RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN HASIL TERNAK DINAS PETERNAKAN DAN PERIKANAN KAB. MAGETAN 1
Pradnya Henri Primanto 2 Muklis Alhuda 3 Sri Anardhani, S.Kom.,M.T STT Dharma Iswara Madiun Jl. Auri no 4, Madiun. Telp. 0351-469128 2013
Abstrak Sistem penjualan dan pembelian membutuhkan sistem informasi yang mendukung untuk penunjang kemajuan suatu instasi atau perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan. Penulis melakukan penelitian di Dinas Peternakan dan Perikanan Kab. Magetan dengan melakukan wawancara, observasi dan mencari pustaka menemukan sistem pengolahan data penjualan dan pembelian pada dinas peternakan dan perikanan menggunakan Microsoft Excel. Sistem tersebut mempunyai banyak kelemahan dan kesulitan dalam pengambilan laporan . Penulis membangun sistem informasi penjualan dan pembelian dengan bahasa pemprograman Delphi 7 dengan menggunakan IBEASY 1.4.5 sebagai pengolah data base. Sistem informasi yang akan di bangun untuk meminimalkan kelemahan pada sistem sebelumnya dan memudahkan dalam melakukan pelaporan. Penulis membangun dan merancangan sistem informasi penjualan dan pembelian yang akan di bangun menggunakan model hirarki, DFD konteks dan DFD level 1 untuk memudahkan pembangunan sistem informasi. Kata Kunci : Sistem informasi Penjualan Hasil Ternak, Sistem Informasi Pembelian Hasil Ternak, Dinas Peternakan dan Perikanan Kab. Magetan. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Komputer sangat vital penggunaannya dalam peningkatan kinerja dalam suatu instansi.Proses manual digantikan oleh sistem komputerisasi yang telah diprogram disesuaikan dengan kebutuhan instansi, sistem komputerisasi tersebut dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan oleh menejemen sistem komputerisasi pada Dinas Perternakan dan Perikanan Magetan menggunakan Microsoft Excel. Dinas Perternakan dan Perikanan Magetan menjadikan Komputer hanya dijadikan tempat penyimpanan data dengan menggunakan Microsoft Excel. penulis memberikan ide untuk merancang dan membangun sistem penjualan hasil perternakan dan
perikanan pada Dinas Perternakan dan Perikanan di Kabutapen Magetan untuk memudahkan penyimpanan data dan pengolahan data penjualan.Perancangan tersebut menggunakan bahasa pemprograman borland Delphi 7 dan database menggunakan IBEASY+ 1.5.4 sebagai pengolah database 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut 1. Bagaimana sistem informasi penjualan hasil ternak yang saat ini sedang berjalan di Dinas Perternakan dan Perikanan Kab Magetan. 2. Bagaimana sistem informasi pembelian hasil ternak yang saat ini sedang berjalan di Dinas
Perternakan dan Perikanan Kab Magetan. 3. Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi penjualan pada Dinas Perternakan dan Perikanan Kab Magetan agar dapat berfungsi secara efektif dab efisien. 4. Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi pembelian pada Dinas Perternakan dan Perikanan Kab Magetan agar dapat berfungsi secara efektif dab efisien. 1.3 Tujuan 1. Merancang dan membangun sistem informasi penjualan hasil ternak pada Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Magetan. 2 Merancang dan membangun sistem informasi pembelian hasil ternak pada Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Magetan. 2.1 Manfaat Manfaat yang di peroleh dari penelitian ini meliputi: 1. Agar laporan ilmiah ini dapat dipakai sebagai bahan Referensi bagi seluruh anggota akademika STT Dharma Iswara Madiun yang berminat dan tertarik untuk mengkaji mengenai perancangan dan pembangunan sistem informasi penjualan dan pembelian hasil ternak pada Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Magetan dengan bahasa pemrograman Delphi 7 2. Sebagai penerapan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh selama mengikuti perkuliahan di Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun.
