RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM BERBASIS WEB (STUDI KASUS : KOPERASI KARYAWAN “KITA” DI PT. UBS) Sumantri1, Rangsang Purnama2 1,2
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama 1
[email protected], 2
[email protected]
Abstrak Koperasi “KITA” adalah salah satu badan usaha yang bergerak di bidang simpan pinjam, yang melayani anggota khususnya dalam bidang pelayanan simpan pinjam. Pengelolahan data pada Koperasi “KITA” masih menggunakan cara manual. Hal ini mengakibatkan laporan yang dihasilkan kurang akurat. Selain itu anggota yang akan melakukan simpanan atau pinjaman membutuhkan waktu yang cukup lama. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi koperasi simpan pinjam berbasis web. Metode yang dipergunakan adalah metode waterfall menggunakan document flowchart, system flowchart, diagram konteks (contex diagram), DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physcal Data Model). Hasil penelitian ini adalah desain sistem, desain user interface dan desain database yang sesuai kebutuhan koperasi “KITA”. Desain sistem ini dapat diimplementasikan menjadi sistem informasi koperasi simpan pinjam berbasis web. Kata kunci : sistem informasi, koperasi simpan pinjam, waterfall, DFD, CDM, PDM
1. Pendahuluan Koperasi “KITA” merupakan koperasi simpan pinjam yang dibangun oleh beberapa karyawan PT. Untung Bersama Sejahtera, dengan tujuan membantu karyawan untuk mendapatkan dana dalam upaya memperbaiki taraf kehidupan, pemenuhan kebutuhan sehari–hari maupun dalam pengembangan usaha. Selain itu koperasi simpan pinjam juga bisa dijadikan sebagai salah satu pilihan untuk menginvestasikan dana karena pendapatan yang didapat dari sisa hasil usaha (SHU) dan bunga setiap tahunnya. Koperasi simpan pinjam saat ini dikelola oleh karyawan PT. Untung Bersama Sejahtera yang anggota dan pengurusnya terdiri dari berbagai macam level jabatan, setiap anggota maupun pengurusnya berada pada divisi yang berbeda–beda. Pelaksanaan yang berjalan dalam Koperasi “KITA” saat ini masih menggunakan cara yang manual dan semua pencatatan serta penyimpanan datanya dilakukan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Pengelolahan data yang masih manual menjadikan koperasi simpan pinjam “KITA” mengalami beberapa kendala dalam proses bisnisnya seperti pengurus yang tidak selalu berada ditempat, laporan yang disajikan membutuhkan waktu yang lama dan kurang akurat, dan anggota yang kesulitan untuk mendapatkan informasi mengenai transaksi baik simpanan, pinjaman ataupun angsuran. Pada penelitian terdahulu yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Koperasi Simpan
Pinjam Pada Koperasi Sarwo Gampang menggunakan analisa PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efisiensi, Service) meneliti tentang sistem sebelumnya masih dilakukan manual yaitu pencatatan pada buku, sulitnya melakukan pencarian data dan pembuatan laporan. (Singgih Wicaksana Wijaya, 2012). Keluaran penelitian tersebut berupa aplikasi program yang mampu mengurangi pekerjaan yang selama ini dilakukan secara manual menjadi komputerisasi. Pada penelitian ini, dilakukan rancang bangun sistem informasi koperasi simpan pinjam menggunakan tools Microsoft Visio, Power Designer 6, Power Designer 6, XAMPP, Dreamweaver. Tahapan selanjutnya dapat digunakan untuk pengembangan perangkat lunak sesuai kebutuhan perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi koperasi simpan pinjam yang dapat membantu pihak terkait dalam proses pengelolaan koperasi “KITA” yang ada di PT. UBS agar menjadi lebih baik. 2. Metode Model perancangan penelitian ini mengadopsi pendekatan sistematis dari metode waterfall yang dipopulerkan oleh sommerville (2011). Pada perancangan sistem informasi manajemen pemeliharaan ini hanya dilakukan 5 (lima) tahapan, yaitu: Requirement Analysis and Definition, System and Software Design, Implementation and Unit Testing, Operation and
Maintenance. Untuk selanjutnya, bagan alir penelitian pada Gambar 1.
