Regeling nevenwerkzaamheden Tilburg University vastgesteld door het CvB met instemming van het Lokaal Overleg op 20 april 2006 Het College van Bestuur van Tilburg University, overwegende dat:
betaalde en onbetaalde nevenwerkzaamheden van Tilburg University-werknemers een positieve bijdrage kunnen leveren aan de kwaliteit van de uitvoering van de universitaire taken en de universitaire belangen; bekendheid met de nevenwerkzaamheden van de werknemers wenselijk is met het oog op relatiebeheer en netwerken; de door leden van het WP in acht te nemen onpartijdigheid zoals geformuleerd in de Nederlandse gedragscode wetenschapsbeoefening, noopt tot regels voor het verrichten en de registratie van nevenwerkzaamheden; elke universiteit op grond van artikel 1.14 CAO nadere regels moet vaststellen met betrekking tot nevenwerkzaamheden; de universiteit in die nadere regels een toetsingskader wil opnemen waarmee verzoeken om toestemming voor het verrichten van nevenwerkzaamheden kunnen worden beoordeeld,
heeft met overeenstemming van het Lokaal Overleg besloten de volgende regels vast te stellen. Artikel 1 Begrip nevenwerkzaamheden In deze regeling worden onder nevenwerkzaamheden verstaan alle betaalde of onbetaalde werkzaamheden, niet-behorende tot de door Tilburg University opgedragen taken, die een werknemer ten behoeve van derden dan wel ten eigen behoeve verricht, tenzij duidelijk is dat een nevenwerkzaamheid niet aan de universitaire functie raakt. Artikel 2 Werkingssfeer Deze regeling is van toepassing op
de werknemers van Tilburg University en de leden van het College van Bestuur van Tilburg University.
Artikel 3 Melding en het vragen van toestemming 1. De werknemer is verplicht schriftelijk aan de werkgever melding te doen van voorgenomen nevenwerkzaamheden en daarvoor toestemming te vragen, voordat hij met zijn nevenwerkzaamheden begint dan wel bij aanvang van zijn dienstverband. Het voorgaande geldt ook bij wijziging in de aard of omvang van nevenwerkzaamheden. De melding omvat:
een omschrijving van de werkzaamheden; de instantie waarvoor de werkzaamheden worden verricht; een schatting van de aan de werkzaamheden te besteden tijd; de honorering (anders dan een onkostenvergoeding) en de hoogte daarvan;
1
of de nevenwerkzaamheden plaats vinden binnen of buiten de normale, voor de werknemer geldende werktijd.
2. Het in het eerste lid bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de leden van het College van Bestuur met dien verstande dat zij de melding doen en toestemming vragen aan het Stichtingsbestuur. Artikel 4 Beslissing op verzoek 1. Na advies van de departementsvoorzitter of leidinggevende neemt de decaan, resp. de directeur van een dienst een beslissing op het verzoek om toestemming tot het verrichten van nevenwerkzaamheden. Het College van Bestuur neemt een beslissing op de verzoeken van decanen. De algemeen directeur van de diensten neemt een beslissing op de verzoeken van de directeuren van diensten. Het Stichtingsbestuur neemt een beslissing op het verzoek van een lid van het College van Bestuur. 2. Toestemming tot het verrichten van nevenwerkzaamheden wordt schriftelijk verleend. 3. Indien het belang van Tilburg University daarmee is gediend, kan toestemming worden verleend om de nevenwerkzaamheden geheel of gedeeltelijk te verrichten tijdens de voor de werknemer geldende werktijd. 4. Aan de toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Inkomsten uit nevenwerkzaamheden behoeven in principe niet te worden afgedragen aan de universiteit, tenzij de decaan / directeur (resp. CvB, Stichtingsbestuur) beslist dat de nevenwerkzaamheden worden beschouwd als een onderdeel van de universitaire functie. In dat geval is er vanaf dat moment geen sprake meer van nevenwerkzaamheden en worden afspraken gemaakt over de directe betaling van de vergoeding door derden aan de universiteit. Artikel 5 Weigering toestemming Voor nevenwerkzaamheden wordt toestemming verleend, tenzij zwaarwegende bedrijfsbelangen zich daartegen verzetten. Redenen om toestemming te weigeren zijn in elk geval aanwezig indien: 1. een kwalitatief goede en onafhankelijke uitoefening van de universitaire functie in het gedrang komt; 2. verwacht kan worden dat de nevenwerkzaamheden de werknemer zullen belemmeren in een goede uitoefening van de universitaire functie; 3. verwacht kan worden dat de nevenwerkzaamheden schadelijke repercussies hebben voor de ideële, wetenschappelijke of zakelijke belangen van de universiteit. Artikel 6 Registratie en bekendmaking nevenwerkzaamheden
