RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA CV. SARI TEKNIK Soni Susanto 1)
S1/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email:
[email protected]
Abstract : CV. Sari Teknik is a company engaged in the field of electrical supplier in Surabaya. CV. Sari Teknik is constrained in setting the purchase of inventory control and inventory counting. Storage of goods by type and each has tersediri properties within its own storage, causing difficulties in its control. Based on the above description, required an information system sales and purchases on the company. This system consists of the sale, receipt printing, sales returns, sales reporting, inventory purchases, purchase returns, inventory management, purchasing and reporting. From the results of testing information systems sales and purchases on the CV. Sari Teknik we concluded that the system helps to increase sales numbers, and Counting inventory appropriately so that the system can provide reports to make a purchase. Key words: information systems, sales and purchases CV. Sari Teknik merupakan sebuah perusahaan penjualan perusahaan
yang alat
–
ini
bergerak alat setiap
di
bidang
listrik.
Dimana
harinya
juga pelayanan terhadap masyarakat luas sebagai konsumen. Berdasarkan
uraian
di
atas, dalam
harus
perusahaan
mengalami
kesulitan
memenuhi kebutuhan konsumen, sehingga
menangani
penjualan
dan
penjualan dan pembelian merupakan hal
sehingga diperlukan suatu sistem informasi
yang utama dalam perusahaan tersebut.
penjualan dan pembelian pada CV. Sari
Seiring dengan perkembangan teknologi
Teknik
informasi,
perusahaan. Sistem ini terdiri dari transaksi
perusahaan
memanfaatkan
yang
dapat
membantu
penjualan,
pihak
teknologi informasi untuk meningkatkan
penjualan,
kinerja dan produktivitas CV. Sari Teknik
penjualan, transaksi pembelian stok barang,
agar dapat bertahan dan bersaing dalam
retur pembelian, dan pelaporan pembelian.
usahanya.
retur
pembelian,
pelaporan
Dengan adanya sistem ini diharapkan
Perusahaan ini merupakan perusahaan
sistem yang di bangun pada CV. Sari Teknik
yang melayani penjualan dan pembelian
dapat membantu semua proses transaksi
barang. Pada aktifitasnya perusahaan dagang
perusahaan yang dapat dilakukan dengan
membutuhkan teknologi informasi untuk
mudah, sehingga dapat membantu pada
melakukan
bagian penjualan dan kepuasan pelanggan.
pembelian
transaksi barang
penjualan
yang
dan
membutuhkan
pelaporan transaksi dan otomatisasi dalam pengaturan pembelian stok barang, selain itu 1
kegiatan pemasaran selain personal selling,
Penjualan Konsep penjualan adalah gagasan
periklanan dan publisitas, yang mendorong
bahwa konsumen tidak akan membeli cukup
efektivitas
banyak produk perusahaan kecuali jika
pedagang
dengan
perusahaan
peragaan,
pameran,
penjualan dan promosi dalam skala besar.
sebagainya
yang
(Jobber,2003)
mengingatkan penjualan barang tertentu.
tersebut
Menurut
melakukan
Kotler
konsumen
dan
menggunakan
alat
demonstrasi,
dan
ditunjukkan
untuk
Amstrong
Menjual karier dengan gaji besar
(2006:457), penjualan merupakan sebuah
dan sangat memuaskan yang membutuhkan
proses dimana kebutuhan pembeli
dan
komitmen tinggi dan kecepatan kerja.Namun
kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar
yang paling ditakuti dari siklus penjualan
pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi
adalah
konsep
Amstrong,2003:401).
penjualan
dan
usaha
pembelian
adalah
cara
untuk
mencari
prospek
(Kotler
dan
mempengaruhi konsumen untuk membeli
Menurut Kotler dan Amstrong (2003:218),
produk
Dalam
pengukuran
kenyataannya penjualan mempunyai dua
merupakan
sistem yang biasa diterapkan oleh suatu
memaksimumkan
perusahaan dagang yaitu penjualan yang
penjual, penjualan perusahaan diukur dari
dilakukan dengan cara tunai dan penjualan
daerah
yang dilakukan menggunakan cara kredit
melakukan adopsi dari diri tenaga penjual.
atau sering disebut cara angsuran.
