RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN KOPERASI MAHASISWA (STUDI KASUS KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA)
Irfandi Agung Perdana 1) 1)
S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email:
[email protected]
Abstract: Cooperative State University student Surabaya is the type of business cooperatives engaged in the campus environment. Key business processes in the cooperative is selling and buying. Cooperative Surabaya State University students are constrained in clarifying the sales in detail, specifying the items expired, calculates sales records to determine the contribution of each member to member, to calculate changes in the cost of goods in the event of price changes at the time of the purchase process, and knowing the flow of goods in and out of card stock . Based on the description above, we need a system of buying and selling information on student cooperative. The system was built consisting of cash sales, print receipts cash sales, cash purchases, consignment purchases, purchases payable, consignment payment, accounts payable payments, print receipt consignment, master recap reporting, reporting cash sales, reporting a cash purchase, reporting, accounts payable, consignment reporting, card inventory, daily information, the information per member, and infomrasi per item. From the results of testing the sale and purchase of information systems in cooperative Surabaya State University students concluded that the system can run the business of selling and buying process, issuing reports and information required by the cooperative management students of the State University of Surabaya. Keywords: Cooperative Information Systems, Technology, Sales, Purchases. Penyelesaian transaksi pembelian
jenis serba usaha yang bergerak dalam
dan penjualan yang baik, sangat dibutuhkan
bidang penjualan dan pembelian.
bagi setiap koperasi. Tanpa adanya sistem yang baik, suatu koperasi sulit
Kopma
untuk
beberapa
masalah
UNESA yaitu
mempunyai tidak
adanya
mendapatkan informasi yang valid dari setiap
pencatatan stok persediaan barang atau kartu
transaksi yang terjadi. Hal ini juga terjadi
stok, akibatnya pengurus tidak mengetahui
pada Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri
arus keluar masuk tiap barang. Kopma
Surabaya (Kopma UNESA) sebagai koperasi
UNESA 1
juga
terkendala
dalam
mengklarifikasikan penjualan secara detil
digunakan untuk menentukan harga pokok
sehingga sangat sulit untuk mementukan
persediaan adalah dengan menggunakan
prioritas pangsa pasar maupun prioritas
metode average (rata-rata).
barang yang akan di beli ulang, menentukan
Dari
barang yang kadaluarsa, menghitung record
penjualan dan pembelian pada Kopma
penjualan kepada setiap anggota untuk
UNESA diperoleh kesimpulan bahwa sistem
menentukan kontribusi anggota, menghitung
dapat menjalankan proses bisnis penjualan
perubahan
terjadi
dan pembelian, mengeluarkan laporan dan
perubahan harga pada saat proses pembelian.
informasi yang dibutuhkan oleh pengurus
harga
pokok
Berdasarkan
jika
uraian
hasil
pengujian
sistem
informasi
diatas,
Kopma UNESA. Penentuan harga pokok
diperlukan suatu sistem informasi penjualan
persediaan dengan menggunakan metode
dan pembelian pada koperasi mahasiswa
average (rata-rata) dinilai oleh pengurus
tersebut. Sistem yang dibangun terdiri dari
Kopma UNESA adalah metode yang cocok
penjualan tunai, cetak struk penjualan tunai,
diterapkan di Kopma UNESA.
pembelian
tunai,
pembelian
konsinyasi,
pembelian
hutang
dagang,
pembayaran
konsinyasi,
pembayaran
1. Teori Koperasi
dagang,
Menurut Undang-Undang Republik
cetak struk konsinyasi, pelaporan rekap
Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 Tentang
master, pelaporan penjualan tunai, pelaporan
Perkoperasian Pasal 1 Ayat 1, koperasi
pembelian tunai, pelaporan hutang dagang,
adalah badan usaha yang beranggotakan
pelaporan konsinyasi, kartu stok barang,
orang-seorang atau badan hukum koperasi
informasi harian, informasi per anggota, dan
dengan
infomrasi
berdasarkan prinsip koperasi sekaligus
per
barang.
hutang
LANDASAN TEORI
Metode
yang
2
melandaskan
kegiatannya
sebagai gerakan ekonomi rakyat yang
masalah strategis dengan promosi produksi
berdasar atas asas kekeluargaan.
iklan dan riset pasar. Sedangkan, sistem
Menurut
Anorga
(1995),
penjualan tunai menurut Mulyadi (2001)
keanggotaan koperasi Indonesia bersifat
yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara
sukarela dan didasarkan atas kepentingan
konsumen melakukan pembayaran harga
bersama
barang terlebih dahulu sebelum barang
sebagai
perilaku
ekonomi.
