RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KOPERASI KARYAWAN DCC BANDAR LAMPUNG

Jurnal Cendikia Vol 10 No. 2 Cendikia 2014 Bandar Lampung, Oktober 2014

ISSN: 0216-9436

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KOPERASI KARYAWAN DCC BANDAR LAMPUNG Euis Mustika

Program Studi Manajemen Informatika, AMIK Dian Cipta Cendikia Bandar Lampung Jl. Cut Nyak Dien No. 65 Durian Payung (Palapa) Bandar Lampung E-mail: [email protected]

ABSTRAK Koperasi karyawan DCC Bandar Lampung merupakan salah satu koperasi yang dalam pelaksanaan usahanya yaitu simpan pinjam. Sejak pertama kali didirikan koperasi ini memfokuskan pada anggotanya terutama karyawan dan dosen darmajaya, dimana hasil dari simpanan para anggota koperasi dipinjamkan kembali kepada anggotanya. Untuk meningkatkan pelayan dan mengoptimalkan dalam pencarian informasi tentang data koperasi, maka perlu sebuah aplikasi yang dapat membantu adminitrasi dalam pelayanannya. Dalam pembuatan rancangan system informasi koperasi karyawan, metodologi yang digunakan waterfall, dengan alat pengembangan sistemnya berupa mappingchart, dfd, perancangan database menggunakan normalisasi dan penjelasan alur programnya menggunakan flowchart. Diharapkan aplikasi yang dibuat ini dapat diterapkan pada koperasi karyawan DCC, sehingga bagian administrasi koperasi dapat memanfaatkanya untuk meningkatkan pelayannya agar lebih efektif dan efisien. Kata kunci : Waterfall, Mappingchart, DFD dan Normalisasi.

AMIK DCC Bandar Lampung

45


1.

PENDAHULUAN

ISSN: 0216-9436

transaksi bisnis di dalammnya bisa berjalan secara efektif dan efisien.

1.1. Latar Belakang Untuk meningkatkan pelayanan masyarakat di bidang keuangan maka, perlu peningkatan pelayanan yang memadai. Salah satu contoh fasilitas pelayanan masyarakat yang diperlukan baik masyarakat perkotaan maupun pedesaan adalah sistem pelayanan keuangan. Sistem pelayanan keuangan yang ada pada pelayanan koperasi banyak dijumpai permasalahan. Permasalahan yang harus dicari jalan keluar untuk memperoleh kemudahan-kemudahan dalam memberikan pelayanan keuangan pada masyarakat. Fasilitas pelayanan yang ada, merupakan salah satu hal yang penting dalam memenuhi permintaan pelayanan bagi keuangan masyarakat, yang memerlukan pelayanan keuangan dari lapisan mana saja, dengan mutu pelayanan yang baik. Salah satu tujuan koperasi adalah memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat umumnya, serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berdasarkan pancasila dan UUD 1945. Dengan ditingkatkannya pelayanan terhadap anggota, maka diharapkan meningkatkan profesionalitas independensi sebagai pelayanan masyarakat dalam bidang keuangan. Dengan struktur pemodalan yang lebih kokoh, Penerangan prudential dan pengendalian resiko yang lebih baik serta dukungan dari semua pihak. Keberhasilankeberhasilan itu tentunya tidak terlepas dari sistem informasi yang bersifat relevan, akurat, lengkap dan tepat waktu. Selain itu semua teknologi yang diterapkan juga mempengaruhi akan informasi tersebut. Semua itu menjadi faktor pendukung untuk mencapai laba, karena tujuan koperasi umumnya adalah mencari laba yang maksimal, mempertahankan kelangsungan hidup dan mengejar pertumbuhan dalam usahanya. Saat ini, banyak koperasi yang menggunakan sistem manual dalam mengelola administrasi, yakni mencatat di buku atau lembar dokumen koperasi. Misalnya data anggota, besar pinjaman, angsuran yang dibayar, dan sebagainya. Dengan adanya berbagai masalah tersebut, perlu adanya penerapan teknologi agar proses


Koperasi karyawan DCC Bandar Lampung merupakan salah satu koperasi yang mempunyai usaha simpan pinjam. Sejak pertama kali didirikan koperasi ini telah memfokuskan dalam bidang usaha simpan pinjam, dimana hasil dari simpanan para anggota koperasi dipinjamkan kembali kepada anggotanya. Pelayanan yang sekarang berjalan masih dilakukan dengan cara manual, hal tersebut dapat dilihat dari proses transaksi simpan, pinjam, pembayaran angsuran, dan pengolahan anggota. Masing-masing anggota dapat meminjam uang di koperasi dengan batasan yang telah ditetapkan koperasi. Peminjaman dan pengembaliannya sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati antara pemohon pinjaman, bendahara koperasi sebagai pengurus. Dimana dengan proses yang manual sering terjadi kesalahan pencatatan, arsip yang sulit dicari, dan lain sebagainya. Untuk meningkatkan pelayanan anggota, koperasi berusaha memudahkan dengan cara mempersiapkan teknologi informasi khususnya sistem informasi akuntansi. Sistem ini bertujuan untuk memudahkan koperasi dalam mengolah data keuangan. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka peneliti merumusan masalahnya yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi Koperasi pada Koperasi Buana Mandiri Sejahtera DCC Bandar Lampung. 1.3. Tinjauan Pustaka 1.3.1.

