-layanan baru dengan biaya yang lebih rendah atau lebih baik untuk mencapai pertumbuhan melalui hubungan-hubungan pasar yang tersedia. 4. Customer Satisfaction& Partner Sistem informasi diharapkan dapat membantu meningkatan kepuasan pelanggan dalam penyediaan layanan secara cepat, tepat dan akurat. Kemudahan layanan juga sangat menentukan bagi para pelanggan untuk kembali menggunakan layanan BPKIMI. Sistem informasi juga harus dapat menjaga kerahasiaan data pelanggan dalam menggunakan atau bertransaksi menggunakan layanan BPKIMI. 5. Pengembangan Produk/Jasa


Pemilihan jejaringyang tepat untuk melayani kelompok pelanggan yang menjadi target atau untuk penyampaian produk/jasa merupakan sebuah keputusan strategis yang penting. Jejaring baru, call center, dan internet berbasis sistem informasi sertapengembangan dan operasi dari hubungan-hubungan pelanggan ini adalah sebuah bagian integral dari strategi bisnis dan sistem informasi.

4.4 Solusi Aplikasi Secara

global,

aplikasi

sistem

informasi

yang

dibutuhkan

oleh

BPKIMI

orientasi

pemanfaatannya dapat dibedakan atas: 1.

Internal; sistem informasi digunakan untuk mendukung seluruh fungsi organisasi BPKIMI baik yang termasuk dalam aktivitas utama maupun aktivitas pendukung dalam mata rantai ‟value chain‟ BPKIMI.

2.

Eksternal; sistem informasi digunakan untuk membuat hubungan dengan pihak luar perusahaan seperti pelanggan & konsumen serta partner usaha. Serta untuk melayani kebutuhan informasi, tentang BPKIMI dan knowledge yang dimilikinya, yang diperlukan para stakeholder.

Berdasarkan hal tersebut di atas, arsitektur aplikasi yang dibutuhkan BPKIMI secara global dapat dinyatakan dalam gambar 4.3.

Suppliers

Suppliers

Customers

Suppliers Gambar 4.3 Arsitektur Aplikasi BPKIMI Secara detil, jenis-jenis aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan BPKIMI dapat dilihat pada tabel 4.1. Aplikasi terpusat adalah aplikasi yang dikembangkan dengan arsitektur client-


server, dimana server aplikasi dan basisdata dialokasikan secara terpusat di Kantor Pusat. Jenis aplikasi terpusat dipilih untuk aplikasi-aplikasi yang tidak terlalu banyak memerlukan komunikasi dari client ke server dan sebaliknya, dan sebagian besar proses bisnis yang didukung aplikasi memang dilakukan di Kantor Pusat. Area yang dalam hal ini akan berperan sebagai client, hanya perlu sesekali mengirimkan informasi yang memang dihasilkan di Area. Aplikasi terdistribusi adalah aplikasi yang dikembangkan dengan arsitektur 3tiers, dimana server aplikasi dan basisdata dialokasikan secara terdistribusi di setiap Area. Server aplikasi dan basisdata utama ditempatkan di Kantor Pusat. Jenis aplikasi terdistribusi dipilih untuk aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis yang dilakukan di Area. Apabila dipilih jenis aplikasi terpusat, maka dibutuhkan saluran komunikasi yang cukup besar dan handal karena komunikasi antara client di Area dan server di Kantor Pusat akan sangat sering dilakukan. Periode konsolidasi data antara basisdata di Area dan basisdata di Kantor Pusat dapat dirancang sesuai dengan kebutuhan. Tabel 4.1 Jenis Aplikasi dibutuhkan NO

APLIKASI

1

Aplikasi Layanan Operasional

2 3

Aplikasi Pengarsipan Pengetahuan Aplikasi Penjualan Online Aplikasi Customer Relationships Management (CRM) Aplikasi Pemasaran Aplikasi Pengembangan Produk Aplikasi Penelitian dan Pengembangan

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Aplikasi Informasi Organisasi, Tata Laksana dan Mutu Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Aplikasi Layanan Pegawai Aplikasi e-Procurement Aplikasi Inventory Control Aplikasi Supply Chain Management Aplikasi Stock Management Aplikasi Pendukung General Affairs Aplikasi Akuntansi dan Keuangan Aplikasi Pengelolaan Sumberdaya Informasi (SDI)

USULAN JENIS APLIKASI Ada 5 jenis aplikasi, sesuai dengan pola aplikasi berikut: a. Sentralisasi b. Desentralisasi c. Proyek d. Spesifik e. Hanya mengelola I/O Aplikasi Terdistribusi Aplikasi Terdistribusi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi

Terdistribusi Terdistribusi Terdistribusi Terpusat

Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi

Terpusat Terdistribusi Terdistribusi Terdistribusi Terdistribusi Terdistribusi Terdistribusi Terdistribusi Terdistribusi

Aplikasi Terpusat


18 19 20 21

Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi

Help Desk Pengelolaan Data Korporat Pendukung Data Warehouse Sistem Informasi Eksekutif

22

Aplikasi Pendukung Pengambilan Keputusan

23

Aplikasi Sistem Berbasis Pengetahuan

24

Aplikasi Informasi Legal dan Komunikasi Perusahaan

25

Aplikasi Sistem Audit


Terpusat Terpusat Terpusat Terpusat

Aplikasi Terpusat Aplikasi Terpusat Aplikasi Terpusat Aplikasi Terdistribusi

Sesuai dengan konsep solusi yang diusulkan, maka pengembangan aplikasi harus difokuskan pada pengembangan aplikasi yang terintegrasi. Berkaitan dengan aspek integrasi, ada dua pendekatan yang dapat dipilih yaitu: a.

Untuk aplikasi yang sudah ada dan sudah mengelola basisdata sendiri secara terpisah, maka integrasi dilakukan pada level data. Artinya, suatu aplikasi yang membutuhkan data yang dikelola aplikasi lain harus mendapatkan data tersebut dari aplikasi tersebut melalui mekanisme tranfers data yang dibuat otomatis.

Hal ini untuk

menghindari terjadinya duplikasi dan ketidakkonsistenan data. b.

Untuk aplikasi baru, integrasi dapat dilakukan pada level basisdata. Artinya, sekelompok aplikasi yang mengelola data yang sama/sejenis harus mengakses dan mengelola basisdata yang sama. Dengan demikian,

tidak

akan

ada

duplikasi

data

dan

tidak

perlu

dikembangkan mekanisme tranfer data untuk pertukaran data antar aplikasi. Selanjutnya, untuk kebutuhan aplikasi yang membutuhkan seluruh data perusahaan, akan dibangun data warehouse, yang akan menampung hasil ekstraksi, transformasi, dan loading data dari berbagai basisdata yang ada. Integrasi seluruh aplikasi, baik aplikasi yang sudah ada maupun aplikasi yang baru akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 4.3.


Gambar 4.3 Integrasi Aplikasi BPKIMI

Beberapa aplikasi yang digunakan oleh pegawai

BPKIMI dapat dikemas dalam

bentuk corporate portal, baik dalam portal yang terpisah maupun dalam portal yang sama dengan portal untuk pihak luar. Bahkan, apabila dikehendaki, seluruh aplikasi yang ada di

BPKIMI dapat dikemas ke dalam satu corporate portal

seperti terlihat pada gambar 4.4.