3. Mengoptimalkan sistem yang akan dibuat nantinya, sehingga transaksi penjualan dan pembelian hasil ternak pada Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Magetan berjalan efektif dan efisien. 2. Landasan Teori Sistem pernapasan terdiri dari unsur-unsur yang membentuk struktur sistem pernapasan dan setiap unsur struktur sistem tersebut bekerja dengan suatu pola tertentu untuk memenuhi tujuan sistem seperti yang telah disebutkan di atas. Tata Sutabri (2012:4). Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Tata Sutabri (2012:22). Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu. Tata Sutabri (2012:38). Penjualan adalah sebuah proses untuk membujuk serta meyakinkan konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan oleh anda yang berprofesi sebagai seorang tenaga penjual sehingga terjadi sebuah transaksi yang menghasilkan profit. Halim Ivan (2011:3). Pemenuhan kebutuhan itu ada dua macamnya yaitu untuk dikonsumsikan ataupun dijual kembali.Drs.M.Manullang (1975:244). 3.METODOLOGI 3.1 Metode Penelitian
Berdasarkan bahan penelitian tersebut diatas maka metode penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut: 1) Metode wawancara : berisi tentang tanya jawab masalah penjualan dan pembelian hasil ternak Dinas Peternakan dan Perikanan Magetan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. 2) Metode kearsipan : berisi tentang pengumpulan data penjualan dan pembelian hasil ternak Dinas Peternakan dan Perikanan Magetan dengan menggunakan arsip-arsip yang Dinas Peternakan dan Perikanan Magetan. 3) Metode Study pustaka : berisi tentang pengumpulan data dari luar penjualan dan pembelian hasil ternak Dinas Peternakan dan Perikanan Magetan. 3.2 Analisa Penulis menemukan sistem pegolahan data yang digunakan sekarang dengan Microsoft Excel masih banyak menggalami kendala antara lain : a. Proses melakukan pengolahan data membutuhkan waktu yang lama. b. Data yang disajikan nilai ketepatannya kurang tepat. c. Laporan kepada pemimpin sering terlambat. 3.2.1 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan secara umum proses yang terjadi pada program penjualan dan pembelian ini yang digambarkan pada gambar 3.2 berikut :
data user laporan penjualan data user data perusahaan laporan pembelian data pelanggan data supplier data ternak data penjualan data pembelian
data pembelian
1 laporan penjualan
data penjualan data barang data supplier ADMIN
sistem penjualan dinas perternakan dan perikanan magetan
laporan pembelian
data pelanggan
Kepala Dinas Perternakan dan Perikanan Magetan
data perusahaan data user laporan penjualan laporan pembelian
laporan penjualan laporan pembelian
Gambar 3.2 diagram konteks
3.2.2
DFD level 1 Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian
6 PENGOLAHA N DATA PELANGGAN
data pelanggan
kelola data pelanggan
data pelanggan
data pelanggan
Mulai
4 PENGOLAHA N DATA PENJUALAN
Peminjam Penjualan
ADMIN
ADMIN
Halaman Login
data ternak
data Penjualan
Transaksi Penjualan Login Konfirmasi Login ADMIN
Input username dan password
Gagal
data penjualan kelola data penjualan Data ternak
1
buka halaman pelanggan 3 PENGOLAHA N DATA buka halaman penjualan HASIL TERNAK
data ternak data ternak
data ternak
LOGIN
Autentifikasi diterima
5 Data pembelian
Berhasil
Data pembelianPENGOLAHA N DATA PEM BELIAN
buka halaman utaman buka halaman hasil ternak
Halaman Utama
data supplier kelola data pembelian
buka halaman pembelian
data supplier
2 Admin Terdaftar proses halaman utama
ADMIN
data supplier
data pembelian
entri data supplier
7 PENGGOLAH AN DATA SUPPLIER
buka halaman supplier proses buka form
Masukkan data barang, supplier, pelanggan, data penjualan dan pembelian, data user
Tidak
ADMIN
Keluar buka halaman laporan Data Admin
Ya Selesai
8 PENGGOLAH AN LAPORAN
Gambar 3.3 DFD Level 1 Sistem Informasi Perpustakaan
Gambar 3.4 Flowchart Aplikasi Penjualan dan Pembelian Dinas Peternakan dan Pembelian Kab. Magetan
3.3 Desain Perancangan dari entitas berhubungan dengan hak akses terhadap sistem berisikan alur kerja dari entitas pengelola sistem yaitu admin, dan berikut desain alur kerja entitas tersebut 3.3.1 Desain flowchart Sistem Informasi Penjualan Dinas Peternakan dan Perikanan Kab. Magetan Alur kerja Sistem Informasi Perpustakaan Baru digambarkan pada gambar 3.4 berikut
3.3.2 Alur kerja Sistem Penjualan Dinas Peternakan dan Perikanan Kab. Magetan
Proses Pembelian Ternak Dinas Peternakan dan Perikanan Kab. Magetan
Proses Sistem Penjualan Hasil Ternak Dinas Peternakan dan Perikanan Kab. Magetan Pelanggan
Selesmen
Admin
Lahan Ternak
Laporan
Admin
Lahan Ternak
Supplier
Laporan
Pengiriman mulai
Mulai
Laporan stok ternak
Cek stok ternak
Isi data Order
Staf melakuka n stok manual hasil ternak
Poses pembuatan surat order
Ambil Surat Order
Laporan permintaan ternak
Proses permintaan ternak dengan stok limit
Dokumen stok hasil ternak
Proses pemintaan
Tidak
Ambil Surat Order yang telah diisi oleh Pelangga n
Cek ternak yang dikirim
Dokumen surat order
Apakah data stok memenuhi ?
