Reglement Verantwoordingsorgaan van Stichting Pensioenfonds Urenco Nederland
Artikel 1
Definities
Dit reglement verstaat onder: fonds:
de Stichting Pensioenfonds Urenco Nederland
bestuur:
het bestuur van het fonds;
dagelijks bestuur:
de voorzitter en secretaris van het bestuur van het fonds
statuten:
de statuten van het fonds;
pensioenreglement:
de krachtens reglementen;
verantwoordingsorgaan
het verantwoordingsorgaan reglement;
deelnemers:
de personen die overeenkomstig het pensioenreglement deelnemer zijn in de door het fonds uitgevoerde pensioenregelingen;
pensioengerechtigde:
degene die krachtens het pensioenreglement enigerlei vorm van pensioen geniet;
werkgevers:
Urenco Nederland B.V. en Enrichment Technology Nederland B.V.
Artikel 2
de
statuten
vastgestelde
als
pensioen-
omschreven
in
dit
Samenstelling
1.
Het verantwoordingsorgaan kent tenminste twee geledingen: van vertegenwoordigers van deelnemers en van pensioengerechtigden. Op verzoek van de werkgevers kunnen ook vertegenwoordigers namens hen als geleding deel uit maken van het verantwoordingsorgaan.
2.
Het aantal leden bedraagt maximaal vijf of, indien vertegenwoordigers van de werkgevers deel nemen, zeven. Indien vertegenwoordigers van werkgevers deel uitmaken van het verantwoordingsorgaan, hebben zij twee zetels.
3.
Het aantal zetels voor vertegenwoordigers van deelnemers en pensioengerechtigden wordt op basis van de onderlinge getalsverhouding vastgesteld door het bestuur. De onderlinge getalsverhoudinng wordt gebaseerd op de aantallen deelnemers en pensioengerechtigden per 31 december van het jaar voorafgaande aan het jaar waarin de verkiezingen plaats vinden. Tussen twee verkiezingen door vindt er geen aanpassing van de zetelverdeling plaats.
4.
Het aantal vertegenwoordigers van pensioengerechtigden bedraagt tenminste twee.
5.
Het verantwoordingsorgaan kiest uit zijn midden een voorzitter en een secretaris.
6.
De voorzitter en secretaris tezamen vertegenwoordigen het verantwoordingsorgaan in en buiten rechte.
7
Leden van het verantwoordingsorgaan mogen geen lid zijn van het bestuur van het fonds en/of betrokkenheid hebben bij het intern toezicht. Voormalige leden van het bestuur van het fonds mogen niet eerder lid worden van het verantwoordingsorgaan dan na een periode van twee jaar gelegen tussen het aftreden en hun verkiezing respectievelijk benoeming tot lid van het verantwoordingsorgaan.
1
Artikel 3
Verkiezing vertegenwoordigers
De verkiezing van vertegenwoordigers van deelnemers en pensioengerechtigden vindt plaats overeenkomstig de statuten van het fonds en een door het verantwoordingsorgaan vast te stellen verkiezingsreglement.
Artikel 4
Benoeming door de werkgevers
1.
Benoeming van werkgeversvertegenwoordigers geschiedt door de werkgevers.
2.
Het bestuur zal tegen het einde van de zittingsperiode de betrokken werkgevers uitnodigen de benodigde werkgeversvertegenwoordigers te benoemen voor de nieuwe periode. Hierbij verstrekt het verantwoordingsorgaan een profielschets.
3.
De verdeling van de zetels tussen de werkgevers wordt bepaald door de werkgevers zelf in onderling overleg.
Artikel 5
Zittingsduur / Tussentijdse vacatures
1.
Een zittingstermijn is vier jaar. Het rooster van aftreden wordt zodanig vastgesteld dat continuïteit van het verantwoordingsorgaan is gewaarborgd. De aftredende leden zijn terstond opnieuw verkiesbaar of benoembaar op voorwaarde dat zij aan de eisen van verkiesbaarheid cq. benoembaarheid voldoen.
2.
De maximale zittingsduur bedraagt twaalf jaar. Daarna is een onderbreking vereist van minimaal vier jaren.