BPKIMI Information Portal Gateway BPKIMI Information Portal User Interface

Gambar 4.4 Rancangan Corporate Portal untuk BPKIMI

4.5 Strategi Pengembangan 4.5.1 Arsitektur Teknologi (Hardware, Jaringan) Arsitektur

teknologi

adalah

kerangka

keterhubungan antar komponen tersebut,

dari

elemen-elemen

teknologi,

dan pengelolaannya. Arsitektur

tersebut terdiri dari: 1. Komponen-komponen teknologi dan keterhubungannya. 2. Prinsip-prinsip, syarat-syarat, dan kebijakan-kebijakan dasar pengelolaan teknologi informasi. 3. Pendokumentasian umum prinsip-prinsip, syarat-syarat, dan kebijakankebijakan terhadap teknologi yang sudah tidak dipakai, yang sedang digunakan saat ini, dan yang akan dikembangkan.

Tujuan pembangunan arsitektur teknologi adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis, merancang, dan merencanakan investasi

sumberdaya

teknologi tersebut.


2. Memaksimalkan potensi-potensi teknologi tersebut untuk digunakan meningkatkan keunggulan bisnis perusahaan. 3. Memecahkan masalah-masalah bisnis perusahaan.

Manfaat-manfaat yang bisa diperoleh dari pembangunan arsitektur teknologi adalah sebagai berikut: 1. Bisa digunakan sebagai acuan perancangan sistem yang fleksibel, handal, dan terukur. 2. Bisa digunakan sebagi acuan dalam menambah, meng-update, maupun menghapus sistem beserta dengan siklus hidupnya dengan aman dan terstruktur. 3. Bisa mendukung proses perencanaan, perancangan, dan implementasi investasi perusahaan di bidang teknologi informasi yang pada akhirnya dapat menjadi alat ukur pengukuran keunggulan teknologi dan efisiensi teknologi. Yang dilakukan untuk rencana strategis arsitektur teknologi Seksi

Informasi

adalah sebagai berikut: 1. Melakukan analisis potensi organisasi terkait dengan kondisi geografis, kesiapan SDM, kesiapan dana dan pemetaan Kebutuhan. 2. Menetapkan prinsip arsitektur teknologi meliputi a. kecepatan dan keakuratan data, b. time less, c.

integrasi keragaman data (jaringan terpusat dan sentralisasi data),

d. sharing data dan resources, e. komunikasi (transmisi data), f.

reduce cost,

g. security, h. jaringan computer (server, client, peripheral), i.

Research teknologi terbaru.

3. Menetapkan standar minimum infrastruktur


a. High quality b. Medium c.

Low

4.5.2 Software: Aplikasi Jenis-jenis

aplikasi

sistem

informasi

yang

dibutuhkan

BPKIMI

harus

diimplementasikan secara menyeluruh dan terencana. Keseluruhan sistem yang dibutuhkan sebaiknya berhasil diimplementasikan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun ke depan. Strategi pengembangan didasarkan atas peran aplikasi tersebut terhadap posisi bisnis dan peran TI yang diharapkan. Peran tersebut adalah sebagai berikut: 1.

Peran sebagai support & enabler, meliputi aplikasi yang mendukung tugas pokok dan fungsi unit kerja BPKIMI.

2.

Peran

sebagai

knowledge

management,

meliputi

aplikasi

yang

berorientasi pada pengelolaan pengetahuan (knowledge) yang dimiliki perusahaan dan mendukung ke arah terbentuknya knowledge base BPKIMI. 3.

Peran sebagai business partner, meliputi aplikasi yang mendukung terjalinnya kerjasama yang lebih baik antara BPKIMI dengan partner bisnisnya.

4.

Peran sebagai inspirer business, meliputi aplikasi yang berorientasi pada pengembangan bisnis baru BPKIMI.

Tabel 4.2 memperlihatkan kategori sistem aplikasi berdasarkan peran sistem dan teknologi informasi di BPKIMI Tabel 4.2 Peran Sistem Aplikasi NO

APLIKASI

1

Aplikasi Layanan Operasional

2 3

Aplikasi Pengarsipan Pengetahuan Aplikasi Penjualan Online Aplikasi Customer Relationships Management (CRM) Aplikasi Pemasaran

4 5

KATEGORI PERAN Support & Enabler dan Business Partner Knowledge Management Business Partner Business Partner Business Partner


6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Aplikasi Pengembangan Produk Aplikasi Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Informasi Organisasi, Tata Laksana dan Mutu Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Aplikasi Layanan Pegawai Aplikasi e-Procurement Aplikasi Inventory Control Aplikasi Supply Chain Management Aplikasi Pengelolaan Aset Aplikasi Pendukung General Affairs Aplikasi Akuntansi dan Keuangan Aplikasi Pengelolaan Sumberdaya Informasi (SDI) Aplikasi Help Desk Aplikasi Pengelolaan Data Korporat Aplikasi Pendukung Data Warehouse Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif Aplikasi Pendukung Pengambilan Keputusan Aplikasi Sistem Berbasis Pengetahuan Aplikasi Informasi Legal dan Komunikasi Perusahaan Aplikasi Sistem Audit

Inspirer Business Inspirer Business Business Partner Support & Enabler Business Partner Business Partner Support & Enabler Business Partner Support & Enabler Support & Enabler Support & Enabler Support & Enabler Business Partner Knowledge Management Knowledge Management Knowledge Management Knowledge Management Knowledge Management Business Partner Support & Enabler

4.5.3 Kualitas Sumber Daya Manusia (Brainware) Strategi yang dilakukan untuk mengembangkan sumber daya manusia Seksi Informasi untuk jangka pendek adalah: 1.

Lakukan inventarisasi status dan jumlah staf berdasarkan kualifikasi pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan.

2.

Lakukan analisis jabatan untuk posisi staf Seksi Informasi, baik yang akan ditempatkan di kantor pusat maupun di kantor cabang.

3.

Lakukan analisis kebutuhan untuk perencanaan kebutuhan sumber daya manusia Seksi Informasi.

4.

Lakukan proses sosialisasi ke seluruh staf Seksi Informasi mengenai rencana kebutuhan sumber daya manusia.

Untuk jangka panjang strategi pengembangan sumber daya manusia Seksi Informasi adalah:


1. Lakukan

analisis

kesesuaian

antara

pengetahuan

dan

ketrampilan

personil Seksi Informasi dengan trend bisnis BPKIMI untuk mengetahui status dukungan Seksi Informasi terhadap perusahaan. 2. Lakukan pengelolaan personil Seksi Informasi dengan prinsip pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi. 3. Lakukan kegiatan pengembangan sumber daya manusia Seksi Informasi melalui kegiatan pelatihan mengenai pengetahuan dan teknik-teknik yang dibutuhkan. 4. Membuat kebijakan terkait dengan adanya transfer knowledge internal antarstaf TI dan pengaturan mekanisme rolling

4.6 Rencana Strategis Teknologi Informasi Teknologi

informasi

merupakan

infrastruktur

yang

memungkinkan

sistem

informasi yang dikembangkan dapat dimanfaatkan secara baik. Oleh karena itu rencana strategis teknologi informasi dibuat setelah rencana strategis sistem informasi. Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam menetapkan jenis teknologi informasi yang digunakan adalah: 1. Lokasi geografis kantor, baik kantor pusat maupun kantor cabang. 2. volume data 3. jumlah pegawai 4. kecepatan pengolahan data 5. kemudahan akses sistem informasi 6. perkembangan teknologi 7. tingkat ketergantungan pada suatu teknologi. Berdasarkan pertimbangan tersebut diatas, maka dalam mengadopsi suatu teknologi, diusulkan untuk menggunakan orientasi, metoda dan prinsip-prinsip berikut ini:


