Regeling van werkzaamheden van het Verantwoordingsorgaan van de lnstelling Pensioenfonds van de Nederlandse Bisdommen
Het bestuur, gelet op artikel 33 van de Pensioenwet; gelet op de Code Pensioenfondsen, zoals geformuleerd door de Stichting van de Arbeid en de Pensioenfederatie op 6 september 2013 ; rekening houdend met het bijzondere karakter van kerkelijke lnstelling Pensioenfonds van de Nederlandse Bisdommen; gelet op artikel 31 van de Statuten van de kerkelijke instelling van 13 mei 2014; gehoord het advies van het Advies- en verantwoordingsorgaan; BESLUIT: I. Begripsbepalingen
Artikel 1 Dit reglement verstaat onder: instelling: lnstelling Pensioenfonds van de Nederlandse Bisdommen; bestuur: bestuur van de instelling als bedoeld in artikel 6 van de statuten; statuten: de statuten van de instelling van 13 mei 2014; pensioenreglement : Pensioenreglement I en II van de instelling: Verantwoordingshet Verantwoordingsorgaan als bedoeld in artikel 27 van de orgaan : statuten; deelnemers: degenen, die overeenkomstig de pensioenreglementen gepensioneerden: deelnemer zijn; administrateur: degenen, die krachtens de pensioenreglement en een ouderdoms- of partnerpensioen ontvangen; de door het bestuur benoemde administrateur als bedoeld in artikel 17 van de statuten; vermogensbeheerder: de door het bestuur benoemde vermogensbeheerder als bedoeld in artikel 17 van de statuten; II.
Samenstelling en zittingsduur Artikel 2 1. Het Verantwoordingsorgaan bestaat uit tweeëntwintig leden, afkomstig uit de
2
zeven Nederlandse bisdommen. 2. In het Verantwoordingsorgaan zijn de werkgevers , de deelnemers en de gepensioneerden tripartiet vertegenwoordigd. leder bisdom is per geleding zoveel mogelijk met een persoon vertegenwoordigd. 3. Het Verantwoordingsorgaan kiest uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter, een secretaris en plaatsvervangend secretaris. lndien meerdere personen zich voor eenzelfde functie kandidaat hebben gesteld, vindt schriftelijke stemming plaats. 4. De voorzitter en secretaris of hun plaatsvervangers vertegenwoordigen gezamenlijk het Verantwoordingsorgaan in en buiten rechte. Artikel 3 1. De leden van het Verantwoordingsorgaan worden benoemd of gekozen voor een periode van vier jaar. Zij treden af volgens een als bijlage 2 bij deze regeling gevoegd rooster. 2. De aftredende leden van het Verantwoordingsorgaan zijn terstond tweemaal herbenoembaar of herkiesbaar. In bijzondere omstandigheden kan van de uit de vorige volzin voortvloeiende maximale zittingsperiode worden afgeweken. 3. Het lidmaatschap van het Verantwoordingsorgaan eindigt: a. door de afloop van de zittingsperiode; b. door vrijwillig aftreden; c. door overlijden, of d. door tussentijdse intrekking van de benoeming of verkiezing door de instantie die heeft benoemd of gekozen. Ill. Benoeming of verkiezing van de leden Artikel 4 1. De benoeming of verkiezing van de leden van het Verantwoordingsorgaan vindt plaats overeenkomstig het in bijlage 1 bij deze regeling gevoegde verkiezingsreglement. 2. In geval van een tussentijdse vacature in het Verantwoordingsorgaan wordt overeenkomstig het verkiezingsreglement een opvolger aangewezen. Deze opvolger heeft zitting in het Verantwoordingsorgaan voor de tijd, die het vervangen lid nog had te vervullen. De aanwijzing geschiedt binnen een maand na het ontstaan van de vacature. IV. Bevoegdheden Artikel 5 1. Het bestuur legt verantwoording af aan het Verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd, alsmede over de waarborging van goed pensioenfondsbestuur. 2. Het Verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere
informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht, over het door het bestuur uitgevoerde beleid, evenals over beleidskeuzes voor de toekomst. Dit oordeel wordt, samen met de reactie van het bestuur daarop, bekend gemaakt en in het jaarverslag opgenomen. Artikel 6 1. Het bestuur verstrekt desgevraagd aan het Verantwoordingsorgaan alle inlichtingen en gegevens die deze voor de invulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen worden desgevraagd schriftelijk verstrekt. 2. Het Verantwoordingsorgaan heeft recht op overleg met het intern toezicht. 3. De instelling stelt het Verantwoordingsorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen over de aangelegenheden zoals genoemd in artikel 29, lid 3 van de statuten. 4. Het advies van het Verantwoordingsorgaan wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op de in lid 3 bedoelde besluiten. 5. In afwijking van lid 3 hoeft het bestuur geen advies aan het Verantwoordingsorgaan te vragen in de gevallen, waarin het voorgenomen besluit noodzakelijk voortvloeit uit wettelijke voorschriften of aanwijzingen van de Nederlandsche Bank of de Autoriteit Financiële Markten. 6. lndien het bestuur een besluit neemt dat afwijkt van het advies van het Verantwoordingsorgaan, kan laatstgenoemd orgaan binnen tien dagen na mededeling van het desbetreffende besluit bij het bestuur in beroep komen. Het bestuur beslist niet dan nadat een vertegenwoordiger van het Verantwoordingsorgaan in de gelegenheid is gesteld het bezwaar mondeling toe te lichten. Artikel 7 Het Verantwoordingsorgaan heeft in verband met het eerste lid van artikel 5 recht op overleg met het bestuur, externe adviseurs van het bestuur, actuaris en accountant. Artikel 8 Het Verantwoordingsorgaan kan, als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert, overeenkomstig artikel 30 van de statuten, de Ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam verzoeken nader onderzoek in te stellen. Artikel 9 Het bestuur bespreekt het rapport van de auditcommissie en de eventueel daarop voorgenomen besluiten met het Verantwoordingsorgaan. De bevindingen worden in het jaarverslag vermeld.
V.
Werkwijze en secretariaat Artikel 10 1. Het Verantwoordingsorgaan komt ten behoeve van de uitoefening van zijn taak bijeen in de navolgende gevallen:
a. op verzoek van de voorzitter of de secretaris; b. op verzoek van tenminste zeven !eden; 2.
3.
4. 5. 6. 7.
8.
c. op verzoek van het bestuur. De voorzitter bepaalt, in overleg met de secretaris, tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van !eden van het Verantwoordingsorgaan wordt gehouden binnen vier weken nadat het verzoek bij de voorzitter is aangekomen. De bijeenroeping geschiedt door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. Behoudens spoedeisende gevallen geschiedt de bijeenroeping tenminste twaalf kalenderdagen vóór de te houden vergadering . Een vergadering kan alleen besluiten nemen indien de meerderheid van de lede n aanwezig is. Vacante zetels worden daarbij niet meegeteld. Tenzij deze regeling anders bepaalt, beslist het Verantwoordingsorgaan bij gewone meerderheid van stemmen van het aantal aanwezige !eden. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij het Verantwoordingsorgaan in een bepaald geval anders besluit. lndien geen meerderheid aanwezig is op een vergadering, zullen de voorgenomen besluiten schriftelijk worden voorgelegd aan alle leden van het Verantwoordingsorgaan. Het voorgenomen besluit wordt een besluit als een absolute meerderheid van de lede n daarmee instemt op de eerstvolgende vergadering. Het vierde lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing. Bij afwezigheid van de voorzitter en van diens plaatsvervanger kiest het Verantwoordingsorgaan uit de aanwezigen een voorzitter voor de vergadering .
