RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA SWALAYAN KOPERASI SETIA BHAKTI WANITA SURABAYA Risdiyana Ragil Putri, Arifin Puji Widodo, S.E., M.SA dan Teguh Sutanto M.Kom.,MCP Jurusan Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer (STIKOM) Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 – Surabaya 60298 Email:
[email protected] ;
[email protected] ;
[email protected] Abstrak As one unit which serves to increase the revenue generated by the cooperative, selfservice has an important role in providing information for the management of cooperatives. Currently, the sales information system used by the supermarket produce only limited information obtained from the recapitulation of the sales copy sales note and information selfservice revenue in one period, while the management requires information that can be used to evaluate the sales activities. Any information required by management is the velocity of information per type of goods per period to evaluate the process of purchasing goods. Of these problems, the authors will make the sales information system used to assist management in evaluating the sales system. The system will accommodate sales data and sales reports can be generated gave the information to the management department. A trial was made on the system by entering the transaction some have different cases of this type of purchase to the type of customer who buys. The trial results demonstrate the suitability of the information system is expected by the management with reports generated on the system. Reports are displayed in accordance with the input given by the officer. Applications can generate sales comparison reports for each type of goods and report member contributions required by management to evaluate the sales activities. Chart shows the percentage reports the results of the contribution for each member of the department. Keywords: sales, cooperative, self-service, information. Pendahuluan Perkembangan bisnis di Kopwan Setia Bhakti Wanita terlihat dari jumlah anggota Kopwan yang semakin bertambah, jumlah anggota kopwan saat ini tercatat sebanyak 10.010 orang sebagai anggota organisasi dan 978 orang sebagai anggota luar biasa. Peningkatan jumlah anggota juga mempengaruhi peningkatan keuntungan yang diperoleh Kopwan pada proses bisnisnya. Salah satu proses bisnis yang menghasilkan keuntungan bagi organisasi adalah berdirinya swalayan yang memiliki
tujuan untuk memenuhi kebutuhan seharihari anggota Kopwan. Saat ini, Sistem informasi Penjualan yang dipakai oleh swalayan hanya menghasilkan sebatas informasi rekapitulasi penjualan yang didapat dari copy nota penjualan dan informasi hasil pendapatan swalayan dalam satu periode, sedangkan pihak manajemen membutuhkan informasi-informasi yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi pada kegiatan penjualan. Salah satu informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen adalah informasi perputaran per
jenis barang per periode untuk melakukan evaluasi dalam proses pembelian barang. Selain itu adalah informasi kontribusi anggota koperasi yang digunakan untuk mengevaluasi pembagian sisa hasil usaha di akhir periode transaksi penjualan. Dari permasalahan tersebut, penulis akan membuat sistem informasi penjualan yang digunakan untuk membantu manajemen dalam melakukan evaluasi sistem penjualan. Output yang akan dihasilkan dari Sistem Informasi Penjualan ini yaitu informasi kontribusi tiap pelanggan, infomasi perputaran per jenis barang per periode, informasi jenis konsumsi pelanggan, informasi hasil pendapatan penjualan per periode. Landasan Teori Aktivitas Siklus Pendapatan Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan: 1. Entri Pesanan Penjualan 2. Pengiriman 3. Penagihan dan Piutang Usaha 4. Penagihan Kas Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Menurut Marshall B. Romney (2005), prosedur penjualan terdiri dari empat tahapan, yaitu: entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan penagihan kas. Sistem Informasi Penjualan yang akan dibangun merupakan sistem penjualan tunai, sehingga untuk prosedur penjualan akan disesuaikan, karena prosedur penjualan yang dijelaskan diatas digunakan untuk penjualan secara kredit.
r pe an ar / ut ng rp ra pe s ba ode s i ru n ri A je p e i ed rs Pe
a at D
l pe
gg an
ot N
an
em ap
n ra ya ba
an ia ed rs g pe an ta a bar D p U
te da
k sto
n aa
ru Ba
ng ra ba
Gambar 1 Blok Diagram Sistem Informasi Penjualan Pada gambar 1 dapat dilihat Blok Diagram dari Sistem Informasi Penjualan yang akan dibangun. Berikut ini adalah prosedur penjualan tunai yang akan digunakan dalam rancangan Sistem Informasi Penjualan pada Swalayan: 1.Pencatatan Transaksi Penjualan Pencatatan transaksi penjualan dilakukan bersamaan pada saat penghitungan jumlah pembelian pelanggan. Data-data yang dicatat dalam transaksi ini adalah data mengenai pelanggan yaitu nomor anggota, nama dan jumlah wajib beli (jika mempunyai wajib beli), dan data lain adalah jumlah pembelian yang dilakukan oleh pelanggan. Selain data mengenai pelanggan, data lain yang dicatat adalah data mengenai barang-barang yang dibeli, yaitu jenis, merek, harga, kode barang, dan jumlah barang yang dibeli. Jumlah stok barang display akan berkurang secara otomatis sesuai dengan jumlah penjualan barang yang dicatat oleh petugas. Setelah selesai melakukan penghitungan, pembeli akan melakukan pembayaran pada petugas. Apabila pembeli menggunakan wajib beli, maka petugas tidak perlu menerima SPH dari pembeli seperti sistem sebelumnya, cukup memasukkan jumlah pembelian pada kolom wajib beli, maka database anggota wajib beli akan ter-update secara otomatis.
