2014-04-09-Directienetwerk-Bijlage-3-EINDRAPPORT EXTERNE AUDIT 2013-2014 DEF versie 2 0 - 23 jan 2014
Reformatorisch samenwerkingsverband Ede Auditcyclus II - 2012-2016
Eindrapport audit ronde II – 2013-2014 Management en organisatie Zorg en begeleiding Schoolondersteuningsprofiel
Datum: 23 januari 2014
Eindrapport audit
management en organisatie zorg en begeleiding ondersteuningsprofiel
Opdrachtgever:
bestuur en RZC samenwerkingsverband Ede
Status:
Definitief
2
Inhoudsopgave
Inhoud 1.
Inleiding 1.1 1.2 1.3
2.
4 4 4
Afwijkingen en overige opmerkingen 2.1 2.2 2.3
3.
Aanleiding tot de audit Doel en begrenzing van de audit Organisatie en uitvoering van de audit
4
Afwijkingen zorg en begeleiding Afwijkingen management en organisatie Ondersteuningsprofiel
6 6 7 9
Conclusies 3.1 Onderdeel Zorg en Begeleiding 3.2 Onderdeel Management en Organisatie 3.3 Ondersteuningsprofiel
12 12 12 12
3
1.
Inleiding
1.1
Aanleiding tot de audit
Het samenwerkingsverband van de regio Ede heeft kwaliteitsbeleid hoog op de agenda staan. Binnen het samenwerkingsverband is een training verzorgd voor interne auditoren voor de scholen. Vanaf het schooljaar 2007-2008 zijn er ook externe auditoren opgeleid. Daarnaast is er een kwaliteitshandboek op het niveau van het samenwerkingsverband opgesteld. Op de werkconferentie van 30 januari 2008 is door de scholen groen licht gegeven om audits te gaan afnemen op de manier die tijdens de werkconferentie is voorgesteld. Zo is voldaan aan de voorwaarde voor uitvoering van de externe audits, namelijk dat de directeuren van de scholen geïnformeerd zijn over het doel, de werkwijze en de procedures met betrekking tot de externe audit. De eerste cyclus van audits is afgesloten in cursusjaar 2011-2012. In het jaar 2012-2013 heeft de eerste ronde van de tweede cyclus plaatsgevonden. In 2013-2014 vond de tweede ronde van deze cyclus plaats.
1.2
Doel en begrenzing van de audit
Bij een externe audit onderzoeken auditoren in opdracht van het bestuur van het samenwerkingsverband of de aangesloten scholen doen wat formeel overeengekomen en vastgelegd is in het kwaliteitshandboek. Deze afspraken liggen onder meer vast in het zorgplan van het samenwerkingsverband Ede. Er is gekozen voor de domeinen: Management en organisatie (opzet en uitvoering van de interne audits) Zorg en begeleiding Er kunnen in relatie tot het beschreven beleid in een enkel geval ook punten ter sprake komen die geen afwijking zijn, maar waarvan de auditor of de geauditeerde vindt dat een andere beschrijving beter zou zijn. Het gaat daarbij over de werking en doeltreffendheid van het SWV, waarbij de verkregen informatie gebruikt wordt om de organisatie van het SWV te verbeteren. Constateringen die hieruit voortkomen, kunnen leiden tot een verbetervoorstel. Deze punten zijn opgenomen als overige opmerkingen in dit rapport. Tijdens deze laatste auditronde hebben de auditoren pilotmatig het ondersteuningsprofiel van de scholen ‘geaudit’. Dit profiel is door elke school opgesteld in het kader van Passend Onderwijs.
1.3
Organisatie en uitvoering van de audit
In de maanden november en december 2013 en januari 2014 zijn de audits op negen basisscholen afgenomen. De werkwijze was als volgt: De twee externe auditoren die een school of instelling hebben bezocht, hebben contact opgenomen voor een afspraak. De gemaakte afspraak is schriftelijk bevestigd. Dit schrijven heeft aangegeven welke personen men wil spreken. Op de bezoekdag zijn er gesprekken gevoerd met de directeur, de IB-er en interne auditoren. Na afloop van de gesprekken is het schoolverslag gemaakt. Dat is op een afgesproken tijdstip overhandigd aan de directeur van de school. Alle schoolverslagen zijn samengevoegd tot het eindrapport. Dit eindrapport zal aangeboden worden aan de proceseigenaar, te weten de RZC. Vervolgens zal het rapport gepresenteerd worden op de werkconferentie van februari 2014.
