Rapport van feitelijke bevindingen Waterschapsbedrijf Limburq, Roermond

EY

Building a better working world

Rapport van feitelijke bevindingen Waterschapsbedrijf Limburq, Roermond Oriënterend onderzoek Waterschapsbedrijf Limburq Amsterdam, 14 juli 2015 33480427/YV/EA/di/9XECPV

&


nhoudsopgave 1

Aanleidinq en doel van het onderzoek

1

2 2.1 2.2

Doel van het onderzoek Verrichte werkzaamheden Beperkingen

2 2 3

3

Managementsamenvatting

4

4 4.1 4.2

Achterqrondinformatie Organisatiestructuur Relatie tussen C-Community BV en de heer Gresel

5 5 5

5 5.1 5.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5

Bevindingen oriënterend onderzoek Inleiding Zakelijke relatie tussen WBL en C-Community BV Beschrijving relevante procedures Procedure inkopen en aanbestedingen Procedure facturatie Beschrijving opdrachtverlening aan en facturatie door C-Community Aanbieding I van 12 juli 2013 inzake Branding WBL Commercieel Aanbieding II van 22 mei 2014 inzake fase F Aanbieding Ill van 22 mel 2014 inzake Employer Branding Aanbieding IV van 25 september 2014 inzake deponeren logo druppel en slogan Aanbieding V van 18 februari 2015 inzake Plan van aanpak communicatie WBL Publiek

6 6.1 6.2

Samenvattende analyse 18 Gebruik hardheidsclausule 18 Tijdigheid opstellen van de verantwoordingsformulieren inzake het merk Verdygo en employer branding 19

7

Afsluiting

Bijlage 1 1.1 1.2

Overzicht van ontvangen documentatie Lijst ontvangen documentatie WBL Lijst ontvangen documentatie van C-Community

Bijlage 2

Overzicht van drempelbedragen 2014

Bijlage 3

Overzicht facturen van C-Community

Oriënterend onderzoek Waterschapsbedrijf Limburg

6 6 7 7 8 9 10 10 14 14 15 16

20

EY

Pagina 1


1

Aanleiding en doel van het onderzoeki

In uw brief aan Ernst & Young Accountants LLP (hierna: “EY”) gedateerd 28 april 2015 verzoekt u ons ondetzoek te doen naar de opdrachtverlening van het Waterschapsbedrijf Limburg (hierna: “WBL’) aan C-community BV (hierna: “C-Community). De aanleiding daartoe wordt in uw brief als volgt omschreven: “Recent zijn vanuitjournalistieke hoek vragen gesteld omtrent onbetaalde nevenfuncties van de voorzitter van waterschap Peel en Maasvallel (WPM), tevens onze vice-voorzitter. Bij beantwoording van deze vraag door WPM is gebleken dat één van die nevenfuncties bestond uit een rela tie met C-community By, een bedrijf waaraan het WBL in de afgelopen jaren regelmatig opdrach ten heeft verstrekt in relatie tot de nieuw opgerichte Verdygo BV alsook in relatie tot adviezen met betrekking tot communicatie door WBL. Uit hoolde van zorgvuldigheidsoverwegingen heeft de voorzitter van het WBL beslo ten om onafhankelijk onderzoek te gelasten naar de inkoop en aanbesteding met betrekking tot de opdrach ten die gegund zijn aan C-community BV over de periode 2013-2015.” In overleg met u als opdrachtgever hebben wij het onderzoek naar de opdrachtverlening door WBL aan C-community uitgevoerd in de context van de mogelijke schijn van belangenverstrengeling die is ontstaan door de positie van de heer Gresel als vice-voorzitter van WBL enerzijds en de nevenfunctie bij C-Community anderzijds. Het onderhavige rapport is primair bestemd voor de opdrachtgever aangezien anderen, die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden, de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij begrijpen dat ons rapport gebruikt zal worden om de bestu ten van het WBL en de beide waterschappen, en de media te informeren over de uitkomsten van onze werkzaamheden. Wij hebben bij het opstellen van ons rapport rekening gehouden met algemeen geldende eisen van transparantie en zorgvuldigheid in combinatie met de belangen van individuele personen en de organisatie.

1

Onder Aanleiding van het onderzoek is de toelichting opqenomen zoals op hoofdlijnen verstrekt door de opdrachtgever bij opdrachtaanvaardinq.


1

EV

Pagina 2


2

Doel van het onderzoek

De doelstelling van het onderzoek is in onze opdrachtbevestiging d.d. 8 mel 2015 als volgt verwoord: “Het verscha lien van inzicht in de feiten en omstandigheden ten aanzien van de opdracht verlening door WBL aan C-community By, alsmede de betrokkenheid hierbi] van (voormalige) medewerkers van WBL, teneinde u in de gelegenheid te stellen om de feiten en omstandigheden te kennen en te besluiten over (mogelijke) vervolgacties/-werkzaamh eden en/ol corrigerende maatregelen.” Het onderzoek is gericht op de periode 2013 tot en met mel 2015. Wij zijn met u overeen gekomen het onderzoek in fasen ult te voeren, waarbij de volgende fasen onderkend zijn: Ease 1 Oriënterend onderzoek Verdiepend feitenonderzoek Ease 2 Rapportagefase Ease 3 Deze fasegewijze aanpak is overeengekomen om na afloop van ledere fase te kunnen bezien of, en zo ja, op welke wijze naar een volgende fase wordt overgegaan. Deze rapportage heeft betrekking op fase 1, het oriënterende onderzoek.

2.1

Verrichte werkzaamheden

In het kader van het oriënterend onderzoek zijn door ons de navolgende werkzaamheden verricht: Een onderzoek verrichten in openbare bronnen zoals het Handeisregister. Kennisnemen van de tot op heden intern verrichte werkzaamheden naar de relatie tussen WBL en C-community. Kennisnemen van de interne procedures met betrekking tot inkopen en aanbestedingen. Het houden van oriënterende interviews met de volgende personen: De voormalig vicevoorzitter van het dagelijks bestuur van WBL, de heer Gresel; De directeur van C-Community, mevrouw Chiaradia; De business controller van C-Community; De directeur van WBL; De Manager Financiën, Planning, Concerncontrol van WBL; De manager HRM van WBL; De coordinator inkoop van WBL. Uitvoeren van administratief onderzoek met betrekking tot C-community By, waaronder begrepen het in kaart brengen van (de verantwoorde) overeenkomsten, facturen en betalingen, zoals opgenomen in de (financiële) administratie van WBL. Analyseren van de feitelijke gang van zaken ten opzichte van de in procedures beschreven en/of gebruikelijke gang van zaken. Het recapituleren van de conceptonderzoeksbevindingen in een conceptrapport van bevindingen. Het bespreken van het conceptrapport van bevindingen met de opdrachtgever. Het samenstellen van het definitieve rapport van bevindingen. Bespreken van het definitieve rapport met de opdrachtgever.

-


Er

Pagina 3


De door ons opgevraagde en aan ons beschikbaar gestelde documentatie is opgenomen in bijlage 1. Alle door ons opgevraagde documentatie is desgevraagd door WBL aan ons beschikbaar gesteld. Het uitvoeren van e-mailreview heeft geen deel uit gemaakt van de werkzaamheden die wij hebben uitgevoerd. Daartoe is besloten met in acht fleming van de volgende overwegingen: E-mailreview wordt beschouwd als een relatief zwaar middel dat door betrokkenen ervaren kan worden als een schending van de privacy. In het kader van proportionaliteit en subsidiariteit wordt dit middel uitsluitend ingezet als daar gerede aanleiding toe is; De bevindingen uit het oriënterende onderzoek geven geen aanleiding om het middel e-mailreview in te zetten. Wij merken op dat citaten in cursief gedrukte tekst zijn weergegeven en Ietterlijk, inclusief eventuele typefouten, zijn overgenomen uit correspondentie dan wel overige documentatie. De bedragen in dit rapport zijn exciusief BTW, tenzij anders vermeld.