1. Menerapkan arsitektur

Service

yang

Oriented

berorientasi

Architecture pada

(SOA)

layanan

dan

yang

merupakan

dirancang

untuk

menciptakan sebuah lingkungan yang teratur secara dinamis, didalamnya terdapat

sejumlah

dokomposisikan

layanan

yang

(compossable),

terhubung

dan

dapat

(networked), saling

dapat

menggunakan

(interoperable). 2. Penggunaan Arsitektur n-tiers dalam implementasi aplikasi. Arsitektur client-server sedapat mungkin dihindari kecuali untuk aplikasi yang hanya dijalankan di satu lokasi. 3. Untuk keperluan jangka panjang, sejak awal perlu dipertimbangkan menggunakan Open source system / applications. Rancangan konseptual arsitektur teknologi untuk BPKIMI dapat dilihat pada gambar 4.5 berikut.

Gambar 4.5 Konseptual Arsitektur Jaringan BPKIMI Untuk mendukung kebutuhan bisnis, strategi pengembangan teknologi informasi diorientasikan pada: 1. Dukungan internal organisasi 2. Dukungan eksternal organisasi


Dukungan internal berupa tersedianya infrastruktur teknologi informasi untuk keperluan fungsi dan tugas pokok unit kerja, baik di kantor pusat maupun cabang.

Sedangkan

dukungan

eksternal

berupa

tersedianya

infrastruktur

teknologi informasi yang memungkinkan pihak ketiga (konsumen dan supplier) dapat memanfaatkan data dan fasilitas BPKIMI.


BAB V STRATEGI PRIORITAS PENGEMBANGAN

5.1 Strategi Penentuan Prioritas Dalam pengembangan sistem maupun subsistem IT diperlukan strategi dan pemberian prioritas yang jelas dan terarah. Strategi ini terutama dikaitkan dengan keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan , baik SDM, teknologi, waktu, maupun biaya. Tujuan akhir dari pemberian prioritas ini adalah untuk menjembatani keterbatasan sumberdaya dengan banyaknya bagianbagian sistem IT yang harus dikembangkan.

Kriteria yang digunakan untuk menentukan prioritas pengembangan IT adalah sebagai berikut: 1. Pengambilan keputusan Cara pengambilan keputusan dapat dilakukan secara terpusat (sentralisasi), ataupun secara tersebar (desentralisasi). Secara terpusat, pengambilan keputusan harus dilakukan oleh satu fungsi tertentu, karena memerlukan perhatian yang lebih atau pertimbangan tertentu. Pada beberapa keadaan, pengambilan

keputusan

dapat

dilakukan

secara

tersebar,

dimana

pengambilan keputusan tidak perlu mendapat persetujuan terlebih dahulu. 2. Rutinitas pekerjaan Layanan yang dilaksanakan dapat bersifat rutin, dimana jenis pekerjaannya sama

dan

waktu

pelaksanaannya

berkesinambungan.

Layanan

dapat

dilaksanakan atas permintaan yang insidentil dan tidak dilaksanakan secara berkesinambungan

(proyek).

Layanan

juga

dapat

dilaksanakan

untuk

memenuhi permintaan khusus. Rutinitas pekerjaan berpengaruh terhadap pengorganisasian layanan, apakah menggunakan fungsi-fungsi yang telah ada ataupun membentuk organisasi proyek. 3. Dampak pekerjaan Setiap layanan jasa yang dilaksanakan akan berdampak kepada citra ataupun

revenue

perusahaan.

Dampak

pekerjaan

terhadap

citra

mempengaruhi penilaian pelanggan terhadap kualitas layanan, dan dampak


terhadap revenue mempengaruhi besarnya nilai pendapatan. Beberapa dampak yang terjadi adalah besar terhadap citra tetapi kecil terhadap revenue perusahaan, besar terhadap revenue tetapi kecil terhadap citra, besar terhadap citra maupun revenue, ataupun kecil terhadap citra maupun revenue. 4. Formalisasi Formalisasi

merupakan

cara

yang

dilakukan

didalam

melaksanakan

pekerjaan, terkait dengan standar, prosedur, acuan, atau struktur tertentu yang digunakan. Pekerjaan yang didominasi oleh tenaga manusia cenderung tidak standar atau tidak terstruktur. Standarisasi pekerjaan hanya dapat dilakukan pada proses-proses awal / persiapan (input) dan proses-proses akhir (output) pekerjaan.

5.2 Prioritas Pengembangan Aplikasi Untuk menetapkan prioritas bagi pengembangan aplikasi pendukung bisnis, perlu ditentukan proses-proses mana yang menjadi prioritas. Berdasarkan pada Matriks dimensi operasional bisnis, prioritas pengembangan aplikasi dapat diketahui

dengan

memadukan

antara

setiap

karakteristik

dengan

kompleksitasnya. Solusi aplikasi yang diusulkan mencakup pengembangan aplikasi, baik berupa pengembangan dari aplikasi yang sudah ada, maupun pengembangan aplikasi baru.

Tabel

5.1

menunjukkan

daftar

aplikasi

yang

diusulkan

untuk

dikembangkan, dikelompokkan berdasarkan domain bisnis BPKIMI. Tabel 5.1 Tabel Kebutuhan Aplikasi NO

DOMAIN BISNIS

1

Pelayanan Jasa-Jasa Operasional Bisnis (Fungsional)

2

Penjualan dan Pelayanan Pelanggan (Fungsional)

3 4 5

Pemasaran dan Pengembangan Produk/Jasa (Fungsional) Penelitian dan Pengembangan Bisnis Korporat Organisasi, Tata Laksana, dan Mutu

APLIKASI Layanan Operasional Pengarsipan Pengetahuan Penjualan Online Customer Relationships Management

Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi (CRM ) Aplikasi Pemasaran Aplikasi Pengembangan Produk

Aplikasi Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Informasi Organisasi, Tata Laksana dan Mutu


6

Sumber Daya Manusia

7

Logistik

8

Akuntansi dan Keuangan

9

Sistem dan Teknologi Informasi

10

11 12

Pengelolaan Sumberdaya Informasi Korporat Legal dan Komunikasi Perusahaan Pengawasan Internal

Selanjutnya,

penentuan

prioritas

Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Aplikasi Layanan Pegawai Aplikasi e-Procurement Aplikasi Inventory Control Aplikasi Supply Chain Management (SCM) Aplikasi Pengelolaan Aset Aplikasi Pendukung General Affairs Aplikasi Layanan Pegawai Aplikasi Akuntansi dan Keuangan Aplikasi Layanan Pegawai Aplikasi Pengelolaan Sumberdaya Informasi (SDI ) Aplikasi Help Desk Aplikasi Pengelolaan Data Korporat Aplikasi Pendukung Data Warehouse Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif Aplikasi Pendukung Pengambilan Keputusan Aplikasi Sistem Berbasis Pengetahuan Aplikasi Informasi Legal dan Komunikasi Perusahaan Aplikasi Sistem Audit

pengembangan

aplikasi

lainnya

akan

ditentukan berdasarkan karakteristik aplikasi seperti pada Tabel 5.2.

