APLIKASI ADMINISTRASI SURAT DI KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI SUMATERA SELATAN MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 R.A.Rani Lestari Jurusan Manajemen Informatika POLITEKNIK PalComTech Palembang Abstrak Penelitian ini dilaksanakan pada Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Selatan Badan Pertanahan Nasional merupakan suatu badan pemerintah nasional yang tidak terkait dengan negara dan berdiri sendiri. Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan secara nasional, regional dan sektoral. Banyak mengolah data pemetaan, daftar karyawan, data surat-surat yang masuk maupun keluar dari Badan Pertanahan Nasional.Penelitian ini bertujuan untuk membuatkan suatu aplikasi yang nantinya akan digunakan oleh Kantor Badan Pertanahan sebagai pengolahan Data surat.Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder dimana data primer diperoleh langsung dari lapangan melalui teknik wawancara dan data sekunder diperoleh dengan menelusuri dokumentasi, buku-buku serta literatur yang relevan dengan penelitian ini.Berdasarkan hasil penelitian diperoleh kesimulan bahwa, proses pengolahan data surat belum berjalan dengan maksimal. Hal ini dapat dilihat dari bagaimana cara pencatatan dan pembuatan laporan untuk surat itu sendiri. Dalam pembuatan laporan terkesan lama karena harus dibuat satu persatu tidak secara praktis yang langsung jadi, dan dalam pencarian ulang data juga harus dilakukan secara satu persatu mencari tidak dengan cara praktis dengan komputerisasi. Kata Kunci : Aplikasi, Administrasi, Penyimpanan Surat
PENDAHULUAN Suatu perusahaan yang maju dan berkembang memerlukan pegawai-pegawai yang mempunyai kualitas yang tinggi dalam bekerja dan bertindak untuk memecahkan suatu masalah perusahaan. Oleh karena itu untuk menunjang mutu sumber daya manusia dibutuhkan teknologi canggih yang bisa membantu mempermudah dan mempercepat selesainya suatu pekerjaan. Hal ini mendorong banyak organisasi atau instansi pemerintahan untuk memanfaatkan perkembangan informasi secara maksimal, baik informasi yang berasal dari dalam maupun dari luar. Salah satu instansi pemerintahan yang memanfaatkan perkembangan informasi tersebut adalah Badan Pertanahan Nasional. Badan Pertanahan Nasional merupakan suatu badan pemerintah nasional yang tidak terkait dengan negara dan berdiri sendiri. Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan secara nasional, regional dan sektoral. Banyak mengolah data pemetaan, daftar karyawan, data surat-surat yang masuk maupun keluar dari Badan Pertanahan Nasional. LANDASAN TEORI Aplikasi Menurut Hendrayudi (2008:194), aplikasi merupakan program komputer yang dipakai untuk melakukan pekerjaan tertentu. Administrasi Kegiatan tata usaha (clerical work) biasanya meliputi segenap rangkaian perbuatan mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan dalam setiap usaha kerja sama yang teratur.
1
Kearsipan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menuru sistem tertentu. Delphi 2007 Menurut Hendrayudi (2008:1), Delphi adalah suatu bahasa pemograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Pengolahan Data Menurut Hasan (2008:18), Pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. yang dimaksudkan sebagai suatu proses untuk memperoleh data ringkasan dari data mentah dengan menggunakan cara atau rumus tertentu. Data Menurut Kristanto (2008:8),Data adalah Kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem. keterangan-keterangan tentang suatu hal, dapat berupa sesuatu yang diketahui atau dianggap.
HASIL DAN PEMBAHASAAN Data Flow Diagram (DFD) Data Flow diagram merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Berdasarkan analisa penelitian, peneliti memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut : 1.Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data aplikasi pengolahan data persediaan alat dan obat kontrasepsi digudang BKKBN, dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 1. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Diagram Level 0 adalah Diagram yang menunjukan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
2
Gambar 2. Diagram Level 0 3. Diagram Level 1 Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukan proses-proses internal yang menyusunkan setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
3
informasi
Data surat masuk
surat masuk surat masuk
1.0 P Pengolahan Data Surat Masuk
rekam
surat_masuk
surat masuk surat masuk
lembar disposisi surat masuk
2.0 P Pengolahan Data disposisi Surat Masuk
rekam
disposisi_surat_masuk
surat keluar balasan
data surat keluar balasan data surat keluar balasan
3.0 P Pengolahan Data Surat Keluar Balasan
Data disposisi surat masuk Tata Usaha
rekam
surat_keluar_balasan
surat keluar balasan
Data surat masuk data disposisi surat keluar balasan data disposisi surat keluar balasan
4.0 P Pengolahan Data Disposisi Surat Keluar Balasan
rekam
disposisi_surat_keluar_b alasan
lembar disposisi surat keluar balasan
Histori surat masuk
5.0 P Pengolahan Data Histori Surat Masuk
rekam
Histori_sm
disposisi surat keluar balasan 6.0 P Histori Surat Keluar
rekam
7.0 P Pengolahan Data Surat Keluar
rekam
Histori surat keluar
Histori_sk
data surat keluar balasan
Divisi Lain
data surat keluar data surat keluar data surat keluar
surat_keluar
surat keluar surat keluar
Data disposisi surat keluar Data disposisi surat keluar
8.0 P Pengolahan Data Disposisi surat keluar
rekam
disposisi_surat_keluar
lembar disposisi surat keluar
Kepala Kanwil
Laporan surat masuk Laporan surat keluar Laporan histori surat masuk Laporan histori surat keluar
Laporan disposisi surat keluar Laporan surat keluar Laporan histori surat keluar Laporan histori surat masuk Laporan disposisi surat keluar balasan Laporan surat keluar balasan Laporan disposisi surat masuk Laporan surat masuk
9.0 Pembuatan Laporan
Gambar 3. Diagram Level 1 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi atributatribut. Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
4
Gambar 4. ERD
Hasil penelitian yang penulis lakukkan, didapatlah sebuah aplikasi yang dirancang khusus untuk administrasi surat pada Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Selatan, program tersebut terdiri dari beberapa file pendukung yang terakumulasi dalam satu project program, file yang mendukung program itu yaitu : a. Menu Utama File ini adalah file form menu utama yang merupakan tampilan utama dari program, adapun tampilan menu utama seperti gambar 5.