Nevenwerkzaamheden, waarvoor toestemming is verleend, worden in SAP (het bij Tilburg University gebruikte personeelsinformatiesysteem) geregistreerd met vermelding van het type werkzaamheden en de instantie waarvoor de werkzaamheden worden verricht. Jaarlijks informeren decanen en directeuren van diensten het College van Bestuur over de nevenwerkzaamheden die de werknemers van hun faculteit of dienst verrichten. Van elk lid van het wetenschappelijk personeel wordt verwacht dat hij de verrichte nevenwerkzaamheden die voor zijn wetenschapsbeoefening relevant kunnen zijn, vermeldt op zijn persoonlijke homepage op www.tilburguniversity.edu/nl/webwijs.
Artikel 7 bespreking in functioneringsgesprekken In de jaarlijks te houden functioneringsgesprekken wordt geëvalueerd of de afspraken rond nevenwerkzaamheden actueel zijn en voldoen. Indien nodig wordt een voorstel tot bijstelling van
2
bestaande afspraken of nieuwe afspraken ingediend bij degene die op grond van artikel 4 bevoegd is tot het verlenen van toestemming. Artikel 8 In werkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 maart 2006 en vervangt de voorafgaande regeling nevenwerkzaamheden uit 1996. Artikel 9 Overgangsbepaling De werknemer dient nevenwerkzaamheden die hij reeds verrichtte op het moment van inwerkingtreding van deze regeling, te melden binnen twee maanden nadat hij daartoe door de decaan of de directeur schriftelijk is uitgenodigd dan wel direct bij het eerstkomende functioneringsgesprek, waarin ook het onderwerp nevenwerkzaamheden aan de orde komt. Artikel 10 Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling nevenwerkzaamheden Tilburg University.
3
Toelichting op de regeling nevenwerkzaamheden Alle voorgenomen werkzaamheden waarvan duidelijk kan zijn dat die raken aan en/of invloed kunnen hebben op de universitaire taakstelling, dienen te worden gemeld. Voorbeelden daarvan zijn het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van derden op één van de kernactiviteiten van de universiteit (al dan niet met gebruik van de naam of faciliteiten van de universiteit), adviesopdrachten van een overheidsinstantie of bedrijf en commissariaten. Vrijetijdsactiviteiten zoals het bestuurslidmaatschap van een sportvereniging of vrijwilligerswerk vallen buiten het begrip nevenwerkzaamheden. Nevenwerkzaamheden behoeven niet te worden gemeld als het gaat om incidentele activiteiten van geringe omvang. Het moet gaan om meer structurele c.q. regelmatig terugkerende activiteiten of om eenmalige activiteiten van een substantiële omvang. Er zijn twee bijzondere categorieën werknemers:
De categorie deeltijders, die veelal elders een dienstverband hebben van mogelijk grotere of vergelijkbare omvang voor soortgelijke werkzaamheden. Hun werkzaamheden buiten de universiteit zouden in het normale spraakgebruik niet aangemerkt worden als 'nevenwerkzaamheden'. Toch vallen die werkzaamheden wel onder het begrip nevenwerkzaamheden in de zin van deze regeling: ook bij deeltijders zijn een afbakening van taken en het maken afspraken daarover noodzakelijk. De categorie bijzondere hoogleraren: zij worden veelal juist vanwege hun expertise vanuit hun hoofdwerkzaamheden elders benoemd. Die hoofdwerkzaamheden staan vermeld op het curriculum dat bij voordracht tot benoeming aan het CvB is gevoegd; daarmee hebben zij impliciet en vanzelfsprekend toestemming voor het verrichten van die werkzaamheden. Gelet op de in acht te nemen onpartijdigheid bij de wetenschapsbeoefening dienen die werkzaamheden wel geregistreerd te worden.
