RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM STUDI KASUS PADA KOPERASI KARYAWAN SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NURUL JADID PAITON PROBOLINGGO Bayu Setyawan Jurusan Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid PO BOX 1, Paiton – Probolinggo Email :
[email protected] ABSTRAK Selama ini, sistem administrasi di Koperasi Simpan Pinjam Karyawan STT Nurul Jadid mulai dari pendaftaran/pembukaan rekening, transaksi pencairan dana pinjaman, sampai pembayaran angsuran masih dilakukan dengan pencatatan secara manual oleh seorang petugas. Pada awalnya hal tersebut bukan menjadi masalah, namun dalam perjalanan, seiring dengan bertambah banyaknya karyawan yang melakukan peminjaman yang mengakibatkan data yang dikelola oleh petugas semakin besar, pengelolaan dengan cara manual menjadi tidak efektif lagi, sehingga untuk menjamin keakuratan dalam pencatatan transaksi, keamanan dalam penyimpanan data, serta keakuratan dan kecepatan dalam penyajian informasi perlu dibangun sebuah sistem informasi simpan pinjam yang berbasis komputer. Pembuatan sistem informasi simpan pinjam ini diawali dengan mengumpulkan data yang berkaitan dengan sistem yang akan dibangun, kemudian dilakukan analisis, dan dilanjutkan dengan merancang sistem berdasarkan hasil analisis, langkah selanjutnya adalah melakukan penulisan program sesuai dengan hasil desain. Setelah program selesai ditulis kemudian akan dilakukan pengujian untuk memastikan bahwa program yang dibuat telah sesuai dengan yang diharapkan. Langkah terakhir dari kegiatan ini adalah membuat dokumentasi sistem yang diwujudkan dalam bentuk laporan penelitian. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi simpan pinjam berbasis komputer yang dapat diimplementasi di Koperasi Simpan Pinjam Karyawan STT Nurul Jadid Paiton Probolinggo, yang diharapkan dapat mengatasi segala permasalahan yang ada dikoperasi tersebut. Kata Kunci
: Sistem informasi, simpan pinjam, berbasis komputer
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Berawal dari masalah karyawan yang bingung mencari pinjaman uang karena ada kebutuhan yang mendadak, menejemen STT Nurul Jadid Paiton Probolinggo berinisiatif membentuk koperasi simpan pinjam, yang memberikan uang pinjaman kepada para karyawan yang membutuhkan tanpa dikenai bunga pinjaman sama sekali. Selama ini, sistem administrasi di Koperasi Simpan Pinjam Karyawan STT Nurul Jadid mulai dari pendaftaran atau pembukaan rekening, transaksi pencairan dana pinjaman, sampai pembayaran angsuran masih dilakukan dengan pencatatan secara manual oleh seorang petugas. Pada awalnya hal tersebut bukan menjadi masalah, namun dalam perjalanan, seiring dengan bertambah banyaknya karyawan yang melakukan peminjaman yang
12
mengakibatkan data yang dikelola oleh petugas semakin besar, pengelolaan dengan cara manual menjadi tidak efektif lagi. Hal ini terbukti dengan pelayanan proses simpan pinjam yang terlalu lama, karena setiap kali ada anggota yang akan melakukan transaksi, petugas harus mencari dulu buku catatan simpan pinjam dari anggota yang bersangkutan, dan masih harus melakukancrosscekdengan buku besar transaksi sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Demikian juga apabila anggota ingin mendapat informasi mengenai data angsurannya atau sisa pinjamannya, petugas harus mencari buku catatan transaksi angsuran, kemudian melakukan pengecekan data satu persatu yang membutuhkan waktu yang cukup lama, belum lagi bila pihak menejemen sewaktuwaktu membutuhkan informasi mengenai transaksi atau keadaan keuangan koperasi, petugas harus bersusah payah untuk bisa menyiapkan laporan dan informasi yang dibutuhkan dan hal itu tidak bisa dilakukan dengan cepat. Dari hal tersebut, maka koperasi simpan pinjam Karyawan STT Nurul Jadid ini dirasa perlu mendapatkan perhatian yang serius untuk menjamin keakuratan dalam pencatatan transaksi, keamanan dalam penyimpanan data, serta keakuratan dan kecepatan dalam penyajian informasi. 1.2 Rumusan Masalah Dari uraian latar belakang diatas dapat dirumuskan suatu permasalahan yaitu: bagaimana membangun sebuah sistem informasi simpan pinjam berbasis komputer yang dapat mengatasi masalah proses pelayanan terhadap karyawan, serta mampu memberikan informasi secara cepat dan akurat kepada karyawan maupun pada pihak menejemen. 1.3 Batasan Masalah Sesuai dengan penelitian dan realitas dilapangan, hanya akan dibahas mengenai layanan pendaftaran anggota baru, layanan peminjaman, pembayaran angsuran, serta penyajian informasi dan laporan, dan tidak membahas mengenai layanan simpanan/setoran tabungan. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan sistem informasi simpan pinjam berbasis komputer bagi Koperasi Simpan Pinjam STT Nurul Jadid Paiton Probolinggo yang bisa Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja Koperasi Simpan Pinjam STT Nurul Jadid, sedangkan manfaat dari dibangunnya sistem ini adalah: 1. Peningkatan kecepatan dalam pelayanan 2. Mengurangi terjadinya Human Error 3. Menyediakan informasi dan laporan yang cepat dan akurat. 2.
METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan dalam membangun sistem informasi simpan pinjam di STT Nurul Jadid Paiton Probolinggo ini diawali dengan pengumpulan data, dilanjutkan dengan analisis, perancangan sistem, penulisan program, pengujian dan pembuatan dokumentasi sistem, sebagai berikut :
13
2.1 Pengumpulan data Untuk membangun sebuah sistem informasi diawali dengan pengumpulan data, yang bisa dilakukan dengan cara: 1. Observasi dan Studi Dokumen Mengamati secara langsung proses yang terjadi dilapangan dan mengumpulkan dokumendokumen yang berkaitan dengan sistem simpan pinjam yang terjadi di STT Nurul Jadid Paiton Probolinggo. 2. Inteview Melakukan wawancara langsung dengan petugas Koperasi Simpan Pinjam STT Nurul Jadid/user untuk mengetahui kebutuhan user akan sistem yang akan dibangun. 3. Studi Pustaka, yaitu mempelajari buku – buku, literatur, artikel dan tulisan yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. 2.2 Analisis Melakukan analisa terhadap permasalahan untuk mengetahui dan menentukan batasanbatasan sistem sehingga dapat menentukan cara yang paling efektif dalam menyelesaikan permasalahan. 2.3 Perancangan Sistem Setelah selesai melakukan analisa permasalahan, selanjutnya dilakukan perancangan dan desain sistem dengan menggunakan metode perancangan sistem yang telah ditetapkan (perancangan terstruktur). 2.4 Penulisan Program Melakukan penulisan program berdasarkan hasil menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0.
desain
dengan
2.5 Pengujian Melakukan pengujian terhadap program yang telah selesai ditulis, untuk memastikan bahwa program yang dibuat sudah sesuai dengan yang diharapkan. 2.6 Dokumentasi Membuat dokumentasi dan pengarsipan terhadap project sistem informasi simpan pinjam ini dalam bentuk laporan penelitian. 3.
PERANCANGAN SISTEM Setelah melakukan analisa terhadap data dan informasi yang berkaitan dengan sistem simpan pinjam di Koperasi Simpan Pinjam STT Nurul Jadid, selanjutnya akan dilakukan perancangan sistem, sebagai berikut:
14
3.1 Data Flow Diagram
Gambar 3.1, Diagram Konteks
Gambar 3.2 DFD Level 1
Gambar 3.3 DFD Level 2 Proses No. 1
15
Gambar 3.4 DFD Level 2 Proses No. 2
Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses No. 3
Bukti Pembayaran Angsuran
Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses No. 4
16
Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses No. 5 3.2 Entity Relationship Diagram
Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram Kamus Data : Petugas : {KodePtgs, NamaPtgs, Password} Rekening : {NoRek, NamaKary, AlamatKary, TglBuka, KodePtgs} Pinjaman : {NoPinjam, TglPinjam, JmlPinjam, TotAngs, NoRek, KodePtgs} Angsuran : {NoAngs, TglAngs, JmlAngs, NoPinjam, KodePtgs} 3.3 Struktur Database Dalam sistem informasi simpan pinjam ini, database dibuat dengan menggunakan Microsoft Acces yang terdiri dari beberapa tabel yang diklasifikasikan menjadi tabel master dan tabel transaksi, sebagai berikut : A. Tabel Master Adalah tabel yang menampung data induk. Data induk akan menjadi dasar dari transaksi dalam sistem informasi simpan pinjam ini. 1. Tabel Petugas Tabel ini digunakan untuk menyimpan data petugas yang meliputi: kode petugas, nama petugas, dan password, seperti berikut :
17
Field Name KodePtgs NamaPtgs Password
Data Type Text Text Text
Field Size 6 20 10
Constraint Primary Key Not Null Not Null
2. Tabel Rekening Tabel ini digunakan untuk menyimpan data rekening anggota yang meliputi: nomor rekening, nama anggota, alamat, tanggal pembukaan rekening dan kode petugas yang melayani, seperti berikut : Field Name NoRek NamaKary AlamatKary NoTelp KodePtgs
Data Type Text Text Text Text Text
Field Size 6 30 30 15 6
Constraint Primary Key Not Null Not Null Not Null Foreign Key
B. Tabel Transaksi Adalah tabel yang memuat data transaksi dalam sistem informasi simpan pinjam. 1. Tabel Pinjaman Tabel ini digunakan untuk menyimpan data transaksi pinjaman yang meliputi: nomor pinjaman, tanggal pinjam, jumlah pinjaman, total angsuran, nomor rekening dan kode petugas yang melayani, seperti berikut : Field Name NoPinjam TglPinjam Jumlah TotAngsuran NoRek KodePtgs
Data Type Text Date Number Number Text Text
Field Size 10 Short Date Single Single 6 6
Key Primary Key Not Null Not Null Not Null Foreign Key Foreign Key
2. Tabel Angsuran Tabel angsuran akan menyimpan data transaksi angsuran, ketika anggota mulai mengangsur/pengembalian pinjaman sampai terlunasi, yang meliputi: nomor angsuran, tanggal angsuran, jumlah angsuran, nomor pinjaman dan kode petugas. Sruktur tabel ini adalah sebagai berikut : Field Name NoAngs TglAngs JmlAngs