3.
Behalve door periodiek aftreden eindigt het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan in de gevallen als omschreven in de statuten.
4.
In geval van een tussentijdse vacature van een werkgeversvertegenwoordiger wijst de werkgever die het te vervangen lid heeft benoemd de opvolger van het betrokken lid aan. Het nieuwe lid heeft zitting gedurende de tijd die het vervangen lid nog had te vervullen, doch is na afloop van die termijn terstond opnieuw benoembaar. Gedurende het bestaan van een vacature behoudt het verantwoordingsorgaan zijn volledige bevoegdheden.
5.
De aanwijzing geschiedt binnen één maand na het ontstaan van de vacature.
5.
In het geval van een tussentijdse vacature van een vertegenwoordiger van deelnemers of pensioengerechtigden wordt gehandeld conform het bepaalde in de statuten.
Artikel 6 1.
Geschiktheid
Elk lid van het verantwoordingsorgaan beschikt over de volgende eigenschappen en ervaring: a. Heeft basiskennis (niveau 1) over pensioen bij de aanvang van het lidmaatschap of is bereid deze kennis binnen één jaar na aanvang van het lidmaatschap op te doen. Daarnaast is hij bereid deze kennis blijvend aan te vullen en te verdiepen, onder meer door het volgen van opleidingen en bijwonen van seminars; b. Kritisch en doortastend maar met respect voor verhoudingen en mensen handelend; c. Heeft affiniteit met pensioenen en daaraan verwante sociaal-economische onderwerpen; d. Kan onafhankelijk denken, handelen en oordelen;
2
e. Denkt multidisciplinair en kan juiste, realistische en afgewogen conclusies kunnen trekken op basis van beschikbare informatie; f. Handelt integer en onderschrijft de gedragscode van het fonds; g. Is in staat jaarverslagen en jaarrekeningen te lezen en verbanden te leggen; h. Beschikt over communicatieve vaardigheden; i. Is in staat tot samenwerken en kan een constructieve bijdrage leveren aan het orgaan; j. Heeft voldoende tijd voor het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan.
2.
Het verantwoordingsorgaan heeft een eigen verplichting om te (blijven) voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen.
3.
Het verantwoordingsorgaan bevordert de geschiktheid en diversiteit van zijn leden. Gegeven dit aandachtspunt heeft het verantwoordingsorgaan een inspanningsverplichting aangaande de samenstelling naar geslacht en leeftijd.
Artikel 7
Bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan
1.
De bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan zijn vastgelegd in de statuten van het fonds.
2.
De secretaris maakt jaarlijks vóór 1 april een verslag op van de werkzaamheden van het verantwoordingsorgaan in het afgelopen jaar. Dit verslag behoeft de goedkeuring van het verantwoordingsorgaan. De secretaris maakt het verslag van het verantwoordingsorgaan zo spoedig mogelijk na goedkeuring bekend aan het bestuur.
Artikel 8
Oordeel over het bestuurlijke handelen
1.
Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het bestuur conform het bepaalde in de statuten.
2.
Het verantwoordingsorgaan legt zijn oordeel ten minste één maal per jaar schriftelijkvast, onder meer op basis van het jaarverslag van het fonds.
3.
Het oordeel van het verantwoordingsorgaan wordt ter kennis gesteld aan het bestuur. Het bestuur is gehouden zo spoedig mogelijk te reageren op het oordeel van het verantwoordingsorgaan. De reactie van het bestuur dient schriftelijk en beargumenteerd te zijn.
4.
Het oordeel van het verantwoordingsorgaan wordt samen met de reactie van het bestuur daarop, opgenomen in het jaarverslag van het fonds.
Artikel 9
Overleg met het bestuur
1. Het verantwoordingsorgaan vergadert tenminste twee maal per jaar met het (dagelijks) bestuur. Zo spoedig mogelijk en ieder geval binnen één maand na iedere vergadering maakt de secretaris of voorzitter van het verantwoordingsorgaan een verslag van die vergadering op (notulen) en zendt het toe aan de leden van het verantwoordingsorgaan en het (dagelijks) bestuur.
2.