Melalui koperasi, para anggota ikut,
diserahkan
secara aktif, memperbaiki kehidupannya
konsumen.
dan kehidupan masyarakat melalui karya
perusahaan, barang kemudian diserahkan
dan jasa yang disumbangkan. Dalam
kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai
usahanya,
kemudian dicatat oleh perusahaan.
koperasi
akan
lebih
menekankan pada pelayanan terhadap kepentingan
anggota,
baik
sebuah meliputi
perusahaan pembelian
dagang
pembelian
aktiva
produktif,
barang dan jasa lain dalam rangka kegiatan
pihak luar. Oleh karena itu, anggota dalam
usaha. Pembelian dapat dilakukan secara
pemilik
kredit maupun tunai dan pada umumnya
sekaligus pelanggan. Keaggotaan pada
dilakukan
koperasi tidak dapat dipindahtangankan
kepada
beberapa
supplier.
Pembelian secara kredit akan menimbulkan
dengan alasan apapun.
hutang yang biasanya dicatat dalam akun
2. Teori Penjualan
Menurut
Setelah uang diterima oleh
pembelian barang dagangan serta pembelian
kepada anggota dibandingkan dengan
sebagai
kepada
Menurut Soemarso (2004), dalam
sebagai
koperasi akan lebih banyak dilakukan
bertindak
perusahaan
3. Teori Pembelian
produsen maupun konsumen. Kegiatan
koperasi
oleh
Auwarsa
(2004:11),
hutang dagang.
penjualan yaitu berkaitan dengan masalah– 3
Menurut Soemarso (2004), pembelian
jenis
persediaan.
Setiap
transaksi
akan diikuti pembayaran. Suatu pembelian
pembelian barang dagang harus dicatat,
hatus dibayar tergantung pada syarat jual
dalam kartu stok maupun akun persediaan
beli
di buku besar. Apabila digunakan buku
yang
ditetapkan.
Di
samping
pembelian barang dan jasa, pembayaran
pembelian,
dapat dilakukan untuk keperluan lain,
pembelian barang di catat di kartu stok,
misalnya mengembalikan pinjaman atau
sedangkan total kolom yang disediakan
membagikan laba kepada pemilik.
untuk pembelian barang dagang, dicatat di
Dalam sistem saldo permanen setiap barang
setiap
transaksi
akun persediaan barang dagang di buku
4. Kartu Stok Barang
jenis
maka
dibuatkan
satu
besar.
catatan
Demikian
pengurangan,
tersendiri yang disebut kartu stok atau
juga
yang
jika
sebagian
terjadi besar
disebabkan oleh penjualan.
kartu persediaan (stock card). Kumpulan
5. Penetapan
Harga
Pokok
Persediaan
dari kartu stok, untuk semua jenis barang
Menggunakan Metode Average (Rata-rata)
yang ada, disebut buku stok atau buku
Menurut Soemarso (2004), penetapan
persediaan (inventory subsidiary ledger).
harga
Buku stok, seperti halnya buku piutang
metode, salah satu metode penetapan
atau buku
buku
harga pokok persediaan adalah metode
tambahan, yang dalam hal ini untuk akun
rata-rata. Metode rata-rata inilah yang
persediaan barang dagang. Seperti halnya
akan digunakan untuk membangun sistem
buku tambahan lain, kartu stok digunakan
informasi
untuk
penambahan,
koperasi mahasiswa. Menurut Soemarso
pengurangan, dan saldo akhir dari setiap
(2004), rumus penetapan harga pokok
hutang,
mencatat
merupakan
4
pokok
persediaan
penjualan
dan
memliki
3
pembelian
persediaan menggunakan metode rata-rata yaitu:
Gambar 1. Rumus HPP Metode Average
PERANCANGAN SISTEM
Pada Gambar 2 menunjukan sistem flow penjualan tunai. Gambar 3. Sistem Flow Pembelian Tunai
Pada Gambar 4 menunjukan sistem flow pembelian dan pembayaran hutang dagang.
Gambar 2. Sistem Flow Penjualan Tunai
Pada Gambar 3 menunjukan sistem flow pembelian tunai.
Gambar 4.