Tabel 5.2 Karakteristik Aplikasi

NO 1 2 3 4 5 6

7 8 9 10

APLIKASI Aplikasi Pengarsipan Pengetahuan Aplikasi Penjualan Online Aplikasi CRM Aplikasi Pemasaran Aplikasi Pengembangan Produk Aplikasi Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Informasi Organisasi, Tata Laksana dan Mutu Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Aplikasi Layanan Pegawai Aplikasi e-Procurement

Kompleksitas

Rutinitas

Revenue /Citra

Low Low High Low

Rutin Rutin Rutin Rutin

Low High High High

Low

Rutin

High

Low

Rutin

-

Low

Rutin

-

High Low High

Rutin Rutin Rutin

-


11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Aplikasi Inventory Control Aplikasi Supply Chain Management Aplikasi Pengelolaan Aset Aplikasi Pendukung General Affairs Aplikasi Akuntansi dan Keuangan Aplikasi Pengelolaan SDI Aplikasi Help Desk Aplikasi Pengelolaan Data Korporat Aplikasi Pendukung Data Warehouse Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif Aplikasi Pendukung Pengambilan Keputusan Aplikasi Sistem Berbasis Pengetahuan Aplikasi Informasi Legal dan Komunikasi Perusahaan Aplikasi Sistem Audit

Berdasarkan

prioritas

pengembangan

IT

High

Rutin

-

High High

Rutin Rutin

-

Low

Rutin

-

High Low Low

Rutin Rutin Rutin

-

High

Rutin

-

High

Rutin

-

High

Rutin

-

High

Rutin

-

High

Rutin

-

Low High

Rutin Rutin

-

yang

telah

diuraikan

diatas,

diidentifikasi prioritas pengembangan aplikasi dari tiga kriteria tersebut, seperti yang ditampilkan pada Tabel 5.3 Prioritas Pengembangan Aplikasi

Tabel 4.3 Prioritas Pengembangan Aplikasi

No

1 2 3 4 5 6 7 8

Aplikasi Aplikasi Pengarsipan Pengetahuan Aplikasi Penjualan Online Aplikasi CRM Aplikasi Pemasaran Aplikasi Pengembangan Produk Aplikasi Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Informasi Organisasi, Tata Laksana dan Mutu Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian

Kompleksitas vs Revenue Rutinitas /Citra

RataRata

2 2 1 2 2

1 2 1 2 2

2 2 1 2 2

2

-

2

2

-

2

1

-

1


9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Aplikasi Layanan Pegawai Aplikasi e-Procurement Aplikasi Inventory Control Aplikasi Supply Chain Management Aplikasi Pengelolaan Aset Aplikasi Pendukung General Affairs Aplikasi Akuntansi dan Keuangan Aplikasi Pengelolaan SDI Aplikasi Help Desk Aplikasi Pengelolaan Data Korporat Aplikasi Pendukung Data Warehouse Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif

22

Aplikasi Pendukung Pengambilan Keputusan Aplikasi Sistem Berbasis Pengetahuan

23 24

Aplikasi Informasi Legal dan Komunikasi Perusahaan Aplikasi Sistem Audit

21

2 1 1

-

2 1 1

1 1

-

1 1

2

-

2

1 2 2

-

1 2 2

1

-

1

1

-

1

1

-

1

1

-

1

1

-

1

2 1

-

2 1

Berdasarkan Tabel 5.3, dapat didentifikasi urutan prioritas pengembangan aplikasi. Akan tetapi, ada beberapa hal yang perlu disesuaikan sebagai berikut: 

Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif, Aplikasi Pendukung Pengambilan Keputusan, dan Aplikasi Sistem Berbasis Pengetahuan hanya bisa dikembangkan

apabila

Aplikasi

Pengarsipan

Pengetahuan

sudah

dikembangkan, maka prioritasnya berubah dari 1 menjadi 2 

Aplikasi Pengarsipan Pengetahuan yang menjadi syarat pengembangan aplikasi untuk korporat berubah prioritasnya dari 2 menjadi 1.

Dengan demikian, prioritas pengembangan seluruh aplikasi (termasuk Aplikasi Layanan Operasional) adalah sebagai berikut: Prioritas 1: 1. 2.

Aplikasi Layanan Operasional (dengan urutan prioritas yang berbeda antar Balai) Aplikasi Pengarsipan Pengetahuan


3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi

CRM Sistem Informasi Kepegawaian e-Procurement Inventory Control Supply Chain Management Stock Management Akuntansi dan Keuangan Pengelolaan Data Korporat Pendukung Data Warehouse Sistem Audit

Prioritas 2: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi

Penjualan Online Pemasaran Pengembangan Produk Penelitian dan Pengembangan Informasi Organisasi, Tata Laksana dan Mutu Layanan Pegawai Pendukung General Affairs Pengelolaan SDI Help Desk Sistem Informasi Eksekutif Pendukung Pengambilan Keputusan Sistem Berbasis Pengetahuan Informasi Legal dan Komunikasi Perusahaan


Kedua

kelompok

prioritas

pengembangan

aplikasi

tersebut

selanjutnya

dijadwalkan untuk dapat diimplementasikan dalam lima tahun, yaitu tahun 2013-2017. Pengembangan aplikasi di tahun 2013 diutamakan pada sistem aplikasi yang saat ini sudah ada tetapi masih perlu dikembangkan. Sebagian besar aplikasi yang dikembangkan di tahun 2013 adalah aplikasi yang berperan sebagai support & enabler dan aplikasi yang berperan sebagai pendukung business

partner.

Aplikasi

yang

berperan

untuk

mendukung

knowledge

management mulai dikembangkan di tahun 2013, 2014 dan dilanjutkan dengan lebih intensif di tahun 2015 dan 2016. Aplikasi yang dikembangkan di tahun 2017 adalah aplikasi yang tidak terlalu kritis. Beberapa aplikasi tersebut sudah ada dan pengembangan yang dibutuhkan tidak terlalu kompleks.

Berikut adalah prioritas pengembangan aplikasi dalam tiga tahun tersebut: Tahun 2013: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi

Layanan Operasional CRM Sistem Informasi Kepegawaian  BKN e-Procurement  PUSDATIN sdh ada Inventory Control  Balai dan Pusat Akuntansi dan Keuangan Layanan Pegawai

Tahun 2014: 1. 2. 3. 4. 5.

Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi

Pengarsipan Pengetahuan SCM Pengelolaan Aset Penjualan Online Help Desk

Tahun 2015: 1. 2. 3. 4.


Pengelolaan Data Korporat Pendukung Data Warehouse Pendukung Pengambilan Keputusan Sistem Berbasis Pengetahuan

Tahun 2016: 1. Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif 2. Aplikasi Informasi Legal dan Komunikasi Perusahaan 3. Aplikasi Pemasaran


4. Aplikasi Pengembangan Produk 5. Aplikasi Informasi Organisasi, Tata Laksana dan Mutu Tahun 2017: 1. 2. 3. 4.


Pendukung General Affairs Pengelolaan SDI (Sumber Daya Informasi) Penelitian dan Pengembangan Sistem Audit

Prioritas pengembangan aplikasi yang diuraikan di sini mengacu pada alasan yang sifatnya teknis. Alasan lain yang berpengaruh terhadap penentuan prioritas, seperti kehendak pihak manajemen, adalah di luar usulan ini.


