RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN KOPERASI MAHASISWA (STUDI KASUS KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA) 1)
Irfandi Agung Perdana 2)Bambang Hariadi 3)Tan Amelia
S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email: 1)
[email protected] 2)
[email protected] 3)
[email protected]
Abstract: Cooperative State University student Surabaya is the type of business cooperatives engaged in the campus environment. Key business processes in the cooperative is selling and buying. Cooperative Surabaya State University students are constrained in clarifying the sales in detail, specifying the items expired, calculates sales records to determine the contribution of each member to member, to calculate changes in the cost of goods in the event of price changes at the time of the purchase process, and knowing the flow of goods in and out of card stock . Based on the description above, we need a system of buying and selling information on student cooperative. The system was built consisting of cash sales, print receipts cash sales, cash purchases, consignment purchases, purchases payable, consignment payment, accounts payable payments, print receipt consignment, master recap reporting, reporting cash sales, reporting a cash purchase, reporting, accounts payable, consignment reporting, card inventory, daily information, the information per member, and infomrasi per item. From the results of testing the sale and purchase of information systems in cooperative Surabaya State University students concluded that the system can run the business of selling and buying process, issuing reports and information required by the cooperative management students of the State University of Surabaya. Keywords: Cooperative Information Systems, Technology, Sales, Purchases. Penyelesaian transaksi pembelian
jenis serba usaha yang bergerak dalam
dan penjualan yang baik, sangat dibutuhkan
bidang penjualan dan pembelian.
bagi setiap koperasi. Tanpa adanya sistem
Kopma beberapa
mendapatkan informasi yang valid dari setiap
pencatatan stok persediaan barang atau kartu
transaksi yang terjadi. Hal ini juga terjadi
stok, akibatnya pengurus tidak mengetahui
pada Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri
arus keluar masuk tiap barang. Kopma
Surabaya (Kopma UNESA) sebagai koperasi
UNESA
juga
yaitu
mempunyai
yang baik, suatu koperasi sulit untuk
1
masalah
UNESA
tidak
terkendala
adanya
dalam
mengklarifikasikan penjualan secara detil
digunakan untuk menentukan harga pokok
sehingga sangat sulit untuk mementukan
persediaan adalah dengan menggunakan
prioritas pangsa pasar maupun prioritas
metode average (rata-rata).
barang yang akan di beli ulang, menentukan
Dari
barang yang kadaluarsa, menghitung record
penjualan dan pembelian pada Kopma
penjualan kepada setiap anggota untuk
UNESA diperoleh kesimpulan bahwa sistem
menentukan kontribusi anggota, menghitung
dapat menjalankan proses bisnis penjualan
perubahan
terjadi
dan pembelian, mengeluarkan laporan dan
perubahan harga pada saat proses pembelian.
informasi yang dibutuhkan oleh pengurus
harga
pokok
jika
hasil
pengujian
sistem
informasi
diatas,
Kopma UNESA. Penentuan harga pokok
diperlukan suatu sistem informasi penjualan
persediaan dengan menggunakan metode
dan pembelian pada koperasi mahasiswa
average (rata-rata) dinilai oleh pengurus
tersebut. Sistem yang dibangun terdiri dari
Kopma UNESA adalah metode yang cocok
penjualan tunai, cetak struk penjualan tunai,
diterapkan di Kopma UNESA.
Berdasarkan
uraian
pembelian
tunai,
pembelian
konsinyasi,
pembelian
hutang
dagang,
pembayaran
konsinyasi,
pembayaran
1. Teori Koperasi
dagang,
Menurut Undang-Undang Republik
cetak struk konsinyasi, pelaporan rekap
Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 Tentang
master, pelaporan penjualan tunai, pelaporan
Perkoperasian Pasal 1 Ayat 1, koperasi
pembelian tunai, pelaporan hutang dagang,
adalah badan usaha yang beranggotakan
pelaporan konsinyasi, kartu stok barang,
orang-seorang atau badan hukum koperasi
informasi harian, informasi per anggota, dan
dengan
infomrasi
berdasarkan prinsip koperasi sekaligus
per
barang.
hutang
LANDASAN TEORI
Metode
yang
2
melandaskan
kegiatannya
sebagai gerakan ekonomi rakyat yang
masalah strategis dengan promosi produksi
berdasar atas asas kekeluargaan.
iklan dan riset pasar. Sedangkan, sistem (1995),
penjualan tunai menurut Mulyadi (2001)
keanggotaan koperasi Indonesia bersifat
yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara
sukarela dan didasarkan atas kepentingan
konsumen melakukan pembayaran harga
bersama
barang terlebih dahulu sebelum barang
Menurut
Anorga
sebagai
perilaku
ekonomi.
