Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM STUDI KASUS PADA KOPERASI KARYAWAN PT. DOK&PERKAPALAN SURABAYA SHINTA AYUDYA P. 04204090,
[email protected] PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA ABSTRAK Sistem informasi koperasi simpan pin jam ini merupakan program komputer yang dirancang khusus untuk mengelola data – data jasa simpan pinjam agar dapat disajikan dengan lebih cepat. Selain itu demi tercapainya tujuan koperasi itu sendiri yaitu mensejahterakan anggota – anggota koperasi dengan cara memberikan kemudahan fasilitas. Dalam pembuatan sistem informasi ini terdapat beberapa data yang diperlukan diantaranya adalah data Anggota, data Petugas Koperasi, data Simpanan, data Pinjaman, dan data Angsuran. Dari data – data tersebut diharapkan bisa menjadi dasar dibuatnya sistem informasi ini agar dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat. Selain itu untuk meningkatkan kinerja petugas Koperasi. Persyaratan sebagai anggota koperasi adalah merupakan karyawan PT. Dok&Perkapalan Surabaya, membuat surat permohonan untuk menjadi anggota koperasi karyawan PT. Dok&Perkapalan. Surat tersebut dilengkapi juga dengan data diri lengkap, fotokopi KTP, fotokopi surat nikah (jika sudah menikah), serta surat keterangan dari PT. Dok&Perkapalan bahwa pemohon benar adalah merupakan karyawan PT. Dok&Perkapalan Surabaya. Hasil yang diharapkan dari pembuatan sistem ini adalah agar data – data yang selama ini masih tersimpan dan dikelola secara manual dapat mulai dikomputerisasi sehingga dapat lebih mengefektifkan kinerja serta mempermudah para petugas koperasi didalam menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan koperasi itu sendiri. Keywords : koperasi, data anggota, data petugas koperasi, data simpanan, data pinjaman angsuran 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Koperasi sebagai salah satu bentuk organisasi yang penting dalam meningkatkan pertumbuhan ekonomi. Koperasi simpan pinjam menjadi salah satu alternative bagi masyarakat untuk mendapatkan dana dalam upaya memperbaiki taraf kehidupan, pemenuhan kebutuhan sehari – hari dan mengembangkan usaha. Selain itu koperasi simpan pinjam juga menjadi salah satu pilihan untuk menginvestasikan dana (menabung). Masyarakat senang menabung di koperasi simpan pinjam karena selain praktis juga mendapatkan bunga akhir tahun atau bias juga mendapatkan dana Sisa Hasil Usaha (SHU). Hal ini terjadi pula pada koperasi karyawan pada PT. Dok & Perkapalan Surabaya. Koperasi ini pertama kali didirikan pada 10 Juni 1982 di Surabaya. Koperasi ini merupakan unit pelaksana bidang kesejahteraan anggota, yang himper semuanya adalah para karyawan yang bekerja pada PT. Dok & Perkapalan Surabaya. Pelayanan informasi transaksi yang sekarang berjalan masih dilakukan secara manual, hal tersebut dapat dilihat dari proses transaksi simpan pinjam, pembayaran angsuran, dan pengolahan data anggota. Dimana pada proses
manual tersebut sering terjadi salah pencatatan, arsip data yang sulit dicari dan lain sebagainya. Karena hal – hal tersebut maka koperasi ini dituntut untuk dikelola dengan lebih efektif dan efisien. Hal ini sekaligus untuk meningkatkan kinerja koperasi khususnya pada informasi transaksi dari manual ke terkomputerisasi. Sehingga di dalam pengolahan data tidak akan ada data yang rangkap dan dapat mempermudah penyajian data transaksi yang ada. Oleh karena itu data – data yang ada kemudian diolah menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0. Dengan adanya sistem pengolahan data yang baru ini diharapkan dapat mengatasi kendala – kendala yang ada pada sistem yang lama. Sehingga nantinya data dapat diolah dengan lebih cepat dan mengurangi kesalahan dengan demikian data yang disajikan valid. Dan hal ini akan semakin meningkatkan kinerja koperasi dan memajukan koperasi itu sendiri. 1.2
Permasalahan Dari latar belakang masalah diatas, maka dapat disimpulkan ke dalam rumusan masalah, yaitu: a. Bagaimana membuat sistem informasi simpan pinjam yang sederhana.
