Rekeningcommissie
Bezoekadres Huis der Provincie Markt 11 Arnhem
Postadres Postbus 9090 6800 GX Amhem
telefoon (026) 359 91 11 telefax (026) 359 94 80 e-mail
[email protected] internet www.gelderland.nl
Aan Provinciale Staten
Datum
nummer
11 april 2011
PS2011-245
Onderwerp
Advies over de Beleidsrekening 2010 Inleiding Met de beleidsrekening leggen Gedeputeerde Staten verantwoording over niet alleen de financiën , maar zeker ook over de uitvoering van beleid af. De beleidsrekening is daarmee een belangrijk stuk om invulling te geven aan de controlerende functie van Provinciale Staten. Op 10 maart 2011 stelden Provinciale Staten een (tijdelijke) Rekeningcommissie in met als taak de voorbereiding van de behandeling van de Jaarrekening . De commissie kan worden belast met de voorbereiding van de behandeling van andere stukken met een overwegend financieel karakter. De Rekeningcommissie heeft dus niet direct tot taak zelfstandig onderzoek te doen naar rechtmatigheid, doelmatigheid- en/of doeltreffendheid van beleid , dan wel om werkzaamheden van de accountant over te doen. De Rekeningcommissie gaat er derhalve vanuit dat de inhoudelijke commissies de voor hen relevante onderdelen van de beleidsrekening zelf intensief zullen behandelen . De Rekeningcommissie heeft onderzoek gedaan naar de jaarstukken 2010 als aangeboden aan Provinciale Staten bij voorstel PS2011-245 .
Proces In goed overleg zijn een procedure en een tijdpad uitgezet die recht doen aan de betekenis van de rekening voor de controlerende taak van Provinciale Staten. De voorbereidingstijd voor de advisering van Rekeningcommissie was dit keer erg krap, omdat de jaarrekening ten opzichte van voorgaande jaren al ca. een maand eerder in de commissies behandeld wordt en daarnaast er een nieuwe (tijdelijke) Rekeningcommissie benoemd moest worden. Een goede zaak is, dat ook dit jaar weer een schriftelijke vragenronde voor de Staten is ingelast. Werkwijze De Rekeningcommissie heeft voor de beoordeling van de Beleidsrekening 2010 de volgende werkwijze gevolgd. Er heeft een gesprek met de accountant plaatsgevonden, dat meer inzicht heeft gegeven in een aantal onderwerpen in het accountantsverslag. Deels komen deze onderwerpen hierna terug . De accountant heeft op basis van een aantal toleranties de jaarrekening beoordeeld (foutenmarge 1% en onzekerheidsmarge 3% van de lasten). In de Controleverklaring in bijlage lilA (blz. 291) staat samenvattend de goedkeuringstolerantie vermeld, waarmee de accountant heeft gewerkt. Wij merken daarbij op, dat de Staten zelf ieder najaar bij het vervolgvoorstel van de Beleidsbegroting dit normen- en toetsingskader vaststellen . Vervolgens heeft de commissie zich verdiept in de Beleidsrekening en de aanbevelingen van vorig jaar, zoals de leesbaarheid van de Beleidsrekening en de volledigheid van het Statenvoorstel als samenvattend document. Op basis van het voorgaande is de commissie tot dit advies gekomen, bestaande uit een behandeladvies voor de commissies, een aantal algemene toelichtingen en opmerkingen en aanbevelingen bij de Beleidsrekening.
inlichtingen bij
dhr. F.R. Foks
e-mail
[email protected] .nl
verzonden
doorkiesnr.
