RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SD NEGERI 27 PANGKALPINANG TENTANG PENGOLAHAN DATA DAN NILAI SISWA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC Duanta Lerriandini Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Email :
[email protected] Abstract
Advancement of information and comunication technology is growing, it suggests that how importance information for an organization. The continued development of technology, data processsing was mor easily, which used only data processing using the manual input of data such as data archiving. SD Negeri 27 Pangkalpinang this one school in Bangka island. During teaching and learning activities (KBM) at schools is still structured and student scores enty by manuall. With manual in clustured storage can allow the data is lost, damaged and complicate the seacrh data. In solving problem faced by the author in analyzing the system running, the auther uses Object Oriented approach consisting of Diagrams UML (Unified Modeling Language. UML Diagrams are used include activity diagrams, use case diagrams, and use case decription. While the design of the system the authors Use the Entity Relationship Diagram (ERD), Transforming ER Diagrams into Logical Record Structure (LRS), table (Relationship) and Spesification database for solving this problem resulted in an information system. The information system to improve the efficiency, accuracy and security of archived documents. Hopepully with a computerized information system for archiving system can alter the performance of each lesson the teacher and learning activities (KBM) at schools, in the hopes faciliate the parties concerned in finding information.
Keywords : Information, processing, student, SD Negeri 27 Pangkalpinang
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Sekolah merupakan tempat
terhadap pengolahan data, sehingga kinerja suatu atau
sarana penunjang pendidikan yang berguna bagi setiap orang, tempat yang mana semua orang mencari ilmu untuk masa depan. Tempat
dimana
setiap
orang
bisa
berinteraksi, tempat yang penting untuk mendidik dan melatih siswa dengan tujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Di
dalam
sekolah
kita
kehidupan dimasa akan datang, di dalam instansi pendidikan sangat berperan untuk membangun dan membudidayakan ( SDM ). Berada dilingkungan sekolah bisa membentuk karakter seseorang lebih terarah, attitude menjadi baik, untuk mendapatkan sesuatu yang memuaskan setelah berada sekolah
sangatlah
membutuhkan proses pembelajaran. Di setiap sekolah harus memiliki peralatan yang bisa menunjang pembelajaran agar setiap siswa yang diajarkan bisa menerima ilmu yang disampaikan lebih cepat.
teknologi informasi dan komunikasi semakin hari semakin berkembang dan tidak ada habisnya seiring dengan semakin majunya ilmu pengetahuan. Salah satu bagian dari teknologi yang cukup mendapat perhatian luas adalah di bidang komputer, terutama perkembangan teknologi komputer dewasa ini yang semakin cepat. Karena teknologi informasi ini telah menjadi kebutuhan primer bagi kelangsungan hidup. Setiap instansi baik itu besar, menengah ataupun instansi kecil penanganan
di
pelayanan
SD
Negeri
dapat 27
Pangkalpinang.Pengolahan data yang masih bersifat
manual
sering
menimbulkan
kesalahan masalah terutama pada penulisan data,
keterlambatan
dan
ketidakakuratan
informasi dan penyampaian laporan yang cepat dan akurat yang dibutuhkan.