4
De auditoren hebben gewerkt in teams en de volgende scholen zijn bezocht:
Theo van Iperen en Johan Flier: Eben-Haëzerschool, Bennekom Farelschool, Hoevelaken School met de Bijbel, Randwijk Arjan Slootweg en Dick Both Calvijnschool, Amersfoort School met de Bijbel, De Valk Gijs Nieuwenhuis en Marjan Willemsen: Gisbertus Voetiusschool, Doorn Daniëlschool, Soest Marjan Willemsen en Arjan Slootweg De Hervormde School, Opheusden Dick Both en Gijs Nieuwenhuis De Wegwijzer, Nederhemert
Dankzij de positieve medewerking van alle scholen is het gelukt de audits binnen gestelde tijd uit te voeren en het eindrapport op te stellen.
5
2.
Afwijkingen en overige opmerkingen
Tijdens de auditbezoeken zijn afwijkingen geconstateerd. De afwijkingen van de afzonderlijke scholen staan in het betreffende eindrapport van de school vermeld. Elke directeur heeft het auditrapport van zijn school ontvangen, zodat hij in kennis gesteld is van de afwijkingen die voor zijn school van belang zijn. Deze schoolrapporten worden conform afspraak ook aan de coördinatoren van het samenwerkingsverband overhandigd. Alle scholen ontvangen ook dit eindrapport.
2.1
Afwijkingen zorg en begeleiding
Nr.
Eis 1.
De zorgstructuur is georganiseerd op basis van het WSNS-schema 2. De zorgstructuur is vastgelegd in een eigen zorgplan. 3. Er zijn leerkrachten die de scholing, georganiseerd door WSNS, volgen 4. De school hanteert een differentiatiesysteem met 3 niveaus. 5. Er wordt buiten de groep hulp gegeven aan zorgleerlingen 6. De afspraken, genoemd in het JRK document zijn helder. 7. De school is bekend met de procedure van terugplaatsing. 8. Kinderen met een eigen leerlijn hebben een ontwikkelingsperspectief 9. Het zorgplan van het SWV is bekend 10. De ouders worden geinformeerd over de extra zorg van hun kind, zodra het kind buiten de groep geholpen wordt. 11. De school heeft een sociale kaart.
12. De directeur levert een actieve bijdrage aan de totstandkoming van beleid op het niveau van het SWV door het bezoeken van minimaal 3 van de 4 werkconferenties en directiebijeenkomsten 13. De IB’er levert een actieve bijdrage aan het zorgplan van het SWV door het bezoeken van minimaal 3 van de 4 werkconferenties en bijeenkomsten van het IBnetwerk. 14. Ouders ontvangen verslagen van contacten 15. De afspraken over de toetsafname bij dyslecten en de invoer in ParnasSys worden uitgevoerd volgens voorschrift. 16. De uitvoering en evaluatie van de hulpplannen is op orde 17. Als de school beschikt over hulpklassen, RT-groepen, etc. is dit beschreven en is bewaking ervan opgenomen in het systeem van kwaliteitszorg.