Toelichting bij artikel 3 De melding aan de werkgever gebeurt in eerste instantie bij de voorzitter van het departement of de leidinggevende; de departementsvoorzitters of leidinggevenden doen zelf hun melding bij de decaan of directeur. Decanen richten hun verzoek aan het College van Bestuur en directeuren van diensten doen dat aan de algemeen directeur van de diensten. Als de werknemer twijfelt of een activiteit onder het bereik van deze regeling valt, doet hij er verstandig aan dat altijd met zijn leidinggevende te bespreken. Voor de melding en de te verlenen toestemming wordt het formulier nevenwerkzaamheden gebruikt. Op het formulier zal ook de optie van ‘geen nevenwerkzaamheden' worden opgenomen, zodat de werknemer altijd geacht wordt het formulier in te vullen. Wanneer de werknemer binnen 4 weken geen reactie van de decaan / directeur ontvangen heeft, kan dit als een impliciete toestemming voor de nevenwerkzaamheden worden beschouwd. Geaccordeerde formulieren worden in de personeelsdossiers bewaard.
4
Toelichting bij artikel 4, lid 4 Bij voorwaarden kan gedacht worden aan afspraken over het opnemen van vakantieverlof of onbetaald verlof, bijv. voor het verzorgen van cursussen aan andere universiteiten of voor het vervullen van bepaalde publieke functies. Ter informatie wordt vermeld dat het Burgerlijk Wetboek recht geeft op onbetaald verlof voor het lidmaatschap van de Eerste Kamer en bepaalde publiekrechtelijke organen. Een voorwaarde kan ook zijn dat de medewerker de vergoeding die de derde betaalt voor de nevenwerkzaamheden, onmiddellijk geheel of gedeeltelijk laat betalen aan de universiteit. Uitgangspunt hierbij zal zijn dat de medewerker de inkomsten uit nevenwerkzaamheden in principe niet hoeft af te dragen, tenzij de decaan / directeur, die toestemming verleent, de nevenwerkzaamheid beschouwt als onderdeel van de universitaire functie (zgn. on load taakstelling). In dat geval worden afspraken gemaakt over directe betaling van de vergoeding of een deel daarvan aan de universiteit. Wanneer de nevenactiviteit als off-load wordt aangemerkt, ligt de verantwoordelijkheid voor fiscale, financiële en andere aanspraken, die voortvloeien uit de nevenwerkzaamheden, volledig bij de werknemer. Tilburg University draagt daarvoor geen enkele verantwoordelijkheid. Toelichting bij artikel 5 Mocht achteraf blijken dat een werknemer ten onrechte geen melding heeft gemaakt van een bepaalde nevenwerkzaamheid, dan dient alsnog toestemming te worden gevraagd. Bij verwijtbaar nalaten van het vragen van toestemming zijn de gebruikelijke maatregelen uit het private arbeidsrecht van toepassing. Ook is een verbod op voortzetting van de nevenwerkzaamheden mogelijk, indien het werkzaamheden betreft waarvoor geen toestemming gegeven kan worden. Toelichting bij het derde lid van artikel 6 In de Nederlandse gedragscode wetenschapsbeoefening is opgenomen dat de registratie van nevenwerkzaamheden bij voorkeur in een openbaar register wordt gepubliceerd. Tilburg University heeft er - mede vanwege de beperkingen die de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens)hieraan verbindt - voor gekozen geen openbaar register aan te leggen, maar in plaats daarvan de nevenwerkzaamheden door de wetenschappers zelf te laten opnemen op de algemeen raadpleegbare persoonlijke Webwijspagina's. Op deze wijze wordt eveneens voldaan aan de bedoeling van de gedragscode.
5