siswa yang dibutuhkan juga sering terjadi, hal ini dikarenakan untuk mencari data siswa yang dibutuhkan diharuskan terlebih dahulu mencari ke buku induk siswa diruang tata usaha. Keterlambatan dalam pencarian data tersebut juga menimbulkan masalah yaitu menurunya efesiensi kerja para staff dan guru dikarenakan belum ditunjang oleh fasilitas yang memadai untuk melaksanakan tugas dan pekerjaannya. Untuk menunjang kelancaran sistem informasi akademik, maka peranan teknologi sangat penting guna memperlancar dan mempermudah jalannya informasi. Sebagai salah satu dari permasalahan tersebut maka
Sama halnya dengan kajian tentang
membutuhkan
ditingkatkan
dalam
Keterlambatan dalam pencarian data bisa
mendapatkan ilmu yang bisa bermanfaat bagi
dilingkungan
instansi
yang
baik
penyajian informasi mengenai aktifitas – aktifitas akademik memerlukan proses secara terkomputerisasi untuk menunjang aktifitas – aktifitas dalam pengolahan data. Dengan adanya sistem informasi yang baru ini dapat memberikan kemudahan dalam aktifitas – aktifitas akademik yang dapat diakses menggunakan Local Area Network (LAN) dan memproses pengolahan data terutama pada bagian wali kelas yang mempunyai tugas lebih banyak dalam melakukan pekerjaannya secara bersamaan pada tempat yang sama karena sistem yang
baru ini bersifat internet sehingga dapat mengefesienkan waktu.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis mencoba membahas hal tersebut dengan skripsi dengan judul “ RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SD NEGERI 27 PANGKALPINANG TENTANG PENGOLAHAN DATA DAN NILAI SISWA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 1.2 Perumusan Masalah Dalam kegiatan akademik yang ada pada SD Negeri 27 Pangkalpinang terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi sebagai berikut : a. Semua proses pendataan atau pengimputan data masih dilakukan secara manual. b. Bagaimana cara merancang suatu sistem informasi tentang pengolahan data dan nilai siswa yang sesuai prosedur. c. Bagaimana membuat hasil laporan nilai siswa yang efisien dan akurat dari sistem informasi pengolahan data dan nilai siswa agar lebih mudah. d. Bagaimana menerapkan sistem komputerisasi untuk mempermudah pengolahan data dan nilai siswa pada SDNegeri 27 Pangkalpinang. e. Tidak relevannya penyimpanan dan pengarsipan data. f. Sulitnya menemukan arsip yang telah lama. g. Tidak tersedia laporan yang rutin sehingga sulit untuk mengetahui data atau perkembangan sekolah. 1.3 Batasan Masalah
Agar topik yang dibahas tidak menyimpang dari pembahasan penelitian maka sesuai dengan judul skripsi ini maka dilakukan pembahasan masalah yaitu dalam hal ini hanya membahas mengenai pengolahan data dan nilai siswa, data
mata pelajaran, data nilai dan data kelas. Tempat risetnya SD Negeri 27 Pangkalpinang. 1.4 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Pengumpulan Data a) Metode Observasi ( Pengamatan Lapangan) Pengumpulan data yang dilakukan untuk mencari metode yang tepat dan efesien dalam mencari referensi tentang sistem informasi akademik dengan tinjauan dokumen dan studi kepustakaan yang berkaitan dengan masalah ini. 2. Metode Intervie (Wawancara) Pada kegiatan ini diajukan pertanyaan lisan dan tulisan dalam usaha untuk melengkapi data – data yang akan diperoleh serta untuk mengetahui masalah yang terkait dalam proses sistem informasi akademik sekolah SD Negeri 27 Pangkalpinang. 3. Metode Kepustakaan Penulisan dalam penyusunan skripsi ini juga menggunakan metode keputusan dimana metode kepustakaan bertujuan untuk mencari literatur, mencari informasi dari guru akademik dan data – data yang tersedia.
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Menurut Jogianto (2005 : 2) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata,seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.
2.2 Administrasi Menurut Liang Gie dalam Ali Mufiz (2004:1.4) menyebutkan bahwa administrasi adalah suatu rangkaian kegiatan yang telah dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Sehingga dengan demikian ilmu Administrasi dapat diartikan sebagai suatu ilmu yang mempelajari proses, kegiatan kerjasama manusia.
2.3 Analisa
dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek dengan Unified Modeling Language (UML) Menurut ( Adi Nugroho : 2005). “Unified Modeling Language (UML) adalah alat bantu analisis serta perancangan perangkat lunak berbasis objek”. Unified Modeling Language (UML) menurut Martin Fowler (2005 : 1) adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususmya sistem yang dibangun menggunakan pemograman berorientasi objek (OO). UML merupakan standar yang relatif terbuka yang dikontrol oleh object Management Company (0MG), sebuah konsorsium terbuka yang terdiri dari banyak perusahaan.
