RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN (Studi Kasus Pada CV. PERKASA TEKNIK Semarang) RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN (Studi Kasus Pada CV. PERKASA TEKNIK Semarang) Henry Anggoro Djohan Program Studi Sistem Informasi STMIK ProVisi Semarang
[email protected] Abstract Sale information system have an important role in providing information for management or company. With this information system management or company can make control for payment due date and help them to make reports about sale information. This information sytem also help management to view sales bonus for salesment. Keywords : Information System, Sale information
1.
Pendahuluan Perkembangan teknologi dewasa ini telah tumbuh dengan pesat, yang menjadi perhatian utama adalah bagaimana bisa memanfaatkan sumber daya - sumber daya yang biasanya sangat terbatas. Diantara berbagai sumber yang ada, informasi merupakan salah satu sumber daya perusahaan yang sangat berharga. Pengolahan sumber daya informasi bertujuan untuk pemuasan terhadap kebutuhan informasi yang berkualitas bagi manajemen maupun perusahaan. Hal ini akan menjadi sangat penting bila dikaitkan dengan banyaknya pesaing dalam usaha yang sejenis. Perusahaan tidak ingin ketinggalan dalam persaingan usaha dengan para pesaingnya. Teknologi komputer sangat tepat digunakan dalam membangun keunggulan kompetitif usaha penjualan barang, khususnya untuk meintegrasikan data dan melakukan kontrol penjualan secara efektif. Dengan kemampuan mengintegerasikan data yang baik, maka perusahaan dapat lebih cermat dalam melakukan kontrol, koordinasi dan pembuatan keputusan. Dewasa ini kebutuhan akan informasi semakin terasa sangat dibutuhkan dimana usaha – usaha pengoperasian suatu badan dihadapkan pada suasana penuh persaingan dan adanya tuntutan untuk menyajikan informasi yang aktual. CV. Perkasa Teknik sebagai perusahaan yang bergerak di bidang penjualan alat-alat industri harus meningkatkan kualitas informasinya dalam rangka untuk mengantisipasi persaingan dunia usaha. Informasi – informasi baik tentang intern organisasi maupun informasi tentang keadaan pesaing harus selalu dianalisis. Saat ini sistem penjualan pada CV. Perkasa Teknik yang selama ini dilakukan dirasa memiliki banyak kelemahan antara lain dalam mengolah data-data penjualan dan yang dilakukan oleh sales-sales yang ada. Dimana konsumen seringkali tidak melakukan pembayaran secara
tunai/cash sehingga perusahaan kesulitan untuk memantau pembayaran-pembayaran yang menunggak / jatuh tempo, serta kesulitan dalam membuat laporan-laporan yang diperlukan termasuk laporan komisi sales. Hal ini dikarenakan Perkasa Teknik dalam pembuatan rekapitulasi transaksinya hanya menggunakan Microsoft Office Excel. Padahal informasi mengenai transaksi ini sangat penting bagi kelangsungan perusahaan. Sistem informasi Penjualan ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam memperoleh informasi maupun laporan-laporan yang diperlukan. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Pengertian Sistem Informasi Penjualan Barang CV. Perkasa Teknik a. Definisi Penjualan Penjualan dapat didefinisikan sebagai kegiatan pelengkap / suplemen dari pembelian untuk memungkinkan terjadinya transaksi yang terdiri dari serangkaian kegiatan meliputi penciptaan permintaan, menemukan si pembeli negosiasi harga dan surat pembayaran (Sofyan Assauri, 1992). b. Tujuan Penjualan Tujuan penjualan adalah memungkinkan manajemen untuk membuat perencanaan ke depan dan berusaha mencapai penjualan yang diperkirakan dengan cara yang lebih efektif. c. Politik dan Hukum Penjualan Politik Penjualan merupakan cara/siasat untuk mencapai keberhasilan dalam melakukan penjualan. Hukum penjualan adalah cara tukar menukar barang dengan uang karena uang sangat dibutuhkan agar menguntungkan dan memuaskan hatinya. Urutan hukum penjualan adalah sebagai berikut : 1. Tiap manusia adalah penjual. 2. Penjualan yang terdiri dari dua jenis barang atau jasa. 3. Orang mau menjual sesuatu karena didorong oleh keuntungan dan kepuasan yang akan diperoleh dengan penjualan itu.