Artikel 11 De secretaris is belast met het bijeenroepen van het Verantwoordingsorgaan, het opmaken van de agenda en het opstellen van het verslag van de vergaderingen, alsmede met het voeren van briefwisseling en het beheren van de voor het Verantwoordingsorgaan bestemde en van het Verantwoordingsorgaan uitgaande stukken. Op verzoek verleent de instelling bij de in de vorige volzin genoemde werkzaamheden de nodige ondersteuning. Artikel 12 De secretaris plaatst op de agenda de door de voorzitter en door de leden opgegeven onderwerpen. leder lid van het Verantwoordingsorgaan kan onderwerpen op de agenda doen plaatsen. De voorzitter stelt de agenda vast. Tegelijk met het bekendmaken van de agenda worden de bij de agenda behorende stukken aan de leden van het Verantwoordingsorgaan en het bestuur toegezonden. Artikel 13 Het Verantwoordingsorgaan kan in dringende gevallen buiten de vergadering besluiten nemen, mits tenminste drievierde deel van de !eden daarmee schriftelijk instemt. Het feit van dit aldus tot stand gekomen besluit wordt door de secretaris vastgelegd in het verslag van de eerstvolgende vergadering. Artikel 14
5
1. Van iedere vergadering van het Verantwoordingsorgaan wordt een verslag gemaakt. 2. De secretaris maakt het verslag aan het bestuur bekend. Artikel 15 1. Het bestuur of een delegatie van het bestuur en het Verantwoordingsorgaan komen tenminste tweemaal per kalenderjaar in vergadering bijeen. Tijdens deze vergaderingen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het bestuur of het Verantwoordingsorgaan overleg wenselijk acht. Deze gezamenlijke vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van het bestuur. 2. Buiten de gezamenlijke vergaderingen onderhoudt de voorzitter van het Verantwoordingsorgaan geregeld contact met de voorzitter van het bestuur. 3. Onverminderd het eerste lid, is het bestuur bevoegd de vergaderingen van het Verantwoordingsorgaan bij te wonen. In afwijking van de vorige volzin kan het Verantwoordingsorgaan echter besluiten om zonder bestuursleden te vergaderen. 4. De actuaris en de accountant van de instelling, als bedoeld in de artikelen 18 en 19 van de statuten, kunnen op hun verzoek dan wel op verzoek van het Verantwoordingsorgaan eveneens aan de vergadering deelnemen en daarin het woord voeren. De vorige volzin is van overeenkomstige toepassing op de door het bestuur benoemde administrateur en vermogensbeheerder. Artikel 16 Het Verantwoordingsorgaan kan uit zijn midden een commissie of werkgroep vormen, die belast is met de voorbereiding van de advisering met betrekking tot met name te noemen onderwerpen. Artikel 17 In het jaarverslag van de instelling wordt verslag gedaan van de werkzaamheden van het Verantwoordingsorgaan over het betreffende kalenderjaar. Artikel 18 De leden van het Verantwoordingsorgaan zijn, overeenkomstig artikel 25 van de statuten, verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen in hun functie ter kennis is gekomen en waarvan de geheimhoudingsplicht uit de aar,d van de zaak voortvloeit of waarvoor hen door de voorzitter van het Verantwoordingsorgaan geheimhoudings·plicht is opgelegd. Artikel 19 De leden van het Verantwoordingsorgaan ontvangen een vergoeding voor gemaakte kosten, overeenkomstig het door het bestuur vastgestelde Vergoedingenbesluit.
Artikel 20 De vergader- en secretariële kosten van het Verantwoordingsorgaan komen voor rekening van de instelling. Voor overige door het Verantwoordingsorgaan te maken kosten overlegt de voorzitter vooraf met de voorzitter van het bestuur. Daartoe kunnen kosten behoren in verband met de deskundigheidsbevordering van de leden van het Verantwoordingsorgaan.
VI.
Slotbepaling en inwerkingtreding Artikel 21 1. Deze Regeling kan worden gewijzigd of aangevuld bij besluit van het bestuur, gehoord het oordeel van het Verantwoordingsorgaan. 2. Deze regeling treedt in werking op 1juli 2014 3. De regeling van werkzaamheden van 8 maart 201.0 wordt ingetrokken .
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 10 maart 2014 te Den Bosch.
M. M.W. Frankort, voorzitter
Th. R. Kalb, secretaris