BAB VI RENCANA IT GOVERNANCE

6.1 IT Governance Penerapan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (TI) di BPKIMI bukanlah tanpa resiko mengingat nilai investasi penerapan TI dalam menunjang proses bisnis perusahaan cukup besar. Terlebih lagi dengan memperhatikan kondisi TI BPKIMI saat ini yang masih belum terintegrasi menjadi salah satu penyebab belum optimalnya fungsi TI dalam mendukung tercapainya tujuan perusahaan secara

menyeluruh,

terutama

untuk

kepentingan

proses

pengambilan

keputusan, optimalisasi hubungan dengan para pelanggan, menciptakan bisnis baru, dan meningkatkan pendapatan (revenue). Untuk itu diperlukan suatu pengelolaan TI (IT Governance) yang komprehensif dan terstruktur mulai dari aspek perencanaan sampai pengawasannya yang diawali proses identifikasi terhadap profil penerapan TI yang telah ada dan menentukan kebutuhan model pengelolaan TI sesuai dengan ketersediaan sumber daya, serta visi dan misi perusahaan dengan menggunakan standar IT Governance tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan dan telah mendapat pengakuan secara umum. Penggunaan standar IT Governance mempunyai keuntungan-keuntungan sebagai berikut: 1. The Wheel Exists – penggunaan standar yang sudah ada dan mature akan sangat efisien. Perusahaan tidak perlu mengembangkan sendiri framework

dengan

mengandalkan

pengalamannya

sendiri

yang

tentunya sangat terbatas. 2. Structured

–

standar-standar

yang

baik

menyediakan

suatu

framework yang sangat terstruktur yang dapat dengan mudah difahami dan diikuti oleh manajemen. Lebih lanjut lagi, framework yang

terstruktur

dengan

baik

akan

memberikan

setiap

orang

pandangan yang relatif sama. 3. Best Practices – standar-standar tersebut telah dikembangkan dalam jangka waktu yang relatif lama dan melibatkan banyak orang dan organisasi di seluruh dunia. Pengalaman yang direfleksikan dalam


model-model pengelolaan yang ada tidak dapat dibandingkan dengan suatu usaha dari satu perusahaan tertentu. 4. Knowledge

Sharing

–

dengan

mengikuti

standar

yang

umum,

manajemen akan dapat berbagi ide dan pengalaman antar organisasi melalui user groups, website, majalah, buku, dan media informasi lainnya. 5. Auditable – tanpa standar baku, akan sangat sulit bagi auditor, terutama auditor dari pihak ketiga, untuk melakukan kontrol secara efektif. Dengan adanya standar, maka baik manajemen maupun auditor mempunyai dasar yang sama dalam melakukan pengelolaan TI dan pengukurannya. Ditinjau dari kondisi TI saat ini yang telah bergeser dari sekedar isu teknologi menjadi isu manajemen dan pengelolaan bisnis, maka pengertian IT Governance yang tepat adalah bahwa IT Governance merupakan “suatu bagian terintegrasi dari kepengurusan perusahaan yang mencakup kepemimpinan dan struktur, serta

proses

organisasi

yang

memastikan

bahwa

TI

perusahaan

dapat

mempertahankan dan memperluas strategi, serta tujuan organisasi” . Hubungan antara pengelolaan TI dengan pengelolaan perusahaan yang dimaksud dapat dilihat pada ilustrasi berikut ini :

Gambar 6.1 IT Governance dan Pengelolaan Perusahaan


Sementara itu dari sisi kegunaan IT Governance adalah untuk mengatur penggunaan TI, dan memastikan performa TI sesuai dengan tujuan sebagai berikut : 1. Menciptakan keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari penerapan TI. 2. Penggunaan

TI

memungkinkan

perusahaan

mengekploitasi

kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan. 3. Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab. 4. Penanganan manajemen resiko yang terkait TI secara tepat. Alasan mengapa IT governance penting bagi

perusahaan adalah bahwa

ekspektasi dan realitas sering kali tidak sesuai. Shareholder perusahaan selalu berharap perusahaan untuk : 1. Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran. 2. Menguasai

dan

menggunakan

TI

untuk

mendatangkan

keuntungan. 3. Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil menangani resiko TI. IT Governance yang tidak efektif merupakan awal terjadinya peristiwa buruk yang dihadapi perusahaan, seperti: 1. Kerugian bisnis, berkurangnya reputasi, dan melemahnya daya saing. 2. Tidak efisiennya waktu, biaya lebih tinggi dari yang diperkirakan, dan kualitas lebih rendah dari perkiraan. 3. Efisiensi dan proses inti perusahaan terpengaruh secara negatif oleh rendahnya kualitas penggunaan TI. 4. Kegagalan inisiatif TI untuk melahirkan inovasi atau memberikan keuntungan yang dijanjikan. Oleh karenanya agar IT governance BPKIMI efektif, maka pengembangannya perlu dilakukan secara terencana dan menyeluruh dengan mengacu kepada standar pengelolaan IT Governance yang tepat.


6.2 Standar Pengelolaan TI (IT Governance) Ada beberapa standar model pengelolaan TI (IT Governance) yang berlaku dan dapat dipergunakan sebagai acuan, diantaranya sebagai berikut : 1. ITIL (The IT Infrastructure Library) 2. ISO/IEC 17799 (The International Organization for Standardization / The International Electrotechnical Commission) 3. COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission) 4. COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) Dari beberapa standar tersebut di atas, maka standar COBIT dianggap sangat tepat untuk dijadikan sebagai standar pengelolaan TI BPKIMI mengingat standar ini mempunyai kompromi yang cukup baik dalam keluasan cakupan pengelolaan dan kedetailan proses-prosesnya dibandingkan dengan standar-standar lainnya. Melalui pengelolaan TI yang disertai perencanaan dan penetapan ukuran-ukuran yang jelas sejak awal dengan menggunakan standar COBIT ini diharapkan pengelolaan TI BPKIMI menjadi efisien dan efektif, serta menjadikan aset TI yang dimiliki dapat menjadi penunjang utama tercapainya visi dan misi perusahaan.

6.3 Rencana IT Governance BPKIMI Pemilihan BPKIMI

standar karena

COBIT

sangat

sebagai

acuan

memungkinkan

pengembangan perusahaan

IT

untuk

Governance menerapkan

pengelolaan TI yang efektif dan menyeluruh. Management Guidelines COBIT berisi suatu kerangka kerja (framework) yang mampu menjawab kebutuhan manajemen dalam hal pengontrolan dan pengukuran TI perusahaan dengan memberikan tools untuk menghitung dan mengukur kapabilitas TI perusahaan relatif terhadap 34 proses TI COBIT. Secara garis besar, COBIT Framework terdiri atas 4 domain utama, dengan penjelasan sebagai berikut : 1. Planning & Organisation


Domain ini menitikberatkan pada proses perencanaan dan penyelarasan strategi TI dengan strategi perusahaan. 2. Acquisition & Implementation Domain ini menitikberatkan pada proses pemilihan, pengadaaan dan penerapan teknologi informasi yang digunakan. 3. Delivery & Support Domain ini menitikberatkan pada proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya. 4. Monitoring Domain ini menitikberatkan pada proses pengawasan pengelolaan TI pada organisasi