95
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013
d. Syarat Penjualan Dalam melakukan kegiatan penjualan, perusahaan selalu menggunakan beberapa cara yang pada umumnya agar dari pihak pembeli maupun penjual keduanya mendapatkan kemudahan didalam melaksanakan jual beli. Sedangkan dari pihak pembeli yaitu sumber daya tersendiri dalam melakukan pembelian terhadap produk yang dijual oleh perusahaan tersebut. Pihak penjual harus dapat meyakinkan kepada pembelinya agar dapat berhasil mencapai sasaran penjualan yang diharapkan. e. Faktor yang mempengaruhi perencanaan penjualan 1. Faktor Internal Faktor internal adalah data, informasi dan peramalan yang terdapat dalam perusahaan itu sendiri. Faktor internal terdiri dari : a. Pengalaman penjualan tahun-tahun yang lalu meliputi kualitas, harga, waktu maupun daerah pemasaran dan penjualan barang. Dalam hal ini akan diambil suatu kesimpulan untuk menetapkan perencanaan penjualan pada tahun berikutnya. b. Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan penjualan. c. Tenaga kerja yang dimiliki, apakah memiliki produktivitas yang tinggi atau belum. d. Kapasitas dan kemampuan perusahaan dalam menjual barang. 2. Faktor Eksternal Faktor eksternal adalah data dan informasi yang terdapat diluar perusahaan. Faktor eksternal terdiri dari : a. Keadaan persaingan pasar. Melihat keadaan persaingan yang cukup kuat maka perusahaan perlu mengambil langkahlangkah untuk mengatasi persaingan tersebut. Antara lain dengan cara meningkatkan kualitas barang yang dijual maupun meningkatkan jumlah barang yang dipasarkan. b. Situasi konsumen Dalam hal ini perusahaan harus melihat situasi masyarakat baik daya beli maupun keinginan masyarakat tersebut guna merencanakan strategi pemasaran yang tepat. 3. Metode Penelitian 3.1. Obyek Penelitian Untuk melakukan suatu metode atau cara agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik. Data dapat dikatakan baik apabila data tersebut dapat mewakili keadaan obyek yang sedang ditelliti. Untuk itu dalam penyusunan tugas akhir ini penulis melakukan penelitian pada CV. Perkasa Teknik Semarang sebagai obyek penelitian dikarenakan pada obyek penelitian tersebut masih belum mengoptimalkan fungsi teknologi komputer.
96
3.2. Sumber dan Jenis Data Dalam penyusunan tugas akhir ini data yang dikumpulkan meliputi jenis dan sumber data : 1. Sumber Data. Cara untuk memperoleh data dapat dikelompokan menjadi dua yaitu: a. Data Primer. Data ini diperoleh dengan cara langsung datang mengadakan pengamatan terhadap obyek penelitian dan wawancara data ini meliputi data para sales, data penjualan barang dan data pemesanan barang di CV. Perkasa Teknik. b. Data Sekunder. Data ini diperoleh dari literatur – literatur yang ada hubungannya dengan yang digunakan ataupun yang sedang diteliti seperti : struktur organisasi, dan sejarah perusahaan. 2. Jenis Data. a. Data Kualitatif. Merupakan data berdasarkan angka – angka dan perhitungan, akan tetapi merupakan deskripsi tentang gambaran umum di CV.Perkasa Teknik. Analisa kualitatif disini menggunakan model perancangan sistem seperti Data Sales, Data Pemesanan barang, Data Penjualan barang dan Data Flow Diagram, Contex Diagram dan Perancangan sistem lainnya. b. Data Kuantitatif. Merupakan serangkaian data yang dapat dinyatakan dalam angka – angka atau perhitungan. Dimana data ini bersifat memberi keterangan – keterangan dan penjelasan hasil pertanyaan yang diperoleh seperti jumlah sales, jumlah pemesanan dan penjualan barang. 3.3. Analisa Sistem a. Mendefinisikan masalah Langkah kerja pertama analisa sitem adalah mendefinisikan masalah yang diterima dari pemakai atau user sasaran dari definisi masalah adalah mendapatkan pengertian yang lebih mendalam dari pemakai. b. Identifikasi masalah dan sumber masalah. Analisa sistem harus mempunyai pengetahuaan yang cakap sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah dilanjutkan dengan penyelesaian masalah dengan penerapan sistem komputer. c. Identifikasi kebutuhan informasi. Dilaksanakan dengan mengunjungi perusahaan untuk mengetahui rencana aplikasi yang akan dikembangkan, ruang lingkup pengembangan dan jadwal pelaksanaan. 3.4. Desain Sistem 1. Perancangan Sistem. a. Diagram Alir Data ( Data Flow Diagram ). Diagram yang merupakan suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan simbol – simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang berhubungan.