(026) 359 8557
BNG 's-Gravenhage, rek. nr. 28.50. 10.824 ABN. AMRO Arnhem, rek. nr. 53.50.26.463 Postbank-girorekening 869762 B1Wnr. 001825100.B03
·
.
rOVlnCle
DERLAND
\lI<,,,c.,,,rn
zich te richten op de volgende onderdelen in de beleids
LCJ
Ueugd en (cultuur en cultuurhistorie) (vitaal platteland) MIE
Blz. 78-81 Blz. 110-116 Blz. 143-161
(4.1 klimaat en duurzame (4.2 milieu en bedrijven luchtvaartterreinen) (4.3 bodem en afval) (7.1 economische ontwikkeling) (9.0 vervoer, 10.0 Instandhouding
RUD, IBT en
Fiets,
11.1
Nieuwe
11.2
"Ik start ROW
Blz. 136-142
(onderdeel regionale 1 Wonen, 6.2 Ruimtelijke Gebiedsontwikkeling) (8.2 Water)
AFW ",,,,rl\1,",,,,,,,,rn zich te verdiepen in het Statenvoorstel (pag. 7 t.m. 26) en
Blz. Blz. Blz. Blz. Blz.
29-47 48-53 67-68 117-120 162-170
(Besturen en verbinden) sociaal beleid) (4.2 milieu en de onderdelen Wabo, RUD en Interbestuurlijk (7.2 recreatie en (programma 12 Europese programma's, 13 en 14 Algemene dekkings middelen)
Blz. 171-205 D Jaarrekening Blz. 207-239
2
·
.
rOVlnCle
GELDERLAND
Bij de programmabeschrijvingen zijn de doelen ontleend aan de Begroting 2010. De opgenomen meetindicatoren in de programma's moeten de Staten helpen om de voortgang goed te kunnen bewaken. Wij geven de commissies bij de beoordeling van de voortgang per programma in overweging met name te letten op de volgende aspecten. Zijn de prestaties voldoende in beeld gebracht? Zeggen de meetindicatoren in de Rekening voldoende over de prestaties en de gewenste effecten? Zijn de indicatoren allemaal even relevant weergegeven en consistent in de tijd? Is de relatie met de begroting inzichtelijk? Wat zijn opvallende over- en onderschrijdingen en veranderingen ten opzichte van voorgaande jaren en worden deze voldoende verklaard? Wat zijn de risico's en worden deze voldoende toegelicht? De Rekeningcommissie acht het wenselijk dat bij de begrotingsbehandeling meer aandacht is voor het SMART formuleren van de indicatoren. Opvallend is dat de kwaliteit van de indicatoren tussen de verschillende programma's sterk verschilt. Onder meer het Klimaatprogramma blinkt niet uit in heldere doelen en indicatoren. Bij een aantal indicatoren zijn de resultaten nog niet bekend, bijvoorbeeld in het programma 6.1 Wonen zijn de cijfers van het CBS pas in april beschikbaar.
OPMERKINGEN/AANBEVELINGEN BIJ DE BELEIDSREKENING
Algemeen Het informatiegehalte van de begroting en rekening was de afgelopen jaren steeds minder van financiële aard en cijfermatig gecomprimeerd in de afzonderlijke programma's. Het was niet eenvoudig om een financieel totaalbeeld van de Beleidsrekening te krijgen. De Rekeningcommissie heeft vorig jaar geadviseerd om meer financiële totaaloverzichten en vergelijkende cijfers met voorgaande jaren op te nemen. De Rekeningcommissie constateert, dat de leesbaarheid vergroot is door het opnemen van een aantal overzichten in het Statenvoorstel, zoals een overzicht van de lasten en baten per programma (begroting en realisatie) op bladzijde 10 in het Statenvoorstel. Ook zijn in deel A de lasten, baten en reserves gecombineerd behandeld (dus niet meer in aparte hoofdstukken) om de onderlinge samenhang te verduidelijken (blz. 11/12). Gemist worden nog wel vergelijkende cijfers met voorgaande jaren, waardoor Statenleden in één oogopslag bepaalde ontwikkelingen en trends zouden kunnen zien. De Rekeningcommissie roept het college op om in de volgende Beleidsrekening deze vergelijkende cijfers op te nemen. Voorgaande jaren was in de Beleidsrekening altijd de monitor over de voortgang van de Uitvoeringsagenda ('stoplichttabel') opgenomen. Omdat in de recente Eindbalans (PS2011-64) deze monitor al is opgenomen, is hij terecht niet opnieuw in de Beleidsrekening opgenomen. De Rekeningcommissie vindt het voor de leesbaarheid belangrijk, dat de Jaarstukken niet uitdijen met onnodige extra bijlagen. Een goed voorbeeld daarvan is bijlage VIII (beleidsevaluatie "ik start smart"), die volgens de Rekeningcommissie geen meerwaarde heeft voor het begrip van de Beleidsrekening. Verschillenanalyse Begroting versus Rekening In de Beleidsrekening wordt in hoofdstuk 03 (blz. 213) de grootste afwijkingen met de Begroting toegelicht. In het Statenvoorstel wordt in paragraaf 3 (tabel 2) een samenvattend overzicht gegeven van de realisatie van de programma's in 2010. Daarbij moet worden opgemerkt, dat deze tabel alleen de verschillen aangeeft met de gewijzigde begroting en niet met de oorspronkelijke begroting (primitieve begroting). In hoofdstuk B worden per programma de verschillen met de Begroting van de grotere posten aangegeven en nader toegelicht. Voor de kleinere posten is het lastig om een goede aansluiting