Aantal afwijkingen 1
Scholen
1 2 1
Amersfoort Amersfoort Soest Doorn
1
Randwijk
Hoevelaken
0 0 2
Bennekom Opheusden
0 0
3
1
Amersfoort Randwijk De Valk De Valk
1
Soest
0 1
Randwijk
1
Doorn
1
Hoevelaken
6
2.2
Afwijkingen management en organisatie
Op het punt van management en organisatie is een aanpassing gedaan in het kwaliteitshandboek. De keuze voor het kwaliteitszorgsysteem van het SWV WSNS Ede is niet bindend. Een school kan kiezen voor een eigen systeem. We zien dat regelmatig terug bij de externe audit. In het document kwaliteitszorg van het SWV staat het volgende omschreven: Intern auditeren is een vorm van interne kwaliteitsmeting. Aan de hand van de in school aanwezige documenten (Kwaliteitshandboek of anders) worden kijklijsten gemaakt waarmee in een aantal groepen in de lessen bekeken wordt of dat wat op papier staat ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Daarnaast vinden er met collega’s gesprekken plaats en worden de in de groep en/of op school aanwezige documenten onderzocht. Dit alles gebeurt door interne auditoren die zijn aangesteld en opgeleid om dit werk uit te voeren. De resultaten van deze audit worden (geanonimiseerd) gepresenteerd aan de directie, die op basis daarvan kan zien of de onderzochte zaken volgens afspraak verlopen en of er op onderdelen actie ondernomen moet worden. Geadviseerd wordt het Kwaliteitshandboek van de school in een cyclus van vier jaar te auditeren.
Bij een gekozen ander systeem waarbij ook een vorm van auditing/zelfevaluatie plaatsvindt, worden geen afwijkingen opgenomen m.b.t. auditing. Als er afwijkingen zijn bij scholen die voor een eigen systeem kiezen, zijn deze opgenomen onder het kopje ‘opmerkingen’ bij de toelichting onder de betreffende school. Nr.
Eis 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
De kwaliteit is beschreven Het kwaliteitszorgsysteem omvat minimaal de onderdelen opbrengsten, onderwijsleerproces, zorg en begeleiding en kwaliteitszorg. Alle teamleden weten wat er in dit systeem omschreven staat Er is een persoon in de school niet zijnde de proceseigenaar, opgeleid tot interne auditor Er is een profiel waaraan de auditor moet voldoen Jaarlijks neemt minimaal één van de auditoren deel aan het netwerk voor auditoren. Er wordt geaudit op afspraken en processen De audit is inventariserend en constaterend Het verslag is anoniem De uitkomst wordt teruggekoppeld naar de leerkracht De individuele verslagen zijn vernietigd Het auditverslag is aan de proceseigenaar aangeboden Elke afwijking wordt vermeld in absolute aantallen Het eindverslag wordt gepresenteerd aan het team
Aantal afw. 1 1
Scholen
1 0
Doorn
0 2 1 1 1 1 1 1 1 2
15. Binnen 6 weken na de presentatie komt de proceseigenaar met een voorstel voor een vervolg 16. Er is een verbeterplan waarin een aantal van deze punten opgenomen zijn
1
17. Het verbetertraject is in gang gezet
3
18. Er is een tijdpad voor het verbetertraject
3
19. Er is een cyclus van auditafname
1
3
Doorn Hoevelaken
Opheusden Randwijk Doorn Doorn Doorn Doorn Doorn Doorn Doorn Doorn Nederhemert Doorn Bennekom Doorn Nederhemert Bennekom Doorn Nederhemert Bennekom Doorn Nederhemert Doorn
7
Opmerkingen: Vier scholen (Amersfoort, Hoevelaken, Soest, De Valk) maken geen gebruik van interne auditing. De PO-spiegel of BAS worden gebruikt als kwaliteitszorgsysteem. Over deze vier scholen is n.a.v. de audits het volgende opgemerkt: Amersfoort: • De school heeft binnen Educatis-verband een eigen kwaliteitszorgsysteem ontwikkeld. Dit wordt ook binnen de Calvijnschool toegepast. Uitgangspunt hierbij is de afgelopen jaren het WMK-systeem geweest. Momenteel wordt de PO-Spiegel gebruikt als instrument om vragenlijsten uit te zetten en te verwerken. Jaarlijks wordt in Educatisverband bepaald welke domeinen door middel van zelfevaluatie worden getoetst. Daarnaast is er een vierjarige cyclus vastgesteld die garandeert dat alle relevante domeinen een keer in de vier jaar aan de orde komen. • Naast de PO-Spiegel worden ook sociale veiligheid enquêtes uitgezet onder ouders. Ook deze vormen onderdeel van de kwaliteitszorgcyclus. • Op een vierpuntsschaal scoren de leerkrachten op de drie kwaliteitskaarten die jaarlijks worden afgenomen. Bij het beoordelen van de uitkomst wordt als signaalgrens een 3,0 gehanteerd. Dat wil zeggen dat alle items die lager scoren dan een 3,0 aanpak vereisen. • Met het team wordt een verbeterplan opgesteld. Hiervoor is een format ontwikkeld. De verbeterpunten krijgen een plek in het jaarplan of schoolplan. • Naast zelfevaluatie heeft de school ook aandacht voor borging van datgene wat aan afspraken en procedures is vastgelegd. Om deze afspraken en procedures te borgen zijn borgingsdocumenten samengesteld. Deze zijn bedoeld om gebruikt te worden tijdens collegiale consultatie, IB-groepsbezoeken, functioneringsgesprekken, enzovoorts.