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN (Studi Kasus Pada CV. PERKASA TEKNIK Semarang) b.
Contex Diagram. Diagram yang menjukkan batas dari sistem informasi yang menunjukan hubungan antara suatu proses dengan entitas lainnya.
Projec t Name: Projec t Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modif ied On: Modif ied By :
f low document c:\ecw in\ level1ba.df d Bayar May -14-2007 henry May -15-2007 henry
3.5. DFD Leveled Data Order Barang
1 Data barang
Gudang
Pendataan Barang
Pelanggan
Sales Surat jalan Barang
Nota penjualan Barang
Penjualan
Barang Nota penjualan
Pesan
Data sales
Jual
Sales
Barang
Sales
Form order pesan
Sales
Barang
Bayar
Lap komis i sales Daftar penagihan piutang
Pesan Sales Direktur
surat jalan
Pesanan barang
2
Faktur penjualan
1 Catat pembay aran
Bayar Pelanggan
Pesan
Barang Pesan 3
Lap penjualan per periode
Lap piutang penjualan
Bayar
Lap penjualan cash
Laporan
Jual
Jual
Bayar
Pesan Barang
Daftar penagihan piutang Lap komis i sales
Barang
Bukti pembay aran
Gambar 3. DFD Level 1 Bayar Sumber : Data yang diolah
f low document c:\ecw in\ df dlev el.dfd jual May -14-2007 henry Aug-27-2007 henry
Pesanan barang Sales
2 Cetak Bukti Pembay aran
Barang
Bayar
Gambar 1. DFD leveled 0 Sumber : Data yang diolah Projec t Name: Projec t Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By : Modif ied On: Modif ied By :
Pesan
Bayar
4 Lap Data barang Lap trend penjualan
Bukti pembay aran Surat tagihan
Jual
Form order barang
1 Pemesanan Barang
Data order
Pela nggan
Pesan Barang
Barang
Pesan
Barang
Daftar pesanan
2 Realis asi pemesanan Barang
Gudang
Pesan Jual
Jual
Gambar 2. DFD level 1 Jual Sumber : Data yang diolah
97
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013
Barang
1 Laporan data barang
Barang Barang
Barang
2 Laporan penjualan per periode Jual
3.6. Context diagram Laporan data barang
Laporan penjualan per periode
Project Project Chart Chart Created Created Modified Modified
flow c:\ecwi context.d context May-09henr Aug-27henr
Bayar
Jual
Bayar
Jual Barang
3 Laporan penjualan cash
Jual
bayar Laporan penjualan c ash
Bayar
Jual
4 Laporan piutang penjualan
Jual
barang
Direktur
Daftar piutan Laporan sale
Bukti
Bayar 0
Laporan piutang penjualan
bayar 5 Daftar penagihan piutang
Form baran
Surat Siste Informa Penjuala
Faktur
Laporan penjuala
Nota
Penjuala
Data
Lapora penjualan
Faktur Lapora Penjualan period
Daftar piutan
Daftar penagihan piutang
Data Laporan sale
Jual Direkt
jual barang
6 laporan trend penjualan
Laporan baran
Laporan penjuala
Laporan trend penjualan
Gambar 5. Context Diagram SI penjualan Sumber : Data yang diolah
Jual jual Barang
7 Laporan komisi sales
Laporan komisi sales
Gambar 4. DFD level 1 Laporan Sumber : Data Yang diolah
98
Sale
Data
Bayar jual
Data Pesanan
Data
Pelangg
3.7. Desain Input 1. Desain Input Pendataan Barang
Gudan
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN (Studi Kasus Pada CV. PERKASA TEKNIK Semarang) Gambar 4.12 : Desain Input Pendataan Barang Sumber : Data Yang Diolah 2. Desain Input Pendataan Konsumen
Desain Input Pemesanan Barang
Gambar 4.13 : Desain Input Pendataan konsumen Sumber : Data Yang Diolah
Gambar 4.15 : Desain Input Pemesanan Barang Sumber : Data Yang Diolah
3.
4.
Desain Input Pendataan Sales
Desain Input Penjualan
Gambar 4.14 : Desain Input Pendataan Sales Sumber : Data Yang Diolah
Gambar 4.16 : Desain Input Penjualan Sumber : Data Yang Diolah
99
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013
5.