Melalui koperasi, para anggota ikut,
diserahkan
secara aktif, memperbaiki kehidupannya
konsumen. Setelah uang diterima
dan kehidupan masyarakat melalui karya
perusahaan, barang kemudian diserahkan
dan jasa yang disumbangkan. Dalam
kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai
usahanya,
kemudian dicatat oleh perusahaan.
koperasi
akan
lebih
anggota,
baik
sebuah meliputi
koperasi akan lebih banyak dilakukan
pembelian
dagang
pembelian
aktiva
produktif,
usaha. Pembelian dapat dilakukan secara
pemilik
kredit maupun tunai dan pada umumnya
sekaligus pelanggan. Keaggotaan pada
dilakukan
koperasi tidak dapat dipindahtangankan
kepada
beberapa
supplier.
Pembelian secara kredit akan menimbulkan
dengan alasan apapun.
hutang yang biasanya dicatat dalam akun
2. Teori Penjualan
Menurut
perusahaan
barang dan jasa lain dalam rangka kegiatan
pihak luar. Oleh karena itu, anggota dalam sebagai
oleh
pembelian barang dagangan serta pembelian
kepada anggota dibandingkan dengan
bertindak
kepada
Menurut Soemarso (2004), dalam
sebagai
produsen maupun konsumen. Kegiatan
koperasi
perusahaan
3. Teori Pembelian
menekankan pada pelayanan terhadap kepentingan
oleh
Auwarsa
(2004:11),
hutang dagang.
penjualan yaitu berkaitan dengan masalah– 3
jenis
Menurut Soemarso (2004), pembelian
persediaan.
Setiap
transaksi
akan diikuti pembayaran. Suatu pembelian
pembelian barang dagang harus dicatat,
hatus dibayar tergantung pada syarat jual
dalam kartu stok maupun akun persediaan
beli
di buku besar. Apabila digunakan buku
yang
ditetapkan.
Di
samping
pembelian barang dan jasa, pembayaran
pembelian,
dapat dilakukan untuk keperluan lain,
pembelian barang di catat di kartu stok,
misalnya mengembalikan pinjaman atau
sedangkan total kolom yang disediakan
membagikan laba kepada pemilik.
untuk pembelian barang dagang, dicatat di
besar.
Dalam sistem saldo permanen setiap barang
setiap
transaksi
akun persediaan barang dagang di buku
4. Kartu Stok Barang
jenis
maka
dibuatkan
satu
Demikian
pengurangan,
catatan
juga
yang
jika
sebagian
terjadi besar
disebabkan oleh penjualan.
tersendiri yang disebut kartu stok atau kartu persediaan (stock card). Kumpulan
5. Penetapan
Harga
Pokok
Persediaan
dari kartu stok, untuk semua jenis barang
Menggunakan Metode Average (Rata-rata)
yang ada, disebut buku stok atau buku
Menurut Soemarso (2004), penetapan
persediaan (inventory subsidiary ledger).
harga
Buku stok, seperti halnya buku piutang
metode, salah satu metode penetapan
atau
buku
harga pokok persediaan adalah metode
tambahan, yang dalam hal ini untuk akun
rata-rata. Metode rata-rata inilah yang
persediaan barang dagang. Seperti halnya
akan digunakan untuk membangun sistem
buku tambahan lain, kartu stok digunakan
informasi
untuk
penambahan,
koperasi mahasiswa. Menurut Soemarso
pengurangan, dan saldo akhir dari setiap
(2004), rumus penetapan harga pokok
buku
hutang,
mencatat
merupakan
4
pokok
persediaan
penjualan
dan
memliki
3
pembelian
persediaan menggunakan metode rata-rata yaitu:
Gambar 1. Rumus HPP Metode Average
PERANCANGAN SISTEM
Pada Gambar 2 menunjukan sistem flow penjualan tunai. Gambar 3. Sistem Flow Pembelian Tunai
Pada Gambar 4 menunjukan sistem flow pembelian dan pembayaran hutang dagang.