Apakah ternak memenuhi syarat penerimaan ?
Proses pengirima n
tidak
ya ya
Dokumen surat penerimaan ternak
Validasi surat penerimaan ternak sesuai yang diterima
Cetak surat order
Proses pembuatan surat jalan
Bagian pengiri man ambil surat jalan
Dokumen surat jalan
tidak
Proses input ternak yang diterma
selesai
Apakah data sudah benar ? Prose terima barang
Proses muat
Gambar 3.6 Flowchat alur pembelian Dinas Peternakan dan Perikanan Kab. Magetan
ya
Cetak surat jalan
Dokumen Bukti transfer
transfer Proses terima uang atau bukti transfer
Proses pembay aran Dokumen surat yang tervalidasi bukti
tunai
Kelola transaksi penjualan
4.1 Desain Form 4.1. Desain Menu Login Desain dari menu login program perpustakaan ditampilkan pada gambar 3.6 berikut. Inventory Sistem
Selesai
Gambar 3.5 Flowchat alur pembelian Dinas Peternakan dan Perikanan Kab. Magetan 3.3.3 Alur kerja Sistem Pembelian Dinas Peternakan dan Perikanan Kab. Magetan
Username Password
Batal Ok
4.1.2. Halaman Utama Gambar 4.1 desain menu Login Desain dari menu utama program penjualan dan pembelian ditampilkan pada gambar 4.2 berikut.
Basisdata transaksi Laporan AdminstrasiUser Invenroty system
Gambar 4.3 Interface Penjualan Ternak 4.1.4. From Input Transaksi Pembelian Desain dari data guru program perpustakaan ditampilkan pada gambar 4.4 berikut : StatusBar
Gambar 4.2 Rancangan interface menu . utama
4.1.3. Form input Transaksi Penjualan Desain dari halaman penjualan ditampilkan pada gambar 4.3 berikut.
4.1.5. From Input Data Pelanggan Desain dari data pelanggan program penjualan dan pembelian ditampilkan pada gambar 4.5 berikut
Gambar 4.4 Rancangan interface Form . Pembelian
Gambar 4.5 Rancangan interface Input Data pelanggan 4.1.6. From Data Ternak Desain dari data Ternak program penjualan dan pembellian ditampilkan pada gambar 4.6 berikut
Gambar 4.7 Rancangan interface Supplier
5.1 Implementasi Tahap implementasi sistem merupakan tahap menerjemahkan perancangan berdasarkan hasil analisis dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh mesin serta penerapan perangkat lunak pada keadaan yang sesungguhnya. 5.1.1 Implementasi perangkat keras dan perangkat lunak a. Implementasi perangkat keras
4.1.7. From Data4.6 Supplier Gambar desain Form Ternak Desain dari peminjaman buku program perpustakaan ditampilkan pada gambar 4.7 berikut.