digambarkan
Gambar 1. Bagan Alir Penelitian Requirement Analysis and Definition Merupakan tahap awal dalam penelitian, dimulai dari berkomunikasi dengan pihak terkait untuk mengerti dan memahami maksud serta tujuan utama pembuatan perancangan sistem koperasi simpan pinjam. Selain itu, juga untuk pengumpulan informasi dan data-data yang diperlukan serta menyusun dan menganalisa kebutuhan pengguna (user requirement). Ada 3 (tiga) tahapan dalam teknik pengumpulan data, antara lain: a. Tahap Wawancara Wawancara dilakukan kepada wakil ketua koperasi dengan mengajukan pertanyaan langsung mengenai proses simpan pinjam pada Koperasi “KITA” untuk mengetahui kebutuhan
yang diperlukan dalam perancangan sistem informasi koperasi simpan pinjam. b. Tahap Pengamatan Teknik ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung terhadap proses atau kegiatan yang dilakukan oleh Koperasi Simpan Pinjam “KITA” yang berada di PT. Untung Bersama Sejahtera yang beralamat di Jl. Raya Kenjeran 395-399, Surabaya. Teknik pengamatan ini dilakukan khususnya dalam melakukan pendaftaran anggota baru, transaksi pinjaman, angsuran pinjaman, transaksi simpanan dan pembuatan laporan. c. Tahap Studi Literatur dan Dokumentasi Proses studi literatur melibatkan pencarian dasardasar teori dan penelitian pendamping yang telah dilakukan sebelumnya. Teori-teori terkait dengan permasalahan penelitian seperti prinsip-prinsip koperasi, macam-macam koperasi dan teori pendukung lain yang berusaha digali dengan menuliskan secara singkat dan telah disesuaikan dengan tingkat yang diperlukan. Studi literatur dilakukan dengan membaca langsung dari media buku, beberapa jurnal terdahulu dan internet, merangkumnya dan kemudian menulisnya kembali dengan metode yang telah ditentukan. Sedangkan dokumentasi pada penelitian ini dimaksudkan untuk pengumpulan data-data atau dokumen yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi koperasi simpan pinjam di koperasi “KITA”. System and Software Design Pembuatan model dilakukan untuk mempermudah dalam memahami masalah yang ada pada Koperasi “Kita” dan memahami kebutuhan perangkat lunak yang akan dibangun. Desain yang dibuat harus sesuai dengan kebutuhan user. Tahapan rancang bangun sistem yang akan dibuat dalam bentuk model meliputi : 1. Pembuatan alur dokumen (document flowchart). 2. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flowchart). 3. Diagram berjenjang. 4. Konteks Diagram. 5. DFD Level 0. 6. DFD Level 1. 7. CDM (Conceptual Data Model). 8. PDM (Physical Data Model). 9. Struktur tabel. Rancang bangun sistem pada Koperasi “Kita” menggunakan beberapa tools yaitu : 1. Microsoft Visio 2003, digunakan dalam pembuatan document flow dan system flow. 2. Power Designer 6 digunakan dalam pembuatan context diagram, DFD Level 0 dan DFD Level 1. 3. Power Designer 15 digunakan dalam pembuatan CDM dan PDM.
4.
5.
Dreamweaver CS5 digunakan untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. XAMPP digunakan untuk menyimpan data pada server web pada komputer. XAMPP juga dapat digunakan untuk melakukan preview sehingga dapat memodifikasi website tanpa harus online atau terakses dengan internet.