Koperasi

Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang atau badan hukum koperasi dengan berlandaskan kegiatannya sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan. Pengertian tersebut tertuang dalam UU Koperasi No. 25 thun 1992 Bab I. Selain itu, tujuan utama dibentuk koperasi juga telah dijelaskan dalam Undang-Undang Koperasi No. 25 Tahun 1992 Bab II pasal 3, bahwa tujuan utama koperasi adalah memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut

46


membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila dan UUD 1945. Menurut UndangUndang Koperasi No. 25 Tahun 1992 Bab II pasal 4, Fungsi dan peran koperasi sebagai berikut: a. Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosial mereka, b. Berperan serta secara aktif dalam mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat, c. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai soko gurunya, berusaha mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional yang merupakan usaha bersama berdasarkan atas asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi.” 1.3.2.

Laporan Keuangan

Dengan melihat laporan keuangan di suatu perusahaan dapat diketahui bagaimana kondisi keuangan perusahaan pada periode tersebut. Laporan keuangan terdiri laporan laba/rugi, neraca, cash flow, dll. Dengan analisa terhadap neraca akan diketahui gambaran tentang posisi keuangan, sedangkan analisa terhadap laporan laba/rugi memberikan gambaran tentang hasil atau perkembangan usaha perusahaan yang bersangkutan. Laporan keuangan adalah dua daftar yang disusun oleh akuntan pada akhir periode untuk suatu perusahaan. Bentuk dari laporan keuangan dalam koperasi biasanya berupa, laporan simpanan seluruh anggota, Laporan data pinjaman anggota, laporan data angsuran anggota dan lainnya, yang mana laporan tersebut dibuat untuk memenuhi kebutuhan informasi anggota koperasi dan pimpinan koperasi. 1.3.3.

Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.( Jogiyanto H.M ;2005; 8) Informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.( McFadden, dkk :1999)


ISSN: 0216-9436

Informasi adalah data yang telah diolah , menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu : 1. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness) Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan. 3. Relevan (relevance) Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Di samping karakteristik, nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. 1.3.4. Alat Pengembangan Sistem Pengembangan sistem adalah menyusun suatu yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada. 1. Diagram Alir Dokumen (MappingChar ) Diagram alir dokumen ( mapping chart ) merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan formilir termasuk tembusan-tembusanya. 2. Diagram Alir Data Diagram alir data merupakan diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan arus dari sistem sekarang. Diagram alir data digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

47


3. Perancangan Basis Data Basis data merupakan kelompok data atau arsip yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar lebih dapat dimanfaatkan kembali dengan cepar dan mudah atau dapat diartikan sebagai kumpulan file atau tabel atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. 4. Struktur Basis Data Basis Data menurut Marlinda(2004:1) adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasiatau perusahaan yang di organisir atau di kelola dan simpan secara terintegrasi dangan meggunakan metode tertentu menggunkan computer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperluka pemakainya. 2.

ISSN: 0216-9436

diuraikan analisis dan desain sistem lebih lanjut pada setiap proses transaksi yang ada. 1.

Sistem Pengelolaan Simpanan Sistem Pengelolaan Simpanan yang ada di dalam Sistem informasi akuntansi pada Koperasi digunakan untuk: a.

Membantu simpan.

dalam

proses

transaksi

b.

Mengolah data-data yang ada dalam proses transaksi simpan dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk laporan keuangan

2.

Sistem Pengelolaan Pinjaman Sistem Pengelolaan Pinjaman yang ada di dalam Sistem informasi akuntansi pada Koperasi digunakan untuk:

METODE PENELITIAN

Metodologi adalah kesatuan metodemetode, prosedur prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan. Sedangkan metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Penelitian ini dilakukan untuk mengembangan kan sebuah sistem baru yang dapat membantu dalam proses administrasi koperasi, maka akan diperlukan data-data yang mendukung. Adapun metodologi yang digunakan adalah Metodologi Waterfall. Tahap-tahap yang dilakukan untuk penelitian guna perancangan (pendesainan sistem) tersebut secara terstruktur adalah: 1. Observasi, Melakukan pengamatan terhadap data yang diteliti, melakukan interview dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan pembuatan program. 2. Analisa terstruktur, Membuat analisa terhadap data yang sudah diperoleh dari hasil observasi yaitu menggabungkan dengan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan pemodelan. 3.

PEMBAHASAN

3.1. Desain Sistem Berdasarkan survey yang telah dilakukan, maka sistem yang ada saat ini bisa dijadikan sebagai dasar untuk membuat analisis dan desain sistem yang baru. Di bawah ini


48


a.