3
_p-rov;nc;e
GELDERLAND
te vinden tussen de Rekening en de Begroting. Dit zou verbeterd kunnen worden door de subparagrafen door te nummeren, Rekeningresultaatlresultaatbestemming De Beleidsrekening geeft een positief resultaat van bijna € 1 miljoen. Daarbij komt nog een bedrag van 89 miljoen, is vrijgevallen uit de Escrowrekening. Dit betekent dat het te bestemmen resultaat uitkomt op ca. € 100 miljoen. Daarbij moet worden opgemerkt, dat GS verwachten dat voor ongeveer € 10 miljoen aan programmaonderdelen in aanmerking komt voor overheveling. Dit laatste zal verder uitgewerkt worden in de komende Voorjaarsnota. Het college stelt voor om het voordelige Rekeningresultaat toe te voegen aan de reserves (zie paragraaf 10 van het Statenvoorstel en beslispunt 2 van het ontwerpbesluit). Bedrijfsvoering Door de kanteling van de organisatie is de bedrijfsvoering de afgelopen jaren onder druk komen te staan. Aanvankelijke achterstanden in 2009 zijn door extra inspanningen binnen de organisatie uiteindelijk ingelopen. De concerncontroller heeft meegedeeld aan de Rekeningcommissie dat in de afgelopen jaren voorrang is gegeven aan de actualisering van de financiële administratieve organisatie, Dit onderdeel is eind 2009 positief beoordeeld door de accountant Op het gebied van de bedrijfsvoering zullen de komende jaren extra inspanningen nodig zijn ter verbetering van de interne efficiency en beheersing. Positief is dat de verplichtingenadministratie inmiddels is geautomatiseerd, maar de accountant merkt daarbij op dat de uitvoering (aanmeldingen) nog niet goed werkt Daarvoor moeten nog procedurele oplossingen gevonden worden en strakkere interne gedragsafspraken gemaakt worden, De Rekeningcommissie gaat er vanuit dat het college de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering nauwgezet zal bewaken en zo nodig de Staten daarover nader rapporteert. Opvallend is dat de externe inhuur met 18% is toegenomen en daarentegen de uitbesteding fors lager is ten opzichte van 2009, De Rekeningcommissie verzoekt het om in het te geven vervolgvoorstel van de Rekening voor deze verschillen een toelichting en Weerstandsvermogen/reserves en voorzieningen Geconstateerd wordt dat de algemene reserve ultimo 2010 een omvang heeft van € 8 miljoen en dus aanzienlijk lager is dan het afgesproken niveau door PS van € 16,1 miljoen. Door de voorgestelde resultaatbestemmingen van GS komt het niveau van de algemene reserve weer op het niveau. De accountant vindt in dit kader met name van hoe de totale risico's zich verhouden tot het beschikbare Hoe meer aandacht besteed wordt aan risicomanagement hoe het niveau van de algemene reserve/buffer hoeft te zijn. De Rekeningcommissie lijkt het niveau voor de reserves aan de te maken heeft. Daarom de grote hoeveelheid risico's waarmee de aan het om een waarin in relatie nader wordt wat de optimale hoogte van de reserves moet met de te verwachte risico's en het weerstandsvermogen van de provincie. Om de paragraaf Weerstandsvermogen aan waarde te laten toenemen adviseert de accountant om een financiële recapitulatie te maken van de risico's en dit bedrag te relateren aan de beschikbare weerstandscapaciteit De Rekeningcommissie ondersteunt dit advies en vindt de (zie blz, 22 Statenvoorstel) erg vaag en daarom op welke reactie hierop van het het advies van de accountant door GS concreet wordt Positief is dat een nieuwe bijlage IV aan de is toegevoegd, zodat beter wordt verkregen in de reserves per Daarnaast is de inzichtelijkheid van de reserves vergroot door het verkeer tussen reserves in kolommen weer te gegeven schema blz. De heeft vorig jaar GS verzocht om jaarlijks de Staten te informeren over de De Escrow is een bedrag dat is ontwikkelingen en risico's binnen de van de opbrengst claims kunnen worden uitbetaald
4
· .