Implementation and Unit Testing Tahap Implementasi adalah tahap coding program dan proses upload file sql pada server localhost. Berikut penjelasan pada tahap implementasi sistem : 1. Pengkodingan Program. Dalam tahap ini, coding menggunakan bahasa pemrograman PHP yang dijalankan Browser. 2. Upload File .sql ke Server Localhost. Pada proses upload file ke server localhost, harus terlebih dahulu membuat konsep dari desain database yang akan dibuat. Mulai dari tahap pembuatan CDM, lalu digenerate ke PDM, kemudian dari PDM digenerate lagi ke Database. Lalu hasil yang dihasilkan adalah file database dengan ekstensi file .sql. Integration and System Testing Pada tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian untuk memastikan bahwa semua kebutuhan dan persoalan dapat diselesaikan dan benar. Proses pengujian fokus pada logika perangkat lunak, memastikan bahwa dari proses input, pemrosesan, hingga output benar dan sesuai dengan yang diinginkan. Pengujian dilakukan dengan proses black box testing. Output yang dihasilkan dari tahap ini berupa dokumentasi testing. Operation and Maintenance Pada tahap ini sistem yang sudah jadi dioperasikan di Koperasi “Kita” serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini dapat juga dilakukan evaluasi dan perubahan atau perbaikan bila diperlukan.
3. Hasil Dan Pembahasan Berdasarkan analisa yang dilakukan pada tahapan requirement, maka didapat hasil wawancara dengan pihak terkait yakni wakil ketua koperasi. Hasil wawancara diolah sedemikian rupa untuk mendapatkan alur proses bisnis perusahaan pada saat sistem yang lama masih berjalan. Peneliti dapat menganalisa lebih lanjut pada tahapan planning, dimulai dari analisa kebutuhan, asumsi-asumsi yang digunakan, dan analisa pengguna. Selanjutnya, peneliti menggambarkannya dalam document flowchart.
Document flowchart pendaftaran anggota diperlihatkan pada Gambar 3, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat pendaftaran anggota baru. Proses pendaftaran anggota di Koperasi “KITA” yaitu karyawan akan meminta form pendaftaran anggota pada wakil ketua koperasi dan mengisi form tersebut sesuai dengan data diri, form yang sudah diisi akan dikirimkan ke ketua koperasi untuk dilakukan persetujuan, apabila disetujui maka form tersebut akan diteruskan ke bendahara dan apabila ditolak maka karyawan bisa mengajukan menjadi anggota dilain waktu atau bisa dengan memeriksa ulang kelengkapan form apakah sudah benar atau belum. Bendahara yang sudah menerima form yang sudah disetujui akan membuatkan buku koperasi yang nantinya diberikan ke anggota koperasi. Buku tersebut berfungsi sebagai buku untuk pencatatan simpanan, pinjaman ataupun angsuran. Document flowchart pinjaman anggota diperlihatkan pada Gambar 4, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat pengajuan pinjaman. Anggota yang ingin melakukan pinjaman akan meminta form peminjaman yang sudah disediakan oleh wakil ketua koperasi, form yang sudah terisi akan diberikan kepada ketua koperasi untuk dilakukan persetujuan, ketua koperasi akan melihat histori anggota apakah masih terdapat pinjaman yang belum lunas dan apakah anggota selalu lancar dalam melakukan simpanan ataupun angsuran jika ada. Pengajuan yang sudah disetujui akan diteruskan ke administrasi untuk dibuatkan bukti pinjaman, bukti pinjaman rangkap 1 akan diberikan ke peminjam bersama dengan uangnya sedangkan rangkap 2 akan disimpan oleh bendahara berdasarkan tanggal pinjaman. Document flowchart simpanan anggota diperlihatkan pada Gambar 5, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat simpanan. Anggota yang melakukan simpanan harus mencatat pada buku koperasi yang selanjutnya akan diberikan kepada bendahara untuk diperiksa ulang apakah uang yang disimpan sama dengan buku koperasi, apabila tidak sama maka simpanan akan dikembalikan ke anggota untuk diperiksa ulang apabila sama maka bendahara akan melakukan validasi dengan memberikan tanda tangan pada buku koperasi. Bendahara juga akan memasukkan data simpanan pada aplikasi microsoft excel sebagai catatan untuk bendahara. Document flowchart angsuran anggota diperlihatkan pada Gambar 6, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat angsuran. Anggota yang melakukan angsuran akan mencatat pada buku koperasi dan disetorkan kepada bendahara, bendahara akan memeriksa ulang uang angsuran dengan buku koperasi yang sudah dicatat oleh anggota. Angsuran yang diberikan tergantung kepada kesanggupan anggota hanya saja pada saat tanggal terakhir jatuh tempo angsuran yang dibayar