Gambar 6.2 COBIT Framework Masing-masing domain terdiri dari high-level control-objectives sebagai berikut: Domain Planning & Organisation 1. PO1 2. PO2 3. PO3 4. PO4 5. PO5 6. PO6 7. PO7 8. PO8 9. PO9 10. PO10 11. PO11

Define a Strategic TI Plan Define the Information Architecture Determine Technological Direction Define the TI Organisation and Relationships Manage the TI Investment Communicate Management Aims and Direction Manage Human Resources Ensure Compliance with External Requirements Assess Risks Manage Projects Manage Quality

Domain Acquisition & Implementation


1. AI1 Identify Automated Solutions 2. AI2 Acquire and Maintain Application Software 3. AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure 4. AI4 Develop and Maintain Procedures 5. AI5 Install and Accredit Systems 6. AI6 Manage Changes Domain Delivery & Support 1. DS1 Define and Manage Service Levels 2. DS2 Manage Third-party Services 3. DS3 Manage Performance and Capacity 4. DS4 Ensure Continous Services 5. DS5 Ensure System Security 6. DS6 Indentify and Allocate Cost 7. DS7 Educate and Train Users 8. DS8 Assists and Advise Customers 9. DS9 Manage the Configurations 10. DS10 Manage Problems and Incidents 11. DS11 Manage Data 12. DS12 Manage Facilities 13. DS13 Manage Operations Domain Monitoring 1. M1 Monitor the Process 2. M2 Asses Internal Control Adequacy 3. M3 Obtain Independent Assurance 4. M4 Provide for Independent Audit


Selain itu COBIT mempunyai model kematangan (maturity models) untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga secara kuantitafi manajemen BPKIMI dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya dari skala non-existent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5). Maturity models ini akan memetakan: 1. Current status dari organisasi – untuk melihat posisi organisasi saat ini. 2. Current status dari kebanyakan industri saat ini – sebagai perbandingan. 3. Current status tambahan.

dari

standar

internasional

–

sebagai

perbandingan

4. Strategi organisasi dalam rangka perbaikan – level yang ingin dicapai oleh organisasi.

Gambar 6.3 COBIT Maturity Model Selanjutnya, COBIT juga mempunyai ukuran-ukuran lainnya sebagai berikut : 1. Critical Success Factors (CSF) – mendefinisian hal-hal atau kegiatan penting yang dapat digunakan manajemen untuk dapat mengontrol proses-proses TI pada organisasinya. 2. Key Goal Indicators (KGI) – mendefinisikan ukuran-ukuran yang akan memberikan gambaran kepada manajemen apakah proses-proses TI yang ada telah memenuhi kebutuhan proses bisnis. KGI biasanya berbentuk kriteria informasi : a. Ketersediaan informasi yang diperlukan dalam mendukung kebutuhan bisnis. b. Tidak adanya resiko integritas dan kerahasiaan data. c. Efisiensi biaya dari proses dan operasi yang dilakukan. d. Konfirmasi reliabilitas, efektifitas, dan compliance.


3. Key Performance Indicators (KPI) – mendefinisikan ukuran-ukuran untuk

menentukan

kinerja

proses-proses

TI

dilakukan

untuk

mewujudkan tujuan yang telah ditentukan. KPI biasanya berupa indikator-indikator kapabilitas, pelaksanaan, dan kemampuan sumber daya TI.

Untuk kepentingan penerapan

masing-masing

high-level

control-objectives

COBIT beserta ukuran-ukuran lainnya di BPKIMI, maka perlu dilakukan analisis dan penelitian lebih lanjut pada saat dilaksanakannya kegiatan pengembangan IT

Governance

BPKIMI.

Melalui

penelitian

tersebut

diharapkan

dapat

mendefinisikan ukuran-ukuran kinerja yang lebih mendetail dari seluruh proses TI-COBIT pada ke-4 domain yang ada, sehingga manajemen BPKIMI dapat menilai kinerja pengelolaan TI perusahaan dengan baik dan merumuskan kebijakan pengelolaan TI yang komprehensif untuk menunjang pencapaian tujuan perusahaan.


BAB VII RENCANA IT SECURITY DAN DISASTER RECOVERY

7.1 Rencana IT Security Security dari Teknologi Sistem Informasi meliputi aspek atau kaedah sebagai berikut. Lingkup

dari

Security

terdiri

integrity, availability, dan

dari

non

authentication,

confidentiality,

data

repudiation. Authentication, user yang

mempunyai hak yang dapat mengakses infrastructure (hardware, software, application, database). Confidentiality, data atau transaksi yang terjadi tidak dapat diubah sebelum sampai ke tujuan akhir dari transaksi (database) atau transaksi gagal sama sekali. Data Integrity, perubahan data secara sepihak (ilegal)

akan

mengakibatkan

keutuhan

data

terganggu.

Availability,

infrastruktur yang digunakan untuk sukses suatu transaksi selalu tersedia. Non repudiation, user sebagai pelaku transaksi tidak dapat menyangkal terhadap aktivitas yang dilakukan. Disaster

Recovery

System

(DRS)

yaitu

duplikasi

terhadap

komponen

Teknologi Sistem Informasi yang berkaitan dengan sukses suatu transaksi dimana duplikasi komponen tersebut disimpan di lokasi terpisah (remote area). Tujuan dari DRS untuk menjaga availability layanan ke nasabah selama 24 jam per hari dan 7 hari seminggu. Komponen yang berkaitan dengan sukses/gagalnya suatu transaksi dari sisi hardware yaitu terdiri dari PC Client, Hub, Router, Modem, Firewall, Server, Database server. Komponen software terdiri dari operating system, rdbms, application, dan database (ODBC). Pendefinisian privilege dari user yang berkaitan dengan software dan hardware. Hak akses user ditentukan berdasarkan jenis komputer yang dapat digunakan, directory yang dapat diakses, software yang dapat


digunakan, data yang dapat diakses, media komunikasi yang dapat digunakan, dan aplikasi yang dapat digunakan. Database server tidak dapat diakses secara langsung oleh user. Akses hanya dapat dilakukan melalui aplikasi yang disimpan di server. User system (database, operating system, router, firewall) tidak dideclare ke end user. User System hanya disimpan di server.

7.2 Rencana Disaster Recovery Rencana

disaster

recovey

menguraikan

bagaimana

suatu

organisasi

mempersiapkan kemungkinan menanggulangi suatu bencana potensial. Suatu rencana pemulihan bencana terdiri dari tindakan pencegahan sehingga efek suatu bencana akan

diperkecil, dan organisasi akan mampu memelihara atau

dengan cepat dapat memulai lagi fungsi-fungsi kritis. Biasanya perencanaan pemulihan bencana melibatkan suatu analisis proses bisnis dan memerlukan kesinambungan yang meliputi suatu fokus yang signifikan terhadap pencegahan bencana. Rencana Disaster Recovery merupakan bagian dari business continuity plan atau business process contingency plan yang berfungsi sebagai Back Up dari pusat pengelola sistem, pada lokasi terpisah. Setiap transaksi yang terjadi di pusat pengelolaan teknologi/sistem informasi, pada saat yang sama ditulis juga di Disaster Recovery Center (DRC) (Hot Back Up) pada lokasi yang berbeda. Sistem Disaster Recovery bertujuan untuk menyediakan layanan business ke user/customer secara online-realtime sehingga customer dan user satisfaction level terus meningkat. Teknologi / sistem Informasi diduplikasi di dua lokasi yang berbeda. Teknologi Sistem Informasi yang diduplikasi antara lain hardware, software, aplikasi, system software, database, dan komunikasi. Sistem dan prosedure untuk menentukan mesin produksi telah dipindahkan ke mesin dilokasi

berbeda

lain

sangat diperlukan sekali.