2.2

Beperkingen

De door ons verrichte werkzaamheden zijn vooraf met u overeenqekomen in de opdrachtbevestiging. De werkzaamheden hebben zich gericht op het vaststellen van de feitelijke gang van zaken ten aanzien van de opdrachtverlening van WBL aan C-Community in de context van de nevenfunctie van de heer Gresel bij C-community en op het analyseren van de feitelijke gang van zaken ten opzichte van de geldende procedures, resulterend in een afweging of de geconstateerde bevindingen aanleiding geven tot verder onderzoek. Indien aanvullende werkzaamheden, een controle- of een beoordelingsopdracht, zouden zijn afgesproken en uitgevoerd, zouden wellicht andere onderwerpen zijn geconstateerd die voor het rapport in aanmerking zouden zijn gekomen. Het uitgevoerde oriënterende onderzoek is niet aangemerkt als een audit, hetgeen betekent dat onze werkzaamheden niet zijn uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controle-, beoordelings- dan wel overige audit-normen in Nederland en deze vertegenwoordigen dan ook geen oordeel of verklaring zoals in het kader van een audit. Het rapport heeft ook niet het karakter van een legal opinion” (juridische analyse/advies). De cijfermatige aspecten van het rapport hebben alleen betrekking op gespecificeerde elementen, posten, onderwerpen of de aangegeven financiële en niet financiële informatie. De jaarrekening van de huishouding als geheel valt niet onder de reikwijdte van het rapport.


Er

Pagina 4


3

Managementsamenvatting

Wij hebben op uw verzoek een onderzoek uitgevoerd naar de opdrachtverlening door WBL aan C-community in de context van de mogelijke schijn van belangenverstrengeling die is ontstaan door de positie van de heer Gresel als vice-voorzitter van WBL enerzijds en de nevenfunctie bij C-Community anderzijds. Het doel van dit onderzoek is in onze opdrachtbevestiging van 8 mei 2015 als volgt verwoord: “Het verschaffen van inzicht in de feiten en omstandigheden ten aanzien van de opdracht verlening door WBL aan C-community By, aismede de betto kkenheid hierbi] van (voormalige) medewerkers van WBL, teneinde u in de gelegenheid te stellen om de feiten en omstandigheden te kennen en te besluiten over (mogelijke) vervolgacties/-werkzaamheden en/of corrigerende maatregelen.” Deze rapportage heeft betrekking op fase 1, het oriënterende onderzoek. De werkzaamheden hebben met name bestaan uit het houden van interviews, het kennis nemen van documenten, procedurebeschrijvingen en overige intormatie, en het analyseren van de feitelijke gang van zaken ten aanzien van de opdrachtverlening aan de van toepassing zijnde procedures. WBL heeft gedurende de periode waarop het onderzoek betrekking heeft, 2013 tot en met april 2015, voor ruim € 3 13.000 aan opdrachten verstrekt aan C-community. C-community heeft in dezelfde periode voor bijna € 150.000 aan werkzaamheden en kosten gefactureerd aan WBL. Het verschil tussen de waarde van de verstrekte opdrachten en gefactureerde bedragen is circa € 164.000 welk verschil voor € 94.000 bestaat uit de opdracht in 2015 ter grootte van € 102.000, waarop voor € 8.000 is gefactureerd. De informatie die gedurende het onderzoek voor ons beschikbaar is geweest bevat geen informatie die er op zou duiden dat de nevenfunctie van de voormalig vicevoorzitter van het dagelijks bestuur van WBL bij C-Community (mede-) aanleiding zou zijn geweest voor tie opdrachtverstrekking aan C-Community door WBL. De facturatie door C-community inzake aan WBL geleverde diensten is gelijk aan of lager dan de geoffreerde bedragen. Wij hebben ook anderszins qeen informatie ontvangen die er op zou kunnen duiden dat de verhouding tussen tie facturatie enerzijds en de geleverde diensten van C-Community anderzijds ongelijk zou zijn. Op basis van deze analyse is niet gebleken van daadwerkelijke belangenverstrengeling ten gevolge van tie betrokkenheid van de heer Gresel bij WBL en C-Community en is geen sprake van een integriteitschending uit dien hoofde. Tegelijkertijd stellen wij echter vast dat de gevolgde procedure van opdrachtverlening, ten aanzien van zowel de inhoud als tie tijdigheid van het opstellen van verantwoordingsformulieren en het gebruik van hardheidsclausules, niet in aHe gevallen conform de vastgestelde procedure is verlopen. Op basis van tie bevindingen uit deze werkzaamheden is besloten geen verdiepend onderzoek uit te voeren en heeft geen e-mailreview plaatsgevonden.


Pagina 5 Building a better working world

4

Achtergrondinformatie

Voor een goed begrip van de bevindingen die in hoofdstuk 5 worden weergegeven, geven wij in hoofdstuk 4 achtergrondinformatie ten aanzien van de organisatiestructuur en de relatie tussen de heer Gresel en C-Community. Achtereenvolgens komen in dit hoofdstuk aan de orde; 1. de orqanisatiestructuur 2. de relatie tussen C-Community BV en de heer Gresel

4.1

Organisatiestructuur

Het WBL is op 1 januari 2004 ontstaan uit een gemeenschappelijke regeling tussen Waterschap Roer en Overmaas en Waterschap Peel en Maasvallei. De beide waterschappen vormen het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van WBL. De bestucen vergaderen vijf keer per jaar, of zoveel als nodig, over planning en control, de begroting, het investeringsprogramma, jaarrekening, risicomanagement, managementverantwoordingsrapportages, nieuwe ontwikkelingen. De voorzittersrol van het dagelijks bestuur wordt tweejaarlijks gecouleerd tussen Waterschap Roer en Overmaas en Waterschap Peel en Maasvallei. De beer Gresel was gedurende de periode waarop het onderzoek zich richt voorzitter tot 31 december 2013 en vicevoorzitter van 1 januari 2014 tot 1 juni 2015.

4.2

Relatie tussen C-Community BV en de heer Gresel

Op 28 april 2015 heeft de heer Gresel middels een persbericht op de website van Waterschap Peel en Maasvallei bekend gemaakt dat hij zijn functie van voorzitter van het Waterschap Peel en Maasvallei neerlegt en daarmee impliciet tevens dat hij zijn lidmaatschap van het bestuur van WBL neerlegt. In deze paragraaf is een beschrijving van de totstandkoming en aard van de relatie tussen de heer Gresel en C-community beschreven. Uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (hierna; “Handelsregister”) kan afgeleid worden dat de heer Gresel mede bestuurder is van Stichting AK Chiaradia Beheer. De heer Gresel is vanaf 8 mei 2013 aangemerkt als bestuurder C welke gezamenlijk met de andere bestuurder bevoegd is. De andere bestuurder van Stichting AK Chiaradia Beheer is mevrouw Chiaradia. De stichting is op 8 mei 2013 opgericht. Mevrouw Chiaradia is, blijkens het Handelsregister, via Chiaradia Beheer BV enig aandeelhouder en directeur van C-Community. Zowel de heer Gresel als mevrouw Chiaradia hebben medegedeeld dat de heer Gresel als coach betrokken is geraakt bij C-Community vanat begin 2013. Mevrouw Chiaradia heeft de heer Gresel als mede bestuurder van Stichting AK Chiaradia Beheer aangesteld om de continulteit van, met name, C-Community te waarborgen. De rol van de heer Gresel bij C-Community is -volgens mededeling van mevrouw Chiaradia en de heer Gresel- niet schriftelijk vastgelegd en/of geformaliseerd in een overeenkomst. De heer Gresel en mevrouw Chiaradia hebben medegedeeld dat de heer Gresel als coach en HR-tussenpersoon heeft gefungeerd. De beer Gresel heeft -volgens mededeling- geen operationele of verkoopactiviteiten bij C-Community BV uitgevoerd.


Paqina 6 Building a better working world

5 In 1. 2. 3. 4.

Bevindinqen oriënterend onderzoek hoofdstuk 5 komen achtereenvolgens aan de orde: Inleiding Zakelijke relatie tussen WBL en C-Community By Beschrijving relevante procedures Beschrijving opdrachtverlening aan en facturatie door C-Community

5.1

Inleiding

In de periode tussen juli 2013 en april 2015 heeft C-Community meerdere opdrachten uitgevoerd voor WBL, welke in de onderstaande tabel zijn opgenomen. Wij merken op dat de onderstaande tabel is opgesteld op basis van de aanbiedingen die door middel van offertes en brieven zijn gedaan door C-community aan WBL. De nummers I t/m V in de tabel zijn door ons toegekend.