Hoevelaken: • De school heeft gewerkt met WMK. Vorig jaar is hiermee gestopt. Er is gekozen voor PO-spiegel. PO-spiegel werkt met indicatoren die aangepast/aangevuld kunnen worden. Dit systeem wordt gebruikt op alle Educatis-scholen. Dit jaar is gestart met het eerste onderdeel, sociale veiligheid. Er zijn vragenlijsten uitgezet onder ouders, personeel, kinderen. Hiervan is nog geen uitslag bekend. Daarom hebben we gekeken naar het vorige systeem, WMK. Het ‘afnemen’ van een kaart kan goed opgevat worden als een interne audit. Verslagen worden gepresenteerd aan het team, proceseigenaar komt met een voorstel voor vervolg, er wordt gewerkt met een verbeterplan met tijdpad, evaluatie en cyclus. Er wordt op een systematische wijze aan kwaliteit gewerkt. Soest: • Er zijn geen onafhankelijke interne auditoren. Er wordt geaudit met vragenlijsten van de PO-spiegel. Deze worden door de proceseigenaar uitgezet. Ze worden digitaal ingevuld en verwerkt en er volgt geen individuele terugkoppeling. Aan de hand van de uitslag wordt door het team besproken wat de aandachtspunten zijn en worden in het jaarplan de werkpunten vastgelegd. • De WMK-kaarten worden vervangen door PO-spiegel. De inzet van deze kaarten wordt bovenschools aangestuurd. De Valk: Het onderdeel kwaliteitszorg hebben we niet – aan de hand van de vragenlijst – kunnen auditen omdat de school volgens het BAS-concept werkt en de kwaliteitsbewaking daarin verweven is. Uit het gesprek en de onderliggende documenten hebben we opgemaakt dat: • De kwaliteit helder is beschreven; • Dit bij alle leerkrachten bekend is; • Dat nieuwe leerkrachten intensief begeleid worden om conform de BAS-afspraken te (leren) werken; • Dat de directeur en IB’er veel tijd en energie investeren in het bewaken en volgen van de kwaliteit van werken zoals deze in de groepen gestalte krijgt. • Dat verbeterpunten planmatig en cyclisch worden opgepakt, zowel w.b. de schoolontwikkeling als de persoonlijke ontwikkeling van de teamleden.
8
2.3
Ondersteuningsprofiel
Tijdens deze auditronde is het door de school opgestelde ondersteuningsprofiel door de auditoren bekeken aan de hand van opgestelde criteria, waarin we ons gefocust hebben op: • PDCA-cyclus • kritische grenzen • signalerend vermogen • realistische inschatting eigen capaciteiten • logische ambities • zoeken naar consistentie / samenhang In gesprek met de directeur en Intern Begeleider is geprobeerd objectief na te gaan in hoeverre de school het profiel op de juiste wijze heeft ingevuld. Dit is gedaan door het stellen van verdiepingsvragen bij de eigen scores van de school. De auditoren hebben de volgende checklist gebruikt bij het bekijken van de profielen: Hoofdstuk 1. Inleiding 2. Algemene gegevens 3. Onderwijsconcept
Checklist Niet Niet
Ja
Is beschreven voor welke leerlingen de school er wil zijn (ambitie en grenzen duidelijk)
6
Is er verbinding tussen identiteit school en samenwerkingsverband (Is men zich bewust van de relatie tussen de identiteit van de school en die van het samenwerkingsverband/identiteitsbepalingen in schoolgids)?