5
Sistem Flow Pembelian Dan Pembayaran Hutang Dagang
Data Identitas Ketua Umum
Pada Gambar 5 menunjukan sistem
Laporan Informasi Stok Barang Ketua Umum KOPMA
Data Identitas Karyaw anLaporan Gudang Rekap Omset Periodik Data History Hutang Dagang Data History Konsinyasi
Karyaw an Bagian Gudang
flow pembelian dan pembayaran konsinyasi. 0 Karyaw an Bagian Kasir
Laporan Penjualan Berdasar Karakteristik Pasar
Data Identitas Karyaw an Kasir Laporan Penjualan Berdasar Karakteristik Barang Data Transaksi Penjualan
Laporan rekap poin anggota
Data Transaksi Pembelian
Laporan Perilaku Pembelian Anggota Mengenai Barang yang dibutuhkan Laporan Perilaku Pembelian Anggota Mengenai Kemampuan Harga Beli Anggota
Anggota
Data Identitas Anggota
Supplier
Data Identitas Supplier
Laporan Rekap Pembelian
Nota Penjualan
Rekap Pembelian periodik Data Merek Barang
Rekap History Konsinyasi Rekap History Hutang Dagang
Nota Pembelian
Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Koperasi Mahasisw a
Pengurus Bagian Keuangan
Data Identitas Pengurus Keuangan Nota Pembelian Hutang Dagang Nota Pembelian Konsinyasi
Informasi Penjualan Berdasarkan Karakteristik Barang Informasi Penjualan Berdasarkan Karakteristik Pasar
Informasi Perilaku Anggota Mengenai Kemampuan Harga Beli Anggota
Rekap Omset Periodik
Informasi Perilaku Pembelian Anggota Mengenai Barang yang dibutuhkan Rekap Poin Anggota
Informasi Penambahan Stok Barang
Data Identitas Pengurus Administrasi Data Jabatan Karyaw an
Informasi Pengurangan Stok Barang
+
Data Jabatan Pengurus
Data Identitas Pengurus Usaha Data Unit Usaha
Pengurus Bagian Administrasi
Data Warna Pengurus Bagian Usaha
Data Satuan Netto Data Kemasan Data Jenis Barang Data Kategori Barang Data Program Studi Data Fakultas Data Aturan Konsinyasi
Gambar 6. Context Diagram HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambar 5. Sistem Flow Pembelian Dan Pembayaran Konsinyasi
Dari
rancangan
di
atas,
maka
akan
diimlementasikan ke dalam beberapa menu CONTEXT DIAGRAM
Context
diagram
form sebagai berikut:
merupakan
1. Proses Transaksi Penjualan
gambaran dari entitas-entitas yang ada hubungannya dengan sistem. Adapun gambar context diagram Rancang Bangung Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Kopma UNESA. Context Diagram ditunjukkan pada Gambar 6 Gambar 7 Form Transaksi penjualan Form transaksi penjualan ini digunakan untuk melakukan proses transaksi penjualan kepada pelanggan. Transaksi penjualan ini
6
telah dilengkapi dengan nota penjualan,
Form
fasilitas print atau fasilitas kirim email.
proses
perhitungan
HPP
ini
digunakan untuk mengubah harga beli, harga pokok persediaan (produk), dan harga jual. Form ini dibutuhkan jika terjadi perubahan
2. Proses Transaksi Pembelian
harga beli dari supplier.
4. Laporan Penjualan Program Studi
Berdasarkan
Gambar 8 Form Transaksi Pembelian Form transaksi pembelian ini digunakan untuk melakukan proses pembelian kepada supplier. Pada proses ini, pembayaran dapat
Gambar 9 Laporan Penjualan
dilakukan dengan cara tunai, hutang dagang,
Form laporan penjualan ini digunakan
atau konsinyasi. Cara pembayaran tergantung
untuk mengetahui penjualan koperasi kepada
dari jenis supplier.
anggota
yang
diklarifikasikan
berdasarkan
program studi yang ditempuh anggota. Laporan
3. Proses Perhitungan HPP
ini berguna untuk mengklarifikasikan pangsa pasar koperasi.
Gambar 9 Form Proses Perhitungan HPP
7
5. Laporan Pembelian
7. Laporan Kontribusi Anggota
Gambar 12 Laporan Kontribusi Anggota
Gambar 10 Form Laporan Pembelian Laporan
pembelian
digunakan
mengetahui
pembelian
barang
Laporan
untuk
kontribusi
anggota
ini,
menghasilkan informasi kontribusi anggota dan dagangan jumlah poin anggota. Laporan ini diurutkan
berdasarkan jenis barang.
berdasarkan urutan anggota yang memiliki 6. Kartu Stok Barang kontribusi paling besar hingga paling kecil.