Opdrachten tussen WBL en C-Community

I

Aanbleding C-Community I_

Omschrljving

12 juli 2013

Branding WBL

87.000

17 juli 2013 voor

Commercieel,

plus 2

onderdeel A en Bi

onderverdeeld in deel

onderdelen PM

Offertebedrag

Opdrachtverstrekkinq WBL

Waarde verstrekte opdracht

Facturen

20.000

20.000

1 oktober 2014

130.000

76.751

10.000

26juni 2014

10.000

5.625

Geen detail

26 juni 2014

Akkoord nader op

37.738

j

—

__

A tim G II

22 mel 2014

Branding W8L commercieel: verdere invulling onderdeel F en ter dekking reeds gefactureerde presentaties

III

22 mel 2014

Employer Branding

budget, losse

te stellen budget

tarieven voor

voor genoemde

uren en kosten

tarieven 1 oktober 2014

IV

25 september 2014

V

18 februari 2015

Deponeren logo druppel

1.503

17 oktober 2014

en slogan

50.000 1.570 ivm

1.570

verhoging klassen

Plan van aanpak

102.000

communicatie WBL

plus 2

Publiek, onderverdeeld

onderdelen PM

1 april 2015

102.000

8.000

Totalen

€ 313 .570

€ 149.684

in deel A tim F

In de onderstaande paragrafen wordt het eerste contact tussen WBL en C-Community, de opdrachtverlening en de facturatie omschreven. Voor de opdrachtverlening en de facturatie is allereerst de procedure omschreven, in de daaropvolgende paragrafen zijn de feiten en omstandigheden met betrekking tot de verantwoordingsformulieren omschreven.


E’V

Pagina 7


5.2

Zakelijke relatie tussen WBL en C-Community BV

De directeur van C-Community heeft in een interview medegedeeld dat het contact tussen WBL en C-Community is geInitieerd door de directeur van C-Community. De directeur van C-Community heeft toegelicht dat de verkoopstrategie van C-Community is gericht op groeimarkten. Water en waterbeheer is één van deze groeimarkten. Medio en eind 2012 is het WBL en de ontwikkelingen voor MDR2 veel in het nieuws geweest. De directeur van C-Community heeft medegedeeld dat het eerste contact met WBL telefonisch heeft plaatsgevonden op 7 maart 2013. De directeur van WBL heeft medegedeeld dat hij in de periode tot en met maart 2013 met meerdere marketingbureaus contact heeft gehad. De directeur van WBL heeft medegedeeld dat de keuze op C-Community is gevallen door de ruime ervaring met dergelijke projecten, zowel nationaal als in ternation aa I. Op 10 april 2013 heeft de eerste afspraak tussen de directeur van WBL en de directeur van C-Community plaats gevonden. Deze eerste afspraak heeft nog tot enkele vervolgafspraken geleid. Op basis van deze vervolgafspraken is de eerste opdracht van WBL aan C-Community tot stand gekomen. De voormalig vicevoorzitter van het dagelijks bestuur van WBL heeft benadrukt dat hij de directeur van C-Community niet heeft geholpen bij het verkrijgen van de opdtacht. De voormalig vicevoorzitter van het dagelijks bestuur van WBL heeft toegelicht dat hij geen invloed had op het operationele handelen van C-Community BV noch op het operationele handelen van WBL. De voormalig vicevoorzitter van het dagelijks bestuur van WBL geeft aan dat hij, na het verlenen van de opdracht, de persoonlijke relatie tussen hem en de directeur van C-Community aan de directeur van WBL heeft medegedeeld. Uit meerdere interviews is gebleken dat bij WBL in relatie tot de eden van het WBL-bestuur geen achtergrondonderzoeken naat nieuwe en bestaande leveranciers worden uitgevoerd. Wij zijn geinformeerd dat de eden van het WBL-bestuur zijn afgevaardigd vanuit de moederorganisaties Peel en Maasvallei respectievelijk Roer en Overmaas en dat de eden van het bestuur zelf bij de moederorganisatie dienen te melden of zij nevenfuncties vervullen en of aan het vervullen van die nevenfuncties een beloning is vetbonden. De geinterviewden van het WBL, met uitzondering van de directeur WBL, hebben aangegeven dat de nevenfunctie van de heer Gresel, in 2013 voorzitter van WBL en vanaf 1 januari 2014 vicevoorzitter van WBL, bij hen niet bekend was. -

5.3

-

Beschrijving relevante procedures

In de onderstaande paragraten is een beschrijving opgenomen van de van toepassing zijnde procedures ten aanzien van inkopen en aanbestedingen (paragraaf 5.3.1) en ten aanzien van facturatie (paragraaf 5.3.2).

2

Modulair duu rzame rioolwaterzuiveringsinsta liatie.


EY

Pagina 8


5.3.1 Procedure inkopen en aanbestedingen Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van WBL is op 9 november 2012 door het algemeen bestuur van WBL vastgesteld. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van WBL is gebaseerd op het inkoop en aanbestedingsbeleid van de VNG en de Gids Proportionaliteit van januari 2013. De medewerkers van het WBL dienen eerst te bepalen welke inkoopprocedure moet worden gevolgd. De te volgen inkoopprocedure is afhankelijk van de volgende criteria:

Bepalen van inkoopbehoefte tot 31 december 2013 -.r- ‘werken A of dienst —

Enkelvoudig

Tot € 150.000

Tot € 50.000

Meervoudig

€ 150.000 tot € 1.500.000 € 1.500.000 tot € 5.000.000 Vanaf € 5.000.000

€ 50.000 tot € 200.000

Nationaal Europees

Aanvraag van één offerte bij één ondernemer Aanvraag van offertes bij tenminste drie tot maximaal vijf ondernemers Nationale aanbesteding van de opdracht Europese aanbesteding van de opdracht

Vanaf € 200.000

Bepalen van inkoopbehoefte vanaf 1 januari 2014 Handeting

-

Enkelvoudig

Tot € 150.000

Tot € 50.000

Meervoudig

€ 150.000 tot € 1.500.000 € 1.500.000 tot € 5.186.000 Vanaf € 5.186.000

€ 50.000 tot € 207.000

Nationaal Europees

Aanvraag van één offerte bij één ondernemer Aanvraag van offertes bij tenminste drie tot maximaal vijf ondernemers Nationale aanbesteding van de opdracht Europese aanbesteding van de opdracht

Vanaf € 207.000

In het inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen dat bij leverinqen en diensten voor alle opdrachten groter dan € 7.500 tot € 50.000 door de opdrachtgever een verantwoordingsformulier type 1 dient te worden opgesteld. Voor een inkoop groter dan € 50.000 en tot € 207.00 dient door de opdrachtgever een verantwoordingstormulier type 2 te worden opgesteld. Dit verantwoordingsformulier dient, afhankelijk van de hoogte van de inkoop, door de gemandateerde3 te worden goedgekeurd. Na goedkeuring dient het verantwoordingsformulier aan de unit Financiën, Planning, Concerncontrol van WBL te worden verstrekt. De unit Financiën, Planning, Concerncontrol voert op basis van het verantwoordingsformulier een verplichting in de financiële administratie in. -

Een overzicht van de gemandateerde zijn opgenomen in bijlage 2 van dit rapport.


-

EV

Pagina 9


Voor de inkoopbehoefte leveringen en diensten met een geraamde waarde groter dan € 50.000 en tot € 207.000 bestaat de mogelijkheid om van de bovenstaand beschreven offerteprocedure afte wijken. De verantwoordelijke medewerker moet voor deze opdrachten de sterk moverende redenatie opnemen in een hardheidsclausule. Deze, afwijking van de procedure en de daaropvolgend verstrekte opdrachten moeten door de directeur van WBL warden goedgekeurd. De directeur is voor deze opdrachten tevens de opdrachtgever. In bijlage 2 van dit rapport is het overzicht met de gemandateerde en de drempelbedragen voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen. Voor het gebruik van de hardheidsclausule zijn in het handboek inkoop en aanbesteding (zijnde een nadere uitwerking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid) de volgende kenmerken opgenomen: In het geval dat een aanbestedingsvorm op grand van zwaarwegende argumenten (schriftelijk te benoemen) nadelig is kan een eenvoudigere dan de voorgeschreven aanbestedingsprocedure worden toegepast (in dit geval de enkelvoudig onderhandse procedure in plaats van de meervoudig onderhandse procedure). De uiteindelijke beslissing hiertoe wordt genomen door de directeur. Wanneer er sprake is van zwaarwegende argumenten is niet verder uitgewerkt in het handboek. Indien gebruik wordt gemaakt van de hardheidsclausule dient de motivatie controleerbaar worden vastgelegd in het document management systeem (DMS / Corsa). De directeur moet verklaren akkoord te gaan met de motivatie. De vastlegging voor de hardheidsclausule wordt opgenomen in het verantwoordingsformulier. Maandelijks wordt door de unit Financiën, Planning, Concerncontrol een overzicht opgesteld van alle verantwoordingsformulieren betreffende verplichtingen welke door WBL zijn aangegaan. In dit overzicht wordt aangegeven in welke categorie de inkopen vallen en hoe vaak de hardheidsclausule is toegepast. Het gemiddelde percentage gebruik van de hardheidsclausule voor de categorie leveringen en diensten bedraagt circa 40%. -