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
b.
c.
d.
Selama ini pelayanan masih menggunakan proses manual yang menyebabkan pelayanan menjadi lama dan tidak maksimal. Bagaimana cara menyediakan infromasi yang dibutuhkan oleh pihak petugas maupun anggota koperasi yang ada. Bagaimana cara memudahkan pemasukan data secara terkomputerisasi.
1.3.
Batasan Masalah Batasan masalah yang ada pada aplikasi ini adalah : Dalam koperasi PT. Dok & Perkapalan terdiri dari 3 divisi usaha yaitu ; divisi toko, divisi simpan pinjam, dan divisi sub kontraktor. Dalam penelitian ini dibatasi hanya pada divisi simpan pinjam. Aplikasi ini dibangun untuk desktop bukan webbase Dibatasi hanya pada proses transaksi simpan pinjam dan tidak sampai pada perhitungan laba rugi dari divisi simpan pinjam.
1.4
Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah : Membuat sistem informasi simpan pinjam Memudahkan karyawan atau petugas dalam transaksi simpan pinjam
2. LANDASAN TEORI 2.1 Koperasi Koperasi adalah suatu kumpulan orang – orang yang bekerjasama demi kesejahteraan bersama. Badan usaha yang beranggotakan orang – orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan atas asas kekeluargaan. Koperasi adalah usaha kekeluargaan. Seperti yang tertulis pada UUD 1945 pasal 33 ayat 1. Berdasarkan pengertian tersebut, yang dapat menjadi anggota koperasi adalah perorangan (orang yang secara sukarela menjadi anggota koperasi); badan hukum koperasi (suatu koperasi yang menjadi anggota koperasi yang memiliki lingkup lebih luas). Umumnya koperasi dikendalikan secara bersama oleh seluruh anggotanya, dimana setiap anggota memiliki hak suara yang sama dalam setiap keputusan yang diambil koperasi. Fungsi, peran, tujuan, dan prinsip koperasi telah tertuang dalam Undang – undang No. 25 tahun 1992. Perangkat koperasi terdiri dari anggota, pengurus dan pengawas koperasi sedangkan untuk jenis jenis koperasi ada: 1. Koperasi Simpan Pinjam
Koperasi yang bergerak di bidang simpanan dan pinjaman 2. Koperasi Konsumen Koperasi beranggotakan para konsumen dengan menjalankan kegiatan jual beli barang konsumsi 3. Koperasi Produsen Koperasi beranggotakan para pengusaha kecil (UKM) dengan menjalankan kegiatan pengadaan bahan baku 4. Koperasi Pemasaran Koperasi yang menjalankan kegiatan penjualan produk/jasa koperasinya atau anggotanya 5. Koperasi Jasa Koperasi yang bergerak di bidang usaha jasa lainnya. Sumber modal koperasi didapat dari modal sendiri yang terdiri dari (a) simpanan, (b) dana cadangan, (c) hibah; dan modal pinjaman yang terdiri dari (a) bank, (b) investor lainnya. 2.2 Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasidalam suatu bidang tertentu. Sistem informasi dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan. Sistem informasi teknologi menurut Jogiyanto adalah teknologi informasi yang digunakan di sistem informasi. Sistem teknologi informasi memberikan lima peran utama didalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan (1) efisiensi, (2) efektifitas, (3) komunikasi, (4) kolaborasi dan (5) kompetitif. 2.3 Komponen Sistem Informasi Dalam kaitannya dengan sistem informasi, terdapat dua komponen pokok yang saling berkaitan untuk pemecahan sistem informasi. Kedua komponen fisik suatu sistem informasi ini adalah: 2.3.1 Perangkat Keras (Hardware) Berupa perangkat fisik komputer, peralatan pembantu lainnya yang mampu membantu melakukan fungsi-fungsi masukan/keluaran, unit penyimpanan data atau central processing unit (CPU) sebagai pengolah data dan media komunikasi. 2.3.2 Perangkat Lunak (Software)