Pembelian
yang
ditawarkan.
aktivitas
penjualan
langkah
yang
adalah
awal
untuk
produktivitas
tenaga
dikuasainya,
termasuk
Penjualan yang dilakukan secara
Pembelian (purchases) adalah harga
tunai merupakan penjualan dimana saat
pembelian (harga pokok) barang dagang
terjadi penjualan pembeli akan membayar
yang diperoleh perusahaan selama peride
harga barang atau jasa yang dibelinya saat itu
tertentu (Aliminsyah dan Padji, 2003 : 450).
juga. Penjualan yang dilakukan secara kredit
Menurut Soemarso
atau angsuran adalah bilamana pembayaran
kegiatan
baru diterima beberapa waktu kemudian
dagang adalah
setelah terjadinya transaksi penjualan dan
1.
cara pembayarannya dapat dilakukan secara bertahap dengan jumlah tertentu dan dalam jangka waktu tertentu pula. Pentingnya
promosi
pembelian
dalam
(1994),
perusahaan
Membeli barang dagang secara tunai atau kredit.
2.
Membeli aktiva produksi untuk digunakan
penjualan
S.R
dalam
kegiatan
perusahaan.
karena promosi penjualan adalah kegiatan2
3.
Membeli barang dan jasa lain sehubungan
dengan
kegiatan
perusahaan.
McFadden,dkk
dalam
Kadir
(2003:31) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa
Sehingga dapat diperoleh kesimpulan
sehingga
meningkatkan
pengetahuan
bahwa pembelian merupakan perkiraan yang
seseorang yang menggunakan data tersebut.
digunakan untuk mencatat semua pembelian
Sedangkan menurut Davis dalam Kadir
barang dagang dalam satu periode tertentu.
(2003:31), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
Sistem Informasi
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
Sistem Menurut
FitzGerald
dalam
Jogiyanto (2005:1), suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan Hall (2007:6), mengatakan bahwa sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen
atau
subsistem
yang
saling
berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang
sama.
Banyak
komponen
yang
pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Burch dan Grudnitski dalam Kadir (2003:32) menggambarkan siklus informasi seperti yang dapat dilihat pada Gambar 1. Mulai
dari
pengolahan
data
menjadi
informasi dan pemakaian informasi untuk mengambil keputusan, hingga akhirnya dari tindakan
hasil
pengambilan
keputusan
tersebut dihasilkan data kembali. Masukan (data)
Proses (model)
Keluaran (informasi)
dimaksud adalah sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian.
Data (ditangkap)
Penerima
Basis Data
Tujuan umum dari suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem
tersebut.
Meskipun
tiap
bagian
berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak memberikan kontribusinya pada tujuan bersama, maka komponen tersebut bukanlah bagian dari sistem. Informasi
Hasil Tindakan
Tindakan Keputusan
Gambar 1 Siklus Informasi Sistem Informasi Menurut Leitch dan Davis dalam Jogiyanto (2005:11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan
pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu 3
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan
laporan-laporan
yang
ESS GDSS CSCWS
diperlukan. Sedangkan Gelinas, Oram dan Wiggins
dalam
Kadir
Sistem Ahli Decission Support Systems Sistem Informasi Manajemen
(2003:11)
mendefinisikan sistem informasi sebagai Knowledge Work Systems Office Automation Systems
suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk
menghimpun,
menyimpan
dan
mengelola data serta menyediakan informasi
Transaction Processing Systems
Gambar 2. Skema Pengembangan Sistem Informasi Testing dan Implementasi Sistem
keluaran kepada para pemakai. Sistem
Menurut Standar ANSI/IEEE 1059,
informasi
dapat
Testing adalah proses menganalisa suatu
jenis,
entitas software untuk mendeteksi perbedaan
dengan tujuan yang berbeda-beda tergantung
antara kondisi yang ada dengan kondisi yang
pada kebutuhan bisnis (Kendall, 2009). Jenis-
diinginkan
jenis sistem tersebut diantaranya adalah,
mengevaluasi fitur-fitur dari entitas software.
dikembangkan
Transaction Office
menjadi
Processing
Automation
Knowledge
Work
beberapa
Systems Systems
Systems
(TPS),
(defects/error/bugs)
Menurut Romeo (2003:3), Testing
(OAS),
software
adalah
proses
(KWS),
software
dalam
suatu
Manajemen Information Systems (MIS),
dikendalikan untuk:
Decission Support Systems (DSS), Artificial
1. Verifikasi.
Intelligent
(AI),
Collaborative
Work
Computer
Supported
Systems
(CSCWS),
mengoperasikan kondisi
yang
Apakah telah berlaku sebagaimana yang ditetapkan (menurut spesifikasi)?