Gambar 5. Form Menu Utama b. Form Input Surat Masuk Form Input Surat Masuk, berfungsi untuk mengolah data surat masuk, adapun tampilan form input surat masuk seperti gambar 6.
5
Gambar 6. Form Input Surat Masuk c. Form Input Disposisi Surat Masuk Form Input Disposisi Surat Masuk, berfungsi untuk mengolah data disposisi surat masuk, tampilan form input disposisi surat masuk adalah sebagai berikut pada gambar 7.
Gambar 7. Form Input Disposisi Surat Masuk d. Form Input Surat Keluar Form Input Surat Keluar,berfungsi untuk mengolah data surat keluar, tampilan form input surat keluar adalah sebagai berikut pada gambar 8.
Gambar 8. Form Input Surat Keluar
6
e. Form Input Disposisi Surat Keluar Form Input Surat Keluar, berfungsi untuk mengolah data surat keluar, adapun tampilan form input surat keluar seperti gambar 9.
Gambar 9. Form Input Surat Keluar F. Form Input Disposisi Surat Keluar Form Input Disposisi Surat Keluar, berfungsi untuk mengolah data disposisi surat keluar, tampilan form input disposisi surat keluar adalah sebagai berikut pada gambar 10
Gambar 10. Form Input Disposisi Surat Keluar G. Form Input Histori Surat Masuk Form Input Histori Surat Masuk berfungsi untuk mengolah data histori surat masuk. Tampilannya pada gambar 11
7
Gambar 11. Form Input Histori Surat Masuk h. Form Input Histori Surat Keluar Form Input Histori Surat Keluar berfungsi untuk mengolah data histori surat keluar. Tampilannya pada gambar 12
Gambar 12. Form Input Histori Surat Keluar i. Output Laporan Data Surat Masuk Output Laporan Data Surat Masuk berfunsi untuk menampilkan laporan jumlah surat masuk. Tampilannya pada gambar 13.
8
Gambar 13. Tampilan Ouput laporan Surat Masuk j. Output Laporan Data Surat keluar Output Laporan Data Surat Keluar berfungsi untuk menampilkan laporan jumlah surat keluar. Tampilannya pada gambar 14.
Gambar 14. Tampilan Output laporan Surat Keluar k. Output Laporan Data Histori Surat Masuk Output Laporan Data histori Surat Masuk berfunsi untuk menampilkan laporan jumlah histori surat masuk. Tampilannya pada gambar 15.
9
Gambar 15. Tampilan Output laporan Histori Surat Masuk l. Output Laporan Data Histori Surat Keluar Output Laporan Data histori Surat keluar berfunsi untuk menampilkan laporan jumlah histori surat keluar. Tampilannya pada gambar 16.
Gambar 16. Tampilan Output Histori Surat Keluar
PENUTUP Berdasarkan permasalahan yang ada maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut Aplikasi administrasi surat pada Kanwil BPN Sumsel dapat memperkecil kemungkinak terjadinya kerangkapan data dikarenakan data yang telah tereksekusi akan ditampilkan kembali, Proses pembuatan laporan lebih mudah dan lebih cepat DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Aplikasinya. Penerbit Andi: Yogyakarta. Hasan,M.Iqbal.2003. Pokok-pokok Materi Statistik 1 (Statistik Deskriptif. Jakarta : Sinar Grafika Offset. Hendrayudi.2008. Pemrograman Delphi 8.0. CV.Bandung : Yrama Widya. Kristanto,2008, “Perancangan Sistem Informasi & Data”, Yogyakarta: Gaya Media.
10