2. Pembuatan Rekap Transaksi Penjualan Petugas swalayan membuat rekap transaksi penjualan selama satu periode. Rekap transaksi disusun dengan mengambil data transaksi penjualan dari tabel penjualan, dan dicetak untuk transaksi selama satu periode penjualan. Dalam rekap transaksi tersebut dapat dilihat jumlah penjualan setiap satu hari dan barang-barang apa saja yang laku terjual, serta data anggota koperasi yang melakukan pembelian di swalayan. 2.Pembuatan Laporan Pembuatan laporan dilakukan oleh petugas swalayan dengan mengambil data-data yang tersimpan pada database sistem penjualan. Laporan yang dihasilkan nanti diberikan kepada bagian pembelian dan manajer swalayan untuk digunakan sebagai bahan evaluasi kegiatan penjualan di swalayan. Sedangkan untuk bagian pembelian, laporan yang diterima adalah laporan arus perputaran barang, yang berguna untuk bagian pembelian mengambil keputusan dalam pembelian kembali barang-barang yang akan dijual di swalayan. Sehingga bagian pembelian dapat mempriotitaskan barang-barang mana saja yang lebih banyak diminati dan dibeli dengan jumlah yang lebih banyak dibandingkan barang lain yang kurang diminati. Untuk menghasilkan laporan hasil penjualan per jenis barang, diperlukan perhitungan untuk prosentase penjualan masing-masing jenis barang, sehingga informasi yang diperoleh bagian pembelian adalah besar prosentase penjualan untuk masing-masing jenis barang dengan merk yang sama. Misalnya produk dengan merk Faber Castel mendapatkan hasil penjualan sebesar Rp 500.000,- dalam satu periode. Untuk masing-masing jenis produk Faber Castel akan dihitung hasil penjualannya dan disajikan juga dalam bentuk prosentase untuk masing-masing jenis barang.
Perhitungan laporan masing-masing jenis barang adalah seperti berikut: Hasil penjualan produk dengan merk Faber Castel sebesar Rp 500.000,untuk jenis Faber Castel Pensil Warna dengan penjualan sebesar Rp 225.000,dan untuk produk dengan jenis Faber Castel Pensil Kayu 2B dengan penjualan sebesar Rp 275.000,sehingga didapatkan hasil perhitungan prosentase penjualan seperti berikut: 1. Faber Castel Pensil Warna 225000/500000 X 100 = 45 % 2. Faber Castel pensil Kayu 2B 275000/500000X 100 = 55 % Use Case Diagram Sistem Informasi Penjualan Login mencatat penjualan (fro m L ogical Vi ew)
Pembeli (f rom Logical View)
mencari barang Petugas
Bag. Gudang
(f rom Logical View)
(f rom Logical View)
<
> penjualan/produk <>
Mencetak Laporan <>
Bag.Pembelian (f rom Actors)
penjualan/jenis <> <> daftar penjualan <>
penjualan/pelanggan Manajer (f rom Logical View)
kontribusi pelanggan
grafik penjualan
1. Gambar 2 Use case Diagram Sistem Informasi Penjualan Pada gambar 2 terlihat bahwa seorang petugas sebagai pekerja bisnis. Seorang petugas memiliki lebih dari satu peran dalam organisasi dan berinteraksi dengan bisnis dalam rangka mencatat seluruh transaksi penjualan pembuatan laporan untuk manajer, bagian pembelian dan bagian gudang. Manajer, pembeli, bagian pembelian dan bagian gudang merupakan pekerja bisnis yang menerima output atau hasil dari proses yang berlangsung pada sistem. Keempat aktor terlibat dalam bisnis karena menerima
laporan yang dihasilkan oleh sistem dan memberikan inputan data untuk sistem yang kemudian diolah menjadi informasi. Diagram Sekuensial Mencatat Penjualan Diagram sekuensial di gambar 3 merealisasikan use case “mencatat penjualan” untuk alur utama. Seperti diagram sekuensial untuk use case login, maka diagram sekuensial mencatat penjualan juga menggambarkan flow of events dari proses mencatat penjualan yang merupakan proses bisnis utama dari sebuah swalayan. : Petugas '
: databas e
: formPenjualan
: dataAnggota
: dataBarang
: detilPenjualan : penjualan
: cetak
model, oleh sebab itu class formPenjualan tidak mengetahui atribut di dalam class model. wajibBeli
stok
barang
formPenjualan
anggota
karyawan
formCetakNota
Gambar 6 Class Diagram Mencatat Penjualan
: printOut
Hasil dan Pembahasan Hasil Uji Coba Hasil uji coba menunjukkan bahwa aplikasi yang dibangun telah berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Laporan-laporan yang dihasilkan, memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen. Implementasi Sistem Setelah kebutuhan sistem terpenuhi, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan rancangan sistem ke dalam sebuah rancang bangun sistem informasi penjualan pada swalayan koperasi setia bhakti wanita.