-

Wij merken op dat de diensten van C-Community zijn ingekocht middels enkelvoudige opdrachten. Volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid moet afhankelijk van de omvang van de opdracht een verantwoordingsformulier, offertetraject of een hardheidsclausule aan een inkooporder ten grondsiag liggen. Bij de opdrachtverlening aan C-Community is gebruikt gemaakt van de mogelijkheid de hardheidsclausule toe te passen. Uit meerdere interviews is gebleken dat de directeur van WBL binnen de procedurele kaders voor inkoop en aanbesteding een volledig financieel mandaat heeft. Worden de vastgestelde procedures voor inkoop en aanbesteding gevolgd, dan is de directeur gemandateerd om de daaruit voortvloeiende opdrachten zelfstandig te ondertekenen. Wanneer de vanuit de procedures voorgeschreven aanbestedingsvorm niet kan worden gevolgd, dan is akkoord van het dagelijks en algemeen bestuur nodig. -

-

5.3.2 Procedure facturatie Bij het verschaffen van de opdracht moet door de opdrachtgever een verantwoordingsformulier worden opgesteld. Dit verantwoordingsformulier dient door de opdrachtgever, tezamen met de otterte, opdrachtbevestiging en andere relevante documentatie, aan de unit Financiën, Planning, Concerncontrol worden verschaft. Op basis van het verantwoordingsformulier wordt het bedrag van de opdracht als verplichting in de tinanciële administratie opgenomen. De documenten worden door de contract manager en afdeling Financiën, Planning, Concerncontrol bewaard.


E’V

Pagina 10

Building a better working wor’d

De facturen worden centraal bij de unit Financiën, Planning, Concerncontrol ontvangen. Een medewerker van de unit Financiën, Planning, Concerncontrol voert de factuur in de financiële administratie in en matched de factuur op basis van het verplichtingsnummer met de in de financiële administratie opgenomen verplichting. De factuur wordt vervolgens via de ingestelde workflow goedgekeurd door de medewerkers welke daartoe bevoegd zijn. Na goedkeuring door de budgethouder, wordt deze factuur vervolgens automatisch verantwoord in de financiële administratie en betaalbaar gesteld. Indien de factuur niet aan de hand van een verplichtingsnummer kan worden gematched met een verplichting, dan wordt de factuur separaat aan de budgethouder ter autorisatie aangeboden. Voor facturen groter dan € 7.500 moet door de budgethouder alsnog de juiste verantwoordingsinformatie worden opgeleverd.

5.4

Beschrijving opdrachtverlening aan en facturatie door C-Community

In de onderstaande paragrafen is de feitelijke gang van zaken ten aanzien van de opdrachtverlening aan C-Community beschreven. De opdrachten zijn door EY samengevat per aanbieding van C-Community aan WBL.: Aanbieding Ivan l2juIi 2013 inzake Branding WBL Commercieel (opgenomen in paragraaf 5.4.1) Aanbieding II van 22 mei 2014 inzake fase F (opgenomen in paragraaf 5.4.2) Aanbieding Ill van 22 mei 2014 inzake Employer Branding (opgenomen in paragraaf 5.4.3) Aanbieding IV van 25 september 2014 inzake deponeren logo druppel en slogan (opgenomen in paragraaf 5.4.4) Aanbieding V van 18 februari 2015 inzake Plan van aanpak communicatie WBL Publiek (opgenomen in paragraaf 5.4.5)

5.4.1 Aanbieding I van 12 juli 2013 inzake Branding WBL Commercieel C-Community heeft op l2juIi 2013 een offette uitgebracht, middels het document Budgettering Branding WBL commercieel, welke geadresseerd is aan de directeur van WBL. In dit document is de begroting van C-Community inzake de branding van Verdygo opgenomen. Uit de offerte kan afgeleid worden dat de opdracht betrekking heeft op een aantal fases. De fases betreffen:

Budgettering en tijdpad per onderdeel Onderdeel

Tijdpad

A. B. Bi.

Voorbereiding, klantgesprekken, instructies Corporate Identity Ontwikkeling naam

B2.

Logo

B3.

Huisstijl

C.

Marketing communication

Niet opgenomen Niet opgenomen Juli t/m september 2013 Septembert/m oktober 2013 Oktober t/m december 2013 November start, gereed in 2014

Oriènterend onderzoek Waterschapsbedrijf Limburg

Bedrag in€ 7.500 12.500 11.000 11.000 25.000


Onderdeel D. E. F. G.

t

Realisatie communication middelen (initiële dekking) Organisation communication Management communication Materiaalgebruik, (stock) foto’s, proeven e.d.

Bedrag in € Gebaseerd op onderdelen B en Gebaseerd op onderdelen B en Gebaseerd op onderdelen B en Gebaseerd op onderdelen B en Totaal

15.000 C P.M. C P.M. C 5.000 C € 87.000

In het document Budgettering Branding WBL commercieel wordt gevraagd om goedkeuring om te starten met de uitvoering van onderdelen A en Bi voor een totaalbedrag van € 20.000. De directeur van WBL heeft op 12 juli 2013 een brief gestuurd aan C-Community met als kenmerk Dsec/2013 09609” en als bijlage Budgettering Branding WBL commercieel”. In deze brief heeft de directeur van WBL akkoord gegeven voor het uitvoeren van de onderdelen A en Bi voor een bedrag van € 20.000. Aan de opdracht is een verantwoordingsformulier 1 toegevoegd, het verantwoordingsformulier is getekend op 17 juli 2013 door de directeur van WBL. Op het verantwoordingsformulier is vermeld dat de opdracht een levering van een dienst betreft welke groter is dan € 7.500 en kleiner dan € 50.000, de opdracht valt niet binnen een raamcontract. Wij merken op dat de directeur van WBL, op basis van de randvoorwaarden (bijlage 2) gemandateerd is om een dergelijk inkoopcontract af te sluiten. Voor een dergelijke inkoop is geen verplichting om meerdere offertes aan te vragen of een hardheidsclausule in te vullen. Gedurende meerdere interviews is vermeld dat de eerste opdracht aan C-Community voor een beperkt bedrag is gegeven. Deze eerste opdracht is volgens geInterviewden bedoeld als een test op de kwaliteit van de werkzaamheden van C-Community. De directeur van WBL heeft medegedeeld dat de kwaliteit van de eerste deelopdracht voldoende reden was voor WBL om de dienstverlening in verdere deelopdrachten voort te zetten. In het kader van onze opdracht hebben wij een verantwoordingsformulier gedateerd 1 oktober 2014 ontvangen. Dit document heeft betrekking op de opdracht met WBL kenmerk “Dsec/2013 09609” en heeft als bijlage “Budgettering Branding WBL commercieel”. Voor deze opdrachten met betrekking tot Verdygo is verantwoordingsformulier type 2 getekend. Het verantwoordingsformulier type 2 is getekend op 1 oktober 2014 door de directeur van WBL. Op het verantwoordingsformulier is vermeld dat de opdracht een levering van een dienst betrett welke groter is dan € 50.000 en kleiner dan € 207.000, de opdracht valt niet binnen een raamcontract. De omschrijving van de opdracht is als volgt: Branding en markt communicatiestrategie mci huisstijl etc voor WBL privaat (Verdygo) (Fase -2)”