7
4. Kengetallen: a. Leerlingpopulatie
Is er een verbinding tussen de kengetallen en de par. 5,6,7 beschreven (Is het onderwijs en de zorg afgestemd op de leerlingenpopulatie / relatie met % gewichtenleerlingen)
8
b. Leerlingstromen
Is er een verbinding tussen de kengetallen en de par. 5,6,7 beschreven (Wat valt op t.o.v. benchmark (wsns, inspectie, schoolspecifieke normen)
6
c. Ondersteuningszwaarte d. Deskundigheid
Niet
e. Fysieke voorzieningen
Is er een verbinding tussen de kengetallen en de par. 5,6,7 beschreven (Op basis van kwalificatie en blauwe vlak kijken naar de verbinding tussen het profiel, focussen op G); (Hoe is de lijst tot stand gekomen, waarom een V of een G; komen de A’s terug bij ambitie en ontwikkelen expertise) Is er een verbinding tussen de kengetallen en de par. 5,6,7 beschreven
Nee
Amersfoort Bennekom Nederhemert Randwijk Soest De Valk Amersfoort Bennekom Hoevelaken Opheusden Randwijk Soest De Valk
3
Doorn Hoevelaken Opheusden
2
Doorn Nederhemert
Amersfoort Bennekom Doorn Hoevelaken Nederhemert Randwijk Soest De Valk Bennekom Hoevelaken Opheusden Randwijk Soest De Valk
1
Opheusden
3
Amersfoort Doorn Nederhemert
3
Opheusden Soest De Valk
6
Amersfoort Bennekom Doorn Hoevelaken Nederhemert Randwijk
4
Amersfoort Bennekom Hoevelaken Randwijk
5
Doorn Opheusden Nederhemert Soest De Valk
9
f. Organisatorische voorzieningen
Is er een verbinding tussen de kengetallen en de par. 5,6,7 beschreven
5
g. Personeel
Is er een verbinding tussen de kengetallen en de par. 5,6,7 beschreven (Hoe draagt dit bij aan realisatie van schoolconcept; naar formatie kijken) Is er een verbinding tussen de kengetallen en de par. 5,6,7 beschreven
4
h. Opbrengsten
6
Amersfoort Bennekom Hoevelaken Randwijk Soest Bennekom Hoevelaken Randwijk Soest
4
Doorn Opheusden Nederhemert De Valk
5
Amersfoort Bennekom Doorn Hoevelaken Opheusden Randwijk
3
Amersfoort Doorn Nederhemert Opheusden De Valk Nederhemert Soest De Valk
Amersfoort Bennekom Doorn Hoevelaken Nederhemert Opheusden Randwijk Soest De Valk Nederhemert Opheusden
i. Financien
Is er een verbinding tussen de kengetallen en de par. 5,6,7 beschreven Is er een verbinding tussen financiën, personeel en schoolconcept?
5.a. Basisondersteuning
Realistisch ingevuld (Wat is het oordeel van de inspectie; Vertaalslag van cijfer naar letter? Interpretatie / bewijs. Parnassys Integraal scoren) Signaalgrens en de verbinding met de par. 5,6,7 beschreven Team betrokken?
7
Amersfoort Bennekom Doorn Hoevelaken Randwijk Soest De Valk
2
7
2
Doorn Soest
5.b. Preventief en Licht curatief
Wat is de signaalgrens, verbinding met par. 7 beschreven Is er een verbinding met vragenlijst Zorg en Management
6
3
Bennekom Opheusden Soest
6. Extra ondersteuning
Is er extra ondersteuning? (Is dit extra ondersteuning? Link met kengetallen? Gemotiveerd keuze?)