membuka form penjualan load daftar penjualan
ins ert kode anggota kirim data anggota select data anggota
tampilkan data anggota s impan data pembeli kirim data pembeli insert penjualan tampilkan data penjualan load data pembeli
insert kode barang kirim kode barang select data barang tampilkan data barang isi qty
simpan data detil barang insert detil penjualan tampilkan detil penjualan
konfirmas i akhir input itemBarang hitung total pembelanjaan tampilkan total input data pembayaran simpan trans aksi penjualan update penjualan pilih cetak kirim perintah cetak nota cetak nota
Gambar 3 Diagram sekuensial aktifitas mencatat penjualan Class Diagram proses mencatat penjualan Gambar 4 menunjukkan relasi yang terjadi antara class model dengan class view. Class model yang memiliki relasi dengan formPenjualan adalah class wajibBeli, class barang, class pembeli, dan class karyawan. Class formPenjualan memiliki relasi dependency terhadap class model karena pada class formPenjualan tidak terdapat atribut instan bertipe seperti pada class
Gambar 7 Tampilan Menu Utama
Pada saat sistem dijalankan yang pertama kali muncul adalah tampilan menu utama. Dari tampilan ini, pengguna dapat memilih menu-menu yang ingin dilakukan. Selain itu, didalam menu utama disediakan menumenu yaitu menu login, penjualan, cari barang dan juga laporan. Tampilan form
menu utama dapat dilihat pada gambar 4.1. Pada tampilan tersebut, hanya sebatas menunjukkan menu-menu yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhannya.
dimana didalamnya terdapat saran dan spesifikasi jumlah pengadaan masingmasing barang berdasarkan hasil dari laporan penjualan yang sudah ada.
Kesimpulan Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap sistem informasi penjualan swalayan ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
DAFTAR PUSTAKA Darmayuda, Ketut, 2009, Pemrograman Aplikasi database dengan Microsoft Visual Basic .NET 2008. Bandung: Informatika. Darwis, 2007, Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Universitas Bina Nusantara Krismiaji, 2002, Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP STIM YKPN. Komputer, Wahana, 2010, SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: Andi Offset. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B, 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat. Santosa, Gede Iman, 2011. Perancangan Sistem Informasi Inventory serta Penjualan di Supermarket President. Surabaya: STIKOM Surabaya Sholiq, 2010, Analisis dan Perancangan Berorientasi Obyek, Bandung: CV Muara Indah. Sujana, Asep ST, 2012, Manajemen Minimarket, Depok: Raih Asa Sukses. Yuswanto,2008, Pemrograman Dasar Visual Basic .NET 2005, Jakarta: Tim Cerdas Pustaka.
1. Sistem ini dapat menghasilkan Sistem Informasi Penjualan pada Swalayan Koperasi Setia Bhakti Wanita yang membantu pihak manajemen untuk mendapatkan informasi mengenai penjualan. Sistem dapat menghasilkan informasi perbandingan hasil penjualan untuk setiap jenis barang dalam satu periode. Menghasilkan informasi kontribusi anggota yang melakukan pembelanjaan di swalayan. 2. Sistem ini dapat menghasilkan informasi penjualan yang dibutuhkan bagian manajemen untuk mengambil keputusan dalam pengadaan barang. Informasi yang dihasilkan diambil dari riwayat data penjualan yang dicatat oleh petugas dan tersimpan dalam database Saran Adapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan sistem yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut: 1. Tampilan form untuk aplikasi yang berjalan masih sederhana sehingga perlu ditingkatkan lagi kualitasnya. 2. Aplikasi mendatang sebaiknya menggunakan database terintegrasi dengan unit lain pada koperasi sehingga antar unit dapat saling bertukar informasi melalui aplikasi yang sudah saling terintegrasi. 3. Aplikasi ini juga dapat dikembangkan ke arah pengadaan barang