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Perangkat lunak ini dapat digolongkan menjadi dua jenis yakni: 1. Perangkat lunak sistem, misalnya sistem operasi (operating System), misalnya Windows9x, Windows NT / 2000, Linux dll. 2. Perangkat lunak aplikasi, misalnya system pemrograman untuk aplikasi khusus. 2.4 Database MySQL Data merupakan kumpulan dari fakta, database adalah kumpulan informasi (data). MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (database management system) atau DBMS yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public Licence). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain : (1) portabilitas, (2) perangkat lunak sumber terbuka, (3) multi user, (4) performance turning (kecepatan pendataan), (5) ragam tipe data, (6) perintah dan fungsi, (7) keamanan, (8) skalabilitas dan pembatasan, (9) konektivitas, (10) lokalisasi, (11) antar muka, (12) klien dan peralatan, (13) struktur tabel. Secara umum database berarti koleksi data yang saling terkait. Secara praktis, basis data dapat dianggap sebagai suatu penyusunan data yang terstruktur yang disimpan dalam media pengingat (hard disk) yang tujuannya adalah agar data tersebut dapat diakses dengan mudah dan cepat. Ada beberapa maca database, antara lain yaitu database hierarkis, database jaringan, dan database relasional. Database relasional merupakan database yang populer saat ini dan telah diterapkan pada berbagai platform, dari PC hingga minikomputer. Sebuah database relasional tersusun atas sejumlah tabel. Dalam tiap – tiap tabel (relasi) berisi sejumlah kolom dan baris, dan didalamnya juga terdapat kunci primer (primary key) yang digunakan untuk mengidentifikasi tiap tabel. Tabel tabel tersebut direlasikan satu dengan yang lain dengan hubungan relasi 1-1 (one–to– one), 1-m (one–to–many) atau m-1 (many–to– one), m-m (many–to–many). MySQL sebagai database server juga mendukung perintah SQL. SQL merupakan bahasa standar yang digunakan untuk mengakses database relasional. 2.5 Visual Basic Microsoft Visual Basic (sering disingkat VB) merupakan bahasa pemrograman yang bersifat event driven dan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program aplikasi
berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman Ommon Object Model (COM). Visual Basic merupakan turunan bahasa BASIC. 3.
ANALISA DAN DESAIN SISTEM
3.1. Analisa Sistem Pada bab ini akan dibahas tentang perancangan layanan informasi yang diperuntukan bagi kemudahan petugas koperasi di dalam penyampaian informasi yang tepat kepada anggota ataupun seluruh pengurus koperasi karyawan PT. Dok dan Perkapalan Surabaya. Untuk itu diperlukan suatu sistem mekanisme transaksi simpan pinjam yang memudahkan petugas ataupun anggota dalam melakukan transaksi simpan pinjam maupun hanya sekedar melihat berapa sisa angsuran pinjaman.
3.2. Desain Sistem Dengan adanya perancangan sistem ini digunakan sebagai acuan untuk implementasi system. Perancangan ini dibuat agar dapat lebih mudah untuk membaca sistem karena digambarkan dengan simbol-simbol dan aluralur yang jelas. Desain sistem ini secara umum digambarkan melalui diagram arus data (DAD) yang ditunjukkan pada gambar 3.2.1. 3.2.1. Dokumen Flow Proses Registrasi Anggota Anggota
Start
Registrasi
Front Office Koperasi Persiapan Pendaftaran
Cetak Kuitansi & Kartu Tanda Anggota Entry Data
Data Anggota
Uang KTA Uang Simpanan Pokok
Kuitansi Pembayaran
Kartu Tanda Anggota
Uang KTA Uang Simpanan Pokok
Cek Dokumen Registrasi Anggota
Fotokopi KTP Fotokopi Akta Nikah Surat Permohonan
Kasir
Kuitansi Pembayaran
Cetak Kuitansi & Kartu Tanda Anggota
Kuitansi Pembayaran
Simp.