rovlnc/e
GELDERLAND
aan de van de aandelen (Vattenfall). De commissie BBV heeft aangegeven dat een deel van de Escrow (ruim 89 miljoen) kan vrijvallen en niet meer als een voorziening kan worden. Vandaar dat GS voorstelt dit bedrag aan de reserve Stamkapitaal toe te voegen, waarmee het uitkomt op ruim 100 miljoen. Bijzondere risicoposten De interne en externe van de provincie hebben aangegeven dat de claim van Vitesse geen verband tussen de geclaimde schade en het plaatsgevonden voorval tussen Vitesse en de provincie. De Rekeningcommissie kan ermee instemmen dat er geen is In het Statenvoorstel staat op 22 dat Vitesse c.s, het kantoor DeloiUe Onderzoek & BV als heeft en hierdoor mogelijk een conflict of interest kan ontstaan met de provinciale huisaccountant Deloitte Accountants BV, Ter van een toelichting is aangegeven dat in het Vitessedossier feitelijk geen en met de accountant is een nieuwe werkwijze om iedere te voorkomen. Onduidelijk is nog volgens de accountant welke risico's de provincie loopt binnen het ILG door om de de Rijkskorting en de daarmee samenhangende noodzakelijke doorverkoop van doelstellingen binnen het programma te behalen. De Rekeningcommissie verwacht dat GS hierover de Staten z,s,m. nader informeert. Door de koerswijziging van het Rijk moeten er nu drastische beheermaatregelen genomen worden. In 2010 is in beeld gebracht wat de werkelijke bestedingen en verplichtingen in het kader van ILG zijn ten opzichte van de beschikbare middelen. De accountant heeft geconstateerd dat een volledige verplichtingen- c,q. contractenadministratie ontbreekt. Deze administratie had een belangrijke ondersteuning kunnen zijn bij bovengenoemde analyse, Uit de analyse blijkt dat er sprake is van aanzienlijke tekorten voor de komende jaren. De Rekeningcommissie vindt dat strikte beheer- en administratieve maatregelen al standaard hadden moeten worden toegepast, ongeacht het gewenste beleid in het verleden (zoveel mogelijk gronden aankopen). Treasuryfunctie/vermogensbeheer De Rekeningcommissie constateert dat op dit vlak nog lang niet alle aanbevelingen van de accountant uitgevoerd. De accountant heeft geconstateerd dat parafenlijsten ontbreken en uitgevoerde controles niet in alle zichtbaar worden gemaakt en daarnaast dat er gebruik wordt gemaakt van een verouderd format van transactiebonnen. Het opgenomen controleprotocol in het handboek Vermogens beheer voldoet in grote lijnen volgens de accountant aan de gestelde eisen. Nog wel een aantal zaken (interne controlevastleggingen, functiescheiding, archivering) zullen hieraan moeten worden r",c,nO\Jr"~,,n Gezien de zwaarte en urgentie van dit onderwerp adviseert de Rekeningcommissie dat GS hier extra aandacht aan zullen geven, Gezien de omvang van het resterende obiigatie pakket 151 miljoen) is het wenselijk, hoogte gehouden worden over de voortgang en dat de Staten regelmatig door GS op te \lorvr\"on om deze Onderbesteding Voorgaande jaren was de totale en een belangrijk van de Staten. De Staten en de hebben in het verleden bij GS erop aangedrongen om door een beter begrotingsbeleid de onderbesteding drastisch te Op totaalniveau is er weliswaar geen sprake meer van onderbesteding, maar dit is door in de loop van het jaar een aantal begrotingswijzigingen door te voeren. Ten opzichte van de zogenaamde primitieve begroting is nog wel sprake van een aanzienlijke onderbesteding schema 021 bladzijde 212). Een duidelijk inzicht in de verschillen tussen de
5
_t:?-rovincie
GELDERLAND
Rekening en de primitieve begroting ontbreekt. De Rekeningcommissie verzoekt het college om deze verschillenanalyse alsnog in beeld te brengen in het vervolgvoorstel van de Beleidsrekening .