harus sudah dilunasi. Apabila uang angsuran sama dengan catatan di buku koperasi maka bendahara akan memvalidasi buku koperasi dan diberikan ke anggota. Selanjutnya bendahara akan memasukkan data anguran pada aplikasi microsoft excel sebagai catatan bendahara. Apabila uang angsuran tidak sama dengan catatan yang ada dibuku koperasi maka akan dikembalikan ke anggota untuk diperiksa ulang. Tahapan selanjutnya adalah pembuatan context diagram penelitian ini yang dirancang dari document flowchart yang dijabarkan sebelumnya. Terdapat 3 (tiga) entitas yang berperan dalam sistem ini, yaitu ketua koperasi, bendahara, dan anggota. Seluruh kegiatan yang terjadi dalam sistem informasi manajemen pemeliharaan ini dapat dilihat pada diagram konteks (Gambar 7), selanjutnya dilakukan perancangan database (Gambar 8) dan tampilan user interface koperasi simpan pinjam yang sudah jadi (Gambar 9).
6.
Kesimpulan dan Saran Hasil penelitian diperoleh sebuah aplikasi sistem informasi koperasi simpan pinjam yang menjadi solusi yang dapat diimplementasikan oleh pihak terkait untuk mempermudah pengelolahan
koperasi yang salama ini masih dilakukan dengan cara manual. Setelah sistem informasi koperasi ini dianalisa ada beberapa saran dari penulis yang berhubungan dengan sistem informasi ini : 1. Sistem informasi ini dapat dikembangkan lagi dengan cara pemotongan angsuran melalui gaji yang diterima karyawan sehingga waktu dapat lebih efektif. 2. Pembayaran dapat dilakukan dengan cara transfer ke salah satu rekening sehingga anggota tidak perlu melakukan penyetoran ke bendahara.
Daftar Pustaka Sommerville, Ian, 2011, Software Engineering (9th Edition), Addison-Wesley, Boston. Wijaya, Singgih Wicaksana, 2012, Perancangan Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam Pada Koperasi Sarwo Gampang, Skripsi Jurusan Sistem Informatika, STIMIK Amikom Yogyakarta diperoleh dari http://repository.amikom.ac.id/files/publikasi _08.12.3462.pdf diakses tanggal 24 September 2014
Document Flow pendaftaran anggota Wakil Ketua
Karyawan
mulai
Ketua
Berdahara
A
Form pendaftaran sudah terisi dan disetujui
Form pendaftaran sudah terisi
Form pendaftaran
Buat buku koperasi ya
Form pendaftaran Cek
Mengisi form
Buku koperasi
ya tidak Setujui
B
Form pendaftaran sudah terisi
A
B
Buku koperasi
tidak
selesai
Gambar 2. DocumentFlowchat Pendaftaran anggota
Gambar 3. DocumentFlowchart Pinjaman anggota
Gambar 4. DocumentFlowchat simpanan anggota
Gambar 5. DocumentFlowchat angsuran anggota
anggota
user & password data pengajuan pinjaman data anggota baru
status pinjaman 0
data bagian
lap penarikan
data golongan
laporan simpanan
data jabatan user & password
laporan pinjaman
data divisi data user
Laporan angsuran k_user & password data anggota baru data pinjaman data simpanan data angsuran user & password data penarikan
Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam (Koperasi Kita) lap penarikan lap calon anggota blm validasi lap simpanan lap angsuran lap anggota keluar
+
ketua koperasi lap pinjaman blm validasi lap data anggota lap pinjaman blm validasi lap anggota
lap pinjaman k_user & password
lap simpanan bendahara
lap angsuran lap pinjaman k_user & password lap anggota keluar
Gambar 6. Digram konteks
master golongan pinjaman id_pinjaman
Characters (10) <M> tgl_pinjaman Date tgl_realisasi Date besar_pinjaman Integer lama_pinjaman Integer realisasi_pinjaman Integer angsuran_perbulan Integer total_pinjaman Integer status Variable characters (30) status_lunas Characters (1)
kode_golongan Variable characters (3) <M> nama_golongan Variable characters (20) min_pinjaman Integer max_pinjaman Integer Identifier_1 ...