Kartu Tanda Anggota
Stop
Gambar 1 Dokumen flow Registrasi Anggota
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Proses Angsuran
Proses Simpan Anggota
Petugas Koperasi
Petugas Koperasi
Anggota
PT. Dok&Perkapalan
Start Start Entry Simpanan
Kuitansi Simpanan Wajib
Simpanan Wajib Ya
Data Anggota
Buku Tabungan Wajib
Tidak
Kartu Tanda Anggota
Uang
Simp.
Tidak
Simp.
Ya
Cetak Transaksi Simpanan
Simp.
Data Angsuran Pinjaman
Simp. Kartu Tabungan Manasuka
Transaksi Simpanan
Struk Pembayaran Angsuran
Gambar 2 Dokumen flow Simpanan
Anggota
3.2.2.
Petugas Koperasi
0 Konfirmasi Pinjaman Daftar Tunggu
Entry Pengajuan Pinjaman
Kartu Tanda Anggota
Diagram Berjenjang
PT. Dok&Perkapalan
Persiapan Pinjaman
Surat Pengajuan Pinjaman
Simp.
Gambar 4 Dokumen flow Angsuran
Proses Pinjaman Anggota
Start
Cetak Struk Pembayaran Angsuran
Stop
Kartu Tabungan Manasuka
Stop
SistemInformasi Koperasi
Toplevel
Simp. Ya
Analisa Dokumen Pinjaman
Acc Peminjaman
1p
2p
3
4
Login
Registrasi
Transaksi
Laporan
Ya Kartu Tanda Anggota
Pengajuan Ulang
Tidak
Daftar Pemotongan Gaji yang sudah di acc
Entry Angsuran
Kuitansi Pembayaran BS
Struk Angsuran
Simp.
Daftar Pemotongan Gaji yang sudah di acc
Cetak Kuitansi Pembayaran BS
Kuitansi Pembayaran BS
Acc Pemotongan Gaji
Daftar Pemotongan Gaji
Data Pinjaman BS
Persiapan Simpan
Buku Tabungan Wajib
Tidak
Entry Pelunasan BS
Kartu Tanda Anggota
Pemotongan Gaji
Kuitansi Simpanan Wajib
BS
Daftar Pemotongan Gaji Pemotongan Gaji
Ya
Simpanan Manasuka
Simp.
Uang Kartu Tabungan Manasuka
PT. Dok & Perkapalan
Kartu Tanda Anggota
Uang Pinjaman
Konfirmasi Pinjaman
Entry Pinjaman
Tidak Konfirmasi Kepada Anggota
Level0
Data Pinjaman
Beri Pinjaman
3.1
3.2
3.3p
Simpanan
Pinjaman
Angsuran
Konfirmasi Pinjaman
Level1
Uang Pinjaman
Stop
Gambar 3 Dokumen flow Pinjaman
3.2.1p 3.2.2p 3.1.1p 3.1.2p Simpanan Simpanan Pengajuan Pinjaman W ajib M anasuka Pinjaman
4.1p
4.2p
4.3p
4.4p
Data Data Data Data Anggota Simpanan Pinjaman Angsuran
Gambar 5
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
3.2.3.
2.
Diagram Kontek
username&password_petugas
3.
data_anggota data_besar_angsuran
Petugas Koperasi
data_pengajuan_pinjaman
data_pinjaman_anggota data_simpanan
data_kas_keluar data_daftar_potongan_gaji
Anggota
data_pinjaman yang_di_acc
Sistem Informasi Koperasi
data_kas_masuk
data_struk_angsuran
Operasional Memuat data Transaksi Simpanan, Pinjaman dan Angsuran Laporan Memuat berbagai laporan yang terjadi sesuai data yang ada. Dari laporan ini nantinya akan dipergunakan untuk menunjang pnegambilan keputusan
data_lap_ administrasi
5. PENUTUP
username&password_ data_daftar_ data_lap_ data_lap_ Data_lap_ data_lap_ PT.Dok&Perkapalan pemotongan_ simpanan pinjaman angsuran data_anggota gaji
5.1 Kesimpulan a. Sistem informasi ini dibuat secara sederhana b. Memasukkan data secara komputerisasi dan penyimpanan data lebih ringkas dan efisien c. Penyajian informasi yang dbutuhkan dapat ditampilkan dengan lebih mudah dan cepat
PT. Dok & Perkapalan
Gambar 6 3.2.4.