2.4 Basis Data 2.4.1 Pengertian Basis Data Menurut Hariyanto ( 2004 ), basis data adalah kumpulan data (elementer) yang secara logik berkaitan dalam mempresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi. 2.4.2 Operasi Dasar Basis Data Di dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan, menempatkan beberapa basis data dalam
sebuah basis data dapat ditempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan. Karena itu, operasi-operasi dasar yang dapat dilakukan berkenaan dengan basis data. 2.4.3 Komponen Sistem Basis Data Berikut ini merupakan komponen basis data: a) Perangkat keras (Hardware) Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sebuah sistem basis data adalah: 1) Komputer (satu sistem untuk sistem yang stand-alone atau lebih dari satu untuk sistem jaringan). 2) Memori sekunder yang on-line (Hardisk). 3) Memori sekunder yang off-line (Tape atau Removable Disk) untuk keperluan backup data. 4) Media/perangkat komunikasi (untuk sistem jaringan). b.
Sistem Operasi (Opearating System). Secara sederhana, sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan atau memfungsikan sistem computer, mengendalikan seluruh sumber daya (resource) dalam komputer dan melakukan operasi-operasi dasar dalam computer (operasi I/O, pengelolaan file, dan lain-lain). Sejumlah sistem operasi yang banyak digunakan seperti MS-DOS, MS Windows3.1, ms-Windows95 (untuk computer stand alone atau untuk computer client dalam sistem jaringan atau novel-Netware, MS-Windows NT, Unix dan SUN-Solaris (untuk komputer server dalam sistem jaringan). Program pengelola basis data hanya dapat aktif (running) jika sistem operasi dihendakinya (sesuai) telah aktif.
a.
Basis Data (Database) Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat berisi/memiliki sejumlah objek basis data (seperti file/tabel, indeks, dan lain-lain). Disamping berisi/menyimpan data, setiap basis data juga mengandung/menyimpan definisi struktur (baik untuk basis data maupun objek-objeknya secara detail). 2.5 Software Yang Digunakan 2.5.1 Pemograman Visual Basic 2008 Menurut Yuswanto (2003:1), Microsoft visual basic merupakan pemograman kendali kejadian (Event Driven Programming) yang artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu. Ketika even terdeteksi, kode yang berhubungan dengan program akan dijalankan.
yang membantu para pengembang memahami system secara komprehensif. ra tepat dan praktis.
2.5.2 `
3. Pengelolaan Proyek 3.1Project Execution Plan Pelaksanaan Rencana Proyek (PEP) adalah dokumen operasional untuk proyek yang direncanakan. Hal ini dimiliki, dipelihara dan dimanfaatkan oleh Manajer Proyek dan Tim Proyek untuk mendukung pengiriman output proyek yang telah disepakati. PEP adalah tanggung jawab Manajer Proyek dan merupakan aliran atau jalur dimana memungkinkan efektif sehari-hari (operasional) pengelolaan dan pengendalian proyek. PEP ini memperluas Rencana Bisnis Proyek yang merupakan rencana yang telah disetujui menggambarkan “apa” yang akan terjadi dalam proyek.
Microsoft Access 2007 Menurut Staven (2007:72), Microsoft Aceess adalah suatu piranti lunak dari Microsoft Corporation yang membantu proses pembuatan database. 2.5.3 Microsoft Office Visio 2003 Microsoft office visio 2003 adalah salah satu program yang dikeluarkan oleh microsoft untuk membantu perancangan aliran kerja suatu sistem. Microsoft office visio merupakan sebuah program grafis untuk mempermudah pembuatan gambar diagram secara tepat dan praktis. 2.5.4 Rational Rose Menurut Adi Nugroho dalam bukunya Rational Rose untuk pemodelan Berorientasi Objek, Rational Rose adalah tools pemodelan visual untuk pengembangan system berbasis objek yang handal untuk digunakan sebagai bantuan bagi para pengembang dalam melakukan analisis dan perancangan system. Rational Rose mendukung pemodelan bisnis
2.5.5
Microsoft Project 2007 Microsoft project 2007 adalah software yang dapat mampu membuat rancngan proyek serta melakukan manajemen dalam proyek tersebut. Kelengkapan fitur dan kemampuannya yang luar biasa dalam pengolah data-data proyek menjadikan software Microsoft project 2007 ini paling banyak dipakai oleh operator komputer. (Herlan Lesmana : 2013) 2.6 Manajemen Proyek Menurut Schwalbe (2004, p8), manajemen proyek merupakan aplikasi ilmu pengetahuan, skill, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud dan memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.