18
Data Type Text Date Number
Field Size 10 Short Date Single
Key Primary Key Not Null Not Null
NoPinjam KodePtgs
Text Text
10 6
Foreign Key Foreign Key
4. IMPLEMENTASI 4.1 Kebutuhan Teknologi Untuk mengimplementasikan sistem informasi simpan pinjam ini diperlukan dukungan sumber daya teknologi, sebagai berikut: 4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras a. Komputer minimal dengan Processor Pentium II. b. Hard Disk dengan kapasitas minimal 10 GB (GigaByte). Namun disarankan menggunakan Hard Disk diatas kapasitas 20 GB. Hardisk ini berfungsi sebagai media penyimpanan, baik untuk menyimpan (install) sistem ini atau peyimpanan data yang dibutuhkan oleh sistem ini. c. Memory (RAM) minimal 32 MB (MegaByte). Lebih besar ukuran memory makaperformanceprogram semakin baik, karena Visual Basic nantinya lebih membutuhkan memory daripada prosessor, karena interaksinya dengan sistem pengolahan database. d. VGA Card/Kartu Grafis minimal 32 MB. 4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak a. Sistem Operasi menggunakan Windows 98 atau versi diatasnya. b. Bahasa pemograman Microsoft Visual Basic versi 6.0. Dipilih bahasa pemograman ini karena kelebihannya yang mendukung banyak model database, dan tampilan yang dihasilkan berbasis visual. c. Pengelolaan Database menggunakan Microsoft Access 97 versi diatasnya. 4.2
Implementasi Program Berikut ini adalah hasil implementasi sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Simpan Pinjam Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid yang dibangun dengan menggunkaan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. 4.2.1 Form Login Form ini digunakan untuk melakukan login user/petugas koperasi pada saat akan masuk kedalam sistem (mengoperasikan aplikasi simpan pinjam ini).
Gambar 4.1 Form Login
19
4.2.2 Form Menu Utama Form menu ini berisikan menumenu yang digunakan untuk mengorganisasikan semua form yang ada dalam aplikasi simpan pinjam ini, yang terdiri dari menu data, menu transaksi dan menu laporan beserta sub menusub menu yang berada didalamnya, seperti terlihat pada gambar berikut:
Gambar 4.2 Menu Data
Gambar 4.3 Menu Transaksi
Gambar 4.4 Menu Laporan 4.2.3 Form Petugas Form ini digunakan untuk mengelola (tambah, ubah, hapus) data user/petugas koperasi
Gambar 4.5 Form Data Petugas
20
4.2.4 Form Rekening Form ini digunakan untuk melakukan penginputan data karyawan yang mendaftar menjadi anggota baru di koperasi (pembukaan rekening).
Gambar 4.6 Form Data Rekening 4.2.5 Form Transaksi Pinjaman Form ini digunakan untuk melakukan penginputan data transaksi pinjaman yang dilakukan oleh anggota.
Gambar 4.7 Form Transaksi Pinjaman
21
4.2.6 Form Pembayaran Angsuran Form ini digunakan untuk melakukan penginputan data transaksi pembayaran angsuran yang dilakukan oleh anggota yang mempunyai pinjaman.
Gambar 4.8 Form Transaksi Angsuran 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Penelitian rancang bangun sistem informasi simpan pinjam ini menghasilkan aplikasi yang dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh Koperasi Simpan Pinjam Karyawan STT Nurul Jadid, seperti pelayanan transaksi yang cepat, mengurangi human error dan penyediaan informasi yang cepat dan akurat. 2. Karena dibuat dengan bahasa yang berbasis visual aplikasi sistem informasi simpan pinjam yang dihasilkan mudah untuk dimengerti dan dioperasikan (userfriendly). 5.2 Saran Sistem informasi simpan pinjam berbasis komputer ini dibuat disesuaikan dengan kebutuhan saat ini. Dimasa mendatang untuk pengelolaan data yang lebih besar, dan transaksi yang lebih beragam, serta untuk lebih menjamin keamanan terhadap data yang ada, dapat dilakukan penelitian dan pengembangan terhadap sistem informasi simpan pinjam ini dengan menambahkan fungsifungsi baru sesuai kebutuhan dengan menggunakan DBMS yang lebih kompleks seperti SQL Server atau Oracle.
22
6.
DAFTAR PUSTAKA Fathansyah, Basis Data. CV Informatika, Bandung, 1999. Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi offset, Jakarta, 2001. Jogiyanto. HM, Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Andi Offset, Yogyakarta, 1993. Kadir. Abdul, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2003. Kristanto. Andri, Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya, Gaya Media, Yogyakarta, 2003. Kurniadi. Adi, Konsep Dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta,1990.
23