Het (dagelijks) bestuur bespreekt ten minste één maal per jaar het gevoerde beleid en de resultaten daarvan met het verantwoordingsorgaan. Deze vergadering(en) worden voorgezeten door de voorzitter van het bestuur (of diens plaatsvervanger).
3
3.
Indien het verantwoordingsorgaan behoefte heeft aan een aanvullend overleg, dient het (dagelijks) bestuur in redelijkheid gevolg te geven aan een daartoe strekkend verzoek.
Artikel 10
Recht op informatie en overleg externe deskundigen en toezichthouders
1.
Het (dagelijks) bestuur verstrekt desgevraagd aan het verantwoordingsorgaan tijdig alle inlichtingen en gegevens, die dit voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen en gegevens worden desgevraagd schriftelijk verstrekt.
2.
Het verantwoordingsorgaan heeft recht op overleg met de externe actuaris, de externe accountant en de compliance officer alsmede met het intern toezicht over de bevindingen van het intern toezicht. Het bestuur dient er voor zorg te dragen dat de actuaris, de accountant, de compliance officer en het intern toezicht meewerken aan dit overleg.
Artikel 11
Enquêterecht
1.
Het verantwoordingsorgaan kan, als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert, zich op grond van artikel 219 Pensioenwet wenden tot de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam met het verzoek: - een onderzoek door een of meer onafhankelijke onderzoekers te bevelen naar het beleid van en de gang van zaken van het fonds - het functioneren van het bestuur als zodanig te toetsen.
2.
Het verantwoordingsorgaan kan het in het eerste lid bedoelde verzoek slechts indienen bij de ondernemingskamer indien: - voorafgaand aan de indiening van het verzoek, het intern toezicht zich daarover heeft uitgesproken; en - het besluit tot indiening van het verzoek genomen is met een meerderheid van ten minste tweederde van de uitgebrachte stemmen.
3.
Voordat een verzoek als bedoeld in het eerste lid wordt ingediend, meldt het verantwoordingsorgaan dit voornemen schriftelijk en met redenen omkleed aan het bestuur en wordt het bestuur in de gelegenheid gesteld op dit voornemen te reageren.
4.
De kosten die verband houden met het indienen van het in het eerste lid bedoelde verzoek komen ten laste van het fonds indien zij redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van het verantwoordingsorgaan en het fonds van de te maken kosten vooraf in kennis is gesteld.
Artikel 12
Vergaderingen
1. Het verantwoordingsorgaan komt ten behoeve van de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden bijeen in de volgende gevallen: a op verzoek van de voorzitter of de secretaris; b op verzoek van ten minste vier leden. 2. De voorzitter of secretaris bepaalt tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van leden van het verantwoordingsorgaan wordt gehouden binnen 14 dagen nadat het verzoek is binnengekomen.
4
3. De bijeenroeping geschiedt door de voorzitter of secretaris door middel van een schriftelijke of elektronische kennisgeving aan de leden. Behoudens spoedeisende gevallen maakt de voorzitter of secretaris (de agenda ten minste vijf werkdagen voor vergadering bekend aan de leden van het verantwoordingsorgaan. 4. De voorzitter of secretaris leidt de vergaderingen van het verantwoordingsorgaan. Bij afwezigheid van de voorzitter en secretariskiest het verantwoordingsorgaan uit de aanwezige leden een voorzitter voor de vergadering. 5. De secretaris of voorzitter is belast met het opmaken van de agenda, het opstellen van het verslag van de vergaderingen van het verantwoordingsorgaan, alsmede het voeren van de briefwisseling en het beheren van de voor het verantwoordingsorgaan bestemde en van het verantwoordingsorgaan uitgaande stukken. 6. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter voor iedere vergadering een agenda op. Ieder lid van het verantwoordingsorgaan kan bij de secretaris een voorstel indienen voor plaatsing van een onderwerp op de agenda. De secretaris maakt de agenda bekend aan de leden van het verantwoordingsorgaan. Tegelijk met het bekendmaken van de agenda worden de bij de agenda behorende stukken aan de leden van het verantwoordingsorgaan toegezonden. 7. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter of secretaris in afwijking van het bepaalde in de voorgaande leden een vergadering op korte termijn bijeenroepen, waarbij alleen het spoedeisende geval behandeld zal worden. 8. Zo spoedig mogelijk na iedere vergadering van het verantwoordingsorgaan doch uiterlijk binnen één maand maakt de secretaris of de voorzitter een verslag van die vergadering op (notulen) en zendt het toe aan de leden van het verantwoordingsorgaan. 9. De notulen worden in de eerstvolgende vergadering van het verantwoordingsorgaan door goedkeuring vastgesteld.