4.2 4.2.1
Analisis Masalah Analisa Proses Bisnis Dalam proses pengolahan pendataan dan hasil belajar siswa di SD Negeri 27 Pangkalpinang terdapat beberapa proses yaitu, proses pendataan siswa, proses pendataan guru, proses pendataan nilai siswa, proses pendataan hasil belajar siswa,
proses pendataan mata pelajaran siswa dan proses pembuatan laporan akademik siswa. Berikut ini adalah uraian dari proses-proses bisnis tersebut. a. Proses Pendataan Siswa Siswa mengisi formulir data siswa dan menyerahkan kembali formulir yang telah diisi kepada bagian Tata Usaha (TU) , kemudian bagian TU mencatat kembali data siswa kedalam buku induk siswa. b. Proses Pendataan Guru Guru mengisi data guru kemudian menyerahkan data kepada bagian TU , bagian TU menerima dan menyalin data guru kedalam sebuah komputer, kemudian mencetaknya dan simpan. c. Proses Pendataan Mata Pelajaran Kepala Sekolah serah data mata pelajaran kebagian TU. Bagian TU terima dan catat data pelajaran. Setelah di catat bagian TU simpan data mata pelajaran. d. Proses Pendataan Kelas Kepala Sekolah mendata seluruh kelas. Kemudian menyerahkan hasil data tiaptiap kepada Bagian TU. Kemudian TU menyalin data kelas ke komputer dan menyimpan data kelas. e. Proses Pembuatan Jadwal Mata Pelajaran Kepala Sekolah buat jadwal mata pelajaran, kemudian kepala sekolah serahkan data mata pelajaran kepada bagian TU. Bagian TU terima dan catat buat kembali jadwal mata pelajaran yang diberikan kepala sekolah. Setelah dibuat bagian TU menyerahkan data mata pelajaran ke guru bersangkutan sebagai jadwal mengajar. f. Proses Pencatatan Rekapan Absensi Setiap hari wali kelas mengabsen murid, wali kelas memanggil nama murid, lalu murid mengangkat tangan, wali kelas memberi keterangan pada buku absen sesuai keadaan murid, apakah sakit, izin, alpa, atau hadir. Setiap bulan wali kelas merekap absensi kelasnya. Pada akhir semester wali kelas menghitung
kehadiran dan kehadiran dan ketidakhadiran siswa berdasarkan hasil rekapan absensi tiap bulan. g. Proses Pembuatan Daftar Nilai Setiap guru mencatat nilai belajar siswa ke dalam buku nilai. Pada akhir semester genap atau ganjil guru serah data nilai siswa kepada wali kelas. Wali kelas terima data daftar nilai. Kemudian wali kelas merekap daftar nilai siswa dan simpan. h. Proses Pembuatan Raport ( Hasil Belajar Siswa) Wali kelas melihat arsip daftar nilai dan rekapan absensi siswa. Kemudian wali kelas menulis hasil rekapan kedalam raport berdasarkan arsip daftar nilai dan rekapan rapot yang diberikan masingmasing guru bidang studi. Kemudian wali kelas menyerahkan raport kepada kepala sekolah untuk di tandatangani. Kepala sekolah menerima dan menandatangani rapot lalu mengembalikan raport yang telah ditandatangani kepada wali kelas. Kemudian wali kelas membagi raport (hasil belajar) kepada wali murid.