Gambar 2. Sistem Flow Penjualan Tunai
Pada Gambar 3 menunjukan sistem Gambar 4.
flow pembelian tunai.
5
Sistem Flow Pembelian Dan Pembayaran Hutang Dagang
Pada Gam mbar 5 mennunjukan sisstem flow pembelian p daan pembayarran konsinyaasi.
Gam mbar 6. Conteext Diagram H HASIL DAN PEMBAHAS P SAN Dari
Gambaar 5. Sistem m Flow Pembeelian Dan Pembaayaran Konsinnyasi
ranccangan
di
atas,
makka
akan
diimlementasikan ke daalam beberappa menu form sebagaai berikut:
CONT TEXT DIAGR RAM
Context
diagram
1 Proses Trransaksi Penjjualan 1.
merupaakan
gambaaran dari entitas-entittas yang ada hubunngannya deng gan sistem. Adapun A gam mbar contexxt diagram Rancang Bangung B Sisstem Inform masi Penjuallan dan Pem mbelian Koppma UNES SA. Context Diagram diitunjukkan pada p Gambar 6
Gambar 7 Form Trannsaksi penjuallan Form transaksi pennjualan ini digunakan d untuk melaakukan prosees transaksi penjualan p kepada pellanggan. Traansaksi penjuualan ini
6
telaah dilengkap pi dengan nota penjuaalan,
Form
proses
perhitungan
H HPP
ini
digunakan untuk u menguubah harga beeli, harga
fasiilitas print ataau fasilitas kirrim email.
pokok perssediaan (prodduk), dan haarga jual. Form ini dibutuhkan d jiika terjadi perubahan
2. Prroses Transsaksi Pembeelian
harga beli dari d supplier.
Penjuallan 4 Laporan 4. Program Studi
Berd dasarkan
G Gambar 8 Forrm Transaksi Pembelian Form transaaksi pembeliaan ini digunaakan untuuk melakukaan proses peembelian keppada supplier. Pada proses p ini, peembayaran dapat d
Gambar 9 Laporan Pennjualan
dilaakukan dengaan cara tunai, hutang dagang,
Form laporan penj njualan ini digunakan d
atauu konsinyasi. Cara pembaayaran terganttung
unntuk mengettahui penjualan koperasii kepada
darii jenis supplieer.
annggota
yang
diklarifikkasikan
berrdasarkan
prrogram studi yang ditemppuh anggota. Laporan
3. Prroses Perhitu ungan HPP
inni berguna untuk u mengkklarifikasikann pangsa paasar koperasi..
Gaambar 9 Form m Proses Perhhitungan HPP
7
5. Laaporan Pemb belian
7 Laporan Kontribusi Anggota 7. A
Gambar 122 Laporan Koontribusi Angggota
Gambar 10 Form Laporan L Pem mbelian
Laporan Lapporan
pem mbelian
diggunakan
mengetahui
pem mbelian
barrang
kontribusi
anggotaa
ini,
unntuk informasi koontribusi angggota dan m menghasilkan daganngan juumlah poin anggota. Laaporan ini diurutkan d
berdasaarkan jenis baarang. beerdasarkan urutan u angggota yang memiliki 6. Karrtu Stok Barrang koontribusi palinng besar hinggga paling keccil.
8 Laporan Per 8. P Anggota
Gambar 11 1 Form Karttu Stok Form kartu u stok ini digunakan d unntuk mengetahui arus perputaran barang terteentu. Gambaar 13 Laporann Per Anggotaa Kartu stok barang ini, di berikkan fasilias filter f Laporaan per anggotta ini menghaasilkan tanggaal
untuk
membatasi
laporan
y yang innformasi jumllah transaksi, jumlah kontrribusi,
ditamppilkan sesuai kebutuhan k pengurus koperrasi. daan barang yanng sering dibeeli oleh anggoota teertentu.