Komponen utama dari DRC adalah sebagai berikut : 1. Redundancy Power Supply meliputi PLN, Gen set, UPS. 2. Firewall yang berlapis (Multi Layer Firewall). 3. Data Base (Data Ware House, Transactional).


4. Pemisahan

antara

Front

End

Application

Server,

Bussiness

Logic

Application Server dan Database Server (Multitier Application). 5. Communication Devices (Core router, Core Switch) 6. Redundancy Link Communication Isi perencanaan disaster recovery adalah sebagai berikut : 1. Production site menerapkan Redundancy System yang dikenal dengan hot backup meliputi database, data ware house, Router, Data Ware House, Application server, Front end server, UPS, Genset, AC, network) 2. Remote site mempunyai hot backup dari production site 3. Setiap area/cabang mempunyai backup network Uji coba dilakukan secara periodik (minimum 2 kali setahun). Sebagian resource diproduksi dan sebagian lagi di remote site, maupun resource di kedua sisi terpisah. Untuk implementasinya organisasi pengelola teknologi/sistem informasi (misal Divisi Sistem Informasi)

menempatkan Hot Back Up yang meliputi Database

Server, Application server, Network, Link Communication, Power Supply di DSI juga pada DRC Site (lokasi yang berbeda). Dimana untuk menjamin kesiapan DRC Site dilakukan uji coba secara periodik.


BAB VIII PEMBERDAYA PERUBAHAN UNTUK IMPLEMENTASI Agar seluruh rencana dan strategi pengembangan sistem informasi di BPKIMI dapat berjalan baik diperlukan dukungan dari seluruh unit kerja dan tingkatan manajerial BPKIMI. Untuk itu beberapa faktor pemberdaya patut menjadi perhatian dan menentukan keberhasilan rencana ini harus diketahui dengan baik.

Faktor-faktor Pemberdaya (Enablers for Implementation) merupakan

sumber inspirasi kekuatan dan motivasi yang mendorong setiap orang didalam perusahaan untuk mengambil sikap, tindakan dan keputusan, yang selanjutnya akan menggerakkan dan mengendalikan implementasi rencana strategis sistem informasi. Uraian dalam bab ini diambil dari dokumen Sistem Manajemen BPKIMI (SMS).

Faktor-faktor Pemberdaya (Enablers for Implementation) mencakup: A. Keyakinan

Bersama

(shared

beliefs),

Tata

Nilai

Perusahaan

(corporate values) dan Tata Nilai Pimpinan (leader values) Keyakinan Bersama adalah suatu interpretasi dari proses berpikir secara tidak sadar,

tentang

apa

yang

kita

percayai

dan

memiliki

kekuatan

untuk

meningkatkan atau menghancurkan peluang saat ini dan mendatang. Tata nilai BPKIMI adalah nilai-nilai yang diyakini BPKIMI sebagai sumber kekuatan penting & berharga yang dijunjung oleh setiap anggota organisasi, dan merasa terikat kepadanya serta dianut kuat dalam mengambil sikap, tindakan dan keputusan untuk menjalankan bisnis dalam pencapaian visi perusahaan. Tata nilai pimpinan adalah nilai-nilai yang diyakini pimpinan yang bersangkutan sebagai sumber kekuatan penting & berharga yang dijunjungnya serta dianut kuat dalam mengambil sikap, tindakan dan keputusan. Keyakinan dan tata nilai pimpinan akan mempengaruhi bagaimana ia memimpin bawahan/pengikutnya, dan bagaimana ia mempersepsikan, menafsirkan dan memberi arti kepada berbagai peristiwa yang terjadi. Oleh karena itu pemimpin adalah

individu

yang

hidup

dengan

memperdayakan

keyakinannya

dan


mengajak pihak lain agar menjalankan kemampuan maksimalnya, dengan mengubah keyakinan yang membelenggunya.

Tata Nilai Pimpinan BPKIMI minimal harus mengacu pada butir-butir berikut: a. Kepemimpinan yang visioner; b. Kepemimpinan yang mampu mengelola sistem nilai perusahaan; c. Kepemimpinan yang berani dalam mengambil keputusan; d. Kepemimpinan yang manusiawi, kooperatif dan memiliki integritas; e. Kepemimpinan yang cerdas dengan orientasi hasil sesuai kebutuhan bisnis.

Setiap pegawai wajib menganut dan menerapkan keyakinan bersama dan tata nilai BPKIMI dalam kegiatan rutinnya. Setiap pegawai juga harus menjaga suasana yang kondusif dalam rangka penegakan pelaksanaan

keyakinan

bersama dan tata nilai BPKIMI di lingkungan kerjanya.

Apabila

ditemui

adanya

ketidaksesuaian

keyakinan

dan

tata

nilai

dari

pimpinan/staf, maka perlu diadakan program-program pembinaan (coaching, pelatihan, forum diskusi, dan lain-lain.) untuk menyesuaikan keyakinan dan tata nilai yang bersangkutan dengan keyakinan bersama dan tata nilai BPKIMI.

B. Pengelolaan Budaya Perusahaan dan Pengelolaan Perubahan Setiap jajaran pimpinan harus senantiasa memperhatikan kekuatan perubahan seperti persaingan, perkembangan teknologi, peraturan perundang-undangan dan perkembangan isu-isu global, agar dapat beradaptasi dengan tantangan perubahan lingkungan. Eselon 1 dan Eselon 2 BPKIMI menggali dan menumbuhkembangkan tata nilai pimpinan dan tata nilai perusahaan atas interaksi para pegawai dalam bekerja, yang akan mempengaruhi visi dan misi BPKIMI. Seluruh jajaran manajemen dan staf berkewajiban mengimplementasikan tata nilai BPKIMI dalam bekerja menuju budaya perusahaan.


Untuk memastikan efektivitas implementasi budaya BPKIMI, fungsi SDM BPKIMI melakukan pemantauan secara berkala minimal sekali dalam 3 tahun dengan menggunakan alat bantu yang sesuai dan dilaporkan kepada Pimpinan BPKIMI. Apabila ditemui adanya ketidaksesuaian perilaku pimpinan/pegawai maka perlu diadakan program-program pembinaan (coaching, pelatihan, forum diskusi, dll.) untuk menyesuaikan perilaku yang bersangkutan dengan Budaya BPKIMI. Program sejenis tetap perlu dilakukan dalam masa implementasi Budaya BPKIMI sebagai penyegaran, walaupun tidak ditemui ketidaksesuaian.

Tata nilai pimpinan akan mempengaruhi penetapan pilihan perubahan, yang meliputi perubahan: 

Struktural;



Proses/system;



SDM.

sedangkan penetapan pilihan perubahan dan budaya perusahaan akan saling mempengaruhi.

Untuk dapat mencapai pengambilan suatu keputusan yang efektif berkaitan dengan penetapan pilihan perubahan, jajaran pimpinan agar melibatkan pegawai yang kompeten dan relevan di lingkungan kerjanya Proses perubahan tersebut di atas agar memperhitungkan penanganan konflik dan

penyelesaian

resistensi

perubahan

untuk

menumbuhkembangkan

perusahaan.