8. Laporan Per Anggota
Gambar 11 Form Kartu Stok Form kartu stok ini digunakan untuk mengetahui arus perputaran barang tertentu. Gambar 13 Laporan Per Anggota Kartu stok barang ini, di berikan fasilias filter Laporan per anggota ini menghasilkan tanggal
untuk
membatasi
laporan
yang informasi jumlah transaksi, jumlah kontribusi,
ditampilkan sesuai kebutuhan pengurus koperasi. dan barang yang sering dibeli oleh anggota tertentu.
8
KESIMPULAN
yang dihasilkan antara lain kartu stok
Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi
barang. Informasi penjualan berdasarkan
terhadap sistem informasi penjualan dan
bulan tahun, nama barang, jenis barang,
pembelian di koperasi mahasiswa Universitas
kategori barang, nama anggota, nama
Negeri
fakultas, nama program studi. Informasi
Surabaya,
maka
dapat
diambil
kesimpulan sebagai berikut:
pembelian
1. Sistem ini dapat menghasilkan sistem
nama barang, nama perusahaan, jenis
informasi penjualan dan pembelian pada
barang, kategori barang, jenis supplier.
Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri
Informasi grafik penjualan nama merek
Surabaya. Sistem dapat menjalankan
barang
proses transaksi penjualan tunai, proses
Informasi pembelian hutang dagang dan
transaksi
berdasarkan
bulan
jenis
tahun,
barang.
tunai,
proses
konsinyasi. Informasi kontribusi anggota
hutang
dagang,
berdasarkan jumlah transaksi dan jumlah
proses transaksi pembelian konsinyasi.
pembelian. Laporan rekap anggota, rekap
Sistem juga dapat menjalankan input data
barang, rekap karyawan, rekap supplier,
master utama, misalnya : master anggota,
rekap
master pengurus, master supplier, master
password. Informasi record dan history
barang,
per anggota. Infomrasi record dan history
transaksi
pembelian
berdasarkan
pembelian
master
user,
dan
master
pendukung master utama.
pengurus,
rekap
username
per barang. Informasi harian yang berisi
2. Sistem ini dapat menghasilkan informasi
infomrasi hutang dagang, konsinyasi dan
penjualan dan pembelian sesuai dengan
barang kadaluarsa, sehingga pengurus
kebutuhan pengurus Koperasi Mahasiswa
dapat mempersiapkan uang harian untuk
Universitas Negeri Surabaya. Informasi
9
pembayaran
hutang
dagang
dan Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi. UPP STIM YKPN, Yogyakarta.
konsinyasi.
DAFTAR PUSTAKA
Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar). Gava Media, Yogyakarta.
Anorga. 1995. Kamus Istilah Ekonomi. Yayasan Obor Indonesia, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta.
Auwarsa. 2004. Konsep Dasar Penjualan dan Pembelian. Salemba Empat, Jakarta.
Soemarso, S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Salemba Empat, Jakarta.
Fay, Dr. C.R. 2007. The World Co-Operative Movement. Maclachan Bell Press, Jakarta
Swasono, Sri Edi. 2011. Menjadikan Koperasi Sebagai Solusi. Makalah. Disampaikan pada acara Deklarasi/Penandatanganan Komitmen Bersama Tentang Pengembangan Kewirausahaan Berbasis Koperasi di kalangan Perguruan Tinggi se-Jawa Timur, Hotel INNA Simpang Surabaya pada tanggal 7 Juli 2011, Surabaya. Tambunan, Tulus Tahi Hamonangan. 2009. Prospek dan Tantangan Koperasi. Senimar Nasional Perkembangan Koperasi di Indonesia pada tanggal 15 Agustus 2009, Jakarta.
George.H.Bodnar dan William S.Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta. Hasan, Sjarifuddin. 2010. ANTARA. Surat Kabar, Surabaya. Hatta, Dr. Mohammad. 1957. The cooperative movement in Indonesia. Cornell University Press, Universitas Michigan
Trisnawani, Tuti. 2009. Akuntansi Untuk Koperasi dan UKM. Salemba Empat, Jakarta. Undang-Undang Republik Indonesia, Nomor 25 1992. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 Tentang Perkoperasian, www.deptan.go.id/bdd/admin/uu/UU25-92.pdf diakses tanggal 19 September 2012
Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta. Indra, Dolly. 1993. Tempo. Badan Usaha Jaya Press Jajasan Jaya Raya. Jakarta. Jogiyanto, H.M. 1998. Analisis Desain dan Desain Sistem Informasi. Elex Media Komputerindo. Jakarta.
Yuswanto. 2008. Pemrograman Dasar Visual Basic .NET. Cerdas Pustaka, Jakarta.
Jusup, Al Haryono. 2005. Dasar-dasar Akuntansi. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta. 10