Group Decission Support Systems (GDSS)
2. Mendeteksi error.
dan Executive Support Systems (ESS). Skema
3. Validasi.
pengembangan sistem informasi dapat dilihat pada Gambar 2.
dan
Apakah spesifikasi yang ditetapkan telah memenuhi keinginan atau kebutuhan pengguna yang sebenarnya? Menurut Romeo (2003:33), Test Case
merupakan
tes
yang
dilakukan
berdasarkan pada suatu inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan
4
sebelumnya. Metode
testing ini
dibagi
Kategori error dapat diketahui melalui black
menjadi dua, yaitu:
box testing, antara lain:
White Box Testing
1. Fungsi yang hilang atau tidak benar.
White box testing atau glass box testing atau clear box testing adalah suatu metode disain test case yang menggunakan
2. Error dari antar-muka. 3. Error dari struktur data atau akses eksternal database.
struktur kendali dari disain prosedural.
4. Error dari kinerja atau tingkah laku.
Metode disain test case ini dapat menjamin:
5. Error dari inisialisasi dan terminasi.
1. Semua
jalur
independen/terpisah
(path)
yang
dapat
dites
3.1
Model Pengembangan
Context Diagram
setidaknya sekali tes. 2. Semua logika keputusan dapat dites
Diagram
ini
menggambarkan
dengan jalur yang salah atau jalur yang
rancangan global/ keseluruhan dari proses
benar.
yang ada pada DFD. Untuk lebih jelasnya
3. Semua
loop
dapat
dites
terhadap
batasannya dan ikatan operasionalnya.
dapat di lihat pada Lampiran 1. DFD Level 0
4. Semua struktur internal data dapat dites Dari context diagram yang ada,
untuk memastikan validasinya.
sistem yang terjadi dapat dipecah lagi
Black Box Testing Black box testing atau behavioral testing
atau
specification-based
testing,
input/output testing atau functional testing dilakukan tanpa sepengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Black box testing berfokus pada kebutuhan berdasarkan
fungsional
pada
spesifikasi
software,
kebutuhan
dari
software.
menjadi
beberapa
maintenance,proses
proses,
yaitu
penjualan,
proses
pembelian, pembuatan nota penjualan, cek barang dan proses pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada Lampiran 2. HASIL DAN PEMBAHASAN
Form Master Barang Form master barang untuk melihat semua data barang, Terdapat 8 isian yang
Menggunakan black box testing, perekayasa software
perlu dimasukkan yaitu kode barang, nama
dapat menggunakan
barang, merk barang, satuan barang, jumlah,
sekumpulan kondisi masukan yang dapat
harga jual,harga beli, harga beli dan safety
secara
keseluruhan
stock. Form ini hanya dapat diakses oleh
kebutuhan funsional pada suatu program.
karyawan dengan jabatan admin. Untuk lebih
penuh
memeriksa
jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3. 5
Form Transaksi Pembelian Form
transaksi
pembelian
digunakan untuk memasukkan data semua pembelian barang kepada supplier
yang
terjadi pada CV. Sari Teknik. Pembelian barang dapat terjadi jika stok barang di gudang sudah mencapai minimal stok barang yang harus tersedia. Form ini hanya dapat diakses oleh karyawan dengan jabatan bagian pembelian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 3. Form Master Barang
pada Gambar 5.
Form Transaksi Penjualan Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukkan data semua penjualan barang kepada pelanggan yang terjadi pada CV. Sari Teknik. Penjualan barang dapat terjadi jika stok barang tersedia di gudang. Form ini hanya dapat diakses oleh karyawan dengan jabatan bagian penjualan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 5. Form Transaksi Pembelian Form Transaksi Retur Penjualan Form
transaksi
retur
penjualan
digunakan untuk memasukkan data semua retur penjualan barang yang terjadi pada CV. Sari Teknik. Retur penjulaan barang dapat terjadi
jika
barang
yang
dibeli
oleh
pelanggan cacat atau salah. Form ini hanya dapat diakses oleh karyawan dengan jabatan bagian penjualan Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 6. Gambar 4. Form Transaksi Penjualan 6
Laporan Transaksi Penjualan Form laporan transaksi penjualan. Pada laporan transaksi penjualan ini, akan ditampilkan
informasi
tentang
transaksi
penjualan yang ada. Karena menggunakan crystal report, maka dari form ini bisa langsung dilakukan print laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 6. Form Retur Penjualan Form Transaksi Retur Pembelian Form
transaksi retur
pembelian
digunakan untuk memasukkan data semua retur pembelian barang kepada supplier yang terjadi
pada
CV.
Sari
Teknik.
Retur
pembelian barang dapat terjadi jika barang yang dikirim oleh supplier cacat atau salah.
Gambar 8. Laporan Penjualan
Form ini hanya dapat diakses oleh karyawan dengan jabatan bagian pembelian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 7.