Desain Input Pembayaran
4. Desain Output Laporan Pembayaran Piutang CV. Perkasa Teknik Tahun 2006
Gambar 4.21 : Desain Output Laporan Pembayaran Piutang - Sumber : Data diolah 5.
Desain Output Laporan Trend Penjualan
Gambar 4.17 : Desain Input Pembayaran Sumber : Data Yang Diolah 3.8. Desain Output 1.
Desain OutputLaporan Persediaan Barang
CV.PERKASA TEKNIK SEMARANG LAPORAN PERSEDIAAN BARANG
Gambar 4.22 : Desain Output Laporan Trend Penjualan - Sumber : Data Yang Diolah Gambar 4.18:Desain Output Laporan Persediaan barang - Sumber: Data yang diolah
6.
Desain Output Laporan Pendapatan sales
2. Desain Output Laporan Penjualan Barang CV. Perkasa Teknik Per Tahun 2007
Gambar 4.19 : Desain Output Laporan Penjualan Barang PerTahun - Sumber : Data Yang Diolah
Gambar 4.23 : Desain Output Laporan Pendapatan Sales Sumber : Data Yang Diolah
3. Desain Output Laporan Pembayaran Tunai CV. Perkasa Teknik Tahun 2007
4. Implementasi 4.1. Rencana Implementasi Sistem Rencana Implementasi ini dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui, untuk memulai menggunakan sistem baru atau sistem yang diperbaiki. Rencana implementasi sistem meliputi : a. Program dan Testing Program dan testing ini dilakukan oleh pihak CV. Perkasa Teknik Semarang untuk mengetes modul-modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai.
Gambar 4.20 : Desain Output Laporan Pembayaran Tunai - Sumber : Data Yang Diolah
100
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN (Studi Kasus Pada CV. PERKASA TEKNIK Semarang) Pengetesan yang dilakukan yaitu : 1. Pengetesan modul Pengetesan tiap modul ini dapat berupa program utama yang dipakai CV. Perkasa Teknik Semarang yaitu Visual Foxpro, Subroutine dan subprogram. 2. Pengetesan unit atau pengetesan program Setelah modul dites secara independen oleh programmer sampai benar-benar terbebas dari kesalahan baik validasi data barang dapat rangkap atau tidak, pemasukan tanggal dengan huruf dapat ditolak atau tidak. Setelah program tidak mengalami maka program dirangkai menjadi satu unit program, setelah menjadi suatu rangkaian unit program tersebut perlu dites kembali, apakah antara komputer yang ada dibagian Administrasi dapat konek dengan komputer yang ada dibagian Penjualan, apakah data yang ada dibagian Administrasi dapat diterima bagian Penjualan melalui unit program yang telah dirangkai tersebut. b. Training Training ini bertujuan untuk memberi pelatihan materi program yang akan dipakai di CV. Perkasa Teknik Semarang. Bagian yang mendapat training disini adalah bagian penjualan. Materi yang akan diberikan untuk training adalah materi yang berhubungan dengan program yang dipakai oleh pihak CV. Perkasa Teknik Semarang yaitu Visual Foxpro, tentang cara membuka program, dan cara menjalankan program. Training ini dilakukan setelah program selesai diuji dan benar-benar terbebas dari kesalahan.
DAFTAR PUSTAKA Cholid Narbuko,Drs dan H.Abu Achmadi Drs Metodelogi Penelitian, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta,2004. Fathansyah, Ir, Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data, Penerbit Informatika Bandung, 1999. Jogiyanto H.M, Analisa Design Sistem Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Yogyakarta, 1999. Raymond Mc Leod, Sistem Informasi Manajemen, Jilid I, Penerbit PT. Prenhallindo, Jakarta, 2001
5.Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan Kesimpulan yang didapat oleh penulis dalam penelitian ini adalah : 1. Dengan menggunakan sistem yang telah dirancang diatas mempermudah manajemen atau perusahaan untuk memperoleh informasi mengenai penjualan barang pada CV. Perkasa Teknik 2. Sistem informasi penjualan ini dapat digunakan untuk memantau pembayaran yang jatuh tempo sehingga perusahaan dapat memperoleh informasi yang lebih cepat. 5.2. Saran Program yang telah dibuat ini merupakan program sangat sederhana dan masih dapat dikembangkan lebih lanjut supaya sistem informasi ini dapat menjadi lebih baik lagi.
101