5
4
Nederhemert Opheusden Soest De Valk
7.1 Conclusies
Zie gemaakte koppeling in checklist bij 4a, 4b, 4d, 4e, 4f, 4g, 4h, 4i. Aangeven of er een verbinding is tussen kengetallen en conclusies. Is er een relatie tussen de ambities en de scores van de inspectie? Zijn de ambities primair gericht op basisondersteuning en preventief / licht curatieve zorg? Hebben de ambities de vorm van een verbeterplan? Zijn de randvoorwaarden aanwezig voor basisondersteuning, preventief en licht curatief en de arrangementen
5
Amersfoort Bennekom Hoevelaken Nederhemert Opheusden Randwijk De Valk Amersfoort Doorn Hoevelaken Nederhemert Randwijk De Valk Amersfoort Bennekom Hoevelaken Doorn Randwijk Amersfoort Bennekom Hoevelaken Randwijk De Valk Amersfoort Bennekom Doorn Hoevelaken Nederhemert Randwijk De Valk
4
Doorn Nederhemert Opheusden Soest
2
Opheusden Soest
Amersfoort Bennekom Doorn Hoevelaken Randwijk Soest
3
Opheusden Nederhemert De Valk
7.2 Ambities
7.3 Randvoorwaarden
9
7
6
10
Opmerkingen A. Bij het onderdeel 4, kengetallen, kan het voorkomen dat een school deels wel en deels niet de relatie legt tussen dit onderdeel en de ambities en/of conclusies. In dit geval scoort de school een ‘nee’ bij dit onderdeel van de checklist die hoort bij het ondersteuningsprofiel. B. Niet alle scholen hebben extra arrangementen opgenomen, omdat ze zich in eerste instantie op de basis- en preventieve/licht curatieve ondersteuning. Dat is vaak een bewuste keuze. Deze scholen scoren ‘ja’ bij onderdeel 6 van de checklist die hoort bij het ondersteuningsprofiel. C. Wb. het format verdient het aanbeveling de driedeling (basisondersteuning, preventief en licht curatief, extra ondersteuning) bij alle paragrafen van onderdeel 7 aan te brengen.
11
3.
Conclusies
3.1 Onderdeel Zorg en Begeleiding • •
We constateren een hoge mate van uitvoering van afspraken. Afwijkingen zijn vaak kleine zaken die te maken hebben met bewuste keuzes.
3.2 Onderdeel Management en Organisatie •
•
Op elke school wordt een systeem voor kwaliteitszorg gehanteerd. Tijdens deze auditronde hebben we het systeem van het SWV WSNS teruggezien, alsmede de POspiegel en BAS. Het afhechten van de cyclus verdient bij veel scholen aandacht. Afwijkingen worden geconstateerd, actiepunten geformuleerd en opgenomen in actielijsten/notulen o.i.d. Een tijdpad en borging van de actiepunten is vaak moeilijk terug te vinden.
3.3 Ondersteuningsprofiel • • • • • • •
Voor scholen is het opstellen van het OSP een zoektocht. Tijdens de gesprekken hebben we gemerkt dat het OSP een aanleiding voor scholen is om na te denken over ‘Waar staan we, waar willen we naar toe en wat is daar voor nodig’. Het format zou meer richting moeten geven bij het invullen. Waar verwachten we welke informatie? Sommige scholen mogen concreter zijn in het aangeven voor welke leerlingen ze er zijn. De link tussen kengetallen en ambities is in veel gevallen niet aantoonbaar in het profiel. Bij de omschrijving van deskundigheid, basisondersteuning en extra ondersteuning zijn de scholen over het algemeen goed in staat hun speerpunten te verwoorden. Belangrijk is afstemming. Weten de collega’s wat er in het profiel staat? En de ouders? Er zitten nog (grote) verschillen in de wijze waarop de basisondersteuning bepaald wordt. Het verdient aanbeveling dat het SWV hier een aantal criteria voor opstelt, zodat scholen hun basisondersteuning concreter kunnen beschrijven.
12
Ondertekening Aan de in dit verslag vermelde gegevens liggen schoolrapporten ten grondslag. Deze zijn in het bezit van de bezochte scholen en de coördinatoren van het samenwerkingsverband.
De externe auditoren verklaren vertrouwelijk met de gegevens om te gaan en dat de hierboven weergegeven informatie recht doet aan de bezochte scholen.
Namens de externe auditoren,
T. van Iperen secretaris
januari 2014
13