4.2.7 Use Case Diagram Use Case Diagram dibawah ini dikelompokkan berdasarkan aktor. a. Use Case Diagram Package Tata Usaha
Entry Data siswa
Entry Data Guru Bagian Tata Usaha Entry Data Kelas
Entry Mata Pelajaran
Cetak Jadwal Mata Pelajaran
Cetak Laporan Nilai Siswa
Gambar 4.11 Use Case Diagram Package Tata Usaha
a)
LRS
b. Use Case Diagram Package Wali Kelas
Entry Rekap Absensi
Wali Kelas
Entry Daftar Nilai
Cetak Raport
Gambar 4.12 Use Case Diagram Package Wali Kelas 4.3 Perancangan Sistem 4.3.1 Rancangan Basis Data a. Entity Rationalship Diagram (ERD)
4Tranformasi ERD ke LRS
5.Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Setelah melakukan riset yang dikerjakan sewaktu menganalisa dan melaksanakan pengambilan data yang ada pada SD Negeri 27 Pangkalpinang dari uraian yang dikemukakan pada bab-bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan isi laporan ini sebagai berikut : a. Berdasarkan analisis pada proses bisnis kegiatan pengolahan data dan nilai hasil belajar mengajar pada SD Negeri 27 Pangkalpinang menjelaskan bahwa kegiatan belajar mengajar selama ini masih kurang optimal, karena dalam pengolahan data dan nilai masih rentan terhadap kesalahan data. b. Sistem Informasi pengolahan data dan nilai hasil belajar mengajar dibangun dengan menggunakan database access 2007. c. Sistem Informasi pengolahan data dan nilai hasil kegiatan belajar mengajar dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman Visual basic 2008 dan membuat program berbasis visual, serta Microsoft access 2007 sebagai database. d. Mempermudah pengolahan data dan nilai hasil belajar mengajar pada SD Negeri 27 Pangkalpinang, diusulkan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi, sehingga
untuk menghasilkan data yang valid dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, serta pengolahan data dan nilai hasil kegiatan belajar mengajar SD Negeri 27 Pangkalpinang dapat meningkatkan pelayanan kerja yang lebih efektif dan efesien. 5.2 Saran Sehubungan dengan hal-hal yang terkait diatas, agar dapat meningkatkan keberhasilan sistem informasi pengolahan data dan hasil nilai belajar mengajar pada SD Negeri 27 Pangkalpinang, maka langkah yang diperlukan dalam membangun sistem komputerisasi ini sangatlah penting untuk mempermudah pengolahan data dan hasil nilai belajar mengajar di masa sekarang dan masa yang akan datang. Berikut ini adalah beberapa saran agar program dapat berjalan lebih efektif : a. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada SD Negeri 27 Pangkalpinang, rancang bangun sistem informasi kegiatan belajar mengajar sebaiknya segera dilaksanakan untuk mengurangi kesalahan dan keterlambatan dalam menghasilkan data. b. Untuk mengindari kesalahan pengimputan data, dibutuhkan ketelitian dalam pengisian form yang ada. c. Perlu adanya pemback up data untuk mengantisipasi setiap keadaan terburuk yang mungkin terjadi. d. Perlunya perawatan hardwere dan software yang baik dan benar secara rutin dan berkala agar aplikasi untuk kedepannya tidak ada permasalahan.
DAFTAR PUSTAKA [AdiNugroho 2010]Nugroho,Adi,2010.Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java. Yogyakarta : Andi Offset. [ Ahmad Munawar 2005] Munawar, Ahmad.Pemodelan Visual Dengan UML. Jakarta : Graha Ilmu, 2005. [Budi Santoso 2009] Santoso, Budi. 2009. Project Manajemen & Body of Knowledge. Yogyakarta : Pustaka Belajar. [Herlan Lesmana 2013] Lesmana, Herlan. 2013 . Microsoft Project 2007. Pustaka : Bandung [Imam Hariyanto 2004] Hariyanto, Imam. 2004. Membuat Database Dengan Microsoft Access. Penerbit Informatika : Bandung [Jogianto 2005] Jogianto, 2005. Sistem Informasi Terstruktur Teori. Yogyakarta : Andi. [ Kadir 2003] Kadir, 2003. Informasi adalah Karakteristik SDM.Yogyakarta : Pustaka Belajar.
Sistem Kerja
[Martin Fowler 2005] Fowler, Martin. 2005 Analisa Sistem Berorientasi Objek. Penerbit Informatika: Bandung. [Schwalbe 2004] Schwalbe, Ketty . Managirg Informatika Technology Project. Canada : Course Technology . 2004 [Steven 2007] Steven, 2007. Pengertian Microsoft Access. Penerbit Pustaka : Bandung [Supardi 2006] Supardi, 2006. Bagian Beserta Arti Garis Besar Microsoft Accesss. Yogyakarta : Garis Pustaka.
[Tata Sutabri 2005] Sutabri, Tata. 2005. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. [Whitten 2004] Whitten. Jeffery L, et al. Sistem Analisis Dan Design Methods. New York : Mc Graw- Hill / Irwin, 2004.