Artikel 13
Besluitvorming in vergadering
1. Het verantwoordingsorgaan kan alleen besluiten nemen indien de meerderheid van zijn leden aanwezig, waarbij vacante zetels niet worden meegeteld, is en elke geleding vertegenwoordigd is. Deelname is ook mogelijk met telecommunicatiemiddelen. 2. Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemen, tenzij in dit reglement anders is bepaald. Voor de berekening van het aantal uitgebrachte stemmen tellen onthoudingen en blanco stemmen niet mee. Indien echter in een vergadering een besluit niet geldig kan worden genomen omdat het in lid 1 bedoelde quorum niet aanwezig is, kan dat besluit worden genomen in een tweede vergadering, die binnen vier weken na de eerste vergadering wordt bijeengeroepen en gehouden, ongeacht het op die tweede veragdering tegenwoordige en/of vertegenwoordigde aantal leden van het verantwoordingsorgaan. 3. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd. 4. Tevens kunnen besluiten worden genomen buiten de vergadering door middel van schriftelijke consultatie van de leden van het verantwoordingsorgaan. Een schriftelijke consultatie vindt plaats door toezending van een door de voorzitter ondertekend stemformulier. Het besluit door middel van deze procedure wordt alleen rechtsgeldig genomen indien uit elke geleding van het verantwoordingsorgaan minimaal 2/3 van het aantal stemformulieren is geretourneerd.
5
5. Schriftelijke besluitvorming is niet mogelijk over een besluit inzake het enquêterecht als omschreven in artikel 11; daarover moet ter vergadering worden beslist.
Artikel 14
Voorzieningen
De kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van het verantwoordingsorgaan, komen ten laste van het fonds. Met inachtneming van het voorgaande, komen de kosten van het raadplegen van een deskundige door het verantwoordingsorgaan slechts ten laste van het fonds, indien het dagelijks bestuur van de te maken kosten vooraf in kennis is gesteld. Kosten voor het volgen van opleidingen en cursussen komen alleen dan voor rekening van het fonds indien het dagelijks bestuur hier vooraf mee heeft ingestemd.
Artikel 15
Geheimhouding; gedragscode
1.
De leden van het verantwoordingsorgaan zijn verplicht geheimhouding te betrachten omtrent de gegevens waarvan zij in de uitoefening van hun functie als lid van het verantwoordingsorgaan kennis nemen.
2.
De leden van het verantwoordingsorgaan zijn door het bestuur aangewezen als aan het fonds verbonden personen en zijn daarmee gehouden aan het naleven van de gedragscode van het fonds.
Artikel 16
Beloning
De leden van het verantwoordingsorgaan genieten geen beloning. Het bestuur kan overgaan tot het toekennen van een onkostenvergoeding conform het door het bestuur vastgestelde beloningsbeleid. Artikel 17
Overige
In geval van strijdigheid van dit reglement met de statuten van de SPUN, prevaleren de statuten. Voor zover dit reglement betrekking heeft op zaken die niet de interne wijze van functioneren betreffen en sprake is van strijdigheid van dit reglement met een ander fondsocument, prevaleert het andere fondsdocument. Artikel 18
Wijziging van het reglement
Het verantwoordingsorgaan kan dit reglement wijzigen voor het zover het betrekking heeft op zijn interne wijze van functioneren, na het bestuur in de gelegendheid te hebben gesteld zijn oordeel te geven. De overige bepalingen kunnen slechts worden gewijzigd nadat het bestuur hiermee schrijftelijk heeft ingestemd. Artikel 19
Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2014.
6