CDM (Conceptual Data Model) Petugas Koperasi
5.2 Saran Diharapkan untuk kedepannya program ini dapat dikembangkan dengan lebih komplek dan dapat menggunakan sistem database server – client serta adanya peningkatan keamanan database agar data yang disajikan benar – benar akurat.
Simpanan
ID Petugas
Text (300) <M> Nama Text (300) Al amat Text (250) No.Tel p Text (50) Tempat l ahi r Text (50) Tanggal lahir Date Keterangan Text (1000)
ID Simpanan Text (100) <M> Nam a Simpanan Text (100) ID Anggota Text (100) Tanggal Si mpanan Date & Time Besar Simpanan Money Keterangan Text (1000) Identi fi er_1
Identi fier_1
Mempunyai Menambah Data
Anggota ID Anggota Nama Alamat Tanggal l ahir Tempat lahir Jeni s Kelamin Status No.Telp Keterangan
Pembayaran
Text (100) <M> Text (300) Text (250) Date Text (50) Text (20) Text (25) Text (50) Text (1000)
Melakukan
Identifi er_1
Pinjaman ID Pi nj aman Nama Pinjaman ID Anggota Besar Pinjaman Tanggal Pengajuan Pinjaman Tanggal Acc Peminjaman Tanggal Pinjaman Tanggal Pelunasan ID Angsuran Keterangan
Angsuran ID Angsuran Text (100) <M> ID Kategori Text (100) ID Anggota Text (100) T anggal Pembayaran Date Angsuran Ke Text (50) Besar Angsuran Money Keterangan Text (1000) Identi fier_1
Text (100) Text (100) Text (100) Money Date Date Date & Ti me Date & Ti me Text (100) Text (1000)
Identi fier_1
Kategori
Kategori Pinjaman
Detai l Mem ili ki
ID Kategori Pinjaman Text (100) <M> Nama Pi nj am an Text (100) Identifier_1
Detail Angsuran IDD Angsuran ID Angsuran Tanggal Jatuh Tempo Besar Angsuran Keterangan
Text (100) <M> Text (100) Date & Ti me Money Text (1000)
Identifier_1
Gambar 7
4. IMPLEMENTASI 4.1 Desain Tampilan Program Menjelasan beberapa pembahasan yang terdapat pada modul sistem ini adalah: 1. Modul Modul ini memuat Data Petugas, Data Anggota
Daftar Pustaka 1. Alam, M. Agus J. (1999), Belajar Sendiri Microsoft Visual Basic Versi 6.0, Jakarta, Elex Media Komputindo. 2. Amsyah, Zulkifli (1997), Manajemen Sistem Informasi, Jakarta, Gramedia Pustaka Utama. 3. Ed, I (2003), Pengembangan Sistem Pakar menggunakan Visual Basic, Yogyakarta, Andi. 4. Hartono, Jogiyanto (2003), Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta, Andi. 5. Ismira (2001), skripsi Sistem Informasi Koperasi, Universitas Narotama Surabaya 6. Kadir, Abdul (2008), Tuntunan Praktis: Belajar Database menggunakan MySQL, Yogyakarta, Andi 7. Madcoms (2002), Seri Panduan Pemrograman: Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Reports, Yogyakarta, Andi. 8. Suryani, Tatik, Lestari, Sri, Lestari, Wiwik (2008), Manajemen Koperasi; Teknik Penyusunan Laporan Keuangan, Pelayanan Prima dan Pengelolaan SDM, Yogyakarta, Graha Ilmu. 9. http://id.wikipedia.org/wiki/Koperasi 10. http://id.wikipedia.org/wiki/MySQL 11. http://id.wikipedia.org/wiki/VB