E’Y

Pagina 12


De raming van de waarde van de opdracht zoals opgenomen op verantwoordingsformulier B bedraagt € 130.000. Op het verantwoordingsformulier is opgenomen dat alle homogene diensten zijn geclusterd voor de taming van de waatde van de opdracht. Op het formulier is opgenomen dat er op basis van zwaarwegende redenen geen offertes bij andete partijen worden opgevraagd. Als motivatie voor het niet opvragen van de drie offertes is vermeld: “Deze mondelinge opdracht vloeit voort uit het vooronderzoek (opdrachtbrief Dsec/ 2013.09609)betreffende het opstellen van de markt communicatiestrategie en inrichten van de marktcommunica tie tbv het nieuw op te rich ten bedrijf Vera ygo, dat bedoeld is voor kennis exploratie en exploitatie op de (inter) nationale markt voor water. Fase 1 + deze opdracht vertegenwoordigen samen een waarde van € 150.000,- en blijven daarmee onder de drempel voor Europese aanbesteden. Omdat de begeleiding en het opstellen van het vooronderzoek volledig is uitgevoerd door Renata Chiaradia (directeur C-Community) en Anna Willems, zal ook de vervolgopdracht van uit doelmatigheid door hen worden uitgevoerd.” Wij merken op dat de directeur van WBL, op basis van de randvoorwaarden (bijlage 2) gemandateerd was om een dergelijk inkoopcontract af te sluiten. Daatnaast merken wij op dat het verantwoordingsformulier achteraf is opgesteld en is getekend 1 oktober 2014, de werkzaamheden zijn uitgevoerd/gefactureerd in de periode juli 2013 tot en met 1 oktober 2014. De directeur van WBL heeft tijdens een interview medegedeeld dat de keuze voor C-Community is gebaseerd op de voortgang van de opdracht en de kwaliteit van de door C-Community geleverde diensten. De directeur van WBL heeft medegedeeld dat de hardheidsclausule is gebruikt om te voorkomen dat andere leveranciers tijd, energie en kosten verspillen aan een offertetraject. De directeur van WBL heeft medegedeeld dat C-Community een unieke aantoonbare expertise heeft en bekend is met de missie en visie van Verdygo. Een andere leverancier had deze kennis eerst moeten opbouwen en dat is niet doelmatig voor de leverancier en het WBL, aldus de directeur van WBL. Uit een tweetal interviews is gebleken dat het verantwoordingsformulier voor deze opdracht niet tijdig is ingevuld. De facturen van C-Community zijn door de unit Financiën, Planning, Concerncontrol ontvangen zonder dat daarvoor een reservering in de tinanciële administratie was opgenomen. Het verantwoordingsformulier is op 1 oktober 2014 met proceduree ondersteuning door de coordinator inkoop achteraf ingevuld en na beoordeling door de directeur van WBL goedgekeurd en voor akkoord getekend. In beide interviews is aangegeven dat dezelfde situatie van toepassing was voor het verantwoordingsformulier inzake employer branding van 1 oktober 2014 (zie paragraaf 5.4.3 hierna). Samenvattend merken wij op dat in tegenstelling tot de procedures volgens het handboek inkoop en aanbesteding voorafgaande aan het uitvoeren van de opdracht, geen verantwoordingstormulier, getekende opdrachtbevestiging en hardheidsclausule beschikbaar waren. Het verantwoordingsformulier is achteraf opgesteld en ondertekend teneinde recht te doen aan de van toepassing zijnde procedure. De manager Financiën, Planning, Concerncontrol heeft bevestigd dat de feitelijke gang van zaken niet conform de vastgestelde inkoop en aanbestedingsprocedures is. -

-


E’V

Pagina 13


Facturatie behorende bij de opdracht Branding WBL commercieel, onderdeel A en Bi Voor onderdeel A en Bi van het project Branding WBL commercieel zijn in totaal drie facturen door WBL ontvangen. De eerste twee facturen zijn voorschotfacturen, de derde is de slotafrekening voor dit onderdeel. De facturen hebben een totale waarde van € 20.000. Op alle drie facturen is de directeur van WBL als opdrachtgever vermeld. De periode van facturatie loopt van 24 juli 2013 tot en met 25 november 2013. Wij merken op dat de omschreven werkzaamheden op facturen overeenkomen met de opdrachtomschrijving zoals in het document Budgettering Branding WBL commercieel van 12 juli 2013 en dat het totaalbedrag overeenstemt met de offerte en de verstrekte opdracht.

Facturatie behorende bij de overige onderdelen van de opdracht Branding WBL commercieel Het onderdeel B2 Logo is in twee delen gefactureerd op 30 november 2013 (voorschot) en op 15 januari 2014 (eindafrekening). Het totaal van beide facturen bedraagt € 11.000 en stemt overeen met de offerte. Het onderdeel B3 Huisstijl is in drie delen gefactureerd op 30 november 2013 (voorschot), 27 januari 2014 (2 voorschot) en op 18 maart 2014 feindafrekening). Het totaal van de drie facturen bedraagt € 11.000 en stemt overeen met de offerte. Op een van de facturen is tevens een bedrag opgenomen van € 1.245 inzake positie C. Dit bedrag is opgenomen in de opsomming hieronder. Het onderdeel C Marketing communication is in drie delen gefactureerd op 8 april 2014 (voorschot), 23 mei 2014 (2 voorschot) en 21 juli 2014 feindafrekening). Het totaal van de drie facturen bedraagt € 23.940. Het geoffreerde bedrag bedraagt € 25.000. De onderdelen D en G van de offerte van 12 juli 2013 zijn in totaal geoffreerd voor € 20.000. Op basis van de omschrijvingen op de facturen en de factuurdata leiden wij af dat de volgende facturen op deze onderdelen betrekking hebben: Facturen 130308 d.d. 25 oktober 2013 (voorschot) en 130354 d.d. 30 november 2013 (Eindafrekening), inzake Presentatie bij EG Brussel ad in totaal € 6.920; Factuur 130345 d.d. 25 november 2013 inzake Ontwerp en aanmaak van een roll-up banner ad € 780; Factuur 130344 d.d. 25 november 2013 inzake Mini-website Verdygo ad € 3.175; Factuur 140023 d.d. 27 januari 2014 inzake Nieuwe presentatie Verdygo ad € 4.550; Deel van factuur 140079 d.d. 18 maart 2014 inzake positie C ad € 1.245; Factuur 140107 d.d. 22 april 2014 inzake Modulair platform voor presentatie WBL 2.0 ad € 5.850; Facturen 140137 d.d. 28 mei 2014 (voorschot) en 140203 d.d. 31 juli 2014 inzake verschillende werkzaamheden voor EIP ad in totaal € 2.83 1; Factuur 140138 d.d. 28 mei 2014 inzake lnrichten van een WBL Linkedin en Twitter account ad € 1.265; Factuur 140139 d.d. 28 mei 2014 inzake 2 foto sliders voor website ad € 300; Factuur 140241 d.d. 12 september 2014 inzake Naam en logo WBL comemrcieel ad € 3.895. Het totaal van deze facturen bedraagt € 30.811, bij een geoffreerd bedrag van € 20.000.



lnzake het onderdeel E Organisation communication dat PM opgenomen was op de offerte hebben wij geen nadere onderbouwing aangetroffen. Mogelijk zijn deze kosten begrepen in de opsomming zoals hiervoor is opgenomen met betrekking tot onderdelen D en G.

5.4.2 Aanbieding II van 22 mel 2014 inzake fase F Op 22 mel 2014 heeft C-Community een brief verstuurd aan WBL, het onderwerp van de brief is “budgettering presentaties WBL”. Middels de brief heeft C-Community een budget afgegeven voor onderdeel F Management Communication voor het project ‘branding Commercieel WBL”. Het onderdeel F Management Communication is reeds door C-Community beschreven in de offerte van 12 juli 2013. De opdrachtbrief heeft tevens betrekking op reeds door C-Community verzonden facturen inzake presentatie WBL 2.0 (factuur 140116) en Azerbaijan (tactuur 140115). Op 26 juni 2014 heeft de directeur van WBL het budget voor onderdeel F Management Communication voor het project “branding Commercieel WBL” ten bedrage van € 10.000 goedgekeurd.

Facturatie behorende bij fase F De brief van C-community vermeld dat de aanbieding onder andere dient voor de facturen met nummer 140115 en 140116. Deze facturen zijn gedateerd 30 april 2014 en hebben betrekking op respectievelijk Presentatie Verdygo Azerbaijan voor een bedrag van € 1.900 en Presentatie WBL 2.0 in NL en D voor een bedrag van € 1.865. Wij merken op dat deze facturen verstuurd zijn voordat de aanbieding door C-community is gedaan en door WBL is goedgekeurd. Op basis van de omschrijvingen op de facturen en de data van de facturen leiden wij at dat de volgende facturen mogelijk eveneens betrekking hebben op het onderdeel F: Factuur 140130 d.d. 23 mel 2014 inzake Aanpassingen van WBL 2.0 presentatie in Nederlands, Engels en Duits ad € 610; Factuur 140240 d.d. 5 september 2014 inzake Presentatie Verdygo voor Kazakhstan ad € 1.250. Het totaal van deze vier facturen bedraagt € 5.625. Dit bedrag is lager dan de goedkeuring van € 10.000.