Laporan Transaksi Pembelian Form laporan transaksi penjualan. Pada laporan transaksi penjualan ini, akan ditampilkan
informasi
tentang
transaksi
penjualan. Karena menggunakan crystal report, maka dari form ini bisa langsung dilakukan print laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 7. Form Retur Pembelian
7
dikembangkan yaitu sistem administrasi dan akuntansi. 2. Pengembangan aplikasi dapat dilakukan dengan membuat sistem penjualan barang secara
online.
DAFTAR RUJUKAN
Aliminsyah dan Padji. 2003, Kamus Istilah Keuangan dan Perbankan. Bandung: YRAMA WIDYA. Gambar 9. Laporan Pembelian
Hall,
Kesimpulan Setelah
dilakukan
analisis,
perancangan sistem dan pembuatan aplikasi Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian pada CV. Sari Teknik, maka
James A., 2007, Accounting Information Systems, Salemba Empat, Jakarta.
Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain, Andi Offset, Yogyakarta. Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta
dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Transaksi
penjualan
dapat
memilih
berbagai macam merk barang. 2. Sistem Pembelian yang dibuat ini bisa melakukan : a. Menghitung stok barang secara tepat dan akurat. b. Mencari sehingga
stok
minimum
Kendall dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Kelima, PT. Prenhallindo, Jakarta. Marlinda, Linda, 2004, Sistem Basis Data, Andi, Yogyakarta. Romeo, 2003, Testing Dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama, STIKOM, Surabaya.
barang
sistem dapat memberikan
Soemarso, SR. 1994. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Rineka Cipta.
laporan untuk melakukan transaksi pembelian. Saran Saran yang dapat diberikan untuk
Turban, E., Aronson, J. E. & Liang, T., 2005, Decision Support Sistems and Intelligent Sistems (Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas), Edisi Ketujuh, Andi, Yogyakarta.
pengembangan aplikasi yang telah dibuat antara lain: 1. Aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian pada CV. Sari Teknik dapat 8
Lampiran 1. Context Diagram
Kasir
Nota Penjualan Pelanggan
Data Barang
Data Supplier Data Bayar Nota Pembayaran Penjualan
Supplie r
0 Data Pesanan
Data Order Pembelian Data Retur Pembelian
Data Pelanggan Data Retur Penjualan
Rancang Bangun Sistem Inf ormasi Penjualan dan Pembelian
Laporan Retur Penjualan Laporan Retur Pembelian Laporan Stock Barang
Data Retur Pembelian
Laporan Penjualan
+
Stock Gudang
Laporan Pembelian
Data_Barang Gudang
Data Retur Penjualan
Manager
9
Lampiran 2. Data Flow Diagram Level 0 1 [Data Barang] Pelanggan
dt Pelanggan
Supplier
[Data Supplier] [Data Retur Pembelian] dt Barang
Maintenance
[Data Pelanggan]
+ dt Supplier
2
Dt Pelanggan
1
Dt Supplier
dt Barang 3
Dt Barang
dt Pelanggan
2
dt Barang
[Data Pesanan] [Data Retur Penjualan] dt Detil Retur Penjualan
7
dt Detil Retur Penjualan
6
dt Retur Penjualan
dt Detil Retur Penjualan
Penjualan
[Data Retur Penjualan]
+
dt Retur Penjualan
dt Retur Penjualan dt Detil Penjualan
Gudang dt Penjualan
dt Detil Penjualan
dt Detil Penjualan
5
dt Detil Penjualan Dt Stock Barang Valid 4
5 dt Penjualan
dt Penjualan
[Data Bayar]
Pembuatan Nota Penjualan
Kasir
[Nota Pembayaran Penjualan]
[Nota Penjualan]
+ 4 dt Barang dt Stock Barang Kosong Cek Barang 3 dt Supplier
dt Barang Gudang
[Data_Barang] [Stock Gudang]
Supplier
[Data Order Pembelian]
[Data Retur Pembelian]
Pembelian
dt Detil Retur Pembelian dt Pembelian
dt Retur Pembelian
+
Gudang
Manager
dt Detil Pembelian 8 9
dt Pembelian
10
dt Detil Pembelian
dt Retur Pembelian
11
dt Detil Retur Pembelian 6
dt Detil Retur Pembelian
[Laporan Stock Barang]
dt Retur Pembelian dt Detil Pembelian
[Laporan Penjualan] [Laporan Pembelian]
Pembuatan Laporan
dt Pembelian dt Penjualan
[Laporan Retur Penjualan]
+
[Laporan Retur Pembelian]
10