master bagian kode_bagian Variable characters (3) <M> nama_bagian Variable characters (50)
mempunyai
memiliki
Identifier_1 ...
memiliki
Identifier_1 ...
master divisi kode_divisi Characters (2) <M> password Variable characters (40)
memiliki
mempunyai
angsuran
Identifier_1 ...
anggota
id_angsuran Characters (10) <M> tgl_angsuran Date besar_angsuran Integer denda Integer angsuran_ke Integer total_angsuran Integer
membayar
Identifier_1 ... mempunyai
id_anggota Characters (8) <M> id_karyawan Variable characters (8) nama_karyawan Variable characters (50) email Variable characters (50) no_rek Integer alamat Variable characters (255) no_telp Variable characters (20) status Variable characters (30) tgl_validasi Date foto Variable characters (255) tgl_msk_prshn Date
master jabatan memiliki
kode_jabatan Characters (3) <M> nama_jabatan Variable characters (40) Identifier_1 ...
Identifier_1 ... user
simpanan
mempunyai
user Characters (8) <M> password Variable characters (40) hak_akses Characters (1)
Relationship_11
id_simpanan Characters (10) <M> tgl_simpanan Date simpanan wajib Integer simpanan pokok Integer total_simpanan Integer Identifier_1 ...
Identifier_1 ... master_simpanan penarikan id_penarikan Characters (10) <M> tgl_penarikan Date besar_penarikan Integer Identifier_1 ...
kode_simpanan Characters (3) <M> min_simpanan Integer status_simpanan Characters (1) Identifier_1 ...
Gambar 7. CDM Sistem Informasi Koperasi “KITA”
Gambar 8. Tampilan Login
memiliki
Gambar 9. Tampilan Master Divisi
Gambar 10. Tampilan Master Jabatan
Gambar 11. Tampilan Master Bagian
Gambar 12. Tampilan Master Golongan
Gambar 13. Tampilan Master Simpanan
Gambar 14. Tampilan Transaksi Pendaftaran Anggota
Gambar 15. Tampilan Validasi Pendaftaran Anggota
Gambar 16. Tampilan Transaksi Pengajuan Pinjaman
Gambar 17. Tampilan Validasi Pinjaman Anggota
Gambar 18. Tampilan Angsuran
Gambar 19. Tampilan Transaksi Simpanan
Gambar 20. Tampilan Transaksi Penarikan
Gambar 21. Tampilan Anggota
Gambar 22. Tampilan Laporan Profil Anggota
Gambar 23. Tampilan Laporan Pendaftaran Anggota
Gambar 24. Tampilan Laporan Simpanan Anggota
Gambar 25. Tampilan Laporan Penarikan Anggota
Gambar 26. Tampilan Laporan Pinjaman Belum Validasi