Secara keseluruhan, pengelolaan budaya dan perubahannya dijelaskan pada gambar 8.1 berikut.


MANAGING ORGANIZATIONAL CULTURE & CHANGE FORCES FOR CHANGE :  COMPETITION  TECHNOLOGY  REGULATION  POLITICS ETC

LEADER VALUE  CHANGE AGENTS  AS CATALYSTS

CORPORATE VALUE  GIAT  Code of Ethics

VISI & MISI PERUSAHAAN

CREATING A CULTURE

CHANGE OPTIONS :  Structural Changes: ORGANIZATION & QMS, STRATEGY,TECHNOLOGY (TCHGY)  Process Changes: FUNCT OF BUSINESS Mgt, RSRCES,TCHGY,PHYSICAL SETTING  HR Changes: PEOPLE, POWER

ORGANIZATIONAL CULTURE SUSTAINING A CULTURE

CONFLICT HANDLING, OVERCOMING RESISTANCE TO CHANGE

CHANGE PROCESS

COMPETITIVE ADVANTAGE ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT

JOB SATISFACTION PRODUCTIVITY/PERFORMANCE

Gambar 8.1 Pengelolaan Budaya dan Perubahan

Eselon satu dan dua BPKIMI, dengan dibantu oleh jajaran Eselon 3 dan seluruh Kepala Seksi, melakukan evaluasi atas hasil perubahan paling lambat 2 tahun setelah proses perubahan ditetapkan selesai. Segala sesuatu, baik hal-hal positif ataupun negatif, yang dihasilkan dan terkait dengan perubahan akan digunakan sebagai bahan kajian dan acuan dalam pengambilan keputusan selanjutnya. Parameter-parameter pokok yang perlu diperhatikan, diantaranya daya saing perusahaan, pembelajaran individu, dan efektivitas serta efisiensi proses internal. C. Jenis Structural Changes Ada dua jenis structural changes yang bisa diterapkan pada change management BPKIMI yaitu ideal structural changes dan soft structural changes. Pada opsi Ideal structural changes, maka terjadi peningkatan kapasitas / level Seksi Informasi BPKIMI dari level Sub bagian Informasi menjadi Bagian


Informasi yang dipimpin eselon 3 dan membawahi empat eselon 4. Berikut penjelasan singkat tentang tupoksi keempat eselon 4 baru tsb: Operasional Sistem Informasi dan Aplikasi BPKIMI eksisting, Urusan Konten, Pengembangan Sistem Informasi dan Aplikasi BPKIMI mendatang, Urusan Jaringan dan Teknologi Informasi. Bila opsi ideal tidak mungkin diwujudkan, maka ada opsi kedua yaitu Soft structural changes. Pada opsi ini, tidak ada perubahan apapun pada kapasitas / level Sub Bagian Informasi dan Komunikasi Publik BPKIMI. Yang dilakukan adalah penambahan tenaga profesional untuk mengurusi Pengembangan Sistem Informasi dan Aplikasi BPKIMI mendatang serta Urusan Jaringan dan Teknologi Informasi. Sedangkan Urusan Konten dan Operasional Sistem Informasi dan Aplikasi BPKIMI eksisting tetap dilakukan oleh pegawai tetap BPKIMI. Tenaga profesional tersebut dikontrak dengan sistem outsourcing.

D. Sistem Penghargaan Sistem penghargaan adalah suatu sistem imbal jasa dan/atau pengakuan secara berkeadilan yang sebanding dengan upaya dan hasil kinerja yang telah diwujudkan oleh pegawai. Sistem penghargaan akan mendorong dan memotivasi pegawai untuk mengerahkan semua kemampuannya pada tingkat maksimum ketika yang bersangkutan meyakini bahwa karyanya akan membawa penilaian kinerja yang bermanfaat bagi BPKIMI maupun dirinya. Berlandaskan Visi dan Misi BPKIMI, Pimpinan menetapkan Sistem Penghargaan, baik berbentuk material ataupun immaterial. Sistem Penghargaan terdiri dari remunerasi, pengembangan personil, insentif kinerja dan sesuai dengan sistem nilai BPKIMI.

Sistem Penghargaan ditetapkan sedemikian rupa sehingga: a. Transparan dan menimbulkan rasa keadilan; b. Memacu pegawai untuk berkinerja semaksimal mungkin sesuai kompetensi yang dimilikinya; c. Menjaga daya saing BPKIMI; dan sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.


E. Pengelolaan Sumberdaya Sumberdaya yang diperlukan harus dipastikan ketersediaannya. Pengelolaan sumberdaya

harus

pemanfaatannya

memperhatikan

untuk

menjaga

daya

aspek saing

kecukupan BPKIMI.

sesuai

lingkup

Sumberdaya

yang

dimaksud mencakup dan tidak terbatas pada: 

Sumberdaya manusia berikut segala aspeknya;



Sarana dan prasarana kerja, termasuk bahan, alat, sistem informasi, ruang kerja, lingkungan dan kondisi kerja, dan lain-lain;



Keuangan.

Sumberdaya setiap unit kerja harus dikelola dengan memadai dan ditinjau ulang oleh Kepala Unit Kerja minimal sekali dalam setahun untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitasnya secara berkelanjutan.

Keseluruhan hasil pengelolaan sumberdaya unit-unit kerja dan tinjauannya dikonsolidasikan oleh Kepala Unit Kerja terkait sesuai fungsinya. Selanjutnya, Pimpinan terkait akan menetapkan tindak lanjut untuk meningkatkan efektivitas pemanfaatan sumberdaya.

F. Pola Hubungan Untuk kemudahan dan kelancaran pengelolaan pekerjaan, mekanisme kerja atau sistem hubungan antar unit kerja, maka BPKIMI menetapkan suatu sistem yang mengatur pola hubungan antar unit kerja baik pada tingkat korporat ataupun tingkat unit kerja. Pola hubungan yang dimaksud meliputi, namun tidak terbatas pada:

a. Struktur Organisasi;; b. Pengaturan proses kerja seperti sistem manajemen dan prosedur operasi; c. Tim Kerja sesuai kebutuhan.


G. Metode dan Pemantauan Implementasi Implementasi dari setiap sistem ataupun program BPKIMI harus dipastikan berpedoman pada metode yang diterima di industrinya dan sesuai kebutuhan BPKIMI. Kepala Unit Kerja terkait bertanggung jawab atas pemilihan dan penetapan metode suatu sistem dan program BPKIMI. Apabila inisiatif suatu sistem atau program berpotensi menimbulkan dampak yang luas, maka Kepala Unit Kerja harus meminta persetujuan dari Pimpinan / eselon di atasnya.

Untuk

memastikan

efektivitas

perencanaan

dan

pelaksanaan

sistem

dan

program BPKIMI, maka Pimpinan menunjuk seorang pejabat atau unit kerja untuk melakukan pemantauan atas perkembangan implementasinya. Pemantauan implementasi sistem dan program BPKIMI setidaknya mencakup: -

Durasi;

-

Biaya dan sumber daya lainnya (jika ada);

-

Status penyelesaian pada periode tertentu;

-

Pokok persoalan saat itu;

-

Usulan solusi dan penanggung jawabnya;

-

Rencana Tindak lanjut periode berikutnya.


RENCANA STRATEGIS. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim dan Mutu Industri (Draft Revisi 28 Oktober 2012)

Recommend Documents