5.4.3 Aanbieding Ill van 22 mel 2014 inzake Employer Branding Op 22 mel 2014 heeft C-Community een brief verstuurd aan WBL, het onderwerp van de brief is “opdrachtbevestiging voor nader op te stellen budgettering WBL Employer Branding”. Het kenmerk van C-Community is WBL4009. Het project heeft betrekking op de herdefiniering van de visie en missie van WBL en het verbinden van de mens en de organisatie WBL. In de opdrachtbrief is geen opdrachtsom opgenomen. Op 26 juni 2014 heeft de directeur van WBL de opdracht voor nader op te stellen budgettering WBL Employer Branding op basis van de genoemde tarieven schriftelijk aan C-Community bevestigd.

‘

Het kenmerk van de factuur met factuurdatum 30apr11 2014 betreft WBL 4012, het qefactureerde bedrag betreft € 1.865. Het kenmerk van de factuur met factuurdatum 30 april2014 betreft WBL 4010, het gefactureerde bedrag betreft


1.900.

EY

Pagina 15


In het kader van onze opdracht hebben Wi] een verantwoordingstormulier gedateerd 1 oktobet 2014 ontvangen. Dit document betreft een verantwoordingsformulier type 1 en bevat als omschrijving opdracht “Ondersteuning bij Missie, Visie en Ambitie WBL publiek mci. verkenning marktcommunicatie Het verantwoordingsformulier is getekend op 1 oktober 2014 door de directeur van WBL. Op het verantwoordingsformulier is opgenomen dat de opdracht een levering van een dienst betreft met een geraamde waarde van € 50.000, en dat de opdracht niet binnen een raamcontract valt. WI] merken op dat de directeur van WBL, op basis van de randvoorwaarden (bijlage 2) gemandateerd is om een dergelijk inkoopcontract af te sluiten. Daarnaast merken wij op dat voor een opdracht kleiner dan € 50.000 geen verplichting is am meerdere offertes aan te vragen of een hardheidsclausule in te vullen. De manager Financiën, Planning, Concerncontrol heeft medegedeeld dat het bedrag zoals opgenomen op het verantwoordingsformulier een schatting betreft. De feitelijk facturatie was onder het bedrag van € 50.000 en derhalve is het juiste verantwoordingsformulier ingevuld.

Facturatie behorende bij Employer Branding In het kader van ons onderzoek hebben wij drie facturen ontvangen met in de omschrijving een expliciete verwijzing naar employer branding. Het betreft facturen met nummers 140136, 140204 (deel 1) en 140286 op 28 mel 2014, 31 juli 2014 en 29 oktober 2014 voor een totaalbedrag van € 15.365. Op basis van de omschrijving op de factuten en de factuurdata behoren mogelijk 00k de volgende facturen tot de werkzaamheden in het kader van Employer Branding respectievelijk Ondersteuning bij Missie, Visie en Ambitie WBL publiek md. verkenning marktcommunicatie: Factuur 140204 (deel 2) d.d. 31 juli 2014 inzake Visualisatie slogan en beeldmerk ad € 4.203; Factuur 140241 d.d. 12 september 2014 inzake Strategie 2015 en besprekingen ad € 6.375; Facturen 140288 d.d. 29 oktober 2014 (voorschot) en 140345 d.d. 23 december 2014 inzake Vervolg communicatie strategie Verdygo 2015 ad € 5.895; Factuur 140304 d.d. 31 oktober 2014 inzake Algemene perscommunicatie en online updates ad € 600; Facturen 150033 d.d. 12 februari 2015 (voorschot) en 150047 d.d. 26 februari 2015 inzake Huisstijl Verdygo ad € 5.300. Het subtotaal van de bovengenoemde tacturen bedraagt € 22.373, en het totaal van alle facturen met betrekking tot Employer Branding € 37.738. Wij merken op dat dit bedrag lager is dan de op 1 oktober 2014 afgegeven taming van € 50.000.

5.4.4 Aanbieding IV van 25 september 2014 inzake deponeren logo druppel en slogan Op 25 september 2014 heeft C-Community een brief verstuurd aan WBL, het onderwerp van de brief is “Deponeren logo druppel en slogan”. Het kenmerk van C-Community is WBL4O26/OO2. In de brief adviseert C-community inzake het deponeren van de slogan en druppel WBL voor een totaal bedrag van € 1.503. Op 17 oktober 2014 verstrekt de manager HRM de opdracht voor een bedrag van € 1.570 per uur. De brief bevat de volgende toelichting “Hierbi] is rekening gehouden met het telefonisch verzoek inzake hetaantal kiassen op te hogen van 3 naar 4.”


EV

Pagina 16


Wij merken op dat de brief een bedrag van € 1.570 per uur bevat, welke op basis van onze analyse opgevat moet worden als een onbedoelde fout van de opdrachtverlener. Tevens merken wij op dat de manager HRM als unitmanager bevoegd is tot het verlenen van een opdracht van deze omvang en dat voor een opdracht kleiner dan € 50.000 geen verplichting is om meerdere offertes aan te vragen of een hardheidsclausule in te vullen.

Facturatie inzake deponeren logo en slogan De werkzaamheden zijn in twee delen gefactureerd op 22 oktober 2014 (voorschot) en op 29 oktober 2014 (eindafrekening). Het totaal van beide facturen bedraagt € 1.570 en stemt overeen met de brief van WBL van 17 oktober 2014.

5.4.5 Aanbieding V van 18 februari 2015 inzake Plan van aanpak communicatie WBL Publiek In het document plan van aanpak communicatie WBL publiek (WBL4029) van C-Community welke gedateerd is op 18 februari 2015 en geadresseerd is aan de manager HRM van WBL zijn de fases van de opdracht opgenomen. De fases betreffen:

Budgettering per onderdeel Onderdeel A. B. Bi. B2. B3. C. D. E. F.

Bedrag in €

Voorbereiding, klantgesprekken, instructies Corporate Identity Ontwikkelinq naam Logo Huisstijl Communicatie visie, strategie en corporate beleidsplan Branding/realisatie creatieve campagne strategie Organisatie communicatie Management communicatie

8.000 15.000 13.500 15.500 25.000 25.000 P.M. P.M. Totaal

102.000

De manager HRM heeft op 1 april 2015 middels een brief met kenmerk “nevels/2015.06566” de opdracht aan C-Community verleend. Aan de opdracht is een verantwoordingsformulier 2 toegevoegd, het verantwoordingsformulier is volgens opschrift op 1 april 2015 door de manager HRM getekend. Op het verantwoordingstormulier is opgenomen dat de opdracht een levering van een dienst betreft welke groter is dan € 50.000 en kleiner dan € 207.000, de opdracht valt niet binnen een raamcontract. De omschrijving van de opdracht is als volgt: “1. 2.