Membantu dalam proses transaksi pinjam b. Mengolah data untuk proses transaksi pinjaman dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk laporan keuangan. 3. Sistem Pengelolaan Angsuran Sistem Pengelolaan Angsuran yang ada di dalam Sistem informasi akuntansi pada Koperasi digunakan untuk: a. Membantu dalam proses transaksi angsuran b. Mengolah data proses transaksi angsuran dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk laporan keuangan.

ISSN: 0216-9436

b.

Mulai

Uang

Menyiapkan sejumlah uang

Nota

Nota

Selesai

Gambar 2. Alur Simpanan Wajib da Sukarela

Sistem flowchart pendaftaran anggota Calon Anggota

Administrasi

Membuatka n nota pembayaran

Uang

4. Perancangan terstruktur Memahami rancangan sistem informasi sesuai data yang ada dan mengimplementasikan model yang diinginkan oleh pemakai.. Adapun sistem flow yang digunakan sebagai acuan dalam pembuatan program terdiri dari: a.

Sistem flowchat Simpanan Wajib dan sukarela Calon Administrasi Anggota

c.

Sistem flowchat Pinjaman Calon Anggota

Administrasi

Ketua

Mulai Mulai Syarat Mengajukan pinjaman + syarat

Mengajukan pinjaman + syarat

Syarat

Mulai Buat

Periksa syarat

Kartu Anggot a

Kartu

Periksa syarat

T

TLengkap

Y Kartu

Mengajukan pinjaman + syarat

disetuj ui

T

Y

Y Mengajukan pinjaman + syarat lengkap

Y Syarat Lengkap Telah disetujui

Selesai

Gambar 1. Alur Pendaftaran Menjadi Anggota Perpustakaan

Syarat Lengkap Telah disetujui

Menyiapkan uang + nota

X


49

T


Calon Anggota

Administrasi

ISSN: 0216-9436

Ketua

X

Nota Peminjama n

Y Selesai

Gambar 3. Alur Pinjaman

Sistem flowchat angsuran Anggota

Pembuatan program Membuat program dan merepresentasikan hasil desain ke dalam pemrograman berdasarkan sistem yang sudah dirancang.

5. Evaluasi program, Menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur dan sistem secara keseluruhan. Pada tahap ini, dilakukan uji coba sistem yang telah selesai disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem yang telah dibuat sudah benar, sesuai dengan karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan-kesalahan yang terkandung di dalamnya.

Nota Peminjama n

d.

5.

Administrasi

Mulai

3.1. Desain Program 3.1.1 Form Utama Form utama adalah tampilan awal program dimana pada form utama ini merupakan salam pembuka dari isi program. Adapun tampilan form utama dari program ini adalah :

Menyiapkan Sejumlah Uang

Membuatkan Nota Pembayaran

Nota

Nota

Selesai

Gambar 6. Menu Utama Gambar 4. Alur Angsuran

e.

3.1.2 Form Data Anggota

Sistem Flowchat Laporan Keuangan Anggota

Administrasi

Mulai

Membuat Lap. Keu Bln & Thnan

Lap. Keu`Blnan & Thnan

Lap. Keu`Blnan & Thnan

Selesai

Gambar 5. Alur Laporan Keuangan


Gambar 6. Form Data Anggota

50


ISSN: 0216-9436

3.1.3 Form Simpanan Pokok

3.1.7 Form Transaksi Angsuran

Gambar 7. Form Simpanan Pokok

Gambar 10. Form Transaksi Angsuran

3.1.4 Form Pokok Pinjaman

3.1.8 Cetak Kartu Anggota

Gambar 8. Form Pokok Pinjaman

3.1.5 Form Transaksi Pinjaman

4.

SIMPULAN

Kesimpulan yang didapat pada penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Pembangunan Sistem Informasi Karyawan DCC Banda Lampung dinilai penting dikarenakan dengan adanya sistem ini akan menanggulangi permasalahanpermasalahan yang terjadi terkait data simpan pinjam pada DCC Bandar Lampung. b. Aplikasi ini diharapkan dapat menggantikan aplikasi sebelumnya yang masih menggunakan metode pengolahan data nilai sebelumnya (berbasis excell). Gambar 9. Form Transaksi Pinjaman


51


ISSN: 0216-9436

PUSTAKA

Nugroho, Andi. 2005. Rational Rose Untuk Pemodelan Berorientasi Objek. Informatika: Bandung. Sholiq. 2006. Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek dengan UML. Graha Ilmu: Yogyakarta. Jogianto, HM. 1991. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Andi Publicher: Yogyakarta. Sudjoko. 2002. Komputer Koperasi Primer. Gunung Roay: Tasikmalaya. Hendrojogi. 2000. Koperasi Azaz-Azaz, Teori dan Praktek. Raja Grafindo Persada: Jakarta.


52



ISSN: 0216-9436

53

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KOPERASI KARYAWAN DCC BANDAR LAMPUNG

Recommend Documents