8
KESIMPULAN
yang dihasilkan antara lain kartu stok
Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi
barang. Informasi penjualan berdasarkan
terhadap sistem informasi penjualan dan
bulan tahun, nama barang, jenis barang,
pembelian di koperasi mahasiswa Universitas
kategori barang, nama anggota, nama
Negeri
fakultas, nama program studi. Informasi
Surabaya,
maka
dapat
diambil
kesimpulan sebagai berikut:
pembelian
1. Sistem ini dapat menghasilkan sistem
nama barang, nama perusahaan, jenis
informasi penjualan dan pembelian pada
barang, kategori barang, jenis supplier.
Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri
Informasi grafik penjualan nama merek
Surabaya. Sistem dapat menjalankan
barang
proses transaksi penjualan tunai, proses
Informasi pembelian hutang dagang dan
transaksi
berdasarkan
bulan
jenis
tahun,
barang.
tunai,
proses
konsinyasi. Informasi kontribusi anggota
hutang
dagang,
berdasarkan jumlah transaksi dan jumlah
proses transaksi pembelian konsinyasi.
pembelian. Laporan rekap anggota, rekap
Sistem juga dapat menjalankan input data
barang, rekap karyawan, rekap supplier,
master utama, misalnya : master anggota,
rekap
master pengurus, master supplier, master
password. Informasi record dan history
barang,
per anggota. Infomrasi record dan history
transaksi
pembelian
berdasarkan
pembelian
master
user,
dan
master
pendukung master utama.
pengurus,
rekap
username
per barang. Informasi harian yang berisi
2. Sistem ini dapat menghasilkan informasi
infomrasi hutang dagang, konsinyasi dan
penjualan dan pembelian sesuai dengan
barang kadaluarsa, sehingga pengurus
kebutuhan pengurus Koperasi Mahasiswa
dapat mempersiapkan uang harian untuk
Universitas Negeri Surabaya. Informasi
9
pembayaran
hutang
dagang
dan Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi. UPP STIM YKPN, Yogyakarta.
konsinyasi.
DAFTAR PUSTAKA
Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar). Gava Media, Yogyakarta.
Anorga. 1995. Kamus Istilah Ekonomi. Yayasan Obor Indonesia, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta.
Auwarsa. 2004. Konsep Dasar Penjualan dan Pembelian. Salemba Empat, Jakarta.
Soemarso, S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Salemba Empat, Jakarta.
Fay, Dr. C.R. 2007. The World Co-Operative Movement. Maclachan Bell Press, Jakarta
Swasono, Sri Edi. 2011. Menjadikan Koperasi Sebagai Solusi. Makalah. Disampaikan pada acara Deklarasi/Penandatanganan Komitmen Bersama Tentang Pengembangan Kewirausahaan Berbasis Koperasi di kalangan Perguruan Tinggi se-Jawa Timur, Hotel INNA Simpang Surabaya pada tanggal 7 Juli 2011, Surabaya. Tambunan, Tulus Tahi Hamonangan. 2009. Prospek dan Tantangan Koperasi. Senimar Nasional Perkembangan Koperasi di Indonesia pada tanggal 15 Agustus 2009, Jakarta.
George.H.Bodnar dan William S.Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta. Hasan, Sjarifuddin. 2010. ANTARA. Surat Kabar, Surabaya. Hatta, Dr. Mohammad. 1957. The cooperative movement in Indonesia. Cornell University Press, Universitas Michigan
Trisnawani, Tuti. 2009. Akuntansi Untuk Koperasi dan UKM. Salemba Empat, Jakarta. Undang-Undang Republik Indonesia, Nomor 25 1992. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 Tentang Perkoperasian, www.deptan.go.id/bdd/admin/uu/UU25-92.pdf diakses tanggal 19 September 2012
Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta. Indra, Dolly. 1993. Tempo. Badan Usaha Jaya Press Jajasan Jaya Raya. Jakarta. Jogiyanto, H.M. 1998. Analisis Desain dan Desain Sistem Informasi. Elex Media Komputerindo. Jakarta.
Yuswanto. 2008. Pemrograman Dasar Visual Basic .NET. Cerdas Pustaka, Jakarta.
Jusup, Al Haryono. 2005. Dasar-dasar Akuntansi. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta. 10