Communicatievisie, strategie en corporate communicatie beleidsplan inclusief corporate identity (nieuwe naam voor het WBL) Communicatie mbt Verdygo” -


Ev

Pagina 17


Voorafgaand aan het versttekken van de opdracht, werd de waarde van de opdracht geraamd op € 180.000. De waarde van de feitelijk verstrekte opdracht bedraagt € 102.000. Op het verantwoordingsformulier is opgenomen dat alle homogene diensten zijn geclusterd voor de raming van de waarde van de opdracht. Op het formulier is vermeld dat er op basis van zwaarwegende redenen geen offertes bij andere partijen worden opgevraagd. De motivatie voor het niet opvragen van de drie offertes is vastgelegd in een intern memo met kenmerk nevels/2015.06552. In het memo is onder andere opgenomen dat: De eerder verleende opdrachten aan C-Community geen soortgelijke opvolgende overheidsopdrachten betreffen die met een zekere regelmaat worden verstrekt. De opdrachten betreffen eenmalige opdrachten. De nieuw te verlenen opdracht heeft betrekking op de fusie van de waterschappen, deze situatie is bij eerdere opdrachten niet voorzien. De onderbouwing van zwaarwegend belang voor de nieuwe opdracht heeft betrekking op de inleving van C-Community in de bedrijfsmatige cultuur en doelstellingen van WBL. Deze inleving is ontstaan doordat C-Community de voorgaande projecten kwalitatief goed heeft uitgevoerd. Het memo en het verantwoordingsformulier zijn op 1 april 2015 door de directeur van WBL ter akkoord ondertekend. De manager HRM heeft het verantwoordingsformulier op 1 april 2015 ondertekend. Wij merken op dat de manager HRM als unitmanager, op basis van de randvoorwaarden (bijlage 2) gemandateerd was om een inkoopcontract tot € 207.000 af te sluiten. Voor een dergelijke inkoop geldt de verplichting om meerdere offertes aan te vragen of een hardheidsclausuleformulier op te nemen. Wij merken op dat de manager HRM aan EY een e-mail van 9 september 2014 met als onderwerp “communicatieadvies” heeft overgelegd inzake achtergrondonderzoek naar andere marktpartijen. Dit achtergrondonderzoek is uitgevoerd voordat de opdracht aan C-Community is verschaft. Deze marktpartijen zijn -volgens mededeling- op basis van de kennis en ervaring van de partijen en omvang van de partijen afgevallen. De manager HRM heeft medegedeeld dat de opdracht aan C-Community verstrekt is op basis van een vaste prijs. Het gemiddeld uurtarief is volgens de manager HRM marktconform.

Facturatie inzake plan van aanpak communicatie WBL Publiek In de onderzoeksdocumentatie hebben wij een factuur aangetroffen, zijnde factuur 150110 d.d. 30 april 2015 met omschrijving Marcom Publiek voorbereiding ad € 8.000.


EY

Pagina 18


6

Samenvattende analyse

In de onderstaande paragrafen is onze analyse ten aanzien van de opdrachtverlening aan C-Community opgenomen. De informatie die gedurende het onderzoek voor ons beschikbaar is geweest bevat geen informatie die er op zou duiden dat de nevenfunctie van de voormalig vicevoorzitter van het dagelijks bestuur van WBL, de heer Gresel, bij C-Community (mede-) aanleiding zou zijn geweest voor de opdrachtverstrekking aan C-Community door WBL. De facturatie door C-community inzake aan WBL geleverde diensten is gelijk aan of lager dan de geoffreerde bedragen. Wij hebben ook anderszins geen informatie ontvangen die er op zou kunnen duiden dat de verhouding tussen de facturatie enerzijds en de geleverde diensten van C-Community anderzijds ongelijk zou zijn. Op basis van deze analyse is niet gebleken van daadwerkelijke belangenverstrengeling ten gevolge van de betrokkenheid van de heer Gresel bij WBL en C-Community en is geen sprake van een integriteitschending uit dien hoofde. Tegelijkertijd stellen wij echter vast dat de gevolgde procedure van opdrachtverlening niet in alle gevallen conform de vastgestelde procedure is verlopen. In onderstaande paragrafen gaan wij daar nader op in.

6.1

Gebruik hardheidscausuIe

De grootste door WBL aan C-Community verschafte opdrachten zijn te verdelen in een drietal opdrachten, de opdrachten betreffen: De opdracht voor het ontwikkelen van het merk Verdygo, geraamd op € 150.000. De opdracht is beschreven in paragraaf 5.4.1 en 5.4.2 De opdracht voor het ontwikkelen van de employer branding, geraamd op € 50.000. De opdracht is beschreven in paragraaf 5.4.3 De opdracht voor het ontwikkelen van het merk WBL naar aanleiding van de geplande fusie van de waterschappen, gebudgetteerd op € 102.000. De opdracht is beschreven in paragraaf 5.4.5 De opdrachten zijn elk kleiner dan de Europese aanbestedingsnorm voor een decentrale overheidsinstantie (ten bedrage van € 207.000). Op basis van de interne procedures zijn de opdrachten onder verwijzing naar de hardheidsclausule niet meervoudig onderhands aanbesteed. Deze werkwijze komt overeen met de procedures volgens handboek inkoop en aanbesteding. In de verantwoordingsformulieren inzake het merk Verdygo en inzake het merk WBL zijn hardheidsclausules opgenomen. De redenen voor de hardheidsclausule zijn volgens vermelding: De kwaliteit van de geleverde diensten van C-Community. De kennis van C-Community over WBL. De inleving van C-Community in het DNA van de organisatie van WEL. Gedurende de interviews zijn nadere redenaties voor het inhuren van C-Community aan ons medegedeeld Uit de verstrekte documentatie kan afgeleid worden dat voor het verantwoordingsformulier inzake het merk Verdygo onderzoek is gedaan naar andere leveranciers. Deze informatie is echter niet vastgelegd op het verantwoordingsformulier. .


E’V

Pagina 19


In het handboek inkoop- en aanbesteding is geen vast stramien aangegeven voor het invullen van de optie “zwaarwegende argumenten” wanneer deze optie wordt gekozen voor het toepassen van de hardheidsclausule. Wij merken op dat de motivaties voot het toepassen van de hardheidsclausules behorende bij de verantwoordingsformulieren inzake het merk Verdygo respectievelijk het merk WBL van elkaar afwijken. Het verantwoordingstormulier inzake het merk WBL bevat een verwijzing (corsanr.) naar een separaat document waarin de motivatie voor het toepassen van de hardheidsclausule is vastgelegd. Bij het verantwoordingsformulier inzake het merk Verdygo, is de motivatie voor het toepassen van de hardheidsclausule vastgelegd op het verantwoordingsformulier zelf; er is geen verwijzing naar vastlegging in een separaat document terwijl dat volgens de procedure wel had gemoeten.

6.2

Tijdigheid opstellen van de verantwoordingsformufleren inzake het merk Verdygo en employer branding

Idealiter worden interne beheersingsmaatregelen ondersteund door geautomatiseerde beperkingen. De interne beheersingsmaatregelen rondom het inkoopproces bij WBL zijn repressief, dat wil zeggen dat het systeem naleving van de gestelde procedure niet afdwingt. Een medewerker kan een inkoopcontract afsluiten zonder de daarvoor verplichte procedure te volgen. Dit wordt, voor inkopen groter dan € 7.500, door de unit Financiën, Planning, Concerncontrol eerst opgemerkt bij de ontvangst van de factuur. De factuur kan alleen na autorisatie van een daartoe bevoegde medewerker betaalbaar gesteld worden. Ten aanzien van de dienstverlening van C-Community en daaraan gerelateerde facturatie merken wij op dat de verantwoordingsformulieren inzake het merk Verdygo en inzake Employer branding achteraf zijn opgesteld. In het interview met de manager Financiën, Planning, Concerncontrol is vermeld dat deze op zijn initiatief zijn besproken met het audit-team van de externe accountant en tevens de verdere verantwoording in het kader van rechtmatigheid is afgestemd. Na deze melding is het verantwoordingsformulier met procedurele ondersteuning door de coordinator inkoop achteraf ingevuld en na beoordeling door de directeur goedgekeurd en voor akkoord getekend.. In beide gevallen is de interne procedure voor het verstrekken van de opdrachten niet correct gevolgd. Of er op het moment van het verlenen van de opdracht sprake was van een zwaarwegend belang is achteraf getoetst, ten tijde van het verlenen van de opdracht zijn geen andere partijen om een offerte gevraagd. Wij merken op dat begin 2015 de inkooporganisatie van WBL aangepast is. Team inkoop is sindsdien onder andere procedureel verantwoordelijk voor de tactische inkopen van WBL vanaf meervoudig onderhandse procedures. Verder gaan alle verantwoordingsformulieren vooraf langs inkoop ter informatie. Via deze maatregelen wordt beoogd de naleving van de inkoopprocedures beter te waarborgen.