Ten slotte De Rekeningcommissie merkt op dat een goede Beleidsrekening begint met een goede Beleidsbegroting, het kaderstellende instrument van Provinciale Staten bij uitstek. De in de begroting opgenomen programma's moeten zo goed mogelijk aansluiten bij politieke ambities, maar ook bij de bestaande programma's. De Rekeningcommissie hoopt daarom, dat de ambities in het nieuwe coalitieakkoord SMART geformuleerd worden, zodat deze goed uitgewerkt kunnen worden in heldere beleidsprogramma's en afrekenbare doelen en indicatoren. Na de zomervakantie wil de Rekeningcommissie het totale Rekeningproces evalueren. De Rekeningcommissie nodigt de Staten- en commissieleden uit om daarvoor aanbevelingen te doen aan de Rekeningcommissie . Samenvatting aanbevelingen aan het college 1. In de volgende Beleidsrekening vergelijkende cijfers met voorgaande jaren opnemen, zodat Statenleden in één oogopslag bepaalde ontwikkelingen en trends kunnen zien . 2. De doorontwikkeling van de bedrijfsvoering (interne afspraken verplichtingenadministratie) nauwgezet bewaken en zo nodig de Staten daarover nader rapporteren . 3. In het vervolgvoorstel van de Rekening toelichten en het opmerkelijke verschil specificeren dat de externe inhuur met 18% is toegenomen en daarentegen de uitbesteding fors lager is uitgevallen ten opzichte van 2009. 4. Een Statennotitie voorbereiden, waarin nader uiteengezet wordt wat de optimale hoogte van de algemene reserves moet zijn in relatie met de te verwachten risico's en het weerstandsvermogen van de provincie. 5. In het kader van risicomanagement een financiële recapitulatie maken van de risico's en dit bedrag relateren aan de beschikbare weerstandscapaciteit (conform advies accountant) . 6. Z.s.m. de Staten informeren welke risico's de provincie loopt binnen het ILG en de daarmee samenhangende noodzakelijke doorverkoop van gronden en de Staten nader informeren over de noodzakelijke beheermaatregelen. 7. De contractenadministratie binnen het ILG z.s.m. op orde brengen volgens het advies van de accountant. 8. De Treasuryfunctie versterken conform de aanbevelingen van de accountant (parafenlijsten, uitvoering controles, format van transactiebonnen). 9. Extra aandacht geven aan een aantal administratieve beheerszaken in het kader van Vermogensbeheer (interne controlevastleggingen, functiescheiding , archivering) zoals de accountant dat in zijn verslag heeft aangegeven . 10. De Staten regelmatig op de hoogte houden over de vervolgstappen om het resterende Spaanse obligatiepakket (€ 151 miljoen) te verkopen. 11. In het vervolgvoorstel van de Beleidsrekening alsnog de verschillen in beeld brengen tussen de cijfers van de Rekening en die van de primitieve begroting, inclusief een verklaring op hoofdlijnen. Rekeningcommissie
i.a.a .: Gedeputeerde Staten
M. Waltmans, voorzitter
6