Dalam membangun program penjualan dan pembelian ini dibutuhkan perangkat keras dengan spesifikasi kurang lebih sebagai berikut -
-
PC / laptop AMD Processor Intel Pentium 4 @ 1.8 GHz , AMD Athlon 64 1.8 @ GHz atau lebih Harddisk kapasitas tidak kurang dari 40 GB Kapasitas RAM tidak kurang dari 512 MB Monitor , mouse Print
b. implementasi perangkat lunak Dalam membangun program penjualan dan pembelian ini dibutuhkan perangkat lunak dengan spesifikasi kurang lebih sebagai berikut -
SO, windows XP sp2 or higher IB EASSY 1.5.3 Borland Delphi 7 Rave Report 6
5.1.2 Implementasi antarmuka program Penjualan dan Pembelian Implementasi antarmuka program penjualan dan pembelian menggambarkan interface yang dibuat pada program penjualan dan pembelian sebagai lembar alur kerja user yang dibuat berdasarkan perancangan antarmuka sistem di atas. Masing-masing implementasi interface program penjualan dan pembelian dijelaskan pada tabel 3.1 berikut Tabel 5.1 implementasi interface program penjualan dan pembelian Menu login
menu utama
master pelanggan master supplier Transaksi Penjualan Transaksi pembelian Transaksi pembelian Atur
Deskripsi Digunakan user untuk melakukan login untuk masuk ke dalam program Digunakan untuk menampilkan menu utama program penjualan dan pembelian Digunakan untuk input data pelanggan Digunakan untuk input data supplier Digunakan untuk input data transaksi penjualan Digunakan untuk mengelola data pembelian Digunakan untuk input data pembelian Digunakan untuk
Nama File Form login
Form pelanggan
Form supplier Form penjualan
Form Pembelian
Form pembelian
Edit,
Keluar
mengatur data login Digunakan untuk melihat/ viewer laporan(penjualan, pembelian, data ternak, supplier, pelanggan) yang akan dicetak, serta mencetak laporan tersebut
Tambah - Penjualan.rav - Pembelian.rav - Stok.rav
Digunakan untuk keluar dari aplikasi
6.1 Hasil Aplikasi penjualan dan pembelian hasil ternak dinas perternakan dan perikanan Magetan ini akan menghasilkan : 1. Aplikasi yang mampu mengolah data transaksi penjulan dan pembelian hasil ternak dengan menghasilkan keluaran berupa nota penjualan. 2. Mampu mencetak laporan transaksi penjualan dan pembelian hasil ternak.
Form utama
Form
Password Cetak data - Penjualan - Pembelia n - Data Ternak - Data Suppllier - Data Pelangga n
Form
7.1 Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan Dari penelitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data pada Dinas Peternakan dan Perikanan maka dapat disimpulkan bahwa : 1 Pengolahan data menggunakan sistem Microsoft Excel sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 2 Sistem informasi penjualan dan pembelian hasil ternak Dinas
3
4
5
Peternakan dan Perikanan Kab.Magetan dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat,dan relevan. Sistem informasi penjualan dan pembelian hasil ternak Dinas Peternakan dan Perikanan Kab.Magetan dapat menghemat waktu untuk pencarian,pencatatan, dan pemasukan data. Sistem informasi penjualan dan pembelian hasil ternak Dinas Peternakan dan Perikanan Kab.Magetan dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. Sistem informasi penjualan dan pembelian hasil ternak Dinas Peternakan dan Perikanan Kab.Magetan dapat Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
B. . Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: a. Sistem tersambung dengan jaringan lokal, supaya kepala dinas bisa memantau perkembangan sistem pengolahan data penjualan dan pembelian hasil ternak pada Dinas Peternakan dan Perikanan Kab.Magetan. b. Sistem dibuat berbasis web, dimana fasilitas informasi data-data hewan hasil ternak bisa di akses oleh masyarakat. 1. Daftar Pustaka [1] Sutabri, Tata, Analisis Sistem Informasi, ANDI, 2012, Yogyakarta. [2] Saputra, Agus, Panduan Praktis Menguasai Database Server MySQL, PT Elex Media Komputindo, 2011, Jakarta.
[3] Sidik, Betha, MySQL, Informatika Bandung, 2005, Bandung. [4] Waljianto, Sistem Basis Data : Analisis dan Pemodalan Data, Graha Ilmu, 2003, Yogyakarta. [5] Komputer, Wahana, Panduan Belajar MySQL Database Server, Mediakita, 2010, Jakarta. [6] Kristanto, Harianto, Konsep & Perancangan Database, ANDI, 2004, Yogyakarta. [7] Halim, Iwan, Wajib Dimiliki oleh Setiap Tenaga Penjual, PT Elex Media Komputindo, 2011, Jakarta. [8] Manullang, Drs. M, Pengantar Ekonomi Perusahaan, Ghalia Indonesia, 1961, Medan. [9]
Kani, Firmansyah, Pemprograman Database Menggunakan Delphi, Graha Ilmu, 2010, Yogyakarta.