Er

Pagina 20


7

Afsluiting

Wij danken u voor de aan ons verstrekte opdracht en vettrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geInformeerd. Hoogachtend, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services

mw. Y.W.H. Vlasman RA Partner



Overzicht bijiagen 1. Beschikbaar gestelde informatie 2. overzicht van drempelbedragen 2014 3. Overzicht van de ontvangen facturen


E’V

Pagina 22


Bijlage 1 1.1

-

•

Lijst ontvangen documentatie WBL

Bericht met betrekking tot het niet melden van nevenlunctie van voorzitter WPM/vice-voorzitter WBL Brief met betrekking tot het onderzoek inzake de opdrachtverlening aan C-Community Persbericht van WBL en WPM inzake het ontslag van de heer Gresel Schriftelijke beantwoording van persvragen Integriteitsbeleid van 1 januari 2012 Gedragscode integriteit van 4 december 2006 Formulier eed of belofte werknemers van 1 januari 2012 Klokkenluidersregeling van 2 maart 2007 Inkoop- en aanbestedingsbeleid van 9 november 2012 Overzicht van de verschafte opdrachten aan C-Community Overzicht van de financiële administratie met betrekking tot C-Community Documentatie behorende bij de verschafte opdrachten aan C-Community Toelichting motivatie “zwaarwegend belang” nieuwe opdracht aan C-Community e-mail met als onderwerp “communicatleadvies” van 9 september 2014

1.2 •

Overzicht van ontvangen documentatie

Lijst ontvangen documentatie van C-Community

Document External advisor C-Community Tome Gresel Document met toelichting op de rol van de heer Gresel bij C-Community Document met toelichting omtrent de opdrachtverlening van WBL aan C-Community Overzicht van opdrachten ontvangen door C-Community Facturen verstuurd door C-Community aan WBL Opdrachtverstrekkingen door WBL aan C-Community


Pagina 23

EY


Bijlage 2

Overzicht van drempelbedragen 2014

Drempelbedragen 2014 voor het inkoop- en aanbestedngsbeIeid en voor het financleel mandaat (voor everingen en diensten) Leveringen en diensten

Randvoorwaarden

Tot € 7.500 enkelvoudig

Het opvragen van één schriftelijke ofterte wordt geadviseerd maar is niet verplicht Verplicht is het opvragen van één schriftelijke offerte

Vanaf € 7.500 tot €50.000 enkelvoudig Vanaf € 50.00 tot €207.000 enkelvoudig Vanaf € 50.00 tot €207.000 meervoudig

Vanaf € 207.000 Europese procedure

Meerwerk op een opdracht voor dienst tot € 50.000 enkelvoudig Meerwerk op een opdracht voor dienst vanaf € 50.000 tot € 207.000 enkelvoudig

6

-——

Voorwaarde is dat controleerbaar wordt vastgelegd dat vooraf is besloten dat er geen drie schriftelijke offertes worden opgevraagd Verplicht is het opvragen van ten minste drie schriftelijke offertes. De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de Iaagste prijs respectievelijk de hoogste EMVI6-score Verplicht is het opvragen van tenminste drie schriftelijke otfertes. De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de Iaagste prijs respectievelijk de hoogste EMVI-score Kan alleen als er sprake is van meerwerk op een lopende hoofdopdracht

Kan alleen als er sprake is van meerwerk op een lopende hoof dopdracht

Economisch meest voordelige inschcijving.


I nkoopbevoegd/financieel mandaat Medewerker I Project Jidet

Unit nage

Directeur

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

E’V

Pagina 24


Bijlage 3

Overzicht facturen van C-Community

Datum

Factuurnummer

Opdrachtgever

Ordernummer C-communfty

Omschrijving

24-jul-13

130197

G. Pelzer

WBL3001

31-aug-13

130232

G. Pelzer

WBL3001

25-okt-13

130308

G. Pelzer

W8L3004

25-nov-13

130343

G. Peizer

WBL3001

25-nov-13

130345

G. Peizer

WBL3006

25-nov-13

130344

G.Pelzer

WBL300S

30-nov-13

130354

G. Pelzer

WBL3004

30-nov-13

130353

G. Pelzer

WBL3002

30-nov-13

130355

G. Pelzer

WBL3008

15-jan-14

140007

G. Pelzer

WBL3002

27-jan-14

140022

G. Pelzer

WBL3008

27-jan-14

140023

G. Peizer

WBL4001

18-mrt-14

140079

G. Pelzer

WBL3008

Branding van WBL Commercieel met ordernummer 201309609 Branding van WBL Commercieel met ordernummer 201309609 Presentatie op 2111-2013 bij EG Brussel inzake MDR Branding van WBL Commercieel met ordernummer 201309609 Ontwerp en aanmaak van een roll-up banner Nieuwe website Verdygo.com Presentatie op 2111-2013 bij EG Brussel inzake MDR Voorschotnota zoals geoffreerd op 12 juli 2013 inzake logo Verdygo Voorschotnota zoals geoffreerd op 12 full 2013 inzake huisstijl Verdygo Eindafrekening van de op 12 juli 2013 geoffreerde kosten inzake logo Verdygo Voorschotnota zoals geoffreerd op 12 juli 2013 inzake huisslijl Verdygo Nieuwe presentatie Verdygo Voocschotnota zoals


Bedrag, exciusief btw 6.000

6.000

2.895 8.000

780 3.175 4.025

6.600

3.300

4.400

3.300

4.550 5.645


Datum

Factuurnummer

Opdrachtgever

Ordernummer C-community

Omschrijving

Bedrag, exciusief btw

geoffreerd op 12 juli 2013 inzake huisstijl Verdygo

8-apr-14

140099

G. Peizer

WBL4006

Voorschotnota zoals geoffreerd op 12 juli 2013 inzake Markt communicatie

22-apr-14

140107

G. Pelzer

WBL4005

Modu lair platform voor presentatie WBL 2.0

5.850

WBL4O1O

Presentatie Verdygo inzake handelsmissie Azerbeijan

1.900

WBL4O12

Aanpassing van de Engelse presentatie naar Duits en N ede rI an ds

1.865

WBL4006

Voorschotnota zoals geoffreerd op 12 juli 2013 inzake Markt communicatie

6.300

610

30-apr-14

30-apr-14

23-mei-14

140115

140116

140129

G. Pelzer

G. Peizer

G. Pelzer

23-mei-14

140130

G. Peizer

WBL4O17

Aanpassingen van WBL 2.0 presentatie in Nederlands, Engels en Duits

28-mei-14

140137

G. Peizer

WBL4O11

Linken van Verdygo website aan EIP site

28-mei-14

140138

G. Pelzer

WBL4O13

lnrichten van een WBL Linkedin en

6.300

1.280

1.265

Twitter account 28-mei-14

28-mei-14

140139

140136

A. Schreurs- Kniest

G. Pelzer

WBL4O18

2 foto sliders voor website

WBL4009

WBL employer branding conform opdracht van 22 mei 2014

5.450

11.340

21-jul-14

140190

G. Peizer

WBL4006

Eindafrekening Markt communicatie zoals geoffreerd op 12 juli 2013

31-jul-14

140203

G. Pelzer

WBL4O11

Verschillende werkzaamheden voor EIP


300

1.551

EY

Pagina 26


Datum

Fectuur nummer

3 1-jul-14

140204

G. Pelzer

WBL4009

31-jul-14

140204

G. Pelzer

WBL4O21

5-sep-14

140240

G. Peizer

WBL4025

12-sep-14

140241

B. Speetjens en G. Pelzer

W6L4022

12-sep-14

140241

Niet opgenomen

WBL4O19

22-okt-14

140275

Niet opgenomen

WBL4026

29-okt-14

140287

E. Nevels

W3L4026

29-okt-14

140288

0. Pelzer, T. Houtappels en de heet Speentjes

WBL4027

29-okt-14

140286

A. Schreurs- Kniest

WBL4024

31-okt-14

140304

1. Houtappels

WBL4008

23-dec-14

140345

12-feb-15 26-feb-15 30-apr-15

Ordernummer C-community

150033 150047

T. Houtappels en de heer Speentjes T. Houtappels T. Houtappels

WBL5001 WBL5001

150110

Niet opgenomen

WBL4029

WBL4027

Totaal


Employer branding Visualisatie slogan en beeldmerk Presentatie Verdygo voor Kazakhstan Strategie 2015 en besprekingen Naam en logo WBL Commercieel Deponeren van het loge en de slogan Deponeren van het loge en de slogan Vervolg strategie Verdygo 2015 Vervolg van employer branding Algemene perscommunicatie en online updates Vervolg strategie Verdygo 2015 Huisstijl Verdygo Huisstijl Verdygo Marcom Publiek voorbereiding

Bedrag, exciusief btw 6.925 4.203 1.250 6.375 3.895 942 628 1 650 2.990 600 4.245 2.500 2.800 8.000 149.684

Rapport van feitelijke bevindingen Waterschapsbedrijf Limburq, Roermond

Recommend Documents